Se trata de un documento de formación para grupos de productores necesario para establecer y gestionar un Sistema de Control Interno (SCI) para alcanzar la certificación tal como lo requiere el Código de Conducta UTZ CERTIFIED.nl UTZ CERTIFIED and Olaf Hammelburg Leyenda  Documentos necesarios para establecer un SIC (los números hacen referencia al punto de control del Código de Conducta para Cacao) © UTZ CERTIFIED Good Inside 2009. UTZ CERTIFIED James Lomax. Página 2 of 17 . UTZ CERTIFIED Daan de Vries. UTZ CERTIFIED Elena Mihaylova. Este documento es un ejemplo de cómo implementar un Sistema de Control Interno de manera que los requerimientos incluidos en el Código de Conducta son cumplidos. Instituto de Ecomercado (IMO) Britta Wyss Bisang. 2009 De Ruyterkade 6 1013 AA Amsterdam The Netherlands www. del Instituto de Ecomercado (IMO).10 pasos para establecer un Sistema de Control Interno Guía para grupos de productores de cacao y consultores © UTZ CERTIFIED Primera edición.utzcertified. UTZ CERTIFIED UTZ CERTIFIED La primera versión de este documento fue comisionada por UTZ CERTIFIED y desarrollada por Ute Eisenlohr.org +31 20 530 6390 info@utzcertified.solidaridad.org Equipo de Trabajo Ute Eisenlohr. Soporte: Fotografías: Solidaridad www.

............................................................ 12 8..................................... Tomar la decisión de cumplimiento del productor . Llevar a cabo la inspección interna y la auto-inspección ....................................................................................... 6 4.... 7 5.............................................................................................................................................................. Sensibilización y capacitación.............................. 12 8.............................................. 11 ¿Cuáles son las herramientas de trabajo del SIC? .................................. 6 ¿Cuál es el contexto local de la producción? ¿Qué variables pueden tener influencia en la producción de cacao y en el funcionamiento efectivo del SIC? ..................................................... 8 6......1 Inspección interna ................................................................................................................................................................ 15 © UTZ CERTIFIED Good Inside 2009.............................................................................................. 4 ¿Quien hará funcionar el SIC? ........... 4 2................................. 9 6..................................................................................................................................................... 5 Cualidades requeridas para los inspectores internos ................................................................... 15 10... 12 ¿Los productores y el grupo cumplen con los requerimientos del estándar? .................................. 8 6............................. 4 ¿Por qué un SIC? ............................. Objetivos de un SIC .................. 15 ¿Cómo garantizar la separación del producto certificado y la transparencia? ...........2 Capacitación y registro de los productores ... Elaborando los documentos del SIC ............................................................................................................................................................. 6 Documentos a ser elaborados y mantenidos por los trabajadores del SIC: .......................................................................................................................................................................................................... 14 ¿Cómo tomar la decisión si un productor cumple con los requerimientos y que hacer en caso de no conformidades? ........................................................................................................................................................................................................................................ 8 6............................. 4 El inspector interno: Una posición clave del SIC ........................................................................... Página 3 of 17 ................................................................. 13 9....................................................................................................................... 4 Administrador del SIC .............................2 Auto-inspección .................................. 8 ¿Cuándo deben llevarse a cabo ciertas actividades? .............................................................. Desarrollo del estándar interno ....... 14 Ejemplo de sanciones: ........ 8 ¿Qué personas van a participar en el proceso de certificación? ¿Qué competencias son necesarias?...................................................................................... 5 Cualidades requeridas para el personal de aprobación.. Planificando las actividades para la certificación ...................................................................................................................................................................... 5 3...1 Capacitación del personal del SIC ............ Identificación del personal responsable del SIC .. Enfoque basado en evaluación de riesgos ............................................. 5 Personal de aprobación .. 9 7.......................................................................................................................... 11 8................................................................................. 7 ¿Cuáles son las “reglas del juego”? ... Asegurar la trazabilidad y transparencia en el manejo de pagos y primas .......................................3 Capacitación continua de los productores ..............................................................................................................................................................................................................................................10 pasos para establecer un Sistema de Control Interno Guía para grupos de productores de cacao y consultores Tabla de Contenido 1............................................................................................

