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REGISTRO Y VALUACION DE MERCANCIAS Y ELABORACIN DE INVENTARIOS

EXISTENCIAS Y ESTADOS CONTABLES Generalmente, las existencias constituyen el activo corriente ms importante de un negocio, y es necesario valuarlas correctamente para asegurar que los estados contables sean precisos. Si las existencias no son valuadas de forma adecuada, no se podrn hacer coincidir correctamente los costos y los ingresos. Si el inventario al cierre no es correcto, los siguientes datos del balance tambin sern incorrectos: inventario de mercancas, activos totales, y patrimonio neto. Cuando el inventario al cierre es incorrecto, el costo de las mercancas vendidas y los ingresos netos tambin sern incorrectos en el estado de resultados. SISTEMAS CONTABLES DE REGISTRO DE EXISTENCIAS Los dos sistemas contables de inventario ms utilizados son el peridico y el permanente. El sistema de inventario permanente requiere registros contables que muestren el valor de las existencias en todo momento. Se mantiene una cuenta separada en el mayor subsidiario para cada bien en existencia, y esta cuenta se actualiza cada vez que la cantidad de bienes aumenta o disminuye. En el sistema peridico de inventario se registra el monto de las ventas cuando se producen, pero no se actualiza el inventario. Se debe hacer un inventario fsico a fin del ejercicio econmico para determinar el costo de las mercancas vendidas. Sea cual sea el sistema que se utilice, es conveniente realizar un inventario fsico al menos una vez al ao. CANTIDAD Y COSTO DE LAS EXISTENCIAS Cuando se lleva a cabo un inventario, se incluyen en l todas las mercancas que posee una empresa (estn o no fsicamente presentes en las instalaciones de la empresa). Esto requiere que se examinen todos los documentos de envo, y se identifique toda la mercanca entregada en depsito. Al menos dos personas deben intervenir en la elaboracin del inventario de mercancas, y una tercera habr de verificar la precisin del recuento (sobre todo si las mercancas tienen un alto valor monetario). Al determinar el costo de la mercanca, deben incluirse en el precio de compra todos los gastos realizados en su adquisicin . SISTEMA PERIODICO DE CMPUTO DE LAS MERCANCAS El sistema peridico registra el ingreso por ventas solamente cuando se realiza la venta. Para determinar el costo las de mercancas vendidas, se debe hacer un inventario fsico. Los mtodos de registro y valuacin de las existencias ms utilizados son: 1) - FIFO (first in-first out), primera entrada - primera salida, conocido tambin como PEPS por sus siglas en espaol, 2) - LIFO (last in-first out), ltima entrada - primera salida, conocido tambin como UEPS por sus siglas en espaol, y 3) - costo promedio o costo (precio) promedio ponderado. Estos mtodos conducen a resultados diferentes porque el flujo de costos se basa en presunciones diferentes. El mtodo PEPS se basa en el orden cronolgico en que se realizan

las compras, mientras que el mtodo UEPS se basa en el orden cronolgico inverso. El mtodo de costo promedio se basa en el promedio ponderado del costo unitario. COMPARACIN DE LOS MTODOS DE REGISTRO DE LAS EXISTENCIAS La eleccin del mtodo de registro afecta a: 1) - la valuacin del inventario al cierre, 2) - el costo de las mercancas vendidas, y 3) - el ganancia bruta y neta. Durante perodos de precios en alza, utilizando el mtodo PEPS se llega a un monto mayor del inventario al cierre, un costo de mercancas vendidas menor y una ganancia ms alta. Durante perodos de precios al alza, el mtodo UEPS conduce a un valor del inventario al cierre y ganancia menores, y un mayor costo de mercancas vendidas. Durante perodos de precios en descenso, los efectos de los dos mtodos se invierten. El mtodo de costo promedio ponderado, produce resultados que estn entre los mtodos de LIFO y FIFO. MTODOS QUE NO UTILIZAN EL COSTO PARA VALUAR LAS EXISTENCIAS En ciertas circunstancias, valorar las existencias basndose en el costo no es representativo de la realidad ecnmica. Si el precio de mercado de un bien cae por debajo del precio de compra, se recomienda valuar los bienes aplicando el mtodo de mnimo de costo o mercado, que toma el menor entre el valor de mercado y el valor de costo. Este criterio permite que la disminucin del valor de las existencias se compensen con los ingresos del perodo. Las mercancas daadas u obsoletas, cuya venta slo es posible por debajo de sus precios de compra, deben registrarse con su valor neto realizable. El valor neto realizable es el precio de venta estimado menos cualquier gasto necesario para efectuar la venta. COMPARACION DE LOS SISTEMAS DE INVENTARIO PERIDICO E INVENTARIO PERMANENTE Existen diferencias fundamentales para contabilizar y registrar transacciones de mercancas en existencia segn los sistemas de inventario peridico y permanente. Para registrar las compras, el sistema peridico debita la cuenta Compras mientras que el sistema permanente debita la cuenta Mercancas en existencia. Para registrar las ventas, el sistema permanente requiere un asiento adicional al debitar Costo de las mercancas vendidas y acreditar Mercancas en existencia. Al registrar el costo de Mercancas vendidas para cada venta, el sistema del inventario permanente elimina la necesidad de asientos de ajuste y del clculo de las mercancas vendidas al final de un perodo contable. Estos pasos s son necesarios en el sistema peridico. SISTEMA DE CMPUTO DE INVENTARIO PERMANENTE El sistema del inventario permanente requiere que se mantenga un libro mayor de existencias distinto para cada bien. Los libros mayores de existencias proporcionan informacin detallada de compras, costo de las mercancas vendidas y existencias actualizadas. Cada columna brinda informacin sobre cantidad, costo unitario, y costo total. Cuando se utiliza el mtodo de costo promedio, se calcula un nuevo costo unitario promedio de cada bien cada vez que se hace una compra. Las ventajas del sistema del inventario permanente son que permite un alto grado de control, ayuda a la gestin de niveles adecuados de existencias y facilita la comparacin de las existencias fsicas.

Siempre que se detecte un faltante (como en el caso de bienes perdidos o robados), debe debitarse la cuenta de Dficit de existencias. OTROS METODOS USADOS PARA VALUAR EL INVENTARIO En empresas que se dedican a ciertas operaciones comerciales, efectuar un inventario fsico resulta imposible o poco prctico. En tal situacin, es necesario estimar el costo de las mercancas en existencia. Existen dos mtodos muy populares: 1) - mtodo al por menor y 2) - mtodo del beneficio bruto (o margen bruto). El mtodo al por menor utiliza un coeficiente. El inventario fsico se vala al precio de venta minorista, y se multiplica por un coeficiente (o porcentaje) para determinar el costo estimado de las existencias al cierre. El mtodo del beneficio bruto utiliza el margen medio del beneficio bruto de los aos anteriores (es decir las ventas menos el costo de las mercancas vendidas dividido por las ventas). El beneficio bruto del ao actual se calcula multiplicando las ventas del corriente ao por ese margen de beneficio bruto; el costo de las mercancas vendidas del ao corriente se calcula restando a las ventas el beneficio bruto de las ventas; y el valor del inventario al cierre se calcula restando de las mercancas disponibles para la venta el costo de las mercancas vendidas.