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Excel

para Trabajar

Programa de Capacitacin del Programa BiblioRedes

Nivel II

Internet y Capacitacin Gratis en tu Biblioteca Pblica

Excel

para Trabajar

Programa de Capacitacin del Programa BiblioRedes

Nivel II

Internet y Capacitacin Gratis en tu Biblioteca Pblica

Elaborado por: Coordinacin de Capacitacin Programa BiblioRedes Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos

Excel para Trabajar Nivel II Manual de Capacitacin del Programa BiblioRedes Propiedad del Programa BiblioRedes de la Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos Registro de Propiedad Intelectual N XXX.XXX
Este material podr ser reproducido para efectos de capacitacin y/o de referencia con el consentimiento del Programa BiblioRedes y no podr ser comercializado.

Tabla de Contenidos

Grficos
Introduccin 1. Reconociendo los diferentes tipos de grficos
1.1. Grfico de columnas o barras 1.2. Grfico circular 1.3 Grfico de lneas

2. Las diferentes partes de un grfico 3. Cmo crear un grfico de columnas usando el Asistente de Grficos de Excel
3.1. Cmo abrir el Asistente de Grficos de Excel 3.2. Paso 1 del Asistente para Grficos 3.3 Paso 2 del Asistente para Grficos 3.4. Paso 3 del Asistente para Grficos 3.5. Paso 4 del Asistente para Grficos

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Actividades de aprendizaje: Ejercicio 1

Uso de Plantillas - Balance


1. Las plantillas de Excel 2. Plantillas para soluciones de hoja de clculo 3. Trabajar con plantillas dentro de cada tarea Actividades de aprendizaje: Ejercicio 2

Uso de Plantillas - Amortizacin de Prstamos


1. Abrir la plantilla 2. Cambios de formato de la plantilla de Amortizacin de Prstamos 3. Clculo de Amortizacin de Prstamo 4. Cmo interpretar los resultados Actividades de Aprendizaje Ejercicio 3

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Auto evaluacin
Grficos Uso de Plantillas - Balance Uso de Plantillas - Amortizacin de Prstamos

Grficos
Qu sabr o qu podr hacer al finalizar esta seccin? Reconocer las diferentes partes de un grfico. Usar el Asistente de Grficos.

Introduccin
Excel incluye una funcin de grficos, la que podemos usar para explicar datos y representarlos de manera sencilla. Los grficos tambin pueden ayudar a que alguna presentacin o algn documento escrito, parezca ms profesional y el lector o lectora retenga mejor lo que se quiere transmitir. Con el Asistente de Grficos es muy fcil crear casi cualquier grfico que necesitemos.

1.

Reconociendo los diferentes tipos de grficos

Un grfico es una herramienta que nos ayuda a visualizar datos, a compararlos, a observar sus cambios y a verlos de forma global y sintetizada. Existen varios tipos de grficos, pero en este curso bsico de Excel slo hablaremos de los tres ms comunes: 1.1. Grfico de columnas o barras Es til para observar seguimientos de tendencias de cifras o para comparar nmeros. Cada columna representa un valor determinado. El grfico de barras es la versin horizontal del grfico de columnas.

G r f ic o d e C o lu m n a s

G r f ic o d e B a r r a s

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1.2. Grfico circular Este tipo de grfico muestra la relacin de las partes con respecto al todo. Si el crculo es la totalidad de los datos de origen, cada porcin del crculo representa un nmero individual.

G rfic o c irc ular

1.3 Grfico de lneas ste tipo de grfico es mucho ms til para observar las tendencias durante el transcurso del tiempo. Estos grficos facilitan estudiar el alza o la baja de un determinado elemento. Una variacin del grfico de lneas es el grfico de rea en el cual se sombrea, con un color especfico, el rea que est debajo de la lnea.

G rfico de lne as

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6 4

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9 8

La seleccin correcta de un tipo de grfico realmente puede lograr expresar las ideas claramente. Tambin puede ocurrir lo contrario, que la seleccin incorrecta puede producir confusin.

