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Contenido

6.1 Introduccin. ................................................................................................................................. 2 Que es para que sirve Excel............................................................................................................. 2 Como iniciar Excel ........................................................................................................................... 2 Abrir y cerrar un archivo en Excel ................................................................................................... 2 Elementos que componen la pantalla principal de Excel................................................................ 2 6.2 Trabajando con Excel .................................................................................................................... 4 Que es un Libro de trabajo .............................................................................................................. 4 Hoja de clculo ................................................................................................................................ 4 Insertar hojas................................................................................................................................... 4 Modificar celdas .............................................................................................................................. 5 Eliminar celdas ................................................................................................................................ 5 Que es una Celda............................................................................................................................ 5 Celda activa ..................................................................................................................................... 6 Fila ................................................................................................................................................... 6 Columna .......................................................................................................................................... 6 Uso de teclas para desplazarse en Excel ......................................................................................... 6 6.3 Operaciones con archivos. ............................................................................................................ 7 Ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel. ......... 7 Abrir libros de trabajo. .................................................................................................................... 7 ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el aspecto de stas, as como diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber elegir el ms adecuado segn la operacin a realizar ....................................................................................................................... 10 Elegir tipo de celda ........................................................................................................................ 11 6.5 Tablas y formato de celdas.......................................................................................................... 11 diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda .................................................. 11 6.6 Cambios de estructura ................................................................................................................ 17 como modificar el aspecto de las filas, columnas, el aspecto general de una hoja de clculo y obtener as un aspecto ms presentable.) .................................................................................... 17 1

6.7 Insertar y eliminar elementos ..................................................................................................... 23 ( ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas operaciones muy tiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o cuando a mitad del diseo de una hoja nos damos cuenta que se nos ha olvidado colocar una fila o columna.)....................... 23 6.8 Correcion ortogrfica .................................................................................................................. 28 ( ver la herramienta Autocorreccin de Excel para que el programa nos corrija automticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja de clculo, as como manejar la correccin ortogrfica y dejar nuestras hojas de clculo libres de errores lo que las hace ms presentables.) Ver la herramienta Autocorreccin de Excel ................................... 28 6.9 Impresin y graficos .................................................................................................................. 31 (tcnicas relacionadas con la impresin de datos,como puede ser la configuracin de las pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar la impresin y por supuesto la operacin de imprimir los datos. Y GRAFICOS cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de clculo) .................................................................................. 31

VI. MODULO EXCEL 2007.


6.1 Introduccin.
Que es para que sirve Excel
Lo que realiza esta hoja de clculo, o sea Excel es una hoja de clculo que realiza ejercicios aritmticos. Como por ejemplo, balances, clculos de calificaciones escolares o universitarias y todo aquello similar a estos procedimientos, contiene aproximadamente 65.000 lneas, 256 hojas por carpeta y 256 columnas.

Como iniciar Excel


Ve al botn de inicio de Windows y dar clic, despus ir al buscador y buscar Microsoft Office 2007 y dar clic en el icono.

Abrir y cerrar un archivo en Excel


Para abrir un archivo de Excel solo es necesario ir al Botn de Office de Excel y dar clic en Abrir y buscar la direccin del archivo que desea abrir. Para cerrar un archivo de Excel solo ve al botn de cerrar ventana de Excel

Elementos que componen la pantalla principal de Excel


La pantalla de Excel 2007 esta compuesta por las siguientes partes: 2

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

Botn de Office. (Nueva caracterstica de Excel 2007) Barra de Inicio Rpido. (Nueva caracterstica de Excel 2007) Barra de Ttulo de la ventana que muestra el nombre del libro abierto. Botones para minimizar, maximizar y cerrar Excel y el documento. Botn de ayuda. Barra de mens. Barras de Herramientas agrupadas por men. (Nueva caracterstica de Excel 2007) Celda activa. Asistente para funciones. Columnas de la hoja. Filas de la hoja. Celdas de trabajo. Botones de desplazamiento. Hojas del libro. Barra de Estado. Barra de desplazamiento vertical. Barra de desplazamiento horizontal. Zoom del documento. Vista del documento. Hojas del libro. Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de de forma lateral. 22. Zoom sobre la hoja. (Nueva caracterstica de Excel 2007) 23. Controles para cambiar la vista de la hoja. 24. Barra de estado.

6.2 Trabajando con Excel


Que es un Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS para que el ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de ttulo en la parte superior de la ventana vers como pone Microsoft Excel - Libro1.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir variando dependiendo de cuntos se hayan creado en esta sesin. As si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna ser Libro2, el siguiente Libro3, y as sucesivamente. Cuidado que el nombre asignado slo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningn caso significa que el archivo ya se encuentra guardado. Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.

Hoja de clculo
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos. Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 255, en la parte inferior de la ventana de Excel se encuentran las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas. Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas.

Insertar hojas
Para insertar una hoja de clculo nueva, hay que hacer lo siguiente:

Para insertar rpidamente una hoja de clculo nueva al final de las hojas de clculo existentes, haga clic en la ficha Insertar hoja de clculo en la parte inferior de la pantalla.

Para insertar otra hoja de clculo delante de una existente, seleccione esta hoja de clculo y luego, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuacin, haga clic en Insertar hoja.

Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) en una hoja de clculo existente y, a continuacin, hacer clic en Insertar. En la ficha General, haga clic en Hoja de clculo y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Modificar celdas
Para modificar el contenido de una celda hay que hacer lo siguiente: 1. Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea modificar. 2. Modifique el contenido de la celda. 3. Para introducir o cancelar los cambios, presione ENTRAR o ESC.

Eliminar celdas
Para eliminar celdas hay que hacer lo siguiente: 1. Seleccione las celdas que desea eliminar. 2. En el men Edicin, haga clic en Eliminar. 3. Si elimina un rango de celdas, haga clic en Desplazar las celdas hacia la izquierda, Desplazar las celdas hacia arriba, Toda la fila o Toda la columna en el cuadro de dilogo Eliminar. Nota: Microsoft Excel mantiene actualizadas las frmulas adaptando las referencias a las celdas que se han desplazado para que reflejen sus nuevas ubicaciones. Sin embargo, una frmula que haga referencia a una celda eliminada, mostrar el valor de error #REF!

Que es una Celda


La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.

Celda activa
Es aquella que se identifica con un marco ms grueso que el resto de las celdas, en esta se pueden introducir los datos directamente.

