Actividad semana siete

Nombre: Ana Mara Delgado Cuadrado Fecha: 03 de mayo de 2012 Actividad: actividad sptima semana Tema: Recibo y despacho de documentos

1. En el momento de efectuar l envi de documentos es importante precisar el embalaje, puesto que este debe adaptarse a la forma, a la naturaleza del contenido y a las condiciones de transporte. Teniendo en cuenta lo anterior, documntate sobre el tema y: a. Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envos. b. Establece la forma correcta de embalar: impresos; objetos pequeos; documentos de gran tamao como planos, mapas, fotografas; documentos que no pueden doblarse ni enrollarse; objetos frgiles; lquidos y polvos secos. 2. Evala los procedimientos de recibo y despacho de documentos que se efectan en tu empresa y: a. Describe cada uno de los procedimientos observados y seala las ventajas y desventajas que encuentras en cada uno b. Disea una propuesta que permita solucionar los puntos crticos que detectaste en los procesos de recibo y despacho de documentos que se realizan en la entidad donde laboras.

Desarrollo
1. a. La principal regla a seguir es: el embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto. Reglas generales: El funcionario debe estar capacitado para embalar el producto y trasportarlo evitando daos en la mercanca. Utilice tubos triangulares, y no cilndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos. Escoja el tamao del embalaje en funcin del contenido. Las cajas semivacas es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten. Utilice cajas de cartn corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartn de doble capa, idneo para pesos grandes.

 asegrese de que los lquidos sean embalados en contenedores anti goteo, acompaados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plstico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede daar otros objetos a su alrededor. b. Algunas recomendaciones sobre embalaje de mercadera: Para objetos frgiles: Colocar los bienes frgiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas. Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frgiles, por eso sus envos deben estar bien condicionados contra cualquier tipo de choque. Utilice materiales de almohadillado, sobre todo para evitar que el contenido se mueva. Se recomienda una espesura mnima de acondicionamiento de 50 mm. Tener en cuenta la fortaleza, el almohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio. El objeto deber estar almohadillado por todos lados. No considere que basta con poner etiquetas de Frgil y Trtelo con cuidado para evitar un embalaje adecuado. Slo sirven como fuente de informacin. Para materiales impresos: Tales como revistas u otras publicaciones, deben ser embalados correctamentepara evitar que se muevan durante el transporte, manchando y daando elcontenido. Todos los materiales impresos deben llevar flejes o retractilado,acolchando la caja despus en el fondo, lados y parte superior con relleno. Para objetos pequeos: Recuerde siempre envolver los objetos pequeos en volantes adecuados. Protejasus discos de dato, cintas de audio y video, colocando material de almohadilladosuave alrededor. Documentos de gran tamao: Utilice tubos triangulares, y no cilindros tipo tubo, para embalar rollos de planos,mapas y proyectos.

Objetos frgiles: Coloque en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas. Elobjeto deber estar almohadillado por todos lados. Objetos Lquidos: Asegrese de que los lquidos sean embalados en contenedores antigoteo,acompaados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma depolietileno) y sellados con una bolsa de plstico. Recuerde siempre que unembalaje defectuoso puede daar otros objetos de alrededor. Polvos Secos: Coloque polvos y granos finos en bolsas de plstico fuertes, selladas de formasegura y posteriormente embaladas en una caja de cartn madera. Utiliceetiquetas de "flecha hacia arriba" para materiales no slidos. 2. a. Correspondencia recibida Primer paso: Registra y radica correspondencia, ventaja: organiza en flujode la informacin que se traza en la empresa. Desventaja: ninguna. Segundo paso: Organiza la correspondencia por dependencias, ventajas: da mayor comodidad ala persona que distribuye la documentacin, desventajas: ninguna. Tercer paso: Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios prestablecidos, ventaja: organizacin, flujo de la informacin, desventajas ninguna. Cuarto paso: Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo, ventaja: Uso de firmaelimina la posibilidad de mal uso por personas no autorizadas. El

destinatariopuede entender el origen del mensaje que se genera y satisface a s mismo queha recibido el mensaje original, desventaja: ninguna. Correspondencia enviada: Primer paso: En las diferentes dependencias de la entidad, las auxiliares administrativas elaboraran la correspondencia utilizando y atendiendo las reglas sealadas en el presente manual. A la correspondencia recibida que se esta utilizando en cada una de las dependencias las auxiliares administrativas anexaran la de respuesta, con el fin de que el directivo que firma tenga mayor informacin. Se recomienda leer cuidadosamente la correspondencia por despachar para asegurarse de que este bien elaborado y anexar el cobre o los cobres si son copias extras, ventajas: organizacin, le da flujo a la informacin., desventajas: ninguna. Segundo paso: En el centro de documentos con el sello fechador se coloca fecha al documento y el nmero de radicado, verifica anexos del original y la copia del consecutivo de correspondencia, verifica direccin del sobre, clasifica la correspondencia que se entregara personalmente y la que ser enviada por correo. Ventajas: legalidad, organizacin, le da flujo a la informacin., desventajas: ninguna. Tercer paso: Para la correspondencia que ser enviada por correo se elaborara la planilla denominada consignacin envos con licencia de crdito en original y tres copias: una para la empresa de correos quien la devuelve una vez recibe la correspondencia, otra copia la empresa de correos la enva anexa a la factura y la tercera copia la archiva la empresa de correos; en la planilla se registra fecha de envo, destinatario, gramaje y valor estimado. Ventajas: seguridad desventajas: ninguna. Cuarto paso: En el centro de documentos en auxiliar de documentacin encargado de la distribucin y despacho, al sacar los documentos de las carpetas que llegan

de las oficinas, revisara que la correspondencia cumpla todos los requisitos sealados en el manual de correspondencia. De igual manera, tendr cuidado de trasladar correctamente los oficios, copias informativas y documentos destinados por ellas a otras dependencias. Finalmente se formaran carpetas, segn su volumen y debidamente legajadas (no ms de 250 hojas por folder), se almacenaran y se conservaran en la estantera bajo medidas de proteccin, conviene para cada legajo de consecutivos elaborar un ndice de correspondencia interna y externa despachada, donde cada ndice contenga: destinatario, cdigo y nmero de radicacin, asunto o referencia. Cuando se enva el correo por medio de empresas especializadas en este ramo. (Adpostal) el recibo de despacho o gua se conservara en el CAD por un periodo determinado para control y seguimiento, ventajas: organizacin, flujo de la informacin. Desventajas: ninguna. b. Mi propuesta seria que la empresa contratara un mensajero, lo cual generara empleo y reduciran costos.