UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NÚCLEO DE MONAGAS
ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN
MATURÍN- ESTADO MONAGAS

ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES

APLICADOS A LOS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO DE LA U.E. ESCUELA
HOGAR VIRGEN MISIONERA DE LA ESPERANZA UBICADO EN MATURÍN
ESTADO MONAGAS.

Asesor Académico Autor:

Profa. Elbita Márquez Br. Aurimar D. Burguillos Muñoz

Proyecto de trabajo de grado, modalidad pasantías de grado presentado como requisito

parcial para optar al título de licenciado en administración.

Maturín, 2018
 RESOLUCION

De acuerdo al artículo número 41 del reglamento de trabajo de grado de la

Universidad de Oriente: “Los trabajos de grados son de la exclusividad de la
Universidad, y solo podrán ser utilizados a otros fines con el consentimiento del
Consejo de Núcleo respectivo, el cual participará al Consejo Universitario”.

ii
 DEDICATORIA

Dedico este proyecto a mi mamá por siempre amarme y apoyarme a seguir

luchando para cumplir mis metas.

A mis hermanos por estar siempre a mi lado y nunca abandonarme, también

a mi sobrino para que todos mis logros sean ejemplo a seguir en su vida.

A mi familia por creer en mí y que cuando se quiere se puede.

A la familia Divino Maestro, por formar parte de mi vida, guiándome y

apoyándome. En especial a la hermana Soledad.

A mis amigos, compañeros por ser comprensivos, por brindarme su apoyo.

iii
 AGRADECIMIENTO

Gracias a Dios por haberme dado la fuerza y la paciencia para llegar a esta
meta final, a mi mamá por siempre estar para mí, apoyándome al ser ese
motor en mi vida, a nunca dejar que me desvíe de mis objetivos. A mis
hermanos por siempre estar para mí y darme consejos.

Agradezco a mi familia Divino Maestro por abrirme las puertas para yo seguir
formándome como persona profesional, gracias a la Hermana Soledad por
ser mi guía todos estos años.

Gracias a mi tutora por la dedicación y atención al orientarme en la

realización de mi proyecto.

iv
 INDICE GENERAL
RESOLUCION......................................................................................................... ii
DEDICATORIA....................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO...............................................................................................iv
INDICE DE FIGURAS............................................................................................vii
RESUMEN............................................................................................................ viii
INTRODUCCIÓN..................................................................................................... 1
FASE I......................................................................................................................3
EL PROBLEMA Y SUS GENERALIDADES...........................................................3
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA............................................................3
1.2 DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN......................................................7
1.3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN............................................................7
1.3.1 OBJETIVO GENERAL:.............................................................................7
1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:....................................................................7
1.4 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN.....................................................8
1.5 MARCO METODOLÓGICO...........................................................................9
1.5.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN..........................................................................9
1.5.2 NIVEL DE INVESTIGACIÓN......................................................................10
1.5.3 POBLACIÓN OBJETO DE ESTUDIO........................................................10
1.5.4 TECNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN...............................11
1.6. IDENTIFICACIÓN INSTITUCIONAL............................................................13
1.6.1 UBICACIÓN............................................................................................13
1.6.2 RESEÑA HISTORICA.............................................................................13
1.6.3 MISIÓN...................................................................................................14
1.6.4 VISIÓN....................................................................................................15
1.6.5 ORGANIGRAMA.................................................................................... 15
FASE II...................................................................................................................17
DESARROLLO DE ESTUDIO...............................................................................17

v
 2.1 DIAGNOSTICAR LA SITUACIÓN FINANCIERA ACTUAL DE LA U.E.
ESCUELA HOGAR VIRGEN MISIONERA DE LA ESPERANZA.......................17
2.2 IDENTIFICAR LOS TIPOS DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO DE
LA U.E. ESCUELA HOGAR VIRGEN MISIONERA DE LA ESPERANZA..........22
2.3 DESCRIBIR LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y
CONTABLES APLICADOS A LOS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO DE
LA U.E. ESCUELA HOGAR VIRGEN MISIONERA DE LA ESPERANZA..........29
2.4 FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LOS PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES APLICADOS A LOS GASTOS DE
FUNCIONAMIENTO DE LA U.E. ESCUELA HOGAR VIRGEN MISIONERA
DE LA ESPERANZA...........................................................................................39
FASE III..................................................................................................................41
CONSIDERACIONES FINALES............................................................................41
3.1 CONCLUSIONES......................................................................................... 41
3.2 RECOMENDACIONES.................................................................................42
BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................43

vi
 INDICE DE FIGURAS

Figura N° 1: Organigrama de la Institución............................................................15

Figura N°2. Planilla de Nómina..............................................................................32
Figura N°3. Planilla Pago de Alimentación.............................................................34

vii
 UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NÚCLEO DE MONAGAS
ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CONTADURÍA PÚBLICA
MATURÍN-MONAGAS-VENEZUELA

ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y

CONTABLES APLICADOS A LOS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO DE
LA U.E. ESCUELA HOGAR VIRGEN MISIONERA DE LA ESPERANZA
UBICADO EN MATURÍN ESTADO MONAGAS.

Asesor Académico:
Profa. Elbita Márquez
Realizado por:
Aurimar D. Burguillos

RESUMEN
En toda organización, cualquiera sea su magnitud, están presentes las
operaciones administrativas y contables, necesarias y obligatorias aplicadas
a los gastos de funcionamiento. La U.E. Escuela Hogar Virgen Misionera de
la Esperanza es una institución sin fines de lucro como tal maneja
operaciones financieras que deben ser registradas y controladas. Por ello, el
objetivo principal de esta investigación es analizar los procedimientos
administrativos y contables aplicados a los gastos de funcionamiento de esta
institución. La investigación asume un tipo de campo y un nivel descriptivo,
pues permitió obtener los datos directamente de la realidad en estudio y la
descripción de los procesos relacionados con las operaciones empleando
como técnicas de recolección de datos, la observación directa, la entrevista
no estructurada y la revisión documental. Se llegó a la conclusión, que los
procedimientos administrativos son ejecutados por el personal que labora en
el área administrativa de la escuela y los contables por el contador externo
de la misma, lo cual genera poca disponibilidad de la información contable.
Se recomienda contratar un contador interno, con la finalidad de contar con
la información contable en tiempo real y de forma eficiente.

viii
 INTRODUCCIÓN

Para todas las organizaciones los procedimientos constituyen un

elemento esencial para alcanzar sus objetivos de manera eficiente puesto
que se establecen con el fin de guiar la forma como se deben ejecutar las
diferentes funciones que llevan a cabo en la organización, facilitando así la
labor de cada trabajador.

Por tanto las empresas para lograr dicho objetivo y controlar las
operaciones deben llevar un registro general de todas las actividades y
servicios a través de procedimientos administrativos y contables ya que el
funcionamiento adecuado de cualquier tipo de organización dependerá en
gran parte de la aplicación adecuada estos procedimientos, pues de no ser
así la gestión administrativa sería incompleta.

En este orden de ideas la U.E. Escuela Hogar Virgen Misioneras de la

Esperanza institución privada subsidiada por la Asociación Venezolana de la
Educación Católica (AVEC) es la institución titular que garantiza el servicio
educativo, la responsable de expresar y mantener los principios que definen
el tipo de educación dando prioridad a la atención personal de los alumnos,
especialmente a los más necesitados, mediante la aceptación de como
persona y situación. El departamento administrativo de este organismo
cuenta con una serie de procedimientos administrativos y contables
aplicados sobre los ingresos, costos, gastos y egresos ya que permitirán
evaluar la gestión de la institución.

