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MANUAL DEL ESTUDIANTE

Excel 2002
2do Nivel
JEANNINE P. PRAY

Excel 2002
2do Nivel

Jeannine P. Pray

Excel 2002: 2do Nivel


Nmero de parte: 084216 Edicin: del curso 1.0

RECONOCIMIENTOS
Equipo en el proyecto
Desarrolladora de Currculum y Redactora Tcnica Decano: Jeannine P. Pray Gerente de Contenido: Cheryl Russo Editora Tcnica y de Calidad: Elizabeth M. Swank Revisor Tcnico: Sean Kavanagh Diseador de Impresin: Daniel P. Smith

AVISOS
DESLINDE DE RESPONSABILIDADES: Si bien es cierto que Element K Press LCC tiene el cuidado de cerciorar la exactitud y calidad de estos materiales, no se puede garantizar su exactitud, y todos los materiales se entregan sin ninguna clase de garanta, incluyendo, pero sin limitarse, a las garantas de mercantilizacin implicadas o su idoneidad para algn propsito en particular. El nombre que se utiliza en los archivos de datos para este curso es de una compaa cticia. Cualquier semejanza con compaas actuales o futura es solo coincidencia. Al elaborar este curso, se cree no haber utilizado el nombre de nadie, pero si as fuere, srvase noticarnos y se cambiar el nombre en la siguiente revisin del curso. Element K es un proveedor independiente de soluciones de capacitacin integradas, para individuos, empresas, centros educativos y dependencias de gobierno. La inclusin, en este libro, de pantallas congeladas, o de cualquier nombre de producto o servicio de garanta de alguna otra entidad, es solo con propsitos editoriales. Dicha inclusin no debera tomarse en cuenta como muestra de que se recibe patrocinio o respaldo para el libro, ni de que exista aliacin alguna de tal entidad con Element K. AVISOS DE MARCAS COMERCIALES Element K y el logotipo de Element K son marcas registradas de Element K LLC. Microsoft Excel 2002 es una marca registrada de Microsoft Corporation, Inc. en los EEUU y en otros pases; los productos y servicios tratados o descritos que puedan ser marcas comerciales de Microsoft Corporation, Inc. Cualquier otro servicio y nombres de producto utilizados en todo el libro tal vez estn protegidos por leyes o sean marcas comerciales de sus prespectivos propietarios. Copyright 2002 Element K Content LLC. Todos los derechos reservados. Las tomas de pantallas con propsitos ilustrativos son propiedad del poseedor del software. Ni la publicacin, ni sus partes, se pueden reproducir ni transmitir en ninguna forma ni por ningn medio, electrnico o mecnico, incluyendo el fotocopiado, grabacin, almacenamiento en sistemas informticos, ni de ninguna ndole, sin el permiso expreso por escrito de Element K, 500 Canal View Boulevard, Rochester, NY 14623, (585) 240-7500, (800) 434-3466. El sitio Web de Element K Press LLC es www.elementkcourseware.com. Este libro no incluye los derechos del software o dems productos sobre los cuales se escribe; todo uso o licencia de dicho software o dems productos es responsabilidad del usuario, de acuerdo a los trminos y condiciones para el dueo. No hacer copias ilegales de libros o del software. Si parece que este libro, o el material relacionado, o cualquier otro material de Element K, se est reproduciendo o transmitiendo sin permiso, favor de llamar al 1-800-478-7788.

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Excel 2002: 2do Nivel

CONTENIDO

EXCEL 2002: 2DO NIVEL


LECCIN 1: TRABAJAR CON PLANTILLAS
A. Crear un libro de trabajo desde una plantilla Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . Plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B. Crear una plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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C. Crear un grco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 D. Crear un libro de trabajo desde una plantilla denida por el usuario . . . . 14

LECCIN 2: ORDENAR Y FILTRAR DATOS


A. Ordenar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Listas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Qu es ordenar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 B. Agregar subtotales a una hoja de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 C. Filtrar listas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Qu es ltrar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 D. Crear y aplicar ltros personalizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Condiciones de bsqueda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

LECCIN 3: IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS


A. Importar datos en red . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 B. Importar datos desde una fuente externa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 C. Exportar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 D. Guardar una hoja de trabajo como pgina Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 E. Publicar una hoja de trabajo en la red . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

LECCIN 4: TRABAJAR CON FRMULAS AVANZADAS


A. Compartir datos entre hojas de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Referencias tridimensionales en frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Contenido

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CONTENIDO
B. Crear un nombre para un rango de celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Nombres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 C. Utilizar funciones para crear frmulas avanzadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Funciones avanzadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 D. Dar seguimiento a precedentes de celda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Precedentes de celda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 E. Dar seguimiento a dependientes de celda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Dependientes de celda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 F. Localizar errores en frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

LECCIN 5: ANALIZAR DATOS


A. Crear un informe de Tabla dinmica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Informes de Tabla dinmica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 B. Crear un informe de Grco dinmico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Informe de Grco dinmico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 C. Crear escenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Escenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 D. Utilizar la herramienta Solver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 La herramienta Solver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 E. Utilizar la herramienta Buscar objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Buscar objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

LECCIN 6: COLABORAR
A. Insertar y editar un hipervnculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Hipervnculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 B. Agregar y editar comentarios en una hoja de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Comentarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 C. Crear comentarios de discusin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Discusiones Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 D. Responder a comentarios de discusin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

LABORATORIOS DE LA LECCIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 SOLUCIONES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135


iv Excel 2002: 2do Nivel

CONTENIDO
GLOSARIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 NDICE
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

Contenido

NOTAS

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Excel 2002: 2do Nivel

INTRODUCCIN

ACERCA DEL CURSO


Este curso es el segundo de una serie de tres cursos que satisface los requisitos para la certicacin Microsoft Office User Specialist (MOUS). En l profundizar en las habilidades adquiridas en el curso Excel 2002: 1er Nivel y le brindar la oportunidad para trabajar con algunas caractersticas avanzadas de Excel, incluyendo plantillas, ordenar y ltrar, importar y exportar, frmulas avanzadas, herramientas de anlisis y colaboracin. Conoce lo bsico de Excel pero desea conocer ms? Desea ahorrar tiempo al crear libros de trabajo organizados de tal manera que reunan los datos de la forma requerida, o compartir informacin con otros usuarios? Si es as, el presente curso es para usted. Har lo anterior y mucho ms.

Descripcin del curso Estudiante en mira


Estudiantes que deseen prepararse para recibir el certicado Microsoft Office User Specialist (MOUS) en Excel, y que tengan conocimientos bsicos de Excel, incluyendo crear, editar, formatear, e imprimir hojas de trabajo y grcos bsicos. Adems, estudiantes que deseen obtener las habilidades necesarias para crear plantillas, ordenar y ltrar datos, importar y exportar datos, analizar datos y colaborar en red con Excel.

Prerrequisitos del curso


Para asegurar el xito, recomendamos que cuente con experiencia para abrir pginas web en un navegador. Tambin, se recomienda tomar el siguiente curso Element K o tener conocimientos equivalentes: Excel 2002: 1er Nivel

Introduccin

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INTRODUCCIN

Cmo usar este libro


Como Gua de aprendizaje
Cada leccin abarca un tema general o una serie de temas relacionados. Las lecciones estn ordenadas por grado de dicultad con Microsoft Excel; las habilidades que adquiera en una leccin se utilizan y desarrollan en lecciones siguientes. Por esta razn deber realizar las lecciones en secuencia. Se ha organizado cada leccin en temas orientados a resultados. Los temas incluyen toda la informacin relevante que necesita para dominar Microsoft Excel, las actividades le permiten aplicar esta informacin en ejemplos prcticos. Aqu practicar cada nueva habilidad en un archivo especialmente preparado. Esto le ahorra tiempo de tecleo y le permite concentrarse en la habilidad. Mediante el uso de archivos de muestra, actividades, ilustraciones que rearman las ideas en pasos cruciales, e informacin de fondo como apoyo, este libro le proporciona el fundamento y estructura para aprender Microsoft Excel rpida y fcilmente.

Como Herramienta de revisin


Todo mtodo de instruccin es tan ecaz como el tiempo y esfuerzo se est dispuesto a invertir en l. Adems, la informacin que aprende en clase puede no parecer muy importante al principio, pero puede serlo despus. Por esta razn le animamos a pasar un tiempo repasando los temas y actividades despus del curso. Como un reto mayor cuando repase las actividades, intente con la columna Qu hacer antes de ver la columna Cmo hacerlo.

Como Referencia
La organizacin y composicin del libro lo hacen fcil de utilizar como herramienta de aprendizaje y como referencia para despus de clase. Puede utilizarlo como una primera fuente para denicin de trminos, como informacin de apoyo en temas dados, y los resmenes de los procedimientos.

Objetivos del curso


En este curso, podr: crear plantillas, ordenar y ltrar datos, importar y exportar datos, analizar datos, y colaborar en red con Excel. Usted podr: utilizar plantillas de Excel y plantillas denidas por el usuario para crear plantillas y libros de trabajo. Utilizar una variedad de tcnicas para ordenar y ltrar datos. Utilizar datos nuevamente y compartirlos importando, exportando y guardndolos en red. Utilizar diferentes funciones y caractersticas de auditora para crear frmulas avanzadas y auditar hojas de trabajo. Utilizar Tablas dinmicas, Grcos dinmicos y otras herramientas de anlisis para datos. Utilizar la caractersticas Web y comentarios para colaborar con otros.

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Excel 2002: 2do Nivel

INTRODUCCIN

Requisitos para el curso


Hardware
Para todos los sistemas operativos se requiere un procesador Pentium 133 MHz o mayor. Se recomiendan como mnimo 64 MB de RAM para Windows 2000 Professional; adems, debe tener 8 MB de RAM por cada aplicacin que se est ejecutando simultneamente (Observacin: Los requisitos de memoria pueden diferir para otros sistemas operativos). Un mnimo de espacio libre en disco duro de 516 MB. (Bajo Windows 2000, debe tener disponible al menos 4 MB de espacio de registro). Ya sea una unidad de CD-ROM local o acceso a una unidad de CD-ROM en red. Una unidad para disco exible de 3.5. Un ratn con dos botones, un IntelliMouse, o un dispositivo de sealamiento compatible. Un monitor VGA o de mayor resolucin, se recomienda super VGA. Un controlador de impresora instalado. (No se requiere impresora, sin embargo, cada PC debe tener instalada un controlador de impresora para usar el comando Vista preliminar). Mdem de 9600 baudios o mayor. Una conexin a internet con acceso a World Wide Web es necesaria para realizar algunas tareas del libro. (Observacin: El acceso a internet puede requerir el pago por separado de una tarifa a un proveedor de servicio, cargos locales son aplicables). Acceso a un servidor de discusiones si desea terminar las actividades en los temas Crear comentarios de discusin y Responder a comentarios de discusin.

Software
Instalacin completa de Microsoft Office XP Professional con FrontPage - vase Preparacin de la clase para obtener instrucciones adicionales.

Preparacin de la clase
Este libro fue escrito utilizando el sistema operativo Windows 2000 Professional. Utilizarlo con otros sistemas operativos puede afectar el funcionamiento de las actividades. (Observacin: El fabricante seala que Microsoft Ofce XP Professional con FrontPage trabajar con Microsoft Windows 98, Microsoft Windows ME, y Microsoft Windows NT Workstation 4.0. Ofce XP Professional con FrontPage no se ejecutar en los sistemas operativos Microsoft Windows 3.x, Microsoft Windows NT 3.5x, o Microsoft Windows 95).

1. 2. 3.

Instale Windows 2000 Professional en un disco duro formateado. Si aparece la ventana Introduccin a Windows 2000, deseleccione Mostrar esta pantalla al comienzo y haga clic en Salir. Verique que la conexin a internet funcione. Si no existe conexin alguna, desde el Panel de control, haga doble clic en Opciones de internet. En el cuadro de dilogo Propiedades de internet, seleccione la pestaa Conexiones. Haga clic en Conguracin para ejecutar el asistente de conexin a internet y seleccione las conguraciones apropiadas. Instale un controlador de impresora. No es necesario para la clase, pero debe tenerse instalado.

4.

Introduccin

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INTRODUCCIN
5. En el Explorador de Windows, seleccione Herramientas Opciones de carpeta para mostrar el cuadro de dilogo Opciones de carpeta. En la pestaa Ver, verique que no est seleccionado Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos. Una instalacin completa de Microsoft Office XP Professional con FrontPage. Inicie Excel y seleccione HerramientasComplementos. En el cuadro de lista Complementos disponibles, seleccione Solver. Haga clic en Aceptar.
Los pasos antes mencionados necesitan realizarse una sola vez. Los pasos citados a continuacin deben realizarse antes de cada clase para asegurar una instalacin apropiada.

6. 7.

8.

En las computadoras de los estudiantes, reinicie los datos de uso. (Seleccione HerramientasPersonalizar y haga clic en Restablecer mis datos para restaurar las conguraciones predeterminadas). Si tiene en mente terminar las actividades en los temasCrear comentarios de discusin y Responder a comentarios de discusin, necesita agregar un servidor de discusiones a cada usuario de computadora. En Excel, seleccione HerramientasColaboracin en lneaDiscusiones Web. En la barra de herramientas Discusiones Web, haga clic en Discusiones y seleccione Opciones de discusin. Utilizando el cuadro de dilogo Opciones de discusin, agregue un servidor de discusiones.

9.

10. Antes de terminar las actividades en los temas Crear comentarios de discusin y Responder a comentarios de discusin, necesitar asignar a los estudiantes para que trabajen en equipos de dos. (Es til poner dos estudiantes que se sienten juntos). Si tiene un nmero impar de estudiantes, puede ser el compaero de alguien. Asigne un nmero a cada par de estudiantes. 11. Elimine los archivos denonimados Discusion*.xls desde la carpeta Documentos compartidos del servidor de discusiones. 12. Elimine la carpeta C:Documents and Settings/User Name Application Data/Microsoft Templates/My Templates. 13. Ejecute el archivo de datos auto-extrable localizado en el disco de datos. Esto colocar los datos en la carpeta Mis documentos. (Verique el lugar donde desea ubicar los archivos de datos).

Lista de archivos adicionales


Con cada actividad, viene impresa una lista de archivos que los estudiantes abrirn para completar esa actividad. Muchas actividades tambin requieren archivos adicionales que los estudiantes no necesitan abrir, pero son necesarios para apoyar los archivos en uso. Estos archivos de apoyo estn incluidos

Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 1

LECCIN 1
Trabajar con plantillas
Objetivos de la leccin:
En esta leccin, podr utilizar plantillas de Excel y plantillas denidas por el usuario para crear plantillas y libros de trabajo. Usted podr: crear un libro de trabajo desde una plantilla de Excel. Crear una plantilla de libro de trabajo usando un libro de trabajo existente. Crear, modicar y posicionar un grco. Crear un libro de trabajo utilizando una plantilla denida por el usuario.

Duracin de la leccin 30 minutos a 40 minutos

Leccin 1: Trabajar con plantillas

LECCIN 1
Introduccin
Para este momento, ya sabe cmo crear, editar, dar formato e imprimir hojas de trabajo y grcos bsicos en Excel. Tambin ha creado, probablemente, sucientes libros de trabajo en Excel como para poder darse cuenta que muchos de ellos contienen formato y/o datos iguales o muy similares. En esta leccin, crear plantillas y libros de trabajo desde plantillas basadas en los formatos y datos utilizados con frecuencia. De pronto se encuentra con que nunca le alcanza el da para terminar lo que tiene que hacer? Si es as, no est solo. Muchas personas constantemente estn retrasadas con algo, tratando de nalizarlo de manera frentica. Siempre se busca la manera de ahorrar tiempo, por ejemplo, comprar en lnea, comprar comida preparada y usar el paso para automviles en el banco o restaurantes de comida rpida. De manera similar a la vida diaria, Excel tambin brinda muchas comodidades para ahorrar tiempo al crear libros de trabajo. Piense en las plantillas como una de esas comodidades. En vez de repetir lo escrito o dar formato a los mismos datos o a otros similares en la hoja de trabajo de manera repetida, puede utilizar las plantillas para comenzar rpidamente a crear libros de trabajo.

TPICO A
Crear un libro de trabajo desde una plantilla Excel
Ahora que ha trabajado en Excel, podra necesitar crear un libro de trabajo diferente a los que ha creado anteriormente; sin embargo, no est seguro dnde comenzar. Como bien sabe, hay mltiples decisiones que se necesitan tomar al crear un libro de trabajo. Al usar una plantilla en Excel, muchas de las decisiones ya son tomadas previamente. En este tema, crear un libro de trabajo basado en una plantilla de Excel. Alguna vez ha tratado de crear un libro de trabajo en Excel y ha sido muy dcil, porque no saba cmo comenzar o no tena el tiempo para imaginrselo? Con las plantillas Excel, puede ahorrar tiempo al crear libros de trabajo usando una plantilla que ya contenga todos o la mayora de los datos y formatos que necesite. En vez de pasar una hora o ms ingresando y dando formato a los datos en un libro de trabajo, su hoja de trabajo estar lista en solo unos minutos.

Plantillas
Denicin Una plantilla es un archivo especial de libro de trabajo que puede usarse como modelo para crear otros libros de trabajo. Existen dos tipos de plantillas que se pueden crear en Excel. Una plantilla de libro de trabajo contiene mltiples hojas de trabajo. Una plantilla de hoja de trabajo contiene una hoja de trabajo. Puede crear una plantilla desde una plantilla Excel existente o desde un libro de trabajo existente. Al abrir una plantilla, en realidad est abriendo una copia de dicha plantilla. Excel crea un nombre predeteminado de archivo para la copia usando el nombre de la plantilla y un nmero secuencial. Puede usar una plantilla Excel o una plantilla que haya creado para elaborar un nuevo libro de trabajo.

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LECCIN 1
Ejemplo Por ejemplo, puede utilizar la plantilla de Excel llamada Hoja de balance para crear una hoja de balances cada mes. Simplemente abra una copia de la misma, agregue los meses apropiados, y gurdela como Mi Hoja de balance mensual. Un ejemplo aparece en la Figura 1-1.

Figura 1-1: Un ejemplo de una copia de la plantilla de Excel Hoja de balance guardada como un libro de trabajo. Caractersticas de una plantilla Una plantilla tiene mltiples caractersticas. Algunas incluyen: Formato Estilos Encabezados Etiquetas para las y columnas Frmulas

Puede distinguir un archivo de plantilla de un archivo de libro de trabajo porque las plantillas tienen distintas extensiones de archivo. Para plantillas la extensin es .xlt.

Crear un libro de trabajo desde una plantila de Excel


Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Para crear un libro de trabajo desde una plantilla proporcionada por Excel, puede usar el panel de tareas Nuevo libro.
Si ya ha creado un libro de trabajo desde una plantilla de Excel especca, un vnculo a dicha plantilla aparecer bajo la seccin Nuevo a partir de una plantilla en el panel de tareas Nueva plantilla.

1.

En el panel de tareas Nueva plantilla, seleccione Plantillas generales para mostrar el cuadro de dilogo Plantillas.
3

Leccin 1: Trabajar con plantillas

LECCIN 1
2. 3. 4.

En el cuadro de dilogo Plantillas, seleccione las pestaas General o Soluciones de hoja de clculo. Desde la pestaa apropiada, seleccione la plantilla que desee. Haga clic en Aceptar. Una vez que elabore el libro de trabajo desde la plantilla, puede modicar, y si es necesario, guardar.

Plantillas Web Si no puede encontrar la plantilla que busca en Excel, puede abrir plantillas adicionales en la red usando el panel de tareas Nuevo libro. Haga clic en el vnculo Plantillas de mis sitios Web para abrir plantillas en los servidores de red. Haga clic en el vnculo Plantillas de Microsoft.com para abrir plantillas Excel adicionales desde el sitio Microsoft Office Web.

ACTIVIDAD 1-1
Crear un libro de trabajo desde una plantilla de Excel
Puesta a punto: Para terminar esta actividad, debe tener la instalacin completa de Microsoft Office XP Professional con FrontPage en su PC. Excel se maximiza. Situacin: Trabaja en un departamento que da seguimiento a las horas trabajadas en cuentas de clientes especcas. Actualmente, esto es realizado manualmente; sin embargo, su jefe desea automatizar el proceso para este departamento. Quiere que elabore un libro de trabajo que puede ser usado para darle seguimiento a la informacin. Necesita presentarle un borrador rpidamente, pero no sabe dnde comenzar. Explora las plantillas que Excel ofrece, y se percata que hay una plantilla de Soluciones de hoja de clculo llamada Tarjeta de tiempo. Una muestra aparece en la Figura 1-2. Ahora decide utilizar esa plantilla para crear su propio libro de trabajo. Denomina Tarjeta de tiempo del departamento a la plantilla y la guarda en la carpeta C:Mis documentos.

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LECCIN 1

Figura 1-2: La plantilla de Excel Tarjeta de tiempo.


Qu se hace 1. Utilice el cuadro de dilogo Plantillas para abrir una copia de la plantilla Tarjeta de tiempo.xlt. Cmo se hace a. En el panel de tareas Nuevo libro,haga clic en el vnculo Plantillas generales para mostrar el cuadro de dilogo Plantillas. b. Muestre la pestaa Soluciones de hoja de clculo.

Leccin 1: Trabajar con plantillas

LECCIN 1
c. Seleccione la plantilla Tarjeta de tiempo.

d. Haga clic en Aceptar para abrir una copia de la plantilla. 2. Qu puede cambiar en la hoja de horarios y as personalizarla para el departamento?

3.

Por qu resulta el nombre predeterminado del libro de trabajo Tarjeta de tiempo1?

4.

Guarde y cierre el libro de trabajo.

a. Muestre el cuadro de dilogo Guardar como. b. Muestre la carpeta C:Estudiante. c. Guarde el libro de trabajo como Tarjeta de tiempo del departamento y cierre el libro de trabajo.

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LECCIN 1

TPICO B
Crear una plantilla
Ahora que sabe cmo crear un libro de trabajo desde una plantilla de Excel, probablemente querr usarlas ms a menudo o incluso crear una propia. En este tema, usar un libro de trabajo existente para crear una plantilla nueva. Ha creado un excelente libro de trabajo que reune los datos de ventas, y quiere utilizarlo mensualmente. Tambin ha experimentado la comodidad de utilizar plantillas de Excel para crear libros de trabajo. Desea utilizar su libro de trabajo de ventas cada mes sin tener que comenzar el libro desde cero y repetir todas las entradas de datos y de formato. Al crear una plantilla a partir del libro de trabajo existente, ahorrar tiempo valioso cada mes evitando tener que escribir datos nuevamente y rehacer formatos, y solo tendr que actualizar el libro de trabajo con los datos del mes en curso.

Crear una plantilla


Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento El procedimiento para crear una plantilla de libro de trabajo o de una hoja de trabajo es el mismo. Para crear una plantilla:
1. 2. 3.

Si es necesario, abra el libro de trabajo que desee guardar como plantilla. Seleccione ArchivoGuardar como. En el cuadro de texto Guardar como tipo, seleccione Plantilla.
De manera predeterminada, todas las plantillas personalizadas son guardadas en C:Documents and Settings/User Name/Application Data/Microsoft Templates.

4. 5. 6.

En el cuadro de texto Guardar en, seleccione la carpeta en la que desea guardar la plantilla. En el cuadro de texto Nombre de archivo, ingrese el nombre de la plantilla. Haga clic en Guardar.

Leccin 1: Trabajar con plantillas

LECCIN 1

ACTIVIDAD 1-2
Crear una Plantilla
Objetivo: Editar y guardar un libro de ejercicios existente como una plantilla. Archivos de datos: Gastos mensuales.xls

Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Necesita crear un informe de gastos mensuales para su jefe que deber contener datos de viaje de los empleados en el departamento. No cuenta con mucho tiempo para hacerlo, as que obtiene una copia de un archivo de libro de trabajo de un compaero el cual se denomina Gastos mensuales y decide que la forma ms eciente de crear su propio libro de trabajo es crear una plantilla desde el libro de trabajo Gastos mensuales. Antes de guardar el libro de trabajo como plantilla, le hace cambios, que se resaltan en la Figura 1-3. El libro de trabajo deber verse como la Figura 1-3. Ahora, guarda el libro de trabajo como plantilla denominada Gastos mensuales de viaje en una carpeta nueva llamada C:Documents and Settings/User Name/ Application Data/ Microsoft Templates/My Templates a n de que pueda conservar sus plantillas separadas de las plantillas de Excel.

Figura 1-3: Una muestra del libro de trabajo editado.


Qu se hace 1. Cmo se hace

En el archivo Gastos Mensuales.xls, Por qu la extensin es .xls?

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LECCIN 1
2. Qu datos en el archivo cambiara para personalizar el libro de trabajo para el departamento?

3.

Haga cambios al libro de trabajo utilizando la Figura 1-3 como referencia.

a. Cambie el contenido de la celda A1 para que se lea CIRCA - Gastos mensuales de viaje. b. Centre el contenido de la celda A1 entre las celdas A1:D1. c. Cambie el contenido de la celda A3 para que se lea (Ingrese el mes actual aqu). d. Cambie el contenido de la celdas B5:D5 para que se lea Lattanzio, Rodrguez y Urgn. e. Elimine el contenido de las celdas B6:D15. f. Haga que la celda A3 sea la celda activa.

4.

Guarde el archivo como una plantilla denominada Gastos mensuales de viaje.xlt.

a. En el cuadro de dilogo Guardar como, desde el listado desplegable Guardar como tipo, Seleccione Plantilla.

b. En la carpeta Plantillas, Elabore una nueva carpeta llamada Mis plantillas. c. Muestre el contenido de la carpeta Mis plantillas.

Leccin 1: Trabajar con plantillas

LECCIN 1
d. Si es necesario, cambie el nombre de archivo a Gastos mensuales de viaje.xlt.

e. Guarde el archivo. 5. Por qu la extensin para este archivo es .xlt?

TPICO C
Crear un grco
Ahora que ha guardado un libro de trabajo existente a manera de plantilla, decide que necesita mejorar la plantilla visualmente antes de utilizarla. En este tema, crear, modicar y posicionar un grco. Ha creado una plantilla excelente a partir de un libro de trabajo existente; sin embargo, cuando la observa bien, parece incompleta. Si la plantilla no incluye el contenido apropiado desde el principio, tal como grcos, estilos, y formato, est usando una plantilla para crear libros de trabajo que no est satisfaciendo sus necesidades. Adems, estar perdiendo un tiempo valioso editando constantemente la plantilla y/o los libros de trabajo que elabore desde la misma.

