NDICE 1. El Archivo y los Ficheros 1.1.

Concepto de Archivo Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos. Tambin denominamos fichero al lugar fsico donde se almacena la documentacin. Un archivo para una empresa es imprescindible por dos razones: Por imperativo legal: el art. 30 del Cdigo de Comercio obliga a conservar durante seis aos libros y documentacin que generan derechos y obligaciones de la empresa en relacin con otras personas y persiste la obligacin aunque cese la actividad empresarial. Por inters propio: la informacin es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman en la empresa y est, muchas veces, contenida en los documentos. Las funciones del archivo sern por tanto: Guardar, conservar y custodiar la informacin. Facilitar rpida y cmodamente la documentacin. Constituir un Centro activo de informacin. Cumplir con las disposiciones legales. 1.2. Normas que regulan la conservacin de documentos Libros Oficiales: Libros obligatorios: reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividad empresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y Libro de actas. Libros auxiliares: Facilitan el almacenamiento de la informacin: libro de clientes, libro de caja, Libro Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas por los cdigos de las cuentas correspondientes). No son obligatorios, pero al ser auxiliares de otros suelen guardarse juntos durante el mismo tiempo. Libros de registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos. Se pueden llevar tantos como se deseen, pero obligatoriamente se dispondrn de: L.R. facturas emitidas, L.R. de facturas recibidas, L.R. de bienes de inversin. Documentacin Mercantil Documentacin mercantil que debe conservarse durante seis aos: destacan las facturas, debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las recibidas el documento original. Tambin se incluye la documentacin relacionada con la liquidacin de los impuestos correspondientes a cada actividad empresarial. Documentacin de carcter interno: No estn afectados por la obligatoriedad, la empresa los conserva el tiempo que considere oportuno y despus los destruye. Documentos especiales relacionados con la constitucin o con el patrimonio: Destacan las escrituras de propiedad, los estatutos fundacionales, los certificados de inscripciones en registros oficiales, actas notarialesSe conservan de manera indefinida. Documentos Sociolaborales Que se conservan seis aos: libros de registro relacionados con los trabajadores como el Libro de Matrcula Personal y el libro de visitas. Que se conservan cinco aos: Contratos de trabajo, justificantes del pago de salarios y liquidacin de 1

seguros sociales. 1.3. Clases de archivos Algunos de los criterios para organizar los archivos son los siguientes: Archivo centralizado: la totalidad de la documentacin se concentra en un solo lugar, desde aqu se atiende a los distintos dptos. de la empresa. Cuando una seccin o dpto. necesita disponer de cierta documentacin, la solicita por escrito al archivo central. Ventajas: El archivo lo atiende profesionales especialistas. Pueden establecerse criterios nicos para la clasificacin Permite el ahorro en instalaciones, equipos y materiales. Tambin el ahorro de tiempo en la bsqueda de informacin. Modelo de documento de peticin Datos del Peticionario Nombre y apellidos Departamento Cargo Documento Solicitado Nmero de registro Documentacin (clase, tipo, fecha, etc.) FECHA DE ENTREGA: Recib FECHA DE DEVOLUCIN: Archivo descentralizado: La documentacin se reparte en diversas secciones, pasado cierto tiempo se lleva a un depsito comn. Ventajas: Mayor proximidad y accesibilidad. Evita los trmites de peticin. Inconvenientes: Se repiten tareas de archivo. Se multiplican los espacios, equipos, materiales y personal relacionados con los diferentes archivos. Archivo Mixto: En general las empresas llevan este sistema, se centraliza la documentacin de carcter general y se descentraliza la de las secciones. El archivo se organiza en tres niveles: Archivo individual: Contiene la documentacin que consulta y maneja cada persona en su propio trabajo. Archivo departamental: Cada departamento o seccin guarda la documentacin que maneja cada uno. Archivo general: Se guarda la documentacin procedente de cada uno de los departamentos. Archivo Activo: Guardan la documentacin que se consulta con frecuencia Archivo semiactivo: Se recogen documentos del archivo activo que dejan de estar vigentes, pero que no se destruyen. Archivo definitivo o inactivo: Se guardan los documentos que aun habiendo perdido su vigencia o carcter 2

