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Sistemas y Tecnologas de la Informacin para La Gestin

Ignacio Gil Pechun Valencia, 2006

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Objetivos
1.-Conocer el significado, componentes y Conocer alcance de un Sistema de Informacin (diferencindolo de un Sistema Informtico) 2.-Conocer las caractersticas bsicas del Conocer trabajo directivo necesarias para un adecuado diseo de un Sistema de Informacin para la Direccin. 3.-Conocer algunas experiencias de xito en la Conocer aplicacin de Sistemas y Tecnologas de la Informacin en la Estrategia de Negocio.

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Sistemas de Informacin para la Direccin

Motivos de los fracasos / infrautilizaciones:

Mala apreciacin del contexto Inflexibles y complejos Desarrollados demasiado tarde adaptados a las necesidades de los directivos. No directivos.

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Tysa n EDS n Price Waterhous n e Coopers n Cap n Gemini IGS-IBM n Sema Centrisa n Arthur A. n Andersen n C. n Coritel CP n CSPloenzk n e n Indra

Promonal n User n Aitana - SBSn GTI n Coinforn OPEN n Uniaudit n Intec n Axo n DOS n AF n Dimoni n Datadec n Asoin21 n

BaaN n SAP n Bull n BBS AOT n DGD Edisa n Insa n Dinsa n IECISA n Product Line n CCS n Cesser-Compusoft n Sypsa

Origin Intentia Deloitte Consulting / ICS KPGM Peat&Marwick Maraton SSA QAD Sofinsa Tissat Informana Seresco Lambda

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Baan BPCS JBA JDEdwards Mapics Mfg Pro Movex Navision Oracle People Soft Prism Renaissance - Ross SAP Scala Symix

Aqua Aisa/PCP CCSnt Diges FAS IV Gema Genprod Iris Libra P7 Online PG/400 QS Sistemas CIM Zeus

Castilla Meta4 Moopy Cognos DSSAgent Synchro

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Soluciones diferentes para cada Nivel

Informacin Externa Informacin Externa

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DIRECC. ESTRATEG.

DIRECCION TACTICA

DIRECCIN OPERATIVA Informacin Interna

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El Sistema de Informacin: Matizaciones a la definicin

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Conjunto integrado de procesos, principalmente formales: n Procesos principalmente principalmente formales: son los que la organizacin conoce y sabe cmo utilizar. (Los Informales no estn excluidos) n Integrados : n Integracin de datos n A travs de un Sistema de Gestin de Base de Datos.

CASO BENETTON

Ms de 7000 tiendas franquiciadas en ms de 100 pases.

Facturacin superior a 1700 M de Dlares.(1993) Lema-marca: United Colors of Benetton Claves para el xito: 1.- Descentralizacin de manufactura y ventas (externo). 2.- Sistema de distribucin altamente eficaz (automatizado) 3.- Un Sistema de recogida y anlisis de datos de tiendas. 4.- Red de agentes bien entrenados y emprendedores.

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SI -versus- Informatizacin

Informatizar es condicin necesaria pero no suficiente INTEGRACIN: de las informaciones generadas en las diversas aplicaciones funcionales de la empresa. Estas informaciones INTEGRADAS y COORDINADAS permite la construccin del segundo nivel de la pirmide de los SI: los DSS. Si esa informacin integrada y coordinada se relaciona con informacin externa pasamos al tercer nivel de la pirmide de los SI: los EIS.

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El Sistema de Informacin: Matizaciones a la definicin

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Desarrollado en un entorno usuario-ordenador: el ordenador debe aportar una mayor productividad, aprovechamiento y alcance de la informacin procesada Operando sobre un conjunto de datos estructurados (Base de datos): n Existe una amplia diferencia entre las bases de datos que estn diseadas especficamente para ser estables y los ficheros usados en diferentes aplicaciones (Independencia de datos respecto de las aplicaciones)

CASO ZARDOYA-OTIS

Cuota de mercado: 30%; Fact.43.000 M.pts.y 4.000 empleados. 1 Empresa de transportes del pas: 4.600 M Personas/ao (ms que el metro, autobuses, Renfe y trfico areo junto) Cuota de mercado de mantenimiento: 60%. Clave del xito: Calidad total. Preveer, no Reparar. Otisline. Anticiparse a la avera: te dejaremos colgado No .
Deteccin patrones de averas

Eliminacin niveles jerrquicos Recepcin de averas y despachos mecnicos en un nico lugar.

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El Sistema de Informacin: Matizaciones a la definicin

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Recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la informacin necesaria...: diferenciamos entre cantidad de informacin y calidad de informacin (se aporta Inteligencia el sistema). en El SI permitir la operatividad habitual de la organizacin, apoyando el anlisis, la planificacin, el proceso de toma de decisiones...: facilitando un adecuado sistema de interrogacin a la base de datos con procedimientos hoc ad .

