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XIII Conferencia Internacional de Bibliotecología.

"Acceso a la información y ciudadanía: experiencia e


innovación" Noviembre 2008

EXPERIENCIA EN EL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SERVICIO DE UNA BIBLIOTECA


DIGITAL, PARA GESTIONAR Y DEMOCRATIZAR LA INFORMACIÓN DE RECURSOS
NATURALES DE CHILE

Autor: Verónica Poblete Muñoz / Bibliotecaria, Encargada Centro de Documentación y Archivo


Técnico – CIREN (Centro de Información de recursos Naturales).

Palabras Claves: Gestión de Información; Servicios documentales; Greenstone; Democratización


de la Información; Tecnologías de Información y Comunicación; Gestión de proyecto; Biblioteca
Digital

Resumen:

Actualmente la facilidad para gestionar los recursos documentales, está dada por la oferta de
Tecnologías de Información y comunicación (Tics) y software existentes, lo que obliga a los
profesionales de la información a abordar desafíos, para la implementación y difusión de nuevos
servicios de oferta documental.

Esta presentación tiene como objetivo, dar cuenta de una experiencia concreta, - proyecto de
Biblioteca digital de recursos Naturales -, que demuestra a través de sus resultados los logros que
se pueden obtener, haciendo uso de la oferta de los instrumentos tecnológicos existentes.

Sin embargo, para implementar nuevos servicios documentales electrónicos, existen algunos
antecedentes que son relevantes de considerar al momento de presentar la idea y obtener los
recursos necesarios para su implementación, los que a través de esta presentación pondremos a
disposición para su análisis y discusión.

También se destaca, como mediante desarrollos de esta naturaleza, y a través de alianzas


estratégicas, se puede mejorar la accesibilidad vía web de la oferta documental existente,
gestionar de mejor forma la información al interior de las Instituciones, democratizar y sociabilizar
su uso, para contribuir a generar nuevos conocimientos. Así como también disminuir las brechas
espacio temporales entre los usuarios y la información. Todo esto, sin perder la perspectiva que
todo desarrollo de esta naturaleza debe estar centrada en el usuario final.

INTRODUCCIÓN

Actualmente a los responsables de gestionar la información en las Bibliotecas y Centros de


documentación se les facilita su labor al momento de idear y crear servicios documentales por
medíos electrónicos, como un complemento a los servicios presenciales tradicionales.

La facilidad está dada hoy en día por la oferta de instrumentos que las Tecnologías de
Información y Comunicación (TICs) proporcionan para la difusión de los recursos de información
disponible, ya que estos contribuyen a mejorar la accesibilidad a todo nuevo servicio de esta
naturaleza.

En el caso de Chile y de nuestra experiencia, las oportunidades están dadas por el apoyo a estas
iniciativas por parte del Gobierno, quién promueve el uso intensivo de las Tecnologías de
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Información y Comunicación (TIC), como instrumentos para difundir información por medios
electrónicos, para dar igualdad de oportunidades al usuario final al momento de acceder a los
recursos de información existentes.

Unido a lo anterior se cuenta con la oferta de programas de software diseñado para crear y
distribuir colecciones digitales, que proporcionan una nueva forma de organizar y publicar la
información a través de Internet o en forma de CD-ROM como es el caso de Greenstone, entre
otros.

Todos estos elementos, permiten el desarrollo de bibliotecas digitales 1y su oferta a través de


internet. Cambiando sustancialmente las maneras de diseminar los recursos documentales
disponible al interior de las Organizaciones, así como también la forma de relación y comunicación
con los usuarios, al permitir compartir información y democratizarla al dar igualdad de acceso a
toda la ciudadanía.

Este panorama obliga a que las organizaciones poseedoras de unidades de información


(Biblioteca, centros de documentación y otros servicios que gestionan contenidos) sean más
abiertas, flexibles, interconectadas, orientadas a funcionar en red y con capacidad de reacción
inmediata, mediante la creación de servicios y productos de información adaptados a las
necesidades reales de los usuarios para satisfacer sus demandas y exigencias.

Sin embargo para la creación de todo nuevo servicio de información, es fundamental que los
responsables de gestionar los recursos de información, se planteen un proyecto sustentable que
permita llevar a cabo la iniciativa.

En adelante y en base a una experiencia, que es el motivo de esta presentación, veremos algunos
aspectos que fueron considerados al momento de plantear concretamente un proyecto de oferta
de servicios documentales electrónicos, dando origen a una Biblioteca Digital especializada en
temáticas sobre los recursos naturales de Chile, de público acceso en la Web.

