EL PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIN.-

Es La etapa inicial del proceso. Es inherente a cualquier actividad que realice. Lleva a emplear el pensamiento reflexivo antes de actuar; sin planear, difcilmente se conseguir el objetivo propuesto. Por su medio se facilita alcanzar las metas, se obtienen resultados favorables, se coordinan las operaciones, se reduce la actividad dispersa, la duplicidad innecesaria de funciones y los movimientos intiles.
CONCEPTO.-

La Planeacin es un curso de accin basado en el anlisis de un problema, ordenado lo hago y programando el tiempo necesario para la solucin.

CONTROL

IMPLEMENTACIN

PLANEACIN

Inicia

BUENAS RELACIONES HUMANAS

Responde a las preguntas: qu, cmo, cundo, dnde y con quin se va hacer: Pasos de la Planeacin 1.- Fijar un objetivo. Determinar las metas que se quieren alcanzar.
2.- Investigacin, determinar las necesidades y recursos precisando los aspectos que pudiesen interferir en la consecucin de objetivos. 3.- Anlisis. Establecer un diagnostico de la situacin que abarque la posicin de detalles y la precisin de causas. 4.- Fijar las alternativas y extra de accin sujetas a distincin.

EJEMPLO. Fijar un objetivo. Mejorar la atencin de enfermera proporcionada al paciente en el servicio X del hospital Y. Investigacin se utilizar el mtodo cientfico para conocer con precisin tanto las fallas de atencin como sus causas y los recursos existentes para su solucin.

Anlisis. Los datos obtenidos permiten establecer un diagnstico precisando los factores que impiden proporcionar atencin de calidad. Entre los ms comunes estn: la falta de personal, la deficiente distribucin de personal, etc. Plan. El anlisis permite trazar las alternativas de solucin que en el caso anterior son: programar la optimizacin de los recursos humanos de enfermera. Principios de Planeacin OBJETIVIDAD. Aplanear, deben tomarse en cuenta los resultados de la investigacin previa. Se definirn con claridad las relaciones entre las distintas actividades que van a ejecutarse y su importancia en el plan general. PRECISIN. Los planes van a regir actividades concretas, por lo que se evitar planear aspectos vagos. FLEXIBILIDAD. Debe preverse un cierto margen para cambios en imprevistos, que permita pequeas adaptaciones, sin perder de vista su direccin inicial. COORDINACIN. La coordinacin a todos los niveles, previa a la ejecucin del plan, permite la participacin extensa de quienes intervienen y facilitan la unificacin de criterios para trabajar en orden a la obtencin de un objetivo comn. Procedimientos tcnicos de la planeacin. Antes de proceder a la implementacin del plan, deber contarse con los recursos tcnicos (programas, reglamentos, manuales, organigramas, etc.) necesarios para una mejor organizacin y funcionamiento.
PROGRAMAS

Los programas son planes especficos en los que se fijan los objetivos y las secuencias de operaciones todo el, tiempo requerido por su ejecucin.

Generales Particulares Tipos de Programas A corto plazo A largo plazo

Generalmente un Programa contiene: Justificacin: Por qu y Para qu? Va a programarse. Objetivos: Determinacin a las metas. Limites: Marco de ejecucin de tiempo, horario, espacio y universo de trabajo. Participantes: Los que van a hacerlo. Incluye responsables, colaboradores, asesores, etc. Presupuesto: Recursos operacionales y financieros necesarios para su ejecucin. Actividades: Cmo se va hacer? Se calcula el tiempo necesario para realizarlo. Evaluacin: Delimitar las actividades para medir los logros en relacin con los objetivos propuestos.

FUNCIN DE LOS PROGRAMAS

Deciden la secuencia de operaciones y recursos humanos, tcnicos y materiales con los que obtendrn las metas fijadas previamente. Sirvan de instrumentos de informacin sobre el avance del plan general. PRESUPUESTO El presupuesto es un plan de accin expresado en trminos financieros (se denomina financiero por que se estima en unidades monetarias). La forma ms comn de elaborarlo es por partidas.
Funcin. Permite vigilar ingresos y egresos, coadyuva al financiamiento econmico del plan. Importancia. Segn el presupuesto disponible, se planear haciendo clculos reales de las cantidades requeridas. Permite el mejor aprovechamiento de recursos econmicos en la satisfaccin de necesidades. Elaboracin. Lo elabora un grupo de personas: Director. Administrador, contador, Jefes de departamentos, etc. Importancia. Establecer medidas disciplinarias. Servir de instrumento de control.

La existencia de Reglamentos internos es determinante en la organizacin y funcionamiento adecuados. Se requiere asesora jurdica para elaborarlos. ANLISIS DE PUESTOS Este procedimiento es uno de los ms importantes en la estructuracin del plan general. Por medio de l se establecern con toda precisin las funciones las funciones y aptitudes requeridas para su ejecucin. El anlisis de puestos es el estudio cientfico y la exposicin de todas las circunstancias que concurren a un puesto. Puesto es la descripcin de trabajo que ha de efectuarse y de las aptitudes necesarias para hacerlo bien.

