2009

GUIA DE AUTO-EVALUACION DEL CONTROL

Elabor: Luz Elena Lpez N

ALCALDIA DE PUERTO NARIO 11/08/2009

CONTENIDO

Presentacin Introduccin Generalidades Autoevaluacin del Control Objetivos objetivo General Objetivos Especficos Niveles de Responsabilidad Marco Legal Metodologa para la Autoevaluacin Actividades generales para la realizacin de la Autoevaluacin Definicin de la muestra (tabla 1 ) Anexo 1 Cuestionario Encuesta Anexo 2 Procedimiento para la tabulacin Preparacin y presentacin del informe

PRESENTACION La Constitucin Poltica de 1991 incorpor el concepto del Control Interno como un instrumento orientado a garantizar el logro de los objetivos de cada entidad del Estado y el cumplimiento de los principios que rigen la funcin pblica. Por su parte, la Ley 87 de 1993 establece normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismo del Estado, y la Ley 489 de 1998 dispuso la creacin del Sistema Nacional de Control Interno. Con el fin de buscar mayor eficacia e impacto del Control Interno en las entidades del Estado, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, promovi la adopcin e implementacin de un modelo de control interno, iniciativa que fue acogida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, que condujo a la expedicin del Decreto 1599 de 2005 por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005.

INTRODUCCION El Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 proporciona la estructura bsica para evaluar la estrategia, la gestin y los propios mecanismos de evaluacin del proceso administrativo, y aunque promueve una estructura uniforme, se adapta a las necesidades especficas de cada entidad, a sus objetivos, estructura, tamao, procesos y servicios que suministran. El MECI propone una estructura en tres subsistemas articulados en componentes y condensados en elementos de control: Subsistema de Control Estratgico: agrupa y correlaciona los parmetros de control que orientan la entidad hacia el cumplimiento de su visin, misin, objetivos, principios, metas y polticas Subsistema de Control de Gestin: rene e interrelaciona los parmetros de control de los aspectos que permiten el desarrollo de la gestin: planes, programas, procesos, actividades, procedimientos, recursos, informacin y medios de comunicacin. Subsistema de Control de Evaluacin: agrupa los parmetros que garantizan la valoracin permanente de los resultados de la entidad, a travs de sus diferentes mecanismos de verificacin y evaluacin. La presente gua tiene como propsito orientar a la ALCALDA DE PUERTO NARIO en la implementacin y desarrollo del elemento Autoevaluacin del Control que conforma el componente Autocontrol del Subsistema Control de Evaluacin del Modelo Estndar de Control Interno de la ALCALDA DE PUERTO NARIO.

GENERALIDADES COMPONENTE AUTOEVALUACIN Conjunto de Elementos de Control que al actuar en forma coordinada, permite en cada rea organizacional de la ALCALDA DE PUERTO NARIO. Medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestin en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la Alcalda. En la Administracin Municipal los sistemas de evaluacin permiten establecer el grado de eficiencia del Sistema de Control Interno y la efectividad de su operacin en cada uno de los procesos y de las unidades organizacionales. Se convierte entonces en mecanismo de verificacin y evaluacin, que le permiten a la Alcalda autodiagnosticar su situacin de Control, al proveer la informacin necesaria para establecer si este funciona efectivamente o si existen desviaciones en su operacin, que afecten el objetivo para el cual fue creado. Determina la calidad y efectividad de los controles internos y permite emprender las acciones de mejoramiento requeridas. La implementacin y desarrollo del elemento de control Autoevaluacin del control, de conformidad con el componente Autoevaluacin, el subsistema Control de Gestin y los criterios establecidos por el MECI se determinan para cada participante en la presente gua. AUTOEVALUACION DEL CONTROL Control que basado en un conjunto de mecanismos de verificacin y evaluacin, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada rea organizacional en la ALCALDA DE PUERTO NARIO, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas. La Autoevaluacin del Control debe verificar la existencia de cada uno de los elementos de control as como evaluar la efectividad del Sistema de Control Interno de la ALCALDA DE PUERTO NARIO, para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando que el control est asociado a todas las actividades de la organizacin y que se apliquen a los mecanismos de participacin ciudadana. Esta se convierte en un proceso peridico, en el cual participaran los servidores que dirigen y ejecutan los procesos, segn el grado de responsabilidad y autoridad para su operacionalizacin y toma como base los criterios de evaluacin incluidos en la definicin de cada uno de los elementos del control interno, as como la existencia de controles que se dan en forma espontnea en la ejecucin de las operaciones y en la toma de decisiones.