Fila
Lnea horizontal de celdas nombradas por nmeros. Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

Columna
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Uso de teclas para desplazarse en Excel


Para desplazarse por las celdas de una hoja de clculo, haga clic en cualquier celda o utilice las teclas de direccin. Cuando se desplaza a una celda, sta se convierte en la celda activa. 6

PARA DESPLAZARSE

HAGA ESTO

Al comienzo y al final de Presione CTRL+ tecla de direccin para desplazarse al comienzo y al final de los rangos cada rango en una columna o fila antes de detenerse al final de la hoja de clculo. Para desplazarse al comienzo y al final de cada rango mientras selecciona los rangos antes de detenerse al final de la hoja de clculo, presione CTRL+ MAYS+ tecla de direccin. Una fila hacia arriba o Presione BLOQ DESPL y, a continuacin, utilice la tecla FLECHA ARRIBA o hacia abajo FLECHA ABAJO para desplazarse una fila hacia arriba o abajo. Una columna a la Presione BLOQ DESPL y, a continuacin, utilice la tecla FLECHA IZQUIERDA o izquierda o a la derecha FLECHA DERECHA para desplazarse una columna hacia la izquierda o hacia la derecha. Una ventana hacia Presione RE PG o AV PG. arriba o hacia abajo Una ventana a la Presione BLOQ DESPL y, a continuacin, mantenga presionada la tecla CTRL izquierda o a la derecha mientras presiona la tecla FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA. Una gran distancia Presione BLOQ DESPL y, a continuacin, mantenga presionadas simultneamente la tecla CTRL y una tecla de direccin para desplazarse rpidamente a travs de reas grandes de la hoja de clculo.

6.3 Operaciones con archivos.


Ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel.
Abrir libros de trabajo. Para abrir un libro guardado de antemano, se deben seguir los pasos siguientes: 1. Acceder a la opcin Abrir del Botn de Office, se visualizar el cuadro de dilogo que muestra la figura siguiente donde se aparecen todos los archivos de la carpeta actual.

2. Si el archivo se encuentra en otra unidad o carpeta, se localiza desplegando la lista Buscar en, seleccionando la ubicacin del archivo a abrir (del triangulito de su derecha). 3. Seleccionar el archivo y hacer clic sobre el botn Abrir. Tambin podemos abrir un libro que tengamos ya guardado desde el botn de la barra de herramientas de acceso rpido, en el caso de que lo tengamos activado en la misma, de esta forma tambin llegaremos al mismo panel para Abrir. Guardar un libro de trabajo: Para guardar un libro de trabajo se debe hacer lo siguiente: 1. Hacer click el Botn de Office. 2. Seleccionar la opcin Guardar apareciendo el siguiente cuadro de dilogo en pantalla:

3. En el cuadro de texto 'Guardar en' localizar la carpeta o ubicacin en la que almacenar el archivo (libro). 4. En el cuadro de texto Nombre de archivo teclear el nombre que se quiere dar al archivo. 5. Hacer clic en el botn Guardar. 6. Si no existe un archivo con ese nombre en la ubicacin indicada el archivo queda almacenado. Si por el contrario existe ya un archivo con ese nombre aparecer el siguiente mensaje:

Si se selecciona S el archivo existente se reemplazar por el actual y si se selecciona No se volver al cuadro de dilogo anterior donde se podr renombrar el archivo actual. Nota: Si se abre un libro ya existente y se realizan modificaciones sobre l, al guardarlo nuevamente el libro se guarda con el nombre que se le asign anteriormente, sustituyendo el contenido que haba en el archivo al abrirlo por el contenido actual. No se pregunta nada al usuario. Guardar Como:

1. Haga click en el botn Office 2. Aparece el cuadro de dilogo descrito anteriormente solo que el nombre cambiara a
Guardar como, pudiendo guardar el libro con un nombre distinto al que ya tena y/o en otra ubicacin. De esta forma se crea un nuevo archivo a partir del ya existente.

6.4 Manipulando celdas


ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el aspecto de stas, as como diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber elegir el ms adecuado segn la operacin a realizar
Las celdas pueden modificarse con unos pasos muy sencillos, estos son: 1. Seleccionar la(s) celda(s) a modificar 2. Vamos al men inicio>>>estilos>>>estilo de celda

3. Seleccionamos el tipo de celda que se desee

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Elegir tipo de celda No se trata del aspecto, es que tipo de celda se quiere, porque lo mas conveniente es cambiar el tipo de cela para que el formato se de solo. Para eso se deben de seguir unos sencillos pasos 1. 2. 3. 4. Seleccionamos la(s) celda(s) Click derecho Seleccionamos la opcin formato de celda En una cuadro con una barra desplazable se selecciona el tipo de formato de celda, esto le dar un tipo especial de formato, ya sea en general, moneda, fecha, etc.

6.5 Tablas y formato de celdas


diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda
Vamos a ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el aspecto de stas, as como diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber elegir el ms adecuado segn la operacin a realizar. Seleccin de celdas Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel 2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin. A continuacin encontrars algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados. Te recomendamos iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero del 11

ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como: . Seleccin de una celda Para seleccionar una nica celda slo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botn izquierdo del ratn. Seleccin de un rango de celdas Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo del ratn en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo y vers como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color. Seleccin de una columna Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar Seleccin de una fila Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre ste. Seleccin de una hoja entera Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre ste. Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada. Aadir a una seleccin Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva seleccin manteniendo pulsada la tecla CTRL. Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y aadir una nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL. Ampliar o reducir una seleccin Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la seleccin. 12 y hacer clic sobre ste.

Para practicar los distintos aspectos explicados en el tema puedes realizar el Ejercicios sobre seleccin. Formato de celdas (I) Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal. A continuacin veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda. Fuente Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar los cuadros de dilogo o la banda de opciones, a continuacin te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto: Utilizando los cuadros de dilogo: En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Fuente. Del cuadro de dilogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaa Fuente, aparecer la ficha de la derecha. Una vez elegidos todos los aspecto s deseado s, hacemo s clic sobre el botn Aceptar. Confor me vamos cambian do los valores de la ficha, 13

aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. Esto es muy til a la hora de elefir el formato que ms se adapte a lo que queremos. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente. Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usar la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que adems es una fuente escalable (podemos escribir un tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaos disponibles). Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva. Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado. Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir un color para la letra. Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y Subndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificacin que se encuentra a la izquierda. Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2007 tiene por defecto. En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como: En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo. Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro. Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva. Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple. Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una lnea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo. Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las dems filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como mximo una lista con 255 campos y 65535 registros. Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda. 14

Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: - Ordenar la los registros. - Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio. - Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado. - Crear un resumen de los datos. - Aplicar formatos a todos los datos. Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el trmino Listas de datos. Incluso encontrars, que en algunos cuadros de dilogo, se refire a las tablas como listas. A partir de ahora nos referiremos a este tipo de tablas. Crear una tabla Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos: - Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la lista.