1
López Guzmán, Clara. (2000). Modelo para el desarrollo de bibliotecas digitales
especializadas. Disponible desde:
http://www.bibliodgsca.unam.mx/tesis/tes7cllg/tes7cllg.htm
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OBJETIVOS
Los objetivos de este trabajo son:
• Dar a conocer interrogantes necesarias de plantearse al momento de idear un proyecto de
Biblioteca digital, que justifican la idea de crear nuevos servicios electrónicos de esta
naturaleza.
• Puntos a considerar al momento de la preparación del proyecto para su presentación ante
las autoridades o fuentes de financiamiento.
• Presentar el desarrollo de la experiencia concreta (Proyecto), que incluye:
Problema a resolver, objetivos, plan de acción seguido para su ejecución, metodología
seguida, estructura del proyecto, resultados obtenidos, elementos o aspectos destacables
de la experiencia.
• Analizar los resultados post-proyecto, para determinar si la decisión de llevarla a cabo,
esta respondiendo a las expectativas planteadas o requiere de mejoras o correcciones.

Justificaciones para desarrollar un servicio de Biblioteca digital.

Al momento de presentar la idea de crear un nuevo servicio y justificarla ante las autoridades
pertinentes, los gestores de esta iniciativas deben partir por resolver interrogantes tales como:
¿Por qué una biblioteca digital?,
¿Para qué?, ¿Para Quién?, ¿Con quién ejecutarlo? o ¿Cuál es el equipo humano que necesito?, y
sin duda lo más relevante ¿Como obtengo los recursos financieros necesarios?, o ¿Quién me lo
puede financiar? Y como presento la idea.

¿Por qué una Biblioteca digital?


Las razones son múltiples y van a depender de las necesidades y realidades de cada unidad en
particular y de las políticas que la organización tenga, en relación con la gestión del Conocimiento
y su información. Como son en este caso en particular:

 Necesidad Institucional de sociabilizar la información e instaurar medios que faciliten a los


usuarios la accesibilidad, y así cumplir con su misión y con los lineamientos centrales del
Gobierno2 en relación con el uso intensivo de las Tecnologías de Información y
Comunicación (TIC), que es promover el desarrollo digital de calidad, de carácter inclusivo,
acercando a los servicios y su información al mayor número de personas en forma gratuita
a través de la Web.

 Acervo documental Impreso y deteriorado, con contenidos vigentes y altamente


demandados por los usuarios e importante de preservar y difundir extensivamente a lo
largo del país.

 La oferta documental, se encuentra disponible para consulta en los Centros de


Documentación Institucionales, áreas responsables de su custodia y difusión, organizado,
catalogado, y sistematizado en bases de datos bibliográficas a modo referencial, sin
acceso a texto completo por no existir una versión digital de ellos.

 Los recursos de información disponible en los Centros de Documentación participantes de


la iniciativa, son la base para plantear proyectos de pre-factibilidad y para la toma de
decisiones ante nuevas inversiones en el país, en el área de los recursos naturales y del
sector silvo-agropecuario. Por lo tanto es importante instaurar herramientas que faciliten su
accesibilidad.

2
Estrategia para el Desarrollo Digital de Chile 2007 – 2012. Disponible desde: http://www.agendadigital.cl/node/122
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 Necesidad de optimizar la gestión de las unidades de información, al momento de


diseminar sus recursos documentales y de Innovar en los servicios documentales que
oferta.

 Grupo de usuarios insatisfechos al no poder acceder en el momento preciso a la


información y datos en formato digital y texto completo, para el desarrollo de sus estudios e
investigaciones. (Curva de demanda de servicios presénciales en franca disminución y
aumento de solicitudes de documentos en formato electrónico)

¿Para qué? Y ¿Para quién?

 Satisfacer demanda de los usuarios en cuanto a accesibilidad a la documentación en


formato digital y texto completo, en el momento preciso que lo requiere.
 Instaurar servicios de consulta documental de 24 horas los 365 días del año.
 Adquirir know-how, infraestructura y capacitación para la unidad de información.
 Generar oportunidades de nuevos negocios para las organizaciones; este es un aspecto
importante cuando la Institución a la que pertenece la Unidad de Información, necesita
generar recursos propios. Ya que con la experiencia adquirida en la edición de
documentos digitales, más el aprovisionamiento de la infraestructura tecnológica, se
pueden desarrollar nuevas líneas de trabajo y servicios en el ámbito de la gestión
documental tanto internas como externas.
 Revalorizar el patrimonio intelectual documental existente al poder ofertarlo en un nuevo
soporte y difundirlo extensivamente.
 Contribuir a la generación de nuevos conocimientos por parte del usuario final.
 Mejorar la eficiencia en la transferencia y difusión de la información
 Facilitar la accesibilidad en forma remota, utilizando las Tecnologías de Información y
comunicación (TICs).
 Cumplir con las políticas del Gobierno planteadas en la “Estrategia de Desarrollo Digital de
Chile”.

