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MANUAL EXCEL Y ACCESS 2007

EXCEL 2007 Formato condicional Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en funcin de una condicin verdadera o falsa (criterio), facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, destacar valores inusuales, etc. Para aplicar formato condicional, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos que puedan ser evaluados a travs de criterios.

2.

Colquese en la celda o seleccione un rango se celdas al que aplicara el formato condicional y, vaya a la ficha Inicio, y en el grupo Estilos, presione el botn Formato condicional.

3.

Seleccione el tipo y subtipo de formato condicional que dese aplicar.

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Resaltar reglas de celdas Reglas superiores e inferiores

Establece el criterio basndose en el contenido de las celdas. Establece un criterio para buscar los valores ms altos o ms

Barras de datos

bajos en un grupo de celdas. Rellena las celdas con colores degradados mismos que en base a la longitud de la barra representan el valor contenido en la celda.

Escalas de color

Rellena las celdas con colores de diferentes tonos mismos que representan los valores superiores, medios e inferiores. Aplica un icono el cual representa los valores contenidos en las celdas. Permite establecer una nueva regla (criterio)
personalizada.

Conjuntos de iconos Nueva regla Borrar reglas Administrar reglas

Elimina las reglas (criterios) establecidas en las celdas. Permite ver, editar o eliminar reglas (criterios).

4.

Escriba los criterios y especifique el formato a aplicar en caso que se cumpla la condicin y, presione Aceptar.

5.

Los datos que cumplan con el criterio especificado en la condicin, se mostraran con el formato seleccionado.

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Herramientas para el manejo de datos Tablas (Listas) y Filtros La herramienta tabla antes denominada listas de Excel facilita el anlisis y la administracin de los datos de una tabla, ya que permite ordenar, filtrar, dar formato y utilizar funciones incorporadas vinculadas hacia los datos de la tabla. Para crear una tabla, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos numricos.

2.

Colquese en cualquier celda de la tabla de datos y, vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el botn Tabla.

3.

En la ventana Crear tabla, corrobore el rango de celdas donde se encuentran los datos de la tabla, o en su defecto especifquelos, si la tabla contiene encabezados de ttulo seleccione la casilla La tabla tiene encabezados, y presione Aceptar.

4. Se mostrar la tabla con un formato predeterminado mismo que puede cambiar a su gusto en cualquier momento, as mismo mostrar los indicadores de filtros en cada encabezado de columna con lo cual podr filtrar u ordenar los datos a su gusto.

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5. Especifique en seguida la frmula o funcin para obtener un resultado de una o de todas las columnas de datos.

6. En cada celda donde introdujo la formula o funcin, al posicionarse en alguna de ellas aparecer un indicador de filtro con el cual podr seleccionar de forma individual para cada celda una funcin incorporada.

NOTA

Si aplica filtros en alguna de las columnas de datos y, a su vez, selecciona en alguna columna una funcin incorporada, los resultados automticamente de actualizarn tomando en cuenta solo los datos mostrados por el filtro.

Subtotales La herramienta subtotal, se utiliza para obtener diferentes resultados de varias filas de datos numricos relacionados entre s por medio de funciones incorporadas. Para crear subtotales, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos numricos.

2.

Colquese en cualquier celda de la tabla de datos y, vaya a la ficha Datos, y en el grupo Esquema, presione el botn Subtotal.
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3.

En la ventana Subtotales, marque las opciones necesarias para crear un subtotal a su gusto.

Para cada cambio en

Especfica que columna se tomar como referencia para el subbtotal.

Usar funcin

Permite seleccionar una funcin de un grupo de funciones predefinidas. Permite marcar las columnas de datos numricos que se incluirn en el Reemplaza el subtotal anterior con uno nuevo.
Inserta el subtotal en la parte inferior de la tabla de datos.

Agregar subtotal a

subtotal.

Reemplazar subtotales actuales Resumen debajo de los datos Salto de pgina entre grupos

Inserta saltos de pgina entre grupos de datos.

4.

Enseguida los datos y subtotales sern mostrados a manera de esquema, mismo que podr controlar presionando los botones con nmero (1, 2, 3), o los botones de ms y menos (+, -), segn si desea mostrar u ocultar informacin.

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Filtros Avanzados Los filtros avanzados, realizan la misma funcin que los filtros normales (autofiltros), es decir, muestran solo la informacin que cumple con el criterio determinado, pero con la diferencia que en el filtro avanzado los datos a filtrar pueden ser copiados hacia otro lugar dentro de la hoja activa, es decir, la hoja que contiene la tabla de datos. Para aplicar filtros avanzados, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga cuando menos una tabla de datos en alguna de las hojas.

2.

En seguida necesitar definir dos reas importantes, las cuales son: el rea de criterios (preferentemente debajo de la lista) y el rea de extraccin (cualquier lugar dentro de la hoja activa que tenga la misma cantidad de celdas que el rea de la lista). Como referencia para Ud. y el filtro copie los encabezados de la lista hacia las otras dos reas definidas y escriba los criterios en el rea definida para ese fin.

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3.

Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Ordenar y filtrar, presione el botn Avanzadas.

4.

En el cuadro de dialogo Filtro avanzado, especifique los rangos o escriba los nombres que hacen referencia al rea de la lista, de criterios y de extraccin.

NOTA:

Si los criterios especificados concuerdan con la informacin contenida en la tabla de datos, entonces solo dicha informacin ser mostrada.

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Validacin de datos Est herramienta se utiliza para evitar la entrada de datos no validos en las celdas que contengan la validacin, es decir, solo permiten la escritura o seleccin de datos vlidos, por ejemplo no se permitirn nmeros con decimales en celdas donde se hayan validado para datos enteros. Para validar datos en las celdas, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga celdas con datos especficos a validar.

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2.

Colquese en la celda que desea validar, o si son varias las celdas que llevarn la misma validacin, seleccinelas todas. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botn Validacin de datos.

3.

4.

En la ficha Configuracin de la ventana Validacin de datos, especifique el criterio de validacin para la celda o celdas seleccionadas.

Cualquier valor Nmero entero Decimal Lista Fecha Hora Longitud del texto

Permite cualquier tipo de dato, opcin predeterminada en todas las celdas. Permite solo datos numricos enteros. Permite solo datos numricos enteros y decimales. Permite seleccionar un elemento de una lista desplegable. Permite la introduccin de datos cronolgicos de fecha. Permite la introduccin de datos cronolgicos de hora. Permite la introduccin de cualquier carcter a manera de texto. Permite la introduccin de una frmula que calcule un valor lgico.

Personalizada

5. Vaya a la ficha Mensaje de entrada, escriba un ttulo y un mensaje que ser mostrado al posicionarse en la celda o celdas con la validacin.
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6. Vaya a la ficha Mensaje de error, seleccione un estilo para el mensaje de error, escriba un ttulo y el mensaje el cual ser mostrado al infringir la regla de validacin, y presione Aceptar.

NOTA El mensaje de entrada puede ser omitido, pero se recomienda su utilizacin para que el usuario sepa que deber introducir en las celdas validadas, as mismo sucede con el mensaje de error el cual tambin puede ser omitido, aunque Excel contempla un mensaje de error predeterminado cuando se infringe la validacin. 7. Se mostrar inmediatamente el mensaje de entrada en un cuadro de texto parecido a un comentario, solo necesitar introducir los datos solicitados en el mensaje.

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8.

Si los datos introducidos no fueron aceptados, es decir, no cumplen con el requerimiento de la validacin, entonces se mostrar el cuadro de dialogo con el mensaje de error y, algunos botones segn el estilo seleccionado.

Nota

Cabe mencionar que el estilo Grave es el ms restrictivo de todos los estilos, ya que por ningn motivo permitir la entrada de los datos que no cumplan con la regla de validacin, mientras que los otros estilos Advertencia e Informacin si lo permitirn.

Consolidar datos Est herramienta se utiliza para combinar valores contenidos en rangos de celdas en uno solo y generar resultados a partir de funciones predeterminadas. Para consolidar datos, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga celdas con datos especficos a consolidar, estos datos pueden estar ubicados dentro de una misma hoja, aunque generalmente se encuentran en hojas diferentes, ya que dicha informacin se podra organizar por ejemplo: por da, por semana, por mes, etc., en cada hoja.

2.

Puede crear o copiar el mismo formato con los datos en comn que llevar el consolidado con respecto a las hojas de datos, en este caso de cada mes y, colquese en la primer celda (superior izquierda) del rango que se consolidar.

3.

Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botn Consolidar.

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4.

En la ventana Consolidar especifique la funcin que desea utilizar y agregue las referencias de los rangos que intervendrn en el consolidado, as mismo si lo requiere puede marcar algunas opciones adicionales como Crear vnculos con los datos de origen la cual a manera de autoesquema muestra los datos de origen para obtener el consolidado, etc.

NOTA Las referencias a los datos se agregan y se acomodan en forma alfabtica, por lo que al analizar la procedencia de los datos en el consolidado, si es que se utiliz la opcin Crear vnculos con los datos de origen es posible que no se encuentren en el mismo orden. 5. Aparecer el resultado con los datos ya consolidados, segn la funcin utilizada.

NOTA El consolidado podr crearse tantas veces como sea necesario utilizando diferentes funciones para cada vez, ya sea sustituyendo el consolidado anterior o crendolo en una nueva ubicacin.

Anlisis Y si Est herramienta para el anlisis de datos contiene otras sub-herramientas tales como: Escenarios, Buscar objetivo y Tablas de datos, con las cuales se puede realizar anlisis completos de la informacin, como proyecciones de datos o clculos a futuro, etc. Escenarios Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede sustituir automticamente en la hoja de clculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de
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clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de clculo y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados. Para crear escenarios realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos identificados como celdas cambiantes y celdas de resultado, necesarias para el escenario.

2.

Colquese en la celda identificada como celda cambiante y, vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botn Anlisis Y si y, seleccione la opcin Administrador de escenarios.

3. En la ventana Administrador de escenarios se indicar si existen o no escenarios definidos, para crear un escenario presione el botn Agregar.

4. En la siguiente ventana escriba el nombre para el escenario y especifique las celdas cambiantes, as mismo s lo desea podr agregar comentarios y algn mtodo de proteccin y, presione Aceptar.

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5. En la ventana siguiente, introduzca los valores para las celdas cambiantes y, presione Aceptar.

6. Regresar a la ventana Administrador de escenarios donde aparecer el escenario hasta ahora creado, si lo desea puede repetir los pasos 3, 4 y 5 para generar otro escenario diferente o en su defecto presionar alguno de los otros botones segn lo que desee realizar.

Agregar Eliminar Modificar Combinar

Crea nuevos escenarios. Elimina los escenarios seleccionados. Permite modificar algunas caractersticas del escenario. Permite combinar los escenarios de otras hojas o incluso de otros libros.

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Resumen

Crea un informe tipo resumen o tabla dinmica de los escenarios creados.

Creacin de un Informe tipo resumen 1. 2. Cree todos los escenarios que necesite para el informe, repita los pasos anteriores 3, 4 y 5. En la ventana Administrador de escenarios, presione el botn Resumen.

3.

En la ventana Resumen del escenario, seleccione el tipo de resumen deseado y especifique las celdas de resultado.

4.

En seguida se mostrar el resumen del escenario a manera de autoesquema.

Buscar Objetivo Buscar objetivo es una herramienta la cual buscar la entrada de datos adecuados siempre y cuando el resultado esperado sea conocido. Para buscar un objetivo realice lo siguiente:
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1.

Abra o cree un archivo de Excel con los datos necesarios y adecuados para ser resueltos.

2.

Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botn Anlisis Y si y, seleccione la opcin Buscar objetivo.

3.

En la ventana mostrada especifique la celda que definir con el valor conocido la cual debe forzosamente contener una frmula, defina tambin el valor para dicha celda y por ltimo la celda que cambiar respecto a los datos introducidos anteriormente.

4.

Despus de presionar el botn Aceptar, si se ha encontrado solucin a los datos introducidos estos sern mostrados en la tabla y si desea que estos sean agregados de forma permanente a las celdas presione Aceptar, sino desea que la tabla sufra ningn cambio entonces presione Cancelar.

Tablas de datos Las tablas de datos se utilizan para mostrar los resultados de las diferentes entradas posibles al mismo tiempo, basndose en el clculo de matrices. Para crear una tabla de datos realice lo siguiente:

1.

Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser resueltos por la tabla de datos y, seleccione las celdas de referencia para la tabla de datos, la celda inicial del rango deber contener una frmula.
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2.

Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botn Anlisis Y si y, seleccione la opcin Tabla de datos.

3.

En la ventana mostrada especifique las celdas de entrada de fila y columna, para obtener el resultado adecuado necesitar ver la distribucin de las celdas de referencia para indicar de forma correcta las celdas de entrada.

4.

Tras presionar el botn Aceptar, la tabla de datos se habr creado con los resultados esperados.

Objetos dinmicos Los objetos dinmicos como las tablas y los grficos dinmicos son herramientas que facilitan la interaccin con los datos de una tabla, permitiendo en tiempo real modificaciones al contenido, de formato y de su estructura.

Tablas dinmicas Las tablas dinmicas facilitan el anlisis, la organizacin y el resumen de datos complicados, para crear una tabla dinmica, realice lo siguiente:
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1. Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser analizados por la tabla dinmica y, colquese en una celda dentro de la tabla de datos.

2.

Vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el botn Tabla dinmica y seleccione la opcin Tabla dinmica.

3.

En la ventana Crear tabla dinmica seleccione la tabla de datos de donde obtendr la tabla dinmica, o si los datos provienen de una fuente externa especifique su ubicacin, por ultimo indique donde colocar la tabla dinmica y presione Aceptar.

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4.

Aparecer en la hoja de clculo el rea para la tabla dinmica, y solo tendr que arrastrar los campos adecuados hacia las reas correspondientes.

5.

