Definicin de compras, importancia.

La definicin de compras como una profesin dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto Sin embargo, en la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y almacenes. Por lo tanto, al dar una definicin personalizada de compras en trminos de la administracin de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de localizacin y seleccin de proveedores, adquisicin de productos y en trminos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algn bien, derecho o mercanca[3].

Definitivamente, ninguna funcin es autnoma y todas se relacionan entre s y con las de otros departamentos, pero entre ms sofisticada se va haciendo una funcin, ms subfunciones aparecen y ms complicado es definir a cada una de ellas. Por lo tanto, definiciones vlidas del ayer, ya no lo son hoy.

Participacin del departamento de compras en la obtencin de utilidades. La obtencin de utilidades es el objetivo primordial de toda empresa, por lo tanto el comercio es uno de los actos que ayudan a generar stas en la medida que se realice una buena compra. Los costos repercutirn directamente en el precio de venta del producto final, si estos son bajos, podr ofrecerse un precio de mercado competitivo y, como consecuencia, se obtendr un margen de utilidad mayor. Fijacin del precio de compra. Algunos proveedores sostienen el precio slo por un tiempo determinado, ya que las materias primas que intervienen en el producto pueden ser de importacin, Por lo cual debe haber ajuste inmediato en precios de acuerdo al deslizamiento del peso contra el dlar, razn por la cual el comprador debe estar informado de la situacin cambiaria de momento, con el objeto de garantizar que el precio cotizado sea respetado.

Muchos proveedores mes con mes hacen ajustes a sus precios en sus materiales, aun cuando en la fabricacin de stos no intervengan productos de importacin, esto asegura que el margen de utilidad siempre sea el mismo para ellos [4].

La operacin eficiente de la inversin.

El departamento de compras tiene que asegurar la recepcin de los materiales adecuados y en la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder hacer las entregas a tiempo del producto terminado a los clientes; al mismo tiempo, debe de cuidar de mantener slo el inventario pertinente para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable y no caer en costos de almacenamiento que estn constituidos por el inters sobre la inversin, la obsolescencia y los costos de espacio.

Costos y sustitucin de materiales.

Las compras representan un rengln en costos que pueden ser controlables por el departamento de compras, debido a que stos pueden incrementarse o disminuirse, dependiendo de la habilidad del comprador. Por ejemplo, la consideracin psicolgica en las negociaciones, a travs de la experiencia del personal de compras, tales como proyectar la oferta y la demanda, de manera que se pueda forzar una disminucin en el precio de compra, o lograr descuentos por volumen, por pagos al contado y descuentos comerciales[5].

Administracin de compras, proceso.

Una empresa que decide comprar materiales en lugar de fabricarlos o integrar verticalmente debe administrar una funcin de compras. Tomando en cuenta la definicin del proceso administrativo de Terry y Franklyn: la aplicacin de la planeacin, organizacin ejecucin y control por medio de los cuales se administra un gerente[6], se estructura el proceso de la administracin de compras. Planeacin

Hay que fijarnos metas que nos encaminen y nos dirijan a lograr los objetivos de un departamento de compras y lgicamente de la empresa misma.

1.2.1.1 Pronstico de ventas.

Pronosticar es el arte y la ciencia de predecir los eventos futuros[7]. El pronstico es una tcnica utilizada en la planeacin de ventas en funcin de experiencias de aos anteriores, que sirve de base para la elaboracin de planes y programas en todas las reas de las empresas; nos indica el nmero de artculos o productos a fabricar o a producir en un tiempo determinado en condiciones favorables y con la calidad especificada para satisfacer las necesidades del mercado.

Factores de un pronstico de ventas son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Tipo de fruto. Estadstica de ventas de aos anteriores. Tipo de mercado al cual se dirige el producto. Competencia directa o indirecta. Calidad del artculo. Precio.

Objetivos generales y especficos de un departamento de compras.

Los objetivos generales de un departamento de compras son:

Establecer normas y polticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa. Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible Desarrollar y administrar las compras. Establecer proveedores bien evaluados. Estar informados de los cambios tecnolgicos que puedan surgir en el uso de nuevos materiales Los objetivos especficos de un departamento de compras son: Localizar nuevos materiales y productos. Asegurar buen servicio de los proveedores Implantar polticas de compra que beneficien a la empresa. Desarrollar ptimos procedimientos y controles. Mantener un costo de operacin econmico en el departamento de compras Vigilar que el personal del rea cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos.

