Excel XP

Microsoft Excel
xp
Mdulo
- Terico y Prctico -
Microsoft Excel xp
Autor: Fundacin Unin de Centros Educativos - FUCE

Piedras 83 4 Piso G (C1070AAA) Ciudad Autnoma de Buenos Aires
Argentina.
E-mail: edu@fuce.org
Sitio Web: www.fuce.edu.ar
Editores:
Proyecto Educacin y Trabajo S.R.L PROET Argentina.
Proyecto Educativo Laboral S.R.L PROEL Argentina.
Proyecto Educacin y Trabajo S.L PROET SL Espaa
Proyecto Educacin y Trabajo del D.F S.C PROET del DF SC Mxico.
Proyecto Educacin y Trabajo de la Repblica Oriental del Uruguay.
Microsoft Excel xp
Bienvenidos al apasionante Mundo de la Informtica!

En este Mdulo intentaremos guiarlos en el aprendizaje de Microsoft Excel.
Microsoft Excel es una planilla de clculo que se utiliza para desarrollar tareas donde
podr resolver ecuaciones matemticas, estadsticas y hasta cientficas, entre otras. Los
archivos de este programa se presentan en hojas divididas horizontalmente y verticalmente,
similar a una hoja de trabajo contable, donde podr ingresar tanto nmeros como texto, pero
a diferencia de estas planillas contables, el programa es quien realiza los clculos en forma
electrnica.
Este Mdulo ha sido pensado para que puedan aplicar los conocimientos que
expresa, fundamentalmente en el mbito Laboral, destinados a cubrir las necesidades que
se presentan para desarrollar las tareas en el mbito laboral.
Esperamos que disfruten este Mdulo, como nosotros lo hicimos al redactarlo, y que
les sea de utilidad en el desempeo de sus tareas en el mbito laboral.
Les deseamos xito en este aprendizaje que estn comenzando.
Microsoft Excel xp
Metodologa de Trabajo
Les presentamos la Metodologa de Trabajo de este Mdulo, con el fin de orientarlos
en su correcto uso y aprovechamiento.
Es importante comenzar por la simbologa que encontrarn en las prximas pginas:
ATENCIN
Desarrolla una aclaracin de importancia acerca del tema.
SUGERENCIA
Plantea otras formas de aplicar las herramientas.
ACTIVIDAD
Indica las Prcticas a realizar, en caso de tener instalado el Software
Educativo Asistente FUCE.
TRUCO
Sugiere alternativas para hacer ms dinmica la aplicacin de las
herramientas.
Al finalizar cada Captulo encontrarn:
Prcticas Adicionales, que les permitirn repasar las herramientas aprendidas en

actividades concretas e integradoras.
Un repaso de conceptos Tericos, para verificar la compresin y adquisicin de los

conceptos ms importantes.
Al finalizar el Mdulo encontrarn una Autoevaluacin Mltiple Chioce (Mltiples Opciones),
que le servir como preparacin para el Examen On-Line FUCE.
Microsoft Excel xp
ndice
Prlogo................................................................................................................
Metodologa de trabajo ......................................................................................
CAPTULO 1 ........................................................................................................
Introduccin .......................................................................................................
Microsoft Excel xp .................................................................................................
Ingresar a Excel ....................................................................................................
Partes de la ventana .............................................................................................
Archivos nuevos ....................................................................................................
Formas de seleccin.............................................................................................
Rango ...................................................................................................................
Ingreso de informacin ..........................................................................................
Tamao de filas y columnas ...................................................................................
Formato de celdas ................................................................................................
5
6
6
6
8
9
9
13
14
15
17
Guardar y abrir libros .........................................................................................

Guardar archivos ...................................................................................................
Actualizar archivos ................................................................................................
Cerrar archivos .....................................................................................................
Abrir archivos ........................................................................................................
22
22
22
23
23
Actividad 1 .......................................................................................................... 25
Repaso del captulo 1 ........................................................................................ 26
CAPTULO 2 ........................................................................................................
Series ..................................................................................................................
Serie .....................................................................................................................
Crear series de dato personalizados ....................................................................
27
28
28
30
Frmulas bsicas ...............................................................................................

Frmulas bsicas .................................................................................................
Algunas frmulas bsicas .....................................................................................
Suma ...........................................................................
Resta ...........................................................................
Multiplicacin ...............................................................
Divisin ........................................................................
Porcentaje ....................................................................
31
31
31
32
33
34
35
36
211
Microsoft Excel xp
Funciones ...........................................................................................................
Funcin .................................................................................................................
Funciones matemticas y trigonomtricas ...............................................
Suma ......................................
Sumar.si .................................
Producto .................................
Raz ........................................
Potencia .................................
Funciones estadsticas ............................................................................
Promedio ................................
Mximo ..................................
Mnimo ...................................
Contar.....................................
Contar.si .................................
Contar.blanco .........................
Contar...................................
Moda ......................................
Fecha y hora ............................................................................................
Ahora ......................................
Hoy .........................................
Da ..........................................
Mes ........................................
39
39
39
39
40
42
43
44
46
46
48
49
51
52
54
56
57
59
59
60
61
62
Actividad 2 .......................................................................................................... 64
CAPTULO 3 ........................................................................................................
Funciones lgicas ..............................................................................................
Funcin Si .............................................................................................................
Funcin Si (Anidada) ............................................................................................
67
68
68
70
Funciones de bsqueda .................................................................................... 74

Funcion BuscarV................................................................................................. 74
Funcion BuscarH................................................................................................. 77
Asistente para funciones ................................................................................... 80
Asistente para funciones ....................................................................................... 80
Actividad 3 .......................................................................................................... 84
212
Microsoft Excel xp
CAPTULO 4 ........................................................................................................ 87
Referencias relativas y absolutas ..................................................................... 88
Referencias relativas y absolutas .......................................................................... 88
Insertar y eliminar filas, columnas y hoja ......................................................... 91
Insertar y eliminar filas, columnas y hojas ............................................................... 91
Etiquetas inteligentes ........................................................................................ 96
Etiquetas inteligentes ............................................................................................ 96
Rangos ................................................................................................................ 98
Rangos ................................................................................................................. 98
Actividad 4 .......................................................................................................... 100
CAPITULO 5 ........................................................................................................
Grficos ...............................................................................................................
Grficos ................................................................................................................
Insertar un grfico ..................................................................................................
reas de un grfico ...............................................................................................
Tamao de los grficos .........................................................................................
Formato de los grficos ........................................................................................
103
104
104
104
111
112
113
Actividad 5 .......................................................................................................... 114

CAPITULO 6 ........................................................................................................
Base de datos .....................................................................................................
Base de datos ......................................................................................................
Organizar datos ....................................................................................................
117
118
118
121
Filtros ..................................................................................................................
Filtros ....................................................................................................................
Aplicar autofiltros ..................................................................................................
Quitar autofiltro ......................................................................................................
122
122
122
124
Actividad 6 .......................................................................................................... 125

213
Microsoft Excel xp
CAPTULO 7 ........................................................................................................ 127

Combinacin de archivos.................................................................................. 128
Combinacin de archivos ...................................................................................... 128
Administrar archivos y objetos ......................................................................... 135
Copiar .................................................................................................................. 135
Mover o cortar ....................................................................................................... 136
Pegado especial ................................................................................................... 138
Actividad 7 .......................................................................................................... 140
CAPTULO 8 ........................................................................................................ 143
Administrar archivos y objetos ......................................................................... 144
Macros .................................................................................................................. 144
Creacin de macros ............................................................................................. 144
Ejecutar macros .................................................................................................... 146
Macros absolutas y relativas ............................................................................. 147
Macros absolutas .................................................................................................. 147
Macros relativas .................................................................................................... 148
Actividad 8 .......................................................................................................... 150
CAPTULO 9 ........................................................................................................ 153
Configuracin de pginas ................................................................................. 154
Configuracin de pginas ..................................................................................... 154
rea de impresin .............................................................................................. 158
Establecer rea de impresin ............................................................................... 158
Quitar rea de impresin ...................................................................................... 159
Vista preliminar ................................................................................................... 160
Vista preliminar ..................................................................................................... 160
Actividad 9 .......................................................................................................... 162
214
Microsoft Excel xp
CAPTULO 10 ...................................................................................................... 165

Validacin............................................................................................................ 166
Validacin ............................................................................................................. 166
Establecer validacin de datos ............................................................................. 166
Auditora .............................................................................................................. 170
Auditora ............................................................................................................... 170
Herramientas de la barra de herramientas Auditora .............................................. 170
Formato condicional .......................................................................................... 173
Formato condicional ............................................................................................. 173
Tablas dinmicas ................................................................................................ 175
Tablas dinmicas .................................................................................................. 175
Creacin de tablas dinmicas ............................................................................... 175
Creacin de grficos dinmicos ........................................................................... 179
Escenarios .......................................................................................................... 180
Escenarios............................................................................................................ 180
Creacin de escenarios ........................................................................................ 180
Ver escenario ....................................................................................................... 182
Actividad 10 ........................................................................................................ 184
Repaso del captulo 10 ...................................................................................... 185
CAPTULO 11 ...................................................................................................... 187
Plantillas .............................................................................................................. 188
Plantillas ............................................................................................................... 188
Trabajando con plantillas ....................................................................................... 188
Utilizacin de plantillas personalizadas ................................................................. 189
Completar o modificar una plantilla ....................................................................... 190
Guardar como pgina Web ................................................................................ 192
Libros de Microsoft Excel xp en Internet................................................................. 192
Actividad 11 ......................................................................................................... 196
Repaso del captulo 11 ....................................................................................... 197
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Microsoft Excel xp
CAPTULO 12 ......................................................................................................
Trabajando con ventanas ..................................................................................
Trabajando dentro de una misma hoja ...................................................................
Trabajar con diferentes hojas dentro de un libro .....................................................
Trabajar con varios libros ......................................................................................
199
200
200
201
202
Propiedades del archivo .................................................................................... 203

Configuracin de propiedades .............................................................................. 203
Actividad 12 ....................................................................................................... 204
Repaso del captulo 12 ...................................................................................... 205
AUTOEVALUACIN ............................................................................................ 207
Respuestas correctas ........................................................................................... 209
BIBLIOGRAFA RECOMENDADA ...................................................................... 210
216
Microsoft Excel xp
Captulo 1
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:

Conocer la utilidad de esta importante planilla de clculos y sus caractersticas
principales.
Conocer las partes de la ventana de Microsoft Excel y cmo desplazarse por la
misma.
Aprender a seleccionar rangos y realizar distintos cambios en cuanto a su formato.
Aprender a guardar y abrir libros nuevos, como as tambin a cambiar el tamao de las
filas y columnas de la planilla.
Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades
para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Temas de Aprendizaje
Contenidos Mnimos
Introduccin
Microsoft Excel xp. Ingreso a Excel.

Partes de la ventana. Archivos
nuevos. Formas de seleccin.
Rango. Ingreso de informacin.
Tamao de las filas y columnas.
Formato de celdas.
Captulo 1
Guardar y abrir libros
Guardar archivos. Actualizar

archivos. Cerrar archivos. Abrir
libros.
Microsoft Excel xp
Introduccin
Microsoft Excel xp
Microsoft Excel es una planilla de clculos en el paquete de aplicaciones Office.
Excel est conformado por planillas de clculos, lo que quiere decir, que en sus hojas de
trabajo se pueden desarrollar tareas donde podr resolver ecuaciones matemticas,
financieras, estadsticas y hasta cientficas, entre otras. La disposicin de las hojas facilita
este tipo de trabajo ya que se encuentra dividida horizontal y verticalmente, similar a una hoja
de trabajo contable, donde podr ingresar tanto nmeros como texto, pero a diferencia de
estas planillas contables, este programa es quien realiza los clculos en forma electrnica.
Ingresar a Excel
Existen varias formas de ejecutar o iniciar Microsoft Excel, pero la ms utilizada es desde
el men inicio, para lo cual debe realizar el siguiente camino:
- Desde la barra de tareas, haga clic en el men Inicio Todos los programas Microsoft
Excel.
ATENCIN: Dependiendo de la instalacin del programa, es posible encontrar

en algunas computadoras que se haya creado un cono de grupo para los
programas del paquete Office, encontrando el cono de Microsoft Excel dentro
de un submen como se observa en la siguiente imagen:
Microsoft Excel xp
SUGERENCIA
En caso de que el programa sea utilizado con mucha frecuencia puede:

- Crear un acceso directo para Microsoft Excel xp, en el escritorio.
- Ingresar utilizando la barra de herramientas de Office, haciendo clic sobre el cono
de Excel ingresar en forma rpida.
Microsoft Excel xp
Partes de la ventana
Ventana de Microsoft Excel xp
Botones de control
Barra de ttulo
Barra de men
Barras de
herramientas
Planilla
de clculo
Barra de estado
Panel de tareas
Partes de una Planilla de clculo

Columna
Celda
Fila
Cada libro inicia con tres hojas de clculo. Estas hojas pueden:
-Cambiar su nombre. -Moverse. -Eliminarse. -Y adems se pueden insertar nuevas hojas.
Columnas: Es un conjunto de celdas organizadas verticalmente. Se nombran con las

letras del abecedario.
Filas: Es un conjunto de celdas organizadas horizontalmente. Se nombran con
nmeros.
8
Microsoft Excel xp
ATENCIN: Los archivos nuevos creados en Excel se denominan Libros.
Archivos nuevos
Para crear un nuevo archivo, utilice cualquiera de las siguientes opciones:
1 Opcin desde la Barra de herramientas Estndar
- Haga clic en este botn:
2 Opcin desde el Teclado
- Presione las teclas:
y
3 Opcin desde la Barra de men
b-
aPrimer clic
Segundo clic
Tercer clic
Formas de seleccin
Al seleccionar una celda podr escribir datos, aplicar formatos como color de fuente, color
de borde, color de relleno entre otros.
A continuacin aprender a seleccionar una celda, varias celdas, una fila, o una columna y a
seleccionar celdas, columnas y filas en forma contina y discontina.
9
Microsoft Excel xp
Seleccin de una celda:

1- Ubique el puntero del mouse en la celda que desee seleccionar.
2- Cuando el puntero se transforme en una cruz blanca, haga clic con el botn izquierdo
del mouse.
Puntero del mouse

transformado en
una cruz blanca
Celda
seleccionada
ATENCIN: Para desplazar la seleccin de una celda a otras, utilice

cualquiera de las siguientes opciones:
Desde el Teclado
1 Opcin
- Presione la tecla:
/
2 Opcin
- Presione las siguientes teclas:
Teclas de desplazamiento
Superior
Izquierda
Derecha
Inferior
10
Microsoft Excel xp
Seleccin de una fila:

1- Ubique el puntero del mouse sobre el nmero de fila que desea seleccionar de una sola
vez.
2- Cuando se transforme en una flecha negra que apunta hacia la derecha, haga clic.
Puntero del mouse

transformado en
una flecha negra
apuntando hacia la
derecha.
Fila seleccionada
Seleccin de una columna:

1- Ubique el puntero del mouse sobre la letra que corresponda a la columna que desea
seleccionar de una sola vez.
2- Cuando el puntero se transforme en una flecha negra que apunta hacia abajo, haga clic.
Puntero del mouse

transformado en una
flecha negra apuntando
hacia abajo.
11
Microsoft Excel xp
Columna seleccionada
Seleccin de celdas, columnas o filas en forma contina:

1- Ubique el puntero del mouse sobre la primer celda del grupo a seleccionar.
2- Cuando el puntero se transforme en una cruz blanca, haga clic y sin soltar arrastre el
puntero hasta seleccionar la cantidad de celdas, columnas o filas que desee.
Puntero del mouse

transformado en
una cruz blanca
Varias celdas
seleccionadas
Seleccin de celdas, columnas o filas en forma discontina:

1- Seleccione un grupo de celdas.
2- Presione la tecla:
3- Sin soltar la tecla control, seleccione otro grupo de celdas.
12
Microsoft Excel xp
1er Grupo de celdas

seleccionadas
1er Grupo de celdas

seleccionadas
2do Grupo de celdas
seleccionadas
Rango
Un rango es un conjunto de celdas seleccionadas, que se representan con un nombre
compuesto por el nombre de la primera celda que comprende la seleccin, dos puntos (:) y,
a continuacin, el nombre de la ltima celda seleccionada.
Rango
A2:C3
Desde hasta
A2:C3
Primer celda Segunda celda
del rango
del rango
seleccionado seleccionado
Ejemplo: La seleccin de celdas que se

ve a continuacin, corresponde al rango
A2:C3
13
Microsoft Excel xp
Ingreso de informacin
Para cargar datos en una celda haga clic sobre la celda que tendr la informacin y luego
ingrese los datos que desee.
Si los datos ingresados son slo palabras stas se alinearn automticamente a la
izquierda de la celda y si los datos son numricos se alinearn a la derecha de la celda.
Barra de frmula
Barra de frmula
Tipo de dato: Texto

Se ubica a la izquierda de la celda.
Tipo de dato: Numrico

Se ubica a la derecha de la celda.
ATENCIN: Si usted desea modificar o cambiar los datos de una celda,

puede utilizar cualquiera de las siguientes opciones:
1 Opcin desde la Barra de frmula
- Seleccione con un
clic la celda que desea
modificar.
- Desde la barra de
frmula, haga clic, y
comience a modificar
el contenido.
Barra de frmula
Contenido de
la celda A1
Celda
seleccionada

- Seleccione la celda
que desea modificar.
- Aparecer el cursor
titilando para que pueda
comenzar a modificar el
texto.
- Finalmente presione la
tecla :
14
Cursor
titilando
Microsoft Excel xp
Realice la actividad paso a paso desde el Asistente FUCE, que se ubica en el

Captulo 1, Tema: Introduccin, Subtema: Ingreso de informacin, por ejemplo.
Tamao de filas y columnas

Filas:
Para cambiar el tamao de las filas, puede utilizar cualquiera de las siguientes
opciones:
- Seleccione la/s fila/s que
desee.
Fila seleccionada
- Desde la barra de men, haga clic en Formato - Fila - Alto...

