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Procedimiento Resguardo Individual de Bienes Muebles Clave: 38138 90W-DG.DA-PR-001-004 Emisin original: 26-05-2005 No.

Revisin: 02 Revisin: 19-03-2007

Resguardo individual de bienes muebles

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INDICE Contenido 1. OBJETIVO GENERAL 2. GLOSARIO 3. ALCANCE 4. MARCO JURDICO 5. POLTICAS DE OPERACIN 6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 7. DIAGRAMA DE FLUJO 8. RELACIN DE ANEXOS 9. AUTORIZACIONES 10. HISTORIAL DE CAMBIOS Pgina 3 3 3 4 5 6 8 21 22 24

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OBJETIVO GENERAL Establecer los mecanismos de control para el resguardo, custodia y entrega de los bienes muebles propiedad del CIESAS a los servidores pblicos, que permitan fomentar su uso y aprovechamiento racional. GLOSARIO Para efectos del presente procedimiento, se entender por: BAJA DE BIENES La cancelacin de los registros de los Bienes en los inventarios de la Entidad. BIENES Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de INSTRUMENTALES las actividades que realiza el CIESAS, siendo susceptibles de la asignacin de un nmero de inventario y resguardo de manera individual, dad su naturaleza y finalidad en el servicio. CABMS Catlogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios que emite la Secretara de la Funcin Pblica. CIESAS El Centro de Investigaciones y Estudios Superiores en Antropologa Social ENTIDADES Los organismos descentralizados, empresas de participacin estatal, instituciones nacionales de crdito e instituciones nacionales de seguros y fianzas, y los fideicomisos que integran la Administracin Pblica Federal Paraestatal. INVENTARIO BIENES CONSUMO LEY RECURSOS MATERIALES SECRETARA SHCP ALCANCE Este procedimiento es de aplicacin obligatoria en el Departamento de Recursos Materiales y en los almacenes o bodegas de las Unidades Regionales y Programas, as como de observancia general en el CIESAS. Aplica a todas las actividades relacionadas con la asignacin y resguardo de los bienes instrumentales. DE Relacin ordenada de los bienes de consumo que se encuentran en DE el Almacn, que permite conocer las existencias reales a una fecha determinada. La Ley General de Bienes Nacionales. El Departamento de Recursos Materiales La Secretara de la Funcin Pblica. La Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.

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MARCO JURDICO Ley General de Bienes Nacionales, publicada en el Diario Oficial de la Federacin el 20 de mayo de 2004. Ley Federal de las Entidades Paraestatales; ltima reforma del 21 de agosto de 2006. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos; ltima reforma del 21 de agosto de 2006. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico; ltima reforma del 20 de febrero de 2007. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, publicada en el Diario Oficial de la Federacin el 27 de diciembre de 2006. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico; ltima reforma del 30 de noviembre de 2006. Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federacin para el Ejercicio Fiscal correspondiente. Acuerdo por el que se expide el Clasificador por Objeto de Gasto para la Administracin Pblica Federal; ltima reforma del 11de enero de 2007. Normas para la Administracin y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administracin Pblica Federal, actualizacin al mes de abril de 2004, Secretara de la Funcin Pblica. Decreto por el que se reestructura el Centro de Investigaciones y Estudios Superiores en Antropologa Social, publicado en el Diario Oficial de la Federacin con fecha 13 de octubre de 2006. Acuerdo por el que se expide el Clasificador por Objeto de Gasto para la Administracin Pblica Federal; ltima modificacin del 11 de enero de 2007. Lineamientos especficos para la aplicacin y seguimiento de las Medidas de Austeridad y Disciplina del Gasto de la Administracin Pblica Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 29 de diciembre de 2006. Lineamientos Generales para la Administracin de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, publicados en el D.O.F. el 11 de noviembre de 2004.
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Catlogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios (CABMS) que emite la Secretara. Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federacin para el Ejercicio Fiscal correspondiente. El resguardo de los bienes tiene como funcin principal controlar su asignacin a los servidores pblicos del CIESAS; el registro de control de resguardo deber contar con los datos relativos al registro individual de los bienes, as como los datos del servidor pblico responsable del resguardo, quien firmar al calce del mismo registro. El Director de Administracin promover peridicamente mediante Circular en las Unidades Regionales y reas en general del CIESAS el adecuado cuidado y resguardo de los bienes muebles propiedad de la Entidad. Los bienes muebles propiedad del CIESAS sern destinados exclusivamente como implemento o insumo para el desempeo de las funciones de los servidores pblicos que laboren en la Entidad y queda estrictamente prohibido utilizarlos con fines polticos, electorales, de lucro, particulares u otros distintos a los establecidos en la Administracin Pblica Federal y Paraestatal. El documento que sirve de control para el resguardo de bienes por cada servidor pblico contendr al calce una frase donde el empleado se compromete a hacer buen uso y cuidado de los bienes que estn bajo su cuidado. Es responsabilidad de Recursos Materiales, realizar los trmites administrativos correspondientes, relativos al resguardo individual de los bienes muebles. Ser responsabilidad de Recursos Materiales, actualizar permanentemente toda la informacin relativa al resguardo individual de todos los bienes muebles, implementando para ello las acciones necesarias. Es obligacin de Recursos Materiales, proporcionar la informacin relativa al resguardo individual de los bienes muebles que le sea solicitada por las diferentes reas y unidades que conforman el CIESAS, as como a las instancias fiscalizadoras, ya sean internas o externas.