Programas.

Es una herramienta administrativa la cual nos indica las cantidades de artculos que debern comprarse, as como el tiempo en que deber suministrarse al almacn para la produccin de la que se dedique la empresa. En el caso de las empresas industriales, un programa nos indica cuntas piezas de cada parte debe adquirir para la fabricacin pronosticada de su producto final.

Presupuestos.

Es la expresin numrica en dinero de un plan. Un plan es la seleccin de un camino para lograr un objetivo en un lapso determinado. Alcanzar un objetivo implica la reunin de recursos disponibles y sta reunin de recursos presupone una organizacin.

Los ingredientes para hacer un presupuesto son: Tener plena organizacin. Mantener un estricto conocimiento de los recursos. Contar con objetivos perfectamente determinados. Poseer una larga experiencia en la operacin. Establecer un perodo de tiempo definido. Ser previsible.

Organizacin. El organizar es la sincronizacin jerarquizada para la consecucin de una meta. La organizacin es la necesidad bsica de conocer perfectamente los objetivos de la empresa, para el logro de los objetivos planteados en la planeacin.

Direccin.

Si sabemos que dirigir es el arte de vincular estrechamente a los hombres unos con otros

Direccin por Objetivos.

La direccin por objetivos. Es un sistema, es una filosofa, una forma de pensar y de ser en funcin de los negocios[11]. Dentro del mbito administrativo, la direccin por objetivos (DPO), es un mtodo de direccin que enfatiza ms sobre los resultados que sobre las operaciones

La DPO exige establecer un sistema de planeacin que no tiene que verse lo que haremos maana, sino lo que haremos hoy, para que el maana sea como deseamos que sea; significa trabajar para lograr el futuro. Desafortunadamente, se confunde la efectividad con la eficiencia, Es por eso que la DPO deber fijarse metas a corto plazo, para su conveniencia, en las que debern de ser revisadas stas, mnimo, cada ocho das.

Direccin por Excepcin. La direccin por excepcin (DPE) consiste en un sistema de identificacin y comunicacin que emite una seal cuando se requiere la atencin de la persona encargada, y permanece en silencio cuando no se requiere.

La DPE se basa precisamente en la identificacin de las excepciones, entendiendo por excepcin aquella seal que advierten al gerente de compras de que puede realizar una accin. La accin por llevar a cabo puede ser, en funcin del tipo de excepcin que se trate: correctiva o creativa. La primera, se refiere a aquella por medio de la cual se pretende reestablecer un equilibrio La segunda, se encamina al aprovechamiento de oportunidades que se han presentado La accin correctiva es informar al proveedor de dicho defecto y que nos entregase de forma correcta el producto La accin creativa es cuando aprovechamos no un cambio de proveedor, sino conseguir otro que nos venda el mismo artculo pero con mejores condiciones, dividiendo las compras.

Comunicacin y motivacin.

La comunicacin es la accin y el efecto de hacer a otro que participe de lo que uno tiene: descubrir, manifestar, o hacer saber a uno algunas cosas, consultar; conferir con otros un asunto tomando su parecer[12].

Control.

Es la medicin de los resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes[13]. Es necesario distinguir la funcin de control, que es de naturaleza administrativa, con las operaciones de control, que son de carcter tcnico. El departamento de control de calidad (inspeccin de recepcin), obtiene estadsticas de materiales que es la operacin de control; mientras que cuando se enva al departamento de compras, en donde se interpretan y se toman acciones, ya es la funcin de control en s. El control no es posible si no existen estndares o normas de alguna manera prefijados; ser ms efectivo cuanto ms precisas y cuantitativas sean tales estandarizaciones. El control administrativo es mucho mejor cuando en los casos en que no se logr lo previsto, ms que en los resultados que se obtuvieron de acuerdo a lo planeado.

Evaluacin

Las evaluaciones se basan en resultados obtenidos en nmeros (cantidad de compras realizadas, porcentaje de rebajas, puntos obtenidos por bonificaciones de proveedores, etc.), empero, los factores calificativos generales se pueden enumerar: calidad y cantidad de trabajo realizado, iniciativa y creatividad, confiabilidad e integridad, conocimiento del trabajo y habilidad para aprender, cooperacin, juicio, puntualidad y asistencia, valor del departamento, etc.

