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PROCEDIMIENTO MANEJO DE CAJA MENOR DEL PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LAS ORIPS.

OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS BOGOTÁ NORTE

Código: GRGAR-PR-03 Versión: 02 Página: 1

1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN

Definir las actividades del servicio registral de la propiedad inmobiliaria en Colombia, en lo pertinente al procedimiento Manejo de Caja Menor, relacionado con las actividades de compras menores en lo pertinente a la solicitud de caja menor, recepción, puesta en funcionamiento, manejo del dinero, autorización de compras menores sujetas a la aplicación del reglamento de caja menor, hacer control del manejo del dinero, solicitar reembolso, liquidar caja menor y solicitar nuevamente su operación para la siguiente vigencia.

La caja menor está destinada a actividades propias de la oficina de registro de instrumentos públicos y se busca gestionar los recursos de valor agregado requeridos para las necesidades menores, para garantizar la guarda de la fe pública en nombre del Estado y de la Superintendencia de Notariado y Registro; para beneficio de la administración y la Sociedad en General.

El manejo de caja se realiza en la oficina de registro de instrumentos públicos de Bogotá Norte, ubicada en el círculo registral de la Ciudad de Bogotá, donde al ciudadano se le brinda el acceso al servicio público registral con oportunidad, efectividad, transparencia, seguridad y cobertura.

Los clientes internos del proceso son los funcionarios de la oficina de registro, la dirección financiera del SNR y la Oficina de Control interno que se encarga de generar auditorias de control. Los clientes externos son los proveedores de bienes y servicios a la Oficina de Registro.

Liquidación final de la caja menor. Gestiona los pagos. se diligencia recibo definitivo de caja menor. Se realizan arqueos periódicos de autocontrol dejando constancia en actas escritas con los datos correspondientes. con número de cédula y valor. Una vez se autoriza un gasto por parte del Registrador se elabora el recibo de caja (provisional o definitivo) y se efectúa el desembolso del dinero. En cuanto a transporte se lleva una planilla y el recibo de caja menor correspondiente siendo firmado por el funcionario al que se le entrega el dinero. con número de cédula y se le entrega el dinero. Hacer arqueos de autocontrol.PROCEDIMIENTO MANEJO DE CAJA MENOR DEL PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LAS ORIPS. gestiona y tramita la apertura de cuenta bancaria correspondiente. 2. imprevistos y necesarios en que incurra la Oficina de Registro en el ejercicio de sus actividades. Una vez se efectúe la compra. RESPONSABLES: Responsable estratégico: Registrador de instrumentos públicos Responsable operativo: Funcionario responsable manejo de caja Menor. previo registro del valor con firma del funcionario que va a adelantar el trámite. Hacer liquidación de caja menor y reposición de nuevos dineros. La caja menor está reglamentada por acto administrativo. se registra en los libros de bancos y presupuesto teniendo en cuenta el cuatro por mil. Hace control de los dineros en efectivo y controla los pagos. igualmente se cierran los libros. Termina: Se realiza el cierre de la caja menor indicando que la misma se cierra por el término de vigencia y se consigna lo que se tenga en efectivo y se liquida la cuenta bancaria a fin de año. OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS BOGOTÁ NORTE Código: GRGAR-PR-03 Versión: 02 Página: 2 ALCANCE: Inicia: Expedición resolución de manejo y responsable de las cajas menores. Autoriza los pagos. . ¿Qué hace?: Recepciona la resolución de autorización de caja menor. 3. DEFINICIONES: Caja menor: cantidad pequeña de fondos que se usa para gastos menores. Se consigna en dicha cuenta los recursos asignados de la vigencia. recibe los documentos soporte y registra en libros. certificado de disponibilidad presupuestal y el documento de registro presupuestal. En cuanto a gasto diferente se hace firmar recibo provisional de caja menor.

