Está en la página 1de 176

HelpAndManual_unregistered_evaluation_copy

Ayuda OfiHotel

Ofimtica Jan, S.L C/ Ortega Nieto, 20 23009 Jan Jan http://www.ofi.es ofimatica@ofi.es

Ayuda OfiHotel

Indice
0

Instalacion y Configuracion
2 Instalacion

1 Manual Ayuda OfiHotel ................................................................................................................................... 2 ................................................................................................................................... 2 3 Configuracion ................................................................................................................................... 6

Funcionamiento

11

1 Manejo de Datos en Pantalla ................................................................................................................................... 11 2 Manejo de Listas ................................................................................................................................... 12 3 Funcionamiento de Ficheros ................................................................................................................................... 12 4 Ventana de Factura ................................................................................................................................... 14 5 Ventana de Bsqueda ................................................................................................................................... 16 6 Ventana de Bsqueda de Cdigos Postales ................................................................................................................................... 17 7 Modo de Impresin ................................................................................................................................... 18 8 Manejo de Listados por Pantalla ................................................................................................................................... 18 9 Botn Imprimir ................................................................................................................................... 19 10 Botn Previsualizar ................................................................................................................................... 20 11 Ventana de Listados ................................................................................................................................... 21

Administracin

23

1 Comprobacin por forma de Pago de Facturas ................................................................................................................................... 23 2 Diario de Facturas Emitidas ................................................................................................................................... 24 3 Nueva Factura Directa ................................................................................................................................... 25 4 Emisin Diferida de Facturas ................................................................................................................................... 26 5 Nueva Factura Proforma ................................................................................................................................... 27 6 Modificacin................................................................................................................................... 27 Facturas Proforma 7 Diario de Produccin ................................................................................................................................... 28 8 Parte de Produccion ................................................................................................................................... 29 9 Mano Corriente Comercial ................................................................................................................................... 30 10 Acumulados................................................................................................................................... 31 de Cargos de Facturacin 11 Acumulados................................................................................................................................... 32 por Cif de Agencia/Empresa 12 Estadistica ................................................................................................................................... 33
de Produccin de Cargos .......................................................................................................................................................... de Ocupacin General .......................................................................................................................................................... por Nacionalidades .......................................................................................................................................................... Especfica del I.N.E. .......................................................................................................................................................... Viajeros y Pernoctaciones I.N.E. (Espaa) .......................................................................................................................................................... de Ocupacin por Tipos de Clientes .......................................................................................................................................................... de Ocupacin por Tipos de Habitaciones .......................................................................................................................................................... de Ocupacin y Produccin de un mes .......................................................................................................................................................... 33 34 35 36 37 38 39 39

13 Ficheros
Idiomas

................................................................................................................................... 40
.......................................................................................................................................................... 40

II
Nacionalidades .......................................................................................................................................................... Tipo de Habitaciones .......................................................................................................................................................... Habitaciones .......................................................................................................................................................... Familias .......................................................................................................................................................... Cargos .......................................................................................................................................................... Paquete de Cargos .......................................................................................................................................................... Sectores .......................................................................................................................................................... Agencias / Empresas .......................................................................................................................................................... Clientes Alojados .......................................................................................................................................................... Tarifa de Clientes .......................................................................................................................................................... Creacion de Temporadas (Contrato Genrico) .......................................................................................................................................................... Definicion de .......................................................................................................................................................... Precios (Contrato Genrico) Presupuesto de Cargos .......................................................................................................................................................... Contratos Comerciales .......................................................................................................................................................... Otras Cuentas Contables .......................................................................................................................................................... Formas de Pago .......................................................................................................................................................... Divisas .......................................................................................................................................................... Parmetros Tesorera .......................................................................................................................................................... Definicin de .......................................................................................................................................................... Cajas 40 41 42 42 43 44 44 44 45 46 46 49 49 50 50 51 53 53 54

14 Tesorera / Gestin de Caja ................................................................................................................................... 55 15 Visor de Apuntes ................................................................................................................................... 55 16 Exportacin ................................................................................................................................... 56 de Apuntes Contables 17 Exportacin ................................................................................................................................... 57 Contabilidad Externa 18 Exportacin ................................................................................................................................... 57 Facturacion 19 Actualizacin de Ocupacin y Reservas ................................................................................................................................... 58 20 Actualizacion Manual de Estadistica ................................................................................................................................... 58 21 Listado de Tickets ................................................................................................................................... 59 22 Puesta a cero de Facturas ................................................................................................................................... 59

Recepcin
1 Reservas

62
................................................................................................................................... 62
66 67 67 68 69 69 70 71

2 Listados de Reservas ................................................................................................................................... 66


Llegadas Previstas .......................................................................................................................................................... Reservas Fallidas .......................................................................................................................................................... No Presentaciones .......................................................................................................................................................... Control de Habitaciones Preasignadas .......................................................................................................................................................... Control de Prepagos .......................................................................................................................................................... Listado Comisiones Intermediarios .......................................................................................................................................................... Listado Produccin de Usuarios .......................................................................................................................................................... Salidas Previstas ..........................................................................................................................................................

3 Cuadro de Habitaciones ................................................................................................................................... 71 4 Cuadro de Situacion por Tipos de Habitaciones ................................................................................................................................... 75 5 Cuadro de Situacion de Habitaciones ................................................................................................................................... 76 6 Listado Contro de Cupos ................................................................................................................................... 77 7 Control de Previsin de Ocupacin ................................................................................................................................... 77 8 Gestin de Olvidos ................................................................................................................................... 78 9 Entradas Individuales ................................................................................................................................... 78 10 Entradas de ................................................................................................................................... 80 Grupo 11 Gestin Manual de Cargos ................................................................................................................................... 80 12 Automtico de Cargos ................................................................................................................................... 81

III

Ayuda OfiHotel 13 Gestin de Salidas ................................................................................................................................... 81 14 Modificacin................................................................................................................................... 82 de Facturas 15 Comprobacin por forma de Pago de Facturas ................................................................................................................................... 83 16 Nueva Factura Directa ................................................................................................................................... 84 17 Nueva Factura Proforma ................................................................................................................................... 84 18 Modificacin................................................................................................................................... 84 Facturas Proforma 19 Facturacin de Salidas de Pendientes ................................................................................................................................... 84 20 Operaciones................................................................................................................................... 85 Peridicas
Saldo Pendiente Ctes. Alojados .......................................................................................................................................................... Gestin Listado Entradas/Salidas .......................................................................................................................................................... Cierre del Da.......................................................................................................................................................... Parte de Hospederia .......................................................................................................................................................... 85 85 86 87

21 Listados de Recepcin ................................................................................................................................... 87


Alfabtico de .......................................................................................................................................................... Clientes Alojados Entradas Reales del Da .......................................................................................................................................................... Salidas Reales del Da .......................................................................................................................................................... Estado Habitaciones .......................................................................................................................................................... Habitaciones .......................................................................................................................................................... sin Ocupacion Pendientes de Facturar de Particulares / Extras .......................................................................................................................................................... Diario de Facturas .......................................................................................................................................................... Control de Cargos .......................................................................................................................................................... Control de Pendientes .......................................................................................................................................................... Ficha de Polica (Entradas del da) .......................................................................................................................................................... Ficha de Polica (Salidas del da) .......................................................................................................................................................... Listado Invitaciones (Uso Casa) .......................................................................................................................................................... 87 88 88 88 89 89 90 90 91 91 91 92

22 Gestin de Caja ................................................................................................................................... 92


Gestin de Caja .......................................................................................................................................................... 92

23 Listn Telefnico ................................................................................................................................... 92 24 Clientes Alojados (Histrico) ................................................................................................................................... 93 25 Contratos Comerciales ................................................................................................................................... 93

Almacen
2 Artculos

96
................................................................................................................................... 97

1 Almacenes ................................................................................................................................... 96 3 Familias/Subfamilias ................................................................................................................................... 99 4 Proveedores................................................................................................................................... 99 5 Trabajadores ................................................................................................................................... 100 6 Puntos de Venta ................................................................................................................................... 101 7 Departamentos ................................................................................................................................... 105 8 Cambio de Precios de Venta ................................................................................................................................... 106 9 Entrada de ................................................................................................................................... 107 Albaranes de Mercanca 10 Recepcin de Facturas de Proveedores ................................................................................................................................... 108 11 Movimientos entre Almacenes ................................................................................................................................... 108 12 Listados de................................................................................................................................... 109 Almacn
Pedidos / Albaranes .......................................................................................................................................................... Existencias de Artculos .......................................................................................................................................................... Artculos por Almacn .......................................................................................................................................................... Movimientos entre Almacenes .......................................................................................................................................................... Listado de Almacenes - Estadstica .......................................................................................................................................................... 109 110 110 111 112

IV
Listado de Compras .......................................................................................................................................................... Listado de Compras por Proveedores .......................................................................................................................................................... Diario Facturacin de Proveedores .......................................................................................................................................................... Informe Comercial de Proveedores .......................................................................................................................................................... 113 113 113 113

13 Control de TPV ................................................................................................................................... 114


Listado de Trabajadores .......................................................................................................................................................... Listado Cierre de TPV .......................................................................................................................................................... Listado de Tickets .......................................................................................................................................................... Ventas por Horas .......................................................................................................................................................... Estadistica de Ventas .......................................................................................................................................................... Resumen de.......................................................................................................................................................... Ventas Resumen de.......................................................................................................................................................... Ventas Semanales ABC de Ventas .......................................................................................................................................................... Consumo / Invitaciones .......................................................................................................................................................... 114 115 115 116 117 117 118 118 119

14 Control de Camareros ................................................................................................................................... 119 15 Inventario ................................................................................................................................... 120


Impresion de Inventario .......................................................................................................................................................... Regularizacin de Existencias .......................................................................................................................................................... Consumo Almacen .......................................................................................................................................................... 120 120 121

16 Cierre del Almacn ................................................................................................................................... 122 17 Reconstruccion de Estadistica ................................................................................................................................... 122

Gestin del TPV

125

1 Gestin TPV Tctil ................................................................................................................................... 125 2 Configuracin del TPV ................................................................................................................................... 129 3 Configuracin del Ticket ................................................................................................................................... 130 4 Configuracin Vales ................................................................................................................................... 131 5 Configuracin Comandas ................................................................................................................................... 131 6 Carga de Radio Notas ................................................................................................................................... 132 7 Listado de Tickets ................................................................................................................................... 133 8 Reserva de ................................................................................................................................... 133 Mesas 9 Clientes Tpv ................................................................................................................................... 135 10 Gestin de ................................................................................................................................... 135 Puntos
Tipo de Clientes .......................................................................................................................................................... Configuracin de Regalos .......................................................................................................................................................... Entrega de Regalos .......................................................................................................................................................... Comprobar Tarjeta .......................................................................................................................................................... Listado de Regalos Disponibles .......................................................................................................................................................... Listado de Regalos Entregados .......................................................................................................................................................... Listado de Regalos por Cliente .......................................................................................................................................................... Saldo de Puntos por Cliente .......................................................................................................................................................... 135 136 136 137 137 138 138 138

Direccin

140

1 Control de Incidencias ................................................................................................................................... 140 2 Control de Produccin Cargos ................................................................................................................................... 140

Complementos

143

1 Diario Facturas Emitidas ................................................................................................................................... 143 2 Modificacin de Facturas ................................................................................................................................... 143 3 Telfono ................................................................................................................................... 143

Ayuda OfiHotel
Precio de Pasos .......................................................................................................................................................... Histrico de.......................................................................................................................................................... llamadas 143 143

Configuracin

146

1 Empresas ................................................................................................................................... 146 2 Parametros................................................................................................................................... 148 3 Numeradores ................................................................................................................................... 153 4 Delegaciones ................................................................................................................................... 154 5 Usuarios ................................................................................................................................... 155 6 Copias de Seguridad ................................................................................................................................... 157 7 Gestin de ................................................................................................................................... 159 bloqueos 8 Localizacin de Bases de Datos ................................................................................................................................... 159 9 Licencia ................................................................................................................................... 160 10 Actualizar Fichas en Contabilidad ................................................................................................................................... 161 11 Exportar Formatos Adaptados ................................................................................................................................... 161 12 Importar Formatos Adaptados ................................................................................................................................... 162 13 Formato Etiquetas ................................................................................................................................... 163

FAQ Preguntas y Respuestas

166

1 Cambiar cargo(s) de habitacion ................................................................................................................................... 166 2 Factura anticipada a clientes ................................................................................................................................... 166 3 Reserva y Entrada de Grupos ................................................................................................................................... 166 4 Generacin................................................................................................................................... 166 de Apuntes Contables 5 Campo D.N.I. / C.I.F. ................................................................................................................................... 167 6 Cuenta Contable ................................................................................................................................... 167 7 Serie Facturas Clientes ................................................................................................................................... 168

Manual OfiHotel

Ayuda OfiHotel

1
1.1

Instalacion y Configuracion
Manual Ayuda OfiHotel

http://www.ofi.es ofimatica@ofi.es

-Versin 1.2.2007 (9.32.4)1.2 Instalacion


INSTALACIN

Requisitos
Junto con este manual habr recibido un CD, que contiene los programas de que consta la aplicacin as como algunos ficheros tiles.

OFIHOTEL NECESITA PARA SER EJECUTADO CORRECTAMENTE LOS SIGUIENTES REQUISITOS:


Red Fsica
Tarjetas de Red a 100 Mbs para todos los equipos dentro de nuestra red, en caso contrario ralentizaran y dificultaran la instalacin.

Instalacion y Configuracion

Tener en cuenta que en la instalacin del cableado en el caso de las redes de 100 Mbs, los conectores tiene pares cruzados y el tipo de cable siempre debe ser UTP categora 5. Si no, funcionar como una red de 10Mbs. Switch de 100Mbs.

Configuracin de Equipos SERVIDOR:


Pentium IV o superior con 256 Mb de RAM mnimo. Si la red supera 3 puestos de trabajo, el servidor debe ser Windows NT o Windows 2000/3 dedicado (no se puede-debe trabajar en l). Si hablamos de una red de ms alto nivel, 6 puestos en adelante, el servidor debe ser forzosamente dedicado, 512 Mb de RAM (preferible 1 Gb) y discos SCSI/USCSI. Desactivar protector de Pantalla en el servidor ya que si lo tuviera, ralentizara enormemente a este.

PUESTOS DE TRABAJO:
Los equipos deben ser Pentium III o superior, recomendable P-IV. Deben tener como mnimo 128 Mb de RAM, recomendable 256 Mb. Comprobar si los discos duros de los equipos estn muy llenos, su ocupacin nunca debe superar al 70%. En la medida de los posible, que sean discos de al menos 20 Gb. Nunca instalar Windows-Me para el correcto funcionamiento de nuestras aplicaciones, puede ser Windows NT, XP, 98, 95 o 2000. Configurar los protocolos realmente necesarios (para gestionar la red slo es necesario TCP/IP, a no ser que sean necesarios otros protocolos especficos para determinadas aplicaciones). Si hubiera ms de un protocolo, establecer como predeterminado TCP/IP (no el de acceso telefnico a redes) del adaptador de la tarjeta. Para equipos W98 W95, comprobar en ODBC la versin del controlador para Access, debe ser la 3.50, ya que nuestras aplicaciones estn montadas sobre Access97. Para instalar el controlador 3.50, en el CD de instalacin en Utilidades, ejecutar ODBC350.exe.

Instalacin
-PASOS A SEGUIR1. En el CD adjunto est incluida la instalacin de OFIHotel v.N.n.n. En el momento que insertemos el CD en la unidad de CD / DVD nos saldr la reproduccin automtica o autorun de ofimatica, pincharemos sobre la siguiente ventana para ir al menu de instalacin de programa(s) de Ofimatica.

2. En el siguiente men nos aparecen las aplicaciones disponibles en el CD de ofimatica. En este caso elegimos OfiHotel.

Ayuda OfiHotel

3. Aqu nos aparece la descripcin correspondiente al programa de OfiHotel, la posibilidad (si esta disponible) de instalar actualizacin del programa y de abrir el manual correspondiente. En nuestro caso pulsamos sobre instalar para continuar con la instalacin de OfiHotel.

4. En la siguiente ventana elegimos la carpeta de destino de la instalacin de OfiHotel. Por defecto nos da la ruta en archivos de programa. Siempre es aconsejable esta opcin cuando instalamos un puesto de trabajo, en el caso que corresponda a la instalacin del programa como servidor elegiremos una carpeta en el directorio raz o en la carpeta ofimatica. (Ej c:\OfiHotelw o c:\ofimatica\ofihotelw). Pulsamos siguiente para continuar.

Instalacion y Configuracion

5. En esta ventana elegimos como vamos a instalar la aplicacin: - Servidor o Instalacin Monopuesto: Instalar el programa como servidor de una red de equipos o como servidor monopuesto. - Servidor con datos demostracin: Esto es igual al anterior salvo que instala una empresa de demostracin. - Puesto de Trabajo: Es la instalacin que hay que hacer en el resto de equipos que enlazan con el servidor.

- Debe realizarse la instalacin en todos los puestos donde se trabaje con estas aplicaciones, el CD puede incluir: OfihotelWVn.exe (Instalacin de OFIHotel) RevisionV.doc (Documento con las mejoras efectuadas) Otros programas... (No instalarlos, ni ejecutarlos hasta que no se diga lo contrario) Instalar siempre OFIHotel primero en el equipo Central de la Red (si es el caso) y ejecutarlos antes de seguir instalando en los dems puestos. - IMPORTANTE: Si an no tenis activo el nuevo nmero de licencia, realizar la instalacin de las revisiones en horario de oficina, ya que les ser solicitado un cdigo el cual debe ser pedido a ofimtica va fax o va telfono.

Ayuda OfiHotel

1.3

Configuracion
CONFIGURACIN

Pasos Preliminares A continuacin se detallan los pasos a seguir para conseguir el correcto funcionamiento de la aplicacin, una vez creada una empresa mediante el men Configuracin --> Empresas. 1. Actualizar los Parmetros de la Empresa Consultar seccin Parmetros 148 del men Configuracin --> Parmetros. 2. Definicin de Delegaciones / Sucursales. Consultar seccin Delegaciones 154 del men Configuracin --> Delegaciones. 3. Definicin de Cajas. Para llevar a cabo esta definicin nos meteremos en TESORERA--> FICHEROS--> CAJA Antes de realizar nada, habr que saber si existir una nica Caja Central adems de la Caja Central habr otras personas que tendrn su caja. En el caso de existir ms de una delegacin(sucursal), habr que elegir la sucursal a la que le vamos a definir cajas. Posteriormente, pulsar el icono que representa e indicar el cdigo y nombre de la caja. Cuando se defina CAJA CENTRAL habr que marcar el campo Caja Central. 4. Definicin de Usuarios: Consultar seccin Usuarios 155 del men Configuracin --> Usuarios. 5. Definicin de Impresoras: Configuracin de Impresoras: La configuracin de las impresoras se realiza desde el propio Windows. Cualquier persona familiarizada o no con ste, es capaz de hacer las operaciones que a continuacin se describen: - Instalar una impresora local (est conectada fsicamente a un ordenador) - Configurar impresora para documentos de tamao especial en papel continuo. - Compartir impresoras en la red. - Instalar una impresora de red (est en otro ordenador de la red) Instalar una Impresora Local 1. Acceder a la configuracin de impresoras del ordenador por INICIO/Configuracin/Impresoras. o Una vez aqu ejecutar Agregar Impresora, seguir los siguientes pasos para la instalacin. o En la primera pantalla pulsar Siguiente. Cmo est conectada la impresora a su equipo? o Indicar Impresora Local. Pulsar Siguiente. A continuacin seleccionar el fabricante de su impresora en la lista de la izquierda y en la de la derecha el modelo a instalar. Tenga en cuenta que no estn aqu todos los modelos de impresoras, si no aparece el suyo en esta lista normalmente su impresora debe ir acompaada de un disquete o un CD. En este caso pulsar en Utilizar disco una vez introducido, indicar en la pantalla que aparece dnde tiene que buscar el disco y pulsar en aceptar. Si todo ha ido bien pulsar Siguiente. o Puerto de la impresora. Normalmente LPT1 si en su equipo tiene una sola impresora. Pulsar Siguiente. o Nombre de la Impresora. Darle un nombre lo ms reconocible posible, ya que este ser el nombre por el que identificaremos a sta una vez instalada. Pulsar Siguiente. Desea imprimir una pgina de pruebas? Indicar Si o No. Pulsar Terminar. La impresora ya aparecer en la ventana de impresoras para ser usada desde cualquier programa Windows. o Configurar impresora para documentos de tamao especial en papel continuo: Debe tener en cuenta que previamente debe instalar una nueva impresora para cada tipo de papel continuo que use en su oficina adems del modelo standard ya instalado. Por ejemplo Impresora Bonos, Impresora Facturas, Impresora Recibos, etc. adems de la ya instalada, por ejemplo la EPSON LQ-870. Acceder a la configuracin de impresoras del ordenador por INICIO / Configuracin / Impresoras. Seleccionar la impresora con el botn derecho del ratn, de esta forma aparecer un men, pulsar ya con el botn izquierdo en Propiedades. Pulsar de las opciones superiores en Papel. 2. En tamao del papel, deslizar la barra inferior hasta que aparezca Personalizada y hacer clic con el ratn en esta opcin. Seleccionar en la parte derecha de la pantalla unidad Pulgadas. En la parte izquierda teclear en Ancho el mximo segn la indicacin entre parntesis. Y en largo indicar segn el nmero de agujeros de cada pgina de su documento en papel continuo: - 6 3 pulgadas (talones) indicar 300. - 8 4 pulgadas (recibos, bonos) indicar 400. - 12 6 pulgadas (albaranes, facturas) indicar 600. - 22 11 pulgadas (facturas, albaranes, papel listados) indicar 1100. - 24 12 pulgadas (facturas, albaranes, papel listados) indicar 1200.

Instalacion y Configuracion

3. A continuacin pulsar Aceptar. o Pulsar a continuacin, siempre que entre en personalizada, en rea no Imprimible y dejar a cero los cuatro mrgenes que aqu se preguntan. Pulsar Aceptar. Una vez en este punto pulsar ya en Aceptar (parte inferior) queda configurada la impresora para ser usada en impresiones con papel continuo desde cualquier aplicacin. De esta forma realizar correctamente los saltos de pgina de un documento al siguiente. o Compartir impresoras en la red: Se trata de permitir que la impresora de un ordenador pueda ser usada desde cualquier otro. Seguir los siguientes pasos: Acceder a la configuracin de impresoras del ordenador por INICIO / Configuracin / Impresoras. Seleccionar la impresora con el botn derecho del ratn, de esta forma aparecer un men, pulsar ya con el botn izquierdo en Compartir. Si esta opcin no aparece, es porque su equipo no permite compartir impresoras. Para solucionarlo, pulse con el botn derecho del ratn en el icono que aparece en el escritorio de Windows denominado Entorno de Red y seleccionar con el izquierdo en propiedades. Una vez aqu pulsar en el botn Compartir impresoras y archivos, activar Permitir que otros usuarios impriman en mis impresoras y pulsar Aceptar. Pulsar de nuevo Aceptar en la pantalla principal de Entorno de Red. Una vez hecho esto permitir Compartir sus impresoras. Pulsar en Compartido Como y denominarla con un nombre y pulsar en Aceptar. Con el nombre del Ordenador ms el de la impresora (Ej.\\Puesto1\ImpresoraFacturas) ser la forma de identificarla desde otro ordenador. Ejecucin del Programa Para acceder al Men principal del programa podemos ir a travs de la barra Inicio... Programas... Ofimtica... OFIHotel o bien, basta con hacer doble clic con el ratn en el icono Nos aparecer el siguiente men: Antes de dejarle entrar le preguntar usuario para comprobar a qu partes del proceso tiene derecho. Si no tiene restricciones pulse enter. Para acceder a los distintos procesos slo tiene que picar con el ratn en la barra superior o icono correspondiente, o bien pulsar la tecla Alt y a continuacin moverse con las flechas (o letra subrayada) al apartado que deseamos. Introduccin a la Configuracin Este mdulo sirve para indicarle al programa distintas claves de configuracin (empresas, numeradores, plan de cuentas, usuarios, etc.) para un correcto funcionamiento de la aplicacin. Consta de los apartados: Accederemos mediante el Men principal pulsando Alt + C. Empresas Con OFIHotel podemos gestionar hasta 999 empresas de autocares (empresas, no sucursales) diferentes. Con estas opciones, pulsando F5, activaremos, crearemos, borraremos, etc., la empresa seleccionada.Iconos especiales: Copiar en otra la empresa seleccionada Renumerar la empresa seleccionada. (Vease la opcin de Empresas 146 ). Parmetros Est dividido en 5 pantallas: Datos Empresa / Datos Contables / Otros Datos / Logo / Globales Necesarios / Otros TPVs. Palabra de Paso: Clave para proteger el acceso El programa OFIHotel deja total libertad para la codificacin del Plan de Cuentas, pero si queremos integrar los movimientos generados en la Contabilidad, habr que indicarle a qu cuentas queremos imputar los distintos apuntes. Ya viene con una codificacin propia y datos por defecto que, por experiencia, consideramos vlida para hacer un anlisis posterior de la Contabilidad de su Empresa. Pero esto es slo una recomendacin. Si su Asesor no est de acuerdo, no tiene ms que cambiar all y aqu las Cuentas y opciones que su Asesor le indique. Para una mejor comprensin de la codificacin de las Cuentas le indicamos su composicin. Son de 11 dgitos, de los cuales: 1-4..... Corresponde al nivel de Mayor 5-7..... Indica el nmero de Delegacin (sucursal) 8-11... Nmero de auxiliar Si no se utiliza nuestro programa OFICONTA, consultar Envo a Contabilidades Externas (No Oficonta), en el men Especiales, para exportar los apuntes generados en OFIHotel a su programa de contabilidad. Con la pantalla descrita a continuacin le diremos por tanto al sistema a qu cuentas vamos a llevar los apuntes y cmo. Definicin de Oficina: Central o Sucursal: Cmo es la oficina en la que estamos? Delegacin Contable: N de sucursal (correspondera a los dgitos 5-8 de las cuentas contables) N empresa enlace: A qu empresa vamos a llevar los apuntes contables y de tesorera? Especifica el n de Empresa que recibir la Contabilidad, de no existir la empresa indicada, dar la opcin de crearla. N empresa destino: Para hacer Traspaso de Apuntes a Central. Especifica el n de Empresa que tiene asignado la Central, este n ser utilizado al enviar datos y apuntes de la sucursal a la Central. Cuentas Contables: Podremos diferenciar las ventas analticamente por Tipo de Servicio. As

Ayuda OfiHotel

podremos analizar tambin va contabilidad la gestin de la Empresa. Otras Cuentas Contables: CUENTA QU CONTABILIZA? CAJA Cobros CLIENTES VARIOS Expedientes de clientes sin ficha abierta GASTOS TRANSFERENCIA Cuenta del gasto de las transferencias DESCUENTOS Campo Descuento del Expediente CARBURANTE Cuenta de Gasoil IVA REPERCUTIDO Cuenta de IVA repercutido IVA SOPORTADO Cuenta de IVA soportado IVA SOPORTADO INVERS. Cuenta de IVA soportado Inversiones Opciones de Replicacin de Ficheros entre Empresas: Si indicamos otros nmeros de empresas, lo que conseguimos es que cada vez que demos de alta un cliente o un proveedor este se replique en dichas empresas que pongamos en la lista. Porcentajes IVA: Indicaremos aqu los % de IVA aplicables a las facturas de clientes y proveedores. (Vease la opcin de Parmetros 148 ). Para Asignacin automtica Los cdigos de Clientes y Proveedores podemos crearlos manualmente o que el programa los vaya numerando correlativamente, a partir de las Cuentas de Mayor aqu indicadas. Tambin podemos indicarle si queremos que en la codificacin de los Clientes tenga en cuenta el n de Delegacin. Si sealamos Aplicar Delegacin en Clientes e indicamos el N de Delegacin, cuando se creen los clientes, el cdigo de estos comenzara por 4300+N Delegacin. Tratamiento de las divisas en la Gestin Divisa Base: Moneda en la que trabajamos Paso a Divisa Alternativa: Operacin a efectuar (Divide o Multiplica) Por: Cambio actual Divisa Alternativa: Moneda alternativa a imprimir o calcular Decimales en importes N de decimales con los que trabajaremos Imprime Divisa alternativa: Si lo marcamos, nos dar los totales de los documentos (facturas) en ambas divisas Cuentas Redondeo en Clculos divisa: Cuentas contables a favor o en contra donde queremos que lleve los redondeos. Caminos/Path de los Informes de la Aplicacin:Dnde se encuentran los Informes predefinidos para los Documentos, Listados y Tesorera. Con localizar podemos ayudar a buscar y asignar. Informes de Gestin (Documentos) Indicar: \\nombre_servidor \ ruta_especificada_en_el_servidor \ Documentos. Informes de Gestin (Listados) Indicar: \\nombre_servidor \ ruta_especificada_en_el_servidor \ Listados Informes de Tesorera: El directorio del servidor indicado variar dependiendo de si est no instalado OfiConta, pero en cualquier caso estar enganchando al servidor. Si instalado: OfiContaW\Listados Si no instalado: OFIHotelW\LisTesoro Numeradores Salvo indicacin en contra, el programa va numerando correlativamente los distintos documentos. Si queremos alterar esta numeracin tendremos que modificarla a travs de esta pantalla. (Vease la opcion de Numeradores 153 ). Atencin: La accin de modificar los numeradores de la empresa puede ocasionar cruces con numeraciones anteriores, por ello aconsejamos que no se cambien sin consultar a Ofimtica.

