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Operacin de Microsoft Word

Ortografa y gramtica
Una importante caracterstica de Word as como de otros procesadores de texto, es el disponer de diccionarios en varios idiomas, con los cuales se puede verificar la ortografa de las palabras ingresadas en los documentos.

Especificacin del Idioma


Cuando se comienza a escribir en un documento, Word tiene definido por defecto un idioma (forma parte de la plantilla Normal), que para la mayora de los casos es el Espaol dado su corriente uso. Esto no impide que el usuario pueda escribir sus documentos o parte de estos en otro idioma; simplemente cambiando el idioma del documento o definiendo la seleccin de texto que tendr otro idioma. La definicin del idioma es muy importante para Word dado que basa la correccin ortogrfica que este realiza, comparando las palabras ingresadas en un documento, con las incorporadas en los diccionarios de idiomas instalados. Adems de utilizar un diccionario de idioma en particular, Word utiliza diccionarios personales confeccionados por el usuario. De esta manera se pueden incorporar a estos, palabras de uso comn que no se encuentran en los diccionarios predefinidos. Para definir un idioma diferente a un nuevo documento o parte de l, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Si se trata de parte de un documento; primero se debe seleccionar dicho texto. Si se trata de todo un documento nuevo, realizar la accin antes de comenzar a ingresar texto. Seleccionar la opcin Idioma del men Herramientas. Escoger la opcin Definir idioma y posteriormente del cuadro de dilogo que se despliega, seleccionar el idioma deseado. El botn Predeterminar, cambia el idioma por defecto para todos los nuevos documentos que se inicien (de esta forma se modifica la plantilla Normal.dot). La definicin de un idioma distinto para parte de un documento (lo seleccionado en ese momento), implica que Word identifique dicha seleccin en el idioma especificado, no mostrando como errores las palabras que se encuentran correctamente escritas para dicho idioma

2. 3.

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Revisin ortogrfica y gramatical


Word incluye dos mtodos distintos para realizar la revisin ortogrfica y gramatical: A medida que se escribe, Word puede revisar automticamente el documento y subrayar posibles errores ortogrficos y gramaticales. Para corregir los errores que se van sucediendo se utiliza el men contextual que se despliega al accionar el botn derecho del ratn sobre los errores identificados. Al terminar de crear un documento, se le puede indicar a Word que busque los errores ortogrficos y gramaticales en todo el documento. Cuando Word encuentre un posible error, se lo puede corregir y, a continuacin, continuar con la revisin. Word tambin cuenta con la funcin de Autocorreccin que permite corregir automticamente errores tipogrficos, ortogrficos y gramaticales frecuentes. Por ejemplo, si se escribe qeu y, a continuacin, deja un espacio o escribe cualquier otro signo de puntuacin, Word lo sustituye automticamente por "que. La ortografa de Word tambin detecta otros problemas: palabras duplicadas el el, palabras con maysculas equivocadas maYO, palabras que deberan empezar por maysculas montevideo y palabras que deberan ir todas en mayscula MS-dos. Tambin se pueden definir opciones adicionales en el cuadro de dilogo Ortografa. El Word resalta rpidamente las palabras del documento que no coinciden con las del diccionario principal definido o con el diccionario personal del usuario. De esta manera subraya los errores ortogrficos con una lnea ondulada roja y los errores gramaticales con una lnea ondulada verde, lo que facilita su localizacin al comprobar el documento. Para que Word identifique los errores ortogrficos y gramaticales mientras se escribe el documento, es necesario que estn definidas algunas opciones de configuracin. Para ver cuales son las opciones de configuracin habilitadas y deshabitadas en cuanto a la ortografa y a la gramtica, se debe seleccionar la opcin Opciones del men Herramientas, y posteriormente la ficha Ortografa y Gramtica. Las casillas de verificacin

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Revisar ortografa mientras escribe en la seccin Ortografa y Revisar gramtica mientras escribe en la seccin Gramtica, deben estar activas si se pretende que Word identifique las palabras mal escritas y los errores gramaticales mientras se escribe un documento. Word muestra este icono en la parte derecha de la barra de estado, para indicar que hay errores ortogrficos en el documento.