motivar y entrenar al personal. Página 4 of 17 . Un sistema bien implementado y bien establecido puede mejorar el desempeño de los procesos de administración. Habilidad de gestionar un equipo y dar entrenamiento a otras personas Eficiencia en tareas administrativas Autoridad en manejo de documentos e información Seguidamente es necesario identificar las otras personas que trabajarán en el SIC y definir sus funciones y competencias: © UTZ CERTIFIED Good Inside 2009. transformación y comercialización. Adicionalmente. Su tarea es organizar el SCI y asesorar. 2. Objetivos de un SIC  ¿Por qué un SIC? El Código de Conducta UTZ CERTIFIED requiere establecer un SIC para que el grupo pueda asegurar que toda la organización y los productores cumplen con los requerimientos UTZ CERTIFIED. de manera que la organización pueda obtener una mejor posición en el mercado. Durante el proceso de implementación del SCI.10 pasos para establecer un Sistema de Control Interno Guía para grupos de productores de cacao y consultores 1. Un buen conocimiento de los procedimientos y documentos del SIC y de las exigencias de la entidad certificadora (EC) externa. producción. es importante destacar/acentuar las ventajas que el sistema de gestión de calidad puede ofrecer/brindar al grupo. Esta posición requiere de una persona que puede demostrar:      Un conocimiento detallado de los estándares UTZ CERTIFIED y del estándar interno. Esto permite al grupo de productores dar confianza a los compradores a través de la conformidad con el estándar de UTZ CERTIFIED y consecuentemente de obtener mejores condiciones de venta del producto certificado. el grupo debe satisfacer las expectativas de los procesadores y consumidores de productos de cacao. Identificar el personal responsable del SIC  ¿Quien hará funcionar el SIC? Administrador del SIC En primer lugar es necesario identificar la persona responsable del manejo/de la gestión del SIC.

almacenamiento y manipulación La persona responsable de los asuntos relacionados con las condiciones de trabajo. Página 5 of 17 . escribir y elaborar reportes en el idioma preferido por la EC Conocimiento de los sistemas de agricultura locales/regionales Saber hacer técnico y social de los principios y prácticas de UTZ CERTIFIED Competencias demostradas en el control de procedimientos y estándares internos Ausencia de conflictos de interés que pueda comprometer la integridad de su posición Ser respetado por los productores Personal de aprobación Las inspecciones y las aprobaciones deben ser hechas por personas diferentes.10 pasos para establecer un Sistema de Control Interno Guía para grupos de productores de cacao y consultores      Inspectores internos (ver detalles en los siguientes párrafos) Responsable de la aprobación y sanción de productores (o comité de aprobación y sanción) La persona que organiza la sensibilización y capacitación de los productores La persona responsable de la trazabilidad. es mucho más eficiente si el contenido de la capacitación incluye una parte teórica y una parte práctica. El éxito del ICS dependerá del soporte y recursos disponibles para que el inspector interno pueda cumplir con sus tareas. Cualidades requeridas para los inspectores internos        Dominio del idioma y costumbres locales de los productores Habilidad para leer. ojo para los detalles y capaz de administrar archivos. Debe darse prioridad a la capacitación continua del inspector. Las decisiones de aprobación y sanción debe ser tomadas ya sea por una persona o por un grupo de personas (comité de aprobación) debidamente calificadas. El inspector interno se convierte en los “ojos y oídos” del SIC. Cualidades requeridas para el personal de aprobación  Buen conocimiento de los estándares internos © UTZ CERTIFIED Good Inside 2009. identificación/etiquetado y segregación del producto certificado durante la venta. transporte. (Esta persona debe ser capaz de tramitar las quejas presentadas por los trabajadores o por los productores del grupo) El inspector interno: Una posición clave del SIC El rol y responsabilidades del inspector interno requiere de una persona con habilidades técnicas y humanas.