Delegaciones / Sucursales o La utilidad de esta opcin radica en la gestin de las Delegaciones (Sucursales), siendo posible la creacin , modificacin , consulta y borrado de delegaciones, as como tener notas adicionales sobre la delegacin que est seleccionada. Cuando creemos una nueva Delegacin, el programa nos solicitar un cdigo que lo asignaremos nosotros, y un nombre para ella. o NOTA: Es imprescindible definir una sucursal cuyo cdigo coincida con la delegacin especificada en el apartado de Datos Contables que est contenido en los Parmetros 148 de la Empresa. En la Central deben haber creadas tantas Delegaciones como oficinas fsicas existan, para que la Central pueda consultar sin problemas los datos de dichas oficinas.(Vease la opcin de Delegaciones / Sucursales 154 ).

Usuarios o Si no queremos que todo el personal tenga acceso a todas las opciones, esta opcin nos permite crear usuarios, que podrn acceder o no a determinadas partes del programa en funcin de los que

Instalacion y Configuracion

aqu se programe. Ejemplo, podemos definir un usuario denominado RECEPCIN, que slo tenga acceso a la parte de recepcin, Facturas del dia, reservas, quitando la parte de administracin, almacn y tpv. Para ello el "administrador del sistema" entrara en esta opcin e ir creando o modificando los distintos usuarios que van a trabajar en la aplicacin. Por cada usuario tendr un registro con: Nombre usuario Palabra de paso

o Cada vez que alguien quiera acceder a OFIHotel tendr que identificarse y teclear su clave de acceso. Si la dejamos en blanco no hay que introducir palabra de paso. Por cada usuario que quiera crear diferente (puede ser el nombre de cada empleado) tendr que hacer: 1. Entrar en esta opcin. 2. Dar el nombre del usuario a crear o modificar. 3. Teclear clave de acceso. 4. Ir a cada opcin a proteger y pasarla (doble clic oenter) de Opciones con Acceso a Opciones sin Acceso. 5. Aceptar para terminar. 6. Salir de OFIHotel. Al entrar en OFIHotel preguntar nombre del usuario que va a trabajar. Si ste tiene protegida alguna opcin, sta aparecer en otro tono y sin la letra a escoger en intenso. Para ir ms rpido se pueden asumir de otro usuario. Adems de proteger accesos a determinadas partes del programa, podremos tambin proteger las siguientes opciones: Super Usuario: Permite el acceso a Todos los Procesos. o (Vease la opcin de Usuarios 155 ).

Gestin de Bloqueos En esta opcin podemos liberar de bloqueos a la aplicacin. Entenderemos como bloqueos las acciones en las que dos usuarios intentan realizar la misma funcin simultneamente. Para que no haya conflicto, OFIHotel bloquea a los usuarios. Podemos ver que estamos bloqueados cuando al hacer alguna accin el puntero del ratn queda en estado de reloj de arena. Para desbloquear entramos en esta opcin y borramos filas. (Vease la opcin de Bloqueos 159 ).

Localizacin de Bases de Datos Con esta opcin indicamos a la aplicacin en qu carpetas se encuentran los datos de Contabilidad, Cdigos Postales y datos de OFIHotel. Con localizar podemos ayudarnos a buscar y cargar la ruta exacta. (Vease la opcin de Localizacion de Bases de Datos 159 ). NOTA: Tendremos que tener en cuenta que si en la oficina existe la aplicacin OFICONTA, la localizacin de Oficonta ser sobre su carpeta y no la de OFIHotel como pasara en cualquier sucursal. En los puestos hay que guiar esta ruta contra Oficonta aunque en el ordenador no est instalado Oficonta.

Manual OfiHotel

II

Funcionamiento

11

2
2.1

Funcionamiento
Manejo de Datos en Pantalla
Manejo de Datos en Pantalla
El manejo de datos en pantalla ser igual para cualquier ventana y bsicamente se rige por las normas standard de Windows. Asi : Mens: El uso de las opciones de men es muy simple. Se accede a la opcin de men pulsando ALT y la letra subrayada o simplemente haciendo click con el ratn. Si las opciones de men que aparecen tienen un icono asociado, normalmente es que esta misma opcin se encuentra en la barra de herramientas (lista de iconos justo debajo del men) accediendo a la misma opcin haciendo click en ese icono. Tambin en esta barra de herramientas, si ponemos el puntero del ratn sobre un icono nos aparecer un texto explicativo de la opcin al que se refiere. Las opciones de men se activa o desactiva segn las necesidades de la aplicacin en cada momento. Movimiento en Pantalla: Para movernos de un dato a otro se usa el Tabulador para avanzar y Mayscula+Tabulador para retroceder. En cualquier caso si son datos normales de texto (un nombre, una direccin, etc) se podr avanzar con Intro y retroceder con flecha arriba. Si existe algn texto con una letra subrayada se acceder a ese dato pulsando ALT+la letra subrayada. Acceso a datos de Ficheros y Localizacin de cdigos: Si el dato es un cdigo de ficha (Dni de un cliente, cdigo de cargo, cdigo de nacionalidad, etc) se activan en la barra de herramientas de la pantalla una serie de opciones que permiten localizar o acceder a la ficha completa de ese dato (Cliente, cargo, etc), son las que a continuacin se describen: Busca mediante la ventana de bsqueda de forma cmoda una ficha (Ctrl+Inicio). Si se trata de cdigos postales acceder a la ventana de bsqueda de cdigos postales . En cualquiera de los dos casos, al volver cargara en nuestra ventana actual los datos necesarios. Permite crear una nueva ficha. Al volver cargara en nuestra ventana los datos necesarios (Ctrl+AvPag). Permite consultar la ficha del cdigo indicado en ese momento (Ctrl+RePag). Permite modificar la ficha del cdigo indicado en ese momento (Ctrl+Fin). Al volver cargara los datos modificados Otros tipo de datos y su uso lo explicamos a continuacin: Listas desplegables. Pulsando en el botn de la flecha se despliega una lista con los datos a indicar. Tambin con las flechas hacia arriba y abajo o tecleando nos moveremos por los diterentes valores. Cajas de Chequeo. Pulsando con el botn izquierdo del ratn se activa o desactiva. Es como indicar s o no al dato requerido. Tambin se activa / desactiva pulsando con espacio una vez en este dato. Seleccin de una opcin. Pulsando con el botn izquierdo en una de las opciones sta pasa a ser la activa del grupo requerido. Es muy comn su uso cuando se piden varias opciones y se requiere slo una de ellas. Controles standard: Diferentes Pestaas permiten al pulsar con el ratn en cada una de ellas que aparezcan diferentes datos segn el texto indicado en cada una de ellas. Se usa comnmente para pedir

12

Ayuda OfiHotel

desde la misma ventana mltiples datos. Asignacin de cdigo a fichas, Manual (teclear el cdigo a aplicar), Auto (el cdigo asignado ser el siguiente al ltimo creado) y Libres (busca el primer hueco existente entre los ya creados). Esta opcin de asignacin de cdigos no se permite en todos los ficheros, normalmente slo en aquellos con cdigo de ficha numrico.

2.2

Manejo de Listas
Manejo de Listas
Las listas son de uso muy tpico en la aplicacin para casos como las lneas de una factura o la gestin de cargos, listados, etc. En la figura siguiente vemos un ejemplo de estas listas:

Las teclas a usar seran las siguientes: - De movimiento: Flecha arriba/abajo, para movernos entre las diferentes lneas una a una. AvPag / RePag, para avanzar o retroceder paginas completas. Inicio/Fin, para ir a la primera o ltimas lneas actuales. Ctrl+Inicio/Ctrl+Fin, nos movemos al principio o al final de las lneas cargadas en la lista. Usando el ratn haciendo click con el botn izquierdo se puede seleccionar una fila. - De Edicin: Siempre que la lista lo permita Intro o Doble Click, Para entrar a modificar una lnea, como en la figura siguiente.

Una vez en edicin, funciona como en manejo de datos en pantalla . ESC, para cancelar la edicin de una lnea. Para que una vez editada queden guardados los cambios, hay que aceptar en el botn de la derecha de la lnea editada pulsando intro al llegar a l o simplemente haciendo click. - Otros: Habr casos en que haciendo click con el botn izquierdo o el derecho en la cabecera de una columna, sta se ordene en base a esa columna en forma ascendente o descendente respectivamente. Esta utilidad es de uso muy interesante en los listados.

2.3

Funcionamiento de Ficheros
Funcionamiento de Ficheros

Funcionamiento

13

El funcionamiento de la primera ventana que aparece al entrar en alguno de los ficheros es el que a continuacin se describe. Esta gestin nos permite la creacin, consulta, modificacin , eliminacin, etc del fichero que en ese momento estemos tratando. La manera de trabajar que aqu vamos a describir es similar al resto de opciones de la aplicacin.

Pasemos a ver un ejemplo con el fichero de cargos:

Para localizar una ficha, seleccionar campo de bsqueda como a continuacin veremos, y teclear el dato a buscar. Operaciones Permitidas : Bajo este epgrafe quedan recogidas las operaciones disponibles a nivel de registros y a nivel de ficheros. Las acciones comunes a todos los ficheros maestros estn contenidas en el men ACCIONES. Estas acciones tambin pueden seleccionarse pulsando con el botn derecho del ratn sobre el campo cdigo (campo con la llave) de cada una de las fichas para una mayor comodidad. En este campo pulsando con el ratn seleccionamos esa ficha. La utilidad de cada una de las operaciones, as como el icono y las teclas calientes asociadas a cada una de ellas se indica a continuacin: Implica lanzar la ventana del fichero para crear nuevas fichas. Esta creacin, en la mayora de los ficheros, implica la asignacin de un cdigo a la nueva ficha, accin que puede realizarse de tres maneras. Manual, Automtica (cdigo siguiente al mayor) y Libre (primer cdigo disponible) . Implica lanzar la ventana del fichero para consulta de la ficha seleccionada. La consulta no supone bloqueo de la ficha para el resto de usuarios. Interesante su uso si slo queremos realmente consultarla.

14

Ayuda OfiHotel

Implica lanzar la ventana del fichero para modificacin de la ficha seleccionada. La modificacin de la ficha seleccionada supone que sta queda bloqueada para el resto de usuarios de la aplicacin. Se desbloquea al Aceptar o Cancelar la edicin, por lo tanto debe estar lanzada la ventana de modificacin Elimina la ficha seleccionada si respondemos afirmativamente a la pregunta que realiza el programa. Esta opcin permite seleccionar el campo por el que se ordenan los registros en la lista. Por defecto el programa ordena por el nombre. Tambin es vlido pulsando con el botn izquierdo en la cabera de la columna por la que queremos ordenar. Implica abandonar la pantalla activa. Esta accin la podremos realizar igualmente si se pulsa ESC el botn Ya en el men ficheros (no disponible en todos) podemos realizar otro tipo de operaciones especficas para cada caso, normalmente listados como a continuacin se explica Da acceso a una ventana en la que indicaremos el filtro del listado. Al aceptar el filtro lanzara la ventana de listados explicada en el captulo funcionamiento. Criterio de Bsqueda : El criterio de ordenacin en el fichero es fcil detectarlo pues dicho campo est marcado segn la siguiente figura: Para cambiar dicho criterio sin necesidad de elegir la opcin arriba indicada, basta con picar con el botn izquierdo del ratn sobre el nombre del campo que nos interese. Si la ficha buscada no aparece entre las mostradas queremos visualizar las fichas a partir de un patrn, debemos especificar ste en el campo y pulsar la tecla TABULADOR Registros del Fichero : Presenta las primeras fichas registros existentes en el fichero, clasificadas por el criterio de ordenacin establecido.Para seleccionar una ficha entre las existentes, basta con pinchar sobre su cdigo (el que tiene la llave). El programa pondr en blanco sobre el fondo azul el registro seleccionado. Una vez en la ventana de modificacin o consulta podemos navegar entre las diferentes fichas con las opciones reflejadas en la siguiente figura: Ir al principio, anterior, siguiente y al final respectivamente.

2.4

Ventana de Factura
Ventana de Factura
Esta ventana se usa tanto para crear una nueva factura directa como para modificar una ya generada. Su uso ser el mismo para Facturas de recepcin, como facturas directas y como facturas proforma, en el caso de estas ltimas no pedir datos relacionados con la forma de pago. El funcionamiento en esta ventana ser como se describe en manejo de Datos en Pantalla . Si es una factura nueva se asigna nmero y fechas de sta de forma automtica, aunque las fechas pueden ser modificados. El funcionamiento del resto de datos que se pide en esta pantalla es el siguiente:

Funcionamiento

15

1. Datos del cliente: - Indicar aqu los datos personales del cliente (cliente alojado y indicar si es particular, agencia o empresa), cuenta contable, as como bono (si es una factura de recepcin sta lo tomar de la entrada). Mirar tambin en Nomenclatura/Aclaraciones en Campo D.N.I./C.I.F. 2. Lneas de Factura: - Su funcionamiento bsico ser como se describe en manejo de listas . Aqu nos pide: - Habitacin (no es obligatorio), fecha del cargo, cdigo de cargo (de ste cdigo se actualiza la estadstica correspondiente), descripcin que por defecto cargara la del cargo indicado, pero puede ser modificada teniendo un amplio margen de texto (hasta 255 caracteres), unidades, importe y comisionable, este dato es importante, ya que se aplicar la comisin a ceder a las agencias slo en aquellas lneas indicadas como comisionables. 3. Datos de Impresin de Factura: - Estn situados a la derecha de las lneas de factura. - Aqu indicaremos la relacion de habitaciones a desglosar en factura y nmero de personas. - Tambin configuramos la impresin de factura, indicando si imprime la relacin de habitaciones y si las lneas al imprimirse se agrupan (unifica los importes de cargos iguales para la misma fecha) o completa (desglosa todos los cargos). 4. Forma de Pago: - Se podrn indicar hasta 4 formas de pago diferentes, importe en metlico, importe en dos formas de pago de tarjeta o similar e importe a crdito. - Las formas de pago usadas sern desglosadas en la factura a la hora de la impresin. - Si se indica importe a crdito, esta factura quedara para gestionar posteriormente su cobro en la gestin de vencimientos de tesorera desde OfiConta. La forma en que el cliente nos pagara este vencimiento la especifica la forma de pago como tal que se indique (ver ayuda de tesorera). El resto de formas de pago quedaran reflejados el listado de movimientos de caja .

16

Ayuda OfiHotel

5. Totales de la Factura: - Aqu quedaran reflejados los totales de factura desglosado por tipos de IVA. - En este apartado se pide el porcentaje de Comisin / Descuento a aplicar en los conceptos comisionables. Los apuntes que se pueden generar desde esta opcin se explican en el captulo Generacin de apuntes contables de Nomenclatura/Aclaraciones.

2.5

Ventana de Bsqueda
Ventana de Bsqueda
Esta ventana nos permite de forma cmoda localizar por varios criterios un cdigo del fichero en cuestin. La pantalla que aparece sera la siguiente:

1. rea de men, para Aceptar o Cancelar la bsqueda realizada y para cambiar el criterio de bsqueda. 2. Teclear el dato a buscar. Mas abajo esta la opcin de bsqueda por criterio (buscar todas las fichas que contengan el texto que se indique). 3. Tecleando 1 Click en la cabecera de la columna cambia el criterio de bsqueda. Mas abajo se lista las fichas cargadas segn el criterio y texto indicados. Se puede seleccionar la ficha haciendo click en el cdigo y con doble click o Intro aceptar la ficha seleccionada como la buscada. En esta lista nos podemos mover con las teclas de cursor (Flechas, AvPag, RePag, etc.) o con el ratn usando la barra de desplazamiento de la derecha. Una vez aceptada la ficha que buscamos, cargara en la ventana de llamada los datos necesarios.

Funcionamiento

17

4. En este apartado vemos: - El nmero de registros que queremos listar por carga. - Podemos marcar la opcin de leer realmente solo los primeros 200 registros. Si no marcamos esta opcin nos cargara el total de registros que haya. - Mas a la derecha tenemos el total de registros ledos y cargados al igual que el total de registros seleccionados.

2.6

Ventana de Bsqueda de Cdigos Postales


Ventana de Bsqueda de Cdigos Postales
Esta ventana nos permite de forma cmoda localizar una poblacin o incluso una calle para aquellos casos en que nos falta el cdigo postal de un cliente, proveedor, etc. La pantalla que aparece sera la siguiente:

Se trata de: 1. Localizar provincia.- pulsando Intro o con doble click cargara las localidades de sta. 2. Localizar poblaciones.- operaremos de esta misma forma en las localizades y si tiene la localidad seleccionada tiene callejero. nos pedir ya por ltimo que localicemos la direccin. 3. Buscar calle en el callejero. 4. Pulsando en Aceptar se llevar a la ventana de llamada los datos necesarios.

18

Ayuda OfiHotel

2.7

Modo de Impresin
Modo de Impresin
Ventana mediante la cual podemos indicar como visualizar un listado.

Desplegando la lista de impresoras disponibles podemos seleccionar la que deseamos utilizar para el documento y si queremos predeterminarla. Podemos cambiar y predefinir el nmero de copias a imprimir. La orientacin del papel, bien vertical u horizontal. El apartado de formatos es para cambiar y predeterminar un formato personalizado (factura, ...). El listado podemos sacarlo por Pantalla pulsando con el ratn o Ctrl+P o por Impresora de igual modo o Ctrl+I. Por ltimo para salir pulsar en la opcin correspondiente o ESC.

2.8

Manejo de Listados por Pantalla


Manejo de Listados por Pantalla
En determinados listados (todos aquellos que se haga referencia a este captulo) por pantalla su formato y manejo es el siguiente:

Funcionamiento

19

2.9

Botn Imprimir
Botn Imprimir
Se accede mediante el botn Imprimir desde las ventanas de listados o susceptibles de hacer salidas impresas. La pantalla ser siempre parecida a la siguiente:

20

Ayuda OfiHotel

Como vemos esta ventana nos permitir seleccionar impresora, incluso acceder a a sus propiedades, tamao del papel a usar, y origen u orientacin de ste. Pulsando en Imprimir se lanza el listado por impresora.

2.10

Botn Previsualizar
Botn Previsualizar
En esta ventana se visualizan todos los listados del programa y ahora vemos que posibles opciones tenemos con el listado en pantalla: 1. Con las flechas de direccin vamos pasando a la siguiente,anterior, principio o fin de las paginas que se cargan en pantalla. 2. Esta opcin nos sirve para ver el listado en los siguiente modos: a pantalla completa, ancho de pagina, en dos paginas o en varias paginas. Tambin podemos cambiar el zoom a 150,100, 75, 50 y 25% de tamao.

La ventana de visualizacin de documentos es la siguiente:

Funcionamiento

21

3. Desde aqu podemos imprimir la pagina o configurar las paginas que queremos imprimir (Vease Boton Imprimir 19 ). 4. Este campo nos sirve para buscar cualquier palabra en el contenido del documento. 5. Podemos exportar el documento a CVS (para abrirlo con cualquier hoja de calculo), a EXCELL, a PDF o a HTML (Formato WEB).

2.11

Ventana de Listados

Ventana de Listados
Ventana standard inicial para los listados en la que podremos cambiar el criterio de ordenacin, usar el botn previsualizar y el botn imprimir . Una ventana ejemplo podra ser la siguiente :

Para cambiar el criterio de ordenacin basta con pulsar con el botn izquierdo del ratn en la columna correspondiente.

Manual OfiHotel

III

Administracin

23

3
3.1

Administracin
Comprobacin por forma de Pago de Facturas
Comprobacin por Forma de Pago de Facturas
Esta opcin nos permitir visualizar la informacin relacionada con la forma de pago de facturas segn una seleccin, podremos verlo por pantalla o imprimirlo. Seleccionando factura podremos acceder a ella para su consulta o modificacin. Si accedemos a la opcin de 'Comprobacin por forma de Pago de Facturas' en administracin nos dejara modificar facturas anterior a la fecha de trabajo y automaticamente se generara una factura abono y otra factura nueva con las modificaciones hechas. Por el contrario si accedemos a la opcin en recepcin solamente nos dejara modificar facturas del da. La visualizacin de facturas se podr realizar segn la pantalla siguiente por : Fecha de factura, Cdigo de Empresa / Agencia, Cliente alojado, Serie de facturas 168 , Forma de pago, Cif y Cuenta contable. Para visualizar las facturas, pulsar en Cargar Datos ....

A continuacin vemos como la pantalla se ampla incluyendo la lista de facturas segn la seleccin que le hemos indicado.

24

Ayuda OfiHotel

Como vemos en el listado al final nos sale un resumen de las formas de pago de cada una de las facturas. Si pulsamos en alguna de las columnas (factura, fecha, cliente alojado, ...) nos ordenara la seleccin de facturas por el campo seleccionado. Se podr acceder a modificacin de facturas como previsualizarla o imprimirla.
82

, seleccionndola y pulsando en Modificar Factura, as

3.2

Diario de Facturas Emitidas


Diario de Facturas Emitidas
Esta opcin nos permitir visualizar la informacin relacionada de cada una de las facturas hechas en el hotel segn una seleccin por impresora o pantalla. Seleccionando factura podremos acceder a ella para su consulta o modificacin. La visualizacin de facturas se podr realizar segn la pantalla siguiente por : Fecha de factura, Cdigo de Empresa / Agencia, Cliente alojado, Serie de facturas 168 , Forma de pago, Cif y Cuenta contable. Aqu tambin tenemos la opcin de imprimir cliente alojado en vez de empresa.

Para visualizar las facturas, pulsar en Cargar Datos .... Y a continuacin vemos como la pantalla se

Administracin

25

ampla incluyendo la lista de facturas segn la seleccin que le hemos indicado.

Como vemos en el listado al final nos sale un resumen de las formas de pago de cada una de las facturas. Si pulsamos en alguna de las columnas (factura, fecha, cliente alojado, ...) nos ordenara la seleccin de facturas por el campo seleccionado. Se podr acceder a modificacin de facturas como previsualizarla o imprimirla.
82

, seleccionndola y pulsando en Modificar Factura, as

Si pulsamos en 'Resumen de Tipos de Iva ...' nos mostrara un resumen con los % de IVA utilizados en la facturacin, la base imponible y la cuota de IVA.

3.3

Nueva Factura Directa


Nueva Factura Directa
En esta opcin daremos de alta una factura nueva directa totalmente independiente. Se asigna un nmero de factura de forma automtica segn la serie de facturas sta y la de entrada y salida.
168

directas, la fecha de

26

Ayuda OfiHotel

A continuacin procederemos a rellena los datos segn el funcionamiento de la ventana de factura

14

3.4

Emisin Diferida de Facturas


Emisin Diferida de Facturas
Opcin que nos permitir emitir facturas filtrando por: Fecha, Nmero, Serie de facturas, Dni de clientes, Cdigo de empresa y Forma de pago. Tambin podremos emitir la seleccin de facturas agrupada por cargo, descripcin, cargo y fecha, forfait y completa.

Administracin

27

En esta opcin solo podremos visualizar facturas por pantalla o imprimirlas segn la seleccin que le hayamos indicado.

3.5

Nueva Factura Proforma


Nueva Factura Proforma
Las facturas proforma no tienen ninguna repercusin fiscal ni contable. Al entrar en esta opcin asignar nmero de factura Proforma de forma automtica . A continuacin procederemos a rellenar los datos segn el funcionamiento de la ventana de factura
14

3.6

Modificacin Facturas Proforma


Modificacin Facturas Proforma
Esta opcin nos permitir cargar facturas proforma segn un filtro previo, para acceder a modificarla. La seleccin se podr realizar segn la pantalla siguiente por fecha de factura y cdigo de cliente. Para visualizar facturas, pulsar en Cargar Datos >>.

28

Ayuda OfiHotel

A continuacin la pantalla se ampla incluyendo la lista de facturas segn seleccin. Se podr acceder a modificacin de facturas 82 , seleccionndola y pulsando en Modificar Factura seleccionada, as como usar el botn previsualizar o el botn imprimir con la seleccin cargada.