Procedimiento, flujo-grama de compras

El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del mismo modo. Un procedimiento es la sucesin de pasos consecutivos para realizar una actividad. Tenemos los pasos comunes que se desarrollan en torno al departamento de compras: Es el pedimento que se le realiza al proveedor sobre cierta necesidad de satisfacer cierta demanda de compra.

Cotizacin. Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y plazo de pago por la adquisicin del bien o servicio en cuestin. Se abre paso a negociaciones entre el oferente y el demandante. Al hablar de cotizacin, se est hablando de la valorizacin de que los proveedores le dan a su artculo que ofrecen, representada en dinero

Pedidos u rdenes de compras. Es el documento fsico, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello.

Expeditacin. Un expeditador debe cerciorarse que el proveedor est perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que se encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios, fechas, etc., que aparecen en la orden de compra.

Recibo de materiales. Deber verificar que se est realizando la entrega del proveedor precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la cantidad correcta.

Control de calidad. Se revisarn todos los bienes entregados, as como la valoracin del servicio ofrecido por el proveedor en su caso;

Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso fsico de la mercanca que no cumple con las caractersticas impuestas por el rea de control de calidad que van acompaadas siempre por un documento fsico que describe las causas por la que se somete dicha accin. Pagos. El pago es la remuneracin econmica por obtener el bien y/o servicio del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en efectivo Controles complementarios. Es la disposicin de emplear una persona o una seccin para que coordine las actividades inherentes de control a los proveedores.

Definicin y relacin con compras de la administracin de inventarios.

La administracin del inventario es un asunto que interesa a cualquier negocio; sin ste, no se podra llevar a cabo ninguna operacin[16]. La administracin de inventarios consiste en establecer, poner en efecto y mantener, las cantidades ms ventajosas de materias primas, materiales en proceso y productos, empleando para tal fin, las tcnicas, procedimientos y programas ms convenientes a las necesidades de una empresa[18]. Los inventarios son un puente de unin entre la produccin y las ventas. Generalmente son la partida ms grande del activo; la adquisicin, distribucin y retencin de los inventarios, se entiende exclusivamente a la lista de mercancas compradas para volverse a vender, mercancas que forman parte del rengln del activo circulante. Uno de los principales objetivos de la contabilidad para inventarios es determinar debidamente la utilidad a travs del proceso de enfrentar los costos apropiados para los ingresos.

Clasificacin de inventarios.

La clasificacin de inventarios se basa en el tipo de material que almacenan, por lo que tenemos las siguientes clasificaciones:

Suministros. Artculos de costo indirecto que se consumen en las operaciones de fbrica. Materias primas. Material en bruto en un trmino relativo, pues es el contenido principal que utilizar a futuro en producto fabricado por la empresa.

Productos en proceso. Aquellos que estn en perodos de transformacin, antes de convertirse en productos terminados, y su costo se encuentra en aumento por lo que se lleva mano de obra y gastos indirectos. Materiales de produccin. Piezas o componentes que pueden obtenerse en fuentes externas a la empresa, o pueden ser producidas en la fbrica y almacenadas para su uso futuro. Material de trabajo. Son los que se usan en el funcionamiento de la planta o en la produccin de la compaa, pero que no llegan a formar parte integrante de los mismos productos. Productos terminados. Son los bienes terminados que se almacenan para su venta y entrega a los clientes[22]. Mercancas en trnsito. Se refiere a las mercancas adquiridas por la empresa, las cuales forman parte de su activo, aun cuando no se encuentren fsicamente en sus almacenes. Mercancas en consignacin. Son las que se han enviado con el objeto de buscarles mercado y son propiedad de la empresa, mientras no sean vendidas. Mercancas en depsito. Son las que se han entregado para su custodia en algn almacn de depsito y se encuentran amparadas con el certificado de depsito respectivo. Artculos obsoletos. Son piezas, herramientas, materiales viejas, en reparacin usadas provenientes de la produccin y mquinas reconstruidas. Son objetos para venderse a un precio bajo cualquiera, contar de recuperar un poco de inversin pasada.

Las estrategias de compra y aprovisionamiento deben estar basadas en la evaluacin de los requerimientos y en las condiciones del mercado.

