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ADMINISTRACION-TECNICAS DE CONTROL-CALIDAD

PRESENTA: JUAN S. GRAPAIN GUZMAN MTRO: ALEXANDER MORALES TORRES. 15/04/2012

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LA ADMINSTRACION Y SUS PARTES.

La Administracin es la ciencia social y tcnica encargada de la planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, el conocimiento, etc) de la organizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede ser econmico o social, dependiendo esto de los fines perseguidos por la organizacin. La palabra administracin viene del latn ad (hacia, direccin, tendencia) y minister (subordinacin u obediencia), y significa aquel que realiza una funcin bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro.1 Descomponiendo la definicin anterior se tiene: Teniendo todo esto en cuenta, en el presente artculo se proporciona una definicin general de administracin que est basada en las propuestas de algunos prestigiosos autores, con la finalidad de brindar al lector una idea general del significado del trmino administracinen nuestros das. Luego, se proporciona una breve explicacin de sta definicin y un axioma para ser considerado. Definicin de Administracin: Segn Idalberto Chiavenato, la administracin es "el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales" Para Robbins y Coulter, la administracin es la "coordinacin de las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a travs de ellas" Hitt, Black y Porter, definen la administracin como "el proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional" Segn Dez de Castro, Garca del Junco, Martn Jimenez y Periez Cristbal, la administracin es "el conjunto de las funciones o procesos bsicos (planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar) que, realizados convenientemente, repercuten de forma positiva en la eficacia y eficiencia de la actividad realizada en la organizacin" Para Koontz y Weihrich, la administracin es "el proceso de disear y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos especficos"

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Reinaldo O. Da Silva, define la administracin como "un conjunto de actividades dirigido a aprovechar los recursos de manera eficiente y eficaz con el propsito de alcanzar uno o varios objetivos o metas de la organizacin"

En este punto, y teniendo en cuenta las anteriores propuestas, planteo la siguiente definicin de administracin: La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propsito de lograr los objetivos o metas de la organizacin de manera eficiente y eficaz. Esta definicin se subdivide en cinco partes fundamentales que se explican a continuacin: 1. Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar: Es decir, realizar un conjunto de actividades o funciones de forma secuencial, que incluye: Planificacin: Consiste bsicamente en elegir y fijar las misiones y objetivos de la organizacin. Despus, determinar las polticas, proyectos, programas, procedimientos, mtodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo adems la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de accin futuros [4]. En pocas palabras, es decidir con anticipacin lo que se quiere lograr en el futuro y el cmo se lo va a lograr. Organizacin: Consiste en determinar qu tareas hay que hacer, quin las hace, cmo se agrupan, quin rinde cuentas a quin y dnde se toman las decisiones. Direccin: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administracin . Control: Consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medicin del desempeo con base en metas y planes, la deteccin de desviaciones respecto de las normas y la contribucin a la correccin de stas.

2. Uso de recursos: Se refiere a la utilizacin de los distintos tipos de recursos que dispone la organizacin: humanos, financieros, materiales y de informacin. 3. Actividades de trabajo: Son el conjunto de operaciones o tareas que se realizan en la organizacin y que al igual que los recursos, son indispensables para el logro de los objetivos establecidos.

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4. Logro de objetivos o metas de la organizacin: Todo el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar la utilizacin de recursos y la realizacin de actividades, no son realizados al azar, sino con el propsito de lograr los objetivos o metas de la organizacin. 5. Eficiencia y eficacia: En esencia, la eficacia es el cumplimiento de objetivos y la eficiencia es el logro de objetivos con el empleo de la mnima cantidad de recursos.