- Seleccionar del Tabla en la pestaa Insertar. Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tabla .

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora. - Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificacin La lista tiene encabezados. - Al final hacer clic en Aceptar. Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaa Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla:

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Y en la hoja de clculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

Las tablas dinmicas (I) Crear una tabla dinmica Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo ms parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con ms interactividad. Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos. Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos. Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacen con el nmero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artculo en cada mes. Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).

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Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva. Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Pulsamos Aceptar para seguir.

6.6 Cambios de estructura


como modificar el aspecto de las filas, columnas, el aspecto general de una hoja de clculo y obtener as un aspecto ms presentable.)
ALTO DE LA FILA Excel 2007 ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra ms grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automticamente a 15,75. Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos mtodos:

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El primer mtodo men. Para ello, seguiremos Seleccionar las filas a las altura. En caso de no realizar la operacin a la encontramos. Seleccionar del men en la pestaa Inicio. Elegir la opcin Alto de Aparecer el cuadro de dilogo Alto de fila de la derecha en el que tendrs que indicar el alto de la fila, para indicar decimales utilizar la coma ",". Escribir la altura deseada, es la altura que tiene la fila Hacer clic sobre el botn cambios se hagan efectivos. El segundo mtodo ratn. Para ello: Colocar el puntero del ratn del nmero de la fila que cabecera de la fila.

consiste en utilizar el los siguientes pasos: que quieras modificar la seleccionar ninguna, se fila en la que nos Formato que se encuentra fila...

en este caso est 12,75 que por defecto. Aceptar para que los

consiste en utilizar el en la lnea situada debajo desees modificar, en la

El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Conforme movemos el ratn, la altura de la fila cambia. Al final soltar el botn del ratn. Autoajustar Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada ms alta de la fila, utilizando dos mtodos distintos.

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El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello: Selecciona las filas a las que desees modificar la altura. Seleccionar del men Formato que se encuentra en la pestaa Inicio. Elige la opcin Autoajustar alto de fila. Este segundo mtodo es mucho ms rpido: Situarse sobre la lnea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la cabecera de la fila. Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratn, el puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas. Haz doble clic, el tamao se reajustar automticamente. ANCHO DE LA COLUMNA En Excel 2007 la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo, la anchura estndar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda. Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos mtodos: El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la columna en la que nos encontramos. Desplegar el men Formato de la pestaa Inicio. Se abrir otro submen. Elegir la opcin Ancho de columna... Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Escribir la anchura deseada. Hacer clic sobre el botn Aceptar. El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello: Situar el puntero del ratn en la lnea situada a la derecha del nombre de la columna que desees modificar, en la cabecera de la columna. El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: . Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Observa como conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando. Soltar el botn del ratn cuando el ancho de la columna sea el deseado.

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Autoajustar a la seleccin Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada ms ancho, utilizando dos mtodos distintos. El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello: Seleccionar las columnas a las que desees modificar la anchura. Desplegar el men Formato de la pestaa Inicio. Se abrir otro submen. Eligir la opcin Autoajustar ancho de columna. El segundo mtodo es mucho ms rpido. Situarse sobre la lnea divisoria a la derecha de la columna que deseas modificar, en la cabecera de la columna. Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratn, el puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas. Hacer doble clic, automticamente se ajustar el tamao de la columna al mayor texto que hayas introducido en la columna.

Ancho estndar de columna Excel 2007 nos permite modificar la anchura estndar para todas las columnas de la hoja que tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes pasos:

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Desplegar el men Formato de la pestaa Inicio. Se abrir otro submen. Elegir la opcin Ancho predeterminado... Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Escribir la anchura estndar deseada. Hacer clic sobre el botn Aceptar. Todas las columnas pasan a tener la anchura estndar, excepto aquellas que tuvieran asignada una anchura particular.

El aspecto general de una hoja de clculo y obtener as un aspecto ms presentable.

Cambiar el nombre de la hoja. Como ya sabes, en Excel 2007 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2, ... Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma ms rpida, as si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podra nombrar Enero, la segunda Febrero, ... La longitud mxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres. No puede haber dos hojas de clculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre. Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos mtodos: El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguir los siguientes pasos: Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre. Seleccionar el men Formato y Elegir la opcin Cambiar el nombre de la hoja. Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionar, tal como: . Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO. 21

El segundo mtodo es mucho ms directo y rpido: Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta Escribir el nuevo nombre de la hoja. Pulsar INTRO. .

Ocultar hojas. Si deseas ocultar hojas de clculo del libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las hojas a ocultar. No se pueden seleccionar todas las hojas, deber quedar al menos una en el libro de trabajo. Seleccionar el men Formato. Elegir la opcin Ocultar y mostrar. Aparecer otro submen. Seleccionar la opcin Ocultar hoja.

MOSTRAR HOJAS OCULTAS Si deseamos mostrar hojas ocultas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el men Formato. Elegir la opcin Ocultar y mostrar. Aparecer otro submen. Elegir la opcin Mostrar hoja... Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar de la derecha con las hojas ocultas. Seleccionar la hoja a mostrar. Hacer clic en Aceptar.

CAMBIAR COLOR A LAS ETIQUETAS DE LAS HOJAS Excel 2007 tambin nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de clculo. Para ello, seguir los siguientes pasos:

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Seleccionar el men Formato de la pestaa Inicio. Elegir la opcin Color de etiqueta. Aparecer otro submen. Seleccionar el color deseado. Aqui te mostramos como quedaran si colorearamos las etiquetas de las hojas. Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos que al principio de este apartado. Seleccionar el men Formato, elegir la opcin Color de etiqueta. Aparecer otro submen. Seleccionar la opcin Sin color.

