Claves para la identificacin de necesidades de aprendizaje y la conexin con los sistemas de distribucin y creacin del conocimiento.

MDULO 2

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INDICE
Mapa conceptual de contenidos: ......................................................................................... 2

Definicin de objetivos de aprendizaje ................................................................................ 3

Identificar necesidades, La clave para avanzar en el camino de mejora. ............................ 3

El primer paso: obtener la informacin ................................................................................ 5

Qu hacer con la informacin .............................................................................................. 7

Resumen de puntos clave ................................................................................................. 11

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Mapa conceptual de contenidos:

Las preguntas clave:

Qu necesito aprender?

Las respuestas eficaces:

Aquello que me posibilite mejorar. Superar los dficits existentes y/o ir ms all El conocimiento reside en las personas y en su experiencia. Es necesario considerar al conjunto de la organizacin y lo que le rodea como fuente potencial de aprendizaje. Bien para obtenerlo si este existe, o bien para crearlo en caso contrario. Ajustndolas a las necesidades, aprovechando al mximo los recursos disponibles, y propiciando y facilitando su aplicacin real

Dnde y cmo lo puedo aprender?

Cmo rentabilizar al mximo las acciones de aprendizaje?

Procesos para la identificacin de necesidades y conexin entre sistemas

Identificar necesidades y posibilidades de mejora

Buscar posibilidades de aprendizaje

Proponer programa de acciones de aprendizaje

Anlisis de funcionamiento y organizacin Anlisis de transferencia e impacto Anlisis de buenas prcticas internas y ext. Anlisis de necesidades del conjunto de la poblacin

Necesidades de aprendizaje asociadas a necesidades y posibilidades de mejora

Sistema de Vigilancia

Sistema de Distribucin
Las posibilidades de aprendizaje existen y son accesibles Programa de acciones de aprendizaje diverso, ajustado y con mximo aprovechamiento de fuentes, posibilidades y recursos

Las posibilidades de aprendizaje no existen o no son accesibles

Sistema de Creacin

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Definicin de objetivos de aprendizaje Comprender la importancia de la identificacin de necesidades para mejorar la eficacia y eficiencia de las acciones formativas y de aprendizaje. Conocer y saber aplicar de forma general los pasos necesarios para realizar la identificacin de necesidades y concretarla en una propuesta de acciones de aprendizaje. Conocer los diferentes procesos que componen el sistema de vigilancia del modelo de gestin del conocimiento de Cruz Roja y su relacin con los sistemas de distribucin y creacin.

Identificar necesidades, La clave para avanzar en el camino de mejora. Buff!!!!! Saber lo que hace falta. Si siempre supiramos con seguridad la respuesta a esa pregunta, las cosas seran ms fciles. Si supiramos que hay que hacer para que la gente corriese menos riesgos en la carretera, o como conseguir que adquiriesen hbitos de alimentacin ms saludables de forma permanente, sera genial. Slo tendramos que aprender a hacerlo y ponerlo en prctica. Qu bien suena! Pero la realidad es un poco ms rijosa, no es tan simple la cosa. Algunos elementos clave a tener en cuenta seran los siguientes: Es necesario partir de las necesidades y posibilidades de mejora. Cuanto ms clara y concretamente estn definidas mejor. Los procesos de aprendizaje y formativos son recursos para el cambio y la mejora. Es ms, slo tienen sentido desde esa perspectiva. Es mejor definir necesidades de aprendizaje, que necesidades formativas. La formacin (un proceso en el que alguien que sabe algo se lo ensea a otros que no lo saben y lo quieren aprender) no es ms que una posibilidad de otras existentes. Existen necesidades de aprendizaje que se pueden cubrir sin hacer un curso. Por ejemplo accediendo a una documentacin, visitando una experiencia exitosa relacionada con mi objetivo de mejora, etc.. Para identificar y concretar las necesidades es necesaria informacin, tanto interna como externa. No basta con la intuicin o la percepcin de las personas. La obtencin de esta informacin tiene un coste (sobre todo en tiempo) para las personas que la realizan. Por tanto es necesario que se recoja bajo criterios de eficiencia.

