GUIA DE INCIO DO SISTEMA DE RESERVAS

GUIA DE INCIO DO SISTEMA DE RESERVAS Verso 2.2

I-Rent Servio de Ateno ao cliente

T: +34 965796741 / +31 (0)882021225

@: info@i-rent.net

CONTEDOS
1 Antes de comear a publicar 1.1 Dados do Administrador 1.2 Informaes sobre os Alojamentos 1.3 Disponibilidade do Alojamento 2 Acesso ao Sistema I-Rent 2.1 Login no Sistema I-Rent 2.2 Em caso de voc esquecer sua senha 2.3 Sair do Sistema COMEANDO O USO DO SISTEMA I-RENT 3 Preencher os dados do Administrador 3.1 Informaes do Utilizador 3.2 Informaes do Administrador 3.3 Crdito I-Rent 3.4 Informaes do Ponto de Venda 3.5 Particularidades 3.6 Condies Aluguer 3.7 Apresentao 3.8 Parmetros 3.8.1 Temporadas de ar condicionado, temporadas de aquecimento e Intervalos de comisso de temporada alta 3.8.2 Calendrios de pagamento 3.8.3 Utilizadores 3.8.4 Idiomas Falados 3.8.5 Extras da Empresa 3.8.6 Extras do Alojamento 3.9 Agentes 3.10 Colaboraes 3.11 Grfico de Comisses do Agente 3.12 Definio da Temporada 3.13 Definies de Controlo de Intervalos 3.14 Ofertas Especiais 4 Subir um Alojamento em I-Rent 4.1 Adicionar um novo alojamento 4.2 Preenchimento dos detalhes do Alojamento 4.2.1 Informao do Alojamento - Informao Geral - Dados do Contrato - Localizao do Alojamento e Situao Geogrfica - Contato da Equipe de Manuteno - Avaliao do Alojamento em Estrelas p.6 p.6 p.7 p.8 p.9 p.9 p.10 p.11 p.12 p.12 p.13 p.15 p.16 p.16 p.20 p.20 p.23 p.23 p.24 p.27 p.27 p.30 p.30 p.31 p.32 p.33 p.33 p.36 p.37 p.37 1 p. 3 p. 3 p. 3 p. 3 p. 4 p. 4 p. 5 p. 5

- Distncias e Arredores do Alojamento - Exterior do Alojamento - Informao Adicional do Interior - Pisos/Andares - Servios Extras - Notas Adicionais 4.2.2 Descries 4.2.3 Fotografias 4.2.4 Preos 4.2.5 Extras 4.2.6 Ficha de Informao do Alojamento 4.2.7 Autorizaes para os Alojamentos 4.2.8 Notificaes de Reserva 4.2.9 Publicar no meu site 4.2.10 Publicar nos sites dos Colaboradores 4.2.11 Publicar nos sites de I-Rent 4.2.12 Publicar em sites externos 4.2.13 Adicionar ao Conjunto 4.2.14 Mapa 5 Preenchimento e Manuteno do calendrio 5.1 Opo 5.1.1 Colocao de uma opo 5.1.2 Confirmao de uma opo 5.1.3 Cancelamento de uma opo 5.2 Reservas 5.2.1 Colocao de uma reserva 5.2.2 Cancelamento uma reserva 5.2.3 Recuperar uma reserva cancelada 5.3 Reserva do Proprietrio 5.3.1 Colocar uma reserva de Proprietrio 5.3.2 Remover uma reserva do Proprietrio 5.4 Perodo No Disponvel 5.4.1 Criao de um Perodo no disponvel 5.4.2 Cancelar um perodo no disponvel 5.5 Perodos a Pedido 5.5.1 Criar um perodo a Pedido 5.5.2 Opes e reservas que caem dentro de um perodo a pedido 5.5.3 Remover um perodo a pedido 6. Remover um alojamento do Sistema e do(s) site(s)

p.38 p.39 p.40 p.40 p.42 p.43 p.44 p.46 p.47 p.48 p.51 p.51 p.52 p.53 p.53 p.54 p.55 p.55 p.56 p.57 p.57 p.57 p.58 p.58 p.59 p.59 p.60 p.61 p.61 p.61 p.62 p.63 p.63 p.63 p.63 p.64 p.64 p.64 p.65

1 ANTES DE COMEAR A PUBLICAR

Antes de comear com a publicao dos alojamentos, voc deve reunir os seguintes dados:

1.1 DADOS DO ADMINISTRADOR

Os detalhes sobre a sua empresa, seu logotipo, os seus dados bancrios (incluindo IBAN e SWIFT / BIC para transferncias bancrias internacionais), e as condies de reserva. Detalhes sobre a sua empresa: um pequeno texto com informaes gerais, que sero colocados ao lado de cada alojamento. Por exemplo, informaes sobre o dia da chegada e dia de sada, o check-in e check-out, horas de abertura do seu negcio, a soma do depsito de segurana (se houver), ocupao mxima, as comodidades padro, servios includos no preo, o que no est includo no preo, extras, etc. Termos de pagamento: o que os clientes em termos percentuais podem pagar, e quando. Usurios: viso geral e endereos de correio eletrnico de funcionrios que esto a receber as credenciais de login para a conta.

1.2 INFORMAES SOBRE OS ALOJAMENTOS

Dados da Temporada (temporada alta e temporada baixa, etc). o Dados de Temporada para o cliente o Dados de Temporada para o proprietrio Preencher a Ficha de Informao do Alojamento Descrio do Alojamento Importante: Tente inserir palavras-chave que voc acredita que os clientes potenciais estaro buscando no texto. Por exemplo: cidade, regio / municpio, tipo de alojamento (casa de campo, casa, quinta, apartamento), piscina (sim ou no), jardim, etc. Fotos do alojamento no interior, bem como de fora. Coordenadas geogrficas

1.3 DISPONIBILIDADE DO ALOJAMENTO

Determine o perodo de tempo durante o qual o alojamento no estar disponvel para aluguer. Qualquer reserva para ocupao pelo proprietrio do alojamento. Qualquer perodo de tempo que s esto disponveis mediante pedido e no podem ser reservadas diretamente online. Isto significa que o alojamento est disponvel, mas que qualquer reserva deve primeiro ser verificada, por exemplo, com o proprietrio. Todos os outros perodos de tempo que esto disponveis para reservas online

2 ACESSO AO SISTEMA I-RENT

Sua conta I-Rent unida a um login pessoal que voc recebeu de ns ou o gerente.

2.1 LOGIN NO SISTEMA I-RENT

Abra seu navegador de internet e v para sys.i-rent.net.

Imagem 1. Login

Voc tambm pode entrar atravs do site de I-Rent Developments: www.i-rent.net, clicando em "Log in". Para ter acesso ao sistema, deve preencher os campos em branco com as suas credenciais de login. Preencha seu nome de usurio dado no campo "Login" e sua senha pessoal. Ou palavra-chave no campo denominado "Senha". Depois disso, clique em Entrar, e entrar no sistema, onde ver o seguinte quadro:

Imagem 2. Captura I-Rent

2.2 EM CASO DE ESQUECER A SUA SENHA

Se esquecer da sua senha, pode preencher o seu nome de usurio, clicando em Nova Senha". Uma nova senha lhe ser enviada ao endereo de e-mail que voc usou para registrar conosco.

2.3 SAIR DO SISTEMA

Se voc quiser sair, basta clicar em "Fechar Sesso" no cone direito superior. Por razes de segurana, ser desconectado automaticamente se a sesso estiver inactiva mais de 20 minutos, e lhe ser solicitado a efetuar o login novamente. Ento voc vai voltar exatamente onde ficou anteriormente. importante se certificar de que guarda as atividades regularmente!

3 PREECHER OS DADOS DO ADMINISTRADOR

Para preencher os dados de sua empresa, acesse o menu "Administrador". O seguinte menu aparecer: Informao do utilizador Informaes do administrador Crdito I-Rent Informaes do ponto de venda (POS) Particularidades Condies de aluguer Apresentao Parmetros Agentes Colaboraes Grfico de comisses do agente Definio da temporada Definies de controlo de intervalos Ofertas Especiais

3.1 INFORMAES DO UTILIZADOR

Em Informaes do utilizador voc vai encontrar as informaes referentes ao seu login. Aqui pode alterar seu endereo de e-mail e senha, se desejar. Para alterar sua senha, preencha a nova senha no campo "Nova senha" e repita em " Escrever outra vez a senha ". Finalmente, clique em "Trocar senha", e a nova senha ser guardada. Ser reconhecida na prxima vez que voc fizer login em I Rent.

Imagem 3. Informao do utilizador

3.2 INFORMAES DO ADMINISTRADOR

Em "Informaes do administrador", voc pode preencher os dados da empresa, incluindo endereo, dados bancrios, o seu logotipo, coordenadas geogrficas (para orientar o trajeto desde e para o seu escritrio).

Imagem 4. Informao do Administrador

Ao preencher seus dados, por favor, tenha em mente o seguinte: 1. Seu logotipo deve aderir s seguintes limitaes: - O logotipo deve ser em formato GIF, com um fundo branco. - O logotipo no pode exceder 20 KB no tamanho do arquivo. - O logotipo no pode exceder as dimenses de 90 mm x 20 mm (255 pixels por 57 pixels em 72 dpi) 2. Preencha coordenadas geogrficas usando graus, minutos e minutos decimais (hdddmm.mmm'). (Ateno: NO USE graus, minutos e segundos) As coordenadas geogrficas sempre tero: 3 dgitos para graus, 2 dgitos para minutos, e 3 graus por minuto decimal. Isto significa que se a localizao 38 , deve ser inserido como 038 , e se a sua localizao de 7 minutos, ele deve ser inserido como 07. A codificao sempre precedida por N (para norte), S (para sul), E (para leste), ou W (para oeste). Exemplos de como inserir coordenadas geogrficas em I-Rent: Latitude: N03847.308' Longitude: E00007.230' possvel completar as coordenadas automaticamente, indicando a localizao de seu escritrio no mapa. Para fazer isso: clique no globo atrs Latitude e um mapa exibido. Coloque o balo vermelho no local certo e as coordenadas so automaticamente preenchidas. 7

3.3 CRDITO I-RENT

Algumas partes do sistema exigem o pagamento, tais como: subir um alojamento e publicar um alojamento em determinados web sites, tradues, servio de sms, o uso de cones especficos e h uma pequena taxa para cada reserva feita. Estes pagamentos so automaticamente deduzidos do seu Crdito I-Rent. Portanto, antes de prosseguir voc primeiro precisa subir crdito.

Imagem 5. Crdito I-Rent

Se desejar adicionar crdito, clique em Novo Crdito. Aparece o seguinte quadro:

Imagem 6. Adicionar crdito

Em seguida, pode escolher qual o valor que deseja adicionar e clique em "Continuar". Ser redirecionado ao nosso sistema bancrio seguro, onde pode selecionar o mtodo preferido de pagamento e pagar diretamente online. Na viso geral (Imagem 5) pode verificar o status do seu saldo e dos movimentos do seu crdito. Para examinar os movimentos do crdito, clique na lupa. Para ver a factura do saldo creditado, clique no cone pdf. 8

3.4 INFORMAES DO PONTO DE VENDA

possvel para o cliente pagar com carto de crdito. Se assim o desejar e permitir, as informaes POS (Informaes do Ponto de Venda) devem ser preenchidas em primeiro lugar. Contacte o seu banco para obter os detalhes corretos e determinar com qual provedor de carto de crdito seu banco trabalha. A informao deve ser preenchida aqui:

Imagem 7. Informao POS

No campo oposto a bandeira, voc pode dar um nome a este servio. Por exemplo: casa de frias para aluguer. Clicando sobre o cone do Google, pode traduzir automaticamente o texto para diferentes idiomas usando o Tradutor do Google.

