MANUAL DE WORD 2010

SESION 10

PLANTILLAS
INTRODUCCION Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos, donde ya viene establecida la estructura y el formato de los elementos que contendr: estilo y tamao de fuente, formato y tabulaciones de las tablas, numeracin de pginas, cabeceras y pies de pgina, etc. Es til utilizarla cuando vamos a generar documentos idnticos en los que slo cambian los datos, como en un fax, un currculum o una factura. La plantilla se diferencia de un documento ordinario de Word por estar guardada en formato .dotx (.dotm para las que contienen macros). Al crear un documento a partir de ella, los datos que introduzcamos y los cambios que apliquemos se guardarn en un documento normal de Word de tipo .docx, sin alterarla. Word 2010 incluye muchas plantillas. Aprenderemos cmo utilizarlas y posteriormente veremos cmo modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades. Tambin veremos cmo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word. Podramos crear plantillas basadas en formularios de introduccin de datos con controles ms complejos, pero stos los veremos en el tema Compartir documentos. ELEMENTOS QUE SE GUARDAN EN UNA PLANTILLA Las plantillas, como hemos comentado, contienen los estilos y formatos que se hayan definido en ellas. Pero tambin conservan otros elementos:

- Las modificaciones en la barras de herramientas. Si aadimos o quitamos iconos estas modificaciones tambin se guardarn en la plantilla.

- Si creamos o modificamos entradas de Autotexto tambin se almacenarn en la plantilla.

Prof. Juan Carlos Santana Hinojosa

Msn: charles_system@hotmail.com

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- Lo mismo sucede con las macros y otros elementos que no hemos visto en este curso.

Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word 2010. De ah la potencia de las plantillas para trabajar de modo ms eficiente con Word 2010.

LA PLANTILLA POR DEFECTO En realidad las plantillas siempre se utilizan, aunque no seamos conscientes de ello.

Al crear un documento vaco nuevo, siempre se crea con unos mrgenes ya establecidos, y con una fuente y estilos predeterminados. Todo esto est definido internamente en una plantilla Normal.dotm que se aplica por defecto. De esta forma, cuando hacemos clic en el botn Predeterminar en alguna opcin para forzar a Word a aplicar valores distintos por defecto, lo que realmente hace el sistema es modificar la plantilla con la nueva preferencia.

Tambin podemos modificar la plantilla Normal.dotm abrindola normalmente desde Word, como un documento cualquiera. Para abrirla ser necesario saber dnde est. Averiguarlo es sencillo. En Archivo > Opciones > Avanzadas encontraremos al final de todo el botn Ubicaciones de archivos.... Si hacemos clic en l se abrir una ventana donde est la ruta de los archivos. Nos interesa la ruta de las Plantillas personales. Luego lo nico que resta hacer es ir a Archivo > Abrir y buscar la plantilla en la ruta que acabamos de averiguar.

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Como hemos dicho, todos los cambios realizados sobre ella se aplicarn a los nuevos documentos. Pero si por cualquier motivo queremos recuperar la plantilla original que vena por defecto, lo nico que tendremos que hacer es borrar, renombrar o cambiar de directorio Normal.dotm. Ya que, de esta forma, Word no la encontrar y crear una nueva.

UTILIZACION DE PLANTILLAS EN WORD

Para utilizar las plantillas haremos clic en Archivo > Nuevo.

Normalmente dejbamos marcada la opcin Documento en blanco y pulsbamos Crear. Para utilizar una plantilla deberemos utilizar las otras opciones disponibles. Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla:

- Plantillas recientes permite elegir entre las ltimas plantillas utilizadas en el ordenador.

- Plantillas de ejemplo abre las plantillas que se instalaron junto con Office.

- Mis plantillas es donde aparecern las que hayamos creado nosotros.

- Y ms abajo veremos una seccin completa de Plantillas de Office.com. Siempre y cuando tengamos acceso a internet, podremos acceder a las plantillas de la web de Microsoft desde aqu. Las podremos descargar gratuitamente y directamente desde Word, sin tener que ir a la pgina. Adems, las encontraremos perfectamente clasificadas en grupos: Actas, Agendas, Boletines, Calendarios, Cartas, etc.

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Las categoras y ficheros disponibles en este apartado de plantillas online son susceptibles a variaciones. Dependern de los recursos disponibles en la pgina web de Microsoft. Por ello, es posible que una plantilla o categora desaparezca sin ms y aparezcan otras nuevas.

Puedes buscar las plantillas explorando las carpetas o bien utilizar el cuadro de bsqueda.

Si utilizas la bsqueda y no encuentras nada con un determinado concepto, se muestra un mensaje con un enlace que te permite ponerte en contacto con Microsoft para sugerirles plantillas que podran resultar de utilidad, de forma que tengan constancia de la necesidad y vayan incluyendo cada vez ms a disposicin de los usuarios.