En definitiva se trata de realizar un proceso corto, pero no exento de dificultades. En primer lugar se trata de identificar necesidades y posibilidades de mejora. Una vez que eso lo tenemos claro se trata de buscar y concretar los aprendizajes necesarios para poder realizar esas acciones de mejora, definiendo tambin de donde y quin puede posibilitarlos. Y por ltimo en funcin de las posibilidades encontradas, las prioridades establecidas, el conjunto de necesidades de mejora del conjunto de programas del territorio, los recursos y el tiempo disponibles, y dems factores a tener en cuenta, se trata de estructurar una propuesta concreta de acciones de de aprendizaje y formativas que den cobertura y posibilidad de realizacin eficaz al mayor nmero posible de necesidades de mejora identificadas. En resumen, saber qu necesito, saber dnde y de quin obtenerlo y por ltimo organizar las acciones necesarias para apropirselo y empezar a hacerlo. Un resumen grfico de este proceso sera el siguiente:

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PASOS

PROCESOS

RESULTADOS

Identificar necesidades y posibilidades de mejora

A partir de lo que conocemos, de la informacin que tenemos sobre el programa y/o la realidad y las personas con las que se interviene, y de la interpretacin que hacemos de esta informacin, identificamos aquellos elementos deficitarios que deberan mejorar y planteamos mejoras que queremos incorporar. Aprender a conseguirlo es nuestra necesidad de aprendizaje.

Necesitamos aprender algo que permita conseguir lo que queremos mejorar

Buscar posibilidades de aprendizaje

Una vez que sabemos para lo que tiene que servir lo que aprendamos, tenemos que buscar posibilidades para aprenderlo. Puede ser que ese conocimiento exista, o puede que no Si existe, tendremos que buscar la forma ms adecuada y rentable para que quien posee el conocimiento nos lo transfiera. Y si no existe tendremos que organizarnos para crearlo nosotros.

Encontramos opciones sobre quin, dnde, de qu forma, etc, podemos aprender lo que necesitamos

Proponer programa de acciones de aprendizaje

Una vez que sabemos las posibilidades que existen para aprender lo que necesitamos, En funcin del conjunto global de necesidades, las prioridades que se establezcan, la disponibilidad y criterios de uso de los recursos que tenemos, se plantea, propone, discute y consensua un programa de acciones de aprendizaje y formacin lo ms eficaz y eficiente posible.

Obtenemos un programa de acciones que permiten aprender lo que necesitamos para conseguir nuestros objetivos de mejora

Una de las claves radica en el primer paso, cuanta ms informacin, ms amplia, de mayor precisin, ms organizada se utilice aumentan las posibilidades de realizar un buen diagnstico. Es decir, la materia prima de la que se parte condiciona la calidad del producto. De la misma forma que si cocinamos un determinado plato, la calidad de los ingredientes, condiciona en gran medida el resultado. Si las patatas, la carne, las verduras, son buenas, hay ms posibilidades de que el plato sea exquisito. Luego, por supuesto, hay que cocinarlo bien y sacarle un buen partido a las propiedades de los ingredientes que se emplean. La conjuncin de buenos ingredientes (amplia informacin y de calidad) y buen proceso de cocina (el partido que obtenemos de esa buena informacin para construir un mapa de necesidades y posibilidades de aprendizaje) obtiene un buen plato de comida (un acertado diagnstico y un programa de acciones de aprendizaje con posibilidades reales de ayudar a la organizacin a conseguir sus objetivos de mejora y avance).

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El primer paso: obtener la informacin

Saber lo que necesito, tambin es un aprendizaje. Aumenta el nivel de consciencia sobre la realidad en la que intervenimos y permite orientar a resultados (eficacia) y a obtener un mejor partido del conjunto de recursos, los que utilizamos y los potenciales, disponibles (eficiencia). La informacin necesaria para identificar las necesidades se puede obtener de al menos cuatro mbitos clave: Mirar lo que hacemos y cmo lo hacemos: Anlisis de funcionamiento y organizacin. Mirar el resultado que se obtiene: Anlisis de transferencia e impacto. Mirar lo que hacen y consiguen otros: Anlisis de buenas prcticas externas e internas. Mirar a la realidad de las personas: Anlisis de necesidades de la poblacin.

