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El Sistema Operativo

A continuacin explicamos en lneas generales Qu es? y Para qu sirve el Sistema Operativo? En la actualidad existe gran variedad de Sistemas Operativos como pueden ser Windows 98, Windows NT, Linux, etc. Nosotros vamos a trabajar con el Sistema Operativo Windows XP Home Edition. El Sistema Operativo es una pieza imprescindible para nuestro ordenador ya que sin l este no puede funcionar. La funcin principal que desempea cualquier sistema operativo es la de hacer de intermediario entre los elementos fsicos que componen nuestro ordenador (la pantalla, el teclado, el disco duro, la impresora, ...) y nosotros, haciendo as ms fcil su manejo. Por ejemplo, nosotros no tenemos porqu saber exactamente en qu parte del disco duro tenemos guardado cada documento que hemos creado, ya que es el Sistema operativo el que se encarga de hacerlo. Si no tienes muy claro el manejo del ratn o del teclado te aconsejamos visites nuestro tema bsico pulsando sobre la flecha.

Las Ventanas
Las ventanas de Windows estn formadas por:

La barra de ttulo contiene el nombre del programa con el cual se est trabajando (Microsoft Word) y en algunos casos tambin aparece el nombre del documento abierto (no_descargar.doc). En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

El botn minimizar El botn maximizar El botn restaurar

convierte la ventana en un botn situado en la barra de tareas de Windows XP. amplia el tamao de la ventana a toda la pantalla. permite volver la pantalla a su estado anterior.

El botn de cerrar se encarga de cerrar la ventana. En el caso de haber realizado cambios en algn documento te preguntar si deseas guardar los cambios antes de cerrar. Si quieres conocer distintas formas de cerrar una ventana

La barra de mens contiene las operaciones del programa, agrupadas en mens desplegables. Al hacer clic en Archivo, por ejemplo, veremos las operaciones que podemos realizar con los archivos.Todas las operaciones que el programa nos permite realizar las encontraremos en los distintos mens de esta barra. Para abrir un men desplegable con el teclado tendrs que mantener pulsada la tecla Alt + la letra subrayada del men que quieras desplegar. Por ejemplo Alt+A abre el men Archivo. Si en un men aparece una opcin con una pequea flecha a la derecha quiere decir que esa opcin es un men que contiene a su vez otras opciones. Por ejemplo: "Enviar a". Si quieres desplegar el men asociado slo tienes que mantener unos segundos la opcin seleccionada, si lo haces con el ratn utiliza la fecha de la derecha. Si en un men te encuentras una opcin que contiene puntos suspensivos, (por ejemplo Compartir y seguridad...) quiere decir que esa opcin necesita ms informacin para ejecutarse, normalmente se abre un cuadro de dilogo en el que puedes introducir esa informacin. Si te encuentras con una opcin atenuada quiere decir que no es posible seleccionarla en estos momentos. En esta imagen: "Pegar acceso directo" est atenuada.

La barra de herramientas contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms utilizadas. Estas operaciones tambin se pueden ejecutar desde la barra de mens.

Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en las flechas. Hay barras par desplazar horizontal y verticalmente. El cuadradito con unos puntos que hay a la derecha sirve para cambiar de tamao la ventana, solo hay que hacer clic y arrastar.

La barra de estado suele utilizarse para ofrecer cierta informacin al usuario. Esta informacin puede

variar en funcin de la ventana que tengamos abierta. En nuestro caso nos informa que tenemos dentro de Mi PC 129 objetos, nos quedan 5,50 GB libres en el disco, y el objeto seleccionado ocupa 1,37 MB. Esta barra no se ve, por defecto, en WindowsXP, puedes activarla o desactivarla desde el men Ver, Barra de estado.

EL ESCRITORIO

El Escritorio es la primera pantalla que nos aparecer una vez se haya cargado el Sistema Operativo con el cual vamos a trabajar, en nuestro caso ser el escritorio de Windows XP. Este escritorio es muy similar al de otros sistemas operativos de Windows, como puede ser Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows 2000,... Si no conoces ningn sistema operativo de los que te hemos nombrado no te preocupes porque a continuacin explicamos las partes que lo componen y qu funcin realiza cada una de ellas.

Las Barras y El Botn Inicio

Barra de Tareas. La barra de tareas es la que aparece en la parte inferior de la pantalla. En el extremo izquierdo est el botn Inicio, a continuacin tenemos la zona de accesos directos, luego los programas abiertos y por ltimo el rea de notificacin. El Botn Inicio. Es el botn a travs del cual podemos acceder a todo el abanico de opciones que nos ofrece Windows XP. Si lo seleccionamos se desplegar un men similar al que te mostramos a continuacin. En la parte superior aparece el nombre del usuario, en este caso aulaClic. En la parte central hay dos zonas: La de la izquierda contiene a su vez tres reas separadas por una lnea delgada. En el rea superior aparecen los programas Internet Explorer y Outlook Express que gozan de esta privilegiada posicin por ser programas incluidos en el paquete de WindowsXP en el rea siguiente aparecen los programas que hemos estado utilizando ltimamente, en el caso de la imagen Microsoft Word y ViewletBuilder2. De esta forma tenemos un acceso ms rpido a los programas que ms utilizamos. Para acceder al resto de los programas tenemos el tringulo verde Todos los programas. Al hacer clic aparecen los programas que tenemos instalados en nuestro ordenador.

En la zona de la derecha aparecen iconos para ir a las partes de WindowsXP que se usan ms a menudo: Misdocumentos, Mis imgenes, Mi msica y Mis sitios de red. Con el icono Panel de control podremos configurar y personalizar el aspecto de nuestro ordenador a nuestro gusto. Si tenemos alguna duda podremos recurrir a la Ayuda que Windows nos ofrece Con el icono Buscar podremos buscar ficheros que no sabemos donde estn guardados. La opcin Ejecutar permite ejecutar directamente comandos, se utiliza por ejemplo para entrar en el registro de windows, ejecutar un programa etc... Por ltimo, en la parte inferior estn las opciones Cerrar sesin y Apagar. La primera permite cerrar la sesin actual y la segunda nos permitir reiniciar nuevamente nuestro ordenado o apagarlo.

La zona de accesos directos. Contiene iconos que se utilizan para acceder ms rpidamente a un programa. Para colocar aqu un icono basta arrastrarlo desde el escritorio. Estos iconos son accesos directos que podemos crear nosotros mismos, esto lo veremos en la pgina siguiente. Para ejecutarlos simplemente hay que hacer clic en alguno de ellos.

El icono representa el escritorio, se utiliza para minimizar las ventanas que en estos momentos tenemos abiertas para acceder ms rpidamente al escritorio.

El icono El icono archivos. El icono canciones, etc.

representa el OutlookExpress, se utiliza para acceder ms rapidamente al Correo Electrnico. representa el Explorador de Windows, se utiliza para acceder ms rpidamente al sistema de

abre el reproductor deWindows Media con el cual podremos escuchar msica, grabar

Programas abiertos. En esta zona aparecen los botones de los programas que estn abiertos y unas pequeas flechas negras hacia arriba y hacia abajo. Si el botn aparece ms oscuro quiere decir que esa es la ventana con la que estamos trabajando en ese momento. Al hacer clic sobre cada botn nos situamos en el programa correspondiente.

Cuando hay varios programas abiertos del mismo tipo se agrupan en un botn. Por ejemplo si tenemos varias sesiones de Internet abiertas, o como en el caso de esta imagen, varios programas sobre archivos. Al hacer clic se abre una ventana para que elijas uno de ellos. En este caso, debemos elegir entre los tres programas que se muestran. Ms a la derecha pueden aparecer, como ves en la imagen anterior, unas flechas negras hacia arriba y hacia abajo que sirven para desplazarse por los botones, en el caso de que haya tantos que no caben todos en la barra de tareas.

El rea de notificacin. Esta rea contiene iconos que representan los programas residentes (programas que se cargan automticamente al encender el ordenador) y otras informaciones adicionales. Por ejemplo puede aparecer la indicacin del idioma, en este caso ES, por Espaol; tambin vemos la cabeza del panda que representa un programa antivirus. El botn redondo permite expandir o contraer la zona que contiene los iconos de programas residentes, como, por ejemplo, programas de mensajera instantana como Windows Messenger, etc. Tambin aparece la hora. Si quieres abrirlos slo tienes que hacer doble clic sobre ellos.

EL EXPLORADOR DE WINDOWS

El Explorador es una herramienta indispensable en un Sistema Operativo ya que con ella podemos organizar y controlar los archivos y carpetas de los distintos sistemas de almacenamiento que dispongamos, como puede ser el disco duro, la disquetera, etc. El Explorador de Windows tambin es conocido como el Administrador de Archivos. A travs de l podemos, por ejemplo, ver, eliminar, copiar o mover archivos y carpetas. Os aconsejamos que presteis particular atencin a este tema por su gran importancia.

Iniciar el Explorador de Windows


La forma ms rpida de arrancar el Explorador es mediante el icono de la barra de tareas o del escritorio. Si no tienes creado este icono tambin puedes abrir el Explorador as: Pulsar el botn Inicio Selecciona Todos los programas Selecciona Accesorios Selecciona el Explorador de Windows

Tambin se puede arrancar el Explorador desde el botn Inicio seleccionando Mis documentos , Mis imgenes o Mi msica, la diferencia es que en estos casos nos situaremos directamente en estas carpetas.

La Ventana del Explorador

Esta ventana es similar a la que puedes encontrar al abrir tu explorador de Windows, puede que el aspecto

cambie un poco ya que la podemos configurar a nuestro gusto como vamos a ir viendo. El explorador consta principalmente de dos secciones, en la parte izquierda aparece el rbol de directorios, es decir, la lista de unidades y carpetas que tenemos. Slo aparecen unidades y carpetas, no archivos. En esta imagen aparecen varias carpetas como My Library,... el icono de Mi Pc, Mis sitios de red y la Papelera de reciclaje. Si quieres repasar conceptos bsicos sobre archivos, carpetas y unidades visita nuestro bsico En la derecha encontramos la otra seccin, esta mostrar el contenido de la carpeta que tenemos abierta en la seccin de la izquierda. Esta seccin muestra las carpetas y los archivos. En este caso aparcen los archivos que hay en la carpeta IMAGENES EXCEL. Segn el tipo de vista que tengamos activado veremos distinto tipo de informacin sobre los archivos, en este caso vemos el nombre, tamao, tipo y fecha de modificacin de cada archivo porque tenemos activada la vista Detalles. Ms adelante veremos cmo cambiarla. A continuacin explicamos las distintas barras que componen esta ventana.

Como en cualquier ventana de Windows tenemos la barra del ttulo que muestra el nombre de la carpeta en la que nos encontramos.

La barra de mens contiene los mens que nos permitirn acceder al todas las operaciones que se pueden realizar sobre un archivo o carpeta. Al pinchar en cada men se abrirn las opciones que lo componen.

La barra estndar contiene botones para las operaciones ms utilizadas, de esta forma nos agiliza las operaciones. Si no est visible esta barra selecciona del men Ver, la opcin Barra de Herramientas, a continuacin selecciona la opcin Estndar.

El botn nos permitir ir a la ltima pgina que hayamos visto. El botn de al lado, cuando esta activo, permite ir una pgina hacia adelante.

El botn Arriba actual.

nos permitir subir de nivel, es decir, situarnos en la carpeta que contiene la carpeta

El botn de Bsqueda digamos.

nos muestra una ventana en la que podemos buscar el archivo que nosotros le

El botn Carpetas hace que en la parte izquierda de la ventana se vea la estructura de las carpetas o bin una zona con las tareas ms frecuentes segn el archivo que tengamos seleccionado, en esta zono podemos encontrar, entre otros, los siguientes botones: El botn El botn Con el botn permite copiar a otra carpeta archivos o incluso otra carpeta. permite mover carpetas o archivos o otro lugar. podremos eliminar una/s carpeta/s o archivo/s.