3.7

Diario de Produccin
Diario de Produccin
En esta ventana indicamos entre que fechas queremos ver el diario de produccin. Pulsamos en 'Cargar' para ver la informacion relacionada con nuestro hotel.

En la siguiente ventana vemos como se visualiza la informacin de produccin completa del hotel. Podemos ver la produccin entre una serie de fechas indicadas (Desde, Hasta) y asi comprobar la produccin por meses, trimestres, .....

Administracin

29

Como vemos nos da informacin relacionada con Produccin de cargos del da desglosado por: 1. Produccin de Cargos por familia, nos da el importe y unidades por cargo y al final nos da el total de de la produccin de esos cargos. 2. Totales en Recepcin en la cual nos detalla el total facturado en recepcin segn las formas de pago, entregas a cuenta, el crdito pendiente y el total con y sin IVA. 3. Habitaciones ocupadas segn el tipo de habitaciones y el total de personas alojadas segn tipo de habitacin. 4. Totales de Puntos de Venta, desglosado por formas de pago, cargos a la habitacin, total de cada punto de venta y los comensales. Esta informacin se puede listar con el botn previsualizar o tambin podemos imprimirla.

3.8

Parte de Produccion
Parte de Produccin
En el parte de produccin vemos la produccin que hemos tenido en la fecha indicada. Depende de la configuracin de nuestro hotel, nos saldr el desglose producido por cargo y familia de cargo en el da y mes que le hemos indicado. El listado nos saca la produccin actual en las siguientes columnas: 1. - por da con el porcentaje correspondiente. 2. - por mes y ao haciendo una comparativa entre el presupuesto, el mes actual y el mes anterior con sus porcentajes correspondientes. Tambin podemos agrupar por descripcin comercial u orden, ver la estadstica en unidades con el precio medio y mostrar presupuesto total del mes o ao marcando activando cada una de las casillas que se ven en la pantalla.

30

Ayuda OfiHotel

Finalmente podemos imprimir nuestra produccin por pantalla o impresora.

3.9

Mano Corriente Comercial


Mano Corriente Comercial
Resumen diario de la facturacin del hotel.

Administracin

31

Este resumen lo podemos ver en los siguientes apartados: - Facturacin / Cobros.- Total facturado por da, mes y ao desglosado por forma de pago - Crditos.- nos muestra lo pendiente del da anterior, los crditos cobrados, el total de crditos producidos y los pendientes, todo desglosado por da, mes y ao. Tambin nos muestra los crditos a 30, 60, 90, 120 y +120 das - Descuentos / Deducciones.- Aqu nos muestra el total de descuentos, comisiones, abonos y deducciones por da, mes y ao y con el % que han tenido sobre factura. - Segmentacin de Ventas.- Segmentacin de Tarifas.- Carro Produccin Da.- Nos muestra la produccin arrastrada del da anterior, la del da de trabajo y el saldo final del carro de produccin. - Invitaciones / Uso de Casa.- Muestra por da, mes y ao las invitaciones / uso casa por cargo.

3.10

Acumulados de Cargos de Facturacin


Acumulados de Cargos de Facturacin
Esta opcin nos visualiza la produccin de cargos facturados da por da segn las fechas solicitadas.

32

Ayuda OfiHotel

Si se hace un cambio de fechas pulsar en el botn cargar para incorporar la informacin segn el nuevo filtro. Tambin podremos cargar el acumulado de una o varias habitaciones en concreto. Esta informacin se puede listar con el botn previsualizar o el botn imprimir.

3.11

Acumulados por Cif de Agencia/Empresa


Acumulados por CIF de Agencia/Empresa
Esta opcin nos ayuda a saber todo lo que una agencia / empresa tiene y lleva facturado. Como vemos podemos filtrar por fecha de factura, forma de pago, tipo de cliente, agencia/empresa, DNI cliente alojado, CIF agencia/empresa y cuenta contable. Tambin podemos indicarle que nos muestre las facturas de una determinada serie (Recepcin, facturas directas u todas) Podemos asignar un importe (de ventas > que ej:3.000 euros) para que nos muestre las facturas mayores a ese importe que indiquemos (Ventas > Que).

En la siguiente ventana vemos toda la facturacin de la Agencia/Empresa que indiquemos con los correspondiente filtros marcados en la pantalla anterior.

Administracin

33

Este listado podremos previsualizarlo para exportarlo a cualquier formato o imprimirlo.

3.12

Estadistica

3.12.1 de Produccin de Cargos


de Produccin de Cargos
Nos permite visualizar la produccin de cargos entre fechas comparando con otro periodo si as se solicita.

34

Ayuda OfiHotel

Esta estadstica se puede organizar por familias de cargos o simplemente por cargos. Se pide un primer periodo de fechas y un segundo, si se activa, para hacer el comparativo de ambos periodos, siempre hay que pulsar en el botn cargar para recalcular la informacin segn el filtro indicado. Esta informacin se puede listar con el botn previsualizar o el botn imprimir usando el ttulo que aqu se tecle para una mejor identificacin del listado.

3.12.2 de Ocupacin General


de Ocupacin General
Nos permite visualizar la ocupacin global de habitaciones entre fechas.

Administracin

35

Puede verse por da, mensual o anual entre las fechas que se indiquen. Pulsar en aceptar para cargar la informacin solicitada El porcentaje de ocupacin se tomar en base al total habitaciones y personas que se indiquen como ocupacin plena del hotel en Parmetros . Esta informacin se puede listar con el botn previsualizar o el botn imprimir .

3.12.3 por Nacionalidades


por Nacionalidades
Nos permite visualizar la ocupacin global por nacionalidades entre fechas.

36

Ayuda OfiHotel

Como vemos esta estadstica nos presenta por nacionalidades (por comunidades se se activa esta opcin para el caso de espaoles) y entre las fechas solicitadas la ocupacin de habitaciones y personas, as como su estancia media. Pulsar en aceptar para cargar la informacin solicitada Esta informacin se puede listar con el botn previsualizar o el botn imprimir .

3.12.4 Especfica del I.N.E.


Especfica del I.N.E.
Nos permite visualizar la informacin necesaria para rellenar el formulario de estadstica que el INE solicita peridicamente de una semana determinada. Indicar la fecha de inicio y pulsar en Aceptar para cargar la informacin en pantalla.

Administracin

37

Esta informacin se puede listar en pantalla con el botn previsualizar o por impresora con el botn imprimir.

3.12.5 Viajeros y Pernoctaciones I.N.E. (Espaa)


Viajeros y Pernoctaciones I.N.E. (Espaa)
Nos permite visualizar la informacin de entrada de viajeros por pas y sus pernoctaciones correspondientes en el mes completo de la fecha que indiquemos.

38

Ayuda OfiHotel

3.12.6 de Ocupacin por Tipos de Clientes


de Ocupacin por Tipos de Clientes
Estadstica relacionada con la ocupacin por Tipos de Clientes. Informacin interesante, ya que se trata de comprobar qu grupos clientes ocupan nuestro establecimiento. Indicar las fechas a visualizar y pulsar en Aceptar para cargar la informacin en pantalla, nos presenta habitaciones ocupadas, personas alojadas y estancia media de cada tipo de cliente.

Esta informacin se puede listar con el botn previsualizar o el botn imprimir .

Administracin

39

3.12.7 de Ocupacin por Tipos de Habitaciones


de Ocupacin por Tipos de Habitaciones
Estadstica relacionada con la ocupacin por Tipos de Habitaciones. Informacin interesante, ya que se trata de comprobar qu tipos de habitaciones se ocupan preferentemente. En la siguiente ventana vemos un ejemplo:

Indicar las fechas a visualizar y pulsar en Aceptar para cargar la informacin en pantalla, nos presenta habitaciones ocupadas, personas alojadas y estancia media de cada tipo de habitacin. Esta informacin se puede listar con el botn previsualizar o el botn imprimir .

3.12.8 de Ocupacin y Produccin de un mes


de Ocupacin y Produccin de un Mes
Estadstica relacionada con la ocupacin y produccin del mes que le indiquemos.

40

Ayuda OfiHotel

Sea cual sea la fecha que indiquemos, nos muestra el mes completo y podemos visualizar los solo los totales por familia, todo o slo totales.

3.13

Ficheros

3.13.1 Idiomas
Idiomas
En este fichero crearemos los diferentes idiomas a definir en cada uno de los cargos. El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros idiomas en manejo de datos en pantalla 11 .
12

y el de la ficha de

Como vemos se trata de indicar simplemente un cdigo (se puede asignar de forma automtica) y una descripcin para cada uno de los idiomas a usar al traducir la descripcin de cada uno de los cargos. El idioma que se use al generar factura lo define la nacionalidad del cliente alojado.

3.13.2 Nacionalidades
Nacionalidades
En este fichero se crean los diferentes idiomas a definir en cada uno de los cargos. Ya de inicio se dan creadas las nacionalidades principales as como las comunidades autnomas espaolas.

Administracin

41

El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros cada nacin en manejo de datos en pantalla 11 .

12

y el de la ficha de

El cdigo de nacionalidad tiene seis dgitos, los tres primeros identifican el pas y los tres siguientes una posible subdivisin dentro del pas, como en el caso de Espaa por comunidades. Se pide una descripcin y el idioma a usar para cada una de las nacionalidades en factura. Desde esta ventana se da acceso a la creacin de idiomas
40

3.13.3 Tipo de Habitaciones


Tipo de Habitaciones
En este fichero se crean los diferentes Tipos de Habitaciones a usar en la gestin de Recepcin.

El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros cada Tipo de Habitacin en manejo de datos en pantalla 11 .

12

y el de la ficha de

El cdigo de habitacin es alfabtico de dos caracteres. Indicar descripcin, nmero de personas que se pueden alojar en este tipo de habitacin y el total habitaciones existentes en el establecimiento de este tipo. Estos datos o valores relacionados con el tipo de habitacin deben estar correctos para que en el resumen de ocupacin del tipo de habitaciones no nos de nada extrao.

42

Ayuda OfiHotel

3.13.4 Habitaciones
Habitaciones
En este fichero se crean todas las habitaciones del hotel a gestionar en Recepcin. El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros cada Habitacin en manejo de datos en pantalla 11 .
12

y el de la ficha de

El nmero de habitacin puede ser de hasta 5 dgitos, normalmente se usan 3 (el 1 identifica el piso y los dos ltimos el n dentro de ese piso). A la hora de crear la habitacin hay que indicar el tipo de habitacin que es (se da acceso para crear o buscar al fichero de Tipos de Habitaciones 41 ) y su estado inicial. Adems el campo Estado indica si est Libre u Ocupada, si este ltimo es el caso se indicar nombre del cliente alojado y fechas de entrada y salida previstas para la habitacin.

La situacin de la habitacin puede ser, como en la figura se muestra, limpia (en el cuadro de habitaciones 71 pueden ponerse como limpias individualmente, por planta o todas), en limpieza (cualquier habitacin que a la hora del cierre del da est ocupada pasara a limpieza) o bloqueada (se deber indicar la causa del bloqueo ya que sta ser avisada cada vez que se intente acceder a la habitacin, se puede bloquear/desbloquear una habitacin desde el cuadro de habitaciones 71 ). Por ltimo existe un campo de observaciones para cada habitacin.

3.13.5 Familias
Familias
En este fichero se crean las familias de cargos como una forma interesante de agruparlos. El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros familias en manejo de datos en pantalla 11 .
12

y el de la ficha de

El cdigo es alfabtico de tres caracteres. Indicar descripcin de cada una de ellos.

Administracin

43

3.13.6 Cargos
Cargos
En este fichero se crean las los cargos a usar en la gestin de recepcin, organizados por familias En la ventana inicial de cargos existe la opcin con la que se traduce cada uno de los cargos a los diferentes idiomas 40 previamente creados. Segn la nacionalidad del cliente alojado se usar esta traduccin en su factura.

El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros cada Cargo en manejo de datos en pantalla 11 .

12

y el de la ficha de

El cdigo de cargo ser alfabtico de 4 caracteres. Indicar una descripcin, sta ser la propuesta al pasar un cargo a una habitacin, pero siempre puede ser modificada. El cargo puede ser comisionable, en tal caso ser de los que se calcula comisin para las agencias. - Tipo de I.V.sA. de los definidos en Parmetros . - Cuenta contable de produccin, es la que se usa a la hora de contabilizar la factura para este cargo.Si existen en la factura varios cargos con la misma cuenta, sern agrupados en un solo apunte. - Familia, se da acceso a este fichero de familias 42 para crear o buscar sobre la marcha. Se usa para clasificar los cargos a nivel estadstico. La estadstica de produccin de cargos se puede visualizar por cargos o por familias de cargos - Importe automtico, si el cargo creado tiene un importe fijo, al indicarlo aqu se aplica de forma automtica al pasarlo a una habitacin. Tener en cuenta que existe una opcin de definicin de precios 46 por temporadas y tipos de clientes para cada uno de los cargos. Si se ha definido precio en esta opcin independiente, ste ser el usado de forma automtica. - Funcionamiento, aqu se asigna el funcionamiento que va a llevar el cargo, puede ir como alojamiento, servicio o como pensin alimentaria que a diferencia de las otras dos el importe de la produccin se divide entre las personas para calcular las unidades. - Descripcin Comercial. - Otro Impuestos Especiales, nos permite agregar un impuesto adicional, asignando la cuenta contable y % correspondiente al impuesto. - Orden, a la hora de listar un parte de produccin, ... podremos asignar un orden de cargo.

44

Ayuda OfiHotel

3.13.7 Paquete de Cargos


Paquete de Cargos
En este fichero se crean las los paquetes de cargos a usar en la gestin de reservas. Detallamos la descripcin del paquete y de factura (si dejamos en blanco nos desglosa los cargos del paquete), podemos aplicar el paquete de cargos para el rgimen que especifiquemos y para un tipo de habitacin y por ltimo haremos el desglose de cargos del paquete.

3.13.8 Sectores
Sectores
En este fichero crearemos los sectores como criterio de clasificacin para mailing de nuestras Agencias/Empresas 44 . El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros cada Sector en manejo de datos en pantalla 11 .
12

y el de la ficha de

El cdigo es alfabtico de tres caracteres. Indicar descripcin de cada una de ellos.

3.13.9 Agencias / Empresas


Agencias / Empresas
Aqu se definen los datos personales de las Agencias / Empresas a usar a la hora de la facturacin, as como sus datos contables, tarifas de precios a usar, comisin, econmicos (forma de pago, datos bancarios), sectores para mailing, etc. El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros cada Agencia/Empresa en manejo de datos en pantalla 11 . El cdigo se debe asignar de forma automtica, son seis dgitos numricos. Rellenar el mximo posible de datos personales imprescindibles para facturacin.
12

y el de la ficha de

Administracin

45

Tipo de cliente, indicar si es Agencia, Empresa o Particular. Esto define su funcionamiento en cuanto a facturacin del cliente. Tarifa Cliente, para aplicar precio de forma automtica en sus cargos segn los precios definidos. Se da acceso para crear o buscar al fichero de Tarifas 46 . C.I.F. mirar en Campo D.N.I./C.I.F para aclarar su funcionamiento. Cuenta Contable, aplicar siempre la de clientes varios o si se ha indicado agencia la asignar de forma automtica. Pero como en la propia pantalla se ve podemos asignar manualmente de forma automtica la cuenta. Se puede buscar otro cliente para asignarle la misma cuenta. Cdigo de Ficha maestra, esta opcin nos indica si la ficha a crear es una sucursal, poniendo en esta casilla la central, el programa entender que el nif y cuenta contable es la de la central aunque la ficha a crear sea la sucursal. A continuacin vemos la pestaa referente a datos Comerciales:

Sectores, para clasificar los clientes a nivel de mailing. Se da acceso para crear o buscar al fichero de sectores 44 % Comisin, slo aplicable a Agencias y en los cargos comisionables. % Descuento, aplicable a Empresas y Particulares y sobre todos los cargos de factura, slo los comisionables o slo a habitacin, esto se indica en la lista desplegable a su derecha. Divisa Factura, divisa a aplicar en las facturas de clientes. Cuando un cliente nos pida que su factura sea en Euros, hemos de indicarlos aqu. Se da acceso para crear o buscar en Divisas. En el cuadro Datos Bancarios, pondremos los datos bancarios (se da acceso al fichero de bancos) del cliente, sus dias de pago, forma de pago y limite de riesgo. En el campo observaciones tecleamos los datos de inters para el cliente, estos se visualizan desde la entrada y salida del cliente en recepcin. En Estadstica se ve la informacin sobre la ultima estancia, das y nmero de estancias y total facturado del cliente.

3.13.10 Clientes Alojados


Clientes Alojados

46

Ayuda OfiHotel

Aqu se definen los datos personales de clientes que se alojan en el hotel y su ficha para la polica. El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros cada cliente en manejo de datos en pantalla 11 . El cdigo de cada cliente ser su DNI/Pasaporte (ver campo D.N.I. / C.I.F. ). Indicar sus apellidos y nombre como se piden, por separado (para la ficha de polica). Dar el resto de datos personales, direccin, nacimiento, datos de expedicin DNI, etc. Son necesarios para la ficha de polica. Por ltimo existe un campo observaciones las cuales se visualizan tanto al darle entrada como al darle salida en el hotel.
12

y el de la ficha de

3.13.11 Tarifa de Clientes


Tarifa de Clientes
En este fichero crearemos las tarifas de clientes para desde la pantalla de definicion de precios 49 definir para cada uno de los cargos y por temporadas los importes a aplicar de forma automtica. La tarifa que se aplica ya en factura se define para cada uno de los clientes en el fichero de Agencias/Empresas 44 . El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros cada Tarifa en manejo de datos en pantalla 11 .
12

y el de la ficha de

El cdigo es alfanumrico de de cuatro dgitos el cual se puede asignar de forma automtica. Indicar descripcin de cada una de ellos y observaciones a tener en cuenta para cada tarifa.

3.13.12 Creacion de Temporadas (Contrato Genrico)


Creacin de Temporadas (Contrato Genrico)
En esta opcin se crea la definicin de temporadas para asignar una tarifa de precios de clientes por fecha de temporada. Tambin optamos al bloqueo de tarifas de precio por fechas.

Administracin

47

En la siguiente ventana vemos como se crean por temporada los precios para cada uno de los cargos en cada una de las tarifas definidas para nuestros clientes, en este caso se trata de crear las temporadas base:

Pulsando en la hoja en blanco o desplegando men Acciones Temporadas y seleccionando en Aadir, creamos una temporada, le indicamos la descripcin y el color a usar en el planning por meses para esta temporada. Para definir las fechas de cada temporada, seleccionarla primero, pulsando con el ratn en la temporada correspondiente y pulsar espacio, as aparecer esa temporada como la seleccionada. A continuacin, seleccionar las fechas de esta temporada, anotar que las que se vayan seleccionando como de la temporada seleccionada aparecern en su color. Para marcar cada fecha con la temporada seleccionada existen varias opciones :

48

Ayuda OfiHotel

Al pulsar en Marcar fines de semana nos pide qu das se consideran fin de semana, seleccionando para la temporada seleccionada todos los das en el planning completo. Veamos ahora la definicin de precios:

Administracin

49

Pinchando en estos botones hacia la izquierda o derecha cambiamos el ao del planning completo para definir o consultar precios de otros aos. Antes de realizar el cambio de ao, solicitara la grabacin de los datos modificados hasta el momento. Por ltimo seleccionar Precios de Habitaciones o de Cargos y pulsando Intro en la lista nos permite editar los precios para cada una de las tarifas definidas a nuestros clientes en la temporada activa. Pulsando en el botn Aceptar, se graba todas las temporadas y precios aqu definidos. Tener en cuenta que asume estos precios aqu definidos prioritariamente con respecto al precio fijo definido en el fichero de cargos. En esta opcin de se definen bloqueos de tarifas en una fecha indicada.

3.13.13 Definicion de Precios (Contrato Genrico)


Definicin de Precios
Vease la opcin de Creacin de Temporadas (Contrato Genrico)
46

3.13.14 Presupuesto de Cargos


Presupuesto de Cargos
En esta opcin se asignan los importes correspondientes a cada mes del presupuesto de cargos Podemos importar el fichero del presupuesto de cargos desde la opcin de importar (una vez que le damos a modificar presupuesto) y de esta manera se carga automaticamente el presupuesto en formato EXCEL.

50

Ayuda OfiHotel

Tenemos la posibilidad de introducir el presupuesto por cantidades anuales o por meses marcando una u otra opcin. Tambin podemos copiar los importes del presupuesto de otro ao. Podemos seleccionar el ao a introducir e imprimir el presupuesto.

3.13.15 Contratos Comerciales


Contratos Comerciales
Vease en la opcin de Recepcin Contratos Comerciales
93

3.13.16 Otras Cuentas Contables


Otras Cuentas Contables
Permite dar de alta o modificar cuentas contables para usar en el programa.

Administracin

51

3.13.17 Formas de Pago


Formas de Pago
Permite crear y modificar las formas de Cobro / Pago del programa:

52

Ayuda OfiHotel

Datos Generales: Cdigo: Cdigo de identifica la forma de Pago/Cobro, podremos utilizar un cdigo alfanumrico o bien numrico (3 dgitos). Cobro / Pago: Indica si la forma es de Cobro o Pago Descripcin: Descripcin de la Forma de Pago Tipo de Operacin: Tipo de Operacin que se usa en la forma de Pago (Metlico, Efecto, .....) Forma de Pago de: Indica si la forma de Pago es de Contado o es a Crdito (Aplazado). Recargo / Bonificacin financiera: se puede indicar un recargo financiero (en Positivo) o una bonificacin financiera (un descuento si va en negativo). Texto Recibos: Texto a usar en los recibos. Cta. Contable a usar al hacer Gestin de Cobros / Pagos: Cta. Tesorera: Cta. De Tesorera que se va a usar con la forma de Pago/Cobro (Ej. Si una operacin de Tipo Metlico, normalmente se usa una Cta. 570 de Caja). Usar Cta. De Orden: Indica que si con la forma de pago se quiere usar Cta. De Orden. Cta. de Orden: Cta. de orden a usar. Por Delegacin: Se usa la Cta. Indicada, cambiando los 3 dgitos de la Delegacin. Desglose Cta.: Se usa la Cta. Indicada, combinando con los Dgitos que identifican al cliente. Unica Indicada: Se usa la Cta. indica. Cta. de Orden: El funcionamiento de una Cta. de Orden, es que en determinadas Operaciones no se contabiliza directamente contra la Cta. de Tesorera, sino que se lleva a una Cta. intermedia para un mayor control en Cobros / Pagos aplazados. As por Ejemplo en la Emisin de Pagars , si al generar el Vencimiento se indico una Cta. de Orden (Directamente en la Entrada / Rectificacin , o por la Forma de Pago en su Generacin, o en Pagos Globales ....), el Apunte contable no va directamente contra la Cta. del Banco, sino que va a la Cta. de Orden, y posteriormente en la Contabilizacin de ese Pagare (Al recibir el extracto del Banco) se generara el Apunte de la Cta. de Orden a la Cta. del Banco. Parmetros de Contabilizacin de Tarjetas de Crdito: Indica en el caso de Tipo de Operacin Tarjeta, el modo de contabilizacin que se usar. Cta. de Gastos: Cta. a usar en el Cargo de los gastos. % de Comisin: % de comisin aplicable sobre el Cobro / Pago. Das de Cargo: N de Das en los que se aplica el Cargo Modo de Generacin de los Apuntes Contables: Indica la forma de generar los apuntes contables de Tarjetas. Supongamos que tenemos un cobro de 15 euros y tenemos un 7% de comisin (1,05 euros): 1.- Intereses Separados por Movimiento: al hacer un cobro nos generara un apunte con dos lneas, similar al siguiente asiento: 15,00 euros 572 430 1,05 euros 626 572 2.- Intereses Descontados por Movimiento: al hacer un cobro nos generara un apunte con tres lneas, similar al siguiente asiento: 13,95 euros 572 0 1,05 euros 626 0 15,00 euros 0 430 3.Intereses Separados y Descontados por Total del Da, actualmente no se utilizan.

Definicin de Vencimientos: se definen la composicin de los vencimientos. Vencimientos Peridicos: Hay que indicar el N de Vencimientos, Da del Primer pago, y el N de Das entre plazos. Por ejemplo para Cobros / Pagos a 30, 45, y 60 Das, se indica N de plazos 3, da del primer pago 30, y das entre plazos 15. No Peridicos: Para vencimientos no peridicos se indican directamente los Das en que realiza los Pagos. Condiciones de la Forma de Pago: Condiciones a aplicar a la Forma de Pago.

Administracin

53

Generar Apuntes Contables: Indica si al aplicar la forma de pago se van a generar apuntes contables. Generar Vencimientos en Tesorera: Indica si la forma de pago genera vencimientos. Generar Cobro/Pago en facturas: Indica si la forma de pago va a generar apuntes en Cobros/Pagos. Emite Recibos: indica si la forma de pago genera recibos. (As por Ejemplo, para vencimientos a usar en Remesas Bancarias debe estar activo para la posterior impresin de los Recibos Bancarios, y en Cobros si se desea que se imprima recibos del Cobro).

3.13.18 Divisas
Divisas
Permite llevar una gestin de las Divisas, con sus respectivos cambios:

Cdigo: Cdigo identificativo de la Divisa (se permite usar letras y distintas longitudes). Nombre: Nombre de la Divisa. Cambio: Cambio aplicable a la Divisa con relacin a la Divisa Base configurada en el Programa. Por lo general tendremos como divisa base el Euro y como alternativa la Peseta. El cambio del euro estar a 1,00 y el de la peseta a 166,386. La mayora de las veces, el hecho de que un listado nos muestre importes incoherentes puede ser debido a que tenemos mal configurado el cambio de la divisa. Decimales: Indica si la Divisa seleccionado usa monedas fraccinales. (Por ej. la Peseta no mientras que el Euro si)

3.13.19 Parmetros Tesorera


Parmetros Tesorera
Permite configurar los parmetros de la tesorera:

54

Ayuda OfiHotel

Cta. de Trasferencia de Gastos: Cta. a usar para la transferencia de Gastos. Cta. Ajuste Divisa (Per): Cta. A usar en caso de Cobros / Pagos en Divisas y se produzcan perdidas por cambio de Divisa. Cta. Ajuste Divisa (Gan): Cta. A usar en caso de Cobros / Pagos en Divisas y se produzcan ganancia por cambio de Divisa. ltimo Nmero de Remesa: ltimo N de Remesa que se ha realizado. ltimo N de Pagare: ltimo N de Pagare (Pagars con Carta que se realizan en la Emisin de Talones / Pagars ) que se ha realizado. Texto Cobros: Texto a usar en los Cobros. Texto Pagos: Texto a Usar en los Pagos. Texto Impagos: Texto a usar en las Cartas de Aviso por Impagados . Monedas: Valor de los tipos de Monedas que se pueden usar dentro del Cierre de Caja en el Desglose de Monedas.