3.5 PARTICULARIDADES
Em 'Particularidades' voc pode preencher uma descrio sobre as particularidades dos seus alojamentos e detalhes do seu escritrio. Ateno: estes no so as condies de aluguer (captulo 3.6), apenas as clusulas gerais dos alojamentos e do escritrio com o qual o cliente aluga o alojamento. Por exemplo, voc pode esclarecer que os alojamentos esto equipados para uma ocupao mxima dada, as comodidades standard, o que est includo no preo, o que no est includo, qualquer extra-aplicvel, chegada e dia de partida, horrio comercial, e soma / prazo da segurana depsito (se houver).

Imagem 8. Lista de Particularidades

Este texto no geral se aplica a todos os alojamentos que esto relacionados com essa conta e ser automaticamente colocado ao lado de cada alojamento publicado no site. Tambm possvel ter uma srie de particularidades diferentes para grupos de alojamentos similares, tais como casas e apartamentos. Que particularidades pertencem a quais alojamentos podem ser inscritas na fixa informativa do Alojamento (ver 4.2.1).

Imagem 9. Texto de Particularidades

O menu funciona como um programa de processamento de texto. No canto superior direito, voc pode alterar idiomas e introduzir vrias verses de idioma do seu texto. Pode guardar o seu texto, clicando no cone do disco .

3.6 CONDIES DE ALUGUER

Cada contrato de aluguer exige condies de aluguer que um cliente deve aceitar antes que ele compromete-se a uma reserva. Esses termos so muito importantes, porque eles delineiam claramente os direitos e suas responsabilidades e as do cliente como carta e inquilino, respectivamente. Este menu funciona como um programa de processamento de texto tambm. Mais uma vez, selecionado no canto superior direito, voc pode inserir os seus termos em vrias lnguas. Clique no smbolo do disco para guardar o texto. 10

As condies gerais de aluguer so automaticamente adicionadas a cada contrato ou formulrio de reserva na linguagem de escolha do cliente.

Imagem 10. Condies de Aluguer

Nota:
Em caso de voc j ter as Condies Gerais de Aluguer em um documento de Word ou em seu site, pode copiar e colar o texto no formulrio. Recomendamos que mantenha em mente o seguinte: copiar e colar o texto sem formatao, por exemplo, a primeira colocao do texto no bloco de notas e depois copiar e colar no formulrio I-Rent (!). Isto necessrio porque o processador de texto I-Rent no aceitar tamanho do texto, cores ou outro tipo de formatao do Word. O texto pode ser analisado de forma incorreta, o que torna incompreensvel quando publicado na web. Tambm pode usar o smbolo . O texto ser copiado, sem formatao traado, e pode estilizar-lo vontade usando as ferramentas apropriadas:

3.7 APRESENTAO
Em caso que vai querer colocar algo sobre a sua empresa no site, pode pensar numa breve descrio, o tempo que o teu negcio j leva no mercado, a histria, ou textos de marketing. Em suma, uma apresentao. Este componente funciona como um programa de processamento de texto, e pode colocar o texto nas lnguas que o site permitir. Tambm pode adicionar fotos diretamente no texto para fazer tudo visualmente atraente.

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3.8 PARMETROS
Os Parmetros consistem em 8 submenus: Temporadas de ar condicionado Temporadas de aquecimento Intervalos de comisso de temporada alta Calendrios de pagamento Utilizadores Idiomas falados Extras da empresa Extras do alojamento

3.8.1 Temporadas de ar condicionado e aquecimento, Intervalos de comisso de temporada alta.

possvel que os clientes possam pagar mais por calor ou ar condicionado (se o alojamento os tiver). Se este for o caso, deve ser colocado aqui. Determina a poca do tempo e os perodos com datas de inicio e final para o pagamento do consumo, de forma mais apropriada e aplicvel. Todos os 3 menus funcionam da mesma forma. Para preencher os novos dados, clique em "Adicionar novo Intervalo". Pode editar smbolos clicando em clicar em . , e pode guardar usando . Para eliminar um intervalo,

Imagem 11. Temporadas de ar condicionado

Ar Condicionado Aqui voc pode preencher perodos durante os quais os clientes pagam um extra para o uso de ar condicionado. O sistema calcula automaticamente os custos de ar condicionado por reserva, conforme determinado pelo alojamento em "Extras" (ver 4.2.5). Temporadas de Aquecimento Aqui voc pode preencher perodos durante os quais os clientes pagam um extra para o aquecimento. O sistema calcula automaticamente os custos para o aquecimento por reserva, conforme determinado pelo alojamento em "Extras" (ver 4.2.5). Intervalos de Comisso de Temporada Alta Se trabalhar com agentes numa base varivel de taxa de comisso, pode definir alta temporada aqui, dependendo da poca (poca baixa ou alta). O resto do ano automaticamente classificado como de baixa temporada. Criar um agente e as comisses apropriadas para a temporada alta e baixa usando Agentes (ver 3.9) e "Colaboraes" (ver 3.10). 12

3.8.2 Calendrios de Pagamento

Uma vez inserido quando e como o cliente deve efetuar o pagamento, e que percentagem pagar em datas especficas, o mtodo de pagamento ser calculado automaticamente e ir aparecer no contrato de aluguer. Uma viso geral desses pagamentos pode ser vista no menu 'Gesto' => 'Pagamentos'.

Imagem 12. Lista de Calendrios de Pagamento

Exemplo: Se quiser que 30% do pagamento seja efetuada de imediato e os restantes 70% um ms antes da chegada, necessrio definir dois calendrios: um para os clientes que reservam mais de um ms antes da chegada, e outro para aqueles que efetuam reservas a menos de um ms da chegada. O ltimo grupo ser ento obrigado a pagar a totalidade da soma de uma s vez. Calendrio 1. Clientes que reservam mais de um ms antes da chegada

Imagem 13. Calendrio de Pagamento 1 aberto para editar

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Clique em "Novo Calendrio" => aparecer uma nova linha. Podes dar um nome ao calendrio. Este nome apenas para uso interno. Ns usamos "Mais de 30 dias" no exemplo do quadro. Clique no boto para abrir e editar o novo calendrio (Figura 13). Voc pode inserir at quatro pagamentos. No nosso exemplo, usaremos dois: o pagamento de 30% e o pagamento de 70%. Verificar em Pagamento N 1, aps o qual voc pode escolher entre: No momento de realizar a reserva O mais tardar dias antes da chegada Ao chegar No nosso exemplo, vamos clicar em "No momento de realizar a reserva" e preenchemos a percentagem referente ao pagamento inicial: 30. Agora, verifique Pagamento N 2, clique em "... dias antes da chegada" e preenche-o com o nmero de dias: 30 (o segundo e o ltimo pagamento devem ser feitos 30 dias antes da chegada). Finalmente, preencha a percentagem restante: 70. Clique em "Guardar" para guardar estas definies. Calendrio 2. Clientes que reservam menos de um ms antes da chegada Clique em "Novo Calendrio" e edit-lo. Voc pode especificar seu prprio nome para o calendrio. Este nome apenas para uso interno. No exemplo, usamos "Menos de 30 dias". Em "dias", pode determinar quanto tempo de antecedncia de chegada este calendrio vlido. Neste caso, de 30 dias. Clique em para entrar em percentagens. A seguinte imagem ser exibida:

Imagem 14. Calendrio de pagamento 2 aberto para editar

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Neste exemplo, sempre que um cliente tem a reserva 30 dias antes da chegada, ele ou ela vai ser obrigado a pagar a totalidade da soma. Portanto, h apenas um pagamento. Clique em Pagamento N 1: "No momento de realizar a reserva" e preencha a percentagem: 100. Clique em Guardar para guardar este calendrio.

3.8.3 Utilizadores
Todos os funcionrios na sua empresa recebero seu prprio login. No entanto, h geralmente apenas uma ou duas pessoas que administram os logins. Nem todos os empregados recebem os mesmos direitos de acesso para o sistema. Para criar um login para um empregado, clique em "Novo Usurio" e preencha os campos. Aps preencher todos os campos, clique em "Guardar" para guardar os dados do novo usurio. Aps isso, clique em "Atualizar lista" para ver o novo usurio na lista de todos os usurios.

Imagem 15. Novo Utilizador

Nem todos os empregados tm os mesmos direitos de acesso. Para alterar esses direitos, clique na lupa ao lado do nome do usurio e clique sobre os direitos que o usurio tem acesso e tem permisso para usar. Se no especificar nenhuma delas, o usurio no ter acesso a todos! Somente os usurios com direitos de administrador podem gerenciar e administrar logins.

Nota: importante dar a todos um nico login. Todas as atividades efetuadas por cada usurio so
registradas. Os formulrios web so assinados pela pessoa que o respondeu, e em caso de uma opo ou uma reserva, o usurio registrado como pessoa de contacto. Em suma, quem fez o qu registrado. Isso importante no s para a sua organizao, mas tambm para o cliente.

Nota: voc nunca pode remover um login, uma vez que certas informaes so ligadas conta da pessoa
que usou o sistema. Pode, no entanto, desativar um login. Para fazer isso, desmarque a caixa Ativo .

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3.8.4 Idiomas Falados

Neste menu, voc pode verificar quais so os idiomas falados na sua empresa. O cliente pode ver quais idiomas ele pode falar no caso de quiser realizar uma reserva ou querer entrar em contacto com a empresa.

Imagem 16. Idiomas Falados

3.8.5 Extras da Empresa

Alm de um preo para o aluguer para a contratao de um alojamento de frias, muitas vezes h tambm custos extra. Alguns so obrigatrios e outros so opcionais. Alm disso, h custos que se aplicam a todos, enquanto outros dependem do tipo de alojamento ou perodo de aluguer. Esta seco foi criada para facilitar o clculo dos extras solicitados no momento da reserva. Tambm pode especificar extras que so calculados por dia, por pessoa, por reserva, ou mesmo por temporada, de modo que fica claro para o cliente que as obrigaes de custo, se houver, so aplicveis, alm de extras opcionais que o cliente deseja adicionar. Estes extras so posteriormente adicionados diretamente on-line para o clculo do preo final. Existem 2 tipos de Extras. importante determinar de antemo e especificar o que deseja contratar como Extra: 16

o Extras da Empresa captulo 3.8.5 (Encontrado em 'Administrador' => 'Parmetros' => 'Extras da Empresa ') Extras da empresa so os custos gerais extras para sua empresa que so repassados para o cliente e que tm sempre o mesmo preo. Estes (podem) aplicar-se e todos os alojamentos / reservas, tais como, por exemplo, os custos de reserva, o aluguer de uma cama de criana, servio de aeroporto, etc. o Extras captulo 4.2.5 (Encontrado no alojamento em si; destacar o nome do alojamento e clique no boto direito => Extras) Extras so os custos extras que esto ligados ao alojamento. Estes custos so inseridos especificamente para o alojamento em si, porque a soma depende do tamanho e tipo de alojamento, como por exemplo, o servio de limpeza final, os custos de ar condicionado/ aquecimento, bem como a colocao de uma cama extra, suplementos para animais de estimao (como nem todos os alojamentos, por padro, permitem camas extras ou animais de estimao). Extra empresa Extras para Empresa v para 'Administrador' => 'Parmetros' => 'Empresa Extras'. A seguinte figura ser exibida:

Imagem 17. Extras da Empresa

Aqui pode ter uma viso geral dos Extras da Empresa. Podes editar a informao clicando em eliminar o Extra da Empresa, clique em . Nova Extra para a Empresa Para acrescentar um Extra da Empresa, clique em Novo Extra. A seguinte figura aparecer:

. Se quiser

Imagem 18. Novo Extra

Pode escolher: Use os modelos de Extra Extra em branco

Um extra j existente no sistema de I-Rent Crie um novo extra 17

S depois de ter feito a sua seleo, clique em "Criar, ser capaz de ajustar os extras de acordo com suas necessidades. Se o seu browser est se comportando como se "nada est acontecendo", verifique se esta tela no foi bloqueada pelo seu navegador, qualquer barra de ferramentas voc pode ter instalado, ou um bloqueador de pop-up. s vezes, pode receber uma mensagem alertando para esse fato no topo da tela. Normalmente, o suficiente para acrescentar I-Rent a sua lista de pginas branca, nas configuraes do Internet Explorer.