Tras terminar con el arrastre y acomodo deseado de los campos, la tabla dinmica lucir de la siguiente manera:

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NOTA Si el acomodo de los campos no fue el adecuado, podr moverlos a voluntad en cualquier momento con lo que cambiara de nuevo la estructura de la tabla dinmica, as mismo la funcin predeterminada (suma) puede ser de igual manera cambiada para generar otro resultado diferente.

Grficos dinmicos Los grficos dinmicos representan de forma grfica e interactiva los datos de una tabla facilitando su anlisis, para crear un grfico dinmico, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser representados en el grfico dinmico y, colquese en una celda dentro de la tabla de datos.

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2.

Vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el botn Tabla dinmica y seleccione la opcin Grfico dinmico.

2. En la ventana Crear tabla dinmica con el grfico dinmico seleccione la tabla de datos de donde obtendr el grfico dinmico, o si los datos provienen de una fuente externa especifique su ubicacin, por ultimo indique donde colocar el grfico dinmico y presione Aceptar.

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4.

Aparecer en la hoja de clculo el rea para la tabla dinmica y el grfico dinmico, y solo tendr que arrastrar los campos adecuados hacia las reas correspondientes.

5.

Tras terminar con el arrastre y acomodo deseado de los campos, la tabla dinmica y el grfico dinmico lucirn de la siguiente manera:

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NOTA Si el acomodo de los campos no fue el adecuado, podr moverlos a voluntad en cualquier momento con lo que cambiara de nuevo la estructura de la tabla dinmica y por ende la del grfico dinmico, as mismo la funcin predeterminada (suma) puede ser de igual manera cambiada para generar otro resultado diferente.

Macros Las macros en Excel se utilizan principalmente para automatizar tareas repetitivas, grabando o programando en lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones) cada uno de los pasos que realizar al momento de su ejecucin. Una vez creada una macro, puede asignarla a un objeto (como un botn de barra de herramientas, un grfico o un control) para que pueda ejecutarla haciendo clic en ese objeto. Grabar una macro Cuando grabe una macro, es recomendable que primero anote y ensaye cada uno de los pasos antes de grabar la macro, esto le permitir tener una macro ms limpia, es decir, con los menos errores posibles. Para grabar una macro, realice lo siguiente:

1.

Vaya a la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Grabar macro.


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2.

En la ventana mostrada escriba un nombre adecuado para la macro, si lo desea puede asignar un mtodo abreviado el cual ejecutar la macro al presionar la combinacin de teclas asignadas, especifique en donde se guardar, es decir, el alcance de su funcionamiento, opcionalmente podr escribir una descripcin sobre su funcionamiento o creacin, por ultimo haga clic en Aceptar para iniciar la grabacin.

3.

3.

Realice todas y cada una de las acciones que desee grabar en el orden adecuado.

4.

Cuando termine la grabacin de las acciones, ser necesario detener la grabacin, para ello vaya de nuevo a la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Detener grabacin.

NOTA Tambin puede hacer clic en el botn en el lado izquierdo de la barra de estado para iniciar la grabacin de una nueva macro, o para detenerla presione el botn en el lado izquierdo de la barra de estado. Ejecutar una macro Ejecutar una macro significa que los pasos grabados o programados se realicen uno a uno de forma rpida y automtica con tan solo presionar un botn, mtodo abreviado, objeto, etc. Para ejecutar una macro, realice lo siguiente:

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Asignar la macro a un objeto 1. En una hoja de clculo, haga clic derecho sobre el objeto insertado (imagen, grfico, control, etc.) al que desea asignar una macro existente y, a continuacin, haga clic en Asignar macro en el men contextual.

2.

En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar.

Asignar la macro a un botn 1. Vaya al botn Office y, haga clic en Opciones de Excel.

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2.

En la ventana mostrada seleccione la opcin Personalizar y en el cuadro Comandos disponibles en seleccione la opcin Macros y en el listado de macros mostradas seleccione la que desee agregar un botn a la barra de herramientas de acceso rpido, por ultimo presione Agregar y en seguida Aceptar.

NOTA Puede cambiar la imagen del botn asignado a la macro y el nombre del mismo, presionando el botn Modificar.

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3.

Tras presionar Aceptar en el paso 2, el botn se mostrar en la barra de herramientas de acceso rpido y solo necesitar presionarlo para ejecutar las acciones grabadas o programadas en la macro asignada.

Eliminar una macro 1. 2. Abra el libro que contiene la macro que desee eliminar. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Macros.

3.

En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee eliminar y, presione el botn Eliminar.

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Formas de proteccin En Excel la informacin puede ser protegida a nivel de hoja, es decir, impide que se realicen cambios no deseados en los datos contenidos en las celdas bloqueadas de una hoja y permite tambin especificar que celdas sern las que si permitan modificaciones a su contenido, o a nivel de todo el libro, es decir, restringe la creacin u modificacin de hojas, as como de su estructura. Para proteger una hoja o un libro, realice lo siguiente: Proteccin de hoja 1. 2. Abra el libro que contiene la(s) hoja(s) que desee proteger y ubquese en una de ellas. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.

3.

En la ventana mostrada, deje marcada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para que la proteccin solo se realice a las celdas bloqueadas, si lo desea puede establecer una contrasea para que solo quien la conozca pueda desproteger la hoja y marque solo las casillas necesarias segn lo que desee permitir que sea modificable en las celdas bloqueadas y, presione Aceptar.

NOTA Cuando intente realizar alguna modificacin de las no permitidas en la hoja, Excel mandar el mensaje siguiente:

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Proteccin de libro 1. 2. Abra el libro que desee proteger. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro y, en Restringir edicin, seleccione la opcin Proteger estructura y ventanas.

3.

En la ventana mostrada, marque las opciones necesarias segn la proteccin deseada y, presione Aceptar.

NOTA Cuando intente realizar alguna modificacin y est, no est permitida, Excel mostrar el mensaje siguiente:

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1.

Formulas Excel 2007

Son frmulas predefinidas para realizar clculos con los datos que hay en las hojas. Todas las funciones se escriben con la siguiente sintaxis:

a) Signo "=" de comienzo de frmula b) Nombre de la funcin. Por ejemplo: "Suma" c) Parntesis obligatorio de apertura: "(" d) Argumentos opcionales, es decir los valores con que opera la funcin. e) Parntesis obligatorio de cierre: ")"

1.1

Funcin AO(Fecha) Devuelve el ao de una fecha. Deber escribirse una fecha entre los parntesis o una referencia a una celda que contenga un valor de tipo fecha.

Ejemplo:

1.2

Funcin MES(Fecha) Devuelve el mes de una fecha. Deber escribirse una fecha entre los parntesis o una referencia a una celda que contenga un valor de tipo fecha.

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1.3

Funcin DIA(Fecha) Devuelve el da de una fecha. Deber escribirse una fecha entre los parntesis o una referencia a una celda que contenga un valor de tipo fecha.

1.4

=BUSCARV(valor;matriz;columna;ordenado) Busca un valor determinado en la primera columna de una matriz y devuelve el valor que se encuentra en otra columna de la matriz pero en la misma fila que el valor determinado de la primera columna. Esta funcin utiliza cuatro argumentos separados por punto y coma. El primer argumento es "valor", es decir, el valor que buscamos. Puede ser un nmero, un texto (entre comillas), o una referencia a una celda donde se encuentra el valor. El segundo argumento es "matriz", es decir, el rango de celdas donde se encuentran los valores con los que trabajamos. El tercer parmetro es columna, es decir, la columna que contiene el valor que buscamos. El ltimo parmetro es opcional, su valor ser cero (desordenado) o uno (ordenado), es decir, es un valor lgico (verdadero o falso) que indica que la primera columna de valor est ordenado o no. Si no se encuentra el valor produce un mensaje de error.

Ejemplo

Dada la siguiente nmina de un curso con su nota final, deseamos saber la nota de la alumna Montenegro

1.5

=COINCIDIR(valor_buscado;matriz_busqueda;tipo)

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Esta funcin devuelve un nmero entero correspondiente a la posicin relativa de un elemento que se encuentra en una matriz. Sirve para saber en qu posicin numrica ocupa un elemento en una matriz. El parmetro valor_buscado puede ser un texto, un nmero o una referencia a una celda. La matrz_bsqueda ser el rango de celdas que contiene los valores. Tipo puede ser 0, 1, -1. Cero busca coincidencia exacta con la matriz ordenada o desordenada.

Ejemplo: Buscaremos que posicin ocupa la alumna Rengifo en la nmina anterior

Es decir, la alumna Rengifo ocupa la cuarta posicin en la lista


1.6 =CONTAR(rango) Devuelve un nmero entero que corresponden con la cantidad de celdas numricas que contiene un rango de celdas determinado. Las celdas que contengan texto no son contadas. =CONTARA(rango) Devuelve un nmero entero que corresponden con la cantidad de celdas que no esten en blanco en un rango de celdas determinado, es decir, cuenta celdas ocupadas indistintamente de que contengan nmeros, textos u otro tipo de dato. =CONTAR.BLANCO(rango) Devuelve un nmero entero que corresponden con la cantidad de celdas numricas que contiene un rango de celdas determinado. Las celdas que contengan texto no son contadas. =CONTAR.SI(rango;criterio) Devuelve un nmero entero que corresponde con la cantidad de celdas que cumplen una determinada condicin especificada en un rango. En otras palbras, sirve para contar celdas que cumplen una determinada condicin. Las condiciones se encuentran en el primer argumento "rango", la condicin o criterio puede ser un literal entre comillas o una referencia a una celda Ejemplo con las distintas funciones Contar:

1.7

1.8

1.9

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1.10

=DERECHA(texto;ncaracteres) Esta funcin se utiliza con datos o celdas de tipo texto. Devuelve, de un texto o una celda que contenga un texto, uno o varios caracteres por la derecha.

Ejemplo

1.11

=ENCONTRAR(Texto_Buscado;Texto;Numero_Inicial) Esta funcin devuelve un nmero entero correspondiente a la posicin en la que se encuentra un texto dentro de otro texto. El primer argumento es "Texto_Buscado", es decir, un texto entre comillas o una referencia a una celda que contenga un texto. El segundo argumento es "Texto", es decir, el texto en el que buscamos "Texto_Buscado" o bien una referencia a una celda. "Nmero_nicial" es un nmero entero que indica la posicin a partir de la cual vamos a buscar. Ejemplo: Buscaremos donde empieza el apellido Sandoval dentro de Nombres

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As, el apellido Sandoval se encuentra ubicado en la posicin 16 dentro del Nombre presentado en celda B3
1.12 =EXTRAE(Texto;Numero_Inicial;NCaracteres) Devuelve una subcadena de texto de otro texto. "Texto" es el texto del que vamos a extraer o una referencia a una celda que contenga un texto. "Nmero_Inicial" es la posicin a partir de la cual vamos a extraer. "NCaracteres" es la cantidad de caracteres que queremos extraer. Extraeremos el apellido Sandoval del texto presentado en celda B3. Se puede hacer de dos formas, usando el nmero 16 como Nmero_Inicial o encontrando el Nmero_Inicial con la frmula ocupada en 1.11

Ejemplo:

1.13

=ESBLANCO(Referencia) Esta es una funcin lgica, es decir, devuelve el valor lgico "verdadero" o "falso". Si una determinada celda se encuentra vaca (no se ha escrito nada), Esblanco devuelve "verdadero". Si en la celda hay cualquier dato devolvera "falso". Esta funcin, para que tenga utilidad, debe utilizarse anidada con otra.

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1.14

=FECHA(Ao;Mes;Dia) Convierte nmeros de serie en fechas reales. Por ejemplo: supongamos que disponemos de 40 das para terminar nuestras clases a partir de la fecha 19/12/2011. Deseamos saber la fecha de trmino de clases. Entonces en celda D4 digitaremos la frmula:

1.15

=HOY() Esta es una funcin que no lleva argumentos. Devuelve un dato de tipo fecha (la fecha del sistema). Por ejemplo, si deseamos mantener actualizada la antigedad en aos de los empleados de una empresa

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1.16

=INDICE(Matriz;Fila;Columna) Devuelve un valor o una matriz de valores en el argumento "Matriz" determinado por los valores de "Fila" y "Columna. Tambin puede devolver una referencia. Si se obtiene una matriz de valores deber introducirse como frmula matricial. Ejemplo: deseamos mostrar la segunda nota de la alumna Antilef

1.17

=IZQUIERDA(Texto;NCaracteres) Igual que DERECHA, pero el inicio es por la IZQUIERDA Ejemplo:

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1.18

=LARGO(Texto) Devuelve un nmero entero correspondiente a la cantidad de caracteres que contiene un texto o una celda determinada.

1.19

=MAX(Rango) y MIN(Rango) Devuelve el mximo valor numrico (o el mnimo) de un rango de celdas. El rango debe contener celdas numricas. Si contiene texto devolver 0.

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1.20

=MAYUSC(Texto), MINUSC(Texto) y NOMPROPIO(Texto) MAYUSC y MINUSC convierten todos los caracteres de un texto en maysculas o minsculas. NOMPROPIO convierte en mayscula la primera letra de cada palabra de un texto y en minscula el resto de las letras de cada palabra

1.21

=PAGO(Interes;Nper;Va;Vf;0) Pago es una funcin financiera que devuelve el pago de un prstamo basndose en pagos constantes y en una tasa de inters constante. Inters es el tipo de inters del prstamo. Nper es el nmero total de pagos que hay que realizar. Va es el valor actual o el total del valor de los pagos. Vf es el valor futuro que para un prestamo sera 0. El ltimo argumento indica si el vencimiento del pago es al principio del perodo o al final. Ejemplo: Se pide un prstamo de ocho millones a un Inters anual de un 15% en un plazo de 96 meses. Calcular la cuota mensual de pago

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1.22

=PAGOINT(Inters;Periodo;Nper;Va;Vf;0) PAGOINT es una funcin financiera que devuelve el "inters pagado" en un perodo especfico de los pagos peridicos constantes con una tasa de inters constante. Ejemplo: del ejemplo anterior calcular el inters mensual pagado

1.23

=PROMEDIO(Rango)

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Calcula el promedio de un rango.