Debido a la importancia que tienen los procedimientos administrativos y

contables para el funcionamiento y el logro de los objetivos en todas las
organizaciones y por lo anteriormente expuesto se propuso realizar un
análisis de los procedimientos administrativos y contables aplicados a los

1
 2

gastos de funcionamiento de la U.E. Escuela Hogar Virgen Misionera de la

Esperanza; cuyo proyecto estuvo estructurado de la siguiente manera:

FASE I: El problema y sus generalidades que incluye el planteamiento

del problema y delimitaciones, los objetivos de la investigación tanto
generales como específicos, justificación de la investigación, el marco
metodológico compuesto por el tipo y nivel de investigación, la población
objeto de estudio y las técnicas de recolección de información y por último la
identificación organizacional en la cual se detalla la ubicación, reseña
histórica, misión y visión de la empresa.

.FASE II: Desarrollo de la investigación, donde se realizó un análisis de los

procedimientos administrativos y contables aplicados a los gastos de
funcionamiento de la U.E. Escuela Hogar Virgen Misionera De La Esperanza,
con el propósito de verificar el registro adecuado de dichas operaciones.

FASE III: Consideraciones finales, presentada como la fase final del trabajo
donde se exponen las conclusiones y recomendaciones que resultaron del
desarrollo del mismo para medir el alcance de la investigación de acuerdo a
los hallazgos y datos recolectados.
 FASE I
EL PROBLEMA Y SUS GENERALIDADES

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Las organizaciones luchan continuamente por la adaptación a los

cambios, para garantizar su permanencia en el mercado. Cuando una
empresa logra adecuarse favorablemente a los cambios puede fijar metas u
objetivos para innovarse y tomar decisiones que encaminen a la empresa al
aprovechamiento de las oportunidades y hacer frente a las amenazas que se
estén dando como producto de los cambios o movimientos del mercado.

Por lo tanto, la aplicación de procedimientos administrativos y

contables son parte fundamental en el desarrollo eficiente y efectivo de las
actividades de cualquier organización, para funcionar de forma competitiva y
alcanzar los objetivos deseados con satisfacción. Siempre y cuando, el
personal con que cuenta la empresa logre entenderlos y aplicarlos de la
manera que estos exigen ser utilizados.

En Venezuela, existen diferentes tipos de organizaciones en la cual

cada una consta de diferentes estilos, tal es el caso de las organizaciones
de servicios, hay tantos tipos distintos de instituciones educativas como las
públicas, privadas, facultades, universidades y escuelas técnicas. En tal
sentido, cualquiera que sea su clasificación, toda organización ejecuta
transacciones de ingresos, costos, gastos y egresos relacionadas con su
operatividad.

Los gastos son erogaciones necesarias y al mismo tiempo inevitable

en cualquier tipo de negocio o empresa, puesto que cada una de ellas

3
 4

necesita de servicios de logísticas, energía, seguros, limpieza, pago del

personal, entre otros para su funcionamiento. Pero son muy pocas las
personas que se detienen a meditar en todos los gastos que se efectúan en
un negocio o empresa. En términos generales, estos se definen como un
desembolso que se consume corrientemente, o como un costo que ha
rendido ya su beneficio.

Los gastos operacionales son gastos de dinero que una

organización o empresa desembolsa en concepto del
desarrollo de las diferentes actividades de administración
de la empresa o institución y en la venta de productos o
servicios de la misma. Por lo que podemos deducir que
los gastos operativos son los que una empresa o
institución destina para mantener en actividad la empresa
o en su defecto para modificar alguna situación y
mantener la empresa en óptimas condiciones de trabajo.
[Link]
28/02/2018

El correcto manejo de los gastos operacionales trae beneficios para

todo tipo de entidad, para ello es indispensable el desarrollo y la adecuada
aplicación de procedimientos administrativos y contables que permitan
controlar y registrar eficientemente dichas erogaciones. En otras palabras, la
correcta aplicación de estos procedimientos permite establecer los
mecanismos necesarios para el registro y control de los gastos, que a su vez
determinan los grados de eficiencia en la actividad productiva, ya que es la
clave para alcanzar y mantener no solo la rentabilidad de cualquier
organización sino el principio de Empresa en Marcha.

A su vez, el registro y control adecuado de los gastos de

funcionamiento en las diferentes organizaciones detecta posibles problemas
de manera oportuna, alertando cuando los recursos se estén malgastando,
 5

no cubran las necesidades de la empresa o los resultados no sean los

esperados.

La U.E. Escuela Hogar Virgen Misioneras de la Esperanza, es una

institución privada subsidiada por la Asociación Venezolana de la Educación
Católica (AVEC), dedicada a la prestación de servicios educativos destinada
a desarrollar una acción formativa religiosa e integral, donde los aprendizajes
constituyen experiencias significativas. Se distingue por su Formación
Cristiana y fundamentada en la Evangelización. Dirigida por la Congregación
de las hermanas Misioneras del Divino Maestro y por los miembros de la
Comunidad Educativa, quienes se sienten comprometidos con el ideario de
la institución.

Para cubrir los gastos de funcionamiento, esta institución cuenta con

la Asociación Venezolana de la Educación Católica que viene representado
por los aportes recibidos a través del Convenio AVEC, para cubrir el déficit
de funcionamiento presentado por el plantel, los ingresos propios de este
colegio, están representados por la cuota que paga cada representante como
requisito para formalizar la inscripción del alumno, las contribuciones que
aporta el representante mensualmente al colegio por el servicio educativo y
las donaciones eventuales provenientes de entes de cualquier naturaleza,
cuyas cantidades están soportadas y explícitas.

Por ello, la Institución posee un departamento administrativo que es el

encargado de aplicar procedimientos administrativos y contables para el
registro y control de todos los ingresos y gastos de funcionamiento en que se
incurren. Ante la actual crisis económica que atraviesa nuestro país, se hace
necesaria la adecuada distribución de los gastos de funcionamiento, sobre
todo en este tipo de instituciones que dependen de una asignación
 6

prácticamente fija y un pequeño aporte de los que conforman su matrícula

estudiantil.

En vista de la importancia que tiene para esta institución, todo lo

relacionado con el registro y control de sus gastos, se consideró conveniente
ejecutar el presente estudio, con miras a descubrir por un lado, las posibles
debilidades en los procedimientos aplicados y por otro sus fortalezas, para
de esta manera suministrar orientaciones que conlleven a solventar las
insuficiencias y afianzar congruencias, proporcionándole a la institución la
información necesaria que le permita trabajar con mayor eficacia en las
actividades. De allí, surgen las siguientes interrogantes:

1. ¿Cuáles son las fuentes de ingresos con las que cuenta la U.E. Escuela
Hogar Virgen Misionera De La Esperanza para cubrir sus gastos de
funcionamiento?

2. ¿Cuáles son los tipos de gastos de funcionamiento en los que incurre la

U.E. Escuela Hogar Virgen Misionera De La Esperanza?

3. ¿Cuáles son los procedimientos administrativos y contables aplicados a

esos gastos de funcionamiento?

4. ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades de los procedimientos

administrativos y contables aplicados a los gastos de funcionamiento de
la institución?
 7

1.2 DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

En el presente trabajo se analizaron los procedimientos

administrativos y contables llevados por el departamento de administración
de la U.E. Escuela Hogar Virgen Misionera de la Esperanza ubicada en el
Sector Tipuro, Av. Principal vía Santa Elena, en la ciudad de Maturín durante
los meses comprendidos entre Marzo a Julio año 2018.

1.3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

1.3.1 OBJETIVO GENERAL:

Analizar los procedimientos administrativos y contables aplicados a los

gastos de funcionamiento de la U.E. Escuela Hogar Virgen Misionera De La
Esperanza ubicado en Maturín Estado Monagas durante el lapso Marzo/
Julio 2018.

1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

1. Diagnosticar la situación financiera actual de la U.E. Escuela Hogar

Virgen Misionera de La Esperanza.

2. Identificar los tipos de gastos de funcionamiento de la U.E. Escuela

Hogar Virgen Misionera De La Esperanza.

3. Describir los procedimientos administrativos y contables aplicados a

los gastos de funcionamiento de la U.E. Escuela Hogar Virgen Misionera De
La Esperanza.
 8

4. Analizar las fortalezas y debilidades de los procedimientos

administrativos y contables aplicados a los gastos de funcionamiento de la
U.E. Escuela Hogar Virgen Misionera De La Esperanza.