2. Las diferentes partes de un grfico


En Excel es posible construir un grfico a partir de datos insertos en una tabla.Veamos un ejemplo, en este caso, los datos de Comparacin de Precios. La tabla que mostramos a continuacin contiene los datos de origen, es decir, el rango de celdas que contienen la informacin esencial en base a la cual se construye el grfico. Esta informacin est constituida por la serie de datos, es decir, los valores que se incluirn en el grfico (en este caso el precio de cada producto en los distintos supermercados comparados) y, por las categoras, que nos permitirn saber a qu corresponden dichos datos.

Comparacin de Precios Supermercado Supermercado Supermercado Supermercado A B C D Pan Leche Azcar Aceite 8 13 15 12 Serie de datos

En base a estos datos, es posible construir el siguiente grfico de columnas:

Ttulo

Comparacin de Precios
1400 1200 1000 800 600 400 200 0 Supermercado Supermercado Supermercado Supermercado A B C D Supermercado

Pan Leche Azcar Aceite

Eje de valores (Eje Y)

Precio

Serie de datos

Eje de categoras (Eje X)

3. Cmo crear un grfico de columnas usando el Asistente de Grficos de Excel


En esta seccin aprenderemos a utilizar el Asistente de Grficos para crear un grfico de columnas. El Asistente de Grficos nos guiar a travs de las sucesivas etapas para ingresar la informacin que nuestro grfico. 3.1. Cmo abrir el Asistente de Grficos de Excel Abramos el archivo Ejercicio4.xls que guardamos anteriormente en la carpeta de Mis Documentos. Seleccionamos los datos que se incluirn en el grfico. Debemos incorporar en esta seleccin elementos tales como: ttulos e identificadores de serie que, en este caso, seran los nombres de los meses y los aos. Aunque en el caso del ejemplo que estamos utilizando, todas las celdas que se seleccionarn son contiguas, debemos recordar que los datos que se seleccionan no tienen que ser necesariamente contiguos.

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Ahora estamos listos o listas para abrir el Asistente de grficos. Hay dos maneras para hacer esto Hacer clic sobre el botn para Asistente de Grficos de la barra de herramientas:

O hacer clic sobre la opcin Insertar en la barra del men, donde debemos seleccionar desde el men la opcin Grfico. Al hacerlo, se abriremos la ventana de dilogo para Asistente de Grficos:

3.2. Paso 1 del Asistente para Grficos El primer paso del Asistente de Grficos corresponde a la seleccin del tipo de grfico. En nuestro caso utilizaremos un grfico Tipo estndar, de columnas, el que se selecciona con un clic en el Tipo de grfico de nuestra preferencia. Luego, se debe seleccionar uno de los Subtipos de grfico correspondientes a Columnas. Para este ejercicio utilizaremos una columna agrupada, es decir el primero que se encuentra en la esquina superior izquierda del men Subtipo de Grfico. Al hacer clic sobre este recuadro se deber oscurecer

Para ver una muestra preliminar del grfico, y confirmar que es el que deseamos usar, debemos mantener oprimido el botn Presionar para ver muestra. La muestra preliminar la veremos en el espacio donde antes estaba el men Subtipos de Grfico.

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En la parte inferior de esta ventana y en la de los 4 pasos del Asistente de Grficos nos encontraremos con los siguientes botones: Cancelar, Atrs, Siguiente y Finalizar. Sirven, respectivamente, para desistir de la construccin del grfico, retroceder y avanzar un paso dentro del asistente y, para ir directamente al final, creando as el grfico con las opciones predeterminadas.

Ahora, hagamos clic en el botn Siguiente para avanzar al paso nmero 2. 3.3. Paso 2 del Asistente para Grficos En el segundo paso del Asistente de Grficos debemos verificar o cambiar los rangos de celdas que contengan la informacin que usamos para crear el grfico.

