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GROUPWARE El groupware es cualquier tecnologa usada especficamente para hacer los grupos ms productivos.

En este captulo se discutir la definicin y clasificacin de groupware, se har mencin a tres ejemplos de aplicaciones groupware que se relacionan con el proyecto de gora. El ejemplo ms exitoso es el correo electrnico, que pertenece a la categora de groupware asncrono, y los denominados chats junto Vision Quest y CRUISER son sistemas sncronos que permiten la comunicacin de grupos. Caractersticas:

Una adecuada presentacin de las contribuciones de los individuos en la aplicacin, tanto para l como para los dems usuarios. La aportacin de cada uno de los usuarios en la aplicacin debe ser reconocida de alguna manera por l y las dems personas que estn participando, de acuerdo a las reglas establecidas en dicha aplicacin, buscando no afectar la integridad del usuario o del grupo. Reconocimiento de la ubicacin del individuo y del grupo. El usuario debe saber en todo momento, dnde estn ubicados (dentro de la aplicacin) tanto l como los dems participantes para no perderse en el contexto de la aplicacin. Incluir restricciones o privilegios especiales en el uso de canales para la interaccin social. El usuario debe ser capaz de expresar su intencin de involucrarse dentro de la aplicacin para as evitar molestias por requerimientos inesperados de participacin. Construccin de roles sociales similares a los formados en las organizaciones. A est interpretacin del rol deben seguir sus correspondientes funciones o responsabilidades dentro de la aplicacin. Un ejemplo de esta interpretacin se muestra al dirigir una junta. Reconocimiento de la actividad dentro del sistema. El usuario debe estar al tanto de qu actividades estn siendo ejecutadas dentro de la aplicacin, quines las realizan y en cules se ve involucrado. Identificacin con el grupo de trabajo. Es necesario llevar un registro de todas las actividades realizadas por los grupos para poder monitorear y evaluar avances y logros.

Algunos ejemplos de groupwares son: * TalkAndWrite - simula la interaccin de dos personas que trabajan una al lado de la otra en un documento en comn. * Kolab - soporta correo, directorio, agenda, etc. * Mediawiki - es el programa que utiliza la enciclopedia Wikipedia. * Jabber - Sistema de mensajera instantnea.

* Isabel - Sistema de videoconferencia distribuido y en grupo. * Coneix - Intranet para la gestin de proyectos implementada en PHP y MySQL. * Moodle - aplicacin educativa para la gestin de cursos.

Workflow Los Workflows son sistemas que ayudan a administrar y automatizar procesos de negocios, puede ser descrito como el flujo y control en un proceso de negocio. Tambin definen lo que es un proceso de negocio: "Es un conjunto de uno o mas procedimientos o actividades directamente ligadas, que colectivamente realizan un objetivo del negocio, normalmente dentro del contexto de una estructura organizacional que define roles funcionales y relaciones entre los mismos." Entre los ejemplos de proceso de negocios tenemos: procesamiento de rdenes, reportes de gastos, procedimientos de produccin, etc. Cabe mencionar que los workflows son solo un camino para la informacin, para reducir tiempo, dinero y esfuerzo en la ejecucin de un proceso de negocio. Las funciones ms comunes que proporcionan los workflows son: Asignacin de tareas al personal. Aviso al personal de tareas pendientes. Permitir la colaboracin en las tareas comunes. Optimizacin de recursos humanos y tcnicos, alinendolos a la estrategia de la empresa. Automatizacin de las secuencias de los procesos de negocio y optimizacin de las mismas. Agilizacin de los procesos de negocio y como resultado un mejor servicio al cliente. Control y seguimiento de dichos procesos. Para poder identificar cada elemento dentro de cada workflow se puede utilizar el modelo de componentes de proceso de negocio (BPCM, Bussines Process Component Model). En la figura 1, se puede observar los elementos que forman a un proceso [5]. Figura 1. Elementos clave de un proceso de negocio. Estos cuatro elementos clave forman parte de los componentes de un proceso de negocios y por lo tanto de un workflow. Para identificar estos componentes clave dentro de un proceso es necesario formularse las siguientes preguntas: Qu rutas se siguen? Qu gente participa? Cul es el rolque juega cada participante? Qu decisiones son tomadas Cmo se llevan a cabo estas decisiones? Qu informacin es requerida por cada participante? Estas preguntas son indispensables para poder identificar correctamente los procesos de negocio que pueden ser mejorados e implementados a travs de un workflow.

El modelo de referencia de workflow mostrado en la figura fue desarrollado por la WfMC para tener una estructura genrica en el desarrollo de aplicaciones de workflows, es decir, un estndar.