1.4 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

El propósito de este proyecto fue suministrar la información necesaria

para obtener un conocimiento general acerca de los procesos administrativos
y contables aplicados a los gastos de funcionamiento llevados a cabo en el
área de administración de la U.E. Escuela Hogar Virgen Misionera De La
Esperanza. En vista de la importancia que tiene para esta Institución, todo lo
relacionado con el registro y control de sus gastos, se consideró conveniente
ejecutar el presente estudio, para descubrir las debilidades de dichos
procedimientos y suministrar orientaciones que conlleven a solventar las
insuficiencias detectadas en torno a los aspectos abordados en el mismo,
proporcionándole a la institución la información necesaria permitiéndole
trabajar con mayor eficacia en sus actividades y conocer el control efectivo
de los procedimientos administrativos y contables; de la misma forma este
proyecto se justificó desde los siguientes puntos de vista:

Desde el punto de vista organizacional: Este proyecto le permitió

observar el nivel de operación de la institución y dará a conocer que estos
procedimientos son de suma importancia, ya que constituyen una
herramienta indispensable para el eficiente funcionamiento y registro de los
diferentes gastos que se incurren.

Académico: Sirvió de apoyo documental para la población estudiantil

capacitándolos y orientándolos aportándoles conocimientos además que
otras personas conozcan sobre un tema tan importante como el control
 9

efectivo de los procesos administrativos y contables debido a que no solo es

conocer dichos posesos y saberlos aplicar; pues va más allá realizarlos bien
de manera eficaz y eficiente.

Personal: Permitió fortalecer los conocimientos aprendidos, para tener

un mejor desempeño en la formación profesional, obtenido un mayor
rendimiento en el ámbito laboral.

1.5 MARCO METODOLÓGICO

A continuación se describe la metodología utilizada, el cual define el uso

de métodos, técnicas, instrumentos, estrategias y procedimientos a utilizar en
el estudio que se desarrolla. Al respecto Balestrini (2006) define el marco
metodológico como la instancia a los métodos, las diversas reglas, registros,
técnicas y protocolos con los cuáles una teoría y su método calculan las
magnitudes de lo real.

El marco metodológico está referida al cómo se realizó la investigación,

muestra el tipo y nivel de investigación, población, muestra, los métodos y
procedimientos necesarios para la recolección de datos y las técnicas para
el análisis y presentación de los resultados finales.

1.5.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

Para la elaboración de esta investigación fue imprescindible precisar

conceptos referidos a investigación, lo cual permitió tener una mejor
comprensión y soporte para el estudio. La investigación que se llevó a cabo
para el desarrollo de este proyecto será de campo debido a que tendrá
contacto directo con la realidad.
 10

Con respecto a la investigación de campo Silva (2008), señala que “la

investigación de campo se realiza en el medio donde se desarrolla el
problema, o en el lugar donde se encuentra el objeto de estudio, el
investigador recoge la información directamente de la realidad”. Por ello en el
caso específico de este estudio, se realizó una investigación de campo, ya
que los datos fueron obtenidos de manera directa en la empresa objeto de la
investigación.

1.5.2 NIVEL DE INVESTIGACIÓN

El nivel de la investigación es descriptivo, por cuanto se analizaron los

procedimientos relacionados con los principales gastos que incurren en la
institución, a fin de precisar los hechos más relevantes y llegar a
conclusiones sobre el funcionamiento de éstos.

Haciendo referencia a la investigación de nivel descriptivo, Silva (2008)

señala lo siguiente:

“ El estudio descriptivo es caracterizar un objeto de estudio o una

situacion concreta, señala sus caracteristicas y propiedades, interpreta lo que
es y describe la situación de las cosas en el presente”.

1.5.3 POBLACIÓN OBJETO DE ESTUDIO

Chávez (2007), identifica la población como el universo de la

investigación, constituida por características o estratos para distinguir los
sujetos, sobre los cuales se pretende generalizar los resultados.
 11

Dicha población está compuesta por los dichos procedimientos

administrativos y contables que realiza la institución y por el personal que
labora en el área administrativa de la U.E Escuela Hogar “Virgen Misionera
de la Esperanza”, conformado por 3 personas las cuales aportarán
información importante relacionada con los procedimientos que se llevan
cabo dentro de la organización y que serviran de apoyo a la investigación a
desarrollar.

PUESTO CANTIDAD
Administradora 1
Auxiliar Administrativo 1
Secretaria 1

1.5.4 TECNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Las técnicas de recolección de datos son las distintas formas o maneras

de obtener la información. Los instrumentos son los medios materiales que
se emplean para recoger y almacenar la información.

En lo que respecta a la presente investigación se utilizaran las

siguientes técnicas de recolección de datos:

 Observación directa: Es una técnica que consiste en observar

atentamente el objeto de estudio, para tomar información y registrarla
para su posterior análisis.
Dado que la investigación se llevó a cabo en el área administrativa de
la U.E Escuela Hogar “Virgen Misionera de la Esperanza”, bajo la
modalidad de pasantías; se pudo tener contacto directo con el
personal que allí labora, además se hizo posible presenciar y observar
los procedimientos y actividades que se realizan en el mencionado
 12

departamento, lo que permitió hacer un juicio crítico de la información

obtenida.

 Revisión de Bibliográficas: Se utilizaron todas aquellas fuentes

documentales vinculada con el tema de estudio y necesaria para la
elaboración del trabajo de grado modalidad pasantías, texto
bibliográfico, tesis, publicación, pagina web y trabajos grados.

 Entrevista No Estructurada: Este tipo de técnica permitió indagar

sobre el grado de conocimiento que tiene el personal que conforma la
población, en relación al desempeño de sus actividades, las cuales
sirvieron de base para el desarrollo del tema objeto de estudio. La
entrevista no estructurada deja una mayor libertad a la iniciativa de la
persona interrogada y al encuestador, tratándose en general de
preguntas abiertas que son respondidas dentro de una conversación
teniendo como característica principal la ausencia de una
estandarización formal.

 Asesorías con tutores: Esta técnica es sumamente importante ya

que a través de las consultas permanentes con los asesores,
permiten aclara dudas que se presenten y debido a la experiencia de
cada uno, aportan sus conocimientos para el desarrollo de la
investigación.

 Uso de internet: Es una herramienta utilizada para agilizar el trabajo,

es el medio a través del cual se envía y acumula información. Desde
el punto de vista, internet puede ser interpretado como la información
y los servicios que circulan por esta red.
 13

1.6. IDENTIFICACIÓN INSTITUCIONAL

1.6.1 UBICACIÓN

Se encuentra ubicado en la Avenida Principal vía Santa Elena de las Piñas,

Sector Tipuro, Parroquia Boquerón, Municipio Maturín del Estado Monagas.

1.6.2 RESEÑA HISTORICA

La U.E Escuela Hogar “Virgen Misionera de la Esperanza” es una

institución fundada por la Congregación de Misioneras del Divino Maestro,
con apoyo de Monseñor Enrique Pérez Lavado, Obispo de la Diócesis de
Maturín, en el año 2005, y los donativos de las empresas privadas de la
Región.

En sintonía con el acontecer histórico que en Venezuela nos ha tocado

vivir, se establece el cuestionamiento por el desafío que plantea una
sociedad fuertemente marcada por la pobreza, pérdida de valores morales,
espirituales, familiares y falta de calidad educativa. En atención a ello, la
Congregación, despliega sus velas al viento del Espíritu, y responde a las
necesidades de nuestro tiempo, con una opción preferencial por aquellos
niños, niñas y adolescentes que por vivir en pobreza extrema o abandono
familiar, peligra su desarrollo integral.