- Aparecer este cuadro:
1) Coloque un valor
2) Acepte el cuadro
2 Opcin desde la Fila

- Ubique el puntero del mouse entre la numeracin de las filas.
- Cuando el puntero se transforme en una doble flecha, haga clic y sin soltar arrastre
hacia abajo o hacia arriba hasta encontrar el tamao deseado.
Puntero del mouse

transformado en
una doble flecha
15
Microsoft Excel xp
Columnas:
Para cambiar el tamao de las columnas, puede utilizar cualquiera de las siguientes
opciones:
- Seleccione la/s columna/s
que desee.
Fila seleccionada
- Desde la barra de men, haga clic en Formato - Columnas - Ancho...

1) Coloque un valor
2) Acepte el cuadro
2 Opcin desde la Columna

- Ubique el puntero del mouse entre la numeracin alfabetica de las columnas.
- Cuando el puntero se transforme en una doble flecha, haga clic y sin soltar arrastre
hacia abajo.
Puntero del mouse
transformado en una doble flecha
Realice la actividad paso a paso, desde el asistente FUCE, que se ubica en el

Captulo 1, Tema: Introduccin, Subtema: Tamao de filas y columnas, Por
ejemplo.
16
Microsoft Excel xp
Formato de celdas
Para aplicar formato a una o ms celdas seleccionadas, utilice cualquiera de las siguientes
opciones:
1 Opcin desde la Barra de Herramientas Formato
- Utilice cualquiera de las siguientes herramientas:

Herramientas de la Barra de formato
Descripcin
Herramienta
Proporciona tipografas.
Cambia el tamao de las fuentes.
Da grosor al tipo de fuente.
Estilos
Inclina la fuente hacia la derecha.

Subraya el texto.
Alinea el texto a la izquierda de la celda.
Alineacin
Alinea el texto, centrndolo en la celda.

Alinea el texto a la derecha de la celda.
Transforma varias celdas en una y alinea el
contenido en el centro de la celda.
Para utilizar esta herramienta:
- Seleccione las celdas que desea combinar.
- Haga clic sobre este botn:
Celdas
seleccionadas
Celdas
combinadas
17
Microsoft Excel xp
Aplica el smbolo de moneda internacional a las

celdas seleccionadas.
Inserta funciones.
Aplica el estilo porcentual.
Aplica la separacin de mil a la celda
seleccionada.
Aumenta o disminuye la cantidad de decimales
de la celda seleccionada.
Decimales
Subraya el texto.
Aumenta o reduce las sangras del texto
seleccionado dentro de la celda.
Sangras
Aplica colores slidos texturas a objetos o

celdas seleccionadas.
Aplica o quita bordes a las celdas seleccionadas.
Aplica colores a las fuentes de la celda
seleccionada.
- Haga clic en Formato - Celdas...
Solapas
Formato de celdas
18
Microsoft Excel xp
Solapa Nmero
General
Nmero
Aqu se determina la apariencia de los nmeros negativos.

Aqu se selecciona la cantidad de decimales
para los nmeros de las celdas seleccionadas.
Moneda
Aqu se selecciona el tipo de smbolo en monedas.

Aqu se selecciona la cantidad de
decimales para las celdas seleccionadas.
Contabilidad
El tipo de nmero Moneda y Contabilidad aplican el mismo

formato, la diferencia entre ellos es el tipo de alineacin.
Observe el ejemplo:
Moneda
Contabilidad
19
Microsoft Excel xp
Fecha
Hora
Solapa Alineacin
Alineacin Horizontal
Alineacin Vertical
Alineaciones del texto
Control
del
texto
Ajusta los renglones del texto en base al ancho y alto de

la celda.
Reduce el tamao de la fuente en base al tamao de la
celda.
Transforma varias celdas en una.
Orientacin
20
Cambia la orientacin del texto dentro de la celda.
Microsoft Excel xp
Solapa Fuente
Como ha estudiado en los mdulos anteriores, la solapa fuente, le ofrece formatos
para los textos como tipo de fuente, color, estilos, tamao de fuente entre otras.
Solapa Bordes
3) Seleccione la
ubicacin de
las lneas
seleccionadas.
1) Elija el tipo
de lnea para
los bordes de
las celdas.
4) Observe que
las lneas
seleccionadas
estn en la vista
preliminar.
2) Elija el color
para el tipo de
lnea.
Solapa Tramas
1) Seleccione
un color
2) Seleccione
una trama
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el

Captulo 1, Tema: Introduccin, Subtema: Formato de Celdas, Por ejemplo.
21
Microsoft Excel xp
Guardar y abrir libros
Guardar archivos
Para almacenar sus trabajos deber recurrir al cuadro de dilogo Guardar como...
Para ingresar a est cuadro, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en Archivo - Guardar como...
2- Aparecer este cuadro
1) Seleccione
la unidad de
almacenamiento
en el cual se
ubicar el archivo
a guardar.
2) Escriba un
nombre para
el archivo.
3) Acepte el cuadro

Captulo 1, Tema: Guardar y Abrir Libros, Subtema: Guardar Archivos, Por
ejemplo.
Actualizar archivos
Para actualizar los cambios de un archivo (libro), utilice cualquiera de las siguientes
opciones:
- Haga clic en el botn:
22
Microsoft Excel xp

- Haga clic en Archivo - Guardar...
TRUCO
Para abrir el cuadro Guardar como... rpidamente, presione la tecla:
Cerrar archivos
Para cerrar un archivo de Excel, utilice cualquiera de las siguientes opciones:
- Haga clic en Archivo - Cerrar.
2 Opcin desde los Botones de control
Haga clic en el botn Cerrar
Abrir archivos
Para cerrar un archivo de Excel, siga estos pasos:
1- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:
- Haga clic en Archivo - Abrir.
23
Microsoft Excel xp
2- Aparecer este cuadro:

1) Busque la
ubicacin del
archivo que
desea abrir.
2) Haga clic
sobre el
archivo
3) Haga clic aqu
Realice la Prctica Laboral, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el

Captulo1, Tema: Repaso General, Subtema: Prctica Laboral.
Ante cualquier inquietud recuerde que no se encuentra solo, y comunquese

con su Tutor al Aula Magna Virtual.
24
Microsoft Excel xp
Actividad 1
1- Abra un nuevo libro.
2- Seleccione el rango A1:F13.
3- Aplique este formato, para el rango seleccionado.
Estilo:
Bordes
Doble lnea
Color:
Rojo
Borde:
Contorno e interno
4- Guarde el libro en un disquete, con el nombre Captulo de Excel 1.

5- Seleccione el rango A1:F1 y combine las celdas.
6- Actualice los cambios del archivo.
7- Cierre el libro.
8- Abra el libro nuevamente y en las celdas combinadas ingrese: Planilla de Stock.
9- Aplique este formato para el texto y la celda:
Fuente
Century Gothic
Color:
Trama
Amarillo
Color:
Azul
Trama:
Atenuado al 6,25%
Estilo:
Negrita
Fuente:
Tamao: 20
10- Guarde los cambios.
11- Cierre el programa.
25
Microsoft Excel xp
Repaso del captulo 1

1- Qu es un rango?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
2- Cmo se denominan los archivos de Excel?
..........................................................................................................................................
3- Explique los pasos que debe seguir para seleccionar celdas en forma no consecutiva.
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
4- Explique los pasos que debe seguir para seleccionar celdas continas.
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
5- Explique la diferencia entre Guardar y Guardar como...
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
6- Explique las caractersticas de estos comandos:
Ajustar texto: ......................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
Reducir hasta ajustar: .......................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
Combinar celdas: ..............................................................................................................
..........................................................................................................................................
26
Microsoft Excel xp
Captulo 2

Comprender la utilidad de las series de datos en Microsoft Excel y aprender a crearlas.
Conocer las frmulas bsicas para realizar clculos sencillos y aprender a ingresarlas.
Aprender a aplicar las frmulas en determinada planilla que se le presente.
Diferenciar las frmulas de las funciones, comprender la utilidad de las funciones y la
sintaxis de las mismas.
Aprender a aplicar y realizar las funciones en determinada planilla de clculo que se
presente
Captulos
Contenidos Mnimos
Series
Serie. Crear series de datos

personalizados.
Frmulas bsicas
Frmulas bsicas. Algunas

frmulas bsicas. Suma. Resta.
Multiplicacin. Divisin. Porcentaje.
Captulo 2
Funciones
Funciones.
- Funciones matemticas y
trigonometricas (Suma,Sumar.si,
Producto, Raz y Potencia)
- Funciones estadsticas
(Promedio, Mximo, Mnimo,
Contar, Contar.si, Contar.blanco,
Contar y Moda)
- Fecha y hora (Ahora, Hoy, Da y
Mes)
27
Microsoft Excel xp
Series
Serie
Una serie es un conjunto de datos consecutivos que se utilizan para colocar determinada
informacin de una manera rpida y sencilla. En Excel se pueden introducir series de datos,
numricas o de textos.
Para trabajar con la herramienta series, utilice cualquiera de las siguientes
opciones:
- Seleccione una celda y coloque el primer nmero de la serie.
Primer nmero de la
serie, seleccionado.
- Desde la barra de men, haga clic en Edicin - Rellenar - Series...

1) Seleccione la
orientacin de la serie
2) Seleccione el tipo de serie.
4) Ingrese el
nmero que
indicar el fin de la
serie.
3) Ingrese el
nmero de
incremento para
la serie.
5) Acepte el cuadro.
28
Microsoft Excel xp
Resultado de la serie
2 Opcin desde el Controlador de Relleno.

- Coloque correlativamente los dos primerros nmeros de la serie.
- Seleccione los nmeros para que Excel identifique la incrementacin entre los
nmeros.
Seleccin de los dos

primeros nmeros para
identificar el incremento
de los nmeros.
- Coloque el puntero del mouse en el controlador de relleno.

Controlador de relleno.
- Cuando el puntero del mouse se transforme en una cruz negra, haga clic y sin
soltar arrastre hasta que obtenga la cantidad de nmeros a ingresar.
Puntero del mouse

transformado en una cruz negra
Serie terminada
29
Microsoft Excel xp
Crear series de datos personalizados

Para crear una serie de datos, siga estos pasos:
1- Haga clic en el men Herramientas - Opciones...
2) Ingrese los datos uno debajo del otro.
1) Seleccione esta solapa
4) Haga clic aqu
3) Haga clic aqu
3- Seleccione una celda y escriba uno de los nombres.

4- Ubique el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, haga clic y sin soltar
arrastre hasta insertar los datos de la lista personalizada.
Puntero del mouse

transformado en una cruz negra.
Serie de datos personalizados
Realice la actividad paso a paso, desde el Asietente FUCE, que se ubica en el

Captulo 2, Tema: Series, Subtema: Crear series de datos personalizados,
Por ejemplo.
30
Microsoft Excel xp
Frmulas bsicas
Frmulas bsicas
Excel le permite olvidarse de las calculadoras y de los clculos mentales, ya que resolver
frmulas es una de las tareas ms importantes de esta aplicacin. Una frmula es una
ecuacin que analiza valores con el fin de obtener un resultado.
Algunas frmulas bsicas
Todas las frmulas de Excel comienzan con un signo igual (=), para que el programa pueda
diferenciar que la informacin que esta ingresando pertenece a una frmula. Luego se
colocan los argumentos (valores tales como nmeros o nombres de celdas), separados por
operadores aritmticos (tales como los smbolos de suma +, resta -, divisin / y
multiplicacin *).
ATENCIN: Se recomienda trabajar con el sector numrico del

teclado, en el cual encontrar los nmeros del 0 al 9 y adems los
separadores de operadores aritmticos bsicos (suma +, resta -,
divisin / y multiplicacin *).
Con la tecla:
se activa
o desactiva el teclado nmerico.
Activa
Desactiva
Smbolo
de Divisin
Smbolo de
Multiplicacin
Smbolo de Suma
Smbolo de Resta
31
Microsoft Excel xp
Suma:
Para trabajar con la frmula suma, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea sumar.
2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
Celda seleccionada, donde

quedar el resultado.
3- Coloque el signo igual [=], para iniciar la frmula.
4- Haga clic sobre la celda del primer nmero.
5- Colque el signo ms [+].
6- Haga clic sobre la celda del segundo nmero.
Resultado de la Suma
Barra
de frmula
Resultado
seleccionado

Captulo 2, Tema: Frmulas bsicas, Subtema: Algunas frmulas bsica - Suma,
Por ejemplo.
32
Microsoft Excel xp
ATENCIN: Cuando confeccione una frmula, no se deben dejar

espacios en blanco.
Resta:
Para trabajar con la frmula resta, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea restar.
5- Colque el signo menos [-].
Barra
de frmula
Resultado
seleccionado
33
Microsoft Excel xp

Captulo 2, Tema: Frmulas bsicas, Subtema: Algunas frmulas bsicas - Resta,
Por ejemplo.
Multiplicacin:
Para trabajar con la frmula multiplicacin, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea multiplicar.
Celda seleccionada donde
5- Colque el signo multiplicador [*].
Barra
de frmula
Resultado
seleccionado
34
Microsoft Excel xp

Captulo 2, Tema: Frmulas bsicas, Subtema: Algunas frmulas bsicas
Multiplicacin, Por ejemplo.
Divisin:
Para trabajar con la frmula divisin, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea dividir.
5- Colque el signo de divisin [/].
Barra
de frmula
Resultado
seleccionado
35
Microsoft Excel xp

Captulo 2, Tema: Frmulas bsicas, Subtema: Algunas frmulas bsicas - Divisin,
Por ejemplo.
Porcentaje:
Suponga que debe averiguar el 10 % de 50, sabiendo que el valor total corresponde al
100%.
1) Paso
Signo igual. De est
manera Excel identifica
que es una frmula.
3) Paso
Se multiplica sobre el
valor del porcentaje que
se desea averiguar.
=50*10/100
2) Paso
Valor base que se tomar como
referencia para obtener un porcentaje
4) Paso
Se divide por 100.
Para obtener el 10% de 50, utilice cualquiera de las siguientes opciones:

1 Opcin
- Coloque el signo igual [=], para comenzar la frmula.
- Ingrese el valor o seleccione la celda que posee el dato que se

utilizar como base para obtener el porcentaje.
- Coloque el signo de multiplicacin [*].
- Coloque el valor del porcentaje que desea averiguar

anteriormente, en este caso ser 10.
- Coloque el signo de divisin [/].
- Coloque el nmero 100, ya que el 10% de 50 se averiguar en

base al 100% de su valor.
36
Microsoft Excel xp
Barra
de frmula
Resultado
seleccionado
2 Opcin
- Coloque el signo igual [=], para comenzar la frmula.
- Ingrese el valor o seleccione la celda que posee el valor que se

utilizar como base para obtener el porcentaje.
- Coloque el signo de multiplicacin [*].
- Coloque el valor que sacar el porcentaje del nmero ingresado

anteriormente, en este caso ser 10.
- Coloque el signo de porcentaje [%].

Barra
de frmula
Resultado
seleccionado
37
Microsoft Excel xp
Para ver el resultado de una frmula de manera rpida, siga estos pasos:
- Seleccione los datos que desea calcular.
Valores seleccionados
Desde la Barra de estado, podr observar el resultado de los valores seleccionados.

