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PLANEACIN
Significa establecer los objetivos a alcanzar, as como los mtodos a utilizar, determinar las acciones, recursos y responsabilidades necesarios para lograr un resultado esperado. Proceso de planeacin para lograr la visin estratgica:

Cuando mencionamos planeacin estratgica, nos referimos al plan que establece la naturaleza y direccin de una organizacin, poniendo nfasis en prever las condiciones que prevalecern en el futuro. Para llevar a cabo esta planeacin, es necesario definir los siguientes conceptos para tenerlos como puntos de partida y mapas de referencia que alineen los esfuerzos individuales esperados. y organizacionales para conseguir los resultados

Definicin de Estrategias

Plan o Prioridades establecidas para facilitar que los objetivos se cumplan, debido a que define el camino a seguir, a pesar de la influencia que ejerza el medio ambiente sobre la organizacin.

Elaboracin dela Visin y Misin Consiste en definir la direccin y la esencia de la organizacin, para

establecer una orientacin que gue el resto de las actividades.

Anlisis Estratgico

Conjunto de herramientas de anlisis de variables, en donde se clasifican y toman en cuenta los diferentes factores que pueden intervenir a favor o en contra del alcance de la Misin y Visin, en un medio ambiente especfico.

Objetivos

Son los resultados que la organizacin pretende lograr en un plazo que va de 1 a 5 aos. Estn ms orientados a definir los resultados operativos. estratgicos, tcticos y

Metas

Definicin

de

resultados

especficos,

derivados de una accin o conjunto limitado de acciones y que pueden ser medidos con indicadores de resultados.

Tipos de planeacin La planeacin en una empresa, bsicamente puede ser de tres tipos: planeacin estratgica, planeacin tctica y operativa:

Planeacin estratgica

En la planeacin estratgica se analiza la situacin actual, se establecen los objetivos generales de la empresa, y se disean estrategias, cursos de accin y planes estratgicos necesarios para alcanzar dichos objetivos; planes que afectan una gran variedad de actividades y que parecen simples y genricos.

Planeacin tctica

Se analiza la situacin actual, se establecen los objetivos especficos o metas de la empresa, y se disean estrategias, cursos de accin y planes

tcticos necesarios para lograr dichos objetivos; planes que a diferencia de los planes estratgicos, tienen un alcance ms estrecho y limitado, y se establecen con mayor detalle. Planeacin operativa

Consiste en realizar un detallado anlisis de necesidades de la empresa una plataforma y definir en base a estas necesidades una plataforma tecnolgica como una estructura de hadware, software,peronaloperativo,etc.).

PLANIFICACIN ESTRATGICA Es el proceso de desarrollo e implementacin de planes para alcanzar propsitos u objetivos. La planificacin estratgica se aplica sobre todo en los asuntos militares (donde se llamara estrategia militar) y en actividades de negocios. Dentro de los negocios se usa para proporcionar una direccin general a una

compaa (llamada Estrategia empresarial) en estrategias financieras, estrategias de desarrollo de recursos humanos u organizativas, en desarrollos de tecnologa de la informacin y crear estrategias de marketing para enumerar tan slo algunas aplicaciones. Pero tambin puede ser utilizada en una amplia variedad de actividades desde las campaas electorales a competiciones deportivas y juegos de estrategia como el ajedrez. Este artculo considera la planificacin estratgica de una forma genrica de modo que su contenido puede ser aplicado a cualquiera de estas reas.

Propsitos y objetivos Los propsitos y objetivos consisten en identificar cmo eliminar dicha deficiencia. Algunos escritores distinguen entre propsitos (que estn formulados

inexactamente y con poca especificacin) y objetivos (que estn formulados exacta y cuantitativamente como marco de tiempo y magnitud de efecto). No todos los autores realizan esta distincin, prefiriendo utilizar los dos trminos indistintamente. Cuando los propsitos son utilizados en el rea financiera, a menudo se denominan objetivos. Es necesario identificar los problemas que se enfrentan con el plan estratgico y distinguir de ellos los propsitos que se alcanzarn con dichos planes. Una cosa es un problema y otra un propsito. Uno de los propsitos pudiera ser resolver el problema, pero otro pudiera ser agravar el problema. Todo depende del "vector de intereses del actor" que hace el plan. Entonces la estrategia en cualquier rea: militar, negocios, poltica, social, etc. puede definirse como el conjunto sistemtico y sistmico de acciones de un actor orientado a resolver o agravar un problema determinado. Un problema es una discrepancia entre el ser y el deber ser (Carlos Matus), todo problema es generado o resuelto por uno o varios actores. Las personas generalmente, tienen varios propsitos al mismo tiempo la secuencia de propsitos puede crear una escalera de consecucin.