En el Estado Monagas, cuya población sobrepasa los 600.000

habitantes, no escapa a esta realidad, más aún, con la falta de Escuelas
Católicas, solo 4 en todo el Estado. Concretamente en el Sector Santa Elena
de las Piñas, donde funciona la Escuela Hogar, y los Sectores aledaños:
Viboral, Plantación, El ambiente, la calidad de vida de sus habitantes es
extremadamente pobre, plantada por ranchos, sin servicios públicos y
escasas vías de acceso.
 14

Comenzó con los preparativos y peticiones de ayuda en septiembre de

2004, un año después, el 12 de septiembre de 2005, recibimos a las
primeras internas que vivirán en la nueva Fundación.

La Escuela Hogar “Virgen Misionera de la Esperanza”, epónimo

colocada, por llamarse así el Santuario Mariano. El 19 de Septiembre,
comienzan los alumnos. Distribuidos en 7 salones de Preescolar a 5to grado.
Bajo la Dirección de la Hna. María Isabel González y la Hna. Olga Mareque,
ayudadas en el Proyecto por un grupo de ex alumnas de nuestros diferentes
colegios: Caracas, El Tigre, La Cañada de Urdaneta, ellas son: Ana María
Bohórquez, Fanny Rodríguez, Ana Victoria Nieto y Andreina Sánchez, esta
última con el cargo de Coordinadora de la Casa Hogar y la Escuela.

El personal docente, Administrativo y Obrero de la Nueva Fundación

asciende a 22 personas. El inicio es duro, con trabajo permanente pero el
entusiasmo e integración han hecho realidad “El Evangelio es anunciado a
los pobres”

Como Centro Católico, su filosofía se basa en una Educación

liberadora y apoyada en el ideario de Francisco y Soledad, Fundadores de la
Congregación.

1.6.3 MISIÓN

Nos sentimos llamados a:

- Dar respuestas a las necesidades de los niños, niñas, jóvenes y adultos a

través de una educación evangelizadora.

- Ofrecer una atención preferencial a los alumnos más necesitados.

“ENSEÑAR A VIVIR”, formando valores.
 15

- Proporcionar una educación de calidad que les enseñe a SER, AMAR Y

SERVIR.

- Trabajar en comunión con la familia.

- Estar abiertos y dar respuesta a los signos de los tiempos (cambios

sociales, culturales, educativos).

1.6.4 VISIÓN

Queremos un colegio que sea:

- Un lugar privilegiado de evangelización que humanice y libere, en

comunicación con la familia y otros actores sociales.

- Un centro donde se armonice la cultura y la fe (identidad nacional)

- Un centro abierto a los cambios sociales y educativos.

- Un espacio que permita al niño, niña y adolescente a crecer y desarrollarse

como persona libre y responsable, de carácter, crítica, con actitud de
liderazgo y comprometida en el crecimiento de su fe y en la transformación
de la sociedad.

1.6.5 ORGANIGRAMA

Un organigrama se puede definir como una representación gráfica de la

estructura de una institución, en la cual se muestran las relaciones entre sus
diferentes partes y la función de cada una de ellas, así como de las personas
que trabajan en las mismas.
 16

Figura N° 1: Organigrama de la Institución.

Fuente: El Colegio (2018)

 FASE II
DESARROLLO DE ESTUDIO

2.1 DIAGNOSTICAR LA SITUACIÓN FINANCIERA ACTUAL DE LA U.E.

ESCUELA HOGAR VIRGEN MISIONERA DE LA ESPERANZA.

Inicialmente para el desarrollo de este objetivo, se utilizó la

observación directa como técnica de investigación, la cual permitió conocer a
la U.E. Escuela Hogar Virgen Misionera De La Esperanza de una manera
general tanto su parte física como en lo relacionado con una de las
actividades permanentes que realiza de igual forma mediante la aplicación
de la entrevista a la administradora y contadora del plantel se obtuvo
información no estructurada financiera y económica necesaria para esta
investigación.

Los ingresos están representados por todos aquellos recursos que

ingresan al patrimonio de la institución cuyo destino es el cumplimiento de los
fines para la cual fue creada. La U.E. Escuela Hogar Virgen Misionera De La
Esperanza es una institución sin fines de lucro, cuyos ingresos provienen
principalmente de las contribuciones permanentes u ocasionales de
instituciones privadas, las subvenciones de organismos públicos, las cuotas
por derecho de inscripción y mensualidades de los alumnos y de cualquier
otro aporte o ayuda especial que esta perciba. Los cuales se detallan a
continuación:

INGRESOS ORDINARIOS: Son aquellos percibidos con carácter

regular y se dividen en las siguientes subpartidas:

17
 18

INGRESOS PROPIOS: Recursos monetarios provenientes de

actividades propias ejecutadas por la institución como medio para el
financiamiento en el cumplimiento de sus fines, contiene los siguientes
auxiliares:

 Derechos de Inscripción: Está representada por la cuota que

cancela cada representante como requisito para formalizar la
inscripción del alumno, el movimiento de esta cuenta se
presentará en períodos de preinscripciones e inscripciones.

 Mensualidades: Está constituida por las contribuciones de

efectivo que aporta el representante mensualmente al colegio por
el servicio educativo, el movimiento de la cuenta es mensual.

INGRESOS POR SUBVENCIÓN: Viene representado por los

aportes recibidos a través del Convenio MED - AVEC, para cubrir el déficit de
funcionamiento presentado por el plantel, previo cumplimiento de las normas
establecidas en el referido Convenio, se clasifican en las siguientes
subpartidas:

 Subvención Ordinaria Convenio: Corresponde a la cuota

asignada por la AVEC mensualmente durante el período fiscal 01-
01- al 31-12, de acuerdo al presupuesto ordinario de la nación,
destinado a la Asociación.

 Aporte Crédito Adicional: Está representado por la cantidad de

dinero no contemplado en el presupuesto ordinario asignado y
 19

distribuido, por ajustes decretados por el gobierno u otro ente

encargado.

 Aporte Extraordinario Convenio AVEC: Aporte no regular que

realiza la AVEC a los Planteles o Instituciones, adicional al
presupuesto asignado, cuyo destino es el auxilio para solventar
obligaciones y dificultades económicas.

 Subvención Otros Organismos Oficiales: Está representado por

subsidio proveniente de otros organismos del Estado (Alcaldías,
Gobernaciones, etc.)

 Subvención Otros Organismos Privados: Representa los

aportes provenientes de subsidios recibidos de instituciones con
carácter privado por medio de convenios celebrados. Ejemplo:
subsidio de empresas mineras, petroleras, eléctricas, etc.

Actualmente cuenta con un ingreso por subvención…

INGRESOS EXTRAORDINARIOS: Este rubro está constituido por

recursos obtenidos producto de actividades indirectas de la institución,
intereses generados en cuentas bancarias o cualquier otro de carácter
ocasional, la conforman las siguientes subpartidas:

ACTIVIDADES ESPECIALES: Corresponde a recursos obtenidos

producto de la promoción de actividades o aportes especiales.
 20

 Eventos especiales: Deben registrarse en esta subpartida los

ingresos provenientes de las siguientes actividades: verbenas,
rifas, etc.

 Cuotas especiales: En esta subpartida se registran los ingresos

provenientes de cuotas canceladas por los representantes con
carácter extraordinario, para la consecución de un fin, previo
cumplimiento de los pasos legales y aprobación de las
autoridades pertinentes.

INGRESOS FINANCIEROS: Está representada por los intereses

generados en cuentas bancarias y/o cualquier otro mecanismo de inversión
o resguardo del efectivo, la integran las siguientes subpartidas:

 Intereses Cuenta de Ahorro: En esta partida se detallan los intereses

mensuales generados por la colocación del efectivo.

 Intereses Certificados Plazo Fijo y Participaciones: Se debe

registrar en esta partida los intereses producto del rendimiento
obtenido en certificados de inversión como son los Plazo Fijo,
Participaciones y cualquier otra colocación en entidades regidas por la
Ley General de Bancos e Instituciones Financieras, de aquellos
fondos remanentes pendientes de aplicación.