En este caso su resultado se define con una suma. Esta opcin de frmulas rpidas, se puede variar
heciendo un clic con el botn derecho del mouse. Aparecer una lista desplegable donde podr
seleccionar la frmula que ms le convenga.
Lista desplegable de
frmulas rpidas

Captulo 2, Tema: Frmulas bsicas, Subtema: Algunas frmulas bsicas Porcentaje, Por ejemplo.
38
Microsoft Excel xp
Funciones
Funcin
Las funciones son frmulas predeterminadas que le permiten ahorrar tiempo y problemas a
la hora de crear ecuaciones. En Excel encontrar cientos de funciones, que se pueden
utilizar solas o combinadas con otras frmulas o funciones. Estas se utilizan para realizar
una gran cantidad de tareas, tales como sumas, promedios, valores mximos, mnimos entre
otras mucho ms complejas.
Por ejemplo: Suponga que debe calcular los totales de cada una de las columnas de una
planilla determinada, debera seleccionar la ltima celda, en este caso C12 e ingresar la
siguiente frmula: =C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11 obviamente el resultado sera
correcto, pero perdera mucho tiempo en ingresar esta frmula y tendr un mayor margen de
error. En este caso para agilizar y asegurar el trabajo puede utilizar la funcin de Suma.
Funciones matemticas y trigonomtricas
Sintaxis Suma:
Sintaxis
Ejemplo
=Suma(B1:B2)
=Suma(Rango)
Conjunto de celdas seleccionadas
Para trabajar con la funcin suma, siga estos pasos:

1- Ingrese los datos que desea sumar.
2- Seleccione la celda donde quedar el
resultado.
Celda seleccionada donde
3- Coloque el signo igual [=], para iniciar la funcin.
4- Escriba la palabra [Suma]

39
Microsoft Excel xp
5- Abra un parntesis [(]
6- Seleccione el rango de los nmeros a sumar.
7- Cierre el parntesis [)]
Resultado
seleccionado
Barra
de frmula
Resultado
seleccionado

Captulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Funcin - Funciones matemticas y
trigonomtricas - Suma, Por ejemplo.
Sintaxis Sumar.si:
Sintaxis
=Sumar.si(Rango;Condicin)
Conjunto de celdas Condicin: Determina cules sern los datos que
seleccionadas
cumplen con un criterio especfico
Ejemplo
=Sumar.si(D3:D6;>=500)
Por ejemplo: Suponga que debe obtener el total de los sueldos iguales y menores a $500.
Observe esta planilla:
40
Microsoft Excel xp
Para averiguar la suma de los sueldos iguales y mayores a $500, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea clcular.
3- Coloque el signo igual [=]
4- Escriba las palabras [Sumar.si]
5- Abra parntesis [(]
6- Seleccione el rango que calcular.
7- Coloque el signo punto y coma [;]
8- Abra comillas [ ]
9- Escriba la condicin. En este caso se desea obtener el

total de sueldos iguales o mayores a $500.
41
Microsoft Excel xp
10- Cierre las comillas [ ]
11- Cierre parntesis [)]
Barra de frmula
Resultado seleccionado.

Captulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Funcin - Funciones matemticas y
trigonomtricas - Sumar.si, Por ejemplo.
Sintaxis Producto:
Sintaxis
Ejemplo
=Producto(Rango)
=Producto(B1:B2)
Para utilizar esta funcin, siga estos pasos:
42
Microsoft Excel xp
2- Escriba la palabra [Producto]
4- Seleccione el rango de datos a clcular.
Resultado del producto
Barra de frmula
Resultado seleccionado
Sintaxis Raz:
Sintaxis
=Raz(celda)
Ejemplo
=Raz(B1)

2- Escriba la palabra [Raz]

43
Microsoft Excel xp
4- Seleccione la celda que posee el nmero a clcular.
Resultado de una raz
Barra de frmula
Sintaxis Potencia:
Sintaxis
Ejemplo
La potencia indica la cantidad de veces que debe multiplicarse la base.
=Potencia(base;potencia) =Potencia(nmero,2)
Este nmero se multiplicar tantas veces como lo indique la potencia.

2- Escriba la palabra [Potencia]
44
Microsoft Excel xp
3- Abra parntesisl [(]
4- Escriba la base.
5- Coloque punto y coma [;]
6- Escriba la potencia. Por ejemplo 2.
Resultado de una potencia
Barra de frmula
45
Microsoft Excel xp
Funciones estadsticas
Promedio:
El promedio es la suma de una serie de valores dividida por su cantidad.
Sintaxis promedio:
Sintaxis
Ejemplo
=Promedio(Rango)
=Promedio(C3:E3)
Por ejemplo: Suponga que debe calcular el promedio final de las notas de cada uno de
los alumnos, de la siguiente planilla:
Para averiguar el promedio de las notas, siga estos pasos:

1- Ingrese los datos que desea promediar.
3- Coloque el signo [=], para comenzar la funcin
4- Escriba la palabra [PROMEDIO]
5- Abra parntesis [(].
46
Microsoft Excel xp
6- Seleccione el rango a promediar.
7- Cierre el parntesis [)].
Barra de frmula
ATENCIN: Diferencia entre frmula y funcin.

Frmula: Es una ecuacin que analiza valores con el fin de devolver
un resultado. Todas las frmulas comienzan con el signo igual (=)
seguido de argumentos (Valores tales como nmeros o referencias
de celdas) conectados por los operadores matemticos (Como
sumas (+), Restas (-), Multiplicaciones (*) y Divisiones(/)).
Funciones: Son frmulas predeterminadas que ahorran tiempo y
problemas a la hora de crear ecuaciones utilizadas con frecuencia.
Las funciones realizan una gran variedad de tareas, desde sumas,
promedios entre muchas otras opciones.
Barra de frmula
Diferencia entre Frmula y Funcin.
47
Microsoft Excel xp

Captulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Funcin - Funciones estadsticas Promedio, Por ejemplo.
Mximo:
Devuelve el valor ms grande de un rango de datos.
Sintaxis Mximo:
Sintaxis
Ejemplo
=Max(Rango)
=Max(C3:E3)
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la nota ms alta del 1 Trimestre, en esta
planilla:
Para averiguar la nota ms alta, siga estos pasos:

1- Ingrese los datos que desea calcular.
4- Escriba la palabra [Max]

48
Microsoft Excel xp
6- Seleccione las celdas a calcular.
7- Cierre parntesis [)].
Barra de frmula
Resultado
seleccionado

Captulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Funcin - Funciones estadsticas Mxima, Por ejemplo.
Mnimo:
Devuelve el valor ms pequeo de un rango de datos.
Sintaxis Mnimo:
Sintaxis
Ejemplo
=Min(Rango)
=Min(C3:E3)
Por ejemplo: Suponga

que debe averiguar la
nota ms baja del 1
Trimestre, en esta
planilla:
49
Microsoft Excel xp
Para averiguar la nota ms baja, siga estos pasos:

4- Escriba la palabra [Min]
6- Seleccione los datos a clcular.
7- Cierre el parntesis [)].
Barra de frmula
Resultado
seleccionado

Captulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Funcin - Funciones estadsticas Mnimo, Por ejemplo.
50
Microsoft Excel xp
Contar:
Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas de un rango que contenga slo nmeros.
Sintaxis Contar:
Sintaxis
Ejemplo
=Contar(Rango)
=Contar(C3:E3)
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la cantidad de alumnos en la sigueinte planilla:
Para averiguar la cantidad de alumnos, siga estos pasos:

4- Escriba la palabra [CONTAR]
6- Seleccione el rango de datos que desea clcular.

51
Microsoft Excel xp
Barra de frmula
Resultado
seleccionado

Captulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Funcin - Funciones estadsticas Contar, Por ejemplo.
Contar.si:
Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas dependiendo de una condicin determinada.
Sintaxis Contar.si:
Sintaxis
=Contar.si(Rango;Condicin)
Conjunto de
celdas seleccionadas
Ejemplo
=Contar.si(C3:E3;>=6)
Por ejemplo: Suponga

que debe contar la
cantidad de notas
aprobadas, del primer
trimestre, teniendo en
cuenta que slo
aprueban los alumnos
que obtienen 6 o ms.
52
Determina cules
sern los datos a contar.
Microsoft Excel xp
Para averiguar la cantidad de alumnos aprobados, siga estos pasos:

3- Coloque el signo [=], para comenzar la funcin.
4- Escriba la palabra [CONTAR.SI].
5- Abra un parntesis [(].
6- Seleccione el rango de datos que desea clcular.
7- Coloque punto y coma [;].
9- Escriba la condicin. En este caso la condicin sern notas

mayores o iguales a 6.
10- Cierre comillas [ ]
53
Microsoft Excel xp
Barra de frmula

Captulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Funcin - Funciones estadsticas Contar.si, Por ejemplo.
Contar.blanco:
Cuenta las celdas vacas de un rango de valores.
Sintaxis Contar.blanco:
Sintaxis
=Contar.blanco(Rango)
Conjunto de
celdas seleccionadas
Ejemplo
=Contar.blanco(C3:E3)
Por ejemplo: Suponga que debe calcular, en la siguiente planilla de alumnos, cuntos
alumnos deben la nota del ltimo trimestre.
54
Microsoft Excel xp
Para averiguar la cantidad de alumnos que deben la nota del ltimo trimestre, siga
los siguientes pasos:
3- Coloque el signo [=], para comenzar la funcin.
4- Escriba la palabra [CONTAR.BLANCO].
5- Abra un parntesis [(].
6- Seleccione el rango de datos que desea calcular.

Barra de frmula
Barra de frmula

Captulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Funcin - Funciones estadsticas Contar.blanco, Por ejemplo.
55
Microsoft Excel xp
Contar:
Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas de un rango de datos con texto.
Sintaxis Contara:
Sintaxis
Ejemplo
=Contara(Rango)
=Contara(C3:E3)
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de liquidacin de sueldos, deba

averiguar la cantidad de empleados que trabajan en la empresa.
Para averiguar la cantidad de empleados, siga estos pasos:

4- Escriba la palabra [CONTARA]

56
Microsoft Excel xp
Barra de frmula
Barra de frmula
ATENCIN: Recuerde la diferencia entre las funciones contar y contar.

Contar: Cuenta la cantidad de celdas que posean datos [numricos].
Contar: Cuenta la cantidad de celdas que posean datos con [texto].

Captulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Funcin - Funciones estadsticas Contar, Por ejemplo.
Moda:
Busca el valor numrico de un rango que ms se repita.
Sintaxis Moda:
Sintaxis
Ejemplo
=Moda(Rango)
=Moda(D3:D6)
57
Microsoft Excel xp
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar cules son los sueldos ms comunes.
Observe los datos de la siguiente planilla:
Para averiguar cul es el sueldo ms comn, siga estos pasos:

4- Escriba la palabra [MODA]
58
Microsoft Excel xp
Barra de frmula
TRUCO
Para obtener la Autosuma rpidamente, siga estos pasos:
- Seleccione la celda continua a los nmeros que sern sumados.
+
+

Captulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Funcin - Funciones estadsticas Moda, Por ejemplo.
Fecha y hora
Ahora:
Da como resultado la fecha y hora actual.
Sintaxis Ahora:
=Ahora()
Para utilizar la funcin Ahora, siga estos pasos

3- Escriba la palabra [Ahora]
59
Microsoft Excel xp
Barra de frmula
Hoy:
Da como resultado la fecha actual.
Sintaxis Hoy:
=Hoy()
Para utilizar la funcin Hoy, siga estos pasos:
3- Escriba la palabra [Hoy]
Barra de frmula
60
Microsoft Excel xp
Da:
Da como resultado el da del mes de manera numrica.
Sintaxis Da:
=Da(celda)
Para utilizar la funcin Da, siga estos pasos
3- Escriba la palabra [Da]
5- Seleccione la celda que posee el formarto fecha.
Barra de frmula
61
Microsoft Excel xp
Mes:
Da como resultado el mes del ao de manera numrica.
Sintaxis Mes:
=Mes(celda)
Para utilizar la funcin Mes, siga estos pasos
3- Escriba la palabra [Mes]
5- Seleccione la celda que posee el formarto fecha.
Barra de frmula
Realice la Prctica laboral, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el Captulo

2, Tema: Repaso General, Subtema: Prctica Laboral.
62
Microsoft Excel xp
Ante cualquier inquietud recuerde que no se encuentra solo, y comunquese con

su Tutor al Aula Magna Virtual.
63
Microsoft Excel xp
Actividad 2
1- En un nuevo libro cambie los nombres de las hojas por la siguiente informacin:
Hoja 1 Datos personales
Hoja 2 Planilla de Notas
Hoja 3 Estadsticas del Ao L. 2004
2- Guarde el libro en un disquete con el nombre 7mo A Turno Maana.
3- En la hoja Datos personales confeccione esta planilla:
4- Llene la planilla, inventando los datos que faltan.

5- Cree una serie de datos personalizados, para las columnas Apellido y Nombre.
6- En la hoja Planilla de Notas realice esta planilla:
64
Microsoft Excel xp
7- Utilice la serie de datos personalizados en las columnas Apellido y Nombre.

8- Averige el promedio Final de los ttulos Notas Tericas, Notas Prcticas y Notas
Orales.
9- Averige el Promedio del primer trimestre.
10- En la hoja Estadsticas del Ao L. 2004 realice la siguiente planilla:
11- Calcule los datos de cada uno de los ttulos que se observan en la planilla Estadsticas
del Ao Lectivo.
12- Cules son las frmulas o funciones que ha utilizado en el punto anterior?
Cantidad de Alumnos
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
Cantidad de Aprobados
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
Cantidad de Desaprobados
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
Notas ms frecuentes
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
Nota ms alta
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
Nota ms baja
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
65
Microsoft Excel xp
Repaso del Captulo 2
1- Explique la diferencia entre frmula y funcin.

..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
2- Cul es el signo que debe ingresar al comenzar una frmula?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
3- Explique los pasos que debe seguir, para crear una serie de datos personalizados?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
4- Explique la diferencia entre la funcin contar y contar.
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
5- Cmo se llama el botn de la barra de herramientas estndar que permite realizar
sumas?
..........................................................................................................................................
66
Microsoft Excel xp
Captulo 3

Conocer la utilidad de las funciones lgicas y aprender a aplicarlas en la plantilla de
clculo.
Comprender para que se utiliza la funcin SI y aprender la sintaxiz de la misma.
Realizar distintas actividades utilizando las funciones de Bsqueda en forma vertical y
horizontal.
Aprender a utilizar el asistente para funciones para ahorrar tiempo en el desarrollo de
las frmulas y funciones
Captulos
Captulo 3
Contenidos Mnimos
Funciones lgicas
Funcin SI. Funcin SI anidada.
Funciones de bsqueda
Funcin BuscarV. Funcin

BuscarH.
Asistente para funciones
Asistente para Funciones.
67
Microsoft Excel xp
Funciones lgicas
Funcin Si
Devuelve un valor verdadero o falso, dependiendo de su condicin.
Sintaxis:
=Si(Condicin;Valor verdadero;Valor falso)

Aqu se escribe el requisito que debe
cumplir el dato seleccionado para indicarlo
como valor verdadero o falso.
Ser valor verdadero si el dato

seleccionado corresponde a la
condicin otorgada.
Ser valor falso si el dato

seleccionado NO corresponde
a la condicin otorgada.
Ejemplo:
=Si(F3>=6;Aprobado;Desaprobado)
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de alumnos, debe determinar cul es el
estado de cada alumno, indicando si est Aprobado o desaprobado, sabiendo que:
Los alumnos que obtengan una nota igual o mayor a 6, estarn APROBADOS.
Los alumnos que obtengan una nota menos de 5, estarn DESAPROBADOS.
Para averiguar el estado de alumnos de esta planilla, siga los siguientes pasos:
68
Microsoft Excel xp
4- Escriba la palabra [SI]
6- Seleccione la celda que tendr la condicin.
7- Ingrese la condicin. En este caso se deben

averiguar las notas iguales o mayores a 6.
8- Coloque un punto y coma [;]
10- Escriba el valor verdadero. En este caso ser

Aprobado
12- Coloque otro punto y coma [;]
14- Esciba el valor falso. En este caso ser

Desaprobado

69
Microsoft Excel xp

Barra de frmula

Captulo 2, Tema: Funciones lgicas, Subtema: Funcin Si, Por ejemplo.
Funcin Si (Anidada)
Devuelve uno o ms valores verdaderos y un valor falso, dependiendo de su condicin.
Sintaxis SI :
=Si(Condicin;Valor verdadero;Valor falso)

Sintaxis SI Anidada:
=Si(Condicin;Valor verdadero;SI(Condicin2;Valor Verdadero;Valor falso))

Ejemplo:
=Si(F3>=6;Aprobado;Si(F3=5;Recupera;Desaprobado)
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente tabla de alumnos, deba averiguar cul ser su
estado, determinando si el alumno est aprobado, desaprobado o debe recuperar la nota.
Es decir que:
Los alumnos que obtengan una nota mayor a 6, estarn APROBADOS
Los alumnos que obtengan 5, debern RECUPERAR la nota con un nuevo
examen.
Los alumnos que obtengan una nota menor a 5, estarn DESAPROBADOS.
70
Microsoft Excel xp
Para averiguar el estado de los alumnos, siga estos pasos:

3- Coloque el signo [=], para
comenzar la funcin
6- Seleccione la celda que tendr la

primer condicin.
7- Ingrese la condicin. En este
caso se deben averiguar las notas
mayores o iguales a 6.
10- Escriba el valor verdadero. En

este caso ser Aprobado
71
Microsoft Excel xp
12- Coloque otro punto y coma [;]
15- Seleccione la celda que tendr

la segunda condicin.
16- Coloque la condicin. En este
caso deber ser igual a 5.
19- Escriba el valor verdadero del

segundo Si. En este caso ser
Recupera.