Si la serie de datos que queremos graficar est expresada en filas, debemos dejar seleccionada la opcin Filas. Si la serie de datos que queremos graficar est expresada en columnas, hacemos clic sobre la opcin Columnas. La seleccin de Filas o Columnas afecta significativamente la apariencia del grfico. Para comprobar esto, seleccionemos primero Filas y veamos cmo el grfico aparece en la ventana del asistente. A continuacin hagamos lo mismo con Columnas. Para efectos de este ejercicio, volvamos a seleccionar fila que es como hemos ordenado las series de datos.

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En la mayora de los casos, incluyendo este, Excel interpreta correctamente la orientacin de los datos y, en este paso, no necesitamos ms que hacer clic en el botn Siguiente en la parte inferior de la ventana. 3.4. Paso 3 del Asistente para Grficos El tercer cuadro de dilogo del Asistente de Grficos nos presenta opciones para definir su apariencia. La cantidad de pestaas que aparecen en la parte superior de este cuadro, depende del tipo de grfico seleccionado. El mximo de pestaas son 6, como en el caso de nuestro ejemplo en la imagen de ms abajo. Haciendo clic sobre cada una de ellas podremos ir definiendo algunas opciones especiales. Aunque en este ejercicio no ser necesario hacer mayores cambios, veremos qu permite modificar cada una de ellas.

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Ttulos: Permite ingresar ttulos para varias partes del grfico. En nuestro ejemplo escribiremos Cuenta Andrea Urrutia en el espacio para el Ttulo del grfico; Meses para el subttulo del eje de categoras (X) y Cantidad para el subttulo del eje de valores (Y).

Eje: Permite seleccionar el tipo de valores que se muestran en los ejes.

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Grficos

Lneas de divisin: Nos permite especificar las lneas de divisin, por ejemplo, en este caso hicimos una divisin por meses. Esta ventana de dilogo cambia segn las dimensiones del grfico.

Leyenda: Permite especificar si queremos mostrar una leyenda para el grfico y definir la ubicacin con relacin al grfico.

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Rtulos de datos: Nos permite mostrar rtulos de datos y el contenido de estos rtulos para las series de datos. En este caso, hemos dejado definida la opcin de Valor, lo que se refleja en el nmero que se agrega en la parte superior de cada barra y corresponde al valor que representa.

Tabla de datos: Nos permite especificar si se quiere mostrar una tabla de los valores usados en el grfico y tambin permite mostrar la tabla de datos junto al grfico.

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Grficos

Por lo general para hacer un grfico sencillo, no es necesario intervenir en esta etapa del asistente, excepto para ingresar un ttulo. Esta herramienta toma las decisiones correctas por nosotros. Avancemos, haciendo clic sobre el botn Siguiente para llegar al paso final. 3.5. Paso 4 del Asistente para Grficos En el 4 paso debemos especificar dnde queremos mostrar el grfico. Podemos elegir entre mostrar En una hoja nueva separada o Como objeto en una hoja de clculo existente. Luego, debemos hacer clic sobre el botn Finalizar y Excel crear el grfico de acuerdo con nuestras especificaciones. Sin embargo, siempre existe la posibilidad de hacer cambios en el grfico. Solo debemos hacer clic sobre el grfico y, luego, hacer clic sobre el botn Asistente de Grficos para modificarlo.

T ACTIvIdAdEs dE APRENdIzAjE
Ejercicio 1 1. Copie la siguiente tabla en un libro de Excel:
N 1 2 3 Nombre Completo Francisca Garca Teresa Inostroza Luisa Snchez Enero 2500 8300 6200 Febrero 5100 4000 5600 Marzo 4870 3920 2900 Abril 4500 8760 7980

1. Una vez copiada la tabla, represente los datos en un grfico de lneas y en una hoja separada de la tabla, utilizando el Asistente de Grficos. No olvide autoevaluarse en la pgina 26, en el captulo Grficos

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Uso de Plantillas - Balance


Qu sabr o qu podr hacer al finalizar esta seccin? Elegir una plantilla para elaborar un Balance. Trabajar con plantillas dentro de cada tarea.

1.