actual conservan un valor histrico o documental para la empresa. 1.4. Condiciones de un buen archivo Ser de fcil uso: cualquiera puede buscar en l Debe ser rpido: que se tarde poco en encontrar la documentacin que se busca Debe ser flexible, debe permitir oscilaciones razonables del volumen sin crear grandes dificultades Ha de ser continuamente comprobado en cuanto a su eficacia Deber ser seguro. Los documentos no deben deteriorarse por la humedad, roedores En general, deben ser rentables, es decir, que su eficacia sea mxima a un coste mnimo. Como norma, el coste del archivo, ms el coste de la bsqueda de documentacin en el mismo deben ser menores que el gasto que se ocasiona por la falta del documento, entendiendo gasto en un sentido amplio 1.5. Formas de medir la eficacia de un archivo Para considerar un archivo eficaz, debemos considerar su relacin calidad/precio, esto es, elegir de todas las opciones la que nos produzca este ratio ms alto, que ser la que nos proporcione mayor calidad a menor precio. Para medir la calidad de un archivo, se emplean diversos parmetros que vamos a analizar: Rapidez, tambin conocida como precisin, aunque presenta un valor engaoso, ya que, cuanto ms alto es su ndice, nuestro archivo ser menos rpido o preciso. La frmula para saber la precisin o rapidez de nuestro archivo es la siguiente DOCUMENTOS NO ENCONTRADOS A TIEMPO RAPIDEZ= X 100 DOCUMENTOS BUSCADOS Para medir la adecuacin de nuestro archivo a los materiales que estamos usando es preciso que determinemos qu clase de archivo es. Para ello calcularemos la frecuencia. Para considerar nuestro archivo adecuado, este ratio debe ser inferior o igual a 0,5; es decir, deberemos no encontrar, como mximo, uno de cada doscientos documentos que busquemos. Su frmula se expresa as DOCUMENTOS CONSULTADOS FRECUENCIA = X 100 DOCUMENTOS GUARDADOS Un tercer parmetro que nos va a permitir gestionar nuestros archivos de mejor forma es el incremento de stock/da. Este valor nos mide cunto aumenta nuestro archivo cada da. Puede expresarse tambin por mes o por ao, y para calcularlo, deberemos sumar lo que el archivo recibe y lo que produce en el perodo de tiempo estudiado, y restarle lo que el archivo enva y lo que destruye: INCREMENTO DE STOCK= RECIBIDO+PRODUCTOENVIADODESTRUIDO

Este incremento debe ser aproximadamente cero, aunque podran ser aceptables valores altos en empresas en expansin o en circunstancias especiales de ampliacin de archivos. El incremento del volumen de nuestro archivo es un parmetro que debemos controlar y modular con la destruccin sistemtica de documentos. Si se dispara mucho la cifra, es preciso que acortemos los plazos de destruccin de documentos, sin que ello suponga prdida de informacin necesaria. El sistema de clasificacin empleado tambin es un parmetro que va a determinar la eficacia del archivo. No se puede cuantificar como en los casos anteriores. En archivos en los que se efecten prstamos de los originales, el apartado de devolucin de prstamos cobra suma importancia a la hora de observar la eficacia. Como norma no es aconsejable prestar los documentos con valor legal. El ndice de prstamos no devueltos lo calcularemos de la siguiente forma: PRSTAMOS EFECTUADOSPRSTAMOS DEVUELTOS NDICE DE PRSTAMOS= * 100 PRSTAMOS EFECTUADOS Los valores as obtenidos no deben ser nunca superiores al 0,5%, que equivaldra a que nos devolvieran uno de cada 200 documentos que prestamos Un captulo muy importante es que el archivo tenga suficiente dotacin material y humana para poder sostenerse. En cuanto a las necesidades humanas, todo archivo debe tener al menos un responsable encargado del archivo y del rearchivo. No es necesario que tenga dedicacin exclusiva al mismo, y con frecuencia es una tarea que recae en el secretario o secretaria. En cuanto a las necesidades materiales, es imprescindible que el archivo tenga espacio suficiente, mobiliario adecuado, buena iluminacin y que no tenga humedades ni parsitos. 1.6. Actitudes ante el archivo Para que la tarea de archivo se ms agradable y til a todo el mundo se deben tener en cuenta estas cinco reglas: Elige un mtodo de archivo adecuado, que sea simple, preciso, cmodo y flexible. Archiva al da. No acumules los papeles y respeta el tiempo dedicado al archivo. Divide el trabajo en diferentes operaciones, pero de la misma manera cada da: primero clasificar y rotular, despus separar por epgrafes y despus guardar. Haz fcil la bsqueda por distintos medios: marca con rotulador fluorescentes los ttulos, incrementa la visibilidad de los datos, usa colores, pon referencias... Controla los prstamos fijando plazos de devolucin, anotando los datos de quien lo retira, reclamando los prstamos a su vencimiento 1.7. Clasificacin alfabtica Es uno de los sistemas ms sencillos y empleados con ms frecuencia en los archivos. Consiste en ordenar tomando como referencia las letras del alfabeto, segn el orden en que aparecen en el mismo. Cuando un nombre se compone de varias palabras hay que determinar cul es la palabra principal o palabra ordenatriz, es decir aquella que vamos a tomar como clave, referencia o gua para la clasificacin; el resto de las palabras del nombre estn subordinadas a stas. La palabra ordenatriz sigue unas normas: Nombres de personas individuales: la ordenatriz es el primer apellido, si dos nombres tienen el mismo apellido, se ordena por el segundo y si tambin coinciden por el nombre propio. 4