Revisin ortogrfica y gramatical del documento


Para corregir rpidamente las palabras con errores, luego de seleccionar la palabra (haciendo doble clic sobre la misma) mal escrita subrayada en rojo, se debe hacer doble clic sobre el icono de libro abierto localizado en la barra de estado. Con esta accin Word presenta un cuadro de men contextual con posibles sugerencias y opciones adicionales que se pueden adoptar. Otra forma de que se presente el mismo men contextual de forma de corregir rpidamente un error, es haciendo un clic con el botn derecho (secundario) del ratn sobre la palabra identificada. Para corregir el error solo basta seleccionar la opcin correcta del men que se presenta. Si se quiere pasar a un cuadro de dilogo de ortografa o gramtica ms completo se debe seleccionar la opcin Ortografa de dicho men contextual. Para revisar y corregir un documento de forma ms detenida se debe seleccionar la opcin Ortografa y gramtica del men Herramientas. La herramienta Ortografa de la barra de herramientas Estndar, permite realizar la misma accin iniciando la revisin ortogrfica y gramatical.

Si hay texto seleccionado en el momento de ejecutar el comando Ortografa, Word revisar dicha seleccin y una vez finalizado esto, pedir confirmacin para revisar el resto del documento.

La revisin de la gramtica se efecta de la misma manera que la ortografa y la manera de realizar las correcciones es prcticamente anloga. Al realizar la revisin ortogrfica y gramatical, cuando se localiza una palabra

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que no est en el diccionario del idioma especificado o el diccionario personal del usuario, Word presenta un cuadro de dilogo, el cual permite decidir las diferentes acciones a realizar. Las posibilidades de accin son las siguientes: Omitir: Ignora esta vez la aparicin de dicha palabra. Omitir todas: Ignora todas las apariciones de dicha palabra. Cambiar: Cambia la palabra encontrada por la sugerencia seleccionada. Cambiar todas: Cambia todas las apariciones de dicha palabra por la sugerencia seleccionada. Autocorreccin: Cambia la palabra encontrada por la sugerencia seleccionada agregndolas a ambas en la lista de autocorreccin. (por ms informacin

sobre esta funcin, consultar el captulo Funciones automticas de Word)


Agregar: Incorpora la palabra localizada al diccionario personal definido por el usuario. En el siguiente ejemplo Word se detiene en una palabra con falta de ortografa.

Word resalta la palabra errnea en el documento y presenta el cuadro de dilogo Ortografa y gramtica del idioma definido para esa parte del documento. Si se quiere corregir la palabra, se deber seleccionar la opcin correcta de la lista de sugerencias o alternativas de sustitucin, y luego hacer un clic en el

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botn Cambiar. Luego de esto, Word reanudar la bsqueda de errores a partir de esa posicin. Si la palabra se encuentra bien escrita o es usada muy a menudo (el caso ms comn es el de los nombres propios), pero Word la identifica como un error ortogrfico, el usuario puede incorporar dicha palabra a su diccionario personal, de forma que en una prxima revisin no sea tomada como error por estar formando parte del diccionario personal. Para agregar la palabra al diccionario personal se debe seleccionar el botn Agregar. Tambin se puede agregar el error ortogrfico y su correccin luego de seleccionarla de la lista de sugerencias, a la lista de Autocorreccin con el correspondiente botn, de modo que Word corregir el error automticamente mientras se escribe el documento. En el siguiente ejemplo Word se detiene en una oracin con error de gramtica.

