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Instructivo básico Manejo de módulo ventas TRIAM S.A.

Instructivo básico

Manejo de módulo ventas

Instructivo básico Manejo de módulo ventas TRIAM S.A.
Instructivo básico Manejo de módulo ventas TRIAM S.A.
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TRIAM S.A.

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Instructivo básico Manejo de módulo ventas TRIAM S.A.
Instructivo – Módulo de ventas El siguiente instructivo es una breve explicación de las herramientas

Instructivo – Módulo de ventas

El siguiente instructivo es una breve explicación de las herramientas básicas con las que cuenta el módulo de ventas. A través de un detallado recorrido, esta guía le permitirá realizar operaciones desde su agencia con autonomía y seguridad. Las principales ventajas; poder consultar y emitir sin intermediarios, esperas o complicaciones. Desde la Organización Vía Bariloche esperamos que le sea de utilidad y aguardamos sus consultas.

Buenas ventas!!!

Depto. Comercial Vía Bariloche S.A.

Índice Instructivo – Módulo de ventas Páginas 4 Acceso al sistema de ventas. 6 Carga

Índice

Instructivo – Módulo de ventas

Páginas

4

Acceso al sistema de ventas.

6

Carga de boletos: Consulta y emisión de pasajes.

9

Toma de Butacas.

14

Resumen de operación: ventas.

15

Carga de boletos con regreso.

15

Transferencia de boletos.

18

Confirmación de reservas.

19

Anulación de boletos.

21

Consulta de boletos.

23

Boletos abiertos: Emisión

24

Boletos abiertos: Confirmación de fecha.

25

Información útil para el buen funcionamiento del sistema.

1. Acceso al sistema de ventas Instructivo – Módulo de ventas Haga clic en el

1. Acceso al sistema de ventas

Instructivo – Módulo de ventas

Haga clic en el icono de acceso al sistema, ubicado en el escritorio de la Pc. Aparecerá un acceso restringido en el que debe ingresar User name y Password, previamente asignados por la empresa. Una vez cargados esos datos, Click en Logon.

la empresa. Una vez cargados esos datos, Click en Logon . A continuación accederá a la

A continuación accederá a la central de módulos, en donde debe clickear sobre la opción Boletos. Aparecerá un recuadro de Ingreso al Sistema en donde figura de modo predeterminado su usuario. Busque su Usuario e ingrese el Password asignado Click en aceptar.

figura de modo predeterminado su usuario. Busque su Usuario e ingrese el Password asignado – Click
Instructivo – Módulo de ventas Recordamos que los dos usuarios que se requieren para ingresar

Instructivo – Módulo de ventas

Recordamos que los dos usuarios que se requieren para ingresar al sistema de ventas no tienen relación uno con otro. El primer acceso que aparece es para establecer conexión con nuestros servidores, mientras que el segundo permite acceder al sistema.

Siguiendo este procedimiento usted ya se encuentra dentro del módulo de ventas de pasajes. En la imagen adjunta se puede observar los botones que aparecen en la parte superior, y a continuación las funciones básicas de cada uno de de ellos.

los botones que aparecen en la parte superior, y a continuación las funciones básicas de cada
los botones que aparecen en la parte superior, y a continuación las funciones básicas de cada
2. Carga de boletos Consulta y venta de pasajes Instructivo – Módulo de ventas Uno

2. Carga de boletos Consulta y venta de pasajes

Instructivo – Módulo de ventas

Uno de los puntos principales de este módulo es la posibilidad de consultar y emitir pasajes de una manera simple, rápida y segura.

De igual manera cada cuenta en particular dispone de determinados permisos y funciones. Si bien en este manual se explican generales, ante dudas consulte con su ejecutivo de cuentas.

Emisión de Tickets impresos:

Click en la opción Terminal – botón ubicado en la tabla principal del sistema.