Un mapa grfico de estos mbitos sera el siguiente:

Anlisis de funcionamiento y organizacin

Anlisis de necesidades de la poblacin

Anlisis de transferencia e impacto

Anlisis de buenas prcticas internas y externas

El primer punto permite rentabilizar al mximo los recursos y esfuerzos invertidos en la actual hiptesis de intervencin. Si conseguimos que todo funcione correctamente, que exista una participacin amplia y diversificada, si aumentamos la sostenibilidad de los recursos, etc Entonces obtendremos el mximo rendimiento a los procesos de intervencin. Mirar cmo se hacen las cosas, sirve para perfeccionar, nos permite identificar fallos y potencialidades de mejora. Por ejemplo: si aumentsemos la participacin de voluntarios, se podra dar mayor cobertura a los destinatarios, si conseguimos fideliizar y ampliar las fuentes de financiacin reducimos la incertidumbre sobre la continuidad a largo plazo del proyecto; si elevamos la

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competencia de las personas que interviene en el programa, mejoramos su interaccin con los destinatarios; etc. El segundo punto permite orientar a resultados las metodologas de intervencin del programa. Nos ayuda a ver la eficacia de lo que hacemos. Establece una medida del grado de consecucin de los objetivos del programa y su sostenibilidad. Por ejemplo: si el objetivo es disminuir en los jvenes el consumo de alcohol, a travs de los mecanismos necesarios de recogida y anlisis de informacin podramos conocer en qu medida disminuye la tasa y la frecuencia de consumo en los jvenes que pasan por el programa. De esta forma sabramos el impacto real que estamos consiguiendo con nuestra intervencin. Y por tanto, estaramos en situacin de elaborar nuevas hiptesis de intervencin y/o perfeccionar las metodologas actuales, para incrementar el impacto. El tercer punto ampliara aun ms el campo de visin, incorporando a otros proyectos y programas, tanto internos como externos. Permitindonos obtener ideas y propuestas de mejora. Si analizamos y profundizamos en las mejores prcticas podemos encontrar las claves de su xito y buscar formas para ajustarlas y aplicarlas en nuestro campo de intervencin. Y por ltimo, observando, recogiendo informacin sistemtica sobre los colectivos poblacionales con los que intervenimos, podremos identificar necesidades emergentes, la evolucin de los dficits y problemas que padecen para comprender mejor su situacin, podremos conocer con mayor precisin los factores causales que originan sus problemas, etc. Manejar toda esta informacin, procesarla y analizarla no es tarea fcil. Por eso se plantea un sistema progresivo de implantacin de los cuatro procesos descritos. Empezando por el primero, y avanzando segn se vaya implantando en el conjunto de programas hacia los siguientes, en el orden en el que se describen. En cierta medida, pasar de un sistema a otro, supone ir aumentando progresivamente la cantidad de informacin que se maneja, ampliando la mirada, abarcando progresivamente un pedazo mayor de realidad.

Anlisis de necesidades de la poblacin

Anlisis de buenas prcticas internas y externas

Anlisis de transferencia e impacto

Anlisis de funcionamiento y organizacin

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De esta forma, ampliando los lmites de la realidad que observamos, nuestra organizacin ir aumentando progresivamente su capacidad para obtener y manejar informacin significativa, que le permita identificar con precisin sus necesidades y posibilidades de mejora Siguiendo con el smil culinario anterior, el avance por los cuatro procesos del sistema de vigilancia es decir, ir implantando de forma progresiva cada uno de los procesos definidos, supone el incremento de la variedad de ingredientes (aumento la diversidad, tipologa, fuentes de procedencia, mbitos de observacin, etc.) de forma que se pueden cocinar platos ms variados, ms elaborados, etc En definitiva, tener una mayor capacidad para dar con la receta adecuada en funcin de la necesidad de nuestros comensales (destinatarios). A travs de los diferentes procesos de anlisis podemos obtener tres tipos de necesidades: Aquello que no va bien y que habra que mejorar (por ejemplo, si hay pocos voluntarios, si existe una baja diversidad de fuentes de financiacin, etc) Aquello que necesitamos mantener para que no descienda la calidad (por ejemplo, si se incorporan nuevos voluntarios, habr que formarlos adecuadamente). Los objetivos de mejora que se planteen (queremos aumentar la cobertura, el grado de satisfaccin de los destinatarios, la diversidad de servicios ofrecidos, etc)

