PELANAS SAS COMIT DE CALIDAD ACTA No 02-12 Fecha: Marzo 15 de 2012 ASISTENTES NOMBRE Maria Teresa Garca Claudia

Aldana Diego Bustamante Patricia Garca Ricardo Surez Edilma Alba Anglica Pubiano TEMAS A TRATAR Revisin y Cumplimiento de Objetivos de Calidad Seguimiento Tareas Pendientes Acta Anterior y gerencia Seguimiento de Resultados Comit de Produccin Retroalimentacin del Cliente Planificacin de Cambios que afectan el Sistema. Otros CARGO Subgerente Coordinadora Comercial Coordinador de Sistemas Crdito y Cartera Diseador Industrial Adm. Gestin Humana Administradora de Produccin y Compras FIRMA

DESARROLLO REVISION Y CUMPLIMIENTO DE INDICADORES

I. CRECIMIENTO 1. Ventas 1.1 Cumplimiento Presupuesto Ventas Nacionales Cumplimiento del Presupuesto Asignado Formula Meta Logrado Mes Presupuesto Ejecutado Presupuesto Proyectado 100% 91%

En el mes de febrero se obtuvo un cumplimiento del 91% resultado impactado por el lanzamiento tardo de los productos nuevos por Temporada Escolar. Se resalta la gestin comercial por parte de los Asesores quienes cumplieron con sus presupuestos ya que radicaron la totalidad de los pedidos pero por falta de existencias e ingreso tardo de la produccin no se pudieron despachar. Como aspecto de mejora se retroalimento a cada Asesor con el fin difundir en los clientes la realizacin oportuna de los pedidos y se decidi reprogramar la produccin por familias de referencias,. 1.2 Cumplimiento del presupuesto Ventas Exportacin Cumplimiento del Presupuesto Asignado Formula Meta Logrado Mes Presupuesto Ejecutado Presupuesto Proyectado 100% 0% Para el mes de febrero no se presupuesto venta ya que en el mes de enero se hicieron los despachos correspondientes a la temporada de San Valentin. SATISFACCIN DEL CLIENTE 2.1 Cumplimiento de Pedidos Cumplimiento de Pedidos Meta 90%

Formula Unidades Facturadas Unidades Pedidas

Logrado Bimestres 76%

Durante este periodo el nivel de cumplimiento del indicador se vio impactado por la falta de inventario debido a que los productos nuevos ingresaron tarde a produccin y los clientes en su mayora solicitaron los pedidos de lanzamiento. Para tal efecto se aprob el ingreso de la nueva diseadora patronista como apoyo en las actividades de diseo y se acord continuar con la programacin de la produccin por familias de muecos. 2. 2 Cumplimiento en Fechas de Entrega Cumplimiento en Fechas de Entrega Meta Logrado Mes 97% 100%

Formula

Fecha de despacho Fecha de Pedido

En el mes de febrero se obtuvo un cumplimiento del 100% a la meta proyectada se recibieron 606 pedidos de los cuales se despacharon 573 en las fechas establecidas. Los 31 pedidos restantes No se despacharon dentro del tiempo estipulado por motivos como: Falta consignaciones y cartera, factores externos no controlables por la compaa

2.3 Respuesta a Reclamos: Tiempo de Solucin y respuesta a quejas y reclamos Formula Meta Logrado Mes Tiempo establecido de solucin menos tiempo real de respuesta. < 8 das 22 Das

En el mes de febrero se solucionaron 8 reclamos en un tiempo promedio de 22 das hbiles, cifra que no permite dar cumplimiento a la meta del indicador debido a la falta de personal para desempear la actividad de arreglos por el pico de produccin y licencia de maternidad. Para tal efecto se reintegr en el rea una persona que ya maneja el proceso. A nivel extemporneo se dio respuesta a 6 arreglos los cuales demandan un costo alto de fletes lo que oblig a retrasar su despacho. 2.4 Unidades Devueltas Unidades Devueltas Meta 5%

Formula Unidades Devueltas Unidades Vendidas

Logrado Mes 0,14%

En el mes de febrero se registra una devolucin de 0.14% cumpliendo la meta propuesta por el indicador. En este periodo se unifico el cdigo de barras de los productos de chocolates que se distribuyen a las cadenas, lo que evita la devolucin de productos por cdigo de barras errado. Igualmente se asign una bodega para chocolates en la cual se cuenta con el pin de seguridad exigido para estos productos lo que facilita la actividad de empaque evitando reprocesos cuando se realiza el cambio de pin.