Si en cambio ests explorando las categoras para ver las plantillas debers utilizar los botones de la zona superior, para ir atrs y adelante o volver a la primera pgina haciendo clic en Inicio.

El proceso para utilizar la plantilla siempre ser el mismo. Localizarla, hacer clic sobre ella y pulsar el botn Crear que aparecer a la derecha junto a la previsualizacin. En el caso de las plantillas de Internet el botn se llamar Descargar.

Observa que junto al botn Crear est marcada la opcin Documento. Esto implica que crearemos un documento a partir de la plantilla, que es lo ms normal. Pero si en algn momento queremos crear una plantilla a partir de otra, simplemente deberemos pulsar el pequeo botn circular que hay en la opcin Plantilla.

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TRABAJAR CON EL DOCUMENTO CREADO

Una vez hemos pulsado el botn Crear, veremos un documento nuevo normal pero con la estructura de la plantilla escogida. Observars que la barra de ttulo contiene un ttulo predeterminado como Documento1, propio de los archivos no guardados.

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Lo ms habitual es que el texto a modificar se distinga perfectamente del texto que no debera, en principio, cambiarse. Por ejemplo, en la imagen hemos aplicado una plantilla de currculum ejecutivo. En l distinguimos varios elementos perfectamente etiquetados. Veremos sus etiquetas al hacer clic sobre ellos, como es el caso de la Direccin de correo electrnico. Al hacer clic sobre el texto [Escriba su correo electrnico] ha pasado a mostrarse dentro de un borde azul etiquetado, en modo edicin, para permitirnos cambiar el texto.

Una vez rellenada la informacin, guardaremos el documento normalmente, dndole nombre. La plantilla no se ver afectada MODIFICAR LAS PLANTILLAS Vamos a ver cmo se pueden modificar plantillas ya existentes, as podremos modificar tanto las plantillas proporcionadas por Word como las que creemos nosotros a partir de documentos. Para modificar una plantilla primero hay que abrirla como hemos visto en el punto anterior. En la pestaa Archivo > Nuevo, escogemos Plantillas de ejemplo y seleccionamos una plantilla. Nosotros hemos elejido currculum
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ejecutivo. Luego, en la parte inferior derecha, bajo la vista previa, deberemos seleccionar la opcin Plantilla. As indicamos que lo que queremos crear no es un documento a partir de ella, sino una plantilla. Por fin, hacemos clic en el botn Crear.

Sobre la plantilla abierta en Word podremos hacer todas las modificaciones de diseo que queramos. Por ejemplo, podramos introducir los datos que siempre se repetirn, como el nombre Usuario1 por el nombre real, correo electrnico, direccin y telfono. As ya no tendremos que introducirlo cada vez. Tambin cambiaremos el tamao y el tipo de letra, etc.

Al final obtendremos nuestro propio diseo. Ahora slo nos quedara guardar la plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar y nos aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos a continuacin.

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Observar dos cosas importantes. Automticamente Word 2010 nos ha colocado en la carpeta Plantillas, que es la carpeta donde se guardan las plantillas creadas por los usuarios (la misma donde se encontramos Normal.dotm). Hay que guardarla en esta carpeta para que luego aparezcan en la lista de Mis plantillas de Archivo > Nuevo. El Tipo de archivo seleccionado es Plantilla de Word (*.dotx). Esto es as porque al abrir la plantilla elegimos Plantilla, si hubisemos escogido Documento se estara guardando como un documento Word ordinario. Slo nos queda darle nombre a la plantilla y hacer clic en Guardar. Tcnicamente no hemos modificado la plantilla, sino que hemos creado una personalizada en Mis plantillas a partir de una original de las Plantillas de ejemplo. Si quisiramos modificar una plantilla como tal, lo nico que tendramos que hacer es guardarla con el mismo nombre y en el mismo directorio que la original.

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CREAR PLANTILLAS A PARTIR DE DOCUMENTOS DE WORD Las plantillas y los documentos Word se diferencian esencialmente en que son distintos tipos de documentos. Por lo tanto, a partir de un documento Word 2010 podemos crear una plantilla simplemente cambindole el tipo de documento. As pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word 2010 tendremos que: 1. Disear el documento Word 2010. Modificar el documento para darle el aspecto de una plantilla. Aqu, podramos incluir campos del estilo Haga clic aqu..., aunque no es necesario que una plantilla contenga estos campos. Por supuesto, tambin podemos partir de un nuevo documento en blanco para disear nuestra plantilla. 2. Guardar como plantilla. Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo seleccionar Plantilla de documento. Como ya sabes, automticamente Word 2010 te propondr que la guardes en la carpeta Plantillas. Recuerda que debes guardarla ah si quieres que luego aparezca en el apartado Mis plantillas.

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