10 pasos para establecer un Sistema de Control Interno Guía para grupos de productores de cacao y consultores   Ser respetado por los productores y trabajadores Ausencia de conflictos de interés en relación a la aprobación de productores Documentos a ser elaborados y mantenidos por los trabajadores del SIC:  Organigrama definiendo las responsabilidades de los trabajadores dentro del grupo (109)  Lista de trabajadores indicando nombres. 121. Su misión es identificar los riesgos a nivel de productor y del grupo en las siguientes areas:     Salud y seguridad ocupacional (117) Derechos laboralres (119) Impactos ambientales. 126) 3. 120. incluyendo residuos y polucion (121) Seguridad en los alimentos (123) La evaluación de riesgos debe ser hecha para evaluar la situación específica del grupo y de sus miembros. algunos „productores clave‟ (que conocen bien tanto su región como la producción de cacao) y de ser posible. 122. 119. 15. 80)  Pruebas documentadas de las calificaciones de los capacitadores (11. así como planear las acciones correctivas correspondientes (por ejemplo capacitación de los productores. 123)  Un plan de acción con las acciones correctivas (118. algunos consultores externos que conozcan a fondo el Código de Conducta. Para ello las siguientes personas deben trabajar en equipo: el administrador del SIC. La evaluación debe hacer referencia a los requerimientos del Código de Conducta.  Una lista con los riesgos identificados incluyendo las aéreas requeridas por el Código de Conducta UTZ CERTIFIED (117. descripción de sus posiciones (tareas y responsabilidades) (139)  Contratos entre los trabajadores y el SIC donde se indique la fecha de nacimiento y el nivel de salario pagado a cada trabajadores (77. Las acciones correctivas deben documentarse en el „plan de acción‟. 78. Es importante determinar las medidas para reducir los riesgos identificados. Página 6 of 17 . 124) © UTZ CERTIFIED Good Inside 2009. 139)  Las horas trabajadas de cada empleado deben estar registradas (79. Evaluar los riesgos  ¿Cuál es el contexto local de la producción? ¿Qué variables pueden tener influencia en la producción de cacao y en el funcionamiento efectivo del SIC? Todas las normas del SIC deben determinarse en base a la evaluación de riesgos. y apoyo financiero para determinadas inversiones). fecha de nacimiento.

es importante que todos los productores aprueben el estándar interno. se desarrolla el estándar interno.  El estándar interno (160)  Lista de fertilizantes autorizados (12) correspondientes a los productos peligrosos y que hacer en caso de envenenamiento (56)  Lista de productos fitosanitarios autorizados (21) y las explicaciones © UTZ CERTIFIED Good Inside 2009. En todo caso. Página 7 of 17 .10 pasos para establecer un Sistema de Control Interno Guía para grupos de productores de cacao y consultores 4. Desarrollar el estándar interno  ¿Cuáles son las “reglas del juego”? Luego de haber identificado los riesgos. Además se recomienda involucrar en el proceso de desarrollo del documento a los productores que estén motivados. El documento deberá cubrir los siguientes puntos:        Mantenimiento y mejora de la fertilidad y estructura del suelo Protección de cultivos Almacenamiento de productos agroquimicos Medidas para el manejo de la cosecha y pos-cosecha. calidad del producto y asuntos de higiene Seguridad y salud ocupacional de los trabajadores/productores Derechos laborales Conservación y protección del medio ambiente Es importante que el documento sea elaborado de manera tal que sea fácilmente entendido por los productores (por ejemplo con dibujos). con el fin que se sientan identificados con él y respeten los puntos descritos en el documento. Este documento es un resumen del Código de Conducta que además puede ser usado para explicar a los productores como poner los requerimientos en práctica (el estándar interno solo contiene las partes del código que son aplicables para la organización).

