Por: Natalia Seplveda M.

Seccin 12

Sistemas de informacin
Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para obtener los datos que requieren para tomar decisiones. La informacin formal llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadsticas de rutina. Estos informes son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte ms visible de lo que se denomina Sistema de Informacin Gerencial (SIG).

Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de clculos, combinan elementos de los datos, etc. Proporcionan informacin en manuales, electromecnicos y computarizados Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar" del men superior Sistema de Informacin de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Informacin para Administradores, Sistema de Informacin de Informes Financieros Externos. A continuacin mencionare brevemente algunas caractersticas de algunos sistemas de informacin.

E.R.P. Planificacin de recursos empresariales

Una empresa cuenta con diferentes recursos: humanos, tecnolgicos, materiales, financieros e informacin. A medida que las empresas crecen, el proceso de control de dichos recursos se hace complicado. Ante esta circunstancia, la tecnologa de la informacin ofrece como solucin la implementacin de los ERP (Enterprise Resource Planning o Planeacin de Recursos de la Empresa). Un ERP es un sistema de informacin integral que incorpora los procesos operativos y de negocio. El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas as como un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin. Hay tres caractersticas que distinguen a un ERP y eso es que son sistemas integrales, modulares y adaptables: Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compaa entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre s, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compaa, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de produccin, de control de inventarios, de planeacin de distribucin del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitar tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la informacin se duplica, crece el margen de contaminacin en la informacin (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con

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un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo dems, por lo que la informacin no se manipula y se encuentra protegida. Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto econmica como tcnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: Ventas, Materiales, Finanzas, Control de Almacn, etc. Adaptables. Los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuracin o parametrizacin de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la particin de lotes pero otra empresa no. Los fabricantes de ERP deben enfrentar dos desafos: adaptar tcnicamente su producto para poder ejecutarse en cualquier plataforma[1] existente en el mercado y garantizar que el ERP se adecuar funcionalmente a los procesos del negocio, cualquiera que sea el giro de la empresa. Esto ltimo se logra ya sea mediante la configuracin de los mdulos estndar (ventas, inventarios, tesorera), la implementacin de add-ons o mdulos especializados (medios masivos, transporte, servicios pblicos, aeronutica) o bien, por medio de desarrollos en el lenguaje propietario del ERP.

SCM (Supply Chain Management).

La logstica, es definida como el Conjunto de medios y mtodos necesarios para llevar a cabo la organizacin de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribuciones. En el mbito empresarial, existen mltiples definiciones del trmino logstica que ha evolucionado desde la logstica militar hasta el concepto contemporneo del arte y la tcnica que se ocupa de la organizacin de los flujos de mercancas, energa e informacin. La logstica empresarial cubre la gestin y la planificacin de las actividades de los departamentos de compras, produccin, transporte, almacenaje, manutencin y distribucin. Para el profesor Ronald H. Ballou la logstica es todo movimiento y almacenamiento que facilite el flujo de productos desde el punto de compra de los materiales hasta el punto de consumo, as como los flujos de informacin que ponen el movimiento en marcha, con el fin de dar los niveles adecuados de servicio al consumidor a un costo razonable. El profesor Lambert integra el trmino logstica en otro ms general y la define como la parte de la gestin de la cadena logstica (Supply Chain Management (SCM)) que planifica, implementa y controla el flujo eficiente y efectivo de materiales y el almacenamiento de productos, as como la informacin asociada desde el punto de origen hasta el de consumo con el objeto de satisfacer las necesidades de los consumidores. Otra acepcin utilizada por la Asociacin Francesa de Logstica (ASLOG) la define como "el conjunto de actividades que tienen por objeto colocar al mnimo costo una cantidad determinada de producto en el lugar y momento que es demandada". En negocios, la logstica puede tener un enfoque bien interno, bien externo que cubre el flujo desde el origen hasta la entrega al usuario final. En el rea militar, los expertos en logstica determinan cmo y cundo movilizar determinados recursos a los lugares donde son necesarios. En ciencia militar, lo importante es mantener las lneas de suministro

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propias e interrumpir las del enemigo y algunos diran que se trata del elemento ms importante (puesto que una fuerza armada sin alimentos/combustible es algo intil). Existen dos formas bsicas de logstica:

Una optimiza un flujo de material constante a travs de una red de enlaces de transporte y de centros del almacenaje. La otra coordina una secuencia de recursos para realizar un determinado proyecto.