Deshacer. Para poder deshacer el ltimo cambio que hayamos hecho en la estructura de directorios tenemos en el menu Edicin, la opcin Deshacer. El resultado que obtenemos al copiar o al mover es similar ya que con los dos tendremos el archivo o carpeta en el lugar que nosotros deseabamos, pero con una diferencia ya que almover, la carpeta o archivo original desaparece mientras que al copiar mantendremos el archivo o carpeta original. Mover un elemento consiste en cortarlo y pegarlo en otro sitio.

El ltimo botn nos permite cambiar las vistas de las carpetas (vista detalle, vista iconos grandes,...), lo veremos con ms detalle en la pgina siguiente.

La barra de Direcciones es muy conocida en Internet porque es en ella donde aparece la direccin de la pgina web que estamos visualizando. En el explorador de Windows el funcionamiento es el mismo pero mostrado el nombre de la carpeta en la que nos encontramos. Pinchando en la flecha negra aparecer la estructura con los discos de nuestro ordenador. Si escribimos un nombre en la barra de direcciones y pulsamos la fecha verde Windows buscar ese nombre en Internet.

La barra de Estado muestra informacin adicional sobre los elementos que tenemos seleccionados. Esta barra es opcional, para activarla ir al men Ver, y pinchar en Barra de estado. Observa la imagen anterior de la ventana del explorador de Windows en la cual tenemos seleccionados cinco objetos. Si te fijas en la parte inferior de la ventana podrs apreciar la barra de estado, en ella aparece informacin del nmero de objetos seleccionados y el tamao total de los archivos seleccionados ( en Kb, 1Mb son 1024 Kb). Esta barra es bastante til ya que podemos saber rpidamente si los archivos seleccionados entran en un disquete (un disquete son 1.44 MB, es decir, 1474 Kb aproximadamente).

Si seleccionas un nico objeto y se trata de un archivo te mostrar informacin sobre qu tipo de archivo es, en el caso de tratarse de una unidad o una carpeta te mostrar el nmero de objetos (carpetas o archivos) que contiene y el espacio libre que queda en la unidad en la cual nos encontramos.

LA BUSQUEDA

Los ordenadores de hoy en da permiten almacenar gran cantidad de informacin por lo que se aconseja tenerla bien clasificada si despus queremos encontrarla con cierta facilidad. Aunque tengamos muy bien clasificada la informacin puede que alguna vez no encontremos algn archivo o carpeta, para ello Windows incorpora la funcin Bsqueda que nos permitir encontrar la informacin que deseemos lo antes posible. La bsqueda que incorporaWindows XP tambin nos permite buscar equipos en la red, personas en la libreta de direcciones, pginas en Internet opciones que veremos ms adelante.

Buscar
Pulsa Inicio Selecciona el men Buscar.

Se desplegar la ventana general de bsqueda que mostramos a continuacin.

Si te fijas un poco te dars cuenta de que es la misma ventana del explorador de windows pero en vez de mostrar las carpetas muestra la ventana de bsqueda. Si ests en el explorador no es necesario que pulses en Inicio y selecciones el men Buscar ya que puedes pulsar directamente en el botn Bsqueda barra estndar. de la

En primer lugar debemos elegir una de las opciones que se nos presentan segn lo que queramos buscar. Imgenes..., Documentos..., Archivos..., Equipos..., Buscar en Internet, ... Los tres primeros casos de bsqueda son similares y los vamos a ver ahora englobados en uno. La busqueda de equipos y personas e Internet las veremos en los puntos siguientes.

Buscar Archivos o Carpetas

Al elegir Todos los archivos y carpetas se nos mostrar una pantalla para que demos ms datos sobre lo que queremos buscar. En la primera casilla introduciremos el Todo o parte del nombre del archivo que queramos buscar, entonces window mostrar carpetas o archivos que contengan la cadena de caracteres que hemos introducido, por lo que cuanto ms detallemos el nombre menor ser el nmero de resultados de la bsqueda por lo que facilitar el encontrarlo. En la casilla Una palabra o frase en el archivo: podemos introducir el texto que deber contener el archivo que buscamos. No siempre es conveniente utilizar esta casilla ya que esto relentiza bastante la bsqueda porque buscar en el contenido de cada archivo la frase o palabra que escribamos. En la casilla "Buscar en" indicaremos en qu unidad deseamos buscar el archivo o carpeta. Pulsaremos Busqueda para iniciar la bsqueda. En el caso de no encontrar nada Windows mostrar en la ventana de la derecha un mensaje diciendo que ha finalizado la bsqueda y no hay resultados a mostrar. Mientras esta realizando la busqueda podemos parar la bsqueda pulsando el botn Detener, bien porque nos hemos equivocado, por haber encontrado lo que queramos, etc... Con las preguntas que hay a continuacin tenemos la posibilidad de buscar por fecha de modificacin, tamao y otras opciones ms avanzadas, como utilizar si queremos distinguir entre maysculas y minsculas

Los resultados de la bsqueda aparecern en la parte derecha de la ventana. Las operaciones que podemos realizar sobre estos archivos o carpetas resultado de una bsqueda son las mismas que sobre cualquier otra carpeta o archivo. Podremos copiar, eliminar,cambiar de nombre, ejecutar el archivo, ... Al tratarse del Explorador de Windows podremos realizar las operaciones comentadas en el tema 4 El Explorador de Windows, es decir podremos configurar la ventana de los resultados, podremos elegir los campos que queremos visualizar, elegir el tipo de vista, etc.Te aconsejamos que en caso de dudas visites el Tema 4.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Buscar Archivos o Carpetas

LA PAPELERA

La papelera no es ms que un espacio en el disco duro reservado para almacenar la informacin que eliminamos para que en caso de eliminar algn archivo o carpeta por equivocacin tengamos la posibilidad de recuperarlo, por defecto la papelera restaura los archivos o carpetas en el lugar del cual se eliminaron, es decir si yo elimino un archivo situado en D:\mis documentos cuando lo restaure lo volver a guardar en esa carpeta. La papelera mantendr los documentos eliminados hasta el momento siempre y cuando no la vaciemos

Para abrir la papelera sitate en el Escritorio y haz doble clic sobre el icono de papelera de reciclaje. La siguiente ventana es la ventana de la papelera. Puede ser que no sea exactamente igual ya que al igual que el explorador de Windows se puede tambin personalizar.

La ventana de la papelera es similar a la ventana del explorador de Windows y tienen opciones comunes como puede ser el personalizar la ventana, las vistas, los atributos a visualizar, etc. En la papelera aparecern atributos como la ubicacin original del archivo o carpeta antes de eliminarlo y tambin tendremos la fecha y la hora de cuando los eliminamos

Restaurar Archivos o Carpetas.


Restaurar Archivos o carpetas en su lugar de origen. Para restaurar todos los elementos de la papelera pinchar en la flecha verde de la parte izquierda que dice Restaurar todos los elementos.

Si slo queremos restaurar algunos elementos: 1) Selecciona los Elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son elementos alternativos utiliza la tecla Control para seleccionarlos o la tecla May si son consecutivos. 2) Una vez seleccionados aparecer en la flecha verde de la parte izquierda un rtulo que dice Restaurar este elemento o Restaurar los elementos seleccionados Los archivos seleccionados volvern a estar en el sitio donde se encontraban antes de ser eliminados. Si no tienes visible la parte derecha de men Archivo seleccionando la opcin Restaurar. la papelera tambin puedes restaurar desde el

Si no sabes dnde estaban anteriormente los elementos a restaurar fjate antes de restaurarlo en la ruta que aparece en la columna Ubicacin original ya que es ah donde lo guardar. Restaurar Archivos o carpetas en un lugar distinto del que se elimin. 1) Selecciona los Elementos a restaurar. 2) Pulsa sobre la seleccin con el botn derecho y se desplegar un men contextual, selecciona la opcin Cortar. 3) Ves al explorador de Windows y sitate en la carpeta donde quieres restaurar los archivos, despus pulsa Pegar o (control+V). Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Restaurar Archivos o Carpetas

Eliminar Archivos o Carpetas de la Papelera


Antes de eliminar algn elemento de la papelera has de tener muy claro que una vez eliminado no podrs recuperarlo. Si quieres eliminar algn archivo o carpeta de la papelera sigue estos pasos: 1) Selecciona los Elementos a eliminar. 2) Pulsa el botn pulsando la tecla Supr. que eliminar los elementos seleccionados. Tambin puedes hacerlo con el teclado

Los archivos seleccionados desaparecen y no se pueden recuperar. Si te aparece una ventana preguntndote si ests seguro de querer eliminar el elemento seleccionado pulsa S en el caso de que ests seguro de querer eliminarlo.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Eliminar Archivos o Carpetas

Vaciar la Papelera
Los elementos que eliminamos suelen guardarse en la papelera y llega un momento en que tendremos que vaciarla para liberar espacio en disco o porque no queremos seguir teniendo esos elementos almacenados, entonces tendremos que vaciar la papelera. Para hacer esto slo tendrs que pinchar en el icono de la parte izquierda que pone Vaciar la Papelera de reciclaje. seguir estos pasos:

3) Aparecer una ventana preguntndote Confirma que desea eliminar estos X elementos? donde X es el nmero de elementos que tienes en esos momentos en la papelera. Pulsa Sen el caso de estar seguro de querer Vaciarla. Tambin se puede vaciar la papelera desde el men Archivo, selecciona la opcin Vaciar la Papelera de reciclaje. Incluso hay otra forma ms rpida, simplemente hay que situarse en el escritorio y pulsar con el botn derecho sobre el icono de la papelera y aparecera un men con la opcinVaciar la Papelera de reciclaje. Si lo haces de esta forma debes estar seguro que quieres vaciar la papelera ya que no vers los elementos que vas a eliminar. Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Vaciar la Papelera

Si deseas saber cmo hacer que los elementos que eliminas no vayan a la papelera o personalizar el espacio utilizado para la papelera visita nuestro avanzado

CONFIGUARAR PANTALLA

El configurar la pantalla es parte tambin importante ya que muchas veces nos pasamos muchas horas delante del ordenador, as que recomendamos dedicar algunos minutos a configurar nuestro escritorio para que sea lo ms agradable posible, pero no utilizar fondos de pantalla muy recargados ya que es perjudicial para la vista. Pulsa con el botn derecho del ratn en algn lugar del escritorio que no contenga iconos y selecciona la opcin Propiedades del men contextual que se despliega. Aparece la ventanaPropiedades de Pantalla donde podrs cambiar los parmetros de configuracin.

El Fondo de Pantalla
Para cambiar el fondo de pantalla elige la pestaa Escritorio y selecciona el nuevo fondo de la lista que aparece en la parte inferior izquierda. Si no tienes muy claro qu dibujo va asociado a cada nombre no te preocupes porque en la pantalla que te aparece dibujada arriba tendrs una representacin en pequeo de cmo te quedar el escritorio con ese fondo. Una vez seleccionado el fondo que quieras podrs elegir cmo quieres que aparezca la imagen con la opcinPosicin, que tiene las opciones: Centrada aparecer la imagen del tamao real y en el medio de la pantalla. En mosaico aparecern tantas imagenes como se necesiten para rellenar todo el fondo de pantalla. Expandida aparecer la imagen una sola vez ocupando todo el fondo. Tambin es posible poner como fondo otra imagen que no aparezca en la lista, para ello tendrs que pulsar el botnExaminar y buscar la imagen que deseas siempre y cuando el formato de la imagen sea compatible, por ejemplo podremos poner una imagen con formato .bmp, .jpg, .gif. Una vez seleccionada la imagen deseada y el tipo de presentacin pulsa Aceptar. Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Fondo de Pantalla

El Protector de Pantalla
A veces suele suceder que el ordenador est inactivo unos minutos, por lo que se aconseja disponer de algn protector de pantalla activado para evitar que haya una imagen fija durante mucho tiempo ya que los puntos de la pantalla pueden estr recibiendo los rayos que hacen que se ilumine demasiado tiempo y eso puede daarla. De la lista desplegable selecciona el protector que ms te guste, tendrs una pequea representacin en la ventana de arriba.