Cuando se establece una compaa, los propsitos deben estar coordinados de modo que no generen conflicto. Los propsitos de una parte de la organizacin deben ser compatibles con los de otras reas. Los individuos tendrn seguramente propsitos personales. Estos deben ser compatibles con los objetivos globales de la organizacin. Una buena estrategia debe:

Ser capaz de alcanzar el objetivo deseado. Realizar una buena conexin entre el entorno y los recursos de una organizacin y competencia; debe ser factible y apropiada

Ser capaz de proporcionar a la organizacin una ventaja competitiva; debera ser nica y sostenible en el tiempo.

Dinmica, flexible y capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes. Suficiente por s misma. PLANEACION TACTICA

Es la funcin administrativa que determina con anticipacin que se debe hacer y cuales objetivos se deben alcanzar, buscar brindar condiciones racionales para la empresa, sus departamentos o divisiones se organizan a partir de ciertos hiptesis con respecto de la realidad actual y futura. Este nivel asimila las presiones e influencias ambientales generadas por la incertidumbre en el nivel institucional. Es una relacin entre tareas por hacer y el tiempo disponible para hacerlas. El propsito de las decisiones en este nivel, debe ser limitado, con plazos ms cortos, reas menos amplias. Las decisiones implicadas abarcan partes de la empresa: su amplitud es departamental. Se orienta hacia resultados satisfactorios. En este nivel, la Planeacin Tctica toma un concepto de toma deliberada y sistemtica de decisiones que incluyen propsitos mas limitados, plazos ms cortos, reas menos amplias y niveles medios en la jerarqua.

La empresa representa un intento por integrar el proceso decisorio y alinearlo a la estrategia diseada para orientar el nivel operacional en sus tareas y actividades con el fin de alcanzar los objetivos empresariales propuestos. Estos planes, por lo general de cinco aos de duracin, fluyen naturalmente desde los objetivos, polticas y estrategias establecidas en el plan estratgico. En la realidad los planes a plazo medio pueden tener subjetivos, subpolticas y su estratgicas propias, y stas son probablemente ms detalladas que en el plan estratgico o plan a largo plazo. Es frecuente detallar planes en reas funcionales tales como mercadotecnia, manufactura, finanzas, personal, etctera. La ejecucin de la planeacin implica el empleo de la planeacin estratgica o de la plantacin tctica. En cualquier empresa la estrategia se emplea en el manejo de los desarrollos internos de la empresa y con las fuerzas externas que aceptan el cumplimiento exitoso de objetivos estipulados. En contraste, la planeacin tctica se refiere al empleo ms efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de objetivos dados y especficos. La diferencia entre ambas consiste en el elemento tiempo implicado en los diversos procesos; mientras ms largo es el elemento tiempo, ms estratgica es la plantacin. Por tanto, una planeacin ser estratgica si se refiere a toda la empresa; ser tctica, si se refiere a gran parte de la planeacin de un producto o de su publicidad. En conclusin, la planeacin tctica es el proceso mediante el cual los planes en detalle son llevados a cabo, tomando en cuenta el desarrollo de los recursos para realizar la planeacin estratgica. En este sentido, la plantacin tctica parte de los lineamientos sugeridos por la planeacin estratgica y se refiere a las cuestiones concernientes a cada una de las principales reas de actividad de la empresa.

Algunas de las caractersticas principales de la planeacin tctica son: Se da dentro de las orientaciones producidas por la planeacin estratgica. Es conducida o ejecutada por los ejecutivos de nivel medio (gerentes divisionales o funcionales). Se refiere a un rea especfica de actividad de las que consta la empresa. Se maneja informacin externa e interna. Est orientada hacia la coordinacin de recursos. Una planeacin tctica trata de la seleccin de los medios por los cuales han de perseguirse objetivos especficos. Estos objetivos, en general, los fija normalmente un nivel directivo en la empresa. La planeacin estratgica se refiere tanto a la formulacin de los objetivos como a la seleccin de los medios para alcanzarlos. As pues, la planeacin estratgica se orienta tanto a los fines como a los medios. Sin embargo, medios y fines son tambin conceptos relativos; por ejemplo, dar publicidad a un producto es un medio cuyo fin es venderlo. Sin embargo, venderlo es un medio para alcanzar otro fui: Obtener ganancias y las ganancias a su vez son un medio para muchos otros fines. Debera ser obvio que se necesitan tanto la planeacin estratgica como la tctica para obtener el mximo beneficio. PLANEACIN OPERATIVA Se da en los empleados, en el nivel ms bajo de la organizacin. Realiza una micro planeacin de las organizaciones de carcter inmediato, que detalla acerca de la forma en que las metas tendrn que ser alcanzadas, realmente quien realiza todos los puntos de la base de la planeacin se dan en el nivel ms bajo que es el operacional, en gran forma influye y determina en conjunto con la planeacin tctica si las cosas se dan o no. La parte operacional incluye esquemas de tareas y operaciones debidamente racionalizados y sometidos a un proceso reduccionista tpico del enfoque de sistema cerrado. Se organiza con base a los procesos programables y tcnicas

computacionales, se preocupa del por qu hacer y cmo hacer, orientndose a la optimizacin y maximizacin de resultados. Su alcance es inmediato y local, distinguindose por definir las tareas operacionales y su problema bsico es la eficiencia. Los planes operativos son heterogneos y diversificados, pueden relacionarse con mtodos, dinero, tiempo o comportamientos. Si los planes operativos estn relacionados con mtodos se denominan procedimientos.