¿Con quién ejecutarlo? o ¿Cuál es el equipo humano que necesito?,

Esta claro, que para el éxito de una iniciativa de esta naturaleza, se requiere de un equipo
humano que tenga las competencias necesarias para su desarrollo. El cual debe ser
multidisciplinario, para cumplir roles específicos en cada etapa y actividad del proyecto. Es el
momento de analizar al si al interior de la organización y/o Unidad de información responsable de
liderar el proyecto, existe personal con los conocimientos y experiencias necesarias para su
desarrollo.
Entre el equipo humano que se requiere y de acuerdo a la experiencia y recomendaciones de
otros desarrollos similares, son entre otros, los de:
 Bibliotecarios - Bibliotecarias
 Informáticos
 Expertos en Arquitectura y Diseño Web
 Periodistas y/o Relacionadores Públicos
 Contador
 Técnicos
 Asesores externos con experiencia en las áreas que existen falencias.
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¿Cómo obtener los recursos financieros necesarios?, o ¿Quién lo puede financiar?

Esta interrogante se relaciona, con la búsqueda de fuentes de financiamiento para desarrollar los
nuevos servicios que se visualizan necesarios de instaurar.
Las vías para obtener recursos va por diferentes alternativas y estas pueden ser:
• Mediante recursos propios de la organización en la cual se encuentra inserta la unidad de
información,
• Postular a fondos concursables nacionales y del extranjero,
• Auspicios de Fundaciones.
• Mediante el establecimiento de alianzas estratégicas con instituciones provenientes del
sector público o privado, que puedan aportar recursos de diversa índole y lograr el
establecimiento de redes.

Cualquiera sea la fuente de financiamiento, se requiere la preparación de un proyecto sustentable,


donde al momento de plasmar la idea, es importante tener en cuenta algunas consideraciones,
que a continuación se indican.

Consideraciones generales al plantear el proyecto

Una vez aclaradas o resueltas las interrogantes planteadas anteriormente, al momento de escribir
el proyecto para presentarlo y sustentarlo, se debe considerar aspectos tales como:
• Definir un equipo humano capacitado técnicamente y que aporte además capacidades
individuales tales como: capacidad de comunicación, inteligencia emocional suficientemente
desarrollada, valores consistentes con la labor del equipo, conocimientos adecuados a la labor
a desarrollar (Rivero, S. 2005)3.
Si al momento de definir el equipo, en los recursos humanos disponibles estos no cuentan con
los conocimientos necesarios, es la oportunidad para definir las necesidades de capacitación
en las nuevas tecnologías a utilizar, e incorporar un plan de capacitación o bien dimensionar
las asesorías necesarias a subcontratar.
• Inventario de la infraestructura tecnológica disponible y la nueva a adquirir, que este acorde a
los volúmenes de información a procesar y los servicios que se quieren implementar.
• Inventario de los recursos de información que se quieren sociabilizar y su caracterización, con
el fin de dimensionar los tiempos necesarios para su transformación a digital, en el caso de
aquellos recursos que no han nacido digitales y también los nacidos digitales que necesitan un
procesamiento adecuado para su puesta en la web . Este inventario también es válido al
momento de definir la infraestructura tecnológica necesaria.
• Análisis del estado del arte nacional e internacional relevantes a la iniciativa que se está
preparando para ver aspectos relativos a la vigencia actual y futura de las tecnologías
involucradas, también es importante recabar antecedentes sobre proyectos relacionados con
la iniciativa. Este análisis es básico para agregar aspectos innovadores no considerados en
otras experiencias similares.
• Dimensionamiento de los recursos financieros necesarios para su ejecución, mediante la
elaboración de un presupuesto detallado de cada actividad y sub-actividad.
• Estudio del mercado objetivo al cual se quiere dirigir el servicio, para conocer sus reales
necesidades de información y hábitos de investigación al momento de buscar información, de
modo que los servicios a diseñar e implementar no solo obedezcan a la imaginación de los
creadores de los servicios y la disponibilidad de recursos, sino que estén acordes a lo que
realmente el usuario final necesita.

3
Rivero Rodrigo, Santiago. La gestión del potencial intelectual, como estrategia competitiva. Un modelo de
referencia para la gestión del conocimiento. Madrid, Human Management Systems, 2005?
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El estudio del mercado objetivo es básico para realizar la evaluación económica, que siempre
se exige en un proyecto, así como también las estadísticas propias de las unidades de
información participantes.
• Conocimiento del plan estratégico de la organización donde se encuentra inserta la unidad de
Información que presenta el proyecto, a objeto que los nuevos servicios a implementar estén
alineados con la estrategia institucional.
• Compromiso de la organización en cuanto a sus aportes pecuniarios y no pecuniarios con el
proyecto y su compromiso durante el desarrollo del mismo y post-proyecto. Entre los aportes
estos pueden ser variados, tales como recursos humanos, infraestructura, la información
documental a convertir a digital y que se espera publicar y sociabilizar, entre otros.
• Situación clara de la propiedad intelectual de los recursos de información a publicar.
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PRESENTACIÓN DEL PROYECTO.