Con la opcin Vista previa puedes ver cmo quedar una vez puesto. Cuando muevas el raton o pulses alguna tecla la vista previa terminar. Puedes modificar el intervalo de tiempo que tarda en aparecer el protector de pantalla con el parmetro Esperar. El botn configuracin nos permite personalizar ms las caractersticas de la imagen que se utiliza como protector, segn la imagen que se utilice las propiedades que nos permita configurar variaran. Puedes poner contrasea al protector de pantalla que configures con la opcin Proteger con contrasea al reanudar para evitar que alguien pueda trabajar en nuestro ordenador con nuestra sesin. Para escribir la contrasea pulsa en el botn Cambiar e indica la contrasea que deseas, despus vuelve a escribirla para confirmarla. PulsaAceptar. Cuando se active el protector de pantalla te aparecer un cuadro de dilogo pidndote que introduzcas la contrasea si quieres desactivarlo y continuar trabajando.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Protector de Pantalla

CONFIGURAR EL RATON

El ratn es una herramienta que se utiliza constantemente as que es aconsejable tenerlo adaptado a nuestras necesidades lo mejor posible, por ello a continuacin te enseamos cmo configurarlo.

Los Botones
Selecciona la opcin Panel de Contol del men del botn Inicio. Ahora selecciona Impresoras y otro Hardware,haz doble clic sobre el icono del ratn (mouse) se abrir la ventanaPropiedades de Mouse que tienes a continuacin, en la pestaa Botones tienes los parmetros que afectan a la configuracin de los botones del ratn. Por defecto el botn izquierdo del ratn es el que realiza las funciones de seleccin y el arrastre, pero si eres zurdo es posible que esto no te sea nada cmodo, por lo que Windows XP te permite cambiar esta configuracin para que sea el botn derecho el que realice estas funciones. Para invertir las funciones del botn derecho y el izquierdo en la seccin deconfiguracin de botones selecciona la opcin Intercambiar botones primario y secundario. Podemos configurar tambin la velocidad del doble clic desplazando la flecha hacia la izquierda para hacer que el doble clic no tenga que ser tan rpido y a la derecha para lo contrario. Si quieres probarlo haz doble clic sobre la carpeta de la derecha, si haces doble clic correctamente a la

velocidad que has seleccionado se abrir la carpeta. Si quieres que para arrastrar un objeto no necesites mantener pulsado el botn del ratn tendrs que activar la opcin Activar bloqueo de clic.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Botones

Los Punteros

En la pestaa Punteros podemos elegir los tipos de punteros del ratn en cada momento, cuando lo mueves, cuando est ocupado, cuando seleccionas, etc. De la opcin Esquema seleccion a la composicin de punteros que ms te guste. En la seccin Personalizar apare ce la lista de los distintos movimientos con sus respectivos punteros, si por algn motivo no te gusta alguno de los punteros puedes cambiarlo, para ello selecciona un tipo de puntero y pulsa el botnexaminar, busca la ruta donde se encuentra el puntero que tu quieres y despus pulsa acceptar. Puedes generar tu propia combinacin de punteros y guardarla con nombre propio. Una vez tengas creado el esquema pulsa en Guardar como dndole un nombre, de esta forma cuando quieras aplicar ese esquema simplemente tendrs que buscarlo en la lista de esquemas por el nombre que tu le distes al guardarlo. Al igual que se pueden crear nuevos esquemas tambin se pueden eliminar, primero seleccionas el esquema y despus pulsas el botn Eliminar. Si modificas alguno de los esquemas ya predefinido y despus

quieres volver a utilizar el original pulsa en Predeterminada y el esquema volver a su configuracin original. Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Punteros

AGREGAR O QUITAR PROGRAMAS

Adems del Sistema Operativo, los ordenadores suelen tener instalados otros muchos programas. En algn momento alguno de ellos puede dejar de sernos til y queramos quitarlo, para ello Windows incorpora la herramienta Agregar o quitar programas, el motivo por el cual Windows incorpora esta herramienta es porque no se debe desintalar un programa borrando los archivos a mano, yq que cuando se instala un programa, adems de copiarse los archivos necesarios, Windows genera unas anotaciones en el Registro de Windows.

El Registro de Windows no es ms que un archivo donde queda grabada la configuracin actual del sistema, el hadware y el software de que disponemos y las configuraciones de los distintos usuarios.

Si nosotros no eliminamos ms que los archivos asociados al programa, las referencias que Windows ha generado en el Registro no se eliminan y entonces puede generarse inconsistencias en el sistema, tambin es importante que si no sabemos manejar el Registro de Windows no eliminemos anotaciones indiscriminadamente ya que podramos generar tambin inconsistencias, en algunos casos muy graves. Si quieres ver y conocer el Registro de Windows visita nuestro avanzado .

Un cambio a tener en cuenta respecto a versiones anteriores de Windows es que ahora, debido al nuevo sistema de usuarios, para llevar a cabo las acciones concernientes a la instalacin/desinstalacin de programas hay que tener autorizacin suficiente. Es decir, no todos los usuarios del sistema pueden instalar y desinstalar programas, sino slo los pertenecientes al grupo de Administradores del sistema.

Instalar o desinstalar programas


Selecciona la opcin Panel de Contol del men del botn Inicio. Selecciona la opcin . Haz doble clic sobre Agregar o quitar programas. Aparecer la siguiente ventana con las tres opciones bsicas que puedes ver a la izquierda de la imagen y que vamos a ver a lo largo de este tema: Cambiar o quitar programas, Agregar nuevos programas y Agregar o quitar componentes de Windows.

Tambin puedes acceder a esta pantalla si introduces el disco de Windows XP y eliges la opcin de

modificar WindowsXP.

Cambiar o quitar programas


La opcin Cambiar o quitar programas es la que se nos muestra inicialmente, ya que es la que ms se utiliza. En esta pantalla se muestran los programas que tenemos instalados en nuestro ordenador. Debemos hacer clic en el programa sobre el que queremos actuar para seleccionarlo. En la imagen aparece seleccionado Adobe Acrobat 4.0. Ahora podemos hacer dos cosas con este programa, Modificar su instalacin o eliminarlo, para ello tenemos los botones Cambiar y Quitar. Aunque normamente aparece un solo botnCambiar o quitar. Lo ms normal es que queramos es quitar el programa, ya que para modificar la instalacin de un programa lo ms usual es hacerlo desde dentro del propio programa, no desde esta pantalla. De hecho, para la mayoa de los programas slo se permite la opcin de Quitar.

Si pulsamos Camb iar o quitar entrarem os en el proceso de desinstalacin del programa seleccionado, este proceso puede variar ligeramente dependiendo del programa en cuestin, en ocasiones entraremos en un proceso propio de cada programa y en otras ocasiones sera Windows el que se encargue de realizarlo, pero ,en general, es un proceso sencillo en el que slo debemos responder a algunas preguntas de

confirmacin. No obstante, la primera vez que se realiza pueden surgir algunas dudas, para resolverlas aqu tienes un tema avanzado para el caso de que sea Windows quien realiza el proceso.

Agregar nuevos programas


En esta opcin tenemos dos posibilidades bsicas: 1. - Agregar programas desde un CR-ROM o disquete. Si el programa que queremos instalar esta en un CD-ROM o en un disquete haremos clic en el botn CD o disquete, nos aparecer una pantalla para que introduzcamos el CD o disquete en la unidad correspondiente. A partir de ese momento el asistente nos guiar durante el proceso de instalacin. Normalmente nos har preguntas referentes al lugar donde se instalar el programa, lo ms aconsejable es aceptar la carpeta que nos propone. Tambin nos puede preguntar que opciones del programa queremos instalar, por ejemplo, si queremos una instalcion tpica, mnima o total. Este es un camino para instalar un programa desde un CD, pero en la mayora de las ocasiones no hace falta utilizarlo, es ms cmodo y ms rpido introducir directamente el CD del programa en la unidad lectora de CD y automticamente se arrancar el proceso de instalacin previsto por el fabricante del programa. El resultado es el mismo y nos evitaremos tener que llegar hasta esta pantalla para Agregar nuevos programas. En algunos casos el fabricante no ha previsto un proceso de instalacin, por lo que ser necesario hacerlo desde aqu.

2.Agregar programas desde Microsoft. Si lo que queremos es agregar o actualizar algn componente nuevo de Windows debemos hacer clic en el botn Windows Update, esto har que el sistema nos conecte a la correspondiente pgina web de Microsoft a travs de Internet. En esa pgina se nos informa de las actualizaciones que hay disponibles para descargarse. Normalmente encontraremos actualizaciones referentes a tres temas, problemas de seguridad, actualizaciones de Windows y actualizacin de controladores. Debemos determinar que actualizaciones queremos instalar en nuestro ordenador en funcin de nuestra configuracin y del uso que hagamos de l. En la mayoria de los casos es

aconsejable instalarse las actualizaciones de seguridad ya que nos protegern mejor de determinados virus. Los virus ponen al descubierto fallos de seguridad de Windows, Microsoft arregla estos fallos y coloca en su pgina la actualizacin correspondiente. Si no dispones de una conexin a Internet no podrs utilizar este sistema de actualizaciones. En este tema avanzado puedes ver con ms detalle cmo funciona Windows Update

Actualizar automticamente
El proceso de realizar las actualizaciones mediante Windows Update puede resultar un poco largo, quizs sea por esto que Microsoft ha puesto en marcha un nuevo sistema de actualizaciones ms automtico. Bsicamente este sistema consiste en avisar al usuario si hay actualizaciones disponibles cada vez que se enciende el ordenador. En ese caso aparece un mensaje emergente junto a la barra de tareas, si el usuario lo desea puede iniciar la descarga de las actualizaciones en ese momento, esta descarga se efectua en segundo plano, de forma que el usuario puede seguir trabajando en otras tareas. Cuando las descargas han finalizado se informa al usuario para que las revise y decida si quiere que se produzca la instalacin de alguna de las actualizaciones descargadas.

AGREGAR NUEVO HARDWARE

Introduccin

Es posible que en algn momento agreguemos nuevos componentes fsicos a nuestro ordenador, por ejemplo un mdem, una nueva pantalla, etc. para que el nuevo componente funcione nuestro sistema operativo debe detectarlo. Normalmente Windows detecta el nuevo hardware automticamente pero en caso de no ser as incorpora una herramienta llamada Impresoras y otro hardware que nos permite instalar correctamente el nuevo hardware. Hoy en da muchos de los dispositivos que instalamos incorporan la tecnologa Plug & Play. Esta tecnologa consiste en transferir toda la responsabilidad al sistema operativo, es decir es el sistema operativo el que se encarga de detectar el nuevo dispositivo e instalar los controladores pertinentes para que su funcionamiento sea ptimo, tambin se encarga de detectar si desinstalamos algn dispositivo, en ese caso desinstala los controladores para dejar espacio. Todo esto es posible porque los dispositivos Plug&Play incorporan unos protocolos comunes que permiten que el sistema operativo se comunique con ellos. Muchos dispositivos Plug&Play se pueden conectar y desconectar sin necesidad de apagar el ordenador, sobre todo los que se conectan mendiante el sistema USB. Los dispositivos Plug&Play permiten que WindowsXP controle el suministro de energa, de forma que puede apagarlos o ponerlos en modo de bajo consumo cuando no se estn utilizando. Cuando se instala un dispositivo hardware el ordenador necesita disponer de los archivos que describen el hardware y permiten que el ordenador pueda comunicarse con l, estos archivos se llaman controladores (drivers en Ingls). Cuando compramos, por ejemplo, un modem nos dan un disquete o un CD que contiene los controladores del modem. Al instalar el modem el sistema operativo nos pide que introduzcamos ese disquete o CD para copiarse los controladores. Windows XP lleva incluidos los controladores de los equipos ms comunes. Existen miles de fabricantes de hardware por lo tanto es imposible que Windows sea capaz de disponer de todos controladores en el CD de instalacin, pero si dispone de los que ms se usan, por esto en muchas ocasiones no sera necesario introducir el controlador del fabricante. Adems ahora WindowsXP es capaz de conectarse a Internet para buscar actualizaciones de los controladores, mediante Windows Update. Cuando queremos aadir un nuevo hardware a nuestro ordenador , por ejemplo una nueva pantalla, pueden ocurrir dos cosas, que el dispositivo sea Plug&Play o que no lo sea. En el primer caso, como ya hemos dicho, slo hay que conectar el dispositivo y Windows lo reconocer e instalar automticamente Los dispositivos Plug&Play van convenientemente etiquetados, pero en caso de duda podemos saber si un dispositivo es Plug&Play conectndolo al ordenador, si windows lo detecta es Plug&Play, sino no lo es. En el caso que un dispositivo no sea Plug&Play deberemos instalarlo manualmente, para ello disponemos de

un asistente como vamos a ver en el punto siguiente. En general, una vez tenemos instalado un dispositivo podemos necesitar acceder a l, esto se hace a travs del Panel de control. Es interesante conocer estas opciones ya que aunque instalemos dispositivos Plug&Play de forma automtica puede que algn dia necesitemos eliminar algn controlador o modificar alguna de sus caractersticas. Desde el men Inicio llegamos al Panel de control, como puedes ver en la imagen, hay varias opciones para configurar hardware. WindowsXP ha dividido el hardware en varios grupos y hay diferentes caminos para configurar cada grupo. Estos grupos son: a) la red. b) dispositivos de sonido. c) la impresora y otros dispositivos.