CASO MATUTANO FRITO-LAY

MATUTANO: Cuota de mercado: 56% snacks en Espaa 1992 Facturacin: aprox.30.000 M pts. 1100 vendedores visitan quincenalmente 150.000 Clientes FRITO-LAY: 10.000 vended. y 400.000 Clientes. Terminales: 1.- Menos papeleo en repartidores y mejor gestin de stocks (compensa su coste) 2.- El SW permite obtener informacin diaria de ventas, competencia,etc.. Grficamente.

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El Sistema de Informacin en la Empresa

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Concepto: (Andreu, Ricart y Valor, 1991) Conjunto integrado de procesos, principalmente formales, desarrollados en un entorno usuario-ordenador, que operando sobre un conjunto de datos estructurados (Base de datos) de una organizacin, recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la informacin necesaria para, la operatividad habitual de la organizacin y las actividades propias de la direccin de la misma

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Concepto de Sistema de Informacin

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Una integracin a travs de un sistema de gestin de base de datos, presupone: n Una autorizacin central: existe cierta disciplina comn. n Un acertado diseo de la BD: buen SW (flexible) y participacin de direccin en el diseo. n Existe cierta centralizacin pero tambin contribuye a , entender el conjunto de datos como un todo global . n Distincin entre Aplicaciny Datos los datos no : deben ser propiedad de las aplicaciones, sino de la organizacin. Combiene diferenciar entre Datos e Informacin puesto que tienen utilidades distintas.

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Mrs.Field Cookies s
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Cadena Norteamericana de tiendas de galletas. Ms de 700 tiendas donde preparan y venden galletas recin hechas, recin salidas del horno (con una rentabilidad continua anual del 20% de las ventas)(1996) Claves del xito: xito: n Transmisin de los conocimientos necesarios para las previsiones de ventas a las Tecnologas de la Informacin. n Software capaz de prever la demanda para el encargado de la tienda en funcin del da de la semana, las condiciones climticas, la situacin de la tienda, etc. n Contacto diario bidireccional mediante correo por voz y electrnico con la central.

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Conclusiones
Del procesamiento de datos a los Sistemas de Informacin y progresivo desarrollo de Sistemas Inteligentes. Diferenciacin entre Datos y Soluciones Software (propiedad y dependencia). La estrategia de negocio y las caractersticas de la organizacin (cultura, estilo, personas,...) requisito indispensable para el xito de un S.I.

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Concepto de Sistema de Informacin

DATOS: Aquellos estmulos recibidos del exterior y que son filtrados en base a criterios predeterminados y almacenados mediante algn soporte informtico . INFORMACIN: cuando algn directivo considere a aquellos datos mediante relaciones entre ellos . n Los Datos son la Materia Prima de la Informacin. INTELIGENCIA: aquella informacin que aporta conclusiones acerca de otras informaciones . n Hablamos de varias informaciones y sus relaciones n La Informacin es la Materia Prima de la Inteligencia.

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Sistemas de Informacin para La Direccin

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Sistemas de Informacin para La Direccin

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Una Herramienta EIS:

PLATINUM Forest & Trees

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Executive Information System

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Executive Information System

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Executive Information System

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(Estructura de la Consulta)

Enterprise Distribucin Organizer Servicio Fabricacin Proyecto Transporte Finanzas

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Executive Information System

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Executive Information System

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(Estructura de la Consulta)

Procesador de textos EIS Control Modos Edit. Cursor Movimientos Otros Opciones Ayuda Input/output

Productos con los ingresos ms altos: Nmero Producto dl3004 lf4828 dl0495 tl0492 le9328 lk2311 tr6453 Butaca roja Mesa Escritorio Butaca azul Butaca gris Mesa cocina Bal Ingresos 45679.89 42567.98 39099.45 39001.56 37945.23 35034.40 34956.10 USD USD USD USD USD USD USD

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Executive Information System

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(Estructura de la Consulta)

Geary Owen Johnson L.Zendt Sillas Mesas Despacho

frica

128.762

76.564

54.560

Europa

874.965 342.765

Amrica 809.786

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Executive Information System

EVOLUCIN TEMPORAL DE LAS TI Y LA INFORMACIN

DATOS

INFORMACIN

DECISIONES

INFORMES FORMULARIOS

QUERY

DSS EIS (OLAP)

DATA & DATA WH MINING

- 70 80 - Esttico - Predefinido - Control Centralizado - Enfocado a TI

80- Ad hoc - Descentralizado - Enfocado a usuario final

80+ - Anlisis complejo - Test de hiptesis - Enfocado a lneas de negocio - Acceso a datos para los niveles medio y alto

90+ - Generacin de hiptesis - Muy poca o casi ninguna interaccin con UF - Enfocado a Lneas de Negocio y TI

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Papel de las TI en las Organizaciones

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Son de utilidad como medio, no como . fin Una adecuada gestin puede cambiar las reglas de competitividad del sector (American Airlines). La direccin considerar en la definicin de objetivos el apoyo de las TI conforme las vaya conociendo. Hay que coordinar Planes de Empresa con Plan de SI. La seleccin de TI de seguir criterios de necesidad estratgica y no slo del tipo presupuestarios,. ...