En este capítulo se dará a conocer sucintamente la experiencia o proyecto, que incluye: el


problema a resolver, plan de acción seguido para su ejecución, sus objetivos, metodología, como
este fue estructurado, aspectos destacables y diferenciadores de la iniciativa y los principales
resultados obtenidos.

Problema Oportunidad

CIREN y La Dirección General de Aguas, desde hace años se encuentra utilizando la tecnología
digital para la generación de su información y mediante el uso de TIC, gestiona su difusión y
transferencia a los usuarios vía Web Institucional.
Sin embargo existe una instancia, que no ha sido abordada y que con la actual oferta de
tecnologías y software de gestión documental disponibles en el mercado, es factible de
implementar.
En concreto la problemática a resolver fue: existencia en sus Unidades de Información de un
patrimonio intelectual, consistente en colecciones disponible solo en formato impreso.
Constituido por: informes técnicos, publicaciones resultantes de estudios integrados regionales,
fichas técnicas y cartografía asociada a c/estudio y/o volumen.

La oferta y difusión de su existencia, se encontraba disponible a modo referencial, sin acceso a


texto completo en sus catálogos públicos en línea (OPAC), por no existir una versión digital de
ellos. Limitando así su accesibilidad y transferencia a los usuarios demandantes de este tipo de
información para el desarrollo de sus proyectos e investigaciones.
Por otra parte se presentaba la problemática de su deterioro, producto de su uso intensivo,
situación agravada para el caso de ejemplares únicos, que necesitaban ser preservados.

En vista que esta información es de alto interés para profesionales, estudiantes , investigadores
entre otros, útil para analizar y caracterizar los recursos naturales de las diferentes áreas
geográficas del país; CIREN y DGA, consideró liberar un porcentaje importante de ésta
información, y así socializar su uso mediante la instauración de servicios de consulta pública
gratuita y facilitar su accesibilidad en forma remota, aprovechando la infraestructura ya
desarrollada de difusión y transferencia que se disponía a través de los sitios Web institucionales.

La oportunidad para la instauración de estos nuevos servicios, fue el uso de las herramientas que
proveen las TIC y los desarrollos que facilitan las Bibliotecas Digitales para gestionar la difusión de
este tipo de antecedentes.

PROYECTO
Para su implementación, los recursos financieros se obtuvieron mediante la postulación del
proyecto “Conversión digital de la documentación de recursos naturales y su liberación al
ciber espacio”, al Fondo INNOVA Chile de CORFO. Presentado por el Centro de Información de
Recursos Naturales (CIREN) como ejecutor, en alianza con la Dirección General de Aguas (DGA)
perteneciente al Ministerio de Obras Públicas de Chile. Donde INNOVA financió un 68%, CIREN
22% y DGA 9%. Los aportes de CIREN y DGA correspondieron a recursos de información (acervo
documental en un 90% nacido impreso y un 10% nacido digital), recursos humanos e
infraestructura, de carácter no pecuniario.
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Objetivos del proyecto


El objetivo principal es convertir parte del patrimonio documental de mayor demanda y vigencia,
de dos Instituciones del Estado CIREN y de la DGA, a un formato digital, mediante el proceso de
captura y digitalización que hoy en día facilitan las herramientas tecnológicas y software
disponibles en el mercado. Y mediante el uso de las TICs romper las barreras espacio-temporales
de accesibilidad a la información, fortalecer y ampliar el acceso remoto de ella y democratizar su
uso, al ponerla para consulta pública gratis en la Web, en texto completo y formato digital,
satisfaciendo así a una mayor y más diversificada comunidad usuaria.

Objetivos específicos:

• Mejorar los servicios de accesibilidad para un grupo creciente de usuarios relacionados


con la educación, investigación, desarrollo de proyectos de inversión y la formación
continua, proporcionando recursos de información de las instituciones participantes, en
texto completo y formato digital.
• Reducir la manipulación y el uso de materiales originales frágiles o utilizados
intensivamente y crear una “copia de seguridad” o respaldo para el material deteriorado.
• Ofrecer a la institución oportunidades para el desarrollo de su infraestructura técnica y para
la formación o capacitación técnica de su personal.

Metodología

Para el desarrollo de este trabajo la metodología a seguir para su desarrollo, se baso en las
directrices para proyectos de digitalización de colecciones desarrollado por Organismos
internacionales4, y las recomendaciones por ellos dada con respecto al uso de estandares de
manera que permita a futuro la interoperabilidad entre sistemas.