1. POLTICAS DE OPERACIN

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DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 38138 90W-DG.DA.PR-001-004 Resguardo Individual de Bienes Muebles RESPONSABLE Encargado de Activo Fijo No. DE ACTIVIDAD DESCRIPCIN Recibe del almacn copia de los formatos DG.DA.1.6F003 "nota de entrada", y/o DG.DA.1.6F005 "orden de cargo", con los bienes desglosados uno por uno en el original (es) del formato (s), DG.DA.1.6F011 "tarjeta de resguardo", conteniendo los datos y descripcin de los bienes a resguardar. Asigna nmero de inventario al formato DG.DA.1.6F011. El bien mueble cuenta con placa o etiqueta conteniendo el nmero de inventario? 2 Si. Pasa a actividad no. 4. No. Pasa a actividad no. 3. Coloca nmero de inventario en placa o etiqueta al bien mueble que se encuentra en poder del resguardatario. Requisita formato DG.DA.1.6F011 y entrega al resguardatario. Revisa formato DG.DA.1.6F011, firma de conformidad y devuelve al encargado de Activo Fijo. Recaba firma de autorizacin del Jefe de Departamento de Recursos Materiales en formato DG.DA.1.6F011. Actualiza e imprime en dos tantos el formato DG.DA.1.6F012 Resguardo Individual de Bienes Muebles, integrando los datos del bien mueble recin asignado al resguardatario. Recaba firma de conformidad del resguardatario en el formato DG.DA.1.6F012, y le entrega copia.
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3 4 Resguardatario 5 Encargado de Activo Fijo

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38138 90W-DG.DA.PR-001-004 Resguardo Individual de Bienes Muebles RESPONSABLE Encargado de Activo Fijo No. DE ACTIVIDAD DESCRIPCIN Archiva en los expedientes siguientes documentos: -Original de DG.DA.1.6F011. -Original de DG.DA.1.6F012. -Copia de la DG.DA.1.6F003. -Copia de la DG.DA.1.6F004. Fin del Procedimiento. En caso de cambio de Responsable de Bienes de Activo Fijo. Encargado de Activo Fijo 10 Recibe memorndum del rea solicitante, en original y copia a travs del Departamento de Recursos Materiales notificando que un Bien Mueble cambia de resguardatario. Acusa de recibo en la copia del memorndum y devuelve al rea solicitante. Extrae del archivo el formato DG.DA.1.6F011. Actualiza el formato DG.DA.1.6F011 con el nombre de la persona a quien se va a asignar el Bien Mueble. 14 Contina en la actividad no. 4. Fin del procedimiento. correspondientes

11 12

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6. Diagrama de Flujo
38138 90W-DG.DA.PR-001-004 Resguardo Individual de Bienes Muebles Encargado de Activo Fijo Resguardatario Actividades

INICIO

Inicia Procedimiento 1. Recibe del almacn copia de los formatos DG .DA.1.6F003 "nota de entrada ", y/o DG.DA.1.6F005 "orden de cargo ", con los bienes desglosados uno por uno en el original (es) del formato (s), DG.DA.1.6F011 "tarjeta de resguardo ", conteniendo los datos y descripcin de los bienes a resguardar . Asigna nmero de inventario al formato DG.DA.1.6F011. Si 2. El bien mueble cuenta con placa o etiqueta conteniendo el nmero de inventario ? Si. Pasa a actividad no. 4. No. Pasa a actividad no. 3.

No

3. Coloca nmero de inventario en placa o etiqueta al bien mueble que se encuentra en poder del resguardatario .

4. Requisita formato DG .DA.1.6F011 y entrega al resguardatario . 5. Revisa formato DG .DA.1.6F011, firma de conformidad y devuelve al encargado de Activo Fijo. 6. Recaba firma de autorizacin del Jefe de Departamento de Recursos Materiales en formato DG.DA.1.6F011. 7. Actualiza e imprime en dos tantos el formato DG .DA.1.6F012 Resguardo Individual de Bienes Muebles , integrando los datos del bien mueble recin asignado al resguardatario .