23- Escriba el valor falso de la
segunda funcin Si. En este caso
ser Desaprobado.
72
Microsoft Excel xp

Barra de frmula

Captulo 3, Tema: Funciones lgicas, Subtema: Funcin Si Anidada, Por ejemplo.
73
Microsoft Excel xp
Funciones de bsqueda
Funcin BuscarV
Busca un valor en la columna ms a la izquierda de una matriz o rango de datos y se
desplaza hacia la derecha para devolver el valor de una columna especificada de esa
misma tabla o rango de datos.
Sintaxis BuscarV:
Sintaxis:
Valor_buscado: Es el valor de referencia que
se selecciona en la planilla donde se utilizar la funcin de bsqueda.
Indicador_de_columna: Indica la columna donde se

ubica el dato buscado. Contando estas columnas en
base a la seleccin de Buscar_en.
=BuscarV(Valor_buscado;Buscar_en;Indicador_de_columna)
Buscar_en: Muestra el rango en la planilla donde se buscar el
dato. Este rango muestra desde el dato de referencia
(Valor__buscado) hasta el dato buscado.
Ejemplo:
=BuscarV(A3;A3:G5;7)
Por ejemplo: Suponga debe averiguar el estado de alumnos para la hoja Datos
personales, buscando este dato en la hoja Notas. Estas hojas se encuentran en el mismo
LIBRO (Archivo). Observe estas planillas:
En esta planilla se encuentran las notas

En esta planilla se encuentran todos los
datos personales de cada uno de los alumnos. de todos los alumnos de 5 grado B.
74
Microsoft Excel xp
Para averiguar el estado de los alumnos, siga estos pasos:

1- Confeccione las planillas que ha visto en la figura anterior.
2- Seleccione la celda que tendr el resultado. En este caso la celda a seleccionar es G3
de la hoja Datos personales.
3- Coloque el signo [=], para
comenzar la funcin
4- Escriba la palabra [BUSCARV]

6- Seleccione el dato en comn. En este
caso es la celda A3 dentro de la misma
hoja Datos personales
10- Desde la barra de
frmula seleccione el rango
ingresado y presione la
tecla:
as el ltimo dato (rango)
quedar fijo. Esta accin se
denomina Valor absoluto.
9- Seleccione desde el dato

referencia (Primer dato de la,
columna A), hasta el dato
buscado (Primer dato de
estado, columna G)
El valor absoluto mostrar signos $ delante de los nombres del rango
8- Haga un clic sobre la hoja que

posee la planilla con los datos a buscar.
75
Microsoft Excel xp
11- Continue la funcin en la barra de frmula.

Coloque un punto y coma [;]
Escriba el nmero de columna donde se encuentra el
dato buscado. Recuerde que el nmero de columna
se basa en la seleccin anterior.
Cierre el parntesis [)]
Barra de frmula

Captulo 3, Tema: Funciones de bsqueda, Subtema: Funcin BuscarV,
Por ejemplo.
76
Microsoft Excel xp
Funcin BuscarH
Busca un valor en la primera fila de una tabla o rango de datos y se desplaza hacia abajo
para devolver un valor que se encuentra en la fila especificada de esa misma tabla o rango
de datos.
Sintaxis BuscarH:
Sintaxis:
Valor_buscado: Es el valor de referencia que
se selecciona en la planilla donde se
utilizar la funcin de bsqueda.
Indicador_de_fila: Indica la fila donde se ubica el dato

buscado. Contando estas fila en base a la seleccin
de Buscar_en.
=BuscarH(Valor_buscado;Buscar_en;Indicador_de_fila)
Buscar_en: Muestra el rango en la planilla donde se buscar el
dato. Este rango muestra desde el dato de referencia
(Valor__buscado) hasta el dato buscado.
Ejemplo:
=BuscarH(C1;C1:E1;7)
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar el estado de los alumnos, para la planilla de
datos personales. Observe las siguientes planillas:
En esta planilla se encuentran

las notas de los alumnos de 5 B.
En esta planilla se enecuntran los

datos personales de cada alumno.
77
Microsoft Excel xp
Para averiguar el estado de los alumnos en esta planilla, siga estos pasos:
1- Confeccione las planillas que ha visto en la figura anterior.
2- Seleccione la celda que tendr el resultado. En este caso la celda a seleccionar es C7
de la hoja Datos personales.
3- Coloque el signo [=], para comenzar la
funcin
4- Escriba la palabra [BUSCARH]
6- Seleccione el dato en comn.

10- Desde la barra de
frmula seleccione el rango
ingresado y presione la
tecla:
as el ltimo dato (rango)
quedar fijo. Esta accin se
denomina Valor absoluto.
El valor absoluto mostrar signos $ delante de los nombres del rango
9- Seleccione
desde el dato
referencia
(Primer dato
de la, fila 1),
hasta el dato
b u s c a d o
(Primer dato
de
estado, fila 7)
8- Haga un clic sobre la hoja que
posee la planilla con los datos a buscar.
78
Microsoft Excel xp
11- Contine la funcin en la barra de frmula.

Coloque un punto y coma [;]
Escriba el nmero de columna donde se encuentra el
dato buscado. Recuerde que el nmero de columna
se basa en la seleccin anterior.
Cierre el parntesis [)]
Barra de frmula
79
Microsoft Excel xp

En Excel encontrar un asistente que lo ayudar a realizar todas las funciones existentes,
logrando sencillez y rapidez.
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la cantidad de socios que tiene Video Club
PooH, en la siguiente planilla:
Celda seleccionado, donde se realizar la funcin.
Para averiguar la cantidad de socios, utilizando el asistente para funcin, siga estos
pasos:
- Haga clic en Insertar - Funcin
2 Opcin desde la Barra de Frmula
TRUCO
Para utilizar el asistente de funcin rpidamente, siga estos pasos:
- Seleccione la celda que tendr la frmula
y
80
Microsoft Excel xp
a- Seleccione una categora.
b- Seleccione una funcin.
c- Acepte el cuadro.
Cuadro de Dilogo Pegar funcin

Categora
Funcin
Suma
Sumar.si
Producto
Matemticas y
trigonomtricas Raz
Potencia
Funciones
estadsticas
Fecha y hora
Sintaxis
=SUMA(rango)
=SUMAR.SI(rango;condicin)
=PRODUCTO(rango)
=RAZ(celda)
=POTENCIA(celda;potencia)
Promedio
Mximo
Mnimo
=PROMEDIO(rango)
=MAX(rango)
=MIN(rango)
Contar
Contar.si
Contar.blanco
Contara
Moda
=CONTAR(rango)
=CONTAR.SI(rango;condicin)
=CONTAR.BLANCO(rango)
=CONTARA(rango)
Ahora
=MODA(rango;condicin)
=HORA()
Hoy
=HOY()
Da
=DA(celda)
=MES(celda)
Mes
81
Microsoft Excel xp
Funciones Si
=SI(condicin;valor verdadero;valor falso)
lgicas
Funciones BuscarV =BUSCARV(valor_buscado;buscar_en;indicador de columna)
de
bsqueda BuscarH =BUSCARH(valor_buscado;buscar_en;indicador de fila)
4- Aparecer otro cuadro:
a- Haga clic en el botn Contraer dilogo
b- Seleccione el rango que desea calcular.
c- Nuevamente haga clic sobre el botn Contraer dilogo
5- Finalmente acepte el cuadro
Barra de frmula
Resultado
seleccionado
82
Microsoft Excel xp

Captulo 3, Tema: Asistente para funciones, Subtema: Asistente para funciones,
Por ejemplo.


83
Microsoft Excel xp
Actividad 3
1- En la hoja 1, realice esta planilla:
2- Guarde el archivo en un disquete con el nombre Club Enero.

3- Llene los datos de las columnas Cod. Socio, Apellido, Nombre, Telfono, Deportes y
Edad.
4- Averige la categora de cada socio dependiendo de su edad, tenga en cuenta esta
informacin:
Menores a 14 aos
Categora
Junior
Entre los 15 y los 18 aos
Cadete
Mayores a los 18 aos
Adulto
Cul es la funcin que debe utilizar en este caso?

..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
5- Utilizando la funcin si lgica, averige el pago de cada socio, tenga en cuenta que si la
fecha de vencimiento es menor o igual al 20/08/2003, deber agregar el importe de su
cuota, de lo contrario deber decir Vencido.
6- Cambie los nombres de las hojas del libro por estos:
Nuevo nombre
84
Hoja 1
Datos de socios
Hoja 2
Control de pagos
Microsoft Excel xp
7- Actualice los cambios del archivo.

8- En la hoja Control de Pagos confeccione la siguiente planilla:
9- Utilizando la Funcin Buscar averige los nombres de los socios y los apellidos.
Cul es la funcin de bsqueda que utiliz en el punto anterior? Por qu eligi dicha funcin?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
ATENCIN: No borre est prctica, porque esta relacionada con el
resto de las prcticas de este Mdulo.
85
Microsoft Excel xp
1- Explique la diferencia entre la funcin lgica si y si anidado.

..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
2- Explique la diferencia entre la funcin BuscarV y BuscarH.
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
3- Cules son los pasos que debe seguir, para utilizar el asistente para funciones?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
86
Microsoft Excel xp
Captulo 4
Comprender la utilidad de los valores absolutos y relativos, aprender a diferenciar las
referencias relativas de las absolutas.
Aprender a insertar filas, columnas y hojas de clculo en las planillas.
Compreder los pasos para la eliminacin de filas, columnas y hojas de clculo.
Conocer la definicin de los rangos y comprender para qu sirven y para qu se
utilizan.
Captulos
Captulo 4
Contenidos Mnimos
Referencias relativas y
absolutas
Referencias relativas y absolutas
Insertar y eliminar filas,

columnas y hojas
Insertar y eliminar filas, columnas y

hojas. Insertar filas en la planilla de
clculos. Aadir hojas nuevas a la
planilla de clculos. Eliminar filas y
columnas. Eliminar hojas de clculo
del libro.
Etiquetas inteligentes
Rangos
Rangos
87
Microsoft Excel xp

Al utilizar frmulas o funciones en Excel puede trabajar con dos tipos de valores bien
definidos:
Son aquellos valores que ingresa en frmulas o funciones, y
que al ser copiados a otras celdas se modifican
Valor
automticamente, dependiendo de la posicin de la
Relativo
frmula o funcin. Todos los nombres de celdas que utiliza
dentro de las frmulas son valores Relativos.
Ejemplo
=B4*B12
Ejemplo
Son aquellos valores que ingresa en frmulas o funciones, y

que al ser copiados a otras celdas se mantienen siempre
fijos, sin importar la posicin de la frmula o funcin. Al
ingresar nmeros en una frmula, stos cumplirn la funcin
Valor
de Valor Absoluto, ya que no se modificarn al ser
Absoluto copiados. Tambin puede transformar un Valor Relativo en =B4*$B$12
Absoluto, para ello debe ingresar el nombre de la celda, y a
continuacin, pulsar la tecla:
, de esta manera se
presentarn dos signos pesos, uno delante de la letra y otro
delante del nmero, que indicar que ese valor se
mantendr fijo, es decir que es Absoluto.
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de combustible, debe averiguar la
cantidad de litros de nafta comn que vendi en cada una de las semanas, teniendo en
cuenta los precios correspondientes a cada uno de los tipos de nafta.
88
Microsoft Excel xp
Si desea calcular la recaudacin de cada semana con los datos mencionados

anteriormente, dentro de las frmulas deber utilizar valores relativos y absolutos.
Para resolver este problema, siga estos pasos:
1- Confeccione la planilla, que tendr los clculos. Observe la planilla en la pgina
anterior!.
2- Seleccione la celda que tendr el resultado, en este caso ser [C4].
3- Coloque el signo igual [=] para comenzar la frmula.
4- Seleccione la celda que contiene la cantidad de litros

de la primer semana, en este caso ser la celda [B4]
5- Coloque el signo de multiplicacin [*]
6- Seleccione la celda que contenga la cantidad de litros

de Nafta comn, en este caso ser la celda [B12]
7- Seleccione la ltima celda [B12]
Celda definida como
valor absoluto
Valor Relativo
=B4*$B$12
Valor Absoluto
89
Microsoft Excel xp
Barra de frmula

Captulo 4, Tema: Referencias relativas y absolutas, Subtema: Convertir una
referencia relativa en una referencia absoluta, Por ejemplo.
90
Microsoft Excel xp
Insertar y eliminar filas, columnas y hojas

Insertar y eliminar filas, columnas y hojas
Si al realizar una planilla se da cuenta que faltan algunos datos, Excel le permite insertar
celdas, filas y columnas vacas de una manera muy sencilla en cualquier momento de la
creacin de una tabla, adems podr eliminarlas en caso de ser necesario.
Al abrir un libro nuevo, slo encontrar tres hojas de clculos, pero Microsoft Excel le
permitir insertar muchas ms.
Insertar filas en la planilla de clculos:
Para insertar nuevas filas, siga estos pasos:
1- Seleccione una fila, por ejemplo:
Fila seleccionada

- Haga clic en Insertar - Fila.
2 Opcin desde el Men Contextual
- Utilizando el men contextual, elija la opcin Insertar.
b- Men contextual
a- Fila seleccionada
91
Microsoft Excel xp
Fila nueva insertada
Insertar columnas en la planilla de clculos:

Para insertar nuevas columnas, siga estos pasos:
1- Seleccione una columna, por ejemplo:

- Haga clic en Insertar - Columnas.
2 Opcin desde la Men contextual
- Utilizando el men
contextual, elija la opcin
Insertar.
a- Columna
seleccionada
b- Men contextual
92
Microsoft Excel xp
Nueva columna insertada
Aadir hojas nuevas a la planilla de clculos:

Inicialmente los nuevos libros de Excel poseen tres hojas de clculos a las cuales se le
puede cambiar el nombre, mover y eliminar. Adems se pueden insertar nuevas hojas.
Para agregar nuevas hojas, a una planilla de clculos, siga estos pasos:
1- Haga un clic en una de las hojas.

- Haga clic en Insertar - Hoja de clculo.
2 Opcin desde el Men contextual
b- En la lista del men contextual
seleccione la opcin INSERTAR...
Se presentar este cuadro:
c- Haga clic en
esta solapa
a- Seleccione una hoja y haga clic

con el botn derecho del mouse
d- Haga clic sobre este cono
e- Acepte el cuadro
93
Microsoft Excel xp
Nueva hoja insertada
Eliminar filas y columnas:

Para eliminar filas y columnas, siga estos pasos:
1- Seleccione la fila o la columna que desea eliminar.
Fila seleccionada

- Haga clic en Edicin - Eliminar.
2 Opcin desde el Men contextual
- Utilizando el men
contextual, elija la
opcin Eliminar.
a- Columna seleccionada
A- Fila seleccionada
b- Men contextual
B- Men contextual
94
Microsoft Excel xp
Eliminar hojas de clculos del libro:

Para eliminar una hoja de clculo, siga estos pasos:
1- Seleccione con un clic la hoja de clculo que desea eliminar.
Hoja de clculo seleccionada

- Haga clic en Edicin - Eliminar Hoja.
2 Opcin desde la Men contextual
- Utilizando el men contextual, elija la opcin Eliminar.
Hoja seleccionada
Men contextual

Captulo 4, Tema: Insertar y eliminar filas, columnas y hojas, Subtema: Eliminar
hojas de clculo del libro, Por ejemplo.
95
Microsoft Excel xp
Las etiquetas inteligentes aparecen con una accin determinada como por ejemplo pegar,
rellenar celdas, insertar celdas entre otras opciones. Estas etiquetas muestran opciones
que determinarn cmo quedara el resultado de la accin.
Etiquetas inteligentes en la accin insertar filas
Para utilizar las etiquetas inteligentes, siga estos pasos:
Tabla con formato de celdas.