OTROS INGRESOS: Está representada por cualquier otro ingreso no

contemplado en las partidas anteriores, y la constituyen las siguientes
subpartidas:
 21

 Donaciones en Dinero: Se relacionan en esta partida las donaciones

eventuales provenientes de entes de cualquier naturaleza, cuyas
cantidades deben estar soportadas y explícitas en la relación.

 Otros: Todos aquellos ingresos que no han sido especificados en

partidas anteriores y que incrementan el patrimonio de la institución.

Todos estos ingresos están destinados a cubrir los gastos y

erogaciones propias de la institución, que son normales y necesarias para el
funcionamiento de la misma, dentro de los cuales se encuentran detallados
en el presupuesto de costos y gastos del colegio, el cual se elabora de
acuerdo al modelo que envía la Asociación Venezolana de Educación
Católica a todos los planteles participantes del convenio MPPE-AVEC. Estos
gastos se dividen en dos grupos: Gastos de Personal y Gastos de materiales
de consumo, servicios y reparaciones. Los primeros corresponden a los
sueldos, salarios y otras asignaciones sociales del personal que labora en la
escuela y el segundo grupo a combustible, material de oficina,
mantenimiento del inmueble, reparación de vehículos, depreciaciones y
amortizaciones, entre otros.

De acuerdo a lo expresado por el administrador en la entrevista no

estructurada, los resultados que se obtuvieron durante el período económico
Enero-Diciembre 2017, muestran un déficit en vista de que los ingresos
estuvieron muy por debajo de los gastos de funcionamiento y que este
comportamiento se ha venido dando en los últimos cinco años (05), años.
Como ya se ha dicho, el colegio es una institución sin fines de lucro que
opera con recursos del Estado y en algunos casos recursos privados; lo que
conlleva a la solicitud de aportes representados en créditos adicionales que
superan en más del 50% al aporte ordinario.
 22

En tal sentido, se puede decir entonces, que la situación financiera actual de

la U.E. Escuela Hogar Virgen Misionera de la Esperanza no es la más
favorable por lo que se hace necesario implementar nuevas estrategias para
la planificación eficaz del presupuesto de costos y gastos en función de la
situación económica actual del país. Así mismo, hacer un llamado de
atención a las instituciones y entes encargados de asignar los recursos
financieros para que dichos aportes se ajusten a los niveles inflacionarios
actuales de forma que se puedan cubrir en su totalidad todas las
necesidades de esta institución.

2.2 IDENTIFICAR LOS TIPOS DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO DE LA

U.E. ESCUELA HOGAR VIRGEN MISIONERA DE LA ESPERANZA.

La U.E. Escuela Hogar Virgen Misionera De La Esperanza incurre en

diversos gastos los cuales están clasificados en dos rubros, en primer lugar
los gastos de personal y en el segundo los materiales de consumo, servicios
y reparaciones.

GASTOS DE PERSONAL

Está representado por todas aquellas obligaciones y beneficios

laborales, establecidos en las leyes y sus reglamentos, contraídas con el
personal que ocupa cargos autorizados por el M.E.D y AVEC. Para el
desempeño de sus funciones, previo cumplimiento de las normas pautadas
para clasificación y asignación de cargos.

SUELDOS, DIETAS Y SALARIOS: Está constituido por la remuneración

o sueldo básico semanal, quincenal o mensual que recibe el trabajador
producto de la labor efectuada.
 23

 Sueldo Personal Directivo y Docente: Se debe registrar en esta

específica, el sueldo base cancelado al personal que ejerza funciones
directivas y docentes, siempre y cuando el cargo y las horas de la
asignatura estén autorizados por el M.E.D. y la AVEC, tomando en
cuenta los niveles, el pensum académico, la matrícula y el tamaño del
plantel, así como el cumplimiento de las normas establecidas y
ejecutadas por el Comité de Sustanciación para la clasificación
docente. (Soporte Contable: nómina y recibo de pago).

 Sueldo Personal Administrativo y Obrero: Se debe registrar en esta

específica el sueldo base cancelado al personal que realiza labores de
administración y mantenimiento, cuyos cargos son autorizados por la
AVEC y considerados necesarios para la organización administrativa y
el mantenimiento de las instalaciones físicas.

 Suplencias: Se cargan en esta específica, los servicios cancelados a

personas naturales que suplan temporalmente un cargo por ausencia
del titular.

 Primas: Retribución adicional al sueldo base y salario tomando en

cuenta la naturaleza de la actividad o la índole de los servicios que
presta, de conformidad con los respectivos sistemas de primas.

 Bono Vacacional: En esta subpartidas se detallan las retribuciones

adicionales otorgadas a los empleados para el disfrute de sus
vacaciones, de conformidad con la Ley según con las convenciones
colectivas de trabajo, además del Bono Vacacional fraccionado
cancelado a la hora de una liquidación de personal.
 24

 Aguinaldos: Se registran por una sola vez durante el ejercicio

presupuestario se cancela a los empleados como bonificación de fin
de año, a excepción de aquel trabajador que deje de prestar sus
servicios en una fecha anterior al período de pago, deberá reflejarse la
cuota fraccionada por meses laborados en la liquidación respectiva.

 Programa alimentario: Se debe registrar lo que percibe el trabajador

por concepto de programa de alimentación por jornada laboral efectiva
de trabajo.

APORTES PATRONALES: Corresponde a obligaciones legales ante

organismos del sector público, para atender el financiamiento de la seguridad
social de los trabajadores y sus familiares.

 Seguro Social Obligatorio (S.S.O.) y Seguro Paro Forzoso (S.P.F.):

Obligaciones laborales como aporte patronal por empleados al
Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.) y para
financiar el Servicio Médico, Fondo de Pensiones y Seguro de Paro
Forzoso.

 Aportes Fondo de Jubilaciones: Es una obligación legal como

aporte patronal por empleados para atender el financiamiento de
jubilaciones y pensiones.
 Aporte de Ley Política Habitacional (L.P.H.): Obligación laboral
como aporte patronal del 2% del salario base, al fondo de ahorro
habitacional por empleados.
 25

APORTES OTROS BENEFICIOS SOCIALES: Previsiones para cancelar

las prestaciones sociales, indemnizaciones, remuneraciones a restituir y
demás beneficios derivados de la relación de trabajo por empleados,
obreros, contratados, entre otros. Estos gastos se imputarán y cancelarán
con cargo al fondo de prestaciones sociales constituido a tal fin.

 Aporte Extraordinario: Apartado que realiza la institución al fondo de

prestaciones sociales de carácter ocasional tales como las incidencias
por Ajuste salarial y retroactivos, días adicionales, liquidaciones.

MATERIALES, SERVICIOS Y REPARACIONES: Considera todos

aquellos gastos en los que se incurra para el buen funcionamiento de la
institución, tomando en consideración los siguientes rubros: materiales de
consumo, servicios prestados y los gastos por concepto de conservación y
reparación de los diferentes equipos, maquinarias e inmuebles destinados
por la misma a la consecución de sus fines y cuyos soportes estén
debidamente justificados.

MATERIALES DE CONSUMO: Aquellos que tienen un periodo corto de

uso y durabilidad, generalmente no mayor de un año y pierden sus
características de identidad por el uso.

 Combustible y Lubricantes: Incluye gasolina, gas-oíl, orimulsión,

aceite combustible para motores, aceite lubricante, grasa, liga de
frenos, gas natural, acetileno y oxigeno industrial, usados en las
maquinarias y equipos, destinados al logro de la labor educativa del
plantel.
 Material de Oficina: Lo constituye todos aquellos objetos destinados
al desarrollo de la labor administrativa y docente, entre los que se
encuentran: cintas para equipos de oficina, tintas para impresoras,
papel, lápices, bolígrafos y sus repuestos, resaltadores, cintas
 26

adhesivas, pega, sacapuntas, borras, perforadoras, correctores,

carpetas y sus ganchos, archivos, sellos, engrapadoras, tacos, clips,
etc.

 Condecoraciones y Ofrendas (eventuales): Medallas, trofeos,

placas, condecoraciones, diplomas, ramos, coronas y similares,
adjudicadas a personas o entidades.

