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200 Respuestas | Excel

Captulo

Introduccin a Excel 2007

Qu es Excel? Para qu puedo utilizar Excel 2007? Qu elementos presenta el entorno de Excel 2007? Qu funcin cumple el Botn de Office? Qu es la Barra de herramientas de acceso rpido? Qu es la Cinta de opciones y cmo est organizada? Cmo creo un archivo nuevo en Excel 2007? Cmo guardo un archivo en Excel 2007? Cmo abro un archivo de Excel 2007? Cmo guardo un archivo en Excel 2007?

200 Respuestas: Excel

001

Qu es Excel?

Excel es el programa de planilla de clculo de mayor uso en el mundo. Una planilla de clculo u hoja de clculo es un programa que permite manipular datos alfanumricos, hacer clculos simples o complejos, organizar la informacin en tablas y presentar grficos a partir de datos numricos. Excel trabaja con hojas de clculo que estn integradas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de clculo y otros elementos como grficos, hojas de macros, etctera. Sin duda, muchas de las funciones que realiza el programa pueden llevarse a cabo con una calculadora. Sin embargo, la posibilidad de desplegar la informacin en una hoja de trabajo en pantalla nos permite comparar y analizar datos, establecer relaciones, realizar proyecciones y estimaciones y, adems, presentar en forma grfica la informacin

numrica, lo que provoca no slo un mayor impacto visual, sino tambin una mayor comprensin de la informacin (Figura 1). Otra importante diferencia, aun si lo comparamos con la ms sofisticada calculadora, es que nos permite modificar los datos que ingresamos cuantas veces sea necesario, sin necesidad de volver a realizar los clculos y las operaciones, ya que stas se modificarn en forma automtica. Hace varios aos que Excel forma parte del paquete de aplicaciones integradas Office, de la compaa Microsoft. Esta suite de programas est compuesta por Word (procesador de textos), PowerPoint (presentaciones con diapositivas), Access (gestor de bases de datos), Outlook (gestor de correo electrnico) y, por supuesto, Excel, entre otras aplicaciones. El hecho de ser parte de un conjunto de aplicaciones integradas nos facilita el reconocimiento de una interfaz comn a todas, y la posibilidad de compartir informacin entre las distintas aplicaciones.

FIGURA 1. Excel 2007 facilita la lectura y la comprensin de los datos a travs de la aplicacin de formatos a una planilla, y la representacin visual de ellos mediante grficos. 16

Introduccin a Excel 2007

Las caractersticas generales y las funciones bsicas de Excel no han cambiado mucho desde sus primeras versiones hasta la actualidad. Sin embargo, Excel 2007 no slo conserva la mayora de las funcionalidades de sus versiones anteriores, sino que tambin las ha mejorado y, adems, representa un salto cualitativo importante con relacin a la interfaz de usuario, en comparacin con sus versiones antecesoras (Tabla 001).

de compras, controlar los gastos realizados con la tarjeta de crdito, llevar un control de la contabilidad hogarea a travs del registro de ingresos y egresos, o realizar la planificacin de una fiesta. Y, sin duda, estos son slo algunos ejemplos. nicamente tenemos que atrevernos a descubrir sus posibilidades (Figura 2).

003 002
Para qu puedo utilizar Excel 2007?

Qu requerimientos de sistema necesito para instalar Excel 2007?

Excel es uno de los programas ms verstiles que ha creado Microsoft ya que, prcticamente como ningn otro, cubre las necesidades de distintos tipos de usuarios. Puede ser utilizado tanto por un estudiante que debe presentar informacin estadstica en una investigacin y necesita complementar los datos con grficos, como por un jefe o jefa de hogar que desea llevar el control de ingresos y gastos familiares, un docente que quiere utilizarlo como herramienta didctica para estimular el pensamiento lgico de sus alumnos, o el encargado de ventas de una empresa que debe llevar el registro de stas. Si pensamos con ms detalle los usos de Excel 2007 en el campo laboral, podemos mencionar sencillos ejemplos: la posibilidad de confeccionar una lista de precios, realizar una estimacin de gastos y ganancias, llevar a cabo estadsticas de ventas, elaborar auditoras internas, hacer un control de stock, administrar la caja chica de un negocio, armar una planilla de sueldos y emitir comprobantes, entre otras cosas. En el hogar puede ser una poderosa herramienta para ayudarnos a efectuar listados

Como todo software, Excel necesita una determinada plataforma para poder ejecutarse con toda su potencia. Antes de instalar la suite de Microsoft Office 2007 que

TABLA 001 | Historia de Excel


Ao 1982 Situacin Microsoft lanza al mercado una planilla de clculo llamada Multiplan, que es muy utilizada en grandes sistemas, pero no puede superar a su principal competidor en las computadoras personales, el Lotus 1-2-3. Primera versin de Excel para Macintosh. Microsoft produce la primera versin de Excel para Windows. Excel es lder en el mercado de planillas de clculo: supera a Lotus 1-2-3. Microsoft incorpora a Excel a su suite de aplicaciones integradas Office. Excel 5.0 presenta 16 hojas de clculo e incorpora el lenguaje de programacin Visual Basic. La versin Excel 10.0 agrega la funcin Autorrecuperacin, que permite guardar automticamente el archivo de trabajo, en frecuencias determinadas por el usuario. A partir de la versin 11.0, Excel incorpora el lenguaje de programacin XML.
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1985 1987 1988 1993

2002

2003

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contiene Excel, debemos verificar los requerimientos del sistema, para comprobar si los recursos de nuestro equipo son los necesarios para instalar y ejecutar con comodidad y eficiencia el programa. Los recursos de nuestro equipo informtico que debemos evaluar son: el microprocesador, la memoria RAM, la capacidad del disco duro, la resolucin de pantalla que permite nuestro monitor, la versin de sistema operativo que disponemos, y si nuestra computadora cuenta con una unidad para CD o DVD. Para ver el

detalle de requerimientos mnimos y ptimos, podemos consultar la Tabla 002. Para verificar los recursos disponibles en nuestra computadora, podemos ir a Inicio/Equipo, seleccionar con un clic derecho el disco C:/ y acceder a travs del men contextual a la opcin Propiedades. En la solapa General podremos ver la versin del sistema operativo que tenemos instalada y las caractersticas principales del hardware de nuestro equipo (tipo de

TABLA 002 | Requerimientos de sistema para Excel 2007


Recursos del sistema Procesador Memoria Disco duro Unidad Pantalla Sistema operativo Requisitos mnimos
(algunas caractersticas pueden no estar disponibles)

Requisitos recomendados
(la funcionalidad del producto puede variar de acuerdo con la configuracin del sistema)

500 MHz o superior 1 GHz de 32 64 bits 256 MB RAM 512 MB RAM 1.5 GB 2 GB CD o DVD CD o DVD Resolucin de 1024x768 o superior Resolucin de 1024x768 o superior Windows XP con Service Windows XP con Service Pack 2 o Windows Vista Pack 2 o Windows Vista Otros: micrfono, salida de audio, Internet Explorer 6.0 o superior, conexin a Internet.

FIGURA 2. En los captulos sucesivos descubriremos todo el potencial de Excel 2007 cuando aprendamos a incorporar elementos y a realizar clculos ms complejos. 18

Introduccin a Excel 2007

procesador, memoria RAM). Desde aqu tambin podemos observar el espacio utilizado y el espacio disponible en el disco. Es importante verificar estos datos antes de comenzar el proceso de instalacin de Microsoft Office 2007, para luego poder realizarlo sin problemas.

ATENCIN

Antes de adquirir la suite de Microsoft Office es importante conocer que existen distintas versiones que se adaptan a diferentes tipos de necesidades. La diferencia entre ellas radica en la cantidad de aplicaciones que incluyen. Contamos con: Microsoft Office Basic 2007, Microsoft Office Estndar 2007, Microsoft Office Hogar y Estudiantes 2007, Microsoft

004

Tengo instalado Excel 2007 en mi computadora?

Office Small Business 2007, Microsoft Office Professional 2007, Microsoft Office Professional Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007 y Microsoft Office Ultimate 2007. No siempre la versin ms completa tiene que ser la ms adecuada para nosotros. Para obtener mayor informacin sobre los productos de Office, podemos visitar el sitio oficial de Microsoft en espaol http://office.microsoft.com/es.

Muchas veces sucede que la configuracin de nuestra computadora y la instalacin de programas queda a cargo de un tcnico, un amigo o algn hijo adolescente. Esto hace que no estemos seguros acerca de los programas que tenemos instalados, sobre todo si antes no se nos present la necesidad de utilizarlos. Cmo verificamos si Excel est instalado en nuestra computadora? Podemos intentar con alguna de las siguientes acciones: buscar un acceso directo en el Escritorio de Windows o verificar la lista de programas que tenemos instalados en nuestra computadora, a travs del men Inicio. En el Escritorio de Windows (la pantalla inicial que vemos al comenzar una sesin de

trabajo con la computadora) aparecen iconos que actan como accesos directos a programas y carpetas. Si all vemos un icono como el de la Figura 3, significa que Excel ya est instalado en nuestra computadora. No todos los programas que tenemos instalados en la computadora tienen un acceso directo desde el Escritorio de Windows. Generalmente, creamos accesos directos a los programas que ms utilizamos, por lo que si nunca antes abrimos Excel, es probable que no tengamos creado un acceso a l, pero que de todos modos el programa est
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FIGURA 3. Una forma rpida de encontrar un programa instalado en nuestra computadora es localizar el acceso directo en el Escritorio. .