- Bordes
- Relleno de celda.
1- Seleccione una fila.

Fila seleccionada
2- Utilizando el men contextual, seleccione la

opcin Insertar
Men contextual
96
Microsoft Excel xp
3- Al insertar la nueva fila aparecer la

etiqueta inteligente.
Etiqueta inteligente
4- Haga clic en el botn de la lista

desplegable para ver las opciones que
ofrece esta etiqueta inteligente.
Botn de lista
desplegable
Lista desplegable de
la etiqueta inteligente
insertar fila
Propiedades de la etiqueta inteligente Insertar fila

Propiedad
Descripcin
El mismo formato de arriba
Inserta la fila con el formato de la fila superior.
El mismo formato de abajo
Inserta la fila con el formato de la fila inferior.
Borrar formato
Inserta la fila sin formato.
97
Microsoft Excel xp
Rangos
Rangos
Para que sea ms fcil trabajar con rangos, Excel le permite nombrarlos.
Por ejemplo: el nombre compras es ms fcil de recordar que el rango C1: D6.
Para nombrar un rango, siga estos pasos:
1- Seleccione el grupo de celdas que desea nombrar como rango establecido.
Rango seleccionado.
2- Haga clic en el men Insertar - Nombre - Definir...

1) Escriba un
nombre para
identificar el rango.
4- Al aceptar el cuadro, podr ver

el nombre del rango en la barra de
frmula.
98
2) Acepte el cuadro
Nombre del rango en

la lista desplegable
que se ubica en la
barra de frmula.
Microsoft Excel xp

Captulo 4, Tema: Rangos, Subtema: Rangos, Por ejemplo.


99
Microsoft Excel xp
Actividad 4
1- Confeccione la siguiente planilla:
2- Guarde el libro en un disquete con el nombre Marroquinera.

3- Inserte una fila en la parte superior de los ttulos, luego combine las celdas y agregue la
palabra Marroquinera.
4- Obtenga el resultado del precio bruto considerando la cantidad de unidades y el

precio por unidad.
5- Aplique el IVA que se ubica en la celda B20 al precio bruto. En este clculo la celda
B20 debe permanecer fija.
6- Averigue el precio neto.
7- Seleccione el rango A12:B19 y dele el nombre Precios por unidad.
100
Microsoft Excel xp
1- Para qu utilizara la accin valor absoluto?

..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
2- Para qu utilizara la accin valor relativo?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
3- Cules son los pasos que debe seguir, para insertar nuevas hojas a un libro?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
4- Cules son los pasos que debe seguir, para agregarle un nombre a un rango?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
5- Cules son los pasos que debe seguir, para eliminar hojas de una planilla de clculos?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
101
Microsoft Excel xp
102
Microsoft Excel xp
Captulo 5
Aprender los pasos para realizar un grfico de un conjunto de datos que se presentan
en una planilla de clculo.
Aprender a modificar el formato del grfico y cambiar diferentes opciones para mejorar
el aspecto del mismo.
Realizar cambios en cuanto al tipo de grfico y aprender a agregar datos a un grfico.
Captulos
Contenidos Mnimos
Captulo 5
Grficos
Grficos. Insertar grficos. rea del

grfico. Tamao de los grficos.
Formato de los grficos.
103
Microsoft Excel xp
Grficos
Grficos
Microsoft Excel le permite crear una representacin visual de la informacin a travs de los
grficos, y as lograr una mejor captacin de los resultados en las planillas utilizadas.
Estos grficos pueden estar incrustados en una hoja junto a sus datos o bien presentarse en
una hoja de grfico, este tipo de hojas contiene solamente el grfico especificado.
Insertar un grfico
Por ejemplo: Suponga que debe graficar las notas de los tres trimestres de los alumnos,
para evaluar su aprendizaje durante el ao lectivo.
Observe la siguiente planilla:
Para resolver esta tarea, siga los siguientes pasos:

1- Seleccione los datos que desea graficar.
Datos seleccionados

1 Opcin desde la Barra de Men
- Haga clic en Insertar - Grfico...
2 Opcin desde la Barra de Herramientas Estndar
104
Microsoft Excel xp
TRUCO
- Seleccione un rango con datos.
- Luego presione la tecla:
Con estos pasos se crear un grfico rpidamente.
Asistente para grfico - paso 1 de 4: Tipo de grficos.
1) Haga clic en esta solapa
2) Elija con un clic, el tipo de

grfico que desee para los datos
seleccionados.
3) Elija con un clic,

un Subtipo de grfico.
4) Haga clic en este botn
105
Microsoft Excel xp
Asistente para grfico - paso 2 de 4: Datos de Origen.
5) Haga clic en
esta solapa
6) Seleccione los
rtulos de las filas o las
columnas para los datos
que representar el grfico
Asistente para grfico - paso 3 de 4: Opciones de grfico.
8) Haga clic en
esta solapa
9) Ingrese los
ttulos para el
grfico y los
ejes x e y
106
Microsoft Excel xp
Asistente para grficos - Paso 3 de 4: Opciones de grficos - Solapa Ttulo

Ttulo del grfico
En esta casilla se escribe un ttulo para el grfico.
Eje de Categora (X)
En esta casilla debe ingresar un ttulo para los

valores horizontales (X)
Eje de Categora (Y)
En esta casilla debe ingresar un ttulo para los

valores verticales (Y)
Segundo eje de categora (X) Estos ejes se activarn cuando el grfico posea un
aspecto 3D.
Segundo eje de categora (Y)
Asistente para grficos - Paso 3 de 4: Opciones de grficos - Solapa Eje
Permite activar o desactivar el eje X.
Ttulo del grfico
Acta de la misma manera que el comando anterior,

pero para eje Y.
Eje (X)
Asistente para grficos - Paso 3 de 4: Opciones de grficos - Solapa Eje
Lneas de
divisin
principales.
Eje de
Categora (X)
107
Microsoft Excel xp
Eje de
Categora (X)
Lneas de
divisin
secundaria.
Eje de
Categora (Y)
Lneas de
divisin
principales.
Lneas de
divisin
secundaria.
Asistente para grficos - Paso 3 de 4: Opciones de grficos - Solapa Leyenda

Maneja la orientacin
de la leyenda.
Leyenda
108
Microsoft Excel xp
Asistente para grficos - Paso 3 de 4: Opciones de grficos - Solapa Rtulos de

Datos
Muestra los valores o

rtulos, sobre cada
una de las barras del
grfico.
10- Una vez que haya seleccionado las opciones de

cada una de las solapas, haga clic en este botn:
Asistente para grficos - paso 4 de 4: Ubicacin del grfico.
11) Seleccione el
tipo de colocacin
para el grfico
12) Finalice el cuadro
109
Microsoft Excel xp
Asistente para grficos - Paso 4 de 4: Ubicacin de Grfico

COMO OBJETO EN:
La creacin de grfico activa la

barra de herramientas Grfico
EN UNA HOJA NUEVA
Barra de herramientas Grfico...
110
Microsoft Excel xp

Captulo 5, Tema: Grficos, Subtema: Insertar grficos, Por ejemplo.
reas de un grfico
Grfico
Partes de un Grfico
111
Microsoft Excel xp
Tamao de los grficos

Si selecciona la ubicacin del grfico Como objeto en: el grfico se insertar como un
objeto en la planilla de clculo seleccionada. De esta manera podr cambiar el tamao del
grfico en cualquiera de sus reas.
Para cambiar el tamao de un grfico, debe seguir estos pasos:
1- Ubique el puntero del mouse, en cualquiera de los manejadores del objeto seleccionado.
Manejadores
2- Cuando el puntero del mouse se transforme en una doble flecha, haga un clic y sin soltar
arrastre hasta encontrar el tamao deseado.
112
Microsoft Excel xp
Formato de los grficos

Para modificar las caractersticas de cada una de las reas de un grfico, siga estos
pasos:
1- Ubique el puntero del mouse, sobre el rea que desea modificar.
2- Luego, haga clic con el botn izquierdo del mouse.
3- Aparecer una lista desplegable, en la cual debe elegir el tipo de formato para el rea.
4- Aparecer un cuadro, en el podr seleccionar colores, tipos de lnea, tipos de letra,

tipos de estilos, entre otras opciones.
5- Una vez que haya seleccionado las propiedades del cuadro de formato, Acptelo.
Realice la actividad pasos a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el
Captulo 5, Tema: Grficos, Subtema: Modificar el formato de los grficos, Por
ejemplo.
Realice la Prtica Laboral, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el Captulo 5,
Tema: Repaso General, Subtema: Prctica Laboral.

113
Microsoft Excel xp
Actividad 5
1- Realice la siguiente planilla:
2-Guarde el archivo en un disquete con el nombre Planilla de Notas.

3- Cree un grfico de los rtulos Apellido, final de las Notas tericas, final de las notas
prcticas, final de las notas orales y el promedio del primer trimestre.
4- El grfico debe integrar los siguientes datos:
Tipo de Grfico:
Subtipo de Grfico:
Serie en:
Ttulo del Grfico:
Eje de categora (X:):
Eje de valores (Y:):
Tipo de Grfico:
Columnas
Columnas Agrupadas
Columnas
Notas del 1 Trimestre
Apellido
Notas
En una hoja nueva
5- Cambie el formato del Eje del valores, por la siguiente configuracin

Formato de ejes Solapa Eje
Mnimo:
Mximo:
Unidad mayor:
Unidad Menor:
Eje de categoras (X:) cruza en:
114
0
10
1
1
0
Microsoft Excel xp
1- Explique la secuencia que debe seguir para crear un grfico.

..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
2- Cmo se modifica el tamao de un grfico?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
3- Cmo se elimina un grfico?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
4- Cmo cambiar el tipo de grfico?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
5- Cules son los pasos que debe seguir para cambiar el formato de un grfico?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
115
Microsoft Excel xp
116
Microsoft Excel xp
Captulo 6
Comprender qu es una base de datos y cmo se maneja la misma dentro del
programa de Microsoft Excel.
Conocer la opcin Formularios para trabajar dentro de las bases de datos, agregar
registros, modificarlos, etc.
Aprender a calcular subtotales en una planilla de Excel y comprender para qu se
utilizan.
Captulos
Contenidos Mnimos
Base de datos
Base de datos. Ingreso de registros

desde formularios. Modificar datos
de registros. Eliminar registros.
Ordenar datos
Filtros
Filtros. Aplicar Autofiltro. Quitar

Autofiltro
Captulo 6
117
Microsoft Excel xp
Base de datos
Base de datos
Una de las tareas que probablemente har con frecuencia en Microsoft Excel, es ordenar y
gestionar bases de datos. Se denomina base de datos a una lista completa de datos
organizada en columnas denominadas campos, y filas llamadas registros. Un campo es un
elemento especfico de informacin de una lista de datos, como por ejemplo, el Cdigo de
Empleado, Apellido, Nombre o Cargo. En cambio un registro, contiene toda la informacin
sobre un elemento de la base de datos. En la siguiente ilustracin podr observar que un
registro contiene toda la informacin personal de cada uno de los empleados, mientras que
en los campos slo observar un dato por empleado.
Base de datos
Una base de datos est estructurada de la sigueinte manera:
Columnas o Campos de una base de datos
Fila o Registro de
la base de datos

Captulo 6, Tema: Base de datos, Subtema: Maneja una base de una base de
datos?, Por ejemplo.
118
Microsoft Excel xp
Ingreso de registros desde formularios:

Los formularios se utilizan para realizar las tareas ms comunes dentro de una base de
datos, es decir, ingresar, eliminar, buscar o modificar informacin, de una manera rpida y
sencilla.
Para utilizar la herramienta formularios, siga estos pasos:
1- Seleccione una de las celdas de la base de datos.
Celda seleccionada
2- Haga un clic en el men Datos Formularios...

Aqu puede observar la ubicacin
del registro y su totalidad.
1) Haga clic en este botn para agregar
un nuevo registro.
Para buscar otro registro,

haga clic sobre estos botones.
A travs del criterio podr buscar
registros que posean una caracterstica
especial.
2) Una vez que haya ingresado los
nuevos registros, haga clic en este
botn.

Captulo 6, Tema: Base de datos, Subtema: Ingreso de registros desde el
formulario, Por ejemplo.
119
Microsoft Excel xp
Modificar datos de registros:

Para modificar registros desde los formularios, siga estos pasos:
1- Desde el cuadro de dilogo formularios, haga clic dentro del registro que desea
modificar.
2- Aparecer el cursor titilando. Comience a borrar y modifique el registro.
Cursor titilando

Captulo 6, Tema: Base de Datos, Subtema: Modificar los datos de un registro,
Por ejemplo.
Eliminar registros:
Para eliminar un registro desde el cuadro de dilogo formularios, siga estos
pasos:
1- Seleccione el registro que desea borrar.
Elija el registro que desea eliminar
2- Haga clic en este botn:
Acepte el cuadro

Captulo 6, Tema: Base de Datos, Subtema: Eliminar un registro, Por ejemplo.
120
Microsoft Excel xp
Ordenar datos
Cuando quiere visualizar o imprimir una lista de registros en un orden concreto, puede
ordenar los datos por cualquier nombre de campo de la base de datos. El nombre de campo
o criterio que utilice para ordenar se denomina clave de ordenacin.
Para organizar los datos de una base de datos, siga estos pasos:
1- Seleccione la primera celda del campo a organizar.
Celda seleccionada

- Haga clic en Datos - Ordenar...
- Aparecer este cuadro de dilogo:
1) Seleccione el campo
que desea ordenar
2) Seleccione el orden
que tendr el campo
3) Tilde esta casilla,

para no modificar
el contenido del
encabezado
4) Acepte el cuadro
2 Opcin desde la Barra de herramientas Estandar

- Utilice cualquiera de los siguientes botnes:

Captulo 6, Tema: Base de Datos, Subtema: Ordenar datos, Por ejemplo.
121
Microsoft Excel xp
Filtros
Filtros
Siempre que posea una lista o (base de datos) con personas, lugares o productos, necesita
una manera de filtrar la informacin para obtener datos especficos y una forma rpida de
ordenar los datos segn un criterio concreto. Por ejemplo, si fuera a preparar un informe
sobre los empleados que trabajan en el departamento de ventas, tendra que poder visualizar
en su lista solamente los datos correspondientes a dicho departamento. Para ello, Microsoft
Excel proporciona dos herramientas tiles para buscar y presentar la informacin especfica
de una lista: el filtrado y la ordenacin. Con estas herramientas podr manejar con mayor
precisin los datos de una base de datos.
Aplicar Autofiltros
Cuando trabaja con una base de datos, es muy importante encontrar la informacin
rpidamente. Imagnese que posee una base de datos muy extensa y necesita buscar toda
la informacin de un determinado registro. Obviamente se podr realizar, leyendo registro
por registro para encontrar dicha informacin, pero para agilizar esta tarea puede utilizar los
nombres de campo de su base de datos para filtrar sus datos automticamente y mostrar
nicamente los registros que necesita.
Por ejemplo: Suponga que de la planilla que observa a continuacin, tenga que crear un
informe con los datos de los operarios que posean el apellido Prez.
Para resolver este trabajo, siga estos pasos:

1- Seleccione los campos que tendrn filtros.
Campos seleccionados
122
Microsoft Excel xp
2- Desde la barra de men, haga clic en Datos Filtro Autofiltros.

3- En cada uno de los campos seleccionados, aparecer un botn, indicando una lista
desplegable.
Tipos de Filtros
En el caso de que haya filtrado algn tipo de
registro, y desee ver todos los registros
nuevamente, haga clic en (Todas)
En esta opcin puede
determinar un criterio para
filtrar los datos del campo
seleccionado.
Esta opcin se utiliza para

filtrar datos de tipo nmericos
Muestra todos los datos que

posee el campo seleccionado.
4- En este caso elija, desde la lista desplegable

del campo Apellido, el apellido Prez.
Seleccione el dato a filtrar
Las listas
desplegables
filtradas cambin
a un color Azul.
En este ejemplo, el resultado del registro corresponde a un operario con el Apellido Prez.
123
Microsoft Excel xp

Captulo 6, Tema: Filtros, Subtema: Aplicar un filtro, Por ejemplo.
Quitar Autofiltro
Para quitar el Autofiltro de los campos, siga estos pasos:
1- Haga clic en uno de los campos que posee el Autofiltro.
2- Desde la barra de men, haga clic en Datos - Filtro - Autofiltro.

