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CURSO BASICO INTERMEDIO AVANZADO DE EXCEL

INSTITUTO PROFESIONAL LA ARAUCANA Contenido: V.- Gestionar Propiedades de Visualizacin. VI.- Identificar las Tcnicas avanzadas de clculo.

Recordando Clase Anterior Anota en el cuadro siguiente, las funciones que tienen los botones de cada men Barra de Formato

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Profesor: Rodolfo Bravo Jara

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MATRICES El concepto de matriz que aqu vamos a ver proviene de los lenguajes de programacin. Las matrices deben su existencia a la necesidad de trabajar con varios elementos de una forma rpida y cmoda. Gracias a las matrices podemos combinar varios clculos en uno slo introduciendo nicamente una frmula matricial, es decir, una frmula que incluye una o ms matrices entre sus argumentos. Una matriz no es ms que una serie de elementos que forman filas (este tipo de matrices se denominan unidimensionales) o filas y columnas (bidimensionales). La matriz ser un rango de celdas contiguo.

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INSTITUTO PROFESIONAL LA ARAUCANA La siguiente tabla representa una matriz unidimensional

Mientras la que sigue es una matriz bidimensional

Fjese que en la primera tabla se ha numerado cada celda con un nico nmero, mientras que en la segunda cada celda viene numerada por un par de nmeros. Observe que, por ejemplo, el nombre del elemento 3,4 significa que ste se encuentra en la fila 3 y la columna 4. Podemos tener un grupo de celdas en forma de matriz y aplicar una determinada frmula en ellas de forma que nos ahorramos tiempo y esfuerzo en la escritura de frmulas. En Excel las frmulas que hacen referencia a matrices se encierran entre llaves {}. Introducir una frmula matricial Si se sita en cualquiera de las celdas del rango C6:F6 podr observar que se ha realizado una simple multiplicacin para calcular el precio total de las unidades. Adems el valor que hay en C8 tambin se debe a otra sencilla frmula. Aunque en este ejemplo las frmulas son muy simples, se han tenido que introducir varias para llegar al resultado que hay en la celda C8. En vez de esto se podran haber combinado todos los clculos posibles en uno slo utilizando una frmula matricial. Gracias a las frmulas matriciales nos evitamos tener que realizar clculos intermedios.

PARA INTRODUCIR UNA FRMULA MATRICIAL: MEDIANTE EL TECLADO Para introducir una frmula matricial lo haremos del mismo modo que una frmula cualquiera, pero en lugar de finalizar pulsando <Intro> debemos hacerlo mediante la combinacin de teclas <Control>+<Mays>+<Intro>, y Excel colocar de forma automtica las llaves {}.

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INSTITUTO PROFESIONAL LA ARAUCANA Vamos a modificar la hoja para que realice las operaciones con slo introducir una frmula. Borre las celdas adecuadas para que la Hoja1 quede como sigue:

Site el cursor en la celda C8 e introduzca la frmula =SUMA(C4:F4*C5:F5) sin pulsar <Intro> al finalizar.

Acepte la frmula mediante la combinacin de teclas Control>+<Mays>+<Intro> y compruebe que Excel la muestra entre llaves, dentro de la barra de frmulas.

Tenga en cuenta que el resultado no ser el esperado si usted introduce manualmente las llaves y nicamente pulsa <Intro> (en ese caso Excel considerar lo introducido como texto). Para aceptar una frmula matricial siempre debe emplear la combinacin de teclas <Control>+<Mays>+<Intro>.

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Tambin debe tener cuidado al editar celdas pertenecientes a una matriz ya que los cambios que realicemos afectarn sin duda a las frmulas que operen con ella, pero recuerde que no debe eliminar, insertar o mover las celdas que la componen. Si quisiramos modificar la frmula para que operara con una matriz distinta, igualmente deberamos finalizar con la combinacin de teclas conocida.

Matriz como parmetro de una comparacin

Ahora que ha visto cmo se introduce una frmula matricial, vamos a ver un ejemplo ms del empleo de matrices. En el ejemplo anterior hemos utilizado la matriz como parmetro de la funcin SUMA para, mediante la introduccin de una nica frmula, obtener un resultado partiendo de varias operaciones. En el siguiente ejemplo va a ver que una matriz tambin puede utilizarse para comparar valores.

Ahora seguidamente sitese en la Hoja2 y observe la siguiente imagen:

Seleccione el rango F6:G9 y escriba: =SI(C6:D9>=10;"Bien";"Mal"). Finalice con <Control>+<Mays>+<Intro> y compruebe que el resultado es el que muestra la imagen.