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instalado en nuestro equipo: cmo lo verificamos? Desplegamos el men Inicio y, en primer lugar, chequeamos si aparece en la lista; si alguien ha utilizado Excel 2007 con

anterioridad en ese equipo, es muy probable que veamos el acceso a Microsoft Office Excel 2007 y, si no aparece en este men, podemos intentar el siguiente recorrido:
Inicio/Todos los programas/ Microsoft Office/Microsoft Office Excel 2007 (Figura 4).

ATENCIN

Una vez instalado el paquete Office 2007 en nuestra computadora, debemos proceder a la activacin del producto. Debido a la piratera informtica y a la cantidad de copias ilegales de software, Microsoft ha incluido en sus productos, desde el ao 2000, una instancia de activacin, que permite confirmar que la clave de identificacin del producto es vlida y corresponde al uso individual en un solo equipo. La primera vez que ejecutemos Excel 2007 (o cualquier otro programa de la suite Office 2007 que hayamos instalado) deberemos activar el producto a travs de la direccin de Internet de Microsoft (http:// office.microsoft.com/es). Si no activamos el producto en esa instancia, podremos utilizar Office 2007 veinticinco veces. Pasado ese perodo de gracia, los programas de la suite Office 2007 se ejecutarn con una funcionalidad reducida. Por ejemplo, no podremos crear nuevos libros de trabajo ni guardar modificaciones en nuestros libros existentes, pero no perderemos los archivos que ya tenamos guardados.

Si el resultado de cualquiera de las acciones anteriores fue positivo, significa que tenamos instalado el programa en nuestra computadora, aunque hasta ahora no lo habamos descubierto.

005

Cmo instalo Excel 2007 en mi computadora?

Si no tenemos instalado Excel en nuestra computadora, ste es el momento de hacerlo. El proceso es muy sencillo y podremos realizarlo fcilmente si seguimos las indicaciones que aparecern en pantalla al ejecutarse el programa de instalacin. Recordemos que Excel es un programa que

FIGURA 4. Dentro de Microsoft Office veremos los otros programas que tenemos instalados de la suite, adems de Excel. 20

FIGURA 5. De acuerdo con las caractersticas que deseemos incorporar, tendremos diferentes opciones de instalacin.

Introduccin a Excel 2007

forma parte de la suite Office. Por lo tanto, debemos adquirir la suite que, en todas sus versiones, incluye el programa Excel (Paso a Paso 001). Tambin debemos saber que para cada componente de Office 2007 que deseamos instalar, disponemos de algunas opciones que conoceremos a continuacin, para poder elegir la correcta. Para acceder a stas debemos presionar el botn Personalizar que mencionamos en el Paso 3 del procedimiento Instalar Excel 2007 ( Figura 5 ). Ejecutar desde Mi Pc: significa que el componente se instalar y ejecutar desde la computadora, sin necesidad de colocar el CD en las sesiones posteriores.

A continuacin, aparecer el Contrato de Licencia de Productos Microsoft, que deber aceptar para continuar el proceso. Luego, tendr que indicar la ubicacin en la que instalar el programa en su sistema de archivos y carpetas. No es necesario cambiar la ubicacin que viene predeterminada, a menos que por razones de necesidad personal deba instalarlo en otra carpeta.

PASO A PASO 001 | Instalar Excel 2007

Esta pantalla le pedir seleccionar el tipo de instalacin. Podr optar entre: Instalar ahora, que instalar las opciones predeterminadas, o Personalizar, para elegir los componentes de Office que desea instalar.

Introduzca el CD de Microsoft Office 2007 en la unidad correspondiente en su computadora y automticamente se ejecutar el programa de instalacin. Lo primero que le pedir es la Clave de identificacin del producto, un cdigo de 25 caracteres que generalmente viene adherido a la caja del CD del producto. Ingrselo en el campo correspondiente. Si lo hizo correctamente, aparecer una tilde a la derecha del campo y se habilitar el botn Continuar, que deber presionar.

Si presion Instalar ahora, ver la pantalla Progreso de la instalacin, que le mostrar su avance. Tenga paciencia ya que puede durar varios minutos, esto depende de la capacidad de su equipo.

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recern en el programa, pero no se instalarn hasta que intentemos utilizarlos. Cuando deseemos usar alguno de los componentes que se instalaron bajo esta opcin, tendremos que colocar el CD. Es una opcin poco recomendable en situaciones normales, slo se justifica si disponemos de poco espacio en disco.
Si todo se realiz correctamente, aparecer la pantalla final de instalacin, que indicar que el producto se ha instalado satisfactoriamente en su equipo.

No disponible: el componente no se instalar. Ms tarde podremos cambiar de opinin y volver a ejecutar la instalacin para agregar los componentes no instalados (Figura 6).

Ejecutar todo desde Mi Pc: significa que el componente y todos sus subcomponentes se instalarn y ejecutarn desde la computadora, sin necesidad de colocar el CD en las sesiones posteriores. Esta es la opcin ms recomendable en la mayora de los casos, especialmente si la instalacin la realizamos en una computadora hogarea. Instalar al usar por primera vez: significa que los componentes seleccionados apa-

006

Qu diferencias existen entre Excel 2007 y las versiones anteriores?

Para los que conocemos las versiones anteriores del programa, Excel 2007

FIGURA 6. La activacin de Excel 2007 es un paso importante del proceso de instalacin. Si no lo hicimos en ese momento, podemos activar el producto una vez instalado el programa a travs de Botn de . Office/Opciones de Excel/ Recursos/Activar. 22

Introduccin a Excel 2007

representa un salto cualitativo en la interfaz de usuario. En las versiones anteriores, los comandos y las funciones del programa estaban organizados en complejos mens y barras de herramientas, mientras que ahora se han agrupado en fichas y grupos lgicos. De este modo, podemos encontrar lo que buscamos en forma casi intuitiva, ya que permanentemente se despliega

informacin descriptiva para orientarnos en la eleccin de la opcin adecuada, como vemos en la Figura 7. Otra importante diferencia son los formatos de archivo. La anterior extensin de los archivos de Excel (.xls) se ha modificado a .xlsx, correspondiente a un formato XML abierto, que permite compactar los archivos e integrar mejor los datos entre diferentes documentos. De todos modos, podemos abrir en Excel 2007 los archivos que tengamos de versiones anteriores y convertirlos al nuevo formato, o conservarlos en su formato original. Adems de las mencionadas, Excel 2007 presenta una mayor variedad de extensiones de archivos (Tabla 003). Tambin encontraremos una mayor variedad de formatos, tanto en la presentacin de tablas de datos como en los grficos, y la posibilidad de crear libros ms complejos y detallados a partir del mayor tamao del rea de trabajo. En los captulos siguientes veremos en profundidad cada una de las caractersticas y funcionalidades del programa.

CONSEJOS

La suite Microsoft Office 2007 incluye varios programas. Si no vamos a utilizar todos o no queremos ocupar demasiado espacio en disco, durante la instalacin podemos seleccionar slo aquellas aplicaciones que nos interesan. Si luego queremos agregar los programas que omitimos en el proceso de instalacin, podemos hacerlo desde Inicio/Panel de control/Programas/ . Programas y caractersticas. Seleccionamos el programa cuyo nombre depender de la versin de Office que tengamos instalada (por ejemplo, ) Microsoft Office Enterprise 2007) y presionamos Cambiar. .

FIGURA 7. La nueva interfaz de Excel 2007 est orientada al usuario, para que pueda manejarse en forma casi intuitiva con los comandos y herramientas del programa. 23

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007

Qu elementos presenta el entorno de Excel 2007?

GUA VISUAL 001 | El entorno de Excel 2007


2 3 4

Al iniciar Excel 2007 accedemos a un nuevo libro que, como todo libro, est organizado en hojas . Cada libro de Excel 2007 presenta tres hojas de trabajo, aunque podemos modificar esta cantidad: eliminar las que no necesitamos utilizar, o agregar nuevas. En el Captulo 2 veremos cmo se realizan estas operaciones. El entorno de un libro de trabajo est formado, bsicamente, por el Botn de

TABLA 003 | Extensiones de archivos para Excel 2007


Libro de Excel 2007 Libro de Excel 2007 habilitado para macros Libro binario de Excel 2007 Libro de Excel 97 - 2003 Libro de Excel 5.0/95 Complemento de Excel 2007 Complemento de Excel 2003 Datos XML Hoja de clculo XML 2003 Pgina web Pgina web de un solo archivo Plantilla de Excel 2007 Plantilla de Excel 97-2003 Texto (delimitado por tabulaciones) Texto Unicode Texto con formato (delimitado por espacios) Texto Macintosh Texto MS-DOS CSV (delimitado por comas) CSV Macintosh CSV MS-DOS Formato de intercambio de datos Vnculo simblico
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Cinta de opciones: contiene, agrupados en

.xlsx .xlsm .xlsb .xls .xls .xlam .xla .xml .xml .htm o .html .mht o .html .xltx .xlt .txt .txt .prn .txt .txt .csv .csv .csv .dif .slk

fichas y grupos lgicos, los comandos y funciones que necesitamos para manejar el programa.
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Botn de Office: entre otras funciones,

permite acceder a los comandos para Abrir,


Guardar o Imprimir nuestro libro.
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Barra de herramientas de acceso rpido:

contiene los comandos que se utilizan en forma frecuente, tales como Guardar, Deshacer o
Rehacer. Luego aprenderemos a personalizarla.
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Barra de ttulo: indica el nombre

del documento que tenemos abierto (si se trata de un documento de Excel que aun no hemos guardado, el nombre predeterminado ser Libro1) y el nombre del programa.
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Barra de frmulas: permite ingresar nuestros

clculos, visualizar el contenido de una celda, o la frmula que le dio origen a un resultado.
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Grupos lgicos: agrupan comandos que cumplen funciones similares.