 Materiales de uso doméstico y residencial: Considera todos

aquellos utensilios para cocina y comedor, como por ejemplo: ollas,
cubiertos, sartenes, calderos, vajillas, etc., así como medicamentos
básicos y otros utensilios para los primeros auxilios.
 Material Agropecuario: Artículos y productos utilizados en
actividades educativas relacionadas con explotaciones agrícolas o
pecuarias, tales como: abonos y fertilizantes, ya sean naturales o
químicos. Además césped, árboles y arbustos, madera en bruto y
fibras no elaboradas, efectos para animales, como lo son: herraduras,
recipientes para alimentos y otros.

 Repuestos y Accesorios para equipos: Piezas y accesorios

metálicos que forman parte de los equipos, excluyendo los de
transporte, destinados a mantenerlos en condiciones normales de
funcionamiento.

 Útiles y materiales de aseo: Utensilios tales como: escobas, cepillos,

plumeros. Materiales de aseo y lavandería: jabón de lavar,
detergentes, desinfectantes, pulimentos, añil, almidón, etc.
 27

 Alimentos (solo internado y/o semi-internado): Todos aquellos

Alimentos y bebidas de consumo humano, necesarios para la sana
alimentación y desarrollo de las personas beneficiarias, como los son:
carnes, frutas, vegetales, verduras, granos, cereales, charcutería, etc,
exclusivamente en planteles Internados o Semi-internados.
 Alimentos para animales: Artículos alimenticios de cualquier
naturaleza usados para consumo animal, tales como: carnes, bloques
de sal, alimentos concentrados, forrajes, piensos y similares.
 Artículos de Ferretería: Incluye artículos y herramientas menores
como: destornilladores, alicates, martillos, tenazas, serruchos, picos,
palas, tornillos, tuercas, mechas, cerraduras, bombillos, cables,
clavos, brochas, pega, llaves, candados, bisagras, enchufes,
tomacorrientes, etc.

SERVICIOS BÁSICOS: Gastos considerados como imprescindibles

para el funcionamiento de la institución, incluye:

 Gas: Gastos por el uso del servicio de gas.

 Agua: Gastos por el uso del servicio de agua de acueducto y potable.
 Teléfono: Gastos por el uso del servicio telefónico.
 Servicios de Comunicaciones: Gastos por el uso del servicio de
Correos (MRW, ZOOM, etc), Internet, fax y cualquier otro medio de
comunicación.
 Aseo Urbano: Gastos por el uso de aseo urbano y domiciliario.

SERVICIO DE TRANSPORTE
 Transporte: Gastos por el uso de los servicios de transporte de
mobiliario, escombros, materiales de construcción, fletes, entre otros.
 28

Además de la cancelación directa a persona natural o jurídica por la

prestación de servicio de transporte privado para el traslado de
personal o miembros de la comunidad educativa a eventos,
encuentros, retiros o similares.

 Gastos de Imprenta y Reproducción: Copia, encuadernación,

prestados por individuos o empresas particulares, publicaciones de
carácter informativo sobre actividades del organismo o divulgaciones
de tipo cultural, científico y técnico. Incluye publicaciones realizadas
por terceros, tales como: memoria anual del despacho y similares. Se
exceptúan formularios de permisos y modelos de solicitudes que el
organismo ordene elaborar a terceros. Reproducción de boletines de
notas para los alumnos.

OTROS SERVICIOS: Servicios prestados por personas jurídicas,

como lo son: servicios jurídicos, de contabilidad y auditoría, de
procesamiento de datos, de capacitación y adiestramiento, presupuestarios y
otros.

 Honorarios Profesionales: Servicios profesionales prestados por

personas naturales o jurídicas en las áreas de contabilidad o auditoria,
capellanía o servicios religiosos y servicios jurídicos de abogado
(eventuales).

 Cuota de Afiliación: Cotización anual que hacen las instituciones a la

AVEC por concepto de afiliación.

 Otros Servicios: Servicios prestados por Empresas de Vigilancia o

por Empresas de Mantenimiento (en caso de no tener personal
 29

Obrero), entre otros. Especifique en las observaciones de los gastos el

concepto del egreso a que corresponde el monto.

2.3 DESCRIBIR LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y

CONTABLES APLICADOS A LOS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO DE
LA U.E. ESCUELA HOGAR VIRGEN MISIONERA DE LA ESPERANZA.

Todo procedimiento, administrativo y contable, constituye un elemento

esencial para alcanzar los objetivos de cualquier organización o institución de
manera eficiente, puesto que se establecen con el fin de guiar la forma como
se deben ejecutar las diferentes funciones que se llevan a cabo en una
empresa. En la U.E Escuela Hogar Virgen Misionera de la Esperanza,
específicamente en el área administrativa, se llevan a cabo todos los
procedimientos administrativos relacionados con los gastos de
funcionamiento. Por su parte, los procedimientos contables relacionados con
estos gastos son ejecutados por un contador externo de acuerdo a la
información suministrada por la administradora del plantel.

A continuación, se detallan los procedimientos administrativos y

contables aplicados a los gastos de funcionamiento del colegio, tomando en
cuenta que ellos se dividen en dos grupos: Gastos de Personal y Gastos de
consumo, servicios y reparaciones.

Gastos de Personal: Incluye los pagos a directivos, docentes, empleados

administrativos y obreros, por concepto de sueldos o salarios y bonificación
de fin de año, así como los aumentos que se generan sobre los conceptos
antes.

Procedimiento Administrativo:
 30

La Asociación Venezolana de Educación Católica (AVEC), es el ente

autorizado para emitir los recursos necesarios para el pago de la nómina del
todo el personal fijo y contratado de la institución. Para lo cual, esta
asociación, requiere que el colegio envíe la información correspondiente a
los beneficios laborales que se les debe pagar a sus empleados.

Una vez recibido los recursos, es el administrador del colegio quien da

la autorización a la institución bancaria para el abono en cuenta nómina de
cada trabajador.

Para la elaboración de la nómina se llevan a cabo los siguientes

procedimientos:

1. Llenar el formato de nómina con los datos del empleado. Este formato
es un cuadro elaborado en EXCEL de Microsoft, el cual contiene los
siguientes campos a llenar:

 Apellidos y nombres.
 Cédula de identidad.
 Sueldo Base.
 Otras asignaciones: Primas.
 Retenciones: Seguro Social, Seguro de Paro Forzoso y
Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda.
 Deducciones: Préstamos dados al personal, descuentos
por días no trabajados.
 Total Retenciones, deducciones.
 Neto a recibir, el cual es la diferencia de las asignaciones
entre las deducciones.
 Provisión mensual de prestaciones sociales: Es el resultado
del total asignaciones por el 28.78%.
 31

 Aporte de prestaciones sociales a depositar en el

fideicomiso: Coloque Es el resultado de multiplicar total
asignaciones dividido entre 5 días, luego multiplicar por 15
días o fracción correspondiente en los casos donde el
trabajador o trabajadora tenga menos de tres meses
 Firma: Cada empleado debe firmar.
 Huella dactilar: Cada empleado debe colocar su huella.

Tal como se muestra en la siguiente figura:

Figura N°2. Planilla de Nómina.

 32

Fuente: El Colegio (2018)

2. Luego de haber llenado y verificado

todos los datos, la administradora
procede a realizar el pago mediante
el abono en las cuentas bancarias del
personal, haciendo transferencias y
cheques.

