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Unidad IV: Proceso Administrativo

Unidad IV: Proceso Administrativo

12/12/2011






Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011

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Unidad IV: Proceso Administrativo
4.1 Concepto del Proceso Administrativo .......................................................... 03
 Introducción al proceso administrativo .................................................. 03
 Universalidad del proceso administrativo .............................................. 03
 Beneficios de la aplicación del proceso administrativo .......................... 03
 Conceptualización del proceso administrativo ....................................... 04
4.2 Fases del Proceso Administrativo ............................................................... 05
4.3 Diversos criterios de los principales autores del PA .................................... 06
4.4 Planeación .................................................................................................. 07
4.4.1 Conceptos y principios de la planeación .................................................. 07
 Concepto de planeación ....................................................................... 07
 Elementos del concepto de planeación ................................................. 07
 Principios de la planeación ................................................................... 08
 Pasos de la planeación ......................................................................... 08
4.4.2 Etapas y técnicas de la planeación .......................................................... 09
 Etapas de la planeación ........................................................................ 09
o Propósitos ................................................................................. 09
o Objetivos ................................................................................... 10
o Estrategias ................................................................................ 10
o Políticas .................................................................................... 11
o Programas ................................................................................. 11
o Presupuestos ............................................................................ 12
 Técnicas de la planeación ..................................................................... 12
o Manuales de objetivos y políticas .............................................. 12
o Diagramas de procedimiento y flujo........................................... 13
o Graficas de Gantt ...................................................................... 14
o PERT ........................................................................................ 15
o CPM .......................................................................................... 16
4.5 Organización ............................................................................................... 17
4.5.1 Conceptos y principios de la organización ............................................... 17
 Concepto de organización .................................................................... 17
 Elementos del concepto de organización .............................................. 18
 Principios de la organización................................................................. 18
4.5.2 Etapas y técnicas de la organización ....................................................... 19
 Etapas de la organización ..................................................................... 19
o División de trabajo ..................................................................... 19
 Jerarquización ............................................................... 19
 Departamentalización .................................................... 20
o Coordinación ............................................................................. 23
 Técnicas de la planeación ..................................................................... 23
o Organigramas ........................................................................... 24
o Manuales................................................................................... 24
o Diagramas de procedimiento y flujo........................................... 25
o Cartas de distribución del trabajo o act. ..................................... 26
o Análisis de presupuestos ........................................................... 26
Anexo. Bibliografía consultada .......................................................................... 27



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UNIDAD IV: PROCESO ADMINISTRATIVO
4.1 CONCEPTO DE PROCESO ADMINISTRATIVO
 Introducción al Proceso Administrativo
La administración es un sistema, en tanto que el funcionamiento de una organización
(empresa, institución, gobierno) cuenta con objetivos, metas acordes con sus recursos
(insumos) y planes (procesos) que actúan en forma continua y cíclica para generar
productos o servicios que, al ser consumidos, satisfacen las necesidades de usuarios
a través de la retribución económica por el beneficio recibido. Este le permite a la
empresa retroalimentar su proceso y expandir su desarrollo. En consecuencia el
usuario satisfecho retroalimenta a la organización para su mejoramiento.

 Universalidad del Proceso Administrativo
Al reconocer a la empresa como un sistema universal, se puede prever el
funcionamiento; al preverlo, es posible planificarlo y organizarlo. Una vez planeada y
organizada la empresa, es factible dirigir y controlar; además, cualquier empresa en el
mundo, al aplicar el proceso administrativo mejorará su eficiencia, eficacia y
efectividad.
El proceso administrativo es aplicable a cualquier tipo de organización pública o
privada como: industrias, empresas comerciales, escuelas, iglesias, grupos sociales,
empresas de servicios (despachos contables, bancos).

 Beneficios de la aplicación del Proceso Administrativo
Debido a que el proceso administrativo es un instrumento para manejar de manera
integral una empresa y lograr los objetivos de la misma, ya que proporciona una
metodología relativamente simple y sencilla de aplicación, se pueden señalar las
siguientes ventajas de su aplicación:
1. Guía práctica y metodológica para la generación de empresas.
2. Permite sistematizar y controlar las actividades continuas.
3. Da las bases para estructurar el trabajo (organizar) y dividirlo en
departamentos y jerarquías conforme a las necesidades y los recursos de las
empresas.
4. Permite establecer un sistema de selección de individuos acorde con las
necesidades de la empresa.
5. Permite el desarrollo de capacidades y competencias laborales.

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6. Facilita la dirección, al darle estrategia y control a quien la conduce.
7. Facilita el análisis de problemas para su solución.
8. Da las bases para aplicar el método científico para el mejoramiento de la
empresa o su replanteamiento.
9. Es un instrumento importante de reorganización de la empresa.


 Conceptualización del Proceso Administrativo
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una
actividad. En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo
como la administración en acción, o como:
El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la
administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Para comprender mejor este concepto, es necesario que se compare el organismo o
grupo social, que es donde se manifiesta la administración, con un organismo animal.
Si se observa cómo se desarrolla la vida de cualquier ser vivo, se podrán distinguir
dos fases o etapas primordiales:
Una primera etapa de estructuración que consiste en la construcción del organismo,
así, a partir de una célula se diferencia los tejidos y órganos hasta lograr su plenitud
funcional. Una segunda etapa de operación, en la que una vez que se ha estructurado
completamente el organismo, éste desarrolla plenamente las funciones que le son
inherentes.



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4.2 FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
De manera similar, este fenómeno se manifiesta al administrar un grupo social. Así se
observa, cuando se administra cualquier empresa, que existen dos fases: una
estructural, en la que a partir de uno o más fines se determinan la mejor forma de
obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias
para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.
A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama: mecánica y dinámica de la
administración. Para este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la
administración en la que se establece lo que debe hacerse, es decir, siempre hacia el
futuro. Mientras que la dinámica se refiere a cómo manejar de hecho el organismo
social.
¿Qué se quiere hacer?,
Planeación ¿Qué se va a hacer?
Mecánica
Organización ¿Cómo se va a hacer?

Administración

Dirección Ver que se haga

Dinámica
Control ¿Cómo se ha realizado?

Aparte, George Terry establece que estas fases están constituidas por distintas
etapas que dan respuesta a cinco cuestionamientos básicos de la administración.




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4.3 DIVERSOS CRITERIOS DE LOS PRINCIPALES AUTORES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
Es importante conocer que son muchos los autores en el ámbito mundial que han
tratado sobre el Proceso Administrativo. Aunque ellos coinciden en dividirlo en etapas,
cada uno lo trata de manera diferente, dándole un toque personal original, de ahí que
las etapas varíen en forma, no en fondo.

En este trabajo se analizará el criterio de las dos etapas (únicamente planeación y
organización). En el siguiente cuadro se muestra un resumen de las fases, etapas y
elementos que conforman el proceso administrativo.
Propósitos
Objetivos
Estrategias
Planeación Políticas
Programas
Fase Presupuestos
Mecánica o Procedimientos
Estructural
División Jerarquización
Del Departamentalización
Proceso Organización Trabajo Descripción de funciones
Administrativo
Coordinación


Toma de decisiones
Dirección Integración
Fase o Motivación
Dinámica u ejecución Comunicación
Operativa Supervisión

Establecimiento de estándares
Control Medición
Corrección
Retroalimentación

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4.4 PLANEACIÓN
Antes de iniciar una acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados
que pretende alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras y los
elementos necesarios para que este funcione eficientemente. La planeación establece
las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la
actuación depende en gran parte de una buena planeación.

4.4.1 CONCEPTOS Y PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

 Conceptos de Planeación
Agustín Reyes Ponce: “La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción
que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la
secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números
necesarios para su realización.”
José Antonio Fernández Arena: “Es el primer paso del proceso administrativo por
medio del cual se define el problema, se analizan las experiencias pasadas y se
esbozan planes y programas.”
George R. Terry: “Planeación es la selección y relación de hechos, así como la
formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación
de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los
resultados deseados.”