Crear un grco

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 1
Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Existen mltiples cambios que puede hacer a una plantilla para asegurar que cumpla con sus necesidades antes de crear libros de trabajo a partir de la misma. Uno de esos cambios incluye agregar grcos. Excel le permite utilizar la barra de herramientas Dibujo para crear lneas, echas, guras y cuadros de texto que aparecen y se imprimen como parte de una hoja de trabajo, libro de trabajo o plantilla. Una muestra de la barra de herramientas Dibujo aparece en la Figura 1-4.

Figura 1-4: La barra de herramientas Dibujo. Para crear un grco:


1. 2. 3. 4.

Si es necesario, muestre la barra de herramientas Dibujo. Haga clic en el botn de dibujo apropiado. Coloque el puntero del ratn en el lugar que desee para comenzar a dibujar el objeto. Haga clic y arrastre el puntero del ratn en la hoja de trabajo hasta que el objeto tenga la forma y tamao deseados.

Redimensionar un grco Una vez creado un grco, hay mltiples propiedades del mismo que se pueden modicar. Una de ellas incluye el redimensionarlo. Para ello: 1. Seleccione el objeto. Al hacerlo, aparece con controladores para dimensionar. El puntero del ratn cambia a una echa de dos puntas. 2. 3. Coloque el puntero del ratn sobre una de los controladores para dimensionar. El puntero del ratn cambia a una echa de dos lados. Haga clic y arrastre el ratn lejos de o hacia el centro del objeto para incrementar o disminuir su tamao. Puede presionar [Maysculas] mientras arrastra el ratn para mantener las proporciones del objeto. 4. Suelte el botn del ratn, y, si es necesario, la tecla [Maysculas].

Posicionar un objeto Adems de redimensionar objetos, tambin puede cambiar la posicin del mismo. Para ello:

Leccin 1: Trabajar con plantillas

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LECCIN 1
1. 2. Seleccione el objeto. Seale hacia el borde del mismo y arrstrelo lejos de su lugar original hacia el lugar deseado.

ACTIVIDAD 1-3
Crear un grco
Objetivo: Finalizar la plantilla para utilizarla en la creacin y modicacin de un grco. Puesta a punto: Est abierta la plantilla Gastos mensuales de viaje.xlt. Situacin: Ha modicado el libro de trabajo de su compaero y lo ha guardado en una plantilla. Su jefe lo revisa mientras pasa por donde se encuentra y decide que le agregue un grco de echa que enfatice los totales mensuales. No desea agregrselo al libro de trabajo cada mes, as que decide agregarlo a la plantilla. Comienza dibujando una echa de 2,5 cm la cual seale hacia la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo. Entonces, se percata de que es demasiado grande y est mal colocada, as que la redimensiona a 1,5 cm y la mueve a la derecha, debajo del total para Urgn, tal y como se muestra en la Figura 1-5.

Figura 1-5: La flecha modificada.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 1
Qu se hace 1. Utilizando el botn Flecha en la barra de herramientas Dibujo, elabore una flecha diagonal a la derecha de los datos de aproximadamente 2,5 cm de longitud que seale hacia la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo. Cmo se hace a. En la barra de herramientas Dibujo, haga . clic en el botn Flecha b. Coloque el puntero del ratn donde corresponda, haga clic y arrastre diagonalmente aproximadamente 2,5 cm hacia la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo.

La flecha est grande. Acorte la longitud. 2. Cambie la longitud de la flecha aproximadamente a 1,5 cm. a. Verifique que se seleccione la flecha. b. Coloque el puntero del ratn sobre el controlador inferior para dimensionar. El puntero del ratn cambia a una flecha con dos puntas. Utilice la tecla [Maysculas] con el puntero del ratn para mantener las proporciones de la flecha. c. Presione [Maysculas] y haga clic y arrastre el ratn hacia el centro de la flecha hasta que tenga un tamao aproximado de 1,5 cm de longitud. d. Suelte el botn del ratn y despus suelte la tecla [Maysculas].

Ahora, mueva la flecha a un lugar distinto.

Leccin 1: Trabajar con plantillas

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LECCIN 1
3. Mueva la flecha a la derecha y debajo del total para Urgn. Haga del subttulo de la hoja de trabajo la celda activa.
Verique que se seleccione la echa.

a. Seale hacia el borde de la flecha hasta que aparezca una flecha de cuatro puntas. Coloque la flecha alrededor de las celdas E17:E19 y deseleccione el objeto, tal y como se muestra en la Figura 1-5. b. Seleccione la celda A3.

4.

Qu otros grficos puede agregar para mejorar la hoja de trabajo?

Guarde y cierre el archivo.

TPICO D
Crear un libro de trabajo desde una plantilla denida por el usuario
Ahora que est completa la plantilla, est listo para utilizarla. Ha creado un libro de trabajo desde una plantilla Excel. En este tema, crear un libro de trabajo desde una plantilla denida por el usuario. Esta no tiene datos, as que agregar datos nuevos y utilizar el revisor de ortografa para vericar errores en la escritura. Tiene ya una excelente plantilla creada. Est orgulloso, pus la plantilla contiene toda la informacin que necesita para crear el reporte mensual. En vez de crear una plantilla mensual partiendo de cero, todo lo que tiene que hacer es abrir una copia de la plantilla recin creada, agregar los datos mensuales correspondientes, y guardarla. Recuerde, an necesita vericar los datos insertados. Entre las opciones de vericacin incluya el revisor de ortografa. Antes de que se d cuenta, tendr su reporte mensual listo, y no sabr que hacer con el tiempo libre que tendr.

Crear un libro de trabajo desde una plantilla denida por el usuario


Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Una vez creada una plantilla propia, puede utilizar la plantilla para crear un libro de trabajo. Para ello, siga los pasos presentados a continuacin:
1. 2.

Abra el panel de tareas Nuevo libro. Bajo la seccin Nuevo a partir de una plantilla, haga clic en la plantilla apropiada para abrir una copia de la misma o haga clic en el vnculo Plantillas generales. Si hace clic en el vnculo Plantillas generales, aparece el cuadro de dilogo Plantillas.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 1
3. 4.

En el cuadro de dilogo Plantillas, seleccione la plantilla adecuada. Haga clic en Aceptar.

Revisor de ortografa Todos los datos ahora se incluyen en el libro de trabajo. Siempre es buena idea despus de ingresar datos el revisar la ortografa. Si no se verica el contenido de los libros de trabajo utilizando el revisor de ortografa, todo el trabajo realizado puede afectarse debido a estos errores. Puede utilizar el revisor de ortografa de Excel para vericar la ortografa de un rango de celdas o de una hoja de trabajo entera. Simplemente seleccione un rango especco o seleccione alguna celda, y despus haga clic en el botn Ortografa en la barra de herramientas Estndar. Cuando el revisor de ortografa encuentre una palabra que no est en el diccionario, aparece el cuadro de dilogo Ortografa. Puede utilizar la opcin u opciones apropiadas en el cuadro de dilogo y as realizar cambios. Entre las opciones se incluyen: Ignorar la primera ocurrencia o todas las ocurrencias de una palabra. Agregar una palabra al diccionario. Cambiar la primera ocurrencia o todas las ocurrencias de una palabra utilizando un reemplazo sugerido. Agregar una palabra al listado Autocorreccin.

ACTIVIDAD 1-4
Crear un libro de trabajo desde una plantilla denida por el usuario
Objetivo: Crear un libro de ejercicios a partir de una plantilla denida por el usuario, agregar los datos adecuados al libro de ejercicios, vericar la ortografa del libro de ejercicios y guardarlo. Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Su jefe le ha pedido preparar el informe de gastos del mes. La plantilla creada a partir del libro de trabajo de su compaero est lista para ser utilizada. Abra una copia de la plantilla Gastos mensuales de viaje, agregue los datos apropiados utilizando la Figura 1-6 como referencia, revise la ortografa, y corrija errores. Guarde el libro de trabajo como Gastos de viaje de agosto y cierre el archivo.

Leccin 1: Trabajar con plantillas

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LECCIN 1

Figura 1-6: Un libro de trabajo terminado.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 1
Qu se hace 1. Con la copia abierta de la plantilla Gastos mensuales de viaje, utilice la Figura 1-6 como gua para cambiar el subttulo y agregar los datos numricos apropiados a la hoja de trabajo. Cmo se hace a. Seleccione ArchivoNuevo para mostrar el panel de tareas Nuevo libro. b. Utilizando el panel de tareas Nuevo libro,muestre el cuadro de dilogo Plantillas. c. Seleccione la pestaa Mis plantillas para mostrar su contenido. Esta pestaa muestra el contenido de la carpeta que cre en una actividad previa en la cual guarda la nueva plantilla.

d. Abra una copia de la plantilla Gastos mensuales de viaje.xlt. e. En la celda A3, teclee Agosto. f. En el rango B6:D15, utilice la Figura 1-6 como referencia para ingresar los datos numricos.

2.

Con la celda A1 activa, revise la ortografa del libro de trabajo.

a. Haga que la celda A1 sea la celda activa. En la barra de herramientas Estndar, . haga clic en el botn Ortografa Aparece el cuadro de dilogo Ortografa. b. Utilice las opciones apropiadas en el cuadro de dilogo para ignorar o cambiar los datos seleccionados, y cerrar la casilla de mensaje.

3.

Guarde y cierre el libro de trabajo.

a. Guarde el libro de trabajo en la carpeta Estudiante como Gastos de viaje de agosto.xls. b. Cierre el libro de trabajo.

Leccin 1: Trabajar con plantillas

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LECCIN 1
Leccin 1 Seguimiento
Ahora tiene las habilidades necesarias para crear y utilizar plantillas de Excel y plantillas denidas por el usuario que contengan formato o datos utilizados frecuentemente. Por ello, ahorrar tiempo cuando trabaje con Excel y automatizar la creacin de libros de trabajo en Excel.
1. Qu plantillas usar Excel?

2.

Qu tipos de plantillas definidas por los usuarios crear?

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 2

LECCIN 2
Ordenar y ltrar datos
Objetivos de la leccin:
En esta leccin, podr Utilizar una variedad de tcnicas para ordenar y ltrar datos. Usted podr: Ordenar una lista de datos utilizando criterios mltiples. Compendiar datos utilizando subtotales. Utilizar la caracterstica Autoltro para ltrar una lista. Utilizar criterios especcos para crear un ltro personalizado.

Duracin de la leccin 40 minutos a 50 minutos

Leccin 2: Ordenar y ltrar datos

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LECCIN 2
Introduccin
En la leccin anterior, cre y utiliz plantillas de libro de trabajo. Ahora que est creando y utilizando libros de trabajo que contengan datos ms detallados, puede tener listas en aquellos libros de trabajo que necesiten ser ordenados o ltrados. En esta leccin, trabajar con listas de datos. Especcamente, ordenar datos, crear subtotales, y ltrar listas utilizando la caracterstica Autoltro y ltros personalizados. Alguna vez ha tenido enfrente una lista desordenada de nombres y direcciones que necesita organizar en orden alfabtico, pero el pensar hacerlo manualmente era demasiado? o, tal vez tiene una lista de datos organizados, pero es muy grande, y solo quiere que aparezcan ciertas partes de la misma? Bien, si respondi s a alguna de las preguntas, o ha tenido enfrente una situacin comn, la respuesta a sus problemas es ordenar y ltrar en Excel. Ordenando listas de datos en los libros de trabajo, los datos se acomodarn de acuerdo a las especicaciones, facilitando la lectura e interpretacin. Al ltrar listas de datos en los libros de trabajo, se podrn visualizar solo los datos necesarios, sin alterar o eliminar dato alguno.

TPICO A
Ordenar datos
Ahora que ha creado un nmero de libros de trabajo y aplicado un nmero de caractersticas de Excel a estos libros, est listo para comenzar a trabajar con listas de datos. Existen mltiples caractersticas de Excel que se pueden aplicar a una lista para hacer que los datos sean ms atractivos visualmente, estn mejor organizados y sean fciles de leer. En este tema, har esto ordenando listas de datos. Encontrar un nombre en una lista grande, desordenada, es como buscar una aguja en un pajaruna tarea que lleva mucho tiempo. Utilizando las opciones de ordenamiento en Excel, la lista de nombres desordenados puede ser alfabetizada u ordenada segn lo requiera con tan solo el clic de un botn. La lista ser organizada tan rpidamente que ser fcil encontrar los datos que necesita. Tendr tanto tiempo libre que ahora s puede buscar la aguja en el pajar.

Listas
Denicin Una Lista es una coleccin organizada de informacin relacionada. Las listas estn ordenadas normalmente en un formato columna - y - la como series rotuladas de las que contienen datos similares. En Excel 2002, una lista debe contener al menos una columna, que represente una categora de informacin. (Por ejemplo, un directorio telefnico contiene columnas para nombre, domicilio, y nmero telefnico). Cada columna es identicada por un ttulo llamado Etiqueta de columna. Las etiquetas de columna debern contener una fuente, tipos de datos, alineacin, formato, patrn, bordes o estilo de maysculas que diera de los datos contenidos en las las debajo de estas. De esta manera Excel las reconoce como etiquetas de columna y no como otra serie de datos.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 2
Una la en una lista es denominada una Serie de datos. Cada serie de datos contiene informacin de una o ms columnas relacionadas. Por ejemplo, una serie de datos en la agenda telefnica contiene el nombre, domicilio, y nmero telefnico para un individuo. Ejemplo Ejemplos comunes de listas son las listas telefnicas, libros de registros, y directorios telefnicos personales. Un ejemplo de una lista en Excel podra incluir datos de nmina de pago con etiquetas de columna tales como APELLIDO, # DE EMP, INICIO, HRS, PAGO POR HORA, y PAGO TOTAL. Una serie de datos en la lista incluira el apellido, nmero de empleado, fecha de inicio, horas, pago por hora, y pago total para un empleado. Un ejemplo de una lista y sus componentes aparece en la Figura 2-1.

Figura 2-1: Componentes de una lista. Disear consideraciones Para utilizar la clasicacin y otras caractersticas automticas de texto las cuales facilitan el manejo y anlisis de datos, debe asegurarse en disear listas de manera apropiada. Necesita considerar las siguients directrices al crear listas en Excel: tamao y ubicacin, etiquetas de columnas, contenido de las y columnas, entre otras. Tamao y ubicacin Una lista puede ser de hasta 256 columnas por 65,536 las (una hoja de trabajo completa). No coloque ms de una lista en un libro de trabajo. Si desea ms de una lista en su libro de trabajo, coloque cada lista en una hoja de trabajo separada. Deje al menos una la y una columna en blanco entre la lista y otros datos de la hoja de trabajo. Coloque datos adicionales diagonalmente debajo y a la derecha de la lista. Este mtodo asegura que los datos adicionales no se afectarn cuando se oculten las en la lista cuando trabaje en ellas. Etiquetas de columna Crear etiquetas de columnas en la primera la de la lista. Cada etiqueta de columna debe ser nica. Utilice una fuente, tipos de datos, alineacin, formato, patrn, borde o estilo para poner maysculas en las etiquetas de las columnas a n de que dieran de la lista de datos que aparece debajo de ellas. No utilice las en blanco o lneas punteadas para separar las etiquetas de las columnas de la lista de datos. Excel ordena las las en blanco o las

Leccin 2: Ordenar y ltrar datos

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LECCIN 2
lneas punteadas junto con las las que contienen las series de datos. Ya no quedarn entre las las en las que fueron colocadas originalmente. Mejor utilice bordes de celdas. Contenido de la y columna Todas las columnas deben contener datos similares. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento, no ingrese texto en una la para esa columna y nmeros en otra la para la misma columna. No utilice espacios adicionales antes de los datos en las celdas para alinear los datos. En vez de ello, utilice los botones Alinear. Utilice el mismo formato para todas las celdas en una columna. Varios Excel no distingue entre caracteres en mayscula o en minscula en una lista, a menos que utilice la opcin de clasicacin Distinguir maysculas de minsculas. Al utilizar frmulas en las listas, Excel usa los valores producidos por las frmulas.

Qu es ordenar?
Denicin Ordenar se utiliza para organizar series de datos en una lista de manera alfabtica, numrica o cronolgica. Cuando ordena una lista, Excel arregla las las de acuerdo al contenido de una o ms columnas en el orden clasicatorio elegido. Dicho orden puede ser ascendente o descendente. La siguiente tabla detalla el tipo de orden para distintos tipos de datos.

Tipos de datos
Texto Nmeros Fechas

Ascendente
A, B, C 1, 2, 3 Ene 1, Ene 2, Ene 3

Descendente
Z, Y, X 10, 9, 8 Dic 31, Dic 30, Dic 29

Ejemplo Por ejemplo, suponga que desea ordenar una lista por apellido en orden ascendente. La tabla siguiente muestra un ejemplo de cmo se puede ver la lista antes y despus de ordenarlo.

Antes de ordenar
Nombre Sara Juan Corina Apellido King Williams Abel

Despus de ordenar por apellido


Nombre Corina Teri Sara Apellido Abel Binga King

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 2
Antes de ordenar
Teri Julia Jimena Binga Smith Menndez

Despus de ordenar por apellido


Jimena Julia Juan Menndez Smith Williams

Tipos de orden Existen distintos tipos de orden que pueden realizarse. La tabla a continuacin destaca algunos de ellos.

Tipos de orden
Orden de nivel sencillo Orden de dos niveles Orden de tres niveles Orden consecutivo

Qu hace
Permite ordenar la lista por los datos contenidos en una columna. Permite ordenar la lista por datos contenidos en dos columnas. Permite ordenar la lista por datos contenidos en tres columnas. Permite ordenar la lista por ms de tres columnas especicadas utilizando el cuadro de dilogo Ordenar.

Ordenar rpidamente Si desea reordenar las series de datos en su lista de acuerdo a la informacin contenida en solo una columna, puede realizar un ordenamiento rpido. Para ello: 1. Seleccione una celda dentro de la columna que desee ordenar. 2. En la barra de herramientas Estndar, haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente.

Excel automticamente selecciona la lista entera para ordenarla. Excel tambin compara la la superior de la lista para diferencias de formato. Si encuentra que la la superior est formateada diferente de las las siguientes, Excel identica dicha la como una etiqueta de columna y la excluye del ordenamiento. Este proceso asegura que las etiquetas de columna no sern ordenadas con las series de datos.

Leccin 2: Ordenar y ltrar datos

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LECCIN 2

ACTIVIDAD 2-1
Ordenar una lista utilizando el comando Orden rpido
Archivos de datos: Nmina.xls

Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Su jefe ahora es responsable del pago de la nmina de la empresa. Se le di un libro de trabajo que contiene datos de las nminas de pago por parte del anterior gerente; sin embargo, los datos en el libro no estn organizados. El busca informacin de empleados veteranos y le ha pedido ordenar los datos para que sean coherentes. Comienza abriendo el archivo de Excel llamado Nomina y ordenando la columna Fecha de inicio en orden descendente. El resultado de este ordenamiento coloca a los nuevos empleados en la parte superior del listado. El jefe no est contento con los resultados, as que cambia el orden para que sea ascendente y guarda el archivo como Mi nomina.
Qu se hace 1. Cmo se hace

Qu tipo de datos y formatos estn contenidos en la hoja de trabajo Nomina.xls?

2.

Los datos en la columna Fecha de inicio Estn en algn orden particular?

3.

Con la fecha de inicio de Juan Prez como celda activa, ordene la columna Fecha de inicio en orden descendente.

a. Seleccione la celda G6. Esta celda est dentro de la lista y est en la columna en la que desea ordenar la lista. b. En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Orden descendente .

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 2
4. Cules son los resultados del ordenamiento?

5.

Por qu no es necesario seleccionar la lista entera antes de utilizar los botones de ordenamiento rpido?

6.

Ordene la columna Fecha de inicio en orden ascendente, y guarde el archivo como Mi nomina.

a. Haga clic en el botn Orden ascendente . b. Guarde el archivo como Mi nomina.

Leccin 2: Ordenar y ltrar datos

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LECCIN 2
Ordenar datos
Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Puede haber instancias en las que un ordenamiento de nivel sencillo no funcione. En las listas, distintas series de datos podran contener la misma informacin. Por ejemplo, dos o ms empleados podran tener el mismo apellido. Ordenar la lista segn los datos contenidos en una columna podra no brindar suciente orden debido a nudos que ocurran con informacin repetida. Para eliminar estos nudos, puede elegir un ordenamiento de dos niveles. Para ello:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Seleccione una celda dentro de la lista. Seleccione DatosOrdenar para mostrar el cuadro de dilogo Ordenar. Desde el listado desplegable Ordenar por, seleccione la columna que desee ordenar. Seleccione el tipo de ordenamiento apropiado. Desde el primer listado desplegable Luego por, seleccione la columna en la cual desea eliminar los nudos. Seleccione el tipo de ordenamiento adecuado. Haga clic en Aceptar.

ACTIVIDAD 2-2
Realizar un ordenamiento de dos niveles
Puesta a punto: Est abierto el archivo Mi nomina.xls. Situacin: Ordenar la lista por fecha de contratacin fue buena idea. Ahora, necesita hacer algo ms. Su jefe quiere que ordene la lista por apellido, y despus por nombre, en orden ascendente. No est seguro si puede realizar un ordenamiento rpido; sin embargo, despus de explorar un poco con Excel, se percata de que puede utilizar el cuadro de dilogo Ordenar para realizar un ordenamiento multinivel. Utilizando el archivo Mi nomina, ordene los datos tal y como su jefe los quiere.
Qu se hace 1. Cmo se hace

Se puede utilizar un ordenamiento rpido para llevar a cabo un ordenamiento multinivel? Por qu?

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 2
2. Utilizando el cuadro de dilogo Ordenar, haga un ordenamiento de dos niveles en orden ascendente por apellido, y despus por nombre. Guarde el libro de trabajo. a. Verifique que la celda activa est en el listado. b. Seleccione DatosOrdenar para mostrar el cuadro de dilogo Ordenar. Este es el cuadro de dilogo que puede utilizar para establecer sus propios criterios para un ordenamiento mltiple. c. Desde el listado desplegable Ordenar por,seleccione Apellido para ordenar el listado alfabticamente por apellidos. Tome en cuenta que el listado desplegable Ordenar por incluye las etiquetas de columna para las columnas que desea ordenar. Verifique que se seleccione Ascendente. d. Desde el primer listado desplegable Luego por, seleccione Nombre para eliminar cualquier nudo que se presente en apellidos. Verifique que se seleccione Ascendente.

e. Haga clic en Aceptarpara cerrar el cuadro de dilogo Ordenar y realizar el ordenamiento. f. 3. Qu observa en los datos de las filas 5 a 8? Guarde el libro de trabajo.

Leccin 2: Ordenar y ltrar datos

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LECCIN 2
4. Qu observa en los datos de las filas 15 a 17?

TPICO B
Agregar subtotales a una hoja de trabajo
Ahora que sabe ordenar listas de datos, tal vez quiera sumar los datos en dichas listas. Puede agregar subtotales para hacerlo. En este tema, sumar datos en una lista agregando subtotales. Ahora ha realizado un par de ordenamientos distintos. Se siente ms cmodo con ello y est contento de la organizacin que esto le ha brindado a sus listas. Sin embargo, seran mejores si tuvieran datos compendiados. Puede utilizar el comando DatosSubtotales para crear subtotales de manera automtica en la lista. Adems, al crear subtotales, Excel crea un contorno en los datos a n de que se puedan mostrar u ocultar secciones; por ello, puede manipular los datos para que aparezcan tal y como lo desea.

Agregar subtotales a una hoja de trabajo


Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Una vez que ha ordenado una lista, podra agregar subtotales automticos y totales nales a la lista para ayudarle a compendiar datos. Para utilizar subtotales, sus datos deben estar organizados en una lista adecuadamente diseada y ordenada de acuerdo a la columna en la que desee compendiar los datos. Puede crear subtotales usando una funcin de Excel, tal como Suma, Contar, o Promedio. Los totales nales se derivan de la lista de datos. Para insertar subtotales:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Verique que los datos en los que desea crear subtotales estn en un formato de listado. Verique que la columna en la cual desea crear subtotales est ordenada. Seleccione DatosSubtotales para mostrar el cuadro de dilogo Subtotales. Desde el listado desplegable Para cada cambio en, seleccione la columna a la cual desea agregar el subtotal. Desde el listado desplegable Usar funcin, seleccione la funcin que desea utilizar para calcular subtotales. En el cuadro de lista Agregar subtotal a, seleccione todas las columnas a las que desee agregar subtotales. Haga clic en Aceptar.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 2
Examinar subtotales Al insertar subtotales automticos, Excel crea un contorno de los datos. Dicho contorno permite mostrar u ocultar ciertas secciones (o niveles) de datos. Puede utilizar los botones del contorno junto a los nmeros de la para mostrar solo subtotales y totales nales. Puede utilizar los signos ms (+) y menos (-) para mostrar u ocultar los detalles de las las para tener subtotales individuales. Eliminar subtotales de datos En un momento dado, puede querer eliminar los subtotales. Para ello: 1. 2. 3. Seleccione una celda sencilla dentro de la lista. Seleccione DatosSubtotales. En el cuadro de dilogo Subtotales, haga clic en Quitar todos para eliminar los subtotales en los datos.

Tambin puede eliminar subtotales reordenando la lista. Cuando aparezca el mensaje, informando que los subtotales sern eliminados como resultado del ordenamiento, haga clic en Aceptar.

ACTIVIDAD 2-3
Agregar subtotales a una hoja de trabajo
Puesta a punto: Est abierto el archivo Mi nomina.xls. Situacin: Los datos ordenados se ven muy bien. Ahora necesita agregar subtotales a la lista. Su jefe decide ir al escritorio donde est mientras espera a que decida lo que va a hacer. No tiene mucho tiempo. Su jefe quiere subtotales para el pago bruto por cada divisin. Una vez que los subtotales estn agregados, quiere que use el contorno para que le muestre solo el total nal, y despus los subtotales y el total nal conjuntamente, tal y como se muestra en la Figura 2-2.