II

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38138 90W-DG.DA.PR-001-004 Resguardo Individual de Bienes Muebles Encargado de Activo Fijo Resguardatario
I 8. Recaba firma de conformidad del resguardatario en el formato DG.DA.1.6F012, y le entrega copia . 9. Archiva en los expedientes correspondientes siguientes documentos : 9 -Original de DG .DA.1.6F011 . -Original de DG .DA.1.6F012 . -Copia de la DG.DA.1.6F003 . -Copia de la DG.DA.1.6F004 . Fin del Procedimiento . En caso de cambio de Responsable de Bienes de Activo Fijo 10. Recibe memorndum del rea solicitante, en original y copia a travs del Departamento de Recursos Materiales notificando que un Bien Mueble cambia de resguardatario . 11. Acusa de recibo en la copia del memorndum y devuelve al rea solicitante. 12. Extrae del DG.DA.1.6F011. archivo el formato

Actividades

FIN

10

11

12

13. Actualiza el formato DG .DA.1.6F011 con el nombre de la persona a quien se va a asignar el Bien Mueble . 12 A Contina en la actividad no . 4.

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RELACIN DE ANEXOS NOTA DE ENTRADA ORDEN DE CARGO TARJETA DE RESGUARDO RESGUARDO INDIVIDUAL DE BIENES MUEBLES

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Se muestra reducido el formato 38138 90W-DG.DA-1.6F003 Nota de entrada


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DIA FOLIO ALMACN 1

MES AO

NOTA DE ENTRADA
3

FECHA

PEDIDO REMISIN

6 7 8 9 PARTIDA PPTAL 17

REA SOLICITANTE

4 FACTURA ORDEN DE CARGO DESCRIPCIN 14 PRECIO UNITARIO 15

PROVEEDOR

NO. CONS. 10

CLAVE 11

CANTIDAD UNIDAD 12 13

IMPORTE 16

TOTAL ELABOR 19

18 AUTORIZ 20

RESPONSABLE DEL ALMACN

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES ADMINISTRADOR


DG.DA.1.6F003

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 38138 90W-DG.DA-1.6F003 Nota de entrada Objetivo: Registrar los bienes de consumo y de activo fijo que ingresan al almacn. Elaboracin: Encargado de Almacn Presentacin: Archivo de Excel, en original y copia. Nmero de tantos Destino Original Almacn Copia 1 Departamento de Contabilidad. 38138 90W-DG.DA-1.6F003 Nota de entrada SE ANOTAR 1. No. Folio El nmero de folio progresivo que le corresponde a la Nota de Entrada, asignado en el momento de su elaboracin. 2. Da, Mes, Ao. Con nmeros arbigos, el da, mes y ao en que se elabora la Nota de Entrada. 3. Almacn Anotar el nombre de la entidad federativa en donde se encuentra el Almacn que elabora la Nota de Entrada (Ejemplo: Veracruz, Jalisco o Distrito Federal). 4. rea Solicitante El nombre de la unidad o rea solicitante adonde se asignarn los bienes. 5. Proveedor El nombre completo o razn social del proveedor anotado en el Pedido o Contrato. 6. Pedido El nmero del Pedido, Requisicin o Contrato con el cual se hizo la compra. 7. Remisin El nmero de la Remisin con la que se hizo la compra, en su caso. 8. Factura El nmero de la Factura con la cual entrega los bienes el Proveedor. 9. Orden de Cargo El nmero de la Orden de Cargo con la cual se reciben los bienes de los Almacenes de las diferentes unidades administrativas del CIESAS. 10. No. Cons. El nmero consecutivo del rengln o de Partida por cada uno de los bienes relacionados. 11. Clave En caso de bienes de activo fijo, la clave de cuenta contable que corresponda. En caso de bienes de consumo, no aplica. 12. Cantidad La cantidad de cada uno de los bienes que se reciben en el almacn. EN
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38138 90W-DG.DA-1.6F003 Nota de entrada SE ANOTAR 13. Unidad La unidad de medida con que se identifica al bien segn su tipo: litro, kilo, metro, caja, pieza, ciento, paquete, etc. 14. Descripcin El nombre del bien de consumo detallando las caractersticas y especificaciones que permitan su identificacin correcta. 15. Precio Unitario Con nmeros, en pesos y centavos, el costo de cada bien de consumo o precio unitario, considerando los descuentos y el impuesto al valor agregado, correspondientes. 16. Importe El resultado de multiplicar la Cantidad por el Precio Unitario. 17. Partida pptal. El nmero de la partida presupuestal segn lo marque el Pedido, Requisicin o Contrato. 18. Total Resultado de la suma de los importes. 19. Elabor El nombre completo y firma autgrafa del Responsable del Almacn o de la persona que elabora el documento. 20. Autoriz El nombre completo y firma autgrafa del Jefe del Departamento Recursos Materiales o en su caso, del Administrador de la Unidad Regional. EN