6.7 Insertar y eliminar elementos


( ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas operaciones muy tiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o cuando a mitad del diseo de una hoja nos damos cuenta que se nos ha olvidado colocar una fila o columna.)
Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas operaciones muy tiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o cuando a mitad del diseo de una hoja nos damos cuenta que se nos ha olvidado colocar una fila o columna. Insertar filas en una hoja En muchas ocasiones, despus de crear una hoja de clculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos. Para aadir una fila, seguir los siguientes pasos: Seleccionar la fila sobre la que quieres aadir la nueva, ya que las filas siempre se aaden por encima de la seleccionada. Seleccionar el men Insertar de la pestaa Inicio. Elegir la opcin Insertar filas de hoja. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarn una posicin. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde est situado el cursor como fila seleccionada. Si quieres aadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a aadir. Aadir filas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de filas vare, seguirn habiendo 1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como filas aadidas. Si intentas aadir filas y Excel no te deja, seguro que las ltimas filas contienen algn dato. Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecer el botn para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila. Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botn y aparecer el cuadro de la derecha desde el cual podremos

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elegir si el formato de la nueva fila ser el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que no tenga formato. No es obligatorio utilizar este botn, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecer al seguir trabajando con la hoja de clculo. Insertar columnas en una hoja Excel 2007 tambin nos permite aadir columnas, al igual que filas. Para aadir una columna, seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar la columna delante de la cual quieres aadir otra, ya que las columnas siempre se aaden a la izquierda de la seleccionada. Seleccionar el men Insertar de la pestaa Inicio. Elegir la opcin Insertar columnas de hoja. Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarn una posicin. COMANDO COMBINAR Y CENTRAR Microsoft Excel coloca nicamente los datos ubicados en el extremo superior izquierdo del rango en la celda combinada resultante. Si hay datos en otras celdas, se eliminan. Copie los datos que desea en la celda superior izquierda del rango. Seleccione las celdas que desee combinar. Para combinar las celdas de una fila o columna y centrar su contenido, haga clic en Combinar y centrar en la barra de herramientas Formato. Sugerencia Puede cambiar la alineacin del texto de la celda combinada haciendo clic en Alinear a la izquierda , Centrar o en Alinear a la derecha en la barra de herramientas Formato. Para efectuar otros cambios de alineacin del texto, incluida la alineacin vertical, utilice las opciones de la ficha Alineacin (comando Celdas del men Formato). Dividir celdas combinadas Seleccione la celda combinada. Cuando se han combinado celdas, la opcin Combinar y centrar Formato est seleccionada. de la barra de herramientas

Haga clic en Combinar y centrar en la barra de herramientas Formato. Dividir texto en celdas Seleccione el rango de celdas que contenga los valores de texto. El rango puede contener cualquier nmero de filas, pero no ms de una columna de ancho. NOTA Debe haber una o ms columnas en blanco a la derecha de la columna seleccionada o se sobrescribirn los datos a la derecha de la columna seleccionada. En el men Datos, elija Texto en columnas. Siga las instrucciones en el Asistente para convertir texto a columnas para especificar cmo desea dividir el texto en columnas. Combinar texto de varias celdas en una, utilizando una frmula Utilice el operador "y" comercial (&) o la funcin CONCATENAR para realizar esta tarea. Ejemplo de hoja de clculo El ejemplo puede resultar ms fcil si lo copia en una hoja de clculo en blanco. Cmo? 24

Cree un libro o una hoja de clculo en blanco. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda Presione CTRL+C. En la hoja de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. Para alternar entre ver los resultados y ver las frmulas que devuelven los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el men Herramientas, elija Auditora de frmulas y, a continuacin, haga clic en Modo de auditora de frmulas. A B Nombre Apellido Nancy Davolio Andrew Fuller Frmula Descripcin (Resultado) 1 =A2&" "&B2 Combina los nombres anteriores, separados por un espacio (Nancy 2 Davolio) 3 =B3&", "&A3 Combina los nombres anteriores, separados por una coma (Fuller, Andrew) =CONCATENAR(A2," ",B2)Combina los nombres anteriores, separados por un espacio (Nancy Davolio) NOTA La frmula inserta un espacio entre el nombre y el apellido utilizando un espacio entre comillas. Utilice las comillas para incluir cualquier texto literal, es decir, texto que no cambia, en el resultado. Detalles de la funcin CONCATENAR Le result este artculo de ayuda? INSERTAR UNA COLUMNA Para aadir una columna, seguir los siguientes pasos: 1 Selecciona la columna delante de la cual quieres aadir otra, ya que las columnas siempre se aaden a la izquierda de la seleccionada. 2 Selecciona el men Insertar. 3 Elige la opcin Columnas. Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarn una posicin. En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel2000 toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada. Si quieres aadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como columnas a aadir. Aadir columnas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de columnas vare, seguirn habiendo 256 columnas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como columnas aadidas. Si intentas aadir columnas y no te lo permite, seguro que las ltimas columnas contienen algn dato. 25

INSERTAR UNA FILA Para aadir una fila, seguir los siguientes pasos: 1 Selecciona la fila sobre la que quieres aadir otra, ya que las filas siempre se aaden por encima de la seleccionada. 2 Selecciona el men Insertar. 3 Elige la opcin Filas. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarn una posicin. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel2000 toma la fila donde estamos situados como fila seleccionada. Si quieres aadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a aadir. Aadir filas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de filas vare, seguirn habiendo 65536 filas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como filas aadidas. Si intentas aadir filas y no te lo permite seguro que las ltimas filas contienen algn dato.

ELIMINAR UNA COLUMNA 12 Abre el libro de trabajo Precipitaciones de la carpeta Mis documentos del disco duro. Nos damos cuenta que nos sobra una ciudad. 13 Selecciona la columna G, que es la columna a eliminar. 14 Elige la opcin Eliminar de la pestaa Inicio. 15 Haz clic en Eliminar columnas de hoja. Ahora vamos a eliminar las columnas C y D pero utilizando otro mtodo. 16 Selecciona dos celdas de las columnas a eliminar como por ejemplo el rango C4:D4. 17 Elige la opcin Eliminar de la pestaa Inicio. 18 Haz clic en Eliminar celdas.... Aparecer el cuadro de dilogo Eliminar celdas. 19 Activa la opcin Toda la columna. 20 Haz clic sobre el botn Aceptar. 21 Cierra el libro de trabajo, sin guardar los cambios realizados. ELIMINAR FILA 2 Abre el libro de trabajo Vendedores de la carpeta Mis documentos del disco duro. Nos damos cuenta que nos sobran dos vendedores. 3 Selecciona las filas 7- 8, que son las filas a eliminar. 4 Elige la opcin Eliminar de la pestaa Inicio. 5 Haz clic en Eliminar filas de hoja. Todas las filas por debajo de la nueva, subirn una posicin. Ahora vamos a eliminar una fila ms pero utilizando otro mtodo. 6 Sitate sobre cualquier celda de la fila 7, como por ejemplo la celda C7. 26

7 Elige la opcin Eliminar de la pestaa Inicio. 8 Haz clic en Eliminar celdas.... Aparecer el cuadro de dilogo Eliminar celdas. 9 Activa la opcin Toda la fila. 10 Haz clic sobre el botn Aceptar. 11 Cierra el libro de trabajo, guardando los cambios realizados.