Indicadores de resultados Son las unidades de medida, a travs de las que se establecen los criterios para conocer si se han alcanzado los resultados esperados.

Planeacin Estratgica Es el camino

Planeacin Tctica

Planeacin Operativa

o Es el conjunto de acciones Definicin de los medios mtodos que se especficos que deben ser para llevar a

lineamiento general de y

accin que se elige requieren para alcanzar los utilizados

para llegar al objetivo objetivos planteados, es cabo los planes de accin y planteado ligado a la decir los planes de accin as, alcanzar las metas Misin y Visin. con metas establecidas. inmediatas especficos. o resultados

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PRESUPUESTO BASE CERO

Es una metodologa de planeacin y presupuesto que trata de reevaluar cada ao todos los programas y gastos de una organizacin. Proporciona informacin detallada sobre los recursos econmicos que se necesitan para lograr los resultados deseados, destacando la duplicidad de esfuerzos. El proceso de elaboracin del presupuesto base cero consiste en identificar paquetes de decisin y clasificarlos segn su orden de importancia, mediante un anlisis de costo beneficio. Establece programas, fija metas y objetivos, toma decisiones relativas a las polticas bsicas de la organizacin. Caractersticas Enfoca la atencin hacia el capital necesario para los programas en lugar de enfocarse hacia el porcentaje de aumento o reduccin del ao anterior. Es una herramienta flexible y poderosa para el aparato estatal, puede simplificar los procedimientos presupuestales, ayuda para evaluar y asignar los recursos financieros de manera eficiente y eficaz. El proceso requiere que cada gerente justifique el presupuesto solicitado totalmente y en detalle, comprobar porqu se debe gastar, ayuda a la toma de decisiones, y a la asignacin de recursos. Proporciona a cada gerente un mecanismo para identificar, evaluar y comunicar sus actividades y alternativas a los niveles superiores. Cada gerente debe preparar un paquete de decisin de cada actividad u operacin, el cual debe incluir un anlisis de costos, propsitos, alternativas, evaluacin de resultados, consecuencias de la no adopcin del paquete y beneficios obtenidos. Se analizan a detalle las distintas actividades que se deben llevar a cabo para instrumentar los programas, se selecciona la opcin que permite obtener los resultados deseados. Se realiza un estudio comparativo de costo-beneficio entre las diferentes alternativas existentes, para cumplir con las actividades.

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 Este mtodo se puede adaptar a cualquier organizacin, tanto para la industria como para el gobierno. Objetivos del presupuesto base cero Reducir gastos sin afectar actividades prioritarias, manteniendo los servicios o minimizando los efectos negativos de la medida. Suprime las actividades de baja prioridad que no afectan el resultado esperado de la organizacin. En caso de requerirse economas mayores, la reduccin se extiende a las actividades de prioridad media, tratando de minimizar los efectos negativos de la medida. Identificar cada actividad y operacin al cien por ciento, a fin de que cada gerente evale y analice la necesidad de cada funcin, as como los mtodos alternativos para desempear esa funcin. Evaluar a fondo, por cada gerente de actividad o centro de costos, todas las operaciones para valorar las alternativas y comunicar su anlisis y

recomendaciones a la alta direccin, a fin de que las revisen y examinen al determinar las asignaciones del presupuesto. Identificar los paquetes de decisin y clasificarlos de acuerdo a su importancia, detallando las actividades u operaciones (paquete de decisin) que se han de aadir o suprimir. Paquetes de decisin Es un documento que identifica y describe una funcin o una actividad especfica en tal forma que la direccin pueda evaluarlo y clasificarlo en comparacin con otras actividades que compitan por los mismos recursos y decidir aprobarlo o no, incluyendo las consecuencias de no ejecutar esa funcin. Requiere de un anlisis detallado de las funciones incluyendo alternativas, tendencias de costos, y recomendaciones que indiquen la intensidad y efectividad del trabajo para decidir sobre su aprobacin o rechazo.