1.24

=SI(Condicin;Sicierto;Sifalso) Funcin condicional. Si una determinada "Condicin" se cumple entonces se ejecuta la expresin "Sicierto". En caso contrario (si la condicin no se cumple) se ejecuta "Sifalso.

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ELEMENTOS BSICOS DE ACCESS 2007


La nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 incluye varios elementos que definen cmo se interacta con el producto. Estos nuevos elementos se eligieron para ayudar al usuario a controlar Access y encontrar ms rpidamente los comandos necesarios. El nuevo diseo tambin permite detectar con facilidad las caractersticas que, de lo contrario, se quedaran ocultos debajo de las capas de las barras de herramientas y los mens. Adems, el usuario podr comenzar a trabajar con mayor rapidez gracias a la nueva pgina Introduccin a Microsoft Office Access, que proporciona acceso rpido para comenzar a usar el producto, inclusive un conjunto de plantillas de diseo profesional. El elemento ms significativo de la nueva interfaz de usuario se denomina cinta de opciones, que forma parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. La cinta de opciones es la cinta a la largo de la parte superior de la ventana del programa que contiene grupos de comandos. La cinta de opciones de Office Fluent proporciona una ubicacin nica para los comandos y reemplaza fundamentalmente los mens y barras de herramientas. En la cinta de opciones hay fichas que combinan los comandos de manera significativa. En Office Access 2007, las principales fichas de la cinta de opciones son Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados y estos grupos incluyen algunos de los dems elementos de la nueva interfaz de usuario, como la galera, que es un nuevo tipo de control que presenta visualmente las opciones. Los principales elementos de la nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 son: Introduccin a Microsoft Office Access La pgina que se muestra cuando se inicia Access desde el botn Inicio o un acceso directo de escritorio. Cinta de opciones de Office Fluent Es el rea situada en la parte superior de la ventana del programa donde se pueden elegir los comandos. Ficha de comandos: Comandos combinados de manera significativa. Ficha de comandos contextual Es una ficha de comandos que parece segn el contexto, es decir, segn el objeto con el que se trabaje o la tarea que se est llevando a cabo. Galera Es un control que muestra visualmente una opcin de modo que se ven los resultados que se van a obtener. Barra de herramientas de acceso rpido Es una sola barra de herramientas estndar que aparece en la cinta de opciones y permite obtener acceso con un solo clic a los comandos ms usados, como Guardar y Deshacer.
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Panel de exploracin Es el rea situada a la izquierda de la ventana donde se muestran los objetos de la base de datos. El panel de exploracin reemplaza la ventana Base de datos de las versiones anteriores de Access. Documentos con fichas Los formularios, tablas, consultas, informes, pginas y macros se muestran como documentos con fichas. Barra de estado Es la barra situada en la parte inferior de la ventana del programa en la que se muestra la informacin de estado y que incluye botones que permiten cambiar la vista. Minibarra de herramientas Es un elemento que aparece de manera transparente encima del texto seleccionado para que se pueda aplicar fcilmente formato al texto.

Introduccin a Microsoft Office Access


Cuando se inicia Office Access 2007 haciendo clic en el botn Inicio de Windows o un acceso directo de escritorio (pero no haciendo clic en una base de datos), aparece la pgina Introduccin a Microsoft Office Access. Esta pgina muestra lo que se puede hacer para comenzar a trabajar en Office Access 2007.

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Crear una Base de Datos Crear una base de datos en blanco


1. En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco.

2. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica una extensin de nombre de archivo,
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Access la agrega automticamente. Para cambiar la ubicacin predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicacin donde colocar la base de datos (situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. Haga clic en Crear. Access crea la base de datos con una tabla vaca denominada Tabla1 y, a continuacin, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sita en la primera celda vaca de la columna Agregar nuevo campo. 4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la seccin Haga clic en Crear. Se crea una nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.

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CONCEPTOS BSICOS DE ACCESS Abrir una base de datos de Access existente


1. Haga clic en el botn de Microsoft Office Abrir. y, a continuacin, haga clic en

2. En el cuadro de dilogo Abrir, vaya a la base de datos que desee abrir. 3. Siga uno de estos procedimientos: Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado especificado en el cuadro de dilogo Opciones de Access o en el modo establecido por una directiva administrativa. Haga clic en Abrir para abrir la base de datos para acceso compartido en un entorno de multiusuario, de manera que cualquier usuario pueda leer y escribir en la base de datos. Haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, en Abrir en modo slo lectura para abrir la base de datos en acceso de slo lectura y, de esta forma, poder verla pero no editarla. Otros usuarios pueden seguir leyendo y escribiendo en la base de datos. Haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, en Abrir en modo exclusivo para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta en acceso exclusivo, cualquiera que intente abrir la base de datos recibe el mensaje "el archivo ya est en uso". Haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, en Abrir en modo exclusivo de slo lectura para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Otros usuarios pueden seguir abriendo la base de datos pero estarn limitados al modo de slo lectura.

Abrir una base de datos mediante el botn de Microsoft Office Access


1. Inicie Access. 2. Haga clic en el botn de Microsoft Office , y haga clic en la base de datos que desee abrir, si aparece en el panel derecho del men. -o bienCampus Alameda; Alameda 2013
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3. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. Cuando aparezca el cuadro de dilogo Abrir, escriba un nombre de archivo y, a continuacin, haga clic en Abrir. Se abre la base de datos.

Ms opciones al abrir una base de datos Si no encuentra la base de datos que desea abrir
1. En el cuadro de dilogo Abrir, haga clic en Mi PC, o bien, haga clic en Mi PC en la lista desplegable Buscar en. 2. En la lista de unidades, haga clic con el botn secundario del mouse en la unidad en la que cree que podra estar la base de datos y, a continuacin, haga clic en Buscar. 3. Escriba los criterios de bsqueda en el cuadro de dilogo Resultados de la bsqueda y, a continuacin, haga clic en Buscar para buscar la base de datos. 4. Si encuentra la base de datos, haga doble clic en ella para abrirla. 5. Debe hacer clic en Cancelar en el cuadro de dilogo Abrir para que la base de datos se abra. A continuacin, cierre el cuadro de dilogo Resultados de la bsqueda.

CREAR TABLAS DE DATOS Crear una tabla de datos Qu es una tabla?


Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla contiene informacin sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos, como un nombre, una direccin y un nmero de telfono. Los registros se suelen denominar tambin filas y los campos, columnas.
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Registro o Fila

Campo o columna

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones y nmeros de telfono, o una tabla Productos para almacenar informacin sobre productos. Siempre debe empezar a disear una base de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear otros objetos de base de datos. Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y disear la base de datos para determinar las tablas que necesita.

Crear una tabla nueva


Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener slo una tabla, pero hay muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas. Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automticamente una nueva tabla vaca. A continuacin, puede escribir datos para empezar a definir los campos.

Crear una tabla en una nueva base de datos


1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Nuevo.

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicacin, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicacin.
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3. Haga clic en Crear. Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

Guardar una tabla


Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Guardar. Mtodo abreviado de teclado Para guardar el archivo, presione CTRL+S.

Tipos de datos
Todos los campos (campo: elemento de una tabla que contiene un elemento de informacin especfico, como un apellido. Un campo Tratamiento puede contener Don o Doa. Las bases de datos como Microsoft SQL Server hacen referencia a los campos como columnas) de una tabla tienen propiedades. stas definen las caractersticas y el comportamiento del campo. La propiedad ms importante de un campo es su tipo de datos. El tipo de datos de un campo determina la clase de datos que va a poder almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos sea Texto podr almacenar datos que se compongan de caracteres de texto o numricos, mientras que un campo cuyo tipo de datos sea Nmero slo podr almacenar datos numricos. El tipo de datos de un campo determina otras muchas cualidades importantes del mismo, como: La forma de usar el campo en expresiones. El tamao mximo de un valor del campo. Si el campo se puede indizar. Los formatos que se pueden usar con el campo Cuando se crea un nuevo campo en la vista Diseo, se especifica su tipo de datos y, de forma opcional, sus dems propiedades.

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Tabla Contactos abierta en la vista Diseo Tipo de datos Propiedades de campo

Tipos de datos
Imagnese un tipo de datos de un campo como un conjunto de cualidades que se aplica a todos los valores incluidos en el campo y que determina la clase de datos que pueden ser esos valores. Por ejemplo, los valores almacenados en un campo Texto slo pueden
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contener letras, nmeros y un conjunto limitado de caracteres de puntuacin. Adems, un campo Texto puede contener un mximo de 255 caracteres. En Access existen diez tipos de datos distintos: Tipo de Datos Usado Fotos digitales. En cada registro es posible adjuntar varios archivos. Este tipo de datos no estaba disponible en versiones anteriores de Access. Nmeros que se generan automticamente para cada registro. Valores monetarios. Fechas y horas. Hipervnculos, como direcciones de correo electrnico. Bloques de texto largos y texto que emplean formato de texto. Una utilidad tpica de un campo Memo sera una descripcin de producto detallada. Valores numricos, como distancias. Tenga en cuenta que existe un tipo de datos independiente para la moneda. Nmero Objeto OLE Texto S/No Documentos de Word. Valores alfanumricos cortos, como un apellido o una direccin. Valores booleanos.

Datos adjuntos Autonumrico Moneda Fecha/Hora Hipervnculo

Memo

MODIFICAR TABLAS DE DATOS Introducir y modificar datos en una tabla


Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Las columnas se denominan tambin campos y son los elementos de informacin de los que desea realizar un seguimiento. Las tablas se definen en funcin de los campos que desea registrar para una materia en concreto. En este artculo se explica cmo crear campos. Aprender a agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos y mediante una plantilla de campos. Aprender tambin a agregar un
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campo de otra tabla a la tabla con la que est trabajando y a definir tipos de datos de un campo.

Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos


Los elementos de informacin de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos (denominados tambin columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podra crear campos para el apellido, el nombre, el nmero de telfono y la direccin, entre otros. Para una tabla Productos, podra crear campos para el nombre del producto, el identificador de producto y el precio. Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los campos, intente almacenar la informacin en sus partes ms pequeas posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar bsquedas o clculos con un elemento de informacin, ponga ese elemento en una columna independiente. Un campo tiene determinadas caractersticas que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que lo identifica inequvocamente dentro de la tabla. Tambin tiene un tipo de datos en consonancia con la informacin que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden realizar, as como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene tambin un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las caractersticas formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentacin del campo, es decir, qu apariencia tendr cuando se muestre. Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un campo escribiendo informacin en la columna

Agregar nuevo campo. Agregar un nuevo campo a una tabla existente


1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. Campus Alameda; Alameda 2013
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2. 3. 4.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla. Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla nueva


1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos. 4. Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar nuevo campo.

Buscar y reemplazar datos Buscar y reemplazar datos en una tabla


Para poder seguir este procedimiento, debe abrir la tabla en la vista Hoja de datos. NOTA No puede ejecutar una operacin de bsqueda y reemplazo en un campo de bsqueda. Si desea reemplazar los datos de un control (como un cuadro de texto) en un formulario, ese control debe estar enlazado a la tabla de origen.

Buscar y reemplazar datos


1. En la tabla, seleccione el campo (columna) en el que desee llevar a cabo la bsqueda. NOTA: Si desea buscar en toda la tabla, siga el procedimiento descrito en el paso 5. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Buscar, haga clic en Buscar.

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Mtodo abreviado de teclado Presione CTRL+B.


Aparece el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. 3. Para buscar datos, en el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, haga clic en la ficha Buscar. Para ejecutar una operacin de bsqueda y reemplazo, haga clic en la ficha Reemplazar. 4. En el cuadro Buscar, escriba la cadena de bsqueda. Para reemplazar datos, escriba la cadena de reemplazo en el cuadro Reemplazar por. NOTA No escriba caracteres comodn en el cuadro Reemplazar por, a menos que los registros deban contenerlos. 5. De manera opcional, use la lista Buscar en para cambiar el campo en el que desea realizar la bsqueda o para buscar en toda la tabla. De forma predeterminada, la lista Buscar en contiene el nombre del campo seleccionado en el paso 1. Si desea buscar en toda la tabla, seleccione en la lista el nombre de la tabla.O bien, Si decide seleccionar otra columna, haga clic en la columna en la hoja de datos de la tabla. No es preciso cerrar el cuadro de dilogo. 6. De manera opcional, en la lista Coincidir, haga clic en Cualquier parte del campo. De este modo, se realiza la bsqueda ms amplia posible. 7. Asegrese de que est activada la casilla de verificacin Buscar los campos con formato y despus haga clic en Buscar siguiente.

Buscar y reemplazar datos en un formulario


Si no tiene los permisos necesarios para ver y buscar en una tabla o si desea que los usuarios no vean algunos de los datos de una tabla, puede ejecutar operaciones de bsqueda y reemplazo en formularios abiertos en las vistas Formulario y Presentacin. Ambas operaciones buscan en la tabla subyacente enlazada al formulario. NOTA No se pueden ejecutar operaciones de bsqueda y reemplazo en un campo de bsqueda. Si desea reemplazar los datos de un control (como un cuadro de texto) en un formulario, ese control debe estar enlazado a la tabla de origen. Para obtener ms informacin sobre las listas de bsqueda, vea el artculo Agregar o cambiar una columna de bsqueda que permita almacenar varios valores. En las primeras secciones de ese tema, se explica cmo funcionan y cmo se crean los campos de bsqueda.

Buscar datos en un formulario


1. Abra el formulario en el que desee buscar en la vista Formulario o Presentacin. 2. Seleccione el control que contiene la informacin en la que desee buscar. 3. En la ficha Inicio, en el grupo Buscar, haga clic en Buscar. O bien, Presione CTRL+B. Aparece el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.