3.1 . Definir las herramientas estadísticas básicas para el control del procedimiento. Una vez se efectúe la compra. se registra en los libros de bancos y . Histogramas: para mostrar los requerimientos de necesidades menores y la satisfacción de las mismas. En cuanto a gasto diferente se hace firmar recibo provisional de caja menor. con número de cédula y valor. Hacer arqueos de autocontrol. con número de cédula y se le entrega el dinero. Una vez se autoriza un gasto por parte del Registrador se elabora el recibo de caja (provisional o definitivo) y se efectúa el desembolso del dinero. Gestiona los pagos. Hace control de los dineros en efectivo y controla los pagos. Hacer: Recepcionar la resolución de autorización de caja menor. Control estadístico del procedimiento. certificado de disponibilidad presupuestal y el documento de registro presupuestal. recibe los documentos soporte y registra en libros. se diligencia recibo definitivo de caja menor. gestiona y tramita la apertura de cuenta bancaria correspondiente. con una explicación de las diferencias encontradas. Autoriza los pagos. Certificado de Registro Presupuestal de caja menor (CRP): Es el registro definitivo de un gasto que expide el jefe de presupuesto de una entidad pública. En cuanto a transporte se lleva una planilla y el recibo de caja menor correspondiente siendo firmado por el funcionario al que se le entrega el dinero. OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS BOGOTÁ NORTE Código: GRGAR-PR-03 Versión: 02 Página: 3 Certificado de Disponibilidad Presupuestal de caja menor (CDP): El certificado de disponibilidad presupuestal es un documento de gestión financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la asunción de un compromiso. PHVA Planear: Planear el manejo de la caja menor y su control durante la vigencia. Conciliaciones Bancarias: Proceso sistemático de comparación entre los apuntes contables de una cuenta corriente realizada por el banco. y la cuenta de bancos correspondientes en la contabilidad de la Oficina. previo registro del valor con firma del funcionario que va a adelantar el trámite.PROCEDIMIENTO MANEJO DE CAJA MENOR DEL PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LAS ORIPS. el cual garantiza que los recursos del presupuesto solo se utilizarán para el fin especificado en dicho registro. Hojas de cálculo: Manejadas desde el sistema para generar informes de ingresos y egresos mes a mes de la caja menor. Se consigna en dicha cuenta los recursos asignados de la vigencia. Hacer liquidación de caja menor y reposición de nuevos dineros.

Gestionar y tramitar apertura de cuenta en entidad bancaria. actas. Ver resolución de caja menor 3. normas. Expedir certificado de disponibilidad presupuestal: Dirección financiera. 9. Dar inicio a la utilización de la caja menor. documentos. 2. Generar documento de control de compras (recibos de caja). CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos. Aclarar y sensibilizar sobre los objetos de gasto. 4. Autorizar la expedición de Resolución de manejo y el responsable de caja menor. 5. Consignación de los fondos autorizados y apertura de los libros respectivos. Ver acta de apertura de caja menor 8.PROCEDIMIENTO MANEJO DE CAJA MENOR DEL PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LAS ORIPS. Se realizan arqueos periódicos de autocontrol dejando constancia en actas escritas con los datos correspondientes. Actuar: Realizar mejoras al procedimiento de gestión de manejo de la caja menor de acuerdo con las normas establecidas para el efecto. 6. Autorizar las compras por caja menor de acuerdo a las normas. ACTIVIDAD ESENCIAL DESCRIPCIÓN. instructivos.presupuesto. firma todo gasto autorizado y solicitar el documento soporte con la verificación del recibido a satisfacción. 7. Definir muy bien qué se puede comprar por caja menor y qué no se puede comprar. protocolos. ¿CÓMO? Descripción de actividades: 1.Presupuesto. Autorización de la dirección financiera de la SNR. Cada vez que se efectúa un gasto previamente Manejo de Caja Menor . OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS BOGOTÁ NORTE Código: GRGAR-PR-03 Versión: 02 Página: 4 presupuesto teniendo en cuenta el cuatro por mil. 4.de la Superintendencia. Solicitar y justificar la necesidad de tener caja menor. Enviar solicitud a la Secretaría General-Dirección Financiera. Verificar: Revisar las transacciones. Pasa a contabilidad para que se haga la orden de pago y se gire el cheque respectivo. Expedir certificado de registro presupuestal: Dirección financiera. Se elabora acta de apertura de caja menor para la vigencia del año. documentos soporte y pagos de caja menor para su legalización y reembolso.