Captulo 6, Tema: Filtros, Subtema: Quitar el autofiltro, Por ejemplo.

Ante cualquier inquietud recuerde que no se encuantra solo, y comunquese

124
Microsoft Excel xp
Actividad 6
1- Copie la siguiente planilla:
2- Guarde la planilla en un disquete con el nombre Planilla de Ventas.

3- Ordene el campo Productos en forma ascendente.
4- Aplique un filtro que indique la Cantidad de unidades mayores a 90.
5- Anule el filtro anterior.
6- Aplique un nuevo filtro que busque la fecha 06/08/2003 del Vendedor Germn A.
7- Anule el filtro.
8- Agregue nuevos registros desde el comando formularios.
ATENCIN: No borre est activdad, ya que esta relacionada con el

redto de las prcticas de este manual.
125
Microsoft Excel xp
1- Qu es una base de datos?

..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
2- Cmo eliminar un registro?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
3- Cmo ordenar los datos de un registro?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
4- Qu es un filtro?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
5- Cmo aplicar un filtro?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
6- Cmo quitar los filtros?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
126
Microsoft Excel xp
Captulo 7
Aprender a combinar archivos utilizando distintas opciones para insertar objetos.
Conocer la diferencia entre vincular, insertar e incrustar objetos en el programa de
Microsoft Excel xp.
Comprender cmo administrar archivos y objetos en Excel, copiar, mover y realizar un
pegado especial de los mismos.
Captulos
Contenidos Mnimos
Combinacin de archivos
Combinacin de archivos. Archivos

incrustados. Archvos vinculados.
Archivos como conos.
Administrar archivos y
objetos
Copiar. Mover o cortar. Pegado

especial.
Captulo 7
127
Microsoft Excel xp
Desde Excel es posible insertar otros archivos dentro de la planilla de clculo, utilizando
las opciones de insertar objetos:
Archivos incrustados:
Los objetos incrustados se insertan como imagen en la planilla de clculo seleccionada, la
cual se maneja como cualquier otro objeto.
En este tipo de combinacin de archivos se puede modificar el formato del texto y sus
propiedades desde el archivo de origen, pero dichas modificaciones no se actualizarn en
el archivo incrustado.
Para utilizar est comando, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en Insertar Objetos...
128
Microsoft Excel xp
1) Haga
clic en esta
solapa
2) Haga clic en
el botn
Examinar...
para buscar el
archivo que
desea insertar.
3) Busque la
ubicacin del
archivo a insertar.
4) Seleccione el archivo.
6) Verifique la ubicacin y el nombre del archivo insertado.
129
Microsoft Excel xp
3- Una vez que haya aceptado el cuadro, aparecer el objeto en la planilla de clculo.
Observe la siguiente imagen:
Objeto incrustado
ATENCIN: Si desea realizar algn tipo de modificacin al texto del

objeto incrustado, siga estos pasos:
- Seleccione el objeto incrustado.
- Haga doble clic sobre el objeto.
- En este caso se ha insertado un archivo de Word como objeto
incrustado. Al hacer doble clic sobre el objeto, aparecern las
herramientas y propiedades de Word, dentro del programa de Excel.
Microsoft Excel
Barra de Herramientas de Microsoft Word
rea contenido del Objeto Incrustado
- Cuando termine de realizar las modificaciones del texto, haga clic en

cualquier celda para volver a las propiedades de Excel.
130
Microsoft Excel xp
Archivos vinculados:
Los objetos vinculados se diferencia de la combinacin anterior, porque al vincular el objeto

cualquier modificacin que se realice en Excel cambiar en el archivo de origen y pasar lo
mismo si se realiza a la inversa.
Para utilizar este comando, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en Insertar Objeto...
2) Haga clic en este botn y elija el archivo que

desea insertar en la planilla de clculo.
4)Tilde esta casilla
3) Verifique la ubicacin
y el nombre del archivo.
5) Acepte el cuadro
Objeto insertado y vinculado
131
Microsoft Excel xp
ATENCIN: Si desea realizar algn tipo de modificacin al texto del

objeto vinculado, siga estos pasos:
- Seleccione el objeto insertado.
- Haga un doble clic sobre el objeto.
- En este caso se ha insertado un archivo de Word como objeto
vinculado, por esto al hacer doble clic sobre el objeto, se abrir el
programa de Word, independientemente de Excel.
- Modifique el contenido del objeto vinculado, y guarde los cambios.
- Automticamente se vern los cambios en el objeto vinculado
desde Excel.
- Una vez que haya terminado con las modificaciones, haga clic
sobre cualquier celda para volver a las propiedades de Excel.
Microsoft Excel
Objeto vinculado
Microsoft Word
Archivos como conos

Este comando inserta un cono en la planilla de clculo seleccionada, el cual permite
acceder al archivo de manera rpida.
Para utilizar este comando, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en INSERTAR OBJETO...
132
Microsoft Excel xp
3) Verifique la ubicacin
y el nombre del archivo.
2) Haga clic en este botn y busque el archivo

que desea insertar en la planilla de clculo
4) Acepte el cuadro
Objeto como cono
ATENCIN: Si desea modificar el texto del objeto como cono, siga

estos pasos:
- Haga doble clic en el objeto.
- Al hacer doble clic sobre el cono insertado, se abrir el programa
de Word, sin cerrar el Excel.
- Modifique el contenido del objeto como cono, y guarde los
cambios.
M
i
c
r
o
s
o
f
t
Microsoft Word
E
x
c
e
l
Objeto como cono
133
Microsoft Excel xp

Captulo 7, Tema: Combinacin de archivos, Subtema: Insertar un objeto desde
un archivo existente, Por ejemplo.
134
Microsoft Excel xp
Administrar archivos y objetos

Copiar
Para copiar celdas y/o sus contenidos, siga estos pasos:
1- Seleccione la celda o el rango que contiene el dato que desea copiar.
Rango seleccionado
para copiar.

- Haga clic en Edicin - Copiar...
3- Seleccione la celda donde quedar la copia.
Celda seleccionada.
En esta celda se
pegar la copia
135
Microsoft Excel xp

- Haga clic en Edicin - Pegar...
5- La copia quedar con el mismo contenido y con el mismo tipo de formato que posee el
original.
Copia pegada.
Mover o cortar
Para cortar (mover) el contenido de la/s celda/s, siga estos pasos:
1- Seleccionar la celda o el rango que contiene los dato a mover (cortar).
Rango seleccionado a mover
136
Microsoft Excel xp

- Haga clic en Edicin - Cortar...
3- Seleccione la celda donde quedar el contenido cortado.
Celda seleccionada.
En esta celda quedar
el contenido cortado

- Haga clic en Edicin - Pegar...
Resultado del movimiento
Nueva ubicacin de la
informacin cortada
137
Microsoft Excel xp
Pegado especial
Esta herramienta permite pegar algunas propiedades de la celda copiada, como por
ejemplo: el tipo de fuente, el color de la celda, el color de las lneas entre otras opciones.
Para trabajar con la herramienta pegado especial, siga estos pasos:
1- Seleccione la celda o el rango que contiene el dato que desea copiar.
Rango seleccionado

- Haga clic en Edicin - Copiar...
3- Seleccione la celda que tendr la copia.
138
Microsoft Excel xp
4- Desde la barra de men, haga un clic en la opcin Edicin Pegado especial...

5- Aparecer el siguiente cuadro, all elija:
Todo: Pega el contenido

completo de la celda copiada.
Frmulas: Pega slo la frmula, que
contengan las celdas copiadas
Valores: Pega slo el contenido de la
celda, sin formatos ni frmulas.
Formato: Pega slo el formato.
Comentarios: Pega slo los
comentarios de las celdas copiadas.
Diferentes tipos de pegados especiales

Barra de frmula
Barra de frmula
Barra de frmula
Barra de frmula
Pegado Especial
Todo
Pegado Especial
Frmula
Pegado Especial
Valores
Pegado Especial
Formatos

Captulo 7, Tema: Repaso General, Subtema: Prctica laboral.

139
Microsoft Excel xp
Actividad 7
1- Ingrese a Word, y confeccione la siguiente tarjeta:
Propiedades de la Tarjeta
Tipo de papel:
Personalizado Ancho: 15 cm Alto: 10 cm
Mrgenes:
izquierdo, derecho, Superior e Inferior 1cm
Bordes de pgina:
Artstico Mundo
Imagen prediseada:
Categora: Viajes Imagen: Viaje por aire
Smbolos:
Fuente: Wingdings (Telfono y Buzn)
Tipografa:
Fuente: Time New Roman. Tamao: 16
2- Guarde el archivo en un disquete y cree una copia en la unidad (C:)

3- Cierre el archivo de Word.
4- Abra un nuevo archivo de Excel.
5- Cambie el nombre de las tres hojas iniciales de la planilla de clculo, por los siguientes
datos:
140
Microsoft Excel xp
6- En la hoja archivos incrustados, confeccione la siguiente planilla:
7- Copie la planilla en el resto de las hojas (archivos vinculados y archivos como

conos).
8- Inserte como objeto el archivo creado en Word, utilizando el archivo copia de la unidad
(C:).
Hoja Archivos
Incrustados
Inserte el archivo de Word como un objeto incrustado.
Hoja Archivos
Vinculados
Inserte el archivo de Word como un objeto vinculado.
Hoja Archivos como

conos
Inserte el archivo de Word como un objeto en forma de

cono.
9- Modifique el archivo vinculado, y observe sus cambios.

10- Observe los cambios entre cada uno de los comandos utilizados (insertar objetos) y
describa sus diferencias:
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
141
Microsoft Excel xp

1- Explique la diferencia que hay entre los siguientes comandos:
Archivos incrustados: ........................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
Archivos vinculados: .........................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
Archivos como conos: ......................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
2- Cul es la diferencia que existe entre copiar y cortar?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
3- Para qu utilizara el comando pegado especial?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
142
Microsoft Excel xp
Captulo 8
Aprender a trabajar con las macros para automatizar acciones que se utilizan
frecuentemente.
Conocer la diferencia entre Macros absolutas y relativas y aprender a crear cada una
de ellas.
Aprender a ejecutar una macro utilizando un botn o con la combinacin de teclas.
Captulos
Macros
Contenidos Mnimos
Macros. Creacin de macros.

Ejecutar macros.
Captulo 8
Macros absolutos y
relativas
Macros absolutas. Macros

relativas
143
Microsoft Excel xp
Administrar archivos y objetos

Macros
Si ejecuta una tarea en Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macro
consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un mdulo de Basic y
que se puede utilizar siempre que sea necesario ejecutar la tarea.
Antes de utilizar una macro, planifique los pasos y los comandos que desea almacenar, ya
que si se comete error quedar grabado y la macro no funcionar. Cada vez que se grabe
una macro, sta se almacenar en un nuevo mdulo adjunto a un libro.
Creacin de Macros
Por ejemplo: Suponga que debe crear la misma planilla de IVA todos los meses. Se podran
utilizar los comandos de copiar y pegar; pero corre el riesgo de romper el enlace entre
frmulas. Por esto lo ms recomendable ser el uso de Macros.
Para resolver esta tarea, siga estos pasos:

1- Desde la barra de men, haga clic en Herramientas - Macros - Grabar nueva
macro...
144
Microsoft Excel xp
Mtodo abreviado
combinacin de teclas
1) Escriba el nombre
de la
nueva Macro
Esta opcin permite ejecutar la

macro, a travs de una
combinacin de teclas (Mtodo
abreviado). Para ello, haga clic
dentro de la casilla y escriba una
letra
En el caso de que la letra
asignada se utilice para otro
comando; Para ejecutar esta
nueva deber presionar la
tecla Bloq Mays.
2) Acepte el cuadro
Esta tecla representa
a la letra seleccionada
ATENCIN: Al ingresar el nombre de una nueva macro, no se

deben dejar espacios entre las palabras.
3- En pantalla aparecer una pequea barra

, la cual indica el comienzo de la
grabacin, en este caso, Planilla_IVA. Comience a confeccionar la siguiente planilla:
4- Cuando finaliza la creacin de la planilla, debe detener la grabacin. Para ello utilice
cualquiera de las siguientes opciones:
- Haga clic en Herramientas - Macro - Detener Grabacin...
2 Opcin desde la Barra de herramientas Detener Grabacin
145
Microsoft Excel xp

Captulo 8, Tema: Macros, Subtema: Creacin de macros, por ejemplo.
Ejecutar macros
Para ejecutar una macro, siga estos pasos:
1- Seleccione una celda.
- Haga clic en Herramientas - Macro - Macros...
2 Opcin desde la Combinacin de teclas Mtodo abreviado

- Utilice la combinacin de teclas que asigno al crear la macro. En este caso las teclas
son:
y

Captulo 8, Tema: Macros, Subtema: Ejecutar macros, por ejemplo.
146
Microsoft Excel xp
Macros absolutas y relativas

Macros absolutas
Las macros absolutas se ejecutan en las celdas donde fueron creadas.
Para utilizar una macro absoluta, siga estos pasos:
1- Desde la barra de herramientas, haga clic en Herramientas - Macro - Grabar nueva
macro...
1) Escriba un nombre
para la nueva Macro.
2) Escriba una letra para
la combinacin de teclas
Mtodo abreviado
3) Acepte el cuadro
3- Una vez asignada la macro, comience a crear el contenido de la macro.
ATENCIN: Al iniciar la grabacin de una macro, aparecer en la

planilla de clculos una pequea barra, en la cual podr establecer
si la macro ser Absoluta o relativa.
Barra de herramientas Macros
En este caso la macro ser absoluta, por lo tanto no se debe activar

el botn llamado Referencias relativas.
147
Microsoft Excel xp
- Detenga la macro, utilizando cualquiera de las siguientes opciones:

- Haga clic en Herramientas - Macro - Detener grabacin...
2 Opcin desde la Barra de herramientas Detener grabacin
5- Ejecute la macro, utilizando cualquiera de las siguientes opciones:
- Haga clic en Herramientas - Macro - Macros...
- Se presentar el cuadro de dilogo Macro.
- Seleccione una macro y presione el botn:
2 Opcin desde la Combinacin de teclas Mtodo abreviado
- Utilice la combinacin de teclas que asign al crear la macro. En este caso debe
utilizar las teclas:
y
ATENCIN: Una de las caractersticas que posee la macro

absoluta es respetar la ubicacin donde se ha creado.
Macro creada con el rango A1:F6
Macros relativas
Las macros relativas se pueden ejecutan en cualquier celda.
Para utilizar una macro relativa, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en Herramientas Macro Grabar nueva
macro...
148
Microsoft Excel xp
para la macro
2) Escriba la letra para la
combinacin de teclas
Mtodo abreviado
3) Acepte el cuadro
3- Una vez asignada la macro, ver esta

pequea barra en la planilla de clculo:
Haga clic en este botn
4- Luego debe comenzar a crear el contenido de la macro.

5- Cuando haya terminado el contenido de la macro, detenga la grabacin.
6- Seleccione una celda y ejecute la macro.
Macro ejecutada en varias celdas
Realice la Prctica Laboral, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el Captulo

8, Tema: Repaso General, Subtema: Prctica laboral.

con su tutor al Aula Magna Virtual.
149
Microsoft Excel xp
Actividad 8
1- Grabe una macro con el nombre Balance General, que contenga un mtodo abreviado.
2- Durante la grabacin de la macro, confeccione la siguiente planilla.
3- Detenga la grabacin.
4- Ejecute la macro en una nueva hoja dentro del mismo Archivo.
5- Guarde el libro en un disquete con el nombre Balance General.
150
Microsoft Excel xp
1- Qu es una macro?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
2- Cules son los pasos que debe seguir para crear una macro?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
3- Cmo se ejecuta una macro?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
4- Cul es la diferencia entre una macro absoluta y una macro relativa?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
151
Microsoft Excel xp
152
Microsoft Excel xp
Captulo 9
Aprender a configurar las pginas de un libro de Microsoft Excel.
Comprender cmo establecer un rea de impresin y cmo quitar la misma.
Aprender a realizar una vista preliminar de la hoja de clculo y modificar los mrgenes
y distintas opciones de configuracin.
Captulos
Configuracin de pginas
Captulo 9
rea de impresin
Vista preliminar
Contenidos Mnimos
Configuracin de pginas.
Establecer reas de impresin.