Las plantillas de Excel

Las plantillas son patrones predefinidos para crear libros (archivos) en la planilla de clculo. stas resultan muy tiles cuando usamos varias veces un libro con la misma estructura. Por ejemplo, cuando hacemos facturas, tarjetas de tiempo, balances, etc. Excel dispone de varias plantillas para crear diversos libros con estructuras predeterminadas, algunas de ellas vienen junto con el programa, otras se puede descargar de la web. Para comenzar a utilizar una de ellas es preciso que abramos un libro nuevo desde el men Archivo, haciendo clic en la opcin Nuevo...

Al hacerlo se abre el panel Nuevo libro, el que nos permite: abrir un libro nuevo en blanco o abrir un libro que ya existe.Tambin nos permite crear un libro nuevo a partir de una plantilla, para lo cual debemos ir a la opcin En mi PC...

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Uso de Plantillas - Balance

Al hacer clic sobre ste, se despliega la ventana Plantillas, la que contiene 2 pestaas con distintos tipos de plantillas predeterminadas y, adems, cuenta con el botn Plantillas de Office Online para descargar plantillas a travs de Internet.

2. Plantillas para soluciones de hoja de clculo


Comenzaremos a aprender el uso de las plantillas a travs de la creacin de una Hoja de balance. Para ello, debemos abrir la ventana de plantillas y hacer clic sobre la pestaa Soluciones de hoja de clculo.

3. Trabajar con plantillas dentro de cada tarea


En la pestaa Soluciones de hoja de clculo, entramos directamente a la plantilla Hoja de Balance, seleccionando el cono correspondiente y, luego, haciendo clic en el botn Aceptar. Cada una de las soluciones que all se presentan corresponde a una publicacin genrica ya creada, sobre la que podemos trabaja

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Una vez seleccionada y abierta la plantilla, debemos escribir nuestra propia informacin en los espacios asignados para cada dato y guardar luego, el archivo como tipo Libro de Excel. Si bien las plantillas traen un formato predefinido, podemos hacer las modificaciones de formato que estimemos convenientes dentro de la planilla. Sin embargo, antes de modificarlo debemos desproteger la hoja. Para desproteger una hoja debemos ir al men Herramientas, luego, seleccionar la opcin Proteger y, por ltimo, Desproteger hoja.... Una vez que hemos hecho este procedimiento, ya podemos hacer cambios en cualquier parte de la planilla.

La otra dificultad que podemos encontrar, es que los valores de dinero tengan un tipo de moneda ya asignado y que no corresponda al que necesitamos usar, en este caso, el Euro . Para cambiarlo, debemos seleccionar todas las celdas que utilicen datos numricos para valores de dinero; luego, dirigirnos al men formato, opcin Celdas..., finalmente, se abrir la siguiente ventana, donde debemos seleccionar la Pestaa Nmero, Categora Moneda y, por ltimo, el tipo que, en nuestro ejemplo, debera ser $ Espaol (Chile).

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Uso de Plantillas - Balance

Despus de hacer todos los cambios de formato y del tipo de smbolos que vamos a usar dentro del balance, solo debemos ingresar los datos y, los resultados, se irn calculando de manera automtica, tal como en el siguiente ejemplo, donde tenemos la visualizacin de la hoja Gastos (en el recuadro rojo):

La siguiente hoja, denominada Evolucin de la cuenta, nos muestra los cambios sufridos por nuestro balance a travs de un grfico de lneas.

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T ACTIvIdAdEs dE APRENdIzAjE
Ejercicio 2 1. Utilizando los siguientes datos y, con el uso de una plantilla, obtenga el balance de la empresa Ishikawa, para el mes de diciembre de 2007 y con valores expresados en pesos chilenos. Balance inicial $ 39.890.000. Da 08, pago de materia prima por $ 3.550.930. Da 10, Cobro de intereses de un depsito a plazo por $590.000. Da 12, Pago de servicios bsico $ 280.000. Da 16, Pago de imposiciones $ 374.000. Da 21, Cobro de deuda a la empresa Kaoru por $ 2.300.900.