2.5 Cumplimiento del Programa de Diseo Cumplimiento Al Programa de Diseo Formula Meta Logrado Trimestre Cantidad Entregada Cantidad Programada 95% xxx

En este periodo no se evalan loe resultados de este indicador.

III. CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES TCNICAS 3. Produccin: 3.1 Control de Recepcin Materia Prima : Control de Materia Prima en recepcin Formula Meta Logrado Mes Materia prima no conforme inspeccionada 1.5 % 0.23% Materia prima inspeccionada En el mes de febrero se identific un 0.23% de producto no conforme de materia prima sobre el total de materia inspeccionada. Los defectos fueron identificados en las telas siendo el manchado y contaminado los ms reincidentes. Para tal efecto se habl con el proveedor para incrementar la inspeccin y se esta haciendo seguimiento puntual a cada material identificando las causas que lo generaron con su correspondiente plan de accin. 3.2 Control de Producto No Conforme: Control de producto No Conforme en banda Formula Meta Logrado Mes Total no conforme banda mes Total unidades producidas mes 1% 0.3%

La produccin entregada al almacn de producto terminado fue de 26.320 unidades, de las cuales se identific el 0.3% de producto no conforme con 90 unidades. El defecto descosido fue el ms representativo con 58 unidades. Estos fueron reprocesados siendo retroalimentada la operaria para su correccin. En la seccin de confeccin se elaboraron 19.477 muecos de los cuales se identificaron 491 unidades como no conformes para un total de 2.53%. El 2.50% corresponde a forros y el 0.03% corresponde a accesorios. Observndose un aumento del 1.49% con respecto al periodo anterior. Los defectos ms representativos fueron piezas desalineadas con 164 unidades, hilo reventado con 105 unidades y descosido con 68 unidades. Estos fueron analizados en el comit de produccin donde se retroalimento a cada operaria para su correccin.

3.3 Mantenimiento Adecuado de Equipos del Proceso: Mantenimiento adecuado de equipos del proceso Formula Meta Logrado Mes Plan de mantenimiento ejecutado Plan de mantenimiento programado 100 % 92.93%

En el mes de febrero se logr un cumplimiento a nivel general en el plan de mantenimiento del 92.93%. Las secciones de confeccin, corte, hormado, chocolates y materia prima superaron la meta del 80% implementando medidas reparativas y preventivas en cada una de las mquinas programadas. En la seccin de screen se obtuvo nicamente el 75% debido a que se presentaron fallas adicionales en las mquinas Serigraficas y tampograficas las cuales fueron corregidas inmediatamente. 3.4 Cumplimiento del Programa de Produccin: Cumplimiento del programa de produccin Formula Meta Logrado Mes Unidades producidas confeccin Unidades programadas Unidades producidas terminados Unidades producidas confeccin Unidades producidas terminados Unidades programadas 98 % Unidades Producidas Confeccin + Unidades Reprogramadas Unidades programadas Mes + Faltante Programas Anteriores Unidades Producidas terminados + Unidades Reprogramadas Unidades programadas Mes + Faltante Programas Anteriores **Sin referencias de inventario 99.92% 99.38%

93.75%

93.16%

95.36%

Unidades Producidas terminados + Unidades Reprogramadas Unidades programadas Mes + Faltante Programas Anteriores

95.36%

El cumplimiento al programa general de produccin en la seccin de confeccin fue del 99.92% ya que se elaboraron 26.299 unidades de las 26.320 programadas. En Terminados se obtuvo un cumplimiento del 95.36% ya que se elaboraron 25.194 unidades de las 26.420 programadas. La referencia mini cojn ilusin representa el 70% de las referencias que quedaron pendientes por terminar debido a los atrasos en el proceso de confeccin y al corto tiempo para su elaboracin.

3.5 Diseo 3.5.1 Elaboracin de Fichas Tcnicas: Elaboracin de Fichas tcnicas Formula Meta 4 das antes de la Fecha de entrega de la ficha tcnica preliminar prueba piloto

Logrado Mes 8

En el mes de febrero se entreg la informacin preliminar con un periodo de 8 das de antelacin. Se desarrollaron los siguientes productos: Bolsos tom, bily, simon, vaca Cosmetiqueros Bily, Tom, Simn y Vaca Mini Ballena llavero Mini Cojn llavero 3.6 Gestin Humana 3.6.1 Formacin y Entrenamiento Formacin y Entrenamiento Meta 90 %

Formula

Logrado Mes 100%

Plan de formacin ejecutado Plan de formacin programado

Durante el mes de febrero se programaron y ejecutaron 7 eventos de capacitacin logrando un cumplimiento del 100% a la meta programada. Los eventos trabajados dieron respuesta a los siguientes temas: Entrenamientos en el cargo 3 eventos Salud ocupacional 2 eventos Induccin a la compaa 2 eventos

Efectividad del plan de Capacitacin Formula Meta Logrado Mes Nivel de Conocimiento Adquirido Nivel de Conocimiento Proyectado 0% 90 %

Los eventos desarrollados no fueron evaluables por lo que no se puede medir este indicador.