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TECNICAS DE CONTROL
ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS HUMANOS. "La Administracin de Recursos Humanos consiste en la planeacin, organizacin, desarrollo y coordinacin, as como tambin control de tcnicas, capaces de promover el desempeo eficiente del personal, a la vez que la organizacin representa el medio que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo." Significa conquistar y mantener las personas en la organizacin, trabajando y dando el mximo de s, con una actitud positiva y favorable. Representa todas aquellas cosas que hacen que el personal permanezca en la organizacin. "En la actualidad las tcnicas de seleccin del personal tiene que ser ms subjetivas y ms afinadas, determinando los requerimientos de los recursos humanos, acrecentando las fuentes ms efectivas que permitan allegarse a los candidatos idneos, evaluando la potencialidad fsica y mental d los solicitantes, as como su aptitud para el trabajo, utilizando para ello una serie de tcnicas, como la entrevista, las pruebas psicosomtricas y los exmenes mdicos." SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA El desarrollo de la Direccin Integrada por Proyectos ( DIP ), haciendo uso de las Tecnologas de la Informtica y las Comunicaciones ( TIC ), requiere de un proceso de control acorde con las posibilidades que brinda el sistema, para hacer un correcto uso de la Informacin, en el proceso de la toma de decisiones que se desarrolla en los cortes programados del proyecto. La programacin estructurada del proyecto con los correspondientes cortes en los hitos, la lnea base, la lnea de progreso y el seguimiento con el avance de las tareas del proyecto, permiten ejercer el control del mismo, a partir de la informacin que se genera en los hitos, para con las decisiones tomadas en el corte anterior y el pronstico para el siguiente corte, tomar las decisiones correspondientes y proceder al ajuste del proyecto. En el control de ejecucin del proyecto por cortes se hace uso del tablero de comandos para la seleccin de los principales indicadores, su evaluacin, pronstico y publicacin a travs de las pginas Web en la base de datos de proyectos en ejecucin. La Direccin Estratgica Integrada y la Direccin por Objetivos haciendo uso de los Valores, es la base para el desarrollo de la DIP con el objetivo de garantizar la continuidad en el proceso de Direccin y llegar al hombre en la base, donde se ejerce el control de los recursos para ejecutar las acciones. Si se dispone de un sistema informtico capaz de
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facilitar la planificacin y el control de los recursos sobre un fondo compartido, se garantiza laintegracin de la empresa en funcin de su perfeccionamiento. Introduccin. La caracterizacin del proceso de generalizacin de la DIP refleja que la etapa de planificacin de los proyectos se desarrolla satisfactoriamente, pero en el proceso de control de ejecucin no se hace el uso adecuado de todas las potencialidades que brinda el trabajo en equipo y el Project apoyado por los complementos del Office. En las etapas de desarrollo del proyecto, el control de ejecucin constituye uno de las ms importantes por su complejidad y por la importancia en la toma de las decisiones necesarias para lograr los objetivos del mismo, en el menor plazo de tiempo posible, en el marco del presupuesto y con la calidad requerida. Un proyecto bien planificado, con estudio de alternativas, evaluaciones, con una buena programacin, definiciones de calidad y presupuesto, facilita la tarea de direccin en la etapa de control de ejecucin del proyecto siempre que se ejecute una buena estrategia apoyada por las TIC. En el contenido del tema se desarrollan los conceptos de direccin, el anlisis de la informacin, el uso de la lnea base, la lnea de progreso y el seguimiento para con la integracin de estos conceptos, brindar los elementos necesarios para el control de ejecucin por cortes y la toma de decisiones con el objetivo de facilitar el trabajo de direccin por cortes en los proyectos. Desarrollo. En el desarrollo del tema se tratan los conceptos fundamentales y el proceso de control con el objetivo de identificar los conflictos, determinar las causas y proceder a la toma de decisiones en un marco donde el trabajo del equipo DIP hace uso de las facilidades que le brindan las TIC.

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ADMINISTRACION DE LA CALIDAD
Primeras estrategias de la gestion para la calidad. Las necesidades humanas han existido desde el alba de la historia. Sin embargo, los medios para satisfacer esas nenecidades han sufrido unos cambios amplios y continuos. Antes del siglo veinte la gestion para la calidad se basaba en: Inspeccion del producto por los consumidores. El concepto del producto.

Con el desarrollo de la tecnologia se inventaron nuevos conceptos y herraminetas: Especificaciones por muestra. Garantias de calidad en los contratos de venta.