Sensibilización y capacitación  ¿Qué personas van a participar en el proceso de certificación? ¿Qué competencias son necesarias? 6. La organización debe asegurar que la capacitación es impartida por igual a todos sus trabajadores (que no existe discriminación). Página 8 of 17 . Es de vital importancia que entiendan cuales aspectos son aplicables al grupo. Es importante que estén bien preparados para la función que les haya sido asignada y que sean capaces de mejorar su trabajo de manera continua. A nivel de grupo. la capacitación debe ser hecha con ayuda de un consultor externo. financieros y equipamiento)  Un plan de acción debe mostrar los pasos para alcanzar la certificación 6. El personal debe ser capacitado en lo siguiente (156): © UTZ CERTIFIED Good Inside 2009. De ser posible.10 pasos para establecer un Sistema de Control Interno Guía para grupos de productores de cacao y consultores 5.1 Capacitación del personal del SIC Es muy importante que la persona responsable del SIC (administrador del SIC) y la persona encargada de la capacitación de los productores hayan recibido el entrenamiento necesario sobre el Código de Conducta UTZ CERTIFIED. Planificar las actividades para la certificación  ¿Cuándo deben llevarse a cabo ciertas actividades? Es recomendado preparar un plan de acción con todas las medidas que se llevarán a cabo por parte del grupo y de sus miembros para asegurar el cumplimiento del estándar UTZ CERTIFIED. Se recomienda organizar sesiones de supervisión y evaluación del personal que recibe la capacitación para asegurarse si han entendido correctamente las funciones que deben realizar. Este documento es un instrumento para asegurar un mejor planeamiento de actividades y recursos necesarios para alcanzar la certificación. el plan debe incluir:     Actividades de capacitación Actividades de control interno (inspecciones internas) Actividades de monitoreo Organización de recursos (humanos. La persona que administrara el SIC será la encargada de capacitar a los inspectores internos y al responsable de aprobación (y sanción) de productores (o el comité de aprobación si es el caso).

2 Capacitación y registro de los productores Antes de comenzar intensivamente la capacitación y entrenamiento de los productores. 150). 6. © UTZ CERTIFIED Good Inside 2009. Inicialmente la persona encargada de la capacitación visita cada finca junto con el productor. Los técnicos son personas que tienen cierto nivel de instrucción y son capaces de aconsejar a los productores sobre las buenas prácticas. las actividades de capacitación pueden iniciarse. por ejemplo:   Consultores externos capacitan directamente a los productores Consultores externos capacitan a los técnicos de campo responsables. y se revisa si cumple con el requerimiento o no. El personal del SIC identifica que tipo de soporte es necesario para los productores. Página 9 of 17 . se explica el contrato entre el productor y el grupo y es firmado por el productor. se recomienda convocar una reunión que incluya:    Presentación del estándar interno a los productores.10 pasos para establecer un Sistema de Control Interno Guía para grupos de productores de cacao y consultores       Contenidos del estándar interno Controles internos Aprobación interna. 6. sanciones y monitoreo de acciones correctivas Supervisión continua de los productores Supervisión de la trazabilidad Leyes locales/nacionales de trabajo La organización debe asegurar además que el personal recibe entrenamiento en primeros auxilios (124. Si no se cumple alguno de los criterios. Es importante definir ampliamente que tipo de capacitación se ajusta mejor al contexto de la organización. Durante esta primera visita. Además pueden asistir a los productores a mantener la documentación requerida. de tal manera que puedan ver las ventajas para ellos y para el grupo si se respetan y cumplen los requerimientos. Luego de esta visita inicial. El objetivo es profundizar el conocimiento de los productores sobre los requerimientos del estándar interno de tal manera que puedan poner los conocimientos en práctica.3 Capacitación continua de los productores La capacitación continua es esencial. explicación y discusión de los contenidos del documento Identificar a los productores que estén interesados en la capacitación y en la certificación Identificar a los productores interesados y motivados que puedan ayudar a difundir el mensaje a otros productores en su comunidad Los productores interesados se registran y reciben la capacitación necesaria sobre los contenidos del estándar interno y de las buenas prácticas. el encargado de capacitación explica por qué y que medidas correctivas aplican. En esta visita se explica cada punto del estándar interno. Es importante que los productores entiendan perfectamente que debe ser hecho y que prácticas no son aceptables y que necesita ser cambiado.

