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10 pasos para establecer un Sistema de Control Interno Gua para grupos de productores de cacao y consultores

UTZ CERTIFIED Primera edicin, 2009 De Ruyterkade 6 1013 AA Amsterdam The Netherlands www.utzcertified.org +31 20 530 6390 info@utzcertified.org Equipo de Trabajo Ute Eisenlohr, Instituto de Ecomercado (IMO) Britta Wyss Bisang, UTZ CERTIFIED Daan de Vries, UTZ CERTIFIED James Lomax, UTZ CERTIFIED Elena Mihaylova, UTZ CERTIFIED
UTZ CERTIFIED

La primera versin de este documento fue comisionada por UTZ CERTIFIED y desarrollada por Ute Eisenlohr, del Instituto de Ecomercado (IMO). Se trata de un documento de formacin para grupos de productores necesario para establecer y gestionar un Sistema de Control Interno (SCI) para alcanzar la certificacin tal como lo requiere el Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED. Este documento es un ejemplo de cmo implementar un Sistema de Control Interno de manera que los requerimientos incluidos en el Cdigo de Conducta son cumplidos.

Soporte: Fotografas:

Solidaridad www.solidaridad.nl UTZ CERTIFIED and Olaf Hammelburg

Leyenda

Documentos necesarios para establecer un SIC (los nmeros hacen


referencia al punto de control del Cdigo de Conducta para Cacao)

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10 pasos para establecer un Sistema de Control Interno Gua para grupos de productores de cacao y consultores

Tabla de Contenido
1. Objetivos de un SIC ............................................................................................................................ 4 Por qu un SIC? ...................................................................................................................................... 4 2. Identificacin del personal responsable del SIC ...................................................................................... 4 Quien har funcionar el SIC? ..................................................................................................................... 4 Administrador del SIC ............................................................................................................................. 4 El inspector interno: Una posicin clave del SIC ......................................................................................... 5 Cualidades requeridas para los inspectores internos ................................................................................... 5 Personal de aprobacin ........................................................................................................................... 5 Cualidades requeridas para el personal de aprobacin................................................................................. 5 3. Enfoque basado en evaluacin de riesgos .............................................................................................. 6 Cul es el contexto local de la produccin? Qu variables pueden tener influencia en la produccin de cacao y en el funcionamiento efectivo del SIC? ............................................................................................................. 6 Documentos a ser elaborados y mantenidos por los trabajadores del SIC: ..................................................... 6 4. Desarrollo del estndar interno ............................................................................................................ 7 Cules son las reglas del juego? .............................................................................................................. 7 5. Planificando las actividades para la certificacin ..................................................................................... 8 Cundo deben llevarse a cabo ciertas actividades? ....................................................................................... 8 6. Sensibilizacin y capacitacin............................................................................................................... 8 Qu personas van a participar en el proceso de certificacin? Qu competencias son necesarias?..................... 8 6.1 Capacitacin del personal del SIC ....................................................................................................... 8 6.2 Capacitacin y registro de los productores ........................................................................................... 9 6.3 Capacitacin continua de los productores ............................................................................................. 9 7. Elaborando los documentos del SIC ..................................................................................................... 11 Cules son las herramientas de trabajo del SIC? ........................................................................................ 11 8. Llevar a cabo la inspeccin interna y la auto-inspeccin ......................................................................... 12 Los productores y el grupo cumplen con los requerimientos del estndar? ..................................................... 12 8.1 Inspeccin interna ........................................................................................................................... 12 8.2 Auto-inspeccin ............................................................................................................................... 13 9. Tomar la decisin de cumplimiento del productor .................................................................................. 14 Cmo tomar la decisin si un productor cumple con los requerimientos y que hacer en caso de no conformidades? ............................................................................................................................................................. 14 Ejemplo de sanciones: ........................................................................................................................... 15 10. Asegurar la trazabilidad y transparencia en el manejo de pagos y primas .............................................. 15 Cmo garantizar la separacin del producto certificado y la transparencia? .................................................... 15