 Cuando hay apellidos compuestos: Si estn separados o no por un guin, se toman como una sola palabra a efectos de su clasificacin. Cuando incluyen artculos o alguna otra partcula complementaria: Cuando son nombres espaoles las partculas gramaticales no se tendrn en cuenta. Cuando son nombres extranjeros, ante la duda, si tendremos en cuenta para su clasificacin. Nombres de empresas o instituciones: Si incluyen un nombre propio se sigue el mismo criterio que en las personas fsicas y si van acompaados de hijos de viuda de no se tendr en cuenta. Palabras genricas que forman parte del nombre como por ejemplo bar, papelera, tampoco se tendr en cuenta. Siempre tomaremos como ordenatriz el primer nombre significativo que aparezca en la denominacin de la empresa. Nombres de organismos oficiales o instituciones: s tomamos como ordenatriz en nombre genrico, Ministerio de Trabajo, Banco Central Empresas conocidas por las siglas del nombre, se ordenarn por las mismas. Nombre de empresas extranjeras tomaremos como palabra gua la primera que aparece en el nombre. Ventajas El alfabeto es conocido por todos. Es abierto y permite la ampliacin Simplicidad, no presenta subdivisiones. Permite clasificar todo tipo de documentos, sean personas fsicas, jurdicas o instituciones. 1.8. Sistemas de clasificacin numricos 1.8.1. Clasificacin cronolgica El criterio es la fecha de los documentos, que se agrupan dentro del archivo por aos o meses. Primero se ordenan por el ao, despus por el mes y finalmente por el da. Se emplea para informacin de carcter financiero o econmico o en la relacionada con vencimientos: facturas, letras de cambio, etc. Ventajas Sencillez y rapidez No es cerrado y permite la ampliacin e inclusin de nuevos documentos. No requiere la utilizacin de ndices ni fichas auxiliares. 1.8.2. Nmero Consecutivo Se asigna un nmero a cada documento y ste ser el que se utilice para clasificarlos y ordenarlos. La asignacin de nmeros ser realiza por orden de llegada. Se emplea bastante en la clasificacin de expedientes.(conjunto de documentos que tienen relacin entre s. Ventajas Mtodo sencillo Inconvenientes Inconvenientes Obliga a conocer la fecha del documento. Cuando se extrae documentacin hay que dejar constancia del lugar correspondiente de la misma. Inconvenientes Hay que determinar primero la palabra ordenatriz. Los criterios para designar las ordenatrices no son universales. Si se extrae un documento hay que dejar una marca si no puede olvidarse que falta.

Es ilimitado, como los propios nmeros. Una vez asignada una clave numrica es imposible confundir con otro.

Si no se conoce la clave o el nmero del documento no se puede localizar. Obliga a tener ndices o fichas adicionales

Cuando se toma un documento su falta es evidente, no No permite intercalar nuevos documentos. hay que dejar ninguna seal. No todos los documentos se adaptan a este mtodo. 1.8.3. Clasificacin numrico terminal Par evitar algunos de los problemas del sistema anterior surge el sistema de clasificacin por el ltimo dgito. Consiste en utilizar para su clasificacin el nmero de expediente al revs Ventajas Permite un equilibrio entre los muebles, las entradas se producen una a cada sitio y no todas al final. Inconvenientes