 Elementos del Concepto de Planeación
Analizando detenidamente estas definiciones se observa que todos los autores
mencionados, consideran que el concepto de planeación comprende los siguientes
elementos:
1. Objetivo: Resultados deseados.
2. Cursos alternos de acción: Diversos caminos, formas de acción o
estrategias.
3. Elección: Determinación, análisis y la selección, la decisión más adecuada.
4. Futuro: Prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse para
contingencias y trazar actividades futuras.

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La planeación es una disciplina prescriptiva (no descriptiva) que trata de identificar
acciones a través de una secuencia sistemática de toma de decisiones, para generar
los efectos que se espera de ellas, o sea, para proyectar un futuro deseado y los
medios efectivos para lograrlo.

 Principios de la planeación
Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación general
que sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa:
1. Factibilidad: debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones
objetivas.
2. Objetividad y cuantificación: basarse en datos reales, razonamientos
precisos y exactos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos
arbitrarios expresados en tiempo y dinero.
3. Flexibilidad: es conveniente establecer márgenes que permitan afrontar
situaciones imprevistas y que puedan proporcionar otros cursos de acción a
seguir.
4. Unidad: todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los
propósitos y objetivos generales.
5. Del cambio de estrategias: cuando un plan se extiende, será necesario
rehacerlo completamente. La empresa tendrá que modificar los cursos de
acción (estrategias) y consecuentemente las políticas, programas,
procedimientos y presupuestos para lograrlos.


 Pasos de la Planeación
1. Detección de la oportunidad de acuerdo con:
 El mercado
 La competencia
 Lo que desean los clientes
 Nuestras fuerzas
 Nuestras debilidades
2. Establecimiento de objetivos y metas:
 Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando.
3. Consideración de las premisas de planeación:
 En qué ambiente (interno o externo) operarán nuestros planes.
4. Identificación alternativas:

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 Cuáles son las alternativas más prometedoras para alcanzar nuestros
objetivos.
5. Comparación de alternativas:
 Que alternativa proporcionará la mejor posibilidad de cumplir las metas con el
costo más bajo y las mayores utilidades.
6. Elección de una alternativa:
 Selección del curso de acción a seguir.
7. Elaboración de planes de apoyo, como los planes para:
 Comprar equipo
 Comprar materiales
 Contratar trabajadores
 Desarrollar un nuevo producto
8. Expresión numérica de los planes mediante la elaboración de presupuestos tales
como:
 Volumen y precio de ventas
 Gastos de operación necesarios para los planes
Gastos para equipos de capital.

4.4.2 ETAPAS Y TECNICAS DE LA PLANEACIÓN

 Etapas de la Planeación
La planeación está integrada por las siguientes etapas:
 Propósitos
 Objetivos
 Estrategias
 Políticas
 Programas
 Presupuestos

Misión o Propósito
Los propósitos son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo
que persigue, un grupo social. Las siguientes cuatro características lo diferencian de
los objetivos:
a) Son básicos, porque constituyen el fundamento de los demás elementos
b) Genéricos o cualitativos, porque no se expresan en números

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c) Permanentes, vigentes durante el periodo de vida de la organización
d) Semipermanentes, porque pueden abarcar un periodo determinado.
El administrador, al establecer los propósitos, debe recordar los siguientes
lineamientos:
 Evitar que la dirección pierda el tiempo en aspiraciones desatinadas o erróneas.
 Deben darse a conocer a todos los miembros de la empresa.
 Evitar dogmatizarlos
 Deben estar acordes a los valores institucionales del grupo social
 No deben de utilizarse para interese personales, sino para el bienestar de la
organización
 Deben implantarse, si es que no se han considerado.
 No deben definirse con frases ambiguas y vacías, el autoengaño no ayuda a la
implantación de planes.

Objetivos
Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar,
establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo
específico. Dos características primordiales poseen los objetivos, que permiten
diferenciarlos de cualquier otra etapa:
a) Deben establecerse a un tiempo específico.
b) Se determinan cuantitativamente.
En función al área que abarquen y del tiempo al que se establezcan, pueden ser:
 Estratégicos o generales
 Tácticos o departamentales.
 Operacionales o específicos
o Seccionales
o Individuales.

Estrategias
Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo
general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones
ventajosas. Un área clave de resultados es una actividad básica dentro de una
empresa, que está relacionada con el desarrollo total de la misma.
Las particularidades de las estrategias son:
a) Se avienen al concepto tradicional militar, al incluir consideraciones
competitivas
b) Su vigencia está estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para los
que

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c) fueron diseñadas; una vez alcanzados, a la par del establecimiento de unos
nuevos, es necesario formular nuevas estrategias.
d) Debido a la dinámica del medio ambiente, una estrategia que en su momento
fue útil, puede ser, en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismo
objetivo.
e) Para cada área clave es necesario establecer una estrategia específica. Es
decir, que una estrategia establecida para un área clave, por ejemplo:
productividad, no podrá aplicarse para penetración de mercado.
f) Se establecen en los niveles jerárquicos más altos.

Políticas
Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en
la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una
organización. En cuanto a su origen, las políticas pueden ser:
 Externas: Por el gobierno, proveedores, clientes, etc.
 Consultadas: Recurrir al jefe inmediato para solucionar un problema.
 Formuladas: Emitidas por niveles superiores, para guiar la correcta acción y
decisión, del personal en sus actividades.
 Implícitas: Donde no existe una política previamente establecida, lo que origina
ciertos lineamientos que sin estar escritos se aceptan por costumbre en la
organización.

Programas
Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que
habrán de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar
cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución. La
importancia de los programas es que:
 Suministran información e indican el estado de avance de las actividades
 Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control
 Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina
un programa para cada centro de responsabilidad
 Determinan los recursos que necesitan
 Disminuyen los costos
 Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse
específicamente
 Determinan el tiempo de iniciación terminación de actividades
 Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias
 Evitan la duplicidad de esfuerzos


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Presupuestos
Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa
expresado en términos económicos, junto con la comprobación subsiguiente de las
realizaciones de dicho plan. Se diferencia de otras etapas de la planeación en que:
 Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal, ordenado
sistemáticamente
 Está expresado en términos cuantitativos
 Es general porque debe establecerse para toda la empresa
 Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas de la
organización
 Es diseñado para un periodo determinado


 Técnicas de planeación
La finalidad de las técnicas de la planeación consiste en que el administrador que las
utilice, tome las decisiones más adecuadas de acuerdo a la situación más específica
del medio y de la organización en donde se actúe. Las técnicas pueden ser usadas en
cualquier proyecto. Las técnicas más usadas son las siguientes:
 Manuales de Objetivos y Políticas.
 Diagrama de Proceso y de Flujo.
 Gráficas de Gantt.
 PERT.
 CPM (Método de Ruta Crítica).

Manuales de Objetivos y Políticas.
Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.
El manual de objetivos y políticas es una guía autorizada dentro de la estructura de un
organismo social, que contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto, mediano y
largo plazo, clasificándolos por departamentos, con expresión de las políticas
correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales que
ayudan a aplicar adecuadamente las políticas.
Ventajas de la disposición y uso de Manuales:
La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento.
Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del
tiempo.

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 Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas
situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar
o a qué nivel alcanza la decisión o ejecución.
 Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión
administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las
normas vigentes.
 Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema.
 Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del
tiempo.
 Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al
existir.