Imagem 19. Extra em branco da Empresa

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1. Nome 2. Tipo 3. Obrigatrio 4. Clculo

5. Pagamento

6. Aplica quando eu sou

7. Quantidade mxima 8. Montante () 9. Percentual de IVA includo (%)

Nome dos extra Tipo do extra Marque esta caixa se o extra obrigatrio para todas as reservas. Mtodo de clculo do extra: o Por reserva O extra calculado numa base de reserva. o Por dia A soma calculada com base no nmero de dias reservado. o Por Pessoa A soma calculada com base no nmero de pessoas que vo ocupar o alojamento para essa reserva. o Por pessoa e dia A soma calculada por pessoa e por dia. o % da quantidade de aluguer O extra calculado como uma percentagem do preo total da reserva. o Por mximo pessoas de alojamento A soma calculada com base na ocupao mxima do alojamento, independentemente de quantas pessoas vo realmente ficar. o Por semana A soma calculada por semana. Pagamento feito: o No momento de reservar o Ao chegar o Ao partir Aqui pode indicar que mtodo aplicvel: Agente -O extra aplicvel para s reservas nos quais s agente, independentemente de quem administra a propriedade. Por exemplo, os custos de reservas. Mesmo se realizar uma reserva num dos seus prprios alojamentos ou como um agente para outro alojamento pertencente a outro administrador, as reservas ainda devem ser pagas. Administrador - o extra s aplicvel aos alojamentos que esto sob sua gesto. Independentemente de quem realizar a reserva, o seu alojamento ter este extra como custo, por exemplo, uma cama de criana. O preo de uma cama de criana como um extra pode ser mais caro ou mais barato em outra empresa. A quantidade mxima que pode ser "encomendado". Por exemplo: Um mximo de 3 camas das crianas. O montante do extra. Tenha em mente que esta soma inclui qualquer IVA aplicvel. Voc pode determinar o IVA nos termos do item 9. Se calcular o IVA para os extras pode indicar a percentagem do IVA que est includo no preo do item 8, aqui.

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3.8.6 Extras do Alojamento

Aqui ters uma viso geral dos extras criados e guardados, ou que tenham sido criados como parte de um modelo (ver 4.2.5). Portanto, apenas ter que fazer um extra para continuar a utilizar no futuro.

3.9 AGENTES
Aqui podem preencher os detalhes dos agentes com quem quer colaborar. Esses agentes recebero uma comisso para a reserva dos seus alojamentos. A seguir encontraro uma descrio do funcionamento e como automatizar este processo utilizando o sistema I-Rent.

Imagem 20. Agentes

Para ns existem 2 tipos de Agentes: os agentes que trabalham com o sistema I-Rent, e aqueles que no o fazem. Para adicionar um agente que trabalha tambm com I-Rent, clique em "Adicionar Agente". A seguinte figura ser exibida: Tudo o que tem que fazer pedir ao agente a sua chave (key) ou cdigo, preench-lo, e pressione Enter. O resto dos detalhes ser automaticamente preenchido, incluindo o logotipo do agente. Clique em "Guardar" e "Atualizar lista", que o agente aparecer na sua lista.

Imagem 21. Adicionar Agente

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Para adicionar um agente que no usa I-Rent, clique em "Novo Agente" A seguinte figura ser exibida:

Imagem 22. Novo Agente

Aqui voc pode preencher os detalhes do Agente. Apenas os campos em vermelho so obrigatrios, mas convm preencher todos os campos. Em "Chave", escolha uma abreviao para o nome do agente, como um cdigo de referncia, entre outros, a viso geral na Grfico de Comisses do Agente (ver captulo 3.11). Por exemplo: a empresa Poolvillas com a chave (Key) "PV". O "Cdigo" no tem de ser preenchido, porque ser criado automaticamente no sistema. Clique em "Guardar", e ser devolvido lista de agentes. Clique em "Atualizar" para atualizar a pgina. O agente agora ser publicado na lista. Voc tambm pode criar logins para os seus agentes, com o qual tero acesso a informaes da ocupao do alojamento, para que assim possam verificar a disponibilidade dos mesmos. No se preocupe: eles s podem ver as informaes dos alojamentos e em nenhum momento conseguem alter-los. Mesmo neste acesso limitado, eles no tero acesso a reservas, clientes, ou detalhes da empresa. Esta opo bastante til, porque os agentes no perdero tempo perguntando a ti antes de responder aos seus clientes. Isso acelera o processo e faz com que a relao com os clientes seja mais rpido e eficiente. 21

Um login para um agente pode ser feito clicando na lupa . Ser exibida uma figura com uma lista de todos os usurios que esto atualmente no sistema. Clique em "Novo Usurio", e a seguinte figura ser exibido:

Imagem 23. Novo Usurio para o Agente

Criar um login e senha e a seguir preenche os detalhes relevantes. Clique em "Guardar" para armazenar esses detalhes e ser redirecionado lista de usurios. Clique em "Atualizar" para atualizar a pgina e o novo usurio ser adicionado lista. Agora, clique na lupa ao lado do nome e marca Reservas. O agente agora ter acesso ao calendrio individual e a ficha de Informao do Alojamento, e pode criar reservas nos alojamentos que tm acesso (ver captulo 3.10). Se desejar conceder mais direitos de acesso aos seus agentes, em seguida, verificar "Agentes". Agora, o agente ter acesso a "Comisso Ganha" e a "Lista de Chegada e Partida, sendo ambos encontrados no menu "Gesto.

Imagem 24. Nome do Grupo (administra acessos aos direitos dos agentes)

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3.10 COLABORAES
Nesta seco, voc pode determinar as comisses acordadas com seus agentes. Estas comisses podem ser revistas ou adaptadas por agente e por alojamento. Tambm pode adicionar comisso para, como por exemplo, temporada alta e baixa (que foi definido no intervalo de comisso de Temporada Alta no captulo 3.8.1). Clique em 'Colaboraes' e a seguinte figura ser exibida:

Imagem 25. Colaboraes

Voc ter uma viso geral dos agentes com os quais colabore, assim como o acordo de comisses estipuladas para as temporadas alta e baixa. Adio de novos agentes pode ser feita clicando em Adicionar colaborador da lista" e selecionando o agente recm adicionado. E que, no campo "Comisso por Defeito de, deves colocar a comisso adequada que tenha acordado com o agente. Deve ter uma comisso diferente para a temporada alta, que deve ser preenchido em "Comisso por defeito para a Temporada Alta. No exemplo em cima indicado, o novo agente deve receber uma comisso de 15% na temporada alta, bem como na temporada baixa. Agora clique em "Adicionar Nova Colaborao". Sua colaborao ser adicionada na lista.

3.11 TABELA DE COMISSO DOS AGENTES

Depois de ter definido uma colaborao e ter acordado as comisses (3.1.09 e 3.1.10), ter uma viso geral de todos os seus agentes e as percentagens correspondentes que eles vo receber pelos teus alojamentos. Tambm pode abrir e imprimir a lista em Excel, clicando na "Verso Excel". Na coluna da esquerda, em azul, aparecem todos os alojamentos. Pode clicar estes para ver/ajustar comisses por alojamentos e por agentes, individualmente. Voc tambm pode clicar em um agente no cabealho da coluna e fazer ajustes ou criar excees.

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Imagem 26. Grfico de Comisses do Agente

Em cima dos agentes, pode selecionar se deseja exibir as comisses para as temporadas alta e baixa. Na viso geral, as percentagens que diferem da regra (as percentagens por defeito preenchidas em agentes) sero mostradas em verde para que possam ser identificadas de forma mais rpida.

3.12 DEFINIO DA TEMPORADA

O preo do aluguer depende do perodo em que o alojamento alugado. Estes perodos de aluguer tm de ser definidos e anteriormente estipulados. Para evitar preencher todos os dados das temporadas para cada alojamento, vamos aproveitar este menu para criar tabelas padro e pr-estabelecidas. Ns diferenciamos dois tipos de temporadas de aluguer: Para o inquilino: Temporada de Venda (o que o inquilino paga) Para o proprietrio: Temporada de Compra (o que o proprietrio recebe) No menu de gesto, mais tarde voc pode encontrar o saldo do montante do aluguer e da compra, onde ter uma viso geral do seu benefcio, os lucros dos proprietrios, e os resultados. Mltiplas definies de temporadas podem ser criadas para vrios grupos de alojamentos (creio que se refere ao ponto anterior. Sob cada definio de temporada, voc deve indicar a chegada o dia de partida fixo, e se os preos so estipulados por dia ou por semana. Ateno: Os dados da temporada so preenchidos aqui. Os preos atuais de aluguer so preenchidos nos alojamentos em si (ver 4.2.4). Aparecero no site(s) e sero calculados mediante as datas escolhidas pelos clientes, podendo o valor total do aluguer alterar.

Criao de uma temporada (ver imagem 27): Certifique-se em saber com antecedncia as datas da mudana dos preos de aluguer. Escreve-as primeiro, para evitar qualquer confuso durante a digitao dos dados. D um nome para a definio de temporada e coloca-o no campo Nome Temporada. Por exemplo, "Casas Ibiza" e indicar se a temporada de "Compra" (datas para os preos de compra, para o proprietrio) ou temporada de "Vendas" (datas de preos para o inquilino). Cada temporada criada deve conter uma para a venda e outra para compra. Agora, indicar se os preos do alojamento sero calculados por dia, semana, ou por ms, e se o dia de chegada/partida obrigatrio. E em caso afirmativo, especificar o dia da semana. Voc tambm pode optar pelo uso de Definies de Controle de Intervalos (ver captulo 3.13). 24

Imagem 27. Nova Temporada

Clique em "Guardar". A definio da temporada recm-criada aparecer na lista.

Imagem 28. Definio de Temporada

Clique aqui para editar datas. Clique aqui para entrar temporadas, edit-las ou preench-las. A temporada "Vendas" tem este cone adicional: "Editar dias de troca". Este menu funciona da mesma forma que a do ar condicionado e aquecimento (ver captulo 3.8.1). Clique aqui para determinar perodos de tempo dentro do qual o dia de chegada/partida obrigatrios est em vigor. Fora deste dia, qualquer outro dia de chegada/partida pode ser eleito vontade. Por exemplo, se voc deseja ter o sbado como seu dia de chegada/partida, obrigatrio, para todo o ano, haver que assim especificar. Tambm pode ser que s deseja ter uma chegada/dia da partida obrigatrios durante a temporada alta, deixando mais flexibilidade durante o resto do ano. Se um cliente quiser colocar uma opo ou uma reserva atravs da Internet num perodo durante o qual um dia da chegada / partida obrigatria est em vigor, o cliente escolhe um dia diferente, e o sistema mostrar uma mensagem informando ao cliente o dia da chegada / partida obrigatrio para esse perodo. O cliente pode agora ajustar suas datas, ou escolher entre as opes que o sistema lhe oferece.