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1. Objetivos de un SIC

Por qu un SIC?
El Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED requiere establecer un SIC para que el grupo pueda asegurar que toda la organizacin y los productores cumplen con los requerimientos UTZ CERTIFIED. Adicionalmente, el grupo debe satisfacer las expectativas de los procesadores y consumidores de productos de cacao. Esto permite al grupo de productores dar confianza a los compradores a travs de la conformidad con el estndar de UTZ CERTIFIED y consecuentemente de obtener mejores condiciones de venta del producto certificado. Durante el proceso de implementacin del SCI, es importante destacar/acentuar las ventajas que el sistema de gestin de calidad puede ofrecer/brindar al grupo. Un sistema bien implementado y bien establecido puede mejorar el desempeo de los procesos de administracin, produccin, transformacin y comercializacin, de manera que la organizacin pueda obtener una mejor posicin en el mercado.

2. Identificar el personal responsable del SIC

Quien har funcionar el SIC?


Administrador del SIC En primer lugar es necesario identificar la persona responsable del manejo/de la gestin del SIC. Su tarea es organizar el SCI y asesorar, motivar y entrenar al personal. Esta posicin requiere de una persona que puede demostrar: Un conocimiento detallado de los estndares UTZ CERTIFIED y del estndar interno. Un buen conocimiento de los procedimientos y documentos del SIC y de las exigencias de la entidad certificadora (EC) externa. Habilidad de gestionar un equipo y dar entrenamiento a otras personas Eficiencia en tareas administrativas Autoridad en manejo de documentos e informacin

Seguidamente es necesario identificar las otras personas que trabajarn en el SIC y definir sus funciones y competencias:
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Inspectores internos (ver detalles en los siguientes prrafos) Responsable de la aprobacin y sancin de productores (o comit de aprobacin y sancin) La persona que organiza la sensibilizacin y capacitacin de los productores La persona responsable de la trazabilidad, identificacin/etiquetado y segregacin del producto certificado durante la venta, transporte, almacenamiento y manipulacin La persona responsable de los asuntos relacionados con las condiciones de trabajo. (Esta persona debe ser capaz de tramitar las quejas presentadas por los trabajadores o por los productores del grupo)

El inspector interno: Una posicin clave del SIC El rol y responsabilidades del inspector interno requiere de una persona con habilidades tcnicas y humanas, ojo para los detalles y capaz de administrar archivos. El inspector interno se convierte en los ojos y odos del SIC. El xito del ICS depender del soporte y recursos disponibles para que el inspector interno pueda cumplir con sus tareas. Debe darse prioridad a la capacitacin continua del inspector; es mucho ms eficiente si el contenido de la capacitacin incluye una parte terica y una parte prctica.
Cualidades requeridas para los inspectores internos

Dominio del idioma y costumbres locales de los productores Habilidad para leer, escribir y elaborar reportes en el idioma preferido por la EC Conocimiento de los sistemas de agricultura locales/regionales Saber hacer tcnico y social de los principios y prcticas de UTZ CERTIFIED Competencias demostradas en el control de procedimientos y estndares internos Ausencia de conflictos de inters que pueda comprometer la integridad de su posicin Ser respetado por los productores

Personal de aprobacin Las inspecciones y las aprobaciones deben ser hechas por personas diferentes. Las decisiones de aprobacin y sancin debe ser tomadas ya sea por una persona o por un grupo de personas (comit de aprobacin) debidamente calificadas.
Cualidades requeridas para el personal de aprobacin

Buen conocimiento de los estndares internos


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Ser respetado por los productores y trabajadores Ausencia de conflictos de inters en relacin a la aprobacin de productores

Documentos a ser elaborados y mantenidos por los trabajadores del SIC: Organigrama definiendo las responsabilidades de los trabajadores dentro del grupo (109)

Lista de trabajadores indicando nombres, fecha de nacimiento, descripcin de


sus posiciones (tareas y responsabilidades) (139)

Contratos entre los trabajadores y el SIC donde se indique la fecha de


nacimiento y el nivel de salario pagado a cada trabajadores (77, 78, 139)

Las horas trabajadas de cada empleado deben estar registradas (79, 80) Pruebas documentadas de las calificaciones de los capacitadores (11, 15, 126)