Diagrama de Proceso y de Flujo.
Los diagramas de proceso y de flujo sirven para
representar, analizar, mejorar y/o explicar un
procedimiento, se consideran como instrumentos
de simplificación. Estos diagramas hacen ver un
proceso en forma tal que pueda apreciarse
separadamente cada uno de sus casos y nos
permiten ver gráficamente esos pasos.
Tiene especial importancia en la revisión de los
trámites administrativos, porque toda organización
es dinámica, pudiendo ocurrir que los sistemas
iniciales ya no respondan al volumen de trabajo
actual, que solo entorpecen o dificultan como también que en el afán por llevar la
especialización a su mayor grado se hayan separado operaciones que podrían estar
juntas en una misma persona, con resultados de mayor eficiencia, rapidez y control.
No debe olvidarse que los que menos suelen ver estos defectos son quienes están ya
habituados a ellos.
Los sistemas de simplificación del trabajo de oficina son, exclusivamente instrumentos
para ayudar a la mente a analizar los procesos lo esencial es el análisis que se haga.
Por ello, no son recetas para corregir los defectos o mejorar los procedimientos, esto
corresponde al criterio del supervisor y sus auxiliares, dotados de práctica y con
conocimientos de las necesidades concretas.
Sin embargo, este criterio puede aprovecharse en forma incomparablemente mejor
cuando cuenta con estas herramientas, al hacer un análisis sistemático sobre
graficas, con ayuda de ciertas reglas.

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Para formular el diagrama de proceso se deben seguir los siguientes pasos:
 Hacer la hoja respectiva, que en su encabezado contendrá datos de
identificación del proceso, tales como el nombre del mismo, departamento,
sección donde se inicia y donde se acaba, fecha de elaboración.
 El cuerpo de esta hoja consta de cinco columnas: una para los símbolos, otra
para descripción breve del trámite, otras dos para anotar las distancias de
transporte y demora por almacenamiento y otra para observaciones.
 Se anota, ante todo, la descripción de los diversos pasos que el proceso
comprende, y se marcan puntos en las columnas correspondientes.
 Cuando se ha terminado de describir el proceso se obtienen los totales de
operaciones.

Graficas de Gantt.
Es un diagrama o gráfica de barras que
se usa cuando es necesario representar
la ejecución o la producción total, ésta
muestra la ocurrencia de actividades en
paralelo o en serie en un determinado
período de tiempo.
Tienen por objeto controlar la ejecución
simultánea de varias actividades que se
realizan coordinadamente. Este fue desarrollado por Henry L. Gantt en 1917. Un
grafico de Gantt es un sencillo gráfico de barras. Cada barra simboliza una tarea del
proyecto. En donde el eje horizontal representa el tiempo. Como estos gráficos se
emplean para encadenar tareas entre sí, el eje horizontal debería incluir fechas.
Verticalmente, y en la columna izquierda, se ofrece una relación de las tareas. Una
ventaja importante de los gráficos Gantt es que ilustran claramente el solapamiento
entre tareas planificadas.
Para generar un calendario de proyecto utilizando gráficos Gantt, primero se tiene que
identificar las tareas que deben planificarse. A continuación, se determinara la
duración de cada tarea a través de técnicas y formulas para la estimación apropiada
de tiempos. Entonces estamos preparados para planificar tareas.
Primero, se escribe la lista de actividades en la columna de la izquierda del gráfico
Gantt. Las fechas correspondientes a la duración del proyecto se anotan en el eje
horizontal del gráfico. Habrán de determinarse fechas de inicio y fin de cada tarea,
fijándose bien en las dependencias parciales o totales de entre tareas.



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PERT (Evaluación de Programa y Técnica de Revisión)
Parar ilustrar los acontecimientos en los gráficos PERT se ha utilizado una gran
variedad de símbolos: círculos, cuadrados y similares. En los gráficos PERT, estos
acontecimientos reciben a menudo el nombre de nodos. Cada nodo está dividido en
tres secciones. La parte izquierda del nodo incluye el número de identificación del
acontecimiento. Este número por lo general hace referencia a una leyenda que define
explícitamente el acontecimiento. Las partes derecha superior y derecha inferior del
nodo se usan para anotar los tiempos máximo y mínimo de finalización del
acontecimiento. Todos los gráficos PERT tienen un nodo de inicio y un nodo de fin
que señala el fin del proyecto.

Los requisitos de tiempo de los proyectos deben ser calculados por estimación.
Factores que influyen sobre las estimaciones:
 Tamaño del equipo de proyecto.
 Experiencia de los miembros del equipo.
 Número de usuarios finales y directivos.
 Actitud de los usuarios finales.
 Compromiso de la dirección.
 Disponibilidad de los usuarios finales y los directivos.
 Proyectos en curso.
Para calcular los requisitos de tiempo y dibujar un gráfico PERT, son necesarios cinco
pasos:
 Hacer una lista de todas las tareas y acontecimientos del proyecto
 Determinar las dependencias entre las tareas.
 Hacer una estimación de la duración de cada tarea.
 Calcular el tiempo más probable que será necesario para realizar la tarea.
 Calcular la duración esperada de la siguiente manera



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CPM (Método de Ruta Crítica)
El método del camino crítico es un proceso administrativo de planeación,
programación, ejecución y control de todas y cada una de las actividades
componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crítico y al
costo óptimo.
En otras palabras, para lograr que el proyecto se realice pronto, las actividades de la
ruta crítica deben realizarse pronto. Por otra parte, si una actividad de la ruta crítica se
retarda, el proyecto como un todo se retarda en la misma cantidad. Las actividades
que no están en la ruta crítica tienen una cierta cantidad de holgura; esto es, pueden
empezarse más tarde, y permitir que el proyecto como un todo se mantenga en
programa.
El campo de acción de este método es muy amplio, dada su gran flexibilidad y
adaptabilidad a cualquier proyecto grande o pequeño. Para obtener los mejores
resultados debe aplicarse a los proyectos que posean las siguientes características:
 Que el proyecto sea único, no repetitivo, en algunas partes o en su totalidad.
 Que se deba ejecutar todo el proyecto o parte de él, en un tiempo mínimo, sin
variaciones, es decir, en tiempo crítico.
 Que se desee el costo de operación más bajo posible dentro de un tiempo
disponible.
Dentro del ámbito aplicación, el método se ha estado usando para la planeación y
control de diversas actividades, tales como construcción de presas, apertura de
caminos, pavimentación, construcción de casas y edificios, reparación de barcos,
investigación de mercados, movimientos de colonización, estudios económicos
regionales, auditorías, planeación de carreras universitarias, distribución de tiempos
de salas de operaciones, ampliaciones de fábrica, planeación de itinerarios para
cobranzas entre otros varios.


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4.5 ORGANIZACIÓN
Desde siempre, el ser humano ha estado consciente de que la obtención de eficiencia
sólo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los
recursos que forman parte del grupo social; esta actividad corresponde a la etapa del
proceso administrativo denominada organización.
Una vez que se ha establecido `lo que se quiere hacer", dicho de otra manera: los
objetivos a alcanzar durante la etapa de planeación, será necesario determinar "cómo
hacerlo", qué medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto sólo es posible a
través de la organización.

4.5.1 CONCEPTOS Y PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

 Concepto de Organización
La organización es a la empresa lo que la estructura a un edificio en construcción, ya
que la organización establece la disposición y correlación de tareas que el grupo
social debe llevar a cabo para lograr sus objetivos, proveyendo la estructura necesaria
a fin de coordinar eficazmente los recursos.
Para emitir una definición formal de este concepto se revisarán algunas de las
definiciones más reconocidas:
Agustín Reyes Ponce: Organización es la estructuración de las relaciones que
deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y
humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de
los planes y objetivos señalados.
Isaac Guzmán V: Organización es la coordinación de las actividades de todos los
individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de
aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la
realización de los fines que la propia empresa persigue.
Harold Koontz y Cyril O'Donnell: Organizar es agrupar las actividades necesarias
para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la
autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como
vertical toda la estructura de la empresa.



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 Elementos del Concepto de Organización
Analizando las anteriores definiciones se obtienen los elementos básicos del
concepto, mismos en los que coinciden todos los autores:
1. Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental
en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la
correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los
objetivos.
2. Sistematización. Todas las actividades y recursos de la empresa, deben de
coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
3. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. Organizar,
implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover
la especialización.
4. Jerarquía. La organización, como estructura, origina la necesidad de
establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.
5. Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización
es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor
manera posible.