OBJETIVO DE LA AUTOEVALAUCION DEL CONTROL OBJETIVO GENERAL Verificar y evaluar la efectividad del Sistema de Control Interno de la ALCALDA DE PUERTO NARIO. OBJETIVOS ESPECIFICOS Evaluar y verificar la calidad y efectividad de los controles internos de los procesos, reas y responsables. Promover acciones de mejoramiento del control de los elementos del sistema segn se requieran. PRINCIPIOS Y FUNDAMENTOS El elemento Autoevaluacin del Control se enmarca en los principios fundamentos del MECI: Autocontrol, Autorregulacin y Autogestin, los cuales favorecen el cumplimiento de la gestin y los fines del estado trasmitidos al marco municipal de la ALCALDA DE PUERTO NARIO en sus principios de Economa, Eficiencia y Eficacia institucional. A nivel institucional la ALCALDA DE PUERTO NARIO fundamenta este elemento en los principios de Responsabilidad, Compromiso, y Cooperacin. NIVELES DE RESPONSABILIDAD La Autoevaluacin del Sistema de Control en la Alcalda Municipal, es responsabilidad del Comit de Coordinacin Meci, el cual, a travs de los diferentes comits o conformacin de grupos internos, identifica y valora la efectividad de los controles del Sistema, mediante el mecanismo ,encuesta de evaluacin y verificacin definido , esta evaluacin se convierte en una actividad peridica permanente de forma semestral inherente a todas las reas organizacionales de la Administracin Municipal, y en especial del rea encargada de Autoevaluar los elementos de control del Sistema. El monitoreo que se realiza con el instrumento evaluador definido para la Autoevaluacin del Control en la ALCALDA DE PUERTO NARIO debe estar a cargo de los servidores responsables, participantes de los procesos y coordinado por la Oficina de Control Interno, su finalidad principal ser la de aplicar la Autoevaluacin, valorar la efectividad del Sistema mediante la metodologa propuesta en la presente gua y sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar el mejoramiento y efectividad de los elementos de control del Sistema de Control Interno de la Alcalda. La Oficina de Control Interno dentro de su funcin asesora comunicar y presentar dentro de los siguientes quince das de realizada la Autoevaluacin el informe de la misma al Representante de la Direccin para su anlisis y definir las acciones correctivas requeridas para el mejoramiento del sistema segn se requieran.

El representante de la direccin presentara ante el Comit de Coordinacin de Control Interno el informe y el plan de mejora propuesto segn lo requerido. MARCO LEGAL DE LA AUTOEVALUACION DEL CONTROL El Marco Referencia legal que define los lineamientos que debe atender la Administracin Municipal para la Autoevaluacin del Control se encuentran sustentados en: Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Ley 489 de 1998. ESTATUTO BSICO de Organizacin y funcionamiento de la administracin pblica. Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administracin Pblica del Orden Nacional y territorial y se dictan otras disposiciones. Modificado parcialmente por el Decreto 2593 del 2000. Directiva presidencial 09 de 1999, lineamientos para la implementacin de la poltica de lucha contra la corrupcin. Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos tcnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado que en el pargrafo del Artculo 4 seala los objetivos del sistema de control Decreto 188 de 2004, por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y se dictan otras disposiciones. Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano y se presenta el anexo tcnico del MECI 1000:2005. METODOLOGIA PARA LA AUTOEVALUACION La Autoevaluacin del Control se realizara mediante la aplicacin de una encuesta tcnica idnea para la evaluacin de los elementos de control del Sistema, est se compone de 118 preguntas, las cuales estn condicionadas a manera de afirmaciones. A continuacin se describen las actividades a realizar para la aplicacin de la encuesta y su respectiva tabulacin ACTIVIDADES GENERALES PARA LA APLICACIN DE LA AUTOEVALUACION 1. Planear conjuntamente cada semestre con cada una de las reas de la Administracin Municipal, la ejecucin del proceso de Autoevaluacin del Control, coordinando su oportuna realizacin y consolidando los resultados en un informe final.