Quitar reas de impresin
Vista preliminar
153
Microsoft Excel xp
Cuando trabaja en planillas grandes, en escasas ocasiones se pueden imprimir todos los
datos en una pgina. Adems, tal vez desee aadir informacin en la parte superior o inferior
de sus pginas para identificar la fecha de la impresin o el nombre del archivo. Tambin
puede agregar los saltos de pgina en lugares concretos, ajustar los mrgenes, repetir los
ttulos en cada hoja y colocar encabezados y pies de pgina.
Cmo ajustar en una pgina una hoja del libro?:
Para utilizar la herramienta configuracin de pginas, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en Archivo Configurar pgina.
1) Haga clic en
esta solapa
4) Seleccione
un tipo de papel
154
2) Seleccione la
orientacin del papel
3) Aumente o disminuya los formatos generales de

manera que el contenido quepa en la hoja de impresin
La resolucin es la cantidad de puntos por

pulgadas (PPP) en longitud que posee el
archivo. Una resolucin mayor proporciona una
impresin de mejor calidad al imprimir el
archivo.
Microsoft Excel xp
2) Establezca las medidas para los mrgenes de la hoja
3) Alinee el contenido de la hoja con respecto a los mrgenes tanto en forma vertical como horizontal
2) Seleccione una opcin desde la lista desplegable para el

contenido del encabezado o haga clic en el botn personalizar
encabezado y agregue el dato que desee.
2) Seleccione una opcin desde la lista desplegable para el contenido del pie de pgina o haga clic
en el botn personalizar pie de pgina y agregue el dato que desee.
155
Microsoft Excel xp
Botones Personalizar Encabezado y Personalizar Pie
Escriba el contenido del encabezado dentro de la seccin de alineacin que desee.
Escriba el contenido del pie de pgina dentro de la seccin de alineacin que desee
En Excel al igual que en Word tiene la posibilidad de agregar, cambiar o suprimir

encabezados y pies de pgina, Microsoft Excel proporciona opciones estndar que puede
seleccionar desde el cuadro de dilogo de Configurar Pgina. Con estos formatos
disponibles puede elegir el nombre de la empresa, el nombre de archivo con o sin extensin,
la fecha, el nmero de pgina o su propio nombre. Tambin puede marcar documentos como
confidenciales, o aadir un ttulo al documento.
Herramientas del Encabezado y Pie de pgina personalizado
Herramienta
Descripcin
Permite aplicar formatos al contenido del encabezado y pie de
pgina.
Inserta el nmero de pgina de la hoja que corresponda.
Inserta la cantidad de pginas que posee el archivo.
Inserta la fecha actual.
156
Microsoft Excel xp
Inserta la hora actual

Muestra la ubicacin del archivo.
Inserta el nombre del archivo.
Ingresa el nombre de la hoja.
Le permite insertar una imagen desde los archivos.
Configuras las propiedades de la imagen insertada a travs de la
herramienta anterior.
2) Seleccione las
celdas que imprimir
3) Aqu podr seleccionar los ttulos

verticales y horizontales que sern
impresos en todas las hojas.
Esta opcin permite orientar

los datos de la planilla
Hacia la derecha, Hacia abajo, luego
luego hacia abajo hacia la derecha
3- Una vez seleccionadas las opciones de configuracin de pgina, haga clic en este
botn:
157
Microsoft Excel xp
rea de impresin
Establecer rea de impresin
Excel le proporciona la posibilidad de establecer el rea que desea imprimir, es
decir que podr seleccionar un sector de una planilla e imprimirlo. Para ello debe:
1- Seleccione parte de la planilla que desea imprimir.
Seleccin de celdas para establecer el rea de impresin
2- Desde la barra de men, haga clic en Archivo - rea de impresin - Establecer rea
de impresin.
Barra de frmula
Estas lneas de
punto alrededor de
las celdas, indican el
rea que ser
impresa.
158
Microsoft Excel xp
Quitar rea de impresin

Para quitar el rea de impresin, simplemente haga clic en el men Archivo - rea de
impresin - Borrar rea de impresin.
159
Microsoft Excel xp
Vista preliminar
Vista preliminar
Esta herramienta le permite observar toda la informacin que posee en cada una de las
hojas del libro antes de imprimirlo, para verificar si se imprimirn con claridad, cuantas hojas
le ocupar cada planilla, si los mrgenes estn ajustados al tamao correcto, o si los datos
caben en una misma fila o columna. Realizando una vista preliminar de su trabajo observar
en pantalla lo que luego ser impreso y podr reconocer aquello que deba cambiar.
Para utilizar esta herramienta, siga estos pasos:
1- Haga clic en la hoja que desea visualizar como vista previa a la impresin.
- Haga clic en Archivo - Vista preliminar.
3- Se presentar la nueva vista con una barra de herramientas.
Barra de herramientas Vista preliminar
160
Microsoft Excel xp
Herramientas de las Barras de herramientas vista preliminar

Herramienta
Descripcin
Permite ver la hoja anterior a la vista seleccionada.
Permite ver la hoja siguiente a la vista seleccionada.
Como ha visto en el Mdulo de Word, esta opcin permite
aumentar o disminuir la vista de la hoja.
Al hacer un clic en este botn, aparecer el cuadro de impresin,
en el cual deber determinar cules sern las hojas impresas, la
cantidad de copias, el tipo de papel que utilizar la impresora entre
otras opciones.
Desde este botn podr establecer los mrgenes de la hoja, el tipo
de papel para el archivo, el tipo de orientacin,...
Este comando activa en la hoja de la vista preliminar, guas para
modificar el espacio entre cada una de las columnas.
Mrgenes activos
En esta vista puede ajustar los saltos de pgina de la hoja de

clculo activa.
Cierra la vista preliminar.

161
Microsoft Excel xp
Actividad 9
1- Abra el archivo creado en la actividad 3 del captulo 3.
2- Seleccione la hoja Enero.
3- Prepare la siguiente configuracin:
PGINA
Orientacin
Horizontal
Tamao de papel
A4
MRGENES
Superior
2 cm
Inferior
2 cm
Derecho
1 cm
Izquierdo
1 cm
PGINA
Encabezado
Club Social San Isidro
Tamao de papel
Centenario 235 San Isidro

Tel: 4747-9863
E-mail: Club_social_si@info.com.ar
4- Seleccione la planilla de la hoja Enero y establzcala como rea de impresin.

5- Utilice la herramienta Vista preliminar y verifique que los datos ingresados en los puntos
anteriores coincidan observando la vista de la hoja.
162
Microsoft Excel xp
1- Mencione cules son las herramientas que debe tener en cuenta a la hora de configurar
una pgina.
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
2- Cmo establecer un rea de impresin?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
3- Cmo quitar un rea de impresin?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
4- Para qu se utiliza la herramienta vista preliminar?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
163
Microsoft Excel xp
164
Microsoft Excel xp
Captulo 10
Aprender a validar una planilla para ingresar datos que se ajusten a una condicin.
Conocer la funcin de la herramienta de Auditoria y comprender el funcionamiento de
los botones de la barra de herramientas.
Aprender a aplicar un formato a los datos segn una condicin establecida.
Comprender la utilidad de las tablas dinmicas y cmo funcionan los escenarios.
Captulos
Validacin
Auditoria
Captulo 10
Contenidos Mnimos
Validacin. Establecer la validacin
de datos
Auditoria. Comandos de la
barra de herramientas
auditoria.
Formato condicional
Formato condicional.
Tablas dinmicas
Tablas dinmicas. Creacin de

tablas dinmicas. Grficos
dinmicos
Escenarios
Escenarios. Creacin de
escenario. Ver escenario.
165
Microsoft Excel xp
Validacin
Validacin
Esta herramienta se utiliza para introducir datos correctos en una hoja de clculo, ya que le
permite especificar cules son los datos vlidos para cada una de las celdas o rangos.
Tambin puede restringir la informacin con un tipo de datos determinado (como nmeros
enteros, nmeros decimales o texto).
Establecer validacin de datos

Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de stock deba ingresar solo Fechas
mayores al 20/07/2003 y menores al 20/11/2003, en este caso puede restringir ese rango
de datos utilizando la herramienta validacin.
Para utilizar la herramienta validacin, siga estos pasos:

1- Desde la barra de men, haga clic en Datos Validacin...
2- Aparecer este cuadro de dilogo:
166
Microsoft Excel xp
1) Haga clic en
esta solapa
2) Aqu debe seleccionar el
tipo de restriccin de
datos para las celdas
seleccionadas
En este caso debe elegir

el tipo de permiso
Fecha
3) Elija el tipo
de datos. En ese
caso seleccione
Entre
4) Esta rea cambia segn

el tipo de permiso que se
haya seleccionado.
167
Microsoft Excel xp
5) Escriba un mensaje de
entrada, de esta manera al
seleccionar las celdas
validadas ver un mensaje
que le indicar cules
son los datos validos
a ingresar en dichas celdas.
6) Elija el tipo de estilo

para el mensaje de error.
7) Escriba el mensaje que desee. Tenga en cuenta la condicin de la validacin!
Celda
seleccionada
Mensaje Entrante
168
8) Acepte el cuadro
Microsoft Excel xp
Al ingresar un dato que no cumpla con el parmetro dado, aparecer el
Mensaje de error que ha definido en el cuadro de dilogo Validacin.

Captulo 10, Tema: Validacin, Subtema: Establecer la validacin de datos, Por
ejemplo.
169
Microsoft Excel xp
Auditora
Auditora
Al utilizar la herramienta Auditora en una hoja de clculo, puede rastrear los datos que se
han utilizado dentro de una frmula tales como precedentes (las celdas que proporcionan
datos a una celda determinada) o dependientes (las celdas que dependen del valor de una
celda especfica).
Herramientas de la barra de herramientas Auditora
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar los datos que se han utilizado para calcular el
Total de la planilla Recibo de Sueldo. Observe la figura:
Total del
recibo de sueldo
Para utilizar las herramientas de la barra de herramientas auditora, siga estos

pasos:
1- Seleccione la celda que tendr la auditora.
2- Active la barra de herramientas auditora, desde el Men herramientas - Auditora de
frmulas - Barra de herramientas Auditora de frmulas.
3- Aparecer esta barra:
170
Microsoft Excel xp
Herramientas de las Barras de herramientas Auditora de Frmulas

Herramienta
Descripcin
Si realiza una frmula y la misma indica un mensaje de
error, este botn mostrar los posibles errores.
Este botn rastrea los datos utilizados a un resultado x .
Para utilizar este botn :
- Seleccione la celda que posee la frmula.
- Con estos pasos ver la ubicacin de los datos que se han
utilizado para obtener el resultado de la celda que posee la frmula.
Quita las flechas dibujadas por los datos precedentes.

Este botn rastrea la ubicacin de la frmula que depende
del dato en la celda seleccionada.
Para utilizar este botn :
- Seleccione un dato numrico dentro de la planilla que considere
que ha sido utilizado para para obtener un resultado.
- Con estos pasos ver la ubicacin de la celda que posee la
frmula con el resultado.
Quita las flechas dibujadas por los datos dependientes.

Quitas las flechas dibujadas por los precedentes y los
dependientes.
Busca los datos errneos de una frmula.
Permite insertar un comentario.
Rodea con un crculo los datos que no cumplan con las
reglas de validacin establecidas.
Borra los crculos creados por el comando anterior.
Muestra un registro de las celdas durante su
actualizacin.
Evalua la frmula mostrando todos sus pasos.
4- Rastree el precendente del Total de este recibo de sueldo:

c- Observe la flecha azul que aparece
indicando los datos precedentes.
b- Desde la barra de herramientas
Auditora de frmulas, haga clic sobre
este botn:
a- Seleccione la celda que
posee la frmula (resultado)
171
Microsoft Excel xp
5- Quite el rastreo de precedentes.

6- Rastree el dependiente del Total del Recibo de Sueldo.
a- Seleccione un dato en la
planilla que crea que se
utiliza como dato para
obtener el resultado de una
frmula.
b- Desde la barra de herramientas
Auditora de frmulas, haga clic
sobre este botn:
c- Observe la flecha azul que se

presenta indicando la ubicacin de
la celda dependiente.

Captulo 10, Tema: Auditora, Subtema: Comandos de la barra de herramientas
Auditora de frmulas, Por ejemplo.
172
Microsoft Excel xp
Formato condicional
Formato condicional
Esta herramienta aplica un tipo de formato a aquellas celdas que cumplan con una
determinada condicin, dentro del rango de celdas seleccionado. En el cuadro de dilogo
formato condicional podr aplicar formatos al los contenidos de las celdas, siempre y
cuando estas cumplan con un criterio determinado.
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de Alumnos, deba determinar mediante
formatos de texto, la informacin de la columna Estado, indicando los siguientes resultados
con estos formatos:
Estado de Alumno
Tipo de Formato condicional para el texto
Aprobado
Tipo de Color: Verde

Tipo de Estilo: Normal
Recupera
Tipo de Color: Amarillo

Tipo de Estilo: Negrita Cursiva
Desaprueba
Tipo de Color: Rojo

Tipo de Estilo: Negrita
Para utilizar esta herramienta, siga estos pasos:

1- Seleccione las celdas que tendrn el formato condicional.
2- Desde la barra de men, haga clic en Formato - Formato condicional...
173
Microsoft Excel xp
1) Seleccione un
tipo de condicin.
2) Establezca el tipo de condicin dependiendo de la opcin

que haya seleccionado en el paso anterior.
4) Haga clic en este botn en caso

3) Haga clic en este botn. Aparecer el cuadro de
de que desee agregar ms condiciones. dilogo Formato de celdas.
Seleccione en este caso el formato que corresponde
para el resultado Aprobado.
Celdas con formato

condicional

Captulo 10, Tema: Formato condicional, Subtema: Sector condicional 1l,
Por ejemplo.
174
Microsoft Excel xp
Tablas dinmicas
Tablas dinmicas
La tabla dinmica, es una tabla interactiva que permite el resumen y presentacin precisa
de la informacin de una base de datos.
Es decir, que cada tabla le permitir conocer la relacin entre los campos que Ud. elija
(ventas por empleado, dinero por cliente o gastos para cada mes, etc.) pudiendo cambiar su
estructura convenientemente o mostrar los detalles de un dato cuando lo crea necesario (por
ejemplo, mostrar para qu conceptos se realizaron los gastos de un determinado mes).
La tabla resume la informacin utilizando la funcin que especifique (como por ejemplo,
suma, promedio, contar, entre otras) para enlazar as los datos involucrados.
Adems, al modificar los datos de la base madre se modificarn todas las tablas relacionadas (que aparecen en distintas hojas) si es que lo desea.
Creacin de tablas dinmicas
Por ejemplo: Suponga que el sector de administracin de un club, tiene creada en Excel,
una base de datos con las inscripciones realizadas en los ltimos meses (hasta Septiembre
inclusive), en la cual figura la Fecha de inscripcin, N de inscriptos, Categora, Deporte,
Turno, Nombre del Profesor, Cuota y Monto Total recaudado en cada da, como se observa
en la siguiente planilla:
La manera ms gil y sencilla de obtener resmenes en forma inmediata es mediante una

tabla dinmica.
175
Microsoft Excel xp
Ahora suponga que su jefe necesita un resumen de las ltimas inscripciones de cada
trimestre segn el turno al cual corresponden. De esta manera podr reforzar la publicidad
para dicho turno haciendo hincapi en la atencin personalizada por falta de alumnos u
ofreciendo ciertos beneficios durante el trimestre que sea necesario.
Por esto le solicita que realice una tabla con el total de alumnos para cada Turno durante
los diferentes trimestres. Para ello siga estos pasos:
1- Seleccione una celda de la planilla.
- Haga clic en Datos - Informe de tablas y grfico dinmicos...
2 Opcin desde la Barra de herramientas Asistente para tablas dinmicas
- Desde la barra de herramientas tabla dinmica, haga clic en este botn:
1) Haga clic
en esta opcin
2) Haga clic en
este botn
176
Microsoft Excel xp
3) Verifique el rango que ha tomado para la tabla dinmica, de no ser as

haga clic en el botn Contraer dilogo y seleccione los datos que desee
5) Tilde esta casilla

Campos de la base de datos
7) Para obtener el Total de alumnos por cada Turno durante los diferentes trimestres, arrastre el campo Turno al
sector Columnas, el campo Fecha de incripcin al sector Filas y el campo Nmero de incriptos al sector Datos.
177
Microsoft Excel xp
Campos organizados en las

reas de diseo de una tabla
dinmica
8- Acepte el cuadro.
Resultado de la tabla dinmica, en este caso clculo el total de alumnos para cada fecha:
178
Microsoft Excel xp

Captulo 10, Tema: Auditora, Subtema: Creacin de tablas dinmicas,
Por ejemplo.
Creacin de grficos dinmicos

Para crear un grfico dinmico, siga estos pasos:
1- Haga clic en una de las celdas de la tabla dinmica.
2- Desde la barra de herramientas tabla dinmica, haga clic en este botn:
3- Automticamente aparecer el grfico:
179
Microsoft Excel xp
Escenarios
Escenarios
Los escenarios pueden crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de clculo
y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos
resultados.
Creacin de escenarios
Por ejemplo: Suponga que trabaja en la caja de un Mayorista de Golosinas y le solicitan
que prepare una planilla en la cual se puedan observar los precios de las golosinas, en las
ventas por mayor y por menor.
Observe la siguiente planilla:
A travs de los escenarios, este campo mostrar los precios por Mayor y Menor
Para crear los escenarios, siga estos pasos:
1- Seleccione el rango B3:B7.