 Principios de la organización
Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización
racional, se encuentran íntimamente relacionados, y son:
1. Del objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la
organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.
Es decir, la existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar
realmente los objetivos.
2. Especialización. Este principio fue establecido por Adam Smith hace 200
años; afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea
posible, a la ejecución de una sola actividad.
3. Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la
comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto
ejecutivo hasta el nivel más bajo.
4. Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad
conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir
dicha responsabilidad. De la misma manera que resulta absurdo conceder

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autoridad para realizar una función, a un empleado, sino se le hace
responsable por los resultados.
5. Unidad de mando. Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada
función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán
reportar a más de un superior.
6. Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de
cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y
ponerse, por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa
que tengan relación con las mismas. Por otra parte, la descripción de labores
no debe hacerse con demasiado detalle.
7. Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de
subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda
realizar todas sus funciones eficientemente. Lyndall Urwick dice que un
gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco o seis subordinados,
a fin de asegurar que no esté sobrecargado.
8. De la coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán
mantenerse en equilibrio. La estructura organizacional debe propiciar la
armonía y la adecuada sincronización de los recursos que integran la empresa,
para cumplir con los objetivos generales.
9. Continuidad. Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional
requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio
ambiente. La organización que es apropiada para la empresa en un momento
dado, puede no serlo posteriormente.

4.5.2 ETAPAS Y TECNICAS DE ORGANIZACION

 Etapas de la Organización
Las etapas de organización son:
 División del trabajo.
 Coordinación.

 División del trabajo
Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función
con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo es fuerzo, dando lugar a la
especialización y perfeccionamiento en el trabajo. Para dividir el trabajo es necesario
seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas:
 Jerarquización

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Jerarquización es la disposición de las funciones de una organización por orden de
rango, grado o importancia.
 Departamentalización
A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas,
con base en su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalización.
La departamentalización se logra mediante una división orgánica que permite a la
empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades.
A. Secuencia de la departamentalización. Al departamentalizar es conveniente
seguir la siguiente secuencia:
1. Listar todas las funciones de la empresa.
2. Clasificarlas.
3. Agruparlas según un orden jerárquico.
4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos.
5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las
funciones y los puestos.
6. Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos.
7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán
relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa, y de
las funciones involucradas.
B. Tipos de departamentalización. De acuerdo con la situación específica de
cada empresa, es posible aplicar diversos tipos de departamentalización; los más
usuales son:
1. Funcional. Es común en las
empresas industriales; consiste en
agrupar las actividades análogas según
su función primordial para lograr la
especialización y, con ello, una mayor
eficiencia del personal.


2. Por productos. Es característica de las empresas que se dedican a la
fabricación de diversas líneas de productos. La departamentalización se hace con
base en un producto o grupo de productos relacionados entre sí.

La figura muestra la división de una empresa en departamentos de productos:
químicos, colorantes, farmacéuticos.

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3. Geográfica o por territorios. Este tipo de departamentalización proporciona
un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan
actividades en sectores alejados físicamente, y/o cuando el tramo de operaciones y
de personal supervisado es muy extenso y está disperso en áreas muy grandes. Se
utiliza principalmente en el área de ventas, ejemplo: dividir a una empresa en zonas
regionales.


4. Clientes. Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los
distintos compradores o clientes. Por lo general se aplica en empresas comerciales,
principalmente en los almacenes (fig. 4.14), aunque puede también utilizarse con base
en determinados mercados.



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5. Por procesos o equipo. Al fabricar un producto, el proceso o el equipo que
se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre
todo si reporta ventajas, económicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc., ya sea por
la capacidad del equipo, manejo especial del mismo o porque el proceso lo requiera.
El agrupamiento de tornos en un departamento y el de fresadoras en otro, es un claro
ejemplo de la departamentalización por equipos.


6. Secuencia. Este tipo de departamentalización se utiliza por lo general en
niveles intermedios o inferiores. En muchas empresas, por razones técnicas o
económicas, es necesario departamentalizar por secuencias alfabéticas, numéricas o
de tiempo; así, una empresa productiva que trabaja por turnos sin interrupción, puede
establecer secciones que controlen cada uno de los turnos.


O cuando se trata de labores que manejan una gran cantidad de números y/o letras,
por ejemplo un departamento de cobranzas que maneja infinidad de tarjetas de
crédito, establece diversas secciones de acuerdo con la numeración de las tarjetas, o
bien, con los apellidos de los cuentahabientes.

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 Coordinación del trabajo
La coordinación es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo
social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la
consecución de los objetivos.

 TECNICAS DE ORGANIZACIÓN
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son
indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las
necesidades de cada grupo social. Las principales son las siguientes:
 Organigramas
 Manuales
 Diagramas de flujo o de procedimiento
 Cartas de distribución de trabajo o actividades
 Análisis de puestos

 Organigramas
Conocidos también como gráficas de organización o cartas de organización, los
organigramas son representaciones graficas de la estructura formal de una
organización, que muestran la interrelación las funciones, los niveles jerárquicos,
las obligaciones yla autoridad existentes dentro de ella.
Los organigramas pueden clasificarse:





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Existen tres formas de representar los organigramas:
1. Vertical. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba abajo.
2. Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
3. Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro
hacia la periferia.
4. Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.
 Manuales
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada ysistemática,
información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con
su contenido, pueden ser:
a) De políticas.
b) Departamentales.
c) De bienvenida.
d) De organización.
e) De procedimientos.
f) De contenido múltiple.
g) De técnicas.
h) De puesto.
o Manuales de organización
Explican los detalles más importantes de la organización; generalmente incluyen:
 Finalidad de cada elemento de la organización.
 Declaración de funciones.
Organigramas
Por su objeto
Por su área
Por su contenido
 Estructurales. Muestran sólo la estructura
administrativa de la empresa.
 Funcionales. Indican las principales
funciones de los departamentos.
 Especiales. Se destaca algunas
características.
 Generales. Presentan toda la organización;
se llaman también cartas maestras.
 Departamentales. Representan la
organización de un departamento o sección.
 Esquemáticos. Contienen sólo los
órganos principales, se elaboran para el
público, no contienen detalles.
 Analíticos. Más detallados y técnicos.

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 Glosario de términos utilizados.
o Manuales departamentales
Contienen:
a) Objetivos generales de la empresa, los del departamento de q' se trate, ylos de
sus secciones básicas.
b) Políticas ynormas generales de la empresa ydel departamento correspondiente.
c) Carta de organización general ydepartamental.
d) Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental.
e) Análisis de puestos.
f) Gráficas de procesos y de flujo
o Manuales Interdepartamentales
Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no
siempre proporcionan la misma cantidad de información:
• Comprenden a todos los departamentos de la organización.
•. Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos
departamentos.
 Diagramas de procedimiento o de Flujo.
También se les conoce como flujo gramas. George Terry los define como: la
representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un
procedimiento.
Los diagramas de procedimiento permiten:
a) Una mayor simplificación del trabajo.
b) Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las
operaciones para una mejor circulación física.
c) Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso.
d) Eliminar demoras.
e) Una mejor distribución de la planta.
Existen diversos tipos de diagramas de procedimiento:
 Gráfica de flujo de operaciones.
 Gráficas esquemáticas de flujo.
 Gráfica de ubicación de equipo.
 Gráfica de flujo de formas.
 Carta de distribución del trabajo o de actividades

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A través de esta técnica se analizan los puestos que integran departamento o
sección, para lograr una división de funciones ymejorar la estructura de los grupos
de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas.
 Análisis de puesto
Es una técnica en la que se clasifican pormenorizadamente las labores que se
desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto), así como
las características, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo
desempeña.
Los objetivos primordiales de esta técnica son:
a) Mejorar los sistemas de trabajo.
b) Delimitar funciones y responsabilidades.
c) Evitar fugas de autoridad y responsabilidad.
d) Fundamentar programas de entrenamiento
e) Retribuir adecuadamente al personal.
f) Mejorar la selección de personal.


