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Inteligencia de negocios

Ejemplo de requerimientos - AWC

EJEMPLO DE REQUERIMIENTOS DEL NEGOCIO Adventure Works Cycles


Adventure Works Cycles es una ficticia multinacional fabricante y vendedora de bicicletas y accesorios, ubicada en Bothell, Washington EU, y tiene oficinas regionales de ventas en varios pases. En esta seccin se provee un ejemplo de recoleccin de requerimientos del negocio. Asumiendo que el sistema DW ya tiene un patrocinador, el primer paso del ciclo de vida es la definicin de requerimientos, y de sta fase, la primera tarea es la preparacin. PREPARACIN DE LAS ENTREVISTAS Anlisis de la BD Transaccional El cuadro muestra que las rdenes se han incrementado rpidamente, triplicndose en el 2002, y aumentando casi el 50% en el 2003. Basndose en los datos de los 6 primeros meses, el 2004 tambin ser un buen ao. AWC vende sus productos agrupados en 4 categoras: Bicicletas, componentes, ropa y accesorios. Las bicicletas son el 80% de las rdenes y la ropa y accesorios son cerca del 4%. Table 1.1: Adventure Works Cycles Product Orders by Category CATEGORY 2001 2002 2003 2004 (YTD) 10,985 28,854 38,026 24,160 Bikes Components Clothing Accessories Grand Total 708 35 19 11,746 4,230 501 88 33,673 6,418 1,031 549 46,023 2,477 589 531 27,757

All figures in U.S. dollars AWC tiene ventas en 6 pases, con cerca del 60% de rdenes que vienen desde EU. El porcentaje de rdenes que vienen de fuera de EU ha incrementado del 25% en el 2001 a ms del 40% en el 2004. Table 1.2: Adventure Works Cycles Product Orders by Country/Region COUNTRY 2001 2002 2003 2004 (YTD) United States United Kingdom Canada France Australia Germany 8,980 467 1,340 27 814 119 23,717 2,348 4,359 1,542 1,186 521 33,673 27,265 5,683 4,721 3,915 2,142 2,298 46,023 14,631 4,232 2,278 2,576 1,917 2,123 27,757

Grand Total 11,746 All figures in U.S. dollars

Miguel Orquera

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Analizando los canales de ventas, la mayor parte de rdenes vienen desde los distribuidores y tiendas, con el 70% de rdenes, que son atendidas por unas 18 personas. A fines de los 90s AWC inici su servicio de ventas a travs de internet. Las ventas por internet se han mantenido en un 30% los 4 aos, podemos decir que las ventas por internet han crecido como internet ha ido creciendo. Table 1.3: Adventure Works Cycles Product Orders by Sales Channel SALES CHANNEL 2001 2002 2003 2004 (YTD) 9,119 27,992 37,318 18,715 Reseller Internet Total All figures in U.S. dollars De la tabla podemos ver que el canal de revendedores tiene un total de 701 clientes, 467 de ellos son activos (han realizado al menos una compra los ltimos 6 meses). El canal de ventas por internet es mucho ms grande, con un total de 18484 clientes, de los cuales 11377 son activos. Los revendedores tienen un promedio por pedido cercano a los 24000 dlares, mientras que el promedio en internet es 827 dlares. Las ventas por internet son ms rentables porque se puede vender a un precio de minorista y el costo de ventas puede ser menor. Table 1.4: Adventure Works Cycles Customers by Sales Channel Snapshot TOTAL ACTIVE $US ORDER CUSTOMERS CUSTOMERS SALES COUNT (OOO) 467 18,715 901 Reseller 701 Internet 18,484 Total 19,185 11,377 11,844 9,041 27,757 13,050 13,951 2,627 5,681 8,705 9,041 11,746 33,673 46,023 27,757