INSERTAR FECHA Y HORA En una hoja de clculo, seleccione la celda en la que desea insertar la fecha u hora actual. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para insertar la fecha actual, presione CTRL+; (punto y coma). Para insertar la hora actual, presione CTRL+MAYS+; (punto y coma). Para insertar la fecha y hora actuales, presione CTRL+; (punto y coma), despus ESPACIO y finalmente CTRL+MAYS+; (punto y coma). VOLVER AL PRINCIPIO Insertar una fecha u hora cuyo valor se actualice Para realizar esta tarea, use las funciones HOY y AHORA, como se muestra en el ejemplo siguiente. Ejemplo Es ms sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de clculo en blanco. Cmo copio un ejemplo? A B 1 Frmula Descripcin (resultado) 2 =HOY() Fecha actual (vara) 3 =AHORA()Fecha y hora actuales (varan) NOTA Los resultados de las funciones HOY y AHORA solo cambian cuando se actualiza la hoja de clculo o cuando se ejecuta una macro que contiene estas funciones. Las celdas con dichas funciones no se actualizan continuamente. La fecha y hora utilizadas se toman del reloj del sistema del equipo. Para obtener ms informacin acerca de cmo usar estas funciones, vea

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6.8 Correcion ortogrfica


( ver la herramienta Autocorreccin de Excel para que el programa nos corrija automticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja de clculo, as como manejar la correccin ortogrfica y dejar nuestras hojas de clculo libres de errores lo que las hace ms presentables.) Ver la herramienta Autocorreccin de Excel
Para que el programa nos corrija automticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja de clculo. Autocorreccin Autocorreccin nos permite corregir automticamente los errores ortogrficos ms comunes. Tambin nos puede ser de gran utilidad para convertir atajos de texto en frases completas que usamos frecuentemente. Las palabras mal escritas y otros errores comunes que se muestran en el cuadro Autocorreccin, se corrigen automticamente mientras escribimos. Autocorreccin est totalmente integrado en Office y se instala con una larga lista de palabras que normalmente son mal escritas. No obstante, nosotros podremos aadir nuestros propios errores para su correccin. Por ejemplo, al escribir la palabra recojer, automticamente al pulsar la barra espaciadora o cambiar de celda, la palabra cambia a recoger. Para acceder a las opciones de Autocorreccin: Excel 2007: Botn Office -> Opciones de Excel -> Revisin -> Opciones de Autocorreccin. En versiones anteriores a Excel 2007: Men Herramientas -> Opciones de Autocorreccin. En el cuadro de dilogo que aparece hay tres pestaas, pero la ficha Autocorreccin es la principal. Esta ficha nos permite definir las opciones correccin como errores comunes o atajos de texto que, intencionadamente queramos convertir en texto completo. La casilla Reemplazar texto mientras escribe nos permite escoger si deseamos que el texto sea reemplazado automticamente o no. De forma predeterminada est activado. Las otras dos pestaas del cuadro de dilogo Autocorreccin son: Autoformato mientras escribe: Seleccionaremos la casilla de verificacin que deseemos dependiendo de las opciones de autoformato que necesitemos.

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Etiquetas inteligentes: Nos permite especificar con precisin qu etiquetas queremos usar o no. Estas etiquetas nos permiten reconocer diferentes tipos de texto como contactos de nuestra libreta de direcciones de Outlook. As como manejar la correccin ortogrfica y dejar nuestras hojas de clculo libres de errores lo que las hace ms presentables. Excel dispone de un corrector ortogrfico que nos permitir detectar errores ortogrficos dentro de nuestra hoja de clculo. Para ello Excel busca cada palabra en su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la considerar como posible palabra errnea. Evitar que hayan errores en nuestros textos es ahora mucho ms fcil. No obstante conviene saber que si al revisar un documento, Excel no encuentra ningn error no quiere decir que, necesariamente, sea as. Ya que hay errores que Excel no puede detectar puesto que dependen del contexto, por ejemplo esta y est como las dos palabras estn en el diccionario si escribimos Esta hoja esta bien, no detectar el error en el segundo esta. Para corregir una hoja de clculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos: Situarse en la primera celda de la hoja de clculo. Seleccionar la pestaa Revisar y eligir la opcin Ortografa.

En caso de encontrar algn posible error ortogrfico, aparecer el cuadro de dilogo Ortografa.

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Observa como en la barra de ttulo aparece el diccionario que est utilizando para corregir la ortografa, si queremos cambiar de diccionario porque el idioma es diferente o queremos utilizar un diccionario personal con palabras propias, solo tenemos que elegir el nuevo diccionario de la lista desplegable del recuadro Idioma del diccionario: En la parte superior aparece un mensaje que nos advierte de la palabra que no ha encontrado en su diccionario, y por lo tanto puede ser errnea. En el recuadro Sugerencias: tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra correccin. Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes botones: OMITIR UNA VEZ para ignorar esta palabra. OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de clculo. AGREGAR AL DICCIONARIO para aadir la palabra al diccionario que aparece en el recuadro Idioma del diccionario:

Si la palabra es errnea, y la palabra correcta se encuentra en la lista de Sugerencias: la seleccionaremos, si no se encuentra en la lista de Sugerencias la escribiremos directamente en el recuadro No est en el diccionario:, y a continuacin utilizaremos cualquiera de los siguientes botones: CAMBIAR para sustituir la palabra errnea por la que hemos escrito. CAMBIAR TODAS para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errnea por la que hemos escrito. AUTOCORRECCIN para que adems de realizar la correccin en la hoja, la sustitucin se aada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto anterior. Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguir con la correccin hasta el final, si encuentra otro error nos volver a avisar con un mensaje. Cuando Excel haya llegado al final del documento nos avisar, hacer clic sobre el botn Aceptar.