En este tema veremos cmo agregar de forma genrica dispositivos que no son Plug&Play y cmo agregar una cmara de fotografa digital, en los temas siguientes veremos las impresoras y la red.

LA AYUDA DE WINDOWS

La ayuda que incorpora Windows XP tiene como objetivo intentar resolver algunas de las dudas sobre el manejo de algn componente o herramienta de Windows XP. La ayuda de Windows XP esta compuesta por una serie de pginas por las que te puedes mover de forma similar a como lo haces en una pgina Web, es decir, si te situas sobre algn texto subrayado vers que el cursor se convierte en una mano y al pulsar sobre l enlazars con otra pgina. Tambin incorpora las tpicas flechas de retroceso y avance caractersticas de los navegadores. Tambin tienes herramientas para buscar informacin sobre un tema concreto a partir de una o varias palabras que tu elijas. Recuerda que una primera ayuda que te ofrece Windows es en forma de pequeas ventanas de fondo amarillo (tooltips) que aparecen al colocar el cursor durante un par de segundos sobre la mayoria de los iconos de Windows. Para que aparezca el tooltip hay que colocar el cursor encima de un icono y dejarlo un par de segundos sin mover, si no lo has probado nunca puedes probarlo ahora mismo sobre el botnInicio. Esta ayuda es til cuando no recordamos para que sirve un icono, el tooltip nos suele dar una buena pista. La principal forma de obtener ayuda la proporciona el Centro de ayuda y soporte tcnico, como te vamos a mostrar a continuacin. Es importante resaltar que la pantalla que te aparecer ser distinta segn desde donde llames a la ayuda. La pantallas inicial que vamos a ver ahora es la que aparece cuando se llama desde el botn Inicio, pero hay otros muchos lugares de Windows desde donde puedes pedir ayuda haciendo clic en el men Ayuda. Por ejemplo, desde el Panel de control, desde la Calculadora, desde WordPad, etc. En algunos casos, como en el Panel de Control, se abrir el Centro de ayuda y soporte tcnico ofrecindote ayuda referente al lugar desde donde lo llamas; en otros casos no se mostrar elCentro de ayuda y soporte tcnico, sino que se abrir una ventana de ayuda especfica para esa herramienta, como en el caso de la calculadora.

Formas de buscar ayuda

Para acceder a la ayuda pulsa en

Ayuda y soporte tcnico del men Inicio.

La ayuda de Windows incorpora varios tipos de bsqueda en funcin de tus necesidades. En la Pgina Principal, como puedes ver en esta imagen, tienes organizada la informacin en varios puntos que recogen los temas ms frecuentes de ayuda. Puedes hacer clic en cada punto para obtener la ayuda sobre ese tema.

Buscar. Si lo que buscas no est en esta pantalla principal puedes utilizar la ventana Buscar que hay en la parte superior; escribe la palabra que mejor describa la ayuda que buscas y haz clic en la flecha verde. Windows te mostrar la ayuda encontrada sobre esa palabra. Si quieres ver paso a paso como obtener ayuda mediante Buscar visita este enlace

Indice. Otra forma de buscar ayuda es consultar el ndice de la ayuda. Este ndice, al contrario que los ndices de los libros no est organizado por cattulos correlativamente, sino que es una lista ordenada alfabticamente.

Para consultar el ndice hay que hacer clic en el icono ndice de la barra superior de la ayuda. Se abrir una pantalla para que escribas la palabra que buscas. El ndice se posicionar en esa palabra y podrs elegir uno de los temas que hagan referencia a esa palabra. Si quieres ver paso a paso como obtener ayuda mediante Indice visita este enlace

Soporte tcnico. Si no has podido resolver tu problema por ti mismo puedes pedir ayuda a otras personas, Windows XP te posibilita estos tres tipod de soporte tcnico. 1) Pedir ayuda a un amigo. Mediante un programa de mensajera instantnea (Windows Messenger) o mediante el correo electrnico (Outlook Express) puedes ponerte en contacto con algn conocido que te pueda ayudar. La mensajera instantnea tiene la ventaja de poder establecer una conversacin en directo a travs de un chat. 2) Obtener ayuda de Microsoft. Puedes solicitar ayuda al personal tcnico de Microsoft bajo las condiciones de un contrato que habrs de aceptar. 3) Ir a un foro de un sitio Web de Windows. En un foro los participantes hacen preguntas y responden desinteresadamente las preguntas de los dems. Normalmente se suelen aprender muchas cosas visitando los foros. Lo que ocurre es que nadie te garantiza una respuesta satisfactoria en un plazo determinado de tiempo.

Si quieres ver con ms detalle como obtener ayuda mediante estos tres tipos de Soporte tcnico visita este enlace

Este tema est pensado para las personas que no conocen nada de Word 2007, si ya has usado Word 2007 puedes pasar a la Unidad 2. Aqu aprenderemos a crear y guardar nuestro primer documento, te dars cuenta de lo fcil que es Word 2007 y espero que te animes a seguir el resto del curso. Si no conoces funciones bsicas tales como manejar el ratn, teclado, manejar ventanas, etc. aqu puedes aprenderlas .

Arrancar Word 2007

Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word 2007es, obviamente, arrancar el programa. Podemos hacerlo de varias formas, como vers en la Unidad 2, ahora slo vamos a ver una de ellas: Desde el men Inicio. Al men Inicio se accede desde el botn situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla y desde ah se pueden arrancar prcticamente todos los programas que estn instalados en el ordenador. Al colocar el cursor y hacer clic sobre el botn se despliega un men parecido al que ves a la derecha, al colocar el cursor sobre el elemento Todos los programas; se desplegar una lista con los programas que hay instalados en tu ordenador.

E n esta imagen tienes un ejemplo de una lista con programas, busca el elemento Microsoft Office Word 2007 y haz clic sobre l para que se arranque. Es conveniente que vayas practicando lo que te vamos explicando lo antes posible. Una buena forma de hacerlo es tener dos sesiones, una con este curso y otra con Word 2007. As cuando lo creas oportuno puedes pasar a la sesin de Word 2007 para practicar lo que acabas de leer.

Si no sabes cmo ir pasando de Word 2007 a este curso o cmo tener en cada mitad de la pantalla una sesin, aqu te lo explicamos .

El primer texto
Al arrancar Word 2007 aparece una pantalla inicial como sta. En la Unidad 2 veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar slo en algunas cosas.

En la parte superior esta, en color celeste, la barra del ttulo, en la que aparece el nombre del documento sobre el que estamos trabajando. Cuando arrancamos Word 2007 sin abrir ningn documento, por defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1. Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre.

Ahora vamos a explicar cmo escribir tu primer documento, y aprenders cmo corregir los pequeos errores y cmo desplazarte por el documento. Ms abajo tienes el ejercicio Crear un documento donde est todo explicado paso a paso.

Al escribir un texto hay que teclearlo sin pulsar la tecla INTRO; cuando llegues al final de la lnea, observars cmo salta automticamente de lnea. (La tecla INTRO tambin se llama ENTER o retorno de carro; en el teclado de la imagen se llama "ent").

Observars que hay una pequea barra vertical parpadeante que va avanzando segn vas escribiendo, se llama punto de insercin, y nos sirve para saber dnde se va a escribir la siguiente letra que tecleemos. No confundas el punto de insercin con el puntero del ratn que tiene esta forma cuando est dentro del rea de texto y esta otra cuando est encima de los mens, e incluso puede tomar otras formas que iremos viendo ms adelante. Tambin puedes ver una raya horizontal como sta que indica dnde acaba el documento. Cuando mueves el ratn, lo que ests moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de direccin, mueves el punto de insercin. Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso que retrocede una posicin borrando la ltima letra tecleada. (La tecla Retroceso aparece como bksp en la imagen, aunque suele ser una flecha grande hacia la izquierda). Cuando te das cuenta del error despus de haber escrito unas cuantas letras ms, debes pulsar la tecla con la flecha pequea hacia la izquierda, que no borra las letras, slo mueve el cursor hasta llegar a la siguiente letra donde se encuentra el error; entonces pulsa Retroceso para borrar el error. Por ltimo, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de insercin lejos de donde est el error, mueve el ratn hasta colocar el puntero detrs del error y pulsa el botn izquierdo del ratn; vers cmo el punto de insercin se desplaza justo a esa posicin y entonces ya puedes pulsar Retroceso. La tecla suprimir (DEL o SUPR) tambin borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto de insercin. En este ejercicio paso a paso puedes practicar lo que acabamos de explicar.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso, Escribir un documento

ELEMENTOS DE WORD

Elementos de la pantalla inicial


Al arrancar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los nombres de los diferentes elementos los hemos sealado con lneas y texto en color rojo. As podrs saber, en el resto del curso, a qu nos referimos cuando hablemos de la Barra de estado o de la Banda de opciones. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

La banda de opciones. Desde las pestaas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Word2007. En Word2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando

La pestaa Inicio contiene las operaciones ms comunes sobre copiar, cortar y pegar, adems de las operaciones de Fuente, Prrafo, Estilo y Edicin.

En Word2007 la pestaa Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen las operaciones

correspondientes al Portapapeles, Fuente (tamao de letra, tipo de letra, etc.),Prrafo (alineacin de texto, separacin entre lneas, sangra, etc.), Estilo y Edicin (buscar texto, reemplazar, etc.), no como en anteriores versiones de Word donde cada parte de las recin nombradas, ocupaban una barra de herramientas aparte. Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rpido a la tarea que se desea realizar. Una forma ms fcil e intuitiva de utilizar las herramientas. Ya no existe el men que al hacer clic, abre una lista de herramientas u opciones. Ahora todo est diseado con iconos de acceso rpido.

La barra de herramientas de acceso rpido contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos ms habituales, como Guardar, Deshacer. En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rpido y el Botn Office, lo que antes era el men Archivo, que en esta nueva versin de Word, aparece como un botn redondo de color naranja con el logo de office. Personalizar. Podemos decidir qu iconos deben aparecer y cuales no en la barra de acceso rapido, es lo que se suele llamar "personalizar". A lo largo de este curso vers imgenes con iconos que no estn en las barra por defecto, para saber cmoagregar y quitar iconos es importante que veas este tema avanzado donde te lo explicamos.

Estos elementos que acabamos de explicar son los ms importantes de Word2007, si no conoces el resto de los elementos que aparecen sealados en color rojo en la imagen de ms arriba puedes verlos aqu.

EDICION BASICA
Aprenderemos lo necesario para editar documentos. Desplazarnos, seleccionar, eliminar, copiar, pegar y deshacer. Tambin veremos cmo buscar y reemplazar palabras; y diferentes formas de ver un mismo documento.

Desplazarse por un documento


Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificacin. Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla, necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese. Tanto en un caso como en otro ser interesante conocer todas las formas que existen para desplazarse por el documento, y as poder elegir la ms til en cada momento. Recordar que el elemento que define la posicin dentro de un documento Word es el punto de insercin , que es una lnea vertical parpadeante y nos indica dnde se va a escribir la prxima letra que tecleemos.

Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla: Con el ratn. Desplazar el cursor del ratn hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de insercin se colocar en ese lugar. Con las teclas de direccin. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de insercin una posicin a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de insercin una lnea arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva al final de la lnea y la tecla Inicio al principio de la lnea. Combinacin de teclas. Para desplazarse Una palabra a la izquierda Una palabra a la derecha Un prrafo arriba Un prrafo abajo Presione las teclas Crtl + flecha izquierda Crtl + flecha derecha Crtl + flecha arriba Crtl + flecha abajo

Desplazamientos a lo largo de todo el documento:

Teclas AvPg y RePg. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observad que no es lo mismo una pantalla que una pgina. El tamao de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la pgina la definimos nosotros. Combinacin de teclas. Para desplazarse Una pgina adelante Una pgina atrs Al principio del documento Al final del documento Presione las teclas Crtl + AvPg. Crtl + RePg. Crtl + Inicio Crtl + Fin

Nota: En los teclados en ingles las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End, AvPg=Pup, RePg=Pdn

Mediante las Barras de desplazamiento. Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma grfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeo que hay en su interior representa la posicin actual del punto de insercin. Podemos desplazarnos de las siguientes formas: - Haciendo clic en cualquier posicin por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento. - Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posicin en la que lo movamos, por ejemplo, en un documento de 20 pginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos colocaremos en la pgina 10 aproximadamente. - Mediante las flechas. Si hacemos clic en la fecha o tringulo de la parte superior/inferior nos desplazaremos una lnea hacia arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos lnea a lnea de forma rpida hasta que la soltemos. - Mediante objetos de bsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de desplazamiento nos permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado, este objeto por defecto es la pgina, de forma que al hacer clic en la doble flecha superior/inferior nos desplazaremos una pgina arriba/abajo. Haciendo clic en el botn central del crculo podemos cambiar el objeto pgina por otros, como por ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.

Mapa del documento.

En el men Vista tenemos la opcin Mapa del documento que nos muestra una especie de ndice en la parte izquierda de la pgina. Haciendo clic en las lneas de ese ndice nos desplazaremos a la parte del documento que contiene dicha lnea.

Las barras de desplazamiento horizontal. Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea ms ancho de lo que cabe en una pantalla.

ABRIR Y GUARDAR DOCUEMENTOS

Guardar. Guardar como

Puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... del Botn Office (o el icono de la barra de acceso rpido) para guardar documentos. Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrar un cuadro de dialogo como el que ves a continuacin que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. Al utilizar el comando Guardar no se abrir ningn cuadro de dialogo, simplemente se guardarn en su actual ubicacin los cambios que hayas efectuado en el documento. Sin embargo, si utilizas el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado nunca, se abrir el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como.

En la parte central de este cuadro de dilogo se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta que aparece en el campo Guardar en, en este caso Mis documentos. Para guardar un archivo debes tener en cuenta estos tres campos del cuadro de dilogo: - Guardar en - Nombre del archivo - Guardar como tipo

Veamos cmo rellenarlos: Guardar en, aqu debes indicar la carpeta o directorio dentro del cual vas a guardar el documento. Por defecto aparecer la carpeta predeterminada Mis documentos, si quieres guardar tu archivo en otra carpeta debes buscarla y hacer doble clic sobre ella para copiarla en el campoGuardar en. Tambin se puede cambiar la carpeta predeterminada.

Si la carpeta que buscas no es una de las que se muestran en el cuadro de dilogo puedes buscarla mediante el icono que te lleva a la carpeta de nivel inmediatamente superior. Para bajar al nivel inferior basta con hacer doble clic en una carpeta.

Pinchando en el botn con el tringulo (o dentro del campo Guardar en) puedes visualizar la estructura de carpetas, como se ve en esta imagen, desde el nivel en que nos encontramos hacia arriba. Para ir a una carpeta de esta estructura, o a otra unidad, basta con hacer clic sobre ella. Mediante el icono volvemos a la carpeta anterior. , la carpeta se crear dentro de la

Tambin puedes crear una nueva carpeta con este icono carpeta que figure en el campo Guardar en.

Para facilitarnos la bsqueda de nuestra carpeta Word dispone de seis carpetas (Plantillas de Confianza, Documentos recientes, Mis documentos, Escritorio, Mi PC, Mis sitios de red)a las que se puede acceder haciendo clic en uno de los seis iconos de la izquierda.

Aqu puedes ver todo esto con ms detalle, junto con una explicacin de los conceptos de unidad fsica, unidad lgica, archivo, carpeta, etc.

Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento. Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras del contenido del documento, en el caso de la imagen de esta pgina aparece El dia amanecio triste. Si no quieres utilizar este nombre empieza a escribir otro nombre, sin hacer clic, y automticamente se borrar. Si quieres modificarlo haz clic sobre l.

Guardar como tipo, el tipo de documento normalmente ser Documento de Word, pero tenemos un men despegable (haciendo clicen el tringulo de la derecha) con otros tipos, para, por ejemplo, guardar el documento como una pgina Web, como ya veremos en el punto correspondiente.

Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar aparece un cuadro de dilogo en el que tenemos que elegir una de las tres opciones. 1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecer y ser sustituido por el nuevo que estamos guardando. 2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrar de nuevo el cuadro de dilogo Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que estamos guardando.

3. Combinar cambios en un archivo existente. Se aadir el archivo que estamos guardando al que ya exista, es decir, tendremos los dos archivos combinados en un solo archivo. Truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma ms rpida cuadro de dilogo Guardar como. FORMATO CARCTER Y PARRAFO

Formato de un texto
Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto. Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un prrafo a la izquierda o colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones tpicas de formato que slo afectan a la forma en cmo vemos el texto, pero no al propio contenido del texto. Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en l, la forma en la que lo vemos tambin tiene mucha importancia. Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad. Afortunadamente, es muy fcil dar un formato atractivo con Word2007. Con un poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados espectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseo de forma que tus documentos se diferencien del resto. En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en tres grandes grupos. 1. Formato carcter. Afectan a los caracteres en s mismos como el tipo de letra o fuente, tamao, color, etc.. 2. Formato prrafo. Afecta a grupos de caracteres como lneas y prrafos, por ejemplo alineacin y sangras. 3. Otros formatos. Aqu incluimos el resto de acciones que se pueden hacer sobre el formato como tabulaciones, cambio a maysculas, numeracin y vietas, bordes y sombreados, etc. Ahora vamos a ir viendo cada uno de estos tipos de formato. Adems de las tcnicas que vamos a ver en esta unidad, existen otras posibilidades para dar formato al texto: los estilos y las plantillas. Como veremos ms adelante, los estilos y plantillas son adecuados para dar un formato definido previamente. Por ejemplo, en una empresa suele existir una plantilla para escribir cartas, de esa forma todas las cartas tienen un aspecto caracterstico de esa empresa. No siempre es necesario utilizar plantillas y estilos. Cuando queremos dar un determinado formato a una lnea del documento no hace falta definir un estilo, lo haremos con los comandos bsicos que vamos a ver ahora. Los estilos y plantillas no son ms que una agrupacin de formatos bsicos. As que lo primero que hay que aprender es a manejar esos formatos bsicos, que es lo que vamos a hacer en esta unidad.

Formato carcter. Fuentes


Los caracteres son todas las letras, nmeros, signos de puntuacin y smbolos que se escriben como texto. Las letras incluidas en imgenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar. Vamos a ver las posibilidades ms comunes para variar el aspecto de los caracteres que estn disponibles en la pestaa Inicio dentro del grupo de herramientas Fuente.

Tambin aparecen las herramientas de formato automticamente al seleccionar una palabra o frase para poder modificar, fuente, tamao yestilo de fuente,etc.

Fuente Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinar en gran medida el aspecto del texto. Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o lneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuacin hacer clic sobre el pequeo tringulo que hay al lado de la fuente actual, que se abra una ventana con las fuentes disponibles. Observa que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo. El men despegable tiene dos zonas separadas por una doble lnea horizontal, en la parte superior estn las ltimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las disponibles. Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, tambin podemos desplazar el botn central para movernos ms rpidamente. esto har

Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.

En lugar de desplazarnos por el men despegable para buscar la fuente podemos, si conocemos el nombre, hacer clic sobre el recuadro y teclearlo directamente. Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se ver igual en la pantalla que en la impresora.

Tamao De forma parecida podemos cambiar el tamao de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el tringulo para buscar el tamao que deseemos, o escribirlo directamente. La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaos ms utilizados son 10 y 12 puntos.

Estilo Una vez fijada la fuente y el tamao podemos cambiar el estilo a uno de los tres disponibles: negrita, cursiva y subrayado . botn correspondiente. Basta seleccionar el texto y hacer clic en el

Observar como al aplicar un estilo, el botn correspondiente queda presionado (se ve en un tono anaranjado). Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo. Tambin cursiva. se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y

Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.

Mediante las opciones de la pestaa Inicio, Fuente se pueden manejar las opciones que acabamos de ver y otras ms como el color de los caracteres, subrayado, subndices, etc., en este tema avanzado puedes verlo . Tambin puedes ver cmo cambiar la fuente predeterminada de forma que todos los nuevos documentos que crees utilicen esa fuente.

Para practicar estos formatos te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso Utilizar fuente, tamao y estilo

ORTOGRAFIA Y GRAMATICA
En la parte superior de la ventana, en la barra de ttulo, nos informa del idioma que se est utilizando en la correccin, en este caso, el Espaol. En la zona titulada No se encontr: aparece en color rojo la palabra no encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra. Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras ms parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrar la palabra correcta (Bastaron). En este caso el error era el cambio de la B por la V. En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese as bastara hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla. Llegados a esta situacin debemos decidir qu botn de la derecha pulsamos, en este caso el ms adecuado sera "Cambiar todas", pero veamos el significado de cada uno de ellos Omitir una vez. No realiza ninguna accin sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento. Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasar por alto sin realizar ninguna accin sobre ella. Continua revisando el documento. Agregar al diccionario. Aade la palabra no encontrada al diccionario personalizado. Podemos usar esta accin cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada. Por ejemplo, si no queremos que detecte como error el nombre de nuestra empresa "aulaClic". Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituir a la palabra no encontrada. Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccin que creamos oportuna y pulsar este botn. Cambiar todas. Cambia automticamente todas las veces que aparezca la palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la palabra no encontrada.

Autocorreccin. Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccin. Ms adelante se explica en qu consiste la autocorreccin.

Si quieres ver ms ejemplos de diferentes tipos de errores ortogrficos.

En el cuadro Idioma del diccionario tenemos el botn del tringulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma. Asegurarse de que el diccionario elegido est disponible en nuestro ordenador. Si queremos que tambin realice la revisin gramatical junto con la revisin ortogrfica, marcar la casilla Revisar gramtica. El botn Opciones nos lleva al cuadro de dilogo que hemos visto al principio de esta pgina. Si quieres ver con detalle las diferentes opciones. El botn Deshacer, deshace los ltimos cambios realizados por la revisin ortogrfica, uno a uno, pidindonos la confirmacin.

Revisar mientras se escribe. Esta es otra forma de revisar la ortografa; para elegir esta forma de revisin debemos ir al Botn Office , hacer clic en el botn Opciones de Word y all seleccionar Revisin. En la ventana que se abre, marcar la casilla Revisar ortografa mientras escribe y pulsar Aceptar. A partir de ese momento Word efectuar la revisin ortogrfica de modo permanente, de forma que nos mostrar los errores que ya existan en el texto y los que cometamos segn vamos introduciendo nuevo texto. Otra diferencia respecto al mtodo anterior es que cuando encuentre un posible error no mostrar el cuadro de dilogo que vimos anteriormente, sino que subrayar la palabra no encontrada con un subrayado ondulado en color rojo, como vemos en la imagen de la derecha. Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botn derecho del ratn, entonces aparecer una pequea ventana, como la que vemos en la imagen, que nos permitir tratar el error de forma similar a como acabamos de ver paraRevisar ortografa al finalizar. Veamos las opciones de esta ventana:

Sugerencias. En la parte superior nos muestra, en letra negrita, la lista de palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no tenemos ms que seleccionarla con el cursor y hacer clic, Word sustituir la palabra subrayada por la sugerencia elegida. En la imagen la sugerencia es: establecer. Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasar por alto sin realizar ninguna accin sobre ella y no la volver a mostrar subrayada. En caso de faltar el botn Omitir, no es ningn problema ya que si queremos omitir el error detectado basta con no elegir ninguna opcin de la ventana y hacer clic fuera de la ventana para que se cierre. Si consideramos que la palabra subrayada no es un error no hace falta ni siquiera abrir la ventana. No pasa nada por dejar una palabra subrayada, el subrayado rojo no se imprimir en ningn caso. Agregar al diccionario. Aade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volver a mostrar subrayada. Autocorreccin. Si hacemos clic en Autocorreccin se abrir la lista con las sugerencias para que elijamos cual de ellas aadimos a la lista de autocorreccin. Idioma. Al hacer clic aparecer una lista para que seleccionemos el nuevo idioma. Ortografa... Si hacemos clic aqu aparecer la misma ventana para corregir los errores que hemos visto en el apartado Revisar al finalizar.