En las grandes ciudades, los artesanos se organizaron en gremios monopolisticos. Sus estrategias eran: Especificaciones impuestas para los materiales de entrada, procesos y articulos terminados. Auditorias del comportamientos de los miembros del gremio. Controles de exportacion sobre los articulos terminados.

La revolucion industrial acelero el dearrollo de estrategias nuevas, entre las que estaban: Especificaciones escritas para los materiales, procesos, articulos terminados y ensayos. Mediciones y los correspondientes instrumentos instrumentos de medida y laboratorios de ensayo. Muchas formas de normalizacion.

El crecimiento del volumen y la complejidad. El siglo veinte ha traido un crecimiento explosivo de bienes y servicios,tanto en volumen como en complejidad, estos bienes son mas exigentes con respecto a la calidad. La mayoria de las estrategias que han surgido para manejar estas fuerzas de volumen y complejidad se pueden agrupar en dos nombres genericos para las especialidades: Ingenieria de calidad. Esta especialidad tiene su origen en la aplicacion de los mtodos estadisticos para el control de calidad en la fabricacion. Ingenieria de fiabilidad. Esta especialidad surgio fundamentalmente en los aos 50 como repuesta a los sistemas complejos. Ha generado una bibliografia considerable.
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CONTROL INTEGRAL DEL PROYECTO Adems siendo el control la ltima de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentacin respecto a desviaciones significativas contra el desempeo planeado. La retroalimentacin de informacin pertinente a partir de la funcin de control puede afectar el proceso de planeacin. Tipos de Control Terry , expone que existen 3 tipos de control que son: El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentacin. Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.

Son deseables debido a que permiten a la administracin evitar problemas en lugar de tener que corregirlos despus, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e informacin oportuna y precisa que suele ser difcil de desarrollar. Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades segn ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan ser llevado a cabo en el tiempo especfico y bajo las condiciones requeridas.

El control de retroalimentacin implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se est controlando de manera que puedan hacerse correcciones. El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la informacin el dao ya est hecho, es decir, se lleva a cabo despus de la accin. Control de reas funcionales. Para que los gerentes de alto nivel implanten buenos sistemas de control, tienen que identificar primero las principales reas del desempeo de su organizacin o unidad. Estas reas, llamadas tambin reas de resultados son aquellos aspectos de la unidad u organizacin que han de funcionar eficazmente si se quiere que toda la organizacin o unidad tenga xito. Componentes del Control de Calidad. - Accesibilidad. - Apropriabilidad. - Continuidad. - Efectividad. - Eficacia. - Eficiencia
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Satisfaccin Seguridad de los equipos. Oportunidad. Tambin existe el control de informacin. Para contribuir a la buena toma de decisiones del administrador se debe tener una informacin precisa, oportuna y completa. Para obtenerla de esta manera, la organizacin debe poseer sistemas tecnolgicamente actualizados y eficaces ya que estos pueden contribuir a corregir un problema con mayor prontitud.

Por lo que se puede decir que el control de informacin consiste en verificar que esta informacin sea veraz y comprobable, que permita a los administra-dores ser ms eficientes y efectivos en la toma de decisiones. Dentro de una Hospital debe existir otro tipo de control, como es el control de costo. Una de las labores de un buen administrador est el ahorrar en costos, es decir, no acarrear elevados gastos en la produccin de servicios. El control de costo consiste en buscar la causa por la que se presentan desviaciones en los costos estndar por unidad.

