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SISTEMA ELECTRNICO DE CONTRATACIONES DEL ESTADO (SEACE)

PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE LA UTILIZACIN DEL MDULO DE PROCESOS EN EL SEACE


(Para usuarios-funcionarios de entidades pblicas contratantes)

Fecha: 01/02/2010

Fecha: 09/09/09

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PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE LA UTILIZACIN DEL MDULO DE PROCESOS EN EL SISTEMA ELECTRNICO DE CONTRATACIONES DEL ESTADO (SEACE) MODULO DE PROCESOS
1. Cmo accedo al SEACE para registrar y publicar los Procesos de seleccin? Debe ingresar a la pgina Web del SEACE, luego hacer clic en el botn Acceso Usuarios Registrados como se muestra a continuacin:

2. En qu tipo de procesos de seleccin deben prepublicarse las bases de manera obligatoria? La prepublicacin de bases aprobadas NO ES OBLIGATORIA en ningn tipo de proceso segn lo indica el artculo 37 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. 3. Cmo creo un proceso de seleccin en el SEACE? A travs del mdulo Procesos debe escoger la opcin Consola de Procesos, aqu debe hacer clic izquierdo sobre el botn Crear Proceso para iniciar el registro de la convocatoria.

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En esta ficha debe ingresar la informacin solicitada:

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Ingresar los datos solicitados referente al expediente de contratacin adjuntado el archivo conteniendo el documento que aprueba el expediente de contratacin

Seleccionar el nmero de referencia en el Plan Anual de la entidad, donde especifique el proceso que se va a convocar.

Ingresar los datos solicitados referentes a las bases de la convocatoria, adjuntado el archivo conteniendo las bases del proceso.

Ingresar la fecha y adjuntar el archivo con el Resumen Ejecutivo del proceso

Ingresar datos generales del proceso como tipo de proceso, modalidad de seleccin, N proceso, siglas, etc.

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Ingresar datos del Cdigo presupuestal

Seccin a registrar slo para las entidades contratantes que se encuentran bajo la cobertura del Acuerdo de Promocin Comercial Per Estados Unidos

Ingresar datos referentes al valor referencial y registro de participantes

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Ingresar calendario

Informacin referente a los tems

Inmediatamente, despus de ingresar la informacin del proceso, deber escoger el botn Guardar Borrador.

Guardar Borrador

En seguida se le preguntar si Est Ud. seguro de guardar en borrador la Convocatoria?

Una vez guardado en borrador, se le sugiere verifique los datos y documentos ingresados. Una vez realizada la revisin, debe publicar en el SEACE, presionando el botn del mismo nombre.

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4. Qu datos debo ingresar en la ficha de convocatoria del proceso de seleccin? a) Datos relacionados al documento que aprueba el expediente de contratacin. b) Asociar el proceso al nmero de referencia del Plan Anual, para lo cual debe hacer clic izquierdo sobre el cono . c) Bases administrativas d) Resumen Ejecutivo e) Datos generales como tipo de proceso, modalidad, nmero de proceso, siglas, tipo de objeto, modalidad de ejecucin contractual, sistema de contratacin, forma de presentacin de propuestas, acto de buena pro, descripcin del objeto, catlogo de Naciones Unidas, fuentes de financiamiento. f) Cdigo presupuestal g) Valor referencial h) Registro de participantes i) Calendario, para lo cual deber tener en cuenta el Artculo 24 del Reglamento. j) Relacin de tems Finalmente, en la parte superior derecha se presentan los siguientes botones: Guardar Borrador, sirve para guardar la ficha de convocatoria. En este estado puede corregir alguna informacin registrada. Una vez guardado en borrador, posteriormente debe publicar en el SEACE, presionando el botn Publicar en el SEACE, esta opcin permite publicar la convocatoria a travs del SEACE. Cabe indicar, que para cualquiera de las opciones antes referidas debe adjuntar las Bases Administrativas.

5. Cmo publico la RESOLUCIN o ACUERDO que declara la nulidad de oficio del proceso?

En la seccin Acciones de la Convocatoria debe escoger la opcin Registrar Nulidad de Oficio, tal como se muestra a continuacin:

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Al seleccionar esta opcin visualizar la ficha donde debe ingresar la informacin solicitada, debiendo adjuntar el archivo de la Resolucin que declara la nulidad del proceso o tem. Finalmente, debe seleccionar el tem o tems declarados nulos y presionar el botn Grabar Resultados.