Si utilizamos este mtodo de revisar la ortografa mientras se escribe debemos ser conscientes del tiempo de proceso que conlleva. Si abrimos un documento largo que no ha sido revisado, hasta que Word no acabe de revisar todo el documento no podremos comenzar a trabajar. Ese tiempo depender de la longitud del documento y de la potencia de proceso de nuestro ordenador. Si no vamos a modificar el documento es mejor desactivar esta opcin, antes de abrirlo. Si estamos creando un nuevo documento, no notaremos ningn retraso por tener activada esta opcin.

DISENO DE PGINA

Configurar pgina
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos escribir y unos mrgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos mrgenes se definen en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo de herramientas Configurar pgina, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Mrgenes,Orientacin, Saltos de pgina, Tamao, Nmeros de lnea, Columnas y Guiones. Al hacer clic sobre el botn Mrgenes, aparecen unos mrgenes predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos mrgenes es correcto para el documento que est realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la opcin Mrgenes Personalizados.

Tambin se puede modificar el tamao de la hoja, en la cual saldr impreso el documento. Al hacer clic en el botn Tamao, se abre una lista de Tamaos predeterminados. Pero, al igual que en los mrgenes, aqu tambin se puede personalizar el tamao de la hoja, haciendo clic en la opcin Ms tamaos de papel.

En la pgina siguiente explicamos esta ventana con ms detalle...

TABLAS
Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta caracterstica se emplea sobre todo en la construccin de pginas Web para Internet. Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que utilizando las tabulaciones u otros mtodos. Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, nmeros o grficos.

Creacin de tablas
Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas estn en la pestaa Insertar, seleccionar dentro de una cuadrcula las filas o columnas, definirla usando numeros para especificar cuantas filas y columnas se necesitan o dibujndola con el ratn, segn el tipo de tabla ser ms til un mtodo u otro, vamos a ver los tres. Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaa Insertar y seleccionar el botn Tabla, all se muestra una ventana con las tres opciones. 1. Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sera una celda de la misma. 2. La segunda opcin es haciendo clic en Insertar Tabla, este vnculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla. 3. La tercer opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla, aqu se dimensiona la tabla dibujndola con el mouse

IMGENES GRAFICOS

Introduccin
Hoy en da un documento para que sea considerado como un buen documento debe incluir, siempre que sea necesario, grficos o imgenes, sobre todo si se va a distribuir por Internet. Un excelente procesador de textos como es Word2007 no poda dejar de tener en cuenta que la imagen cada vez est ms integrada con el texto. Cada nueva versin del programa incorpora mejoras en este aspecto como vamos a ir viendo. En Word se puede trabajar con diferentes tipos de grficos, vamos a enumerar estos diferentes tipos para saber a que nos referimos con cada trmino a lo largo del resto de este tema. Podramos clasificar los elementos grficos utilizados en Word en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imgenes y grficos:

IMGENES.

Imgenes vectoriales o prediseadas. Imgenes prediseadas procedentes de las libreras que Word tiene organizadas por temas. Estas imgenes estn construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas ms grandes o pequeas sin prdida de resolucin. Tambin se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad, podramos considerar estas imgenes como un conjunto de objetos grficos. Los grficos creados con las herramientas de Word para dibujar tambin son imgenes vectoriales. Imgenes no vectoriales o de mapa de bits. Imgenes fotogrficas procedentes de cmaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imgenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamao, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Estn formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un color y una posicin pero no estn relacionados unos con otros. Estas imgenes admiten cambios de tamaos, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolucin. Cuando hablemos de imgenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imgenes no vectoriales.

GRFICOS. Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc. WordArt. Rtulos disponibles de una galera que se pueden personalizar con diversas opciones. SmartArt. Representacin de datos en forma de organigramas. Grficos. Representacin de datos en forma grfica.

Hay algunos objetos ms que podran ampliar esta relacin, como el sonido y los vdeos digitales, aunque esto lo trataremos en la prxima ampliacin de este curso. Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestaas que vamos a ir viendo a continuacin, fundamentalmente la pestaa Formato para las imgenes y las pestaas Diseo y Presentacin para los grficos. Con todos estos elementos no hay excusa para no disear documentos Word con una componente grfica atractiva.

Tipos de archivos grficos


Existen multitud de formatos grficos, vamos a explicar brevemente las caractersticas de los ms utilizados. Un formato grfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la extensin del archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensin o tipo jpg.

Imgenes no vectoriales o de mapa de bits.

JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresin. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imgenes fotogrficas con muchos tonos. GIF. Es el ms utilizado en Internet, permite una buena compresin con imgenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. Tambin permite crear grficos animados. BMP. No admite compresin por lo que estas imgenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows. PNG. Moderno formato que permite compresin.

Imgenes vectoriales o prediseadas. WMF. Formato de las imgenes prediseadas de Word.

Otros tipos de archivos son: MOV y AVI para los archivos de vdeo digital. WAV y MP3 para los de sonido.

IMPRIMIR
Se puede imprimir de dos formas:

a) Desde la opcin de men Impresin rpida que se encuentra dentro del men Imprimirdel Botn Office. Se utiliza cuando no queremos cambiar ninguna caracterstica de impresin.

b) Desde la opcin de men Imprimir (CTRL+P) que se encuentra en el Botn Office. Cuando queremos cambiar alguna caracterstica de impresin. Por ejemplo, el nmero de copias, imprimir slo alguna pgina del documento, etc...

Desde la opcin de men Impresin rpida

Se pincha en el Botn Office , se hace clic en la flecha que aparece a la derecha del comando Imprimir y se selecciona la opcin Impresin rpida.

Nuestro documento se imprime directamente. En este caso se imprimen todas las pginas del documento, con las opciones definidas en ese momento. Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que utilizar el comando Imprimir.

Desde el comando Imprimir


Desde el Botn Office, seleccionar Imprimir o bien directamente (CTRL+P), aparecer el cuadro de dilogo que ves a continuacin.

Rellenamos las opciones deseadas y pulsamos el botn Aceptar. Haciendo clic en el botn Opciones, se abre otra ventana en la que podemos seleccionar varias opciones, entre otras la de Imprimir colores e imgenes de fondo muy til cuando queremos que los temas que vienen acompaados de soporte visual se reflejen del mismo modo en el papel que en pantalla.

Descripcin de la ventana Imprimir


Vamos a ver las diferentes opciones que ofrece cada elemento de este cuadro de dilogo: Impresora. En el recuadro Impresora, podemos elegir la impresora por la que queremos que salga la impresin. Se utiliza cuando tenemos ms de una impresora conectadas a nuestro ordenador, bien sea directamente o por red. Pinchando en el botn Propiedades podemos cambiar algunos parmetros como el tipo de papel, la orientacin del papel, si queremos impresin en color o blanco/negro, etc...

Intervalo de pginas. En este recuadro indicamos las pginas que queremos imprimir, basta con pinchar en la opcin deseada: Todo. Imprime todo el documento. Pgina actual. Imprime la pgina en la que se encuentra situado el punto de insercin en ese momento.

Seleccin. Si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos pinchar en esta opcin para que nos imprima nicamente el texto seleccionado. Pginas. Permite indicar qu pginas queremos que nos imprima. Si queremos pginas salteadas, poner los nmeros de pgina separados por coma, por ejemplo: 2,8,10imprimira las pginas 2, 8 y 10 Para indicar un intervalo, poner la pgina inicial y la pgina final separadas por un guin, por ejemplo: 4-7 imprimira las pginas 4,5,6 y 7. Se puede indicar un intervalo sin pgina inicial para indicar 'hasta', por ejemplo: -3 imprimira las paginas 1,2 y 3 (hasta la pgina 3); o bien sin pgina final para indicar 'desde', por ejemplo12- imprimira las pginas desde la pgina 12 hasta la ltima ambas inclusive. Tambin podemos combinar cualquiera de las formas anteriores, por ejemplo: 2,3,10- imprimira las pginas 2,3,10,11...hasta la ltima.

Copias. En el recuadro Copias se indica el nmero de copias que queremos, es decir nos imprime lo que le hemos indicado en el recuadro Intervalo de pginas, tantas veces como indicamos en Nmero de copias. Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas.

Zoom. En el recuadro Zoom tenemos dos opciones. Pginas por hoja. Permite elegir cuntas pginas por hoja deseamos, por ejemplo 4 imprimira 4 pginas en una sola hoja de papel. De este modo podemos ahorrar mucho papel si queremos tener impresas las versiones provisionales de nuestros documentos. Escalar al tamao del papel. Permite indicar el papel que tenemos en nuestra impresora, por ejemplo A4. Valores recomendables. Podemos elegir desde 1 a 16 Pginas por hoja, en Escalar al tamao del papel el men despegable nos ofrece varios valores (A3, A4, Carta,...) y tambin el valor Sin escala. Este ltimo valor puede producir resultados un tanto inesperados en algunos casos, lo recomendable es poner el tamao del papel que estemos usando, usualmente A4, para este tamao se pueden imprimir de forma legible hasta 4 Pginas por hoja.

TRUCOS WORD

1) Abrir archivos: Si necesitamos abrir varios archivos, podemos usar las teclas CTRL y A (o CTRL y F12) para acceder directamente al cuadro de dialogo correspondiente, evitando usar la barra de herramientas o el men. 2) Guardar documento: Existen dos opciones dentro del men para guardad documentos: Guardar y Guardar Como. Podemos acceder directamente a ellas presionando CTRL y G (o ALT, Mays. y F2) para la primera y ALT, Mays. y F12 para la segunda opcin.