La persona responsable del SIC capacita a los técnicos/productores líder. En cada comunidad se designa un productor para monitorear el cumplimiento de los derechos laborales y para registrar y diligenciar cualquier queja por parte de los trabajadores © UTZ CERTIFIED Good Inside 2009.   Es importante que las metodologías técnicas escogidas estén designadas para enseñanza de adultos y promueva el cambio entre los productores.10 pasos para establecer un Sistema de Control Interno Guía para grupos de productores de cacao y consultores  Consultores externos capacitan a los „productores líder‟ locales. pesticidas y otros asuntos relacionados a la salud Igualdad de derechos y oportunidades para mujeres La organización certificada informa a todos los productores sobre derechos laborales. La organización establece escuelas de campo para productores donde los productores pueden aprender directamente la implementación de Buenas Prácticas Agrícolas (observación y práctica). nutrición. higiene personal y en caso de heridas. En todo caso deben incluirse los siguientes aspectos (124):       Buenas Prácticas Agrícolas y la conservación y mejora a largo plazo de la fertilidad del suelo Buenas prácticas de cosecha y de pos-cosecha Calidad del producto y seguridad de los alimentos Prácticas de salud y seguridad procedimientos de emergencia ocupacional incluyendo primeros auxilios y Manejo de residuos y protección del medio ambiente Derechos laborales incluyendo trabajo infantil y trabajadores informales Ademas deben organizarse reuniones para informar a los productores y sus familias sobre (146):     Derechos laborales Trabajo infantil y la importancia de las escuelas VIH/SIDA. Estos son los productores motivados y formados y que visitan regularmente a otros productores de su localidad o de una zona en particular. Contenidos de la capacitación: La capacitación de productores debe concentrarse en los riesgos identificados. Página 10 of 17 .

Página 11 of 17 .10 pasos para establecer un Sistema de Control Interno Guía para grupos de productores de cacao y consultores Las actividades de capacitación deben documentarse (participación y los contenidos del curso). Debe decidirse:     Quien es responsable de desarrollar y aprobar los diferentes documentos y registros Quien debe usar/llenarlos Quien debe archivarlos y donde deben ser archivados y por cuánto tiempo Como se puede asegurar que los documentos sean actualizados en caso de cambios del Código de Conducta y de eliminar los documentos obsoletos © UTZ CERTIFIED Good Inside 2009. Es de vital importancia que todos los documentos elaborados sean comprendidos por todo el equipo y que se utilicen de manera correcta. El SIC debe mantener las siguientes listas sobre el personal y productores:  Cualificaciones oficiales o certificados de participación de los entrenamientos (obligatorio para los capacitadores. 16. De ser posible. terminan ocupando espacio en los armarios). Elaborar los documentos del SIC  ¿Cuáles son las herramientas de trabajo del SIC? Los responsables del SIC. los técnicos y los productores líder trabajan juntos para elaborar los procedimientos y formatos necesarios. 126)  Archivos de capacitación (15. Los documentos deben ser desarrollados de manera que „agregan valor‟ (tenga en cuenta que los documentos que sirven simplemente „para mostrar a los auditores externos que existen todos los registros‟ pero que realmente no son útiles para la organización. 53. se recomienda conseguir el apoyo de un consultor externo. Todo el personal involucrado en el desarrollo y uso de los mismos debe ser entrenado adecuadamente. 126)  Copia de la lista de participantes (126)  Cualificaciones de la persona responsable de escoger los fertilizantes y/o documentos que prueben la viabilidad de la información (11) fitosanitarios (15)  Diploma/certificado de la persona responsable de escoger los productos  Recomendaciones de aplicación de productos fitosanitarios (21) 7. Manejo de la documentación Debe definirse claramente que documentos del SIC deben ser elaborados.