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 ANEXOS. BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

1. ADMINISTRACIÒN: PENSAMIENTO, PROCESO, ESTRATEGIA Y
VANGUARDIA
o Decimosegunda unidad: Introducción al proceso administrativo
Hernandez y Rogriguez, Sergio.
Ed. McGraw-Hill / 1ra Edición / 2002

2. FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
o Unidad 1: Estudio de la administración
o Unidad 3: Planeación
o Unidad 4: Oraganización
Mûnich Galindo; García Martínez.
Ed. Trillas / 5ta. Edición / 1990.



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Unidad IV: Proceso Administrativo
4.1 Concepto del Proceso Administrativo .......................................................... 03  Introducción al proceso administrativo .................................................. 03  Universalidad del proceso administrativo .............................................. 03  Beneficios de la aplicación del proceso administrativo .......................... 03  Conceptualización del proceso administrativo ....................................... 04 4.2 Fases del Proceso Administrativo ............................................................... 05 4.3 Diversos criterios de los principales autores del PA .................................... 06 4.4 Planeación .................................................................................................. 07 4.4.1 Conceptos y principios de la planeación .................................................. 07  Concepto de planeación ....................................................................... 07  Elementos del concepto de planeación ................................................. 07  Principios de la planeación ................................................................... 08  Pasos de la planeación ......................................................................... 08 4.4.2 Etapas y técnicas de la planeación .......................................................... 09  Etapas de la planeación ........................................................................ 09 o Propósitos ................................................................................. 09 o Objetivos ................................................................................... 10 o Estrategias ................................................................................ 10 o Políticas .................................................................................... 11 o Programas................................................................................. 11 o Presupuestos ............................................................................ 12  Técnicas de la planeación..................................................................... 12 o Manuales de objetivos y políticas .............................................. 12 o Diagramas de procedimiento y flujo........................................... 13 o Graficas de Gantt ...................................................................... 14 o PERT ........................................................................................ 15 o CPM .......................................................................................... 16 4.5 Organización ............................................................................................... 17 4.5.1 Conceptos y principios de la organización ............................................... 17  Concepto de organización .................................................................... 17  Elementos del concepto de organización .............................................. 18  Principios de la organización................................................................. 18 4.5.2 Etapas y técnicas de la organización ....................................................... 19  Etapas de la organización ..................................................................... 19 o División de trabajo ..................................................................... 19  Jerarquización ............................................................... 19  Departamentalización .................................................... 20 o Coordinación ............................................................................. 23  Técnicas de la planeación..................................................................... 23 o Organigramas ........................................................................... 24 o Manuales................................................................................... 24 o Diagramas de procedimiento y flujo........................................... 25 o Cartas de distribución del trabajo o act. ..................................... 26 o Análisis de presupuestos ........................................................... 26 Anexo. Bibliografía consultada .......................................................................... 27

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metas acordes con sus recursos (insumos) y planes (procesos) que actúan en forma continua y cíclica para generar productos o servicios que. gobierno) cuenta con objetivos. es posible planificarlo y organizarlo. Este le permite a la empresa retroalimentar su proceso y expandir su desarrollo. empresas de servicios (despachos contables. eficacia y efectividad. en tanto que el funcionamiento de una organización (empresa. al preverlo. Permite sistematizar y controlar las actividades continuas. Página 3 . se puede prever el funcionamiento. institución. El proceso administrativo es aplicable a cualquier tipo de organización pública o privada como: industrias. además. Guía práctica y metodológica para la generación de empresas. ya que proporciona una metodología relativamente simple y sencilla de aplicación. En consecuencia el usuario satisfecho retroalimenta a la organización para su mejoramiento. satisfacen las necesidades de usuarios a través de la retribución económica por el beneficio recibido. grupos sociales. Una vez planeada y organizada la empresa. 3. al ser consumidos. bancos). al aplicar el proceso administrativo mejorará su eficiencia. se pueden señalar las siguientes ventajas de su aplicación: 1. Permite el desarrollo de capacidades y competencias laborales.1 CONCEPTO DE PROCESO ADMINISTRATIVO  Introducción al Proceso Administrativo La administración es un sistema. escuelas.Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 UNIDAD IV: PROCESO ADMINISTRATIVO 4.  Beneficios de la aplicación del Proceso Administrativo Debido a que el proceso administrativo es un instrumento para manejar de manera integral una empresa y lograr los objetivos de la misma.  Universalidad del Proceso Administrativo Al reconocer a la empresa como un sistema universal. cualquier empresa en el mundo. Permite establecer un sistema de selección de individuos acorde con las necesidades de la empresa. es factible dirigir y controlar. iglesias. Da las bases para estructurar el trabajo (organizar) y dividirlo en departamentos y jerarquías conforme a las necesidades y los recursos de las empresas. 4. 5. empresas comerciales. 2.

Da las bases para aplicar el método científico para el mejoramiento de la empresa o su replanteamiento. Para comprender mejor este concepto. es necesario que se compare el organismo o grupo social. Una segunda etapa de operación. Facilita el análisis de problemas para su solución. así. en la que una vez que se ha estructurado completamente el organismo. Si se observa cómo se desarrolla la vida de cualquier ser vivo. Facilita la dirección. a partir de una célula se diferencia los tejidos y órganos hasta lograr su plenitud funcional. 7. con un organismo animal. Página 4 . éste desarrolla plenamente las funciones que le son inherentes. 8. 9. se podrán distinguir dos fases o etapas primordiales: Una primera etapa de estructuración que consiste en la construcción del organismo.  Conceptualización del Proceso Administrativo Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción.Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 6. o como: El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración. al darle estrategia y control a quien la conduce. Es un instrumento importante de reorganización de la empresa. mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. que es donde se manifiesta la administración.

George Terry establece que estas fases están constituidas por distintas etapas que dan respuesta a cinco cuestionamientos básicos de la administración. Así se observa. este fenómeno se manifiesta al administrar un grupo social. siempre hacia el futuro. en la que a partir de uno o más fines se determinan la mejor forma de obtenerlos. es decir. Página 5 . ¿Qué se va a hacer? ¿Cómo se va a hacer? Planeación Mecánica Organización Administración Dirección Dinámica Control Ver que se haga ¿Cómo se ha realizado? Aparte.Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 4. ¿Qué se quiere hacer?. Lyndall F. Urwick les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse. A estas dos fases. y otra operativa. cuando se administra cualquier empresa. Mientras que la dinámica se refiere a cómo manejar de hecho el organismo social.2 FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO De manera similar. en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración. que existen dos fases: una estructural.

de ahí que las etapas varíen en forma. dándole un toque personal original. Propósitos Objetivos Estrategias Políticas Programas Presupuestos Procedimientos División Del Trabajo Jerarquización Departamentalización Descripción de funciones Planeación Fase Mecánica o Estructural Proceso Administrativo Organización Coordinación Fase Dinámica u Operativa Dirección o ejecución Toma de decisiones Integración Motivación Comunicación Supervisión Establecimiento de estándares Medición Corrección Retroalimentación Control Página 6 . etapas y elementos que conforman el proceso administrativo. En este trabajo se analizará el criterio de las dos etapas (únicamente planeación y organización). En el siguiente cuadro se muestra un resumen de las fases. Aunque ellos coinciden en dividirlo en etapas.3 DIVERSOS CRITERIOS DE LOS PRINCIPALES AUTORES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Es importante conocer que son muchos los autores en el ámbito mundial que han tratado sobre el Proceso Administrativo. no en fondo.Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 4. cada uno lo trata de manera diferente.