– botón ubicado en la tabla principal del sistema. Accederá directamente a la siguiente pantalla de

Accederá directamente a la siguiente pantalla de carga y consulta.

botón ubicado en la tabla principal del sistema. Accederá directamente a la siguiente pantalla de carga
Instructivo – Módulo de ventas Para una mejor interpretación de la pantalla, la hemos dividido

Instructivo – Módulo de ventas

Para una mejor interpretación de la pantalla, la hemos dividido en dos partes. La siguiente imagen corresponde al margen izquierdo, en donde se cargan la mayoría de los datos para encontrar un viaje en particular.

mayoría de los datos para encontrar un viaje en particular. Los datos básicos en la zona

Los datos básicos en la zona de carga son:

* Fecha de Viaje

* Lugar de ascenso del pasajero

* Lugar de descenso del pasajero

básicos en la zona de carga son: * Fecha de Viaje * Lugar de ascenso del
Instructivo – Módulo de ventas Una vez ingresados estos datos, aparecerán en la parte superior

Instructivo – Módulo de ventas

Una vez ingresados estos datos, aparecerán en la parte superior de la pantalla la lista de servicios disponibles en la traza seleccionada.

la lista de servicios disponibles en la traza seleccionada. Lectura de los datos que aparecen en

Lectura de los datos que aparecen en la barra de información

de los datos que aparecen en la barra de información 1 – Sale: Horario que pasa

1 – Sale: Horario que pasa el servicio por el destino cargado en la sección Sube.

2 – Llega: Horario que arriba el servicio al destino cargado en la sección Baja en.

3 – Empresa: Compañía del grupo que presta el servicio.

4 – Importe: Costo del ticket en el tramo seleccionado. El segundo importe corresponde a la categoría adicional de ese coche cuando es Mixto.

5 – Promo I/V: Importe especial para boletos por ida y vuelta cuando existe promoción en el tramo seleccionado.

6 – Categoría: Tipo de servicio prestado sobre la unidad.

7 – L: Cantidad de lugares libres sobre la unidad. R: Cantidad de lugares reservados sobre la unidad.

Instructivo – Módulo de ventas V: Cantidad de lugares vendidos sobre la unidad. T: Cantidad

Instructivo – Módulo de ventas

V: Cantidad de lugares vendidos sobre la unidad. T: Cantidad total de butacas que dispone ese coche.

Para elegir el servicio y poder ver la disponibilidad en pantalla, se debe hacer doble click sobre el renglón correspondiente o bien, apretar el icono del Bus, dispuesto en el margen izquierdo de la pantalla. De esta forma se desplegará el panorama del coche para consultar disponibilidad o bien, tomar una butaca.

3. Toma de butaca

Click sobre las butacas que se quieren comprar. Las mismas se pondrán en amarillo como se observa en la figura 1 de la imagen. Para agregar esa selección, click sobre el botón Agregar, identificado con el número 2. Una vez seleccionadas las butacas para emitir, click en la opción Fin Ventas, identificada con el 3, en el margen derecho de la pantalla.

identificada con el 3, en el margen derecho de la pantalla. Una vez clikeado el botón

Una vez clikeado el botón Fin Venta, accederá a la pantalla de confirmación de datos.

Instructivo – Módulo de ventas En la imagen se enumeran los puntos más importantes a

Instructivo – Módulo de ventas

En la imagen se enumeran los puntos más importantes a tener en cuenta para chequear antes de realizar la emisión.

tener en cuenta para chequear antes de realizar la emisión. A – Pestaña de Boletos :

A – Pestaña de Boletos: Contiene información sobre los boletos cargados en la

etapa anterior.

B – Pestaña de Pasajeros: Es donde se cargan los datos de quienes viajan.

C – Pestaña de Transferencia: Opción para remitir boletos.

Dentro de la pestaña de Boletos

1 – Boletos: Serie y número de boleto asignado por el sistema. (La serie varía según la empresa)

2 – Sube: Localidad donde el pasajero asciende al servicio.

3 – Baja: Localidad donde el pasajero desciende del servicio.

4 – But: Butaca que ocupará el pasajero.

5 – Servicio: Horario de cabecera del servicio elegido.

6 – Sub T.: Tarifa del ticket

7 – Fecha: Fecha de salida del servicio. Instructivo – Módulo de ventas 8 –

7 – Fecha: Fecha de salida del servicio.

Instructivo – Módulo de ventas

8 – Plat: Plataformas donde opera la empresa en la localidad de origen seleccionada.

