Está en la página 1de 15

Microsoft Excel

MANUAL DE EXCEL

José Pablo Salas Área de Física Aplicada Departamento de Química Universidad de La Rioja

1

Excel

1 ¿Qué es Microsoft Excel?

Excel es una hoja de cálculo y como tal permite la realización de una serie de operaciones a partir de datos utilizando fórmulas. La idea de las hojas de cálculo es que estas fórmulas sean independientes de los datos que se utilicen de modo que si estos datos varían, el resultado de la fórmula se recalcula automáticamente. Además, Excel permite la representación gráfica de estos datos.

Las hojas de cálculo pueden utilizarse en muchos ámbitos distintos: economía, empresa,

y también en educación. Por ejemplo, a través de una hoja de cálculo

pueden realizarse tareas de gestión del centro escolar en general o de un grupo de alumnos en

ingeniería, medicina

particular. También pueden plantearse y resolverse problemas y dar soluciones gráficas a los mismos.

2 Ejecución de Microsoft Excel

1.- Enciende el ordenador. 2.- Ejecuta la aplicación Microsoft Excel.

el ordenador. 2.- Ejecuta la aplicación Microsoft Excel. 3 Elementos de la ventana de Excel 

3 Elementos de la ventana de Excel

Microsoft Excel. 3 Elementos de la ventana de Excel  La barra de títulos . Contiene

La barra de títulos. Contiene el nombre de la aplicación, Microsoft Excel, así como el nombre del documento. Si no tiene nombre, Excel lo llama Libron, donde n indica el número del documento sin título. En la esquina superior derecha se encuentran los botones de cerrar, maximizar y minimizar que se refieren a la aplicación.

Las barras de desplazamiento (vertical/horizontal).

2

Microsoft Excel

La barra de menús. Alberga los comandos principales de Excel. A su vez, cada uno de ellos contiene un menú de comandos.

La barra de herramientas Estándar. Son los botones situados debajo de la barra de menús y proporcionan los comandos que se utilizan más a menudo.

La barra de herramientas de Formato. Son los botones situados debajo de la barra de herramientas estándar y controlan la apariencia y el tamaño del texto, así como los formatos de carácter y de párrafo.

La barra de estado. Situada en la parte inferior de la pantalla muestra algunas características de Excel activas.

Ventana del programa: A diferencia de Word, cuando abrimos Excel vemos que en pantalla

aparecen una serie de filas numeradas 1,2,3

Estas filas y columnas tienen como intersección una serie de casillas llamadas celdas que se nombran atendiendo a su fila y columna, por ejemplo: A3. Al referirnos a esta celda nos estamos refiriendo a su contenido, que puede ser modificado. En Excel trabajamos celda a celda, la celda en la que nos encontramos en cada momento recibe el nombre de Celda Activa.

y columnas ordenadas alfabéticamente A, B, C

En un principio todas las celdas están vacías, para llenarlas podemos colocar:

- Valores numéricos. Números enteros y decimales. El signo – precede a los números

negativos. El separador decimal es la coma. Podemos escribir también porcentajes 7%.

- Valores alfanuméricos. Es el texto normal.

- Fórmulas. Deben comenzar con el signo =.

Además, en la esquina superior derecha se encuentran los botones de cerrar, maximizar y minimizar que se refieren al documento.

Área de referencia: Aparece debajo de la barra de herramientas en la esquina izquierda. Contiene el nombre de la Celda Activa.

Barra de fórmulas: En ella aparece el contenido de la Celda Activa.

4 Los menús

Archivo. Estos comandos gestionan los documentos (guardar, crear, recuperar e imprimir documentos).

Edición. Estos comandos manipulan texto (copiar, cortar, pegar,

Ver. Estos comandos controlan la apariencia de tu documento en la pantalla.

Insertar. Este comando permite insertar en un documento otros documentos, símbolos especiales, gráficos y otros elementos.

Formato. Estos comandos controlan la apariencia de las celdas.