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6.9 Impresin y graficos


(tcnicas relacionadas con la impresin de datos,como puede ser la configuracin de las pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar la impresin y por supuesto la operacin de imprimir los datos. Y GRAFICOS cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de clculo)
continuacin se explican las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos: configuracin de las pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar la impresin y por supuesto la operacin de imprimir los datos. Vista preliminar La vista preliminar es una herramienta que permite visualizar la hoja antes de imprimirla. Deja ver los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina, en resumen, el formato completo de la hoja. Para ir a vista preliminar, ssiga los siguientes pasos: Seleccione el men Archivo. Elija la opcin Vista preliminar... Si esta opcin no aparece sitese primero sobre el botn para ampliar el men. O bien, haga clic sobre el botn Vista preliminar herramientas. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo de la barra de

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En el centro de la ventana aparece una pgina de la hoja de clculo activa. Observe cmo en la parte inferior de la ventana se informa la pgina visualizada y el nmero total de pginas de que consta trabajo (Vista previa: Pgina 1 de 1). En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando los botones: para ir a la pgina anterior. Tambin puede pulsar la tecla RE PAG del teclado. para ir a la pgina siguiente. Tambin puede pulsar la tecla AV PAG del teclado. Si la hoja activa slo tiene 1 pgina stos botones estarn desactivados. Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratn se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la pgina. Al situarse sobre cualquier parte de la pgina y hacer clic, se ampliar esta parte de la pgina. Y si se hace clic nuevamente se volver a visualizar la pgina entera. Esta operacin se puede realizar tambin haciendo clic sobre el botn El botn adelante. El botn abajo. . permite activar el cuadro de dilogo de Impresin que explicaremos ms se usa para que aparezca el cuadro de Configurar pgina explicado ms

Haga clic sobre el botn para salir de la Vista preliminar. Configurar pgina La Configuracin de pgina permite modificar aspectos que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pie de pgina, tamao del papel, entre otros. Si se desea modificar algunos de los aspectos anteriores, siga los siguientes pasos: Seleccione el men Archivo. Elija la opcin Configurar pgina... Aparece el cuadro de dilogo Configurar pgina... el cual consta de 4 fichas.

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Pgina: permite elegir la orientacin del papel (horizontal o vertical), seleccionar que la salida impresa sea como se ve en pantalla o a una escala diferente (porcentaje mayo o menor), definir cuantas pginas se imprimirn por hoja, el tamao de papel. Mrgenes: escriba el valor que considere en cada uno de los mrgenes. Por defecto stos estn en 0. Si la hoja tiene encabezado o pie de pgina, tambin permite indicar a cuntos centmetros del borde del papel queremos que se siten. Si se desea que la salida tenga centrados los datos de la hoja tanto vertical como horizontalmente, Excel lo realizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente. Encabezado y pie de pgina: puede incluir un encabezado o un pie de pgina de los que trae predefinidos Excel (se le mostrarn si hace clic en la flecha de la derecha de las alternativas encabezados o pies de pgina). Tambin puede hacer sus propios encabezado y pie de pgina haciendo clic sobre los botones Personalizar encabezado... y Personalizar pie de pgina... Hoja: desde aqu puede controlar aspectos relativos a la impresin (imprimir lneas de divisin, imprimir en blanco y negro, calidad de la impresin, imprimir cabeceras de filas y columnas, etc. Imprimir Una vez la hoja est preparada para ser impresa, es aconsejable guardar los cambios realizados y despus seguir los siguientes pasos: Seleccione el men Archivo. Elija la opcin Imprimir.... Aparecer el cuadro de dilogo Imprimir mostrado a continuacin (slo en caso de acceder mediante el men, de lo contrario la impresin se realizar inmediatamente y con los parmetros que trae por defecto, por ejemplo, todas las hojas, en calidad normal, a color, etc.).

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En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora con la que se supone que se va a imprimir (si tiene ms de una impresora conectada al computador. En caso de que desee cambiarla, haga clic sobre la flecha derecha del nombre para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrir. En el recuadro Imprimir, especifique si desea imprimir Todo el libro, o slo las Hojas activas (seleccionadas o la hoja activa), o bien, Seleccin para imprimir slo los objetos seleccionados de la hoja. En el recuadro Intervalo de pginas, indique si desea imprimir Todas las pginas, o bien slo un rango, especificndolo a continuacin. En Copias, indique el nmero de copias por hoja a realizar. Haga clic sobre el botn Aceptar. Si la impresora est conectada de forma correcta y se halla en la posicin de encendido, se obtendr una copia en papel del trabajo realizado en la hoja de clculo.

Como puede ser la configuracin de las pginas a imprimir, ser controlada desde el dilogo Configurar Pgina. Puede seleccionar el tamao y la orientacin del papel, el ancho de los mrgenes, que es lo que va en el encabezamiento y en el pie de cada pgina y el orden de las celdas que sern impresas, para las hojas de clculo que insumirn varias hojas de papel. A todo esto, hay un montn de opciones. Hay tantas opciones que usaremos una pgina web separada para cada ficha del dilogo.

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Paso a Paso: Configuracin de la Pgina

Que aprender

establecer orientacin de pgina escala tamao de papel

Inicio con : (presupuesto.xls desde los archivos fuente Configuracin de Pgina: Pgina Abrir presupuesto.xls Abrir Archivo | Configuracin de Pgina y, si es necesario, hacer un clic en la ficha de Pgina. Los ajustes por defecto son mostradas en la ilustracin. Orientacin = Vertical; Escala = 100%; Tamao de Papel = A4 Primer nmero de pgina = Automtico

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La orientacin horizontal se usa a menudo en las hojas de clculo, porque con ella se pueden mostrar ms columnas. Hacer un clic en el botn Vista Preliminar de Impresin. Cuantas pginas insumir imprimir esta hoja? Mire en la zona de Mensajes de la barra de estado.

En la orientacin tipo Vertical se insumen dos pginas para imprimir. La segunda pgina no muestra los ttulos o etiquetas de filas. Hacer un clic en el botn dilogo. Configurar..., en la barra de herramientas, para volver al

En el dilogo Configuracin de Pgina, cambiar la orientacin por Horizontal. Hacer un clic nuevamente en . Cuantas hojas se necesitarn para imprimir esta hoja? Que orientacin es la mejor opcin para la misma, asumiendo que no se harn ms cambios?