3. Evaluar los riesgos

Cul es el contexto local de la produccin? Qu variables pueden tener influencia en la produccin de cacao y en el funcionamiento efectivo del SIC?
Todas las normas del SIC deben determinarse en base a la evaluacin de riesgos. Para ello las siguientes personas deben trabajar en equipo: el administrador del SIC, algunos productores clave (que conocen bien tanto su regin como la produccin de cacao) y de ser posible, algunos consultores externos que conozcan a fondo el Cdigo de Conducta. Su misin es identificar los riesgos a nivel de productor y del grupo en las siguientes areas: Salud y seguridad ocupacional (117) Derechos laboralres (119) Impactos ambientales, incluyendo residuos y polucion (121) Seguridad en los alimentos (123)

La evaluacin de riesgos debe ser hecha para evaluar la situacin especfica del grupo y de sus miembros. La evaluacin debe hacer referencia a los requerimientos del Cdigo de Conducta. Es importante determinar las medidas para reducir los riesgos identificados, as como planear las acciones correctivas correspondientes (por ejemplo capacitacin de los productores, y apoyo financiero para determinadas inversiones). Las acciones correctivas deben documentarse en el plan de accin.

Una lista con los riesgos identificados incluyendo las areas requeridas por el
Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED (117, 119, 121, 123)

Un plan de accin con las acciones correctivas (118, 120, 122, 124)

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4. Desarrollar el estndar interno

Cules son las reglas del juego?


Luego de haber identificado los riesgos, se desarrolla el estndar interno. Este documento es un resumen del Cdigo de Conducta que adems puede ser usado para explicar a los productores como poner los requerimientos en prctica (el estndar interno solo contiene las partes del cdigo que son aplicables para la organizacin). El documento deber cubrir los siguientes puntos: Mantenimiento y mejora de la fertilidad y estructura del suelo Proteccin de cultivos Almacenamiento de productos agroquimicos Medidas para el manejo de la cosecha y pos-cosecha, calidad del producto y asuntos de higiene Seguridad y salud ocupacional de los trabajadores/productores Derechos laborales Conservacin y proteccin del medio ambiente

Es importante que el documento sea elaborado de manera tal que sea fcilmente entendido por los productores (por ejemplo con dibujos). Adems se recomienda involucrar en el proceso de desarrollo del documento a los productores que estn motivados. En todo caso, es importante que todos los productores aprueben el estndar interno, con el fin que se sientan identificados con l y respeten los puntos descritos en el documento.

El estndar interno (160)


Lista de fertilizantes autorizados (12) correspondientes a los productos peligrosos y que hacer en caso de envenenamiento (56)

Lista de productos fitosanitarios autorizados (21) y las explicaciones

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5. Planificar las actividades para la certificacin

Cundo deben llevarse a cabo ciertas actividades?


Es recomendado preparar un plan de accin con todas las medidas que se llevarn a cabo por parte del grupo y de sus miembros para asegurar el cumplimiento del estndar UTZ CERTIFIED. Este documento es un instrumento para asegurar un mejor planeamiento de actividades y recursos necesarios para alcanzar la certificacin. A nivel de grupo, el plan debe incluir: Actividades de capacitacin Actividades de control interno (inspecciones internas) Actividades de monitoreo Organizacin de recursos (humanos, financieros y equipamiento)

Un plan de accin debe mostrar los pasos para alcanzar la certificacin

6. Sensibilizacin y capacitacin

Qu personas van a participar en el proceso de certificacin? Qu competencias son necesarias?


6.1 Capacitacin del personal del SIC Es muy importante que la persona responsable del SIC (administrador del SIC) y la persona encargada de la capacitacin de los productores hayan recibido el entrenamiento necesario sobre el Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED. Es de vital importancia que entiendan cuales aspectos son aplicables al grupo. La persona que administrara el SIC ser la encargada de capacitar a los inspectores internos y al responsable de aprobacin (y sancin) de productores (o el comit de aprobacin si es el caso). De ser posible, la capacitacin debe ser hecha con ayuda de un consultor externo. Se recomienda organizar sesiones de supervisin y evaluacin del personal que recibe la capacitacin para asegurarse si han entendido correctamente las funciones que deben realizar. Es importante que estn bien preparados para la funcin que les haya sido asignada y que sean capaces de mejorar su trabajo de manera continua. La organizacin debe asegurar que la capacitacin es impartida por igual a todos sus trabajadores (que no existe discriminacin). El personal debe ser capacitado en lo siguiente (156):
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Contenidos del estndar interno Controles internos Aprobacin interna, sanciones y monitoreo de acciones correctivas Supervisin continua de los productores Supervisin de la trazabilidad Leyes locales/nacionales de trabajo