9 – Tipo: Servicio autorizado por legislaciones vigentes.

10 – Categoría: Tipo de servicio prestado sobre la unidad.

11 – Empresa: Compañía del grupo a la que corresponde ese servicio.

12 – Efectivo: Total a cobrar en efectivo por la carga realizada.

13 - Total: importe final de la compra.

Lo más importante en esta pantalla, es confirmar que los datos que figuran sean los correctos, ya que los mismos figurarán en los boletos cargados en el sistema y los tickets impresos. Un error de datos – fecha de viaje o ascenso del pasajero – provoca en la mayoría de los casos la imposibilidad de viajar u operaciones engorrosas para realizar cambios o cancelaciones a último momento.

Ya chequeados los datos, se deben completar los datos de los pasajeros. Click en la pestaña Pasajeros y accederá a la siguiente pantalla de carga:

Pasajeros y accederá a la siguiente pantalla de carga: Al ingresar el DNI de quien viaja,

Al ingresar el DNI de quien viaja, si ya está registrado en la base de datos del sistema, se completará de forma automática la opción de Apellido y Nombre. De no estar cargado, deberá hacerlo en modo manual por única vez.

Instructivo – Módulo de ventas Finalizado este paso, los pasajes ya están listos para ser

Instructivo – Módulo de ventas

Finalizado este paso, los pasajes ya están listos para ser impresos y así, finalizar la operación.

Click en el botón Grabar, ubicado en el margen derecho de la pantalla. De esta forma se confirma la operación y no hay posibilidad de realizar cambios.

la operación y no hay posibilidad de realizar cambios. El sistema pedirá antes de confirmar, el

El sistema pedirá antes de confirmar, el ingreso de un número telefónico, preferentemente del pasajero. Ante cambios de fuerza mayor, el área de Atención al Cliente, se pondrá en contacto con el viajero para informarlo sobre modificaciones realizadas sobre el servicio elegido.

se pondrá en contacto con el viajero para informarlo sobre modificaciones realizadas sobre el servicio elegido.
Confirmación de emisión. Clic en OK Instructivo – Módulo de ventas Confirmada la operación, aparecerá

Confirmación de emisión. Clic en OK

Instructivo – Módulo de ventas

de emisión. Clic en OK Instructivo – Módulo de ventas Confirmada la operación, aparecerá en pantalla

Confirmada la operación, aparecerá en pantalla que boletos debe colocar en la impresora.

– Módulo de ventas Confirmada la operación, aparecerá en pantalla que boletos debe colocar en la
Instructivo – Módulo de ventas Una vez impresos los boletos, recuerde constatar los datos que

Instructivo – Módulo de ventas

Una vez impresos los boletos, recuerde constatar los datos que allí figuran.

* Fecha de viaje

* Origen

* Destino

Recuerde también troquelar el cupón del lado izquierdo. Esa parte del boleto debe ser adjuntada en las rendiciones correspondientes.

debe ser adjuntada en las rendiciones correspondientes. Resumen de la operación Acceso a la pantalla de

Resumen de la operación

Acceso a la pantalla de carga – Botón Terminal

Ingreso de datos:

Sube – Baja – Fecha de viaje Visualización del resumen de servicios. Selección del servicio. Apertura del panorama. Selección de butacas – Agregar – Fin Ventas

Confirmación de datos:

Carga de datos del pasajero Guardar (confirma la operación) Colocar los boletos que pide en sistema en la impresora.

Instructivo – Módulo de ventas 4. Carga de boletos con regreso Existen casos de emisión

Instructivo – Módulo de ventas

4. Carga de boletos con regreso

Existen casos de emisión que requieren boletos de ida y vuelta. Para ganar tiempo en la carga, el sistema ofrece una opción que permite cargar ida y vuelta en la misma operación. Una vez cargados los boletos de ida, en la parte inferior de la pantalla esta disponible el botón de Regreso 1. Esa opción, invierte la taquilla cargada antes (sube y baja – 2) y abre la opción del almanaque para cargar la fecha de regreso (Ver Imagen).

del almanaque para cargar la fecha de regreso (Ver Imagen). Una vez realizado este paso, se

Una vez realizado este paso, se cargan las butacas requeridas como una venta normal.