3.13.20 Definicin de Cajas


Definicin de Cajas
En la Pantalla principal se permite llevar una Gestin de Cajas de todas las Delegaciones:

Administracin

55

En la parte izquierda aparecen las Delegaciones existentes (vase Delegaciones en el manual), y en la parte derecha las Cajas existentes para cada Delegacin, mostrndonos su cdigo, descripcin, y si es central o no. Aqu nos permite Aadir, Consultar, Modificar o Borrar una Caja.

En esta pantalla nos permite Crear Cajas para la Delegacin seleccionada, as como modificarlas (el Cdigo no). Solo se permite una Caja Central por cada Delegacin.

3.14

Tesorera / Gestin de Caja


Tesorera / Gestin de Caja
En nuestra gestin de caja o Tesorera se controla nuestra caja del hotel haciendo las siguientes operaciones: Movimientos de Entradas de Caja. Cobros Globales. Movimientos de Pagos/Salidas de Caja Recepcin. Ver ayuda movimientos de Entradas/ Salidas de Caja. Pagos Globales. Emisin de Cheques / Pagars y / o Cartas. Contabilizacion de Pagos. Arqueo de Caja y Cierre de Caja. Listado de Movimiento de Caja. Listado de Cobros. Listado de Vencimientos Pendientes de Pago. Listado de Vencimientos Pendientes de Cobro. Listado General de Control de Vencimientos. Carta de Aviso de Vencimientos. Carta de Pendiente de Cobro. Entrada / Rectificacin de Vencimientos. Anulacin de Vencimientos.

3.15

Visor de Apuntes
Visor de Apuntes

56

Ayuda OfiHotel

En esta opcin se visualiza todos los apuntes contables generados por OfiHotel. Podemos filtrar el contenido de los apuntes pendientes de enviar/recoger o apuntes de traspasos ya Enviados/Recogidos por: N Documento,n de Cuenta, fecha del Apunte, fecha de Grabacin, tipo del Asiento (Caja, Ingresos, Gastos, Bancos, ...).

Una vez recogidos en OfiConta desaparecen de esta opcin como pendientes.

3.16

Exportacin de Apuntes Contables


Exportacin de Apuntes Contables
Opcin especial destinada a exportar los apuntes contables para ser recogidos en otro equipo desde Oficonta. Se genera un fichero en la carpeta ....\OfiHotel\Datos\Traspasos, que ser el que traspasamos via internet, pendrive, CD, etc,... a la oficina de administracin.

Administracin

57

3.17

Exportacin Contabilidad Externa


Exportacin Contabilidad Externa
Opcin destinada al envi de apuntes a otras contabilidades que no sean OfiConta.

Podemos ver los envos pendientes o ya realizados. En el directorio destino de los apuntes transformados se asigna la ruta donde van a generarse esos apuntes. Mas abajo nos aparecen los posibles programas contables a los cuales podemos enviar los apuntes. Por defecto el envi que tengamos pendiente nos aparecer con los siguientes datos: Delegacin, fecha envo, nmero y aplicacin. Y posteriormente tendremos que generar envi seleccionado para enviarlo a la contabilidad externa que se elija.

3.18

Exportacin Facturacion
Exportacin Facturacin Esta opcin sirve para exportar facturas realizadas del corte ingles a un fichero (cuyo nombre y ruta se asignan manualmente). Podemos filtrar el listado de facturas entre o Desde/Hasta fechas, documentos y agencia pagadera. Tambin podemos marcar la opcin de solo facturas de crdito para que nos exporte exclusivamente este tipo de facturas.

58

Ayuda OfiHotel

3.19

Actualizacin de Ocupacin y Reservas


Actualizacin de Ocupacin y Reservas Esta opcin nos permite reconstruir el planning de reservas y ocupacin para el caso de que por algn problema en la red o de luz ste se descuadre. Simplemente pulsar en Aceptar para reconstruirlo.

3.20

Actualizacion Manual de Estadistica


Actualizacin Manual de Estadstica Mediante esta opcin podremos modificar manualmente la estadstica generada automaticamente por el programa (ocupacin y produccin).

Tendremos que poner la fecha del da a modificar para que nos muestre los siguientes apartados a modificar: - Ocupacin por Tipos Habitaciones. Se asigna el total de personas y habitaciones en concepto de alojamiento para cada tipo de habitacin. - Produccin de Cargos.- Aqu se asigna el importe por cargo registrado en nuestro hotel en la fecha que le hayamos indicado, de esta manera podemos cambiar la produccin de ese da. - Ocupacin por Nacionalidades. Modificamos el total de habitaciones y personas para cada nacionalidad de las entradas, salidas del da y en concepto de alojamiento. - Ocupacin por Tarifas de Clientes. Modificamos el total de habitaciones y personas por tarifa de clientes.

Administracin

59

Al aceptar se grabaron los cambios.

3.21

Listado de Tickets
Listado de Tickets
Nada mas entrar a esta opcin nos saldr la siguiente pantalla:

Existe un listado de tickets 115 ms completo en el men Almacn / Control de TPV desde el cual podemos filtrar por varios campos y visualizar ms informacin. En cualquier caso este listado nos pide fecha de los tickets a listar. Al Aceptar aparece un listado segn manejo de listados por pantalla 18 , en el que aparecen los tickets del da solicitado totalizando por Tpv y Formas de pago.

3.22

Puesta a cero de Facturas


Puesta a cero de Facturas

60

Ayuda OfiHotel

Esta opcin como bien nos indica en la informacion de su ventana pone a 0 las facturas indicadas Desde/Hasta nmero de factura que se le indica en la fecha que se asignan. Esta opcin es irreversible, hay que tener muy claro siempre lo que se indica Desde/Hasta porque podran eliminarse facturas no deseadas. Podemos indicarle la serie de facturas a eliminar: A - Facturas Recepcin; D - Facturas Directas; P Facturas Proforma.

Manual OfiHotel

IV

62

Ayuda OfiHotel

4
4.1

Recepcin
Reservas
Reservas
Gestin de las reservas del hotel. Desde aqu se gestiona todas la reservas que se van haciendo en el hotel, pudiendo buscar una en una fecha determinada, editar la misma, ....

Teclear fecha de llegada y pulsar Intro. Si hay reservas para esta fecha sern cargadas en la lista con fechas, nombre de la reserva, rgimen y datos de prepago. De cada reserva vemos en la columna de la derecha su estado, puede ser Pendiente (an no ha llegado para darle entrada), Anulada y Entrada (ha llegado y est alojada en el hotel). Si indicamos tambin un nmero de Congreso/Grupo slo se cargaran las reservas correspondiente a ste. De cada reserva vemos en la parte inferior sus observaciones y habitaciones reservadas, as como el total habitaciones y personas para la fecha cargada. Si se pulsa doble clic con el ratn en cada tipo de habitacin se ve la disponibilidad de ste en la parte inferior de la pantalla, as mismo al dar de alta reservas tambin se visualiza esta lista segn el tipo de habitacin activo en cada momento. Segn el men ACCIONES podremos actuar de la siguiente forma:

Recepcin

63

1. Nueva Reserva de Individuales.- Aqu se da de alta una reserva para la fecha de entrada actual.
La pantalla de gestin de reservas en cuanto a datos de las reserva es la siguiente:

La ventana de entrada de reservas funciona como se explica en manejo de datos en pantalla

11

El primer dato a pedir ser N de Reserva, ste es asignado de forma automtica. Para el caso de una reserva de grupo/congreso (Gr/Congr), nos pedir nmero de grupo, como se ve en la pantalla ejemplo, ste se puede buscar o crear con las opciones correspondientes. Se asignar dentro de cada grupo/congreso hasta 999 reservas (N Desglose) para ser gestionadas de forma independiente, si as se quiere, del resto de reservas. Si al entrar a crear una reserva de grupo tenemos en la pantalla previa de reservas seleccionada una de un grupo determinado, se asignar la reserva a ste de forma

64

Ayuda OfiHotel

automtica sin necesidad de buscarlo. Otros datos de la reserva son fecha de reserva, se asigna de forma automtica segn la fecha de trabajo, fecha de entrada, tambin es asignada como la de la pantalla previa de reservas, fecha de salida, aqu se puede indicar nmero de das de estancia siendo calculada de forma automtica en base a la de entrada y rgimen, lista con los standard. DNI/Pasaporte de la persona de la reserva (no obligatorio), aqu se da acceso a buscar, modificar, consultar y crear dentro del fichero de clientes alojados 93 . Este dato funciona como se explica en campo D.N.I / C.I.F . A Nombre de quin va la reserva y un telfono de contacto, as como la agencia/empresa por la que llega esta reserva (no obligatorio), en este campo se da acceso a creacin, modificacin, consulta y bsqueda del fichero de Agencias/Empresas 44 . Existe un campo en el que podemos indicar las observaciones de la reserva y otro en el que se visualiza las observaciones de la agencia/empresa indicada. La pantalla de gestin de reservas en cuanto a habitaciones / valoracin de las reserva es la siguiente:

En la segunda pestaa (Habitaciones/Valoracin) se desglosa los Tipos Habitaciones, se asigna el nmero de habitaciones y de personas por tipo de habitacin. En la parte inferior de la pantalla se visualiza la disponibilidad del tipo de habitacin activo en cada momento. Al ser una lista su funcionamiento lo vemos en manejo de listas 12 . En esta misma pestaa tendremos la valoracin de la reserva, ya que podremos cambiar los datos por dia dentro de la propia reserva. Por ltimo la reserva puede ser de prepago, en tal caso, en Datos del Prepago daremos importe y fecha tope del prepago. Si ste se efecta, en la misma reserva podemos actuar Efectuado e indicar la forma de pago (da acceso a crear, modificar, consultar o buscar en su fichero correspondiente) con la que hemos recibido este dinero y la fecha de pago. Obviamente quedara reflejado en la caja del da generando adems el apunte contable correspondiente. Por ltimo Aceptar o Cancelar los datos introducidos.

2. Nueva Reserva de Grupos / Congresos.- Creacin de reserva dentro de un grupo/congreso. Se explica

Recepcin

65

ms adelante cmo se crea un grupo y como se asignan reservas a ese grupo.

3. Editar Reservas.- Da acceso a la ventana de modificacin de reservas. 4. Buscar Reservas.- Desde esta opcin buscamos una reserva o reservas bajo una serie de filtros, como
vemos en la siguiente pantalla:

5. Captura de Reservas Externas.6. Preasignacion de Habitaciones.-

Supone la asignacin de la habitaciones o habitaciones de una reserva individual o de grupo. Simplemente se asigna la habitacin que queremos preasignar manualmente o bien observando el planning o cuadro de situacion de habitaciones 76

9. Dar Entrada.- Se le da entrada a la reserva seleccionada. Esto supone acceder directamente a la opcin
de entrada de habitaciones, asignando en la entrada de forma automtica los datos de esta reserva.

10. Duplicar Reserva Seleccionada.- Nos preguntara la fecha de entrada para la nueva reserva a generar
y se abre la ventana de reservas cargando los datos de la reserva original. Se efectuaran las modificaciones oportunas y se acepta para crear la nueva reserva.

11. Forfait de Cargos de la Reserva.- Esta opcin queda obsoleta, se mantiene por compatibilidad con
versiones anteriores de OfiHotel. Se utiliza la nueva posibilidad de valoracin detallada para realizar esta misma funcin.

12. Factura Proforma. - Las facturas proforma no tienen ninguna repercusin fiscal ni contable. Al entrar
en esta opcin se asigna nmero de factura Proforma de forma automtica .

13. Cuadro de Situacion por Tipo de Habitaciones. - Vea la informacion que se detalla en Cuadro de
Situacion por Tipo de Habitaciones Habitaciones
76 75

. de

14. Cuadro de Situacion de Habitaciones. - Vea la informacion que se detalla en Cuadro de Situacion
.

15. Listado de Control de Cupos. - Vea la informacion que se detalla en Listado de Control de Cupos 77 . 16. Control de Previsin de Ocupacin. - Vea la informacion que se detalla en Control de Previsin de
Ocupacin
77

17. Control de Cambios de la Reserva. - Aqu vemos las observaciones que se detallan en los posibles
cambios de la reserva. Podemos ver el usuario que hizo el cambio, la fecha y hora y la observacin

66

Ayuda OfiHotel

correspondiente al cambio realizado. Este listado que se muestra en pantalla podemos visualizarlo o imprimirlo.

18. Cambiar Estado Rsr. a . . .


1. Pendiente de Entrada.- Como indica el nombre es la reserva que aun esta pendiente para darle entrada. 2. Reserva Provisional.3. PreReserva.4. Anulada.- Supone anular la reserva seleccionada por lo que quedan disponibles las habitaciones que en ella estuvieran asignadas. 5. No Presentado / No Show.

19. Listado de Reservas.Listados disponibles de reservas: 1. Llegadas Previstas 2. Reservas Fallidas 3. No presentaciones
66 67

. .
68

. .

67

4. Control de Habitaciones Preasignadas 5. Control de Prepagos


69

.
69

6. Listado Comisiones Intermediarios 7. Listado Produccin de Usuarios 8. Salidas Previstas


71 70

9. Ficha Bienvenido. Se imprime una hoja de registro por cada una de las personas definidas en las habitaciones indicadas.

20. Salir.- Salir de la gestin de reservas.

4.2
4.2.1

Listados de Reservas
Llegadas Previstas

Llegadas Previstas
Este listado visualizar de una fecha determinada todas las llegadas previstas segn reservas con los datos de prepago y si este ha sido o no ya efectuado.

Recepcin

67

Nos pide fecha de llegada, Grupo/Congreso (visualiza slo las llegadas del grupo que aqu se indique, si no se indica nada salen todas), titulo del listado (se propone como se ve en el ejemplo pero puede ser modificado. Al aceptar nos pedir el modo de impresin y el funcionamiento si se pide por pantalla este listado se explica en Manejo de Listados por Pantalla 18 .

4.2.2

Reservas Fallidas

Reservas Fallidas
Lista las reservas anuladas o que an no se le ha dado entrada a una fecha de llegada dada. Nos pide fecha de llegada, Grupo/Congreso (visualiza slo las llegadas del grupo que aqu se indique, si no se indica nada salen todas), titulo del listado (se propone como se ve en el ejemplo pero puede ser modificado.

Al aceptar nos pedir el modo de impresin y el funcionamiento si se pide por pantalla este listado se explica en Manejo de Listados por Pantalla 18 .

4.2.3

No Presentaciones

No Presentaciones
Lista las reservas de clientes que no se han presentado en un hora determinada.anuladas o que an no se le ha dado entrada a una fecha de llegada dada. Nos pide fecha de llegada, Grupo/Congreso (visualiza slo las llegadas del grupo que aqu se indique, si no se indica nada salen todas), titulo del listado (se propone como se ve en el ejemplo pero puede ser modificado.

68

Ayuda OfiHotel

Al aceptar nos pedir el modo de impresin y el funcionamiento si se pide por pantalla este listado se explica en Manejo de Listados por Pantalla 18 .

4.2.4

Control de Habitaciones Preasignadas

Control de Habitaciones Preasignadas


Lista las habitaciones preasignadas Nos pide fecha de llegada, Grupo/Congreso (visualiza slo las llegadas del grupo que aqu se indique, si no se indica nada salen todas), titulo del listado (se propone como se ve en el ejemplo pero puede ser modificado.

Al aceptar nos pedir el modo de impresin y el funcionamiento si se pide por pantalla este listado se explica en Manejo de Listados por Pantalla 18 .

Recepcin

69

4.2.5

Control de Prepagos

Control de Prepagos
Este listado visualizar de una fecha determinada todas las llegadas previstas segn reservas con los datos de prepago y si este ha sido o no ya efectuado.

Nos pide fecha de llegada, Grupo/Congreso (visualiza slo las llegadas del grupo que aqu se indique, si no se indica nada salen todas), titulo del listado (se propone como se ve en el ejemplo pero puede ser modificado. Al aceptar nos pedir el modo de impresin y el funcionamiento si se pide por pantalla este listado se explica en Manejo de Listados por Pantalla 18 .

4.2.6

Listado Comisiones Intermediarios


Listado Comisiones Intermediarios
Este listado visualizar de una fecha determinada todas las llegadas previstas segn reservas con los datos de prepago y si este ha sido o no ya efectuado.

70

Ayuda OfiHotel

Nos pide fecha de llegada, Grupo/Congreso (visualiza slo las llegadas del grupo que aqu se indique, si no se indica nada salen todas), titulo del listado (se propone como se ve en el ejemplo pero puede ser modificado. Al aceptar nos pedir el modo de impresin y el funcionamiento si se pide por pantalla este listado se explica en Manejo de Listados por Pantalla 18 .

4.2.7

Listado Produccin de Usuarios


Listado Produccin de Usuarios
Este listado visualizar de una fecha determinada todas las llegadas previstas segn reservas con los datos de prepago y si este ha sido o no ya efectuado.

Recepcin

71

Nos pide fecha de llegada, Grupo/Congreso (visualiza slo las llegadas del grupo que aqu se indique, si no se indica nada salen todas), titulo del listado (se propone como se ve en el ejemplo pero puede ser modificado. Al aceptar nos pedir el modo de impresin y el funcionamiento si se pide por pantalla este listado se explica en Manejo de Listados por Pantalla 18 .

4.2.8

Salidas Previstas

Listados de Reservas / Salidas Previstas


Este listado visualiza de una fecha determinada todas las Salidas previstas segn reservas y clientes ya alojados. Nos pide fecha de salida,y ttulo del listado (se propone como se ve en el ejemplo pero puede ser modificado. Al aceptar nos pide el modo de impresin y el funcionamiento si se pide por pantalla este listado se explica en Manejo de Listados por Pantalla 18 .

4.3

Cuadro de Habitaciones
Cuadro de Habitaciones
En esta ventana comprobaremos de forma visual la situacin de todas las habitaciones, pudiendo actuar directamente con cada una de ellas para darle entrada directa o desde una reserva (si esta la habitacin preasignada), limpiarla, facturarla, asignar cargos manuales, ...

1. Como vemos en el cuadro inferior de la izquierda, Situacin/Estado Habitaciones o leyenda, visualmente

72

Ayuda OfiHotel

y en base a los colores sabemos si una habitacin est sucia, limpia, bloqueada, ocupada, libre e incluso por el color del contorno de la habitacin las que son del mismo grupo. 2. Justo al lado tenemos el cuadro de salidas del dia, mediante el sabremos al hacer el cierre del dia cuales son las habitaciones pendientes de salir en ese da. 3. En el cuadro inferior de la derecha vemos tambin globalmente de cada tipo de habitacin las ocupadas y libres actualmente, as como las que estan preasignadas o el nmero de personas alojadas. 4. Para seleccionar una habitacin basta con pulsar con el botn izquierdo o derecho del ratn sobre la habitacin deseada. Pulsando con el derecho adems aparecern en un men las opciones que a continuacin se describen. 5. En la parte superior vemos todas las acciones que podemos realizar en este planning igual que si pinchamos con el botn derecho encima de la habitacin.

Segn el men ACCIONES podremos actuar de la siguiente forma sobre las habitaciones:

1. Entrada Habitacin.entrada habitacin.

marcamos la habitacin y pulsando doble clic sobre ella o bien clic derecho y

Recepcin

73

DATOS DE ENTRADA: - Fecha de entrada la cual ser la que tenemos en el programa y deber coincidir con la fecha de trabajo del hotel. - Fecha de salida del cliente, pudiendo poner el nmero de noches que se queda y al pulsar intro nos da la fecha de salida. - Horario previsto de salida como todos los horarios son informativos. - Rgimen, marcaremos el rgimen en que se aloja el cliente. - Nif/Pasaporte, marcaremos el Nif del cliente y el programa nos indicar si existe o n, pudiendo crearle una ficha nueva o modificar la existente. - Cdigo de Empresa, podremos crear o buscar si el cliente insertado viene como particular/agencia/empresa y generndole su ficha correspondiente. HABITACIONES: - En la primera lnea podremos observar los datos de la habitacin, fecha de entrada/salida, rgimen, personas, precio de habitacin, y paquete. Podremos pinchar y modificar todos estos datos. - Por ltimo aceptaremos y tendremos nuestra entrada hecha.

2. Entrada de Reservas.- en el hotel desde una reserva hecha con anterioridad.


a la habitacin seleccionada en la lista.

3. Salida Completa.- Opcin para dar salida al cliente de la habitacin y facturar al cliente. Han de estar los
cargos automticos pasados como veremos ms adelante para poder dar salida.

4. Salida Directa.-se utiliza para dar salida a una de las habitaciones en entradas de Varias 5. Valoracin Detallada.- En la valoracin detallada podremos modificar toda la informacin que habamos
introducido en la reserva, situando el cursor encima del campo podremos modificarlo, a continuacin tendremos que recalcular la lnea y aceptar los cambios establecidos.

74

Ayuda OfiHotel

Deste la siguiente opcin se pueden copiar los datos de la lnea actual y pegarlos en otra.

6. Cargos Habitacin.- opcin para detallar los cargos que se han de cargar a la habitacin, asignandolos
manualmente durante la fecha de la estancia.

7. Hacer automtico de cargos de la Habitacin.- Se podrn introducir los diferentes cargos no


automticos que se asocien a la habitacin.

8. Hacer automtico completo de la estancia.- Pasando esta opcin automtica actualizaremos todos los
cargos pertenecientes a dicha habitacin. Al realizar el cierre esta opcin se pasara obligatoriamente y pasara todos los cargos automticos a todas las habitaciones.

9. Entrega a cuenta.- Opcin por la cual podremos ingresar una seal o entrega a cuenta que el cliente nos
d, descontandose de la factura final.

10. Limpiar.- Limpiar la habitacin seleccionada, la planta completa o todas las habitaciones que
actualmente estn en limpieza.

11. Liberar habitacin.-Opcin por la cual podremos liberar una habitacin ya facturada.

Recepcin

75

12. Bloquear.-Opcin que nos permite bloquear entre fechas una habitacin. 13. Generacin de llaves.-Mdulo el cual nos permite gestionar llaves magntica. 14. Ficha de Entrada/Bienvenido.- Opcin que nos permite volver a genera la ficha de entrada del cliente. 15. Rooming List.-Alternativa por la cual podremos emitir un listado de todos los datos de una habitacin
relacionando acompaantes.

16. Modificar Habitacin.-Podremos cambiar la configuracin de dicha habitacin.

17. Llamadas de entrada habitacin.- Listado de las llamadas producidas de esa habitacin. 18. Ancho de las celdas.- Seleccionar el ancho de cada una de las habitaciones. Se trata de ver ms o
menos informacin de cada una de las habitaciones o de ver mas o menos completo el planning.

19. Actualizar cuadro de habitaciones.- Recarga la lista con los datos reales en ese momento. Pude ser
que desde otra pantalla estn dando entradas a habitaciones, salidas, etc.

4.4

Cuadro de Situacion por Tipos de Habitaciones


Cuadro de Situacion por tipo de Habitacin
En este cuadro podremos visualizar la situacin de ocupacin en la que se encuentra el hotel desde una fecha en concreto hasta un mes en adelante, podremos filtrar por tipo de habitacin o por agencia / empresa de cupo. Dependiendo de los colores se vera la situacin y la grfica correspondiente al color. Este planning podemos visualizarlo de 3 maneras diferentes: grfica disponibilidad, resumen disponibilidad o resumen reservas.

76

Ayuda OfiHotel

En la parte inferior se mostrara una vez que marquemos arriba un da en concreto: 1. La carga de las reservas por tipo de habitaciones y la situacion en la que estan (reservadas, provisionales, prereservas, anuladas y de cupo). 2. Un resumen de ocupacin por tipo de habitaciones. Para saber si estan ocupadas, reservadas, bloqueadas o disponibles.

4.5

Cuadro de Situacion de Habitaciones


Cuadro de Situacion de Habitaciones
En este cuadro podremos visualizar la situacin que se encuentra el hotel desde una fecha en concreto hasta un mes en adelante, podremos filtrar por tipo de habitacin o por agencia / empresa de cupo. Dependiendo de los colores vemos la situacin y la grfica resumida.

Recepcin

77

4.6

Listado Contro de Cupos


Listado Contro de Cupos
Mediante este listado podremos controlar los cupos confeccionados de las Agencias o Empresas ffiltrado por una fecha en concreto y por un tipo de habitacin.

4.7

Control de Previsin de Ocupacin


Control de Previsin de Ocupacin

78

Ayuda OfiHotel

4.8

Gestin de Olvidos
Gestin de Olvidos
Nuestra gestin de olvidos nos sirve para ir anotando los olvidos frecuentes de nuestros clientes. Aadimos a nuestra agenda nuevos olvidos recogiendo los datos de nuestros clientes, la habitacin en la que se olvido el objeto, prenda, etc.. y las correspondientes observaciones.