Motor de Workflow (Workflow Engine) El motor de workflow es el software que provee el control del ambiente de ejecucin de una instancia de Workflow. Tpicamente el motor provee facilidades para: Interpretacin de la definicin de procesos. Control de las instancias de los procesos: creacin, activacin, terminacin, etc. Navegacin entre actividades. Soporte de interaccin con el usuario. Control de datos al usuario o hacia aplicaciones. Invocacin de aplicaciones externas. Servicio de Representacin de Workflow (Workflow Enactment Service) Este componente interpreta la descripcin de procesos y controla las diferentes instancias de los procesos, secuencia de actividades, adiciona elementos a la lista de trabajo de los usuarios, einvoca aplicaciones necesarias. Todas estas tareas son hechas por uno o ms motores de Workflow, los cuales manejan la ejecucin de las distintas instancias de varios procesos. La lista de trabajo forma parte de los datos del Workflow, ya que la interaccin con los usuarios es necesaria en algunos casos, el motor de Workflow utiliza una lista de trabajo manipulada por un manejador de lista de trabajo para controlar tal interaccin. El motor deposita en la lista de trabajo los elementos ha ser ejecutados por cada usuario. La lista de trabajo puede ser

Visible o invisible para los usuarios dependiendo del caso, muchas veces se deja que el usuario seleccione elementos y los procese en forma individual. I nterface de Programacin de Aplicaciones de Workflow (WAPI) Las WAPI pueden ser vistas como un conjunto de APIs (Application Programming Interface) y funciones de intercambio soportadas por el servicio de representacin de workflow. Las WAPI permiten la interaccin del servicio de representacin de workflow con otros recursos y aplicaciones. Herramientas de definicin de procesos (interface 1) Existe una gran variedad de herramientas utilizadas para el anlisis de procesos. Estas herramientas pueden variar desde las ms informales hasta las ms formales y sofisticadas. La salida de este proceso de modelado y diseo es una definicin de procesos la cual puede ser interpretada en tiempo de ejecucin por el o los motores de Workflow. Aplicaciones clientes (interface 2) En el modelo planteado la interaccin entre las aplicaciones clientes y el motor de Workflow est sostenido en gran parte por el concepto de lista de trabajo ya descrito anteriormente. Parte de la informacin almacenada en la lista de trabajo es utilizada para trasmitirle al manejador de la lista de trabajo que aplicaciones hay que invocar. La interface entre una aplicacin cliente de Workflow y el motor de Workflow debe ser lo suficientemente flexible en los siguientes puntos: identificadores de procesos y actividades, estructuras de datos, diferentes alternativas de comunicacin. Aplicaciones Invocadas (interface 3) Esta interface est orientada a interactuar con agentes de una aplicacin, o con toda la aplicacin. Dichas aplicaciones deben estar orientadas al contexto general de un sistema de Workflow, es decir, deben poder interactuar directamente con el motor de Workflow. La aplicacin invocada es manejada localmente por un motor de Workflow, usando la informacin suministrada en la definicin del proceso para identificar la naturaleza de la actividad. La aplicacin invocada puede ser local al motor de Workflow, es decir, residente en la misma plataforma, o estar en otra plataforma dentro de una red. En este caso la definicin del proceso debe

contener informacin necesaria para poder encontrar la aplicacin que se va a invocar (por ejemplo la direccin dentro de la red). Funciones de Interoperabilidad WAPI (interface 4) Existen dos aspectos necesarios para la interoperabilidad: Alcance de la interpretacin comn de la definicin de procesos que ser realizada. Soporte en tiempo de ejecucin para el intercambio de diferentes tipos de informacin de control y transferencia de los datos relevantes del Workflow, y/o de las aplicaciones entre los distintos servicios de representacin. Herramientas de administracin y monitoreo (interface 5) El propsito de esta interface es permitir una vista completa del estado del flujo de trabajo, adems de poder realizar auditorias sobre los datos del sistema. Ya que se sabe como esta construido el modelo de referencia de un workflow, veamos ahora una de sus clasificaciones. Clasificacin de los diferentes tipos de Workflow Debido a la diversidad de procesos de negocio que existen dentro de las empresas, se tiene la siguiente clasificacin para los workflows: de produccin, de colaboracin y de administracin. a) Workflow de Produccin Frecuentemente este tipo de Workflow es llamado Workflow de Transacciones. Esto se debe a que la transaccin en una base de datos es considerada la clave de todo proceso. Este tipo de Workflow es el segmento ms grande en el mercado. En general automatizan procesos de negocios que tienden a ser repetitivos, bien estructurados y con gran manejo de datos. b) Workflow de Colaboracin Las aplicaciones de Workflow que resuelven procesos de negocios donde participa gente para lograr una meta comn, son llamadas Workflow de Colaboracin. Los Workflow de colaboracin estructuran o semi-estructuran procesos de negocios donde participan personas, con el objetivo de lograr una meta comn. Tpicamente involucran documentos, los cuales son los contenedores de la informacin. Se sigue la ruta de estos paso a paso, adems de las acciones que se toman sobre ellos. Los documentos son la clave, y por lo tanto es esencial para la solucin de Workflow mantener la integridad de dichos documentos. c) Workflow de Administracin