144) 8. quien toma la decisión si el productor cumple con los requerimientos del estándar o no. ver ejemplo en anexo (173)  Maneras de registrar la compra y venta de productos certificados (facturas. listas) (135)  Procedimientos y documentos para la gestión de reclamos (143. 164)  Listado de declaraciones de conflictos de interés (157)  Mapa donde se muestre las unidades productivas de los miembros (159)  Reporte de inspección. Llevar a cabo la inspección interna y la auto-inspección  ¿Los productores y el grupo cumplen con los requerimientos del estándar? 8. En efecto. La inspección interna debe cumplir con los siguientes requerimientos:   Todos los productores participando en el programa de certificación deben ser inspeccionados una vez por año (165) Nuevos participantes deben ser inspeccionados antes de ser aprobados en el programa (168) La inspección interna de todos los productores debe mostrar comprensión de las siguientes actividades:     Verificación de los campo y manejo de finca (el productor entiende sobre prácticas de cosecha y pos-cosecha) Verificación de los almacenes (de productos cosechados e insumos) Entrevista con el productor (o su representante) y con los trabajadores Verificación de la documentación disponible © UTZ CERTIFIED Good Inside 2009.10 pasos para establecer un Sistema de Control Interno Guía para grupos de productores de cacao y consultores Los siguientes documentos son necesarios para documentar las funcionalidades del SIC:  Contrato que incluya las obligaciones del productor y del grupo. 171)  Listado de miembros. recibos. La inspección interna sirve para verificar que todos los productores registrados en el programa de certificación UTZ respetan los requerimientos del estándar interno. Esto significa que la inspección interna es una verificación formal. la inspección interna reemplaza la auditoría externa para cada productor. ver ejemplo en anexo (162. ver ejemplo en anexo (170. como se va a asegurar que las mejoras necesarias sean implementadas por los productores y como se asegura que los productores que no cumplen con las condiciones sean sancionados. la cual es exhaustiva y documentada para toda la finca y sus actividades y la cual debe ser hecha por una persona neutral.1 Inspección interna Es primordial determinar cómo se llevarán a cabo las inspecciones internas. Página 12 of 17 .

Esto es llevado a cabo a través de la auto-inspección. Esto es hecho para los criterios aplicables a nivel de grupo sto es hecho para los criterios aplicables a nivel de grupo y a nivel de productor. Página 13 of 17 . Los inspectores internos no deben ser amigos cercanos o familiares de los productores que inspeccionan o aprueban. Los aspectos aplicables a nivel de grupo también deben ser auditados anualmente. pero además contiene aquellos aspectos directamente aplicables para productores. © UTZ CERTIFIED Good Inside 2009. El reporte de inspección interna se basa en el Código de Conducta. 8. El resumen del cumplimiento de todos los productores es hecho en base a los resultados de la inspección interna. La inspección interna anual sirve para evaluar el cumplimiento a nivel de productor.10 pasos para establecer un Sistema de Control Interno Guía para grupos de productores de cacao y consultores  Sesión final con el productor o su representante para: o o o Explicar cualquier no conformidad y determinar las acciones correctivas apropiadas Verificar si el productor necesita soporte para poner algún requerimiento en práctica Firmar el reporte de inspección (o el estándar interno UTZ CERTIFIED)  El reporte de inspección interna (u hoja de inspección) contiene la siguiente información: o o o o o o Nombre del productor y del inspector La unidad productiva La fecha de la inspección El resultado de la inspección comparada con los puntos de control aplicables del Código de Conducta Los detalles de cualquier no conformidad y las acciones correctivas necesarias El estado de cada productor (que será determinado ya sea por el administrador o por el comité a cargo de las aprobaciones y sanciones)   Los reportes de inspección son entregados al administrador de aprobación (o comité) quien los evalúa y toma las decisiones correspondientes Las inspecciones internas son hechas por aquellas personas debidamente capacitadas para ello Debe evitarse todo conflicto de interés. Para cada no conformidad. es necesario establecer acciones correctivas descritas en la lista de verificación de las inspecciones. es necesario verificar el cumplimiento del Código de Conducta UTZ CERTIFIED y es evaluada con la ayuda de la lista de verificación UTZ CERTIFIED.2 Auto-inspección Para cada punto de control.