Figura 2-2: Los subtotales y el total final.

Leccin 2: Ordenar y ltrar datos

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LECCIN 2
Qu se hace 1. Ordene la columna Divisin alfabticamente. Muestre el cuadro de dilogo Subtotales y use el listado desplegable Para cada cambio en para especificar un subtotal a cada divisin.
Asegrese de seleccionar una celda en la columna Divisin.

Cmo se hace a. Ordene la columna Divisin en orden ascendente. b. Seleccione DatosSubtotales para mostrar el cuadro de dilogo Subtotales. c. Desde el listado desplegable Para cada cambio en, seleccione Divisin para especificar un subtotal a cada divisin.

2.

Cul es la funcin predeterminada que Excel utiliza para agregar subtotales?

3.

Qu otras funciones se pueden utilizar para dar subtotales a los valores?

4.

A qu columna Excel agregar subtotales?

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Subtotales y agregar subtotales a la hoja de trabajo.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 2
5. Desplcese por la lista.Qu diferencia encuentra?

6.

Qu ocurre cuando hace clic en el 1, que es el botn de contorno de primer nivel, bajo el cuadro Nombre?

7.

Qu ocurre al hacer clic en el 2, que es el botn de contorno de segundo nivel, bajo la casilla Nombre?

8.

En qu cree que puede utilizar los signos ms (+) y menos (-) que aparecen debajo de los nmeros de nivel?

9.

Qu pasa cuando hace clic en el 3 bajo la casilla Nombre?

10. Elimine los subtotales y guarde el archivo.

a. Seleccione una celda dentro de la lista. b. Seleccione DatosSubtotales. c. En el cuadro de dilogo Subtotales,haga clic en Quitar todos para eliminar los subtotales de los datos. d. Guarde el archivo.

Leccin 2: Ordenar y ltrar datos

31

LECCIN 2

TPICO C
Filtrar listas
Ahora que sabe cmo ordenar y compendiar listas de datos, puede desear tomar esas listas pequeas y limitar lo que en ellas aparece. Puede hacerlo ltrando las listas, que es lo que har en este tema. Alguna vez ha tenido enfrente una lista de datos con tanta informacin que era difcil no perderse e interpretarlo bien? Era como una pesadilla visual que habra deseado cambiar la manera en que aparecan los datos a n de que solo aparecieran partes de los mismos? Utilizando ltros, puede hacer que esto ocurra en los datos que necesite de una manera fcil en un momento dado. Los datos solo estarn ocultos.

Qu es ltrar?
Denicin Cuando aplica un Filtro a una lista, muestra solo las series de datos que satisfacen ciertas condiciones de bsqueda denominadas Criterios. Al ltrar datos, las las de datos que no desea que aparezcan se ocultarn de manera temporal. Excel le brinda dos maneras de ltrar los datos: Autoltro. Para ltrar la seleccin usando criterios simples. Filtro Avanzado. Utiliza criterios ms complejos.

Ejemplo Por ejemplo, suponga que tiene una lista de datos que contiene series de datos de empleados. Los empleados trabajan en una de cuatro regiones, que se muestran en una de las columnas de la lista. Desea que aparezcan solo aquellos empleados que trabajen en la regin Este. La siguiente tabla muestra un ejemplo de la lista antes y despus de ltrar utilizando la caracterstica Autoltro.

Antes de ltrar
Apellido Jones Robinson Elie Martnez Roberts Poulini Rayon Sabre Regin Este Sureste Este Sureste Oeste Norte Oeste Sur

Despus de ltrar
Apellido Jones Elie Regin Este Este

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 2
Filtrar listas
Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Para ordenar una lista usando la caracterstica Autoltro:
1.

Seleccione una celda en el listado que desee ltrar.


Solo puede ltrar una lista a la vez en una hoja de trabajo.

2. 3.

Seleccione DatosFiltroAutoltro. Aparece una echa desplegable a la derecha de cada una de las etiquetas de columna en el listado. Seleccione una entrada desde una de las listas desplegables para ltrar la lista de acuerdo a la entrada seleccionada. Cuando est activo el modo Filtro, las echas en la columna desde la cual ha seleccionado los criterios de ltracin aparecern en color azul en la hoja de trabajo, los encabezados de la aparecen color azul y en la barra de estado se lee Modo ltrar. Aunque las series de datos que no satisfacen los criterios permanecern en la lista, las las que las contengan estarn ocultas.

Comando Mostrar todo Para mostrar todas las las ocultas a n de tener toda la lista visible, utilice el comando DatosFiltrarMostrar todo. Este comando muestra todas las series de datos ocultas dado que no satisfacieron los criterios de ltracin.

ACTIVIDAD 2-4
Filtrar Listados
Objetivo: Mostrar una lista que contenga solo los datos de la divisin de Mendoza. Puesta a punto: Est abierto el archivo Mi nomina.xls. Situacin: Ahora que los datos de la nmina estn ordenados, su jefe decide que necesita observar una lista de nminas especca. Desea ver solo la informacin para los empleados en Mendoza. Hay tantos datos, que decide utilizar el comando Autoltro para ltrar la lista y mostrar solo los datos especcos.
Qu se hace 1. Cmo se hace conjuntos de datos.

La hoja de trabajo Nomina del archivo Mi nomina.xls contiene

Leccin 2: Ordenar y ltrar datos

33

LECCIN 2
2. Active la caracteristica Autofiltro para la lista. a. Coloque la celda activa en cualquier lugar de la lista. b. Seleccione DatosFiltroAutofiltropara activar la caracterstica Autofiltro. 3. Qu nota de distinto en la lista?

4.

Qu ocurre cuando hace clic en la flecha desplegable Divisin?

5.

Qu ocurre cuando selecciona Mendoza desde el listado desplegable Divisin?

6.

En qu se diferencian los nmeros de fila?

7.

El mensaje de la barra de estado muestra el texto

34

Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 2

TPICO D
Crear y aplicar ltros personalizados
Ahora que ya sabe ltrar listas usando un autoltro, puede ir ms all. Puede suponer que deseara mostrar una serie de datos que contengan una de dos entradas nicas? Con la caracterstica Autoltro, puede seleccionar solo un criterio de ltracin a la vez. En este tema, crear y aplicar ltros personalizados. Suponga que necesita ltrar una lista basada en ms de un criterio de ltracin. Autoltro no le servir. En vez de ello, puede crear y aplicar un ltro personalizado que satisfaga a ms de un criterio. Los ltros personalizados le permiten obtener series de datos ms especcas.

Condiciones de bsqueda
Si un autoltro no le da los resultados que busca, puede crear un ltro personalizado. Con la caracterstica Autoltro personalizado, puede crear una condicin O o una Y. A continuacin se describen ejemplos de ambas.

Condicin
O

Descripcin
Permite ltrar una lista para mostrar series de datos que contengan uno de dos criterios nicos en una columna.

Ejemplo
Suponga que busca un departamento. Si la primera opcin para ello no est disponible, querr una alternativa. Est dispuesto a incrementar la renta si es que debe hacerlo; por lo tanto, querr un departamento que se rente por $1.000 o por $1.200. Por ejemplo, suponga que sigue buscando departamento. Quiere uno que est en Crdoba y se rente en $1.000.

Permite ltrar una lista para mostrar series de datos que combinen dos criterios en una columna.

Comodines Puede utilizar comodines para buscar series de datos en una lista que tenga cierto texto en comn dentro de entradasnicas, aunque la entrada completa podra no coincidir. Por ejemplo, si busca series de datos que tengan entradas en la columna de apellido que comiencen con M, podra terminar con dos Mndez, un Moore, y un Martinez. La tabla siguiente describe cada comodn.

Comodn
* (asterisco)

Encuentra
Todo caracter que se encuentre en la misma posicin que el asterisco

Ejemplos
*.xls encuentra Filtro.xls y Ordenarinfo.xls

Leccin 2: Ordenar y ltrar datos

35

LECCIN 2
Comodn
? (signo de interrogacin)

Encuentra
Cualquier caracter sencillo que est en la misma posicin que el signo de interrogacin Un signo de interrogacin o un asterisco

Ejemplos
B?t encuentra Bate, Bitcora, Busto, y Betty Quin~? encuentra el texto Quin?

~ (tilde)

Crear y aplicar ltros personalizados


Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Para crear un autoltro personalizado usando O o Y:
1. 2. 3. 4. 5. 6.

Desde el listado desplegable Autoltro, seleccione Personalizar. Aparece el cuadro de dilogo Autoltro personalizado. Verique que los datos en las casillas de primer operador y de criterios estn correctos. Seleccione Y u O. Desde la lista desplegable segundo operador, seleccione una operacin de ltrado. Desde el segundo listado desplegable de criterios, seleccione el criterio adecuado. Haga clic en Aceptar.

ACTIVIDAD 2-5
Crear y aplicar ltros personalizados
Objetivo: Filtrar la lista para mostrar informacin pertinente a la divisin de Mendoza o a la de Crdoba en la misma lista. Puesta a punto: Est abierto el archivo Mi nomina.xls. Situacin: El comando Autoltro es de gran ayuda para todo lo que ha necesitado hasta ahora. Su jefe observa los datos en Mendoza. Est complacido, puesto que se puede concentrar solo en una serie de datos; sin embargo, despus de revisarlos ms de cerca, decide ver los datos de Mendoza o Crdoba. Sabe que el comando Autoltro no servir esta vez, as que tendr que crear un ltro personalizado usando el cuadro de dilogo Autoltro personalizado. Una vez que consiga la informacin que su jefe necesita, eliminar todo ltro, guardar y cerrar el archivo.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 2
Qu se hace 1. En el archivo Mi nomina.xls, muestre el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado para la lista desplegable Divisin. Cmo se hace a. Desde la lista desplegable Divisin,seleccione Personalizar. Aparece el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado.

2.

Por qu Mendoza se ingresa de manera automtica en la primera casilla de criteriosMostrar las filas en las cuales: Divisin?

3.

Filtre la lista creando una condicin O donde el segundo operador sea es igual a y el segundo criterio Crdoba.

a. En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado, seleccione O. b. Desde la lista desplegable del segundo operador, seleccione Es igual a. c. Desde la segunda lista desplegable de criterios, seleccione Crdoba.

d. Haga clic en Aceptar para aceptar los criterios seleccionados y cierre el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado. 4. Qu datos contiene la lista filtrada?

5. 6.

Aparecen

conjuntos de datos. a. Desde la lista desplegable Divisin,seleccione Todas. b. Guarde y cierre el archivo.

Muestre la lista entera. Guarde y cierre el archivo.

Leccin 2: Ordenar y ltrar datos

37

LECCIN 2
Leccin 2 Seguimiento
En esta leccin, organiz listas de datos. Ahora tiene las habilidades necesarias para ordenar y ltrar casi cualquier lista que desee. No tendr libros de trabajo que contengan listas grandes de datos que sean poco tiles puesto que estn desordenados, o libros de trabajo que contengan datos que usted u otros no necesitan visualizar en el momento. Todos los libros de trabajo se ordenarn apropiadamente y sern ltrados segn se requiera, presentando los datos en una forma ordenada.
1. Qu tipos de lista ordenar y cmo?

2.

Qu tipos de datos filtrar y cmo?

3.

Qu tipos de filtros personalizados crear?

38

Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 3

LECCIN 3
Importar y exportar datos
Objetivos de la leccin:
En esta leccin, podr Utilizar datos nuevamente y compartirlos importando, exportando y guardndolos en red. Usted podr: Importar datos de una pgina Web. Importar datos desde una tabla en una base de datos de Access. Exportar datos de Excel a Word. Guardar una hoja de trabajo en la red utilizando el comando ArchivoGuardar como pgina Web. Publicar una hoja de trabajo en la red agregando interactividad.

Duracin de la leccin 50 minutos a 60 minutos

Leccin 3: Importar y exportar datos

39

LECCIN 3
Introduccin
En la leccin previa, orden y ltro datos en una lista. Alguna vez ha visto datos en red o supo de algn compaero de trabajo que tuviera datos en otra aplicacin que hubiera deseado utilizar en Excel? O bien, alguna vez ha tenido enfrente datos que hubiera querido compartir con otros? En esta leccin, volver a utilizar y compartir datos importndolos y exportndolos y guardndolos en red. Suponga que cuenta con un socio de negocios que tiene una gran lista de datos. Desea utilizar los datos para un informe en el que est trabajando, ms no tiene acceso al software en el cual la persona cre la lista, y realmente no tiene tiempo para ingresar nuevamente todos los datos. Puede importar una copia de los datos en Excel y ahorrar tiempo no teniendo que reingresar la misma informacin. De la misma forma, si tiene una informacin que desee compartir con otros, puede exportarla a otra aplicacin de red o guardarla en red. Importar y exportar le ahorrar a usted y a sus socios tiempo para no reingresar los datos y le brindar acceso a una cantidad ilimitada de datos mediante los mismos o mediante una red. Guardar datos en red, permite que otros los vean y los puedan modicar.

TPICO A
Importar datos en red
Actualmente, utilizar internet para uso personal o de negocios es muy comn. Al utilizar internet, puede encontrar datos que desee utilizar en un informe de Excel. En este tema, importar datos en red. Suponga que se encuentra con informacin valiosa en la red que desea utilizar en una hoja de trabajo de Excel. Podra imprimir una copia de los datos y reingresarlos en Excel, pero ello llevara mucho tiempo. Importando datos, puede ahorrar tiempo y se evita reingresarlos. Adems, una vez que los datos estn en Excel, puede actualizarlos con el clic de un botn.

Importar datos en red


Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Al trabajar en Excel, puede encontrarse con que desea Importar datos en red. Importar es la capacidad de una aplicacin para leer y utilizar datos creados en una aplicacin diferente. Para traer datos desde la red a Excel, deber crear una consulta Web. Una Consulta es una solicitud de informacin desde una base de datos. Para crear una consulta Web, deber tener instalacin completa de Microsoft Office XP Professional con FrontPage en su PC. Tambin necesita un mdem y una conexin a internet con acceso a la red. Para importar datos en red:
1. 2.

Abra un nuevo libro de trabajo. Seleccione DatosObtener datos externosNueva consulta Web para mostrar el cuadro de dilogo Nueva consulta web. Aparece la pgina principal de MSN en el cuadro de dilogo. Vaya a la pgina Web que contenga los datos que desee importar.

3.

40

Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 3
4. 5. 6.

Haga clic en las echas amarillas para seleccionar los datos que desee importar. Las echas seleccionadas se convierten en marcas de seleccin color verde. Haga clic en Importar para importar los datos seleccionados a Excel. Una vez con los datos importados, puede fcilmente actualizarlos con la ltima informacin disponible en la red usando el botn Actualizar datos en la barra de herramientas Datos externos.

ACTIVIDAD 3-1
Importar datos en red
Objetivo: Importar una cotizacin de existencias. Puesta a punto: Para terminar esta actividad, debe contar con la instalacin completa de Microsoft Office XP Professional con FrontPage en su PC. Tambin necesitar un mdem y una conexin a internet con acceso a la red para terminar la actividad. Se recomienda experimentar abriendo pginas Web en su navegador Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Su jefe es inversionista de corazn. Est haciendo un contrato laboral para un amigo y necesita informacin sobre acciones de Microsoft Corporation, Inc. Le pide crear una hoja de trabajo de informacin sobre cotizaciones. Desea que importe la informacin creando una nueva consulta web. Puede utilizar la pgina principal de MSN para esto. El smbolo de las acciones Microsoft es MSFT. La hoja de trabajo deber verse como en la Figura 3-1. Una vez que los datos estn importados, deber actualizarlos.

Figura 3-1: Datos importados de una cotizacin de acciones. Tras actualizar los datos, su jefe quiere que imprima datos especcos. Abre la vista preliminar del ttulo Microsoft Corporation y los encabezados y datos numricos que lo acompaan, excluyendo los fundamentos y los datos nancieros, y se prepara para imprimir el rea seleccionada. Despus guarda el archivo como Mi cotizacin, y lo cierra.

Leccin 3: Importar y exportar datos

41

LECCIN 3
Qu se hace Cmo se hace
Existen cientos de sitios en internet que contienen informacin sobre la cotizacin de las acciones de numerosas empresas. Para este ejemplo, se utiliza el sitio MSN y Microsoft Corporation, Inc. Puede utilizar el que desee y cotizar lo que guste.

1.

Con un libro de trabajo en blanco,muestre el cuadro de dilogo Nueva consulta Web. Utilizando el vnculo Cotizacin de acciones en la pgina principal de MSN, muestre el precio de las acciones para MSFT (Microsoft Corporation).

a. Abra un libro de trabajo nuevo. b. Seleccione DatosObtener datos externosNueva consulta Web para mostrar el cuadro de dilogo Nueva consulta Web. Se muestra la pgina principal de MSN en el cuadro de dilogo. c. En la parte superior de la pgina principal de MSN, haga clic en el vnculo Cotizacin de acciones . d. En el cuadro de texto Obtener cotizacin, teclee MSFT y haga clic en Obtener.

Si aparece una casilla de mensaje, seleccione la opcin No mostrar este mensaje nuevamente y haga clic en S.

2.

Para qu cree que sirvan las flechas amarillas?

3.

Importe el encabezado Microsoft Corporation y la tabla de informacin sobre el precio de las acciones que se encuentra debajo del mismo hacia la celda A3 de la hoja de trabajo activa.

a. Haga clic en la flecha a la izquierda del ttulo Microsoft Corporation y en la flecha a la izquierda de la informacin de cotizacin de las acciones debajo del encabezado. La flecha amarilla se convierte en marcas de seleccin color verde y se seleccionan el encabezado y la tabla.

b. Haga clic en Importar para importar los datos seleccionados hacia Excel. Aparece el cuadro de dilogo Importar datos.

42

Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 3
c. Seleccione la celda A3.

d. Haga clic en Aceptar para importar los datos.

Para actualizar datos en intervalos regulares, seleccione DatosImportar datos externosPropiedades del rango de datos y establezca la opcin Actualizar cada a un intervalo de tiempo de hasta 2,767 minutos.

4.

Qu datos import Excel?

5.

Con el texto Microsoft Corporation seleccionado, actualice los datos.

a. Seleccione la celda A3. b. En la barra de herramientas Datos externos, haga clic en el botn Actualizar para actualizar los datos datos importados.

6.

Qu ocurre cuando actualiza los datos?

Leccin 3: Importar y exportar datos

43

LECCIN 3
7. Preprese para imprimir el ttulo Microsoft Corporation y los encabezados y datos numricos que lo acompaan, excluyendo los datos de fundamento y financieros, seleccionando un rea de impresin y abriendo la vista preliminar. Guarde el archivo como Mi cotizacion.xls y cirrelo. a. Seleccione las celdas A3, B5:C11, y F5:G11. b. Seleccione ArchivoArea de impresinEstablecerrea de impresin para seleccionar las celdas a imprimir. c. Seleccione ArchivoVista preliminar y abra la vista preliminar de cada pgina de las celdas seleccionadas.
En este punto, podr hacer clic en Imprimir para imprimir las celdas seleccionadas.

d. Ha decidido no imprimir en este momento. Haga clic en Cerrar para cerrar la ventana Vista preliminar. e. Guarde el archivo como Mi cotizacion y cirrelo.

TPICO B
Importar datos desde una fuente externa
Ahora que ya sabe importar datos desde la red, suponga que desea importar datos de una fuente externa que no sea la red, tal como Access. En este tema, lo har. Suponga que cuenta con una lista grande que desea utilizar en Excel; sin embargo, la lista es parte de una base de datos, y es demasiado larga para reingresar los datos partiendo de cero. De manera similar a importar desde la red, puede importar datos desde fuentes externas, tales como bases de datos. No necesita el software de la base de datos para hacerlo. Utilizando un asistente de Excel puede importar datos rpidamente. Adems, si tiene acceso a la fuente original de la base de datos, cada vez que se actualice, puede actualizar rpidamente la informacin en su libro de trabajo Excel.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 3
Importar datos desde una fuente externa
Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Adems de importar datos desde la red, tambin puede importarlos desde una fuente externa, tal como una base de datos en Access, dBASE, Servidor SQL, o un servidor Web. De manera similar a como se importan datos desde la red, necesita crear una consulta para importar datos externos. Para ello, puede utilizar el Asistente para consultas. Para traer datos a Excel desde una fuente externa de datos:
1. 2. 3.

Abra un nuevo libro de trabajo. Seleccione DatosObtener datos externosNueva consulta de base de datos. Aparece el cuadro de dilogo Elegir origen de datos. Desde el cuadro de dilogo Origen de datos, seleccione la pestaa Bases de datos. Seleccione la base de datos desde la cual desea importar los datos. Verique que est seleccionado Usar el asistente para consultas para crear o modicar consultas y haga clic en Aceptar. Aparece el asistente para consultas. Desde el cuadro de lista Tablas y comlumnas disponibles, seleccione la tabla o columna apropiada y haga clic en el botn Flecha a la derecha. La columna seleccionada aparece en el cuadro de lista Columnas en la consulta. Haga clic en Siguiente. Aparece la ventana Filtrar datos. Seleccione las las que desee ltrar, o haga clic en Siguiente para aceptar todas las las. Aparece la ventana Orden de resolucin. Especique cmo desea ordenar los datos, o haga clic en Siguiente para elegir no ordenarlos. Aparece la ventana Finalizar. Verique la seleccin de Devolver datos a Microsoft Excel, y despus haga clic en Finalizar. Aparece el cuadro de dilogo Importar datos. Especique donde pondr los datos importados. Haga clic en Aceptar para importarlos.

4.

5. 6. 7. 8.

Leccin 3: Importar y exportar datos

45

LECCIN 3

ACTIVIDAD 3-2
Importar datos de una fuente externa
Objetivo: Importar una tabla de una base de datos Access. Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Su compaero de trabajo tiene una lista grande en una tabla de Access. Necesita los datos para crear un informe en Excel para su jefe. Su compaero le da una copia de la base de datos Formulariosdsn, la cual incluye la tabla tblVentasLibros. Importa la tabla a Excel utilizando el asistente para consulta estableciendo las siguientes opciones: Agregar las columnas y las seleccionadas a la consulta, no ordenar los datos, e importarlos a Excel en la celda A1. Guarde el archivo como Mis datos importados y cirrelo.
Qu se hace 1. Con un nuevo libro de trabajo en blanco abierto, muestre el Asistente para consulta utilizando la base de datos Access. Cmo se hace a. En un libro de trabajo nuevo en blanco,seleccione DatosObtener datos externosNueva consulta de base de datos. b. En el cuadro de dilogo Elegir origen de datos en la pestaa Bases de datos, seleccione MS Access Database* y verifique que est seleccionado Usar el asistente para consultas para crear o modificar consultas.

Haga clic en Aceptar.

46

Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 3
c. Desde el cuadro de lista Directorios en el cuadro de dilogo Seleccionar base de datos, muestre el contenido de la carpeta Mis documentos. Desde el cuadro de lista Nombre de base de datos, seleccione la base de datos Formulariosdsn.mdb.

Haga clic en Aceptar para mostrar el cuadro de dilogo Asistente para consultas. Est activa la ventana Tablas y columnas disponibles.

Leccin 3: Importar y exportar datos

47

LECCIN 3
2. Utilizando la tabla tblVentasLibros, agregue a la consulta las columnas y filas seleccionadas, no ordene los datos, e imprtelos a Excel en la celda A1. a. Desde el cuadro de lista Tablas y columnas disponibles, seleccione tblVentasLibros y haga clic en el botn . Las columFlecha a la derecha nas seleccionadas aparecen en el cuadro de lista Columnas en la consulta. Haga clic en Siguiente. Aparece la ventana Filtrar datos. Esta ventana se utiliza para especificar las filas a incluir en la consulta. b. Haga clic en Siguiente para aceptar todas las filas. Aparece la ventana Orden de resolucin. c. Haga clic en Siguiente para elegir no ordenar los datos. Aparece la ventana Finalizar. d. Verifique que est seleccionado Devolver datos a Microsoft Excel, y haga clic en Finalizar. Aparece el cuadro de dilogo Importar datos. Puede utilizarlo para especificar donde colocar los datos importados. e. Verifique que se seleccione Hoja de clculo existente y que la celda A1 sea la celda activa, despus haga clic en Aceptar para importar los datos. 3. Qu hara con los datos importados para ir ms all?

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 3

TPICO C
Exportar datos
Ahora que sabe importar datos desde varias fuentes, puede tener datos que necesite para utilizarlos en otra aplicacin. Para abrir datos de Excel en otras aplicaciones, puede exportarlos. En este tema, exportar datos para utilizarlos en Word. Est ocupado trabajando en Excel, y se da cuenta de que el informe que elabora contiene datos que necesita utilizar en otra aplicacin. Ahora que sabe importar datos a Excel, piensa que el exportarlos debe ser igual de fcil. Pasa un tiempo buscando la forma de hacerlo en Ayuda de Excel y descubre que as es. Ahora, puede exportar los datos realizando unos cuantos pasos. Despus, podr abrir los datos en otra aplicacion y no perder tiempo reingresndolos.

Exportar datos
Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Adems de importar datos a Excel, puede exportar datos desde Excel. Exportar es la capacidad de una aplicacin para formatear datos para otra aplicacin. Para ello:
1. 2. 3. 4. 5.

Seleccione la lista de datos que desee exportar. Seleccione ArchivoGuardar como. En el cuadro de texto Nombre de archivo, ingrese un nombre de su eleccin. En el cuadro de texto Guardar como tipo, seleccione Texto (delimitado por tabulaciones)(*.txt). Haga clic en Guardar. Una vez que exporte los datos, puede abrirlos en otra aplicacin.

Ocultar/mostrar las y columnas En un momento dado, al trabajar con Excel, puede ocultar o mostrar las y columnas. Al hacerlo, ser ms fcil leer datos, especialmente si se tiene un libro de trabajo con gran nmero de datos. Adems, puede concentrarse exclusivamente en los datos que son mostrados. Para ocultar las o columnas: 1. Seleccione las las o columnas a ocultar. 2. Seleccione FormatoFila o ColumnaOcultar. Tambin puede utilizar el men de mtodos abreviados apropiado.

Para mostrar las o columnas: 1. Seleccione una la o columna a cada lado de las las o columnas ocultas. 2. Seleccione FormatoFila o ColumnaMostrar. Tambin puede utilizar el men de mtodos abreviados apropiado.

