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La administracin de proyectos de tecnologas de la informacin

ATENEO
Debate entre pares
Departamento Pedaggico de Sistemas Facultad de Ciencias Econmicas de la Universidad de Buenos Aires

Lic. Ernesto Chinkes 1 echinkes@chinkes.com.ar

Temario
Procesos y actividades de la administracin de proyectos de TI Los conocimientos necesarios para administrar un proyecto. El papel de los mtodos y herramientas. Factores crticos para el xito en la administracin de proyectos

Debate
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Qu un proyectos de TI ?
Recursos

TI
Entregables: alcance y calidad. Tiempo. Costo.

Proyecto Conjunto de tareas que se realizan para lograr un objetivo


Riesgos

Ciclo de vida de un proyecto


Seleccin Planificacin Control Implementacin Evaluacin Terminacin

t
Ver ciclo del PMBOK
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Qu es la administracin de proyectos de TI ?
Recursos

TI
Entregables: alcance y calidad. Tiempo. Costo.

Proyecto Conjunto de tareas que se realizan para lograr un objetivo


Riesgos

Administracin del proyecto

Planificar Controlar Gestionar acciones y cambios Negociar, decidir y coordinar.

comunicacin
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Importancia de la administracin de proyectos


La administracin de proyectos es la administracin del cambio. El cambio es el elemento que permite la supervivencia de las organizaciones:
a) elegir los proyectos correctos, b) luego administrarlos correctamente.

Los conocimientos necesarios para la administracin de un proyecto de TI


METODOS / TECNICAS Y HERRAMIENTAS
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Los mtodos, tcnicas y las herramientas


Mtodo: modo ordenado de proceder para llegar a un resultado. Mtodo cientfico: Conjunto de pasos fijados de antemano por una disciplina con el fin de alcanzar conocimientos vlidos mediante instrumentos confiables (un conjunto de pasos que trata de protegernos de la subjetividad en el conocimiento). Tcnica: es un procedimiento prctico sobre cmo llevar a cabo una actividad. Puede basarse en un mtodo o no. Incluye las herramientas que proporcionan elementos para realizar dichas tareas.

Objetivo: Objetivo: Intenta obtener resultados de calidad predecible Intenta obtener resultados de calidad predecible Se busca realizar muchas de las actividades de la administracin de Se busca realizar muchas de las actividades de la administracin de proyectos en forma ms ordenada yyeficiente. proyectos en forma ms ordenada eficiente.

Permiten formalizar planes de: tareas, costos, tiempos, alcance, calidad, Permiten formalizar planes de: tareas, costos, tiempos, alcance, calidad, recursos, riesgos. recursos, riesgos. Permite no perder el rumbo para ejercer el control Permite no perder el rumbo para ejercer el control Contar con informacin para tomar decisiones de cambios. Contar con informacin para tomar decisiones de cambios.
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El PMI
El Project Management Institute es una institucin fundada en 1969 en EEUU por y para profesionales de Direccin de Proyectos. Actualmente declara tener ms de 200.000 miembros en el mundo. Objetivos:
Establecer estndares de Direccin de Proyectos. Administrar la certificacin de profesionales (PMP Project Management Professional CAPM Certified Associate in PM)

Sede central en Pensilvania (EEUU) y representaciones denominadas "Captulos" en distintas ciudades y pases. En la actualidad tiene 240 Captulos establecidos distribuidos en 67 pases. El captulo de Buenos Aires fue creado en 1996. PMBOK (2000 y Tercera Edicin -2004). Ms de 1.700.000 ejemplares en circulacin.
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El PMBOK
Grupos procesos de un proyecto:
Iniciacin Planificacin Ejecucin Control Cierre

9 reas de conocimiento

Gestin de Calidad Gestin de Costos Gestin de la Comunicacin Gestin de las Compras/Contrataciones Gestin de los Recursos Humanos Gestin de los Riesgos Gestin del Alcance Gestin del Tiempo Integracin de los Procesos

Cada rea tiene procesos: 44 (3era edicin - 2004) distribuidos en los 5 grupos de procesos y las 9 reas. Para cada proceso se analizan: Entradas Salidas Herramientas / Tcnicas

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Procesos de Iniciacin

Procesos de Planificacin

Procesos de Control

Procesos de Ejecucin

Procesos de Cierre

Conexiones entre grupos de procesos en una fase. Fuente: PMBOK Guide 11

Grupo de Procesos de Planificacin

PMBOK 2004

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Correspondencia de los Procesos de Direccin de Proyectos a los Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos y a las reas de Conocimiento PMBOK 2004

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Conocimientos necesarios para administrar proyectos de TI


Conocimiento en los procesos, mtodos y tcnicas/herramientas de administracin de proyectos. Conocimientos en TI (tecnologas y metodologas asociadas). Conocimientos organizacionales y de su administracin.
Conocer sobre la problemtica a resolver. Conocer sobre el contexto en el cual hay que actuar.

Conocimiento, capacidades y habilidades de liderazgo, motivacin, negociacin, manejo poltico y comunicacin.


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Administrar el cambio
No hay nada ms difcil de manejar, ms arriesgado de conducir, o de xito ms incierto, que la introduccin de un nuevo orden de cosas; porque el innovador tiene por enemigos a aquellos a quienes iba bien en las condiciones anteriores, y encuentra defensores poco entusiastas en aquellos a quienes podr ir bien en la nueva situacin. Maquiavelo (1513), El prncipe
Ayuda escritorio

Se resuelve con tcnicas y herramientas ?