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Constantes matriciales En los ejemplos anteriores ya ha aprendido a introducir frmulas que utilizaban matrices. Pero lo que realmente hemos hecho es indicar a la frmula el rango de celdas en el cual se encuentra la matriz que debe utilizar. Es decir, el resultado de la frmula puede variar slo con que modifiquemos alguna de las celdas que forman la matriz, y esto no siempre nos puede interesar.

Pudiera ser que en algunos clculos necesitramos una matriz de valores constantes. Al igual que en las frmulas normales podemos incluir referencias a datos fijos o constantes, en las frmulas matriciales tambin podemos incluir datos constantes. A estos datos se les llama constantes matriciales y se debe incluir un separador de columnas (smbolo ;) y un separador de filas (smbolo \). NOTA: No confundir el smbolo \ con el smbolo /. Por ejemplo, para incluir una matriz como constante matricial: 30 2531 18

Debemos escribir {30;25\31;18}

Ahora vamos a introducir una frmula que multiplica los elementos de una matriz por los de otra matriz que es constante. - Sitese en la Hoja3 y escriba lo siguiente. - Seleccione el rango D1:E2 y escriba all =A1:B2*{10;20\30;40}. Acepte la frmula con la combinacin de teclas <Control>+<Mays>+<Intro>.

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Observe que Excel ha ido multiplicando los valores de la matriz por los nmeros introducidos en la frmula (C1=A1*10, C2=B1*20, etc.): Cuando trabajamos con frmulas matriciales, cada uno de los elementos de la misma debe tener idntico nmero de filas y columnas, porque de lo contrario, Excel expandira las frmulas matriciales. Por ejemplo, la expresin ={1;2;3}*{2\3} sera incorrecta ya que la primera matriz tiene una fila y tres columnas, mientras que la segunda tiene dos filas pero una nica columna. Como Excel exige igual nmero de filas y de columnas para las dos matrices de dicha expresin, sta ser transformada en otra que seguramente no es la que deseamos. Vamos a comprobarlo con un ejemplo. - En la Hoja3, seleccione el rango D4:F5. Introduzca la frmula matricial =A4:B4+{2;5;0\3;9;5} y acptela pulsando <Control>+<Mays>+<Intro>.

Observe que Excel devuelve un mensaje de error en las celdas F4 y F5, significando que el rango seleccionado es diferente al de la matriz original. Esto se debe a que hemos intentado sumar una matriz de 2x2 con una matriz constante de 3x3. Guarde y cierre el libro con el nombre de trabajo Matrices.xls.

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INSTITUTO PROFESIONAL LA ARAUCANA SUBTOTALES En listas de datos agrupados por un campo, es til mostrar a veces no slo el total general de una columna, sino tambin los subtotales parciales de cada elemento comn. Cree un Nuevo libro de trabajo. Introduzca una tabla como la siguiente, aplicando los formatos que crea convenientes:

- Seleccione todo el rango de datos (A1:C8). - Seleccione en el men Datos, Subtotales..., le aparecer el siguiente cuadro:

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Excel nos muestra por defecto una configuracin para crear subtotales, cambie en la casilla Para cada cambio en por Equipo y en agregar subtotal a: seleccione la casilla Precio y luego pulse Aceptar.

Observe la agrupacin que ha hecho Excel, calculando las compras por equipos y obteniendo las sumas parciales de cada uno de ellos.

En el margen izquierdo de la ventana se muestran unos controles para obtener mayor o menor nivel de resumen en los subtotales. Vamos a ver cmo funcionan. Pulse uno a uno los botones y observe el resultado.

Con el rango de celdas an seleccionado, vuelva a Subtotales... dentro de Datos. Abra la lista de Usar funcin y elija la funcin Promedio. Desactive la casilla Reemplazar subtotales actuales porque borrara los que ya hay escritos. Pulse Aceptar.

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Ahora tiene los datos agrupados por totales (funcin Suma) y promedios. Pruebe los distintos botones del margen izquierdo para ir viendo mayor o menor nivel de detalle en los subtotales. Si quisiera eliminar los subtotales y dejar la tabla como estaba antes podra hacerlo pulsando el botn Quitar todos del cuadro de dilogo Subtotales.

Acceda al men Datos, opcin Subtotales... y pulse en el botn Quitar todos. Cierre el libro y no es necesario que lo guarde.

Si se quisieran crear subtotales por otro campo (por ejemplo el campo Pas) deberamos primero ordenar la lista por ese campo, para que Excel pueda agrupar posteriormente la tabla.

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