Cuadro de nombres: presenta el nombre

de la celda activa o de un conjunto de celdas seleccionado. Si hemos definido nombres especficos para designar a una celda o a un conjunto de celdas, tambin aparecern aqu.
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Fichas: son el equivalente a los mens de versiones anteriores.

Introduccin a Excel 2007

Office, la Barra de herramientas de acceso rpido, la Barra de ttulo, la Cinta de opciones, el Cuadro de nombres y la Barra de frmulas, como vemos en la Gua Visual 001.

En la parte inferior de la pantalla de Excel encontramos otras herramientas (Gua Visual 002) que nos permiten desplazarnos por las hojas que forman el libro de trabajo, agregar o eliminar hojas, manejar las vistas de la pantalla y el zoom.

nuestro libro de Excel por correo electrnico o comprobar la compatibilidad del documento con versiones anteriores del programa. Tambin podemos ver los archivos de Excel utilizados recientemente y acceder a diferentes configuraciones (Figura 8).

008

Qu funcin cumple el Botn de Office?

Este botn, que aparece en casi todos los programas que integran la suite Office 2007, contiene la mayora de los comandos que en las versiones anteriores se encontraban en el men Archivo, tales como: Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, etctera. Adems, podemos utilizar este botn para enviar

FIGURA 8. Mediante el Botn de Office tambin podemos acceder a los ltimos archivos utilizados.

GUA VISUAL 002 | Parte inferior de la hoja de Excel 2007


1 2 3 4 5 6

Botones de desplazamiento: nos permiten

zarnos en el ancho de la hoja de clculo activa.


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desplazarnos hacia la primera o la ltima hoja, o ir desplazndonos de hoja en hoja.


2

Vistas: nos permite cambiar los modos de vista de

la hoja de clculo activa: Normal, Diseo de


pgina y Vista previa de salto de pgina

Hojas: cada libro de Excel 2007 presenta tres hojas

de trabajo. Esta cantidad se puede modificar (agregar o eliminar) de acuerdo con nuestras necesidades.
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(las dos ltimas son adecuadas para hacer una vista previa de la hoja antes de imprimirla).
6

Insertar hoja: inserta automticamente una nueva

Zoom: nos indica el nivel de zoom y,

hoja de clculo.
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mediante un deslizador, podemos acercar o alejar la vista de la hoja.

Barra de desplazamiento: nos permite despla-

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200 Respuestas: Excel

009

Qu es la Barra de herramientas de acceso rpido?

es a la derecha del Botn de Office, en la Barra de ttulo (Figura 9).

Muchas veces necesitamos tener a mano los comandos que utilizamos con mayor frecuencia. Para ello, Excel 2007 nos proporciona la Barra de herramientas de acceso rpido (Figura 9), que es una barra de herramientas personalizable, que muestra un conjunto de comandos independientes de la ficha con la que estemos trabajando. En forma predeterminada, presenta los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer, pero podemos agregar todos los que necesitemos o quitar los que no utilizamos regularmente. La Barra de herramientas de acceso rpido puede resultarnos de gran ayuda si pensamos que se trata de un programa que maneja muchos comandos y herramientas. La ubicacin predeterminada

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Cmo puedo personalizar la Barra de herramientas de acceso rpido?

Existen diferentes procedimientos para personalizar la Barra de herramientas de acceso rpido, y ajustarla a nuestras necesidades y preferencias. Podemos agregar o quitar comandos, o ubicarla en algn lugar que nos resulte ms cmodo. Para agregar o quitar comandos, contamos con dos procedimientos: desde la misma Barra de herramientas de accesos rpido o desde la Cinta de opciones. A la derecha de la barra veremos una flecha que apunta hacia abajo, desde donde accedemos a las opciones del men desplegable
Personalizar barra de herramientas de acceso rpido (Figura 10). Del listado pode-

FIGURA 9. Esta herramienta es una novedad que incorpora Office 2007 y, como veremos, es un recurso muy interesante.

mos elegir el comando que deseamos agregar, y ste se incorporar automticamente a la barra de herramientas. Si el comando que deseamos adicionar no aparece en la lista, podemos seleccionar Ms comandos para acceder a una ventana que presenta ms opciones.

FIGURA 10. Los comandos que aparecen con una tilde son los que se han incluido en la Barra de . herramientas de acceso rpido. 26

Introduccin a Excel 2007

Tambin podemos agregar comandos desde la Cinta de opciones. Para ello, contamos con tres procedimientos: 1. Clic con el botn secundario del mouse sobre alguna de las fichas. Aparecer un men contextual, en el que encontraremos la opcin Personalizar barra de herramientas de acceso rpido, que nos llevar al mismo men al que accedemos por la opcin Ms comandos (Figura 11). 2. Clic con el botn secundario del mouse sobre el grupo que deseamos agregar. Se desplegar un men contextual donde veremos la opcin Agregar a la
barra de herramientas de acceso rpido. Aceptamos con un clic con el

Tambin podemos eliminar comandos de la Barra de herramientas de acceso rpido. Con un clic con el botn secundario del mouse sobre el comando que deseamos eliminar, se desplegar el men contextual en el que encontraremos la opcin Eliminar de la barra de herramientas de acceso rpido. Aceptamos con un clic con el botn principal del mouse. Como dijimos, en forma predeterminada, la Barra de herramientas de acceso rpido se encuentra ubicada a la derecha del Botn de Office, pero puede ser que nos resulte ms cmodo tenerla ms cerca del rea de trabajo. En ese caso, accedemos a las opciones por alguno de los procedimientos anteriores y elegimos Mostrar la barra de
herramientas de acceso rpido por debajo de la Cinta de opciones. Si no nos resulta

botn principal del mouse. 3. Clic con el botn secundario del mouse sobre un comando especfico que aparece en la Cinta de opciones. A travs del men contextual accedemos a la opcin
Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Aceptamos con un clic

favorable la nueva ubicacin, podemos restaurarla a su ubicacin original, accediendo mediante los procedimientos anteriores a la opcin Mostrar la barra de herramientas
de acceso rpido por encima de la Cinta de opciones (Figura 12).

con el botn principal del mouse.

FIGURA 11. Desde esta ventana podemos elegir un comando de la lista de la izquierda y presionar . Agregar para incluirlo en la Barra de herramientas de acceso rpido. 27

200 Respuestas: Excel

011

Qu es la Cinta de opciones y cmo est organizada?

Anteriormente mencionamos que cuando iniciamos Excel 2007 vemos por encima del rea de trabajo una Cinta de opciones que forma parte de la nueva interfaz de Excel y que ha sustituido a los mens tradicionales por esta franja inteligente que contiene fichas, grupos y comandos. Excel 2007 presenta 7 fichas: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. Cada una de ellas contiene las tareas bsicas que se realizan en Excel 2007 y son el equivalente a los mens de las versiones anteriores, pero estn organizadas en forma ms intuitiva

para el usuario. Cada ficha tiene, a su vez, grupos que muestran conjuntos de elementos relacionados entre s. Por ejemplo, uno de los grupos de la ficha Inicio es Fuente, que est formado por un conjunto de comandos que nos permiten cambiar el tipo de letra, el tamao, el estilo, el color, etctera. Otra cuestin que debemos tener en cuenta en el manejo de la Cinta de opciones es que muchos comandos se activan slo cuando los empleamos. Por ejemplo, si utilizamos el comando Columna del grupo Grficos de la ficha Insertar, aparecer en la Cinta de opciones un nuevo grupo de comandos relacionados con las opciones de configuracin de la tarea que estamos realizando (Figura 13).

FIGURA 12. Si ubicamos la Barra de herramientas de acceso rpido ms cerca del rea de trabajo, podremos manejar los comandos sin necesidad de desplazarnos demasiado con el mouse.

FIGURA 13. Las funciones que encontramos dentro de las Herramientas de grficos slo las veremos si insertamos un grfico en nuestra planilla de clculo.

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Introduccin a Excel 2007

012

Puedo personalizar la Cinta de opciones?

Minimizar la cinta de opciones nos puede servir para liberar espacio visual (Figura 14 ). Al realizar esta accin veremos una

La Cinta de opciones de Excel 2007 presenta una organizacin lgica y sencilla, que nos permite encontrar con facilidad el comando que buscamos, dentro de las fichas y los grupos. No se puede personalizar sin utilizar el lenguaje XML o un cdigo de programacin. Sin embargo, podemos realizar algunas acciones bsicas, que describimos en la Tabla 004. Para minimizar la Cinta de opciones desde la Barra de herramientas de acceso rpido, accedemos al men desplegable
Personalizar barra de herramientas de acceso rpido y hacemos clic en la opcin Minimizar la cinta de opciones. Para acce-

porcin mayor del rea de trabajo, pero en forma momentnea no veremos los grupos y comandos que contiene cada una de las fichas. Para restaurar la Cinta de opciones a su versin completa, accedemos nuevamente a
Personalizar barra de herramientas de acceso rpido y desde all a la opcin Minimizar la cinta de opciones (si est mini-

der a los diferentes comandos y grupos de cada ficha, simplemente hacemos clic en la ficha que necesitamos, y se desplegarn sus elementos correspondientes.

mizada, encontraremos una tilde a la izquierda de la opcin; al volver a seleccionarla, quitamos la marca y desactivamos la funcin). Otro procedimiento para minimizar rpidamente la Cinta de opciones es hacer doble clic sobre la ficha activa. Automticamente, la Cinta de opciones se minimizar. Para restaurarla a su versin completa, volvemos a hacer doble clic sobre la ficha activa. Slo debemos tener en cuenta que al tener minimizada la Cinta de

TABLA 004 | Personalizar la Cinta de opciones


Acciones que no se pueden realizar con la Cinta de opciones Agregar comandos. Reagrupar los comandos. Cambiar o quitar un comando. Agregar fichas (a menos que se utilice XML o cdigo de programacin). Cambiar a las barras de herramientas y mens correspondientes a versiones anteriores de Excel. Acciones que se pueden realizar con la Cinta de opciones Minimizarla. Mantenerla minimizada en forma permanente. Mantenerla minimizada en forma momentnea. Restaurarla.