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4. Para buscar datos, haga clic en la ficha Buscar. Para ejecutar una operacin de bsqueda y reemplazo, haga clic en la ficha Reemplazar. 5. En el cuadro Buscar, escriba el valor de bsqueda. Para reemplazar datos, escriba la cadena de reemplazo en el cuadro Reemplazar por. NOTA No escriba caracteres comodn en el cuadro Reemplazar por, a menos que los registros deban contenerlos. 6. De manera opcional, use la lista Buscar en para cambiar el campo en el que desea realizar la bsqueda o para buscar en toda la tabla subyacente. De forma predeterminada, la lista Buscar en contiene el nombre del control seleccionado en el paso 1. Si desea buscar en la tabla subyacente al formulario, seleccione en la lista el nombre de la tabla. O bien, S decide seleccionar otro control (equivale a seleccionar otro campo de tabla), haga clic en ese control en el formulario. No es preciso cerrar el cuadro de dilogo. 7. De manera opcional, en la lista Coincidir, haga clic en Cualquier parte del campo. De este modo, se realiza la bsqueda ms amplia posible. 8. En la lista Buscar, haga clic en Todos y, a continuacin, en Buscar siguiente. Para reemplazar una cadena, haga clic en Reemplazar. Si est seguro de haber especificado la cadena de reemplazo correcta, haga clic en Reemplazar todos, pero tenga en cuenta que no se puede deshacer una operacin de reemplazo. Si cometiese un error, tendra que repetir la operacin de bsqueda y reemplazo, buscar los valores incorrectos y reemplazarlos con los correctos.

Buscar datos en un conjunto de resultados de consulta


A continuacin se explica cmo usar el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar para buscar registros en el conjunto de resultados devuelto por una consulta de seleccin. Recuerde que se pueden ejecutar nicamente operaciones de bsqueda en los resultados de consulta. Si desea cambiar o quitar datos mediante una consulta, vea los artculos Crear una consulta de actualizacin y Usar consultas para eliminar uno o varios registros de una base de datos.

Crear una consulta de seleccin


Abra la base de datos que contiene los registros que desee buscar. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseo de consulta. Access inicia el Diseador de consultas, se muestra la ficha Diseo y se abre el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Seleccione la tabla o las tablas que contienen los registros que desee buscar, haga clic en Agregar y, a continuacin, haga clic en Cerrar.

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La tabla o tablas aparecen como una o varias ventanas en la seccin superior de la cuadrcula de diseo de consultas en las que se muestran todos los campos de cada tabla. En la siguiente tabla se muestra el diseador con una tabla tpica. Haga doble clic en los campos que desee buscar. Los campos seleccionados aparecen en la fila Campo situada en la seccin inferior del Diseador de consultas.

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Puede agregar un campo de tabla por columna en la seccin inferior. Para agregar rpidamente todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco (*) situado en la parte superior de la lista de campos de tabla. En la siguiente tabla se muestra el diseador con todos los campos agregados. De manera opcional, puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrcula de diseo. De este modo, puede reducir el nmero de registros que va a devolver la consulta y es ms fcil buscar los datos.

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS


Todos los campos (campo: elemento de una tabla que contiene un elemento de informacin especfico, como un apellido. Un campo Tratamiento puede contener Don o Doa. Las bases de datos como Microsoft SQL Server hacen referencia a los campos como columnas.) De una tabla tienen propiedades. stas definen las caractersticas y el comportamiento del campo. La propiedad ms importante de un campo es su tipo de datos. El tipo de datos de un campo determina la clase de datos que va a poder almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos sea Texto podr almacenar datos que se compongan de caracteres de
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texto o numricos, mientras que un campo cuyo tipo de datos sea Nmero slo podr almacenar datos numricos. El tipo de datos de un campo determina otras muchas cualidades importantes del mismo, como: La forma de usar el campo en expresiones. El tamao mximo de un valor del campo. Si el campo se puede indizar. Los formatos que se pueden usar con el campo.

Cuando se crea un nuevo campo en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.), se especifica su tipo de datos y, de forma opcional, sus dems propiedades.

Tipos de datos
En la siguiente tabla se ofrece una lista de los tipos de datos disponibles en Microsoft Office Access 2007 junto a algunas directrices de uso y la capacidad de almacenamiento de cada tipo Imagnese un tipo de datos de un campo como un conjunto de cualidades que se aplica a todos los valores incluidos en el campo y que determina la clase de datos que pueden ser esos valores. Por ejemplo, los valores almacenados en un campo Texto slo pueden contener letras, nmeros y un conjunto limitado de caracteres de puntuacin. Adems, un campo Texto puede contener un mximo de 255 caracteres.

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Tabla Contactos abierta en la vista Diseo Tipo de datos Propiedades de campo

En Access existen diez tipos de datos distintos:


Datos adjuntos, como fotos digitales. En cada registro es posible adjuntar varios archivos. Este tipo de datos no estaba disponible en versiones anteriores de Access. Autonumrico Nmeros que se generan automticamente para cada registro. Moneda Valores monetarios. Fecha/Hora Fechas y horas. Hipervnculo Hipervnculos, como direcciones de correo electrnico. Memo Bloques de texto largos y texto que emplean formato de texto. Una utilidad tpica de un campo Memo sera una descripcin de producto detallada. Nmero Valores numricos, como distancias. Tenga en cuenta que existe un tipo de datos independiente para la moneda. Objeto OLE Objetos OLE (objeto OLE: objeto que admite el protocolo OLE para la vinculacin e incrustacin de objetos. Un objeto OLE de un servidor OLE (por ejemplo, una imagen de Paint de Windows o una hoja de clculo de Microsoft Excel), se puede vincular o incrustar en un campo, formulario o informe.), como documentos de Word. Texto Valores alfanumricos cortos, como un apellido o una direccin. S/No Valores booleanos.

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Tipo de datos Texto

Memo

Uso Para caracteres alfanumricos, incluido texto, o texto y nmeros, que no se utilicen en clculos (por ejemplo, un Id. de producto). Para texto con una longitud de ms de 255 caracteres o que utilice formato enriquecido. Los ejemplos incluyen notas, descripciones extensas y prrafos con formato de texto, como negrita o cursiva.

Tamao Hasta 255 caracteres

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carcter), de lo que es posible mostrar 65.535 caracteres en cualquier control nico. El tamao mximo de un archivo de base de datos de Office Access 2007 es 2 gigabytes. 1, 2, 4, 8 o 12 bytes (16 bytes cuando se usa en un Id. de rplica) Para obtener ms informacin, vaya a la entrada Nmero Tamao del campo de la tabla de referencia de propiedades de los campos. 8 bytes

Nmero

Use la propiedad Formato del texto de un campo Memo para especificar si el campo es compatible con el texto con formato. Establezca la propiedad Slo anexar de un campo Memo en S para conservar versiones anteriores del valor del campo cuando ste cambie. Para almacenar valores numricos (enteros o fraccionarios) que se van a utilizar en clculos, excepto valores monetarios. Para los valores monetarios use el tipo de datos Moneda.

Fecha/Hora

Para almacenar valores de fecha y hora. Observe que cada valor almacenado incluye un componente de fecha y uno de hora.

Moneda Para almacenar valores monetarios (moneda). Autonumrico Para generar valores exclusivos que se puedan utilizar como clave principal que Access inserta cuando se agrega un registro. Observe que los campos Autonumrico pueden incrementarse secuencialmente, en un incremento concreto o asignado aleatoriamente. S/No

8 bytes 4 bytes (16 bytes cuando se utiliza en un Id. de rplica)

Para valores booleanos: S/No, 1 bit (0,125 bytes) Verdadero/Falso o Activado/Desactivado.


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Objeto OLE

Para almacenar objetos OLE de programas de Microsoft Windows.

otros Hasta 1 gigabyte

Tipo de datos Datos adjuntos

Uso Para almacenar archivos binarios (es decir, archivos que no se pueden leer mediante un editor de texto), como imgenes digitales (fotos y grficos) o archivos creados mediante otros productos de Microsoft Office.

Tamao Datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Datos adjuntos sin comprimir, aproximadamente 700 kb, segn la medida en que puedan comprimirse los datos adjuntos. El tamao mximo de un archivo de base de datos de Office Access 2007 es 2 gigabytes.

En un campo Datos adjuntos es posible adjuntar ms de un archivo por registro.

Hipervnculo Para almacenar hipervnculos, que proporcionan acceso con un solo clic a pginas Web mediante una direccin URL (localizador uniforme de recursos) o a archivos mediante un nombre en formato UNC (convencin de nomenclatura universal). Tambin se pueden establecer vnculos con objetos de Access almacenados en una base de datos.

Asistente para bsquedas

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carcter), de lo que es posible mostrar 65.535 caracteres en cualquier control nico. El tamao mximo de un archivo de base de datos de Office Access 2007 es 2 gigabytes. Para iniciar el Asistente para bsquedas a fin Si el campo de bsqueda de poder crear un campo que utilice un est enlazado a una tabla o cuadro combinado para buscar un valor en consulta, es el tamao de otra tabla, consulta o lista de valores. Observe la columna enlazada. que en realidad el Asistente para bsquedas Si el campo de bsqueda no es un tipo de datos. no est enlazado a otra columna (y almacena una lista de valores), es el tamao del campo Texto utilizado para almacenar la lista
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Propiedades de los campos


Uso de propiedad de Campo Tamao del campo Tipos de datos Texto Nmero Autonumrico Texto Memo Nmero Fecha/Hora Moneda Autonumrico S/No Hipervnculo Posiciones decimales Nmero Moneda Especificar el nmero de posiciones decimales que se va a usar a la hora mostrar nmeros Utilizado Establecer el tamao mximo de los datos almacenados como tipo de datos Texto, Nmero o Autonumrico. Personalizar la forma en que el campo aparece de forma predeterminada cuando se visualiza o se imprime

Formato

Nuevos valores

Autonumrico

Establecer si un campo Autonumrico se incrementa o recibe un valor aleatorio cuando se agrega un nuevo registro. Mostrar caracteres de edicin para guiar la especificacin de datos.

Mscara de entrada

Ttulo

Texto Nmero Fecha/Hora Moneda Todos los tipos de datos Texto Memo Nmero

Establecer el texto que aparece de forma predeterminada en los rtulos de los formularios, los informes y las consultas. Asignar de forma automtica el valor especificado a un campo cuando se agregue un nuevo registro.

Valor predeterminado

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Fecha/Hora Moneda S/No Hipervnculo

Uso de propiedad de Campo Regla de validacin

Texto de validacin

Requerido

Permitir longitud cero

Tipos de datos Texto Memo Nmero Fecha/Hora Moneda S/No Hipervnculo Texto Memo Nmero Fecha/Hora Moneda S/No Hipervnculo Todos los tipos de datos excepto Autonumrico Texto Memo Hipervnculo Texto

Utilizado Proporcionar una expresin que debe ser verdadera para agregar o modificar el valor de este campo.

Especificar el texto que aparece cuando un valor escrito en este campo infringe la expresin del cuadro Regla de validacin.

Exigir que este campo contenga un valor en cada registro. Permitir la especificacin (al establecerla en S) de una cadena de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo Acelerar el acceso de lectura a los datos de este campo al crear y utilizar un ndice. Los campos Memo e Hipervnculo son compatibles con los ndices nicamente en los primeros 255 caracteres del campo.

Indizado

Memo

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Nmero Fecha/Hora Moneda Autonumrico S/No Hipervnculo

Un ndice de un campo hace que las operaciones de anexin, eliminacin y actualizacin tarden ms, ya que el ndice tiene que actualizarse para reflejar los cambios

Uso de propiedad de Campo Slo anexar

Tipos de datos Memo Hipervnculo

Utilizado Realizar un seguimiento del historial del valor del campo al establecer la propiedad en S. Seleccionar Texto enriquecido para almacenar los datos del campo como HTML y permitir la aplicacin de formato enriquecido. Seleccionar Texto sin formato para almacenar nicamente texto.

Formato del texto

Memo

Alineacin del texto Todos los tipos de datos excepto Datos adjuntos Mostrar el Selector de fecha Fecha/Hora

Especificar la alineacin predeterminada del texto de un control Especificar si Access muestra un selector de fecha (control de calendario) cuando los usuarios modifican el valor de un campo.

Mscara de entrada
Una mscara de entrada es un conjunto de caracteres literales y caracteres de mscara que controlan lo que se puede y no se puede escribir en un campo. Por ejemplo, una mscara de entrada puede requerir a los usuarios que escriban fechas o nmeros de telfono segn las
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convenciones de un pas o una regin determinada, tal y como se muestra en los siguientes ejemplos: AAAA-MM-DD ( ) ext

LAS RELACIONES
Uno de los objetivos de un buen diseo de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho est representado slo una vez.

Tipos de Relaciones Relacin uno a varios


Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier nmero de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relacin entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relacin de uno a varios. Para representar una relacin de uno a varios en el diseo de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relacin y agrguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relacin. En este caso, por ejemplo, agregara un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominara Id. de cliente. Access utilizara entonces el nmero de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto.

Una relacin de varios a varios


Considere la relacin entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un nico producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Adems, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relacin se denomina relacin de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber
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varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relacin. Para representar una relacin de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unin, que divide la relacin de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relacin. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relacin varios a varios que se define mediante la creacin de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

Una relacin uno a uno


En una relacin uno a uno, cada registro de la primera tabla slo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relacin no es comn porque, muy a menudo, la informacin relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relacin, ambas tablas deben compartir un campo comn.

Por qu crear relaciones de tabla? Las relaciones de tabla informan de los diseos de consulta
Para trabajar con registros de ms de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deber crear una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id. de cliente. En la ventana Relaciones, puede especificar manualmente los campos que desea combinar. Sin embargo, si ya tiene definida una relacin entre las tablas, Office Access 2007 suministrar la combinacin predeterminada, de acuerdo con la relacin de tabla existente. Adems, si usa uno de los asistentes para consultas, Access utilizar la informacin recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.