5. Transferencia de boletos

El módulo de ventas permite también transferir pasajes; es decir; enviar un ticket electrónico a otra boca de ventas para que, mediante un código, sea retirado por quien viaja.

Este paso se realiza después de haber realizado la carga de pasajes.

Como se mostró en pasos anteriores – Pág. 10, la pantalla de confirmación de datos cuenta con una pestaña de Transferencia - C

Instructivo – Módulo de ventas Para realizar esta operación, es necesario completar los datos de

Instructivo – Módulo de ventas

Para realizar esta operación, es necesario completar los datos de o los pasajeros en la pestaña Pasajeros. En el margen derecho, esta disponible la opción C (copiar). Se recomienda copiar los datos del pasajero que va a retirar la transferencia. Click en la solapa Transferencia – C.

la transferencia. Click en la solapa Transferencia – C . El sistema desplegará la siguiente pantalla,

El sistema desplegará la siguiente pantalla, correspondiente a la solapa de Transferencia.

Transferencia – C . El sistema desplegará la siguiente pantalla, correspondiente a la solapa de Transferencia.
Instructivo – Módulo de ventas Haciendo click en Pegar - 1 , aparecerán los datos

Instructivo – Módulo de ventas

Haciendo click en Pegar - 1, aparecerán los datos del pasajero en la opción “Datos de quien retira”. Ya cargada esta información en el área correspondiente, se debe seleccionar “Localidad donde se retira” 2, y a continuación, “Agencia donde se retira” 3.

Ejemplo:

Localidad donde se retira: Buenos Aires Agencia donde se retira: Bol. 21 El Valle – Terminal Retiro.

Nota:

La elección de la localidad y agencia donde se retirará el ticket queda totalmente a criterio de quien emite. El sistema toma por defecto la localidad cargada como ascenso, pero permite realizar cambios.

Una vez cargados estos datos, se debe finalizar la operación como se explica en los pasos anteriores (confirmación y emisión de boletos – Pág. 13).

Al finalizar la venta, el sistema informará el número de transferencia, que saldrá impreso en el pasaje. En este caso en particular, el ticket válido para viajar es el transferido.

que saldrá impreso en el pasaje. En este caso en particular, el ticket válido para viajar
6. Confirmación de reserva Instructivo – Módulo de ventas Desde esta opción podrá confirmar reservas

6. Confirmación de reserva

Instructivo – Módulo de ventas

Desde esta opción podrá confirmar reservas realizadas previamente. En la pantalla principal click sobre el botón Reserva. Aparecerá un recuadro para cargar el número de reserva, asignado previamente por un operador. Ingrese el número asignado y habla click en Ver.

Ingrese el número asignado y habla click en Ver . A continuación aparecerá el total de

A continuación aparecerá el total de butacas reservadas. Elija cuales quiere emitir, tildando el recuadro del margen derecho. Una vez seleccionadas las butacas, click sobre el botón Vender Term, dispuesto en el margen inferior.

derecho. Una vez seleccionadas las butacas, click sobre el botón Vender Term , dispuesto en el
Instructivo – Módulo de ventas Accederá a la pantalla final de confirmación. Allí tendrá acceso

Instructivo – Módulo de ventas

Accederá a la pantalla final de confirmación. Allí tendrá acceso a los datos generales del tramo emitido. Compruebe los datos del tramo a confirmar: Origen, destino, Butaca, Subtotal y fecha de viaje. Recuerde, tal cual se mostró en ejemplos anteriores, cargar los datos del cliente en la pestaña Pasajeros. Finalizado el chequeo de los datos, haga clic en Grabar para emitir el boleto correspondiente.

haga clic en Grabar para emitir el boleto correspondiente. 7. Anulación de boletos El módulo de

7. Anulación de boletos

El módulo de ventas permite anular boletos emitidos en un tiempo no mayor a veinte minutos después de confirmada la operación.