AVG $ PER ORDER 23,751 827 2,308

Miguel Orquera

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ENTREVISTA AL VICEPRESIDENTE DE VENTAS Entrevistado: Brian Welker, VP of Sales Fecha: 7/25/2005 Entrevistador: Joy Mundy Escribe: Warren Thornthwaite Otros asistentes: Stuart Ozer, Carolyn Chau, Joy Byrd, Dave Wong Roles y responsabilidades: Brian Welker es el responsable de las ventas de la organizacin. Es el responsable de las ventas a minoristas que fueron $37 millones en el ltimo ao, que son el 70% de las ventas totales, tiene 17 personas bajo su mando, incluyendo 3 gerentes regionales de ventas. Brian es muy orgulloso de su equipo y ansioso de tener xito. A ellos les gusta andar en bicicleta y hablar de ellas, es el equipo de ventas perfecto. Brian est empeado en el cumplimiento de las metas de ventas para este ao. Requerimientos de informacin Brian est muy preocupado por lo difcil que es encontrar informacin de fuera de la compaa. Cuando el pide un reporte pueden demorarse das o semanas en obtener la informacin. O tambin pueden decir no hay como hacerlo. Las principales reas temticas con las que Brian trabaja son: - Planes de ventas: la planificacin anual inicia al fin del ao anterior con la planificacin de ventas. Los territorios de ventas se basan en la geografa. Los nuevos clientes son asignados a un territorio de ventas cuando realizan la primera orden de Miguel Orquera Pgina 3

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compra, segn el sitio donde estn localizados. La planificacin de ventas incluye aspectos como: o Anlisis de crecimiento: Mercado global, nuevos productos, nuevos territorios, nuevo personal de ventas. o Anlisis de clientes: Quienes son los mejores clientes? Como han cambiado durante el ltimo ao? o Anlisis de territorio: Donde estn localizados los mejores clientes? Cules son los territorios de ventas y como estn balanceados? Como es el mapa de regiones de ventas? Brian y el analista de IT que los apoya, tambin ven las ventas como regiones de ventas, que son grupos de clientes de acuerdo al estado donde ellos estn localizados. Las regiones se superponen con los territorios de ventas y se basan en los patrones de compra de temporada y en las preferencias regionales. Agrupar ventas histricas ayuda al equipo de ventas a hacer un mejor trabajo de proyecciones de ventas mensuales. Ellos utilizan mucho las ventas regionales durante el ciclo de planificacin de ventas y compara los valores reales con las previsiones del ao. Cada ao se cambian las regiones un poco de acuerdo a los cambios en los patrones de compras. El analista hace todos estos anlisis de datos para las predicciones de ventas y asignacin de cuotas en una hoja electrnica, que incluye factores de crecimiento de territorio, asignaciones y ajustes manuales. El proceso de planificacin es totalmente manual y requiere un par de meses, y tal vez una semana por mes para hacer los reportes. Durante el proceso de planificacin anual Brian desea ver las rdenes de clientes minoristas, por ao, por territorio del cliente, independiente del representante de ventas asignado al territorio. En trabajos anteriores Brian poda mover a los clientes de un territorio a otro para balancear los territorios, pero en AWC no lo ha hecho todava, y cada cliente est en su sitio original. Los representantes de ventas pueden ser reasignados a diferentes territorios. - Rendimiento de ventas: Brian quiere ver cmo van las ventas comparndolas con lo planificado y las ventas histricas, como les va a sus representantes de ventas, y si ocurre un problema, quisiera averiguar ms en detalle entre los datos. - Reportes bsicos de ventas: Brian quiere utilizar la informacin del sistema de rdenes de los clientes para hacer un listado de los clientes ordenados por el nmero de pedidos, lo cual servir a los representantes de ventas para dar un trato especial a los principales clientes. - Listas de precios: Se necesita un reporte que presente las nuevas listas de precios a los vendedores cada vez que hayan variaciones. - Ofertas especiales: Un reporte que indique como compran los clientes los productos que estn en oferta. - Satisfaccin de los clientes: Quisiera seguir la pista de las ventas por producto, por regin de ventas y por cliente para determinar el grado de satisfaccin del cliente, comparar la fecha de pedido con la fecha de entrega, determinar ordenas tardas y porcentaje de devoluciones. - Soporte internacional: la compaa ha crecido internacionalmente pero el sistema de pedidos no lo cubre, el sistema acepta ventas en varias monedas pero no traduce la descripcin desde el ingls, y los vendedores deben traducir, lo cual puede generar errores. Miguel Orquera Pgina 4