Herramientas. Estos comandos permiten comprobar la sintaxis, buscar sinónimos, separar palabras con guiones en el documento,

Datos: Este comando realiza y controla operaciones más avanzadas (Base de Datos).

Ventana. Gestiona la disposición de los distintos documentos en la pantalla.

Ayuda (?). Sistema de ayudas.

5 Libros.

Los libros son conjuntos de hojas de cálculo que se encuentran dentro del mismo fichero. Para ver en qué hoja nos encontramos y desplazarnos de una hoja a otra utilizaremos una barra

que aparece en la parte inferior de la pantalla. Otra posibilidad es pulsar en las solapas que

aparecen en la parte inferior de la pantalla (Hoja 1, Hoja 2

está en vídeo inverso, se refiere a la Hoja Activa. Por defecto los libros están formados por tres hojas.

Observa las solapas, una de ellas

).

3

6

Creación de una hoja de cálculo.

Una vez que hemos abierto Excel, siempre que queramos crear una hoja de cálculo nueva, elegiremos Archivo/Nuevo.

Posteriormente escribiremos nuestros datos en las celdas. Si nos fijamos en la pantalla vemos que una de las celdas aparece resaltada con respecto a las demás: es la celda activa. En ella tenemos la posibilidad de escribir. Lo que escribas en la celda activa se refleja también en la barra de fórmulas y viceversa. Una vez terminado lo que queremos escribir en cada celda, es suficiente con dar un Enter para validar el dato. Para desplazarnos de una celda a otra podemos utilizar los cursores o el ratón, o bien hacer clic en la celda deseada.

La mejor manera de trabajar en una hoja de cálculo es hacerlo con orden.

En primer lugar ponemos las etiquetas que describan los datos de las filas y columnas en las celdas deseadas

   

barra

de

fórmulas

 

A

B

C

D

E

F

1

           

2

   

Teoría

Práctica

Nota media

 

3

 

Alunmo1

       

4

 

Alumno2

       

5

 

Alumno3

       

En segundo lugar escribiremos las fórmulas. En el ejemplo anterior, queremos calcular la nota media obtenida por cada uno de los alumnos a partir de las notas obtenidas en los exámenes de teoría y prácticas. Para escribir las fórmulas nos colocamos en la celda deseada y escribimos = FORMULA. Por ejemplo, en el caso de la nota media asignada al primer alumno escribimos en la casilla E3 la fórmula = (C3+D3)/2, atención a los paréntesis, y pulsamos Enter. Al hacer esto obtendremos un cero como resultado de la fórmula. Si queremos podemos ver la fórmula introducida en la barra de fórmulas.

Finalmente, debemos introducir los datos correspondientes a las notas en cada una de las celdas. Al ir introduciendo dichos datos veremos como la nota media se recalcula automáticamente.

Una vez realizado este proceso podemos “ponerlo bonito” cambiando los formatos.

Al terminar la hoja de cálculo (o incluso antes) debemos guardarla, para ello vamos al menú de Archivo y utilizamos las opciones de Salvar o Salvar como.

Para salir de la aplicación Excel simplemente Archivo/Salir.

7 Referencias a las celdas.

Para referirnos a una celda en una fórmula tenemos dos opciones. Una primera opción es teclear el nombre de la celda. Una segunda opción, más conveniente, es seleccionarla. Para ello una vez que estamos dentro de la fórmula, hacemos clic en la celda a referenciar. Esta celda aparecerá con un contorno parpadeante.

También podemos necesitar tomar rangos de celdas, es decir, conjuntos de celdas contiguas que tengan una forma rectangular.

4

Microsoft Excel

Microsoft Excel Para seleccionar un rango tenemos nuevamente dos opciones: 1. Teclear el rango deseado. Para

Para seleccionar un rango tenemos nuevamente dos opciones:

1. Teclear el rango deseado. Para identificar un rango se utiliza la siguiente nomenclatura. En primer lugar, se teclea el nombre de la celda que ocupa el extremo superior izquierdo, luego dos puntos y, por último, el nombre de la celda que ocupa el extremo inferior derecho. En el ejemplo A1:B5.

