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GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCEDIMIENTO COBRO PERSUASIVO

PROCESO: TESORERIA

CDIGO: Z-PR-12.004.040 VERSIN: 1.0 Pgina 1 de 2

SUBPROCESO: EXPEDIR FACTURAS Y EFECTUAR SEGUIMIENTO A LA CARTERA 1. INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Realizar el respectivo seguimiento, control y gestin a la cartera de la Universidad, para de esta manera agilizar el recaudo de la misma. ALCANCE: Inicia al informarle al usuario que se acerca la fecha lmite de pago y finaliza al enviar la documentacin soporte a la oficina jurdica. Aplica para la tesorera de la Universidad Nacional de Colombia sede Manizales. DEFINICIONES: 1. Cobro persuasivo: Es la etapa que se adelanta previa al cobro por jurisdiccin coactiva, procurando obtener le pago inmediato y voluntario de los crditos a favor de la Universidad. 2. Cobro coactivo: Es una facultad de la administracin que consiste en la facultad de cobrar directamente, sin que medie intervencin judicial, las deudas as u favor, adquiriendo la doble calidez de juez y parte, cuya justificacin se encuentra en la prevaleca del inters general, en cuanto dichos recursos se necesitan con urgencia para cumplir eficazmente los fines estatales. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Resolucin N 011 del 12 de marzo de 2005, Articulo 4. Consejo Superior Universitario. 2. Resolucin N 55 de 2007 de Rectora. Celebracin de acuerdo de pago con entidades publicas. 3. Resolucin N 141 de 2007 de Rectora. Por la cual se reglamenta el proceso de jurisdiccin coactiva en la Universidad Nacional. 4. Resolucin N 748 de 2005 de Rectora. 5. Resolucin N 085 de 2007 de Rectora. 4. Resolucin N 748 de 2005. Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CONDICIONES GENERALES: 1. La etapa de cobro persuasivo tiene como mximo una duracin de tres meses, contados en das calendario, a partir del vencimiento de la factura o documento equivalente, periodo despus del cual debe pasar a cobro por jurisdiccin coactiva, exceptuando los casos de multas en ejecucin de proceso disciplinarios. 2. Si la dependencia que llev a cabo la venta del bien o servicio, una vez trascurridos los sesenta das calendario de vencimiento de los ttulos que prestan merito ejecutivo, considera que la obligacin no debe ser trasladada a cobro por jurisdiccin coactiva deber antes del vencimiento del trmino establecido informar a la respectiva tesorera las justificaciones respectivas, caso en el cual, se suscribir acta donde se prorrogue el plazo de envi a la oficina jurdica, mximo por un mes mas. 3. Una vez se realiza la cancelacin de la deuda, finaliza el proceso de cobro persuasivo. 4. Por cada actividad desarrollada en el proceso de cobro persuasivo, se debe diligenciar el formato donde se relaciona como mnimo la fecha en la que se realizo la llamada, el nombre de la entidad deudora, el nmero telefnico del funcionario, el nombre del funcionario con el que contacto en la entidad deudora, el mensaje recibido respecto a las solicitud de cobro y el nombre y firma y dems datos del funcionario de la Universidad que hizo la gestin de cobro. Imprimir el mensaje enviado por correo electrnico. Conservar la gua de envi por correo electrnico.
2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DEPENDENCIA O CARGO Y/O UNIDAD DE PUESTOS DE GESTIN TRABAJO SISTEMAS DE INFORMACIN

ID.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

REGISTROS

Realizar primera llamada

Realizar segunda llamada

Enviar correo electrnico

Enviar primer oficio por correo certificado

Cumplidos ocho das de la fecha de expedicin del titulo, se debe efectuar llamada telefnica informando que se acerca la fecha lmite de pago, recordando el monto y solicitando la fecha probable de pago antes del vencimiento. Cumplidos quince das de la fecha de expedicin del titulo, se debe efectuar una segunda llamada telefnica informando que se acerca la fecha lmite de pago, recordando el monto y solicitando la fecha probable de pago antes del vencimiento. Cumplidos veinticinco das de la fecha de expedicin del titulo, se debe enviar un correo electrnico recordando el monto y fecha de pago de la obligacin. Cumplidos cinco das calendario de vencimiento del titulo, se debe enviar un oficio por correo certificado requiriendo el pago de la obligacin en atencin a su vencimiento, recordando que se generaran intereses moratorios hasta la fecha efectiva de pago.

Tesorera

Tesorero o quien haga sus veces

NA

NA

Tesorera

Tesorero o quien haga sus veces

NA

NA

Tesorera

Tesorero o quien haga sus veces

Oficio

NA

Tesorera

Tesorero o quien haga sus veces

Oficio

NA

GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCEDIMIENTO COBRO PERSUASIVO

CDIGO: Z-PR-12.004.040 VERSIN: 1.0 Pgina 2 de 2

2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIN DEPENDENCIA O UNIDAD DE GESTIN CARGO Y/O PUESTOS DE TRABAJO REGISTROS SISTEMAS DE INFORMACIN

Enviar segundo oficio por correo certificado

Enviar tercer oficio por correo certificado

Enviar documentaci n a la oficina jurdica para cobro coactivo o judicial

Informar a la dependencia que vendi el bien o servicio

Cumplidos quince das calendario de vencimiento del titulo, se debe enviar un segundo oficio por correo certificado requiriendo el pago de la obligacin en atencin a su vencimiento, reiterando que se generaran intereses moratorios hasta la fecha efectiva de pago. Cumplidos cuarenta das calendario de vencimiento del titulo, se enva un tercer oficio por correo certificado requiriendo el pago de la obligacin en atencin a su vencimiento, reiterando que se generaran intereses moratorios hasta la fecha efectiva de pago. Trascurridos sesenta das calendario de vencimiento de los ttulos el tesorero o quien haga sus veces deber remitir los documentos soportes (fallo, resolucin, sentencia, factura o documento equivalente, pagare, convenios, contratos y dems soportes donde consten las gestiones realizadas durante el periodo de cobro persuasivo), a la oficina jurdica para iniciar el cobro por jurisdiccin, de conformidad con lo establecido en la resolucin de Rectora N 141 de 2007. De las comunicaciones remitidas a la entidad deudora se deber enviar una copia a la dependencia que llevo a cabo la venta del bien o servicio al interior de la Universidad, de manera que estn enterados del incumplimiento del pago.

Tesorera

Tesorero o quien haga sus veces

Oficio

NA

Tesorera

Tesorero o quien haga sus veces

Oficio

NA

Tesorera

Tesorero o quien haga sus veces

Documentac in soporte

NA

Tesorera

Tesorero o quien haga sus veces

Oficios

NA

ELABOR

Olga Cecilia Snchez Paula Andrea Salguero

REVIS

Antonio Alberto Agudelo (Equipo tcnico UN- SIMEGE)

APROB

Luz Marina Melo Villa

CARGO

Tesorero Profesional Apoyo SIMEGE

CARGO

Director Administrativo (Coordinador Nodo)

CARGO

Jefe Tesorera

FECHA

16 de Diciembre 2008

FECHA

17 de Diciembre 2008

FECHA

Febrero de 2011

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