Nota: No caso de no preencher todas as datas aqui, o cliente pode reservar on-line qualquer dia.
Preenchimento de intervalos de temporada: Clique em , onde abrir uma janela. Aqui voc pode preencher as datas para vrias temporadas (veja a Figura 29 como exemplo). Clique em "Novo Intervalo, e aparecer um novo com a data de incio e trmino. Clique no boto para ajustar as datas e escolher em que temporada ser aplicada esta mudana, com T1 sendo a temporada alta, e -dependendo do nmero de diferentes temporadas do ano / preos que voc 25

determinou- T10 a temporada mais baixa. A continuao aparecer o exemplo do esquema criado com 5 temporadas. Clique em para guardar os dados. Agora clique em Novo Intervalo" e repita os passos anteriores. Desta forma, pode criar um calendrio anua baseado nos perodos de tempo a que os preos so acoplados. Figura 30 um exemplo de uma definio de temporada "Vendas", com um total de 5 categorias de preos diferentes:

Imagem 29. Intervalos de Temporadas

Se os intervalos de temporada para Compra so as mesmas que as de Vendas, ser mais fcil j que s necessitar copiar e colar. Como mostrado na viso geral das temporadas (Figura 28), Copiar Intervalos de Temporadas" est listado na parte superior direita da figura. Clique neste, escolha a temporada que deseja copiar e selecione. Clique em COPIAR para confirmar esta operao. Nota: Manter sempre um mnimo de um ano, e evitar "lacunas" no ano. Lacunas significa no ter preos, e se no houver preos, reservas on-line no sero possveis. O preo de um alojamento um pr-requisito para a publicao. Pode ser introduzido no inicio do uso de I-Rent e ser estendido por tempo indeterminado. O esquema das temporadas no tm limite temporada. Na prxima temporada de aluguer, voc pode continuar a adicionar dados sem limite. Ento, no tem que fazer uma definio de nova temporada a cada ano. Todos os alojamentos ligados a esta temporada so automaticamente atualizados. A data listada em "Trmino" SEMPRE a data de incio para o prximo intervalo. Isso ocorre porque o dia da sada de um inquilino coincide com o dia de chagada de outro.

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3.13 DEFINIES DE CONTROLE DE INTERVALOS

Controle de intervalo um novo recurso de I-Rent que ainda est sendo testado. Esta nova ferramenta acabar por dar-lhe a capacidade de gerenciar "lacunas" no calendrio de aluguer. O objetivo de qualquer negcio de aluguer garantir o maior nmero possvel de reservas e ao mesmo tempo, dando ao cliente a maior flexibilidade possvel, sem criar quaisquer lacunas no seu calendrio. Esta nova ferramenta lhe permitir fazer exatamente isto. Assim que esta opo estiver disponvel no sistema, recebers uma mensagem de ns com as respectivas instrues.

3.14 OFERTAS ESPECIAIS

Aqui pode definir as ofertas especiais para determinados perodos, por alojamento ou por grupo de alojamentos, bem como para determinados sites. Clique em "Novo desconto" para uma nova Oferta Especial. Uma nova janela ser mostrada (ver Figura 30. Novo Desconto). Preencha os campos da seguinte forma: Nome Nome da oferta. Esta apenas para uso interno. Tipo de Desconto Escolha: Baseada na Percentagem Baseada na durao da reserva (dias) Aqui pode preencher as datas do incio e final do perodo durante o qual deseja publicar esta oferta. Se deixar estes campos vazios, a oferta sera aplicada durante todo o ano. Por exemplo: Reserva antes do final de Maro, e recebe um desconto em Maio. Isto significa que at o final de Maro a data da Publicao, e o ms de Maio o perodo do desconto.

Incio da Publicao/ Final

Datas de Chegada Preenche o perodo durante o qual a oferta aplicada e indicado para as datas de (Perodo de Desconto) chegada. Primeiro preencha o primeiro e ultimo dias durante o qual esta oferta vlida. Por exemplo: Reserva antes do final de Maro e recebe um desconto em Maio. Isto significa que "at o final de Maro" a data de publicao, e o ms de maio o perodo do desconto. Aplicando Critrios Os critrios para o perodo de desconto: Aplica-se pelo menos se um dia da reserva cai dentro do Perodo de Desconto = em todo caso, pelo menos um dos dias da reserva deve estar dentro do perodo do desconto, para que o mesmo possa ser aplicado. Aplica-se em caso de estiver toda a reserva dentro do perodo de desconto. = as datas inteiras da reserva deve estar dentro do perodo do desconto para ser aplicado.

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Figura 30. Novo Desconto

Mtodo de Clculo

Aplica-se sobre o perodo de reserva inteira = o desconto aplicado sobre o perodo correspondente reserva inteira Aplica-se apenas para os dias dentro do perodo de desconto = Calcula o desconto somente para os dias que esto inseridos no perodo do desconto Aqui pode definir e aplicar o perodo mximo e mnimo de aluguer (em dias) que esto associados a este desconto. Preencha o desconto aplicvel em % Administrador", e o desconto ser aplicado automaticamente ao preo de venda para o cliente. Tambm possvel que voc tenha um acordo com o proprietrio para oferecer um desconto conjunto. Neste caso, pode colocar a percentagem do proprietrio no desconto. Nota: esta percentagem calculada com base no preo de compra! 28

Min/Max [dias]

% Administrador

% Proprietrio

No menu gesto, poder consultar para visualizar que parte do desconto aplicado a cada um e os dias que se aplica. Compartido quem tem a parte do desconto e quais os dias que se aplica. Este valor calculado automaticamente Descries Ao lado das bandeiras, voc pode fazer uma breve descrio do desconto, que ser publicado online. Este texto pode ser traduzido em vrios idiomas.

Clique em Guardar para guardar o desconto. Neste caso o desconto ser visvel em viso geral:

Figura 31. Lista de Descontos

remover o desconto. editar o desconto. determinar qual alojamento aplicado este desconto. Escolher em quais dos sites (prprios/I-Rent/sites externos) deseja que aparea publicada a oferta.

Nota:

No possvel mostrar o desconto nos sites dos agentes colaboradores, mas mesmo assim o desconto permanece vlido. Em pode selecionar o site, onde pensa que o desconto requer maior ateno. Este desconto ser igualmente vlido para os sites que no foram selecionados para a sua publicao. Em outras palavras, este desconto sempre aplicado ao cliente, sem importar onde ele efetuou a reserva.

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4. SUBIR UM ALOJAMENTO EM I-RENT

Estamos agora no mais importante componente do sistema: os alojamentos. muito importante que preenchas o dado o mais detalhado possvel desde o incio. Cada componente tem um propsito que levar a um aluguer mais eficiente, o que resultar em mais reservas. Por isso, aconselho a ler o captulo 4 antes de comear.

4.1 ADICIONAR UM NOVO ALOJAMENTO

Primeiro certifique-se de ter adicionado crdito suficiente na sua conta I-Rent (captulo 3.3), j que uma pequena taxa ser cobrada para cada alojamento que subirem. Ento ter que ir a Alojamentos e escolher "Listar Alojamentos. No canto superior esquerdo, clique em: tabela aparecer: . A seguinte

Imagem 32. Novo Alojamento

Preencha os seguintes campos: Nome Tipo Pas rea Localizao Urbanizao Pessoas Andares

- Nome do alojamento - Tipo de alojamento - Pas onde o alojamento est situado - Nome da zona ou bairro, vizinhana,ou comunidade dentro da zona. No deve ser confundida, como por exemplo Costa Blanca. - Cidade/Nome da Zona - Urbanizao onde o alojamento est situado - A ocupao mxima do alojamento - O nmero mximo de andares no alojamento 30

Compartir calendrio com: - Este componente pode ser usado no caso em que o alojamento ser arrendado, usando mais de um perfil. Por exemplo, o alojamento inteiro, ou parte deste alojamento para um nmero inferior de ocupantes (e, portanto com um preo diferente), tambm no caso que ser alugado com preo mensal ou semanal. Em realidade, trata-se do mesmo alojamento que pode ser oferecido de maneiras diferentes e diferentes razes. O calendrio/planejamento deve ser dividido e compartilhado de tal forma, a fim de evitar reservas duplas.

No caso de desejar compartilhar o alojamento, primeiro deve criar o original. Da prxima vez que criar o mesmo alojamento, deve controlar Compartir calendrio com e sempre escolhe o original (o primeiro criado), com o qual o calendrio ser compartilhado. Preencha todos os dados e clique em Criar. O alojamento ficar no sistema e pode ser vista se for a: Listar Alojamentos. O alojamento ser listado sobre Mostrar somente alojamentos visveis. O termo visvel significa que o alojamento est visvel no sistema, e no (ainda) nos sites.

Nota:

No caso que a localizao ou zona onde est localizado o alojamento, no estiver na lista, por favor, entre em contacto conosco o mais rpido possvel para que possamos adicion-lo para ti.

4.2 PREENCHIMENTO DOS DETALHES DO ALOJAMENTO

Posiciona no nome do alojamento e clique com o boto direito do rato. A seguinte tabela. Digite cada componente e preenche os dados necessrios:

Imagem 33. Menu Alojamento

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4.2.1 Informao do Alojamento Aqui, todos os detalhes sobre os alojamentos devem ser preenchidos; desde as informaes do contrato com o proprietrio, at o nmero de camas disponveis em cada quarto de dormir, assim como o encarregado da manuteno da piscina. Quanto mais detalhes preencheres, melhor ser promocionado atravs do site (s), dado que os campos automaticamente geram smbolos que sero colocados ao lado do alojamento no site. Estes smbolos tambm sero utilizados pelos motores de busca, por parte dos clientes, e pelos agentes. Os agentes podem aceder a esta informao com seu prprio login (ver captulo 3.9), de modo que eles possam fornecer respostas claras e completas a todas as perguntas dos clientes.

Imagem 34. Informao do Alojamento

Como pode ver na figura anterior, a informao dividida em diferentes categorias. Voc pode clicar em "Mostrar tudo" ou "Ocultar tudo" para expandir todo o documento ou para reduzi-la. Tambm podes abrir seces individuais atravs do boto no cabealho de cada seco.

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INFORMAO GERAL Aqui pode preencher os detalhes gerais. Em 'Particularidades pode escolher as propriedades nicas que adicionou no captulo 3.5 que so aplicveis a este alojamento. Mostrar 'Novidade' se um novo alojamento. Se desejar, pode tambm criar um cdigo de referncia para o seu alojamento, preenchendo-o em Referncia do Alojamento.

Imagem 35. Informao Geral do Alojamento

DADOS DO CONTRATO Este componente contm os detalhes aplicveis ao contrato de aluguer que voc tem com o proprietrio do alojamento.

Imagem 36a. Dados do Contrato

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Imagem 36b. Dados do Contrato

Visvel no Sistema I-Rent importante selecionar "Sim", se quiser que o alojamento seja visvel no Sistema I-Rent. S ento ser mostrado na "Listar Alojamentos" e em "Mostrar apenas propriedades visveis". Visvel no significa que o alojamento visvel nos sites, mas sim, que o alojamento visvel no sistema: o calendrio/planejador, o assistente de reserva, a lista de reservas, etc. e todas as ferramentas que esto disponveis para uso durante o seu dia-a-dia das operaes de aluguer. Para mostrar o alojamento nos sites, veja: "Publicao nos sites", captulos 4.2.9 a 4.2.12. Cdigo de Contabilidade possvel aceder a sua contabilidade usando cdigos para os alojamentos. Se este for o caso, aqui pode digitar um cdigo de contabilidade adequado. Proprietrio do Alojamento / Responsvel das chaves Os seguintes cones so visveis enquanto tenha inserido os dados do proprietrio ou responsvel das chaves do alojamento (o endereo da pessoa ou empresa encarregada que de dar as chaves ao cliente no dia de chegada. bem possvel que seja a sua prpria empresa): acrescentar ou editar os dados inseridos adicionar uma nova pessoa buscar os dados de uma pessoa que j est no sistema remover os dados da pessoa para este componente copiar os dados da pessoa para o Responsvel das chaves

