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ASOCIACION NIOS DE PAPEL ORG NIT:800.099.

778-9

MEMORANDO INTERNO NO. 3 PARA: AUXILIARES CONTABLES/AUX. TESORERIA REGIONAL CARTAGENA DE: LUZ MARGORI ORTEGAGUERREO /CONTADOR NACIONAL ASUNTO: PLANILLA CON DOCUMENTOS A UTILIZAR EN REGISTROS CONTABLES 2012 FECHA; BUCARAMANGA, MARZO 27 DEL 2012 ________________________________________________________________________________________ A continuacin relacionamos los documetos que se utilizaran para realizar todos los registros contables durante el ao 2012: C1. D1 F G1 G2 G3 G4 G5 G6 G7 G8 G9 G10 G11 G12 G13 L1 L2 L3 L4 L6 L7 L20 NOTA CONTABLE: NOTA DEBITO FACTURA EGRESO EFECTIVO EGRESO BBVA EGRESO BBVA EGRESO BBVA BANCO DE BOGOTA AV VILLAS AV VILLAS AV VILLAS AV VILLAS AV VILLAS AV VILLAS AV VILLAS AV VILLAS Registrar consignaciones, traslados, retiros de banco(efectivo) ingresos a caja, crditos bancarios. Registrar movimientos bancarios (gastos bancarios) La generada por la Asociacin

CTA CTE No. 89008676 CTA CTE No. 10001275 CTA CTE No. 253016448 CTA CTE No. 204631535 CTA CTE No. 8333012602 CTA CTE No. 8333012628 CTA CTE No. 8333012636 CTA CTE No. 8333014848 CTA CTE No. 833301261-0 CTA CTE No. 8333012656-0 CTA CTE No. 8333012594 CTA CTE No. 8.333E+10

NOTA CONTABLE Traslados internos, ajuste, reintegros de anticipos, provisiones NMINA Lo genera el sistema al contabilizar la nmina PARAFISCALES Provisin PRESTACIONES SOCIALES Provisin DEPRECIACION AMORTIZACION ACTIVOS FIJOS CIERRE CONTABLE

P1 P2 P3

COMPRAS SERVICIOS CAJA MENOR

Registrar todas las compras con cuenta cruce proveedores, o cuentas por pagar. Cuentas de cobro por prestacin de servicios, y dems fra. De Servicios Rembolso de caja menor

R1

RECIBO DE CAJA

Ingresos de Efectivo, cheque al da o posfechados

Todos los documentos se deben generar por elaboracin de documentos opcin 1 de siigo Ingresar correctamente todos los datos al crear el cliente, y de la factura, fecha compra fecha de vencimiento, en el detalle colocar el nmero de la factura y el concepto de la compra y documento de pago, base de retencin en la fuente, si tiene iva como se registra como mayor valor del bien, realizar un segundo registro para facilitar el informe de medios mgneticos y y que los certificados de retencin se puedan generar por el sistema. Se deben ingresar inicialmente las facturas de compras, gastos, y cajas menores por orden cronolgico (ENERO 2 /30), anexarle al documento contable las respectivas facturas. Enviarlas para revisin y luego que esten revisadas y autorizadas se relacionan en la planilla y se pasan a Tesorera para su respectivo pago, (siguiendo todos los procedimientos y controles que deben seguir. Como es usual que no se gire el cheque al proveedor o beneficiario del pago, o por que no reciben el pago con cheque solo en efectivo, deben girar el ch. a nombre de la persona autorizada (gerente, Administrador ) y luego registrar con Nota Crdito el ingreso a Caja por el valor que se giro el ch. contra el cargo al banco. Luego deben elaborar un COMPROBANTE DE EGRESO EN EFECTIVO G-1 por cada uno de los pagos realizados en efectivo, con sus respectivos soportes( nota contable, factura, o recibo) el comprobante de egreso debe estar firmado con cdula de quien recibe el pago, si es persona juridica debe tener sello. Los documentos deben archivarse consecutivamente, no deben hacer falta. Anexo planilla con los documentos que se van a utilizar. Cada usuario tiene su clave de asseso al sistema, no pueden ingresar con el usurio de Admon o de otra dependencia. La tesorera en el momento de realizar el respectivo pago debe verificar que existe la respectiva causacin y con F2 debe traer el documento para cancelarlo. Cada documento (C1-D1-G1-G2-G3-G4-G5-G6., L1 /L2-3-4), deben tener su respectiva AZ independiente. Las P1-P2-P3 son los soportes de los comprobantes de greso. Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar tiene documento cruce(significa que cuando se va a realizar su pago la deben traer con F2, Proveedores 2, Caja menor 3, etc , si no estan creadas por favor me informan para crearla. Todos los pagos deben tener su cuenta de cruce. Luz Margori Ortega G. Contador Nacional C.C. Dra. Beatrz H. Arenas V. Gerente Regional /Bucaramanga

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