La organizacin debe asegurar adems que el personal recibe entrenamiento en primeros auxilios (124, 150). 6.2 Capacitacin y registro de los productores Antes de comenzar intensivamente la capacitacin y entrenamiento de los productores, se recomienda convocar una reunin que incluya: Presentacin del estndar interno a los productores, explicacin y discusin de los contenidos del documento Identificar a los productores que estn interesados en la capacitacin y en la certificacin Identificar a los productores interesados y motivados que puedan ayudar a difundir el mensaje a otros productores en su comunidad

Los productores interesados se registran y reciben la capacitacin necesaria sobre los contenidos del estndar interno y de las buenas prcticas. Inicialmente la persona encargada de la capacitacin visita cada finca junto con el productor. En esta visita se explica cada punto del estndar interno, y se revisa si cumple con el requerimiento o no. Si no se cumple alguno de los criterios, el encargado de capacitacin explica por qu y que medidas correctivas aplican. Durante esta primera visita, se explica el contrato entre el productor y el grupo y es firmado por el productor. El personal del SIC identifica que tipo de soporte es necesario para los productores. Luego de esta visita inicial, las actividades de capacitacin pueden iniciarse. 6.3 Capacitacin continua de los productores La capacitacin continua es esencial. El objetivo es profundizar el conocimiento de los productores sobre los requerimientos del estndar interno de tal manera que puedan poner los conocimientos en prctica. Es importante que los productores entiendan perfectamente que debe ser hecho y que prcticas no son aceptables y que necesita ser cambiado, de tal manera que puedan ver las ventajas para ellos y para el grupo si se respetan y cumplen los requerimientos. Es importante definir ampliamente que tipo de capacitacin se ajusta mejor al contexto de la organizacin, por ejemplo: Consultores externos capacitan directamente a los productores Consultores externos capacitan a los tcnicos de campo responsables. Los tcnicos son personas que tienen cierto nivel de instruccin y son capaces de aconsejar a los productores sobre las buenas prcticas. Adems pueden asistir a los productores a mantener la documentacin requerida.
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Consultores externos capacitan a los productores lder locales. Estos son los productores motivados y formados y que visitan regularmente a otros productores de su localidad o de una zona en particular. La persona responsable del SIC capacita a los tcnicos/productores lder. La organizacin establece escuelas de campo para productores donde los productores pueden aprender directamente la implementacin de Buenas Prcticas Agrcolas (observacin y prctica).

Es importante que las metodologas tcnicas escogidas estn designadas para enseanza de adultos y promueva el cambio entre los productores.
Contenidos de la capacitacin: La capacitacin de productores debe concentrarse en los riesgos identificados. En todo caso deben incluirse los siguientes aspectos (124):

Buenas Prcticas Agrcolas y la conservacin y mejora a largo plazo de la fertilidad del suelo Buenas prcticas de cosecha y de pos-cosecha Calidad del producto y seguridad de los alimentos Prcticas de salud y seguridad procedimientos de emergencia ocupacional incluyendo primeros auxilios y

Manejo de residuos y proteccin del medio ambiente Derechos laborales incluyendo trabajo infantil y trabajadores informales

Ademas deben organizarse reuniones para informar a los productores y sus familias sobre (146): Derechos laborales Trabajo infantil y la importancia de las escuelas VIH/SIDA, higiene personal y en caso de heridas, nutricin, pesticidas y otros asuntos relacionados a la salud Igualdad de derechos y oportunidades para mujeres

La organizacin certificada informa a todos los productores sobre derechos laborales. En cada comunidad se designa un productor para monitorear el cumplimiento de los derechos laborales y para registrar y diligenciar cualquier queja por parte de los trabajadores

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Las actividades de capacitacin deben documentarse (participacin y los contenidos del curso). El SIC debe mantener las siguientes listas sobre el personal y productores:

Cualificaciones oficiales o certificados de participacin de los entrenamientos


(obligatorio para los capacitadores, 126)

Archivos de capacitacin (15, 16, 53, 126) Copia de la lista de participantes (126) Cualificaciones de la persona responsable de escoger los fertilizantes y/o
documentos que prueben la viabilidad de la informacin (11) fitosanitarios (15)

Diploma/certificado de la persona responsable de escoger los productos Recomendaciones de aplicacin de productos fitosanitarios (21)

7. Elaborar los documentos del SIC

Cules son las herramientas de trabajo del SIC?


Los responsables del SIC, los tcnicos y los productores lder trabajan juntos para elaborar los procedimientos y formatos necesarios. De ser posible, se recomienda conseguir el apoyo de un consultor externo. Es de vital importancia que todos los documentos elaborados sean comprendidos por todo el equipo y que se utilicen de manera correcta. Los documentos deben ser desarrollados de manera que agregan valor (tenga en cuenta que los documentos que sirven simplemente para mostrar a los auditores externos que existen todos los registros pero que realmente no son tiles para la organizacin, terminan ocupando espacio en los armarios). Manejo de la documentacin Debe definirse claramente que documentos del SIC deben ser elaborados. Todo el personal involucrado en el desarrollo y uso de los mismos debe ser entrenado adecuadamente. Debe decidirse: Quien es responsable de desarrollar y aprobar los diferentes documentos y registros Quien debe usar/llenarlos Quien debe archivarlos y donde deben ser archivados y por cunto tiempo Como se puede asegurar que los documentos sean actualizados en caso de cambios del Cdigo de Conducta y de eliminar los documentos obsoletos

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Los siguientes documentos son necesarios para documentar las funcionalidades del SIC:

Contrato que incluya las obligaciones del productor y del grupo, ver ejemplo
en anexo (162, 164)

Listado de declaraciones de conflictos de inters (157) Mapa donde se muestre las unidades productivas de los miembros (159) Reporte de inspeccin, ver ejemplo en anexo (170, 171) Listado de miembros, ver ejemplo en anexo (173) Maneras de registrar la compra y venta de productos certificados (facturas,
recibos, listas) (135)

Procedimientos y documentos para la gestin de reclamos (143,144)

8. Llevar a cabo la inspeccin interna y la auto-inspeccin

Los productores y el grupo cumplen con los requerimientos del estndar?


8.1 Inspeccin interna Es primordial determinar cmo se llevarn a cabo las inspecciones internas, quien toma la decisin si el productor cumple con los requerimientos del estndar o no, como se va a asegurar que las mejoras necesarias sean implementadas por los productores y como se asegura que los productores que no cumplen con las condiciones sean sancionados. La inspeccin interna sirve para verificar que todos los productores registrados en el programa de certificacin UTZ respetan los requerimientos del estndar interno. En efecto, la inspeccin interna reemplaza la auditora externa para cada productor. Esto significa que la inspeccin interna es una verificacin formal, la cual es exhaustiva y documentada para toda la finca y sus actividades y la cual debe ser hecha por una persona neutral. La inspeccin interna debe cumplir con los siguientes requerimientos: Todos los productores participando en el programa de certificacin deben ser inspeccionados una vez por ao (165)

Nuevos participantes deben ser inspeccionados antes de ser aprobados en el programa (168)

La inspeccin interna de todos los productores debe mostrar comprensin de las siguientes actividades: Verificacin de los campo y manejo de finca (el productor entiende sobre prcticas de cosecha y pos-cosecha) Verificacin de los almacenes (de productos cosechados e insumos) Entrevista con el productor (o su representante) y con los trabajadores Verificacin de la documentacin disponible
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Sesin final con el productor o su representante para: o o o Explicar cualquier no conformidad y determinar las acciones correctivas apropiadas Verificar si el productor necesita soporte para poner algn requerimiento en prctica Firmar el reporte de inspeccin (o el estndar interno UTZ CERTIFIED)