FIGURA 14. Cuando la Cinta de opciones est minimizada no se pueden ver los grupos o los comandos que forman parte de cada una de las fichas. 29

200 Respuestas: Excel

opciones y al hacer clic sobre una ficha, veremos los grupos correspondientes como si la cinta estuviera desplegada totalmente. Cuando hagamos clic fuera de la ficha, volver a minimizarse.

013

Puedo manejar la Cinta de opciones desde el teclado, sin utilizar el mouse?

DATOS TILES

Tambin podemos utilizar atajos de teclado para realizar algunos procedimientos con la . Cinta de opciones. Por ejemplo, si presionamos al mismo tiempo las teclas CTRL+F1 minimizaremos la Cinta de . opciones. Para restaurarla, volvemos a presionar la combinacin CTRL+F1. Ms . adelante veremos otros atajos de teclado que nos permitirn manejar las herramientas de Excel 2007 sin emplear el mouse.

El mouse es un dispositivo imprescindible para el manejo de interfaces grficas como Windows y todos los programas que se utilizan bajo esta plataforma, como es el caso de Excel 2007. Sin embargo, puede ser que, por diferentes razones, no dispongamos de un mouse o, sencillamente, nos resulte ms fcil acceder a las diferentes opciones del programa desde el teclado. Si mantenemos presionada la tecla ALT, veremos que aparecen indicadores con letras o nmeros en cada una de las opciones de control del programa (Figura 15). Por ejemplo, si presionamos juntas las teclas ALT+A, abriremos el men correspondiente al

FIGURA 15. Si bien las versiones anteriores de Excel podan manejarse desde el teclado, esta modalidad de indicadores que se activan con la tecla ALT es una nueva caracterstica que ha incorporado Excel 2007.

FIGURA 16. Si estamos acostumbrados a utilizar los atajos de teclado podremos manejar los comandos de la Cinta de opciones con mayor agilidad. 30

Introduccin a Excel 2007

Botn de Office; ALT+1 nos permite acceder al cuadro de dilogo Guardar como; con ALT+O accedemos a la ficha Inicio. Es decir que, al presionar la tecla ALT en forma con-

014

Qu comandos encuentro en la ficha Inicio?

junta con la letra o nmero que identifica a cada elemento de la interfaz de Excel 2007, podremos acceder a las diferentes fichas, grupos, o comandos, del mismo modo que lo hacemos si utilizamos el mouse. Una vez que accedimos a la ficha que deseamos, podemos continuar empleando el teclado para activar los comandos o grupos que necesitamos. Por ejemplo, con las teclas de direccin podemos desplazarnos entre las diferentes fichas. Veamos un ejemplo. Si queremos colocar en Negrita el contenido de una celda (Figura 16) usando el teclado, debemos realizar el siguiente recorrido: mantenemos presionada la tecla ALT para activar los indicadores, luego presionamos la combinacin ALT+O para acceder a la ficha Inicio y, por ltimo, ALT+1 para activar el comando Negrita sobre la seleccin.

La ficha Inicio contiene los comandos que, en versiones anteriores de Excel, encontrbamos repartidos entre los mens Edicin y Formato. Est organizada en 7 grupos: Portapapeles, Fuente, Alineacin, Nmero, Estilos, Celdas y Modificar. En la Gua Visual 003 veremos algunos de los comandos principales que contiene cada uno de estos grupos.

015

Para qu puedo utilizar la ficha Insertar?

A travs de los grupos y comandos de esta ficha podemos agregar diferentes elementos en la hoja de clculo. La inclusin de tablas, grficos, vnculos a otros archivos o a

CONSEJOS

A travs del iniciador de cuadro de dilogo que aparece en algunos grupos, no slo podremos acceder a algn comando que est visible, sino que tambin veremos los cuadros de dilogo para los diferentes comandos, tal como se presentaban en las versiones anteriores del programa. Esta forma de acceder a los comandos es ideal para quienes estn haciendo un proceso de transicin entre las versiones del programa. Es decir, si estamos muy acostumbrados a trabajar con las versiones anteriores de Excel, hasta que nos adaptemos a la nueva interfaz, nos conviene utilizar este recurso.

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200 Respuestas: Excel

GUA VISUAL 003 | La ficha Inicio

Portapapeles: este grupo presenta los comandos Cortar, Copiar y Pegar. Este ltimo ofrece

podemos disminuir o aumentar la cantidad de decimales o personalizar la forma en la que queremos mostrar, por ejemplo, nmeros negativos.
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diferentes opciones para pegar el contenido de las celdas, y tambin contiene al comando Copiar
formato, que nos permite copiar un conjunto de

Estilos: este grupo presenta comandos que nos

permiten aplicar un conjunto de formatos predeterminados a una celda o a un conjunto de celdas. Tambin incluye el comando Formato
condicional que aplicar un formato determinado si

formatos aplicados a una celda o a un rango, a otras, sin necesidad de volver a seleccionar cada uno de los formatos que aplicamos.
2

Fuente: aqu encontramos todos los comandos que

la celda o el conjunto de celdas cumplen una determinada condicin como, por ejemplo, mostrar en color rojo y en negrita todos los valores que representan ventas inferiores a un determinado valor.
6

nos posibilitan cambiar el tipo, el tamao y el color de fuente, aplicar estilos como Negrita, Cursiva o
Subrayado y aplicar Bordes o Color de relleno

a las celdas. Si accedemos al cuadro de dilogo de este grupo a travs del Iniciador de cuadro de
dilogo, podemos aplicarle efectos de Tachado, Superndice y Subndice al contenido de las

Celdas: contiene los comandos para insertar o

eliminar filas, columnas, o la hoja entera. Tambin permite modificar el alto de la fila, el ancho de la columna o el color de la etiqueta de hoja, entre otras cosas. Dentro de este grupo tambin encontramos la categora Proteccin, para evitar que se realicen cambios no deseados en los datos de una hoja, o bloquear una celda para que no se pueda modificar su contenido.
7

celdas. Las opciones de formato que presenta Excel son muy similares a las que ofrecen las distintas aplicaciones de Microsoft Office 2007, especialmente Word.
3

Alineacin: contiene las diferentes opciones de

alineacin posibles en una celda o en un conjunto de celdas, tanto en el eje vertical como en el horizontal. Tambin podemos combinar celdas (formando una sola celda a partir de un rango seleccionado), ajustar el texto al ancho predeterminado de la columna o modificar la inclinacin del texto en la celda.
4

Modificar: contiene un conjunto de comandos

variados, entre los que encontramos aqullos que nos permiten insertar funciones, rellenar datos en forma automtica, borrar los formatos aplicados a una celda o a un rango de celdas, ordenar texto o nmeros en forma ascendente o descendente y aplicar Filtros para ver slo un grupo de datos de una planilla. Tambin contiene el comando Buscar
y seleccionar que nos posibilita, entre otras cosas,

Nmero: aqu encontraremos los comandos que

nos permiten aplicar diferentes formatos de nmero, tales como Moneda, Porcentaje, Fecha,
Contabilidad, Fraccin, entre otros. Tambin

buscar y reemplazar una cadena de caracteres (alfabticos, numricos o alfanumricos) por otra.

32

Introduccin a Excel 2007

una pgina web, cuadros de texto, etctera, nos permitirn enriquecer la informacin contenida en nuestras hojas de clculo. La ficha Insertar est organizada en 5 grupos: Tablas, Ilustraciones, Grficos, Vnculos y Texto (Gua Visual 004). Adems, esta ficha presenta una caracterstica interesante y es que si insertamos un grfico en la planilla, veremos una nueva ficha denominada Herramientas de grficos que a su vez incluye tres fichas especficas: Diseo, Presentacin y Formato. De esta manera, el programa adecua los comandos y herramientas de acuerdo con nuestras necesidades.

016

Qu acciones puedo realizar desde la ficha Diseo de pgina?

La ficha Diseo de pgina nos permitir realizar las acciones para configurar nuestro espacio de trabajo, tanto para su visualizacin en pantalla como para su posterior impresin. Est organizada en 5 grupos: Temas, Configurar pgina, Ajustar rea de impresin, Opciones de la hoja y Organizar (Gua Visual 005).