Definir el cronograma de trabajo para la aplicacin de la encuesta a travs de la cual se realizar la Autoevaluacin. Responsable: Oficina de Control Interno. 2. Aplicar el Formato Cuestionario de Autoevaluacin del Control, a manera de encuesta. (anexo 1) Responsable: Oficina de Control Interno. 3. Tabular, valorar y analizar la informacin recolectada a travs de las encuestas. Una vez analizada la informacin se entregan los resultados de la Autoevaluacin del Control al Representante de la Direccin, junto con las acciones correctivas o de mejoramiento que garanticen el funcionamiento del Sistema de Control Interno. (anexo 2) Responsable: Oficina de Control Interno. 4. Someter a consideracin del Comit de Coordinacin de Control Interno los resultados de la Autoevaluacin del Control y las acciones correctivas o de mejoramiento formuladas por la Oficina de Control Interno. Responsable: Representante de la Direccin. 5. Analizar los resultados de la Autoevaluacin del Control y adoptar las acciones correspondientes para asegurar el funcionamiento del Sistema de Control Interno. Responsable: Comit de Coordinacin de Control Interno (Meci). DEFINICION DE LA MUESTRA El presente anexo contempla el procedimiento a utilizar para determinar el tamao de la muestra de los servidores a encuestar, sean estos por rea organizacional o de toda la entidad, con el fin de asegurar la obtencin de una informacin representativa y consistente. Se propone un mtodo aleatorio para garantizar que todos los servidores tengan la misma oportunidad de ser encuestados, utilizando como instrumento la Tabla de Nmeros Aleatorios. Las siguientes son las acciones adelantar: Definir el tamao de la muestra de acuerdo con el nmero de servidores que pertenecen a cada rea Organizacional, tomando como referencia la tabla No. 1. El muestreo aplica los criterios estadsticos ms generalizados en el mbito de la investigacin social: nivel de confianza 95% y margen de error 5%. Para la lectura de la tabla, se utilizan las siguientes convenciones: PO, significa poblacin, es decir, el nmero total de servidores pblicos de la entidad; MU, significa muestra, es decir, el nmero de personas que debern diligenciar el cuestionario PO 10 11 12 13 14 15 MO 10 11 12 13 14 15 PO 17 18 19 20 21 22 Tabla 1 MO PO 17 24 18 25 19 26 20 27 20 28 21 29 MO 23 24 25 26 27 28 PO 31 32 33 31 32 33 MO 29 30 31 29 30 31

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ANXO 1 CUESTIONARIO ENCUESTA El presente anexo hace referencia al cuestionario propuesto para realizar la evaluacin del elemento de control Autoevaluacin del Control de la Alcalda, y las respectivas opciones de respuesta como lo indica la gua de implementacin emitida por el DAFP.

Formato 3.1.1 CUESTIONARIO AUTOEVALUACION DE CONTROL Califique cada afirmacin del cuestionario, de acuerdo con la siguiente escala de valoracin: Valor Descripcin 0 1 2 No sabe * No se cumple Se cumple Insatisfactoriamente Valor Descripcin 3 4 5 Se cumple aceptablemente Se cumple en alto grado Se cumple plenamente

Afirmacin Conoce el documento o cdigo de tica que contiene los Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos. (Si valora "No Se Cumple" no valore las afirmaciones que siguen a continuacin). El documento o cdigo de tica fue elaborado mediante el dilogo y la participacin de los servidores de la entidad. Se difundieron los Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos a todos los servidores de la entidad. Se han puesto en marcha polticas y estrategias de gestin para aplicar el documento o cdigo de tica en todas las dependencias. Se han definido lineamientos de comportamiento tico en la dependencia de acuerdo con las funciones especficas asignadas. Los conflictos se resuelven segn el documento o cdigo de

Valoracin

tica. La vinculacin de los servidores responde a los requerimientos de los empleos. Los procesos de induccin le facilitaron a los nuevos servidores conocer la cultura organizacional de la entidad y el ejercicio de sus funciones. Los procesos de reinduccin han permitido la actualizacin de todos los funcionarios en las nuevas orientaciones tcnicas y normativas que afectan el quehacer institucional.