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En la orientacin Horizontal la misma hoja de clculo necesita 4 pginas para ser impresa. Volver al dilogo de Configuracin de Pgina, mediante un clic en el botn Configuracin. Dejar la hoja con su orientacin horizontal. Mirar en la seccin Escala. Usted puede reducir en un determinado porcentaje el tamao de su documento en la pgina, o puede hacerlo caber dentro de un cierto nmero de pginas. La funcin de Excel Ajustar a: es ms flexible que la similar de Word, Disminuir para que ajuste, que solamente puede reducir el largo del documento en una pgina. En la seccin Escala , seleccionar Ajustar a: 1 pgina(s) de ancho por 1 de alto. Hacer un clic en el botn Vista Preliminar de impresin. Su hoja entrar ahora en un solo papel. Todas las fuentes han sido reducidas en su tamao. Todava puede leer los datos fcilmente?.

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Ajustar a: es muy til cuando sus datos ocupan una o dos columnas en exceso del ancho, o una fila o dos demasiado altas. Si hay muchos datos para reducirlos a una sola pgina, las cosas se vuelven diminutas. Si usted cambia a Escala desde 100% o usa la funcin Ajustar a, sus saltos de pgina anteriores sern ignorados. Para obtener nuevamente los saltos de pgina, tendr que volver a abrir la Vista Preliminar de Saltos de pgina y hacer los cambios. El botn de Opciones en la Configuracin de Pgina, abre el dilogo con las opciones de impresin y no el dilogo de Opciones de Excel. Opciones, opciones, opciones! Alguien necesita ms opciones ?? Hacer un clic en el botn Cerrar . La vista previa cierra.

Vista preliminar La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Pero primero es aconsejable ver la Vista de Diseo de pgina para poder ver los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina, el formato completo de la hoja. Para visualizar la Vista de Diseo de pgina, seguir los siguientes pasos: Selecciona la pestaa Vista. Elige la opcin Vista de Diseo de pgina.

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En el centro de la ventana aparecer una pgina de nuestra hoja de clculo. Observa como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la pgina 1 de un total de 1 pgina (Vista previa: Pgina 1 de 1). Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de clculo como hasta ahora, la nica diferencia es que sabremos cmo quedar en la hoja al imprimirla. Una vez terminado, para ver la vista preliminar de la hoja en una pgina utiliza la opcin Vista preliminar que encontrars en el Botn Office, haciendo clic en la flecha a la derecha de Imprimir.

La pgina se mostrar de este modo: 39

En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando los botones: para ir a la pgina anterior. Tambin podramos pulsar la tecla RE PAG del teclado. para ir a la pgina siguiente. Tambin podramos pulsar la tecla AV PAG del teclado. Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn desactivados. Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratn se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la pgina. Si nos situamos sobre cualquier parte de la pgina y hacemos clic, se ampliar la parte de la pgina donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volver a visualizar la pgina entera.

Esta operacin se puede realizar tambin haciendo clic sobre el botn

Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin, hacer clic sobre el botn para que aparezca el cuadro de dilogo Impresin explicado ms adelante.

Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, hacer clic sobre el botn para que aparezca el cuadro de dilogo Configurar pgina explicado ms adelante.

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En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn para cerrar la Vista preliminar. Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo, aparecern unas lneas discontinuas que nos indicarn donde har Excel 2007 los saltos de pgina, estas lneas no se imprimirn Creacin de Grficos Vamos a ver cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de clculo. As resultar ms sencilla la interpretacin de los datos. Terminologa de los grficos Los trminos ms comunes que se utilizan en los grficos son : Filas: se refiere a la forma de ver el grfico, si se elige en forma de filas el grfico aparecer en forma horizontal. Columnas: se refiere a la forma de ver el grfico, si se elige en forma de columnas el grfico aparecer en forma vertical. Barras: es un tipo de grfico tipo filas u horizontal. Rango de datos: se refiere al conjunto de valores o datos que conforman el grfico, que por lo general es un conjunto de celdas. Series: las son conjuntos de datos en forma de filas o columnas que tienen valores de un mismo rubro o categora, por lo cual s hay ms de uno se deben nombrar las series, colocando un nombre significativo a los valores que representar en el grfico. Leyenda: es la serie o series que se mostraran en el grfico, o de otra manera es un cuadro que se puede colocar arriba, abajo, izquierda o derecha del rea de trazado del grfico, sta representar cada uno de los rubros o categoras de los valores graficados. rea de trazado: el rea de trazado de un grfico es el cuadro interior del grfico en donde se muestran los objetos o figuras que representan los valores que se eligieron para graficar. Cmo emplear los diferentes tipos de grficos Los diferentes tipos de grficos que se muestran en la figura de abajo, ya que es el primer paso a seguir despus de seleccionar los datos a graficar, se emplean de muchas maneras, ya que estos estn creados de distintas maneras para representar valores o rangos de datos diferentes, por ejemplo para mostrar un conjunto de valores tipo porcentaje y que pertenecen a un mismo conjunto de datos, se debe elegir un grfico circular o pastel que sera en este caso el ideal para representar ste conjunto de datos. Los dems tipos de grficos se emplean para representar otros tipos de datos, por ejemplo para representar un rango de datos que comprende varios rubros o categoras se debe utilizar un grfico de columnas o barras. A Continuacin se muestra un ejemplo:

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Cmo crear y guardar un grfico Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin. A la hora de crear un grfico, Excel2000 dispone de un asistente que nos guiar en la creacin de ste, de forma que nos resulte ms fcil. Los pasos a seguir para crear un grfico son los siguientes: Seleccione los datos a representar en el grfico. Seleccione el men Insertar. Elige la opcin Grfico... Si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el botn para ampliar el men. O bien haz clic(I) sobre el botn Grfico de la barra de herramientas. Aparecer el primer paso del asistente para grficos: TIPO DE GRFICO.

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Elige un tipo de grfico. Observa como existen ms tipos de grficos en la ficha o pestaa Tipos personalizados. Una vez elegido el tipo de grfico, en el recuadro de la derecha, elige un subtipo. Si no tienes muy claro la diferencia entre subtipos, en la parte inferior del recuadro aparece una breve descripcin de ste. Si pulsas sobre el botn Presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro grfico segn los datos seleccionados en el paso 1. En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de dilogo, hacer clic sobre el botn deseado: CANCELAR para no realizar el grfico. ATRS para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso este botn aparecer desactivado ya que no tiene sentido. SIGUIENTE para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el ltimo paso, este botn no tendr sentido. FINALIZAR para salir del asistente, pero creando el grfico con todas las opciones que tiene por defecto. En caso de elegir el botn SIGUIENTE, aparecer el segundo paso del asistente: DATOS DE ORIGEN.