formas de acción o estrategias. anticipar hechos inciertos. la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.1 CONCEPTOS Y PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN  Conceptos de Planeación Agustín Reyes Ponce: “La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse.Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 4. La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. prepararse para contingencias y trazar actividades futuras. La eficiencia en la actuación depende en gran parte de una buena planeación. Terry: “Planeación es la selección y relación de hechos. la decisión más adecuada. 2. se analizan las experiencias pasadas y se esbozan planes y programas. Elección: Determinación. así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados. consideran que el concepto de planeación comprende los siguientes elementos: 1. 4. Objetivo: Resultados deseados. así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficientemente.4.4 PLANEACIÓN Antes de iniciar una acción administrativa. Cursos alternos de acción: Diversos caminos. análisis y la selección. 3. Futuro: Prever situaciones futuras. Página 7 . estableciendo los principios que habrán de orientarlo. 4.”  Elementos del Concepto de Planeación Analizando detenidamente estas definiciones se observa que todos los autores mencionados. es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social.” George R.” José Antonio Fernández Arena: “Es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define el problema.

razonamientos precisos y exactos.Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 La planeación es una disciplina prescriptiva (no descriptiva) que trata de identificar acciones a través de una secuencia sistemática de toma de decisiones. Consideración de las premisas de planeación:  En qué ambiente (interno o externo) operarán nuestros planes. 2. adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas. Objetividad y cuantificación: basarse en datos reales. 3. Establecimiento de objetivos y metas:  Donde se desea estar. que se quiere lograr y cuando. para generar los efectos que se espera de ellas. Factibilidad: debe ser realizable. 3. La empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias) y consecuentemente las políticas. o sea. especulaciones o cálculos arbitrarios expresados en tiempo y dinero. Flexibilidad: es conveniente establecer márgenes que permitan afrontar situaciones imprevistas y que puedan proporcionar otros cursos de acción a seguir. para proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para lograrlo. programas. será necesario rehacerlo completamente. nunca en opiniones subjetivas. procedimientos y presupuestos para lograrlos. Unidad: todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los propósitos y objetivos generales. Identificación alternativas: Página 8 . 4. Del cambio de estrategias: cuando un plan se extiende. 4. Detección de la oportunidad de acuerdo con:  El mercado  La competencia  Lo que desean los clientes  Nuestras fuerzas  Nuestras debilidades 2.  Principios de la planeación Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa: 1.  Pasos de la Planeación 1. 5.

2 ETAPAS Y TECNICAS DE LA PLANEACIÓN  Etapas de la Planeación La planeación está integrada por las siguientes etapas:  Propósitos  Objetivos  Estrategias  Políticas  Programas  Presupuestos Misión o Propósito Los propósitos son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue. 6. porque constituyen el fundamento de los demás elementos b) Genéricos o cualitativos. Elaboración de planes de apoyo.4. 7. Elección de una alternativa:  Selección del curso de acción a seguir.Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011  Cuáles son las alternativas más prometedoras para alcanzar nuestros objetivos. 5. porque no se expresan en números Página 9 . como los planes para:  Comprar equipo  Comprar materiales  Contratar trabajadores  Desarrollar un nuevo producto 8. 4. Comparación de alternativas:  Que alternativa proporcionará la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo más bajo y las mayores utilidades. Las siguientes cuatro características lo diferencian de los objetivos: a) Son básicos. un grupo social. Expresión numérica de los planes mediante la elaboración de presupuestos tales como:  Volumen y precio de ventas  Gastos de operación necesarios para los planes Gastos para equipos de capital.

para lograr los objetivos en las condiciones ventajosas. al incluir consideraciones competitivas b) Su vigencia está estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para los que Página 10 . que está relacionada con el desarrollo total de la misma. Dos características primordiales poseen los objetivos. son fines por alcanzar.  Operacionales o específicos o Seccionales o Individuales. si es que no se han considerado. vigentes durante el periodo de vida de la organización d) Semipermanentes. Un área clave de resultados es una actividad básica dentro de una empresa.  No deben definirse con frases ambiguas y vacías. al establecer los propósitos. sino para el bienestar de la organización  Deben implantarse. que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos. porque pueden abarcar un periodo determinado. b) Se determinan cuantitativamente. El administrador. debe recordar los siguientes lineamientos:  Evitar que la dirección pierda el tiempo en aspiraciones desatinadas o erróneas. que permiten diferenciarlos de cualquier otra etapa: a) Deben establecerse a un tiempo específico.Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 c) Permanentes. Objetivos Representan los resultados que la empresa espera obtener. establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico. el autoengaño no ayuda a la implantación de planes. pueden ser:  Estratégicos o generales  Tácticos o departamentales. En función al área que abarquen y del tiempo al que se establezcan.  Deben darse a conocer a todos los miembros de la empresa. Estrategias Son cursos de acción general o alternativas.  Evitar dogmatizarlos  Deben estar acordes a los valores institucionales del grupo social  No deben de utilizarse para interese personales. Las particularidades de las estrategias son: a) Se avienen al concepto tradicional militar.

Políticas Son guías para orientar la acción. sirviendo como herramienta de control Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo. por ejemplo: productividad. etc. Programas Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución. lo que origina ciertos lineamientos que sin estar escritos se aceptan por costumbre en la organización. proveedores. es necesario formular nuevas estrategias.  Consultadas: Recurrir al jefe inmediato para solucionar un problema. que una estrategia establecida para un área clave.  Formuladas: Emitidas por niveles superiores. en otro tiempo. e) Para cada área clave es necesario establecer una estrategia específica. una estrategia que en su momento fue útil. a la par del establecimiento de unos nuevos. d) Debido a la dinámica del medio ambiente. sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización. para guiar la correcta acción y decisión. clientes. una vez alcanzados. lineamientos generales a observar en la toma de decisiones. no podrá aplicarse para penetración de mercado. La importancia de los programas es que:          Suministran información e indican el estado de avance de las actividades Mantienen en orden las actividades. son criterios.  Implícitas: Donde no existe una política previamente establecida. las políticas pueden ser:  Externas: Por el gobierno. ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad Determinan los recursos que necesitan Disminuyen los costos Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse específicamente Determinan el tiempo de iniciación terminación de actividades Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias Evitan la duplicidad de esfuerzos Página 11 . Es decir. la menos indicada para lograr el mismo objetivo. puede ser. del personal en sus actividades.Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 c) fueron diseñadas. f) Se establecen en los niveles jerárquicos más altos. En cuanto a su origen.

clasificándolos por departamentos. junto con la comprobación subsiguiente de las realizaciones de dicho plan.  PERT. Manuales de Objetivos y Políticas. ordenado sistemáticamente  Está expresado en términos cuantitativos  Es general porque debe establecerse para toda la empresa  Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas de la organización  Es diseñado para un periodo determinado  Técnicas de planeación La finalidad de las técnicas de la planeación consiste en que el administrador que las utilice. Las técnicas más usadas son las siguientes:  Manuales de Objetivos y Políticas. se elabora en un documento formal. Las técnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto.  Gráficas de Gantt. pues. Se diferencia de otras etapas de la planeación en que:  Es un esquema. El manual de objetivos y políticas es una guía autorizada dentro de la estructura de un organismo social. Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. con expresión de las políticas correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas. tome las decisiones más adecuadas de acuerdo a la situación más específica del medio y de la organización en donde se actúe. que contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto. mediano y largo plazo. Son fundamentalmente. Ventajas de la disposición y uso de Manuales: La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento. Página 12 .Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Presupuestos Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos.  CPM (Método de Ruta Crítica). un instrumento de comunicación. Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.  Diagrama de Proceso y de Flujo.

Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011      Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a qué nivel alcanza la decisión o ejecución. porque toda organización es dinámica. dotados de práctica y con conocimientos de las necesidades concretas. Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema. Por ello. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes. Diagrama de Proceso y de Flujo. mejorar y/o explicar un procedimiento. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir. al hacer un análisis sistemático sobre graficas. exclusivamente instrumentos para ayudar a la mente a analizar los procesos lo esencial es el análisis que se haga. este criterio puede aprovecharse en forma incomparablemente mejor cuando cuenta con estas herramientas. Los diagramas de proceso y de flujo sirven para representar. se consideran como instrumentos de simplificación. No debe olvidarse que los que menos suelen ver estos defectos son quienes están ya habituados a ellos. pudiendo ocurrir que los sistemas iniciales ya no respondan al volumen de trabajo actual. esto corresponde al criterio del supervisor y sus auxiliares. Página 13 . Sin embargo. Estos diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver gráficamente esos pasos. con resultados de mayor eficiencia. Tiene especial importancia en la revisión de los trámites administrativos. con ayuda de ciertas reglas. Los sistemas de simplificación del trabajo de oficina son. no son recetas para corregir los defectos o mejorar los procedimientos. rapidez y control. analizar. que solo entorpecen o dificultan como también que en el afán por llevar la especialización a su mayor grado se hayan separado operaciones que podrían estar juntas en una misma persona.

ante todo. que en su encabezado contendrá datos de identificación del proceso.  El cuerpo de esta hoja consta de cinco columnas: una para los símbolos. y en la columna izquierda. Las fechas correspondientes a la duración del proyecto se anotan en el eje horizontal del gráfico. Habrán de determinarse fechas de inicio y fin de cada tarea. otra para descripción breve del trámite. Como estos gráficos se emplean para encadenar tareas entre sí. el eje horizontal debería incluir fechas. Verticalmente. fijándose bien en las dependencias parciales o totales de entre tareas. tales como el nombre del mismo. la descripción de los diversos pasos que el proceso comprende. Gantt en 1917. Primero. primero se tiene que identificar las tareas que deben planificarse. se escribe la lista de actividades en la columna de la izquierda del gráfico Gantt. Tienen por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente. ésta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado período de tiempo. Entonces estamos preparados para planificar tareas. otras dos para anotar las distancias de transporte y demora por almacenamiento y otra para observaciones. Cada barra simboliza una tarea del proyecto. Página 14 . y se marcan puntos en las columnas correspondientes. se ofrece una relación de las tareas.Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Para formular el diagrama de proceso se deben seguir los siguientes pasos:  Hacer la hoja respectiva. Este fue desarrollado por Henry L.  Se anota. Es un diagrama o gráfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecución o la producción total. Una ventaja importante de los gráficos Gantt es que ilustran claramente el solapamiento entre tareas planificadas. Graficas de Gantt.  Cuando se ha terminado de describir el proceso se obtienen los totales de operaciones. A continuación. Un grafico de Gantt es un sencillo gráfico de barras. En donde el eje horizontal representa el tiempo. departamento. fecha de elaboración. se determinara la duración de cada tarea a través de técnicas y formulas para la estimación apropiada de tiempos. Para generar un calendario de proyecto utilizando gráficos Gantt. sección donde se inicia y donde se acaba.

Factores que influyen sobre las estimaciones:  Tamaño del equipo de proyecto.  Compromiso de la dirección.  Número de usuarios finales y directivos.  Proyectos en curso. Los requisitos de tiempo de los proyectos deben ser calculados por estimación.  Calcular la duración esperada de la siguiente manera Página 15 . Cada nodo está dividido en tres secciones.  Experiencia de los miembros del equipo.Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 PERT (Evaluación de Programa y Técnica de Revisión) Parar ilustrar los acontecimientos en los gráficos PERT se ha utilizado una gran variedad de símbolos: círculos.  Disponibilidad de los usuarios finales y los directivos.  Actitud de los usuarios finales. La parte izquierda del nodo incluye el número de identificación del acontecimiento. En los gráficos PERT. Este número por lo general hace referencia a una leyenda que define explícitamente el acontecimiento. son necesarios cinco pasos:  Hacer una lista de todas las tareas y acontecimientos del proyecto  Determinar las dependencias entre las tareas.  Calcular el tiempo más probable que será necesario para realizar la tarea. cuadrados y similares. Las partes derecha superior y derecha inferior del nodo se usan para anotar los tiempos máximo y mínimo de finalización del acontecimiento. Para calcular los requisitos de tiempo y dibujar un gráfico PERT. Todos los gráficos PERT tienen un nodo de inicio y un nodo de fin que señala el fin del proyecto.  Hacer una estimación de la duración de cada tarea. estos acontecimientos reciben a menudo el nombre de nodos.

 Que se desee el costo de operación más bajo posible dentro de un tiempo disponible. no repetitivo. si una actividad de la ruta crítica se retarda. Las actividades que no están en la ruta crítica tienen una cierta cantidad de holgura. en un tiempo mínimo. pueden empezarse más tarde.  Que se deba ejecutar todo el proyecto o parte de él. tales como construcción de presas. auditorías. el método se ha estado usando para la planeación y control de diversas actividades. estudios económicos regionales. esto es. construcción de casas y edificios. dada su gran flexibilidad y adaptabilidad a cualquier proyecto grande o pequeño.Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 CPM (Método de Ruta Crítica) El método del camino crítico es un proceso administrativo de planeación. es decir. y permitir que el proyecto como un todo se mantenga en programa. reparación de barcos. pavimentación. El campo de acción de este método es muy amplio. Dentro del ámbito aplicación. sin variaciones. planeación de itinerarios para cobranzas entre otros varios. Por otra parte. programación. Para obtener los mejores resultados debe aplicarse a los proyectos que posean las siguientes características:  Que el proyecto sea único. ampliaciones de fábrica. En otras palabras. distribución de tiempos de salas de operaciones. en tiempo crítico. ejecución y control de todas y cada una de las actividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crítico y al costo óptimo. planeación de carreras universitarias. el proyecto como un todo se retarda en la misma cantidad. las actividades de la ruta crítica deben realizarse pronto. Página 16 . investigación de mercados. movimientos de colonización. para lograr que el proyecto se realice pronto. en algunas partes o en su totalidad. apertura de caminos.

ya que la organización establece la disposición y correlación de tareas que el grupo social debe llevar a cabo para lograr sus objetivos. proveyendo la estructura necesaria a fin de coordinar eficazmente los recursos. en la realización de los fines que la propia empresa persigue. asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa. técnicos y humanos. será necesario determinar "cómo hacerlo". Harold Koontz y Cyril O'Donnell: Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos.5 ORGANIZACIÓN Desde siempre. esta actividad corresponde a la etapa del proceso administrativo denominada organización.5. el ser humano ha estado consciente de que la obtención de eficiencia sólo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social. con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. dicho de otra manera: los objetivos a alcanzar durante la etapa de planeación.Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 4. qué medidas utilizar para lograr lo que se desea. Para emitir una definición formal de este concepto se revisarán algunas de las definiciones más reconocidas: Agustín Reyes Ponce: Organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones. Isaac Guzmán V: Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales. 4. niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social. Página 17 . Una vez que se ha establecido `lo que se quiere hacer". esto sólo es posible a través de la organización.1 CONCEPTOS Y PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN  Concepto de Organización La organización es a la empresa lo que la estructura a un edificio en construcción.

Especialización. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes. Jerarquía. mismos en los que coinciden todos los autores: 1. como estructura. 5. afirma que el trabajo de una persona debe limitarse. ya que establece la disposición y la correlación de las funciones. Organizar. en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida.  Principios de la organización Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional. La organización. 4. 2. jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos. origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa. Es decir. Del objetivo. y son: 1. se encuentran íntimamente relacionados. Paridad de autoridad y responsabilidad. 3. Simplificación de funciones. 4. De la misma manera que resulta absurdo conceder Página 18 . la existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos. a la ejecución de una sola actividad. Todas las actividades y recursos de la empresa. Jerarquía. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Sistematización. 3. hasta donde sea posible. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. implica la necesidad de agrupar. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011  Elementos del Concepto de Organización Analizando las anteriores definiciones se obtienen los elementos básicos del concepto. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social. A cada grado de responsabilidad conferido. Este principio fue establecido por Adam Smith hace 200 años. Estructura. 2. desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo. dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

5. Unidad de mando. a fin de asegurar que no esté sobrecargado. a un empleado. Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. la descripción de labores no debe hacerse con demasiado detalle. para cumplir con los objetivos generales. debe asignarse un solo jefe. 8. Difusión. a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas. 9. puede no serlo posteriormente. Para maximizar las ventajas de la organización. Continuidad. las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad. Una vez que se ha establecido. mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente. 6. autoridad para realizar una función. Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco o seis subordinados. La organización que es apropiada para la empresa en un momento dado.2 ETAPAS Y TECNICAS DE ORGANIZACION  Etapas de la Organización Las etapas de organización son:  División del trabajo.  Coordinación. Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo. Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función. la estructura organizacional requiere mantenerse. La estructura organizacional debe propiciar la armonía y la adecuada sincronización de los recursos que integran la empresa. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas:  Jerarquización Página 19 . y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior.Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 5. deben publicarse y ponerse. dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo. eficiencia y el mínimo es fuerzo. 4.  División del trabajo Es la separación y delimitación de las actividades. De la coordinación. sino se le hace responsable por los resultados. por escrito. Amplitud o tramo de control. 7. con el fin de realizar una función con la mayor precisión. de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente. Por otra parte.