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6. Cmo registro una postergacin al proceso? En la seccin Acciones con Proceso, debe escoger la opcin Postergacin como se muestra a continuacin:

Al presionar esta opcin visualizar la siguiente ficha donde debe ingresar la descripcin de la postergacin y el nuevo calendario. Finalmente, debe presionar el botn Publicar en el SEACE.

Para visualizar que la postergacin del proceso haya sido publicada en el SEACE, debe dirigirse a Historial de la convocatoria, ubicada en la ltima parte de la ficha.

7. Cmo registro una fe de erratas al proceso? En la seccin Acciones con Proceso debe escoger la opcin Fe de erratas.

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Al presionar esta opcin visualizar la ficha de fe de erratas donde debe ingresar la informacin que desea corregir, tal como:

Enlace al PAC Datos generales como modalidad de seleccin, tipo de objeto, modalidad de ejecucin contractual, sistema de contratacin, forma de presentacin de propuestas, acto de buena pro, descripcin bsica del objeto del proceso, catlogo de Naciones Unidas, fuentes de financiamiento) Cdigo presupuestal Registro de participantes Valor referencial en base a la relacin de tems Finalmente, debe presionar el botn Publicar en el SEACE para informar la fe de erratas. Para visualizar que la fe de erratas del proceso haya sido publicada en el SEACE, debe dirigirse a la seccin Historial de la Convocatoria, ubicada en la ltima parte de la ficha. NOTA: Es importante sealar que la fe de erratas es un instrumento que se utiliza slo en los casos que ha cometido algn error al momento de ingresar la informacin en la convocatoria del proceso. En ese sentido, se le recomienda que antes de grabar la informacin registrada, verifique que sta guarde similitud con las bases del proceso.

8. Intento informar la convocatoria del proceso pero el SEACE no me lo permite A qu se debe? Algunos de los motivos pueden ser porque: No ha asociado el proceso a un nmero de referencia del Plan Anual. No adjunt las bases administrativas del proceso. La descripcin del proceso sobrepasa la cantidad mxima de caracteres (255). Existen smbolos como: ^ ` [ ] u otros en la descripcin del proceso. El calendario indica plazos no acordes al Art. 24 del Reglamento.

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El decremento mnimo en una Subasta Inversa tiene valor cero (0.00).

En ese sentido, debe verificar y corregir para poder convocar el proceso. 9. He declarado de oficio la nulidad de un proceso de seleccin, deseo volver a convocarlo debo realizar una segunda convocatoria? No, una vez registrada la Nulidad de oficio (ver pregunta 5) debe realizar la bsqueda del proceso declarado nulo en la Consola de Procesos. Si el proceso fue retrotrado a la etapa Convocatoria, para volver a convocarlo debe seleccionar la opcin Convocatoria por Nulidad en la seccin Acciones con Proceso.

Si el proceso fue retrotrado a una etapa diferente a Convocatoria, para volver a convocarlo debe seleccionar la opcin Nulidad retrotrada de <etapa> en la seccin Acciones con Proceso.

Recuerde que slo se realiza una segunda convocatoria cuando la primera ha sido declarada desierto.

10. En un acto privado se ha producido un empate (ADS o AMC) Cmo realizo el registro? El registro de empate se realiza en la opcin Registrar caso de empate ubicado en la seccin Acciones de la Convocatoria.

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Cabe recordar que, para realizar el registro de empate debe ingresar la informacin de las empresas que se registraron como participantes, as como todas las propuestas presentadas, luego proceder a adjudicar los tems y, en los casos donde haya existido empate debe seleccionar esta opcin.

Un vez que el comit especial haya solucionado el empate, debe registrar el resultado en la opcin Registrar Buena Pro ubicada en la seccin antes referida. La buena pro podr ser adjudicada a una sola empresa o a prorrata, usando los campos cantidad adjudicada y monto adjudicado.

11. Cmo registro como participante a un proveedor extranjero no domiciliado? El usuario debe seleccionar la opcin Registro de Participantes y presionar el botn Ingresar participante. En esta ficha debe seleccionar la opcin Proveedor NO DOMICILIADO del campo Tipo de proveedor, luego hacer clic al cono
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del campo Cdigo Ext. No Domiciliado.