Una vez elaborada dicha planilla se

procede a la elaboración del pago beneficio
de alimentación del personal, el cual se lleva
a cabo los siguientes procedimientos:

1. Llenar el formato de nómina con los

datos del empleado. Este formato es un cuadro elaborado en EXCEL de
Microsoft, el cual contiene los siguientes campos a llenar:

 Apellidos y nombres.
 Cédula de identidad.
 Carga horaria semanal.
 Horas diarias: Se coloca el resultado de dividir la carga horaria
semanal entre los 5 días de la semana.
 Monto del beneficio de alimentación por hora.
 Costo diario del beneficio de alimentación: Se Coloque el resultado de
multiplicamos la horas diarias el monto del beneficio de alimentación
por hora.
 33

 Total beneficio de alimentación: Es el monto que resulte de multiplicar

el costo diario del beneficio de alimentación por 30 días (máximo de
días a pagar, permitidos en la Ley).
 Número de horas mensuales de inasistencias
 Descuentos por inasistencias: Se coloca el resultado de multiplicar el
monto del beneficio de alimentación por hora, por el número de horas
mensuales de inasistencias).
 Neto a recibir: Es el monto que resulta de restar el total beneficio de
alimentación menos el descuento por inasistencias.
 Firma: Cada empleado debe firmar.
 Huella dactilar: Cada empleado debe colocar su huella.

Tal como se muestra en la siguiente figura:

Figura N°3. Planilla Pago de

Alimentación.

Fuente: El Colegio (2018)

Procedimiento Contable:
 34

Los procedimientos contables son todos aquellos procesos, secuencia

de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u
operaciones que realiza empresa en los libros de contabilidad. Desde el
punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables,
para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los
estados financieros.

El procedimiento anterior, genera los siguientes registros contables:

Fecha Descripción Ref. Debe Haber

xx-xx-xx -x-

Sueldo Personal Directivo y Docente xxx,xx

Sueldo Personal Administrativo y Obrero xxx,xx

Otras asignaciones xxx,xx

Primas por hijos xxx,xx

Bono Nocturno xxx,xx

Programa Alimentario xxx,xx

Aporte Prestaciones Sociales xxx,xx

Aporte patronal SSO- SPF xxx,xx

Aporte Patronal L.P.H xxx,xx

Banco xxx,xx

Aporte patronal SSO- SPF por pagar xxx,xx

Aporte Patronal L.P.H por pagar xxx,xx

 35

P/R pago de nómina y bono aliment.

Personal directivo, docente, administrativo
y obrero correspondiente al mes.

Gastos de Materiales de Consumo, Servicios y Reparaciones.

Procedimiento Administrativo.

La U. E. Escuela Hogar Virgen Misionera de la Esperanza como

cualquier otra institución requiere de materiales de consumo, servicios y
reparaciones, como por ejemplo: Materiales de oficina, materiales
domésticos o repuestos y accesorios para equipos. A continuación se
presenta los procedimientos administrativos para la ejecución de dichos
gastos:

 Informar a la directora del plantel el bien o servicio que se necesita o

se requiera reparar, el cual da la orden a la administradora de
consultar con los proveedores.
 Una vez que se haya realizado dichas consultas, se analiza
comparando los precios de cada proveedor, escogiendo el más
adecuado con mejor precio y calidad.
 La realización del pago se puede hacer de manera personal yendo a
la compra del material o en acuerdo telefónico haciendo un cheque o
transferencia, según sea el caso.
 El Proveedor envía el bien solicitado o la persona que realizará
cualquier reparación conjuntamente con la factura el cual lo recibe el
departamento administrativo de la institución.

Procedimiento Contable:
 36

Los procedimientos contables que se ejecutan en la escuela los maneja

una contadora externa, por lo cual no se sabe con detalle el procedimiento, a
través de una entrevista se consiguió información las cuales se especificará
a continuación:

La contadora realiza el registro de sus transacciones a través de un

sistema automatizado llamado Microcontabilidad.

El proceso de información se inicia con el plan de cuentas que registra

la institución y es enviada a la contadora, la cual refiere a un código de
cuentas en diferentes niveles de presentación y categoría y el nombre de la
cuenta. Las transacciones son registradas en el programa contable por tipo
de transacción. Automáticamente la información es procesada en libro
diario, mayor, hoja de trabajo y balance de comprobación.

Al ingresar los datos se está pendiente de:

 Verificar que todos los montos calculados en los comprobantes

emitidos estén debidamente calculados.
 Clasificar los comprobantes según su orden cronológico.
 Mantener en orden cronológico los documentos de soporte contable.
 Verificar que los asientos contables cumplan con el requisito de
partida doble, es decir, haya una igualdad tanto los débitos como los
créditos.
 Formular el libro mayor para obtener los saldos de cada cuenta
contable, la hoja de trabajo y el balance de comprobación.

El procedimiento anterior, genera los siguientes registros contables:

 37

Fecha Descripción Ref. Debe Haber

xx-xx-xx -x-

Condecoraciones y Ofrendas xxx,xx

Material Agropecuario xxx,xx

Gastos de Imprenta y Reproducción xxx,xx

Teléfono xxx,xx

Aseo Urbano xxx,xx

Combustible y Lubricantes xxx,xx

Material de Oficina xxx,xx

Material de uso doméstico y residencial xxx,xx

Repuestos y accesorios para equipos xxx,xx

Útiles y Materiales de aseo xxx,xx

Alimentos xxx,xx

Artículo de Ferretería xxx,xx

Agua xxx,xx

Teléfono xxx,xx

Servicio de comunicaciones xxx,xx

Reparación de Inmuebles xxx,xx

Transporte xxx,xx

Banco xxx,xx

P/R Gastos de Materiales, Servicios y

Rep.
 38

2.4 FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LOS PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES APLICADOS A LOS GASTOS DE
FUNCIONAMIENTO DE LA U.E. ESCUELA HOGAR VIRGEN MISIONERA
DE LA ESPERANZA.

Las fortalezas y debilidades son los aspectos internos que pueden

estar presentes en una empresa o procedimiento a analizar. Cabe destacar
que estos factores afectan positivamente en el caso de las fortalezas y de
manera negativa cuando se tratan de las debilidades.

En tal sentido, las fortalezas son elementos positivos internos que hay
que potencializar, mientras que los elementos negativos vienen
representados como las debilidades, las cuales deben ser minimizadas o
eliminadas. En esta investigación se ponen de manifiesto las fortalezas y
debilidades en los procedimientos administrativos y contables aplicados en
los gastos de funcionamiento de la U.E. Escuela Hogar Virgen Misionera de
la Esperanza:

FORTALEZAS DEBILIDADES

 La U.E. Escuela Hogar Virgen  En vista de que el Contador es

Misionera de la Esperanza, externo, la información contable es
cuenta con personal capacitado limitada, solo se cuenta con los
en el área administrativa y con un registros y documentos que este
 39

Contador externo encargado de profesional facilita, generalmente, de

las actividades contables. forma mensual.
 Los gastos de funcionamiento se  Los registros contables son
encuentran claramente realizados únicamente por el
identificados, lo que facilita su Contador externo. No se mantienen
clasificación y registro. archivos en físico o digital de esta
 Mantiene al día la información información en el colegio.
relacionada con los gastos de  El proceso de pago de la nómina
funcionamiento, especialmente lo ocasionalmente es engorroso, en
relacionado con la nómina. vista de que la persona que autoriza
 El personal, del área objeto de el abono en cuenta se encuentra
estudio, cuenta con canales de residenciada en la ciudad de
comunicación directa que facilitan Caracas.
la fluidez y disponibilidad de la  El personal no utiliza los canales de
información administrativa y comunicación disponibles para la
contable. ejecución eficaz y eficiente de las
operaciones administrativas y
contables.
 FASE III
CONSIDERACIONES FINALES

3.1 CONCLUSIONES

A partir del análisis realizado a los procedimientos administrativos y

contables aplicados a los gastos de funcionamiento de la U.E. Escuela Hogar
Virgen Misionera de la Esperanza, se llegó a las siguientes conclusiones:

 El colegio es una institución sin fines de lucro que opera con recursos
del Estado y en algunos casos recursos privados; lo que conlleva a la
solicitud de aportes representados en créditos adicionales que superan
en más del 50% al aporte ordinario
 Los resultados que se obtenidos por la escuela durante el período
económico Enero-Diciembre 2017, muestran un déficit en vista de que
los ingresos estuvieron muy por debajo de los gastos de funcionamiento
y que este comportamiento se ha venido dando en los últimos cinco
años (05), años.
 Los gastos de funcionamiento se encuentran clasificados en dos
grandes rubros: Gastos de Personal y Materiales, Servicios y
Reparaciones. Esto en función de los formatos de estructura de costos
enviados por la AVEC.
 Los procedimientos administrativos son ejecutados por el personal que
labora en el área administrativa de la escuela y los contables por el
contador externo de la misma, lo cual genera poca disponibilidad de la
información contable.