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Contrato comea / Contrato termina Aqui voc pode indicar a data de vencimento do contrato celebrado com o proprietrio do alojamento. Esta informao apenas para o uso interno e no tem nenhum efeito no sistema. Gesto profissional I-Rent tem uma srie de cones que podem ser colocados ao lado do alojamento no site e que garantem um certo sentido de garantia para o cliente. "Gesto Profissional" um desses. O cliente potencial sabe que se ele aluga um alojamento com este cone, trata-se de uma organizao profissional encarregado da gesto. Clicando em Gesto Profissional, voc automaticamente concorda com os termos e condies seguintes: Voc responsvel pela gesto do alojamento. Voc ir fornecer um endereo onde o inquilino pode pegar suas chaves na chegada. Voc vai atender o inquilino no caso se houver dvidas ou problemas, mas tambm por telefone, por correio, fax ou internet. Voc vai prestar servios de limpeza. Voc responsvel pelos itens contratuais, como a lenis, servio de lavanderia, etc. Para receber este cone exclusivo, pedimos uma pequena taxa anual. Garantia de Melhor Preo I-Rent tem uma srie de cones que podem ser colocados ao lado do alojamento no site e que garantem certo sentido de garantia para o cliente. Garantia de Melhor Preo um desses. O cliente potencial sabe que se ele aluga um alojamento com este cone, ter garantia de no encontrar esse alojamento com melhor preo em nenhum outro lugar. Clicando em Garantia de Melhor Preo, voc garante que o alojamento no seja publicado em qualquer outro lugar por um preo mais baixo. Para receber este cone exclusivo, pedimos uma pequena taxa anual. Termos e condies para o cliente: Devido oscilao de preos nas casas de alugue colocadas em internet, aconselhamos que nos envie um email imediatamente, nas prximas 24 horas, aps ter reservado seu alojamento, no caso de encontrar este mesmo alojamento, publicado em outro site a um preo inferior. O teu email dever conter a seguinte informao: seu nome, o nmero da reserve, o site onde viu publicado o alojamento a um preo inferior. Informao incompleta ou inexata desqualifica o seu pedido de ser considerado. Esta garantia no se aplica a reservas feitas no mesmo dia. Esta garantia s aplicada aos preos publicados no site. O preo mais baixo deve estar disponvel no momento da reivindicao. Num perodo de 24 horas, capturas de imagens, no sero aceitas como prova. O preo mais baixo deve estar disponvel online para o mesmo alojamento, os mesmos dias de chegada e partida, e as mesmas condies de reserva. Os preos mais baixos devem ser listados na mesma moeda. S ser devolvida a diferena entre o preo normal e o preo mais baixo, se atualmente mantm a reserva e no est cancelada. No caso de haver restituio que no adere aos termos e condies acima indicados, as nossas condies gerais sero sendo aplicadas.

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Temporada de Venda (parte do cliente) e Temporada de Compra (parte do proprietrio) Em Temporada de vendas e Temporada de compra escolhe a definio da temporada apropriada que foi criada anteriormente no captulo 3.12. Estadia Mnima Aqui voc pode escolher a estadia mnima fixa, ou dias inseridos na Definio de Temporadas (ver Captulo 3.12). Valor da Garantia possvel que voc tenha concordado com um valor da garantia com o proprietrio. Renda fixa que voc garante ao proprietrio, para o ano inteiro ou durante uma parte do ano. Aqui voc pode estabelecer um acordo desse tipo. Preencha a quantidade acordada e por quanto tempo este acordo vlido (incio e final das datas). Aluguer de Longa Durao Marca esta caixa se este alojamento para o aluguer de longa durao apenas. Por exemplo: voc aluga o alojamento por ms durante o inverno ou por ms durante o ano inteiro. Seu alojamento ser ento colocada na lista de Aluguer de Longa Durao, disponvel sob o ttulo "Listar Alojamentos" se voc clicar em "Mostrar aluguer de longa durao" no canto direito superior. Reservas Online Coloca reservas on-line para que os clientes potenciais possam colocar opes ou reservar atravs da internet. Voc tambm pode adicionar um "Perodo a Pedido" mais tarde, deve serr um perodo que est disponvel mediante pedido (ver Captulo 5.5). Se voc no marcar a caixa, as opes no podem ser colocados. Pacote possvel que no deseja oferecer todos os alojamentos para todos os operadores tursticos ou agentes especficos, mas sim apenas um grupo fixo de alojamentos. Por exemplo, s moradias de 5 estrelas, ou um grupo de alojamentos em uma regio especfica, etc. Voc pode dar a um grupo um nmero, aps o qual voc pode indicar a qual "pacote" o nmero de alojamento pertence. Cauo Aqui voc preenche a quantia do depsito de garantia que se aplica para um alojamento. Se o depsito o mesmo para todos os alojamentos, preencha esta informao em 'Informaes do Administrador' em 'Cauo' (captulo 3.2). Em suma, preencha este campo apenas se o depsito de segurana para um alojamento diferente de o depsito standard. LOCALIZAO DO ALOJAMENTO E SITUAO GEOGRFICA Este componente contm informaes sobre a localizao e sobre a situao do alojamento. Em Latitude e Longitude, voc pode preencher as coordenadas geogrficas do alojamento, que ser mostrado usando os Mapas do Google nos sites. No se preocupe, h um nvel mximo de zoom; nos sites, este zoom limitado por questo de segurana porque no h tanta informao disponvel online, tais como fotos da casa e do interior e da disponibilidade on-line. Para uso interno voc pode aumentar a ampliao.

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Imagem 37. Endereo do Alojamento Situao Geogrfica

As coordenadas tambm ajudam a gerar automaticamente de direo. As coordenadas devem ser apresentadas em graus, minutos e decimais (no segundos!) No formato (hdddmm.mmm '). possvel completar as coordenadas automaticamente, indicando a localizao no mapa. Para fazer isso: clique no globo atrs Latitude e um mapa ser mostrado. Coloque o balo vermelho no local certo e as coordenadas so automaticamente preenchidas. Veja tambm o Captulo 3.2, "Informaes do Administrador".

CONTATO DA EQUIPE DE MANUTENO aqui que se deve introduzir a informao de todo o pessoal da empresa, associado a manuteno dos alojamentos. importante terem estes dados guardados, no caso de surgir algum problema relacionado com o alojamento, j que a pessoa responsvel seria facilmente localizado.

Imagem 38. Contato da Equipe de Manuteno

AVALIAO DO ALOJAMENTO EM ESTRELAS Cada alojamento recebe uma avaliao em termos de estrelas, onde alojamentos luxuosos receber um mnimo de 2 estrelas e um mximo de 5 estrelas. A classificao de 6 estrelas em Avaliao geral s aplicvel aos alojamentos VIP com servio pessoal (ver Imagem 39).

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Imagem 39. Avaliao dos Alojamentos em Estrelas

DISTNCIAS E ARREDORES DO ALOJAMENTO Este componente fornece informaes sobre as distncias vrias zonas teis, informaes sobre a rea onde o alojamento est localizado, e a vista a partir do alojamento. Ao lado dos campos vais ver smbolos que sero colocados nos sites (powered by I-Rent). Para os campos que exigem distncia, o smbolo s ser colocado ao lado do alojamento, se ele est dentro de uma distncia especfica.

Imagem 40a. Distncias e Arredores do Alojamento

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Imagem 40b. Distncias e Arredores do Alojamento

EXTERIOR DO ALOJAMENTO Informaes sobre o exterior do alojamento podem ser inseridas aqui. Ao lado dos campos, ver os smbolos que sero colocados nos sites (powered by I-Rent).

Imagem 41a. Exterior do Alojamento

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Imagem 41b. Exterior do Alojamento

INFORMAO ADICIONAL DO INTERIOR Aqui pode indicar o que os alojamentos tm a oferecer no interior. Ao lado dos campos vai ver os smbolos que sero colocados nos sites (powered by I-Rent).

Imagem 42. Informao adicional do Interior

ANDARES Pode inserir informaes sobre o interior e o nmero de quartos por andar. Cada piso requer um nome, embora ns recomendamos que voc use" Piso ou andar principal" como a base, embora isso no indica necessariamente o andar trreo. Outros andares podem facilmente ser acima ou abaixo do piso principal. Voc indicou o nmero de pisos no momento da criao. No caso de ser diferente, sempre pode adicionar ou remover andares.

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Imagem 43. Andar

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Na figura em cima, h 3 quartos (que podem ser criados, clicando em 'Adicionar novo quarto'): Um quarto com cama de casal e casa de banho ensuite, ar condicionado e TV Um quarto com cama de casal e ar condicionado Um quarto com 2 camas individuais

SERVIOS EXTRAS Para alojamentos que esto em um local resort ou similar, existem outros extras. Estes podem ser aqui indicados. Os smbolos para estes servios e instalaes adicionais sero adicionados automaticamente ao site ao lado do alojamento.

Imagem 44a. Servios Extra

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Imagem 44b. Servios Extra

NOTAS ADICIONAIS Nesta seco, pode acrescentar informaes adicionais para o alojamento. H 4 caixas: uma para a caixa de fusveis, uma para o servio de eletricidade, uma para o servio de gua e outra de texto em geral.

Imagem 45. Notas Adicionais

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4.2.2 Descries Aqui voc pode digitar a descrio do alojamento em diferentes lnguas atravs do uso de um programa de processamento de texto. Existem 2 maneiras de inserir uma descrio: voc pode inserir uma descrio manualmente ou voc pode usar a descrio automatizada do sistema I-Rent: AutoDesc.

Imagem 46. Descrioes

Descrio Manual Clique em , para colocar a descrio em um determinado idioma, na caixa direita, ao lado do idioma de sua escolha, aps o qual pode digitar as informaes na caixa de texto no lado esquerdo. Para guardar o texto inteiro, clique em .

Nota: Se j tem uma descrio do alojamento em um documento do Word ou em um site, pode copiar e col-lo na caixa de texto para a descrio. Ns gentilmente pedimos-te para copiar o texto sem formatao. Isso pode ser feito primeiro copiar e colar o texto no bloco de notas, e depois transferi-lo para a caixa de texto no sistema de I-Rent. Isto necessrio porque o processamento de texto, no sistema I-Rent, no aceita tamanho de fonte, cores ou outras opes do Word. Os textos sero analisados de forma incorreta e tornam-se ilegveis. Voc tambm pode usar o smbolo . O texto ser copiado, sem formatao, aps o qual pode ajust-lo mais uma vez usando as ferramentas fornecidas:

Descries Automticas (AutoDesc) A descrio automtica, AutoDesc, uma ferramenta nica que cria um texto legvel naturalmente a partir dos dados introduzidos na Ficha de Informao do Alojamento. desenvolvido para apresentar todas as informaes sobre o alojamento de uma forma clara, imparcial e profissional para o cliente e, ao mesmo tempo em que usa um vocabulrio adequado para motores de busca. 44

Uso da ferramenta AutoDesc : - No ter que colocar descries voc mesmo, ou t-los pelo proprietrio ou cpias. - No ter que fazer a descrio. AutoDesc ocupa-se de traduzir o texto em vrios idiomas, economizando tempo e dinheiro. - Pode sempre atualizar a verso automatizada das descries, atualizando a Informao do Alojamento. - Tambm pode combinar a verso automtica com uma verso manual, pode subir os textos, copiar e colar (partes delas) e guardar o resultado como uma verso manual. Como criar um texto automtico: Primeiro de tudo, v para a Informao do Alojamento e guardada novamente os dados introduzidos, mesmo que no fez nenhuma alterao. importante subir a informao para as descries! Logo v para "Descries", clique em para criar o texto automatizado: O texto automatizado ir aparecer e logo guarda-o clicando em sistema lhe perguntar se voc quer substitu-lo. . Se o texto j tinha sido colocado, o na caixa direita, ao lado do idioma de sua escolha e depois em

Nota:

Voc deve ter em mente que a qualidade da Descrio Automtica depende da informao colocada em "Informao do Alojamento".Quanto mais completa for, melhor ser a qualidade da mesma, j que a Informao do Alojamento a fonte de criao do texto automatizado.