El aspecto más relevante de la metodología seguida, es que está fué centrada en el usuario y las
recomendaciones y tendencias de la Web 2.0

Plan de trabajo

Para el logro de los objetivos propuestos, el proyecto se estructuró en tres grandes etapas, donde
c/u incluyó numerosas sub-actividad y resultados intermedios. Dado que el objetivo de esta
presentación es dar cuenta de la experiencia, a continuación por cada etapa se destacaran, solo
los aspectos más relevantes y/o problemáticas que se presentaron durante su desarrollo, las que
a nuestro juicio son relevantes de compartir o considerar en nuevos desarrollos similares.

Etapas y aspectos relevantes

1. Organización y caracterización de los recursos de información a digitalizar;


establecimiento de procedimientos; provisión de infraestructura tecnológica.

Esta actividad es básica para:

 Definir los tipos de procesamiento que se le debe aplicar a cada documento al momento de
su digitalización.
 Para definir la compra del equipamiento, para que responda a las necesidades concretas
del proyecto. Como son capacidad de procesamiento de los escáner y tamaños de

4
FAO/IMARK (2006). Repertorio de recursos para la gestión de información. Modulo para la digitalización y
bibliotecas digitales.
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originales que pueden procesar. El dato del tamaño de los originales en este caso fue
fundamental, dada las características de la documentación de cada colección; compuesta
por estudios con mapas, tablas y gráficos, insertos en cada volumen o como anexos de
múltiples tamaños y con gran deterioro producto de su uso intensivo, así como también
cartografía cuyo original eran películas.

2. Digitalización; Sistematización, transformación de formato impreso a digital y


edición de documentos digitales.

En esta etapa se destaca:

 En la digitalización: dificultades al momento de definir el tipo de escaneo a aplicar


(configuraciones), de acuerdo a la calidad de los originales y calidad de impresión, para
obtener un documento digital de calidad. Esto requiero de múltiples pruebas previa al
inicio del procesamiento.
 Control de calidad: Instaurar controles de calidad en las diferentes etapas del proceso y
su realización es una actividad lenta y demando tiempo mayor del calculado
inicialmente, producto de numerosos rechazos; lo que obligó a repetir el proceso hasta
obtener documentos digitales de buena resolución y calidad para guardar como
respaldo original (Formato TIFF).
 En el proceso de escaneo, la actividad más lenta es el proceso de limpieza de las
imágenes producto del estado de deterioro en que se encontraban los originales.
 El proceso de conversión de archivos de imágenes TIFF a PDF con capacidad de
búsqueda (OCR).

Este proceso de edición de los archivos *pdf, puede transformarse en una actividad
critica o consumidora de recursos humanos, si los originales digitales generados,
fueron procesados en forma individual debido a sus tamaños físicos. Esto obliga al
momento de editar insertar en cada archivo aquellos mapas y tablas, que por su
tamaño original, se tuvieron que escanear en forma independiente.

 La organización y creación de carpetas y subcarpetas con todos los componentes de


cada estudio o publicación, es una tarea relevante cuando se trata de estudios que
están compuestos por varios volúmenes. En el caso de esta experiencia este fue un
caso frecuente. (Más del 50 % de los estudios digitalizados estaban compuestos por
más de 10 volúmenes y cada uno con una gran cantidad de mapas anexos).
 Aplicación de metadata a c/documento: El esquema de metadata utilizado fue el Dublín
Core extendido más etiquetas propias necesarias para poder integrar todos los
componentes de cada estudio.

 Para el proceso de asignación de claves y categorías de materia, se utilizaron los


tesauros,5 con los que se trabaja en las respectivas unidades de información (CIREN y
DGA).

 Dada la importancia de la componente de localización espacial o geográfica de las


colecciones y la importancia para los usuarios al momento de efectuar sus búsquedas,
a cada documento se le asignó la cobertura geográfica para lo cual se utilizó la nueva
“División política administrativa” vigente en Chile, complementado con un listado
normalizado de Cuencas hidrográficas o fuentes hídricas en los documentos
pertenecientes a la colección de Estudios Hídricos de la DGA.

5
CIREN. Tesauro de recursos naturales y productivos de Chile y Tesauro geográfico.
Red Panamericana de Información en Salud Ambiental (REPIDISCA) (2004. Tesauro de Ingeniería
sanitaria y ambiental.
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3. Diseño del sub-sitio Biblioteca Digital, Interfaz y Arquitectura de Información

Esta etapa se realizó en conjunto con una empresa consultora externa, especializada en el tema
de arquitectura de información y desarrollo de bibliotecas digitales utilizando Greenstone.
Los requisitos básicos considerados en esta etapa fueron:
 El diseño del sitio debe considerar lo recomendado en la Agenda digital de Gobierno 6y lo
estipulado en el Decreto N°100 que Norma el desarrollo de sitios Web de los órganos de
administración del Estado.
 Todo el diseño y arquitectura de información debía estar centrada en el usuario.