4.9

Entradas Individuales
Entradas Individuales
Opcin destinada a gestionar la entrada de personas para alojarse en nuestro establecimiento, aqu indicaremos sus datos, comisin, descuento, precios, qu habitaciones ocupan, etc. El funcionamiento de de esta ventana lo vemos en manejo de datos en pantalla
11

El primer dato es el nmero de entrada que siempre se asigna de forma automtica al crear una nueva

Recepcin

79

Para acceder a modificar una entrada hacerlo por el cuadro de habitaciones 71 . Tambin podemos acceder a dar una nueva entrada desde esa opcin, as, teniendo seleccionada una habitacin libre sta queda asignada para la nueva entrada de forma automtica. Pestaa Datos Entrada La fecha de entrada ser la del da. La fecha de salida se puede indicar tal cual o teclear el nmero de das que nuestro cliente va a estar alojado. En rgimen desplegar la lista y seleccionar el que corresponda. Cliente Alojado, Dni/Pasaporte (ver campo D.N.I./C.I.F. ) de la persona que se aloja. Desde este dato podemos acceder a crear, consultar. modificar o buscar en clientes alojados 93 , as como a modificar sus observaciones (). Una vez rellenado este dato veremos que justo debajo se presentan los datos del cliente y a la derecha sus ltimas estancias informando de fechas y precios y sus observaciones, estos datos slo para consulta. Con el icono situado a la derecha del Nif/Pasaporte podremos introducir los datos del cliente a travs del OfiScan Mdulo que sirve para escanear el DNI/PASAPORTE del cliente y automaticamente crear su ficha. Cdigo de Empresa/Agencia, ste cdigo puede ser buscado, consultado, modificado o creado en el fichero de agencias/empresas 44 . Al dar este cdigo cargara los datos de la empresa/agencia junto con su comisin, tarifa y pagadero por de precios a aplicar. Estos ltimos datos pueden ser modificados, as como el nmero de bono (dato muy interesante para el caso de agencias). A la derecha visualiza las ltimas estancias de esta empresa y sus observaciones, a las que podemos acceder para ser modificadas con el icono correspondiente (). Con vemos las empresas/agencias con las que se ha alojado el cliente anteriormente. Pestaa Habitaciones: Donde indicamos los datos relacionados con las habitaciones, nmero, precios, etc, as como el tratamiento de los cargos a la hora de factura. En Datos de habitaciones y segn el manejo de listas 12 indicamos las habitaciones a ocupar. La asignacin de nuevas habitaciones se hace pulsando con Intro en la lnea en blanco y para modificar tambin pulsando Intro o doble click en la lnea correspondiente. La ventana de asignacin de habitaciones la vemos en este mismo captulo ms adelante. Si se quiere quitar una habitacin de la entrada, seleccionarla y pulsar en A. A la derecha se visualizan las observaciones de la habitacin seleccionada. En Cargos Fra. A (Empresa/Agencia) le diremos qu cargos van de forma automtica a la factura A (la que corresponde a la empresa/agencia), el resto ir a la factura B (la que corresponde al cliente alojado). Funciona como se explica en manejo de listas 12 . La opcin limpiar habitaciones supone que las asignadas en esta entrada se pongan como limpias o no segn se indique en este dato. Por ltimo, en Observaciones Entrada podemos indicar cualquier dato interesante con respecto a esta entrada. Estas observaciones se visualizan a la hora de dar la salida para facturar. Al aceptar la entrada queda grabada segn los datos indicados. Ventana de asignacin de Habitaciones: En esta ventana se asigna la habitacin a la entrada, pudiendo cambiar el precio, asociar cargos a la habitacin para el automtico 81 , etc. La pantalla es la que a continuacin vemos: Habitacin, teclear nmero de habitacin o buscar (da opcin de buscar entre las limpias, en limpieza y bloqueada). A continuacin nos pide obligatoriamente el nmero de personas alojadas. Calcula el precio de la habitacin segn la tarifa de precios del cliente, pero puede ser modificado, si ste es el caso pedir causa del cambio de este precio, la cual se tiene que indicar obligatoriamente. La fecha de entrada obviamente ser la ya indicada anteriormente aunque la fecha de salida si puede ser diferente para esta habitacin e incluso el rgimen.

80

Ayuda OfiHotel

El dato Media Habitacin nos permite indicar que esta habitacin va a ser compartida por otra entrada. Obviamente permitir en esa otra entrada poner la misma habitacin a la que le deberemos decir tambin que se trata de una media habitacin. A la hora de pasar cargos o darle salida a esta media habitacin, pedir para cual de los dos clientes realizamos esa operacin. Personas alojadas, en esta lista podemos indicar hasta 9 clientes a alojar en la misma habitacin con sus datos para la ficha de polica. Cargos automticos, se trata de aadirlos en la lista indicando precio para que en el automtico carguen junto al importe de la habitacin. Personas alojadas y cargos automticos funcionan como se explica en manejo de listas Al aceptar esta habitacin queda asignada a la entrada.
12 81

se

4.10

Entradas de Grupo
Entradas de Grupo
Funciona exactamente igual que las Entradas Individuales
78

Las habitaciones que en esta entrada se asignen quedaran marcadas como de grupo, visualizndose de forma especial en el cuadro de habitaciones 71 . Normalmente el importe de todas las habitaciones del grupo se indica en una sola de ellas para no generar un cargo por habitacin, esto supone ms comodidad a la hora de la factura.

4.11

Gestin Manual de Cargos


Gestin Manual de Cargos
Opcin para aadir, modificar o borrar cargos de una habitacin. Esta opcin tambin nos permitir pasar cargos de una habitacin a otra. Si accedemos a esta pantalla desde el cuadro de habitaciones seleccionada en ese momento dentro del planning.
71

, tomar como habitacin la


11

Esta ventana funciona como se explica en manejo de datos en pantalla

y en manejo de listas

12

Indicar nmero de habitacin y pulsar Intro, lee los cargos que actualmente tenga esta habitacin y a partir de este momento permite: - Pulsando Intro, permite modificar el cargo seleccionado o aadir uno nuevo si es en la ltima lnea que siempre estar en blanco. Al modificar los importes de una lnea de cargo, pedir la causa del cambio para que quede registrada. - Pulsando SUPR sobre la lnea de cargo seleccionada, permite borrarla. Pedir la causa para que quede registrada. Cambiar el cargo seleccionado a otra habitacin. Aparecer una ventana donde pide el nmero de habitacin ala que pasa ese cargo. Los datos que se piden para cada lnea de cargos son, la Fecha, aparecer por defecto la de trabajo aunque puede ser modificada, Cargo, permite con Ctrl+Inicio buscar entre los cargos ya creados, leer la descripcin del cargo indicado, segn lo indicado en la entrada para esta habitacin aparecer en Fact si es A B de forma automtica y si tiene precio este cargo definido tambin lo pondr en Importe. Todos estos datos pueden ser modificados. Indicar Unidades calculando ya el Total de la lnea. El dato Procedencia quedara como manual (M), adems puede ser automtico si se carg desde el automtico 81 de recepcin (A) o desde un punto de venta (P). Para Aceptar definitivamente la linea modificada o aadida, pulsar en el botn que aparece a la derecha cada vez que editamos con Intro. En Total ser cargada la suma de los cargos de esta habitacin. Tener en cuenta que los importes siempre sern sin IVA, ste ser calculado a la hora de dar salida a la

Recepcin

81

habitacin ya en su factura. Tener en cuenta que ya sea modificando a aadiendo un cargo, incluso cambiando la fecha de ste, la estadstica de produccin de cargos siempre se actualizar a la fecha del da (fecha de trabajo). Por ltimo pulsar en Salir o ESC para salir de esta ventana.

4.12

Automtico de Cargos
Automtico de Cargos
Esta opcin carga en cada habitacin con la fecha del da el importe de cada una de las habitaciones y sus cargos asociados definidos en la entrada 78 . Es una de las tres operaciones obligatorias antes de hacer el cierre del dia . Como vemos en la ventana, se trata de pulsar simplemente en el botn Comenzar Automtico. No importa que el automtico se ejecute varias veces antes del cierre, existe el control de que lo que ya est cargado de una vez anterior, no se duplique.

4.13

Gestin de Salidas
Gestin de Salidas
Teclear nmero de habitacin y pulsar Intro, leer todos los cargos de la entrada correspondiente a la habitacin indicada. La gestin de salidas nos permite modificar/aadir cargos y sobre todo dar salida a la/s habitacin/es correspondientes a la entrada de la habitacin indicada. Si accedemos a esta pantalla desde el cuadro de habitaciones 71 , tomar como habitacin la seleccionada en ese momento dentro del planning. Esta ventana funciona como se explica en manejo de datos en pantalla 11 y en manejo de listas 12 para los cargos. En la lista de cargos podremos aadir uno nuevo pulsando INS o modificar el seleccionado con Intro. El significado y funcionamiento de cada dato es el mismo que en la gestin manual de cargos 80 , slo que aqu se pide el n de habitacin y si cada cargo es comisionable para el clculo del porcentaje de comisin a las agencias. Para borrar una lnea de cargo pulsar en (). Tanto al modificar como borrar un cargo pedir la causa de estos cambios para que queden registradas estas incidencias. Justo debajo del desglose de cargos, podemos visualizar las observaciones del Cliente alojado, de la empresa/agencia y las indicadas al dar la entrada. En resumen facturas, vemos los importes totales correspondientes a cada una de las facturas diferenciadas en la lista de cargos con el dato Fact. As podremos diferenciar una factura simplemente indicando por ejemplo C a cada uno de los cargos que deseamos para otra factura independiente. Al darle salida a la factura C volvemos a tener libre esta letra para diferenciar otra nueva y as sucesivamente. Pulsando con el ratn en la factura que queremos emitir, vemos que los tres botones de la derecha cambian su texto, as tenemos: - Lista de cargos factura X, que nos permite listar los cargos de la factura seleccionada totalizando por habitacin con su IVA correspondiente, es muy til para grupos que quieren pagar cada uno sus cargos por habitacin sin necesidad de sacar una factura por cada una. Aparece una ventana como la siguiente: Podremos usar el botn previsualizar , imprimir o salir. - Factura X, emisin de la factura seleccionada. Aparecer una nueva ventana, que se vera ms adelante en este mismo captulo.

82

Ayuda OfiHotel

- Salida Pendiente X, deja todos los cargos correspondientes a la factura seleccionada en pendiente de facturar. Sera el caso de un cliente que sale del hotel pero vuelve al tiempo. Al volver a darle entrada a este cliente avisa de que tiene cargos pendientes y si queremos que se asuma de nuevo para su factura (esto lo har de forma automtica en base al DNI del cliente). Otro caso sera el de un impago y no queremos generar an factura para no pagar el IVA correspondiente a sta. Los pendientes en cada momento se pueden controlar desde Listados de Recepcin / Control de Pendientes , incluso desde esta opcin podemos dar de nuevo entrada a nuestro cliente asumiendo directamente los cargos pendientes.. Por ltimo en ltimas Facturas vemos una lista con las ltimas facturas emitidas para una mayor comodidad a la hora de gestionar el cobro a cada uno de nuestros clientes cuando hay aglomeracin a la hora de dar salidas. A continuacin vemos la ventana de emisin de facturas: - Si vamos a emitir la factura A, por defecto carga como DNI/Pasaporte el del cliente alojado que se indic en la entrada y como empresa tambin la indicada en la entrada. Para el caso de la factura B tanto en DNI/Pasaporte como en Empresa cargara el del cliente alojado. En cualquier caso todos estos datos pueden ser modificados. - En Cabecera de la factura X, nos pide el DNI/Pasaporte del cliente alojado dando acceso al nombre para ser modificado segn el caso. En Cod Empresa se da acceso a buscar, modificar, consultar o aadir en el fichero de agencias/empresas 44 , una vez cargado, se visualizan todos sus datos para su comprobacin. En N Bono podemos indicar el correspondiente al presentado por el cliente, interesante ya que este se visualiza en la factura. Si se indic en la entrada se carga de forma automtica. - A la derecha nos pide la forma de pago de la factura, por defecto importe total de la factura aparecer en metlico, pero pueden aplicarse dos formas de pago especiales (tarjeta, cheque, talonarios, etc) de las definidas en el fichero de formas de pago 51 , indicando en cada una de ellas el importe correspondiente y por ltimo una forma de pago para crdito, se propone una por defecto, pero puede ser cambiada por alguna de las definidas tambin en el fichero de formas de pago. Se pueden mezclar hasta las cuatro a la vez siempre cuadrando la suma de las indicadas con el total de la factura. - En la parte inferior izquierda se presentan los totales de la factura desglosados por tipos de IVA. - Ya en la parte inferior derecha indicaremos otros datos, como liberar habitaciones sin cargos al facturar, que si se activa, las habitaciones que queden sin cargos sern liberadas y puestas en limpieza, relacion de habitaciones en factura para relacionar todas las habitaciones de la entrada o no segn interese y si la factura se emite agrupada (para misma fecha y mismo cargo los unifica en una linea en factura) o completa (relaciona todos los cargos en factura). - Por ltimo pulsar en Aceptar para realizar la emisin de la factura segn los datos indicados en esta pantalla o Cancelar para volver a la pantalla inicial de salidas. En este momento no se generan los apuntes de la factura, se generan al hacer la operacin de cierre del da .

4.14

Modificacin de Facturas
Modificacin de Facturas
Esta opcin permite modificar las facturas correspondientes a las salidas del da. La ventana ser como la siguiente:

Recepcin

83

Aqu se presentan las facturas del da con la informacin del cliente alojado, la agencia/empresa, habitacin y sus importes por forma de pago as como el total. Podremos usar el botn Modificar Factura Seleccionada dando acceso a la ventana de factura modificar la seleccionada. Si queremos visualizar en modo listado usar el botn Previsualizar e Imprimir . Por ltimo usar el botn Salir para cerrar esta ventana.
14

para

4.15

Comprobacin por forma de Pago de Facturas


Comprobacin por Forma de Pago de Facturas
Esta opcin nos permite visualizar las informacin relacionada con la forma de pago de facturas segn una seleccin por impresora o pantalla. Seleccionando factura podremos acceder a ella para su consulta o modificacin. La seleccin se podr realizar segn la pantalla siguiente por fecha de factura, cdigo de cliente, serie de facturas 168 y forma de pago. Para visualizar facturas, pulsar en Cargar Datos >>.

84

Ayuda OfiHotel

A continuacin la pantalla se ampla incluyendo la lista de facturas segn seleccin. Se podr acceder a modificacin de facturas 82 , seleccionndola y pulsando en Modificar Factura seleccionada, as como usar el botn previsualizar o el botn imprimir con la seleccin cargada.

4.16

Nueva Factura Directa

Nueva Factura Directa


Vease la opcin de Nueva Factura Directa
25

de administracin.

4.17

Nueva Factura Proforma


Nueva Factura Proforma
Vease la opcin de Nueva Factura Proforma
27

de administracin.

4.18

Modificacin Facturas Proforma

Modificacin Facturas Proforma


Vease la opcin de Modificacion de Facturas Proforma
27

de administracin.

4.19

Facturacin de Salidas de Pendientes


Facturacin de Salidas de Pendientes
Aqu se factura todo los pendiente en el hotel.

Recepcin

85

Se cargan los datos correspondientes a las facturas pendientes mediante el filtro que le indiquemos, y ya posteriormente marcamos la factura y nos vamos a utilidades --> realizar factura y facturaremos esa factura pendiente.

4.20

Operaciones Peridicas

4.20.1 Saldo Pendiente Ctes. Alojados


Saldo Pendiente Ctes. Alojados
Se trata de visualizar todos los cargos pendientes de facturar de los clientes alojados actualmente en el establecimiento. Es una de las tres operaciones obligatorias antes de hacer el cierre del dia . Al pulsar en el botn ocultar columnas de cargos slo quedarn las correspondientes a los totales. Usando los botones Previsualizar e Imprimir podemos visualizar en modo listado. Para Salir pulsar en el botn correspondiente.

4.20.2 Gestin Listado Entradas/Salidas


Gestin Listado Entradas/Salidas
Partiendo del saldo anterior de habitaciones, personas e importes de habitaciones, se lista las entradas del da, las salidas del da y se calcula un saldo final. Es una de las tres operaciones obligatorias antes de hacer el cierre del dia . Como vemos aparece un saldo inicial de habitaciones, Personas y Automtico. Se lista todas las entradas y salidas del da, calculando un nuevo saldo para el da siguiente.

86

Ayuda OfiHotel

En Modificar Iniciales podemos indicar manualmente el saldo inicial de partida del listado. Y como en en todas las pantallas de este tipo para visualizar en modo listado podemos usar Previsualizar e Imprimir . Para salir pulsar en la opcin correspondiente.

4.20.3 Cierre del Da


Cierre del Da
Ejecutar esta opcin supone pasar al da siguiente como fecha de trabajo. Todas las habitaciones en este momento ocupadas pasan a limpieza, se borran todos los datos de salidas ya facturadas y se actualizan todas las estadsticas de ocupacin y produccin que se pueden visualizar desde administracin.

Para que se active la opcin de cierre (botn que aparecera en la parte inferior) deben haberse realizado previamente las opciones propuestas en esta pantalla. Si se prefiere, pulsando en cada botn Pendiente pueden ejecutarse desde esta misma ventana. Si alguna de ellas ya estuviera hecha, en vez de aparecer el botn como pendiente, aparece un OK. Pulsar en el botn Salir para cerrar esta ventana. Las operaciones que se realizan en el cierre son las siguientes 1. Genera Apuntes correspondientes a los puntos de venta. 2. Genera los Apuntes de la facturacin del da. 3. Actualiza las estadsticas de administracin. 4. Pone las habitaciones ocupadas en limpieza. 5. Borra todas Entradas ya facturadas. Y por ltimo, pasa la fecha de trabajo al da siguiente.

Recepcin

87

4.20.4 Parte de Hospederia


Parte de Hospedera
Opcin por la cual podremos controlar el envo del parte de hospedera a la polica. Esta opcin tiene que estar activada en Configuracin - Parmetros. Se cargaran los partes pendientes y se registraran para su posterior envo. Tendremos la opcin de poder ver los ya enviados como vemos en el siguiente grfico.

Una vez generado el parte se graba en un fichero para su posterior envo por correo electrnico.

4.21

Listados de Recepcin

4.21.1 Alfabtico de Clientes Alojados


Alfabtico de Clientes Alojados
En este listado vemos por orden alfabtico los clientes alojados actualmente en el establecimiento.

88

Ayuda OfiHotel

Esta pantalla funciona como se explica en Ventana de Listados Podemos usar los botones Previsualizar e Imprimir . Pulsar en Salir para cerra esta ventana.

21

4.21.2 Entradas Reales del Da


Entradas Reales del Da
En este Listado se visualizan las entradas de viajeros efectuadas en el da totalizando por tipos de habitaciones. Esta pantalla funciona como se explica en Ventana de Listados 21 . Podemos usar los botones Previsualizar e Imprimir . Pulsar en Salir para cerra esta ventana.

4.21.3 Salidas Reales del Da


Salidas Reales del Da
En este Listado se visualizan las Salidas de viajeros efectuadas en el da totalizando por tipos de habitaciones. Esta pantalla funciona como se explica en Ventana de Listados 21 . Podemos usar los botones Previsualizar e Imprimir . Pulsar en Salir para cerra esta ventana.

4.21.4 Estado Habitaciones


Estado Habitaciones
Este listado presenta el estado global de habitaciones, presentando el total de habitaciones ocupadas por tipos. Esta pantalla funciona como se explica en Ventana de Listados 21 .

Recepcin

89

Como vemos podemos visualizar segun se seleccione, Todas las habitaciones, slo las ocupadas, las libres, las que estn actualmente en limpieza y las bloqueadas. Podemos usar los botones Previsualizar e Imprimir . Pulsar en Salir para cerra esta ventana.

4.21.5 Habitaciones sin Ocupacion


Habitaciones sin Ocupacin
Nos muestra un listado con las habitaciones sin ocupacin filtrando entre fechas.

4.21.6 Pendientes de Facturar de Particulares / Extras

Pendiente de Facturar de Particulares / Extras


Nos muestra en pantalla las habitaciones pendientes de facturar de particulares o extras y nos indica las entradas de las habitaciones, el saldo pendiente anterior, el saldo correspondiente a alojamiento y desayuno, el total del da y total final.

90

Ayuda OfiHotel

4.21.7 Diario de Facturas


Diario de Facturas
Este listado presenta las facturas emitidas en el da para comprobacin y cuadre por forma de pago. Esta pantalla funciona como se explica en Ventana de Listados
21

.
14

Con el botn Modificar Factura seleccionada podemos acceder a la Ventana de Factura modificar la seleccionada. Podemos usar los botones Previsualizar e Imprimir . Pulsar en Salir para cerra esta ventana.

para

4.21.8 Control de Cargos

Control de Cargos
Este listado presenta los cargos generados en el hotel mediante los campos disponibles de filtro Podremos listar los cargos : - Dependiendo de la factura que sea (Todas, Solo Extras y Particulares o Solo de Factura A, B, ... en la cual debemos de indicarla). - Solo de la habitacin que le indiquemos o de la entrada de la habitacin. - Dependiendo el estado de los cargos ( Todos, de clientes alojados, de salidas en el da, de pendientes, los ya facturados en el da, y los que provengan de cargos automticos. - Solo Cargos de la Fecha que indiquemos. - Cuya procedencia sea Todos, Automtica, Manual, Telfono, Tpv's, OfiActiv. Tambin podemos asignar a este listado de cargos un ttulo identificativo.

Recepcin

91

4.21.9 Control de Pendientes


Control de Pendientes
Este listado presenta los clientes con cargos pendientes de facturar que actualmente no se encuentran alojados en el establecimiento. Un cliente se le puede dar salida dejando sus cargos pendientes de facturar por la Gestin de Salidas 81 . Esta pantalla funciona como se explica en Ventana de Listados 21 . Con el botn Dar Entrada podemos darle entrada a este cliente asumiendo para ser facturados los cargos en este momento pendientes. Podemos usar los botones Previsualizar e Imprimir . Pulsar en Salir para cerra esta ventana.

4.21.10 Ficha de Polica (Entradas del da)

Ficha de Polica (Entradas del da)


Este listado presenta un listado en formato especfico para presentar como ficha de polica. Esta pantalla funciona como se explica en Ventana de Listados
21

Como vemos en la ventana no se ve al completo el listado, pero al previsualizar o imprimir si entran todos los datos ya que se imprimr en apaisado. Podemos usar los botones Previsualizar e Imprimir . Pulsar en Salir para cerra esta ventana.

4.21.11 Ficha de Polica (Salidas del da)


Ficha de Polica (Salidas del da)
Este listado presenta un listado en formato especfico para presentar como ficha de polica. Esta pantalla funciona como se explica en Ventana de Listados
21

92

Ayuda OfiHotel

Como vemos en la ventana no se ve al completo el listado, pero al previsualizar o imprimir si entran todos los datos ya que se imprimr en apaisado. Podemos usar los botones Previsualizar e Imprimir . Pulsar en Salir para cerra esta ventana.

4.21.12 Listado Invitaciones (Uso Casa)

Listado Invitaciones / Uso Casa


En este listado vemos todas las invitaciones / uso casa que hemos realizado en el hotel, nos muestra el cliente alojado que ha sido, agencia/empresa, fecha de entrada y salida, rgimen, personas, habitacin ocupada, el cargo y el importe.

4.22

Gestin de Caja

4.22.1 Gestin de Caja

Gestin de Caja
Movimientos de Entradas de Caja. Cobros Globales. Movimientos de Pagos/Salidas de Caja Recepcin. Ver ayuda movimientos de Entradas/Salidas de Caja. Pagos Globales. Arqueo de Caja y Cierre de Caja. Listado de Movimiento de Caja.

4.23

Listn Telefnico
Listn Telefnico
Opcin implementada para crear telfonos, direcciones, es de uso frecuente en recepcin, paradas de taxis, museos, restaurantes, otros establecimientos, etc, que con una fcil localizacin podamos consultar para servicio a nuestros clientes.

Recepcin

93

El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros listn en manejo de datos en pantalla 11 .

12

y el de cada ficha del

El cdigo es numrico de 6 dgitos, puede asignarse de forma automtica. Rellenar el resto de datos y Aceptar para grabar la ficha en nuestro listn.

4.24

Clientes Alojados (Histrico)


Clientes Alojados
Aqu se definen los datos personales de clientes que se alojan en el hotel y su ficha para la polica. El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros cada cliente en manejo de datos en pantalla 11 . El cdigo de cada cliente ser su DNI/Pasaporte (ver campo D.N.I. / C.I.F. ). Indicar sus apellidos y nombre como se piden, por separado (para la ficha de polica). Dar el resto de datos personales, direccin, nacimiento, datos de expedicin DNI, etc. Son necesarios para la ficha de polica. Por ltimo existe un campo observaciones las cuales se visualizan tanto al darle entrada como al darle salida en el hotel.
12

y el de la ficha de

4.25

Contratos Comerciales
Contratos Comerciales
Esta opcin visualiza los contratos que se gestionan con el programa OfiHCadena (Gestin de Contratos Comerciales de Agencias/Empresas).

94

Ayuda OfiHotel

Desde esta ventana podemos filtrar nuestro listado de contratos por fichas NIF, Fecha de Alta, Fecha de Terminacin, comercial de Direccin, de Seguimiento, por Grupo/Familia y por Segmento de Ventas. Una vez tengamos en pantalla nuestro listado podremos consultar el contrato o la ficha de NIF pulsando la tecla + que aparece al lado en color rojo. Finalmente podremos previsualizar bajo un ttulo que le asignemos y posteriormente imprimirlo.

Manual OfiHotel

96

Ayuda OfiHotel

5
5.1

Almacen
Almacenes
Almacenes
Creacin de los almacenes de uso en el hotel. Pueden ser de varios tipos, de almacenaje, cocina, de venta, de material en uso, de gasto, etc. El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros cada Almacn en manejo de datos en pantalla 11 .
12

y el de la ficha de

El cdigo de Almacn es de 2 dgitos numricos, se puede asignar de forma automtica, indicar una descripcin para identificar cada almacn. En el campo Tipo de Departamento desplegar la lista e indicar segn el almacn de que se trate si es: 1 Almacenaje (destinado a gestionar slo existencias de artculos no perecederos). 2 Venta (destinado a venta de artculos como cafetera, restaurante, etc). 3 Cocina (almacn al que deben ir todos los artculos perecederos para su elaboracin, tener en cuenta que cualquier artculo fabricado en cocina, al ser vendido se actualiza en la estadstica de ventas, tanto del punto de venta como de cocina). 4 Gastos (destinado a los artculos en uso actualmente o en gasto en el establecimiento como material de limpieza, lencera, menaje, material de mantenimiento, etc). Para aquellos almacenes destinados a venta, hay que definir el cargo a habitaciones, cdigo del fichero de cargos 43 a usar al pasar una venta a la habitacin. En esta pantalla se puede indicar si los precios a usar para almacenes de venta sern con I.V.A. incluido en su P.V.P. En cuanto al cuadro de estadstica, aparecern por meses la valoracin de las Entradas a Coste Real (cada vez que entra un artculo se actualiza aqu valorado a su precio de coste), la Venta Terica (tambin cada vez que entre un artculo se actualiza valorado ficticiamente a su precio de venta en ese momento) y Ventas Reales (en los almacenes de venta cada vez que se realice alguna y adems en el almacn de cocina cada vez que se venda un artculo aqu fabricado). En las dos columnas de la derecha vemos en

Almacen

97

porcentaje la variacin entre Venta Terica y Venta Real (%VT/VR) y entre Entradas a Precio de Coste y venta Real (%ECR/VR). Esta estadstica se actualiza al hacer movimientos entre almacenes mercanca Por ltimo Aceptar para grabar los datos modificados.
108

y al hacer entrada de albaranes de

5.2

Artculos
Artculos
Creacin de los artculos de uso en el establecimiento, tanto los de almacenaje, como los de venta, perecederos, etc. El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros cada uno de los artculos en manejo de datos en pantalla 11 .
12

y el de la ficha de

El cdigo de artculo tiene 6 posiciones numricas, se puede asignar de forma automtica. Teclear una descripcin para cada uno. En la pestaa de Datos del Artculo indicar el Tipo de I.V.A. desplegando la lista, los precios de Costo ltimo y Costo Medio (ya en movimiento de artculos entre almacenes se irn actualizando de forma automtica), la subfamilia a la que pertenece y las unidades por bulto (para indicar bultos a la hora de los movimientos entre almacenes y que se calculen las unidades de forma automtica). Adems activar el dato Venta Real en Cocina para aquellos artculos aqu fabricados (se le aplica una estadstica especial para ver la productividad de cocina), indicar si es perecedero y si el artculo est en Venta. Si es as, pedir el cdigo de Tpv y una descripcin para usar en el Tpv normal (si son tctiles este dato no es necesario, se usara la descripcin genrica del artculo). Tambin para los artculos en venta, se puede indicar si son transformados para venta (artculos que slo se usan en Tpv a partir de uno o varios iniciales, por ejemplo, Coca-Cola y Fanta se transforman para venta en refrescos, ste ltimo estara en este caso) y si son Descompuestos en Venta (artculo que se compone de varios de los ya definidos en venta, por ejemplo, un combinado se descompone en 1 copa de licor + 1 refresco). El funcionamiento de la lista donde indicamos la descomposicin se explica en manejo de listas 12 . Si no se trata de un artculo en venta, pedir cdigo de transformacin y unidades en las que se

98

Ayuda OfiHotel

transforma, por ejemplo, una botella de ron se puede transformar en 10 unidades del artculo copa de ron . Un ejemplo de lo explicado hasta ahora en relacin al tratamiento y transformaciones de cada uno de ellos a la hora de su venta, podra ser:

Artculos Iniciales para gestionar sus Existencias Botella de Ron Cacique (75Cl)

Se transforman para Venta en de Copa de Ron Importacin

Un Descompuesto para Venta podra ser : 1 Combinado de Ron de Importacin, descompuesto en 1 Copa de Ron Importacin + 1 Refresco

Coca-Cola (20Cl) Fanta (20 Cl)

de Refrescos de Refrescos

De esta forma se gestionan las existencias, artculos que compramos denominados tal y como nuestro proveedor nos los vende, y a la hora de la venta podemos transformarlos en uno homogneo para evitar repeticiones de artculos parecidos y multiplicar en exceso los artculos dispuestos slo para la venta. En cualquier caso el planteamiento est abierto a las necesidades de cada momento, incluso se puede llegar al caso de que cada artculo con el que se gestionan existencias, pueda ser el destinado a la venta, esto complicara en exceso la definicin de precios de venta para cada uno de los departamentos (cafetera, restaurante, etc) y el funcionamiento del Tpv tctil al existir demasiados productos a la venta. En la pestaa Artculos por Almacn se definen los precios de venta para cada uno de los departamentos y consultamos las unidades de entrada y salida para cada uno de los almacenes.

