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MTODO DOFA Es una herramienta utilizada como mtodo de diagnstico empresarial en el mbito de la planeacin estratgica.

Es una herramienta de diagnstico y planeacin estratgica, cuyas siglas en espaol corresponden a Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.

PROBLEMA ACTUAL DEL USO DEL MTODO DOFA 1. No se tiene claridad sobre el problema o problemas a analizar: Lo primero es la identificacin clara del problema, su entorno, sus causas y consecuencias. 2. No se tiene conciencia de lo que es realmente una debilidad, una oportunidad, una fortaleza, o una amenaza para la empresa. 3. Se renen participantes que no tienen nada que ver con el problema o que no lo conocen. 4. Se arma la matriz preliminar de diagnstico, se hace consenso para definir la solucin mas adecuada, se reparten algunas tareas para corregir el problema y se levanta la sesin. Supuestamente el mtodo ya se aplic a cabalidad y en verdad, hasta ese punto solo se lleva ejecutado el 10% del proceso DOFA. No se trabaj sobre todos los componentes de la matriz, ni se plante una estrategia de trabajo sobre cada uno de los puntos planteados. Tampoco analizar si cada una de las ideas tiene que ver con el problema y con su solucin. 5. No se define el plan de trabajo con su cronograma y sus responsables para llevar a cabo la implementacin de las estrategias.

QU ES EL ANLISIS DOFA? El mtodo DOFA es un anlisis de vulnerabilidad que se utiliza para determinar el despeo de la organizacin ante una situacin crtica especfica que est afectando la empresa. Permite presentar un panorama general de la empresa dentro del medio en el cual se debe mover, adems le presenta a la empresa una poderosa herramienta de informacin para la toma de decisiones. La verdadera finalidad del mtodo DOFA es la planeacin estratgica que lleve a la empresa a integrar procesos que anticipen o minimicen las amenazas del medio, fortalezcan las debilidades de la empresa, desarrollen las fortalezas internas y aprovechen las oportunidades.

El resultado es un plan de trabajo conjunto e integrado a todo nivel de la empresa, de tal manera que todas las actividades y compromisos se complementen para que todos los esfuerzos de la compaa vayan en un solo sentido. Llegar solo hasta la parte de diagnstico (matriz DOFA) es solo quedarse a mitad de camino para tomar una decisin sin alternativas posibles, o con alternativas sin evaluar.

PROCESO DOFA Los siguientes puntos no deben tomarse como una receta mgica, ya que el desarrollo del mtodo tiene que ver con cada caso especfico y se debe tener ingenio para poder desarrollar el modelo de forma tal que resulte verdaderamente til el resultado final. 1. DESCRIPCIN DEL PROBLEMA Y DELIMITACIN DEL MISMO:

Se analiza y describe el problema, incluyendo los siguientes aspectos: a) Descripcin general del problema: Texto corto que describa de forma concreta la situacin inconveniente. b) Descripcin amplia y detallada de los principales aspectos del problema: Distinguir los puntos claves y crticos del problema. Se tienen en cuenta todos los aspectos tcnicos, financieros y logsticos que enmarcan la situacin a estudiar. Es la parte descriptiva del problema. c) Describir la justificacin del proyecto y dejar claridad del por qu es conveniente para empresa superar la situacin a estudiar: Para estar seguros de las metas a cumplir y que las ideas vayan en el sentido de las metas, objetivos y polticas de la compaa.

2. PREPARACIN DE LA MATRIZ DOFA: Es la parte ms conocida y practicada. Se convierte en una mesa redonda donde se identifican los 4 componentes de la matriz. Los cuatro componentes de la matriz se dividen en los aspectos internos, que son las fortalezas y debilidades al interior de la empresa, y los aspectos externos, del contorno o del medio, que son las oportunidades y las amenazas Cuando se vaya a discutir un proyecto de alto impacto se recomienda comenzar con las fortalezas y las oportunidades, lo cual implica reconocer que se tiene un buen potencial para poder enfrentar el problema. Si se comienza con las amenazas y las debilidades, puede existir una tendencia hacia el pesimismo. Se deben tratar de identificar aspectos claves como la estructura organizacional, las finanzas, polticas de estado, lineamientos empresariales, factores ambientales, logstica, mercadotecnia, inventarios, investigacin, relaciones comunitarias, gremios relacionados, etc. No se debe dejar al azar de la improvisacin oportunidades o problemas que se pueden prever con anterioridad y estar preparado para ello.