El numero de los puntos obligatorios necesarios está indicado al final de cada capítulo.10 pasos para establecer un Sistema de Control Interno Guía para grupos de productores de cacao y consultores  Reportes de inspecciones internas. Página 14 of 17 . En todo caso. El sistema de sanciones debe estar alineado con lo establecido en el Código de Conducta:  Ciertos puntos son obligatorios y el productor y el grupo deben cumplir con estos requerimientos antes de obtener la certificación Los puntos de control obligatorios están sombreados en verde en el Código de Conducta. 171)  Auto-inspección anual basada en el Código de Conducta (113). Un formato de lista de verificación está disponible en UTZ CERTIFIED  Se recomienda desarrollar un resumen de todas las inspecciones internas para los auditores externos. indicando los resultados (aprobaciones y sanciones).   © UTZ CERTIFIED Good Inside 2009. sirve además como una sólida base para la mejora continua del sistema de gestión de calidad. Es imposible compensar un bajo puntaje en un capítulo con un alto puntaje en otro. Este documento no solo sirve para presentarlo a los auditores externos. ver ejemplo en anexo (170. las sanciones deben estar claramente formuladas y ampliamente conocidas por los productores desde el momento en que deciden ser parte del programa de certificación. Tomar la decisión de cumplimiento del productor  ¿Cómo tomar la decisión si un productor cumple con los requerimientos y que hacer en caso de no conformidades? El SIC debe contar con procedimientos para la toma de decisiones en la aprobación de productores que cumplen los requerimientos de los estándares y en las sanciones impuestas a los productores donde se presenten no conformidades. Es recomendable definir las sanciones que deben ser impuestas a los productores en el estándar interno o en un documento aparte (lista o catálogo de sanciones). La conformidad es obtenida si el grupo cumple con todos los puntos de control obligatorios y con un determinado número de puntos de control adicionales cada capítulo (los puntos no obligatorios dependen del año). Puede ser una lista de los productores aprobados y sancionados.  Es aconsejable para el administrador del SIC desarrollar un reporte de todas 9. Sin embargo esto no es obligatorio. El número de puntos de control obligatorios incrementa desde el año 1 hasta el año 4. las actividades completadas anualmente.

 Catálogo o lista de sanciones (no es un documento obligatorio)  Reportes de las inspecciones internas. por ejemplo por un periodo determinado de tiempo. Obstrucción intencional de la inspección La persona responsable de la aprobación de productores (o el comité de aprobación) toma la decisión de conformidad con el estándar de cada productor tomando como bases la información registrada en los reportes de inspecciones internas. 171) 10.10 pasos para establecer un Sistema de Control Interno Guía para grupos de productores de cacao y consultores Ejemplo de sanciones: No conformidad El productor no cumple con los puntos de control obligatorios. rechazo a poner en práctica los requerimientos del estándar interno. La separación del cacao certificado es © UTZ CERTIFIED Good Inside 2009. Su producción no es vendida como producto certificado. El sistema de trazabilidad permite al producto del grupo mantener su calidad e integridad a través del tiempo. Esta decisión debe ser comunicada de manera clara a los productores. La decisión (de aprobación o sanción) y la subsecuente implementación de las acciones correctivas deben ser documentadas en los reportes de inspecciones internas. Sanción El productor no puede ser aprobado. Además debe determinar los mecanismos para asegurar la conformidad a lo largo del año. Los resultados de todos los productores se resumen en la lista de productores. El personal responsable de las ventas del producto también debe ser informado. Cualquier acción correctiva es verificada por medio de una nueva inspección. El SIC debe determinar cómo se asegura que los productores pongan en práctica las acciones correctivas necesarias y que estas sean verificadas por los inspectores internos. Asegurar la trazabilidad y transparencia en el manejo de pagos y primas  ¿Cómo garantizar la separación del producto certificado y la transparencia? Es necesario establecer un sistema de trazabilidad a lo largo de toda la cadena (producción – transporte – ventas) para asegurar que el producto certificado no ha sido mezclado con producto no certificado. ver ejemplo en anexo (170. Página 15 of 17 . Fraude indudable El productor es excluido del grupo UTZ CERTIFIED ya sea de manera permanente o Rechazo de respetar el contrato.