Necesita un ndice que correlacione los nmeros de expediente con algn dato ms tangible, como puede Permite un manejo ms sencillo, sin que se acumulen ser el nombre. los expedientes ms recientes. 1.8.4. Clasificacin Numrico en Serie Es una variante del numrico tradicional. Consiste en asignar los nmeros de expediente, en lugar de seguir un orden consecutivo, reservando bandas de nmeros para determinados asuntos. Por ejemplo, las facturas empezarn por el 1, los albaranes por el 2, las reclamaciones por el 3 Ventajas Los documentos tiene una cierta agrupacin por temtica 1.8.5. Clasificacin Decimal. Numrico en Cdigo Consiste en asignar a los documentos categoras y subcategoras, representadas cada una de ellas por un dgito, que despus se expresar en forma de nmero. Este sistema se emplea mucho en bibliotecas. Se puede adaptar a nuestras necesidades, pero existe para las bibliotecas un cdigo universal que distribuye las materias en tres niveles. Ventajas Es muy fcil de entender Suele tener acceso directo, por lo que no precisa un ndice auxiliar Es muy flexible, permite un crecimiento ilimitado 1.8.6. Clasificacin alfanumrica Se basa en una combinacin de letras y nmeros. Por ejemplo: A25. Este sistema permite muchas variantes: letras seguidas de nmeros, nmeros seguidos de letras, una sola letra y varios nmeros, un nmero y varias letras Al igual que en el sistema anterior obliga a llevar paralelamente unas fichas o ndices que sirven de 6 Inconvenientes Inconvenientes Prever el volumen que tendr cada uno de los apartados

Es muy difcil de montar y requiere que el personal encargado de archivar est altamente especializado.

referencia. Al tomar como referencia la primera parte de la clave tendremos que: Si es A25 primero ordenar alfabticamente Si es 25A el criterio ser numrico. 1.9. Clasificacin geogrfica Se ordena de acuerdo con los lugares geogrficos asociados a la misma: domicilio, lugar de emisin, destino, etc. Implica varias clasificaciones sucesivas: regin o zona geogrfica, comunidad autnoma, provincia, localidad, incluso calle. Dentro de cada uno de estos grupos la clasificacin se hace por el mtodo alfabtico, teniendo en cuenta que la capital de cada provincia, siempre encabeza su grupo, y se colocar por delante del resto de las poblaciones. Ventajas Mtodo sencillo La documentacin queda clasificada por grupos fcilmente identificables, de acuerdo con la poblacin, provincia y comunidad. No necesita ni ndices ni fichas complementarias. Es muy til para las empresas que disponen de una organizacin geogrfica o por zonas. Es un mtodo abierto que permite la ampliacin. Puede combinarse con otros criterios como el numrico o cronolgico. 1.10. Clasificacin por materias y asuntos Consiste en agrupar la documentacin de acuerdo con la materia o asunto a que se refiere, y despus ordenar cada uno de estos grupos siguiendo algn criterio. Alfabtico, numrico, cronolgico Ventajas La localizacin de documentos es ms rpida. Resulta un sistema abierto que permite intercalar nuevos asuntos. Inconvenientes Con frecuencia un mismo documento se refiere a ms de un asunto. Habr que duplicarlo y colocarlo en otra carpeta. Determinar previamente los asuntos o materias que presentan suficiente entidad para constituir un apartado del archivo. Inconvenientes

Como est derivado del alfabtico hay que designar la ordenatriz para los nombres compuestos, y requiere que se deje una marca cuando se toman los documentos. No resulta adecuado para archivos voluminosos.

2. El Archivo en la Administracin Pblica 2.1.. Estructura del sistema de Archivo de la Administracin Pblica Adems de los valores probatorios de todo archivo, deber servir para enlazar unas personas con otras, pues son frecuentes los cambios y sucesiones en el personal. La documentacin tiene un carcter de patrimonio documental histrico en la Administracin, que no tiene en la empresa privada. 7