2- Desde la barra de men, haga
clic en Herramientas Escenarios...
1) Haga clic
en este botn
180
Microsoft Excel xp
para el nuevo escenario.
En este caso
Precios por Mayor
3) Cierre el cuadro
4) Ingrese los datos del

primer escenario, en
este caso sern los
precios Mayoristas de
cada uno de los
productos
5) Acepte
el cuadro
6) Haga clic en el botn Agregar y cree un nuevo

escerario con el nombre Precios por Menor.
Inserte estos datos:
7) Acepte el cuadro
181
Microsoft Excel xp
Resultado de los escenarios:
Ver escenario
Para ver los escenarios creados, siga estos pasos:
1- Haga clic en el men Herramientas - Escenarios...
Resultado del escenario

Precio por Mayor
Resultado del escenario

Precio por Menor
182
1) Haga clic sobre el nombre

del Escenario que desea ver
Microsoft Excel xp

Captulo 10, Tema: Escenarios, Subtema: Resumen de Escenarios, Por ejemplo.
Realice la Prctica Laboral, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el Captulo

10, Tema: Reapaso General, Subtema: Prctica Laboral

183
Microsoft Excel xp
Actividad 10
Confeccine una planilla que posea los temas vistos en este captulo.
184
Microsoft Excel xp

1- Cul es la utilidad de la herramienta validacin?
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2- Cules son los pasos que debe seguir, para utilizar la herramienta auditora?
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3- Qu es una tabla dinmica? Cmo se crea una tabla dinmica?
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..........................................................................................................................................
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..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
4- Cules son los pasos que debe seguir para crear un escenario?
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5- Para qu se utiliza la herramienta formato condicional?
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185
Microsoft Excel xp
186
Microsoft Excel xp
Captulo 11
Comprender para qu se utilizan las plantillas y aprender a guardar una hoja de
clculo con este tipo de caractersticas.
Aprender a modificar y completar una plantilla.
Captulos
Contenidos Mnimos
Plantillas
Plantillas. Trabajando con plantillas.
Guardar como pgina

Web
Libro de Microsoft Excel 2000 en

Internet.
Captulo 11
187
Microsoft Excel xp
Plantillas
Plantillas
Las plantillas son moldes de planillas que pueden utilizarse como tareas comunes por ejemplo
rellenar Informes, Planillas de stock, Liquidaciones de Sueldos, etc. Cada vez que se desee utilizar alguna de las tareas frecuentes o parciales, simplemente deber abrir la plantilla
y llenar los datos que desee incorporar.
El programa de Excel posee algunas plantillas preestablecidas de uso frecuente como
facturas, perodos de gastos y pedidos.
Trabajando con plantillas

Creacin de plantillas:
Para crear plantillas, siga estos pasos:
1- Comience creando una planilla que utilice con frecuencia, por ejemplo esta planilla de
Stock:
2- Una vez que haya creado la planilla, desde la barra de herramientas, haga clic en Archivo
- Guardar como...
188
Microsoft Excel xp
3) Una vez que haya

seleccionado el tipo de
archivo Plantilla
automticamente ver la
carpeta plantillas, donde se
almacenarn las plantillas
que vaya creando.
1) Escriba el nombre del archivo.
2) Seleccione el tipo de
archivo como Plantilla.
4) Haga clic en este botn.
Utilizacin de las plantillas personalizadas

Para usar las plantillas personalizadas, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en Archivo Nuevo ....
2- Aparecer el panel de tareas:
b) Haga clic
en esta solapa
c) Haga clic
en este cono
a) Haga clic en este botn
d) Haga clic
en este botn
189
Microsoft Excel xp
Completar o modificar una plantilla

En Excel encontrar tres tipos de plantillas preestablecidas, Facturas, Informes de Gastos y
Pedidos.
Para utilizar cualquiera de este tipo de plantilla, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en Archivo - Nuevo...
2) Haga clic en este cono

Complete cada uno de los datos
que desee incluir en la factura.
190
Microsoft Excel xp

Captulo 11, Tema: Plantillas, Subtema: Trabajando con plantillas, Por ejemplo.

Captulo 11, Tema: Plantillas, Subtema: Completar o modificar una plantilla, Por
ejemplo.
191
Microsoft Excel xp
Guardar como pgina Web

Libros de Microsoft Excel xp en Internet
Suponga que trabaja para una empresa que proporciona tutoriales de informtica y le
encomiendan crear un pgina Web con informacin relacionada al programa de Microsoft
Excel. Una de las pginas del sitio debe dar informacin a cerca de la funcin suma.
Para realizar este trabajo, siga estos pasos:
1- Cree una pgina en Word y gurdela en una carpeta. La carpeta debe crearla en el
Disco Rgido!
2- Ingrese estos datos:
Microsoft Excel
SUMA
Suma todos los nmeros de un rango
Sintaxis:
=SUMA(Rango)
Suponga que debe averiguar el total de la siguiente planilla:
192
Microsoft Excel xp
3- Ingrese a Excel y cree la siguiente planilla:
4- Desde la barra de men, haga clic en Archivo - Guardar como pgina Web...
2) Seleccione la ubicacin del archivo. Lo ms recomendable es que
cree una carpeta dentro de la unidad de almacenamiento C: y all guarde
todos los archivos que va utilizando para la pgina.
3) Seleccione el libro o
seleccione el rango que
desea guardar como
pgina Web.
1) Escriba el
nombre del archivo.
4) Haga clic en
este botn.
193
Microsoft Excel xp
6- Active el programa de Word.

7- Inserte la planilla de Excel, desde el men Insertar - Objeto...
a- Haga clic en
esta solapa
b- Haga clic en
este botn
c- Busque la
ubicacin del
archivo que
desea insertar
d- Haga clic sobre

el archivo.
e- Haga clic en
este botn
f- Verifique los
datos del archivo
g- Acepte el cuadro
Ventana de
Microsoft Word
Planilla de Excel
insertada en Word
194
Microsoft Excel xp
9- Desde Mi PC abra el archivo de Word, as se abrir directamente en Internet Explorer:

Captulo 11, Tema: Repaso general, Subtema: Prctica Laboral

195
Microsoft Excel xp
Actividad 11
1- En un nuevo libro confeccione la siguiente planilla, como una plantilla.
2- Guarde la plantilla como pgina Web.
196
Microsoft Excel xp

1- Cules son los pasos que debe seguir para crear una plantilla?
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2- Para qu se utiliza el comando guardar como pgina Web?
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..........................................................................................................................................
3- Cmo modificar una plantilla?
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..........................................................................................................................................
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197
Microsoft Excel xp
198
Microsoft Excel xp
Captulo 12
Aprender a trabajar con varios libros a la vez y trabajar con varios libros abiertos.
Trabajar con diferentes hojas de clculo abiertas y aprender a trabajar de una manera
ms dinmica dentro de la misma hoja.
Comprender cmo configurar las propiedades de un libro de Microsoft Excel.
Captulos
Contenidos Mnimos
Trabajando con ventenas
Trabajando dentro de una misma

hoja. Trabajar con diferentes hohas
dentro de un libro. Trabajar con
varios libros.
Guardar como pgina

Web
Configuracin de propiedades.
Captulo 12
199
Microsoft Excel xp
Trabajando con ventanas

Trabajando dentro de una misma hoja
Si necesita mantener visibles los rtulos de algunas filas durante el desplazamiento, podr
mantenerlas fijas utilizando la
opcin Dividir.
Para utilizar la opcin Dividir, siga estos pasos:

1- Desde la barra de men, haga clic en Ventana - Dividir.
2- Aparecern estas lneas indicando la divisin:
Barras de Divisin
200
Microsoft Excel xp
3- Ubique el puntero del mouse en las lneas, y arrstrela hasta separar los rtulos del resto
de los datos.
4- La planilla quedar de la siguiente manera:
Al utilizar la barra de desplazamiento los rtulos de la primer fila quedarn intactas
ATENCIN: Para quitar la divisin, haga clic en el Men Ventana - Quitar Divisin.
Trabajar con diferentes hojas dentro de un libro

Si desea trabajar en forma paralela con el mismo archivo actualizando permanetemente sus
datos, debe utilizar la opcin Nueva Ventana.
Para ello, siga estos pasos:
1- Abra una planilla. Ejemplo:
201
Microsoft Excel xp
2- Haga un clic en el men Ventana - Nueva ventana.

3- Aparecer un nuevo archivo.
Al modificar uno de los archivos el otro se actualizar automticamente
Trabajar con varios libros

Para activar o desactivar los archivos abiertos en Excel, utilice este men:
1- Desde la barra de men, haga clic en:
Haga clic sobre uno de los

nombres del archivo abierto
que desea activar.
202
Microsoft Excel xp
Propiedades del archivo

Configuracin de propiedades
Para observar las propiedades de un archivo, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en Archivo - Propiedades.
1) Haga clic
sobre esta
solapa
2) Aqu podr
observar las
propiedades del
archivo activo.
Realice la Prctica Laboral, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el

Captulo 12, Tema: Repaso general, Subtema: Prctica Laboral
Ante cualquier inquietud recuerde que no se encuentra solo, y

comunquese con su Tutor al Aula Magna Virtual.
203
Microsoft Excel xp
Actividad 12
1- Abra el archivo llamado Club Enero realizado en la Actividad 3.

2- Deje inmviles los ttulos de todas las columnas.
3- Abra el archivo llamado Planilla de Ventas realizado en la Actividad 6.
4- Active una nueva ventana y modifique el formato del texto.
5- Sin cerrar el libro Planilla de Ventas, active el archivo Club Enero.
6- Desde sus propiedades, verifique desde sus estadsticas, cul es su fecha de creacin.
204
Microsoft Excel xp
1- Qu utilidad le dara a la herramienta dividir que se ubica en el men ventana?

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2- Cmo trabajar con diferentes hojas dentro de un libro?
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..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
3- Cules son las caractersticas que se observan en las propiedades de un archivo?
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..........................................................................................................................................
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205
Microsoft Excel xp
206
Microsoft Excel xp
Autoevaluacin
Esta Autoevaluacin tiene como finalidad acercarlo a la metodologa que se utilizar en la
evaluacin del Mdulo.
Le recomendamos realizarla luego de haber estudiado los distintos temas detallados en
este Mdulo y en el Asistente FUCE Excel xp.
Las respuestas correspondientes podrn ser consultadas en la pgina 209.
1. Qu es un rango?
a.
b.
c.
Un conjunto de celdas.
Un conjunto de celdas seleccionadas.
Un conjunto de celdas combinadas
2. Maque slo las frmulas

a.
b.
c.
=Suma(a1:a9)
=a1:+a9
a1-19
d.
e.
f.
Suma(a1:a9)
=b1-g5
=h5/6
g.
h.
i.
=h8*k9
=max(a1:a6)
h8*k9=
3. Marque slo las funciones:

a.
b.
c.
=Suma:a1:a9)
=Promedio(a5:63
=min(b1-19
d.
e.
f.
maz(f1:g3)
=g1:o8
=f1*p9
g.
h.
i.
=si(a1>5;aprobado;desapobado)
=contar(a1:p5)
=resta(a2:m3)
4. Cules de las siguientes caminos se utiliza para insertar una nueva fila.
a.
b.
c.
Men contextual - Insertar fila.

Men insertar - Filas.
Ambas.
5. Para insertar un grfico Cules son los pasos que debe seguir?
a.
b.
c.
Seleccinar los datos a graficar y desde la barra de herramientas elegir la opcin

Asistente para grficos
Seleccionar los datos a graficar y desde la barra de herramientas elegir el botn
grficos
Ninguna de las anteriores.
207
Microsoft Excel xp
6. Qu es una macro?
a.
b.
c.
Un conjunto de comandos
Un conjunto de celdas seleccionadas
Un conjunto de comandos grabados
7. Al utilizar la herramienta Auditora en una hoja de clculos, puede rastrear los

precedentes o los dependientes
a.
b.
Verdadero.
Falso.
8. Qu es una plantilla?
a.
b.
c.
Son moldes para pginas Web.

Son moldes de planillas para Excel.
Ambas.
9. Marque la frmula que contenga un valor absoluto:

a.
b.
c.
=v1*$f$1
=v1*$$f1
=v1*f1$$
10. Para trabajar con diferentes hojas dentro de un mismo libro Cul es el men que
debe utilizar?
a.
b.
c.
208
Men Archivo - Nueva ventana.

Men Archivo - Nuevo...
Men Ventana - Nueva ventana.
Microsoft Excel xp
Respuestas correctas
1.a.
2.e.f.g.
3.g.h.i.
4.c.
5.a.
6.c.
7.a.
8.b.
9.a.
10.c.
209
Microsoft Excel xp
Bibliografa recomendada
Microsoft Office XP Versin 2002
ISBN:84-415-1269-8
AUTOR: Jos Mara Delgado Cabrera
Editorial: Anaya Multimedia (Grupo Anaya, S.A.)
210

Excel XP

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Formatos disponibles

Excel XP

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Microsoft Excel

Autor: Fundacin Unin de Centros Educativos - FUCE

Bienvenidos al apasionante Mundo de la Informtica!

Prcticas Adicionales, que les permitirn repasar las herramientas aprendidas en

Un repaso de conceptos Tericos, para verificar la compresin y adquisicin de los

Metodologa de trabajo ......................................................................................

Guardar y abrir libros .........................................................................................

Frmulas bsicas ...............................................................................................

Funciones de bsqueda .................................................................................... 74

Actividad 5 .......................................................................................................... 114

Actividad 6 .......................................................................................................... 125

CAPTULO 7 ........................................................................................................ 127

CAPTULO 10 ...................................................................................................... 165

Propiedades del archivo .................................................................................... 203

Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:

Microsoft Excel xp. Ingreso a Excel.

Guardar y abrir libros

Guardar archivos. Actualizar

ATENCIN: Dependiendo de la instalacin del programa, es posible encontrar

En caso de que el programa sea utilizado con mucha frecuencia puede:

Partes de una Planilla de clculo

Columnas: Es un conjunto de celdas organizadas verticalmente. Se nombran con las

ATENCIN: Los archivos nuevos creados en Excel se denominan Libros.

Seleccin de una celda:

Puntero del mouse

ATENCIN: Para desplazar la seleccin de una celda a otras, utilice

- Presione las siguientes teclas:

Seleccin de una fila:

Puntero del mouse

Seleccin de una columna:

Puntero del mouse

Seleccin de celdas, columnas o filas en forma contina:

Puntero del mouse

Seleccin de celdas, columnas o filas en forma discontina:

1er Grupo de celdas

1er Grupo de celdas

Ejemplo: La seleccin de celdas que se

Tipo de dato: Texto

Tipo de dato: Numrico

ATENCIN: Si usted desea modificar o cambiar los datos de una celda,

2 Opcin desde el Teclado

Realice la actividad paso a paso desde el Asistente FUCE, que se ubica en el

Tamao de filas y columnas

- Desde la barra de men, haga clic en Formato - Fila - Alto...

2 Opcin desde la Fila

Puntero del mouse

- Desde la barra de men, haga clic en Formato - Columnas - Ancho...

2 Opcin desde la Columna

Realice la actividad paso a paso, desde el asistente FUCE, que se ubica en el

- Utilice cualquiera de las siguientes herramientas:

Inclina la fuente hacia la derecha.

Alinea el texto, centrndolo en la celda.

Aplica el smbolo de moneda internacional a las

Aplica colores slidos texturas a objetos o

Aqu se determina la apariencia de los nmeros negativos.

Aqu se selecciona el tipo de smbolo en monedas.

El tipo de nmero Moneda y Contabilidad aplican el mismo

Alineaciones del texto

Ajusta los renglones del texto en base al ancho y alto de

Cambia la orientacin del texto dentro de la celda.

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el

Guardar y abrir libros

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el

2 Opcin desde la Barra de men