Esta persona debe estar muy bien capacitada para sus funciones. 171)  El grupo debe ser capaz de demostrar que la cantidad de cacao certificado que vendidas corresponde a la cantidad de cacao certificado producido/entregado (136). La organización certificada documenta de manera clara todos los ingresos de la venta de cacao y los pagos realizados a los productores. El sistema de trazabilidad debe contener como mínimo lo siguiente: Separación física e identificación visual de los sacos. la identificación del producto y la separación del cacao no certificado. selección. almacenado) (129. durante el almacenamiento y transporte del producto certificado (129. La organización certificada reporta de manera clara y transparente sobre el gasto de la prima. esta información está disponible para los productores (140. sacos y palés. Página 16 of 17 . El precio y la prima son claramente explicados de manera transparente a los productores. La organización realiza los pagos de manera conveniente para ellos. La organización tiene un contrato con el subcontratista para asegurar que los requerimientos del Código de Conducta son cumplidos (131). Esto puede ser hecho en las puertas. La persona a cargo de la trazabilidad debe asegurar que el sistema funciona correctamente y es capaz de explicar cómo funciona el sistema de trazabilidad. Se recomienda que el SIC desarrolle una descripción de flujo del producto y del sistema de trazabilidad. Si la organización externaliza el transporte y el manejo pos-cosecha. La persona responsable está al tanto de las noticias de UTZ CERTIFIED y realiza los anuncios de venta UTZ CERTIFIED (133). Existencias de cacao certificado de la cosecha anterior Anuncios de venta con número único UTZ CERTIFIED para cada venta Facturas de venta en el que se indica si el cacao es UTZ CERTIFIED Una estimación de los volúmenes del cacao de los productores certificados y de los productores no certificados (134. debe verificarse que el subcontratista es capaz de garantizar la trazabilidad.10 pasos para establecer un Sistema de Control Interno Guía para grupos de productores de cacao y consultores responsabilidad del grupo y debe asegurarse desde el momento de la cosecha hasta las venta del producto y en todo paso intermediario (transporte. © UTZ CERTIFIED Good Inside 2009. en las etiquetas. de manera tal que las personas responsables pueden identificar riesgos y restricciones y sean capaces de ejecutar los controles necesarios (y además explicar cómo funciona el sistema cuando sea necesario). 142). 135. La identificación se hace de preferencia con el logo de UTZ CERTIFIED (130)  Un sistema de manejo para registrar los siguientes documentos: o o o o o Compra y venta de cacao certificado y cacao no certificado. 132). 132): La organización certificada debe identificar visualmente el producto certificado.

10 pasos para establecer un Sistema de Control Interno Guía para grupos de productores de cacao y consultores  Documentación de la calibración regular de los equipos para medir el peso y el porcentaje de humedad (51. 135)  Documentación de pago para productores. precio y primas (140. Página 17 of 17 . 142)  Información documentada sobre el manejo de la prima (decisiones y uso) (142) © UTZ CERTIFIED Good Inside 2009. 52)  Registros del sistema de trazabilidad y de flujo de producto (135)  Registros de los volúmenes de producción (134.

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