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PROCESO: TESORERIA
SUBPROCESO: EXPEDIR FACTURAS Y EFECTUAR SEGUIMIENTO A LA CARTERA 1. INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Realizar el respectivo seguimiento, control y gestin a la cartera de la Universidad, para de esta manera agilizar el recaudo de la misma. ALCANCE: Inicia al informarle al usuario que se acerca la fecha lmite de pago y finaliza al enviar la documentacin soporte a la oficina jurdica. Aplica para la tesorera de la Universidad Nacional de Colombia sede Manizales. DEFINICIONES: 1. Cobro persuasivo: Es la etapa que se adelanta previa al cobro por jurisdiccin coactiva, procurando obtener le pago inmediato y voluntario de los crditos a favor de la Universidad. 2. Cobro coactivo: Es una facultad de la administracin que consiste en la facultad de cobrar directamente, sin que medie intervencin judicial, las deudas as u favor, adquiriendo la doble calidez de juez y parte, cuya justificacin se encuentra en la prevaleca del inters general, en cuanto dichos recursos se necesitan con urgencia para cumplir eficazmente los fines estatales. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Resolucin N 011 del 12 de marzo de 2005, Articulo 4. Consejo Superior Universitario. 2. Resolucin N 55 de 2007 de Rectora. Celebracin de acuerdo de pago con entidades publicas. 3. Resolucin N 141 de 2007 de Rectora. Por la cual se reglamenta el proceso de jurisdiccin coactiva en la Universidad Nacional. 4. Resolucin N 748 de 2005 de Rectora. 5. Resolucin N 085 de 2007 de Rectora. 4. Resolucin N 748 de 2005. Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CONDICIONES GENERALES: 1. La etapa de cobro persuasivo tiene como mximo una duracin de tres meses, contados en das calendario, a partir del vencimiento de la factura o documento equivalente, periodo despus del cual debe pasar a cobro por jurisdiccin coactiva, exceptuando los casos de multas en ejecucin de proceso disciplinarios. 2. Si la dependencia que llev a cabo la venta del bien o servicio, una vez trascurridos los sesenta das calendario de vencimiento de los ttulos que prestan merito ejecutivo, considera que la obligacin no debe ser trasladada a cobro por jurisdiccin coactiva deber antes del vencimiento del trmino establecido informar a la respectiva tesorera las justificaciones respectivas, caso en el cual, se suscribir acta donde se prorrogue el plazo de envi a la oficina jurdica, mximo por un mes mas. 3. Una vez se realiza la cancelacin de la deuda, finaliza el proceso de cobro persuasivo. 4. Por cada actividad desarrollada en el proceso de cobro persuasivo, se debe diligenciar el formato donde se relaciona como mnimo la fecha en la que se realizo la llamada, el nombre de la entidad deudora, el nmero telefnico del funcionario, el nombre del funcionario con el que contacto en la entidad deudora, el mensaje recibido respecto a las solicitud de cobro y el nombre y firma y dems datos del funcionario de la Universidad que hizo la gestin de cobro. Imprimir el mensaje enviado por correo electrnico. Conservar la gua de envi por correo electrnico.
2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DEPENDENCIA O CARGO Y/O UNIDAD DE PUESTOS DE GESTIN TRABAJO SISTEMAS DE INFORMACIN
ID.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
REGISTROS
Cumplidos ocho das de la fecha de expedicin del titulo, se debe efectuar llamada telefnica informando que se acerca la fecha lmite de pago, recordando el monto y solicitando la fecha probable de pago antes del vencimiento. Cumplidos quince das de la fecha de expedicin del titulo, se debe efectuar una segunda llamada telefnica informando que se acerca la fecha lmite de pago, recordando el monto y solicitando la fecha probable de pago antes del vencimiento. Cumplidos veinticinco das de la fecha de expedicin del titulo, se debe enviar un correo electrnico recordando el monto y fecha de pago de la obligacin. Cumplidos cinco das calendario de vencimiento del titulo, se debe enviar un oficio por correo certificado requiriendo el pago de la obligacin en atencin a su vencimiento, recordando que se generaran intereses moratorios hasta la fecha efectiva de pago.
Tesorera
NA
NA
Tesorera
NA
NA
Tesorera
Oficio
NA
Tesorera
Oficio
NA
2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIN DEPENDENCIA O UNIDAD DE GESTIN CARGO Y/O PUESTOS DE TRABAJO REGISTROS SISTEMAS DE INFORMACIN
Cumplidos quince das calendario de vencimiento del titulo, se debe enviar un segundo oficio por correo certificado requiriendo el pago de la obligacin en atencin a su vencimiento, reiterando que se generaran intereses moratorios hasta la fecha efectiva de pago. Cumplidos cuarenta das calendario de vencimiento del titulo, se enva un tercer oficio por correo certificado requiriendo el pago de la obligacin en atencin a su vencimiento, reiterando que se generaran intereses moratorios hasta la fecha efectiva de pago. Trascurridos sesenta das calendario de vencimiento de los ttulos el tesorero o quien haga sus veces deber remitir los documentos soportes (fallo, resolucin, sentencia, factura o documento equivalente, pagare, convenios, contratos y dems soportes donde consten las gestiones realizadas durante el periodo de cobro persuasivo), a la oficina jurdica para iniciar el cobro por jurisdiccin, de conformidad con lo establecido en la resolucin de Rectora N 141 de 2007. De las comunicaciones remitidas a la entidad deudora se deber enviar una copia a la dependencia que llevo a cabo la venta del bien o servicio al interior de la Universidad, de manera que estn enterados del incumplimiento del pago.
Tesorera
Oficio
NA
Tesorera
Oficio
NA
Tesorera
Documentac in soporte
NA
Tesorera
Oficios
NA
ELABOR
REVIS
APROB
CARGO
CARGO
CARGO
Jefe Tesorera
FECHA
16 de Diciembre 2008
FECHA
17 de Diciembre 2008
FECHA
Febrero de 2011