UNIDAD V: MANUALES ADMINISTRATIVOS

TEMA # 2 : MANUAL DE ORGANIZACION

AGENDA
Objetivo. Manual de Organizacin. Elementos del Manual de Organizacin. Preguntas.

OBJETIVO
Conocer los elementos tcnicos necesarios para la elaboracin de manuales de organizacin, as como uniformar los criterios que permitan sistematizar la informacin contenida en los mismos.

MANUAL DE ORGANIZACIN
El Manual de Organizacin es un documento que contiene en forma ordenada y sistemtica informacin sobre el marco jurdico, organizacin, objetivos y funciones de una entidad, constituyndose en un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgnicas que se dan entre los elementos de la estructura organizacional.
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ELEMENTOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

Identificacin. Este manual debe incluir en primer termino los datos siguientes: Logotipo de la organizacin. Nombre de la organizacin. Denominacin y extensin del manual (general o especifico). En caso de corresponder a una unidad en particular, debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboracin. Nmero de pginas. Sustitucin de pginas (actualizacin de informacin).
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ELEMENTOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin. Clave de la forma, que debe considerar las siglas tanto de la organizacin como de la unidad administrativa responsable de elaborar la forma, el mismo numero de sta y el ao. Para leerla con facilidad, debe colocarse entre las siglas y los nmeros un punto, un guin o una diagonal.

NOMBRE DE LA ORGANIZACIN MANUAL DE ORGANIZACIN (GENERAL O ESPECFICO)

FECHA PGINA PGINA FECHA

DE SUSTITUYE A DE

NOMBRE DEL APARTADO ESPECFICO

ELEMENTOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

ndice o contenido. Relacin de los captulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento. Prlogo y/o introduccin. Exposicin de lo que es el manual, su estructura, propsito, mbito de aplicacin y necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener el mensaje de la organizacin, preferentemente del ms alto nivel.

ELABOR

REVIS

AUTORIZ

CLAVE

ELEMENTOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

Antecedentes histricos. Descripcin de la gnesis de la organizacin o del rea descrita en el manual , en la que se indica su origen, evolucin y cambios significativos registrados.

ELEMENTOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

Legislacin o base legal. Este apartado contiene una lista de los principales ordenamientos jurdicos que norman las actividades de la organizacin, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Se recomienda que las disposiciones legales sigan este orden jerrquico: constitucin, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. En cada caso debe respetarse la secuencia cronolgica de su expedicin ( fecha de publicacin en el diario oficial).
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ELEMENTOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

Atribuciones. Transcripcin textual y completa del artculo , clusula, considerando o punto que explica las facultades conferidas a la organizacin, de acuerdo con las disposiciones jurdicas que fundamentan su que hacer. Para este efecto, debe sealarse el ttulo completo del ordenamiento, captulo, artculo o inciso (la cita tiene que hacerse entre comillas).

ELEMENTOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

Estructura orgnica. Descripcin ordenada de las unidades administrativas de una organizacin segn sus relaciones jerrquicas. Esta descripcin de la estructura jerrquica debe corresponder con la representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente al ttulo de las unidades administrativas como a su nivel jerrquico de adscripcin . Conviene codificarlas en forma tal que sea posible visualizar con claridad los niveles jerarqua y las relaciones de dependencia.
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ELEMENTOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

Ejemplo de Estructura Organica 1.0 Director General
1.01 Asesora 1.02 Auditora Interna

ELEMENTOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

Organigrama. Es la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas, muestra qu unidades administrativas la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin, lneas de autoridad, supervisin y asesora.

1.1 Gerencia General

1.1.1 Gerente divisional A 1.1.2 Gerente divisional B

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NOMBRE DE LA ORGANIZACIN

ORGANIGRAMA
(GENERAL O ESPECFICO)

ELEMENTOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

Misin. Este enunciado sirve a la organizacin como gua o marco de referencia para orientar sus acciones y analizar lo deseado con lo posible. Es recomendable que el texto de al misin mencione la razn de ser de cada organizacin en trminos de propsitos especficos, resultados esperados y compromisos por cumplir.

REPRESENTACIN GRFICA

RESPONSABLE DE SU ELABORACIN FECHA (ACTUALIZACIN, EN SU CASO)

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ELEMENTOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

Funciones. Es la especificacin de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas de la estructura orgnica, necesaria para cumplir las atribuciones de la organizacin. En la presentacin de funciones deben tomarse en cuenta las aspectos siguientes:

ELEMENTOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

Que los ttulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgnica. Que sigan el orden establecido en la estructura. Que la redaccin se inicie con un verbo en infinitivo.

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ELEMENTOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

Descripcin de puestos. Esta resea del contenido bsico de los puestos que integran cada unidad administrativa incluye la informacin siguientes: Identificacin del puesto (nombre, mbito de operacin, etc). Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados, las facultades de decisin y las relaciones de lnea y asesora. Funciones generales y especficas. Responsabilidades o deberes.
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NOMBRE DE LA ORGANIZACIN

PGINA PGINA FECHA

ELEMENTOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

Relaciones de comunicacin con otras unidades y puestos dentro de la organizacin, as como las que deba establecer externamente. Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos, experiencias, iniciativa y personalidad. Este apartado forma parte normalmente del manual de organizacin de una unidad administrativa particular

MANUAL DE ORGANIZACIN (GENERAL O ESPECFICO)

DE SUSTITUYE A DE

DESCRIPCIN DE PUESTOS
IDENTIFICACIN Y RELACIONES A) Identificacin 1. Nombre del puesto. 2. Nmero de plazas. 3. Clave. 4. Ubicacin (fsica y administrativa) 6. Ambito de operacin. B) Relaciones de autoridad 7. Jefe inmediato. 8. Subordinados directos. 9. Dependencia funcional. PROPSITO DEL PUESTO FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECFICAS RESPONSABILIDAD COMUNICACIN 1. Ascendente. 2. Horizontal. 3. Descendente. 4. Externa ESPECIFICACIONES 1.Conocimientos 2. Experiencia. 3. Iniciativa. 4. Personalidad. ELABOR REVIS AUTORIZ

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CLAVE

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NOMBRE DE LA ORGANIZACIN

PGINA PGINA FECHA

ELEMENTOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

Directorio. Es un documento en el que constan los nombre y puestos de las personas comprendidas en el manual. Pueden adicionarse telfonos, correos electrnicos, horarios de atencin. Las direcciones de las instalaciones se incluyen cuando la organizacin cuenta con otras oficinas o representaciones, o forman parte de un grupo o sector. Es conveniente que la secuencia de presentacin respete el orden de la estructura orgnica. Su integracin en el manual es opcional.
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MANUAL DE ORGANIZACIN (GENERAL O ESPECFICO)

DE SUSTITUYE A DE

DIRECTORIO
No. NOMBRE CARGO TELEFONO (S)

ELABOR

REVIS

AUTORIZ

CLAVE

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PREGUNTAS

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