ASPECTOS DESTACABLES DEL PROYECTO

Los aspectos diferenciadores o relevantes de esta experiencia la agruparemos en los siguientes


dos temas:

 Características físicas de los documentos originales y temáticas de los contenidos,


integrantes de las colecciones de la Biblioteca Digital:
• Temática especializada y multidisciplinaria referida a recursos naturales tales como
recursos hídricos superficiales y subterráneos, recursos del suelo, recursos flora y
vegetación, recursos del clima, geología, geomorfología, propiedad y tenencia de la tierra,
entre otros.
• Todos los estudios están referidos espacialmente a una región o zona geográfica de Chile
o cuenca hidrográfica en el caso de los estudios sobre recursos hídricos. Por lo tanto la
componente de localización geográfica de los estudios es relevante.
• Formatos de las publicaciones originales impresas: esta no corresponde a las tradicionales
monografías tamaño carta u oficio sino que a informes técnicos de los más diversos
tamaños físicos (desde tamaño carta, oficio, doble oficio hasta mapas de tamaños
superiores a un metro cuadrado), y compuestos por numerosos volúmenes, donde
c/volumen aborda un tema específico y a su vez contiene cartografía temática anexa de
diferentes tamaños.
• Colección de fotomosaicos con propiedades rurales: los originales de esta colección
corresponden a cartografía con un fondo fotográfico (película) donde se le superpone una
capa de información con los límites prediales. Por lo tanto el tratamiento para convertir a
digital esta cartografía fue diferente a todas las anteriores, ya que se debió escanear solo
la imagen (fondo fotográfico), después el overlay o trasparente que contenía los limites
prediales y finalmente unir los 2 estudios. (Disponible para consulta en:
http://bibliotecadigital.ciren.cl. Colección Fotomosaicos históricos)

Todas estas características le dieron cierto grado de complejidad al momento de efectuar el


proceso de captura para su conversión a digital y al organizar los contenidos al interior de las
colecciones y la aplicación de la metadata, que fueron superadas ampliamente con el equipo
de trabajo.

 Metodología seguida en la definición de la Arquitectura de Información

• La metodología seguida fue centrada en el usuario, lo que obligó a definir la arquitectura


de información de forma tal, que el contenido de ésta permitiera una fácil navegación para
todos los usuarios y así dar relevancia a las secciones que se determinaron, como las más
importantes dentro del sitio; de modo de poder guiarlos hasta la recuperación del
documento deseado en forma rápida y expedita.

6
Estrategia para el Desarrollo Digital de Chile 2007 - 2012
Disponible desde: http://www.agendadigital.cl/node/122
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• Los instrumentos utilizados para establecer la metodología centrada en el usuario, fueron:

o Investigación de campo, efectuada mediante entrevistas a distintos segmentos de


usuarios, internos y externos de ambos Centros de Documentación. Esto permitió
definir los distintos perfiles de usuarios y conocer más acabadamente sus hábitos de
investigación y búsqueda de información en la Web.
Con esta investigación se definieron las necesidades específicas de cada tipo de
usuario final y los componentes estratégicos que se debían incorporar, de acuerdo a la
estrategia corporativa de los organismos participantes en el proyecto.
Los perfiles de usuarios definidos son:
 Usuarios habituales de ambos centros de investigación: Profesionales,
investigadores, estudiantes, nacidos digitales e inmigrantes digitales.
 Funcionarios pertenecientes a las instituciones participantes.
 Directivos de CIREN y DGA.
Estos perfiles, facilitó la definición de:
 Estructura de cada colección
 Definir los índices y navegadores
 Taxonomía y metadata
o Desarrollo de mapas conceptuales elaborado en conjunto con el equipo de trabajo.

• Se destaca en la Arquitectura de Información, la incorporación de los siguientes elementos