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Se muestra reducido el formato 38138 90W-DG.DA-1.6F005 Orden de cargo


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ORDEN DE CARGO
FOLIO FECHA REA ENVO POR CONDUCTO PEDIDO 1 2 ARTCULO DESCRIPCIN 7 NO. INVENTARIO 8 CANTIDAD UNIDAD VEHCULO 3 PRECIO UNITARIO 11

4 5

IMPORTE

10

12

OBSERVACIONES: 13

DESPACH

AUTORIZACIN

TRANSPORTISTA

RECEPCIN

FECHA

SI EN BUEN ESTADO 19 CANT. COMPLETA ART. SOLICITADO

NO

14
NOMBRE Y FIRMA

15
NOMBRE Y FIRMA

16
NOMBRE Y FIRMA

17

18

NOMBRE Y FIRMA DD/MM/AAAA

DG.DA.1.6F005

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 38138 90W-DG.DA-1.6F005 Orden de cargo Objetivo: Registrar la salida de los bienes del almacn, detallando sus caractersticas: descripcin, cantidad, precio unitario, importe y lugar de destino. Elaboracin: Encargado de Almacn Presentacin: Archivo de Excel, en original y dos copias. Nmero de tantos Destino Original Departamento de Contabilidad Copia 1 Almacn Copia 2 rea solicitante EN 1. rea 38138 90W-DG.DA-1.6F005 Orden de cargo SE ANOTAR El nombre del rea a la cual se le envan los bienes. El nombre del transportista, si este pertenece a la institucin o, en su caso, la razn social o denominacin de la compaa fletera. Los datos del vehiculo en el que se transporte la carga a su destino (marca, tipo y no. de placas), en su caso. El numero progresivo que corresponda a la "orden de cargo", folindose en el momento de su envo. Con nmeros arbigos el da, mes y ao en que se elabora el formato. El numero de "pedido" que ampara la adquisicin de los bienes. El nombre del bien, detallando en forma completa las caractersticas y especificaciones que permitan su identificacin correcta, segn nota de entrada. En el caso de bienes de activo fijo se anotar la fecha de adquisicin. En caso de bienes muebles, el nmero de inventario asignado. La cantidad de bienes a los que se les da salida. La Unidad de medida con que se identifica el bien segn su tipo: kilo, litro, metro, frasco, pieza, rollo, caja, etc.
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2. Envo por conducto 3. Vehculo 4. Nmero 5. Fecha 6. Pedido 7. Descripcin

8. No. de inventario 9. Cantidad 10. Unidad

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38138 90W-DG.DA-1.6F005 Orden de cargo SE ANOTAR El costo de cada unidad, segn la nota de entrada reflejado en la tarjeta de krdex. 12. Importe El resultado de multiplicar la cantidad por el precio unitario. 13. Observaciones La informacin complementaria que se considere pertinente. 14. Despach El nombre completo y firma de la persona que elabora el documento y despacha. 15. Autorizacin El nombre completo y firma del Jefe de Departamento de Recursos Materiales. 16. Transportista El nombre completo y firma del chofer responsable del traslado de los bienes, pertenezca o no al CIESAS. 17. Recepcin El nombre completo y firma del responsable de la recepcin de los bienes en el rea solicitante. 18. Fecha: Da; Mes; Ao Con nmero arbigos el da, mes y ao en que se reciben los bienes. 19. En buen estado, Una x en los espacios correspondientes, segn Cantidad completa sea el caso. Artculo solicitado EN 11. Precio unitario

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Se muestra reducido el formato 38138 90W-DG.DA-1.6F011 Tarjeta de resguardo


CENTRO DE INVESTIGACIONES Y ESTUDIOS SUPERIORES EN ANTROPOLOGA SOCIAL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES PARA EL DESEMPEO DE LAS ACTIVIDADES OFICIALES QUE TENGO A MI CARGO EN ESTA ENTIDAD, HE RECIBIDO EL ARTCULO QUE SE DESCRIBE A CONTINUACIN