40
 41

 No cuentan con respaldos o archivos, ni físicos ni digitales, de los

registros contables relacionados con la institución.
 La persona encargada de autorizar el abono en cuenta de la nómina no
se encuentra residenciado en la ciudad de Maturín, lo cual ocasiona
retrasos en los pagos e inconformidades por parte del personal
dependiente de la Escuela.

3.2 RECOMENDACIONES

En atención a las conclusiones se hacen las siguientes

recomendaciones:

 Implementar nuevas estrategias para la planificación eficaz del

presupuesto de costos y gastos en función de la situación económica
actual del país.
 Hacer un llamado de atención a las instituciones y entes encargados de
asignar los recursos financieros para que dichos aportes se ajusten a
los niveles inflacionarios actuales de forma que se puedan cubrir en su
totalidad todas las necesidades de esta institución.
 Contratar un contador interno, con la finalidad de contar con la
información contable en tiempo real y de forma eficiente.
 Se recomienda extender la autorización para el abono en cuentas de
nómina a otra persona que labore directamente en las instalaciones del
colegio, a fin de evitar inconvenientes con dichos pagos.
 Crear respaldos de la información relacionada con los gastos de
funcionamiento y demás actividades contables de la institución.
 BIBLIOGRAFÍA

Arias F. (2006). El Proyecto de Investigación. Introducción a la

metodología científica (6ta ed.) Caracas: Episteme.

Balestrini M. (2006) Como se elabora el proyecto de investigación.

Editorial BL Consultores Asociados. Caracas, Venezuela.

Silva J. (2008) Metodología de la investigación. Elementos Básicos.

Editorial Colegial, C.A. Caracas, Venezuela.

Strauss, y J. Corbin (2002) Bases de la investigación social cualitativa.

Primera Edición. Editorial Universidad de Antioquia. Colombia

Internet (2018) ([Link]

42
 HOJAS METADATOS

Hoja de Metadatos para Tesis y Trabajos de Ascenso - 1/6

ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES APLICADOS A LOS
Título GASTOS DE FUNCIONAMIENTO DE LA U.E. ESCUELA
HOGAR VIRGEN MISIONERA DE LA ESPERANZA
UBICADO EN MATURÍN ESTADO MONAGAS.

El Título es requerido. El subtítulo o título alternativo es opcional.

Autor(es)

Apellidos y Nombres Código CVLAC / e-mail

Aurimar Del Valle Burguillos CVLAC C.I: 24.867.413

Muñoz e-mail aurhita@[Link]

Se requiere por lo menos los apellidos y nombres de un autor. El formato

para escribir los apellidos y nombres es: “Apellido1 InicialApellido2.,
Nombre1 InicialNombre2”. Si el autor está registrado en el sistema CVLAC,
se anota el código respectivo (para ciudadanos venezolanos dicho código
coincide con el número de la Cedula de Identidad). El campo e-mail es
completamente opcional y depende de la voluntad de los autores.

43
Palabras o frases claves:

Organización

Eficiencia

Operaciones

Productividad

El representante de la subcomisión de tesis solicitará a los miembros del

jurado la lista de las palabras claves. Deben indicarse por lo menos cuatro
(4) palabras clave.

44
Hoja de Metadatos para Tesis y Trabajos de Ascenso - 2/6

Líneas y sublíneas de investigación:

Área Sub-área

Administración

Ciencias Sociales y Administrativas

Debe indicarse por lo menos una línea o área de investigación y por cada
área por lo menos una subárea. El representante de la subcomisión solicitará
esta información a los miembros del jurado.

Resumen (Abstract):

En toda organización, cualquiera sea su magnitud, están presentes las

operaciones administrativas y contables, necesarias y obligatorias
aplicadas a los gastos de funcionamiento. La U.E. Escuela Hogar Virgen
Misionera de la Esperanza es una institución sin fines de lucro como tal
maneja operaciones financieras que deben ser registradas y
controladas. Por ello, el objetivo principal de esta investigación es
analizar los procedimientos administrativos y contables aplicados a los
gastos de funcionamiento de esta institución. La investigación asume
un tipo de campo y un nivel descriptivo, pues permitió obtener los
datos directamente de la realidad en estudio y la descripción de los
procesos relacionados con las operaciones empleando como técnicas
de recolección de datos, la observación directa, la entrevista no

45
estructurada y la revisión documental. Se llegó a la conclusión, que los
procedimientos administrativos son ejecutados por el personal que
labora en el área administrativa de la escuela y los contables por el
contador externo de la misma, lo cual genera poca disponibilidad de la
información contable. Se recomienda contratar un contador interno, con
la finalidad de contar con la información contable en tiempo real y de
forma eficiente.

46
Hoja de Metadatos para Tesis y Trabajos de Ascenso - 3/6

Contribuidores:

Apellidos y Nombres Código CVLAC / e-mail

ROL CA AS TU JU

LCDA. ELBITA CVLAC C.I. 14.703.598

MÁRQUEZ
e-mail Elbimel@[Link]

ROL CA AS TU JU
LCDO. LUIS
CVLAC C.I.: 11.969.384
CENTENO
e-mail Lcariaco74@[Link]

ROL CA AS TU JU
LCDA. MAGLYS
CVLAC C.I.: 16.222.594
SALAZAR
e-mail maglysalazar15@[Link]

Se requiere por lo menos los apellidos y nombres del tutor y los otros dos (2)
jurados. El formato para escribir los apellidos y nombres es: “Apellido1
InicialApellido2., Nombre1 InicialNombre2”. Si el autor está registrado en el
sistema CVLAC, se anota el código respectivo (para ciudadanos
venezolanos dicho código coincide con el número de la Cedula de
Identidad).. La codificación del Rol es: CA = Coautor, AS = Asesor, TU =
Tutor, JU = Jurado.

47
Fecha de discusión y aprobación:

Año Mes Día

2018 12 06

Fecha en formato ISO (AAAA-MM-DD). Ej: 2005-03-18. El dato fecha es

requerido.

Lenguaje: Requerido. Lenguaje del texto discutido y aprobado,

spa codificado usando ISO 639-2. El código para español o
castellano es spa. El código para ingles en. Si el lenguaje se
especifica, se asume que es el inglés (en).

48
Hoja de Metadatos para Tesis y Trabajos de Ascenso - 4/6

Archivo(s):

Nombre de archivo

Aurimar Burguillos

Caracteres permitidos en los nombres de los archivos: A B C D E F G H I J K

LMNOPQRSTUVWXYZabcdefghijklmnopqrstuvwx
yz0123456789_-.

Alcance:

Espacial: __________________ (opcional)

Temporal: __________________ (opcional)

Título o Grado asociado con el trabajo:

Licenciada en Administración

Dato requerido. Ejemplo: Licenciado en Matemáticas, Magister

Scientiarium en Biología Pesquera, Profesor Asociado, Administrativo III,
etc

Nivel Asociado con el trabajo: Licenciatura

49
Dato requerido. Ejs: Licenciatura, Magister, Doctorado, Post-doctorado,
etc.

Área de Estudio:

Ciencias Sociales y Administrativas

Usualmente es el nombre del programa o departamento.

Institución(es) que garantiza(n) el Título o grado:

Universidad de Oriente Núcleo Monagas

Si como producto de convenciones, otras instituciones además de la

Universidad de Oriente, avalan el título o grado obtenido, el nombre de estas
instituciones debe incluirse aquí.

50
Hoja de metadatos para tesis y trabajos de Ascenso- 5/6

51
52