2. Nos colocamos en la primera celda del rango, en este caso A1, mantenemos pulsado el botón izquierdo del ratón y lo desplazamos por el conjunto de celdas. Observarás como todo el conjunto aparece en negro, excepto una celda que aparece en blanco.

En el caso en el que queramos seleccionar rangos discontinuos, una vez seleccionado el primer rango, pulsamos el botón de Control y manteniéndolo pulsado repetimos el proceso de selección para el resto del rango.

8 Cortar, copiar, mover, borrar.

Es muy importante saber utilizar este tipo de opciones. Para ello seleccionamos la celda que deseamos, vamos al menú de Edición y elegimos la opción deseada. Con el tiempo se aprende a utilizar otros procedimientos que permiten agilizar el proceso, por ejemplo mediante combinaciones de teclas o con el cuadro de llenado (cuadrito de la esquina inferior derecha).

El resultado de copiar y pegar fórmulas en Excel es diferente del resultado obtenido en Word. Cuando copiamos y pegamos una fórmula en Excel no hacemos una copia exacta de esa fórmula, sino que hacemos una copia relativa. Este comentario se entenderá mejor con un ejemplo. Supongamos que en la celda B5 aparece la siguiente fórmula =A1-A2, la copiamos y pegamos en la celda B15, es decir 10 posiciones más abajo. Al hacer este proceso, la fórmula que obtenemos es =A11-A12, es decir, pegamos la anterior fórmula pero con sus referencias actualizadas a la nueva posición: 10 filas hacia abajo. Si la pegamos en C5 lo que aparece es =B1-B2, es decir, la fórmula actualizada a la nueva posición: 1 columna hacia la derecha. Excel por defecto trabaja con referencias relativas.

Habitualmente, una fórmula de una celda suele copiarse y pegarse en una celda contigua. Así, en el ejemplo anterior, la fórmula para la Nota media del Alumno1 es válida, con sus

5

referencias actualizadas, para la Nota media del Alumno2. Para hacer este proceso de copiar y pegar de forma más rápida, existe el cuadro de rellenado. Este es un cuadrito situado en la esquina inferior derecha de la celda activa. Si pinchamos sobre él con el botón izquierdo del ratón y arrastramos a la celda contigua, la fórmula se copia y se pega en dicha celda.

Si queremos que la referencia a una celda en una fórmula no se desplace al copiar dicha fórmula debemos utilizar referencia absolutas. La manera de referirse de forma absoluta a una celda consiste en añadir el símbolo de $ a la referencia tanto delante de la letra como delante del número, por ejemplo: $A$1. Así, supongamos que en la celda B5 aparece la siguiente fórmula =$A$1-$A$2, y que la copiamos y pegamos en la celda B15, entonces obtendremos la misma fórmula =$A$1-$A$2. Pensar como ejercicio qué ocurre si tenemos en la celda B5 la fórmula =$A$1-A2 y la copiamos y pegamos en B15.

9 Funciones predefinidas.

Existe en las hojas de cálculo un gran número de funciones que permiten realizar infinidad de tareas de forma rápida y sencilla. Es fundamental conocer algunas de ellas. Así, en el ejemplo anterior podemos escribir, en la celda de la nota media del Alumno1, la fórmula = PROMEDIO(C3:D3). Esta fórmula calcula la media de todas los datos incluidos en celdas situadas en el rango. Observar que en esta fórmula el rango de celdas está formado únicamente por dos celdas C3 y D3. Podemos encontrar todo el conjunto de funciones de Excel pulsando el botón del asistente de

por dos celdas C3 y D3. Podemos encontrar todo el conjunto de funciones de Excel pulsando

funciones

. Estas funciones están organizadas por categorías y dentro de categorías por

nombres.