Como vemos, tenemos una lista en la que iremos indicando almacenes para el artculo poniendo sus precios de venta si es el caso (hasta tres diferentes a aplicar), unidades iniciales (se actualizan automticamente al gestionar el almacn) y su stock mximo y mnimo. Esta lista se gestiona como se explica en manejo de listas 12 . En la parte derecha aparecern las unidades de entrada y salida totales por meses del almacn activo en la lista de lan izquierda. Estas entradas y salidas se gestionan en movimientos entre almacenes 108 y en entrada de albaranes de mercanca . Podremos indicarle el suplemento en Combinado incrementando el precio final del artculo.

Almacen

99

En la ultima pestaa Otros Datos podremos indicarle el proveedor principal, cdigo de barras y foto por defecto que utilizaremos en el TPV, incluso veremos las ltimas 30 facturas de proveedor. Por ltimo Aceptar para grabar los datos del artculo.

5.3

Familias/Subfamilias
Familias / Subfamilias
Creacin de las familias y subfamilias para clasificacin los los artculos de uso en el establecimiento. La subfamilia a la que pertenezca cada uno de los artculos se indica en la ficha de cada artculo . El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros cada familia o subfamilia en manejo de datos en pantalla 11 .
12

y el de la ficha de

El cdigo se descompone en dos dgitos numricos correspondientes a la familia (en el ejemplo 02 que podra corresponder a artculos de Comida restaurante, Cafetera). Los tres siguientes son para el desarrollo de cada una de las familias, con hasta 999 subfamilias. Obviamente en esta misma pantalla daremos de alta familias, tecleando dos dgitos y subfamilias, indicando los cinco. Al dar de alta, podemos asignar el cdigo de forma automtica. Teniendo en cuenta que, si no se indica nada en cdigo se asignar un cdigo de familia y si se indica el cdigo correspondiente a una familia, se asignar cdigo de subfamilia dentro de la familia indicada. Para cada familia y subfamilia hay que indicar una descripcin, al aceptar se graba los datos tecleados.

5.4

Proveedores
Proveedores
Opcin destinada a crear los proveedores de nuestro establecimiento. El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros cada proveedor en manejo de datos en pantalla 11 .
12

y el de la ficha de

100

Ayuda OfiHotel

El cdigo de proveedor debe comenzar por 4000 4100 (cuenta de mayor correspondiente a proveedores y acreedores respectivamente), aunque no existe control a este respecto, s se comprueba que se trate de una cuenta contable 167 correcta, la cual se puede asignar de forma automtica. Indicar los datos personales del proveedor, como su nombre, direccin, CIF, telfono, e-mail, etc. En la parte superior derecha podemos visualizar los totales de compras efectuadas a nuestro proveedor mes a mes, del ejercicio actual y del anterior. En la parte inferior derecha teclear las observaciones y datos de inters correspondientes a nuestro proveedor. Aceptar para guardar los datos indicados.

5.5

Trabajadores
Trabajadores
Opcin destinada a crear los trabajadores/camareros que van a trabajar en los departamentos de nuestro establecimiento (cafetera, restaurante, etc), para control de las ventas de cada uno de ellos. El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros 12 y el de la ficha de cada uno en manejo de datos en pantalla 11 . Existe la opcin de acceso a listado de trabajadores 114 .

Almacen

101

El cdigo de cada trabajador es de tres dgitos numricos, el cual se puede asignar de forma automtica. Para cada trabajador indicar en descripcin su nombre. Podremos indicarle tanto una contrasea o clave como restringir opciones del tpv, siempre con el botn hundido. Aceptar para grabar los datos indicados en esta ventana.

5.6

Puntos de Venta
Puntos de Venta
Opcin destinada a crear los puntos de venta que existen en nuestro establecimiento, como cafetera, restaurante, etc. Aqu definiremos para cada uno cmo funciona, si es tctil, cuentas contables 167 a usar, etc. El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros cada punto de venta en manejo de datos en pantalla 11 .
12

y el de la ficha de

En la pestaa de Datos Generales se piden los datos correspondientes al funcionamiento base del punto de venta.

102

Ayuda OfiHotel

El cdigo del Tpv tiene 2 dgitos numricos y se puede asignar de forma automtica. Indicar una descripcin y su cdigo como almacn dentro del fichero de almacenes 96 . Se pueden tener varios puntos de venta que pertenecen al mismo almacn (p.e. si tenemos 2 cajas en cafetera, crearemos 2 TPV pero indicaremos el mismo almacn cafetera para ambos). Le diremos si controla mesas (podemos tener varios tickets funcionando en el tpv, uno por mesa), si el cierre es ciego (a la hora del cierre, pide al trabajador el desglose de dinero que hay en caja, sin que se visualice el que debera haber segn lo vendido desde el ltimo cierre). A continuacin indicar las cuentas contables 167 a usar para este departamento (los apuntes contables se generan al hacer el cierre del da en base a las cuentas aqu definidas, no al cerrar el tpv). Tener en cuenta que si indicamos Cuenta de Crdito, todo el pendiente de cobro puede estar perfectamente diferenciado por punto de venta contablemente en una cuenta diferente, la que aqu se indique, si no se indica este dato el credito estar reflejado como saldo pendiente en la cuenta indicada en Cuenta Ctes. Varios. En Tipo de Documento indicar si se emiten Tickets, Factura o no hay emisin de documentos. En Tipo de TPV indicar si es tctil o manual (se recomienda el tctil por su facilidad y versatilidad a la hora de usarlo en la venta). En la pestaa Zonas/Mesas se definen las zonas del punto de venta y las mesas para cada una de ellas..

Almacen

103

Como vemos, tenemos una pestaa denominada Zona nica en la que definiremos para los Tpv no tctiles las mesas a gestionar como una nica zona. En Zonas para tctil creamos las diferentes zonas de mesas del punto de venta y en la parte inferior el desglose de mesas para cada una de las zonas definidas. Notar que en la lista inferior se crean las mesas para la zona activa en cada momento. El funcionamiento de estas listas ser como se explica en manejo de listas 12 . Gracias a esta opcin a la hora de la venta aparecern desglosadas en pantalla las mesas segn las zonas aqu definidas como ya veremos a la hora de la venta en el Tpv tctil. En la lista de zonas definir simplemente el cdigo de cada zona, su descripcin y el precio de venta a aplicar (para cada producto se pueden definir hasta tres precios de venta por almacn). Crear en la lista de mesas cada una de ellas con su cdigo y descripcin. Como ya veremos a la hora de gestionar el Tpv tctil aparecern las descripciones aqu definidas, tanto para zonas como para mesas. Por ltimo, en la pestaa Productos / Especiales clasificamos los artculos de venta en este Tpv por familias para una mayor comodidad a la hora de localizar cada uno de ellos.

104

Ayuda OfiHotel

Se trata de crear familias de venta a las cuales le asignaremos los artculos que le correspondan. As, en la lista de Familias para el TPV creamos las que necesitamos segn se explica en manejo de listas 12 . En Tipo de Botones para productos, segn interese, podemos definir que sean de tamao normal y grande. Obviamente en este ltimo caso se visualizan a la vez menos artculos, pero se gana en claridad para identificarlos. En Tarifa por Defecto a Usar indicar de las tres que se pueden definir para cada artculo la que se aplica por defecto en este punto de venta. Para asignar a cada una de las familias los artculos que le corresponden, pulsaremos en el botn modificar. Aparece una ventana como la siguiente:

Almacen

105

Pulsar en Salir para descargar esta ventana y volver a la ficha del punto de venta. En esta ventana carga todas las familias definidas para cualquier TPV, pulsando Intro podemos cambiar la descripcin de la familia seleccionada (ser la que aparezca a la hora de la venta) y la descripcin larga (informativa para una mejor identificacin) Segn la familia seleccionada, en la lista inferior podemos modificar. borrar, buscar o aadir artculos correspondientes a sta. Ya a la hora de la venta al seleccionar esta familia, los artculos aqu asignados sern los que se visualizan. Los datos que se piden son el cdigo de artculo a incluir, se visualiza el cdigo corto y su descripcin. En la columna MRU (artculos de uso ms frecuente) indicar S/N para que este artculo se incluya en una familia fija de artculos ms usados. En Descripcin para el TPV tctil hay que indicar el texto que queremos que se visualice para este artculo a la hora de la venta, por defecto se pone la genrica. Por ltimo en la columna foto, indicar el archivo de imagen y su ruta para as visualizarlo en el TPV tctil. Si la tiene ya definida aparece a la derecha para su comprobacin. Si utilizamos descuentos en el TPV tendremos que asignar un artculo con esa descripcin en dicho campo. En la ultima pestaa de cargos tendremos que introducir el cdigo exacto del artculo creado para realizar los cargos de habitaciones para el TPV.

5.7

Departamentos
Departamentos
Utilizaremos esta opcin para la creacin de diferentes departamentos a utilizar en el TPV. Esta opcin de departamentos nos ayudara a la hora de controlar a que departamento asignamos los consumos invitaciones.

106

Ayuda OfiHotel

5.8

Cambio de Precios de Venta


Cambio de Precios de Venta
Mediante esta opcin podremos cambiar el importe de todos los artculos filtrando por familia, artculo y almacn. Tambin podremos incrementar el precio con porcentaje, incremento fijo por todos los precios o por uno en concreto. A continuacin pulsamos en Seleccionar y nos cargan los artculos pertenecientes a ese almacn, dependiendo el filtro que le indiquemos. Mas abajo nos muestra los precios anteriores de cada artculo y nos deja modificar el pvp1, pvp2, pvp3 en la columna de Precios Nuevos.

Cuando finalizemos el cambio de precios, pulsamos en Aceptar y salimos guardando los cambios realizados.

Almacen

107

5.9

Entrada de Albaranes de Mercanca


Entrada de Albaranes de Mercanca
Desde esta opcin daremos entrada a los albaranes de proveedores, indicando para cada uno de los artculos del albarn su almacn destino, esto har que se actualicen existencias en cada uno de ellos calculando su precio de costo medio. A partir de estos albaranes gestionaremos la recepcin de facturas desde la opcin correspondiente cotejando la correspondencia de estas facturas con los albaranes previamente introducidos. El funcionamiento base de esta ventana se explica en manejo de datos en pantalla
11

Segn se ve en la imagen, hay que indicar proveedor (se da acceso a crear, modificar, consultar o buscar en el fichero de proveedores 99 ), el n de albarn (se puede buscar dentro de los albaranes vivos del proveedor) y su fech A continuacin en las lneas de albarn aadimos los artculos correspondientes indicando unidades y precios, calculndose los totales desglosados en tipos de IVA segn el cuadro inferior. El funcionamiento de las lneas del albarn ser el explicado en manejo de listas 12 . Para cada linea de artculo hay que teclear el cdigo (se da acceso a crear, modificar, consultar y buscar en el fichero de artculos ) visualizando su descripcin, as como el precio de costo ltimo, el de costo medio, porcentaje de IVA, unidades por bulto, existencias en el almacn (una vez se indique AE) y existencias totales del artculo indicado. Se puede indicar nmero de bultos (calcular las unidades totales si en la ficha del artculo se indicaron unidades por bulto), el precio bruto por unidad, el descuento a aplicar a esta lnea, calculando el precio neto total, AE (almacn de entrada, se puede crear, modificar, consultar o buscar sobre el fichero de almacenes 96 ) y cantidad en unidades del artculo (obviamente recalcula el precio neto de la lnea). Para modificar un albarn basta con indicar su nmero y lo cargara en pantalla. Se puede Borrar pulsando en el botn correspondiente. Pulsar en el botn Grabar para definitivamente guardar los datos indicados.

108

Ayuda OfiHotel

5.10

Recepcin de Facturas de Proveedores


Recepcin de Facturas de Proveedores
Esta opcin nos permite recepcionar las facturas de proveedores asignando sus albaranes previamente introducidos por la opcin de entrada de albaranes de mercanca .

Se trata de teclear los datos de la factura, proveedor (podemos acceder a crear, modificar consultar o buscar en el fichero de proveedores 99 ), nmero de factura, fecha y su forma de pago (se puede crear, modificar, consultar y buscar sobre el fichero de formas de pago 51 ). Una vez indicados los datos de la factura pulsar en Cargar Albaranes Pendientes. Esta operacin cargara en la lista de Albaranes pendientes de recepcionar todos los actualmente vivos de este proveedor. La operativa a seguir es muy simple, seleccionar con el ratn un albarn que corresponda a esta factura y con doble click o pulsando en el botn Agregar albarn Seleccionado, ste pasa a la lista Albaranes de la Factura y actualiza los datos Total Bases y Total Factura. Operar as con el resto de albaranes de la factura que estamos recepcionando. Pulsar en Aceptar para dar por buena la recepcin de la factura. Esta operacin hace que los albaranes queden como recepcionados, genera los apuntes correspondientes a la compra de esta factura y un vencimiento pendiente de pago para el proveedor. Este vencimiento se gestionara desde las opciones correspondientes de tesorera. Si se pulsa en Cancelar limpia la pantalla para iniciar otra recepcin de factura sin grabar nada.

5.11

Movimientos entre Almacenes


Movimientos entre Almacenes
Desde esta opcin realizaremos los traspasos de artculos entre almacenes. Obviamente se trata de tener

Almacen

109

al da las existencias en cada uno de los almacenes mediante esta opcin.

Desde el men Acciones podemos hacer las siguientes operaciones: Crear un nuevo movimiento de artculo. Abre una lnea nueva en la que se teclea la fecha del movimiento, el cdigo de artculo (permite buscarlo en el fichero de artculos ), presenta la descripcin de ste y en la parte superior los precios de costo, % IVA, unidades por bulto, existencias y si es artculo transformado para venta. Documento que corresponde al movimiento, bultos (calcula unidades si se defini unidades por bulto en la ficha del artculo), unidades, propone el precio de costo medio, ltimo y de Venta, que pueden ser modificados, Almacn de Entrada y de Salida (da acceso a la bsqueda en el fichero de almacenes 96 ) y procedencia del movimiento. Al pulsar Intro en el ltimo dato el movimiento quedara grabado actualizando existencias y estadstica en los almacenes indicados para este artculo. Pide desde qu fecha queremos ver la lista. Al pulsar Intro, en la misma lista de entrada de los movimientos los presenta en orden inverso de fecha. Opcin a usar para buscar en cualquiera de los ficheros como ya hemos visto en Aadir. Ver en Almacn / Movimientos entre almacenes Para salir de esta opcin.
108 .

5.12

Listados de Almacn

5.12.1 Pedidos / Albaranes

Pedidos / Albaranes
Este listado nos presenta los albaranes de proveedores segn el filtro indicado en esta ventana:

110

Ayuda OfiHotel

Indicar Desde/Hasta proveedor, fecha de movimiento y documento. En Tipo de listado puede ser detalle (presenta el desglose de lneas del albarn) o resumen (slo los totales de cada albarn) y en Albaranes se pueden pedir los pendientes de recepcionar (no hemos recepcionado an la factura del proveedor) o los ya recepcionados. Al pulsar en Imprimir nos pide el modo de impresin y si se pide por pantalla en manejo de listados por pantalla 18 vemos cmo funciona esta opcin.

5.12.2 Existencias de Artculos

Existencias de Artculos
Listado de comprobacin de existencias generales de un artculo o en un almacn determinado. El filtro ser segn la pantalla siguiente:

Desde/Hasta Familia / Subfamilia y Desde/Hasta Artculo. Si se indica de un almacn determinado, las existencias que se listen sern las relativas a ste. Al no poner almacn se listarn las existencias globales. Se puede valorar el inventario para comprobacin activando el dato Valora Inventario. Al pulsar en Imprimir nos pide el modo de impresin y si se pide por pantalla en manejo de listados por pantalla 18 vemos cmo funciona esta opcin.

5.12.3 Artculos por Almacn

Artculos por Almacn


Este listado nos muestra para cada artculo en los almacenes que est definido sus tres precios de venta y sus existencias. Se puede pedir ordenado por varios criterios. La pantalla de definicin del filtro es la siguiente:

Almacen

111

Indicar qu ordenacin queremos para el listado: 1. Almacn + cdigo de artculo. 2. Almacn + descripcin de artculo. 3. Familia + cdigo de artculo. 4. Familia + descripcin de artculo. Podemos marcar / demarcar esta serie de filtros: 1. Incluir / excluir en el listado los artculos con existencias 0 y los precios de venta del artculo. 2. Podemos incluir los precios. 3. Listar solo artculos por debajo del stock mnimo. 4. Incluir artculos perecederos. Al Aceptar nos pide el modo de impresin pantalla 18 cmo funciona esta opcin.
18

y si se pide por pantalla ver en manejo de listados por

5.12.4 Movimientos entre Almacenes

Movimientos entre Almacenes


En este listado podemos ver los movimientos realizados entre almacenes segn los limites que se indiquen en la siguiente ventana:

112

Ayuda OfiHotel

Desde/Hasta Fecha, Desde/Hasta Artculo, de un Documento determinado, de un Tipo de Movimiento (se da la posibilidad de listar todos, los de entrada o los de Salida) y Desde/Hasta Almacn. Al pulsar en imprimir nos pide el modo del impresin , y si se pide por pantalla sta funciona como se explica en manejo de listados por pantalla 18 .

5.12.5 Listado de Almacenes - Estadstica

Listado de Almacenes - Estadstica


Impresin de la estadstica que vemos en el fichero de Almacenes 96 correspondiente a la valoracin a precios de coste, venta terica y venta real de los artculos de cada uno de ellos. La ventana de peticin del listado es la siguiente :

Indicar desde/hasta almacn, as como desde/hasta mes. Al pulsar en Imprimir nos pide el modo de impresin y si se pide por pantalla en manejo de listados por pantalla 18 vemos cmo funciona esta opcin.

Almacen

113

5.12.6 Listado de Compras

Listado de Compras
En esta opcin vemos mediante los siguientes filtros las compras de artculos que se han realizado.

5.12.7 Listado de Compras por Proveedores


Listado de Compras por Proveedores

5.12.8 Diario Facturacin de Proveedores

Diario Facturacin de Proveedores


En este listado se visualizan las facturas de cada uno de los proveedores entre unas fechas dadas, as como las compras totales de cada uno de ellos. La ventana de peticin del listado es la siguiente:

Indicar desde/hasta proveedor y desde/hasta fecha de factura. Adems se puede pedir con el desglose de artculos de cada una de las facturas (activando ver desglose de la facturas). Al pulsar en Imprimir nos pide el modo de impresin y si se pide por pantalla en manejo de listados por pantalla 18 vemos cmo funciona esta opcin.

5.12.9 Informe Comercial de Proveedores

Informe Comercial de Proveedores


Listado para visualizar las compras de cada uno de nuestros proveedores. La ventana de peticin del

114

Ayuda OfiHotel

listado es la siguiente:

Simplemente indicar desde/hasta proveedor, del mes que queremos ver el informe de compras o el ao completo y si se quiere visualizar las compras del ao anterior. Al pulsar en Imprimir nos pide el modo de impresin y si se pide por pantalla en manejo de listados por pantalla 18 vemos cmo funciona esta opcin.

5.13

Control de TPV

5.13.1 Listado de Trabajadores

Listado de Trabajadores
Listado de trabajadores definidos en fichero de trabajadores La pantalla inicial del listado es la siguiente:
100

Indicar desde/hasta cdigo o descripcin. Al Aceptar aparece una pantalla con el listado segn los lmites indicados. Fiunciona como se explica en Ventana de Listados 21 .

Almacen

115

A este listado podemos acceder tambin desde el fichero de Trabajadores.

5.13.2 Listado Cierre de TPV

Listado Cierre de TPV


Nos permite visualizar los cierres efectuados. La pantalla de peticin de este listado ser la siguiente:

Pedir desde/hasta Tpv, desde/hasta Fecha y desde/hasta hora de cierre. Al Aceptar visualiza los cierres dentro de los lmites indicados.

5.13.3 Listado de Tickets

Listado de Tickets
Opcin para listar los tickets generados desde los puntos de venta. La pantalla de peticin de impresin es la siguiente:

116

Ayuda OfiHotel

Indicar desde/hasta Fecha de ticket, TPV y trabajador. En tipo de listado existen tres posibilidades, Detalle (imprime todos los datos de cada ticket incluyendo los artculos) Resumen (slo imprime los totales), Cobros (Igual que resumen pero desglosa de cada ticket su forma de pago y totaliza por Tpv) o Reimpresin (imprime los tickets solicitados en el mismo formato que usa el TPV). As mismo podemos pedir el listado ordenado por TPV + NTiket Trabajador + TPV + NTiket. Para el caso de pedir el listado en modo resumen o detalle pedir el modo de impresin . Se puede pedir por pantalla, en este caso mirar como se trabaja en esta ventana en manejo de listados por pantalla 18 . Si se ha indicado la opcin de Reimpresin de ticket, debe realizarse desde el Tpv correspondiente para que use la correcta configuracin de impresora.

5.13.4 Ventas por Horas

Ventas por Horas


Desde esta opcin podemos visualizar por horas las ventas realizadas entre las fechas y los punto de venta indicados en los lmites.

Una vez tecleados los lmites pulsar en Aceptar para visualizar los datos pedidos. Pulsar en cancelar para hacer otra peticin. En la lista de horas podemos usar el ratn para visualizar todas las horas deslizando haca la derecha o izquierda y hacia arriba y abajo. Esta lista se puede sacar por impresora usando el botn Imprimir Listado Actual.

Almacen

117

5.13.5 Estadistica de Ventas

Estadstica de Ventas
Esta opcin permite visualizar e imprimir una estadstica de ventas de un TPV o todos, bien de un mes en concreto o todo un ao, haciendo una comparativa con el Ao anterior al indicado. Se muestra en la parte superior un resumen de todos los tickets, y en la lista inferior un resumen de ventas de cada camarero.

Para imprimir la estadstica, debemos seleccionar la impresora que deseemos, pulsando despus el botn "Imprimir".

5.13.6 Resumen de Ventas

Resumen de Ventas
Esta opcin permite sacar un Resumen de Ventas del TPV indicado. Este resumen se puede sacar de un ao completo, mes, o de los Cierres Contables realizados. Podemos indicar el resumen de ventas de un TPV determinado, y elegir un tipo de impresin donde se elige una de las impresoras configuradas en windows.

118

Ayuda OfiHotel

Se puede imprimir opcionalmente un resumen por Horas, por Familias, y por Camareros, imprimiendose siempre un resumen global.

5.13.7 Resumen de Ventas Semanales

Resumen de Ventas Semanales


Esta opcin permite sacar un Resumen de Ventas del TPV indicado semanalmente. Podemos filtrar entre fechas y entre TPV's y nos da opcin de indicarle la hora de cierre al dia siguiente.

5.13.8 ABC de Ventas


ABC de Ventas
Esta opcin permite sacar un Resumen de Ventas del TPV indicado. Este resumen se puede sacar de un ao completo, mes, o de los Cierres Contables realizados.

Almacen

119

5.13.9 Consumo / Invitaciones

Consumo / Invitaciones
Esta opcin permite sacar un Resumen de Ventas del TPV indicado. Este resumen se puede sacar de un ao completo, mes, o de los Cierres Contables realizados. Podemos indicar el resumen de ventas de un TPV determinado, y elegir un tipo de impresin donde se elige una de las impresoras configuradas en windows. Se puede imprimir opcionalmente un resumen por Horas, por Familias, y por Camareros, imprimiendose siempre un resumen global.

5.14

Control de Camareros
Control de Camareros
Planning que nos muestra los camareros que se asignan a un determinado evento y en una determinada fecha. Podemos mostrar mediante este planning que se ve a continuacin el total de camareros disponibles y las actuaciones que tiene por da, debemos marcar el da en lnea con el camarero y nos muestra mas abajo la actuacin que tiene en el evento, al igual que la hora de actuacin, nmero de horas que va a estar haciendo el servicio, precio de costo, total del salario a percibir y la notas correspondientes a tener en cuenta.

120

Ayuda OfiHotel

5.15

Inventario

5.15.1 Impresion de Inventario

Inventario / Impresin de Inventario:


Opcin por la cual podremos imprimir el inventario con diferentes tipos de impresin y seleccionando el almacn correcto. Esta opcin permite la impresin por impresora de Tickets o Normal, de los siguientes listados por Almacn: Toma de Inventario: Imprime un informe de los Artculos del Almacn con las Existencias existentes. Stock ltimos Inventarios: Impresin de las existencias existentes en cualquiera de las ltimas regularizaciones de existencias. Inventario Valorado: Impresin un informe de los Artculos del Almacn con las Existencias existentes y valoradas a precio de costo medio. En todos los informes no se imprimen los artculos perecederos o de venta en cocina.