GUA VISUAL 004 | La ficha Insertar

1
1

3
3

Tablas: este grupo contiene los comandos para

Grficos: este grupo presenta las diferentes opciones

crear una tabla o una tabla dinmica. Una tabla permite aplicar formatos a un conjunto de datos y filtrar la informacin. Su funcin es similar a la de un gestor de bases de datos. Por su parte, una tabla dinmica permite agrupar y filtrar informacin proveniente de diferentes hojas de clculo, en una tablaresumen.
2 4

de grficos que ofrece el programa. Cada tipo permite representar datos especficos, en forma visual y, a su vez, contiene subtipos que nos permitirn encontrar la forma ms adecuada para representar los datos numricos.
Vnculos: a travs de los comandos de este grupo

podemos crear enlaces a un archivo, a una imagen, a un correo electrnico o a una direccin web. Una vez hecho el hipervnculo, funciona como cualquier enlace que utilizamos en Internet. El indicador del mouse adopta la forma de una mano y, al hacer clic sobre l, nos llevar al destino previamente establecido.
5

Ilustraciones: nos permite colocar en nuestra

hoja de clculo distintos tipos de imgenes (almacenadas en nuestro disco o predeterminadas del programa) e incluir formas de diagrama de flujo, flechas o formas geomtricas. Tambin encontramos el comando SmartArt, que contiene herramientas que utilizaremos para crear grficos ms complejos, organigramas o diagramas de Venn.

Texto: contiene un conjunto de comandos que nos

permiten crear un cuadro de texto, agregar un encabezado de pgina, o insertar smbolos que no aparecen en el teclado.

33

200 Respuestas: Excel

Los grupos Configurar pgina, Ajustar rea de impresin y Organizar cuentan con un iniciador de cuadro de dilogo, que nos permite abrir la ventana Configurar pgina, propia de las versiones anteriores de Excel. De acuerdo con el grupo desde el cual inicie-

mos el cuadro de dilogo, ste se abrir con una solapa activa diferente, pero en todos los casos podremos acceder a todas las solapas de la ventana: Pgina, Mrgenes, Encabezado y pie de pgina, y Hoja (Figura 17).

017

Qu comandos encuentro en la ficha Frmulas?

FIGURA 17. En las versiones anteriores de Excel podamos acceder a este cuadro de dilogo desde el men Archivo. .

Esta ficha es, tal vez, una de las ms importantes del programa, ya que contiene los comandos necesarios para manejar frmulas y funciones. En Excel, una frmula es una operacin o una funcin que realiza clculos con los valores introducidos en diferentes celdas. Desde esta ficha podemos acceder a los comandos que nos permitirn

GUA VISUAL 005 | La ficha Diseo de pgina

1
1

Temas: un tema es un conjunto de colores,

alto y el ancho del rea a imprimir, y ajustar el porcentaje de la escala real.


4

tipografas y formatos que se aplica a toda nuestra hoja de clculo. Podemos aplicar las combinaciones predeterminadas o personalizarlas a nuestro gusto.
2

Opciones de la hoja: contiene los comandos que

nos permiten visualizar o imprimir las lneas de divisin de la cuadrcula y los encabezados de filas o columnas.
5

Configurar pgina: desde aqu podemos modificar

las diferentes opciones para ajustar nuestro rea de trabajo a la impresin. Incluye los comandos para configurar los mrgenes, el tamao y la orientacin del papel, y para establecer un rea de impresin.
3

Organizar: los comandos de este grupo nos

permiten organizar diferentes objetos que hayamos colocado en una hoja de clculo. Podemos agruparlos, girarlos, alinearlos, ajustarlos a la cuadrcula, etctera.

Ajustar rea de impresin: si hemos definido un

rea de impresin, desde aqu podremos modificar el

34

Introduccin a Excel 2007

administrar las frmulas que utilicemos en nuestra hoja de clculo. En la ficha Frmulas encontramos 4 grupos: Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditora de frmulas y Clculo (Gua Visual 006).

ver slo determinado tipo de datos, o aplicar criterios de validacin que permitan ingresar nicamente cierto tipo de datos en una celda. La ficha Datos est integrada por 5 grupos: Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar y filtrar, Herramientas de datos y Esquema (Gua Visual 007 y Figura 18).

018

Para qu sirve la ficha Datos?

En esta ficha encontramos los comandos que nos permiten trabajar con nuestra hoja de clculo como si fuera un gestor de base de datos. Podemos obtener datos de fuentes externas a Excel (como archivos de texto o pginas web), aplicar filtros para

019

Qu opciones incluye la ficha Revisar?

La ficha Revisar contiene los comandos que nos permiten realizar los ajustes necesarios para una versin final de nuestros datos.

GUA VISUAL 006 | La ficha Frmulas

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1

Biblioteca de funciones: contiene, agrupadas por

grandes cantidades de datos numricos y de frmulas y, sobre todo, como sucede muchas veces, cuando en la misma hoja de clculo deben trabajar distintas personas, pueden ocurrir errores difciles de distinguir a simple vista. Si utilizamos los comandos de este grupo podemos rastrear errores en las frmulas, comprobar los errores o evaluar las frmulas introducidas.
4

categoras, las diferentes funciones que ofrece el programa (Matemticas, Estadsticas, Lgicas,
Financieras, etctera). El comando Insertar funcin abre un cuadro de dilogo que nos brindar

ayuda para localizar alguna funcin especfica.


2

Nombres definidos: en lugar de utilizar el nombre

que el programa le asigna a cada celda (por ejemplo,


A1), podemos definir nombres que nos faciliten su

Clculo: permite determinar preferencias para realizar

clculos en forma automtica (predeterminada) o manual. El comando Clculo automtico hace referencia a la posibilidad que nos da el programa de recalcular automticamente el resultado de una operacin, si se modifican los datos asociados a ella. Si se desactiva la opcin de clculo automtico, deberemos volver a realizar las operaciones cada vez que modifiquemos un valor numrico.

identificacin en un proceso de clculo. Desde este grupo, podemos crear nombres personalizados para las celdas que utilizaremos, y administrar los nombres definidos por el usuario (crear, editar o eliminar).
3

Auditora de frmulas: una auditora es una

revisin detallada que se realiza para encontrar errores. Cuando trabajamos con hojas de clculo con

35

200 Respuestas: Excel

FIGURA 18. Al aplicar filtros podemos hacer que se muestren slo los datos de una planilla que cumplen con un determinado criterio que especifiquemos.

GUA VISUAL 007 | La ficha Datos

1
1

Obtener datos externos: podemos importar

aplicar filtros para visualizar slo los datos que cumplan con los criterios que especifiquemos.
4

datos desde una base de datos de Microsoft Access, desde una pgina web, desde archivos de texto, o desde otras fuentes (como por ejemplo, un servidor SQL Server) y conectarnos a un origen de datos externos a nuestra hoja de clculo, seleccionndolos desde una lista de datos usados frecuentemente.
2

Herramientas de datos: este grupo contiene

herramientas de anlisis para manejar datos estadsticos o tcnicos complejos. Nos resultarn muy tiles los comandos Anlisis Y si, que nos permitirn probar diferentes valores en las frmulas y
Validacin, mediante el cual podremos evitar que se

Conexiones: desde este grupo podemos ver las

conexiones a datos externos que contiene nuestra hoja de clculo y actualizarlos, si los datos de origen cambian.
3 5

ingresen datos errneos en una celda.


Esquema: nos permite crear esquemas de hasta 8

niveles para agrupar o resumir datos de nuestra hoja de clculo. El iniciador de cuadro de dilogo abrir la ventana a travs de la cual podremos configurar la ubicacin de los datosresumen.

Ordenar y filtrar: nos permite establecer

diferentes criterios para ordenar los datos de nuestra hoja de clculo (por ejemplo, alfabticamente), y

36

Introduccin a Excel 2007

Est organizada en 3 grupos: Revisin, Comentarios y Cambios (Gua Visual 008). Debemos tener en cuenta que la revisin ortogrfica presenta diferentes opciones, por lo que en cada situacin elegiremos la que ms nos convenga. Por ejemplo, si la palabra est efectivamente mal escrita, podemos seleccionar algunas de las propuestas como sugerencias, y luego la opcin Cambiar (Figura 19). Puede suceder que se trate de un trmino muy especfico (como por ejemplo, un apellido) y que, a pesar de estar bien escrito, sea detectado como un error de ortografa por no estar incluido en el diccionario del programa. Frente a esta situacin tenemos dos opciones: Omitir, si es un trmino que utilizamos en forma espordica, o Agregar al diccionario, si se trata de un trmino que empleamos con frecuencia. Otra interesante alternativa que ofrece la revisin de ortografa es la

Autocorreccin, que podemos usarla para corregir errores frecuentes que se cometen al escribir, como por ejemplo, lso por los.

FIGURA 19. La opcin Agregar al diccionario es til para actualizar el diccionario de nuestra computadora.

GUA VISUAL 008 | La ficha Revisar

1
1

Revisin: a travs de este grupo accedemos a los

cartel indicador que aparecer al pasar el mouse por encima de la celda o quedar siempre visible, de acuerdo con cmo lo configuremos. Los comentarios son muy tiles para hacer aclaraciones sobre el contenido de una celda.
3

comandos para comprobar la ortografa, cambiar palabras por sus sinnimos e, incluso, traducirlas a otro idioma del listado disponible. Si tenemos palabras mal escritas, podemos seleccionar la celda o las celdas que contienen los textos que deseamos modificar y luego solicitar que se realice la revisin ortogrfica.
2

Cambios: este grupo contiene los comandos que nos

permitirn proteger con contraseas las hojas que deseemos, o el libro completo. Tambin podemos compartir el libro, guardndolo en una carpeta compartida, si el equipo en el que trabajamos con Excel 2007 se encuentra conectado a una red.

Comentarios: desde los comandos de este grupo

podemos agregar o eliminar comentarios a las celdas que seleccionemos para ese fin. Un comentario es un

37

200 Respuestas: Excel

020

Qu acciones puedo realizar desde la ficha Vista?

de trabajo. Se encuentra organizada en 5 grupos: Vistas de libro, Mostrar u ocultar, Zoom, Ventana y Macros ( Figura 20 y Gua Visual 009 ). En el grupo Vistas de libro encontraremos la vista Normal, que es la habitual de trabajo, en la que aparecen los encabezados de

Desde la ficha Vista podemos manejar las distintas opciones de visualizacin del rea

FIGURA 20. Con la vista Diseo de pgina vemos nuestra planilla en su versin para imprimir.