La departamentalización se logra mediante una división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades. Clasificarlas. con ello. una mayor eficiencia del personal. Establecer líneas de comunicación e interrelación. La departamentalización se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre sí. 4. Especificar las relaciones de autoridad. B. 3. Agruparlas según un orden jerárquico. De acuerdo con la situación específica de cada empresa. y de las funciones involucradas. 2. Tipos de departamentalización. Por productos. El tamaño. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos. A. Secuencia de la departamentalización. Funcional. La figura muestra la división de una empresa en departamentos de productos: químicos. 6. entre las funciones y los puestos.Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Jerarquización es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango. grado o importancia. Es común en las empresas industriales. se le conoce con el nombre de departamentalización. con base en su similitud. Página 20 . colorantes. 2.  Departamentalización A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas. 7. consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y. los más usuales son: 1. entre los departamentos. Al departamentalizar es conveniente seguir la siguiente secuencia: 1. es posible aplicar diversos tipos de departamentalización. la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa. responsabilidad y obligación. Es característica de las empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de productos. Listar todas las funciones de la empresa. 5. farmacéuticos.

y/o cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy extenso y está disperso en áreas muy grandes. Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes. 4. Se utiliza principalmente en el área de ventas.Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 3.14). Por lo general se aplica en empresas comerciales. 4. ejemplo: dividir a una empresa en zonas regionales. Geográfica o por territorios. Clientes. Este tipo de departamentalización proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente. principalmente en los almacenes (fig. Página 21 . aunque puede también utilizarse con base en determinados mercados.

sobre todo si reporta ventajas. Por procesos o equipo. Página 22 . es un claro ejemplo de la departamentalización por equipos. etc. ya sea por la capacidad del equipo. con los apellidos de los cuentahabientes. económicas. O cuando se trata de labores que manejan una gran cantidad de números y/o letras. es necesario departamentalizar por secuencias alfabéticas. o bien. una empresa productiva que trabaja por turnos sin interrupción. El agrupamiento de tornos en un departamento y el de fresadoras en otro. Al fabricar un producto. de eficiencia. por razones técnicas o económicas. manejo especial del mismo o porque el proceso lo requiera. ahorro de tiempo. puede establecer secciones que controlen cada uno de los turnos. numéricas o de tiempo. Este tipo de departamentalización se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores. 6. así. Secuencia. por ejemplo un departamento de cobranzas que maneja infinidad de tarjetas de crédito.Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 5. establece diversas secciones de acuerdo con la numeración de las tarjetas. En muchas empresas.. el proceso o el equipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales.

Las principales son las siguientes:  Organigramas  Manuales  Diagramas de flujo o de procedimiento  Cartas de distribución de trabajo o actividades  Análisis de puestos  Organigramas Conocidos también como gráficas de organización o cartas de organización. las obligaciones yla autoridad existentes dentro de ella. los organigramas son representaciones graficas de la estructura formal de una organización. que muestran la interrelación las funciones.Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011  Coordinación del trabajo La coordinación es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social. los niveles jerárquicos. Los organigramas pueden clasificarse: Página 23 . en el desarrollo y la consecución de los objetivos. unidad. con el fin de lograr oportunidad. son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. armonía y rapidez.  TECNICAS DE ORGANIZACIÓN Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional.

Los manuales. Mixto. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.  Esquemáticos. se llaman también cartas maestras. Indican las principales funciones de los departamentos. Departamentales. tanto el horizontal como el vertical. Horizontal. de acuerdo con su contenido. Presentan toda la organización. c) De bienvenida. Analíticos. b) Departamentales. g) De técnicas. Especiales. 2.Unidad IV: Proceso Administrativo  oPe Ma Ps aoP    Organigramas Por su área  12 de Diciembre de 2011 Estructurales. d) De organización. no contienen detalles. Funcionales. 4. Página 24 .  Declaración de funciones. h) De puesto. Muestran sólo la estructura administrativa de la empresa. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba abajo. Por su contenido  Existen tres formas de representar los organigramas: 1.  sulaunaM Son documentos detallados que contienen en forma ordenada ysistemática. 3. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia. Se utiliza por razones de espacio. Representan la organización de un departamento o sección. o Manuales de organización Explican los detalles más importantes de la organización. Se destaca algunas características. pueden ser: a) De políticas. información acerca de la organización de la empresa. Circular. Vertical. se elaboran para el público. Contienen sólo los órganos principales. f) De contenido múltiple. generalmente incluyen:  Finalidad de cada elemento de la organización. Más detallados y técnicos. Generales. e) De procedimientos.

e) Análisis de puestos. Existen diversos tipos de diagramas de procedimiento:  Gráfica de flujo de operaciones. Los diagramas de procedimiento permiten: a) Una mayor simplificación del trabajo. a los manuales departamentales. c) Carta de organización general ydepartamental. George Terry los define como: la representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento.Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011  Glosario de términos utilizados. en su contenido. b) Políticas ynormas generales de la empresa ydel departamento correspondiente. f) Gráficas de procesos y de flujo o Manuales Interdepartamentales Son similares. c) Mejorar alguna operación. •. ylos de sus secciones básicas. d) Eliminar demoras. d) Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental. También se les conoce como flujo gramas. o Manuales departamentales Contienen: a) Objetivos generales de la empresa. e) Una mejor distribución de la planta.  Diagramas de procedimiento o de Flujo.  Carta de distribución del trabajo o de actividades Página 25 . combinándola con otra parte del proceso. los del departamento de q' se trate.  Gráfica de ubicación de equipo. aunque no siempre proporcionan la misma cantidad de información: • Comprenden a todos los departamentos de la organización.  Gráficas esquemáticas de flujo.  Gráfica de flujo de formas. b) Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulación física. Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos departamentos.

d) Fundamentar programas de entrenamiento e) Retribuir adecuadamente al personal. c) Evitar fugas de autoridad y responsabilidad. Página 26 . personas.  Análisis de puesto Es una técnica en la que se clasifican pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto). hasta quince. f) Mejorar la selección de personal.Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 A través de esta técnica se analizan los puestos que integran departamento o sección. conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo desempeña. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco. para lograr una división de funciones ymejorar la estructura de los grupos de trabajo. b) Delimitar funciones y responsabilidades. así como las características. Los objetivos primordiales de esta técnica son: a) Mejorar los sistemas de trabajo.

Edición / 1990. García Martínez. Sergio. Página 27 . FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN o Unidad 1: Estudio de la administración o Unidad 3: Planeación o Unidad 4: Oraganización Mûnich Galindo. Ed. Trillas / 5ta. Ed. BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 1. McGraw-Hill / 1ra Edición / 2002 Y 2. ESTRATEGIA VANGUARDIA o Decimosegunda unidad: Introducción al proceso administrativo Hernandez y Rogriguez. ADMINISTRACIÒN: PENSAMIENTO.Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011  ANEXOS. PROCESO.

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