El Workflow Administrativo como lo dice su nombre es aquel que involucra procesos de administracin en una empresa tales como rdenes de compra, reportes de ventas, etc. Estos workflows se emplean cuando existe una gran cantidad de procesos administrativos dentro de la empresa y es necesaria la distribucin de soluciones a diferentes usuarios. Una solucin de Workflow Administrativo difiere para cada organizacin, y los cambios son frecuentes. Por esto, la posibilidad de poder hacer cambios de diseo es muy importante. Veamos ahora las ventajas que brinda la utilizacin de la tecnologa de workflow dentro de una empresa. Ventajas de los workflows La automatizacin de los procesos de negocio de una empresa trae grandes beneficios como la reduccin del tiempo de bsqueda de papeles o el menor gasto en papelera, estos problemas son los primeros que se atacaron con la tecnologa de workflows. A continuacin conoceremos algunas razones por las cuales las organizaciones podran considerar adoptar una solucin de workflow. Eficiencia en los procesos y estandarizacin de los mismos. Esto conduce a: o Una reduccin de costos dentro de una empresa. o La estandarizacin de los procesos lleva a tener un mayor conocimiento de los mismos, lo que a su vez conduce a obtener una mejor calidad de estos. o Administracin de los Procesos. Utilizando la tecnologa de Workflow es posible monitorear el estado actual de las tareas as como tambin observar como evolucionan los planes de trabajo realizados. Permite ver cuales son los embotellamientos dentro del sistema, es decir aquellas tareas o decisiones que estn requiriendo de tiempo no planificado y se tornan en tareas o decisiones crticas. Asignacin de tareas a la gente. La asignacin de tareas se realiza mediante la definicin de roles dentro de la empresa, eliminando la tediosa tarea de asignar los trabajos caso por caso. Recursos disponibles. Se asegura que los recursos de informacin (aplicaciones y datos) van a estar disponibles para los trabajadores cuando ellos los requieran. Diseo de procesos. Se fomenta a pensar los procesos de una manera distinta a la tradicional forma jerrquica que se utiliza para disearlos en la actualidad. Hay adems muchos aspectos operacionales por los cuales es deseable contar con una tecnologa de Workflow ya que aspectos como la secuencia de tareas, quienes realizan dicha

secuencia, los mecanismos de control y monitoreo, son implementadas en el software de Workflow. El Workflow permite automatizar diferentes aspectos del flujo de la informacin: rutear los trabajos en la secuencia correcta, proveer acceso a datos y documentos, y manejar ciertos aspectos de la ejecucin de un proceso. La diversidad de procesos que puede haber en una organizacin nos lleva a pensar en la existencia de diferentes tipos de software de Workflow. El Workflow entonces, ofrece a una empresa la posibilidad de automatizar sus procesos, reducir costos, y mejorar servicios. Parece ser obvio que son grandes beneficios. Organizaciones que no hayan evaluado esta tecnologa podran encontrarse con desventajas en un futuro. Workflow como herramienta de Reingeniera Qu potencialidad tiene la reingeniera del negocio si adems se utiliza Workflow? La respuesta a esta interrogante es inmediata si conocemos algunos principios que la Reingeniera propone: Combinacin de tareas desarrollndose en el momento adecuado y donde tienen ms sentido. Reduccin de tiempos, verificaciones y controles. Disminucin de niveles jerrquicos. Esto lleva a la ejecucin de los procesos en el orden natural. Las tareas se conviertan en procesos. Por su parte, el Workflow nos ofrece: Integracin entre personas, actividades, programas y datos. Optimizacin de recursos humanos y tcnicos, alinendolos con la estrategia del negocio. Eliminacin de partes innecesarias en la secuencia de los procesos y la automatizacin de dicha secuencia. Se podran seguir enumerando elementos, pero la idea es simplemente mostrar que el Workflowes estratgico en cualquier proceso de reingeniera.

http://mixteco.utm.mx/~resdi/historial/breve_introduccion_a_los_sistemas_colab orativos.pdf