3. ELABORACIN DE LA MATRIZ DE IMPACTOS: Es un anlisis de vulnerabilidad del proyecto. Es la misma matriz DOFA, pero en este caso se involucra la calificacin del impacto sobre el proyecto. Se hace con participantes especializados en cada uno de los temas, ya que no slo se requiere el conocimiento profundo del proyecto, sino tambin personas que puedan determinar hasta que punto la materializacin de algunos de los riesgos pueden ocasionar que el proyecto sea inviable, o se deba reforzar la inversin. Un proyecto bien planificado debe prever temas como: En qu momento debo cancelar el proyecto y retirarme para evitar mayores prdidas. Hasta que punto estoy dispuesto a arriesgar en la ejecucin de un proyecto y seguir o no financindolo. Una empresa no solo pierde dinero cuando un proyecto fracasa, tambin puede perder imagen en el mercado, en el medio, el goodwill. En qu momento debo considerar aumentar la inversin para aprovechar la materializacin de una de las oportunidades previstas. Determinar el flujo de caja que requiere el proyecto, de tal manera que le permita a la empresa prever y preparar los recursos de diferente tipo requeridos durante el tiempo de ejecucin del proyecto. Permitir tener unos indicadores de gestin que permitan hacerle un seguimiento objetivo y permanente a todas las actividades principales del proyecto. Si hay problemas, lo mejor es hacer un alto en el camino para no arriesgar la empresa y llevar al fracaso inevitable un proyecto que puede tener bastantes bondades y beneficios para la compaa. Se debe realizar una revisin de la matriz DOFA y tomar aquellos puntos de mayor impacto para luego valorarlos en orden de importancia dentro del proyecto. Los dems puntos deben hacer parte de las diferentes tareas del proyecto. Debido a que su impacto es bajo, harn parte de las actividades complementarias del proyecto. Los aspectos considerados como claves para el proyecto se deben calificar como de alto impacto, impacto medio, o de bajo impacto. Un punto que sea de alto impacto para el proyecto es aquel que puede poner en riesgo de fracaso (en el caso de las debilidades y las amenazas) el proyecto. Las causas pueden implicar inviabilidad econmica, inviabilidad legal, inviabilidad en la penetracin del mercado, inviabilidad poltica y la inviabilidad tcnica. Entre estos grupos de riesgo se incluyen causas como altos costos del proyecto, soluciones anti tcnicas, problemas legales, deterioro inminente y grave de la imgen de la empresa en el mercado, retiro de la participacin de los inversionistas, alta hostilidad del mercado que prevea retiro de los clientes, etc. Cuando se trata de aspectos relacionados con las fortalezas y las oportunidades, la evaluacin de alto impacto corresponde eventos que de ocurrir pueden tener efectos muy positivos en el proyecto, como es el caso en la disminucin de costos, reduccin de