Puntos estratgicos de control Adems de las reas bsicas del desempeo, es importante determinar los puntos crticos del sistema donde se realizara e monitores o se recoger informacin, si tales puntos estratgicos de control pueden localizarse, se reducir de manera considerable la cantidad de informacin que es preciso reunir o evaluar. El mtodo ms importante y til para seleccionar los puntos estratgicos de control consiste en centrarse en los elementos ms importantes de una operacin determinada. Por lo regular, solo un pequeo porcentaje de las actividades, Acontecimientos, individuales u objetos de una operacin explicaran una elevada proporcin de los gastos o problemas que harn de afrontar los gerentes De la misma forma como la planeacin tiene un sentido diferente en cada nivel de la administracin, de la misma manera el control reviste caractersticas distintas dependiendo del nivel de la organizacin en que se desarrolle, as los niveles jerrquicos mas altos estarn preocupados por el control estratgico en tanto los mas bajos por el control operativo, la administracin media realizar controles tcticos. Los controles operativos se establecen en el da con da de la empresa miran a la realizacin de las metas de todos los das como niveles de produccin, numero de piezas falladas, ausentismo, accidentes de trabajo, puntualidad etc., etc. Los controles tcticos son establecidos por la administracin media y miran a mayor plazo, se trata de conocer si el trabajo esta alcanzando las metas planeadas por ejemplo el xito de un nuevo producto, los resultados de alguna campaa de publicidad, efectos en nuevas polticas crediticias y de precio. Los controles estratgicos tienen que ver con la poltica
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general de la empresa con sus estrategias a largo plazo, construccin de plantas, remodelacin de instalaciones, modificaciones en la estructura de organizacin. Sern controles preventivos aquellos enfocados a reducir los errores en los procesos y los correctivos pretenden eliminar situaciones indeseables y lograr las matas planeadas. Los controles previos se ocupan de garantizar que los insumos estn de acuerdo a las especificaciones a efecto de lograr un buen servicio. Cuando empleamos este tipo de control se crean polticas, procedimientos y reglas para evitar conductas que produzcan resultados indeseables. Estos controles sirven para eliminar situaciones predecibles. Los controles previos se ocupan de garantizar que la materia prima este de acuerdo a las especificaciones a efecto de lograr una buena produccin. Cuando empleamos este tipo de control se crean polticas, procedimientos y reglas para evitar conductas que produzcan resultados indeseables. Estos controles sirven para eliminar situaciones predecibles. Otro tipo de control al que llamaremos de proceso es aquel que se aplica en la accin misma del trabajo diario, son controles de rutina para actividades de la vida de todos los das. El tercer tipo de control es el que se aplica sobre los resultados obtenidos y con base en estos y su comparacin con los estndares aplicar las acciones correc-tivas. Ejemplos de estos controles pueden ser las existencias de insumos, o los resultados financieros del hospital. Tcnicas de control Las tcnicas de control adoptan muchas formas algunas son bastante simples, en tanto que otras son complejas y sofisticadas. Algunas miden la situacin financiera de la empresa, en tanto que otras indican la eficiencia en la produccin de servicios. Medicin del Desempeo En el proceso de control, el primer paso es medir el desempeo principal con la consideracin de los problemas de la medicin. Expresando con brevedad, la medicin es la determinacin de la cantidad de capacidad de una entidad bien definida. Sin la medicin, el gerente se ve obligado a adivinar o a usar mtodos empricos que pueden o no ser confiables. La medicin se requiere una unidad de medida y una cuenta de cuantas veces a entidad esta bajo consideracin. La medicin real del desempeo se hace en muchas formas diferentes. El estudio de algunas de las formas ms comunes ser diferido para despus, ahora proceder al segundo paso en el proceso de control. El paso dos del proceso de control es comparar el desempeo con el estndar, en realidad esto mide el desempeo. Cuando hay diferencia entre el desempeo y el estndar, por lo
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general se necesitan criterios para evaluar su significado. Establecer una variacin rgida absoluta o incluso una gama de los que es satisfactorio no es adecuado. Las desviaciones relativamente pequeas del estndar son aprobadas para el desempeo de algunas actividades, en tanto que en otros casos, una ligera desviacin, puede ser grave. Los gerentes encargados del control, por tanto, deben analizar evaluar y juzgar los resultados con lo mejor de su habilidad. A este respecto, descubrir las desviaciones del estndar es en especial til. Tambin, deben buscarse las sugerencias de quienes desempean el trabajo o estn cerca de el, que indiquen que esfuerzos de control deben aplicarse. Cualquier dato de tendencia para el tema es til. Este es el ltimo paso en el proceso de control. Puede considerarse como el paso que asegura que las operaciones estn ajustadas y que se hacen esfuerzos para alcanzar los resultados inicialmente planeados. Siempre que se descubran variaciones de importancia, es imperativa una accin enrgica e inmediata, el control efectivo no puede tolerar demoras innecesarias, excusas o excesivas excepcionales. La accin correctiva la aplica quien tiene autoridad sobre el desempeo real. Como se indico con autoridad, esto puede implicar la modificacin del plan, como, por ejemplo, un cambio en el procedimiento o mtodo, o una nueva forma de comprobar la precisin de las partes que se fabrican, en algunos casos, puede estar indicada una modificacin organizacional, en tanto que en otros puede bastar un cambio en la motivacin, la reimplantacin del objetivo en la mente de los empleado o la revisin de una poltica y su aplicacin puede ser todo lo que se necesite. Para una mxima efectividad, la correccin de una desviacin deber ir acompaada por una responsabilidad fija e individual, hacer responsable a un individuo por su trabajo es uno de los mejores medios de lograr lo esperado. La responsabilidad individual fija tiende a personalizar el trabajo. Se convierte en trabajo de uno, la responsabilidad de uno para emprender las acciones necesarias para llegar a un desempea satisfactorio, es responsabilidad de uno hacer cualquier correccin que pueda ser necesaria; en resumen, alguien hace algo al respecto y ese alguien es definido y conocido. La accin remediadora es preferible a la accin correctiva: esto es, este ltimo paso en el proceso de control implica ms que buscar dificultades y corregirlas. Debe descubrirse la verdadera causa de la dificultad y hacer esfuerzos para eliminar la fuente de la diferencia. En esta forma se obtiene una genuina ayuda y cooperacin. Adems, se obtiene una actitud favorable hacia el control, y esto es de especial importancia.