Ahora, compruebe que realmente aprendi realizando la autoevaluacin del captulo Uso de Plantillas, en la pgina 26.

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Uso de Plantillas - Balance

Uso de Plantillas - Amortizacin de Prstamos


Qu sabr o qu podr hacer al finalizar esta seccin? Elegir una plantilla para elaborar una planilla de amortizacin de prstamos. Trabajar con plantillas dentro de cada tarea.

1.

Abrir la plantilla

Como ya sabemos, Excel dispone de varias plantillas para crear diversos libros con estructuras predeterminadas, una de ellas es la de Amortizacin de Prstamos, en palabras simples se trata de una planilla que nos permitir hacer los clculos para saber cunto debemos pagar mensualmente de un prstamo considerando todos valores involucrados (impuestos, intereses, monto del prstamo, etc.). Para comenzar a utilizarla debemos abrir un libro nuevo desde el men Archivo, haciendo clic en la opcin Nuevo... y seguir las mismas instrucciones detalladas en el captulo anterior, pero esta vez seleccionaremos, en la pestaa Soluciones de hoja de clculo, el cono de Amortizacin de Prstamo.

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2. Cambios de formato de la plantilla de Amortizacin de Prstamos


Una vez seleccionada y abierta la plantilla, debemos escribir nuestra propia informacin en los espacios asignados para cada dato y guardar luego, el archivo como tipo Libro de Excel. Recordemos que, si bien las plantillas traen un formato predefinido, podemos hacer modificaciones a la planilla, desprotegiendo la hoja en forma previa. Nuevamente, nos encontraremos con que los valores de dinero tienen un tipo de moneda ya asignado, el Euro . Seleccionando todas las celdas que utilicen datos numricos para valores de dinero; y luego, dirigindonos al men formato, opcin Celdas..., podremos cambiar el tipo de moneda en la pestaa Nmero, Categora Moneda y, por ltimo, el tipo que, en nuestro ejemplo, debera ser $ Espaol (Chile). En el caso de esta plantilla en particular, debemos tener cuidado en seleccionar las celdas con formato Moneda, ya que, no todas corresponden a cantidades de dinero. Se debe cambiar el formato de la moneda, solo en las celdas: Importe del prstamo; Pago Programado; Total de Adelantos e Inters total (celdas marcadas en rojo). Y de la primera lnea de la tabla de la parte inferior que nos arrojar los resultados. Tambin podemos definir el nmero de decimales que queremos obtener.

3. Clculo de Amortizacin de Prstamo


Despus de hacer todos los cambios de formato y del tipo de smbolos que vamos a usar dentro de la Calculadora de prstamos, solo debemos ingresar los datos del prstamo y los resultados, se irn calculando de manera automtica, tal como en el siguiente ejemplo: Supongamos que pedimos un prstamo en el Banco de Las Amricas por un monto total de $ 200.000 (Doscientos mil pesos), con una tasa de inters del 4,75% anual, a 2 aos plazo y con 1 mes de gracia anual a eleccin. La fecha del primer pago ser el 30 de septiembre de 2009.
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Uso de Plantillas - Balance

Importe del prstamo: $ 200.000.Inters anual: 4,75% Periodo del prstamo en aos: 2 aos Nmero de pagos anuales: 11 Fecha inicial del prstamo: 30/09/2009 Entidad financiera: Banco de Las Amricas

La opcin de Pagos extra opcionales, como lo dice el mismo comentario que aparece al colocar el cursor en la celda respectiva, corresponde a pagos adicionales que nosotros queramos hacer para ir bajando el monto de la deuda. Si no vamos a hacer pagos extra, la dejamos en blanco.

As, una vez que hemos ingresado todos los datos, obtendremos en detalle cada una de las cuotas que debemos pagar para amortizar (ir cubriendo) la deuda. La siguiente hoja, denominada Evolucin de la cuenta, nos muestra los cambios sufridos por nuestro balance a travs de un grfico de lneas.