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Aspectos adicionales Brian tiene frustracin con los reportes actuales, le gustara que sus vendedores tuvieran reportes en los que tengan toda la informacin necesaria. Criterios de xito A Brian le gustara que: - Se le d fcil acceso a los datos bsicos de ventas. - Reportes flexibles y herramientas de anlisis. - Todos los datos en un solo lugar. TEMAS ANALITICOS Y PROCESOS DEL NEGOCIO Los resmenes de las entrevistas han agrupado ya requerimientos similares en temas analticos comunes. Hemos encontrado que es ms fcil identificar los procesos de negocio que soportar cada tema analtico cuando se escribe el resumen. Por ejemplo, planeacin de ventas es un tema analtico que es soportado por la informacin del proceso de negocio rdenes. En la figura se presenta un ejemplo de cmo se puede destilar los procesos de negocio desde los temas analticos basados en los resmenes la entrevista a Brian Welker. Analytic Theme Inferred Requested Analyses or Supporting Business Process Comments

Sales Planning - Reseller historical - orders orders analyses - Sales forecast (pronosticadas) Sales Performance - Orders by current - orders territory - Orders by original - orders territory Sales rep - orders performance report - forecast Sales Reporting - Resellers ranked by - orders orders in a given territory - Churned customer - orders list (no actives) Price Lists - Current price list - orders - orders

By customer, by territory, by sales region (from state) Forecast is a business process that uses orders data as an input

Orders and forecast by sales rep

Customers who have not ordered in X months This is a connectivity issue, not a data warehouse issue Pgina 5

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Inteligencia de negocios Analytic Theme Inferred Requested Analyses or Supporting Business Process

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Special Offers

- Relevant customers - orders by territory based on orders history - Inventory status - inventory (out of stock)

Customer (Reseller) Satisfaction

- Calls by complaint - call tracking type, product and customer attributes - Order metrics of - orders satisfaction - Returns by reseller - returns by return reason e.g. due date versus ship date

International Support

- Local language - n/a (product This is a transaction system translations of dimension) problem. We need to make sure we Product descriptions can handle multiple languages in the DW/BI system, but the source system has to capture them when new products are created.

Figure 1.7: Analytic themes and supporting business processes from the interview summary La columna procesos de negocio soportantes permite agrupar temas que tratan de datos del mismo proceso de negocio e identifican temas que requieren datos de varios procesos de negocio. Estos son ms difciles de implementar. Tambin hay casos donde varios temas pueden ser soportados con datos de un solo proceso de negocio. Este es el caso de rdenes o ventas. Una vez que se tiene la lista completa de temas, reordenndolos por proceso de negocio determinar que muchos de los requerimientos de negocio se soportan en datos de unos pocos procesos de negocio. Para AWC, datos del proceso de negocio Ordenes es todo lo que se necesita para cumplir un amplio rango de requerimientos analticos, muchos de ellos no estn en la lista de la figura anterior. Como la lista completa de requerimientos lo demuestra, Ventas no es el nico departamento que requiere datos de rdenes. Los siguientes requerimientos pueden ser cumplidos con datos de rdenes: - Ingreso de planificacin de ventas. - Reportes bsicos de ventas. - Ofertas especiales. Miguel Orquera Pgina 6

Inteligencia de negocios Ingresos de pronsticos de produccin. Planificacin y monitoreo de productos. Perfiles de clientes.

Ejemplo de requerimientos - AWC

Table 1.5: Business Processes Derived from Brian Welkers Interview LETTER BUSINESS SUPPORTED ANALYTIC THEMES PROCESS A Orders Orders reporting and analysis, orders forecasting, advertising effectiveness, customer satisfaction, production forecasting, product profitability, customer profitability Call center performance, customer satisfaction, product quality, customer profitability, product profitability Customer satisfaction, product quality, customer profitability, product profitability, net sales

B C D

Orders forecast Sales performance, business planning, production forecast Call tracking Returns

Figure 1.8: The Adventure Works Cycles bus matrix

Dimensions Busines Da Prod Emplo Custo s te uct yee mer Process (Resell er) Sales X Forecas ting Orders X Call X tracking Returns X X X X Custo Sales Curre Chan Promot Call Facil mer Territ ncy nel ion Reas ity (Inter ory on net) X X X

X X X

X X

X X X

X X X

X X X

X X

Figure 1.8: The Adventure Works Cycles bus matrix

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