Leccin 3: Importar y exportar datos

49

LECCIN 3

ACTIVIDAD 3-3
Exportar datos
Objetivo: Exportar una lista de Excel a Word. Archivos de datos: Exportar.xls

Puesta a punto: Si desea terminar los pasos del 5 al 7, deber tener instalado Word 2002. Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Ahora que los datos de la nmina estn preparados para su jefe, necesita exportar los datos. Desea utilizarlos para crear un correo combinado en Word, porque necesita distribuir una parte de la informacin de nmina a los empleados de la lista. Antes de hacerlo, desea mostrar la lista a una compaera de trabajo para ver si ella le puede dar algunas ideas para exportarlos. Para la privacidad de los empleados en el listado, primero oculta las columnas Paga horaria y Paga bruta en la hoja de trabajo Nomina del archivo Exportar. A su vez, puede ocultar toda la informacin para Karina Escurra, dado que es una empleada contratada para una tarea especial. Ahora que su compaera ha terminado de ayudarle, muestra las dos columnas y las, y exporta la hoja de trabajo Nomina como archivo de texto nombrado Mi exportar. Despus, lo abre en Word, lo visualiza, y cierra Word.

50

Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 3
Qu se hace 1. En la hoja de trabajo Nomina del archivo Exportar.xls, oculte las columnas Paga horaria y Paga bruta y la fila que contenga la informacin de Karina Escurra. Cmo se hace a. En el archivo Exportar, seleccione las columnas J y K. Desde el men de mtodos abreviados, Seleccione Ocultar para ocultar la informacin seleccionada.

b. Haga clic con el botn derecho en la etiqueta de la fila 48 y seleccione Ocultar para ocultar la fila seleccionada. 2. Cmo cree que podra mostrar las columnas y filas ocultas?

3.

Utilizando el men Formato o el men de mtodos abreviados apropiado, muestre las columnas y filas ocultas.

a. Seleccione las columnas I y L, muestre el men de mtodos abreviados, y seleccione Mostrar. b. Seleccione las filas 47 y 49, y desde el men de mtodos abreviados, seleccione Mostrar.

4.

Desde el archivo Exportar, guarde la hoja de trabajo Nomina como archivo de texto con el mismo nombre y formato, excluyendo toda caracterstica no compatible. Cierre el archivo sin guardar.

a. Seleccione ArchivoGuardar como. b. Cambie el tipo de archivo a Texto (delimitado por tabulaciones) y haga clic en Guardar. Aparece una casilla de mensaje. c. Haga clic en Aceptar para guardar solo la hoja de trabajo Nomina. d. Haga clic en S para guardar el formato de la hoja de trabajo, excluyendo toda caracterstica incompatible. e. Cierre el archivo sin guardarlo nuevamente.

Leccin 3: Importar y exportar datos

51

LECCIN 3
5. Abra el archivo Exportar.txt en Word 2002. a. Desde el men Inicio, seleccione ProgramasMicrosoft Word. b. En la barra de herramientas Estndar, haga clic en Abrir para mostrar el cuadro de dilogo Abrir. c. Desde el listado deplegable Tipo de archivo, seleccione Todos los archivos. d. Desde la carpeta Mis documentos, seleccione el archivo de texto Exportar y haga clic en Abrir para abrir el archivo exportado en Word. 6. Estn formateados los datos exportados?

7.

Cmo podra formatear los datos?

Cierre Word.

TPICO D
Guardar una hoja de trabajo como pgina Web
Ahora que sabe importar y exportar datos, existe otro tipo de exportacin que puede realizar. Alguna vez ha deseado poner datos Excel en una pgina Web para que otros puedan abrirla? En este tema, guardar una hoja de trabajo de Excel como pgina Web. Suponga que cuenta con un libro de trabajo que contiene datos que desea compartir con otros empleados en la empresa, pero no todo mundo tiene instalado Excel, y no estn todos en la misma ocina. Puede guardar un libro de trabajo como pgina Web a n de que otros puedan consultarla en la red. Es un proceso tan simple que, antes de darse cuenta, estar guardando todo tipo de datos de Excel en la red, haciendo posible que otros, quienes normalmente no podran abrir los datos, tengan acceso a los mismos.

Guardar una hoja de trabajo como pgina Web

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 3
Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Puede guardar un libro de trabajo de Excel o parte del mismo como pgina Web a n de colocarla en la red. Al guardar los datos, Excel los convierte en lenguaje de marcas de hipertexto (HTML). HTML es el lenguaje de autora, que incluye etiquetas y atributos, usado para crear documentos en la red. Puede guardar los datos con o sin interactividad. Al guardar sin interactividad, los usuarios pueden visualizar los datos y formatos en la pgina Web pero no pueden manipularlos. Los datos aparecen tal como en Excel. Si desea hacer cambios a los datos publicados, puede hacerlo abriendo el archivo HTML en Excel. Antes de guardar datos como pgina Web, puede abrir la vista preliminar como pgina Web. Para ello: 1. Seleccione ArchivoVista previa de la pgina Web. Los datos aparecen en Internet Explorer. 2. Cierre Internet Explorer. Para guardar datos como pgina Web:
1. 2. 3.

Seleccione ArchivoGuardar como pgina Web. Cambie el nombre de archivo como desee. Haga clic en Guardar.

ACTIVIDAD 3-4
Guardar una hoja de trabajo como pgina Web
Objetivo: Ver la vista previa y guardar el libro de ejercicios como una pgina Web, sin interactividad. Archivos de datos: Informacion de ventas.xls

Puesta a punto: Necesitar un mdem y una conexin a internet con acceso a la red para terminar esta actividad. Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Termin una hoja de trabajo que incluye datos de venta para el Noreste. El archivo se llama Informacin de ventas. El grupo hizo tan buen trabajo que su jefe quiere que comparta los datos con otros empleados en la empresa quienes no tienen acceso a Excel y/o trabajan en distintos lugares. Estos empleados solo necesitan ver los datos. Sabe que todos tienen acceso a la red, as que decide guardar el libro de trabajo como pgina Web nombrndolo Mi informacin de ventas, el cual agregar eventualmente al sitio Web de la empresa. Antes de guardarlo, usa la caracterstica Vista previa de pgina Web para determinar cmo se vern los datos en la red. Una muestra del libro de trabajo aparece en la Figura 3-2.

Leccin 3: Importar y exportar datos

53

LECCIN 3

Figura 3-2: El archivo Informacin de venta.htm en vista preliminar como pgina Web.
Qu se hace Cmo se hace

Deber utilizar Internet Explorer 4.01 o ms reciente para visualizar las pginas Web interactivas.

1.

Abra la vista preliminar del libro de trabajo Informacin de ventas.xls como pgina Web.

a. Con al archivo Informacin de ventas en pantalla, seleccione ArchivoVista previa de pgina Web para abrir la vista preliminar de la pgina Web en Internet Explorer. Un ejemplo de la pgina Web aparece en la Figura 3-2.

2.

La pgina Web se ve diferente en Internet Explorer?

Cierre Internet Explorer.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 3
3. Guarde el libro de trabajo como pgina Web sin interactividad. a. Seleccione ArchivoGuardar como pgina Web para mostrar el cuadro de dilogo Guardar como. b. Cambie el nombre del archivo a Mi informacin de ventas.htm . c. Haga clic en Guardar. 4. Cul es la extensin del archivo?

5.

Nota alguna diferencia en los datos?

Cierre el archivo.

TPICO E
Publicar una hoja de trabajo en la red
En el tema previo, obtuvo las habilidades necesarias para abrir la vista preliminar y guardar el libro de trabajo como pgina Web. Suponga que desea compartir datos Excel con otros y permitirles no solo verlos sino hacer cambios en la red, si es necesario. En este tema, publicar una hoja de trabajo en la red. Suponga que tiene datos de Excel los cuales desea que otros vean en la red. Adems, quiere que puedan realizar cambios. Publicando un libro de trabajo o una parte del mismo en la red con interactividad, permite que los usuarios que abran el libro en la red puedan verlo y hacerle cambios. Es un proceso simple, y los usuarios con acceso a los datos en la red no tendrn que estar en el mismo lugar que usted o tener acceso a Excel. Qu otra cosa podra ser ms fcil?

Publicar una hoja de trabajo en la red


Referencia de procedimiento: Rererencia de procedimiento Puede publicar datos Excel en la red para hacerles cambios. Agregar interactividad a un documento Excel Web permite a los que lo observan manipular los datos contenidos. Para ello:
1. 2.

Seleccione los datos, hoja de trabajo, o libro de trabajo que desee guardar en la red. Seleccione ArchivoGuardar como pgina Web.

Leccin 3: Importar y exportar datos

55

LECCIN 3
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

En el cuadro de dilogo Guardar como, seleccione la opcin Seleccin o Todo el libro. Seleccione Agregar interactividad. Utilice el botn Cambiar ttulo para cambiar el ttulo, si lo desea. Si lo desea, cambie el nombre del archivo. Haga clic en el botn Publicar para mostrar el cuadro de dilogo Publicar como pgina Web. Si desea abrir en un navegador la pgina publicada en la red, seleccione Abrir la pgina en el explorador Web. Haga clic en el botn Publicar para publicar los datos en la red.

Una vez que los datos estn publicados con interactividad, puede manipularlos en la red. Puede: Ingresar datos; Formatear datos; Calcular datos; Analizar datos; y Ordenar y ltrar datos.

Los usuarios pueden interactuar con los datos mediante la barra de herramientas Web, que aparece sobre los datos de la hoja de trabajo. La barra de herramientas Web funciona como cualquier barra de herramientas de Excel. Las sugerencias en las mismas estn disponibles para cada botn en la barra de herramientas. Si guarda datos de Excel con interactividad, el documento Web resultante estar asociado con Excel. Esto signica que despus de haber visto la hoja de trabajo en un navegador y abrirla nuevamente en Excel, nada del formato original, estructura, o datos se ha perdido. Todo permanece igual.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 3

ACTIVIDAD 3-5
Publicar una hoja de trabajo en la red
Archivos de datos: Empleado.xls

Puesta a punto: Necesitar un mdem y una conexin a internet con acceso a la red para realizar esta actividad. Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Acaba de terminar una hoja de trabajo que incluye datos de los empleados para Noreste. El archivo se llama Empleado. Necesita compartirlo con los empleados en la divisin Noreste a n de que puedan vericarlo y hacer cambios en los datos de los empleados, si es necesario. Muchos de ellos no tienen acceso a Excel y/o trabajan en distintas localidades. Estos empleados necesitan ver los datos y posiblemente hacerles cambios. Sabe que todos tienen acceso a la red, as que decide publicar los datos en una hoja de trabajo como pgina Web con interactividad, con el ttulo Informacin de los empleados, y nombrarla Mi informacin de los empleados. Los datos de la hoja de trabajo publicada aparecen en la Figura 3-3.

Figura 3-3: Los datos de una hoja de trabajo publicada.


Leccin 3: Importar y exportar datos 57

LECCIN 3
Una vez que la pgina Web es publicada, se le pueden hacer cambios. Ampla la columna Divisin y cambia el apellido de Franco Caretti a Careti. Despus, cierra Internet Explorer y cierra el archivo en Excel sin guardarlo.
Qu se hace 1. En Empleado.xls, seleccione el rango de datos y guarde la seleccin como pgina Web agregando interactividad. Cmo se hace a. Abra la hoja de trabajo Empleado . b. Seleccione el rango A1:I98. c. Seleccione ArchivoGuardar como pgina Web. Aparece el cuadro de dilogo Guardar como. d. Seleccione: Opcin $A$1:$I$98. e. Seleccione Agregar interactividad.

Esto activa las caractersticas interactivas de los componentes Web. Si no selecciona esta opcin, Excel guardar la pgina sin interactividad y se ver similar a la pgina esttica la cual se vi bajo vista preliminar en la actividad anterior. 2. Cmo podra cambiar el ttulo de la pgina que aparece en la barra de ttulo del navegador Web?

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 3
3. Cambie el ttulo Informacin de los empleados. Cambie el nombre del archivo a Mi informacin de los empleados.htm. a. Haga clic en el botn Cambiar ttulo para mostrar el cuadro de dilogo Establecer el ttulo de la pgina. b. En el cuadro de texto Ttulo,teclee Informacin de los empleados.

Haga clic en Aceptar. c. Cambie el nombre del archivo a Mi informacin de los empleados.htm .

Leccin 3: Importar y exportar datos

59

LECCIN 3
4. Publique la pgina Web para que se abra en Internet Explorer. a. Haga clic en el botn Publicar. Aparece el cuadro de dilogo Publicar como pgina Web. Este cuadro permite cambiar distintas opciones al guardar una hoja de trabajo como documento Web. b. Seleccione Abrir la pgina en el explorador.

c. Haga clic en el botn Publicar. Internet Explorer se abre y muestra la hoja de trabajo. Si es necesario, desplcese para visualizar los datos. La hoja de trabajo publicada aparece en la Figura 3-3. 5. Nota algo distinto en los datos?

Utilice la informacin sobre las herramientas para visualizar los nombres de los botones de la barra de herramientas Web. 6. Qu ocurre cuando trata de ampliar la columna Divisin?

60

Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 3
7. Qu ocurre cuando cambia el contenido de la celda C9 a Careti?

Normalmente, se haran los mismos cambios en Excel que en Internet Explorer; sin embargo, para esta actividad, no se har as.

8.

Los cambios realizados en la pgina Web afectaron los datos en Excel?

Cierre Internet Explorer y cierre el archivo sin guardar.

Leccin 3 Seguimiento
En esta leccin, aprendi la habilidad para importar y exportar datos. Ahora puede ahorrar mucho tiempo importando datos, y compartindolos con otros mediante su exportacin. Adems, puede ahorrar y publicar datos en red, haciendo ms conveniente trabajar con compaeros o socios de negocios en un libro de trabajo en particular o en hojas de trabajo si ellos no estn fsicamente o no tienen acceso a Excel. Adems, tendr acceso a una cantidad ilimitada de datos al importarlos en red.
1. Qu tipos de datos importar? De dnde lo har?

2.

Exportar los datos? Si es as,Hacia dnde?

3.

Qu guardar en red? Explique.

4.

Qu publicar en red a fin de que pueda cambiarse? Explique.

Leccin 3: Importar y exportar datos

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NOTAS

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 4

LECCIN 4
Trabajar con frmulas avanzadas
Objetivos de la leccin:
En esta leccin, podr Utilizar diferentes funciones y caractersticas de auditora para crear frmulas avanzadas y auditar hojas de trabajo. Usted podr: Compartir datos entre hojas de trabajo usando referencias 3-D en frmulas. Crear un nombre para un rango de celdas usando la casilla Nombre. Utilizar funciones para crear frmulas avanzadas. Usar la barra de herramientas Auditora de frmulas para dar seguimiento a precedentes de celda. Utilizar la barra de herramientas Auditora de frmulas dar seguimiento de dependientes de celda. Utilizar el botn Rastrear error para ubicar errores en frmulas.

Duracin de la leccin 70 minutos a 80 minutos

Leccin 4: Trabajar con frmulas avanzadas

63

LECCIN 4
Introduccin
En la leccin previa, import, export datos y guard datos en la red. Ahora, probablemente pueda entender muchos de los secretos de Excel. Incluso puede crear libros de trabajo que contengan grandes cantidades de datos numricos que requieran frmulas avanzadas. Adems, al tener muchos datos y frmulas avanzadas, puede incluso tener errores. En esta leccin, utilizar varias funciones y caractersticas de auditora para crear frmulas avanzadas y auditar hojas de trabajo. Al crear hojas de trabajo con grandes cantidades de datos, a menudo necesita crear frmulas avanzadas para compendiar datos. Adems,alguna vez ha creado un libro de trabajo o incluso un archivo en otra aplicacin y le preocup la exactitud del mismo o que alguien encontrara un error? Creando cierto tipo de frmulas, podr incrementar el valor de los datos. Para llevar el valor del libro un paso ms adelante, puede utilizar las caractersticas de auditora en Excel para vericar que los datos sean correctos.

TPICO A
Compartir datos entre hojas de trabajo
Al adquirir experiencia con Excel, probablemente crear libros de trabajo que contengan grandes cantidades de datos numricos en mltiples hojas de trabajo. Al tener ese tipo de datos, a menudo necesitar compendiarlos. Puede hacerlo utilizando referencias de celda 3-D en frmulas. Alguna vez ha tenido que crear frmulas que contengan referencias a celdas o rangos que estn en mltiples hojas de trabajo? Si es as, puede haber usado referencias de celdas para crear frmulas, lo cual le debi haber llevado mucho tiempo. Utilizando una combinacin de teclado y ratn, puede crear frmulas que incluyan referencias 3-D que compendien datos para mltiples hojas de trabajo. Ahorrar tiempo al evitar reingresar las referencias individuales de celda y su libro de trabajo le brindar un excelente compendio, hacindolo ms fcil de leer e interpretar.

Referencias tridimensionales en frmulas


Denicin Si tiene un libro de trabajo que contenga un cierto nmero de hojas, puede crear frmulas que contengan referencias a celdas o rangos en otras hojas del libro. Una referencia tridimensional (3-D) es un rango que extiende dos o ms hojas en un libro de trabajo. Utilizndolas, se incluye la referencia de celda o rango precedida por un rango de nombres de hojas de trabajo. Excel usa toda hoja de trabajo almacenada entre los nombres iniciales y nales de la referencia. Puede utilizarlas para: Referir celdas en otras hojas de trabajo; Denir nombres; y Crear frmulas que utilicen ciertas funciones.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 4
Ejemplo Al crear una frmula que utilice referencias 3-D, puede teclear las referencias o ingresarlas usando la tecla [Maysculas]. Al utilizar la tecla [Maysculas], Excel inserta los smbolos propios en la frmula. Justo mientras el rango de celda dene el grupo de celdas a utilizar, el rango de hojas de trabajo dene el grupo de hojas de trabajo a ser usadas. Por ejemplo, la siguiente frmula agrega el contenido de todas las celdas A2 en Hoja2, Hoja3, Hoja4, y Hoja5.: =SUMA(;Hoja2:Hoja5;!A2)

Compartir datos entre hojas de trabajo


Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Para crear una frmula con una referencia 3-D usando la tecla [Maysculas]:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Seleccione la celda que contendr la frmula. Comience a ingresar la frmula hasta el parntesis que se abre. Por ejemplo, =SUMA(. Seleccione la pestaa de la hoja de trabajo de la primera hoja de trabajo que ser incluida en la frmula. Seleccione la celda apropiada. Presione [Maysculas] y seleccione la pestaa de la hoja de trabajo de la ltima hoja de trabajo que ser incluida en la frmula. Suelte la tecla [Maysculas] . Ingrese la frmula.

ACTIVIDAD 4-1
Compartir datos entre hojas de trabajo
Objetivo: Usar referencias tridimencionales en frmulas. Archivos de datos: Varias hojas.xls

Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Tiene un libro de trabajo con mltiples hojas llamado Varias hojas que contiene datos de ventas de las cuatro divisiones. Tambin contiene una hoja de compendio. Su jefe quiere que complete dicha hoja sumando las ventas de las cuatro divisiones. Cree que esto le llevar tiempo puesto que nunca ha creado frmulas que incluyan datos de hojas mltiples. Su el compaera de trabajo sale en su auxilio y le da una pista. Ella le sugiere que cree una frmula para los datos en 1er trim. Hardware en la hoja de trabajo Resumen que incluya referencias 3-D, y despus que copie la frmula a las otras celdas en la hoja de trabajo. La hoja de trabajo Resumen aparece en la Figura 4-1.

Leccin 4: Trabajar con frmulas avanzadas

65

LECCIN 4

Figura 4-1: La hoja de trabajo Resumen terminada.


Qu se hace 1. Cmo se hace

Qu nota en los datos de las cinco hojas de trabajo del archivo Varias hojas.xls?

2.

En la hoja de trabajo Resumen, elabore una frmula que incluya referencias 3-D que sumen las ventas de Hardware para el 1er trim. para todas las divisiones.

a. En la celda B4 de la hoja de trabajo Resumen, teclee =suma( para comenzar la frmula. b. Seleccione la hoja de trabajo Crdoba. Seleccione la celda B4. Un marco de seleccin rodea la celda B4.

c. Mientras presiona la tecla [Maysculas], seleccione la pestaa de la hoja de trabajo Buenos Aires. Suelte la tecla [Maysculas]. Al presionar [Maysculas] y despus seleccione la pestaa de la hoja de trabajo Buenos Aires, automticamente selecciona y agrega la referencia de celda correspondiente a la frmula que est creando. d. Presione [Intro] para terminar e ingresar la frmula en la hoja de trabajo Resumen. 3. Cul es la frmula para la celda B4?

4.

Cree poder copiar la frmula que cre a otras celdas en la hoja de trabajo Resumen?

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 4
5. Copie la frmula desde la celda B4 a las celdas C4:E4. Despus, copie las frmulas desde las celdas B4:E4 a B5:E7. Guarde el archivo como Mis varias hojas.xls y cirrelo. a. Copie la frmula desde la celda B4 a las celdas C4:E4. b. Copie las frmulas desde las celdas B4:E4 a B5:E7. c. Guarde el archivo como Mis varias hojas. d. Cierre el archivo.

TPICO B
Crear un nombre para un rango de celdas
En el tema anterior, cre referencias 3-D en celdas, lo cual le puede ahorrar tiempo. Tambin puede ahorrar tiempo utilizando nombres. En este tema, crear nombres. Alguna vez ha notado lo engaoso que puede ser ingresar referencias de celdas mltiples cuando est creando frmulas o trabajando con rangos de impresin? Adems, las probabilidades de cometer errores son altas. Para evitar errores y ahorrar tiempo, puede utilizar nombres. Puede utilizar un nombre para una celda o a un grupo de celdas facilitando, agilizando y haciendo ms eciente el uso de nombres al crear frmulas, moverse a ciertas reas de la hoja de trabajo, o al especicar rangos de impresin.

Nombres
Un Nombre es una descripcin que se asigna a una celda o a un grupo de celdas. Los nombres son una alternativa como referencia de celdas. Una vez que un nombre ha sido denido, puede referirlo a una frmula. Por ejemplo, en la frmula =SUMA(Ao1), Ao1 es el nombre dado a un grupo de celdas. Tambin puede utilizar nombres para moverse rpidamente a una cierta rea del libro de trabajo o para especicar rangos de impresin.

Crear un nombre para un rango de celdas


Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Al crear un nombre, deber cumplir las siguientes instrucciones: El primer caracter debe ser texto o un caracter subrayado. Los caracteres restantes pueden ser texto, nmeros, puntos, y el caracter subrayado. Los nombres pueden consistir de hasta 255 caracteres. Un nombre no puede contener espacios. Un nombre no puede ser igual que una referencia de celda.

Leccin 4: Trabajar con frmulas avanzadas

67

LECCIN 4

Puede utilizar maysculas y minsculas en nombres; sin embargo, Excel no distingue entre maysculas y minsculas al utilizar nombres.

Puede crear un nombre usando el cuadro de dilogo Nombre o usando la casilla Nombre. Para crear un nombre usando la casilla Nombre:
1. 2. 3. 4.

Seleccione el rango de celdas que desee nombrar. A la izquierda de la barra de formula, haga clic en la casilla Nombre. Teclee el nombre para las celdas. Presione [Intro].

ACTIVIDAD 4-2
Crear nombres
Objetivo: Crear un nombre para utilizarlo en una frmula ms adelante en esta leccin. Archivos de datos: Nombres.xls

Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Ha creado una hoja de trabajo para su jefe a la cual le ha puesto Nombres que contienen datos de venta para la regin. Necesita crear algunas frmulas para la hoja de trabajo. Antes de hacerlo, su compaera le sugiere crear algunos nombres para referirse a datos especcos en la hoja de trabajo. Con base en frmulas creadas, ella piensa que ser ms fcil crear frmulas con nombres en vez de referencias de celdas. Despus de observar las tareas por hacer, crea dos nombres: Cuota se reere a $60.000 de cuota, y Bonicacin se reere a los datos numricos en la tabla Bonicacin.
Qu se hace 1. Cmo se hace

Cul es la frmula en la celda F6 del archivo Nombres.xls?

2.

A qu cree que se refiere Tasa_com?

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 4
3. Use el cuadro de dilogo Definir nombre para determinar la fuente del nombre Tasa_com, y despus cierre el cuadro de dilogo al terminar. a. Seleccione InsertarNombreDefinir para mostrar el cuadro de dilogo Definir nombre. Este es el cuadro de dilogo que puede utilizar para ver nombres que han sido definidos en un libro de trabajo, o para definir sus propios nombres. b. En el cuadro de lista Nombres en el libro,seleccione Tasa_com. La casilla Se refiere a indica que el nombre se refiere a la celda J3 en Hoja1 - la celda que contiene la tasa de comisin. c. Cierre el cuadro de dilogo Definir nombre. 4. Qu ocurre al seleccionar Tasa_com desde el listado desplegable Nombres en el libro?

5.

Cree el nombre Cuota que se refiera a la cuota de $60.000.

a. Seleccione la celda J4. Tome en cuenta que la celda I4 contiene el texto Cuota. b. Muestre el cuadro de dilogo Definir nombre. Excel supone que desea nombrar la celda seleccionada, J4, Cuota. c. Haga clic en Aceptar para definir el nombre Cuota. El nombre Cuota ahora aparece en la casilla Nombre.

6.

Cree el nombre Bonificacin que se refiera solo a los datos numricos en la Tabla Bonificacin. Guarde el libro de trabajo como Mis nombres.
No seleccione las etiquetas en la la 7.

a. Seleccione el rango I8:J10. b. Haga clic en la casilla Nombre. Teclee Bonificacin y presione [Intro]. c. Guarde el archivo como Mis nombres.