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Caractersticas de todo SI
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Disponibilidad de la Informacin cuando es necesaria y por los medios adecuados. Suministro de la informacin de manera Selectiva(Cantidad vs Calidad). Variedad en la forma de presentacin de la informacin.(Grfica; Numrica,..) Grado de Inteligencia sistema (Relaciones preestablecidas). del Tiempo de respuesta del sistema: desde una peticin hasta su realizacin. Exactitud: conformidad entre los datos suministrados y los reales. Generalidad: disponibilidad para atender diferentes necesidades. Flexibilidad: capacidad de adaptacin a nuevas necesidades. Fiabilidad: probabilidad de operatividad correcta durante un periodo determinado de uso. Seguridad: proteccin contra prdida y/o uso no autorizado de recursos. Reserva: nivel de repeticin de la informacin para proteger de prdidas. Amigabilidad: necesidad de aprendizaje para su manejo.

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Objetivos y Estrategias del SI

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Deberan mantenerse las siguientes estrategias: Integrarlo en el Plan de la Empresa: deben integrarse Plan de Empresa y Plan de SI. Hacerlo depender de los Procesos de la empresa y de las clases de datos: el SI es el medio para facilitar los datos necesarios a cada proceso que se realiza en la empresa, por tanto Procesos y Datos son fundamentales. Conseguir que la organizacin y las funciones sean independientes de los datos: en una empresa cambia de forma mucho ms rpida la forma de hacer las cosas que la informacin utilizada para hacerlas. Fijar responsabilidades sobre los datos: identificar quin genera o modifica la informacin y responsabilizarlo de esta es indispensable para obtener una informacin de calidad.

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ASPECTOS QUE DEBERAN CONSIDERARSE AL DEFINIR EL POSICIONAMIENTO DE SI/TI EN LA ORGANIZACION

1.-Peso del Director de SI: para facilitar su cooperacin con otros Dptos. (En funcin de la importancia de SI). 2.-Proximidad: segn el nivel de formalidad/informalidad en la toma de decisiones. 3.-Tamao y Complejidad de la Organizacin: a mayor tamao generalmente, mayor formalidad. 4.-Nivel de Centralizacin/Descentralizacin de la Organizacin (Ej.Centralizar: compras, normalizacin, etc.; Descentralizar: Programacin, anlisis, etc.) 5.-Otros Departamentos no interrelacionados 6.-Nde Areas de Actividad y Dispersin geogrfica.

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El SI y el resto de subsistemas funcionales de la Organizacin

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El profesional de Sistemas de Informacin

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Gestin de las relaciones Org-SI: El papel del Director de SI

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Crear un contexto de colaboracin (Henderson 1990): n Beneficios mutuos n Compromiso: objetivos compartidos n Predisposicin: clima de confianza, etc. Recomendaciones (Moad) para obtener esa colaboracin: n Dedicar tiempo a discutir en trminos de negocio con los responsables (Aprender) n Potenciar y buscar activamente la colaboracin n Esforzarse en empezar por buscar una mejora del negocio n Explicar los costes de SI en trminos de negocio n Ganarse la credibilidad profesional n Evitar situarse siempre en una posicin defensiva Mantener viva dicha colaboracin (Henderson 1990): n Compartir conocimientos n Dependencia mutua en las respectivas competencias n Crear vnculos organizativos (institucionalizados)

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Ciclo de vida de los SI en una organizacin

(Modelo bsico (y ampliado) de Nolan)
Expansin

Iniciacin

TIEMPO
8 INICIO: introduccin, aprendizaje y escasa planificacin y control. (ms a reducir costes que mejorar la eficiencia) 8 EXPANSION o CONTAGIO: entusiasmo. Los gastos crecen aceleradamente (no hay planificacin y control ni garanta de calidad) 8 FORMALIZACIN O CONTROL: racionalizacin y optimizacin. 8 MADUREZ E INTEGRACION: se pasa de Informtica a SI y se busca una mutua convergencia de Planes de Empresa y de SI. EL MODELO DE NOLAN: propone un cambio de Planificacin PASIVA por ACTIVA.

Madurez

PRESUPUESTO DE TI

Formalizacin

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Riesgos ms relevantes en la aparicin de nuevos sistemas

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Falta de alineamiento entre el SI y la estrategia empresarial: con una consecuente deficiente asimilacin de los SI como parte fundamental en la gestin de empresas. Dualidad entre Acatamiento y compromiso en el diseo del SI. No considerar el necesario aprendizaje organizativo .

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