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Al seleccionar este cono se visualizar la siguiente ventana donde podr realizar la bsqueda del proveedor extranjero.

Posteriormente, se registra la fecha y hora del registro de participacin, y finalmente debe hacer clic izquierdo sobre el botn Grabar.

12. Cmo publico la RESOLUCIN o ACUERDO que cancela el proceso? En la seccin Acciones de la Convocatoria, debe escoger la opcin Registro de Cancelacin.

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Al seleccionar esta opcin, visualizar la ficha donde debe ingresar la informacin solicitada, asimismo debe adjuntar el archivo de la Resolucin o Acuerdo que cancela el proceso o tem. Finalmente, debe seleccionar el tem o tems cancelados y presionar el botn Grabar Resultados.

13. Al momento de registrar la propuesta, el sistema me indica que el postor no cuenta con RNP vigente Por qu? Puede ser por las siguientes razones: a) El objeto, en la ficha de convocatoria del proceso no es el que corresponde segn las bases. Para corregir esto debe realizar una fe de erratas (ver pregunta 7). b) Que el participante no se encuentra con su RNP vigente en la fecha de la etapa de presentacin de propuestas en el captulo correspondiente al objeto del proceso.

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Nota: Es importante que el Comit Especial o dependencia encargada, antes de evaluar las propuestas verifique la vigencia en el RNP de los postores. La verificacin puede hacerla a travs de la pgina Web del Registro Nacional de Proveedores (www.rnp.gob.pe) en el vnculo Relacin de proveedores inscritos en el RNP, donde tiene que ingresar el nmero de RUC y hacer clic izquierdo sobre botn Buscar para conocer el captulo de su inscripcin, su estado y vigencia.

14. Cmo registrar la propuesta de un Consorcio? Al momento de registrar la ficha de la propuesta existe la opcin de indicar que se trata de un Consorcio , en cuyo caso debe registrar el nombre del consorcio, el nmero de RUC de cada uno de los consorciados, el captulo de RNP y porcentaje de participacin. As tambin debe ingresar los datos del representante legal.

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15. Quiero adjudicar la buena pro de un proceso y a pesar que he registrado la propuesta del postor, sta no figura Qu puedo hacer? Debe verificar que se haya grabado correctamente la propuesta; es decir, que el tem o los tems contengan los montos propuestos. De no figurar los montos propuestos puede solicitar que se incorporen (ver pregunta 14).

16. Cmo verifico si el proceso de seleccin tiene algn recurso de apelacin? Debe seleccionar la opcin Documentos de la seccin Acciones con Proceso, tal como se muestra a continuacin:

Cuando visualice la siguiente ventana, de existir algn recurso de apelacin, en la columna Tipo de documento aparecer el nombre RESOLUCIN DE RECURSO DE APELACION, para visualizar el documento deber hacer clic en el cono de la columna Documento.

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17. Cmo puedo informar en el SEACE que la propuesta del proveedor ha superado el valor referencial y que est sujeta a la disponibilidad presupuestal aprobada por el titular de Pliego? En la seccin Acciones de la Convocatoria, debe seleccionar la opcin Monto ofert. Mayor a valor ref. No olvidar que, para realizar este registro debe haber ingresado la informacin de los proveedores que se registraron como participantes, as como todas las propuestas presentadas. Luego proceder a adjudicar los tems y, en los casos que haya habido propuestas superiores al valor referencial seleccionar esta opcin.

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En la ficha debe completar la informacin y seleccionar el(los) tem(s) que se encuentra(n) en este estado.

Un vez que el comit especial haya obtenido la aprobacin y disponibilidad, o la negacin de la misma, debe registrar el resultado en la opcin Registrar Buena Pro ubicado en la columna antes referida. El registro de buena pro podr ser adjudicado o desierto, segn sea el caso.

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18. Cul es la direccin y el horario de atencin en la sede central del OSCE para atencin de consultas sobre la operatividad del SEACE? Sede Central Av. Gregorio Escobedo Cdra. 7 s/n, Jess Mara, Lima - Per Lunes a viernes de 8:30 am a 5:30 pm Centro de Consultas: 614-3636.

Jess Mara, Febrero del 2010

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