Una vez que sabemos aquello que es necesario o que se desea mejorar, el siguiente paso consiste en transformarlo en una necesidad de aprendizaje. La forma ms general de definir una necesidad de aprendizaje es haciendo referencia al resultado que debe de obtener la aplicacin de lo aprendido. Por ejemplo, necesito aprender cmo lograr que participen ms voluntarios en un determinado programa. Necesito aprender cmo diversificar las fuentes de financiacin de un programa para reducir su vulnerabilidad y aumentar su sostenibilidad. Necesito saber cmo rentabilizar al mximo los recursos disponibles para aumentar la cobertura de mi programa de intervencin. De forma resumida, los pasos para identificar las necesidades y posibilidades de mejora: Preparar la recogida de informacin Recoger la informacin Juntar, organizar y sintetizar la informacin Comparar y valorar Identificar necesidades y posibilidades de mejora Establecer criterios y prioridades y decidir necesidades de aprendizaje Qu hacer con la informacin Una vez que se que necesito aprender puedo ver de dnde obtengo este aprendizaje, en general existen tres vas: lo que sabe la organizacin (tengo que ir a buscarlo), lo que ofrece la organizacin (tengo que cogerlo), lo que puedo inventar, (tengo que crearlo). Es decir, o es un conocimiento que ya existe, en cuyo caso puedo obtenerlo a travs de alguno de los procesos del sistema de distribucin; o es un conocimiento que o no existe, o no est disponible, por lo que tendr que generarlo por medio de alguno de los procesos del sistema de creacin. Si el conocimiento existe, y hay varias formas de obtenerlo, tendremos que analizar la forma ms rentable y fiable para llegar hasta l. Por ejemplo: si hay varios programas con una necesidad de

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mejorar aspectos de su gestin de voluntarios, seguramente ser rentable la realizacin de una accin formativa (un curso) para cubrirla. Sin embargo, si hay un solo programa que precisa mejorar su metodologa de intervencin especfica con un colectivo minoritario, seguramente ser ms rentable y directo ponerle en contacto con otros programas y experiencias que lleven tiempo trabajando con este colectivo. Para ello, debo de buscar en la informacin disponible en la organizacin, y ver en qu medida da cobertura a la necesidad (cursos disponibles, proyectos ya realizados, buenas prcticas, material documental, posibles nuevos cursos que se pueden planificar, etc). Se trata de encontrar aquellos aprendizajes que potencialmente pueden contribuir a conseguir los objetivos de mejora definidos, estableciendo hiptesis sobre su adecuacin e idoneidad para conseguir el objetivo. De forma resumida, los pasos para buscar posibilidades de aprendizaje seran: Buscar en la informacin existente y disponible (banco de conocimiento, experiencias de la organizacin, etc) Elaborar hiptesis de cobertura de la necesidad Seleccin de va distribuidora o creadora y concrecin de mecanismo de transferencia o de creacin Con el conjunto de posibilidades, y en funcin de los recursos disponibles y los criterios de oportunidad y viabilidad que consideremos se trata de configurar un programa de acciones de aprendizaje que ofrezca la mayor cobertura posible al conjunto de necesidades identificadas. De forma resumida, los pasos para elaborar programa de acciones de aprendizaje seran: Anlisis de recursos disponibles Anlisis de viabilidad de opciones encontradas Establecer criterios y prioridades y decidir Ya slo quedara realizar el conjunto de acciones programadas y facilitar el hecho de aplicarlas a la realidad de cada programa y departamento, que no es tarea fcil. Hay cosas que aprendo y puedo aplicar directamente. Hay cosas que aprendo y necesito adaptar, transformar, ajustar, para poder aplicar. Y hay cosas que tengo que inventar, probar y volver a inventar y perfeccionar para poder aplicar. De las necesidades de mejora, a las necesidades de aprendizaje, de estas a la seleccin de las fuentes y las acciones que proporcionarn el aprendizaje (participacin en cursos, acceso al conocimiento de la organizacin, participacin en seminarios de creacin y mejora, etc) y por ltimo a la utilizacin de lo aprendido, aplicndolo y cambiando lo necesario para conseguir las mejoras pretendidas. En resumen: Saber que tengo que aprender, Saber donde, de quien y como puedo aprenderlo Aprenderlo y aplicarlo

De forma grfica, el conjunto de pasos a realizar sera el siguiente:

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Preparar la recogida de informacin y recogerla

Identificar necesidades y posibilidades de mejora

Organizar la informacin y valorarla

Identificar necesidades de mantenimiento y mejora, priorizar y decidir

Necesidades de aprendizaje relacionadas con la necesidades de mantenimiento de la calidad y la mejora del programa

Buscar posibilidades de obtencin de los aprendizajes necesarios

Cursos y/o acc. formativas internas o externas

Seleccionar y organizar aquellas posibilidades de aprendizaje ms idneas.

Listado de posibilidades de aprendizaje para las distintas necesidades de mejora identificadas.

Proponer programa de acciones de aprendizaje

Anlisis de recursos disponibles

Anlisis de viabilidad de opciones de aprendizaje disponible

Establecer criterios y prioridades globales y decidir

Programa de estrategias y acciones de aprendizaje.