Para realizar este procedimiento, se debe acceder a la pantalla principal del sistema y hacer click en la opción Ventas, ubicada en el margen superior. Como lo muestra la imagen, se desplegará un menú con varias opciones. Se deberá acceder a Anular venta

Instructivo – Módulo de ventas En sistema abrirá una pantalla con la leyenda “Anulación de

Instructivo – Módulo de ventas

Instructivo – Módulo de ventas En sistema abrirá una pantalla con la leyenda “Anulación de venta”,

En sistema abrirá una pantalla con la leyenda “Anulación de venta”, en donde figurarán las operaciones realizadas en los últimos veinte minutos (Ver imagen). Se deberá seleccionar que boletos se quieren anular y en el área de observación Comentar el motivo de esta operación; ejemplos: Destino mal seleccionado; Cambio de horario, Cambio de servicio, Boleto no impreso, etc.

de horario, Cambio de servicio, Boleto no impreso, etc. Como último paso, al clikear en Aceptar

Como último paso, al clikear en Aceptar, el sistema pedirá la confirmación de esta operación.

Instructivo – Módulo de ventas
Instructivo – Módulo de ventas

NOTA Recuerde conservar los boletos anulados, ya que deben ser adjuntados en los resúmenes de caja.

8. Consulta de boletos

En la pantalla principal del módulo de ventas, se encuentra la opción Consulta. Desde allí, se puede consultar la información cargada en cualquier ticket emitido por el sistema de ventas. Es una herramienta sumamente útil, que permite observar datos de boletos cargados con anterioridad o sacarse dudas respecto a ventas realizadas.

Al clickear en el botón Consultar aparecerá la ventana correspondiente.

Si bien este módulo ofrece mucha información sobre el ticket, a continuación se enumera los principales puntos a tener en cuenta

Instructivo – Módulo de ventas 1 – Serie: Ingresar la serie que figura en el

Instructivo – Módulo de ventas

Instructivo – Módulo de ventas 1 – Serie: Ingresar la serie que figura en el pasaje

1 – Serie: Ingresar la serie que figura en el pasaje impreso.

2 – Nro. de boleto: Ingresar el número que figura en el pasaje impreso.

Click en Buscar

3 – Origen: Punto en donde asciende el pasajero.

4 – Destino: Punto en donde desciende el pasajero.

5 – Estado: Situación del ticket consultado. Puede ser vigente, anulado, transferencia pendiente o transferencia retirada.

6 – Butaca: Lugar asignado sobre la unidad.

7 – salida: Fecha valida para tomar el servicio.

8 – Fecha de venta: Día de emisión del pasaje consultado.

9 – Precio: Tarifa total cobrada por el tramo consultado.

Instructivo – Módulo de ventas 10 – Solapa Pasajero: Acceso a los datos del pasajero

Instructivo – Módulo de ventas

10 – Solapa Pasajero: Acceso a los datos del pasajero titular del pasaje

consultado

11 – Solapa Transferencia: Acceso al número de transferencia – si el boleto fue

transferido – y estado de esa operación: Pendiente o retirada.

9. Boletos abiertos: Emisión y confirmación de fechas

Otra modalidad de emisión es la denominada “Boletos abiertos”. En este caso, el cliente adquiere un tramo determinado pero sin fecha de viaje. Esta opción, permite que se compre por anticipado sólo el tramo a realizar y tipo de servicio. Por lo tanto, el pasaje en primera instancia no tendrá fecha de salida, hora de viaje y butaca asignada.

Emisión de boletos abiertos

Para realizar esta operación, en primera instancia se deben cargar los datos básicos de viaje: Sube y Baja. Una vez asignados los destinos, clickear en el botón Abiertos, identificado con una carpeta color amarillo.

Abiertos, identificado con una carpeta color amarillo . El módulo desplegará una ventana, discriminando por

El módulo desplegará una ventana, discriminando por companía que prestan servicio en la traza seleccionada (Ver imagen).

* Cada empresa, tiene a disposición servicios diferentes. Para ello, se debe elegir en primera instancia la empresa – A.

* En la segunda columna se desplega un cuadro que muestra los servicios disponibles de esa empresa en la traza seleccionada – Click sobre el servicio - B.

* En la tercera columna se debe cargar la cantidad de boletos abiertos que se quieren emitir – C.

