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CONTROL DE REGISTRO

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JEFE DE OFICINA TECNICA Elaborado por

JEFE DE OFICINA TECNICA Revisado por

JEFE DE GESTION INTEGRADA Aprobado por

29/03/2012 Fecha de aprobacin

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Tabla de control de cambios en documentos


Revisin Pgina 01 02 03 04 05 06 07 08 02 03 04 05 06 Observaciones

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1.

OBJETIVO Establecer los lineamientos para la identificacin, legibilidad, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de conservacin y disposicin de los registros de LIDER S.A.C. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los registros generados por LIDER S.A.C. como resultado de la implementacin y operacin de su sistema de gestin. RESPONSABLES El Jefe de Gestin Integrada es responsable de implementar y supervisar el cumplimiento del presente procedimiento. Todo el personal involucrado con dicho procedimiento es el responsable de cumplir las directivas establecidas en este documento.

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FRECUENCIA Permanente. EQUIPOS Y MATERIALES No aplica TRMINOS Y DEFINICIONES No aplica 7. PROCEDIMIENTO 7.1 Elaboracin:

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7.1.1 La necesidad de elaborar o desarrollar un registro, puede ser generada en cualquier


rea de la empresa. 7.1.2 El emisor o el equipo responsable elaborar el proyecto de documento, el cual ser estudiado por el/los responsable(s) de su ejecucin, una vez concluido se entregar a los responsables de su revisin y aprobacin. 7.2 Revisin, aprobacin y codificacin:

7.2.1 La revisin y aprobacin de los documentos, se realizar en los diferentes niveles de


la organizacin de acuerdo al tipo, al alcance del documento, a los datos considerados, y al nivel de uso. Los encargados de revisin y aprobacin establecidos, son los siguientes:

TIPO DE DOCUMENTO Manuales y Polticas

ELABORADOR

REVISOR

APROBADOR CONTROLADO POR Jefe de Gestin Integrada

Jefe de Oficina Responsables de Tcnica, Jefe de Gerente de rea Superintendencia Construccin de obras, Jefe de Gestin Integrada.

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Procedimientos generales y especficos del sistema

Responsables de rea que ms participan en la ejecucin

Oficina Tcnica

Jefe de Gestin Jefe de Gestin Integrada Integrada

Especificaciones Responsable de y Registros. rea

Oficina Tcnica

Jefe de Gestion Jefe de Gestin Integrada Integrada

7.2.2

Una vez aprobado el documento, el Responsable del Control de Documentos completar la informacin colocando el cdigo (utilizando la clave alfanumrica), nmero de revisin, persona que revisa y aprueba, fecha de aprobacin y nmero de pginas. 7.2.3 El Responsable del Control de Registros incluir el documento en el formato LGI 0021: Listado Maestro de Registros. Asimismo, ingresa el documento al Sistema Informtico. 7.3 Distribucin:

7.3.1 El Responsable del control de los registros, sacar a los procedimientos las copias
controladas, las cuales llevarn el nmero de control y el nombre de la persona que lo recibir, en sello de COPIA CONTROLADA en la primera pgina. 7.3.2 El Responsable del Control de Documentos, incluir a todas estas personas en el formato LGI 002-2: Lista de Distribucin de Registros Controlados asignndole un nmero de control. Para ser efectiva la entrega del documento, el usuario deber devolver la copia anterior y firmar la Lista de Distribucin como prueba de la recepcin del documento. 7.3.3 Las copias no controladas son solicitadas al Jefe de Gestin Integrada, justificando si es para fines de revisin del documento o publicidad. En ambos casos, ste las entregar, previa autorizacin del rea involucrada, colocando un sello de color rojo con la frase: COPIA NO CONTROLADA en el cual tambin se colocar la fecha de entrega. 7.4 Revisin. Modificacin y retiro de documentos obsoletos:

7.4.1 Las mismas personas o equipos de trabajo que elaboraron los registros, sern en lo
posible los que efecten la modificacin del mismo, siguiendo la etapa de aprobacin segn lo indicado en 7.2. Luego de la aprobacin respectiva, el Responsable del control de registros editar un nuevo documento incluyendo las modificaciones aprobadas, as mismo modificar el nmero de revisin, la fecha de aprobacin y el cargo de la persona que aprueba. Las hojas que forman parte de un documento del sistema de gestin sern controladas mediante el nmero de revisin indicado en la parte superior derecha cuando se lleva a cabo algn cambio, ste es registrado en el formato RGI 002-3 TABLA DE CONTROL DE CAMBIO DE REGISTROS en cada documento y en un listado maestro llevado por el Jefe de Gestin Integrada. Cuando alguna de las hojas llega a Ver 05, se realiza una revisin total del documento, regresando a revisin 01, todas las hojas modificndose la revisin del documento.

7.4.2

La distribucin de los documentos modificados se registrarn en la Lista de Distribucin de Registros Controlados (LGI 002-2) y se reemplazar en la Red, la versin anterior por la versin vigente. 7.4.3 El Jefe de Gestin Integrada, se asegurar de solicitar y recabar todos los documentos y datos obsoletos. Los archivar en file correspondiente por un ao. Pasado este tiempo, proceder a destruirlos. PROHIBIDO REPRODUCIR SIN AUTORIZACIN DEL JEFE DE GESTION INTEGRADA

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7.5 Documentos de procedencia externa: Cuando sea necesario mantener documentos de procedencia externa (manuales, normas legales, normas tcnicas, certificados, etc.) el responsable de su uso lo colocar en un archivo claramente identificado y ser responsable de adquirir la nueva versin en el caso de que sea necesario para su proceso o actividad, procediendo a retirar la versin anterior. 7.6 Archivo de los documentos: 7.6.1 El Jefe de Gestin Integrada se encargar de archivar cada documento en su file correspondiente: ya sea documentos Reemplazados, Cancelados, Activos, Confidenciales, no Confidenciales. 7.7 . Documentos confidenciales: Cuando se genere documentos de carcter confidencial, se deber colocar un sello en color rojo, indicando la naturaleza del mismo. 8. REGISTROS

LGI 002-1: Listado maestro de registros LGI 002-2: Lista de distribucin de registros controlados RGI 002-3: Tabla de control de cambio de documentos 9. No aplica ANEXOS

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