En este caso Word resalta toda la oracin en el documento. Para corregir este error, se debe seguir un proceso anlogo al anterior. Tambin se puede corregir un error realizando las modificaciones necesarias directamente en la zona superior del cuadro de dilogo Ortografa y gramtica, donde aparece el cursor junto al error identificado. Luego de la edicin se debe realizar la actualizacin en el documento seleccionando el botn Cambiar. Esta

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forma de realizar arreglos se pude hacer con cualquier tipo de errores localizados en una revisin ortogrfica y gramatical. Tambin se puede saltear texto durante la revisin ortogrfica o gramatical de forma de acelerar la revisin, de esta forma se puede impedir que Word revise el texto especializado; por ejemplo, una lista de nombres de productos o texto escrito en otro idioma. Para marcar parte de un documento como de no revisar, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. Seleccionar el texto que no se desee revisar. Seleccionar la opcin Idioma del men Herramientas, y posteriormente escoger la opcin Definir idioma. En el cuadro de dilogo que se despliega, seleccionar en el cuadro Marcar texto seleccionado como, la opcin No revisar (al principio de la lista).

3.

Sinnimos y antnimos
Word tiene tambin la capacidad de sugerir al usuario sinnimos o antnimos de una determinada palabra, con el objeto por ejemplo de evitar repeticiones. Para utilizar este comando, se tiene que disponer del archivo de sinnimos del idioma en que se est trabajando. Para utilizar este comando, se tiene que disponer del archivo de sinnimos del idioma en que se est trabajando. Si el comando Sinnimos no aparece en el submen Idioma, se deber instalar el diccionario de sinnimos del idioma correspondiente. Para buscar palabras en el diccionario de sinnimos, se deben seguir los siguientes pasos: 1. 2. Seleccionar o escribir la palabra del documento para la que se desee encontrar un sinnimo, un antnimo o palabras relacionadas. Seleccionar la opcin Idioma del men Herramientas, y posteriormente escoger la opcin Sinnimos. Del cuadro de dilogo de sinnimos del idioma especificado que se despliega, seleccionar las opciones que se deseen.

3.

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Opciones del cuadro de dilogo Sinnimos


Sinnimos para: Muestra la palabra o la frase seleccionada antes de ejecutar el comando Sinnimos o presenta la ltima palabra buscada. Si la palabra seleccionada no se encuentra en el diccionario de sinnimos, el nombre del cuadro cambia a No se encontr. Para buscar una palabra diferente, se debe escribir dicha palabra en el cuadro Reemplazar con el sinnimo o Insertar y, a continuacin, hacer clic en el botn Buscar. Significados/Lista alfabtica: Muestra una lista de opciones de la cual se puede seleccionar el sinnimo ms apropiado para el contexto de la palabra o frase seleccionada. Si Word no encuentra un sinnimo para la palabra o frase seleccionada, el cuadro Significados muestra una Lista alfabtica de las entradas cuya ortografa sea similar a la palabra o frase. Reemplazar por el sinnimo/Insertar: Presenta todos los sinnimos, antnimos o palabras relacionadas con la palabra seleccionada en el cuadro Significados o Lista alfabtica. Si no se seleccion nada al ejecutar el comando Sinnimos, el cuadro se denominar Insertar. Para buscar una palabra dado que no se haba seleccionado ninguna, se la debe escribir en el cuadro Insertar y, a continuacin, hacer clic en el botn Buscar. Reemplazar: Este botn permite reemplazar la palabra o frase seleccionada en el documento con la palabra o frase existente en ese momento en el cuadro Reemplazar con. Si no se seleccion nada al ejecutar el comando Sinnimos, el botn se denominar Insertar. El botn Insertar estar disponible en el momento en el que escriba algo en el cuadro Insertar. Buscar: Este botn muestra una lista de sinnimos para la palabra ingresada en el cuadro Reemplazar con o Sinnimos para.