Leccin 4: Trabajar con frmulas avanzadas

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LECCIN 4

TPICO C
Utilizar funciones para crear frmulas avanzadas
Ahora que sabe crear frmulas con referencias 3-D de celdas, elabore ms frmulas con otro tipo de referencias y funciones. En este tema, crear frmulas avanzadas usando nombres y funciones. Alguna vez ha deseado crear una frmula que incluya una referencia de un rango de celdas, un valor, o incluso una frmula?Qu dira de una frmula que realizara un clculo solo bajo ciertas condiciones o que presentara un valor ubicado en una tabla? Utilizando nombres en frmulas, ahorrar tiempo al evitar reingresar en todas las referencias de celda, y sus frmulas sern directas y fciles de comprender. Adems, las probabilidades de cometer errores al ingresar frmulas sern menores si usa nombres. Al utilizar frmulas avanzadas que incluyan funciones tales como SI y BUSCARV, puede obtener resultados con base en ciertas condiciones, haciendo sus datos ms exibles.

Funciones avanzadas
Tal como lo sabe, Excel le brinda mltiples funciones para crear frmulas. Algunas de estas funciones son excelentes para analizar datos. Cada funcin pertenece a una categora especca. A continuacin se presenta la descripcin de cuatro de estas funciones, sus categoras, y ejemplos de cmo podra utilizarlas. La funcin SI La funcin SI es parte de la categora lgica de funciones. Permite realizar clculos solo si una condicin es verdadera, y realizar clculos distintos si la condicin es falsa. La sintaxis para la funcin es: SI(prueba_lgica,valor_si_verdadero,valor_si_falso). Prueba_lgica es cualquier valor de la expresin que resulte VERDADERO o FALSO. Valor_si_verdadero es el valor (o frmula resultante en un valor) que ser presentado si prueba_lgica es VERDADERO. Valor_si_falso es el valor (o frmula resultante en un valor) que ser presentado si prueba_lgica es FALSO.

Por ejemplo, dado IF(A4>5,A4/2,0): Si A4=8, entonces Prueba_lgica (A4>5) es VERDADERO, y la funcin presenta valor_si_verdadero (A4/2). Si A4=2, entonces prueba_lgica (A4>5) es FALSO, y la funcin presenta valor_ si_falso (0).

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 4
La funcin BUSCARV La funcin BUSCARV es parte de la categora de funciones de Bsqueda y referencia. Encuentra y presenta un valor ubicado en una la y columna de una tabla de bsqueda. La tabla de bsqueda contiene un arreglo ordenado de informacin. La sintaxis de la funcin es: BUSCARV(valor_buscado,matriz_buscar_en,indicador_ columnas,ordenado) o BUSCARV(qu buscar, dnde buscarlo, qu columna contiene la informacin deseada, es exacta o aproximada). Valor_buscado es el valor que ser buscado en la primera columna de la tabla de bsqueda. Puede ser un valor, referencia, o serie de texto. Matriz_buscar_en es una referencia (o nombre de una referencia) a la tabla de bsqueda. Indicador_columnas es el nmero de columna en la tabla de bsqueda desde la cual el valor deber ser presentado. Ordenado es un argumento opcional que especica si se requiere una coincidencia exacta o aproximada.
Usar una tabla de bsqueda es como utilizar una tabla para impuestos. Vea el siguiente ejemplo: Despus de determinar su ingreso aplicable a impuestos, encuentra la gura de ingreso o el rango apropiado en la tabla y despus ingresa la cantidad de impuesto en el formulario para impuestos. De la misma manera, al utilizar una tabla de bsqueda, la funcin Encontrar busca el valor o rango coincidente en la tabla e ingresa el valor especco en la celda activa.

Si la funcin BUSCARV no puede encontrar una coincidencia exacta para valor_ buscado, utiliza el valor mayor en la primera columna de la tabla de bsqueda que sea an menor que valor_buscado. Las funciones AHORA y PAGO Adems de las funciones SI y BUSCARV, Excel le brinda muchas otras que puede utilizar al crear frmulas avanzadas. Una de las ellas es la funcin AHORA. La funcin AHORA es parte de la categora de funciones Fecha y hora. Es una funcin simple cuando se usa por s misma para documentar la fecha y hora actual en una hoja de trabajo. Tambin puede utilizar la funcin AHORA en una frmula cuando necesite calcular la fecha actual y el tiempo para llegar a un valor especco. Otra funcin Excel til es PAGO. Esta funcin es parte de la categora de funciones Financieras. Calcula el pago para un prstamo basado en pagos constantes y en una tasa constante de inters. Por ejemplo, la siguiente frmula presenta un pago mensual sobre un prstamo de $15.000 con una tasa porcentual anual del 7% a pagarse en 12 meses: PAGO (7%/12, 12, 15000) = $1.297,90. El botn Insertar funcin Puede utilizar el botn Insertar funcin para ayudarle a elaborar funciones en las hojas de trabajo. Al ingresar funciones complejas incrementa su exactitud y eciencia usando el botn Insertar funcin. Se ubica a la izquierda de la barra de frmulas, y puede ayudar a seleccionar una funcin y ensamblar argumentos de manera correcta. Para mayor informacin sobre una funcin, seleccinela en el cuadro de dilogo Insertar funcin.

Utilizar funciones para crear frmulas avanzadas

Leccin 4: Trabajar con frmulas avanzadas

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LECCIN 4
Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Para crear una frmula usando una funcin avanzada:
1. 2. 3.

Seleccione la celda donde quiere insertar la funcin. A la izquierda de la barra de frmulas, haga clic en el botn Insertar funcin para mostrar el cuadro de dilogo Insertar funcin. Desde el listado desplegable Seleccionar una categora, seleccione una categora de funcin.
Una descripcin de la funcin seleccionada y su argumento aparece debajo del cuadro de lista Seleccionar una funcin.

4. 5. 6. 7.

Desde el cuadro de lista Seleccionar una funcin, seleccione una funcin. Haga clic en Aceptar para mostrar el cuadro de dilogo Argumentos de funcin. Ingrese la informacin apropiada para crear la frmula. Haga clic en Aceptar.

ACTIVIDAD 4-3
Utilizar SI para crear una funcin condicional
Objetivo: Modifar el clculo de las comisiones para otorgar una comisin solo a los representantes que cubran la cuota de ventas. Puesta a punto: Est abierto el archivo Mis nombres.xls. Situacin: En el libro de trabajo Mis nombres, necesita recalcular las comisiones para los agentes de ventas. Solo recibirn comisin si cumplen con la cuota. Usar una funcin SI y nombres para crear una frmula que primero calcule la comisin para Hernndez. Si Hernndez cumple la cuota, la funcin calculara la comisin multiplicando las ventas totales por la tasa de comisin. Si Hernndez no la cumple, la funcin presentar una comisin de cero. Despus de crear la comisin para Hernndez, la copiar al resto de los agentes de ventas. La Figura 4-2 muestra los resultados de la frmula copiada.

Figura 4-2: Los resultados de la frmula copiada.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 4
Qu se hace 1. Cmo se hace Cuntos agentes de venta no cumplieron la cuota?

Esas personas no debern recibir comisin. 2. Elimine las comisiones actuales para todos los agentes de ventas. a. Seleccione las celdas F6:F10. b. Presione [Eliminar]. Reemplazar la frmula de comisin actual con una nueva que le d comisiones a las personas que cumplan con la cuota de venta. 3. Utilice el botn Pegar funcin para insertar la funcin SI en la celda Comisin para Hernndez. a. Seleccione la celda F6 y haga clic en el botn Insertar funcin para mostrar el cuadro de dilogo Insertar funcin. b. Desde el listado desplegable Seleccionar una categora, seleccione Lgicas. c. Desde el cuadro de lista Seleccionar una funcin, seleccione SI. Observe la descripcin de la frmula seleccionada y sus argumentos debajo del cuadro de lista Seleccionar una funcin. La funcin SI tiene tres argumentos: la condicin a probar (prueba_lgica), la accin a realizar si la condicin es verdadera (valor_si_ verdadero), y la accin a realizar si la condicin es falsa (valor_si_falso). d. Haga clic en Aceptar. El cuadro de dilogo Insertar funcin es reemplazado por el cuadro de dilogo Argumentos de funcin. 4. Cree una frmula que calcule la comisin para Hernndez. Si Hernndez cumple la cuota, la funcin calcular la comisin multiplicando el total de ventas por la tasa de comisin. Si Hernndez no cumple con la cuota, la funcin presentar una comisin de cero.
Puede hacer clic en las celdas para ingresar referencias de celda, si preere. Necesitar ingresar el resto del argumento.

a. En el cuadro de texto Prueba_ lgica,teclee E6>=Cuota. La condicin que desea que la funcin SI evale es si el total de ventas de la persona (en la celda E6) es mayor que o igual a la cuota. b. En el cuadro de texto Valor_si_ verdadero,teclee E6*Tasa_com. Si el agente de ventas ha cumplido la cuota, la funcin calcular la comisin multiplicando el total de ventas por la tasa de comisin.

Leccin 4: Trabajar con frmulas avanzadas

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LECCIN 4
c. En el cuadro de texto Valor_si_ falso,teclee 0. Si el representante no ha cubierto la cuota, la funcin presentar una comisin de 0.

d. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo e ingresar la funcin en la celda F6.

Recuerde, todos los datos numricos en la hoja de trabajo estn en miles.

5.

Cul es el resultado de la frmula?

6.

Copie la frmula en la celda F6 a F7:F10 y guarde el libro de trabajo.

a. Copie la frmula en la celda F6 a F7:F10. b. Guarde el libro de trabajo. Los resultados aparecen en la Figura 4-2.

7.

Quin cumpli la cuota?

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 4

ACTIVIDAD 4-4
Ingresar una funcin BUSCARV
Objetivo: Crear una frmula de incentivos. Puesta a punto: Est abierto el archivo Mis nombres.xls. Situacin: En el libro de trabajo Mis nombres, necesita crear una frmula de incentivos. Utilizar una funcin BUSCARV y nombres para crear una frmula que primero coincida con el total de ventas de Hernndez con un nmero en la columna izquierda de la tabla Bonicacin, y despus presente el nmero correspondiente desde la columna derecha de la tabla Bonicacin. Despus de crear la comisin para Hernndez, copiar al resto de los agentes de ventas. La Figura 4-3 muestra los resultados de la frmula copiada.

Figura 4-3: Los resultados de la frmula copiada.


Qu se hace Cmo se hace

Si no borra el contenido de una celda antes de hacer clic en el botn Insertar funcin, Excel supondr que desea editar la frmula existente.

1.

Elimine el contenido de la columna Bonificacin. Use el cuadro de dilogo Insertar funcin para insertar la funcin BUSCARV en la celda G6.

a. Seleccione la celda G6 y muestre el cuadro de dilogo Insertar funcin. b. Desde el listado desplegable Seleccione una categora, seleccione Bsqueda y referencia. c. Desde el cuadro de lista Seleccionar una funcin, seleccione BUSCARV. La estructura y una explicacin de la funcin BUSCARV aparecen en la parte inferior del cuadro de dilogo. La funcin BUSCARV tiene cuatro argumentos: el valor a buscar, la tabla en la cual buscar el valor, la columna en la tabla de bsqueda desde la cual presentar un valor y un argumento opcional para especificar que la funcin solo presente valores que coincidan exactamente.

Leccin 4: Trabajar con frmulas avanzadas

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LECCIN 4
2. Cree una frmula que coincida con el total de ventas de Hernndez a un nmero en la columna izquierda de la tabla Bonificacin y presente el valor correspondiente desde la columna derecha de la tabla Bonificacin. a. En el cuadro de texto Valor_ buscado,teclee E6. La funcin buscar el total de ventas de Hernndez en la tabla de bsqueda. b. En el cuadro de texto Matriz_buscar_ en,teclee Bonificacin. La funcin buscar el valor en el rango denominado Bonificacin (la tabla de incentivos). c. En el cuadro de texto Indicador_ columnas,teclee 2. La funcin presentar el valor correspondiente desde la segunda columna de la tabla de bonificaciones.

d. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo e ingresar la funcin SI en la celda G6.

Recuerde, todos los datos numricos en la hoja de trabajo estn en miles.

3.

Cul es el resultado de la frmula?

Copie la frmula en la celda G6 to G7:G10. Guarde y cierre el libro de trabajo. Los resultados aparecen en la Figura 4-3.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 4

ACTIVIDAD 4-5
Utilizar las funciones AHORA y PAGO
Archivos de datos: Calculadora de prestamos.xls

Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Su jefe est pensando comprar un auto nuevo y le gustara saber cunto adeudarn sus pagos. Ha creado un libro de trabajo llamado Calculadora de prestamos para calcular los trminos del prstamo. Necesita crear una frmula en la hoja de trabajo Trminos del prstamo que calcule el pago mensual usando la funcin PAGO. Necesita pedir prestados $25.000 y la tasa de inters es del 10%, y el trmino del prstamo es a 60 meses. Despus de calcular su pago, usa la funcin AHORA en la celda A8 para ingresar la fecha y hora actuales, as l sabr cuando ingres el clculo. Al terminar, cierre el archivo sin guardar.
Qu se hace 1. Utilizando el archivo Calculadora de prestamos.xls y la hoja de trabajo Trminos del prstamo, elabore una frmula usando la funcin PAGO que calcule el pago mensual. Cmo se hace a. En la celda F4, teclee =pago( para iniciar la frmula. El primer argumento que necesita ingresar es la tasa, que es la tasa de inters para el prstamo. b. Seleccione la celda D4, teclee /12 y despus una coma , para ingresar la tasa mensual.

Ahora necesita ingresar nper, que significa el nmero total de pagos al prstamo. c. Seleccione la celdal D5 y teclee , (una coma) para ingresar el nmero de pagos. Enseguida, ingresar el va, que significa valor presente (el principal).

Leccin 4: Trabajar con frmulas avanzadas

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LECCIN 4
d. Teclee - y seleccione la celda D3.

Ingrese la frmula. 2. 3. El pago mensual es . a. Cambie la cantidad principal a 25.000 y la tasa de inters a 10%.

Calcule los pagos a la cantidad principal de $25.000 a una tasa de inters del 10%.

4.

Cul es la nueva cantidad mensual a pagar?

5.

Ingrese la fecha y hora en la celda A8 usando la funcin AHORA. Cul es el formato de la fecha y hora?

a. En la celda A8, ingrese la frmula =Ahora( ).

6.

Cierre el archivo sin guardar.

TPICO D
Dar seguimiento a precedentes de celda
Ahora que sabe utilizar algunas de las funciones avanzadas de Excel para crear frmulas, podra desear auditar dichar frmulas y otras en los libros de trabajo. Excel le brinda mltiples caractersticas de auditora. En este tema, dar seguimiento a precedentes de celda. Despus haber creado una hoja de trabajo grande, compleja piensa que podra contener errores, pero no est seguro de cmo encontrarlos?. Con las caractersticas de auditora de Excel, puede ver el ujo de las frmulas al resaltar ciertas celdas con lneas y echas en la hoja de trabajo. En especco, puede dar seguimiento a precedentes de celda. Esto facilita la solucin de problemas puesto que puede ver el ujo de las frmulas.

Precedentes de celda

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 4
Denicin Las hojas de trabajo complejas y grandes podran contener errores. Si una frmula no est calculando el resultado esperado, entonces necesita vericar que la frmula est utilizando los datos correctos. Para realizar esta tarea, que se denomina solucin de problemas, Excel le ofrece varias caractersticas de Auditora. Las caractersticas de Auditora de Excel incluyen la capacidad para visualizar, o trazar, las celdas que una frmula utilice para calcular su resultado (denominadas Precedentes). Ejemplo Los precedentes son celdas que son referidas por una frmula. Por ejemplo, si la celda B10 contiene la frmula =SUMA(B5:B9), entonces las celdas B5:B9 son precedentes de la celda B10. Flechas de seguimiento Las echas de seguimiento muestran grcamente el ujo de datos entre las celdas que contienen valores y aquellas que contienen frmulas. Estas echas sealan en la direccin que uyen los datos. Existen tres tipos de echas de seguimiento: Las echas de seguimiento de Frmula aparecen en azul slido. Las echas de seguimiento de Error en rojo slido. Las echas de seguimiento de Referencia externa (o referencia a otra hoja de trabajo en el mismo libro de trabajo) aparecen como echas negras punteadas precedidas por un cono de la hoja de trabajo.

Barra de herramientas Auditora de frmulas Con las caractersticas Auditora, puede verse el ujo de las frmulas. Las caractersticas Auditora estn disponibles en la barra de herramientas Auditora de frmulas, que puede verse al: seleccionar VerBarras de herramientasAuditora de frmulas; o seleccionar HerramientasAuditora de frmulasMostrar barra de herramientas Auditora de frmulas.

Figura 4-4: La barra de herramientas Auditora de frmulas.

Dar seguimiento a precedentes de celda

Leccin 4: Trabajar con frmulas avanzadas

79

LECCIN 4
Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Para dar seguimiento a precedentes de celda:
1. 2. 3. 4.

Seleccione la celda que contenga la frmula o datos para los cuales desea dar seguimiento a celdas precedentes. En la barra de herramientas Auditora de frmulas, haga clic en el botn Rastrear precedentes. Si es necesario, haga clic en el botn Rastrear presedentes de nuevo para identicar el siguiente nivel de celdas que proporcionan datos a la celda activa. Para eliminar las echas de trazado un nivel a la vez, en la barra de herramientas Auditora de frmulas, haga clic en el botn Quitar un nivel de precedentes.

Eliminar echas de seguimiento Despus de utilizar las caractersticas Auditora, podra terminar con muchas echas de seguimiento en la hoja de trabajo. En un momento dado, desear eliminarlas. Para ello, en la barra de herramientas Auditora de frmulas, haga clic en el botn Quitar todas las echas.

ACTIVIDAD 4-6
Seguir precedentes de celda
Objetivo: Utilizar las funciones de Auditora para facilitar la visualizacin de las celdas a las cuales se reere una frmula. Archivos de datos: Auditoria.xls

Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Termin un libro de trabajo llamado Auditora. Contiene datos de venta para la empresa durante todo el ao. Es un libro de trabajo muy importante que ser distribuido a un nmero de personas, as que quiere asegurarse de que las frmulas sean correctas. Discute las opciones con su compaero de trabajo, quien sugiere utilizar la barra de herramientas Auditora de frmulas para primero dar seguimiento a precedentes de celda. Al terminar, elimina las echas de seguimiento.

80

Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 4
Qu se hace 1. Con el archivo Auditoria.xls file abierto y la barra de herramientas Auditora de frmulas mostrada en un rea en blanco de la hoja de trabajo, siga los precedentes para las ventas totales del primer trimestre. Cmo se hace a. En el archivo Auditoria, muestre la barra de herramientas Auditora de frmulas y arrstrela a un rea en blanco de la hoja de trabajo. b. Seleccione la celda D22. Esta celda contiene las ventas totales para el primer trimestre. c. Haga clic en el botn Rastrear preceden. tes 2. Qu ocurre?

3.

Qu ocurre cuando hace doble clic en la punta de la flecha de seguimiento?

4.

Elimine las flechas precedentes.

a. Seleccione la celda D22. b. Haga clic en el botn Quitar un nivel de . precedentes

Leccin 4: Trabajar con frmulas avanzadas

81

LECCIN 4
5. Muestre dos niveles de flechas precedentes para la celda H22, y despus elimine todas las flechas. a. Seleccione la celda H22. Esta celda muestra el total de ventas anual. La frmula agrega todas las ventas individuales de los representantes de ventas. b. Haga clic dos veces en el botn Rastrear precedentes para ver dos niveles de flechas precedentes.

Esto facilita ver de donde vienen los datos usados en los clculos. c. Haga clic en el botn Quitar todas las . flechas

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 4

TPICO E
Dar seguimiento a dependientes de celda
En el tema anterior, audit frmulas siguiendo precedentes de celda. Puede auditar frmulas dando seguimiento a dependientes de celda. En este tema lo har. De manera similar a seguir precedentes de celda, tambin puede seguir dependientes de celda. El ujo de las frmulas ser aparente visiblemente, haciendo ms fcil encontrar errores.

Dependientes de celda
Denicin Las caractersticas Auditora de Excel tambin incluyen la capacidad de seguir celdas que contienen frmulas que utilizan el resultado de la frmula en la celda activa (llamadas dependientes). Ejemplo Dependientes son celdas que contienen frmulas que reeren a la celda activa. Por ejemplo, la celda B35 contiene la frmulas =B10+B34. La celda B35 es dependiente de la celda B10.

Dar seguimiento a dependientes de celda


Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Para dar seguimiento a dependientes de celda:
1. 2. 3. 4.

Seleccione la celda que contiene la frmula para la cual desea ver celdas dependientes. En la barra de herramientas Auditora de frmulas, haga clic en el botn Rastrear dependientes. Si es necesario, haga clic en el botn Rastrear dependientes de nuevo para identicar el siguiente nivel de celdas que dependen de la celda activa. Para eliminar las echas de seguimiento un nivel a la vez, en la barra de herramientas Auditora de frmulas, haga clic en el botn Quitar un nivel de dependientes.

Leccin 4: Trabajar con frmulas avanzadas

83

LECCIN 4

ACTIVIDAD 4-7
Dar seguimiento a dependientes de celda
Objetivo: Utilizar las funciones de Auditora para facilitar la visualizacin de las celdas que contienen frmulas que se reeren a la celda activa. Puesta a punto: Est abierto el archivo Auditoria.xls. Situacin: Una vez que termine de dar seguimiento a precedentes de celda, necesita dar seguimiento a dependientes de celda. Una vez ms, usa la barra de herramientas Auditora de frmulas. Al terminar, elimina las echas de seguimiento.
Qu se hace 1. De seguimiento a los dependientes para las ventas del 1er trim. de Alicia Mondino. Cmo se hace a. Seleccione la celda D17. b. Haga clic en el botn Rastrear depen. dientes

2.

Qu ocurre?

3.

Qu ocurre al hacer clic nuevamente en el botn Rastrear dependientes?

Elimine todas las flechas de seguimiento.

84

Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 4

TPICO F
Localizar errores en frmulas
En el tema anterior, audit frmulas dando seguimiento a dependientes de celda. Tambin puede utilizar las caractersticas Auditora para encontrar la fuente de un error en una frmula. En este tema, dar seguimiento a los errores. Ha dado seguimiento a precedentes y dependientes de celda y ahora sabe exactamente lo que las frmulas estn calculando. Suponga que se percata de que una de las frmulas tiene error en un valor. Puede utilizar nuevamente las caractersticas Auditora para encontrar los errores. Con algunos clics del ratn, Excel encontrar la fuente del error, y la frmula se corregir en segundos.

Localizar errores en frmulas


Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Si una frmula resulta en un valor errneo, puede utilizar el botn Rastrear error para identicar la fuente de error. Cada tipo de error tiene una causa distinta y diferente solucin. Para informacin referente a la forma de encontrar y corregir errores especcos en frmulas, consulte Ayuda de Microsoft Excel, Buscar y corregir errores en frmulas. Para ubicar errores en frmulas:
1. 2.

Seleccione la celda que contenga el error. En la barra de herramientas Auditora de frmulas, haga clic en el botn Rastrear error. Excel muestra echas desde la fuente de error hasta la celda activa.

Leccin 4: Trabajar con frmulas avanzadas

85

LECCIN 4

ACTIVIDAD 4-8
Ubicar errores en frmulas
Puesta a punto: Est abierto el archivo Auditoria.xls. Situacin: Ahora que ha dado seguimiento a precedentes y dependientes, el ltimo paso es ubicar errores. Sigue los errores para la gura de ventas promedio por persona por trimestre, y encuentra problemas. Arregla los errores ingresando los siguientes datos en el rango D11:G11 : 21200, 27300, 24500, y 26750. Despus elimina las echas, cierra la barra de herramientas Auditora de frmulas y cierra el libro de trabajo sin guardarlo.
Qu se hace 1. Qu est mal en la celda I24? Cmo se hace

Tambin puede utilizar la sugerencia en pantalla que aparece a la izquierda de la celda I24 para dar seguimiento a los errores.

2.

D seguimiento a los errores en la figura del promedio de ventas por persona por trimestre.

a. Seleccione la celda I24. b. Haga clic en el botn Rastrear error . Excel muestra flechas desde la fuente de error hasta la celda activa.

3.

Qu revelan las flechas de seguimiento?

86

Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 4
4. Elimine toda flecha. Ingrese los siguientes datos en el rango D11:G11 : 21200, 27300, 24500, y 26750. a. Seleccione el rango D11:G11. b. Ingrese los siguientes nmeros en el rango seleccionado: 21200, 27300, 24500, 26750.

5.

Estn corregidos los errores?

Leccin 4 Seguimiento
Ahora sabe crear frmulas avanzadas y auditar libros de trabajo. Utilizando ambas opciones, los libros de trabajo sern valiosos para otros usuarios, y los datos sern exactos.
1. En qu tipo de libros de trabajo utilizar referencias 3-D en las frmulas?

2.

Se le ocurren nombres para sus libros de trabajo?

3.

Qu caractersticas de auditora utilizara en los libros de trabajo?

Leccin 4: Trabajar con frmulas avanzadas

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NOTAS

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 5

LECCIN 5
Analizar datos
Objetivos de la leccin:
En esta leccin, podr Utilizar Tablas dinmicas, Grcos dinmicos y otras herramientas de anlisis para datos. Usted podr: Utilizar el asistente Tabla dinmica y grco dinmico para crear un informe de Tabla dinmica. Crear un informe de Grco dinmico utilizando un informe de Tabla dinmica existente. Crear escenarios utilizando la caracterstica Administrador de escenarios. Utilizar la herramienta Solver para resolver un problema con una variable. Utilizar la herramienta Buscar objetivo para resolver un problema con una variable.

Duracin de la leccin 40 minutos a 50 minutos

Leccin 5: Analizar datos

89

LECCIN 5
Introduccin
Ahora sabe crear frmulas avanzadas y auditar sus libros de trabajo. Existen otras caractersticas que puede utilizar para sumar rpidamente y organizar datos y as ofrecer un anlisis. En este tema, trabajar con algunas de estas caractersticas. Como puede saber, al trabajar con datos ms grandes y complejos, a menudo se necesita ofrecer un anlisis detallado y resmenes de dichos datos. Dada la complejidad de los datos, puede ser ms difcil organizar y compendiar. Creando informes de Tabla dinmica, puede rpidamente sumar, organizar analizar y comparar grandes cantidades de datos. Adems, alguna vez ha conocido la respuesta que deseaba que una frmula presentara, pero no saba los valores de ingreso necesarios para ello? Utilizando herramientas de anlisis en Excel, puede responder esa pregunta, lo cual le puede ayudar a realizar un pronstico.