Se gostaria de introduzir algum texto prprio, junto ao texto automtico, abra o texto novamente e podes edit-lo usando o boto Descrio Manual. Informaes gerais sobre as descries: Em cima das descries, pode escolher entre diferentes cores: Azul (Texto original) Azul indica que este o texto original como foi editado sempre. Deve sempre escolher um idioma como lngua base, para que podem saber em todo momento qual foi o idioma original da descrio A traduo do texto original ( azul ) foi aprovada. Esta cor indica que o texto foi feito usando a descrio automtica AutoDesc

Verde Amarelo

(Texto est OK) (Texto Automtico)

Cor Laranja (Aguardando aprovao) O texto traduzido ainda est aguardando aprovao. Vermelho (Deve ser revisado) O texto precisa ser revisado: no foi traduzido, ou algo est errado.

Se no quiser usar o AutoDesc, mas prefere ter a sua prpria descrio traduzida profissionalmente, pode solicitar uma traduo, clicando em "Pedido de traduo". O seguinte quadro ser exibido (imagem 47):

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Imagem 47. Pedido de Traduo

Primeiro escolha quem vai traduzir o texto. Existe 3 opes: Tradutores de I-Rent Um tradutor profissional de I-Rent ( a traduo ser paga usando o seu crdito I-Rent) Um dos meus colegas Um de seus colegas que tambm tem um login no sistema (ver captulo 3.8.3 Usurios) Outro tradutor (E-Mail) Uma pessoa que no est registrada no sistema. Escreve o seu endereo de e-mail, e o pedido de traduo ser enviada por correio eletrnico atravs do sistema. Agora escolhe os idiomas de origem e destino: Traduzir de: - o idioma no qual o texto est sendo a ser traduzido Para: - o idioma que deseja traduzir Na caixa de texto tambm pode adicionar qualquer comentrio aplicvel, ou direes para o destinatrio (ie, no o texto real! O texto ser enviado junto com a mensagem de forma automtica!) Depois de terminar, clique em "Solicitar traduo" para enviar o pedido. Nota: Os tradutores de I-Rent e outros tradutores no tero acesso ao sistema, mas sim, tero apenas a capacidade de traduzir o texto!

4.2.3 Fotografias Para subir as fotos para um alojamento, deve aderir s seguintes diretrizes: O computador deve ter o Java instalado. As fotos devem estar em formato JPG com cores RGB (nunca CMYK). Pode subir as fotos diretamente da cmara. Tenha em mente que ao subir as fotos atravs de uma cmaras de 3 megapixels ou mais, demora mais tempo. As fotos podem ter qualquer dimenso, embora as maiores de 800px sero reduzidos a 560px, com a altura adaptada em conformidade. Se uma foto tem uma largura menor do que 531px, ela ser ajustada a uma altura de 372px, com a largura adaptada em conformidade. 46

Para enviar as fotos, navegar com eles no seu computador, seleciona-os, e clique em "Enviar". Entre 12-18 parece ser ideal. Sempre pode alterar a ordem, simplesmente arrastando-os para com o rato. A foto na posio 1 a foto principal. Para remover uma foto, clique no cone da lixeira.

Imagem 48. Fotografias

4.2.4 Preos Quando clicar em "Preos", as estaes que escolheu no Aluguer de Temporada de Vendas ao Cliente em "Dados do Contrato" ir aparecer automaticamente (veja o captulo 4.2.1 Informao do Alojamento Informaes - Dados do Contrato). O menu abre para a Temporada de Venda, onde pode introduzir os preos de aluguer do alojamento. Na prxima pgina ver que esta a temporada que foi definido no captulo 3.12. Arredondar automaticamente arredonda os preos Auto preenchimento Preenche os preos de forma automtica Desde o perodo anterior. Mais tarde /perodo no futuro (apenas o boto de cima no futuro) Guardar Guarda a informao dos preos Cancelar Cancela operao
Imagem 49. Preos

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Armazena as suas alteraes clicando em 'Guardar'. Em seguida, deve ir a Compra colocar os preos de compra, fazendo clique em Preos de Compra em cima. Aqui pode entrar em todos os preos de compra da mesma maneira, e clique em "Guardar" para armazenar estas alteraes. Se no v quaisquer dados da temporada pode introduzi os preos, e depois podes clicar em "Dados do Contrato" na Informao do Alojamento (ver captulo 4.2.1), para verificar que voc escolheu a temporada correspondente. 4.2.5 Extras Ao alugar um alojamento de frias, muitas vezes h custos adicionais, alguns so obrigatrios e outros so opcionais. Alm disso, h custos que se aplicam a todos, enquanto outros so dependentes do tipo de acomodao do perodo durante o qual alugado. Este recurso foi includo no sistema para simplificar o clculo desses extras no momento da reserva. possvel definir extras que so calculados por dia, por pessoa, por reserva, ou mesmo por temporada, de modo que fica claro para o cliente desde o incio no s no caso em que sero aplicados custos adicionais, mas tambm os extras opcionais que um cliente pode querer adicionar sua reserva. Este sero todos includos no clculo on-line do preo final. Existem dois tipos diferentes de Extras. importante para determinar em que categoria pertence o seu extra: o Extras da Empresa Captulo 3.8.5 (pode ser encontrado em Administrador => Parmetros => Extras da Empresa) Extras da Empresa so os custos extras e gerais da sua empresa, e que so aplicados a um cliente, sempre com o mesmo preo. Estes podem ser utilizados para todos os alojamentos/reservas, tais como, por exemplo, os custos de reserva, aluguer de um bero para um beb, servio de aeroporto, etc. o Extras Captulo 4.2.5 (pose ser encontrado no alojamento em si; destacar o nome do alojamento clicando no boto direito do rato => escolha Extras). Extras so os custos extras que esto vinculados ao alojamento. Estes so inseridos num determinado alojamento, porque a soma depende do tamanho e do tipo de alojamento, como por exemplo, a limpeza final, ar condicionado e aquecimento, etc, mas tambm para adicionar uma cama extra, ou um animal de estimao, j que nem todos os alojamentos permite animais de estimao, ou uma cama outra cama. Extras Para Extras, v a "Listar Alojamentos =>. Destacar um dos alojamentos, com o boto direito do rato e selecione 'Extras'. Para adicionar um extra, clique em Novo Extra . O seguinte quadro ser exibido:

Imagem 50. Criar um Novo Extra

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Agora pode escolher: Usar o modelo do Sistema

Usar prprio modelos

Extra em Branco

um extra que j est no sistema de I-Rent. Isto inclui: custos de ar condicionado, os custos de aquecimento, limpeza final obrigatria. um extra que foi criado por ti ou outra pessoa. Para ter uma viso de todos os modelos criados, v ; Administrador=> Parmetros => Extras do Alojamento (ver 3.8.6) um novo extra que pode ser armazenado como um modelo, que pode ser usado depois e encontrado mais tarde em "Usar Modelos de Agentes". Uma vez selecionado, clique em Criar.

Os campos devem ser inseridos da seguinte forma:

Imagem 51. Edit Extra

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1. 2. 3. 4.

Nome Tipo Obrigatrio Clculo

5. Pagamento

6. Uso

7. Quantidade Mxima 8. Montante () 9. Percentual de IVA includo (%)

Nome do Extra O tipo do Extra Marque esta caixa se o extra exigido para cada reserva O mtodo de clculo do extra para o cliente: o Por reserva A soma calculada por reserva. o Por dia A soma calculada de acordo com o nmero de dias da reserva. o Por pessoa A soma calculada de acordo com o nmero de pessoas que reservou o alojamento e vai ficar l. o Por pessoa e por dia A soma calculada por pessoa e por dia. o % da quantidade de aluguer A soma calculada em porcentagem do valor do aluguer. o Por mximo pessoas de alojamento A soma calculada de acordo com a ocupao mxima do alojamento, independentemente de quantas pessoas vo realmente ficar l. o Por Semana A soma calculada por semana. Pagamento deve se feito: - No momento de Reservar - Ao Chegar - Ao Partir Este extra aplicado: durante o ano todo, ou so os custos de este extra apenas aplicvel num perodo especfico do ano? Tambm pode inserir o perodo de ar condicionado e Aquecimento (ver captulo 3.8.1) A quantidade mxima que pode ser "encomendado". Por exemplo: um mximo de 3 cadeiras de criana. A soma dos Extras. Tenha em mente que esta soma inclui o IVA aplicado em cada caso. Pode determinar o IVA nos termos do item 9. Se voc calcula o IVA sobre o Extra pode indicar aqui a percentagem do IVA que j est includo no preo (ponto 8).

Ao lado das bandeiras, voc pode adicionar uma descrio em vrios idiomas. Este texto ser usado pelo site (s). Pode clicar em "Faa um modelo deste extra". Trata-se de um extra que provavelmente ir ser usado frequentemente no futuro. Desta forma, no tem que digitar todos os dados novamente. Para outra vez, s teria que ajustar, como por exemplo, o preo. Clique em Guardar para armazenar as alteraes.

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Seu Extra ser agora mostrado na lista dos Extras (clique em Atualizar para que aparea):

Figura 52. Extras

Como podes ver no exemplo, existem trs extras para este alojamento: Existe uma taxa de limpeza obrigatria final de 180 que calculado por reserva, deve ser pago chegada, e aplica-se todo o ano. H tambm os custos de ar condicionado (ver captulo3. 8.1) que s se aplicam durante um perodo especfico (clique Usar temporadas de ar condicionado para ver as datas). Estes custos so calculados por semana, por 40 e deve ser pago chegada. Finalmente, h um custo adicional para os clientes que querem trazer o seu animal de estimao que, neste caso lhes ser cobrado 35 por reserva, deve ser pago no momento de reservar, e aplicase todo o ano. Ao clicar em poder editar as informaes introduzidas.

4.2.6 Ficha de Informao do Alojamento Trata-se uma impresso geral das informao e fotografias do alojamento, que foram inseridos no sistema. No pode editar nada aqui. Esta viso geral pode ser impresso e usado, por exemplo, para enviar informaes a agentes ou informaes de referncia a si mesmo. Esta viso geral tambm pode ser encontrada no calendrio do alojamento no menu Reservas no Assistente de Reservas. Esta viso geral aparece no 'Calendrio Individual' (o calendrio anual de um alojamento) quando clica em Informao do Alojamento, e destacando o alojamento e clicando no 'Calendrio Mensal "(os calendrios mensais de todos os alojamentos) e selecionando a Ficha Informativa do Alojamento. Desta forma, voc pode se estiver, por exemplo, ao telefone com um cliente, pode fornecer rapidamente respostas sobre o alojamento. A Ficha de Informao do Alojamento tambm muito importante para os agentes que trabalham com voc. Podem obter esta informao com seu login, evitando assim a necessidade de entrar em contacto consigo para obter respostas. Isso economiza muito tempo. Tambm pode receber um login para os seus parceiros de colaborao para quem agir como um agente. 4.2.7 Autorizaes para os Alojamentos Se criou um login para o proprietrio e/ou Keyholder (responsvel pela chave) do alojamento, no menu Pessoas => proprietrios ou responsveis pela chave, ento pode especificar quais so os direitos concedidos ao login. Para o proprietrio, voc pode especificar que ele pode dar descontos, e at que percentagem. Para o Responsvel pela chave podes especificar as partes que deve ter acesso. Para o proprietrio isso j determinado ao criar o login. Clique em Gestionar o Login do Proprietrio ou em Gestionar o Login do Responsvel pela Chave para ver ou modificar as credenciais de login. Para isso deve ir ao menu Pessoas => Os proprietrios ou Pessoas => Responsveis pela chave.