5.15.2 Regularizacin de Existencias


Inventario / Regularizacin de Existencias
Opcin que utilizamos para poder regularizar las existencias pudiendo modificar las existencias que el PC nos muestra en existencias reales. Para ello debemos indicar el almacn y pulsar el botn Cargar Lneas. En esta lista debemos introducir las existencias reales para cada artculo. En la lista no se cargaran los artculos perecederos o de venta en cocina, al aceptar se dan por buenas las existencias reales, generando movimientos de almacn por las diferencias existentes.

Almacen

121

5.15.3 Consumo Almacen


Consumo Almacn
En este apartado podremos regularizar las unidades activas del almacn y a una fecha en concreto.

122

Ayuda OfiHotel

5.16

Cierre del Almacn


Cierre del Almacn
En esta opcin se realizan operaciones de cierre y borrado hasta una fecha determinada segn vemos en la ventana siguiente:

Se trata de activar la opcin que queremos que se ejecute, a continuacin se explica su funcionamiento : - Regularizacin de Existencias, simplemente pone a cero las existencias de todos los artculos para el caso de que queremos por movimientos de almacn volver a meter las reales. - Cierre anual de estadstica, para aquellos fichero que tienen estadstica como artculos, almacenes y proveedores, pone a cero la estadstica del ao actual y la pasa a ao anterior para poder visualizar en los listados el comparativo. Importante, esta opcin debe realizarse antes de comenzar a trabajar en el ao siguiente, si no es as, toda la estadstica se acumula como ao actual. - Borrado de Histrico de Albaranes, se trata de borrar todos los albaranes hasta la fecha que se indique. - Borrado de Movimientos de Almacn, al igual que la anterior borra los movimientos de artculos hasta la fecha indicada. - Borrado de Tickets / facturas de TPV, igualmente borra los tickets hasta la fecha indicada. - Borrado Total, una vez marcados todas la opciones anteriores se nos habilitara esta opcin para hacer el borrado total del almacn. Todas las opciones de cierre se pueden hacer en cualquier momento excepto la de cierre anual de estadstica por la causa ya explicada. Pulsar en Aceptar para realizar las operaciones activadas.

5.17

Reconstruccion de Estadistica
Reconstruccin de Estadstica
Recurso para reconstruir y actualizar automaticamente la estadstica creada por el programa.

Almacen

123

Manual OfiHotel

VI

Gestin del TPV

125

6
6.1

Gestin del TPV


Gestin TPV Tctil
Gestin del TPV
No es una opcin que como tal aparezca en el men de la aplicacin. Hay que crear un usuario por cada punto de venta desde configuracin/usuarios. Al crearlo se debe acceder a Opciones e indicar que Tipo de Usuario es TTpv. Al acceder a Ofihotel con este usuario aparece la siguiente ventana:

Como vemos, mediante los botones, se visualizan todos los puntos de venta ya creados. Seleccionar el correspondiente al usuario. Las siguientes veces ya selecciona directamente el que le corresponde, entrando directamente a la gestin del punto de venta. Notar que los tctiles tiene aadida la imagen de una mano pulsando. Al volver del Tpv, pulsar en Salir para descargar OfiHotel. Se puede pulsar en otro punto de venta si es el caso, por ejemplo un tpv funciona por la maana como Desayunos y a determinada hora como Cafetera, simplemente con salir y seleccionar el otro, queda configurado de forma rpida y automtica para su nuevo uso. La ventana completa sera la siguiente:

126

Ayuda OfiHotel

En la imagen vemos la pantalla completa de gestin del Tpv tctil, a continuacin veamos su funcionamiento desglosado en cada una de las reas de funcionamiento. Trabajador del Ticket:

Se trata de seleccionar el trabajador del ticket a realizar. Si una mesa ya tena ticket abierto, selecciona su trabajador de forma automtica. Los trabajadores que se pueden seleccionar sern los indicados en la ventana que aparece al pulsar en el botn Trabajadores. Desde esta ventana seleccionaremos uno o varios de los ya creados en el fichero de trabajadores, que al aceptar sern cargados en la lista de botones de la imagen. El trabajador seleccionado aparece pulsado. Usar las flechas para movernos por la lista de trabajadores hacia arriba y abajo. Desde el fichero de puntos de venta se definen las zonas de mesas y su desglose. Se trata de seleccionar zona (terraza, barra, mesas) y dentro de sta la mesa que corresponde. Si la mesa tiene ticket abierto, sta se visualiza en azul (mesa 12), la seleccionada actualmente se ve pulsada (mesa 24). Usar las flechas para movernos por la lista de mesas hacia arriba y abajo. Para salir de la gestin del Tpv pulsar el botn de la derecha con la imagen de la flecha y la puerta.

Gestin del TPV

127

Otra opcin que hay en el rea de mesas es el planning que se activa en el siguiente botn: rea de Mesas

En este planning podremos apreciar la colocacin de cada una de las zonas que tenemos y la situacin que tiene en esos momentos las mesas, si estn libres, ocupadas o juntas. Tambin podremos ver los tickets abiertos que tenemos, el tiempo que llevan en dicha mesa o bien las reservas que hicimos en su momento. Area de Familias de Artculos Se trata de seleccionar la familia de artculos de las definidas en fichero de puntos de venta . Esto supone la carga de los artculos definidos para esta familia en el rea inferior a sta. Las flechas permiten movernos por diferentes cargas de familias si son mas de ocho. Una de las familias mas usadas y creada por el programa es Mas Frecuentes en la cual situamos los artculos mas frecuentes. Area de artculos Se cargan los artculos definidos para la familia seleccionada en el area de familias. Seleccionar el artculo, indicar unidades (en rea de ticket) y volver a pulsar en el artculo para cargarlo en el ticket. Pulsando dos veces en el mismo artculo se carga una unidad. Usar las flechas para movernos por diferentes cargas de artculos si son mas de 24 (para botones pequeos) 15 (para botones grandes). Los artculos para cada familia, as como el uso de botones grandes o pequeos se definen en el fichero de puntos de venta. Area de Ticket y Acciones En esta rea del tpv vemos el ticket activo y realizamos todas las acciones necesarias para el punto de venta, as, los botones superiores permiten: Envo de Comandas: Este botn permite el envo de comandas desde el tpv a la cocina o donde tengamos situada la impresora

128

Ayuda OfiHotel

Sugerencias: En el botn sugerencias nos permite enviar las sugerencias creadas en la configuracin de comandas. Apertura del cajn. Reimpresin del ticket activo. Esta accin no supone el cierre de ste permaneciendo activo hasta hacerle el cierre. Cobrar: Este botn nos permite cobrar el tickets abierto en ese momento. Se nos desplegar la siguiente ventana. Donde se pedir la forma de pago de ste, as como su impresin en uno, en dos o simplemente ya estaba preimpresin y no se quiere emitir otro. La pantalla que aparece es la siguiente: Por defecto aparece activa la forma de pago de Metlico. Activar pulsando la deseada para el ticket y con los botones de nmeros indicar el importe. Si es tarjeta, seleccionar de la lista de tarjetas. Se puede imprimir una factura directamente desde el Tpv, picando en dicho botn. Si es una nota pendiente para un cliente del TPV se lo podremos indicar y facturarlo con posterioridad. Si es cargo, por medio de las teclas de nmero poner nmero de habitacin, justo debajo aparece cliente y nmero de personas alojadas en el hotel, obviamente si la habitacin indicada est libre no dejar pasar el cargo. Se puede emitir una copia del ticket (simple), dos copias (doble) o no emitir ticket. Si se trata de un punto de venta que imprime facturas pulsar en la opcin correspondiente. Por ltimo pulsar en Salir para cancelar la operacin de cierre. Se puede comprobar si el ticket es el correcto en la parte inferior, donde se visualiza informacin de ste. Ya en el ticket vemos los artculos cargados, su precio (puede ser iva incluido si as se indic en el almacn que corresponde a este Tpv) y el total por lnea. A su derecha, para movernos por las diferentes lneas usaremos los botones con las flechas. Para anular una lnea del ticket pulsar en el botn de la goma de borrar, aade la misma lnea al ticket en negativo, quedaran marcadas con otro color diferente y a la hora de imprimir ticket no aparecen en ste, pero si quedan grabadas para su consulta. Justo debajo de las lneas del ticket se visualiza el artculo pendiente de cargar en ste. Pulsando en el botn a su derecha o por segunda vez en el artculo, lo pasa al ticket con las unidades indicadas por medio de las teclas con nmeros (la tecla C borra las unidades actuales y la tecla./. indica que vamos a pulsar un segundo nmero, p.e. si son 10 unidades, pulsamos el 1, ./. y el 0). En la parte inferior se visualiza el total del ticket, total lneas y lnea activa. Otros dos botones importante que tenemos en el TPV son Cobro Con o Sin Tickets, dos botones para facilitarnos el cobro rpido. Pero sin duda donde tenemos todas las opciones por las cuales podemos modificar, dividir, facturar, reimprimir..... Es en Opciones Especiales.

Vamos a ir viendo cada uno de los botones para que sirven. Cierre de turno, se trata de indicar manualmente mediante el teclas de nmeros los importes totales por cada una de las formas de pago imprimindose un ticket de cierre con esta informacin para adjuntarlo a la caja. esta accin presenta la ventana siguiente: Pulsando en cada una de las formas de pago, teclear mediante las teclas de nmeros los diferentes totales. Al aceptar imprime un ticket de cierre con los datos indicados para adjuntar a la caja. Si se ha definido el

Gestin del TPV

129

punto de venta con cierre ciego, no visualiza los importes reales tanto en pantalla como en el ticket. Descuentos, esta accin permite hacer descuentos de una cantidad en un tickets activo. Cambio de mesa, esta opcin permite hacer el cambio de mesa. Cuando la mesa este activa activaremos dicha opcin y seguidamente pulsaremos la mesa a la cual vamos a cambiar. Cdigo de Barras, Introduciremos el cdigo de barra del artculo. Dividir Tickets, tiene como misin dividir el ticket en tantas partes iguales como queramos. Reimprimir Factura, esta accin nos permitir reimprimir las facturas que hemos realizado en los diferentes Tpv que tenemos creados y el da concreto, pudiendo ver un listado de los tickets hechos y su desglose. Consumos/Invitaciones, Con esta opcin podremos dar una invitacin desde un departamento especifico. Visor de Comandas, en este visor de comandas podremos apreciar la zona de preparacin de la comanda, las ltimas comandas que hicimos y los datos de esa comanda pudiendo reenviarla de nuevo. Radio Notas, opcin definida en Funcionamiento / Radio Notas. Separa Ticket, con esta opcin podremos separar los artculos que tenemos en el ticket para poder dividir el importe en dos ticket. Gestin de Clientes, en este gestor podremos llevar una agenda de todos nuestros clientes Iremos aadiendo a nuestros clientes y el programa nos preguntara sus datos personales y nos lo ir grabando pudiendo mas tarde modificarlos e incluso borrarlos. Tambin nos permitir facturarles y sacar un histrico de esas factura. Anular Ticket, esta opcin nos anula por completo el ticket que en ese momento tengamos activo poniendo todos los artculos en negativo y por lo tanto anulndolo. Pesar Artculo, mediante este botn podremos pesar un articulo siempre que la bscula este debidamente configurada. Modificar Ticket, con esta opcin podremos modificar un ticket hecho con anterioridad indicndonos un listado de todos los tickets realizados y su desglose para su posterior modificacin. Juntar Mesa, en el caso de que se quieran juntar varias mesas se tendr que pinchar primeramente en la primera mesa, seguidamente activar el botn y posteriormente picar en la mesa a juntar, de esta forma se juntarn. Gestin de Reservas, la gestin de reservas queda explicada en Gestin de TPV / Reservas de mesa. Datos de la Mesa, mediante esta opcin podremos cambiar los datos que tenemos predefinido de una mesa, siempre que la tengamos activa, pudiendo cambiarle tanto el nombre, el nmero de comensales y la tarifa que le indicamos a dicha mesa. Men del Da, con el men del da podremos indicarlos los diferentes artculos que anteriormente hemos configurado e ir aadindolo al ticket que tengamos activo teniendo en cuenta que todos estos artculos que vayamos aadiendo van a llevar importe 0. Salir de Especiales.

6.2

Configuracin del TPV


Configuracin del TPV
Configurar los cdigos especiales para uso de la impresora de ticket, display y apertura del cajn. Normalmente esta configuracin corresponde a los tcnicos que hacen la instalacin. La configuracin aqu introducida ser la genrica a cualquier Tpv de la instalacin. Sin embargo, si se pulsa en Personalizar, la configuracin actual en pantalla, pasa a ser la exclusiva de la mquina en que me encuentre actualmente. As, al entrar en esta opcin siempre mirar si existe su configuracin personalizada o en su defecto cargara la general (si es la general o la personalizada se visualiza en el

130

Ayuda OfiHotel

texto que aparece justo debajo de los botones aceptar/cancelar/personalizar). Si la configuracin cargada corresponde slo a esta mquina, permite Despersonalizar, con lo cual pasara a tener la configuracin General.

6.3

Configuracin del Ticket


Configuracin del Ticket
Esta opcin permite cambiar la configuracin de impresin del ticket. Se pueden insertar lneas, borrarlas, usar tipos de impresin (enfatizada, rojo, cursiva, doble,etc), cargar nuevos campos, etc. Debe ser usada por un tcnico o en su defecto supervisada por ofimtica para evitar posibles errores de funcionamiento a la hora de imprimir el ticket.

Gestin del TPV

131

6.4

Configuracin Vales
Configuracin de Vales Esta opcin permite cambiar la configuracin de impresin del Vale. Se puede insertar lineas, borrarlas, usar tipos de impresin (enfatizada, rojo, cursiva, doble,etc), cargar nuevos campos, etc. Debe ser usada por un tcnico o en su defecto supervisada por ofimtica para evitar posibles mal funcionamientos a la hora de imprimir el Vale.

6.5

Configuracin Comandas
Configuracin de comandas
En la configuracin de comandas podremos configurar hasta cinco impresoras para el envo de comandas generadas en el TPV y recibidas en el lugar donde tengamos montadas dichas impresoras. Desde esta opcin tambin podremos configurar el men de sugerencias como se muestra en el siguiente dibujo:

132

Ayuda OfiHotel

En este men podremos ir introduciendo grupos de sugerencias y a su derecha segn el grupo que tengamos activo podremos ir metiendo cada una de las sugerencias para ese grupo. Como siempre se irn creando con los iconos del folio en blanco, modificaremos con el icono de modificar y con el siguiente icono iremos borrando aquellas sugerencia con las que no estemos de acuerdo.

6.6

Carga de Radio Notas


Configuracin de Radio Notas
Opcin para poder configurar la Radio Comanda por el TPV a enviar y su ruta de configuracin

Gestin del TPV

133

6.7

Listado de Tickets
Listado de Tickets
Pide fecha de los tickets a listar. Al Aceptar aparece un listado segn manejo de listados por pantalla en el que aparecen los tickets del da solicitado totalizando por Tpv y Formas de pago.
18

Existe un listado de tickets 115 ms completo en el men almacn/Control de TPV desde el cual podemos filtrar por varios criterios y visualizar ms informacin.

6.8

Reserva de Mesas
Reserva de Mesas
En este men podremos llevar una gestin de reservas de mesas como nos muestra el siguiente dibujo.

134

Ayuda OfiHotel

Para generar una reserva nueva picaremos en el icono de la hoja en blanco y nos aparecer la siguiente ventana:

Aqu le indicaremos que tipo de reserva queremos hacer y nos generara un nmero, a continuacin le indicaremos la fecha de peticin y la fecha de la Reserva, pudiendo incluir la hora y automticamente el programa nos indicar si es almuerzo o cena.

Gestin del TPV

135

En los datos del cliente podremos incluir un cliente que tengamos grabado como tal en nuestra gestin de clientes o crearlo desde aqu. En la siguiente parte podremos incluir los datos extras de la reserva como el punto de venta donde quiere hacer la reserva, la zona, mesa, n de comensales, n de mesas y si acordamos algn precio con el cliente. En la ultima parte podremos introducir alguna nota de la reserva hecha. Al aceptar la reserva, se nos volver a la pantalla principal de reservas. Para poder ver las reservas es importante filtrar mediante las diversas opciones de fecha, tpv, hora, tipo y turno; seguidamente cargaremos las reservas para que nos la muestre en pantalla. Estas reservas podremos editarlas, borrarlas o imprimirlas mediante los listados que tenemos en la cabecera. Desde este punto podremos cambiar el estado de la reserva de provisional a confirmada.

6.9

Clientes Tpv
Clientes Tpv
En esta opcin accedemos a la gestin de clientes del tpv, mediante la cual podemos aadir o modificar una ficha de un cliente, facturar al cliente o ver un histrico de facturas de un cliente determinado.

6.10

Gestin de Puntos

6.10.1 Tipo de Clientes


Tipo de Clientes
En la siguiente opcin se definen el tipo de cliente para la gestin de puntos.

136

Ayuda OfiHotel

6.10.2 Configuracin de Regalos


Configuracin de Regalos
En la siguiente opcin se dan de alta y se configuran los regalos, nos pide: - una descripcin del regalo. - el artculo que hace referencia al regalo para el control de existencias. - fecha de validez del regalo (Desde / Hasta). - puntos necesarios, para optar al regalo. - nos indica las unidades regaladas (del regalo en cuestin).

6.10.3 Entrega de Regalos


Entrega de Regalos
Aqu se gestiona la entrega de regalos a clientes. Al buscar al cliente en cuestin nos aparecen los puntos actuales que tiene y si optamos a dar regalos disponibles nos aparecer en el nuevo saldo los puntos que le quedan despus de entregar el mismo. Podemos leer (lector de cdigo de barras) la tarjeta del cliente y que nos indique los puntos actuales del mismo. Mas abajo nos aparece el regalo que tenemos seleccionado en regalos disponibles y nos informa de los puntos necesarios para optar al regalo y las unidades disponibles. Mas a la derecha se asigna el almacn destino y al aceptar nos graba la entrega.

Gestin del TPV

137

En este ejemplo el cliente "agencia popular de viajes" tiene 0 puntos actuales por lo que al optar al regalo y entregar el "llavero hotel plata" cuyos puntos necesarios son 100, nos queda el saldo negativo de -100 y al aceptar no nos dejara la entrega del regalo debido a que no tiene puntos suficientes para optar a el.

6.10.4 Comprobar Tarjeta


Comprobar Tarjeta
Aqu comprobamos la tarjeta de puntos por medio del cdigo de barras. Podemos leer cdigo de barras y grabarlo.

6.10.5 Listado de Regalos Disponibles


Listado de Regalos Disponibles
Con este listado comprobamos filtrando Desde / Hasta regalo y entre fechas los regalos disponibles. El listado nos carga los regalos disponibles, los puntos necesarios y los ya regalados. Podemos imprimir o previsualizar en pantalla el listado.

138

Ayuda OfiHotel

6.10.6 Listado de Regalos Entregados


Listado de Regalos Entregados
Con este listado comprobamos filtrando Desde / Hasta cliente y entre fechas los regalos entregados a clientes. Podemos imprimir o previsualizar en pantalla el listado.

6.10.7 Listado de Regalos por Cliente


Listado de Regalos por Cliente
Con este listado comprobamos filtrando Desde / Hasta cliente y entre fechas los regalos entregados por clientes. Podemos imprimir o previsualizar en pantalla el listado.

6.10.8 Saldo de Puntos por Cliente


Saldo de Puntos por Cliente
Con este listado comprobamos el saldo disponible de clientes. Podemos imprimir o previsualizar en pantalla el listado.

Manual OfiHotel

VII

140

Ayuda OfiHotel

7
7.1

Direccin
Control de Incidencias
Control de Incidencias
Esta opcin se implemento en el programa para controlar todas las posibles modificaciones de cargos cuya modificacin nos requiere una incidencia o comentario la cual podemos listar desde esta opcin. Esta opcin suele estar activada para usuarios que tengan control total (propiedad) sobre el programa (direccin). Podemos ver las incidencias filtrando por fecha, hora y usuario.

El listado que nos muestra es el siguiente:

Como vemos este listado nos muestra: 1. La hora y fecha en la cual se hizo la modificacin del cargo. 2. El usuario que hizo la modificacin. 3. El valor original que tenia el cargo 4. El valor nuevo del cargo. 5. La causa por la cual se hizo la modificacin.

7.2

Control de Produccin Cargos


Control de Produccin Cargos
Es un listado para comprobar la produccin por das. Esta produccin podemos imprimirla (previsualizarla en pantalla o impresora) por la fecha de produccin,

Direccin

141

cargos de fecha, solo cargos con fecha de produccin distinta a la fecha del cargo y por cargo. Con este listado tenemos un mayor control sobre nuestra produccin.

Manual OfiHotel

VIII

Complementos

143

8
8.1

Complementos
Diario Facturas Emitidas
Diario de Facturas Emitidas
Desde aqu accedemos a la misma opcin que en administracin Diario de Facturas Emitidas 143 , solo que dependiendo el usuario que entre y los privilegios que tenga podra acceder a un sitio u otro.

8.2

Modificacin de Facturas
Modificacin de Facturas
Desde aqu accedemos a la misma opcin que en administracin Comprobacin por forma de Pago de Facturas 23 , solo que dependiendo el usuario que entre y los privilegios que tenga podra acceder a un sitio u otro.

8.3
8.3.1

Telfono
Precio de Pasos

Precio de Pasos
Aqu configuramos los nmero de pasos y tarifas aplicables para calcular el coste de la llamada que se gestiona por ofitelefono (programa para gestionar las llamadas de la centralita) a travs de una centralita.

8.3.2

Histrico de llamadas
Histrico de llamadas
Recoge la gestin de llamadas realizadas en el hotel. Podemos filtrar por fecha, cod. operacin, nmero de telfono, nmero de habitacin Podemos ordenar este listado por fecha + hora, habitacin + fecha + hora.

144

Ayuda OfiHotel

Manual OfiHotel

IX

146

Ayuda OfiHotel

9
9.1

Configuracin
Empresas
Empresas
La aplicacin Ofihotel ha sido diseada como una aplicacin multiempresa en la que podemos mantener hasta 1000 empresas (siempre que contemos con espacio suficiente en disco). Desde esta opcin de men podremos realizar las siguientes operaciones:

Desde el men ACCIONES: Activar: Desde esta opcin se activar la empresa que se encuentre seleccionada en la lista inferior. Tambin se podr activar la empresa seleccionada en la lista haciendo doble click sobre el nmero de dicha empresa, o bien haciendo doble clic en el icono Seleccin Empresa. En el caso de que usted suela trabajar con varias empresas, es aconsejable que cuando entre a la aplicacin compruebe en qu empresa va a trabajar. Esto lo podr comprobar en la barra inferior de la pantalla principal, en la que se indica el nmero y nombre de la empresa activa, as como el nombre del usuario con el que ha entrado en la aplicacin. Aadir: Con esta opcin podremos dar de alta nuevas empresas. Al activar esta opcin nos aparecer la pantalla de alta de empresas, que es la que sigue:

Configuracin

147

En esta pantalla daremos el nmero y el nombre de la empresa que vamos a dar de alta. El nmero tal y como se puede observar, se puede introducir Manual o Automticamente, haciendo clic en botones de opcin del cuadro Nmero de Empresa. Una vez que se acepten los datos introducidos, el programa presentara la pantalla de Parmetros . Borrar: Con esta opcin podremos borrar la empresa seleccionada en la lista inferior. Tambin podremos realizar esta accin seleccionando el nmero de la empresa que se quiera borrar y presionando la tecla Del o Supr. Refrescar: Debido a que la aplicacin es multiusuario, puede darse el caso de que mientras que estamos en esta pantalla de empresas, otro usuario haya podido crear otra empresa. Pues bien con esta opcin se refrescar la lista de empresas creadas. Salir: Desde esta opcin se cerrara esta pantalla, y se pasara al men principal de la aplicacin. Desde el men ESPECIALES: Copiar Empresa: Con esta utilidad, podremos copiar una empresa existente en otro nmero de empresa. Esta accin se puede hacer para hacer copias de seguridad en otra empresa cuando se vaya a realizar alguna operacin y nos interese guardar la empresa con los datos antes de realizar dicha operacin y poder contrastarla con los datos despus de dicha operacin.

Como podemos observar, en este ejemplo copiaremos la empresa 011 en la empresa cuyo nombre indiquemos en la lista desplegable que aparece en el centro de la pantalla. Renumerar Empresa: Con esta opcin podremos cambiar el nmero de la empresa seleccionada en la lista por otro nmero disponible. La pantalla que se presenta es igual a la pantalla anterior de Copiar Empresa. Reparar Base de Datos Empresa: Esta opcin especial slo se ha de utilizar en caso de que se lo indique el departamento tcnico de Ofimtica Jan S.L. Con esta opcin se podrn reconstruir los ndices y los datos de la empresa activa, en el caso de que dicha base de datos se encuentre corrupta. Las causas por las que se puede corromper la base de datos se deben normalmente a un mal funcionamiento elctrico de algn ordenador de la Red o bien a una mala configuracin de las mquinas o

148

Ayuda OfiHotel

de la red local en la que se est corriendo el programa. En el caso de que se haya utilizado esta utilidad y el problema no se haya resuelto, no debe de insistir en utilizar dicha opcin y pngase en contacto con la mayor urgencia con Ofimtica Jan S.L.