GUA VISUAL 009 | La Ficha Vista

1
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Vistas de libro: permite intercambiar entre

nos posibilita fijar columnas o filas, mientras se puede desplazar el resto de la hoja de clculo. Este comando es muy til en hojas de clculo que contienen una gran cantidad de datos ya que podemos acercar entre s columnas o filas que quedan muy distantes, para facilitar su lectura o comparacin.
5

distintas formas de visualizacin de la hoja de clculo y del rea de trabajo.


2

Mostrar u ocultar: permite mostrar u ocultar la

regla, la Barra de frmulas, las lneas de cuadrcula y los encabezados de columnas y filas.
3

Zoom: permite administrar los distintos niveles de

Macros: una macro es una accin o un conjunto de

zoom para visualizar el libro en un rango comprendido entre 10 y 400%.


4

acciones que se definen a travs de un lenguaje de V programacin (Visual Basic) y que permiten automatizar la ejecucin de tareas repetitivas. A travs de los comandos de este grupo se puede grabar una macro o ver la lista de macros programadas.

Ventana: permite organizar la forma en que se

vern varios libros abiertos. Un comando interesante dentro de este grupo es Inmovilizar paneles, que

38

Introduccin a Excel 2007

filas y columnas. Desde ah slo podemos visualizar la parte de la hoja de clculo que entra en pantalla. En cambio, desde la vista Pantalla completa podemos obtener una vista ampliada de la hoja de clculo. En este caso, se ocultan el Botn de Office, la Barra de herramientas de acceso rpido, la Cinta de opciones y la Barra de frmulas. Para salir de la opcin Pantalla completa, debemos hacer clic con el botn secundario del mouse sobre cualquier parte de la hoja de clculo y seleccionar la opcin Cerrar pantalla completa. Otra forma ms rpida de cerrar la vista Pantalla completa es presionar la tecla Esc ( Figura 21).

anteriores, pero que podemos abrirlos en Excel 2007 en el Modo de compatibilidad. Esta funcin permitir abrir un archivo de cualquier versin anterior de Excel y guardarlo en su versin original, o convertirlo a Excel 2007. No obstante, debemos tener en cuenta que un archivo con formato de Excel 2007, es decir con extensin .xlsx, no ser reconocido por las versiones anteriores del programa. Para abrir un archivo de Excel 2007 en una versin anterior de la planilla de clculo, debemos guardarlo con el formato correspondiente a las versiones anteriores (.xls). En la Pregunta 028 veremos cmo realizar esta accin ( Figura 22).

021

Puedo abrir archivos de versiones anteriores en Excel 2007?

022

Puede haber incompatibilidades con archivos de versiones anteriores a Excel 2007?

Si ya venamos trabajando con Excel, es probable que tengamos archivos guardados con formatos correspondientes a versiones

Es probable que cuando abramos un archivo de una versin anterior a Excel 2007

FIGURA 21. Cuando trabajamos con varios libros abiertos en forma simultnea, podemos organizar la forma de tenerlos presentes en la pantalla y poder, as, alternar fcilmente entre cada uno de ellos. 39

200 Respuestas: Excel

encontremos que algunas caractersticas no funcionan. En la ltima versin del programa se han agregado funciones nuevas y se han quitado otras, por considerarlas de uso poco frecuente. Una de las principales incompatibilidades que puede presentarse es que el rea de trabajo de Excel 2007 es mucho ms amplia que en las versiones anteriores. Tambin pueden existir incompatibilidades entre formatos, especialmente en el uso del comando Formato condicional. Otra consideracin es que se pueden presentar incompatibilidades con grficos y algunos formatos de

archivos. De cualquier modo, cuando el programa detecte errores que tal vez impliquen una prdida de fidelidad de los datos, nos mostrar la pantalla Comprobador de compatibilidad, que nos permitir corregir los errores detectados (Figura 23).

023

Cmo creo un archivo nuevo en Excel 2007?

Al iniciar Excel 2007 estamos abriendo un nuevo libro de trabajo, en blanco. Si una vez abierto el programa deseamos abrir otro libro nuevo, podemos hacerlo desde el Botn de Office o desde la Barra de
herramientas de acceso rpido.

DATOS TILES
FIGURA 22. Cuando en Excel 2007 abrimos un archivo de una versin anterior del programa, la Barra de ttulo nos indica que se est ejecutando en [Modo de compatibilidad]. . Cuando intentemos guardar un archivo de Excel 2007 en una versin anterior, en ocasiones aparecer una ventana de Error de . compatibilidad. Cuando el programa detecta errores de compatibilidad entre versiones, aparece el cuadro Comprobador de , compatibilidad, que nos informa sobre el error detectado, y nos ofrece ayuda para solucionar el problema. Las opciones que tenemos son: , Cancelar, que cancela la accin de guardar el archivo en un formato correspondiente a una versin anterior y nos permite guardarlo en el , formato de Excel 2007, Continuar, que ignora el problema y guarda el archivo en la versin anterior, pero se puede ocasionar una prdida de datos o de funcionalidades de la hoja de clculo, y Copiar en hoja nueva, que genera , FIGURA 23. Con las opciones del Comprobador de compatibilidad podemos, por ejemplo, crear una nueva hoja con los informes de errores detectados, a travs del comando Copiar en hoja nueva. 40 una nueva hoja de clculo con un informe de los problemas encontrados y la cantidad de veces que aparecen.

Introduccin a Excel 2007

Como mencionamos, el Botn de Office contiene los comandos bsicos de administracin de archivos, que en las versiones anteriores de Excel se encontraban en el men Archivo. De esta manera, para abrir un libro nuevo en blanco, vamos a Botn de Office y hacemos clic en el comando Nuevo. En el sector del medio seleccionamos Libro en blanco y hacemos clic sobre el botn Crear o, simplemente, doble clic sobre el icono correspondiente a Libro en blanco. Como vimos, la Barra de herramientas de acceso rpido presenta el acceso a tres comandos predeterminados: Guardar, Deshacer y Rehacer. Pero, tal como explicamos, podemos agregar all los comandos que queremos tener a mano, de acuerdo con nuestras preferencias o necesidades. Si hemos personalizado esta barra y agregamos el comando Nuevo, cada vez que necesitemos abrir un nuevo libro de Excel simplemente hacemos clic sobre el icono correspondiente. Una tercera opcin sera utilizar el atajo de teclado ALT+A+N, que es lo mismo que hacer clic en Botn de Office/Nuevo ( Figura 24 ).

024

Qu plantillas predeterminadas me ofrece Excel 2007?

Una plantilla es un modelo o patrn que nos permite crear nuevas hojas de clculo en base a un conjunto de elementos predeterminados. Pueden resultar muy tiles para simplificarnos el trabajo de crear hojas similares y estandarizar, as, nuestro trabajo. Excel 2007 ofrece una gran cantidad de plantillas predeterminadas que podemos utilizar para crear nuevos libros de trabajo. Desde el Botn de Office, accedemos a la opcin Nuevo, que nos mostrar las Plantillas instaladas que nos ofrece el programa: Extractos de facturacin, Detector de presin sangunea, Informes de gastos, Amortizacin de prstamo, Presupuesto mensual personal, Informe de ventas y Hoja de asistencia ( Figura 25). Adems, desde la categora Microsoft Office Online podemos acceder a otros modelos que se ajusten mejor a nuestras necesidades. Por ejemplo, podemos crear Facturas,

FIGURA 24. Cuando empleamos el comando Nuevo, no agregamos hojas al libro que ya tenemos abierto, , sino que estamos abriendo un nuevo libro de trabajo, totalmente distinto e independiente del anterior. 41

200 Respuestas: Excel

Calendarios, Horarios, Informes, Presupuestos, Agendas, Inventarios, rdenes de compra, Recibos, Hojas de balance, Libros de contabilidad, y hasta crear Tarjetas de identificacin, entre otros modelos (Figura 26).

025

Cmo abro un archivo de Excel 2007?

Para abrir un archivo existente de Excel, es decir, un archivo que ya fue elaborado y almacenado en algn soporte fsico de almacenamiento, como el disco duro, un disquete,

FIGURA 25. Cuando seleccionamos alguno de los modelos de plantillas de Excel 2007, en el panel derecho podemos observar una vista previa del modelo elegido.

FIGURA 26. Los modelos que nos ofrece la categora Plantillas de Microsoft Office Online amplan nuestras posibilidades de crear documentos muy verstiles, de alta calidad y en forma muy sencilla. 42

Introduccin a Excel 2007

un pendrive o un CD-ROM, disponemos de distintos procedimientos (Figura 27). Si el archivo que buscamos no se encuentra entre los ltimos empleados, desde el Botn de Office seleccionamos el comando Abrir,

a travs del cual accederemos al cuadro de dilogo Abrir (Figura 28), que nos permitir buscar el archivo en las diferentes unidades de almacenamiento y carpetas que tengamos disponibles en nuestro equipo. Si hemos personalizado la barra de acceso rpido agregndole el comando Abrir, cada vez que necesitemos abrir un libro de Excel simplemente haremos clic sobre el icono correspondiente. Una ltima alternativa es usar el atajo de teclado ALT+A+A.

026

Cmo guardo un archivo en Excel 2007?