Las relaciones de tabla informan de los diseos de formulario e informe


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Al disear un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la informacin recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad. Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros hurfanos en la base de datos. Un registro hurfano es el que hace referencia a otro registro que no existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe. Al disear una base de datos, se divide la informacin en tablas, cada una de las cuales tiene una clave principal. A continuacin, se agregan claves externas a las tablas relacionadas que hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave principal y clave externa forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Por lo tanto, resulta importante, que dichas referencias de clave principal y clave externa estn sincronizadas. La integridad referencial sirve para asegurarse de que las referencias permanecen sincronizadas y depende de las relaciones de tabla.

Descripcin de la integridad referencial


Al disear una base de datos, se divide la informacin en muchas tablas basadas en temas para minimizar la redundancia de los datos. A continuacin, se proporciona a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la informacin, colocando campos comunes en tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relacin de uno a varios se toma la clave principal de la tabla "uno" y se agrega como un campo adicional a la tabla "varios". Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de la tabla "varios" y busca el valor correspondiente en la tabla "uno". De este modo los valores de la tabla "varios" hacen referencia a los valores correspondientes de la tabla "uno". Suponga que tiene una relacin de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarn "hurfanos" si elimina el registro Transportista. Los pedidos todava contendrn un Id.de transportista, pero el Id. ya no ser vlido, porque el registro al que hace referencia ya no existe. El propsito de la integridad referencial es evitar los registros hurfanos y mantener las referencias sincronizadas para que esta situacin hipottica no ocurra nunca. La integridad referencial se aplica habilitndola para una relacin de tabla. Una vez habilitada, Access rechazar todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa relacin de tabla. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el destino de una referencia, as como las eliminaciones
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que quitan el destino de una referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad perfectamente vlida de cambiar la clave principal de un transportista que tiene pedidos en la tabla Pedidos. Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automticamente todas las filas afectadas como parte de una nica operacin. De ese modo, Access se asegura de que la actualizacin es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Por ello, Access incluye la opcin Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuacin, se actualiza una clave principal, Access actualiza automticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal. Tambin es posible que tenga la necesidad vlida de eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos relacionados de ese transportista. Por ello, Access incluye la opcin Eliminar en cascada los registros relacionados. Si aplica la integridad referencial y selecciona la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuacin, elimina un registro en la parte de la clave principal de la relacin, Access eliminar automticamente todos los campos que hagan referencia a la clave principal.

Crear una relacin de tabla


Se puede crear una relacin de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relacin entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumrico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo Nmero si la propiedad Tamao del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumrico y un campo de tipo Nmero si la propiedad Tamao del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Nmero, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamao del campo.

Crear una relacin de tabla mediante la ventana Relaciones


1. Haga clic en el botn de Microsoft Office Abrir. y, a continuacin, haga clic en

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.


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3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

4. Si an no ha definido ninguna relacin, aparecer automticamente el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver nicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver nicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas. 5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuacin, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar. 6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo comn (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuacin, arrstrelos. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. 7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relacin. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en l y seleccione un nuevo campo de la lista. Para exigir la integridad referencial de esta relacin, active la casilla de verificacin Exigir integridad referencial. Para obtener ms informacin sobre la integridad referencial. Haga clic en Crear.

Para crear una relacin uno a uno


Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un ndice nico. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor S (sin duplicados). Si ambos campos tienen un ndice nico, Access crea una relacin uno a uno.

Para crear una relacin uno a varios


El campo ubicado en el lado "uno" de la relacin (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un ndice nico. Esto significa que la propiedad Indexado de
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este campo debe tener el valor S (sin duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relacin no debe tener un ndice nico. Puede tener un ndice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o S (con duplicados). Cuando un campo tiene un ndice nico y el otro no, Access crea una relacin uno a varios

Eliminar una relacin de tabla


Para quitar una relacin de tabla, es preciso eliminar la lnea de relacin en la ventana Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la lnea de relacin y, a continuacin, haga clic en la lnea. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. Con la lnea de relacin seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relacin, tambin se quita la integridad referencial para esa relacin si est habilitada. Como resultado, Access ya no evitar automticamente la creacin de registros hurfanos en el lado "varios" de una relacin. 1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

Aparecer la ventana Relaciones. Si an no ha definido ninguna relacin y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de dilogo, haga clic en Cerrar. 4. En el grupo Relaciones de la ficha Diseo, haga clic en Todas las relaciones. Aparecern todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las lneas de relacin. 5. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee eliminar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada.
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6. Presione la tecla SUPRIMIR. O bien, Haga clic con el botn secundario y, a continuacin, haga clic en Eliminar. 7. Puede que Access muestre el mensaje Confirma que desea eliminar de forma permanente la relacin seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmacin, haga clic en S.

Establecer Tipos de Combinacin


1. En el cuadro de dilogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinacin. Aparecer el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin.

2. Haga clic en la opcin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Qu es una clave principal?


Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la informacin se divide en tablas distintas en funcin del tema. A continuacin, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cmo debe volver a reunir la informacin. Access utiliza campos de clave principal para asociar rpidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa. Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podra aparecer tambin en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en trminos simples, es la clave principal de otra tabla.

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Clave principal

Clave externa

A menudo, un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id. o un nmero de serie o cdigo, sirve como clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podra tener un nmero de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sera, en ese caso, la clave principal. Un buen candidato para una clave principal debe tener varias caractersticas. En primer lugar, debe identificar inequvocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vaco ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir rpidamente los datos de varias tablas. Un ejemplo de una mala eleccin de clave principal sera un nombre o una direccin, ya que tanto el nombre como la direccin contienen informacin que puede cambiar con el tiempo. Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automticamente un ndice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba tambin que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que ste es siempre distinto. Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumrico. El campo est oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseo.

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Definir la clave principal


Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id. o un nmero de serie o cdigo, ese campo podra convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequvocamente cada fila, no debe contener un valor vaco o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Para definir explcitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseo. 1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el men contextual, haga clic en Vista Diseo. 4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo. 5. En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal

Agregar una clave principal autonumrica


Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una clave principal y le asigna el tipo de datos Autonumrico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal a una tabla que ya existe, debe abrir la tabla en la vista Diseo. 1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

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2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla a la que desee agregar la clave principal y, a continuacin, en el men contextual, haga clic en Vista Diseo. 4. Busque la primera fila vaca disponible en la cuadrcula de diseo de la tabla. 5. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente. 6. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumrico. 7. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar nmeros aleatorios.

Quitar la clave principal


Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacan la funcin de clave principal ya no servirn como identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos de la tabla. Lo que se quita es la designacin de clave principal de esos campos. Al quitar la clave principal se quita tambin el ndice que se cre para ella. 1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relacin de tabla. Si intenta quitar una clave principal para la que existe una relacin, Access le advertir de que debe eliminar primero la relacin.

Eliminar una relacin de tabla


1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla estn abiertas, cirrelas. No se puede eliminar una relacin entre tablas abiertas. 2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar/Ocultar, haga clic en Relaciones.

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3. Si las tablas que participan en la relacin de tabla no aparecen, en la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuacin, seleccione las tablas que desea agregar en el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y luego en Cerrar. 4. Haga clic en la lnea de relacin de tabla correspondiente a la relacin que desea eliminar (la lnea se mostrar en negrita al seleccionarla) y, a continuacin, presione la tecla SUPR.

5. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar.

4. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y, a continuacin, en el men contextual, haga clic en Vista Diseo. 5. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual. Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo. Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave principal. 6. En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

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El indicador de clave se quita del campo o campos que especific previamente como clave principal.

LAS CONSULTAS
Una consulta es una solicitud de los resultados de los datos, de las acciones de los datos o de ambos. Puede usar una consulta para responder a una pregunta sencilla, realizar clculos, combinar datos de diferentes tablas o incluso para agregar, cambiar o eliminar datos de una tabla. Las consultas que se utilizan para recuperar datos de una tabla o realizar clculos se denominan consultas de seleccin. Las consultas que agregan, cambian o eliminan datos se denominan consultas de accin. Las bases de datos relacionales se componen, en el nivel ms bsico, de tablas que guardan relaciones lgicas entre ellas. Las relaciones se usan para conectar las tablas en los campos que tienen en comn. Una relacin viene representada en una consulta por medio de una combinacin. Cuando se agregan tablas a una consulta, Microsoft Office Access 2007 crea combinaciones basadas en las relaciones que se han definido entre las tablas. Se pueden crear manualmente combinaciones en las consultas, incluso si no representan relaciones ya definidas. Si se usan otras consultas (en vez de las tablas o adems de ellas) como origen de los datos de una consulta, se pueden crear combinaciones entre las consultas de origen y tambin entre esas consultas y todas las tablas que se usen como origen de datos. Las combinaciones se comportan de manera similar a los criterios de consulta ya que establecen reglas que deben cumplir los datos que se van a incluir en las operaciones de consulta. A diferencia de los criterios, las combinaciones especifican asimismo que cada par de filas que cumplan las condiciones de combinacin se combinen en el conjunto de registros para formar una sola fila. Hay cuatro tipos bsicos de combinacin: combinaciones internas, combinaciones externas, combinaciones cruzadas y combinaciones de desigualdad.

Combinaciones internas
Las combinaciones internas son el tipo de combinacin ms comn. Indican a una consulta que las filas de una de las tablas combinadas corresponden a las filas de otra tabla, basndose en los datos incluidos en los campos combinados. Cuando se ejecuta una consulta con una combinacin interna, se incluirn en las operaciones de consulta nicamente las filas en las que haya un valor comn en ambas tablas combinadas.
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Por qu se usa una combinacin interna?


Se usa una combinacin interna cuando se desea que se devuelvan nicamente las filas de ambas tablas de la combinacin que coinciden en el campo combinado.

Cmo se usa una combinacin interna?


En la mayora de los casos, no hay que hacer nada para poder usar una combinacin interna. Si se han creado relaciones entre las tablas en la ventana Relaciones, Access crea automticamente las combinaciones internas cuando se agregan tablas relacionadas en la vista Diseo de la consulta. Si se aplica la integridad referencial, Access muestra asimismo "1" sobre la lnea de combinacin para indicar la tabla del lado "uno" de una relacin uno a varios as como el smbolo de infinito () para indicar la tabla del lado "varios". Las combinaciones internas se especifican en SQL en la clusula FROM, tal y como se muestra a continuacin: FROM tabla1 INNER JOIN tabla2 ON tabla1.campo1 operador de comparacin tabla2.campo2 La operacin INNER JOIN consta de las siguientes partes Parte tabla1, tabla2 campo1, campo2 Descripcin Nombres de las tablas cuyos registros se combinan. Nombres de los campos que se combinan. Si no son numricos, los campos deben ser del mismo tipo de datos y contener la misma clase de datos, pero no tienen que tener el mismo nombre. Cualquier operador de comparacin relacional: "=", "<", ">",

operador de comparacin "<=", ">=" o "<>".

Combinaciones externas
Las combinaciones externas indican a una consulta que, si bien algunas de las filas en ambos lados de la combinacin coinciden exactamente, la consulta debe incluir todas las filas de una tabla as como las filas de la otra tabla que comparten un valor comn en ambos lados de la combinacin.

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Las combinaciones externas pueden ser combinaciones izquierdas o combinaciones derechas. En una combinacin izquierda, la consulta incluye todas las filas de la primera tabla de la declaracin SQL de la clusula FROM y slo las filas de la otra tabla donde el campo de combinacin contiene valores comunes de ambas tablas. En una combinacin derecha, la consulta incluye todas las filas de la segunda tabla de la declaracin SQL de la clusula FROM y slo las filas de la otra tabla donde el campo de combinacin contiene valores comunes de ambas tablas.

Por qu se usa una combinacin externa?


Se usa una combinacin externa cuando se desea que los resultados incluyan todas las filas de una de las tablas de la combinacin y se desea que la consulta devuelva slo las filas de la otra tabla que coinciden con la primera tabla del campo de combinacin.

Cmo se usa una combinacin externa?


Las combinaciones externas se crean modificando las combinaciones internas.

Convertir una combinacin interna en una combinacin externa


1. En la vista Diseo de la consulta, haga doble clic en la combinacin que desee cambiar. Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin. 2. En el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin, observe las opciones situadas junto a la opcin 2 y la opcin 3. 3. Haga clic en la opcin que desee usar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 4. Access muestra la combinacin as como una flecha que va desde el origen de datos donde estarn incluidas todas las filas hasta el origen de datos donde estarn incluidas slo las filas que cumplan la condicin de combinacin. Las combinaciones externas se especifican en SQL en la clusula FROM, tal y como se muestra a continuacin: FROM tabla1 [ LEFT | RIGHT ] JOIN tabla2 ON tabla1.campo1 operadordecomparacin tabla2.campo2
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Las operaciones LEFT JOIN y RIGHT JOIN constan de las siguientes partes:

tabla1, tabla2 campo1, campo2

Nombres de las tablas cuyos registros se combinan. Nombres de los campos que se combinan. Estos campos deben ser del mismo tipo de datos y contener la misma clase de datos, pero no tienen que tener el mismo nombre. Cualquier operador de comparacin relacional: "=", "<", ">",

operadordecomparacin "<=", ">=" o "<>".

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Combinaciones cruzadas
Las combinaciones cruzadas se diferencian de las combinaciones internas y externas en que no se representan explcitamente en Office Access 2007. En una combinacin cruzada, cada fila de una tabla se combina con cada fila de otra tabla, generando lo que se denomina un producto cruzado o producto cartesiano. Cada vez que se ejecuta una consulta con tablas que no estn explcitamente combinadas, se genera un producto cruzado. Las combinaciones cruzadas suelen ser involuntarias, aunque hay casos en los que pueden resultar tiles.

Por qu se usa una combinacin cruzada?


Se usa una combinacin cruzada cuando se desea comprobar todas las combinaciones posibles de las filas de dos tablas o consultas. Por ejemplo, supongamos que su negocio tiene un ao fantstico y est considerando la posibilidad de ofrecer descuentos a sus clientes. Podr crear una consulta que sume las compras de cada cliente, crear una pequea tabla con los posibles porcentajes de descuento y combinar las dos en otra consulta que lleve a cabo una combinacin cruzada. El resultado ser una consulta que muestre un conjunto de descuentos hipotticos para cada cliente.