3.6.2 Sistemas Se hizo seguimiento al cronograma de avance de proyectos, se encontr un retraso de dos das en el proyecto Cableado estructurado que se esperan recuperar en el prximo mes.

Formula

Elaboracin copias de seguridad Meta Logrado Mes =<2 0

No. Copias con fallas No. Copias Realizadas

En febrero se realizaron 24 copias de seguridad, de las cuales no se presentaron fallas logrando cumplimiento de la meta programada. Para el mes de marzo se ajustara el indicador midiendo la efectividad de las restauraciones realizadas tomando como base la meta el 90% sobre las efectuadas. Cambios del Sistema En este mes se adquiri la mquina de triple transporte con el fin de optimizar el proceso de confeccin de los productos bolsos, cosmetiqueras y monederos. Ya que el material requiere otro manejo.

Otros: Control de Calidad: Con el fin de optimizar el control en cada uno de los procesos se vincul una aprendiz SENA de la especialidad TECNICO EN GESTION DE LA PRODUCCIN INDUSTRIAL y una diseadora patronista quienes llevaran a cabo la inspeccin de calidad y trazabilidad del producto en cada rea. Se proyecta con esta 7

labor disminuir el nivel de producto no conforme y tomar acciones preventivas dirigidas hacia el seguimiento al diseo. Seguimiento Ordenes en Proceso: Se realiz seguimiento a la reunin de produccin con el fin de verificar las acciones tomadas en cuanto a los Faltantes de las ordenes en proceso: La Administradora de Produccin explico la metodologa para su revisin y las acciones que se generaron en cada rea. Para tal efecto se acord continuar con esta labor con una frecuencia semanal. Programacin de las materias primas con antelacin para evitar retrasos en la entrega : La Administradora de Produccin dio a conocer las nueva metodologa por la cual se est programando la compra de materia prima, esta facilita mayor oportunidad en la entrega del material lo que impacta menos en el proceso productivo .l V. SEGUIMIENTO A TAREAS PENDIENTES ACTA ANTERIOR / REVISIN POR LA GERENCIA Tarea: Ajustar las metas de los indicadores de recursos humanos y mantenimiento Resultado: Se analiz el comportamiento del indicador de gestin humana con cada una de las causas siendo ajustable la meta a un 80% debido a que son externas al proceso y para su cumplimiento depende de los ajustes a produccin. De igual manera se analiz el comportamiento del proceso de mantenimiento el cual fue ajustado en su meta en un 80% debido a variables como el flujo de caja y los tiempos ideales de la misma programacin, lo cual permite a la compaa contar con ms tiempo del establecido para la implementacin del plan de mantenimiento propuesto sin afectar el proceso de produccin. CALIDAD Tarea: Programar plan de capacitacin para el rea comercial Resultado: La Administradora de Gestin Humana present un plan de trabajo para generar habilidades en el rea comercial este fue aprobado en su primer mdulo buscando generar habilidades tcnicas venta y manejo de objeciones. Actividad que se implementara en el mes de abril.

Tarea: Contratar firma de consultora para realizar estudio de mercado Resultado: Se contrat una firma de consultora quien est realizando un estudio de mercado en algunos de los establecimientos ubicados en diferentes zonas de Bogot esta busca realizar un diagnstico a partir del cual se genere el plan de mercadeo a trabajar en el 2012. 8

COMIT DE CALIDAD. ACTA No 02-12 TAREAS PENDIENTES

TAREA

RESPONSABLE

FECHA DE CUMPLIMIENTO Marzo 22

FECHA DE SEGUIMIENTO Abril 15 del 2012

Seleccionar un aprendiz Administradora de SENA y una Gestin Humana Diseadora Patronista Seguimiento a las Administradora de rdenes en proceso. Produccin Programar la produccin Administradora de por familia de Produccin referencias.

Mensual

Abril 15 del 2012

Mensual

Abril 15 del 2012

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