FIGURA 27. En el sector derecho del men del , Botn de Office, veremos los ltimos archivos utilizados en Excel 2007. Si el que buscamos se encuentra en el listado, simplemente hacemos clic sobre l para abrirlo.

Guardar un archivo significa almacenar en un soporte fsico y en forma permanente la informacin que temporalmente se encuentra en memoria, mientras estamos trabajando. Para guardar un archivo en Excel 2007 (ver el Paso a paso 002) podemos

FIGURA 28. Desde las opciones del sector izquierdo de la ventana Abrir o desde la lista desplegable superior podemos localizar la unidad o carpeta en la que se encuentra el archivo de Excel que deseamos abrir. 43

200 Respuestas: Excel

PASO A PASO 002 | G u a r d a r u n l i b r o e n E x c e l 2 0 0 7

Desde el Botn de Office acceda al comando Guardar como. En la ventana que aparece, elija la ubicacin en la que desea guardar el libro de Excel. Puede hacerlo tanto desde las opciones que aparecen a la izquierda, como desde la lista desplegable superior.

En la parte inferior de la ventana, en


Nombre de archivo ,

en forma predeterminada encontrar Libro1.xlsx . Brrelo y escriba el nombre que desea. En la lnea correspondiente a
Guardar como tipo , aparecer el formato de archivo predeterminado, en este caso, Libro de Excel (*.xlsx) .

Una vez cumplidos los pasos anteriores, seleccione el botn Guardar para aplicar los cambios, o Cancelar, para descartarlos. Luego, para acceder al archivo que almacen deber ir a Botn de Office/Abrir.

utilizar procedimientos tan sencillos como los anteriores, pero es importante, si no queremos encontrarnos con la desagradable sorpresa de perder nuestro trabajo, que entendamos bien algunos conceptos bsicos. Si hacemos clic en Botn de Office/Guardar veremos un submen con varias alternativas, que analizamos en la

44

Introduccin a Excel 2007

Gua Visual 010. Como vimos, al desplegar la lista de comandos del Botn de Office, encontraremos dos opciones para guardar: Guardar y Guardar como. Si bien ambas cumplen con la funcin de almacenar nuestro archivo, existe una importante diferencia que debemos tener en cuenta. Si es la primera vez que vamos a guardar el archivo de Excel, tanto una como otra opcin nos llevarn al cuadro de dilogo Guardar como, que nos permite indicar en qu unidad o carpeta guardaremos el archivo, y colocar un nombre para identificarlo, entre otras cosas.

Pero si estuvimos trabajando con un archivo de Excel existente y deseamos guardar las modificaciones, se nos pueden presentar dos situaciones: una, que deseemos guardar el archivo en su ubicacin original y con el mismo nombre; otra, que necesitemos guardar el archivo en una nueva ubicacin o que debamos conservar sus diferentes versiones. En el primer caso, debemos utilizar el comando Guardar, mientras que en el segundo, debemos usar Guardar como, por qu? Porque en la segunda situacin Guardar y Guardar como no cumplen la misma funcin. El

GUA VISUAL 010 | Formatos de archivo de Excel 2007

1 2 3 4 5 6

Libro de Excel: guarda el libro de trabajo con el

Buscar complementos para otros formatos de archivo: podemos instalar complementos para

formato de archivo predeterminado para Excel 2007.


2

Libro de Excel habilitado para macros: guarda el

agregar otros formatos. Por ejemplo, si queremos guardar nuestro libro en un formato que sea sencillo de leer e imprimir, pero difcil de modificar, tenemos la posibilidad de agregar el complemento para guardar como PDF, que es el formato de archivo que utiliza el programa Acrobat Reader, ideal para convertir archivos para slo lectura.
6

libro de trabajo con el formato de archivo habilitado para macros. Una macro es una combinacin de teclas que permiten ejecutar en forma automtica una tarea determinada. En Excel 2007 las macros se pueden programar a travs de lenguaje XML.
3

Libro binario de Excel: es un formato de archivo

que permite abrir y guardar en forma rpida.


4

Otros formatos: nos permite acceder al cuadro de

Libro de Excel 97-2003: permite guardar

dilogo Guardar como. A travs de la opcin


Guardar como tipo, podemos elegir otros formatos

el libro de trabajo en el formato de versiones anteriores de Excel.

de archivo que no aparecen en este listado.

45

200 Respuestas: Excel

comando Guardar conservar la ubicacin y el nombre originales del archivo, sobrescribiendo las modificaciones realizadas. Es decir, la versin original del archivo no existir ms como la habamos guardado la primera vez, sino que presentar los cambios realizados. Pero si necesitamos conservar ambos archivos (el original y el modificado) debemos utilizar la opcin Guardar como, que nos permitir definir una nueva ubicacin, nombre o tipo de archivo. Si queremos guardar nuestro libro como plantilla debemos seguir el procedimiento que detallamos a continuacin: vamos a
Botn de Office/Guardar como/Libro de Excel y en Guardar como tipo de la ventana Guardar como seleccionamos Plantilla de Excel (*.xltx) o Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm).

diferentes. Cuando queremos guardar las modificaciones o las actualizaciones que realizamos en un archivo de Excel 2007 (al que ya habamos guardado y especificado su ubicacin y su nombre) sin cambiar el nombre o la ubicacin del archivo, simplemente utilizamos el comando Guardar. En otras palabras, cada vez que lo empleemos, estaremos sobrescribiendo el mismo archivo, aunque hayamos modificado por completo su contenido. Para usar este comando disponemos de dos formas: desde el Botn de Office/Guardar, o desde la Barra de herramientas de acceso rpido, con un clic sobre el icono correspondiente.

027

Como vimos anteriormente, los comandos


Guardar y Guardar como cumplen funciones

Puedo evitar que se pierdan los cambios que hice en un archivo si no lo guardo?

ATENCIN

Al guardar un libro de Excel, debemos i d e n t i f i c a r l o c o n u n nombre . P o r t r a t a r s e d e un programa que se ejecuta bajo entorno Windows, los nombres de los archivos deben cumplir ciertas reglas que establece el sistema operativo. Generalmente, Windows limita los nombres de archivo a 260 caracteres . Sin embargo, ste debe ser realmente ms corto, puesto que en la ruta completa (como ) C:\Documentos\nombrearchivo.xlsx) se incluye este nmero de caracteres. Adems, en el nombre de un archivo no se pueden utilizar ninguno de los siguientes caracteres: \ / ? : * " > < |, pero podemos dejar espacios o separar las palabras con los guiones medio () o bajo (_). ) )

Mientras estamos trabajando en un archivo, es decir, mientras lo tenemos en pantalla, la informacin se almacena en la memoria RAM de nuestra computadora (es la memoria que disponemos para ejecutar programas o archivos). Si tenemos alguna dificultad tcnica con nuestro equipo (por ejemplo, se cuelga) o se produce un corte de la energa elctrica, todo lo que se estaba almacenando en forma temporal en la memoria RAM se borrar. Para paliar, en parte, esta situacin (tan indeseable como frecuente), casi todos los programas de la suite Office, Excel entre ellos, cuentan con una funcin de recuperacin del archivo. La funcin Autorrecuperacin permite que se guarde en forma automtica una copia del archivo en el que estamos trabajando, con una frecuencia que podemos ajustar a

46

Introduccin a Excel 2007

nuestras necesidades y preferencias. Para configurarla, vamos a Botn de Office y hacemos clic en el botn Opciones de Excel. En la lista de categoras que se despliega a la izquierda, seleccionamos Guardar. En la parte derecha del cuadro, verificamos que se encuentre tildada la opcin Guardar
informacin de Autorrecuperacin cada x minutos (Figura 29). Escribimos la cantidad

archivo de Excel 2007 pueda ser abierto en una versin anterior del programa, debemos guardarlo en un formato que sea reconocido por stas, como .doc. Como mencionamos, Excel 2007 permite guardar archivos para las versiones 97 2003, e incluso en versiones ms antiguas como 5.0 / 95. Entonces, si queremos guardar nuestro archivo para poder abrirlo en cualquiera de las versiones

de minutos que deseamos establecer para guardar automticamente una copia de nuestro archivo de trabajo (podemos utilizar un nmero entero comprendido entre 1 y 120) y presionamos Aceptar.

CONSEJOS

Un hbito saludable (por lo menos para nuestros nervios) es guardar peridicamente el archivo en el que estamos trabajando. Podemos definir el nombre, el tipo y la ubicacin

028

Puedo abrir un libro de Excel 2007 en una versin anterior del programa?

mediante el comando Guardar como al comienzo de nuestro trabajo y, luego, simplemente hacemos clic peridicamente en el icono Guardar de la barra de acceso rpido, o presionamos CTRL+G. De esta forma, si . sucediera alguno de los eventos que podra ocasionar que no pudiramos guardar debidamente nuestro trabajo una vez finalizado, sera menor la cantidad de informacin perdida.

Como vimos en la Pregunta 021 , Excel 2007 nos permite abrir un archivo de cualquier versin anterior, en Modo de compatibilidad. Sin embargo, para que un

FIGURA 29. Adems de definir la cantidad de minutos que deseamos para el guardado automtico de nuestro libro de trabajo, tambin podemos especificar una ubicacin en nuestro equipo para guardar los archivos de Autorrecuperacin. . 47

200 Respuestas: Excel

anteriores, slo debemos ir a Botn de Office/Guardar como y asegurarnos de elegir el formato correcto: Libro de Excel 97-2003 (*.xls) o Libro de Microsoft Excel 5.0/95.xls. De esta manera, podremos utilizarlo tanto en Excel 2007 como en una versin anterior de la planilla de clculo. Slo debemos tener en cuenta un detalle, desde el Botn de Office/Guardar como podemos acceder directamente a la

opcin Libro de Excel 97 2003, pero si queremos guardar el archivo en una versin para Excel 5.0 / 95, debemos elegir Libro de Excel y luego, en el men desplegable Guardar como tipo de la ventana Guardar como, seleccionamos la opcin Libro de
Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls)

( Figura 30).