Cmo se usa una combinacin cruzada?


Se genera una combinacin cruzada cada vez que se incluyen tablas o consultas en una consulta y no se crea al menos una combinacin explcita para cada tabla o consulta. Access combina todas las filas de cada tabla o consulta que no est explcitamente combinada con ninguna otra tabla o consulta con cada dos filas de los resultados. Contemplemos el caso de los descuentos del prrafo anterior. Supongamos que tiene 91 clientes y desea examinar cinco posibles porcentajes de descuento. La combinacin cruzada genera 455 filas (el resultado de multiplicar 91 por 5). Tal y como se puede imaginar, las combinaciones cruzadas involuntarias pueden crear un nmero considerable de filas en los resultados de consulta. Es ms, estos resultados suelen no tener sentido porque, si en realidad la intencin no es combinar cada fila con cada dos filas, la mayora de las filas combinadas que aparecen en los resultados no tendrn ningn sentido. En ltimo lugar, las consultas que usan combinaciones cruzadas involuntarias pueden tardar mucho tiempo en ejecutarse.

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Combinacin cruzada involuntaria en la vista Diseo de la consulta.

Combinaciones de desigualdad
Las combinaciones no tienen que basarse necesariamente en la equivalencia de los campos combinados. Una combinacin puede basarse en cualquier operador de comparacin, como mayor que (>), menor que (<) o no es igual a (<>). Las combinaciones que no se basan en la equivalencia se denominan combinaciones de desigualdad.

Por qu se usa una combinacin de desigualdad?


Si se desea combinar las filas de dos orgenes de datos basndose en los valores de campo que no son iguales, se usa una combinacin de desigualdad. Normalmente, las combinaciones de desigualdad se basan en los operadores de comparacin mayor que (>), menor que (<), mayor o igual que (>=), o bien, menor o igual que (<=). Las combinaciones de desigualdad que se basan en el operador no es igual a (<>) pueden devolver casi tantas filas como las combinaciones cruzadas, por lo que los resultados pueden ser difciles de interpretar.

Cmo se usa una combinacin de desigualdad?


Las combinaciones de desigualdad no se admiten en la vista Diseo. Si desea usarlas, deber hacerlo en la vista SQL. Sin embargo, se puede crear una combinacin en la vista Diseo, cambiar a la vista SQL, buscar el operador de comparacin igual a (=) y cambiarlo al operador que desee usar. Despus, slo podr abrir la consulta en la vista Diseo si cambia primero el operador de comparacin al operador igual a (=) en la vista SQL.
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Quitar una combinacin


Si crea una combinacin por equivocacin, por ejemplo, entre dos campos con tipos de datos distintos, podr eliminarla. Para eliminar una combinacin: 1. En la cuadrcula de diseo de la consulta, haga clic en la combinacin que desee quitar. 2 Presione SUPR. O bien, En la cuadrcula de diseo de la consulta, haga clic con el botn secundario en la combinacin que desee quitar y, a continuacin, haga clic en Eliminar

LOS CONTROLES DE FORMULARIO


Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, por ejemplo qu campos o filas de datos se van a mostrar. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultar ms agradable y ms eficaz trabajar con una base de datos, adems de que ayudar a evitar que se especifiquen datos incorrectos

Crear un formulario mediante el Asistente para formularios


1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Ms formularios y en Asistente para formularios .

2. Siga las instrucciones incluidas en las pginas del Asistente para formularios.

NOTA Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar despus de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera pgina del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los dems campos que desee incluir en el formulario. A continuacin, haga clic en Siguiente o Finalizar para proseguir.
3. En la ltima pgina del asistente, haga clic en Finalizar

Agregar un campo a un formulario o informe en la vista Diseo


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En general, la manera ms fcil de agregar un campo a un formulario o informe es mediante el panel Lista de campos. No obstante, se puede agregar asimismo un campo creando un control y enlazndolo a un campo. Con el siguiente procedimiento se muestra cmo hacerlo. 1. Abra el formulario o informe en la vista Diseo haciendo clic en l con el botn secundario del mouse (ratn) en el panel de exploracin y, a continuacin, haciendo clic en Vista Diseo. Asistentes para controles Puede usar los Asistentes para controles para que le ayuden a crear botones de comando, cuadros de lista, subformularios, cuadros combinados y grupos de opciones. Un Asistente para controles hace una serie de preguntas referentes a la apariencia y el funcionamiento deseados del control y, a continuacin, crea el control y establece sus propiedades basndose en las respuestas. En la ficha Diseo, en el grupo Controles, si no est resaltada la opcin Utilizar Asistentes para controles, haga clic en ella para resaltarla. Si prefiere crear controles sin la ayuda del asistente, haga clic en Utilizar asistentes para controles de modo que no est seleccionada esta opcin. 2. En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee agregar.

Para determinar el nombre de una herramienta, coloque el puntero sobre la misma. Access mostrar el nombre de la herramienta.

3. En la cuadrcula de diseo del formulario o informe, haga clic en el lugar donde desee colocar la esquina superior izquierda del control. Haga clic una vez para crear un control de tamao predeterminado, o bien, haga clic en la herramienta y arrstrela en la cuadrcula de diseo para crear un control que tenga el tamao deseado. 4. Si seleccion Utilizar asistentes para controles y el control que est colocando tiene asociado un asistente, este asistente se iniciar y le guiar para configurar el control. 5. Si no coloca correctamente el control al primer intento, muvalo de la siguiente manera: 1. Haga clic en el control para seleccionarlo. 2. Site el puntero sobre el control hasta que se convierta en un puntero de movimiento . 3. Haga clic en el control y arrstrelo hasta la ubicacin deseada.
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Insertar un logotipo en un formulario o informe


1. Abra el formulario o informe en la vista Presentacin. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en el formulario o informe y, a continuacin, haga clic en Vista Presentacin en el men contextual. 2. En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Logotipo. Aparece el cuadro de dilogo Insertar imagen. 3. Vaya a la carpeta donde est almacenado el archivo de logotipo y haga doble clic en l. El logotipo se agrega al encabezado de formulario o informe. Si desea volver a colocar el logotipo, puede arrastrarlo a otra ubicacin. Tambin puede cambiar el tamao del logotipo moviendo el cursor del mouse hasta el borde del logotipo de modo que se convierta en una flecha cudruple y, a continuacin, arrastrndolo en la direccin de las flechas.

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LAS MACROS Introduccin a la programacin en Access


Cuando crea una nueva base de datos, suele empezar creando unos cuantos objetos de base de datos como tablas, formularios e informes. Finalmente, llega a un punto en que necesita agregar alguna programacin para automatizar ciertos procesos y mantener agrupados los objetos de base de datos. Este artculo proporciona orientacin al usuario sobre las herramientas de programacin en Microsoft Office Access 2007 y destaca algunos recursos en los que se puede obtener ms informacin acerca de la programacin

Qu es la programacin
En Office Access 2007, la programacin es el proceso de agregar funcionalidad a la base de datos mediante el uso de macros de Access o cdigo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Por ejemplo, suponga que ha creado un formulario y un informe y desea agregar un botn de comando al formulario que, cuando se haga clic en l, abra el informe. En este caso, la programacin es el proceso de crear una macro o un procedimiento de VBA y establecer a continuacin la propiedad de evento (propiedad de evento: atributo con nombre de un control, formulario, informe, pgina de acceso a datos o seccin que se utiliza para responder a un evento asociado. Puede ejecutar un procedimiento o macro cuando tiene lugar un evento definiendo la propiedad del evento relacionada.) OnClick del botn de comando de manera que, al hacer clic en el botn de comando, se ejecute la macro o el procedimiento. En el caso de una operacin sencilla, como abrir un informe, puede usar el Asistente para botones de comando para que realice todo el trabajo, o puede desactivarlo y realizar la programacin usted mismo. NOTA Muchos programas de Microsoft Office utilizan el trmino "macro" para referirse a cdigo de VBA. Esto puede inducir a confusin a los usuarios de Access porque, en Access, el trmino "macro" hace referencia a una coleccin con nombre de acciones de macro que puede reunir mediante el uso del Generador de macros. Las acciones de macro de Access representan nicamente un subconjunto de los comandos disponibles en VBA. El Generador de macros proporciona una interfaz ms estructurada que el Editor de Visual Basic, permitiendo al usuario agregar programacin a controles y objetos sin tener que aprender cdigo de VBA. Debe recordar que, en los artculos de Ayuda de Access, las macros de Access reciben el nombre de macros. Sin embargo, el cdigo, las funciones o los procedimientos de VBA se denominan cdigo de VBA. El cdigo de VBA est contenido en mdulos de clases (que forman parte de formularios o informes individuales y que, normalmente, contienen cdigo slo para esos objetos) y en mdulos (que no estn vinculados a objetos especficos y que suelen contener cdigo "global" que se puede utilizar en la base de datos). Los objetos (por ejemplo, formularios e informes) y los controles (por ejemplo, botones de comando y cuadros de texto) tienen una gran variedad de propiedades de evento a las que se pueden adjuntar macros o procedimientos. Cada propiedad de evento est asociada a un evento concreto, como hacer clic en un botn del mouse (ratn), abrir un formulario o modificar datos en un cuadro de texto. Los eventos
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tambin pueden ser desencadenados por factores externos a Access, como eventos del sistema, o por macros o procedimientos adjuntos a otros eventos. La base de datos puede aumentar su complejidad si se agregan numerosos procedimientos o macros a varias propiedades de evento de muchos objetos pero, en la mayora de los casos, se pueden conseguir los resultados deseados utilizando muy poca programacin.

Comprender el cdigo de VBA


VBA es un lenguaje de programacin que puede usar para crear aplicaciones eficientes en Access. VBA incluye cientos de comandos que permiten realizar operaciones mucho ms complejas que las que se pueden ejecutar utilizando macros de Access. Puede incrementar la capacidad de VBA mediante el uso de controles de terceros, y puede escribir funciones y procedimientos propios para satisfacer sus necesidades especficas. Tambin puede usar VBA para integrar Access con otros programas.

Explicacin de las macros


El trmino "macro" se usa con frecuencia para referirse a los objetos macro independientes (es decir, los objetos que se ven en Macros en el panel de exploracin) aunque, en realidad, un objeto macro puede contener varias macros. En tal caso, se conoce como grupo de macros. Un grupo de macros se representa en el panel de exploracin como un objeto macro nico, pero en realidad, un grupo de macros contiene ms de una macro. Por supuesto, es posible crear cada macro en un objeto independiente, pero a menudo tiene sentido agrupar varias macros relacionadas en un solo objeto. El nombre que aparezca en la columna Nombre de macro sirve para identificar a cada macro. Una macro consta de acciones de macro individuales. La mayora de las acciones requieren argumentos. Adems, puede asignar nombres a las macros de un grupo de macros y agregar condiciones para controlar la forma de ejecutarse cada accin. En las siguientes secciones se describen estas funciones de forma ms detallada.

Nombres de macro
Si un objeto macro slo contiene una macro, no es necesario utilizar nombres de macro. Se puede hacer referencia a la macro por el nombre del objeto. No obstante, en el caso de un grupo de macros, se debe asignar un nombre nico a cada macro. Si la columna Nombre de macro no est visible en el Generador de macros, haga clic en Nombres de macro en el grupo Mostrar/Ocultar de la ficha Diseo. Encontrar ms informacin sobre la ejecucin de macros en grupos de macros ms adelante en este artculo

Comprender macros
Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y agregar funcionalidad a formularios, informes y controles. Por ejemplo, si agrega un botn de comando a un formulario, asocia la propiedad de evento OnClick del botn a una macro que contiene los comandos que desea que realice el botn cada vez que se haga clic en l.
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Sirve de ayuda pensar en que las macros de Access son como un lenguaje de programacin simplificado en el que se crea cdigo generando una lista de acciones (accin: componente bsico de una macro; instruccin independiente que se puede combinar con otras acciones para automatizar tareas. A veces se denomina comando en otros lenguajes de macros.) que realizar. Cuando genera una macro, selecciona cada accin de una lista desplegable y, a continuacin, rellena la informacin requerida para cada accin. Las macros permiten agregar funcionalidad a formularios, informes y controles sin escribir cdigo en un mdulo de VBA. Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos que estn disponibles en VBA, y la mayora de la gente encuentra ms fcil crear una macro que escribir cdigo de VBA.

Las macros se crean usando el Generador de macros que se muestra en la ilustracin siguiente. Para que se muestre el Generador de macros: En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no est disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botn Mdulo o Mdulo de clase y, a continuacin, haga clic en Macro.

Crear una macro


En Office Access 2007, una macro o un grupo de macros puede estar contenida en un objeto macro (a veces denominado "macro independiente"), o una macro puede estar incrustada en cualquier propiedad de evento de un formulario, un informe o un control. Las macros incrustadas pasan a formar parte del objeto o el control en el que estn incrustadas. Las macros independientes estn visibles en el panel de exploracin, en Macros; las macros incrustadas no. Caractersticas del Generador de macros El Generador de macros sirve para crear y modificar macros. Para abrir el Generador de macros: En la ficha Crear, en el grupo Otro, haga clic en Macro. Si el comando no est disponible, haga clic en la flecha debajo del botn Mdulo o Mdulo de clase y, a continuacin, haga clic en Macro. Access presenta el Generador de macros.