TPICO A
Crear un informe de Tabla dinmica
En la leccin anterior, cre frmulas avanzadas y audit hojas de trabajo. Tambin trabaj con ordenamiento y ltracin. Existen otras caractersticas que puede utilizar en Excel para compendiar y analizar datos y para pronosticar con base en un criterio especco. En este tema, crear un informe de Tabla dinmica. Suponga que tiene un libro de trabajo grande, complejo, que necesita compendiar. Lo observa y piensa, No tengo idea cmo comenzar. Utilizando informes de Tabla dinmica, puede combinar rpidamente y comparar grandes cantidades de datos. Adems, dado que es fcil manipularlos, puede cambiar la manera en que se compendian.

Informes de Tabla dinmica


Un informe de Tabla dinmica es una tabla de hoja de trabajo interactiva. Puede crear un informe de Tabla dinmica para compendiar, organizar, analizar y comparar rpidamente grandes cantidades de datos. Los datos que se usan para crear un informe de Tabla dinmica se llaman datos fuente. Estos datos pueden provenir de mltiples lugares incluyendo datos de Excel y fuentes externas de datos. Los informes de Tabla dinmica simplican en mucho el proceso de crear compendios y anlisis de datos. Para especicar la porcin de los datos fuente a utilizar en un informe de Tabla dinmica, se eligen Campos y Elementos. Los campos son categoras de datos, y los elementos son subcategoras en un campo. Por ejemplo, 2001 sera un elemento en un campo llamado Ao. Existen dos tipos de campos: Campos la/columna/pgina y Campos de datos. Los Campos la/columna/pgina normalmente contienen una serie limitada de valores de texto - por ejemplo, Norte, Sur, Este y Oeste. Los campos de datos normalmente contienen datos numricos usados para sumar - por ejemplo, cantidades de ventas. El informe de Tabla dinmica tiene su nombre debido a que puede rotar los encabezados de la y columna para lograr distintas conguraciones de datos. Si los datos fuente cambian, puede actualizar el informe. Tambin puede crear informes de Tabla dinmica que muestren los niveles de datos en un informe de Tabla dinmica.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 5
Crear un informe de Tabla dinmica
Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento El asistente Tabla dinmica y grco dinmico es una serie de cuadros de dilogo interactivos que lo llevan a travs de pasos para crear un informe Tabla dinmica o bien, uno Grco dinmico. La Ayuda est siempre disponible en cada paso del asistente. Puede elegir de las siguientes tipos de fuentes de datos: Lista Microsoft Excel o base de datos es fuente de datos en forma de lista, residente en una hoja de trabajo o libro de trabajo que ha etiquetado columnas. Fuente de datos externa es una fuente de datos a partir de archivos de bases de datos externas, tablas creadas usando aplicaciones externas, o sistema de manejo de bases de datos tales como Microsoft Access, FoxPro, dBASE, Oracle, o SQL Server. Rangos de consolidacin mltiple es una fuente de datos a partir de mltiples rangos de hojas de trabajo Excel que tienen etiquetas para la y columna. Otro Informe de Tabla dinmica o Informe de Grco dinmico es fuente de datos de un informe de Tabla dinmica existente en el mismo libro de trabajo. (Esta opcin es til cuando ha creado un informe de Tabla dinmica a partir de datos externos y no quiere crear una consulta nuevamente).

Para crear un informe de Tabla dinmica:


1. 2.

Seleccione una celda dentro de la lista de datos que utilizar para crear el informe de Tabla de datos. Seleccione DatosInforme de tablas y grcos dinmicos para mostrar el Asistente para tablas y grcos dinmicos.
El tipo de fuente de datos que seleccione en esta ventana determinar qu informacin aparecer en la siguiente ventana.

3. 4.

Seleccione el tipo de fuente de datos. Si selecciona Lista o base de datos de Microsoft Excel, haga clic en Siguiente para mostrar el paso 2 del ayudante. Excel automticamente selecciona un rango de celdas contiguas que rodean a la celda activa. Haga clic en Siguiente para mostrar el paso 3 y as seleccionar un lugar para su informe. Puede poner el informe de Tabla dinmica en una hoja de trabajo nueva o en la hoja de trabajo existente. Haga clic en Finalizar para crear un informe de Tabla dinmica en pantalla. El rea de diseo de la Tabla dinmica contiene las siguientes reas: Fila para mostrar elementos en el campo como etiquetas de la. Columna para mostrar elementos en el campo como etiquetas de columna. Datos para sumar valores en el cuerpo de la tabla. Pgina para mostrar datos de un elemento a la vez en la tabla.

5.

6.

7.

Arrastre los campos con los datos que desee mostrar en las las al rea Coloque campos de la aqu.

Leccin 5: Analizar datos

91

LECCIN 5
8. 9.

Arrastre los campos con los datos que desee mostrar a lo largo de las columnas al rea Coloque campos de columna aqu. Arrastre los campos con los datos que desee compendiar al rea Coloque datos aqu. campos de pgina aqu.

10. Arrastre los campos que desee utilizar como campos de pgina al rea Coloque

Figura 5-1: La barra de herramientas Tabla dinmica.

ACTIVIDAD 5-1
Crear un informe de Tabla dinmica
Objetivo: Crear un informe de Tabla dinmica que le permitir resumir fcilmente una gran cantidad de datos complejos de muchas maneras. Archivos de datos: Resumen.xls

Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Le han heredado otro libro de trabajo que su jefe necesita tener actualizado. Contiene una gran cantidad de datos. Su jefe tiene problemas para leerlo y le pide que compendie los datos. Ha escuchado que los informes de Tabla dinmica son excelentes para compendiar grandes cantidades de datos, as que decide intentar con uno. Utiliza el asistente de Tabla dinmica y grco dinmico para crear un informe de Tabla dinmica con los mismos datos en el libro de trabajo Resumen. Coloca el informe de Tabla dinmica en una nueva hoja y la guarda como Mi resumen. El informe de Tabla dinmica terminado aparece en la Figura 5-2.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 5

Figura 5-2: El informe de Tabla dinmica terminado.


Qu se hace 1. En el archivo Resumen.xls, muestre el Asistente Tabla dinmica y grfico dinmico para el encabezado Ao. Cmo se hace a. En el archivo Resumen, seleccione la celda A4. b. Seleccione DatosInforme de tablas y grficos dinmicosReport para mostrar el asistente para tablas y grficos dinmicos.

2.

Desde qu tipo de datos puede crear un informe de Tabla dinmica o un informe de Grfico dinmico?

Leccin 5: Analizar datos

93

LECCIN 5
3. Termine los pasos en el asistente para crear un informe de Tabla dinmica desde una lista de Excel, usando el rango predeterminado de datos, y creando el informe de Tabla dinmica en una hoja de trabajo nueva. a. Haga clic en Siguiente para indicar que desea crear un informe de Tabla dinmica desde una lista de Excel y para moverse a la ventana Asistente para tablas y grficos dinmicos - paso 2 de 3 .

Excel automticamente selecciona un rango de celdas contiguas alrededor de la celda activa. b. Haga clic en Siguiente para mostrar la ventana Asistente de tablas y grficos dinmicos - paso 3 de 3, que le pregunta si quiere el informe de Tabla dinmica en una hoja nueva o existente. c. Haga clic en Finalizar para aceptar la forma predeterminada de Nueva hoja de trabajo y para crear el informe de Tabla dinmica bsico. Excel muestra una cuadrcula bsica para el informe de Tabla dinmica, la barra de herramientas Tabla dinmica y la lista de campo Tabla dinmica.

Ahora, puede arrastrar los nombres de campo desde la lista hacia las distintas reas de la cuadrcula Tabla dinmica para crear el informe Tabla dinmica.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 5
4. Arrastre los campos a fin de que haya una columna creada para cada ao, una para cada mes, y el rea de datos muestre copias totales vendidas para cada celda ao/mes. a. Arrastre el campo Ao desde la lista de campo Tabla dinmica al rea Coloque campos de columna aqu de la cuadrcula del informe Tabla dinmica. Una columna se crea en el informe Tabla dinmica para cada ao en la lista de fuentes de datos. b. Arrastre el campo Mes al rea Coloque campos de fila aqu. Se crea una fila en el informe de Tabla dinmica para cada mes en la lista de fuentes de datos. c. Arrastre el campo Copias al rea Coloque datos aqu. El rea de datos muestra las copias totales vendidas para cada celda ao/mes. El informe completo de Tabla dinmica aparece en la Figura 5-2. 5. Qu muestra la tabla?

TPICO B
Crear un informe de Grco dinmico
En el tema anterior, cre un informe de Tabla dinmica. Sin embargo Que tal si desea que los datos en el informe de Tabla dinmica sean representados grcamente? En este tema, crear un informe de Grco dinmico a partir de un informe de Tabla dinmica existente. Suponga que ha creado un buen informe de Tabla dinmica. Est satisfecho, porque los datos son ms fciles de entender ahora que estn compendiados; sin embargo, el informe de Tabla dinmica necesita algo. Decide crear un informe de Grco dinmico a partir del informe de Tabla dinmica. Ahora los datos del informe de Tabla dinmica sern ms signicativos puesto que los est representando grcamente.

Informe de Grco dinmico


Despus de crear un informe Tabla dinmica, puede elaborar un Informe Grco dinmico. Un informe Grco dinmico es un grco interactivo que puede utilizar para representar grcamente los datos de un informe de Tabla dinmica.

Leccin 5: Analizar datos

95

LECCIN 5
Al crear un informe de Grco dinmico a partir de un informe de Tabla dinmica existente, Excel automticamente crea un grco de columnas agrupadas en una hoja de grco y usa el diseo de un informe de Tabla dinmica para determinar la ubicacin de los campos. Los campos de la en la tabla se convierten en campos de categora en el grco, y los campos de columna en la tabla se convierten en los campos de serie en el grco. Si desea hacer cambios a un informe de Grco dinmico despus de crearlo, tales como cambiar el tipo de grco o su ubicacin, simplemente haga clic en el botn Asistente para grcos. Adems, ya que el informe de Grco dinmico es creado a partir del informe de Tabla dinmica, los cambios hechos a un informe afectan al otro.

Crear un informe de Grco dinmico


Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Para crear un informe de Grco dinmico a partir de un informe de Tabla dinmica existente:
1. 2.

Seleccione una celda en el informe existente Tabla dinmica. En la barra de herramientas Tabla dinmica, haga clic en el botn Asistente para grcos.

ACTIVIDAD 5-2
Crear un informe de Grco dinmico
Puesta a punto: Est abierto el archivo Mi resumen.xls. Situacin: Ahora que ha creado un informe de Tabla dinmica a partir del libro de trabajo Resumen, los datos son ms fciles de leer e interpretar; sin embargo, si tuviera una representacin grca de los datos en el informe Tabla dinmica, sera mucho mejor. Entonces, podra utilizarla en una presentacin que su jefe tenga que hacer. As, elabora un informe de Grco dinmico a partir del informe de Tabla dinmica. El grco terminado aparece en la Figura 5-3.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 5

Figura 5-3: El informe de Grfico dinmico terminado. Al terminar, guarde y cierre el archivo.
Qu se hace 1. Elabore un informe de Grfico dinmico a partir del informe de Tabla dinmica existente usando el botn Asistente para grficos. Cmo se hace a. Verifique que est activo el informe Tabla dinmica. b. En la barra de herramientas Tabla dinmica, haga clic en el botn Asistente . para grficos

2.

Qu ocurre?

3.

Cul es el propsito de los botones Mes y Ao?

Guarde y cierre el archivo.

Leccin 5: Analizar datos

97

LECCIN 5

TPICO C
Crear escenarios
En el tema anterior, utiliz informes de Grco dinmico para compendiar datos visualmente. Suponga que desea hacer mayor anlisis. Excel le ofrece un nmero de herramientas para analizar libros de trabajo. En este tema, utilizar escenarios. Alguna vez ha tenido que tomar una decisin que implique un nmero de opciones, y dese conocer el resultado de cada una antes de tomar la decisin correcta? La misma situacin puede ocurrir con datos en Excel. Podra preguntarse cul sera el resultado de una frmula en particular si las referencias en la frmula fuesen distintas. Utilizando escenarios, puede pronosticar un resultado en particular sustituyendo series de datos. Tendr los datos que necesita para planicar, y ahorrar tiempo, puesto que no tendr que crear nuevamente una hoja de trabajo con los datos previstos.

Escenarios
Denicin En Excel, puede crear y guardar series de valores de entrada que producen resultados distintos denominados escenarios con el nombre que les especique. Cada escenario representa una suposicin y si que puede aplicar a una hoja de trabajo para ver cmo afecta otras partes de la hoja de trabajo. Los escenarios son tiles cuando tiene una situacin y si con variables inciertas. Ejemplo Por ejemplo, al proyectar gastos o elementos del presupuesto de ingreso para el siguiente ao, puede trabajar con distintas series de valores que calculen el gasto e ingreso totales. Al crear distintas series de celdas de cambios tanto para el gasto como para el ingreso, puede cambiar entre ellas para hacer el anlisis y si.

Crear escenarios
Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Para crear un escenario:
1. 2. 3. 4. 5. 6.

Seleccione un rango para el cual desee crear un escenario. Seleccione HerramientasEscenarios para mostrar el administrador de escenarios. Haga clic en Agregar para mostrar el cuadro de dilogo Agregar escenario. En el cuadro de texto Nombre del escenario, teclee un nombre para el escenario. Si desea, agregue un comentario en el cuadro de lista Comentarios. Haga clic en Aceptar.
Es una buena idea crear un escenario con los valores originales antes de crear un escenario que cambie los valores.

7.

En el cuadro de dilogo Valores del escenario, cambie los valores segn lo requiera.
Excel 2002: 2do Nivel

98

LECCIN 5
8.

Haga clic en Aceptar para crear un escenario.

Visualizar escenarios Despus de crear un escenario, querr visualizarlo. Para ello: 1. Seleccione HerramientasEscenarios. 2. 3. En el cuadro de dilogo Administrador de escenarios, seleccione el escenario deseado. Haga clic en Mostrar. Haga clic en Aceptar.

Eliminar escenarios Al terminar con un escenario, probablemente querr eliminarlo. Para ello: 1. 2. 3. Seleccione HerramientasEscenarios. Seleccione el escenario a eliminar. Haga clic en Eliminar. Haga clic en Aceptar.

ACTIVIDAD 5-3
Crear escenarios
Archivos de datos: Y si.xls

Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Su jefe quiere que realice un anlisis y si en el libro de trabajo Y si. Desea que elabore dos escenarios con la siguiente informacin: El escenario se llama 2002 Original y cambiar los datos de gastos e ingreso. Elabore un comentario que diga 2002 presupuesto proyectado, sin cambios planeados, y acepte los valores en uso. Cree otro escenario que incremente el presupuesto de publicidad a 40.000. Denomine el escenario 2002 Empuje de publicidad, y agregue un comentario que diga 2002 proyecto de gastos con aumento de publicidad. Cambie los valores como se indica en la Figura 5-4.

Una vez creados los escenarios, puede visualizarlos antes de mostrarlos a su jefe. Entonces, cierra el administrador de escenarios, guarda y cierra el libro de trabajo.

Leccin 5: Analizar datos

99

LECCIN 5

Figura 5-4: Los nuevos valores para el segundo escenario.


Qu se hace 1. Cmo se hace

En el libro de trabajo Y si.xls , Qu calculan las frmulas en las celdas C11, F11, y C13?

100

Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 5
2. Elabore un escenario denominado 2002 Original. El escenario afectar los datos de gasto e ingreso. Creee un comentario que diga 2002 presupuesto proyectado, sin cambios planeados, y acepte los valores en uso. Regrese a la hoja de trabajo y guarde al libro de trabajo como Mi y si. a. Seleccione C4:C9 y F4:F8. b. Seleccione HerramientasEscenarios para mostrar el Administrador de escenarios. En este momento, no hay escenarios definidos. c. Haga clic en Agregar para mostrar el cuadro de dilogo Agregar escenario. d. En el cuadro de texto Nombre del escenario,teclee 2002 Original. Los rangos seleccionados aparecen en el cuadro de dilogo Celdas cambiantes. e. Cambie el comentario para que se lea 2002 presupuesto proyectado, sin cambios planeados .

f.

Haga clic en Aceptar para mostrar el cuadro de dilogo Valores del escenario. Este es el cuadro de dilogo que puede utilizar para establecer valores de escenario para las celdas cambiantes.

g. Haga clic en Aceptar para aceptar los valores en uso y regresar al cuadro de dilogo Administrador de escenarios. El nuevo escenario aparece ahora en el listado Escenarios. h. Cierre el cuadro de dilogo Administrador de escenarios y guarde el libro de trabajo como Mi y si.

Leccin 5: Analizar datos

101

LECCIN 5
3. Cree otro escenario que incremente el presupuesto de publicidad a 40.000. Denomnelo 2002 Empuje de publicidad, y agregue un comentario que diga 2002 proyecto de gastos con aumento de publicidad. Cambie los valores tal y como se indica en la Figura 5-4. Regrese al cuadro de dialogo Administrador de escenarios. a. Cambie el gasto Publicidad a 40.000. b. Muestre el cuadro de dilogo Administrador de escenarios. c. Muestre el cuadro de dilogo Agregar escenario. d. Nombre el nuevo escenario 2002 Empuje de publicidad . e. Agregue el comentario 2002 proyecto de gastos con aumento de publicidad . f. Haga clic en Aceptar.
Asegrese de desplazarse hacia abajo en el cuadro de dilogo Valores del escenario e introduzca los nuevos valores para el ingreso.

g. Desplcese hacia abajo para cambiar los valores indicados en la Figura 5-4. h. Haga clic en Aceptar. 4. Cmo puede visualizar un escenario?

5.

Muestre el escenario 2002 Original y despus muestre el escenario 2002 Empuje de publicidad.

a. Verifique que se seleccione el escenario 2002 Original y haga clic en Mostrar. b. Seleccione el escenario 2002 Empuje de publicidad y haga clic en Mostrar.

6.

Qu efecto tiene el escenario 2002 Empuje de publicidad?

7.

La proyeccin de utilidades ahora es

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 5

TPICO D
Utilizar la herramienta Solver
Ahora sabe crear escenarios, explore otra herramienta de anlisis. En este tema, utilizar la herramienta Solver. A menudo sabe la respuesta que espera de una frmula, pero no sabe los valores de entrada necesarios para obtenerla. Para llegar a ello, tiene que cambiar el plazo, el monto principal, y la tasa de inters muchas veces antes de obtener el resultado deseado. Solver puede hacer esto. Es tan simple como determinar el valor mximo y mnimo de una celda cambiando otras celdas. Tendr la respuesta a su problema en cuestin de segundos.

La herramienta Solver
Solver se usa para realizar anlisis complejos y si. Puede utilizarla cuando est buscando el valor ptimo para una celda ajustando los valores de varias celdas, o bien, cuando desea establecer lmites (restricciones) en uno o ms valores implicados en el clculo. Solver examina datos de la hoja de trabajo y sugiere soluciones. En vez de suponer y adivinar la respuesta a problemas analticos, puede utilizar Solver.

Utilizar la herramienta Solver


Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Antes de utilizar Solver, debe instalar esta opcin, al igual que cualquier otra opcin Excel a agregar. Al utilizar Solver, deber denir un problema especicando: La Celda objetivo: La celda en la hoja de trabajo la cual desea minimizar, maximizar, o jar en un cierto valor. Cambiar celdas: Las celdas que afectan el valor de la celda objetivo. Restricciones: Frmulas lgicas en la hoja de trabajo que especican condiciones que desea que cada respuesta satisfaga.

Para resolver un problema usando la herramienta Solver:


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Seleccione la celda objetivo. Deber contener una frmula. Seleccione HerramientasSolver. Aparece el cuadro de dilogo Parmetros de Solver. En el campo Valor de la celda objetivo, establezca el valor de la celda objetivo. En el cuadro de texto Cambiando las celdas, ingrese las referencias de celda que Solver puede cambiar para conseguir el resultado esperado. En el cuadro de texto Sujetas a las siguientes restricciones, ingrese toda restriccin, o haga clic en Agregar para utilizar el cuadro de dilogo Agregar restriccin. Haga clic en Aceptar, si es necesario, para cerrar el cuadro de dilogo Agregar restriccin. Haga clic en Resolver para mostrar el cuadro de dilogo Resultados de Solver. Puede seleccionar Utilizar solucin de Solver para conservar la solucin, o seleccionar Restaurar valores originales para restaurar los datos originales.

Leccin 5: Analizar datos

103

LECCIN 5
8.

Haga clic en Aceptar.

ACTIVIDAD 5-4
Utilizar la caracterstica Solver
Objetivo: Llegar a un pago por prstamo de $475 por medio de la modicacin de la cantidad principal y del plazo a 48 meses. Archivos de datos: Cronograma del prestamo.xls

Puesta a punto: Para terminar esta actividad, debe tener una instalacin completa de Microsoft Office XP Professional con FrontPage en su PC. Adems, deber estar instalado el Complemento Solver para terminar esta actividad. Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Ahora es el turno para vericar los pagos del prstamo. Planea comprar un auto nuevo. Bravo! revisa el libro de trabajo Prestamo que utiliz para calcular el prstamo hecho a su jefe. Ahora sabe que puede pagar mensualmente $475 en un trmino no mayor de 48 meses. Utilizar el libro de trabajo Calendario del prestamo y la herramienta Solver para saber cunto necesita pedir prestado.

104

Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 5
Qu se hace 1. Utilizando el archivo Calendario de prestamo.xls y la herramienta Solver, establezca las siguientes opciones para el prstamo. Su pago ser igual a $475, cambiar la cantidad principal, y fijar una restriccin en la que el trmino del prstamo ser menor o igual a 48 meses. Cmo se hace a. Con la celda F4 seleccionada, seleccione HerramientasSolverpara mostrar el cuadro de dilogo Parmetros de Solver. La celda F4 aparece en el cuadro de texto Celda objetivo. b. En la seccin Valor de la celda objetivo, seleccione Valores de, presione [Tab], teclee 475 y presione nuevamente [Tab] . Desea pagar $475.

Est activo el cuadro de texto Cambiando las celdas. Ingrese las celdas que Solver puede cambiar para llegar al resultado buscado. c. Seleccione la celda D3. Excel coloca un marco de seleccin alrededor de la misma e ingresa su referencia en el cuadro de texto Cambiando las celdas. Teclee , (una coma) para poder agregar otra referencia de celda y seleccione la celda D5.

Ahora, agregue una restriccin. d. Haga clic en Agregar para mostrar el cuadro de dilogo Agregar restriccin. El cuadro Referencia de celda est activo. Seleccione la celda D5. Verifique que <= aparezca en la segunda casilla del campo Referencia de celda. En el cuadro de texto Restriccin, teclee 48.

No desea que el plazo para el prstamo

Leccin 5: Analizar datos

105

LECCIN 5
sea mayor a 48 meses. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Agregar restriccin. La limitacin aparece en el cuadro de lista Sujetas a las siguientes restricciones.

e. Haga clic en Resolver. Aparece el cuadro de dilogo Resultados de Solver indicando que Solver encontr una solucin.

Ahora tiene la opcin de conservar la solucin de Solver o restaurar los valores originales. 2. Obtuvo los resultados deseados?

3.

Acepte la solucin de Solver. Guarde el archivo como Mi calendario de prestamo.

a. Haga clic en Aceptar para aceptar la solucin de Solver. b. Guarde el archivo como Mi calendario de prestamo.

106

Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 5

TPICO E
Utilizar la herramienta Buscar objetivo
Ahora que sabe utilizar Solver, explore otra herramienta de anlisis. En este tema, utilizar la herramienta Buscar objetivo. Solver es una excelente herramienta para resolver problemas con mltiples variables y restricciones; sin embargo, qu hacer cuando se tiene un problema con una variable? Buscar objetivo es la respuesta. Con Buscar objetivo, puede resolver una frmula basada en un valor que espera que la frmula presente. As, al igual que Solver, puede resolver su problema simplemente en unos cuantos pasos usando Buscar objetivo.

Buscar objetivo
La herramienta Buscar objetivo permite resolver problemas de una variable. Puede utilizar Buscar objetivo para resolver una frmula basada en un valor que espera que la frmula presente.

Utilizar la herramienta Buscar objetivo


Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Para utilizar la herramienta Buscar objetivo:
1. 2. 3. 4. 5. 6.

Seleccione la celda que contenga la frmula que desee resolver. Seleccione HerramientasBuscar objetivo para mostrar el cuadro de dilogo Buscar objetivo. En el cuadro de texto con el valor, ingrese los resultados que desee. En el cuadro de texto para cambiar la celda, ingrese la referencia de celda que contiene el valor que desea cambiar. Haga clic en Aceptar para encontrar una solucin. Aparece el cuadro de dilogo Estado de la bsqueda de objetivo. Haga clic en Aceptar para aceptar la solucin.

Leccin 5: Analizar datos

107

LECCIN 5

ACTIVIDAD 5-5
Utilizar la herramienta Buscar objetivo
Objetivo: Llegar a un pago de $350 por medio de la modicacin del plazo del prstamo. Puesta a punto: Est abierto el archivo Mi calendario de prstamo.xls. Situacin: Su situacin nanciera ha cambiado. Ahora, solo puede pagar $350. Tambin necesita comprar un automvil menos caro. La deuda principal es de $17.500 y el inters de 12%. El plazo puede ser tan alto como sea posible. Necesita ese automvil! Esta vez utilizar la herramienta Buscar objetivo para determinar el plazo del prstamo.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 5
Qu se hace 1. Utilizando la herramienta Buscar objetivo, determine el plazo para el prstamo. El monto principal es de $17.500. Su pago deber ser igual a $350. Cmo se hace a. Cambie la deuda principal a $17.500. b. Seleccione la celda F4. c. Seleccione HerramientasBuscar objetivo para mostrar el cuadro de dilogo Buscar objetivo. La celda F4 aparece en el cuadro de dilogo Definir la celda. d. En el cuadro de texto con el valor,teclee 350. No quiere que sus pagos excedan $350. Presione [Tab] para ir al cuadro de texto Para cambiar la celda. Desea que solo cambie el plazo.Seleccione la celda D5.

Haga clic en Aceptar. Se muestran los resultados de Buscar objetivo. Buscar objetivo encontr una solucin.