9.2

Parametros
Parmetros
Definicin de datos bsicos necesarios para el correcto funcionamiento de OfiHotel. El funcionamiento con esta pantalla se explica en Manejo de Datos en Pantalla . A continuacin se explican cada una de las pestaas: 1. DATOS DE EMPRESA:

En esta pestaa presenta el nmero de empresa y la fecha de trabajo de la aplicacin. Pide una palabra de paso genrica para las opciones delicadas del men de Configuracin (Parmetros, Usuarios, Empresas, Gestin de Bloqueos y Localizacin de Bases de Datos). Teclear los datos de direccin, telfonos, fax, etc. En la parte inferior pide la inscripcin en el registro mercantil y una serie de textos especficos en factura. El Texto 1 y 2 aparecen en la cabecera y el los otros en el pie de factura. 2. DATOS CONTABLES:

Configuracin

149

Definicin de la Delegacin, indicar si es Central (administracin est en esta oficina) Sucursal (hay que enviar datos contables a una central de administracin). Nmero de la delegacin contable. Nmero de empresa Enlace con tesorera (normalmente el mismo nmero de empresa que la de Ofihotel) y si se ha indicado que es sucursal indicar el N Empresa Destino del Traspaso de Apuntes a Central (nmero de empresa de oficonta en la central para los traspasos de apuntes). Apuntes en modificacin de Facturas, configurar aqu si al modificar facturas de recepcin se generan apuntes contables (hara un asiento negativo anulando los importes anteriores y uno nuevo), y si es as, en qu fecha se generan, la de la propia factura o la del da en que se modifica. Cuentas Contables, definir las cuentas solicitadas. Sern las que se usen a la hora de la generacin de Apuntes contables . Tipos de IVA, definir hasta 6 tipos de Iva y el tipo a aplicar para comisiones. Datos para el Cierre de Tickets, activar si as se desea (es recomendable) que los apuntes del da para los puntos de venta se generen en el cierre del da . 3. OTROS DATOS:

150

Ayuda OfiHotel

Parametrizacin de la asignacin de cuentas contables a clientes. Para cada tipo de cliente podemos plantear una delegacin contable diferente, as, al crear una agencia siempre se le asigna una cuenta (segn la imagen se usa la raz 4300 000 y se asigna sobre la ltima ya creada), para el aso de empresas y particulares se asigna segn lo indicado aqu siempre y cuando se le diga explcitamente al crear o a la hora de darle salida si su factura supera el tope para asignar cuenta. Para plantear la convivencia de la Peseta y el Euro se indica el cambio que se aplica, decimales a usar, si se imprime en factura el cambio de la que actualmente sea la alternativa y para los redondeos al hacer un cobro en euros se usa las cuentas aqu definidas. Indicar las carpetas donde se encuentran los informes a usar por la aplicacin. Tener en cuenta que si se trata de una red, debe indicarse el camino completo incluyendo el nombre del servidor (p.e. \\Servidor\DiscoD\OfiHotelW\Documentos). Se pueden indicar estos datos pulsando el botn examinar de cada uno de los tipos solicitados. Normalmente los documentos (cualquier informe que puede ser especfico por cliente, como las facturas) se encuentra dentro de la carpeta OfiHotelW\Documentos en el servidor. Para los listados (comunes a todos los clientes) en la carpeta OfiHotelW\Listados y para los de tesorera, si existe OfiConta en la instalacin en OfiContaW\Listados, si no existe en OfiHotelW\LisTesoro. A la hora de la instalacin estos datos se deben crear correctamente, simplemente comprobar que son correctos. 4. LOGO DE LA EMPRESA:

Configuracin

151

En esta pestaa podemos definir qu logo usar para nuestras facturas. Pulsar en examinar para localizar el fichero del logo (normalmente un fichero .bmp con el mnimo tamao posible), ste ser cargado en la pantalla. 5. DATOS GLOBALES NECESARIOS:

152

Ayuda OfiHotel

Definir estos datos para el correcto funcionamiento de OfiHotel. Se trata de indicar Cargo habitaciones (para usarlo en el automtico de cargos), Cargo Telfono (para el cargo automtico de llamadas de telfono), Cargo Descuento (para aplicar en estadstica los descuentos y comisiones en facturas), Cdigo del Tipo de Habitacin Doble (para aplicar las doble uso con este cdigo en la disponibilidad para reservas), Nacionalidad Espaola, Caja por defecto a usar para recepcin, forma de pago metlico y crdito genricas a usar a la hora de las salidas y en la modificacin de facturas y por ltimo si las habitaciones pasan a limpieza en el cierre del da o al hacer el automtico de habitaciones (recomendable si el cierre del da se hace al medioda). Configuracin de la capacidad del hotel para calcular los porcentajes de ocupacin en la estadstica y del cuadro de habitaciones para su correcta visualizacin. 6. OTROS TPVs:

Configuracin

153

Definir los parmetros de regalos y fidelizacion, la gestin de propinas para nuestro(s) TPVs y los siguiente parmetros de funcionamiento del TPV: - Control de Trabajadores por Claves / Tarjetas - Pedir Datos en la Apertura de las Mesas - Usar resolucin de 800x600 - Deshabilitar Botn de Apertura de Cajn. - Imprimir Desglose de Combinados / Menus en Tickets.

9.3

Numeradores
Numeradores
Definicin de la numeracin de los documentos de la aplicacin. Slo acceder a esta opcin para indicar la numeracin inicial al activar la aplicacin.

154

Ayuda OfiHotel

Se trata de indicar nmero inicial para cada uno de los tipos de documentos solicitados en esta ventana. Hay que tener en cuenta que si se realiza algn cambio una vez funcionando OfiHotel puede producir un mal funcionamiento en las opciones afectadas. Pulsar en Aceptar para guardar los cambios efectuados. Cancelar para salir sin grabar.

9.4

Delegaciones
Delegaciones
El concepto Delegaciones lo podemos hacer corresponder con el concepto Sucursal. La aplicacin admitir hasta 1000 sucursales por programa instalado. La Delegacin o delegaciones con las que se trabajen, indicarn la forma de dar de alta las cuentas de clientes, as como las caja etc... Es por tanto muy importante que se tenga en cuenta este concepto. El manejo de la primera ventana se explica en funcionamiento de ficheros y esta pantalla en manejo de datos en pantalla. Las cuentas de clientes indican por s mismas a que delegacin pertenecen a travs del 5,6 y 7 dgito de la cuenta. En cuanto al fichero de mantenimiento de Delegaciones, es el que se ve en la imagen siguiente:

En dicha pantalla podremos introducir los siguientes campos:

Configuracin

155

1. Cdigo: En este campo indicamos el nmero de sucursal. Dicho cdigo puede introducirse Manualmente, Automticamente, es decir el cdigo nos lo suministra el ordenador sobre el cdigo ms alto de los que ya existen en el fichero o bien de forma Libre, es decir, el ordenador nos suministra un cdigo que pueda existir entre los ya existentes y en orden ascendente. 2. Nombre: Indicamos el nombre o descripcin de dicha delegacin.

9.5

Usuarios
Usuarios
Desde esta opcin de men podremos crear y modificar los usuarios y sus derechos, as como las opciones por defecto que tendr cada uno de ellos. Debido a que es una opcin de configuracin de suma importancia, esta opcin se encuentra protegida por la clave de acceso a datos confidenciales que se encuentra en Parmetros.

La pantalla de configuracion de Usuarios es la siguiente:

156

Ayuda OfiHotel

Los campos que encontramos en dicha pantalla son los siguientes: 1. Usuario: Nombre del usuario con el que ha entrado en la aplicacin. Este campo es de slo lectura. 2. Palabra de Paso: Clave con la que se protege la entrada al programa con el nombre de este usuario. 3. Fecha: Fecha en la que hizo el usuario su ltima entrada en la aplicacin. Campo de slo lectura. 4. Hora: Hora en la que hizo el usuario su ltima entrada en la aplicacin. Campo de slo lectura. 5. Ordenador: Nombre o descripcin del PC desde el que hizo el usuario su ltima entrada en la aplicacin. Campo de slo lectura. 6. Opciones con Acceso: Todas aquellas opciones de men que se encuentren en dicha lista, son opciones a las que tendr acceso el usuario. 7. Opciones sin Acceso: Todas aquellas opciones de men que se encuentren en dicha lista, son opciones a las que el usuario no tendr acceso. Para impedir el acceso de un usuario a una opcin de men, deber pasar la opcin que se encuentra en la lista de la derecha y pasarla a la lista de la izquierda. Para ello basta con hacer un doble clic en el elemento deseado o bien una vez marcada la opcin deseada, pulsar en los botones centrales. Dentro de esta pantalla se encuentran las opciones por defecto del usuario, es decir, aquellos valores que usa por defecto el usuario, y que se declaran en esta pantalla para que el usuario no tenga que estar continuamente tecleando los mismos valores. Por ejemplo si el usuario usa la caja 000, con que lo declare en la pantalla de opciones por defecto, cada vez que el programa requiera este dato, automticamente pondr el valor aqu indicado. Para acceder a dicha pantalla haga clic en el botn Opciones y nos aparecer la siguiente ventana:

Configuracin

157

La pantalla de valores por defecto de Usuarios es la siguiente: 1. Permitir dar Altas: Indica si el usuario tiene derechos para crear nuevas fichas. 2. Permitir Modificaciones: Indica si el usuario tiene derechos para modificar los valores de fichas ya creadas. 3. Permitir Bajas: Indica si el usuario tiene derechos para borrar fichas. 4. Permitir ver Estadstica: Indica si el usuario tiene derechos para ver los datos acumulados y estadsticas de las fichas. 5. Caja para control de arqueo: nmero de caja que se usa de forma habitual para el usuario que accede al programa. 6. Permisos en Gestin: Podemos configurar la entrada al programa del usuario para que acceda a diferentes mdulos de OfiHotel. R-->Recepcin; M-->Almacn; T-->TPV; A-->Administracin; D-->Direccin; P-->Propiedad 7. Claves del TPV: Podemos configurar unas claves especiales para los cobros de caja. 8. Quitar Preimpresin / Doble Tickets:

9.6

Copias de Seguridad
Copias de Seguridad
Desde esta opcin se podrn hacer las copias de seguridad y restaurarlas en caso de que fuese necesario. La pantalla es la siguiente:

158

Ayuda OfiHotel

Debe tener en cuenta que este es el proceso de mayor importancia para la seguridad de los datos de su empresa. No olvide hacer copias de seguridad diarias de sus datos. Para hacer una copia de seguridad desde esta opcin debe tener en cuenta que sirve cualquier medio excepto las cintas STREAMER, que suelen llevar su propio software de copias. Por lo tanto lo primero que debemos hacer es seleccionar la unidad en la que haremos dicha copia, as como la carpeta o directorio en la que se grabar. Si est utilizando un medio de copia de baja capacidad como pueden ser los discos de 3,5 ", deber marcar el cuadro de verificacin Realizar copia en varios discos. Una vez seleccionada la unidad y la ruta para la copia haremos click en el botn Aceptar. Hay que tener en cuenta que cuando se hace la copia de seguridad desde un puesto de trabajo, hay que tener la unidad en la que se encuentran los datos como unidad de red fija. Tambin hay que contar con que al hacer la copia de seguridad de gestin se har tambin la copia de seguridad de la empresa contable que se encuentra asociada, pero no al revs, es decir si hace la copia de seguridad desde contabilidad no se har la copia de la empresa de gestin. - Los ficheros resultantes de la copia de seguridad sern los siguientes: 1. Si se realiza la copia de seguridad desde la Empresa de Gestin (OFIEVENTOS). SegHeeeOccc.zip En la que Seg. Indica que es un fichero de seguridad. G Indica que se trata de gestin comercial (OfiEVENTOS). eee El nmero de la empresa de gestin. O Indica que se trata de contabilidad (Oficonta)y ccc el nmero de la empresa de contabilidad asociada. La extensin zip, se debe a un formato estndar de compresin. 2. Si se realiza la copia de seguridad desde la Empresa de Contabilidad (OFICONTA) SegOccc.zip En la que Seg. Indica que es un fichero de seguridad. O Indica que se trata de contabilidad (Oficonta) ccc el nmero de la empresa de contabilidad asociada. La extensin zip, se debe a un formato estndar de compresin. Para restaurar una copia de seguridad, haremos click sobre la ficha Restaurar, y seleccionamos la unidad o la carpeta en la que se encuentra la copia a restaurar. Una vez hayamos localizado la ruta donde se encuentra copia de seguridad, con un click nos especificar en que fecha se realiz la copia y de qu empresas de OfiHotel u OfiConta (si la tuviramos). Haciendo

Configuracin

159

doble click sobre el nombre del fichero en este caso SegH001O001.zip que se encuentra en el campo Archivos, la aplicacin nos colocar el fichero de copia en el campo Archivo. Con slo pulsar sobre el botn ACEPTAR restauramos la copia.

9.7

Gestin de bloqueos
Gestin de Bloqueos
En el caso de producirse algn bloqueo en la base de datos del programa se nos reflejar en las lineas que nos aparece en la gestin de bloqueos, este bloqueo se suele notar cuando en el puntero del ratn nos aparece el reloj de arena durante un largo periodo de tiempo. Este bloqueo lo sealamos y borramos liberando la base de datos y pudiendo trabajar inmediatamente.

9.8

Localizacin de Bases de Datos


Localizacin de Bases de Datos
En esta opcin podremos localizar las bases de datos para poder trabajar con el programa. Normalmente se instalar por defecto en la ruta indicada del servidor, en caso contrario tendriemos que localizarlas atraves del botn localizar.

160

Ayuda OfiHotel

9.9

Licencia
Licencia
En la pantalla que a continuacin detallamos ser la pantalla que nos aparecer una vez entremos por primera vez a la aplicacin, siempre y cuando no nos haya sido suministrado el Cdigo de Activacin por parte de OFIMATICA JAN, S.L. Los pasos a seguir en el REGISTRO DE APLICACIONES OFI para la Activacin y completo funcionamiento del programa sern los siguientes:

1. Rellenar los datos para la identificacin del cliente. 2. Elegir de la lista despegable las aplicaciones instaladas en nuestro PC. 3. Localizar la ruta donde se encuentran las bases de datos de las aplicaciones. Por defecto: C:\Archivos de programa\OfiHotelW C:\Archivos de programa\OfiContaW\Datos en el caso de tener Contabilidad Etc... Aunque como observamos en el apartado Verificacin de la correcta localizacin de la Base de Datos del Men Empresas y en la opcin Localizacin de la base de datos del Men UTILIDADES esta ruta puede variar dependiendo del tipo instalacin que realizamos en su momento. (Monopuesto u Ordenador Central o Puesto de Trabajo). 4. Solicitar el Cdigo de Activacin de cada una de las aplicaciones OFI instaladas a OFIMATICA JAN, S.L indicando el n que aparece en pantalla (en el campo de slo lectura Licencia) en el CONTRATO DE LICENCIA DE USUARIO FINAL y envindolo por Fax al: 953 28 15 45. Inmediatamente recibir un fax con el Cdigo de Activacin para cada una de las aplicaciones OFI instaladas. NOTA: Dicho Fax deber ir debidamente cumplimentado, firmado y sellado por la empresa, para el correcto entendimiento entre ambos y as hacer llegar el Cdigo de Activacin con la mayor brevedad posible. No ser necesario indicar el n de puestos contratados ya que el programa lo calcular automticamente en el momento de introducir el Cdigo de Activacin. En el caso que no hagamos caso a esta pantalla de Licencia y pulsemos sobre el botn ACEPTAR se

Configuracin

161

accedera a la aplicacin en MODO DEMO por lo que el programa queda limitado a un mximo de 50 documentos mostrando este mensaje:

Una vez recibido el Cdigo de Activacin e introducido correctamente, podr observar que a la derecha de dicho campo Cod. Activacin aparecer el Botn X 2 Puesto(s) seguido del N de puestos solicitados a OFIMATICA JAEN, S.L Para que sirve el botn X Desactivar Licencia? Este botn Desactiva la Licencia actual de la aplicacin sobre la que pulsamos. Es de suma importancia no pulsar dicho botn salvo en caso de Ampliacin del nmero de puestos, Cambio del servidor de datos (por formateo de mquina, etc...) y siempre bajo la supervisin de OFIMATICA JAEN, S.L. Le ser mostrado el Cdigo de Desactivacin resultante de ejecutar dicha opcin y ser obligatorio indicrnoslo en el caso que quiera activar una nueva licencia.

9.10

Actualizar Fichas en Contabilidad


Actualizar Fichas en Contabilidad
Esta opcin supone actualizar en Contabilidad Fichas y Cuentas a partir de los ficheros de "Agencias / Empresas" y "Otras Cuentas Contables".

9.11

Exportar Formatos Adaptados


Exportar Formatos Adaptados
Esta opcin sirve para exportar va email o en formato ZIP los formatos disponibles en la impresin del programa OfiHotel. Solo seleccionamos los formato a exportar y la salida que le indiquemos.

162

Ayuda OfiHotel

9.12

Importar Formatos Adaptados


Importar Formatos Adaptados
Esta opcin sirve para restaurar desde un fichero ZIP los formatos de impresion que dispone el programa OfiHotel.

Configuracin

163

9.13

Formato Etiquetas
Formato Etiquetas
Desde aqu se gestiona el alta y configuracin de etiquetas. Hoja Nueva para dar de alta una etiqueta y en la siguiente ventana se asigna el nombre de la etiqueta, la descripcin y las propiedades (en milmetros).

En la siguiente ventana movemos cada uno de los campos que se incorporan a la etiqueta, pudiendo cambiar el tamao y la fuente de cada campo.

Pulsando clic derecho en el campo nombre vemos las siguiente funciones del texto: - Borrar objeto. - Duplicar el texto. - Propiedades del campo, que son las siguientes:

164

Ayuda OfiHotel

Si se pulsa clic derecho en el ratn en la pantalla del dibujo anterior nos aparece el siguiente men donde podemos aadir texto, lnea, insertar imagen, alinear el texto y introducir los siguientes campos significativos del programa (cdigo, nombre atencin de..., direccin, ..), por ltimo podemos ver cuadrcula.

Manual OfiHotel

166

Ayuda OfiHotel

10
10.1

FAQ Preguntas y Respuestas


Cambiar cargo(s) de habitacion
Cambiar cargo(s) de Habitacin

10.2

Factura anticipada a clientes


Factura anticipada a clientes
Cuando un cliente se aloja en nuestro hotel y quiere una factura anticipada, esta es la forma de sacarla: 1. Damos entrada al cliente en una habitacin (Ej: un cliente que se aloja en la habitacin 201 para 3 das). 2. Damos clic derecho a la habitacin y le damos a la opcin de Hacer Automtico completo de la Estancia. De esta forma se nos carga en la habitacin el o los Cargos correspondientes al alojamiento para los das que el cliente este alojado en el hotel. Al dar salida completa nos aparecern los cargos de habitacin para sacar la correspondiente factura al cliente. Debemos estar pendiente de no marcar la opcin de liberar habitacin para que los das restantes sigua estando la habitacin ocupada por el cliente por si tenemos que cargar algn cargo (restaurante, telfono, minibar, ....). Al final solo liberamos habitacin o facturaremos los cargos pendiente que tenga.

10.3

Reserva y Entrada de Grupos


Reserva y Entrada de Grupos

10.4

Generacin de Apuntes Contables


Generacin de Apuntes Contables
Ofihotel genera una serie de apuntes de forma automtica, segn en la opcin que se generan se explica a continuacin cmo funciona: Cierre del Da: 1. Se realizan los apuntes de las facturas generadas en la Gestin de Salidas a las cuales se aplica una o varias formas de pago y de las que se crean por Facturacin Directa , donde tambin se asigna su forma de pago. Se genera un asiento con fecha de la factura por cada una de las creadas en el da con los apuntes desglosados de la siguiente forma:

FAQ Preguntas y Respuestas

167

Importe Total factura Total Iva

Debe 430 0

Haber 0 477

Concepto N/Fra nnnnnn

Documento N Factura

Base Imponible 0

700 (desglosado segn la cuenta de ventas definidas en cada cargo)

Importe Cobro por cada una de las formas de pago usadas Cuenta de tesorera definida en las formas de pago usadas 430 Cobro Fra nnnnnn Si la factura es de crdito genera un vencimiento para gestionar en tesorera su cobro. 2. Adems, si as se ha indicado en Parmetros/Datos Contables, se genera un asiento por los totales de cada uno de los puntos de venta desglosados de la siguiente forma: Importe Debe Haber Concepto Documento 0 Tpv de CdigoTpv / nprimer Tiket

Total Venta Cuenta de Ctes. varios definida en el Tpv hasta Cdigo Tpv/n ltimo tiket Tpv Total Iva 0 477 Base Imponible 0

Cuenta de Ventas definida en el Tpv

Importe correspondiente a la suma de los cobros de Metlico, Cheques y Tarjetas O Cuenta de Ctes. varios definida en el Tpv Importe de cada una de las formas de pago usadas en cobros del TpvCada una de las cuentas de caja y talones definidas en el Tpv y si hay tarjetas, la definida en la forma de pago de cada tarjeta.0 Modificacin de Facturas: Si en Parmetros /Datos Contables se se le ha dicho que se generen apuntes en esta opcin, se van a generar dos asientos con el mismo formato que el explicado en el punto uno. Hace un primer asiento en negativo por los datos originales de la factura y otro en positivo por los datos finales aceptados en ella. Desde las opciones de Gestin de Caja: Se generan los apuntes correspondientes a los cobros y pagos/salidas de caja efectuados. Estos apuntes se explican en en la ayuda de la Tesorera. En la Recepcin de Facturas de Proveedores: Aqu y segn las cuentas definidas en Parmetros /Datos Contables se va a generar un asiento de compras para la factura de proveedor recepcionada, as como la generacin de sus vencimientos de pago.

10.5

Campo D.N.I. / C.I.F.


Campo D.N.I. / C.I.F.
Si no se indica letra al teclear el DNI lo calcula de forma automtica. Si es el caso de ser un pasaporte teclear primero un guin seguido del nmero para que la letra no sea calculada ya que en este caso no interesara.

10.6

Cuenta Contable
Cuenta Contable
Una Cuenta Contable se pide como dato necesario para la generacin automtica de apuntes en determinados procesos de la aplicacin, as como para identificar en algn caso determinadas fichas,

168

Ayuda OfiHotel

como por ejemplo las de proveedores. La Cuenta contable es de 11 dgitos (mmmmdddnnnn) y se descompone de la siguiente forma: 1. mmmm, correspondiente a la cuenta de mayor segn el plan general contable, as, clientes ser 4300, proveedores 4000, ventas 7000, etc. 2. ddd, corresponde a la delegacin contable de la cuenta, as en nuestra contabilidad podemos tener clasificados nuestros clientes segn el tipo (individuales 001, de empresa 002, agencias 003, etc) o segn nuestro centro de venta (cada uno de ellos se identificara con un nmero de delegacin nico). De esta manera, y en base a la delegacin, contablemente podremos tener mayor informacin en nuestra contabilidad segn nos interese. 3. nnnn, nmero de desarrollo de la cuenta contable. A la hora de crear una cuenta (por ejemplo al crear un proveedor) podemos asignarla de forma automtica. Es recomendable indicar primero la cuenta de mayor y la delegacin para asignar dentro del criterio escogido para cada caso.

10.7

Serie Facturas Clientes


Serie Facturas Clientes
Numeracin de facturas de Clientes: A Facturas de recepcin, generadas desde Gestin de Salidas D Facturas Directas, generadas desde Nueva Factura Directa
81 25

. .

Index

169

Indice
-AActualizacin de Ocupacin y Reservas 58 Actualizacion Manual de Estadistica 57, 58 Acumulados de Cargos de Facturacin 31 Acumulados por Cif de Agencia/Empresa 32 Almacenes 96 Artculos 97 Artculos por Almacn 110 Automtico de Cargos 81

Departamentos 105 Diario de Facturas Emitidas Diario de Produccin 28

24

-EEmisin Diferida de Facturas 26 Empresas 146 Entrada de Albaranes de Mercanca 107 Entradas de Grupo 80 Entradas Individuales 78 Estadstica / de Ocupacin General 34 Estadstica / de Ocupacin por Tipos de Clientes 38 Estadstica / de Ocupacin por Tipos de Habitaciones 39 Estadstica / de Produccin de Cargos 33 Estadstica / Especfica del I.N.E. 36 Exportacin de Apuntes Contables 56

-BBotn Imprimir 19 Botn Previsualizar 20

-CCampo D.N.I. / C.I.F. 167 Cierre del Almacn 122 Clientes Alojados 93 Comprobacin por Forma de Pago de Facturas 23, 83 Configuracin de comandas 131 Configuracin de Radio Notas 132 Configuracin de Vales 131 Configuracin del Ticket 130 Configuracin del TPV 129 Control de Camareros 119 Control de Incidencias 140 Control de TPV / Estadistica de Ventas 117 Control de TPV / Listado Cierre de TPV 115 Control de TPV / Listado de Tickets 115 Control de TPV / Listado de Trabajadores 114 Control del TPV / Resusmen de Ventas 117, 118, 119 Copias de Seguridad 157 creacion_temporadas 46 Cuadro de Habitaciones 71 Cuadro de Situacion por tipo de Habitacion 75 Cuenta Contable 167

-FFamilias/Subfamilias 99 Ficheros / Agencias/Empresas 44 Ficheros / Cargos 43, 44 Ficheros / Clientes Alojados 45 Ficheros / Definicin de Cajas 54 Ficheros / Divisas 53 Ficheros / Familias 42 Ficheros / Habitaciones 42 Ficheros / Idiomas 40 Ficheros / Nacionalidades 40 Ficheros / Parmetros Tesorera 53 Ficheros / Sectores 44 Ficheros / Tarifa de Clientes 49, 50 Ficheros / Tipo de Habitaciones 41 Funcionamiento de Ficheros 12

-GGeneracin de Apuntes Contables Gestin de Salidas 81 Gestin del TPV 125 Gestin Manual de Cargos 80 gestion olvidos 78 166

-Ddefinicion_precios 49 Delegaciones 154

-IInventario / Consumo Almacen 121 Inventario / Listados 120 Inventario / Regularizacin de Existencias 120

170

Ayuda OfiHotel Opciones Peridicas / Gestin Listado Entradas/Salidas 85 Opciones Peridicas / Saldo Pendiente Ctes. Alojados 85 Operaciones Peridicas / Parte de Hospederia

-LListado Contro de Cupos 77 Listado de Tickets 59 Listado de Tikets 133 Listados de Almacn / Albaranes 109 Listados de Almacn / Diario Facturacin de Proveedores 113 Listados de Almacn / Existencias de Artculos 110 Listados de Almacn / Listado de Almacenes Estadstica 112, 113 Listados de Almacn / Movimientos entre Almacenes 111 Listados de Recepcin / Alfabtico de Clientes Alojados 87 Listados de Recepcin / Control de Pendientes 91 Listados de Recepcin / Diario de Facturas 90 Listados de Recepcin / Entradas Reales del Da 88 Listados de Recepcin / Estado Habitaciones 88 Listados de Recepcin / Ficha de Polica 91 Listados de Recepcin / Salidas Reales del Da 88 Listados de Reservas / Llegadas Previstas 66 Listados de Reservas / Reservas Fallidas 67 Listados de Reservas / Salidas Previstas 71 Listn Telefnico 92

87

-PParametros 148 Parte de Produccion 29 Proveedores 99 Puntos de Venta 101

-RRecepcin de Facturas de Proveedores Reconstruccion de Estadistica 122 Reserva de Mesas 133 Reservas 62 108

-SSerie Facturas Clientes 168

-TTarifa Clientes 46 Trabajadores 100

-MManejo de Datos en Pantalla 11 Manejo de Listados por Pantalla 18 Manejo de Listas 12 Mano Corriente Comercial 30 Manual Ayuda OfiHotel 2 Modificacin de Facturas 82 Modificacin Facturas Proforma 27 Modificacion Precio de Venta 106 Modo de Impresin 18 Movimientos entre Almacenes 108

-UUsuarios 155

-VVentana de Bsqueda 16 Ventana de Bsqueda de Cdigos Postales Ventana de Listados 21 Visor de Apuntes 55 17

-NNueva Factura Directa 25 Nueva Factura Proforma 27 Numeradores 153

-OOpciones Peridicas / Cierre del Da 86

También podría gustarte