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Crear una macro independiente


1. En la ficha Crear, en el grupo Otro, haga clic en Macro. Si el comando no est disponible, haga clic en la flecha debajo del botn Mdulo o Mdulo de clase y, a continuacin, haga clic en Macro. 2. Agregue una accin a la macro: En el Generador de macros, haga clic en la primera celda en blanco de la columna Accin. Escriba la accin que desea utilizar o haga clic en la flecha para mostrar la lista de acciones (lista de acciones: lista que aparece cuando se hace clic en la flecha de la columna Accin de la ventana Macro.) donde, a continuacin, podr seleccionar la accin que desea usar. En Argumentos de accin, especifique argumentos para la accin, si son necesarios. Para ver una descripcin breve de cada argumento, haga clic en el cuadro del argumento y lea la descripcin que aparece a la derecha del argumento. Para los argumentos de accin (argumento de accin: informacin adicional que requieren algunas acciones de macro, por ejemplo, el objeto al que afecta la accin o condiciones especiales en las que tiene lugar la accin.) cuya configuracin sea un nombre de objeto de base de datos (objetos de base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como tablas, consultas, formularios, informes, pginas, macros y mdulos. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios, informes, pginas, macros y mdulos.), puede establecer el argumento arrastrando el objeto desde el panel de exploracin hasta el cuadro del argumento Nombre del objeto de la accin. Tambin puede crear una accin arrastrando un objeto de base de datos desde el panel de exploracin hasta una fila vaca del Generador de macros. Si arrastra una tabla, una consulta, un formulario, un informe o un mdulo hasta el Generador de macros, Access agrega una accin que abre la tabla, la consulta, el formulario o el informe. Si arrastra una macro hasta el Generador de macros, Access agrega una accin que ejecuta la macro. Si lo desea, puede escribir un comentario para la accin. 3. Para agregar ms acciones a la macro, muvase a otra fila de accin (fila de accin: fila de la parte superior de la ventana Macro donde se escriben los nombres de macro, acciones, condiciones y comentarios asociados con una macro concreta o un grupo de macros.) y repita el paso 2. Access lleva a cabo las acciones en el orden en que se enumeren.
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Consultas SQL
Las consultas SQL se utilizan para indicar al ACCESS que devuelva informacin de las bases de datos para posteriormente almacenarla como un conjunto de registros para posteriores consultas Utilizaremos para efecto de ejemplos las bases de datos llamadas PRACTICA01, PRACTICA02 y PRACTICA03 ubicada en la subcarpeta Consultas ACCESS ubicada dentro de la carpeta ACCESS de la Aula Virtual del curso.

1. Consultas de Seleccin
Las consultas de seleccin se utilizan para indicar al ACCESS que muestre informacin de las bases de datos, esta informacin es visualizada en forma de conjunto de registros que se pueden almacenar en un objeto recordset. Este conjunto de registros es modificable.

1.1 Consultas bsicas


La sintaxis bsica de una consulta de seleccin es la siguiente:
SELECT Campos FROM Tabla;

En donde campos es la lista de campos que se deseen visualizar y tabla es el origen de los mismos, por ejemplo:
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

SELECT Nombre, Apellidos FROM usuarios;

Esta consulta visualiza un recordset con los campos nombre y apellidos de la tabla usuarios de la base de datos PRACTICA02.

1.2 Ordenar los registros


Adicionalmente se puede especificar el orden en que se desean visualizar los registros de las tablas mediante la clusula ORDER BY <Lista de Campos>. En donde Lista de campos representa los campos a ordenar. Ejemplo:

Base de datos: PRACTICA02

Tabla: usuarios

SELECT Apellidos, Nombre, Alias FROM usuarios ORDER BY Apellidos;

Esta consulta visualiza los campos Apellidos, Nombre y Alias de la tabla Usuarios ordenados por el campo Apellidos.
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Se pueden ordenar los registros por ms de un campo, como por ejemplo:

Base de datos: PRACTICA02

Tabla: usuarios

SELECT Apellidos, Nombre, Alias FROM usuarios ORDER BY Apellidos, Nombre;

Incluso se puede especificar el orden de los registros: ascendente mediante la clusula (ASC -se toma este valor por defecto-) o descendente (DESC)

Base de datos: PRACTICA02

Tabla: usuarios

SELECT Apellidos, Nombre, Alias FROM usuarios ORDER BY Apellidos DESC, Nombre;

1.3 Consultas con Predicado


El predicado se incluye entre la clusula y el primer nombre del campo a visualizar, los posibles predicados son:

Predicado ALL TOP

Descripcin Visualiza todos los campos de la tabla Visualiza un determinado nmero de registros de la tabla Omite los registros cuyos campos seleccionados coincidan totalmente Omite los registros duplicados basndose en la totalidad del registro y no slo en los campos seleccionados. se incluye No al los es ninguno de los abusar la es predicados de este ms se asume ALL. predicado de la rpido ya tabla indicar

DISTINCT

DISTINCROW

ALL:

Si

no

El ACCESS selecciona todos los registros que cumplen las condiciones de la instruccin que para SQL. conveniente a que contiene, obligamos averiguar ACCESS campos analizar estructura mucho

el listado de campos deseados.

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Base de datos: PRACTICA02

Tabla: usuarios

SELECT ALL FROM usuarios; SELECT * FROM usuarios;

dando el mismo resultado:

TOP: Visualiza un cierto nmero de registros que entran entre al principio o al final de un rango especificado por una clusula ORDER BY. Supongamos que queremos visualizar los Alias con su Ingreso mensual de los 25 ingresos mensuales ms altos.

Base de datos: PRACTICA02

Tabla: usuarios

SELECT TOP 25 Alias, [Ingresos Mensuales] FROM usuarios ORDER BY [Ingresos Mensuales] DESC;

Si no se incluye la clusula ORDER BY, la consulta devolver un conjunto arbitrario de 25 registros de la tabla usuarios .El predicado TOP no elige entre valores iguales. En el ejemplo anterior, si el Ingreso mensual nmero 25 y la 26 son iguales, la consulta devolver 26 registros. Se puede utilizar la palabra reservada PERCENT para devolver un cierto porcentaje de registros que caen al principio o al final de un rango especificado por la clusula ORDER BY. Supongamos que en lugar de los 25 primeros Ingresos mensuales deseamos el 10 por ciento de los ms altos ingresos mensuales:
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

SELECT TOP 10 PERCENT Alias, [Ingresos Mensuales] FROM usuarios ORDER BY [Ingresos Mensuales] DESC;

El valor que va a continuacin de TOP debe ser un Integer sin signo.TOP no afecta a la posible actualizacin de la consulta. DISTINCT: Omite los registros que contienen datos duplicados en los campos seleccionados. Para que los valores de cada campo listado en la instruccin SELECT se incluyan en la consulta deben ser nicos. Por ejemplo, varios empleados listados en la tabla usuarios pueden tener el mismo apellido. Si dos registros contienen
Lpez Snchez en el campo Apellidos, la siguiente instruccin SQL visualiza un nico registro:

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Base de datos: PRACTICA02

Tabla: usuarios

SELECT DISTINCT Apellidos FROM usuarios;

Con otras palabras el predicado DISTINCT visualiza aquellos registros cuyos campos indicados en la clusula SELECT posean un contenido diferente. El resultado de una consulta que utiliza DISTINCT no es actualizable y no refleja los cambios subsiguientes realizados por otros usuarios. DISTINCTROW: Visualiza los registros diferentes de una tabla; a diferencia del predicado anterior que slo se fijaba en el contenido de los campos seleccionados, ste lo hace en el contenido del registro completo independientemente de los campo indicados en la clusula SELECT.
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

SELECT DISTINCTROW Apellidos FROM usuarios;

1.4 Alias
En determinadas circunstancias es necesario asignar un nombre a alguna columna determinada de un conjunto devuelto, otras veces por simple capricho o por otras circunstancias. Para resolver todas ellas tenemos la palabra reservada AS que se encarga de asignar el nombre que deseamos a la columna deseada. Tomado como referencia el campo Alias podemos hacer que la columna devuelta por la consulta, en lugar de llamarse Alias (igual que el campo devuelto) se llame APODO. En este caso procederamos de la siguiente forma:
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

SELECT DISTINCTROW Alias AS APODO FROM usuarios;

1.5 Visualizar Informacin de una base de Datos Externa


Es ocasiones es necesario la recuperacin de informacin que se encuentra contenida en una tabla que no se encuentra en la base de datos que ejecutar la consulta o que en ese momento no se encuentra abierta, esta situacin la podemos salvar con la palabra reservada IN de la siguiente forma:
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

SELECT Nombre FROM Clientes IN 'c:\access consultas\practica03.mdb';

En donde c:\access consultas\practica03.mdb es la base de datos que contiene la tabla Clientes.


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2 Criterios de Seleccin
Permite filtrar los registros con el fin de recuperar solamente aquellos que cumplan unas condiciones preestablecidas.

2.1 Criterios de Seleccin


Cada vez que se desee establecer una condicin referida a un campode texto la condicin de bsqueda debe ir encerrada entre comillas simples. No es posible establecer condiciones de bsqueda en los campos memo. Las fechas se deben escribir siempre en formato mm-dd-aa en donde mm representa el mes, dd el da y aa el ao, hay que prestar atencin a los separadores -no sirve la separacin habitual de la barra (/)-, hay que utilizar el guin (-) y adems la fecha debe ir encerrada entre almohadillas (#). Por ejemplo si deseamos referirnos al da 25 de Enero de 2012 deberemos hacerlo de la siguiente forma; #01-25-2012# #1-25-2012#.

2.2 Operadores Lgicos


Los operadores lgicos soportados por SQL son:AND, OR, XOR, Eqv, Imp, Is y Not. A excepcin de los dos ltimos todos poseen la siguiente sintaxis: <expresin1> operador <expresin2> son las condiciones a evaluar, el resultado de la operacin vara en funcin del operador lgico. La tabla adjunta muestra los diferentes posibles resultados: <expresin1> Verdad Verdad Falso Falso Verdad Verdad Falso Falso Operador AND AND AND AND OR OR OR OR <expresin2> Falso Verdad Verdad Falso Falso Verdad Verdad Falso Resultado Falso Verdad Falso Falso Verdad Verdad Verdad Falso

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Verdad Verdad Falso Falso Verdad Verdad Falso Falso Verdad Verdad Verdad Falso Falso Falso Null Null Null

XOR XOR XOR XOR Eqv Eqv Eqv Eqv Imp Imp Imp Imp Imp Imp Imp Imp Imp

Verdad Falso Verdad Falso Verdad Falso Verdad Falso Verdad Falso Null Verdad Falso Null Verdad Falso Null

Falso Verdad Verdad Falso Verdad Falso Falso Verdad Verdad Falso Null Verdad Verdad Verdad Verdad Null Null

Si a cualquiera de las anteriores condiciones le anteponemos el operador NOT el resultado de la operacin ser el contrario al devuelto sin el operador NOT. El ltimo operador denominado Is se emplea para comparar dos variables de tipo objeto <Objeto1> Is <Objeto2>. Este operador visualiza verdad si los dos objeto son iguales.
Base de datos: PRACTICA02

SELECT * FROM usuarios WHERE Hijos > 0 AND Hijos < 3;

Tabla: usuarios

SELECT * FROM usuarios

WHERE (Hijos > 0 AND Hijos < 3) OR [Ingresos mensuales] = 1500;


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SELECT * FROM usuarios WHERE NOT [Estado Civil] = 'Soltero/a';

SELECT * FROM usuarios WHERE (ID > 30 AND ID < 50) OR (Poblacin = 'Barcelona' AND [Estado Civil] = 'Casado/a');

2.3 Intervalos de Valores


Para indicar que deseamos recuperar los registros segn el intervalo de valores de un campo emplearemos el operador Between cuya sintaxis es: Where (campo) <Not> Between valor1 And valor2 (la condicin Not es opcional) En este caso la consulta visualizara los registros que contengan en "campo" un valor incluido en el intervalo valor1, valor2 (ambos inclusive). Si anteponemos la condicin Not devolver aquellos valores no incluidos en el intervalo.
SELECT * FROM usuarios WHERE ID Between 30 And 50;

(Visualiza los usuarios cuya ID sea mayor o igual a 30 y que sea menor o igual a 50)

2.4 El Operador Like


Se utiliza para comparar una expresin de cadena con un modelo en una expresin SQL. Su sintaxis es:

Expresin Like modelo


En donde expresin es una cadena modelo o campo contra el que se compara expresin. Se puede utilizar el operador Like para encontrar valores en los campos que coincidan con el modelo especificado. Por modelo puede especificar un valor completo (Ana Mara), o se pueden utilizar caracteres comodn como los reconocidos por el sistema operativo para encontrar un rango de valores (Like An*). El operador Like se puede utilizar en una expresin para comparar un valor de un campo con una expresin de cadena. Por ejemplo, si introduce Like C* en una consulta SQL, la consulta visualiza todos los valores de campo que comiencen por la letra C. En una consulta con parmetros, puede hacer que el usuario escriba el modelo que se va a utilizar. El ejemplo siguiente visualiza los datos que comienzan con la letra P seguido de cualquier letra entre A y F y de tres dgitos:
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Like P[A-F]###
Este ejemplo visualiza los campos cuyo contenido empiece con una letra de la A a la D seguidas de cualquier cadena.

Like [A-D]*
En la tabla siguiente se muestra cmoutilizar el operador Like paracomprobar expresiones con diferentes modelos. Tipo de coincidencia Varios caracteres Carcter especial Varios caracteres Un solo carcter Un solo dgito Rango de caracteres Fuera de un rango Distinto de un dgito Combinada Modelo Planteado a*a a[*]a ab* a?a a#a [a-z] [!a-z] [!0-9] a[!b-m]# Coincide aa, aBa, aBBBa a*a abcdefg, abc aaa, a3a, aBa a0a, a1a, a2a f, p, j 9, &, % A, a, &, ~ An9, az0, a99 No Coincide aBC aaa cab, aab aBBBa aaa, a10a 2, & b, a 0, 1, 9 abc, aj0

2.5 El Operador In
Este operador visualiza aquellos registros cuyo campo indicado coincide con alguno de los indicados en una lista. Su sintaxis es: Expresin [Not] In(valor1, valor2, . . .)
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

SELECT * FROM usuarios WHERE Poblacin In ('Madrid', 'Barcelona', 'Valencia');

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2.6 La clusula WHERE


La clusula WHERE puede usarse para determinar qu registros de las tablas enumeradas en la clusula FROM aparecern en los resultados de la instruccin SELECT. Si no se emplea esta clusula, la consulta devolver todas las filas de la tabla. WHERE es opcional, pero cuando aparece debe ir a continuacin de FROM.
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

SELECT Alias, [Ingresos mensuales] FROM usuarios WHERE [Ingresos mensuales] > 1500;

SELECT ID, [fecha nacimiento] FROM usuarios WHERE [fecha nacimiento] < #01/01/66#;

SELECT Apellidos, Nombre FROM usuarios WHERE Apellidos = 'Molina Garrido';

SELECT Alias, Nombre FROM usuarios WHERE Alias Like 'B*';

SELECT Alias, [Ingresos mensuales] WHERE [Ingresos mensuales]

FROM Empleados

Between 200 And 1000;

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3. Agrupamiento de Registros
Combina los registros con valores idnticos, en la lista de campos especificados, en un nico registro.