FIGURA 30. La eleccin del formato correcto nos asegura que el libro de trabajo creado en Excel 2007 luego pueda ser abierto en una versin anterior del programa.

FIGURA 31. Una vez pegado el elemento, en este caso un texto creado en otra aplicacin, podemos elegir entre las distintas opciones para conservar los formatos de origen o adaptar el formato al docum ento de destino. 48

Introduccin a Excel 2007

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Puedo intercambiar datos entre Excel 2007 y otros programas?

Excel 2007 forma parte del paquete integrado de aplicaciones Office 2007. Un paquete integrado (tambin conocido como suite) es un conjunto de programas o aplicaciones cuya principal ventaja es la de permitir el fcil intercambio de datos entre los diferentes componentes que forman parte de la suite. De este modo, podemos Copiar y Pegar en la hoja de clculo una tabla realizada en Word, o Copiar y Pegar en Word un grfico realizado en Excel. Y lo mismo sucede con el intercambio de datos entre Excel y PowerPoint, o con cualquier programa que forma parte de la suite. Tambin podemos enviar nuestro libro de trabajo por correo electrnico a travs de Outlook.

Pegar (CTRL+V): pega el contenido del Portapapeles. Al lado de la celda que contenga el elemento pegado, aparecer el indicador Opciones de pegado. Si desplegamos el men, podemos optar entre diferentes opciones, de acuerdo con el tipo de elemento que hayamos pegado. Si se trata de un texto, las opciones sern: Mantener el formato de origen o Coincidir con el formato de destino; en el caso de una imagen, podemos elegir entre Mantener formato de origen o Mantener tema de destino (Figura 31). Pegar vnculos: esta opcin nos permite pegar el elemento de modo tal que si es modificado en el archivo de origen, se actualiza tambin en nuestra hoja de clculo. Pegado especial: incluye diferentes opciones, que cambian si se trata de Copiar y Pegar texto, tablas, o imgenes. En el caso de texto o tablas creadas en otros programas, como por ejemplo Microsoft Word, encontramos: a. Pegar como Objeto: el elemento pegado puede ser modificado con el programa de origen con el que fue creado. b. Pegar como imagen: el elemento pegado se transforma en una imagen (aunque se trate de un texto o nmeros). c. Pegar como HTML: inserta el contenido del portapapeles con formato HTML, que es el lenguaje de programacin que utilizan las pginas de Internet. d. Pegar como texto Unicode: el elemento pegado se convierte al formato Unicode, un cdigo universal que permite estandarizar el texto producido en otras aplicaciones.
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Copiar y Pegar
Copiar un texto, un grfico o cualquier elemento incluido en un archivo es una interesante facilidad que nos ofrecen las computadoras para no tener que volver a repetir mecnicamente algo que ya realizamos. Cuando pegamos el elemento, descargamos de la memoria de la computadora lo que haba quedado almacenado temporalmente en el Portapapeles. Pero existen diferentes opciones que debemos tener en cuenta a la hora de pegar elementos en nuestra hoja de clculo. Como vimos anteriormente, en la ficha Inicio encontramos el grupo Portapapeles, que contiene el comando Pegar. Este comando ofrece algunas opciones que pueden resultarnos de gran utilidad cuando necesitamos colocar en nuestra hoja de clculo elementos trados desde otros programas. Estas opciones son:

200 Respuestas: Excel

e. Pegar como texto: el elemento pegado es tratado por Excel como texto sin formato. En el caso de una tabla, se pegar slo su contenido. Si deseamos conservar los formatos de tabla creados en el programa de origen, debemos utilizar las opciones Pegar o Pegar como objeto. f. Pegar como hipervnculo: el elemento pegado actuar como enlace a su archivo de origen.

DEFINICIONES

Para el pegado de imgenes creadas en otros programas, el comando Pegado especial nos ofrecer diferentes formatos de imagen para aplicar al elemento que deseamos incluir en nuestra hoja de clculo. En todos los casos, debemos tener en cuenta que cuando pegamos un elemento de otro programa, estamos incrustando un objeto en nuestra hoja de clculo. Una vez que el objeto se ha incrustado (pegado), pasa a ser parte del archivo de destino (en este caso, la hoja de clculo de Microsoft Excel 2007) y todas las modificaciones que apliquemos al objeto slo afectarn el archivo de destino, y no el origen.

El Portapapeles es una herramienta que ofrece el sistema operativo Windows para almacenar en forma temporal todo tipo de datos como grficos, textos, imgenes, etctera, para su recuperacin posterior en una nueva ubicacin. Esta funcin nos permite intercambiar datos en el mismo programa o entre distintas aplicaciones. Los datos se envan al Portapapeles a travs de los comandos Copiar y Cortar, y luego se recuperan mediante , alguna de las opciones del comando Pegar. .

Objetos OLE
OLE es una tecnologa que utiliza la suite Microsoft Office para intercambiar informacin entre los distintos programas que la integran. Esta tecnologa nos permite vincular objetos en nuestra hoja de clculo. La principal diferencia entre incrustar y vincular un objeto es que el primero, una vez incrustado, forma parte

FIGURA 32. A travs del comando Insertar objeto podemos crear un vnculo a archivos de otros programas, como una presentacin con diapositivas, un archivo PDF, un cdigo de barras, entre otros formatos. , 50

Introduccin a Excel 2007

del archivo de destino y no se modifica aunque se cambie el archivo de origen. Por el contrario, un objeto vinculado a nuestra hoja de clculo puede actualizarse cada vez que modifiquemos el archivo de origen. Para vincular un objeto de otro programa en Excel 2007 debemos utilizar el comando Insertar objeto, que encontramos en la ficha Insertar, dentro del grupo Texto. En la ventana Objeto (Figura 32) veremos el listado completo de los tipos de archivo que podemos vincular en Excel 2007. Desde las solapas superiores, podemos definir si queremos crear un archivo nuevo o seleccionar uno existente, a partir del tipo de archivo seleccionado previamente. Una vez creado o seleccionado el archivo que deseamos vincular, podemos optar entre mostrarlo en forma completa o colocarlo como icono (Figura 33).

CURIOSIDADES

VisiCalc fue la primera hoja de clculo de la historia de la Informtica. Muchos consideran que provoc una verdadera revolucin en este campo, al acercar el mundo de la informtica al mundo de las personas comunes, dando origen a las aplicaciones (programas informticos diseados para cumplir funciones especficas, sin necesidad de poseer conocimientos de programacin). Fue desarrollada por Dan Bricklin en el ao 1979, y cuenta la historia que para su desarrollo se inspir al mirar a un profesor de la Universidad de Harvard mientras creaba un complejo modelo financiero en una pizarra. Cada vez que se equivocaba, tena que borrar, volver a escribir los datos de la entrada y recalcular los resultados. Bricklin tom este procedimiento y dise el primer modelo de planilla de clculo que se conoci entonces.

FIGURA 33. Si activamos la opcin Mostrar como icono, el objeto incrustado se mostrar como un icono , en nuestra hoja de clculo. 51

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Incrustar o vincular?
Si no deseamos actualizar los datos que copiamos en nuestra hoja de clculo cada vez que los modifiquemos en el archivo de origen, nos conviene utilizar un objeto incrustado, es decir, transferir el objeto a la hoja de clculo a travs del uso de los comandos Copiar, Cortar y Pegar. No obstante, el objeto incrustado puede ser modificado en su archivo de origen, a travs de Excel 2007, con un doble clic en l. Eso s, debemos tener en cuenta que los objetos incrustados aumentan el tamao del archivo de Excel 2007. Si, en cambio, deseamos que el objeto que incluimos en nuestra hoja de clculo se actualice cada vez que modificamos la informacin del archivo de origen, es conveniente que utilicemos la vinculacin OLE, a travs del comando Insertar objeto. Esto es posible porque la hoja de clculo actuar slo como contenedora de la representacin de la informacin que hemos creado a partir de la vinculacin, es decir, la informacin del objeto permanecer almacenada en su archivo de origen. Excel 2007 slo almacenar la ubicacin de los datos para localizarlos en el archivo de origen. Si lo eliminamos, se romper el vnculo creado.

LO QUE VIENE

Los usuarios de iPhone podrn emplear sus documentos de Excel en su dispositivo mvil. El Mariner Calc es un software desarrollado por la empresa Mariner, que soporta mltiples hojas por documento, grficos, objetos y un mximo de 1 milln de filas y 32.000 columnas. Tambin permite editar las hojas de clculo desde el telfono.

A M ME PAS

Muchas veces podemos notar que la ejecucin de Excel 2007 es muy lenta y provoca un cierto retardo en la ejecucin de algunos procesos. En seguida pensamos que el programa est funcionando mal o que tiene algn tipo de error. En realidad, es un problema de capacidad de nuestro sistema informtico. La combinacin Excel 2007 con Windows Vista consume muchos recursos de nuestra computadora, especialmente, memoria RAM (Random Access Memory), que es una de las memorias principales de nuestra computadora, ya que es la que nos permite ejecutar los programas y los archivos. Si nuestro equipo posee una capacidad adecuada de memoria RAM, podremos ejecutar el programa sin problemas (Tabla 002).

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