Dividir el texto automtica o manualmente


Para que los documentos tengan un aspecto cuidado y profesional, se puede utilizar la funcin de Divisin de palabras. Por ejemplo, se pueden dividir las palabras para eliminar los espacios o las franjas blancas en textos justificados o para conservar longitudes de lnea uniformes en columnas estrechas. Pueden dividirse las palabras del texto manual o automticamente. Si se dividen las palabras manualmente, Word buscar en el documento las palabras que debe dividir y despus confirmar si se desea insertar un guin y dnde se desea colocarlo. Para tener un mayor control sobre la divisin de palabras, se puede utilizar guiones opcionales y guiones de no separacin. Los guiones opcionales se utilizan para controlar dnde debe separarse una palabra o una frase, como "Autoformato", si la palabra coincide con el final de una

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lnea, por ejemplo, "Auto-formato". Los guiones de no separacin se utilizan para evitar que se divida una palabra o frase, como "MS-DOS", si coincide con el final de una lnea.

Se recomienda realizar la divisin de palabras una vez redactado y modificado el documento, ya que si se agrega y elimina texto, la divisin de las lneas puede verse afectada.

Dividir el texto automticamente


Para dividir el texto automticamente, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. Seleccionar la opcin Idioma del men Herramientas, y posteriormente escoger la opcin Guiones. En el cuadro de dilogo que se despliega, activar la casilla de verificacin Divisin automtica del documento. En el cuadro Zona de divisin, escribir un valor para el espacio que se deba incluir entre el final de la ltima palabra de una lnea y el margen derecho del documento.

3.

Para reducir el nmero de guiones, se debe especificar un ancho mayor en la zona de divisin. Para reducir el aspecto irregular del margen derecho, se debe especificar un ancho menor en la zona de divisin. En el cuadro Limitar guiones consecutivos a, se debe especificar el nmero de lneas consecutivas que pueden llevar un guin al final o en todo caso no limitar.

Si el comando Guiones no aparece en el submen Idioma, se deber instalar la herramienta de divisin de palabras para Word.

Para evitar que Word divida las palabras de una parte del documento de forma automtica, se debe seleccionar el texto y despus escoger la opcin Prrafo del men Formato. Posteriormente seleccionar la ficha Lneas y saltos de pgina y, a continuacin, se debe activar la casilla de verificacin No dividir con guiones.

Tener en cuenta que si el texto est marcado con el formato No revisar (ver
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seccin Idioma), Word no dividir con guiones el texto.

Dividir el texto manualmente


Para dividir procedimiento: 1. el texto manualmente, se debe realizar el siguiente

Para dividir las palabras de una parte del documento, se debe seleccionar el texto que se desee. Para dividir las palabras de todo el documento, se debe comprobar que no haya texto seleccionado. Seleccionar la opcin Idioma del men Herramientas, y posteriormente escoger la opcin Guiones. En el cuadro de dilogo que se despliega, seleccionar el botn Manual. Si Word identifica una palabra o una frase que se debe separar y no desea insertar un guin en la ubicacin propuesta, se debe seleccionar el botn S. Si se desea pasar por alto la divisin sugerida, se debe seleccionar el botn No.

2. 3. 4.

Si se desea insertar el guin en otra parte de la palabra, se deben utilizar las teclas de direccin para desplazar el punto de insercin hasta dicha ubicacin y despus seleccionar el botn S.

Controles de guiones adicionales


Insertar un guin opcional para controlar el lugar donde se va a dividir una palabra o frase: Un guin opcional slo divide la palabra o la frase cuando coincide con el final de la lnea. Si la palabra o la frase queda al principio o en el medio de una lnea, el guin opcional no aparece en el documento impreso. Para incorporar procedimiento: 1. 2. un guin opcional, se debe realizar el siguiente

Hacer un clic en el lugar donde se desee insertar el guin opcional. Presionar las teclas C y la tecla de guin en combinacin. Insertar un guin de no separacin para evitar que se divida una palabra o una frase: Un guin de no separacin evita que una palabra o la frase se divida cuando

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coincide con el final de la lnea. Para incorporar un guin de no separacin, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. Hacer un clic en el lugar donde se desee insertar el guin de no separacin. Presionar las teclas C +

S y la tecla de guin en combinacin.

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