El reporte de inspeccin interna (u hoja de inspeccin) contiene la siguiente informacin: o o o o o o Nombre del productor y del inspector La unidad productiva La fecha de la inspeccin El resultado de la inspeccin comparada con los puntos de control aplicables del Cdigo de Conducta Los detalles de cualquier no conformidad y las acciones correctivas necesarias El estado de cada productor (que ser determinado ya sea por el administrador o por el comit a cargo de las aprobaciones y sanciones)

Los reportes de inspeccin son entregados al administrador de aprobacin (o comit) quien los evala y toma las decisiones correspondientes Las inspecciones internas son hechas por aquellas personas debidamente capacitadas para ello

Debe evitarse todo conflicto de inters. Los inspectores internos no deben ser amigos cercanos o familiares de los productores que inspeccionan o aprueban. La inspeccin interna anual sirve para evaluar el cumplimiento a nivel de productor. El reporte de inspeccin interna se basa en el Cdigo de Conducta, pero adems contiene aquellos aspectos directamente aplicables para productores. Los aspectos aplicables a nivel de grupo tambin deben ser auditados anualmente. Esto es llevado a cabo a travs de la auto-inspeccin. 8.2 Auto-inspeccin Para cada punto de control, es necesario verificar el cumplimiento del Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED y es evaluada con la ayuda de la lista de verificacin UTZ CERTIFIED. Esto es hecho para los criterios aplicables a nivel de grupo sto es hecho para los criterios aplicables a nivel de grupo y a nivel de productor. El resumen del cumplimiento de todos los productores es hecho en base a los resultados de la inspeccin interna. Para cada no conformidad, es necesario establecer acciones correctivas descritas en la lista de verificacin de las inspecciones.

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Reportes de inspecciones internas, ver ejemplo en anexo (170, 171) Auto-inspeccin anual basada en el Cdigo de Conducta (113). Un formato
de lista de verificacin est disponible en UTZ CERTIFIED

Se recomienda desarrollar un resumen de todas las inspecciones internas

para los auditores externos, indicando los resultados (aprobaciones y sanciones). Puede ser una lista de los productores aprobados y sancionados. las actividades completadas anualmente. Este documento no solo sirve para presentarlo a los auditores externos, sirve adems como una slida base para la mejora continua del sistema de gestin de calidad.

Es aconsejable para el administrador del SIC desarrollar un reporte de todas

9. Tomar la decisin de cumplimiento del productor

Cmo tomar la decisin si un productor cumple con los requerimientos y que hacer en caso de no conformidades?
El SIC debe contar con procedimientos para la toma de decisiones en la aprobacin de productores que cumplen los requerimientos de los estndares y en las sanciones impuestas a los productores donde se presenten no conformidades. Es recomendable definir las sanciones que deben ser impuestas a los productores en el estndar interno o en un documento aparte (lista o catlogo de sanciones). Sin embargo esto no es obligatorio. En todo caso, las sanciones deben estar claramente formuladas y ampliamente conocidas por los productores desde el momento en que deciden ser parte del programa de certificacin. El sistema de sanciones debe estar alineado con lo establecido en el Cdigo de Conducta: Ciertos puntos son obligatorios y el productor y el grupo deben cumplir con estos requerimientos antes de obtener la certificacin Los puntos de control obligatorios estn sombreados en verde en el Cdigo de Conducta. El nmero de puntos de control obligatorios incrementa desde el ao 1 hasta el ao 4. La conformidad es obtenida si el grupo cumple con todos los puntos de control obligatorios y con un determinado nmero de puntos de control adicionales cada captulo (los puntos no obligatorios dependen del ao). El numero de los puntos obligatorios necesarios est indicado al final de cada captulo. Es imposible compensar un bajo puntaje en un captulo con un alto puntaje en otro.

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Ejemplo de sanciones: No conformidad El productor no cumple con los puntos de control obligatorios. Sancin El productor no puede ser aprobado. Su produccin no es vendida como producto certificado. Cualquier accin correctiva es verificada por medio de una nueva inspeccin.