10 Ejemplo 1: ESTUDIO DE GASTOS DE COLEGIOS

Como norma, son datos de entrada los que aparecen en las celdas grises, el resto son calculados mediante fórmulas o extendiendo. En primer lugar debes introducir los datos que se encuentran en sombra gris. En segundo lugar introduce las fórmulas, que deben empezar con un símbolo =. Para confeccionar las fórmulas puedes utilizar los operadores aritméticos que representan a las operaciones matemáticas básicas como son: suma: +, resta: -, multiplicación: *, división: /, porcentaje: % (20% = 0,20), exponente: ^ (2^3 = 8). Además, necesitarás algunas funciones. Como recordarás las funciones las puedes encontrar en el asistente de funciones. Las que vamos a utilizar en este ejemplo son:

=SUMA(arg1:arg2) : suma los valores que aparecen en el rango correspondiente.

=MAX(arg1:arg2): proporciona el máximo del rango.

=PROMEDIO(arg1:arg2): proporciona la media del rango. Debes recordar que las fórmulas y las series debes extenderlas (copiar y pegar utilizando el cuadrado de rellenado). Nota: Fíjate qué sucede al extender la columna de Diferencia con el máximo.

11 Formatos

Una vez que se ha terminado de introducir los datos de entrada y las fórmulas, ha llegado la hora de arreglar la presentación. Para ello podemos utilizar los comandos del menú formato. Muchos de ellos tienen un acceso rápido en la barra de herramientas de formato.

6

Microsoft Excel

En primer lugar debes seleccionar la celda o rango de celdas sobre el que vas a trabajar, una vez seleccionado elige Formato/celdas y dentro de la ventana verás diferentes posibilidades. Las más interesantes son:

1. Formato/número: número, moneda, fecha, porcentaje.

2. Formato/alineación: izquierda, derecha, justificado, centrar, centrar en varias columnas.

3. Formato/fuente: estilo, tamaño, color.

4. Formato/bordes.

Existen otras operaciones interesantes que permiten modificar el tamaño de las filas,

Para ello selecciona la fila, columna o celda y

columnas, mostrar u ocultar filas o columnas

elige Formato/Fila o Formato/Columna, y a continuación la opción deseada.

12 Ejemplo 1

Ejemplo 1

ESTUDIO DE GASTOS

Colegios de:

Logroño

 
Trimestre 1
Trimestre 1

Trimestre 2

Trimestre 3

Trimestre 4

Total por colegio

Colegio 1

3.600

2.250

3.420

3.000

12.270

Colegio 2

2.950

3.250

4.000

2.500

12.700

Colegio 3

4.250

3.750

2.000

1.500

11.500

Total por trimestre

10.800 €

9.250 €

9.420 €

7.000 €

Total gastos anuales:

36.470

Máximo valor gastado en un colegio
Máximo valor
gastado en
un colegio

12.700

 

Diferencia con el máximo

Promedio de gastos

Colegio 1

430 €

3.067,50 €

Colegio 2

0 €

3.175,00 €

Colegio 3

1.200 €

2.875,00 €

13 Ejercicio 2 Calificaciones

Ejercicio 2

Calificaciones

PESO DE CADA EXAMEN

7

EXAMEN 1

EXAMEN 2

EXAMEN 3

 

20%

30%

50%

Apellido 1

Apellido 2

Nombre

Examen 1

Examen 2

Examen 3

Media ponderada

Aguillo

Martínez

Óscar

9,5

10

9

9,4

Arpón

Ibáñez

Luisa

1

3,2

2,76

2,54

Domínguez

Calleja

Blanca

4

5,4

5,05

4,95

González

González

César

7,5

8

7

7,4

Pascual

Martínez

Sara

2

3

6

4,3

Reinares

Sáenz

María

7

8

6,5

7,05

14 Ejercicio 3 Librería Central

Ejercicio 3

Librería Central

a:

Enrique García Aparicio

Ronda 27

28005 Madrid

Factura nº

3245

 

Nº Artículo

Cantidad

Cantidad

Descripción

Precio

Total

Pendiente

 

pedida

servida

unitario

de servir

3301

3

3

Guía Excel

12,50 €

37,50 €

0

3303

4

2

Matemáticas

15,00 €

30,00 €

2

3305

10

9

Informática

25,25 €

227,25 €

1

 

TOTAL

 

