PROCEDIMIENTO MANEJO DE CAJA MENOR DEL PROCESO GESTIN ADMINISTRATIVA DE LAS ORIPS.

OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PBLICOS BOGOT NORTE

Cdigo: GRGAR-PR-03 Versin: 02 Pgina: 1

1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIN

Definir las actividades del servicio registral de la propiedad inmobiliaria en Colombia, en lo pertinente al procedimiento Manejo de Caja Menor, relacionado con las actividades de compras menores en lo pertinente a la solicitud de caja menor, recepcin, puesta en funcionamiento, manejo del dinero, autorizacin de compras menores sujetas a la aplicacin del reglamento de caja menor, hacer control del manejo del dinero, solicitar reembolso, liquidar caja menor y solicitar nuevamente su operacin para la siguiente vigencia.

La caja menor est destinada a actividades propias de la oficina de registro de instrumentos pblicos y se busca gestionar los recursos de valor agregado requeridos para las necesidades menores, para garantizar la guarda de la fe pblica en nombre del Estado y de la Superintendencia de Notariado y Registro; para beneficio de la administracin y la Sociedad en General.

El manejo de caja se realiza en la oficina de registro de instrumentos pblicos de Bogot Norte, ubicada en el crculo registral de la Ciudad de Bogot, donde al ciudadano se le brinda el acceso al servicio pblico registral con oportunidad, efectividad, transparencia, seguridad y cobertura.

Los clientes internos del proceso son los funcionarios de la oficina de registro, la direccin financiera del SNR y la Oficina de Control interno que se encarga de generar auditorias de control. Los clientes externos son los proveedores de bienes y servicios a la Oficina de Registro.

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ALCANCE: Inicia: Expedicin resolucin de manejo y responsable de las cajas menores.

Qu hace?: Recepciona la resolucin de autorizacin de caja menor, certificado de disponibilidad presupuestal y el documento de registro presupuestal, gestiona y tramita la apertura de cuenta bancaria correspondiente. Se consigna en dicha cuenta los recursos asignados de la vigencia. Gestiona los pagos. Hace control de los dineros en efectivo y controla los pagos. Autoriza los pagos, recibe los documentos soporte y registra en libros. Hacer liquidacin de caja menor y reposicin de nuevos dineros. Hacer arqueos de autocontrol. Una vez se autoriza un gasto por parte del Registrador se elabora el recibo de caja (provisional o definitivo) y se efecta el desembolso del dinero. En cuanto a transporte se lleva una planilla y el recibo de caja menor correspondiente siendo firmado por el funcionario al que se le entrega el dinero, con nmero de cdula y valor. En cuanto a gasto diferente se hace firmar recibo provisional de caja menor, previo registro del valor con firma del funcionario que va a adelantar el trmite, con nmero de cdula y se le entrega el dinero. Una vez se efecte la compra, se diligencia recibo definitivo de caja menor, se registra en los libros de bancos y presupuesto teniendo en cuenta el cuatro por mil. Se realizan arqueos peridicos de autocontrol dejando constancia en actas escritas con los datos correspondientes. Termina: Se realiza el cierre de la caja menor indicando que la misma se cierra por el trmino de vigencia y se consigna lo que se tenga en efectivo y se liquida la cuenta bancaria a fin de ao, igualmente se cierran los libros. Liquidacin final de la caja menor. 2. RESPONSABLES:

Responsable estratgico: Registrador de instrumentos pblicos Responsable operativo: Funcionario responsable manejo de caja Menor.

3.

DEFINICIONES:

Caja menor: cantidad pequea de fondos que se usa para gastos menores, imprevistos y necesarios en que incurra la Oficina de Registro en el ejercicio de sus actividades. La caja menor est reglamentada por acto administrativo.

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Certificado de Disponibilidad Presupuestal de caja menor (CDP): El certificado de disponibilidad presupuestal es un documento de gestin financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiacin disponible y libre de afectacin para la asuncin de un compromiso. Certificado de Registro Presupuestal de caja menor (CRP): Es el registro definitivo de un gasto que expide el jefe de presupuesto de una entidad pblica, el cual garantiza que los recursos del presupuesto solo se utilizarn para el fin especificado en dicho registro. Conciliaciones Bancarias: Proceso sistemtico de comparacin entre los apuntes contables de una cuenta corriente realizada por el banco, y la cuenta de bancos correspondientes en la contabilidad de la Oficina, con una explicacin de las diferencias encontradas. Control estadstico del procedimiento. Definir las herramientas estadsticas bsicas para el control del procedimiento. Histogramas: para mostrar los requerimientos de necesidades menores y la satisfaccin de las mismas. Hojas de clculo: Manejadas desde el sistema para generar informes de ingresos y egresos mes a mes de la caja menor. 3.1 . PHVA Planear: Planear el manejo de la caja menor y su control durante la vigencia. Hacer: Recepcionar la resolucin de autorizacin de caja menor, certificado de disponibilidad presupuestal y el documento de registro presupuestal, gestiona y tramita la apertura de cuenta bancaria correspondiente. Se consigna en dicha cuenta los recursos asignados de la vigencia. Gestiona los pagos. Hace control de los dineros en efectivo y controla los pagos. Autoriza los pagos, recibe los documentos soporte y registra en libros. Hacer liquidacin de caja menor y reposicin de nuevos dineros. Hacer arqueos de autocontrol. Una vez se autoriza un gasto por parte del Registrador se elabora el recibo de caja (provisional o definitivo) y se efecta el desembolso del dinero. En cuanto a transporte se lleva una planilla y el recibo de caja menor correspondiente siendo firmado por el funcionario al que se le entrega el dinero, con nmero de cdula y valor. En cuanto a gasto diferente se hace firmar recibo provisional de caja menor, previo registro del valor con firma del funcionario que va a adelantar el trmite, con nmero de cdula y se le entrega el dinero. Una vez se efecte la compra, se diligencia recibo definitivo de caja menor, se registra en los libros de bancos y