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ADMINISTRACION DEL COSTO. Estados financieros La medicin y el control de las actividades de una empresa por lo general se logran en parte a travs del anlisis de estados financieros. Para poder llevar a cabo tal anlisis, la empresa recurre al uso de la informacin contable bajo la forma de estados financieros. Los principales estados financieros son los siguientes: el estado de resultados el balance general y el estado de flujo efectivo. Estado de resultados El estado de resultados mide el xito que se alcanza al obtener una utilidad, por lo general durante el anterior ao calendario fiscal. El estado de resultados es til para medir la actual rentabilidad de las operaciones de la empresa, permite comparaciones como periodos anteriores. Balance general El balance general refleja la posicin financiera de una empresa en una fecha determinada como podra ser el 31 de diciembre. Tres decisiones bsicas comprenden el balance general: Los activos de la empresa, sus pasivos y el capital contable. Estado de flujo efectivo Medir el flujo de entrada y de salida de efectivo de un negocio resulta ser la funcin del estado de flujo de efectivo. Mediante un anlisis de flujo de efectivo, la administracin podr predecir de una forma mas precisa las necesidades futuras de efectivo y determinar que tan buena ha sido la administracin de efectivo. Anlisis de Razones El anlisis de razones es til como medida de la actuacin de la empresa en el actual ao, comprenden medidas relacionadas con la tasa de rendimiento, solvencia, posicin de inventarios y comportamiento de las acciones de la empresa en el mercado. Una vez que se posean este tipo de informacin, los otorgantes de crdito o prestamistas y los inversionistas podran decidir mejor si desean o no colocar su dinero en la empresa. Para efecto de control interno, la administracin debera utilizar el anlisis de razones para poder fortalecer punto dbil y revertir tendencias que se estn moviendo en una direccin o sentido negativo.

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Presupuestos Los presupuestos son expresiones de planes futuros expresados en trminos monetarios. Algunos presupuesto se pueden expresar en trminos distintos al monetario, como seria el presupuesto de personal al ocupar un proyecto determinado o presupuesto de utilizacin de maquinaria de una empresa manufacturera.

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