294,75 €

IVA

:

16%

47,16 €

Total factura

   

341,91 €

15 La función =SI( )

La función SI es una de las más potentes que tiene Excel. La sintaxis de esta función es:

=SI (condición; respuesta verdad; respuesta falso)

es decir, es una función con tres argumentos separados por un punto y coma (;). El primero de los argumentos es una condición. Para crear condiciones se utilizan los símbolos relacionales de igualdad y comparación: =, <, >, <=, >=, <> (distinto de). Esta función ejecuta la expresión que tengamos en respuesta verdad en el caso en el que la condición es cierta y la respuesta falso en el caso en el que la condición sea falsa. Tenemos

8

Microsoft Excel

acceso a ella si activamos la ventana de pegar una función predeterminada dentro del grupo de las funciones lógicas. Nota: Si en la función SI, quieres comparar o escribir texto, debes escribirlo entre “comillas”. Para escribir un blanco escribe “”.

Observa el funcionamiento de la función SI en el siguiente ejemplo.

funcionamiento de la función SI en el siguiente ejemplo. En el anterior ejemplo disponemos de una

En el anterior ejemplo disponemos de una condición a través de la función SI para valorar si un alumno ha conseguido superar la asignatura o no. Sin embargo, ¿cómo podemos obtener la calificación en forma de nota simbólica que ha obtenido cada persona? La función SI se puede combinar para crear estructuras anidadas del tipo:

=SI (condición1; SI (condición2; respuesta verdad2; respuesta falso2); respuesta

falso1)

=SI (condición1; SI (condición2; respuesta verdad2; respuesta falso2); SI (condición3; respuesta verdad3; respuesta falso3))

Este tipo de estructuras me permite resolver el problema como vemos en el siguiente ejemplo.

resolver el problema como vemos en el siguiente ejemplo. 16 La función CONTAR.SI( ) Esta función

16 La función CONTAR.SI( )

Esta función devuelve el número de celdas de un rango que verifican un determinado criterio. La sintaxis de esta función es:

=CONTAR.SI(rango; criterio)

9

En el caso en el que el criterio no sea una referencia a una celda, este criterio debe ir entre comillas. Tenemos acceso a ella si activamos la ventana de pegar una función predeterminada dentro del grupo de las funciones estadísticas. Continuando con el ejemplo anterior, suponer que nos interesa tener un informe del número de alumnos que han superado y no han superado la asignatura, así como de la nota que se ha conseguido. Con la función CONTAR.SI podemos resolver este problema.

Con la función CONTAR.SI podemos resolver este problema. 17 Gráficos Los gráficos son una opción muy

17 Gráficos

Los gráficos son una opción muy interesante de Excel, ya que nos permiten obtener una representación visual de los datos que contienen las hojas. Excel dispone de muchos tipos de gráficos con muchos formatos predefinidos. El objetivo es buscar qué tipo de gráfico se adapta mejor a los valores que queremos representar. En Excel, un gráfico puede estar incrustado en la propia hoja, que se visualiza y se guarda en la hoja junto con los datos o en una hoja de gráficos diferente a la hoja de datos dentro del mismo libro de trabajo de modo que se visualiza independientemente. Ambos tipos de gráficos se actualizan cada vez que cambian los datos de la hoja que lo generó y se guardan al guardar el libro de trabajo que los contiene.

18 Insertar un gráfico

Para realizar un gráfico debemos en primer lugar seleccionar los datos que pretendemos representar, incluyendo las cabeceras de filas o columnas que nos interese que aparezcan en él. Es muy importante seleccionar bien el rango de celdas que contienen estos datos. En muchas ocasiones este rango es discontinuo. Para ello sigue los siguientes pasos:

- Colócate en la primera celda del primer rango, selecciona el primer rango al completo.

- Pulsa la tecla de Control, selecciona el resto de los rangos que van a formar parte del gráfico.