En la entidad se ejecuta el plan institucional de formacin y 10 capacitacin. Fueron consultados los servidores sobre sus necesidades de 11 capacitacin, a travs de encuestas o reuniones de trabajo. Ha mejorado el desempeo en el puesto de trabajo debido a la 12 capacitacin recibida. La entidad adopt y ejecut programas de bienestar social 13 laboral. La entidad ejecut el plan de incentivos pecuniarios y no 14 pecuniarios. 15 Se aplica el sistema institucional de evaluacin del desempeo.

Se han tomado acciones de capacitacin y desarrollo de los servidores, con base en los resultados de la evaluacin del 16 desempeo. La entidad ha utilizado mecanismos internos y/o con apoyo 17 externo para la seleccin de gerentes pblicos. Fue evaluada la gestin de los gerentes pblicos a travs de los 18 Acuerdos de Gestin. Se realiz publicidad y difusin sobre las prcticas de gestin del 19 talento humano. La alta direccin emiti los lineamientos y las acciones de la 20 entidad para el cumplimiento de su objeto social.

21

Los directivos dan cumplimiento a las funciones de la Entidad.

Las actuaciones de la alta direccin generan confianza en los 22 servidores. El estilo de direccin tiene en cuenta la participacin de los 23 servidores en los diferentes procesos de la entidad. El estilo de direccin tiene en cuenta la participacin de las 24 partes interesadas para facilitar el control social. La alta direccin deleg responsabilidades que contribuyeron a 25 la oportuna toma de decisiones. Las polticas trazadas por la Alta Direccin fortalecen el desarrollo 26 del talento humano. Ha sido transparente y eficiente la asignacin y uso de los recursos 27 en la entidad. Hay respaldo y liderazgo de la alta direccin con las polticas y 28 objetivos del control interno. La alta direccin lidera el cumplimiento de las acciones del mejoramiento y compromisos adquiridos con los entes de control 29 del Estado. Los directivos tienen los conocimientos y destrezas para dirigir las 30 reas bajo su responsabilidad. Los directivos tienen en cuenta los conocimientos y habilidades 31 de sus colaboradores para asignar las cargas de trabajo. La alta direccin da un trato respetuoso a los servidores de la 32 entidad. La alta direccin fomenta la comunicacin y retroalimentacin 33 entre los niveles de la organizacin.
Componente: Direccionamiento Estratgico N Afirmacin

Valoracin

Conozco las competencias y funciones asignadas a la entidad 34 por la Constitucin y la Ley

N 35 36

Afirmacin Conozco la misin de la entidad Conozco la visin de la entidad.

Valoracin

Hay coherencia entre la misin y las competencias y funciones 37 asignadas a la entidad por la norma de creacin. Hay coherencia entre la visin y las competencias y funciones 38 asignadas a la entidad por la norma de creacin. La entidad contempla dentro del proceso de formulacin de los planes y programas, la participacin y concurso de organismos e 39 instituciones de cooperacin que permitan su ejecucin. 40 41

Los planes y programas se ejecutaron con base en los lineamientos estratgicos (planes indicativos o estratgicos)
Conozco los planes de gestin anual.

Hay coherencia entre los planes de gestin anual y la misin y la 42 visin. Las necesidades de la ciudadana se tuvieron en cuenta para la 43 definicin de los objetivos del plan de gestin anual. Los planes y programas se han ejecutado de acuerdo con el 44 presupuesto asignado. Los planes y programas de la entidad articulan y propician la participacin de otras entidades pblicas en la financiacin, 45 coordinacin y ejecucin de sus proyectos. 46 Se ha hecho seguimiento a los planes de gestin anual.

Se han ajustado los planes de gestin anual con base en los 47 resultados del seguimiento. 48 49 Se han evaluado los planes de gestin anual. Los resultados obtenidos responden a lo planeado.

Los procesos de la entidad estn concebidos en funcin de los 50 objetivos institucionales.

Afirmacin las actividades

Valoracin

Se disean los procesos agrupando 51 independientemente del rea que las ejecuta.