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4. Cmo interpretar los resultados


Los resultados que obtenemos son el Resumen del prstamo y la tabla final que detalla cada uno de los pagos, hasta llegar a 0 (cero), o sea, cuando ya hemos pagado toda nuestra deuda. El recuadro a continuacin, nos da los datos generales del prstamo. El valor de la cuota, el nmero de pagos y el monto total de lo que pagaremos por concepto de inters.

En la planilla que se despliega en la parte inferior, se detallan los siguientes datos:

Pago N: Es el nmero de la cuota que nos corresponde pagar. Fecha del pago: Fecha en la que nos corresponde pagar la cuota. Saldo inicial: Es el monto total que nos falta pagar. Pago programado: Corresponde al valor de la cuota. Pago extra: Es cualquier pago que hagamos, adicional a la cuota establecida. Pago total: Corresponde al valor de la cuota que debemos pagar ese mes, considerando el pago programado y el pago extra. Capital: Es la cantidad de dinero de la cuota, que corresponde al pago del prstamo propiamente tal, descontando lo pagado por inters. Inters: La cantidad de dinero de la cuota mensual, que corresponde al pago de intereses. Saldo final: Es el valor total de la deuda, descontando la cuota de ese mes.

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Uso de Plantillas - Balance

T ACTIvIDADEs DE APREnDIzAjE
Ejercicio 3 1. Utilizando los siguientes datos y, con el uso de la plantilla correspondiente, obtenga el detalle de las cuotas que se deben pagar por un prstamo solicitado el 15 diciembre de 2009 y con valores expresados en pesos chilenos, en el Banco de Curic. 2. El valor total del prstamo es de $ 670.000. (seiscientos setenta mil pesos), a 3 aos plazo, pagando 10 cuotas anuales. 3. En las cuotas n 10, 11 y 12, haremos un pago extra de $ 5.000. (cinco mil pesos). Ahora, compruebe que realmente aprendi realizando la autoevaluacin del captulo Uso de Plantillas, en la pgina 27.

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Autoevaluacin
A medida que complete cada contenido, es importante que usted vaya monitoreando su propio proceso de aprendizaje. De esta manera, usted podr determinar si necesita ms horas de prctica y/o solicitar apoyo en los contenidos que necesita repasar. Ponga una X en el casillero que mejor describa su percepcin del logro alcanzado y apropiacin de su aprendizaje. Luego hgase alguna recomendacin de cmo proseguir y convrselo con su capacitador o capacitadora. Grficos
Aprendizajes Logrados Reconozco los diferentes tipos de grficos. Reconozco las diferentes partes de un grfico. Puedo crear un grfico usando el Asistente de Grficos. S En parte No

Y ahora, cmo sigo? Marque la opcin que ms le acomoda o recomindese algo diferente. F Continuar con la prxima unidad. F Ejercitar un poco ms. F Reunirme con algn compaero, compaera o mi capacitador o capacitadora para aclarar dudas. F Otro Uso de Plantillas - Balance
Aprendizajes Logrados Conozco las plantillas de Excel. S cmo acceder a las plantillas de Excel. Puedo crear un balance usando una plantilla. Si En parte No

Y ahora, cmo sigo? Marque la opcin que ms le acomoda o recomindese algo diferente. F Continuar con la prxima unidad. F Ejercitar un poco ms. F Reunirme con algn compaero, compaera o mi capacitador o capacitadora para aclarar dudas. F Otro
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Autoevaluacin

Uso de Plantillas Amortizacin de Prstamos


Aprendizajes Logrados Conozco las plantillas de Excel. S cmo acceder a las plantillas de Excel. Puedo crear un balance usando una plantilla. Si En parte No

Y ahora, cmo sigo? Marque la opcin que ms le acomoda o recomindese algo diferente. F Continuar con la prxima unidad. F Ejercitar un poco ms. F Reunirme con algn compaero, compaera o mi capacitador o capacitadora para aclarar dudas. F Otro

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