facilitadores al momento de efectuar las búsquedas:
o Dada la importancia para el usuario, al plantear sus requerimientos de búsqueda
por el componente geográfico, -División político administrativa (Región, provincia y
comuna)- , se incorporó en la página de inicio de cada colección una “metáfora de
uso”- mapa interactivo de Chile con la División Política administrativa vigente a la
fecha.
o Posibilidad de recuperar información mediante el uso de un metabuscador, que
permite plantear los requerimientos de información, en forma transversal a todas
las colecciones disponibles. Haciendo uso de búsquedas simples o avanzadas
mediante operadores booleanos y utilizando los índices definidos, o bien
empleando el lenguaje natural o técnico (Descriptores o palabras claves y
categorías temáticas).
o En cada colección además de los índices que se obtienen desde la metadata,
(autores, títulos, Cuenca hidrográfica, División administrativa, temas o palabras
claves, se incorporó la posibilidad de buscar por palabras al interior de c/documento
(lenguaje natural).
o En cada colección, de acuerdo a sus características y lo determinado por el usuario
en sus hábitos de búsqueda, se definieron clasificadores o navegadores
específicos, que se despliegan alfabéticamente, para facilitarle su navegación al
interior de cada colección.
o Entre los clasificadores se destaca uno especial denominado “Estudios/Proyectos”,
este elemento lista todos los títulos de los diferentes estudios o proyectos, y
jerarquiza y lista los volúmenes y anexos cartográficos que componen c/ estudio.
o Cada documento cuenta con una ficha descriptiva que permite continuar
navegando y profundizando en su investigación. Esta ficha además informa del
peso del archivo.
o Como existen archivo de pesos superiores a 5 MB, se estableció que además en el
despliegue, el documento se abra rápidamente, de modo de poder iniciar su
lectura en la medida que este termina de abrir completamente.
o También se incorporó la opción de obtener la cita bibliográfica de c/elemento
incluido, actualizada a la fecha de consulta de este recurso electrónico.
o Entre las diferentes técnicas para efectuar las solicitudes de búsqueda, el sistema
permite la recuperación con acento y sin acento.
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• Establecimiento de nuevas forma de comunicación con los usuarios, esto se logra con la
incorporación de elementos como:
o Aviso de novedades: Se dispuso para estos efectos en la home de la biblioteca, en
la sección novedades, la posibilidad que los usuarios se suscriban y puedan
mantenerse informado de los últimos documentos publicados, mediante Sindicación
Vía RSS.
o Se dispone de una encuesta para poder consultar a los usuarios su opinión.
o Set de consultas frecuentes.
o Disposición de un formulario para efectuar consultas directas a los bibliotecarios.
o Además existen link a los catálogos de los respectivos centros de documentación,
para poder complementar sus investigaciones.

Resultados intermedios y finales más destacables de la experiencia


 Biblioteca digital especializada en recursos naturales compuesta por cuatro colecciones,
disponibles para consulta desde: http://bibliotecadigital.ciren.cl
• Colección IREN-CIREN,
• Colección Recursos Hídricos de la DGA,
• Colección Difusión: incluye memorias, folletos informativos sobre los proyectos
ejecutados por CIREN.
• Colección Fotomosaicos históricos, compuesta por cartografía con fondo fotográfico y
división predial.
La descripción e historia de cada colección se encuentra disponible para consulta en la home
de cada colección.
 Biblioteca digital publicada en Intranet de CIREN, compuesta por las siguientes
colecciones:
• Archivo de prensa
• Archivo fotográfico
• Literatura gris
 Capacitación del equipo de trabajo:
• Cada miembro del equipo se capacitó o actualizo sus conocimientos de acuerdo a sus
especialidades, donde se destaca, Diplomado en Bibliotecas digitales, Curso de Adobe
acrobat y Adobe Photoshop, Capacitación en el uso de los diferentes programas
asociados a los escáner, entre otros.
• Asistencia a congresos internacionales y gira tecnológica que permitió contactar y
recabar experiencias con especialistas en estos temas en Europa y visualizar las
tendencias futuras para estos tipos de servicios.
 Aprovisionamiento de nueva infraestructura tecnológica y software
 Acervo bibliográfico deteriorado o frágil, disponible en formato digital, cumpliendo así con
el objetivo de preservación.
 Establecimiento de un sistema de administración del sub-sitio Biblioteca digital: Este
sistema permite administrar los banners dispuesto en el sub-sitio, las novedades y acceso
a un completo sistema de estadísticas.
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Análisis de los resultados del Proyecto


Mediante el sistema de estadísticas establecidos, después de cinco meses de instaurado el
servicio, podemos concluir lo siguiente:
 Se ha logrado revertir la situación decreciente de la curva de demanda por parte de los
usuarios, de los servicios del Centro de Documentación de CIREN. Como lo muestran los
siguientes datos:
• Las consultas tradicionales al Centro de documentación de CIREN, en el periodo Enero
a Octubre del 2008, es de 8.231 consultas. Estas corresponden a consultas
efectuadas mediante visitas presenciales y vía Web a través del Catálogo Público en
Línea (OPAC), teléfono y mail, sin incluir el número de visitas y consultas a la Biblioteca
digital, establecido a partir del 4 de Junio 2008.
• Las consultas efectuadas solo a la Biblioteca digital en el periodo Junio-Octubre/2008,
ha sido de 18.473.
 Los resultados del ranking de palabras más buscadas nos confirman, lo acertado de
incorporar entre los elementos de clasificación y búsqueda, la componente geográfica ya que
mensualmente esta alternativa es la más utilizada por los usuarios.
 La demanda de descarga de documentos, está directamente relacionada con las novedades y
sindicación RSS, ya que una vez publicada una novedad inmediatamente se transforma en el
documento más consultado y descargado.
 De donde provienen nuestras visitas: estás se efectúan principalmente de Chile, pero también
existe una cantidad importante del extranjero.:

CONCLUSIONES
Mediante los planteamientos iniciales de este documento que están directamente relacionados
con los objetivos de la experiencia concreta desarrollada, podemos concluir lo siguiente:
 La instauración de nuevos servicios documentales electrónicos utilizando las Tecnologías
de Comunicación para su difusión y el uso de software de código abierto como es el
Greenstone en este caso, permite innovar en la producción y creación de servicios
documentales electrónicos, acordes a las demandas de los usuarios.
 La accesibilidad vía Web a los recursos de información se optimiza sustancialmente.
 Para los responsables de gestionar la información y diseminarla en las unidades de
información (Bibliotecas y Centros de documentación), se establecen nuevas formas
innovadoras para “Gestionar los documentos electrónicos” 7 existentes al interior de las
Instituciones generadoras de información.
 Se cumplió con las políticas de gobierno y las estratégicas institucionales al cumplir con los
objetivos de democratizar y sociabilizar la información, mediante el conjunto de elementos
de accesibilidad incorporados. Estos elementos facilitan el acceso a la información web,
de todas las personas en igualdad de condiciones y ello independiente de la tecnología
que utilicen o la discapacidad que puedan tener.

7
Gestión de documentos electrónicos: “proceso de creación, almacenamiento y utilización de documentos
electrónicos, que incluye su selección, clasificación, conservación, búsqueda, recuperación, reproducción y
diseminación a partir de dispositivos electrónicos”
Como ejemplos de documentos electrónicos tenemos las imágenes de documentos impresos llevados al
formato digital, los archivos con diversos contenidos creados electrónicamente como son los documentos de
texto, tablas, gráficos o presentaciones, informes, ficheros de audio y videos.
García Pérez, Alexeis. La gestión de documentos electrónicos como respuesta a las nuevas condiciones del
entorno de información. ACIMED [online]. 2001, vol. 9, no. 3 [citado 2008-10-18], pp. 190-200. Disponible
en: <http://scielo.sld.cu/
XIII Conferencia Internacional de Bibliotecología. "Acceso a la información y ciudadanía: experiencia e
innovación" Noviembre 2008

 Finalmente los gestores documentales, al crear estos nuevos servicios, se transforman en


entes facilitadores para generar nuevos conocimientos por parte de los usuarios al
disminuir las brechas espacio-temporales entre ellos y la información.
 Se contribuye a mejorar la eficacia operacional de las instituciones, en cuanto a la oferta
de información se refiere.
 Los resultados del proyecto que dio origen a la biblioteca digital, tienen un carácter
inclusivo, ya que permitió al término del proyecto, firmar un convenio de colaboración con
la Unión de Ciegos de Chile (UNCICH) y Fonadis. Este convenio, consistió en el aporte de
algunos documentos digitales para ser usados en una Biblioteca digital para ciegos en
construcción.

Bibliografía consultada:

DC-2005 Proceedings of the International Conference on Dublin Core and Metadata Applications.
Madrid, España: Universidad Carlos III, 2005. ISBN 84-89315-44-2.

García Pérez, Alexeis. La gestión de documentos electrónicos como respuesta a las nuevas
condiciones del entorno de información. ACIMED [online]. 2001, vol. 9, no. 3 [citado
2008-10-18], pp. 190-200. Disponible en: <http://scielo.sld.cu/scielo.php?
script=sci_arttext&pid=S1024-94352001000300003&lng=es&nrm=iso>. ISSN 1024-9435.

Martínez Usero, José Ángel. Nuevas tecnologías para nuevas bibliotecas: desarrollo de
servicios de información electrónica. Buenos Aires: Alfaguara, 2007

Martínez Usero, José Ángel; Lara Navarra, Pablo. La accesibilidad de los contenidos web.
Barcelona, Editorial UOC, 2006.

Martínez Usero, José Ángel; Lara Navarra, Pablo. La organización del conocimiento en
internet. Barcelona, Editorial UOC, 2006.

Rivero Rodrigo, Santiago. La gestión del potencial intelectual, como estrategia competitiva.
Un modelo de referencia para la gestión del conocimiento. Madrid, Human Management
Systems, 2005?

Tramullas, Jesús. Tendencias en documentación digital. España, Ediciones Trea, 2006.