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presupuesto teniendo en cuenta el cuatro por mil. Se realizan arqueos peridicos de autocontrol dejando constancia en actas escritas con los datos correspondientes. Verificar: Revisar las transacciones, documentos soporte y pagos de caja menor para su legalizacin y reembolso. Actuar: Realizar mejoras al procedimiento de gestin de manejo de la caja menor de acuerdo con las normas establecidas para el efecto. 4. CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas, actas. ACTIVIDAD ESENCIAL DESCRIPCIN. CMO? Descripcin de actividades: 1. Solicitar y justificar la necesidad de tener caja menor. Enviar solicitud a la Secretara General-Direccin Financiera- de la Superintendencia. 2. Autorizar la expedicin de Resolucin de manejo y el responsable de caja menor. Autorizacin de la direccin financiera de la SNR. Ver resolucin de caja menor 3. Expedir certificado de disponibilidad presupuestal: Direccin financiera- Presupuesto. 4. Expedir certificado de registro presupuestal: Direccin financiera- presupuesto. 5. Gestionar y tramitar apertura de cuenta en entidad bancaria. 6. Pasa a contabilidad para que se haga la orden de pago y se gire el cheque respectivo. 7. Se elabora acta de apertura de caja menor para la vigencia del ao. Ver acta de apertura de caja menor 8. Consignacin de los fondos autorizados y apertura de los libros respectivos. 9. Dar inicio a la utilizacin de la caja menor. Aclarar y sensibilizar sobre los objetos de gasto. Definir muy bien qu se puede comprar por caja menor y qu no se puede comprar. Autorizar las compras por caja menor de acuerdo a las normas. Generar documento de control de compras (recibos de caja), firma todo gasto autorizado y solicitar el documento soporte con la verificacin del recibido a satisfaccin. Cada vez que se efecta un gasto previamente

Manejo de Caja Menor

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autorizado por el Registrador se relaciona en el sistema los recibos expedidos en forma consecutiva. Ver formato recibo de caja. 10. Agotado el 70% del rubro o del valor total autorizado, se tramita reembolso, de conformidad con las normas expedidas. 11. Hacer conciliaciones bancarias y arqueos. Responsable: Funcionario designado. Conocimiento: Contables y/o administrativos. Recursos esenciales: Humano, recibos de caja, chequeras, computador e impresora y tiles de oficina. Valor agregado: Seguridad y confianza en el manejo de los recursos. Normatividad: Resolucin anual que autoriza las partidas. Herramientas de control: Verificar los registros en libros. Frecuencia: Diaria Tecnologa (M. A. S): Manual y sistematizado. Descripcin de actividades: 1. Hacer cada mes conciliaciones bancarias. 2. A final de ao se realiza cierre de caja menor indicando que se cierra por trmino de vigencia, se debe consignar a la cuenta producto lo que se tenga en efectivo y lo que hay en la cuenta bancaria dejndola en cero. Ver formato cierre de caja 3. Efectuar los registros de cierre en los libros respectivos. Conciliaciones Responsable: Funcionario designado. Bancarias y Conocimiento: Contables y/o administrativos. cierre de la Recursos Esenciales: Humano, Recibos de caja, chequeras, caja menor computador e impresora y tiles de oficina. Valor agregado: Seguridad y confianza en el manejo de los recursos. Normatividad: Resolucin anual que autoriza las partidas. Herramientas de control: Verificar los registros en libros contra los saldos bancarios. Frecuencia: Diaria Tecnologa (M.A.S): Sistematizada y Manual Descripcin de actividades: Acta escrita de Arqueo 1. El Registrador hace arqueos peridicos dejando constancia del mismo en acta escrita con los siguientes datos: a. Descripcin del encargado del manejo.

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b. c. d. e. f. g.

Solicitud de saldo en banco. Revisar extractos bancarios Revisin de dinero en efectivo - arqueo de caja Revisin de libros de cuentas. Revisin de recibos de cajas. Observaciones generales. Emitir informe de arqueo de caja.

2. Dejar constancia de este informe en el rea administrativa Responsable: Funcionario designado Conocimiento: Contables y/o administrativos. Recursos esenciales: Humanos, Recibos de caja, libros de cuenta, chequeras, computador e impresora y tiles de oficina. Valor agregado: seguridad y confianza en el manejo de los recursos. Normatividad: Resolucin anual que autoriza las partidas. Herramientas de control: Arqueos peridicos. Frecuencia: Semanal Tecnologa (M.A.S): Manual y sistematizada.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 5.1. Documentos asociados: Norma NTC-GP: 1000-2009. Sistema de gestin pblica de la calidad. Manual de calidad. Poltica de calidad. 5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009. Requisitos 5 y 6 Resolucin de autorizacin de caja menor.

6. NOTAS DE CAMBIO. Versin 00 Versin 01 Versin 02 Diseo del procedimiento Ajuste del procedimiento Ajuste del procedimiento de acuerdo al instructivo de elaboracin de documentos.

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7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripcin de actividades) . Cdigo Nombre Formato recibo de caja Elabor: Pablo Emilio Revis: Pablo Acevedo Campos Acevedo Campos Asesor: Leonardo Torres Galn. Fecha: 20 de noviembre Fecha: 20 de abril de 2010 de 2008 Fecha: 20 de abril de 2010 Emilio Aprob: Carmenza Roncancio

Jaramillo