Es fundamental que el conjunto total de los rangos seleccionados, incluyendo los correspondientes a las cabeceras, tenga una forma homogénea. Por ejemplo:

10

Microsoft Excel

Microsoft Excel Es un rango válido, mientras que: No es un rango válido. Una vez seleccionado

Es un rango válido, mientras que:

Microsoft Excel Es un rango válido, mientras que: No es un rango válido. Una vez seleccionado

No es un rango válido.

Una vez seleccionado el rango, elegimos: Insertar/gráfico

o bien pulsamos el botón Asistente para gráficos:

o bien pulsamos el botón Asistente para gráficos : En ambos casos se activa el asistente

En ambos casos se activa el asistente para gráficos. Este asistente nos guiará en la construcción de nuestro gráfico a través de una serie de cuadros de diálogo. Éstos nos ofrecen las distintas posibilidades de los gráficos para ajustarlos a nuestras necesidades.

En concreto realizamos nuestro gráfico en cuatro pasos. En el primer paso debemos seleccionar el Tipo de gráfico.

el primer paso debemos seleccionar el Tipo de gráfico . y para cada uno de ellos

y para

cada uno de ellos varios subtipos: en 2 ó 3 dimensiones… Para gráficos más específicos podemos insertar tipos de gráficos personalizados.

El botón Presionar para muestra permite visualizar el gráfico seleccionado con los valores que hemos elegido previamente.

continuar

seleccionando opciones del gráfico que estamos editando.

Podemos elegir entre 14 tipos de gráficos estándar distintos: de barras, circulares

Una

vez

elegido

el

tipo

de

gráfico

pulsamos

el

botón

Siguiente

para

En un segundo paso accedemos al cuadro de diálogo Datos de origen.

11

En este cuadro de diálogo se nos muestra el ra ngo de datos que se

En este cuadro de diálogo se nos muestra el rango de datos que se utiliza para realizar el gráfico. Si no hemos elegido previamente este rango, podemos hacerlo en este paso escribiéndolo en la caja Rango de datos. Además podemos indicar si queremos utilizar las filas o las columnas del rango para representar los datos del gráfico según las series de datos vengan dados en una fila o en una columna. En la pestaña Serie podemos cambiar el título que se la asigna a cada serie de datos.

Una vez elegido el rango de datos pulsamos el botón Siguiente para acceder al cuadro de diálogo Opciones de gráfico.

para acceder al cuadro de diálogo Opciones de gráfico . En este paso podemos incluir un

En este paso podemos incluir un título a nuestro gráfico, así como el texto que queremos que aparezca en los ejes de categorías. Podemos modificar el aspecto de los ejes, así como incluir líneas de división auxiliares. También podemos elegir si mostrar o no la leyenda y la posición donde queremos que esta aparezca. Por último, podemos modificar los rótulos de los datos e insertar en el gráfico la tabla de datos a partir de la que ha sido construido.

Una vez elegidas las opciones del gráfico pulsamos el botón Siguiente para acceder al último paso del asistente que es la Ubicación del gráfico.

paso del asistente que es la Ubicación del gráfico . En este paso debemos indicar dónde

En este paso debemos indicar dónde queremos situar el gráfico. Podemos insertarlo en una hoja del libro nueva, que por defecto se llamará Gráfico1, o bien en como objeto en la misma hoja que tenemos los datos o en otra distinta.

12

Microsoft Excel

Una vez finalizados los pasos del asistente debemos pulsar Terminar para que Excel genere y muestre el gráfico que hemos realizado.

19 Modificar un gráfico

Una vez que hemos construido un gráfico podemos modificar las opciones que hemos elegido durante la creación del mismo. Para ello si pinchamos en cualquier parte del mismo aparecerán unos cuadraditos negros que indican que el gráfico está seleccionado. En este

momento podemos cambiar el tamaño del gráfico, así como la ubicación del mismo. Podemos mejorar el aspecto de los gráficos, si cambiamos la escala de los ejes, el formato, alineación del texto, añadimos títulos y nombres a los ejes, insertamos textos aclaratorios, coloreamos sectores… Para realizar cualquiera de estas operaciones debemos editar la parte del gráfico que queramos modificar. Para ello tenemos dos posibilidades:

a) Hacer un doble clic sobre esta zona, se despliega un menú, y en éste se elige la opción deseada.