Existen unas caractersticas especiales en el archivo de la Administracin que hacen de su archivo algo diferente: Existen diversos archivos o sistema archivstico y por ellos pasar la documentacin en su vida til. Esto es equiparable a los distintos tipos de archivos (activo, semiactivo y definitivo) de la empresa normal. Las transferencias de documentacin entre los mismos tienen unos plazos prefijados para cada tipo de expediente. Hay normas especficas y rgidas para cada tipo de documento o expediente, que se denominar serie documental, existiendo una legislacin y un procedimiento administrativo perfectamente regulados. las series documentales o conjuntos de documentos relativos a un tema concreto deben, no slo ser archivadas, sino tambin estudiadas y tratadas por los distintos organismos.. La estructura del sistema de archivo de la Administracin Pblica consta de cuatro tipos de archivos diferentes: Archivos de Oficina Archivo Central Archivo Intermedio Archivo Histrico Administracin Pblica Empresa privada 2.1.1. El Archivo de Oficina Guarda la informacin y los documentos en forma de expedientes y en el sitio donde se producen. Los documentos son conservados en estos archivos mientras son usados de forma constante, tambin se suele denominar archivo de gestin . Tiene como nica premisa el mantener la organizacin de las series documentales; es decir, que los documentos deben estar reunidos en expedientes relativos cada uno a un asunto. Existe adems en estas oficinas un libro registro de entrada y salida de correspondencia, que tiene poder probatorio en caso de litigio. Los expedientes deben seguir unas normas para su formacin y unificacin, debido a que cualquier organismo de la Administracin debe llevarse el archivo de oficina de forma parecida. Estas normas pueden resumirse en. Los expedientes deben seguir unas normas para su formacin y unificacin, debido a que en cualquier organismo de la Administracin debe llevarse el archivo de oficina de forma parecida. Cada expediente debe estar guardado en una carpetilla. En un lugar visible deben figurar los siguientes datos: Los expedientes contendrn todos los documentos relativos al asunto del que traten. Si un documento corresponde a varios expedientes, debern sacarse tantas copias como sean necesarias. Los originales no deben salir nunca de los expedientes. Dentro de cada expediente se utiliza el sistema cronolgico de archivo. No existe un sistema de clasificacin nico. Antes de realizar una transferencia de expedientes de este archivo a otro hay que revisarlos todos para comprobar que no falta ninguno ni ningn documento dentro de los mismos. A continuacin se retira todo el material auxiliar de archivo (carpetas, clips, gomas,) se meten los documentos conservando su orden en cajas de cartn. Por ltimo se numeran todas las cajas y transcribimos su contenido a una relacin de entrega. Esta relacin deber constar: Unidad administrativa que realiza la transferencia 8

 Tipo de expedientes que se transfieren. Fecha de transferencia Nmero de orden que corresponda a la transferencia Identificacin de los documentos que se transfieren, es decir, una relacin de las cajas que se envan con su contenido. Habr una frase preestablecida, diligencia, que indica que se transmite la responsabilidad de la custodia desde el responsable del archivo de oficina al responsable del archivo central 2.1.2. El Archivo Central Guarda la documentacin una vez que ha sido estimado que el archivo de oficina no va a usarla de forma constante. Tiene diversas funciones: Principalmente, su tarea es la de identificar las series documentales que recoge. Para ello, deber recopilar toda la informacin que necesite sobre el sujeto productor del documento, sus competencias, procedimientos, normas, etc. Junto con el intermedio deber valorar los documentos para su futura incorporacin o no al archivo histrico. Una vez analizada la informacin sobre la oficina productora de la serie documental, el archivo central est en condiciones de conocer los elementos que constituyen cada serie documental para poder clasificarlos y ordenarlos correctamente. Los resultados de estos trabajos son la elaboracin de los siguientes instrumentos: Un fichero de organismos Organigramas con sus estructuras Un fichero de disposiciones legales Cuadros de clasificacin Una vez recopilada esta informacin y elaborados estos instrumentos se procede al anlisis de las series documentales. Corresponde a esta tarea: La eliminacin de ejemplares duplicados dentro de cada serie. Realizarse un anlisis de la serie para detectar la posible existencia de valores secundarios en los documentos, como valores histricos e informar de estos valores al archivo intermedio. Peridicamente el archivo central remitir o transferir documentos al archivo intermedio, de forma anual. Esta documentacin no puede tener lagunas cronolgicas y se deber acompaar de una relacin de entrega. 2.1.3. El Archivo Intermedio Cuando la documentacin slo va a ser utilizada en muy raras ocasiones es remitida a este archivo, que la custodiar hasta que expiren los plazos legales de conservacin. Tiente como tarea la descripcin de sus fondos, profundizando en las series que lo requieran, as como en su difusin, si fuese necesario. Una vez transcurridos los plazos de prescripcin para las series documentales que se custodian existen dos posibilidades. Que no se haya determinado la existencia de valores secundarios, por lo que los documentos sern destruidos. Que se haya determinado la existencia d los mismos, y por tanto debern ser transferido al archivo histrico correspondiente. Se acompaa con una relacin de entrega, hacindose de forma peridica y no exactamente en el momento de prescripcin, sino cuando ste ha pasado y se rene un cierto nmero de 9

materiales para enviar. 2.1.4. El Archivo Histrico Al finalizar los plazos legales, la documentacin puede que no tenga valor histrico, en ese caso ser destruida. Pero si lo tiene , ser preciso conservarla de forma permanente y pasar a este archivo. EL ARCHIVO Archivos de Oficina Archivo Activo Archivo Central Archivo Semiactivo Archivo Intermedio Archivo definitivo Archivo Histrico No hay paralelismo Unidad que produce el expediente Tipo de serie documental Asunto o nombre de la persona a la que se refiere Relacin de los documentos numerados, con su fecha y con una resea de su contenido.

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