tiempos, nuevas oportunidades de inversin de bajo riesgo, disminucin en el riesgo de fracaso. En el caso de la evaluacin de bajo impacto, se refieren a aspectos que pueden afectar negativa o positivamente la ejecucin del proyecto en un nivel moderado y que si la empresa posee los recursos necesarios los puede solucionar en el caso de las debilidades y las amenazas. En el caso de las fortalezas y las oportunidades, son situaciones que pueden le pueden dar fortaleza al proyecto y llevarlo a culminar el proyecto en forma exitosa. Generalmente los aspectos de alto y medio impacto en el proyecto corresponden a las potencialidades que posee la empresa para soportar y asegurar el xito de un proyecto. En el caso de los aspectos con evaluaciones de bajo impacto, se refieren a puntos que pueden ayudar (oportunidades y fortalezas) o entorpecer (debilidades y amenazas) el desarrollo del proyecto pero al final nunca representarn los motivos del xito o las causas del fracaso. La evaluacin se refiere al impacto que pueden representar los diferentes aspectos incluidos en los puntos claves de la matriz DOFA, que puedan afectar la ejecucin del proyecto, bien sea para asegurar el xito, o para llevarlo al fracaso. Los factores de riesgo se consiguen de estadsticas de origen confiable y reconocido manejo, de resultados de estudios de Benchmarking, de resultados de anlisis de mercado, bases de datos internos de la empresa y estudios de confiabilidad. La utilizacin de estos factores le da a la evaluacin un mayor grado de confiabilidad a la valoracin, los ajusta ms a la realidad tanto a los factores internos como externos del proyecto. Luego si se pasa a organizar de mayor a menor valoracin de impacto ponderado. 4. MATRIZ DE ESTRATEGIAS: Se contina con las estrategias para potencializar las fortalezas y las oportunidades, para neutralizar, evitar o minimizar las debilidades y planear detalladamente las posibilidades necesarias para enfrentar la materializacin de las amenazas. Las estrategias deben ser objetivas, controlables, cuantificables y susceptibles de hacerles seguimiento con base a indicadores de gestin. De esta forma se debe construir una matriz de acciones y estrategias que se relacionan con cada una de las celdas de la matriz DOFA, las mismas se deben agrupar as: Estrategias y Acciones DO: Son los planes conducentes a cada una de las debilidades que se consideraron como oportunidades de mejoramiento del grupo de trabajo o que representan ajustes positivos para el proyecto. Estrategias y Acciones DA: Son los planes orientados a cada una de las debilidades que se consideraron como amenazas para el proyecto. Estas acciones deben ser muy precisa, bien analizadas y su nivel de prioridad es alto. Estrategias y Acciones FO: Son los planes orientados a cada una de las fortalezas internas o externas que fueron consideradas como oportunidades del grupo de trabajo

para asegurar el xito del proyecto. Se deben presentar acciones que permitan aprovechar al mximo estas fortalezas. Estrategias y Acciones FA: Son los planes orientados a cada una de las fortalezas generalmente externas, que de una u otra manera ponen en riesgo permanente el xito del proyecto durante toda su implementacin. Estas acciones tambin son de prioridad muy alta, por lo tanto deben existir planes detallados y muy estudiados que contengan o minimicen los efectos negativos que amenazan al proyecto.

5. INDICADORES Y OTROS CONTROLES: La presentacin de la matriz de estrategias debe incluir el anlisis de las acciones a realizar con sus cronogramas de trabajo y sus funcionarios lderes de cada etapa. Tambin se deben incluir los costos, el posible presupuesto requerido durante la ejecucin de cada una de las actividades, en la que se determine el flujo de caja estimado. El esquema final del anlisis DOFA incluye: La matriz de DOFA de diagnstico con el detalle descriptivo de todas las amenazas, fortalezas y debilidades del proyecto y su entorno. La matriz de acciones para potencializar fortalezas y controlar o minimizar los riesgos de falla. El anlisis de vulnerabilidad con sus correspondientes probabilidades de ocurrencia. El anlisis de riesgo del proyecto. La estructura orgnica de responsabilidades para la ejecucin de las actividades a ejecutar con la clasificacin de prioridad entre ellas. Presupuesto requerido y el flujo de caja necesario para cada una de las actividades propuestas. Indicadores de gestin requeridos para realizar el seguimiento a las diferentes actividades a realizar y su periodicidad. 6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES: El mtodo DOFA es un modelo completo para la estructuracin de proyectos. Es bastante importante el uso del mtodo DOFA como herramienta de anlisis de vulnerabilidad y como planificacin estratgica. Se debe tener en cuenta que es muy comn que durante el desarrollo del modelo, la matriz de diagnstico cambie en varias oportunidades y por lo tanto las acciones de control, ya que entre ms se avanza en el anlisis, ms se conoce el problema, tanto internamente como el entorno del mismo.

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