Si se quiere obtener la mxima productividad, es necesario colocar la persona adecuada al puesto y no adecuar el puesto a la persona. OBJETIVOS DE ANLISIS DE PUESTOS 1.- Mejorar los sistemas de trabajo. 2.- Orientar la distribucin y seleccin del personal. 3.- Servir de instrumento para delimitar funciones. QUIN LO HACE? Una comisin integrada por un asesor jurdico, un representante sindical, un supervisor, un jefe de servicio y un miembro del personal. VENTAJAS
Contribuye a una mejor seleccin de personal. Permite una remuneracin ms justa. Propicia la formacin de manuales. Asegura una mejor planeacin y distribucin de personal. Personal mejorar los sistemas de trabajo. Actan como instrumento de informacin en los programas de orientacin e introduccin al puesto. Delimita funciones y responsabilidades.

METODOS DE ELABORACIN Se ha mencionado que es un estudio cientfico; por ello, el mtodo que se utilice al investigar las circunstancias que concurren a un puesto deber reunir las caractersticas del mtodo cientfico. Cabe mencionar que el anlisis de puestos no es una prctica comn en los servicios de enfermera. Por eso no es frecuente la delimitacin de funciones. Para elaborar el anlisis de puestos correspondientes se requiere investigar aspectos como:
Habilidad y capacidad mental. Esfuerzo fsico. Responsabilidad y salud mental. Condiciones de trabajo.

Nadie conoce mejor los detalles exactos del puesto que el mismo trabajador, por lo tanto, es necesario recabar la informacin pertinente sobre el puesto no solo a nivel directivo sino al del personal aplicativo. Los datos recogidos deben ser lo ms objetivo posible, separando las caractersticas especiales del personal que ocupe el puesto.

Para elaborar el anlisis de puesto es necesario hacer una especificacin del puesto esto obliga a definir los siguientes aspectos:
El titulo del puesto. Ubicacin. Especificacin de funciones y actividades. Especificacin de instrumentos de trabajo. Jerarquas del puesto. Requisitos para ocupar el puesto. Habilidad y destreza. Capacidad fsica propia al puesto. Capacidad mental. Responsabilidad. Condiciones de trabajo. Valuacin econmica del puesto.

Una vez reunida la informacin se consigna por escrito. Se separan los datos objetivos que constituyen el trabajo y los subjetivos que debe poseer el personal idneo.
MANUAL

Es la concentracin sistemtica de los elementos administrativos con un fin, se presentan en un folleto con libro fcil de manejar.
Funcin: Orientar y uniformar la conducta. Tipos: De objetivos, de polticas, de organizacin, de procedimientos, de bienvenida, etc. OBJETIVOS DE MANUAL. Orientar la accin del personal. Establecer rutinas de trabajo. Facilitar la adaptacin del personal de nuevo ingreso. Obrar como medio de informacin y comunicacin. Servir de instrumento de control.

La elaboracin de manuales es un procedimiento que apoya la planeacin, ya que permite describir la organizacin y funcionamiento internos antes de ejecutar el plan. INVENTARIOS

El inventario es una lista detallada de artculos con que se cuenta; permite identificarlos por su calidad, tamao, nmero y descripcin. OBJETIVOS DE LOS INVENTARIOS Descartar artculos en mal estado. Controlar las existencias previstas.,

Aprovechar al mximo los recursos del material y equipo. Planear las cantidades necesarias de material y equipo.

CARTAS DE ORGANIZACIN ( Organigramas) Un organigrama es la representacin grfica de la estructura interna de una institucin o empresa. Funcin: Facilitar el establecimiento de la organizacin y el funcionamiento interno de institucin. Importancia: Ofrecer un panorama general de la estructura interna de la institucin y sus relaciones externas. Sistema Lineal: La autoridad fluye por orden descendente y slo de una fuente. Sistema funcional: La autoridad fluye de varias fuentes, hay coordinacin y comunicacin, se favorecen las relaciones humanas. En ambos sistemas interdepartamentales se expresan claramente a travs de ciertas claves de comunicacin. Vertical ( sistema de organizacin lineal)

Horizontal (sistema de organizacin funcional)

Mixto (sistema de organizacin funcional)

Circular (Sistema de organizacin funcional)

Lnea ininterrumpida ( ________)significa autoridad directa de Lnea punteada ()significa coordinacin entre. Signos (xxxxxxx )significa asesora de xxxx a

Ya se mencionaron dos tipos de sistemas de organizacin representados por las cartas de organizacin, llamadas tambin organigramas. He aqu sus ventajas y desventajas:

Sencillo Comprensible Define jerarquas Ventajas Favorece la toma de Decisiones arbitrarias

Sistema de organizacin lineal Fomenta la rigidez de autoridad Favorece la autocracia Propicia errores de direccin No favorece el ascenso escalafonario

Desventajas

Ventajas Sistema de Organizacin Funcional

Favorece la direccin democrtica Permite la flexibilidad en las acciones Propicia la comunicacin y coordinacin Favorece el ascenso escalafonado

Desventajas

Exige mayor capacidad de direccin No delimita estrictamente la responsabilid.

Los organigramas muestran los niveles jerrquicos, los puestos y sus relaciones e interdependencias. Otros instrumentos tiles son los diagramas de flujo, que permiten programar el trabajo que va a desempear un individuo o un equipo.