3.1 GROUP BY
Combina los registros con valores idnticos, en la lista de campos especificados, en un nico registro. Para cada registro se crea un valor sumario si se incluye una funcin SQL agregada, como por ejemplo Sum o Count, en la instruccin SELECT. Su sintaxis es:
SELECT campos FROM tabla WHERE criterio GROUP BY campos del grupo

GROUP BY es opcional. Los valores de resumen se omiten si no existe una funcin SQL agregada en la instruccin SELECT. Los valores Null en los campos GROUP BY se agrupan y no se omiten. No obstante, los valores Null no se evalan en ninguna de las funciones SQL agregadas. Se utiliza la clusula WHERE para excluir aquellas filas que no desea agrupar, y la clusula HAVING para filtrar los registros una vez agrupados. A menos que contenga un dato Memo u Objeto OLE , un campo de la lista de campos GROUP BY puede referirse a cualquier campo de las tablas que aparecen en la clusula FROM, incluso si el campo noesta incluido en la instruccin SELECT, siempre y cuando la instruccin SELECT incluya al menos una funcin SQL agregada. Todos los campos de la lista de campos de SELECT deben o bien incluirse en la clusula GROUP BY o como argumentos de una funcin SQL agregada.
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

SELECT cabello, Sum([ingresos mensuales]) AS Total FROM usuarios GROUP BY cabello;

Una vez que GROUPBY ha combinado los registros, HAVING muestra cualquier registro agrupado por la clusula GROUP BY que satisfaga las condiciones de la clusula HAVING. HAVING es similar a WHERE, determina qu registros se seleccionan. Una vez que los registros se han agrupado utilizando GROUP BY, HAVING determina cules de ellos se van a mostrar.
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Base de datos: PRACTICA02

Tabla: usuarios

SELECT cabello, Sum([ingresos mensuales]) FROM usuarios GROUP BY cabello HAVING Sum([ingresos mensuales]) > 20000;

SELECT cabello, Sum([ingresos mensuales]) FROM usuarios GROUP BY cabello HAVING Sum([ingresos mensuales]) > 20000 AND cabello LIKE cal*;

3.2 AVG
Calcula la media aritmtica de un conjunto de valores contenidos en un campo especificado de una consulta. Su sintaxis es la siguiente

Avg(expr)
En donde expr representa el campo que contiene los datos numricos para los que se desea calcular la media o una expresin que realiza un clculo utilizando los datos de dicho campo. La media calculada por Avg es la media aritmtica (la suma de los valores dividido por el nmero de valores). La funcin Avg no incluye ningn campo Null en el clculo.
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

SELECT Avg([ingresos mensuales]) AS [Promedio Ingresos] FROM usuarios;

SELECT Avg([ingresos mensuales]) AS [Promedio Ingresos] FROM usuarios WHERE [ingresos mensuales] > 1400;

SELECT Avg([ingresos mensuales]) AS [Promedio Ingresos] FROM usuarios HAVING [ingresos mensuales] > 1400;

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3.3 Count
Calcula el nmero de registros devueltos por una consulta. Su sintaxis es la siguiente

Count(expr)
En donde expr contiene el nombre del campo que desea contar. Los operandos de expr pueden incluir el nombre de un campo de una tabla, una constante o una funcin (la cual puede ser intrnseca o definida por el usuario pero no otras de las funciones agregadas de SQL).Puede contar cualquier tipo de datos incluso texto. Aunque expr puede realizar un clculo sobre un campo, Count simplemente cuenta el nmero de registros sin tener en cuenta qu valores se almacenan en los registros. La funcin Count no cuenta los registros que tienen campos null a menos que expr sea el carcter comodn asterisco (*).Si utiliza un asterisco, Count calcula el nmero total de registros, incluyendo aquellos que contienen campos null. Count(*) es considerablemente ms rpida que Count(Campo).No se debe poner el asterisco entre dobles comillas (*).
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

SELECT Count(*) AS Total FROM usuarios;

Si expr identifica a mltiples campos, la funcin Count cuenta un registro slo si al menos uno de los campos no es Null. Si todos los campos especificados son Null, no se cuenta el registro. Hay que separar los nombres de los campos con ampersand (&).

3.4 Max, Min


Devuelven el mnimo o el mximo de un conjunto de valores contenidos en un campo especifico de una consulta. Su sintaxis es: Min(expr) Max(expr) En donde expr es el campo sobre el que se desea realizar el clculo. Expr puede incluir el nombre de un campo de una tabla, una constante o una funcin (la cual puede ser intrnseca o definida por el usuario pero no otras de las funciones agregadas de SQL).

Base de datos: PRACTICA02

Tabla: usuarios

SELECT Min([ingresos mensuales]) AS Minimo FROM usuarios WHERE Poblacin = 'madrid';

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SELECT Max([ingresos mensuales]) AS Maximo FROM usuarios WHERE Poblacin = 'madrid';

3.5 Sum
Devuelve la suma del conjunto de valores contenido en un campo especfico de una consulta. Su sintaxis es:

SumP(expr)
En donde expr representa el nombre del campo que contiene los datos que desean sumarse o una expresin que realiza un clculo utilizando los datos de dichos campos. Los operandos de expr pueden incluir el nombre de un campo de una tabla, una constante o una funcin (la cual puede ser intrnseca o definida por el usuario pero no otras de las funciones agregadas de SQL).
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

SELECT Sum([ingresos mensuales]) AS Total FROM usuarios;

4. Consultas de Actualizacin
Las consultas de accin son aquellas que no devuelven ningn registro, son las encargadas de acciones como aadir, borrar y modificar registros. Para efectos de este curso veremos modificar o actualizar registros de una tabla

4.1 UPDATE
Crea una consulta de actualizacin que cambia los valores de los campos de una tabla especificada basndose en un criterio especfico. Su sintaxis es:
UPDATE Tabla SET Campo1=Valor1, Campo2=Valor2, ... CampoN=ValorN WHERE Criterio;

UPDATE es especialmente til cuando se desea cambiar un gran nmero de registros o cuando stos se encuentran en mltiples tablas. Puede cambiar varios campos a la vez. El ejemplo siguiente asigna el valor 1000 los Ingresos mensuales cuyo valor actual es 0.

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Base de datos: PRACTICA02

Tabla: usuarios

UPDATE usuarios SET [ingresos mensuales] = 1000 WHERE [ingresos mensuales]= 0;

UPDATE no genera ningn resultado. Para saber qu registros se van a cambiar, hay que examinar primero el resultado de una consulta de seleccin que utilice el mismo criterio y despus ejecutar la consulta de actualizacin.

Base de datos: PRACTICA02

Tabla: usuarios

UPDATE usuarios SET [ingresos mensuales] = [ingresos mensuales] * 1.1 WHERE Poblacin = 'barcelona';

Si en una consulta de actualizacin suprimimos la clusula WHERE todos los registros de la tabla sealada sern actualizados.

Base de datos: PRACTICA02

Tabla: usuarios

UPDATE usuarios SET [ingresos mensuales] = [ingresos mensuales] * 1.1

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5. Consultas de Referencias Cruzadas


Una consulta de referencias cruzadas es aquella que nos permite visualizar los datos en filas y en columnas, estilo tabla, por ejemplo: Producto / Ao Pantalones Camisas Zapatos 1996 1.250 8.560 4.369 1997 3.000 1.253 2.563

Si tenemos una tabla de productos y otra tabla de pedidos, podemos visualizar en total de productos pedidos por ao para un artculo determinado, tal y como se visualiza en la tabla anterior. La sintaxis para este tipo de consulta es la siguiente:
TRANSFORM funcin agregada instruccin select PIVOT campo pivot [IN (valor1[, valor2[, ...]])]

En donde: Funcin agregada: Es una funcin SQL agregada que opera sobre los datos seleccionados. Instruccin select: Es una instruccin SELECT. campo pivot: Es el campo o expresin que desea utilizar para crear las cabeceras de la columna en el resultado de la consulta. valor1, valor2: Son valores fijos utilizados para crear las cabeceras de la columna. Para resumir datos utilizando una consulta de referencia cruzada, se seleccionan los valores de los campos o expresiones especificadas como cabeceras de columnas de tal forma que pueden verse los datos en un formato ms compacto que con una consulta de seleccin. TRANSFORM es opcional pero si se incluye es la primera instruccin de una cadena SQL. Precede a la instruccin SELECT que especifica los campos utilizados como encabezados de fila y una clusula GROUP BY que especifica el agrupamiento
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de las filas. Opcionalmente puede incluir otras clusulas como por ejemplo WHERE, que especifica una seleccin adicional o un criterio de ordenacin. Los valores devueltos en campo pivot se utilizan como encabezados de columna en el resultado de la consulta. Por ejemplo, al utilizar las cifras de ventas en el mes de la venta como pivot en una consulta de referencia cruzada se crearan 12 columnas. Puede restringir el campo pivot para crear encabezados a partir de los valores fijos (valor1, valor2) listados en la clusula opcional IN. Tambin puede incluir valores fijos, para los que no existen datos, para crear columnas adicionales. Ejemplos:
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

TRANSFORM Sum([ingresos mensuales]) AS [Ingresos] SELECT Poblacin, Sum([ingresos mensuales]) AS [Total ingresos mensuales] FROM usuarios GROUP BY Poblacin ORDER BY Poblacin PIVOT [estado civil];

Este ejemplo crea una consulta de tabla de referencias cruzadas que muestra los ingresos mensuales por Poblacin y por Estado Civil. Los estados civiles aparecen de izquierda a derecha como columnas y los nombres de las poblaciones aparecen de arriba hacia abajo como filas. Un caso prctico: Se trata de resolver el siguiente problema: tenemos una tabla de productos con dos campos, el cdigo y el nombre del producto, tenemos otra tabla de pedidos en la que anotamos el cdigo del producto, la fecha del pedido y la cantidad pedida. Deseamos consultar los totales de producto por ao, calculando la media anual de ventas.

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Estructura y datos de las tablas: 1. Artculos: ID 1 2 3 Nombre Zapatos Pantalones Blusas

2. Pedidos: Id 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 Fecha 11/11/1996 11/11/1996 11/11/1996 12/10/1996 04/05/1996 05/08/1996 01/01/1997 02/08/1997 05/10/1997 12/12/1997 15/12/1997 17/10/1997 Cantidad 250 125 520 50 250 100 40 60 70 8 520 1250

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Para resolver la consulta planteamos la siguiente consulta:


Base de datos: PRACTICA02

TRANSFORM Sum(Pedidos.Cantidad) AS Resultado SELECT Nombre AS Producto, Pedidos.Id AS Cdigo, Sum(Pedidos.Cantidad) AS TOTAL, Avg(Pedidos.Cantidad) AS Media FROM Pedidos INNER JOIN Articulos ON Pedidos.Id = Articulos.Id GROUP BY Pedidos.Id, Articulos.Nombre PIVOT Year(Fecha);

y obtenemos el siguiente resultado:

Comentarios a la consulta: La clusula TRANSFORM indica el valor que deseamos visualizar en las columnas que realmente pertenecen a la consulta, en este caso 1996 y 1997, puesto que las dems columnas son opcionales. SELECT especifica el nombre de las columnas opcionales que deseamos visualizar, en este caso Producto, Cdigo, Total y Media, indicando el nombre del campo que deseamos mostrar en cada columna o el valor de la misma. Si incluimos una funcin de clculo el resultado se har en base a los datos de la fila actual y no al total de los datos. FROM especifica el origen de los datos. La primera tabla que debe figurar es aquella de donde deseamos extraer los datos, esta tabla debe contener al menos tres campos, uno para los ttulos de la fila, otros para los ttulos de la columna y otro para calcular el valor de las celdas.

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En este caso en concreto se deseaba visualizar el nombre del producto, como el tabla de pedidos slo figuraba el cdigo del mismo se aadi una nueva columna en la clusula select llamada Producto que se corresponda con el campo Nombre de la tabla de artculos. Para vincular el cdigo del artculo de la tabla de pedidos con el nombre del misma de la tabla artculos se insert la clusula INNER JOIN. La clusula GROUP BY especifica el agrupamiento de los registros, contrariamente a los manuales de instruccin esta clusula no es opcional ya que debe figurar siempre y debemos agrupar los registros por el campo del cual extraemos la informacin. En este caso existen dos campos del cual sacamos la informacin: pedidos.cantidad y artculos.nombre. Para finalizar la clusula PIVOT indica el nombre de las columnas no opcionales, en este caso 1996 y 1997 para lo cual empleamos el ao en que se produjo el pedido, extrayndolo del campo pedidos.fecha. Otras posibilidades de fecha de la clusula pivot son las siguientes: 1. Para agrupamiento por Trimestres PIVOT "Tri " & DatePart("q",[Fecha]); 2. Para agrupamiento por meses (sin tener en cuenta el ao) PIVOT Format([Fecha],"mmm") In ("Ene","Feb", "Mar", "Abr", "May", "Jun","Jul", "Ago", "Sep", "Oct", "Nov", "Dic"); 3. Para agrupar por das PIVOT Format([Fecha],"Short Date")

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