. caja menor computador e impresora y útiles de oficina. Responsable: Funcionario designado.A. chequeras. Herramientas de control: Verificar los registros en libros contra los saldos bancarios. Ver formato cierre de caja 3. Descripción del encargado del manejo. recibos de caja. Efectuar los registros de cierre en los libros respectivos. Recibos de caja.S): Sistematizada y Manual Descripción de actividades: Acta escrita de Arqueo 1. Conciliaciones Responsable: Funcionario designado. A. Valor agregado: Seguridad y confianza en el manejo de los recursos. Agotado el 70% del rubro o del valor total autorizado.PROCEDIMIENTO MANEJO DE CAJA MENOR DEL PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LAS ORIPS. 2. chequeras. Recursos esenciales: Humano. Frecuencia: Diaria Tecnología (M. Frecuencia: Diaria Tecnología (M. se debe consignar a la cuenta producto lo que se tenga en efectivo y lo que hay en la cuenta bancaria dejándola en cero. Valor agregado: Seguridad y confianza en el manejo de los recursos. Ver formato recibo de caja. 10. Hacer conciliaciones bancarias y arqueos. de conformidad con las normas expedidas. OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS BOGOTÁ NORTE Código: GRGAR-PR-03 Versión: 02 Página: 5 autorizado por el Registrador se relaciona en el sistema los recibos expedidos en forma consecutiva. 11. A final de año se realiza cierre de caja menor indicando que se cierra por término de vigencia. El Registrador hace arqueos periódicos dejando constancia del mismo en acta escrita con los siguientes datos: a. S): Manual y sistematizado. Bancarias y Conocimiento: Contables y/o administrativos. cierre de la Recursos Esenciales: Humano. Normatividad: Resolución anual que autoriza las partidas. Conocimiento: Contables y/o administrativos. Descripción de actividades: 1. Herramientas de control: Verificar los registros en libros. Hacer cada mes conciliaciones bancarias. se tramita reembolso. Normatividad: Resolución anual que autoriza las partidas. computador e impresora y útiles de oficina.

2 Requisitos aplicables:  Norma: NTCGP: 1000:2009. Revisión de recibos de cajas. libros de cuenta.1. Solicitud de saldo en banco. Herramientas de control: Arqueos periódicos. Documentos asociados:  Norma NTC-GP: 1000-2009. Observaciones generales. chequeras. Recursos esenciales: Humanos.S): Manual y sistematizada. Revisar extractos bancarios Revisión de dinero en efectivo . . Versión 00 Versión 01 Versión 02 Diseño del procedimiento Ajuste del procedimiento Ajuste del procedimiento de acuerdo al instructivo de elaboración de documentos.PROCEDIMIENTO MANEJO DE CAJA MENOR DEL PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LAS ORIPS. 5. computador e impresora y útiles de oficina. Recibos de caja.  Política de calidad. Requisitos 5 y 6  Resolución de autorización de caja menor. d. f. Emitir informe de arqueo de caja. e.arqueo de caja Revisión de libros de cuentas.A. c. 2. 5. NOTAS DE CAMBIO. 5. Normatividad: Resolución anual que autoriza las partidas. g. Dejar constancia de este informe en el área administrativa Responsable: Funcionario designado Conocimiento: Contables y/o administrativos. Sistema de gestión pública de la calidad. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS BOGOTÁ NORTE Código: GRGAR-PR-03 Versión: 02 Página: 6 b. Frecuencia: Semanal Tecnología (M. Valor agregado: seguridad y confianza en el manejo de los recursos.  Manual de calidad.

Código Nombre Formato recibo de caja Elaboró: Pablo Emilio Revisó: Pablo Acevedo Campos Acevedo Campos Asesor: Leonardo Torres Galàn. OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS BOGOTÁ NORTE Código: GRGAR-PR-03 Versión: 02 Página: 7 7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades) .PROCEDIMIENTO MANEJO DE CAJA MENOR DEL PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LAS ORIPS. Fecha: 20 de noviembre Fecha: 20 de abril de 2010 de 2008 Fecha: 20 de abril de 2010 Emilio Aprobó: Carmenza Roncancio Jaramillo .

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