Instructivo – Módulo de ventas Una vez cargada esta información, Click en Aceptar. El sistema

Instructivo – Módulo de ventas

Una vez cargada esta información, Click en Aceptar.

El sistema de forma automática, agregará los boletos como confirmados en el recuadro de boletos agregados. La operación continúa como una venta convencional con la opción Fin Venta para pasar a la pantalla de confirmación de datos.

Venta para pasar a la pantalla de confirmación de datos. NOTA En la pantalla de confirmación

NOTA

En la pantalla de confirmación de datos, aparecerá en 0 (cero) la butaca y vacíos los espacios de fecha, plataformas de salida y Tipo de servicio.

Confirmación de fecha

Desde el módulo de ventas se puede cerrar un boleto abierto, es decir, colocar fecha de viaje y por consecuencia, asignar lugar y horario de salida. Recuerde que el tipo de servicio (Semi Cama, Cama ejecutivo o Tutto Letto) ya fue seleccionado al momento de la compra del tramo.

Para realizar esta operación, deberá cargar como si fuese una venta normal, Sube, Baja y fecha de viaje. Estos tres datos, deberán coincidir con la información que figura impresa en el boleto abierto.

Instructivo – Módulo de ventas Una vez cargada esa información, deberá seleccionar un servicio acorde

Instructivo – Módulo de ventas

Una vez cargada esa información, deberá seleccionar un servicio acorde al que figura en el boleto impreso (Semi Cama, Cama ejecutivo o Tutto Letto).

* Elegido el servicio, Click en el botón Abiertos – 1 (Ver imagen).

Se abrirá la imagen dispuesta a continuación “Asignación de Viajes a Boletos Abiertos”.

* Ingresar serie del boleto impreso y número – 2 (tabular para actualizar información).

* Click en Aceptar para finalizar la operación.

* Click en Aceptar para finalizar la operación. El sistema mostrará un mensaje de operación finalizada.

El sistema mostrará un mensaje de operación finalizada.

NOTA Se recomienda una vez cerrado el pasaje, consultarlo (opción Consultar).

10. Información útil para el buen funcionamiento del sistema

A continuación encontrará una serie de tips necesarios para lograr un óptimo funcionamiento del sistema y no encontrarse con problemas al momento de emitir tickets.

Confirmación de impresora Instructivo – Módulo de ventas Se recomienda al ingresar al sistema, controlar

Confirmación de impresora

Instructivo – Módulo de ventas

Se recomienda al ingresar al sistema, controlar que el módulo haya tomado correctamente la impresora asignada. Es una operación muy simple y puede evitar problemas al momento de imprimir pasajes.

En la siguiente imagen se explica en tres pasos como chequear que la impresora esté configurada.

1 – Click en Archivo.

2 – Click en Configurar Impresora.

Aparecerá una ventana con el título de Printer Setup

3 – Chequear que el recuadro aparezca la impresora asignada. Click en OK

que el recuadro aparezca la impresora asignada. Click en OK NOTA Si al realizar esta operación

NOTA Si al realizar esta operación el cuadro figura en blanco, cerrar el sistema de ventas y volver a ingresar.

Control de Stock - Boletos asignados

Es importante entender que cada empresa posee una serie de boletos distinta. (VB0, VTI, VQB, entre otras). A su vez, a cada agencia se le asigna desde administración una determinada cantidad de boletos por serie.

Instructivo – Módulo de ventas Quedarse sin boletos de una serie, significa no poder emitir.

Instructivo – Módulo de ventas

Quedarse sin boletos de una serie, significa no poder emitir. Si no se lleva un control sobre las cantidades, puede traer retrasos y complicaciones al momento de la venta.

El control es simple, y basta con mirar la ventana que aparece cuando se hace click en el botón Fin Ventas.

que aparece cuando se hace click en el botón Fin Ventas. En la imagen se ve

En la imagen se ve el detalle de las series disponibles y la cantidad que tiene cada una. Si usted observa que quedan pocos boletos de alguna serie, informe a su ejecutivo de cuentas para que realice la carga correspondiente.

NOTA Es posible que en su cuadro no aparezcan todas las series disponibles.

D.H.G

Instructivo – Módulo de ventas 28

Instructivo – Módulo de ventas