3) Cerrar documentos: Como en el truco anterior, podemos cerrar rpidamente el documento actual presionando CTRL y R (o CTRL y F4). Si el documento no ha sido salvado, aparecer el cuadro de dialogo que nos permite salvar los cambios antes de cerrarse. 4) Documento en blanco: Para comenzar a trabajar en un documento nuevo, la forma mas fcil y veloz es presionar CTRL y U. 5) Imprimir: Las teclas CTRL y P (o CTRL, Mays. y F12) nos llevan directamente al cuadro de opciones Imprimir (Figura 1). 6) Aplicar ttulos: Para aplicar rpidamente el formato de titulo (uno de los tres posibles), podemos presionar simultneamente CTRL, Mays. y 1 (o 2 o 3) y el texto seleccionado tomara ese formato. 7) Cambiar maysculas: Si queremos que una porcin del texto este en maysculas, minsculas o con la primer letra de cada palabra en maysculas y el resto en minsculas, seleccionamos el texto deseado y presionamos Mays. y F3. Cada vez que hagamos esto, el texto ira cambiando de formato, rotando entre esas tres posibilidades. 8) Centrar prrafos: Para centrar rpidamente el prrafo en que se encuentra el cursor, simplemente presionamos a la vez las teclas CTRL y T. 9) Introducir comentarios: Al igual que Microsoft Excel, Word permite la inclusin de comentarios en el documento. La forma rpida de ingresarlos es (teniendo el cursor de escritura en la posicin que queremos aparezca el comentario) presionar CTRL, ALT y A. 10) Copiar, cortar y pegar: Como en casi todas las aplicaciones que funcionan en Windows, se puede copiar, cortar o pegar texto con las combinaciones de teclas CTRL y C para copiar, CTRL y X para cortar (o Mays y Supr), y CTRL y V para pegar. 11) Copiar formato: si lo que queremos es copiar el formato del texto que tenemos en el portapapeles (previamente copiado con CTRL y C) a la seleccin de texto actual, podemos presionar CTRL, Mays y C. El texto seleccionado tomara el formato sin ser reemplazado. 12) Poner en Negrita: Si deseamos cambiar el formato de la fuente con la que esta escrito el texto seleccionado para que aparezca en negrita, la forma ms eficiente es presionar CTRL y N. 13) Subrayar: Para subrayar texto, en lugar de usar la barra de herramientas es ms rpido presionar CTRL y S. 14) Pasar a cursiva: De la misma manera que en los dos trucos anteriores, si queremos poner en cursiva (itlica) la fuente de la celda actual, basta con presionar simultneamente CTRL y K. 15) Texto normal: para quitar todos los atributos especiales del texto seleccionado (negrita, cursiva, etc.) Presionamos CTRL y Espacio (o CTRL, Mays. y Z) 16) Cambiar fuentes: para acceder al cuadro de dialogo que permite el cambio de fuente (y de sus caractersticas especiales) podemos presionar CTRL y M (o CTRL, Mays. y M)

17) Fuente Symbol: Aquellos que utilizan Microsoft Word para redactar documentos con temas cientficos o matemticos, pueden utilizar las teclas CTRL, Mays. y Q para convertir el texto seleccionado a la fuente Symbol. 18) Deshacer: Los atajos de teclado para deshacer la ltima accin en Word son CTRL y Z, o bien ALT y Retroceso. 19) Rehacer: Si deseamos rehacer algn cambio que hemos deshecho, presionamos CTRL e Y. 20) Espaciado de prrafos: Para cambiar el espaciado del prrafo en el que se encuentra el cursor, podemos evitar usar el men presionando CTRL y 1 para un espaciado normal, CTRL y 5 para un espaciado de 1,5 lneas, CTRL y 2 para espacio de dos lneas y CTRL y 0 para espacio entre prrafos. 21) Informacin sobre el sistema: Muchas veces queremos conocer datos del hardware de nuestro ordenador ( o sobre el software instalado en el) y recurrimos a programas especficos, sin conocer que desde Microsoft Word simplemente presionando CTRL, ALT y F1 accedemos a una muy pormenorizada informacin sobre estos temas, como se puede ver en la figura 2). 22) Notas: En cualquier momento, podemos escribir una nota al pie mediante las teclas ALT, CTRL y O o bien al final del documento si presionamos ALT, CTRL y L 23) Seleccionar todo: Cuando necesitemos seleccionar todo el texto del documento usemos CTRL y E. 24) Crculos y cuadrados: Cuando usamos la herramienta elipse o rectngulo, es muy difcil lograr crculos o cuadrados perfectos, a menos que mantengamos presionadas las teclas CTRL y ALT mientras dibujamos. 25) Lneas: Para dibujar lneas verticales o con una inclinacin de 45 grados, debemos trazarlas manteniendo presionada la tecla Mays..

EXCEL
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Excel aqu puedes ver con ms detalle qu es y para qu sirve una hoja de clculo .

Ahora vamos a ver cules son los elementos bsicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenders cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabes cmo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estars en disposicin de empezar a crear hojas de clculo en el siguiente tema.

Iniciar Excel 2007


Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar Excel 2007. Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Todos los programas , aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el programa.

Desde el icono de Excel del escritorio. Puedes iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Aqu te explicamos cmo compaginar dos sesiones .

Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botn cerrar de la ventana de Excel.

, este botn se encuentra situado en la parte superior derecha

Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta combinacin de teclas cerrars la ventana que tengas activa en ese momento.

Hacer clic sobre el men Botn Office

y elegir la opcin Salir.

La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

Las Barras
La barra de ttulo

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , restaurar y cerrar .

La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar Deshacer o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rpido.

Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acesso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. El Botn Office

Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este men tambin puedes accerder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones. Este men contiene tres tipos bsicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir.

Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administar para acceder a las opciones de administracin de la base de datos.

La barra de frmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

La Ayuda
Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel. Un mtodo consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante:

Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

EMPEZANDO A TRABAJAR
Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, as como manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo.

Conceptos de Excel
En caso de no tener claro algunos conceptos bsicos de Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de clculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... quizs sea aconsejable repasarlo aqu .

Movimiento rpido en la hoja


Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son: MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN FIN FLECHA ARRIBA FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa

FIN FIN

FLECHA IZQUIERDA o INICIO FLECHA DERECHA

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de frmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.

Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.

Si quieres practicar estas operaciones puedes realizar este Ejercicio de desplazamiento en una hoja.

Movimiento rpido en el libro


Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse. En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas: Para visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando. Para visualizar las ltimas hojas. Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto. Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: MOVIMIENTO Hoja Siguiente Hoja Anterior TECLADO CTRL+AVPAG CTRL+REPAG

En caso de tener alguna duda sobre los distintos mtodos de movimiento dentro de un libro de trabajo, sera aconsejable realizar el Ejercicio de desplazamiento en un libro.

Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a continuacin:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma. Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botnCancelar el valor que tena. de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con

Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos informacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o no. Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda, comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.

Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin. Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la informacin. Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Aceptar. Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.

TIPOS DE DATOS

En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una explicacin ms detallada sobre los valores constantes visita nuestro bsico .

FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =. Si deseas saber ms sobre las frmulas pulsa aqu .

Errores en los datos


Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr el aspecto que ves a la derecha: Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: . que nos permitir saber ms sobre el

Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin:

Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas). Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no podramos utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas. Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la esquina de la celda.

Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero. #NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida. #NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin. #NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan. Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina superior izquierda tal como: antes. . Este smbolo se utilizar como hemos visto

OPERACIONES CON ARCHIVOS

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel.

Guardar un libro de trabajo


Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar. Tambin cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar. Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos. Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre: Haz clic el Botn Office y elige la opcin Guardar como... Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botn Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrs que seguir estos pasos: En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardars el archivo. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. y por ltimo haz clic sobre el botn Guardar.

Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de la modificacin. Para ello: Selecciona la opcin Guardar del Botn Office.

O bien, haz clic sobre el botn Guardar de la Barra de Acceso Rpido, se guardar con el mismo nombre que tena. Tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + G. Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

Si deseas ms informacin sobre cmo guardar documentos, copias de seguridad y proteger libros: .

FORMULAS Y FUNCIONES Esta unidad es la unidad una de las ms importantes del curso, pues en su comprensin y manejo est la base de Excel. Qu es una hoja de clculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de frmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilizacin de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas.

Introducir Frmulas y Funciones


Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier funcin es: nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: - Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+ C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =. Si quieres conocer ms sobre los operadores ms utilizados y las precedencias de los operadores visita nuestro bsico .

Insertar funcin con el asistente


Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.

Hacer clic en la pestaa Frmulas. Elegir la opcin Insertar funcin.

O bien, hacer clic sobre el botn

de la barra de frmulas.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin:las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta.

Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin. A final, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Contina en la siguiente pgina... Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA ().

En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo. En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos

en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5). En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn Autosuma nos permite realizar la funcin SUMA de forma ms rpida. que

Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botn. Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la derecha: Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Ademas de poder accesar al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones...

Si quieres conocer ms sobre las referencias y nombres visita nuestro bsico .

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3 Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo=MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

Funciones de fecha y hora


De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas. Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel. En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "nmero de serie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da 0/1/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las funciones que tengan nm_de_serie como argumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una celda que contenga una fecha. Funcin AHORA() AO(nm_de_serie) DIA(nm_de_serie) DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo) DIASEM(nm_de_serie;tipo) FECHA(ao;mes;da) FECHANUMERO(texto_de_fecha) HORA(nm_de_serie) HORANUMERO(texto_de_fecha) HOY() MES(nm_de_serie) MINUTO(nm_de_serie) NSHORA(hora;minuto;segundo) SEGUNDO(nm_de_serie) Descripcin Devuelve la fecha y la hora actual Devuelve el ao en formato ao Devuelve el da del mes Calcula el nmero de das entre las dos fechas Devuelve un nmero del 1 al 7 Devuelve la fecha en formato fecha Devuelve la fecha en formato de fecha Devuelve la hora como un nmero del 0 al 23 Convierte una hora de texto en un nmero Devuelve la fecha actual Devuelve el nmero del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59 Convierte horas, minutos y segundos dados como nmeros Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59 Ver detalle

Funciones de texto
Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero Excel tambin tiene un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel. Funcin Descripcin Ver Detalle

CARACTER(nmero)

Devuelve el carcter especficado por el nmero Devuelve el cdigo ASCII del primer caracter del texto Devuelve una cadena de caracteres con la unin Redondea un nmero pasado como parmetro Devuelve el nmero de caracteres especificados Devuelve la posicin inicial del texto buscado Devuelve el mismo texto pero sin espacios Devuelve los caracteres

CODIGO(texto)

CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)

DECIMAL(nmero;decimales;no_separar_millares)

DERECHA(texto;nm_de_caracteres)

ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)

ESPACIOS(texto)

EXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_caracteres)

indicados de una cadena Encuentra una cadena dentro de un texto Devuelve un valor lgico (verdadero/falso) Devuelve el nmero de caracteres especificados Devuelve la longitud del texto Limpia el texto de caracteres no imprimibles Convierte a maysculas Convierte a minsculas Convierte a moneda Convierte a mayscula la primera letra del texto

HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)

IGUAL(texto1;texto2)

IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)

LARGO(texto)

LIMPIAR(texto)

MAYUSC(texto)

MINUSC(texto)

MONEDA(nmero;nm_de_decimales)

NOMPROPIO(texto)

Reemplaza parte REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm_de_caracteres;texto_nuevo) de una cadena de texto por otra REPETIR(texto;nm_de_veces) Repite el texto

SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nm_de_ocurrencia)

Reemplaza el texto con texto nuevo Comprueba que el valor es texto Convierte un valor a texto Convierte un nmero a texto tailands (Baht) Convierte un texto a nmero

T(valor)

TEXTO(valor;formato)

TEXTOBAHT(nmero)

VALOR(texto)

Puedes practicar algunas de estas funciones explicadas en el Ejercicios sobre funciones de texto.

Funciones de bsqueda
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las frmulas diseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de datos. Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna informacin de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una bsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto fsico, si buscamos el n de telfono de un restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que s conocemos. Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas: Funcin Ver Descripci Detal n le Devuelve el nmero de rangos de celdas contiguas Busca valores de un rango de una columna o

AREAS(ref)

BUSCAR(...)

una fila Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores Busca un valor en la primera columna de la izquierda Devuelve la posicin relativa de un elemento Devuelve el nmero de columna de una referencia Devuelve el nmero de columnas que componen la matriz Devuelve una referencia a un rango Crea una referencia de celda en forma de texto Elige un valor o una accion de una lista de valores Devuelve el nmero de fila Devuelve el nmero

BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia)

COLUMNA(ref)

COLUMNAS(matriz)

DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)

DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)

ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)

FILA(ref) FILAS(matriz)

de filas Crea un acceso directo a un document o

HIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo;nombre_descriptivo)

Extrae datos IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinmicas;campo1;elemento1;cam almacenad os en una po2;elemento2...) tabla dinmica Devuelve el valor de una celda en la intersecci n de una fila y una columna Devuelve una referencia especifica da Intercambi a las filas por las columnas en una matriz

INDICE(matriz;num_fila;num_columna)

INDIRECTO(ref;a1)

TRANSPONER(matriz)

MANIPULANDO CELDAS Vamos a ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el aspecto de stas, as como diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber elegir el ms adecuado segn la operacin a realizar.

Seleccin de celdas
Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel 2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin. A continuacin encontrars algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados.

Te recomendamos iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como: .

Seleccin de una celda Para seleccionar una nica celda slo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botn izquierdo del ratn.

Seleccin de un rango de celdas Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo del ratn en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratnmientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo y vers como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

Seleccin de una columna Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre ste.

Seleccin de una fila Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clicsobre ste.

Seleccin de una hoja entera Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre ste. Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

Aadir a una seleccin


Muchas veces puede que se nos olvide queramos seleccionar celdas NO contiguas, para seleccin manteniendo pulsada la tecla CTRL. seleccionar alguna celda o que ello se ha de realizar la nueva

Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y aadir una nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Ampliar o reducir una seleccin


Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS,hacer clic donde queremos que termine la seleccin.