Ahora tiene la opcin de conservar la solucin de Buscar objetivo o restaurar los valores originales. 2. Obtuvo los resultados deseados?

3.

Cul es el trmino del prstamo?

Leccin 5: Analizar datos

109

LECCIN 5
4. Acepte la solucin de Buscar objetivo. Guarde y cierre el archivo. a. Haga clic en Aceptar para aceptar la solucin de Buscar objetivo. b. Guarde y cierre el archivo.

Leccin 5 Seguimiento
Ahora sabe sumar y analizar sus libros de trabajo. Al hacerlo, puede incrementar el valor de los datos en sus libros, y utilizar los datos para ayudarse y ayudar a otros a realizar un pronstico.
1. Para qu tipos de datos crear Tablas dinmicas y Grficos dinmicos?

2.

Qu tipos de escenarios crear?

3.

Para qu problemas utilizar la caracterstica Solver y Buscar objetivo?

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 6

LECCIN 6
Colaborar
Objetivos de la leccin:
En esta leccin, podr Utilizar la caractersticas Web y comentarios para colaborar con otros. Usted podr: Insertar y editar un hipervnculo. Agregar y editar un comentario en una hoja de trabajo. Crear un comentario de discusin. Responder a un comentario de discusin.

Duracin de la leccin 30 minutos a 40 minutos

Leccin 6: Colaborar

111

LECCIN 6
Introduccin
En este momento, ha adquirido mucha experiencia en Excel. Puede incluso estar interesado en utilizar algunas de las herramientas de colaboracin ofrecidas por Excel. Existen muchas, y en esta leccin, trabajar con algunas de ellas. Alguna vez ha creado libros de trabajo en Excel tan similares entre s que de alguna forma desea unirlos? o, alguna vez ha creado un libro de trabajo que deso poder compartir con otros, a n de poder incluir su entrada? Con las herramientas de colaboracin de Excel, puede unir libros de trabajo y compartirlos con otros. As, tendr libros de trabajo que estarn actualizados e incluir toda la informacin apropiada.

TPICO A
Insertar y editar un hipervnculo
Ahora que es un experimentado usuario de Excel, es hora de revisar las caractersticas de colaboracin de Excel. Existen muchas que puede utilizar al compartir sus libros de trabajo. En este tema, insertar y editar un hipervnculo. Alguna vez ha creado un libro de trabajo muy similar a otro? Si es as, alguna vez consider incluir un vnculo entre los dos libros? Ahora lo puede hacer. Insertando un hipervnculo, podr actualizar el libro de trabajo asociado, asegurando que los datos en ambos libros de trabajo sean iguales.

Hipervnculos
Un Hipervnculo es un vnculo dentro de un documento que abre otra pgina o archivo al hacer clic en ste. El vnculo puede ser hacia un nmero de elementos, incluyendo otro archivo, una pgina Web, una direccin de correo electrnico, o un programa. El hipervnculo por s mismo pued ser texto o un grco. Cuando seale sobre un hipervnculo, el puntero del ratn se convierte en una mano. Se muestra una sugerencia de herramienta con la ruta al vnculo junto con sugerencias sobre cmo abrir el archivo vinculado o seleccionar la celda. Despus puede hacer clic en el vnculo para ir al destino del vnculo.

Insertar y editar un hipervnculo


Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Para insertar un hipervnculo:
1. 2.

Seleccione la celda que incluir el hipervnculo. Seleccione InsertarHipervnculo para mostrar el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo.
Para instrucciones ms detalladas, vase el tema Ayuda de Excel, Crear un hipervnculo.

3. 4.

Bajo el encabezado Buscar en, seleccione el tipo de hipervnculo que desee crear. En el lado derecho del cuadro de dilogo, ingrese la informacin adecuada.

112

Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 6
5.

Haga clic en Aceptar para insertar el hipervnculo.

Editar un hipervnculo Tras insertar un hipervnculo, tal vez quiera editarlo. Lo puede hacer:
Para instrucciones ms detalladas, vase el tema Ayuda de Excel, Cambiar un hipervnculo.

1.

Cambiando el destino del hipervnculo; Cambiando la apariencia del texto del hipervnculo; o Cambiando el texto o grco para un hipervnculo. Haga clic en la celda que contenga el hipervnculo y mantenga presionado el ratn hasta que el puntero del mismo cambie a una cruz. Despus, suelte el botn del ratn Edite el texto en la barra Frmula.

Para cambiar el texto de un hipervnculo:

2.

ACTIVIDAD 6-1
Insertar y editar un hipervnculo
Objetivo: Insertar y editar un hipervnculo a un archivo existente. Archivos de datos: Colaboracin.xls

Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Cuenta con dos libros de trabajo muy similares. Uno se llama Colaboracin. El otro Empleado. De alguna manera quiere hacer una referencia cruzada entre los dos libros de trabajo, para que cuando se abra Colaboracin, el usuario del libro sepa que existe otro libro similar llamado Empleado. Decide insertar un hipervnculo en el libro de trabajo Colaboracin hacia el libro Empleado. Tras insertarlo, edita el texto del hipervnculo para que se lea Actualizar empleado. Utiliza el hipervnculo para abrir el archivo. Despus, cierra el archivo Empleado.

Leccin 6: Colaborar

113

LECCIN 6
Qu se hace 1. En la celda A2 del libro de trabajo Colaboracin.xls, inserte un hipervnculo al archivo Empleado.xls. Cmo se hace a. Con la celda A2 seleccionada, seleccione InsertarHipervnculo para mostrar el cuadro de dilogo Insertar Hipervnculo. b. Desde el cuadro de lista Buscar en, seleccione Empleado y haga clic en Aceptar. Haga clic fuera del hipervnculo. 2. Qu aparece en la celda A2?

3.

Qu ocurre cuando coloca el puntero del ratn sobre el hipervnculo?

4.

Edite el texto del hipervnculo para que se lea Actaulizar empleado.xls.

a. Haga clic y mantenga presionado el botn del ratn para seleccionar la celda A2. b. Utilizando la barra Frmula, edite el texto del hipervnculo para que se lea Actualizar empleado.xls.

5.

Qu ocurre cuando hace clic en el hipervnculo?

Cierre el archivo Empleado.xls.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 6

TPICO B
Agregar y editar comentarios en una hoja de trabajo
En el tema anterior, insert y edit un hipervnculo.Alguna vez ha abierto un libro de trabajo que alguien ms desarroll y, despus de ver los datos, verbalmente le dijo al autor sugerencias y mejoras a los datos de la hoja? Bien, ahora puede insertar las sugerencias en la hoja de trabajo utilizando comentarios. En este tema, agregar y editar comentarios en una hoja de trabajo. Abre un libro de trabajo que obtuvo de otro usuario de Excel. Necesita abrir los datos en dicho libro para su propio proyecto y se da cuenta de ciertos cambios que le hara para mejorarlo. Hay muchas formas de hacerle llegar sugerencias a la persona que le dio el libro de trabajo, pero ninguna tan sencilla como los comentarios. Utilizando comentarios, puede insertar cambios en el libro de trabajo. No tendr que preocuparse de que el autor del libro no reciba los comentarios, de que se pierdan, o de hacrselos llegar de otra manera. Los comentarios permanecern en el libro hasta que los borre. Adems, mientras el autor los recibe, l o ella puede responderle. Que manera tan fcil para comunicarse cuando se trate de libros de trabajo de Excel.

Comentarios
Un Comentario es una casilla de texto que contiene informacin acerca de una celda de hoja de trabajo. Puede utilizarlo como recordatorio o para ofrecer respuestas a otros usuarios. Al crear un comentario en una celda, aparece automticamente un indicador de comentario en dicha celda. Es un tringulo pequeo ubicado en la esquina superior derecha de la celda. Los indicadores de comentario le ayudan a identicar fcilmente la ubicacin de los comentarios en la hoja de trabajo. Adems, al crear un comentario, se identica con un nombre de usuario. Por lo tanto, si el libro de trabajo es un libro compartido o uno que ser dirigido a otros usuarios, se puede saber quin lo cre.

Agregar y editar comentarios en una hoja de trabajo


Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Para crear un comentario:
1. 2.

Seleccione la celda en la que desea agregar el comentario. Seleccione InsertarComentario. Aparece una casilla de comentario amarilla.
Si no quiere poner su nombre en el comentario, seleccinelo y elimnelo.

3. 4.

Teclee el texto del comentario. Al terminar, haga clic fuera del comentario para deseleccionarlo.

Leccin 6: Colaborar

115

LECCIN 6
Visualizar comentarios Puede visualizar comentarios utilizando alguno de los siguienes mtodos: Sealar la celda que contiene el indicador de comentario. Aparece una casilla de texto la cual contiene el comentario. Seleccionar VerComentarios. Aparecen todos los comentarios. Seleccionar nuevamente VerComentarios para cerrar todo comentario abierto. Utilizar la barra de herramientas Revisin para navegar, crear, eliminar o cerrar comentarios.

Imprimir comentarios Puede imprimir comentarios para una hoja de trabajo seleccionando una de las opciones de la casilla Comentarios en la pestaa Hoja del cuadro de dilogo Congurar pgina. Puede hacer que los comentarios se impriman tal y como aparecen en la hoja de trabajo o al nal de la misma. Si elige imprimirlos tal y como aparecen en la hoja de trabajo, primero deber mostrar el comentario.

ACTIVIDAD 6-2
Agregar y editar comentarios en una hoja de trabajo
Puesta a punto: Est abierto el archivo Colaboracin.xls. Situacin: Ahora que ha agregado un hipervnculo al libro de trabajo, se da cuenta de que su jefe est considerando algunos cambios a los datos de nmina que afectarn el libro. Est pensando rehacer el sistema de numeracin de empleados. Si lo hace, los datos del libro de trabajo se alterarn. Su jefe quiere que agregue un comentario al libro de trabajo en el encabezado # de empleado que se lea Qu le parece utilizar los nmeros de Seguro Social?. Despus,l podr enviar el libro a revisin de otras personas. Despus de agregar el comentario, su jefe cambia de opinin. Ahora desea que el comentario se lea Qu le parece utilizar los nmeros de las licencias de conducir?
Qu se hace 1. Agrega un comentario al texto # de empleado que se lea Qu le parece utilizar los nmeros de seguro social? Cmo se hace a. Con la celda D4 seleccionada, seleccione InsertarComentario. Aparece una casilla de comentario amarilla.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 6
b. Teclee Qu le parece utilizar los nmeros de seguro social?

c. Haga clic fuera del comentario para deseleccionarlo. 2. Se ve diferente el texto # de empleado?

3.

Qu ocurre cuando coloca el puntero del ratn en algn lugar de la celda?

4.

Edite el comentario para que se lea Qu le parece utilizar los nmeros de las licencias de conducir? Guarde el libro de trabajo como Mi colaboracin y cirrelo

a. Haga clic con el botn derecho en la celda D4 y seleccione Modificar comentario. Aparece el texto de comentario. b. Cambie el texto SS para que se lea licencia de conducir . c. Deseleccione el comentario. d. Guarde los libros de trabajo como Mi colaboracin y cierre el libro de trabajo.

Leccin 6: Colaborar

117

LECCIN 6

TPICO C
Crear comentarios de discusin
En el tema anterior, cre comentarios en una hoja de trabajo. Tambin puede crear comentarios de discusin, a n de poder discutir mediante la red. En este tema, crear un comentario de discusin. Ahora sabe insertar comentarios en los libros de trabajo. Suponga que en realidad desea tener una discusin con alguien en relacin a un libro de trabajo, pero la persona no est en el mismo lugar que usted. Al crear comentarios de discusin, puede discutir sobre libros de trabajo usando la red. No se necesita trabaja en el mismo lugar o incluso abrir el libro de trabajo al mismo tiempo. Adems, cualquiera con acceso al libro de trabajo y a la red puede formar parte en la discusin. Antes de darse cuenta, sus discusiones estarn completas y los libros actualizados.

Discusiones Web
Las discusiones Web permiten agregar comentarios de discusin a una pgina Web o cualquier archivo que pueda ser abierto con un navegador. Un comentario de discusin se asocia con un archivo de Office o una pgina Web y es almacenado en un Servidor de discusiones, el cual tambin almacena el lugar del archivo en cuestin. (Para informacin adicional sobre servidores de discusiones, vase Ayuda de Excel). Las discusiones estn enlazadas; por ello, si crea un comentario de discusin y otro usuario responde a dicho comentario, la respuesta aparecer directamente bajo el comentario original. Antes de discutir un documento en la red, el documento deber estar almacenado en cualquier parte de su red de trabajo o de internet. Tambin deber tener asignado permiso para tener discusiones por parte del administrador del servidor. Los permisos determinan el grado hasta el cual se puede participar en las discusiones. Dichos permisos se delnean en la tabla siguiente.

Permisos
Visualizar Discusiones de documentos Web Autor de discusiones de documento Web

Lo que se puede hacer


Visualizar discusiones en una pgina o documento Web. Adems de permisos Ver, puede contestar comentarios de discusin, agregar nuevos comentarios, y editar y eliminar sus propios comentarios de discusin. Adems de los permisos Autor mencionados, puede cerrar los comentarios de discusin. Adems de permisos Autor, puede eliminar discusiones en el servidor Web.

Cerrar discusiones de documentos Web Administrar discusiones de documento Web

Todo usuario con permiso para discusiones puede abrir un documento en internet Explorer, o en Excel, Word, o PowerPoint, y tener una discusin Web usando comentarios de discusin. Puede discutir un documento entero o parte del mismo usando la barra de herramientas Discusiones Web. La barra de herramientas Discusiones Web aparece en la Figura 6-1.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 6

Figura 6-1: La barra de herramientas Discusiones Web.

Crear comentarios de discusin


Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Para crear comentarios de discusin:
1. 2.

Si el documento en discusin no est an almacenado en la red de trabajo o en internet, habr que guardarlo primero en uno de estos lugares. Seleccione HerramientasColaboracin en lneaDiscusiones Web. Aparece la barra de herramientas Discusiones Web en la parte inferior de la ventana del documento.
Para esta leccin, este paso deber haber sido terminado como parte de la preparacin de la misma.

3.

Si aparece el cuadro de dilogo Agregar o editar servidores de discusin, deber agregar un servidor de discusiones. En la barra de herramientas Discusiones Web, haga clic en Discusiones y seleccione Opciones de discusin. Utilizando el cuadro de dilogo Opciones de discusin, agregue un servidor de discusiones. En la barra de herramientas Discusiones Web, haga clic en el botn Insertar discusin sobre el libro. En la casilla de texto Tema de la discusin, ingrese un tema para la discusin. En el cuadro de lista Texto de la discusin, ingrese sus comentarios. Haga clic en Aceptar. Aparece su comentario en la ventana Discusin.

4. 5. 6. 7.

Leccin 6: Colaborar

119

LECCIN 6

ACTIVIDAD OPCIONAL 6-3


Crear comentarios de discusin
Archivos de datos: Discusion.xls

Puesta a punto: Necesitar un compaero para terminar esta actividad. Har equipo con un nmero asignado por el instructor. Uno ser Emisor, el otro ser Receptor. Solo el Emisor terminar la actividad. Necesitar tambin un servidor de discusiones. Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Su jefe desea hacer cambios al libro de trabajo Discusin. Antes de hacerlo, desea saber las respuestas de otras personas en la empresa. Puesto que todos no trabajan en el mismo lugar, l quiere tener discusiones en red acerca de los cambios. Necesita agregar un comentario de discusin al libro de trabajo. El primer paso es guardar el libro de trabajo en el servidor de discusiones. Una vez hecho lo anterior, agregue el comentario de discusin con el tema Informacin de la nmina y el texto Se deben agregar otros campos a esta lista? Al terminar, cierre el archivo sin guardarlo para que otros puedan agregar comentarios.
Deber guardar el archivo como Discusin*, donde el * represente su nmero de equipo.

Qu se hace 1. Guarde el archivo Discusin*.xls en el servidor de discusiones. Emisor: Cree un comentario de discusin con el tema Informacin de la nmina y el texto Se deben agregar otros campos a esta lista?
Si aparece el cuadro de dilogo Ingresar la contrasea de la red, ingrese la informacin apropiada y haga clic en Aceptar.

Cmo se hace a. Utilice el comando ArchivoGuardar como para guardar el archivo Discusin*.xls en el servidor de discusiones. Incluya la ruta hacia el servidor y el nombre de archivo en el cuadro de texto Nombre de archivo. b. Seleccione HerramientasColaboracin en lneaDiscusiones Web. Aparece la barra de herramientas Discusiones Web. Una muestra de la barra de herramientas aparece en la Figura 6-1. c. En la barra de herramientas Discusiones Web, haga clic en el botn Insertar dis. Aparece el cusin sobre el libro cuadro de dilogo Ingresar el texto de la discusin.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 6
d. En el cuadro de texto Tema de la discusin, teclee Informacin de la nmina. En el cuadro de lista Texto de discusin, teclee Se deben agregar otros campos a esta lista?

Haga clic en Aceptar para agregar el comentario de discusin. 2. Qu ocurre?

Leccin 6: Colaborar

121

LECCIN 6

TPICO D
Responder a comentarios de discusin
En el tema anterior, cre un comentario de discusin. El siguiente paso es responder a dicho comentario. Eso es lo que har en este tema. Suponga que necesita revisar un libro de trabajo creado por un compaero; sin embargo, no trabaja en el mismo lugar que l/ella. Afortunadamente, puede abrir el libro de trabajo en la red y utilizar comentarios de discusin para revisar el libro de trabajo junto con su compaero.

Responder a comentarios de discusin


Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento En algn momento, querr responder un comentario de discusin. Para ello:
1. 2. 3. 4. 5.

Abra el archivo sobre el cual desee discutir. Seleccione HerramientasColaboracin en lneaDiscusiones Web. Aparece la ventana Discusin. En la ventana Discusin al nal del comentario, haga clic en el botn Mostrar un men de acciones y seleccione Responder. En el cuadro de lista Texto de la discusin, ingrese una respuesta. Haga clic en Aceptar. Su respuesta aparece debajo del comentario original en la ventana Discusin.

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 6

ACTIVIDAD OPCIONAL 6-4


Responder a comentarios de discusin
Archivos de datos: Discusin*.xls

Puesta a punto: Necesitar un compaero para terminar la actividad. Tambin necesitar acceso a un servidor de discusiones. Hace equipo con un nmero asignado por el instructor. El Receptor terminar toda la actividad. El Emisor solo terminar la . Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Su jefe es parte de un grupo que est revisando el libro de trabajo Discusin. Es el turno de su jefe para revisarlo y hacer comentarios. Al abrir el libro de trabajo, se da cuenta de que ya hay un comentario en el libro. Su jefe quiere que responda por l insertando un comentario que diga Pienso que deberamos agreger campos para estado civil y excepciones.
El * representa su nmero de equipo.

Qu se hace 1. Abra el archivo Discusin*.xls desde su servidor para discusiones Web y muestre la ventana Discusin.
Si aparece el cuadro de dilogo Ingrese la contrasea de la red, ingrese la informacin apropiada y haga clic en Aceptar.

Cmo se hace a. Utilizando el cuadro de dilogo Abrir, abra el archivo Discusin*.xls desde su servidor de discusiones Web. b. Seleccione HerramientasColaboracin en lneaDiscusiones Web. Aparecen la ventana Discusin y la barra de herramientas Discusiones Web.

2.

Cmo puede ser incluido en la ventana Discusin el comentario de su compaero si su compaero no guard el libro de trabajo?

3.

Responda a la discusin de su compaero diciendo Pienso que deberamos agregar campos para estado civil y excepciones.

a. En la ventana Discusin, haga clic en el botn Mostrar un men de acciones y seleccione Responder. Aparece el cuadro de dilogo Ingresar texto de discusin. El cuadro de texto Tema de discusin incluye el tema.

Leccin 6: Colaborar

123

LECCIN 6
b. En el cuadro de lista Texto de discusin, teclee Pienso que deberamos agregar campos para estado civil y excepciones.

c. Haga clic en Aceptar. 4. Qu ocurre?

5.

Receptor: Cierre el libro de trabajo. Emisor: En el libro de trabajo Discusin*.xls, visualice el comentario de su compaero y cierre el libro de trabajo.

a. Receptor: Cierre el libro de trabajo. b. Receptor: Abra el libro de trabajo Discusin*.xls y visualice el comentario de su compaero. Cierre el libro de trabajo.

Leccin 6 Seguimiento
Ahora sabe utilizar algunas de las herramientas de colaboracin de Excel. Puede utilizar hipervnculos para unir datos en Excel. Puede utilizar comentarios de discusin para revisar sus libros de trabajo con otras personas en red. Al crear y compartir sus libros de trabajo, asegurar que estn actualizados e incluyan las aportaciones necesarias por parte de otras personas.
1. Qu tipo de hipervnculos insertar en sus libros de trabajo?

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Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 6
2. En qu tipo de libros de trabajo incluir comentarios de la hoja de trabajo? 3. Qu tipos de libros de trabajo discutir usando comentarios de discusin?

Leccin 6: Colaborar

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SEGUIMIENTO Seguimiento
En este curso, trabaj con una variedad de herramientas de Excel. Cre plantillas, clasic y ltr datos, import y export datos, analiz datos, y colabor en red con Excel. Ahora puede crear libros de trabajo rpidamente que contengan datos organizados y compendiados. Puede compartir los datos o los datos de otros usuarios importndolos y exportndolos. Adems, puede compartir sus libros de trabajo con usuarios que no trabajen en el mismo lugar o que no tengan acceso a Excel, mediante una colaboracin en red.
1. De todas las herramientas con las que trabaj en esta leccin Cul le gusta ms y por qu?

2.

De todas las herramientas con las que trabaj en esta leccin Cul usar ms y por qu?

3.

De todas las herramientas con las que trabaj en la leccin, Cul es la ms valiosa y por qu?

Qu sigue?
Excel 2002: 3er Nivel

126

Excel 2002: 2do Nivel

LABORATORIOS DE LA LECCIN

LABORATORIOS DE LA
LECCIN
Debido a limitaciones derivadas de la conguracin del aula, algunos de los laboratorios no se pueden abrir en secuencia inmediatamente posterior a la leccin asociada. Su instructor le dir si sus laboratorios se pueden practicar inmediatamente despus de la leccin o si requieren una conguracin independiente del contenido de la leccin principal. La informacin sobre el laboratorio a nivel de la leccin se enumera en el frente de este manual, en la seccin referida a la conguracin del curso.

LECCIN 1 LABORATORIO 1
Trabajar con plantillas
Archivos de datos: Practica - plantilla.xls Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Trabaja como asociado de ventas, y el supervisor le ha pedido tomar la responsabilidad de reunir los datos mensuales de ventas para cada representante en el distrito. Lo que necesita hacer es tomar un reporte de ventas para un representante existente, denominado Practica plantilla, y crear una plantilla con ello. De esa manera, el trabajo ser ms fcil cada mes. Eliminar el contenido numrico de la columna Cant; cambiar el subttulo de la hoja de trabajo para que se lea = Mes, 2002; cambiar el nombre del informe de ventas para que se lea Nombre del representante de ventas; y cambiar Informe de ventas a: texto Times New Roman, Negrita, tamao 16. Guardar el archivo como una plantilla en la carpeta Mis plantillas denominndolo Mi Practica - plantilla. Despus crear una hoja de trabajo desde la plantilla utilizando la Figura 1-1 como gua.

Laboratorios de la leccin

127

LABORATORIOS DE LA LECCIN

Figura 1-1: Se ha terminado el archivo despus del Paso 4.

1. 2.

En el archivo Practica - plantilla.xls,elimine los datos en las celdas C5:C14. Haga los cambios necesarios al archivo incluyendo: Edite el contenido de la celda C2 para que se lea = Mes, 2002. Edite el contenido de la celda D1 para que se lea Nombre del representante de
ventas.

3. 4.

Cambie la fuente a la celda C1 a Times New Roman, Negrita, tamao 16.

Guarde la plantilla como Mi Practica - plantilla.xlt en la carpeta Mis plantillas. Utilizando la Figura 1-1 como referencia, elabore una hoja de trabajo con base en una plantilla. Guarde el archivo como Mi plantilla en la carpeta Mis documentos. Cierre el archivo.

5. 6.

128

Excel 2002: 2do Nivel

LECCIN 2 LABORATORIO 1
Ordenar y ltrar datos
Archivos de datos: Practica - ambos.xls Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Trabaja en el departamento de recursos humanos en una pequea empresa. Ha creado una lista de la informacin de los empleados que conserva y periodicamente ltra y ordena para conjuntar distintos tipos de informacin. Actualmente, su jefe quiere que cuente con estadsticas de los empleados mediante el ltrado y ordenamiento de la lista. Filtrar la lista para incluir solo aquellos empleados que vivan en Olivos; solo aquellos empleados que ganen ms de $19; y aquellos empleados que vivan en San Nicols o La Lucila. Despus, ordenar la lista por apellido y despus por nombre, ambos en orden ascendente. Una muestra de la lista ordenada aparece en la Figura 2-1.

LABORATORIOS DE LA LECCIN

Figura 2-1: La lista ordenada.

Laboratorios de la leccin

129

LABORATORIOS DE LA LECCIN

1.

En el archivo Practica - ambos.xls, haga cualquier cambio a la lista, incluyendo:


Filtrar la lista para incluir solo aquellos empleados que vivan en Olivos. (Son dos). Filtrar la lista para incluir solo aquellos empleados que ganen ms de $19. (Son nueve). Filtrar la lista para incluir aquellos empleados que vivan en San Nicols o La Lucila. (Son seis).

2. 3.

Ordene la lista por apellido y despus por nombre, ambos en orden ascendente. Guarde el archivo como Mi practica - ambos y cierre el archivo.

LECCIN 3 LABORATORIO 1
Publicar una hoja de trabajo en red
Archivos de datos: Practica - publicacion.xls Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Ha terminado de reunir los gastos de viaje del departamento para los meses de abril y mayo. Necesita publicarlos en red para que otros los puedan ver y as interactuar con la informacin. Guarda el libro de trabajo Practica - publicacin como una pgina Web con interactividad. Agrega el ttulo Gastos de viaje, cambia el nombre del archivo a Mi prctica de publicacin, y automticamente lo abre en un navegador. Observa ambas hojas de trabajo y hace los cambios necesarios.