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Figura 53. Autorizaes dos Alojamentos

4.2.8 Notificaes de Reserva possvel notificar o proprietrio e/ou keyholder via SMS ou e-mail cada vez que um perodo reservado (opo, reserva, reserva proprietrio, perodos no disponveis) para o seu alojamento, ou no caso de haver uma mudana ou cancelamento. A exceo , se o proprietrio acrescenta-se um perodo com seu prprio login. Pode ativar esses servios, clicando em Notificaes de Reserva. Verificar quais as notificaes que o proprietrio deseja receber automaticamente, e se ou no, deseja ser notificado via SMS e/ou e-mail. O servio de SMS tem um custo por mensagem. Esse montante ser adicionado ao saldo da pessoa relevante, dono da casa, ou keyholder. O servio de notificao de e-mail gratuito. Ateno: verifique se escreveu corretamente o nmero de telefone mvel e endereo e-mail do proprietrio e / ou keyholder no sistema. Alm disso, verifique se o idioma est definido corretamente, de modo que, por exemplo, um proprietrio alemo tambm recebe suas mensagens em alemo.

Imagem 54. Notificao de Reserva

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4.2.9 Publicar no meu site Uma vez que os alojamentos e todos os dados de acompanhamento necessrio j foram inseridos. hora de coloc-lo online. Pode fazer um alojamento visvel atravs deste menu no seu prprio site (s). Abra a janela e verifica os sites onde deseja publicar o alojamento. Em seguida, clique em "Guardar" para guardar as suas alteraes. O alojamento ser imediatamente visvel no seu prprio site.

Nota: todas as listas tm trs requisitos:

O alojamento deve ter fotografias O alojamento deve ter preos atualizados. Cauo: uma vez que seu perodo de preos termina, os alojamentos no sero mais visveis no site(s). Por exemplo: se tiver preos colocados at 03 de Setembro, e no adicionar mais nenhum preo, os alojamentos no sero aps 03 de Setembro devido falta de informao de preos. O alojamento deve ter uma descrio na linguagem aplicvel. Em outras palavras, se o alojamento no tiver descrio em francs, no vai ser publicado em qualquer site(s) em francs.

4.2.10 Publicar nos sites dos Colaboradores Pode fazer o alojamento visvel no site (s) de agentes colaboradores que tambm trabalham com o Sistema Reserva I-Rent, adicionado em agentes (captulo 3.9). Consultar 'visvel' para aqueles sites em que deseja ter o alojamento publicado e clique em "Guardar" para guardar as suas alteraes. As despesas de publicao esto listadas ao lado de cada agente. O seu saldo total ser mostrado no canto inferior esquerdo em "Crdito I-Rent". Para colocar seus alojamentos nesses sites, precisa ter crdito na sua conta I-Rent (ver captulo 3.3 como preencher crdito).

Imagem 55. Sites de Colaboradores

O pedido aparecer como "pendente" at que a outra parte aprova. A outra parte receber automaticamente um e-mail com o pedido para publicar em seus sites, e eles podem aceitar ou recus-la. Apenas uma vez o agente aceita o seu pedido de publicao, a soma ser deduzida do seu saldo. 53

 Nota: todas as listas tm trs requisitos:

O alojamento deve ter fotografias O alojamento deve ter preos atualizados. Ateno: uma vez que seu perodo de preos termina, os alojamentos no sero mais visveis no site(s). Por exemplo: se tiver preos colocados at 03 de Setembro, e no adicionar mais nenhum preo, os alojamentos no sero aps 03 de Setembro devido falta de informao de preos. O alojamento deve ter uma descrio na linguagem aplicvel. Em outras palavras, se o alojamento no tiver descrio em francs, no vai ser publicado em qualquer site (s) em francs.

4.2.11 Publicar nos Sites de I-Rent Como voc sabe, I-Rent tem um grande nmero de sites subjacentes em diferentes idiomas para a publicao de alojamentos. Uma viso geral desses sites pode ser encontrada em www.i-rent.net. Para colocar seus alojamentos nesses sites, voc precisa de crdito na sua conta I-Rent. Clique em "Publicar nos Sites de I-Rent" e o seguinte quadro ser exibido:

Imagem 56. Publicar nos Sites de I-Rent

Seus alojamentos so publicados de acordo com a localizao e os idiomas utilizados nas descries dos mesmos. Uma casa em Espanha, portanto, no pode ser colocado no web site www.location-maisonportugal.com. A publicao vlida por um ano. A data de validade est listada sob o ttulo 'Expira'.

Nota: todas as listas tm trs requisitos:

O alojamento deve ter fotografias O alojamento deve ter preos atualizados. Ateno: uma vez que seu perodo de preos termina, os alojamentos no sero mais visveis no site(s). Por exemplo: se tiver preos colocados at 03 de Setembro, e no adicionar mais nenhum preo, os alojamentos no sero aps 03 de Setembro devido falta de informao de preos. O alojamento deve ter uma descrio na linguagem aplicvel. Em outras palavras, se o alojamento no tiver descrio em francs, no vai ser publicado em qualquer site (s) em francs.

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4.2.12 Publicar nos sites Externos I-Rent lhe d a opo de se conectar e fazer publicidade em outros sites e portais, mesmo se eles no trabalham com o sistema de I-Rent. A publicao possvel via XML e lhe garante, como agncia de aluguer de profissionais que j est trabalhando com o sistema I-Rent, poder publicar seus alojamentos em portais externos ao sistema, com apenas um clique do rato. Desta forma, economiza um bocado de tempo no que se refere aos contatos, e no tem que subir um alojamento uma e outra vez j que com o XML pode enviar a disponibilidade e ofertas de um determinado alojamento, em tempo real, em seu nome, e publicar onde e como quiser. O servio de XML est disponvel em I-Rent mediante pagamento de um montante fixo (para I-Rent) para propaganda em um ou diversos portais. Alguns portais podem pedir uma comisso para a reserva de seus alojamentos atravs deles. Com I-Rent, no lhe cobrar uma comisso, mas sim um pequeno montante fixado para o servio de propaganda. I-Rent est constantemente ocupado a expandir suas conexes e nmero de portais externos sobre os quais voc pode anunciar. Portanto, no tm que investir mais seu prprio tempo, j que nos ocupamos da conexo com os portais, e os informar das taxas aplicveis. Na verdade, estamos abertos para adicionar o seu prprio portal ou recomendar um para ns. Para consultar preos e obter mais informaes sobre os portais externos, visite nosso site: www.i-rent.net. 4.2.13 Adicionar ao Conjunto Tambm possvel publicar alojamentos que so idnticos, como um grupo. Por exemplo, um grupo de apartamentos ou moradias idnticas no mesmo bairro. Ns chamamos isso de 'Set' ou conjunto. Devem ser subidos todos por si s, mas voc adicion-los ao conjunto. Isso s pode ser realizado se os alojamentos foram muito idnticos entre si. Criar um alojamento virtual (o modelo de mostra) em Listar conjuntos, com a qual ser anunciado online. Na realidade, voc realmente tem (por exemplo) 10 alojamentos reais que tm os seus calendrios de disponibilidade. A razo para usar um conjunto manter seu site arrumado e navegvel, para que o cliente no tenha que ver o mesmo alojamento 10 vezes nos resultados da pesquisa uma vista nada bonita. A reserva feita para o conjunto ser automaticamente colocada em um dos calendrios, onde melhor encaixar. Pode copiar as informaes do conjunto para os alojamentos individuais, assim voc no ter que digitar a mesma informao 10 vezes. Para criar um conjunto, deve ir aos Alojamentos => 'Listar Conjuntos'. Adicionando um alojamento para um conjunto, acontece no prprio alojamento: Alojamentos => Listar Alojamentos. Clique em "Adicionar ao Conjunto". Mostrar-se- um quadro com uma viso geral dos Conjuntos. Marcar o conjunto pelo qual deseja adicionar o alojamento. Clique em "Guardar" para armazenar as alteraes.
Imagem 57. Adicionar ao Conjunto

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4.2.14 Mapa Se preencher as coordenadas geogrficas em "Informaes do Alojamento" (captulo 4.2.1), em "Dados do Contrato", pode ver a localizao no mapa aqui. No back office, possvel fazer zoom em todo o caminho, mas no site s se pode aumentar o zoom para um nvel especfico, por razes de segurana.

Imagem 58. Mapa

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5. PREENCHIMENTO E MANUTENO DO CALENDRIO

Uma vez que j tem inserido o alojamento no sistema, deve justar o calendrio. Isto porque I-Rent trabalha em tempo real, e importante que o calendrio seja preciso e atualizado em todos os momentos durante o dia. Existem 5 formas para bloquear um determinado perodo no calendrio: Opo Um cliente coloca uma opo (5.1) Reserva Um cliente coloca uma reserva (5.2) Reserva do proprietrio Um proprietrio coloca uma reserva (5.3) Perodo no disponvel Perodo durante o qual o alojamento no se encontra disponvel (5.4) Perodos a pedido Perodo de aluguer baixo pedido (5.5)

5.1 OPO
Uma opo refere-se a uma pr-reserva de um cliente potencial, durante o qual o alojamento ser bloqueado por 3 dias. Durante estes 3 dias o cliente ter tempo de organizar tudo com a famlia ou amigos, buscar voos, etc, e depois efetuar sa sua reserva definitiva. 5.1.1 Colocao de uma opo Um cliente pode colocar uma opo online, contudo voc tambm pode faz-lo em nome do cliente. Para isto haver que ir a Reservas => Nova Opo, ou se j estiver no calendrio, ir diretamente data de chegada, clicar o boto direito do rato e selecionar Comear uma nova opo aqui. O seguinte quadro aparecer:

Imagen 59. Nova Opo

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Preencher os detalhes. As datas podem ser introduzidas manualmente e no formato DD/MM/AAA, ou usando o calendrio. Em Expirao, voc encontrar a data de validade da opo. De uma forma automtica, o sistema far que a opo seja vlida para um perodo de 3 dias, desde o dia de comeo. Poder ampliar a opo se for necessrio. Para colocar os dados do cliente, voc pode: Introduzir um novo cliente buscar um cliente que j existe no sistema editar os dados de um cliente j existente no sistema Se o Cliente (arrendatrio) for a mesma pessoa responsvel de efetuar o pagamento, simplesmente clique em para copiar os dados no campo Facturar. Se no for o caso, preencher de forma separada os dados do endereo de facturao aqui. Clique Guardar para armazenar suas alteraes. A opo foi agora colocada no calendrio do alojamento, e pode ser recuperada via Reservas => Calendrio Individual ou Calendrio Mensal, assim como na lista das opes: Reservas => Listar opes. As datas aplicveis sero agora bloqueadas.

Imagem 60. Lista de Opes

5.1.2 Confirmao de uma opo Se logo mais tarde, desejar converter uma opo em reserve, tens duas opes: 1. Abrir a opo no planejamento do alojamento correspondente, clicando no perodo ou no numero da opo, visvel na coluna relevante da viso geral. 2. Ou poder ir a Listar Opes no menu Reservas e clique na opo apropriada. Uma vez aberta uma opo, clique em Confirmar opo para convert-la em reserva. Agora, voc pode recuperar esta opo, como reserve em : Reservas => Listar reservas. O cliente que colocou a opo online pode tambm a confirmar, utilizando o cdigo da opo que lhe foi enviado. Esta opo ser colocada, de forma automtica no menu Listar Reservas. Voc receber uma notificao se isso acontecer. 5.1.3 Cancelamento de uma opo Uma opo s pode ser cancelada desde Listar Opes (Menu Reservas => Listar Opes). Clique em no lado esquerdo do nmero da opo, para cancel-la. Abrir-se- uma caixa de dilogo perguntando-lhe se voce tem a certeza que a quer anular. Ao aceitar o seguinte ser exibido:

Imagem 61. Razo do Cancelamento

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Deve preencher quais foram os motivos da anulao ou cancelamento aqui, e clique em OK. O perodo que anteriormente foi bloqueado ser outra vez colocado disposio de outros clientes, para outras reservas ou opes. O cone indica que a opo j se encontra caducada e que devem ter isto em conta para contatar o cliente ou fazer outra gesto referente mesma, como por exemplo, estend-la uns dias mais. Se o quadro da Razo do Cancelamento no aparecer, voc deve verificar para ver se no foi bloqueado pelo seu navegador, as barras de ferramentas instaladas ou os bloqueadores dos pop-up. s vezes receber notificaes na parte superior do teu ecr. Normalmente suficiente com adicionar I-Rent s tuas pginas seguras, em opes de Internet Explorer.