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Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que aparezcan en el grfico. Dispone de dos fichas o pestaas: En el recuadro Rango de datos aparecer el rango seleccionado en el primer paso. Si ste ltimo se realiz correctamente no tendremos que modificarlo, pero en caso contrario, al hacer clic sobre el botn el asistente se convertir en una barra ms pequea tal como:

Seleccione el rango a representar y haz clic sobre le botn para volver con el asistente para grficos. Seleccione la opcin Filas o Columnas dependiendo de cmo estn introducidas en la hoja de clculo cada serie de datos. En caso de no tenerlo claro puedes observar en la parte superior del cuadro de dilogo, una muestra de nuestro grfico. Haz clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente para grficos. En el recuadro Serie aparecer cada serie de datos representada en nuestro grfico, nombradas como Serie1, Serie2,..., Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre, escribir directamente el nombre, o si ste est en alguna celda de la hoja de clculo sera aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botn del recuadro Nombre, tal como explicamos en el paso 8. 44

En el recuadro Valores estar el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos. stos aparecen segn la seleccin realizada en el paso 8. Si quieres aadir alguna serie de datos, dispones del botn Agregar. Al utilizarlo aparecer otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores de la forma explicada en los pasos 11 y 12. Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrs que seleccionarla y hacer clic sobre el botn Quitar. El recuadro Rtulo del eje de categoras (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro est vaco utilizar los valores por defecto, es decir, 1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de clculo utilizando el botn (explicado en el paso 8) o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma. Dependiendo del tipo de grfico puede que esta opcin vare. Observa la muestra del grfico en la parte superior. Haz clic sobre el botn Siguiente para seguir con el grfico. Aparecer el tercer paso del asistente para grficos: OPCIONES DE GRFICO, que consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del grfico.

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Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de grfico. En la primera ficha Ttulos, escribir en el recuadro Ttulo del grfico el nombre que deseamos que aparezca en la parte superior de ste. Escribe en el recuadro Eje de categoras el ttulo que le queremos asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal). Escribe en el recuadro Eje de valores el ttulo que le queremos asignar al eje de ordenada (Y) (eje vertical). Haz clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del grfico. Activa el Eje de categoras si deseas que se visualice, en nuestro caso, el eje X.

Junto con el eje de categoras podremos especificar la escala utilizada para ver los rtulos.

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Estas opciones slo tienen sentido en caso de que los rtulos del eje sean fechas. Con la opcin Categora slo aparecern en el eje las fechas de los rtulos, y con las otras opciones aparecern todas las fechas entre los distintos rtulos. En cualquier caso, si elige la opcin Automtico, Excel2000 tomar la decisin, y generalmente lo hace bien. Haz clic sobre la ficha Lneas de divisin, para seguir con las opciones del grfico. Las lneas de divisin son lneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posicin de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes. Las lneas de divisin principales parten de unas subdivisiones del eje denominadas marcas de graduacin principales. Las lneas de divisin secundarias parten de subdivisiones menores denominadas marcas de graduacin secundarias.

Activa o desactiva cualquiera de los tipos de lneas del eje de categoras (X). Activa o desactiva cualquiera de los tipos de lneas del eje de valores (Y). Haz clic sobre la ficha Leyenda, para seguir con las opciones del grfico. Generalmente, Excel2000 presenta una leyenda en la parte derecha del grfico para identificar cada una de las series de datos representadas en el grfico. Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda.

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Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejar elegir entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda. Haz clic sobre la ubicacin o posicin deseada. Haz clic sobre la ficha Rtulos de datos, para seguir con las opciones del grfico. El asistente para grficos permite asociar distintos tipos de rtulos a los marcadores de datos. Selecciona el tipo de rtulo que deseas que aparezca junto con los datos en el grfico. En caso de elegir cualquier opcin distinta de Ninguno, nos permitir activar la casilla Clave de

leyenda junto a rtulo para que aparezca junto con el rtulo el color de la serie representada. Haz clic sobre la ficha Tabla de datos, para completar las opciones del grfico.

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Dependiendo del tipo de grfico que se est creando, Excel2000 puede darte la opcin de incluir una tabla de datos junto con los datos. Una tabla de datos es una tabla con los valores representados en el grfico. Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con el grfico.

Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitir activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda segn si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla. Haz clic sobre el botn Siguiente para completar el asistente para grficos. Aparecer el cuarto y ltimo paso del asistente para grfico: UBICACIN DEL GRFICO, que nos permitir elegir si deseamos el grfico junto con los datos de la hoja de clculo, o como otra hoja independiente.

Haz clic sobre la opcin En una hoja nueva si deseamos que nuestro grfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuacin podrs especificar cmo deseas que se llame la nueva hoja. O bien, haz clic en la opcin Como objeto en si deseas que nuestro grfico aparezca junto con los datos de la hoja de clculo. Se puede elegir en qu hoja situarlo. Haz clic sobre el botn Finalizar para terminar el grfico. Si has elegido la opcin de grfico como objeto en una hoja de clculo, Excel2000 crea el grfico en una posicin y con un tamao predeterminados, no te preocupes ya que a continuacin te explicamos cmo modificar dichas opciones. 49

Adems el grfico aparecer remarcado con un cuadro y con unos indicadores en cada esquina y punto medio de cada borde. Esto nos indica que el grfico est seleccionado. Si no lo estuviese, para seleccionar cualquier grfico, basta con hacer clic sobre l. Modificar la posicin y el tamao de un grfico Para cambiar de posicin un grfico dentro de una hoja de clculo: 1 Seleccione el grfico. 2 Sita el puntero del ratn sobre el grfico. El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca que apunta hacia la izquierda. 3 Pulse el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta donde desees colocar el grfico. 4 Suelte el botn del ratn. Para cambiar el tamao de un grfico: 1 Selecciona el grfico. 2 Sita el puntero del ratn sobre cualquiera de los indicadores alrededor del cuadro del grfico (como si se deseara cambiar de tamao una ventana). El puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas. 3 Pulse el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta la posicin deseada. Si deseas mantener la relacin de aspecto, es decir, la proporcin de su longitud y su altura, mantn pulsada la tecla CTRL o MAYUS. 4 Suelte el botn del ratn. Impresin de un grfico Para imprimir un grfico se debe seleccionar el mismo y luego ir al men Archivo->Imprimir y luego le aparecer una ventana como la que se muestra a continuacin:

En esta ventana debe asegurarse que este activada la casilla que dice Grfico seleccionado, como muestra la flecha en la figura de arriba, si desea ver como se vera el grfico en la hoja, presione el botn Vista previa y automticamente se observar una muestra de como quedar se grfico impreso.

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