1. 2.

Guarde el libro de trabajo Practica - publicacion.xls como pgina Web. Agregue interactividad, agregue el ttulo Gastos de viaje, y cambie el archivo a Mi prctica - publicacin. Publique el libro de trabajo en red, abrindolo de manera automtica en un navegador. Observe los datos en ambas hojas de trabajo utilizando la echa desplegable en la pestaa de la hoja de trabajo. Cambie todo dato que desee en la pgina Web.

3.

4.

5.

130

Excel 2002: 2do Nivel

6.

Cierre Internet Explorer y cierre el archivo en Excel sin guardar.

LABORATORIOS DE LA LECCIN

LECCIN 4 LABORATORIO 1
Trabajar con frmulas avanzadas
Archivos de datos: Practica - errores.xls Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Trabaja en el departamento de ventas para Libros y algo ms en Chile. Normalmente no es responsable de calcular comisiones, pero su jefe est en aprietos. Se le acab el tiempo, y necesita que termine su reporte, Practica - errores. Primero, crear nombres para la tasa de comisin y cuota. Despus, utilizar dichos nombres para crear una frmula que calcule la comisin para Laura. La frmula deber calcular la comisin para Laura solo si el total anual es mayor que o igual a la cuota. Si Laura no cumple la cuota, deber regresar el texto a Comisin cero. Enseguida, deber copiar la frmula al resto de los agentes de venta. Finalmente, su jefe necesita que corrija el promedio para ese ao. La hoja de trabajo terminada aparece en la Figura 4-1.

Figura 4-1: Una hoja de trabajo terminada.

1.

En el archivo Practica - errores.xls, muestre la barra de herramientas Auditora de frmulas. D nombres a las celdas K2 y K3.

2.

Laboratorios de la leccin

131

LABORATORIOS DE LA LECCIN

3.

Elabore una frmula en la celda G5 usando la funcin SI. Deber calcular la comisin para Laura solo si Total anual es mayor que o igual a la cuota. Si Laura no cumple la cuota, deber regresar el texto a Comisin cero. Copie la frmula en la celda G5 a las celdas G6:G8. Investigue y resuelva el error en la celda F12. Guarde el archivo como Mi practica - errores.xls. Cierre la barra de herramientas Auditora de frmulas y cierre el archivo.

4. 5. 6. 7.

LECCIN 5 LABORATORIO 1
Crear escenarios
Archivos de datos: Practica - escenario.xls Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Est pensando comprar un automvil nuevo, pero no est seguro de cmo quiere los trminos de un prstamo. Por ello, ha decidido crear algunos escenarios distintos usando el archivo Practica - escenario.xls para ayudarse a reconsiderar las cosas. Primero, crea un escenario llamado Inicio, con base en la informacin original del prstamo. Enseguida, crea un escenario llamado nal, con base en la informacin que decida con relacin al prstamo. Despus, visualiza ambos escenarios.

1.

En el archivo Practica - escenario.xls, guarde la informacin actual del prstamo en las celdas D3:D5 como un escenario nombrado Inicio. Ingrese un comentario de su agrado. Cambie la cantidad principal del prstamo, tasa de inters y trmino de su agrado. Guarde la informacin nueva del prstamo (D3:D5) como un escenario nombrado Final. Ingrese un comentario de su agrado. Visualice ambos escenarios. Guarde el archivo como Mi practica - escenario.xls.

2. 3.

4. 5.

132

Excel 2002: 2do Nivel

6.

Cierre el archivo.

LABORATORIOS DE LA LECCIN

LECCIN 6 LABORATORIO 1
Colaborar
Archivos de datos: Practica - comentarios.xls Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Su jefe ha creado un archivo de presupuesto personal llamado Practica - comentarios el cual quiere revisar. Le pide algunos comentarios sobre el archivo y lo necesita a las 16:00 de esta tarde. Inserta dos comentarios, y edita uno de ellos antes de pasar el archivo al jefe.

1.

En el archivo Practica - comentarios.xls,agregue dos comentarios de su agrado a la hoja de trabajo. Edite uno de los comentarios con texto de su eleccin. Guarde el archivo como Mi practica - comentarios.xls. Cierre el archivo.

2. 3. 4.

Laboratorios de la leccin

133

NOTAS

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Excel 2002: 2do Nivel

SOLUCIONES

SOLUCIONES
Leccin 1
Actividad 1-1
2. Qu puede cambiar en la hoja de horarios y as personalizarla para el departamento?
Las respuestas sern diversas, pero pueden incluir: Llenar los campos Departamento y Superior.

3. Por qu resulta el nombre predeterminado del libro de trabajo Tarjeta de tiempo1?


Excel usa el nombre de la plantilla y un nmero secuencial para crear un nombre de archivo predeterminado.

Actividad 1-2
1. En el archivo Gastos Mensuales.xls, Por qu la extensin es .xls?
La extensin es .xls porque es un archivo de libro de trabajo.

2. Qu datos en el archivo cambiara para personalizar el libro de trabajo para el departamento? Las respuestas sern diversas, pero pueden incluir: Ttulo principal y subttulo, nombres de los empleados, tipos de gastos y datos numricos.

5. Por qu la extensin para este archivo es .xlt?


La extensin para este archivo es .xlt porque es una plantilla.

Actividad 1-3
4. Qu otros grficos puede agregar para mejorar la hoja de trabajo?
Las respuestas sern diversas.

Soluciones

135

SOLUCIONES

Leccin 2
Actividad 2-1
1. Qu tipo de datos y formatos estn contenidos en la hoja de trabajo Nomina.xls?
Las respuestas sern diversas, pero pueden incluir: Texto y datos numricos representando cdigos de empleados, fechas con un formato personalizado, datos numricos con un formato estilo moneda, y frmulas.

2. Los datos en la columna Fecha de inicio Estn en algn orden particular?


No, los datos no estn en ningn orden particular.

4. Cules son los resultados del ordenamiento?


La lista ahora muestra a los empleados en orden desde el contratado ms recientemente hasta el menos reciente.

5. Por qu no es necesario seleccionar la lista entera antes de utilizar los botones de


ordenamiento rpido? Ciertas directrices de diseo fueron seguidas al crear el archivo Nomina.xls. Estas directrices aparecen en el presente tema.

Actividad 2-2
1. Se puede utilizar un ordenamiento rpido para llevar a cabo un ordenamiento
multinivel? Por qu? No, ordenar rpidamente se usa para llevar a cabo ordenamientos de un nivel sencillo. Debe utilizar el comando DatosOrdenar para realizar ordenamientos multinivel.

3. Qu observa en los datos de las filas 5 a 8?


Los cuatro empleados con el apellido Abel aparecen alfabticamente por nombre.

4. Qu observa en los datos de las filas 15 a 17?


Los tres empleados con el apellido Binga tambin aparecen alfabticamente por nombre.

Actividad 2-3
2. Cul es la funcin predeterminada que Excel utiliza para agregar subtotales?
La funcin Suma.

3. Qu otras funciones se pueden utilizar para dar subtotales a los valores?


Las respuestas sern diversas, pero debern incluir: Contar, Promedio, Max, Min, Product, Contar Nums, DesvEst, DesvEstp, Var, o Varp.

4. A qu columna Excel agregar subtotales?


Excel agregar subtotales a la columna Paga bruta.

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Excel 2002: 2do Nivel

SOLUCIONES
5. Desplcese por la lista.Qu diferencia encuentra?
Las respuestas sern diversas, pero pueden incluir: Ahora hay subtotales para cada divisin, un total final y un contorno.

6. Qu ocurre cuando hace clic en el 1, que es el botn de contorno de primer nivel,


bajo el cuadro Nombre?

La lista de datos se oculta. Solo aparece el total final.

7. Qu ocurre al hacer clic en el 2, que es el botn de contorno de segundo nivel, bajo


la casilla Nombre? Se oculta el listado de datos. Solo aparecen los subtotales y un total final.

8. En qu cree que puede utilizar los signos ms (+) y menos (-) que aparecen debajo de
los nmeros de nivel? Para mostrar u ocultar las series de datos que fueron utilizadas para calcular los subtotales.

9. Qu pasa cuando hace clic en el 3 bajo la casilla Nombre?


Se muestra la lista entera.

Actividad 2-4
1. La hoja de trabajo Nomina del archivo Mi nomina.xls contiene 94 conjuntos de datos. 3. Qu nota de distinto en la lista?
Aparece una flecha desplegable a la derecha de cada etiqueta de columna.

4. Qu ocurre cuando hace clic en la flecha desplegable Divisin?


Se enumeran todas las entradas en la columna Divisin.

5. Qu ocurre cuando selecciona Mendoza desde el listado desplegable Divisin?


Solo aparece la informacin para la divisin Mendoza. Adems, la flecha desplegable Divisin es de color azul, indicando que la lista est filtrada por esa columna.

6. En qu se diferencian los nmeros de fila?


Son azules. Adems comienzan en la fila 35 y terminan en la 61. Las otras filas antes y despus de los nmeros mostrados estn ocultas.

7. El mensaje de la barra de estado muestra el texto Modo filtrar.

Soluciones

137

SOLUCIONES
Actividad 2-5
2. Por qu Mendoza se ingresa de manera automtica en la primera casilla de
criteriosMostrar las filas en las cuales: Divisin? Porque la lista est filtrada para Mendoza.

4. Qu datos contiene la lista filtrada?


Informacin pertinente a Crdoba o a Mendoza.

5. Aparecen 57 conjuntos de datos.

Leccin 3
Actividad 3-1
2. Para qu cree que sirvan las flechas amarillas?
Puede hacer clic en una flecha amarilla para seleccionar los datos a importar.

4. Qu datos import Excel?


Todos los datos contenidos en las tablas que fueron seleccionadas fueron importados sin formato.

6. Qu ocurre cuando actualiza los datos?


Excel entra en la red para conseguir informacin actualizada sobre la cotizacin de acciones. Mientras Excel est funcionando, aparece un cono de globo en la barra de estado.

Actividad 3-2
3. Qu hara con los datos importados para ir ms all?
Las respuestas sern diversas, pero pueden incluir: Ordenar y formatear datos para mejorar su apariencia.

Actividad 3-3
2. Cmo cree que podra mostrar las columnas y filas ocultas?
Las respuestas sern diversas, pero pueden incluir: Seleccionar la columna o fila en cada lado de la columna o fila ocultas, y desde el men de mtodos abreviados, seleccionar Mostrar (o seleccionar FormatoFilaMostrar o FormatoColumnaMostrar).

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Excel 2002: 2do Nivel

SOLUCIONES
6. Estn formateados los datos exportados?
No.

7. Cmo podra formatear los datos?


Las respuestas sern diversas.

Actividad 3-4
2. La pgina Web se ve diferente en Internet Explorer?
La nica diferencia es el formato de los bordes.

4. Cul es la extensin del archivo?


La extensin de archivo ahora es .htm, indicando que est guardado como pgina Web.

5. Nota alguna diferencia en los datos?


Los datos de la hoja de trabajo debern verse igual.

Actividad 3-5
2. Cmo podra cambiar el ttulo de la pgina que aparece en la barra de ttulo del
navegador Web? Haga clic en el botn Cambiar ttulo.

5. Nota algo distinto en los datos?


La hoja de trabajo ya no es esttica. El ttulo que fue ingresado aparece en la parte superior de la pgina publicada. Adems, la pgina contiene la barra de herramientas Web, que puede utilizar para manipular la informacin contenida dentro del documento Web.

6. Qu ocurre cuando trata de ampliar la columna Divisin?


Se ampla la columna a fin de que todos los nombres en la divisin se ajusten en ella. De manera distinta a la pgina Web esttica, puede modificar un documento Web interactivo desde un navegador.

7. Qu ocurre cuando cambia el contenido de la celda C9 a Careti?


El nombre cambia. De igual manera que en Excel, puede editar el contenido de una celda ya sea seleccionando la celda e ingresando la nueva informacin o haciendo doble clic en la celda para colocar el punto de insercin, y despus utilizar tcnicas de edicin estndar de Excel para alterar el contenido de la celda.

8. Los cambios realizados en la pgina Web afectaron los datos en Excel?


No. Todo cambio realizado en el navegador se perdi y no afecta los datos en Excel.

Soluciones

139

SOLUCIONES

Leccin 4
Actividad 4-1
1. Qu nota en los datos de las cinco hojas de trabajo del archivo Varias hojas.xls?
La estructura de los datos y formato en las cinco hojas de trabajo es la misma, excepto que los datos numricos son distintos y la hoja de trabajo Resumen no tiene datos de venta.

3. Cul es la frmula para la celda B4?


=SUMA(Crdoba:Buenos Aires!B4).

4. Cree poder copiar la frmula que cre a otras celdas en la hoja de trabajo Resumen?
S.

Actividad 4-2
1. Cul es la frmula en la celda F6 del archivo Nombres.xls?
=E6*Tasa_com.

2. A qu cree que se refiere Tasa_com?


Las respuestas sern diversas, pero podran incluir: Celda J3, la tasa de comisin del 18%.

4. Qu ocurre al seleccionar Tasa_com desde el listado desplegable Nombres en el libro?


Se selecciona la celda J3.

Actividad 4-3
1. Cuntos agentes de venta no cumplieron la cuota?
Tres agentes de ventas no llegaron a $60.000.

5. Cul es el resultado de la frmula?


$13.000.

7. Quin cumpli la cuota?


Hernndez y Juristi cumplieron con la cuota.

Actividad 4-4
3. Cul es el resultado de la frmula?
$8.000.

140

Excel 2002: 2do Nivel

SOLUCIONES
Actividad 4-5
2. El pago mensual es $400,40 . 4. Cul es la nueva cantidad mensual a pagar?
$531,18.

6. Cul es el formato de la fecha y hora?


Las respuestas sern diversas.

Actividad 4-6
2. Qu ocurre?
Excel dibuja un cuadro azul alrededor del rango de celdas a las cuales la frmula se refiere. Excel tambin dibuja una flecha de seguimiento desde la primera celda en el rango precedente, pasando por el rango precedente entero, hasta la celda activa.

3. Qu ocurre cuando hace doble clic en la punta de la flecha de seguimiento?


Excel selecciona el rango precedente completamente.

Actividad 4-7
2. Qu ocurre?
Excel dibuja flechas de seguimiento desde la celda activa a todas las celdas que contienen frmulas que refieren a la celda activa.

3. Qu ocurre al hacer clic nuevamente en el botn Rastrear dependientes?


Aparece el siguiente nivel de flechas de seguimiento de dependientes.

Actividad 4-8
1. Qu est mal en la celda I24?
Deber contener las ventas promedio por persona por trimestre, pero en vez de ello muestra el error valor #DIV/0!.

3. Qu revelan las flechas de seguimiento?


El error #DIV/0! en la celda I24 es resultado del error #DIV/0! en la celda I11. Ese error es a su vez causado por la falta de valores en su rango precedente, D11:G11.

5. Estn corregidos los errores?


S.

Soluciones

141

SOLUCIONES

Leccin 5
Actividad 5-1
2. Desde qu tipo de datos puede crear un informe de Tabla dinmica o un informe de
Grfico dinmico? Puede crear un informe de Tabla dinmica o un informe de Grfico dinmico desde una lista de base de datos Excel, una fuente externa de datos, rangos de consolidacin mltiple u otro informe de Tabla dinmica o grfico dinmico.

5. Qu muestra la tabla?
La tabla muestra claramente las copias totales diarias vendidas cada mes del ao.

Actividad 5-2
2. Qu ocurre?
Excel crea una hoja de trabajo denominada Grfico1 que incluye el informe Grfico dinmico.

3. Cul es el propsito de los botones Mes y Ao?


Puede utilizar esos botones para visualizar los datos en formas distintas.

Actividad 5-3
1. En el libro de trabajo Y si.xls , Qu calculan las frmulas en las celdas C11, F11, y
C13? Estas frmulas calculan los gastos totales proyectados, ingreso, y ganancias para la empresa.

4. Cmo puede visualizar un escenario?


En el cuadro de dilogo Administrador de escenarios, seleccione el escenario apropiado desde el cuadro de lista Escenarios y haga clic en Mostrar.

6. Qu efecto tiene el escenario 2002 Empuje de publicidad?


El escenario incrementa el gasto por publicidad pero tambin incrementa todas las figuras de ingreso.

7. La proyeccin de utilidades ahora es $254.000.

Actividad 5-4
2. Obtuvo los resultados deseados?
Las respuestas sern diversas.

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Excel 2002: 2do Nivel

SOLUCIONES
Actividad 5-5
2. Obtuvo los resultados deseados?
Las respuestas sern diversas.

3. Cul es el trmino del prstamo?


69,66071 meses.

Leccin 6
Actividad 6-1
2. Qu aparece en la celda A2?
El nombre del archivo, Empleado.xls. Est en azul y subrayado.

3. Qu ocurre cuando coloca el puntero del ratn sobre el hipervnculo?


Se convierte en una mano. Una sugerencia de herramienta tambin muestra la ruta al archivo y sugerencias sobre cmo abrir el archivo vinculado o seleccionar la celda.

5. Qu ocurre cuando hace clic en el hipervnculo?


Se abre el archivo Empleado.xls.

Actividad 6-2
2. Se ve diferente el texto # de empleado?
No, pero un tringulo rojo indicador aparece en la esquina superior derecha de la celda.

3. Qu ocurre cuando coloca el puntero del ratn en algn lugar de la celda?


Aparece el comentario.

Actividad 6-3
2. Qu ocurre?
Aparece el comentario en la ventana Discusin en la parte inferior de la ventana.

Actividad 6-4
2. Cmo puede ser incluido en la ventana Discusin el comentario de su compaero si su
compaero no guard el libro de trabajo? Los comentarios de discusin aparecen con un documento pero no estn almacenados en un servidor de discusiones.

Soluciones

143

SOLUCIONES
4. Qu ocurre?
Aparece su comentario bajo el comentario de su compaero en la ventana Discusin.

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Excel 2002: 2do Nivel

GLOSARIO

GLOSARIO
Categoras de elementos dentro de una lista de hoja de trabajo. Comentario Una casilla de texto que contiene informacin sobre una celda de una hoja de trabajo. Comentario de discusin Un comentario que est asociado con un archivo de Office o pgina Web y que est almacenado en un servidor de discusiones. Comodn Un caracter especial usado para incluir o excluir un caracter sencillo o un grupo de caracteres en una bsqueda. Consulta Una solicitud de informacin desde una base de datos. Criterios Una serie de condiciones que se pueden aplicar para ltrar. Dependientes >Celdas que contienen frmulas que derivan a otras celdas. Elementos Subcategoras dentro de un campo en una lista de hoja de trabajo. Escenario Una serie de valores de entrada que se pueden sustituir en una hoja de trabajo para producir distintos resultados. Exportar La capacidad de un aplicacin para formatear datos para otra aplicacin. Filtrar El proceso por el cual Excel muestra una subserie de datos de una lista. Flechas de seguimiento Flechas dibujadas por las caractersticas Auditora que identican el ujo de datos entre las celdas que contienen valores y aquellas que contienen frmulas. Funcin AHORA Una funcin que presenta el nmero de serie de la fecha y hora en curso. Funcin BUSCARV Una funcin que encuentra y presenta un valor ubicado en una cierta la y columna de una tabla de bsqueda. Funcin SI Una funcin que permite realizar un clculo solo si cierta condicin es verdadera, y realizar un clculo distinto si la condicin es falsa. FuncinPAGO Una funcin que calcula el pago de un prstamo con base en pagos constantes y en una tasa de inters constante. Herramienta Buscar objetivo Una herramienta de anlisis que permite resolver problemas de una variable. Herramienta Solver Una herramienta de anlisis que permite resolver problemas con mltiples variables y mltiples condiciones. Hipervnculo Un vnculo dentro de un documento que abre otra pgina o archivo al hacer clic sobre ste.

Glosario

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GLOSARIO
HTML Lenguaje de marcas de hipertexto. El lenguaje de autora, que incluye etiquetas y atributos, usados para crear documentos en la red. Importar La capacidad de una aplicacin para leer y utilizar datos creados en otra aplicacin. Informe de Grco dinmico Un grco interactivo que se puede utilizar para representar grcamente los datos en un informe de Tabla dinmica. Informe de Tabla dinmica Una tabla de una hoja de trabajo interactiva que se puede utilizar para compendiar, organizar, analizar o comparar informacin en la hoja de trabajo. Lista Una coleccin organizada de informacin relacionada. Nombre Una descripcin creada para referir a una celda, un rango de celdas, un valor, o una frmula. Ordenar El proceso mediante el cual Excel reordena el orden de las series de datos en una lista. Plantilla Un archivo de libro de trabajo especial que se puede usar como modelo para crear otros libros de trabajo. Precedentes Celdas que estn referidas por una frmula. Referencias tridimensionales (3-D) Un rango que extiende dos o ms hojas de trabajo en un libro de trabajo. Servidor de discusiones Una computadora que almacena texto de discusiones e informacin relacionada al lugar del archivo que est siendo discutido.

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Excel 2002: 2do Nivel

NDICE

NDICE
A
Administrador de escenarios, 98, 99 Aplicar Autoltro personalizado, 36 Asistente para consultas, 46 Asistente para grcos, 96 Asistente Tabla dinmica y grco dinmico, 91, 92, 95, 96 Asistentes Consulta, 46 Grco, 96 Tabla dinmica y grco dinmico, 91, 92, 95, 96 Autoltro, 32, 33, 35, 36 Autoltro avanzado, 32 Autoltro personalizado, 35 Crear, 41 Crear, 91 Autoltro personalizado, 36 Comentarios, 115, 116 Comentarios de discusin, 119, 120 Consultas, 40, 41 Escenarios, 98, 99 Frmulas, 64, 65, 72, 75, 77 Grcos, 11, 12 Hipervnculos, 113 Informes de Grco dinmico, 96 Informes de Tabla dinmica, 91, 92 Libros de trabajo desde una plantilla, 3 Listas, 21, 22 Nombres, 67, 68 Referencias tridimensionales, 65 Servidores de discusin, 119, 120 Criterios, 32, 33, 36

B
Barra de herramientas Auditora de frmulas, 79, 80, 83, 84, 85, 86 Barra de herramientas Dibujo, 11 Barra de herramientas Discusiones Web, 118, 119, 120 Botn Insertar funcin, 71 Botn Quitar todas las echas, 80 Botn Rastrear dependientes, 83, 84 Botn Rastrear error, 85, 86 Botn Rastrear precedentes, 80

D
Dar seguimiento Dependientes, 83 Dependientes de celda, 83 Dar seguimiento a Precedentes, 80 Precedentes de celda, 80 Datos Publicar en la red, 55, 56, 57, 58 Denir Comentario, 115 Comentarios, 115 Comentarios de discusin, 118 Dependientes, 83 Escenarios, 98 Filtros, 32 Flechas de seguimiento, 79 Herramienta Buscar objetivo, 107 Herramienta Solver, 103 Hipervnculos, 112

C
Cambiar restricciones de, 103 Campos, 90 Casilla Nombre, 68 Celdas, 103 Celdas objetivo, 103 Comando Mostrar todo, 33 Comodines, 35 Condicin O, 35, 36 Condicin Y, 35, 36 Consultas, 40

ndice

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NDICE
Informes de Grco dinmico, 95, 96 Informes de Tabla dinmica, 90 Informes Grco dinmico, 96 Listas, 20, 21 Ordenar, 22, 23 Plantillas, 2, 3 Precedentes, 79 Referencias tridimensionales, 64, 65 Servidores de discusin, 118 Sevidores de discusin, 118 Denir el cuadro de dilogo Nombre, 68 Comentarios, 116 Informes PivotTable, 91 Insertar Hipervnculos, 112, 113 Subtotales, 29 Interactividad, 55, 56, 57, 58

L
Lenguaje de marcas de hipertexto Vase: HTML Libros de trabajo Compartir datos, 65 Crear desde una plantilla, 4 Crear referencias tridimensionales, 64, 65 Crear una plantilla desde un libro de trabajo existente, 7, 8 Guardar como pgina Web, 53 Previsualizar como pgina Web, 53 Listas Compendiar datos, 28, 29

E
Editar Hipervnculos, 113 Elementos, 90 Eliminar Escenarios, 99 Flechas de seguimiento, 80 Subtotales, 29 Etiquetas de columna, 20, 21 Etiquetas de columnas, 21 Exportar, 49, 50 Datos, 49, 50 Listas, 50

M
Mostrar Filas y columnas, 49, 50

O
Ocultar Filas y columnas, 49, 50 Ordenamiento de dos niveles, 26 Ordenar, 23, 24, 26, 33 Filtros, 33 Listas, 26, 33 Ordenar rpidamente, 23, 24

F
Filtrar Listas, 32, 33 Filtro avanzado, 32 Flechas de seguimiento, 79 Frmulas Ubicar errores, 85, 86 Funcin AHORA, 70, 71, 77 Funcin BUSCARV, 70, 71, 75 Funcin PAGO, 70, 71, 77 Funcin SI, 70, 72

P
Panel de tareas Nuevo libro, 3, 4, 14, 15 Plantillas, 3 Abrir desde una red, 4 Crear desde un libro de trabajo existente, 7 Crear un grco, 12 Crear un libro de trabajo, 3, 4, 8, 15 Crear un libro de trabajo., 14 Posicionar Grcos, 11, 12 Publicar, 55, 56, 57, 58 Hojas de trabajo, 55, 56, 57, 58 Libros de trabajo, 55, 56, 57, 58

G
Grcos, 11

H
Hojas de trabajo Agregar y editar comentarios, 115, 116 HTML, 53

I
Importar, 40, 41, 45, 46 Datos, 40, 41, 45, 46 Imprimir

R
Redimensionar

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Excel 2002: 2do Nivel

NDICE
Grcos, 11, 12 Responder Comentarios de discusin, 122 Responder a Comentarios de discusin, 123 Revisar la ortografa, 15 Revisor de ortografa Libros de trabajo, 15

S
Seguimiento Dependientes, 84 Dependientes de celda, 84 Seguir Precedentes, 80 Serie de datos, 21

U
Utilizar Herramienta Buscar objetivo, 107 Herramienta Solver, 103, 104 La herramienta Buscar objetivo, 108

V
Visualizar Comentarios, 116 Escenarios, 99

ndice

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NOTAS

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