5.2 RESERVA Uma reserve refere-se a reservas efetuadas pelos clientes. Se isto tiver ativado no alojamento, um cliente poder realizar as suas reservas diretamente online. 5.2.1 Colocao de uma reserva Para colocar uma reserva diretamente, deve ir a Reservas => Nova Reserva. Ou, se j estiver no planejamento ou calendrio do alojamento, deve selecionar a data de comeo da reserve, e com um clique no boto direito do rato, seleciona Comear Nova Reserva Aqui. O seguinte quadro ser exibido:

Imagem 62. Nova Reserva

Preenche os dados. As datas podem ser colocadas manualmente, no formato DD/MM/AAA ou usando o calendrio. 59

Para introduzir os dados do cliente, voc pode: introduzir novo cliente buscar um cliente que j existe no sistema editar dados de um cliente que j existe no sistema

Se o Cliente (arrendatrio) for mesma pessoa responsvel de efetuar o pagamento, simplesmente clique em para copiar os dados no campo Faturar. Se no for o caso, preencher de forma separada os dados do endereo de facturao aqui. Clique Guardar para armazenar suas alteraes. A reserva foi agora colocada no calendrio do alojamento, e pode ser recuperada via Reservas => Calendrio Individual ou Calendrio Mensal, assim como na lista das opes: Reservas => Listar Reservas. As datas aplicveis sero agora bloqueadas.

Imagem 63. Listar Reservas

5.2.2 Cancelamento de uma reserva Para cancelar uma reserva deve ir Reservas => Listar Reservas. Clique em ao lado esquerdo do nmero da reserva que deseja cancelar. Abrir-se- uma caixa de dilogo perguntando-lhe se voc tem a certezar que a quer anular. O seguinte quadro ser exibido:

Imagem 64. Razo do Cancelamento

Deve preencher quais foram os motivos da anulao ou cancelamento aqui, e clique em OK. O perodo que anteriormente foi bloqueado ser outra vez colocado disposio de outros clientes, para outras reservas ou opes. As reservas canceladas iro parar na lista de reservas canceladas, juntamente com as razes do cancelamento: Reservas => Cancelamentos. De esta forma, poder sempre consultar a razo para um cancelamento em particular.

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5.2.3 Recuperar uma reserva cancelada Se uma reserva for cancelada por erro, seguir armazenado e poder ser recuperada ao fazer uma busca utilizando o nmero da mesma. Isto tem 2 vantagens: no ter que perder tempo introduzindo de novo os dados, e o cliente seguir tendo seu nmero de reserva. Para armazenar uma reserva cancelada, voc deve ir : Reservas => Recuperar! O seguinte quadro ser exibido:

Imagem 64. Recuperar Reserva

Deve introduzir o nmero da reserve e clicar em Recuperar. A reserva ser agora ativada outra vez e poder ser recuperada em Listar Reservas. A recuperao s ser possvel se o perodo seguir estando disponvel e se entretanto no entraram nem reservas ou opes para o mesmo perodo.

5.3 RESERVA DO PROPRIETRIO Uma Reserva de proprietrio trata-se de uma reserva feita pelo prprio proprietrio (privada), ou uma reserve feita por ele para um membro da famlia ou amigos. Por outro lado, no exatamente uma reserva real, porque neste caso o proprietrio no paga nenhum montante para estar na sua prpria casa, mas sim certas disposies como se de uma reserva normal se tratasse: trata-se de um tipo de ocupao em que quase todos os proprietrios querem ter o servio de limpeza, ter as camas preparadas, etc. A reserva dos proprietrios tambm aparece na lista de entrada e sada, assim todos sabero que o proprietrio ocupar a casa nos prximos dias, e que a casa no estar vazia. 5.3.1 Colocar uma reserva de proprietrio Para criar ou colocar uma reserva de proprietrio, voc deve ir Gesto => Nova Reserva de Proprietrio, ou tambm, se j estiver no calendrio do alojamento, ir ao comeo da data de chegada, clicar no boto direito do rato, e selecionar Comear Nova Reserva de Proprietrio Aqui. O seguinte quadro ser exibido:

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Imagem 66. Nova Reserva do Proprietrio

Preenche os dados necessrios. As datas podem ser colocadas manualmente, no formato DD/MM/AAA ou usando o calendrio. Para introduzir os dados da pessoa que ir ocupar o alojamento: Dados do proprietrio, os mesmos j existentes em Dados de Contrato em Informao do Alojamento (captulo 3.2.2.1), ser preenchido automaticamente. Editar dados do cliente Adicionar um novo cliente Buscar dados de um cliente que j existe no sistema Se o Ocupante for mesma pessoa encarregada para pagar os gastos (ex: gastos de limpeza), clique em para copiar os dados no campo Faturar . Se no for o caso, preencher os dados adicionais e endereo. Se o proprietrio chegar com ao seu animal de estimao, clique em Animais de Estimao. Do lado direito dos campos, a sua empresa poder adicionar comentrios, como que fazer antes da chegada ou sada. Se um proprietrio criar uma Reserva de Proprietrio online, com seu prprio login, voc vai ver todas as observaes do proprietrio em Notas do proprietrio. Clicar em atualizar para guardar os comentrios. A reserva agora se encontra visvel no calendrio do alojamento, na qual pode ser encontrada em Reservas => Calendrio Individua ou Calendrio Mensal, ou tambm na lista de reservas do proprietrio em: Gesto => Listar Reservas do Proprietrio. 5.3.2 Remover uma reserva do proprietrio A reserve de um proprietrio pode ser cancelada em Listar Reservas do Proprietrio no menu Gesto. Clique em ao lado do nmero da reserva que deseja cancelar, e depois clicar em aceitar.

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5.4 PERODO NO DISPONVEL

Um Perodo no Disponvel um perodo durante o qual, o alojamento no ser colocado para aluguer, por vrias razes. Normalmente trata-se de um perodo for do contrato entre o proprietrio e a gncia de aluguer. Durante este perodo, a agncia de aluguer no tem nenhum tipo de acordo, nem exclusividade com este alojamento. 5.4.1 Criao de um perodo no disponvel Para cria um perodo no disponvel durante o qual o alojamento no ser colocado para o aluguer, deve ir Gesto => Novo Perodo No Disponvel, ou se j estiver no calendrio do alojamento, ir datas de comeo deste perodo, clicar no boto direito do rato, e selecionar t Comear Novo Perodo No Disponvel Aqui. O seguinte quadro ser exibido:

Imagem 67. Novo Perodo No Disponvel

Preenche todos os detalhes. As datas podem ser introduzidas manualmente e no formato DD/MM/AAA, ou usando o calendrio, selecionando as datas. No campo Comentrios/Notas, pode adicionar comentrios em geral. Nos campos ao lado pode anotar informaes referente s datas anteriores ou posteriores a este perodo. Esta informao ser de grande importncia para a lista de chegada e sada (ver Entrada e Sada de uma forma automtica, o sistema far que a opo seja vlida para um perodo de 3 dias, desde o dia de comeo). Poder ampliar a opo se for necessrio. Clique em Guardar pra armazenar as suas alteraes. O Perodo No Disponvel est agora visvel no calendrio do alojamento, no qual voc pode obter via Reservas => Calendrio Individual ou Calendrio Mensal, e tambm na lista de Perodo No Disponvel, em: Gesto => Listar Perodos No Disponveis. 5.4.2 Cancelar um Perodo no disponvel Um perodo no disponvel pode ser cancelado em Listar perodos no Disponveis no menu Gesto. Clique em ao lado do nmero do perodo apropriado e clique em aceitar.

5.5 PERODOS A PEDIDO Um Perodo a Pedido um perodo durante o qual um alojamento pode ser reservado, mas s a pedido, quer isto dizer que no ser possvel realizar uma reserve online baixo estas condies. Frequentemente, possvel que o proprietrio ou o responsvel pelas chaves Keyholder preferem ser contatados antes de confirmar uma reserva. 63

5.5.1 Criar um perodo a pedido Para criar um perodo a pedido, deve ir ao menu Gesto => Novo Perodo a Pedido. Preenche os detalhes apropriados no quadro que se exibir a continuao. As datas podem ser inseridas manualmente, no forma DD/MM/AAA, ou clicando no calendrio para selecionar as datas. Clique em Guardar para armazenar as suas alteraes. O Perodo a pedido ser visvel agora no calendrio do alojamento, no qual voc pode consultar em Reservas => Calendrio Individual, aonde as datas aparecem listadas em vermelho. No Calendrio Mensal, estas datas a pedido, aparecem marcadas com o sinal de pontuao (?). Tambm aparecem na lista, no menu Gesto => Listar Perodos a Pedido.

Imagem 68. Novo Perodo a Pedido

5.5.2 Opes e Reservas que caem dentro de um perodo a pedido Num perodo a pedido, no so permitidas qualquer tipo de reservas online, feitas pelos clientes ou a prpria agncia atravs do sistema. De forma automtica, o sistema avisar a voc que o perodo est a pedido, e tambm avisar em caso de houver qualquer tentativa de colocar uma reserva ou opo. No caso de desejar converter uma opo em reserva, porque apesar de estar a pedido tem a certeza que se pode oferecer, pode-se realizar a reserve sempre e quando este usurio portador dos direitos apropriados para efetuar tal operao. (ver captulo 5.1.2 Confirmao de uma opo). 5.5.3 Remover um perodo a pedido Um perodo a pedido pode ser removido em Listar Perodo a Pedido no menu Gesto. Clique em lado esquerdo do nmero com as datas que deseja remover ou cancelar. Depois clicar em aceitar. do

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6. REMOVER UM ALOJAMENTO DO SISTEMA E DO (S) SITE (S)

No possvel remover completamente um alojamento do sistema, por diversas razes. Uma das razes reside no fato do alojamento seguir tendo associado a si muitos dados, tais como reservas, clientes, etc. que poderiam perder-se ao ser removido do sistema. Seguir querendo manter na sua base de dados toda informao referente aos clientes e reservas entradas no passado para um determinado alojamento. Tambm pode acontecer que um (novo) proprietrio pode querer alugar o mesmo alojamento no futuro, e tendo j os dados no faz falta introduzir os dados novamente. Se o alojamento j no vai ser oferecido para aluguer, e realmente necessita remover-lo do sistema e dos sites, ter que fazer o seguinte: Ter que ir a: Alojamentos => Listar Alojamentos. Clicar no lado direito do rato, em cima do alojamento que desejar tornar invisvel, e logo selecionar Informao do Alojamento. Na Ficha de Informao do Alojamento, em Dados do Contrato => Visvel no Sistema I-Rent. Pode escolher Sim ou No para fazer o tornar o alojamento visvel ou no. Tratando-se de remover o alojamento para que no seja mais visvel, voc deve escolher a opo No, e depois clicar em Guardar Informao do Alojamento. A partir de agora, o alojamento deixa de estar visvel tambm nos sites. Ficar armazenado no sistema em Listar Alojamentos em: Mostrar Somente Alojamentos Ocultos.

Nota:

Desde que I-Rent um sistema diretamente relacionado com os sites, possvel que cada vez que realizar uma alterao, no aparea automaticamente. Este acontece se voc estiver, por exemplo, no calendrio de um alojamento ou em reservas. Neste caso, no se preocupe, porque fazendo clique em F5 a pgina se atualizar.

Mais informao?
Por favor contate o nosso departamento de ateno ao cliente: I-Rent Servio de Ateno ao Cliente : Telefone: +31 (0)88-2021225 +34 902109072 +34 965796741 E-mail: info@i-rent.net

No caso de j estiver conectado no sistema, pode sempre pedir assistncia ou ajuda fazendo um clique na boia salva-vidas , na parte superior direita.

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