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Los paquetes de decisin se evaluarn y clasificarn en orden de importancia mediante un anlisis sistemtico. Formato para la estructuracin de los paquetes de decisin: Nombre o Ttulo del paquete: Divisin: Departamento: Clasificacin: Propsito: Descripcin de las actividades: Logros y Beneficios: Medicin (evaluacin cuantitativa del paquete): Recursos requeridos: Alternativas y consecuencias de no aprobar el paquete Decisin: Fecha de preparacin

Informacin que debe contener el paquete de decisin:

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1. Nombre del paquete.- Nombre descriptivo de la funcin o actividad. Si hay varios niveles de esfuerzo que se recomiendan el nombre debe aparecer as: (1 de n) (2 de n), (3 de n) para identificar el nivel de esfuerzo que representa el paquete. 2. Divisin, Departamento.- Nombre de la Divisin y/ o Departamento (abreviado de ser posible). 3. Clasificacin.- En orden descendente de importancia ( el paquete clasificado con el No. 1 es ms importante que el paquete No. 2) 4. Propsito.- Describir la finalidad de este paquete con respecto al problema que se quiere prestar con el mismo (metas, objetivos). 5. Descripcin de las actividades (operaciones).- Describir los mtodos, acciones u operaciones necesarios para elaborar el paquete (qu se har, cmo se har) 6. Logros y beneficios.- Identificar los resultados tangibles que se lograrn mediante la elaboracin del paquete, haciendo nfasis en los resultados cuantitativos. En los logros debe determinarse la forma en que se cumplen parcial o totalmente las finalidades o se resuelve al problema y debe destacar cualquier aumento en la eficacia o la efectividad. 7. Medicin (evaluacin cuantitativa del paquete).- Proporcionar medidas cuantitativas significativas para ayudar a los gerentes a evaluar el paquete y la efectividad de su desarrollo. Incluir efectividad de costos, razones, costo unitario, tendencias en los problemas, medidas de la carga de trabajo que conforme a su diseo el paquete ayudar a lograr o efectuar. 8. Recursos requeridos, costo del paquete ( en miles de pesos).
o o o

Gastos Brutos.- Costo total para dicha actividad Gastos netos.- Gastos netos menos cargos Personal.- Nmero de empleados asalariados o por hora que se requieran.

Gastos y personal 2001/2002.- gastos reales de 2001 y personal remunerado a finales del ao; gastos proyectados para 2002 y personal remunerado a finales del ao.

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% 2003/2002.- Porcentaje de gastos y personal para 2003 en comparacin con los gastos y personal para 2002; se calcula dividiendo las cantidades para 2003 entre las cantidades para 2002.

9. Alternativas y consecuencias de no aprobar un paquete. 10. Decisin. 11. Fecha de preparacin. Clasificacin de paquetes de decisin Los paquetes de decisin se pueden clasificar en dos grupos: 1. De eliminacin mutua.- Aquellos que presentan diversas alternativas para realizar la misma actividad, eligindose la mejor, excluyendo los paquetes restantes. 2. De incremento.- Son aquellos que presentan diferentes niveles de actividad o costo. Finalidad: Identificar y presentar los paquetes de decisin en orden de importancia y beneficios para ayudar en la evaluacin y determinacin de los niveles presupuestales. Quin los prepara: Todos los gerentes que preparan paquetes de decisin o realizan la clasificacin de paquetes de decisin. A quines se presentan: Segn lo especifiquen los niveles superiores de la gerencia, incluyendo al superior inmediato dela organizacin y al director de la divisin. La tcnica del PBC comprende cinco etapas: 1. Definir la unidad de decisin.- Es el nivel institucional responsable de la ejecucin de una o un grupo de actividades o funciones, que puede por s evaluar la marcha de aquellas, su costo y beneficio, y /o someter a consideracin superior la necesidad de iniciar nuevos programas de accin.

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2. Establecer los objetivos de cada unidad de decisin.- El responsable de cada jurisdiccin u organismo deber determinar cules son los objetivos de la unidad de decisin. 3. Formular los paquetes de decisin.- la formulacin de los paquetes de decisin es el elemento fundamental de la tcnica del PBC, y consiste en identificar una actividad, evaluar los costos y beneficios de llevarla adelante en distintos niveles (el actual, uno mnimo y uno ptimo), evaluar formas alternativas de cumplir el mismo objetivo, especificar por qu no son utilizados y considerar cules seran las consecuencias de no realizar esta actividad. Vale decir que lo que se persigue es presentar todos los elementos necesarios para tomar una decisin con respecto a la conveniencia de incluir una determinada actividad en el presupuesto. 4. Listar los paquetes de decisin estableciendo un orden de prioridades.- Una vez redactados los paquetes de decisin, se establece un orden de prioridades entre ellos. 5. Conducir un adecuado control de gestin de la ejecucin presupuestaria.De las actividades que han sido incluidas en el presupuesto, se debe llevar un control de gestin estricto sobre la ejecucin de las mismas.

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