Fraude indudable El productor es excluido del grupo UTZ CERTIFIED ya sea de manera permanente o Rechazo de respetar el contrato, por ejemplo por un periodo determinado de tiempo. rechazo a poner en prctica los requerimientos del estndar interno. Obstruccin intencional de la inspeccin La persona responsable de la aprobacin de productores (o el comit de aprobacin) toma la decisin de conformidad con el estndar de cada productor tomando como bases la informacin registrada en los reportes de inspecciones internas. Esta decisin debe ser comunicada de manera clara a los productores. El personal responsable de las ventas del producto tambin debe ser informado. Los resultados de todos los productores se resumen en la lista de productores. El SIC debe determinar cmo se asegura que los productores pongan en prctica las acciones correctivas necesarias y que estas sean verificadas por los inspectores internos. Adems debe determinar los mecanismos para asegurar la conformidad a lo largo del ao. La decisin (de aprobacin o sancin) y la subsecuente implementacin de las acciones correctivas deben ser documentadas en los reportes de inspecciones internas.

Catlogo o lista de sanciones (no es un documento obligatorio) Reportes de las inspecciones internas, ver ejemplo en anexo (170, 171)

10.

Asegurar la trazabilidad y transparencia en el manejo de pagos y primas

Cmo garantizar la separacin del producto certificado y la transparencia?


Es necesario establecer un sistema de trazabilidad a lo largo de toda la cadena (produccin transporte ventas) para asegurar que el producto certificado no ha sido mezclado con producto no certificado. El sistema de trazabilidad permite al producto del grupo mantener su calidad e integridad a travs del tiempo. La separacin del cacao certificado es

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responsabilidad del grupo y debe asegurarse desde el momento de la cosecha hasta las venta del producto y en todo paso intermediario (transporte, seleccin, almacenado) (129, 132). Si la organizacin externaliza el transporte y el manejo pos-cosecha, debe verificarse que el subcontratista es capaz de garantizar la trazabilidad, la identificacin del producto y la separacin del cacao no certificado. La organizacin tiene un contrato con el subcontratista para asegurar que los requerimientos del Cdigo de Conducta son cumplidos (131). El sistema de trazabilidad debe contener como mnimo lo siguiente: Separacin fsica e identificacin visual de los sacos, durante el almacenamiento y transporte del producto certificado (129, 132): La organizacin certificada debe identificar visualmente el producto certificado. Esto puede ser hecho en las puertas, en las etiquetas, sacos y pals. La identificacin se hace de preferencia con el logo de UTZ CERTIFIED (130) Un sistema de manejo para registrar los siguientes documentos: o o o o o Compra y venta de cacao certificado y cacao no certificado. Existencias de cacao certificado de la cosecha anterior Anuncios de venta con nmero nico UTZ CERTIFIED para cada venta Facturas de venta en el que se indica si el cacao es UTZ CERTIFIED Una estimacin de los volmenes del cacao de los productores certificados y de los productores no certificados (134, 135, 171)

El grupo debe ser capaz de demostrar que la cantidad de cacao certificado que vendidas corresponde a la cantidad de cacao certificado producido/entregado (136). Se recomienda que el SIC desarrolle una descripcin de flujo del producto y del sistema de trazabilidad, de manera tal que las personas responsables pueden identificar riesgos y restricciones y sean capaces de ejecutar los controles necesarios (y adems explicar cmo funciona el sistema cuando sea necesario). La persona a cargo de la trazabilidad debe asegurar que el sistema funciona correctamente y es capaz de explicar cmo funciona el sistema de trazabilidad. La persona responsable est al tanto de las noticias de UTZ CERTIFIED y realiza los anuncios de venta UTZ CERTIFIED (133). Esta persona debe estar muy bien capacitada para sus funciones. La organizacin certificada documenta de manera clara todos los ingresos de la venta de cacao y los pagos realizados a los productores. La organizacin realiza los pagos de manera conveniente para ellos. El precio y la prima son claramente explicados de manera transparente a los productores. La organizacin certificada reporta de manera clara y transparente sobre el gasto de la prima, esta informacin est disponible para los productores (140, 142).

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Documentacin de la calibracin regular de los equipos para medir el peso y el


porcentaje de humedad (51, 52)

Registros del sistema de trazabilidad y de flujo de producto (135) Registros de los volmenes de produccin (134, 135) Documentacin de pago para productores, precio y primas (140, 142) Informacin documentada sobre el manejo de la prima (decisiones y uso)
(142)

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