Para practicar los distintos aspectos explicados en el tema puedes realizar el Ejercicios sobre seleccin.

Si deseas ms informacin sobre mtodos de seleccin:

FORMATO DE CELDAS Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal. A continuacin veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda.

Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar los cuadros de dilogo o la banda de opciones, a continuacin te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto: Utilizando los cuadros de dilogo: En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Fuente.

Del cuadro de dilogo que se abre, For mato de celdas, haciendo clic sobre la pestaa F uente, aparecer la ficha de la derecha. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn Ace ptar. Confor me vamos cambiand o los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. Esto es muy til a la hora de elefir el formato que ms se adapte a lo que queremos. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.

Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usar la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que adems es una fuente escalable (podemos escribir un tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaos disponibles). Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva. Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado. Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir un color para la letra. Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y Subndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificacin que se encuentra a la izquierda. Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2007 tiene por defecto.

En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como: En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo. Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro. Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva. Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple. Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una lnea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.

Si no tienes muy claro el manejo de estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio de fuente

Si quieres seguir con la unidad, pasa a la pgina siguiente...

Alineacin
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos:

Sele ccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin. Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Al ineacin.

Aparec er la ficha de la derecha. Elegir las opciones deseadas. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botn Aceptar.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha. Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones: GENERAL: Es la opcin de Excel 2007 por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los nmeros a la derecha y los textos a la izquierda. IZQUIERDA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de stas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la derecha, para que el contenido de la celda no est pegado al borde izquierdo de la celda. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas. DERECHA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de stas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la izquierda, para que el contenido de la celda no est pegado al borde derecho de la celda. LLENAR: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opcin Llenar, en la celda aparecer ************ hasta completar la anchura de la celda. JUSTIFICAR: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto por la derecha como por la izquierda. CENTRAR EN LA SELECCIN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin que contiene datos. Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamao inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones: SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de stas. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas. INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de stas. JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior. Orientacin: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opcin por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90 en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2007 ajusta automticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientacin vertical, a no ser que se fije explcitamente la altura de sta. Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opcin el contenido de la

celda se tendr que visualizar exclusivamente en sta, para ello incrementar la altura de la fila y el contenido se visualizar en varias filas dentro de la celda. Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la celda se reducir hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda. Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una sola. Direccin del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo rabe, hebreo, etc...

En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permitirn modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma ms rpida, como: Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas pasar a ser Izquierda. Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas. Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas. Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuacin nos centrar los datos.

Si no tienes muy claro el manejo de estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio de alineacin.

Si quieres seguir con la unidad, pasa a la pgina siguiente...

Bordes
Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes, seguir los siguientes pasos: Selecci onar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Selecci onar la pestaa In icio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente. En el cuadro de dilogo que se abrir hacer clic sobre la pestaa Bordes. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. Preestablecidos:Se elegir una de estas opciones: Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas. Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la seleccin. Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde ser del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habr que elegir Estilo y Color y a continuacin hacer clic sobre el borde a colocar. Estilo:Se elegir de la lista un estilo de lnea. Color:Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podr elegir un color para los bordes. En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no encontrars todas las opciones vistas desde el recuadro del men.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio de Bordes.

Rellenos
Excel nos permite tambin s ombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarla s de las dems. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Sele ccionar el rango de

celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar la pestaa Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente. Hacer clic sobre la pestaa Relleno. Aparecer la ficha de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. Color de fondo: Se elegir de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastar con elegir Sin Color. Color de trama: Se elegir de la lista desplegable un estilo de trama, as como el color de la trama.

En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar el relleno de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en ste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no podrs aadir trama a la celda, para ello tendrs que utilizar el cuadro de dilogo Formato de celdas.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio de Rellenos.

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Nmeros
Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Sele ccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los nmeros. Selecci onar la pestaa In icio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin N mero.

Hacer clic sobre la pestaa Nmero. Aparecer la ficha de la derecha: Elegir la opcin deseada del recuadro Categora: Hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categora:, se elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son: General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda. Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especficar el nmero de decimales, tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos. Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser y la forma de visualizar los nmeros negativos. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora. Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%. Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin. Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el nmero de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algn nmero en la celda. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero de telfono, etc. Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato.

En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirn modificar el formato de los nmeros de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn, los nmeros de las celdas seleccionadas se convertirn a formato moneda (el smbolo depender de cmo tenemos definido el tipo moneda en la configuracin regional de Windows, seguramente tendremos el smbolo ). Para asignar el formato de porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y le aadir el smbolo %).

Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineacin). Para quitar un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas. Para aadir un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.

Puedes practicar estas operaciones con este Ejercicio de formato Nmero.

Si deseas informacin sobre la ficha Proteger del formato celdas:

Antes de empezar con los ejercicios propuestos puedes practicar lo visto en este tema aqu Ejercicio de formateo de celdas.

CAMBIOS DE ESTRUCTURA Vamos a utilizar los mtodos disponibles en Excel 2007 para modificar el aspecto de las filas, columnas, el aspecto general de una hoja de clculo y obtener as un aspecto ms presentable.

Alto de fila
Excel 2007 ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra ms grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automticamente a 15,75. Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos mtodos:

El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la fila en la que nos encontramos. Seleccionar del men Formato que se encuentra en la pestaa Inicio. Elegir la opcin Alto de fila...

Aparecer el cuadro de dilogo Alto de fila de la derecha en el que tendrs que indicar el alto de la fila, para indicar decimales utilizar la coma ",". Escribir la altura deseada, en este caso est 12,75 que es la altura que tiene la fila por defecto. Hacer clic sobre el botn Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.

El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello: Colocar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila que desees modificar, en la cabecera de la fila.

El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Conforme movemos el ratn, la altura de la fila cambia. Al final soltar el botn del ratn.

Autoajustar
Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada ms alta de la fila, utilizando dos mtodos distintos.

El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello: Selecciona las filas a las que desees modificar la altura. Seleccionar del men Formato que se encuentra en la pestaa Inicio. Elige la opcin Autoajustar alto de fila.

Este segundo mtodo es mucho ms rpido: Situarse sobre la lnea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la cabecera de la fila. Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratn, el puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas. Haz doble clic, el tamao se reajustar automticamente.

Puedes practicar estas realizando: Ejercicio formato de filas.

operaciones

Si deseas conocer las dems opciones del men Formato Fila: OCULTAR Y MOSTRAR FILAS

Vamos a ver la posibilidad de ocultar filas para que no se visualicen filas sin perder su contenido con datos no imprescindibles a la hora de trabajar con la hoja de clculo o simplemente porque contengan frmulas intermedias y a continuacin volver a visualizarlas.

Ocultar filas
La ocultacin de filas es otra de las operaciones que en algn momento nos puede ser til si por ejemplo en una fila aparecen frmulas intermedias que no nos interesa visualizar una vez concluida la hoja de clculo. En este caso no queremos que aparezcan las filas de datos intermediarios pero no podemos borrarlas porque la hoja de clculo las necesita para realizar sus clculos.

Los pasos son los siguientes: Seleccionar las filas ocultar. Desplegar el men Formato. Elegir mostrar. la opcin Ocultar y

Aparecer otro submen. Elegir la opcin Ocultar filas.

Mostrar filas
Si deseamos mostrar las filas ocultas, por ejemplo para cambiar alguna frmula de clculo intermedio: Seleccionar entre qu filas o columnas se encuentran las filas a mostrar. Es decir, si queremos mostrar las filas ocultas 4 y 5, habr que seleccionar desde la fila 3 hasta la 6. Cuidado, el rango debe ser continuo, es decir, arrastrando desde 3 hasta 6 nunca con CTRL ya que sino las filas a mostrar no estaran incluidas en la seleccin a mostrar. A continuacin seleccionamos del men Formato la opcin Ocultar y mostrar. Aparecer otro submen. Elegimos la opcin Mostrar filas.

INSERTAR Y ELMINIAR ELEMENTOS

Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas operaciones muy tiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o cuando a mitad del diseo de una hoja nos damos cuenta que se nos ha olvidado colocar una fila o columna.

Insertar filas en una hoja


En muchas ocasiones, despus de crear una hoja de clculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos. Para aadir una fila, seguir los siguientes pasos: Seleccionar la fila sobre la que quieres aadir la nueva, ya que las filas siempre se aaden por encima de la seleccionada. Seleccionar el men Insertar de la pestaa Inicio. Elegir la opcin Insertar filas de hoja. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarn una posicin. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde est situado el cursor como fila seleccionada.

Si quieres aadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a aadir. Aadir filas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de filas vare, seguirn habiendo 1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como filas aadidas. Si intentas aadir filas y Excel no te deja, seguro que las ltimas filas contienen algn dato. Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecer el botn para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.

Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botn y aparecer el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva fila ser el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que no tenga formato. No es obligatorio utilizar este botn, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecer al seguir trabajando con la hoja de clculo.

Insertar columnas en una hoja


Excel 2007 tambin nos permite aadir columnas, al igual que filas. Para aadir una columna, seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar la columna delante de la cual quieres aadir otra, ya que las columnas siempre se aaden a la izquierda de la seleccionada. Seleccionar el men Insertar de la pestaa Inicio. Elegir la opcin Insertar columnas de hoja. Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarn una posicin. En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2007 toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada.

Si quieres aadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como columnas a aadir. Aadir columnas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de columnas vare, seguirn habiendo 16384 columnas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como columnas aadidas. Si intentas aadir columnas y Excel no te lo permite, seguro que las ltimas columnas contienen algn dato. Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecer el botn para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.

Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botn y aparecer el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva columna ser el mismo que la columna de la izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato. No es obligatorio utilizar este botn, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecer al seguir trabajando con la hoja de clculo.

CORRECCION DE ORTOGRAFIA Vamos a ver la herramienta Autocorreccin de Excel para que el programa nos corrija automticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja de clculo, as como manejar la correccin ortogrfica y dejar nuestras hojas de clculo libres de errores lo que las hace ms presentables.

Configurar la Autocorreccin
Esta herramienta nos ayuda a corregir automticamente errores habituales de escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorreccin asignadas por defecto, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic en el Botn Office

Hacer clic en el botn Opciones de Excel. En el cuadro de dilogo que se abrir seleciona la categora Revisin. Aqu tienes muchas de las opciones que conciernen a la correccin de textos en Excel.

Veamos las ms importantes. Haz clic en el botn de Opciones de Autocorreccin...

Aparecer el cuadro de dilogo Autocorreccin como el que te mostramos ms abajo.

Si activas la casilla Corregir DOs MAysculas SEguidas, no permitir que a la hora de escribir una palabra las dos primeras letras estn en mayscula y el resto en minscula. Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que interesa que esta opcin est activada. Si activas la casilla Poner en mayscula la primera letra de una oracin, Excel comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra est en mayscula, en caso de que no lo est automticamente la cambiar. Si escribimos la frase toda con mayscula, no se cambiar. Esta opcin tambin interesa que est activada. Si activas la casilla Poner en mayscula los nombres de das, en caso de encontrar una palabra que corresponda a un da de la semana, Excel pondr automticamente la primera letra en mayscula. Esta opcin no siempre interesa que est activada. Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en caso de empezar una frase, si la primera letra est en minscula y el resto en mayscula, Excel entiende que BLOQ MAYUS del teclado est activado por error y automticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta opcin interesa que est activada. La opcin Reemplazar texto mientras escribe, activa la lista de sustituciones de la parte inferior del cuadro de dilogo, donde se encuentran muchos de los elementos comunes a sustituir, de esta forma Excel reemplazar el texto que coincida con alguno de la columna de la izquierda por el texto que aparece en la columna de la derecha. Si deseas aadir algn elemento a la lista bastar con escribir en el recuadro Reemplazar: el error frecuente que deseamos que se corrija automticamente, en el recuadro Con: escribir la correccin a realizar, y hacer clic en el botn Agregar.

Si deseas eliminar algn elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer clic sobre el botn Eliminar. A final cuando hayamos configurado la autocorreccin hacemos clic sobre el botn Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de dilogo.