TARJETA DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES


NUMERO DE INVENTARIO 1
DEPENDENCIA O ENTIDAD

2
CLAVE CATLOGO BIENES MUEBLES

3 DENOMINACIN SEGN CATLOGO 4 DESCRIPCIN DEL BIEN 5 $ VALOR DE ADQUISICIN O INVENTARIO 6 UNIDAD DE ADSCRIPCIN 7 NOMBRE 8 FIRMA
DG.DA.1.6F011

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 38138 90W-DG.DA-1.6F011 Tarjeta de resguardo Objetivo: Mantener el control de todos los bienes muebles asignados. Elaboracin: Encargado de Activo Fijo. Presentacin: Archivo de Excel, en original y copia. Nmero de tantos Destino Original Encargado de Activo Fijo. Copia 1 Resguardatario. 38138 90W-DG.DA-1.6F011 Tarjeta de resguardo EN SE ANOTAR Dependencia o Entidad Los nmeros 11 0100, correspondientes al CIESAS. Clave catlogo bienes La clave asignada al tipo de bien en el CABMS, as muebles como el nmero consecutivo que le corresponda. Denominacin segn El nombre genrico asignado al bien mueble catlogo (escritorio, silla, ventilador, etc.). Descripcin del bien La descripcin que permita identificar plenamente el bien. De ser posible, transcribir la descripcin de la factura. Valor de adquisicin o En pesos y centavos, con nmero, el costo inventario plasmado en la factura o el costo de inventario. Unidad de adscripcin El rea a la que pertenece el resguardatario. Nombre El nombre completo del resguardatario. Firma La firma autgrafa del resguardatario.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

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Se muestra reducido el formato 38138 90W-DG.DA-1.6F012 Resguardo individual de bienes muebles


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RESGUARDO INDIVIDUAL DE ACTIVO FIJO


NOMBRE REA 2 3 FECHA 1

PARA EL DESEMPEO DE LAS ACTIVIDADES OFICIALES QUE TENGO A MI CARGO EN ESTA ENTIDAD, HE RECIBIDO LOS ARTCULOS QUE SE DESCRIBEN A CONTINUACIN, COMPROMETINDOME A MANTENERLOS EN PTIMAS CONDICIONES NMERO DE ACTIVO FIJO 4 DESCRIPCIN 5 VALOR DE INVENTARIO 6

RESGUARDATARIO 7 NOMBRE Y FIRMA

ACTIVO FIJO 8 NOMBRE Y FIRMA


DG.DA.1.6F012

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 38138 90W-DG.DA-1.6F012 Resguardo Individual de bienes muebles Objetivo: Mantener el control de todos los bienes muebles asignados por resguardatario. Elaboracin: Encargado de Activo Fijo. Presentacin: Archivo de Excel, en original y copia. Nmero de tantos Destino Original Encargado de Activo Fijo. Copia 1 Resguardatario. 38138 90W-DG.DA-1.6F012 Resguardo Individual de bienes muebles EN SE ANOTAR Fecha Con formato DD MM AA, la fecha de elaboracin. Nombre Nombre completo del resguardatario de los bienes relacionados. rea rea de adscripcin del resguardatario. Nmero de activo fijo Nmero de resguardo asignado a cada uno de los bienes, por activo fijo. Descripcin Descripcin detallada de cada uno de los bienes asignados al resguardatario. Valor de inventario Valor de inventario de cada uno de los bienes. Resguardatario; nombre y firma Nombre completo y firma autgrafa del resguardatario de los bienes. Activo Fijo; nombre y firma Nombre completo y firma autgrafa del encargado de activo fijo.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

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AUTORIZACIONES NOMBRE AUTORIZ DRA. VIRGINIA GARCA ACOSTA Directora General APROB LIC. JESS MAZARIEGOS AGUILAR Director de Administracin REVIS LIC. JOS ISAAC PREZ HERNNDEZ Jefe del Departamento de Desarrollo Administrativo ELABOR PROF. FERNANDO ORTIZ SALINAS Jefe del Departamento de Recursos Materiales Fecha de documentacin: Revisin nmero: Copia nmero: Copia asignada a: 19-03-2007 02 Original FECHA FIRMA

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10. HISTORIAL DE CAMBIOS Revisin Nm. 1 Fecha de Aprobacin 31-05-2005

Descripcin del Cambio

Motivo (s)

Elaboracin de un procedimiento Elaboracin de resguardo individual de bienes muebles. Incorporacin de sugerencias y Validacin por parte observaciones efectuadas por la de Jurdico Direccin Adjunta de Asuntos CONACYT Jurdicos de CONACYT

19-03-2007

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