b) Hacer un clic sobre la zona, esta queda seleccionada (con unos cuadraditos negros)

pulsar el botón derecho del ratón y elegir la opción deseada. Por ejemplo, si hacemos doble clic sobre uno de los ejes del gráfico, tenemos acceso al siguiente menú:

los ejes del gráfico, tenemos acceso al siguiente menú: A través de esta ventana podemos cambiar

A través de esta ventana podemos cambiar el formato de los ejes, su escala de graduación,

el tipo de los valores que contienen…

Si hacemos doble clic sobre la parte del gráfico que representa a una serie de datos,

tenemos acceso al siguiente menú:

a una serie de datos, tenemos acceso al siguiente menú: A través de esta ventana pode

A través de esta ventana podemos modificar el formato del gráfico, poner rótulos de datos

a las series, cambiar el orden de las series…

13

20 Ejemplo 1

ESTUDIO DE GASTOS

Colegios de:

Logroño

 

Trimestre 1

Trimestre 2

Trimestre 3

Trimestre 4

Total por colegio

Colegio 1

3.600

2.250

3.420

3.000

12.270

Colegio 2

2.950

3.250

4.000

2.500

12.700

Colegio 3

4.250

3.750

2.000

1.500

11.500

Total por trimestres

10.800 €

9.250 €

9.420 €

7.000 €

 

GASTOS

5.000 € 4.000 € 3.000 € 2.000 € 1.000 € 0 € Trimestre Trimestre Trimestre
5.000
4.000
3.000
2.000
1.000
0 €
Trimestre
Trimestre
Trimestre
Trimestre
1
2 3
4
Euros
Colegio 1 Colegio 2 Colegio 3
Colegio 1
Colegio 2
Colegio 3
Total por colegio 32% 34%
Total por colegio
32%
34%

34%

Colegio 1Trimestre 1 2 3 4 Euros Colegio 1 Colegio 2 Colegio 3 Total por colegio 32%

Colegio 2Trimestre 1 2 3 4 Euros Colegio 1 Colegio 2 Colegio 3 Total por colegio 32%

Colegio 3Trimestre 1 2 3 4 Euros Colegio 1 Colegio 2 Colegio 3 Total por colegio 32%

14

Microsoft Excel

21 Ejemplo 2

Vendedores a examen

Nombre Nº de cltes Nº visitas Nº pedidos Ventas Indice de Indice de % Participación
Nombre
Nº de cltes
Nº visitas
Nº pedidos
Ventas
Indice de
Indice de
% Participación
Medida de
Medida de
a visitar
realizadas
obtenidos
actividad
eficacia
sobre total ventas
actividad
eficacia
Félix Pérez
200
160
90
100.000
0,80
0,56
21%
Bueno
Normal
Ana Ruiz
250
230
125
130.000
0,92
0,54
28%
Excelente
Normal
María Mtz
300
200
85
90.000
0,67
0,43
19%
Normal
Deficiente
Javier Fdez
150
130
100
150.000
0,87
0,77
32%
Excelente
Bueno
Totales
900
720
400
470.000
Actividad y Eficacia
% Participación sobre total
Máxima Eficacia
1,00
0,90
0,80
0,70
21%
0,60
32%
Félix Pérez
Indice de actividad
0,50
Ana Ruiz
Indice de eficacia
0,40
María Mtz
0,30
0,20
Javier Fdez
28%
0,10
19%
0,00
Ana
María
Javier
Félix
Pérez
Ruiz
Mtz
Fdez
Notas:

Indice de actividad = Nº visitas realizadas / Nº de cltes a visitar Indice de eficacia = Nº pedidos obtenidos / Nº visitas realizadas Medida de actividad: Deficiente si Indice Actividad (IA)< 0,5 ; Normal si IA<0,7 ; Bueno si IA <0,85 ; Excelente en otros casos Medida de eficacia: Idem medida de actividad pero para el Indice de eficacia

15