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Factores crticos para el xito en la administracin de proyectos de TI

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xito o fracaso en la administracin de proyectos


Como se mide ? Subjetivas
relacionadas con las 1. Percepcin general expectativas 2. Costo Objetivas 3. plazo 4. Metas tcnicas (a. percepcin contra especificaciones iniciales, b. contra otros proyectos de la organizacin, c. comparado con los problemas encontrados en el proyecto.
Fuente: Might y Fisher (1985).

Otras medidas subjetivas: calidad ? Objetivos organizacionales? Corto o largo plazo?


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El recupero de la inversin
ROI, TIR, VAN
OJO Proyectos con bajo recupero pero necesarios para proyectos con alto recupero

Flujo de egresos
-Estimados (Previo) -Reales (Posterior)

Flujo de ingresos
DIFICIL Ingresos duros (reduccin de costos, retencin de clientes, nuevos clientes, etc.) Ingresos blandos (satisfaccin de clientes, empleados con mayor autonoma, etc. )

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El xito en funcin de las necesidades


El resultado del proyecto debe satisfacer las necesidades del cliente: Si no trae beneficios a la organizacin el proyecto no es viable.

Necesidades de la organizacin Vs. las necesidades individuales


Los que hacen que el proyecto evolucione, los que lo aprueban, los destinatarios, etc. son los individuos.

La clave es la alineacin de ambos


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El juego de las limitaciones


Contexto Organizacional Tiempo Alcance y calidad

Recursos

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Apostar por el tiempo


Tiempo vs Alcance: El tiempo con mayor peso relativo - Independencia parcial:
a) Intentar cumplir el alcance pactado en el tiempo acordado. b) si el plazo acordado se extiende de un porcentaje (ej. 10 %) acordar con el cliente un acortamiento del alcance. c) acordar con el cliente un plazo para completar el alcance no acordado.

Es mejor el 70 % de algo, que el 100 % de nada. Es mejor el 70 % de algo, que el 100 % de nada.
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Manejo poltico ?
Falta de autoridad formal sobre los recursos que debe manejar
El Administrador del proyecto capacidad y habilidad poltica para: debe tener la

Relacionarse con aquellas personas que tienen el poder para conseguir y administrar los recursos que necesita (incluido los recursos humanos). Entender la red de poder en la organizacin, y saber como es la interdependencia del proyecto con el mismo.
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Las comunicaciones
Deben entenderse como conversaciones. No son un menor intercambio de mensajes entre emisor y receptor.
El Administrador de proyectos se comunica constantemente con: El equipo. El cliente Los superiores, directivos y/o patrocinadores. Los colaboradores externos (proveedores, etc.). Colaterales (pares de otros proyectos reas).
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Diversidad de participantes. La clave: la comunicacin


Clientes: usuarios internos y externos Colaboradores externos: Proveedores de hardware, software, especialistas internos ocasionales, etc. Lder funcional Analistas funcionales Lder tcnico

Direccin del proyecto


DBA Administrador del proyecto Superiores, autoridades, directivos, patrocinadores Programadores

Administrador de red

Equipo de trabajo
Colaterales: Directores de otros proyectos, gerentes de otras reas

Equipo extendido
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Las conversaciones
El hablar y escuchar no se restringe a los mensajes sonoros: se habla con acciones, planes de accin, con la distribucin de cargos y funciones, etc. En un proyecto todo lo que se hace se da por que existi una conversacin previa. Existen acciones por que se realizaron:
Peticiones, Promesas, Afirmaciones, Declaraciones, etc.

Existe un escuchar profundo, donde acta el trasfondo.


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El trasfondo
El trasfondo abre o cierra posibilidades en el escuchar y en el hablar. Trasfondo compartido: Puede entenderse como la cultura organizacional o una subcultura grupal. Trasfondo personal de quien habla o escucha: Conformada por compromisos personales tomados, posibilidades futuras, la red de ayuda, juicios y evaluaciones de terceros y propias, y sus emociones.
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Fracaso en la administracin de proyectos


Causas ?
1. 2. No se comprende que es xito o fracaso en un proyecto. Se confunde el conocimiento en administracin de proyectos, con el manejo de las herramientas y tcnicas de administracin de proyectos: No lo dirigen las personas con capacidades y habilidades adecuadas. Problemas de comunicacin. No existen adecuados mecanismos de planificacin y control (control de gestin persistencia sostenida y equilibrada). Poca capacidad de adecuar los cambios que suceden durante el proyecto en forma ordenada (administracin de cambios).
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3. 4. 5.

El Debate
? ? ? ? ? ?
Cul es la importancia de las tcnicas y herramientas en el xito de un proyecto ?. Qu pasara si un proyecto lo administramos sin aplicarlas ?. Cuantas herramientas son necesarias ?. Cul es la relevancia de la certificacin del PMI ?. Hacen falta conocimientos en Tecnologa de la Informacin para administrar un proyecto de TI ?. Cul es el orden de prioridades en los conocimientos necesarios para su administracin ?. Qu es xito y fracaso en un proyecto de TI ?. Cmo se mide ? Es serio medir el Recupero de la inversin de un proyecto de TI ?. Cules son los factores crticos de xito en la administracin de proyectos de TI ?. El resultado del proyecto debe satisfacer las necesidades del cliente organizacin o del cliente individuo ? El administrador del proyecto debe ser un tcnico o un poltico ? Cunto influye en el xito de un proyecto la forma de comunicarse con los participantes (stakholders) ? 28

La administracin de proyectos de tecnologas de la informacin


ATENEO
Debate entre pares
Departamento Pedaggico de Sistemas Facultad de Ciencias Econmicas de la Universidad de Buenos Aires

Lic. Ernesto Chinkes 29 echinkes@chinkes.com.ar