Dependern de los niveles de costos de los compradores y de los riesgos de aprovisionamiento involucrados. Tambin es necesario considerar temas como la cantidad y clase de proveedores a emplear, el tipo de relacin a establecer con stos y los contratos a suscribir; as como la gerencia de cada socio Estratgico y cada contrato.

Las empresas de cualquier sector de la economa experimentan constantemente la accin de nuevos competidores, realidad que est exigiendo a los empresarios, tanto proveedores como comerciantes, aplicar estrategias logsticas diferentes a las tradicionales para continuar vigentes, seguir creciendo y aumentar su participacin en el mercado. Esto depende de la visin del futuro que tenga la alta gerencia, de los recursos, las estrategias y la expectativa de rentabilidad que tenga una compaa como resultado de su operacin. Quien compra bien vende bien, reza un viejo adagio, por eso una forma de mejorar la rentabilidad de la organizacin es mediante las negociaciones con la contraparte. El comprador trata de lograr mejores condiciones (precio, calidad y garanta en los bienes adquiridos) y el vendedor de hacer una venta con buenos mrgenes para su compaa. Finalmente, el balance de la transaccin es el resultado del trabajo en equipo asumido por las reas de compras, marketing y ventas.

Las tendencias colombianas en estrategias logsticas para el rea de compras y aprovisionamiento, segn estudios del IAC, estn orientadas a entablar, mantener y desarrollar relaciones a largo plazo con proveedores que ofrezcan insumos de calidad, segn criterios definidos de servicio y diseo. En este contexto, la tendencia predominante consiste en reducir el nmero de proveedores, con el fin de delegar en ellos (justo a tiempo) labores como control de calidad, almacenamiento, transporte, diseo y consecucin de nuevos insumos. Aunque no es un factor crtico, el precio sigue siendo un aspecto relevante en la seleccin de los proveedores.

BENEFICIOS DE UNA ADECUADA ESTRATEGIA

Los beneficios de una adecuada estrategia de aprovisionamiento son reduccin de la base de proveedores, acuerdos a largo plazo, comunicacin abierta, frecuencia en las respuestas y filosofa de mejoramiento continuo. De esta manera la organizacin asegura que el producto adquirido cumple los requisitos especificados. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto deben depender el impacto del artculo adquirido en su posterior realizacin sobre el producto/servicio final. El Centro de Comercio Internacional establecer un sencillo y completo modelo de compras y aprovisionamiento, que incluye la totalidad de la Cadena de Aprovisionamiento Este se inicia con el conocimiento claro de la cultura corporativa de la empresa compradora, definida en la misin, visin y valores; que garantizan una gestin adecuada de la estrategia de aprovisionamiento, en concordancia con los objetivos estratgicos de la compaa; y con la formulacin de un plan de suministros, con las especificaciones y requerimientos de insumos; para luego continuar con el anlisis del mercado de proveedores, nacionales y extranjeros.

CULTURA CORPORATIVA Requerimiento y plan de Suministros Analizar Mercado de Suministros Plan Estratgico de Aprovisionamiento Evaluar/Homologar Proveedores Obtencin y Seleccin de Ofertas Negociacin Gestin de Contratos y Relaciones Preparacin de Contratos Gestin Logstica Internacional Retroalimentacin Gestin de Inventarios Medicin y Evaluacin del Desempeo

Las estrategias de aprovisionamiento deben estar basadas en la evaluacin de los requerimientos y en las condiciones del mercado. Dependern de los niveles de costos de los compradores y de los riesgos de aprovisionamiento involucrados. Tambin es necesario considerar temas como la cantidad y clase de proveedores a emplear, el tipo de relacin a establecer con stos y los contratos a suscribir; as como la gerencia de cada socio estratgico y cada contrato. El modelo contempla pautas para la evaluacin y homologacin de proveedores y para la obtencin y seleccin de ofertas, dependiendo de la compra a efectuar. CAPACIDAD DE COMPRA En el ambiente competitivo, y ante la necesidad de obtener utilidades y satisfacer las metas financieras, aparecen los estilos, el poder y la capacidad de los negociadores, fruto de su formacin, experiencia, principios y convicciones o tambin de las exigencias de su propia organizacin y del medio; que originan las condiciones acordadas o a veces impuestas por el poder del ms fuerte. NEGOCIACION INTELIGENTE Una buena aproximacin a la negociacin inteligente esta contenida en el Mtodo Harvard, en el cual el negociador debe reconocer que:

A) La negociacin se hace con personas con quienes se tiene una relacin de interdependencia. B) La negociacin es un proceso en el que se trata de influir en el oponente. C) Queremos que el oponente tome una decisin especifica que nos conviene. D) Debemos analizar las situaciones que ayudan a que la otra parte tome la decisin favorable a nuestros intereses, as como las que la obstaculizan. E) Debemos tener en mente la ganancia mutua y el largo plazo. El mtodo Harvard, desarrollado por T. Fisher, es tambin conocido como la negociacin por principios, por intereses o por meritos, en contraposicin a la negociacin por posiciones. El Mtodo Harvard consta de siete etapas: La determinacin de la mejor alternativa, tanto propia como de la contraparte; la fase de exploracin de intereses de las partes; la generacin de opciones de acuerdo, posteriormente presentadas en la mesa de negociacin que impliquen beneficios para ambas partes; los criterios de legitimidad, argumentos o justificaciones; los compromisos que vienen luego de que las opciones son estudiadas, evaluadas y aceptadas por contribuir al beneficio mutuo; pasando a formar parte del acuerdo, de tal forma que sea viable y se cumpla; una buena estrategia de comunicaciones, que proporciona efectividad al proceso de negociacin; y por ltimo, la relacin, que se encuentra en constante riesgo durante todo el proceso de negociacin. El objetivo mixto de todo el proceso ser afrontar exitosamente sus siete fases, sin dejar a un lado el mantenimiento de buenas relaciones con las otras partes negociadoras, con una visin a largo plazo. GESTION DE RELACIONES CON PROVEEDORES Es, bsicamente, la preparacin de los contratos que definen las principales obligaciones de las partes y determinan el contexto en el cual la relacin de negocios se llevar a cabo, los trminos afines con el tipo de vnculo contractual deseado, los aspectos legales, el incumplimiento contractual y la solucin de disputas.

Una vez firmado el contrato, es importante asegurar su efectivo cumplimiento y administrar acertadamente la relacin con los proveedores; entendiendo los temas de gestin del mismo como los toles y responsabilidad de las partes que los suscriban.

GESTION LOGISTICA DE DISTRIBUCION FISICA E INVENTARIOS

La gestin logstica de Distribucin Fsica Internacional de los productos, desde el lugar de origen de la compra hasta su destina final, incluye las operaciones de importacin, distribucin interna, horarios y rutas, seleccin de transportadores terrestres, martimos o areos, la escogencia de los equipos de manutencin y embalaje, y la implementacin de mejoras y reduccin de costos en los procesos logsticos. Una buena administracin de inventarios es clave para aumentar la eficiencia organizacin, optimizando niveles de stocks y evaluando oportunidades para reducir la variacin de existencias y los costos de posesin, lograr altos niveles de servicio a clientes internos y externos, minimizar ndices de errores de almacenamiento y obtener estndares internaciones de trazabilidad y calidad. Por ltimo, la evaluacin de compras y aprovisionamientos requiere identificar las mediciones, segn las necesidades de cada compaa

PERFIL DEL PERSONAL DE COMPRAS

La importancia del comprador como generales de utilidades, la imagen que se forma el consumidor por los precios, calidad y variedad en el surtido; el aumento o disminucin de gastos por manejo de inventarios; el mercado cambiante y el trato permanente con proveedores, son algunas de las razones por las cuales una organizacin debe contratar personal de compras.

Este recurso humano debe reunir caractersticas de personalidad, educacin y liderazgo acordes con sus responsabilidades. Vale la pena citar la siguiente frase de Peter Drucker. Los ejecutivos que no se esfuerzan por tomar decisiones acertadas en materia de personal, estarn jugando no solo con el desempeo de la empresa, sino con el respeto de la misma.

Teniendo claro cmo mantener y optimizar la capacidad de negociacin para alcanzar la visin de cada compaa, es factible desarrollar procesos internos apropiados para satisfacer a las partes, y generar una buena imagen ante los clientes y accionistas; con el fin de lograr el xito financiero desde la perspectiva de un sistema y una estrategia de compras y aprovisionamientos ptima.