Grupos de creacin de nuevo conocimiento

Grupos de mejora

Procesos de apoyo y acompaamiento

Procesos de reciclaje, revisin y form. continua

Banco de conocimiento

Buscar posibilidades de aprendizaje

Existe y est disponible

No existe y/o no est disponible

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Una breve descripcin literaria del itinerario desde la identificacin de necesidades, hasta la incorporacin a la prctica habitual de forma que mejore el funcionamiento y los resultados previos, sera el siguiente
Se estructura un modelo de anlisis y se selecciona la informacin necesaria para realizarlo Se aportan las herramientas necesarias para realizar la recogida de informacin Se implica a los equipos de los departamentos, programas para participar en el anlisis

Se recoge la informacin de forma fiable, incorporando los diferentes puntos de vista

Se organizan los informes comparativos entre los resultados globales y especficos por territorio

La informacin se devuelve y se explota junto con la informacin de resto de proyectos equivalentes del conjunto de territorios

La informacin se devuelve y se explota junto con la informacin de resto de proyectos equivalentes en el territorio

Se identifican los dficits principales y se realizan propuestas globales para su mejora

Se identifican los dficits principales en el territorio en cada rea y se concretan propuestas especficas para mejora

El conocimiento est disponible Se plantean acciones formativas y de aprendizaje para transferir el conocimiento necesario

El conocimiento no est disponible Se plantean un proceso colectivo de creacin, de mejora, o de adaptacin de buenas prcticas de fuera de la organizacin

Se pone en prctica lo aprendido, dando el tiempo necesario para permitir la adaptacin y la aparicin de los efectos previstos

Se mejora realmente el funcionamiento y se obtienen mejores resultados que con la praxis anterior

No basta con dar cursos, si se quiere asegurar el cambio y la mejora es necesario garantizar que se dan todos los pasos descritos, hasta lograr el impacto esperado. Este es el propsito central de la red.

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Resumen de puntos clave

Aprender para mejorare Aprender lo que ayude a mejorar Se aprende para mejorar. El aprendizaje es un mecanismo de regulacin del cambio. Para seguir haciendo lo mismo no es necesario aprender nada. Por tanto, para saber lo que necesitamos aprender, primeramente debemos saber lo que debemos y/o podemos mejorar: Aquello que no va bien y que habra que mejorar (por ejemplo, si hay pocos voluntarios, si existe una baja diversidad de fuentes de financiacin, etc) Aquello que necesitamos mantener para que no descienda la calidad (por ejemplo, si se incorporan nuevos voluntarios, habr que formarlos adecuadamente). Los objetivos de mejora que se planteen (queremos aumentar la cobertura, el grado de satisfaccin de los destinatarios, la diversidad de servicios ofrecidos, etc) Para encontrar aquello que necesitamos y/o podemos mejorar, podemos mirar al menos en cuatro sitios: En lo que hacemos y como lo hacemos: Anlisis de funcionamiento y organizacin. En lo que conseguimos con lo que hacemos: Anlisis de transferencia e impacto. En lo que hacen otros: Anlisis de buenas prcticas internas y externas. En el conjunto de la poblacin: Anlisis de problemas, dficits y necesidades poblacionales. Si sabemos lo que queremos mejorar, lgicamente debemos aprender aquello que nos haga posible realizar esta mejora. Y por tanto la siguiente pregunta lgica es de dnde y cmo lo puedo aprender. Las respuestas las podemos clasificar en dos grandes bloques: El conocimiento necesario existe y est accesible: Se obtiene a travs del sistema de distribucin (acciones formativas, consulta documental y de experiencias en el banco de conocimiento, etc) El conocimiento necesario no existe o no est accesible: Se obtiene a travs del sistema de creacin (grupos de mejora, grupos de creacin , grupos de adaptacin, etc) Una vez identificadas las fuentes de aprendizaje, es necesario tener en cuenta los recursos disponibles, y bajo criterios de rentabilidad de las acciones, establecer prioridades y tomar decisiones para proponer un programa de acciones de aprendizaje lo ms eficiente y eficaz posible. Y que en la medida de lo posible facilite y estimule la aplicacin de lo aprendido para la consecucin de las mejoras planteadas.

Donde buscar lo que necesitamos y podemos mejorar

Dnde encontrar lo que necesitamos aprender

Construir una propuesta de acciones de aprendizaje

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