La ejecucin de los procesos logra el cumplimiento de los 52 objetivos planteados La entidad tiene claramente establecida la interrelacin de los 53 procesos que se ejecutan. Estn identificadas las entradas (insumos) y salidas (productos) de 54 los procesos en la entidad. Conozco a qu proceso de la entidad corresponden las labores 55 que ejecuto e identifico el producto que genera. Se tienen identificadas las actividades que conforman los 56 procesos de la organizacin Estn consignados los procesos en un documento que le permita 57 a los responsables de los mismos, conocer cmo se ejecutan. Los procesos cuentan con controles que aseguran su eficiencia y 58 eficacia. Los procesos en la entidad responden a criterios o polticas de 59 calidad. Los procesos han sido clasificados en estratgicos, misionales, de 60 apoyo y evaluacin. Estn definidos claramente los niveles de responsabilidad y 61 autoridad en la entidad. La entidad tiene la capacidad para ajustarse a los cambios del 62 entorno. La estructura diseada contribuye al cumplimiento de los 63 objetivos institucionales. El diseo de la estructura y de los cargos se hizo con base en los 64 procesos y procedimientos de la entidad. 65 La asignacin y distribucin de cargos responde a los

Afirmacin requerimientos de los procesos.

Valoracin

Se estudiaron los puestos de trabajo para definir los perfiles de los 66 empleos que conforman la planta de personal. La entidad cuenta con manuales de funciones y competencias 67 actualizados. La estructura organizacional facilita la comunicacin entre los 68 niveles de la entidad. La estructura organizacional facilita la comunicacin de la 69 entidad con las partes interesadas
Componente: Administracin del Riesgo

Afirmacin

Valoracin

La entidad tiene identificados los eventos de riesgo tanto internos como externos que pueden afectar negativa o positivamente el 70 logro de los objetivos institucionales. Se han identificado los riesgos que afectan el cumplimiento de los 71 planes y programas de la entidad. Se han identificado los riesgos que afectan el desarrollo de los 72 procesos de la entidad. Se han identificado las causas que generan los riesgos en la 73 entidad. Se han identificado los efectos que pueden presentarse si se 74 materializan los riesgos. La entidad tiene priorizados, clasificados y evaluados los riesgos 75 que pueden afectar el logro de los objetivos. La entidad est aplicando acciones con el fin de evitar, reducir, 76 transferir o asumir los riesgos. 77 78 La entidad cuenta con los recursos para administrar los riesgos. Conoce las orientaciones institucionales para la administracin

N del riesgo.

Afirmacin

Valoracin

Hay compromiso de la alta de direccin para que se implementen acciones que garanticen la efectividad de la 79 administracin del riesgo. Estn identificados los controles para prevenir los riesgos en la 80 entidad. Los responsables de los procesos realizan 81 evaluaciones de riesgos en sus actividades. peridicamente

Componente: Actividades de Control N Afirmacin

La entidad cuenta con lineamientos o directrices para hacer 82 eficiente la operacin de los procesos definidos. Las polticas trazadas facilitan la medicin del desempeo de los 83 procesos y de los servidores que los desarrollan. Los procesos en los que participa el rea estn diseados, 84 documentados y comprendidos. Los procedimientos diseados en el rea son efectivos para 85 desarrollar las funciones y alcanzar los objetivos y metas. La entidad cuenta con polticas y procedimientos efectivos para 86 detectar / prevenir los riesgos. Los procesos tienen definidos controles en las actividades crticas 87 para prevenir situaciones de riesgo 88 Los controles definidos han contribuido a reducir los riesgos.

Valoracin

Existen indicadores definidos para medir la efectividad de los procesos del rea y se realizan mediciones peridicas para tomar 89 los correctivos necesarios. En el rea se cumple con las polticas y procedimientos 90 establecidos en el Manual de Procedimientos (o de Operacin).

Componente: Informacin N

Afirmacin

Valoracin

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Se conocen las fuentes externas que proveen informacin a la entidad (comunidad, proveedores, contratistas, entes reguladores o de control, entes de cooperacin o de financiacin, otras entidades u organismos pblicos o privados, entre otros) Se cuenta con informacin sobre la satisfaccin de los usuarios frente a la calidad en la prestacin de los servicios. El proceso de quejas y reclamos es insumo para el mejoramiento continuo. La informacin que se requiere para realizar las funciones en el puesto de trabajo es fcilmente accesible. Se conocen las fuentes internas que proveen informacin a la entidad (actos administrativos, manuales, informes, actas, formatos, entre otros). Se ha identificado la informacin que produce la entidad y que es bsica para su operacin. Cada servidor registra y divulga la informacin actualizada requerida para el desempeo de su cargo. Se han tenido en cuenta las sugerencias realizadas por los servidores de la entidad para el mejoramiento continuo. Se ha documentando el conocimiento y experiencia de los servidores de la entidad.

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La entidad cumple con los parmetros normativos establecidos para la gestin documental. (Ley General de Archivos y 100 reglamentarios) Se ha controlado la gestin de los procesos con base en los 101 sistemas de informacin. La informacin generada en la entidad cumple con condiciones 102 de calidad, cantidad, oportunidad y forma de presentacin. La toma de decisiones se hace con base en los sistemas de 103 informacin.

Afirmacin

Valoracin

Los sistemas de informacin facilitan el control poltico, social y de 104 los organismos de control. Los sistemas de informacin permiten el cruce de informacin y 105 servicios entre las entidades.

Componente: Comunicacin N

Afirmacin

Valoracin

Las polticas de informacin han contribuido al fortalecimiento de 106 la imagen institucional. La comunicacin interna ha contribuido al fortalecimiento de los 107 resultados de los procesos de la entidad. Los mecanismos internos de comunicacin han contribuido al 108 logro de los objetivos institucionales. Han sido pertinentes y oportunos los procesos de divulgacin de los propsitos, estrategias, planes, polticas y la manera de llevarlos 109 a cabo. Participa la ciudadana en los procesos de formulacin, control y 110 evaluacin de la gestin de la entidad. Los servidores de la entidad han recibido capacitacin sobre mecanismos de participacin ciudadana y estrategias para 111 informar a la ciudadana sobre la gestin de la entidad. Los procesos de rendicin de cuentas se han constituido en un mecanismo de comunicacin e intercambio de informacin entre 112 la entidad y la ciudadana. Se ha informado a la ciudadana acerca de los mecanismos de 113 participacin que pueden utilizar frente a la entidad. La informacin de la entidad relacionada con los programas, servicios, obras, contratos o administracin de recursos se han 114 puesto a disposicin permanente de la ciudadana. Las veeduras utilizan los mecanismos de comunicacin establecidos por la entidad para acceder en forma oportuna a la 115 informacin sobre el objeto de control social.

Afirmacin

Valoracin

La entidad cuenta con mecanismos de comunicacin para llegar 116 a las partes interesadas. Los medios de comunicacin utilizados por la entidad influyen 117 sobre el clima organizacional. Los medios de comunicacin contribuyen a la retroalimentacin 118 para el mejoramiento continuo.

ANEXO 2 - PROCEDIMIENTO PARA LA TABULACION Para efectos de la tabulacin, a cada respuesta de la escala de valoracin se le asign un valor, tal como se aprecia en la siguiente tabla: VALOR 0 1 2 3 4
NO SABE NO SE CUMPLE SE CUMPLE INSATISFACTORIAMENTE SE CUMPLE ACEPTABLEMENTE SE CUMPLE EN ALTO GRADO

DESCRIPCION

1. Definir, en cada pregunta, la Frecuencia o nmero de veces que una respuesta obtuvo cada uno de los valores establecidos en la tabla anterior. Ejemplo: En una encuesta aplicada a 20 personas, la pregunta nmero 1 tuvo las siguientes frecuencias:

PREGUNTA N 1 VALOR 0 1 0 3 FRECUENCIA

2 3 4

4 6 3

En caso de que una pregunta se haya dejado de responder, se debe asumir el valor 0. 2. Dividir cada frecuencia por el nmero total de encuestas aplicadas. Este resultado se debe dar en trminos porcentuales. En el caso del ejemplo, estos porcentajes quedaran as: PREGUNTA N 1 VALOR FRECUENCIA PORCENTAJE VALOR PARCIAL (Valor * Porcentaje) 0 1 2 3 4 5 0 3 4 6 3 4 0 0,15 0,2 0,3 0,15 0,2 0 0,15 0,4 0,9 0,6 0,1

Valor Descripci 4. Sumar los valores parciales para obtener el puntaje de la pregunta. En el ejemplo, la sumatoria dar como resultado: 0 + 0,15 + 0,4 + 0,9 + 0,6 + 1 = 3,05 5. Repetir este mismo procedimiento para todas las preguntas que integran el cuestionario (se recomienda trabajar las preguntas en el mismo orden en que se aplicaron). 6. Determinar el Puntaje Total sumando los puntajes obtenidos para cada pregunta y divididindolos por el nmero total de preguntas realizadas. En el caso del ejemplo, el total de la sumatoria de los puntajes por pregunta debe dividirse por 20. Para adelantar los pasos 1 a 6 se sugiere utilizar un formato como el siguiente:

En donde:

Pregunta 1 f

Valor 0 0 0 2 0,1 0 1

0 0,3

1 4 0,2 0.4 3

2 6 0,3 0,9 5

3 3

4 4 0,2 1 3

total 20

PP 3,05

% P 2 f % P 3 f % P

0.15 0,15 5 0,25 0,25 3 0,15 0,15

0,15 0,6 2 0,1 0,4 6 0,3 1,2

20

2,45

0,15 0.3 2 0,1 0,2

0,25 0,75 4 0,2 06

015 0,75 4 0,2 0,1 20 3,15

0,05 0

Continuando con el ejemplo de veinte preguntas y calculando el paso seis del anexo, se obtiene: Segn los resultados alcanzados se tienen unos parmetros de referencia general para la Autoevaluacin de Control propuesta, estos parmetros se definen en el presente cuadro. PREGUNTA 1 FRECUENCIA PORCENTAJE DE VALORACION 0 1
PP P 1 + P 2 + P
n

F
% (F/T)

Pregunta n

F Frecuencia, nmero de veces que una respuesta obtuvo el mismo valor % Porcentaje, nmero de respuestas obtenidas por cada valor sobre el total de respuestas.

P Valor parcial que se obtiene de multiplicar el valor (0,1,2,3,4,,5) por el porcentaje. PP Puntaje por pregunta, corresponde a la suma de los valores parciales. TOTAL Nmero de encuestas aplicadas, que en todo caso, deber corresponder a la sumatoria de las frecuencias PT Puntaje Total corresponde a la suma de todos los puntajes por pregunta

Rango

Criterios

Puntaje Total entre 0.0 y 2.0 Puntaje Total entre 2.1 y 3.0 Puntaje Total entre 3.1 y 4.0 Puntaje Total entre 4.1 y 5.0

Inadecuado Deficiente Satisfactorio Adecuado

Los anteriores rangos son los que determinan el estado real del Sistema de Control Interno institucional y el de sus elementos de control en general despus de aplicada la encuesta. Para cada uno de los rangos se encuentra definido un criterio, que representa una valoracin cualitativa del Puntaje Total. Con base en esta valoracin se interpretarn los resultados obtenidos en cada una de las encuestas y se definirn las acciones que han de emprenderse. Dependiendo del rango en que se encuentre ubicado el elemento de control, se proponen las acciones para garantizar la efectividad del elemento; si el elemento se encuentra ubicado en los rangos inadecuado o deficiente, se deben proponer acciones correctivas para el elemento; si se ubica en los rangos satisfactorio o adecuado, las acciones definidas deben orientarse hacia el mejoramiento o mantenimiento de la efectividad del Sistema, Subsistema, Componente y elemento. Continuando con el ejemplo de ilustracin para la pregunta uno su valoracin es satisfactoria; la pregunta dos deficiente y la pregunta tres satisfactorio. Este juicio valorativo se debe aplicar a cada una de las afirmaciones que conforman el instrumento encuesta definido para la evaluacin del elemento Autoevaluacin del Control.

PREPARACIN Y PRESENTACIN DEL INFORME La Oficina de Control Interno consolidar los resultados obtenidos por la tabulacin y analizar el juicio valorativo de cada uno de los elementos de control del Sistema de Control Interno de la ALCALDA DE PUERTO NARIO, consolidados los resultados se proceder a generar el informe de la Autoevaluacin del Control y se dar de conocimiento al Representante de la Direccin con las acciones correctivas demandadas para el mejoramiento del Sistema.