Todo ello al mnimo costo global para la empresa. Los sistemas de flujo logstico se optimizan generalmente para una de varias metas: evitar la escasez de los productos (en sistemas militares, especialmente referido al combustible y la municin), reducir al mnimo el costo del transporte, obtener un bien en un tiempo mnimo o almacenaje mnimo de bienes (en tiempo y cantidad). El flujo logstico es particularmente importante en la fabricacin just in time en la cual el gran nfasis se pone en reduccin al mnimo del stock. Una tendencia reciente en grandes cadenas de distribucin es asignar estas metas a los artculos comunes individuales, ms que optimizar el sistema entero para un objetivo determinado. Esto es posible porque los planes describen generalmente las cantidades comunes que se almacenarn en cada localizacin y stos varan dependiendo de la estrategia. El mtodo bsico de optimizar un sistema de estndar de distribucin es utilizar un rbol de cobertura mnima de distribucin para disear la red del transporte, y despus situar los nodos de almacenaje dimensionados para gestionar la demanda mnima, media o mxima de artculos. Muy a menudo, la demanda es limitada por la capacidad de transporte existente fuera de la localizacin del nodo de almacenaje. Cuando el transporte fuera de un punto del almacenaje excede su almacenaje o capacidad entrante, el almacenaje es til solamente para igualar la cantidad de transporte por unidad de hora con objeto de reducir picos de carga en el sistema del transporte. Las estrategias logsticas son definidas por el rea responsable del flujo de materiales en la cadena de suministro en conjunto con otras reas de la organizacin. La estrategia definida se desarrolla en funcin del objetivo perseguido; generalmente para evitar la escasez de los productos, reducir al mnimo el costo del transporte, obtener un bien en un tiempo mnimo o almacenaje mnimo de bienes (en tiempo y cantidad). Para ello existen en la actualidad herramientas que nos pueden ayudar a la eficiencia de nuestra cadena de suministro en la cuestin de reduccin de costos: Las bolsas de Carga en Internet. Las bolsas de carga en Europa ya son muy utilizadas por las empresas que buscan reducir sus costos de transporte, cambiar su transportista actual o simplemente para aquellas personas que utilizan el servicio de transporte ocasionalmente, algunos ejemplo son www.mercatrans.com, www.fretonline.com. En Amrica esta practica apenas se esta desarrollando con un amplio futuro pero el numero de paginas que ofrecen este servicio es muy reducido, hasta el momento solo esta el registro de www.cargomarket.com.mx que segn informacin Web inicia operaciones en Marzo del 2007.

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CRM (Customer Relationship Management).

CRM (del ingls "Customer Relationship Management"), significa de manera literal, la administracin de la relacin comercial con los clientes de una empresa. La CRM es parte de una estrategia de negocio centrada en el cliente. Una parte fundamental de su idea es, precisamente, la de recopilar la mayor cantidad de informacin posible sobre los clientes, para poder dar valor a la oferta. La empresa debe trabajar para conocer las necesidades de los mismos y as poder adelantar una oferta y mejorar la calidad en la atencin. Por lo tanto, el nombre CRM hace referencia a una estrategia de negocio, pero tambin a los sistemas informticos que dan soporte a esta estrategia. Sobre esto ltimo, existen soluciones o software CRM de cdigo abierto (gratuito) que son de mucha ayuda. El/la parte fundamental de toda estrategia CRM es la base de datos. Para comenzar con el desarrollo de una buena base de datos se aconseja el desarrollo de un club de la empresa, aunque pueden generarse muchos datos con estrategias de comunicacin convencionales como pueden ser la Grfica, Radial, Televisiva, E-mailing, Advertisement, etc. En este caso, el foco de la estrategia debera ser cmo administrar los contactos que surjan de la implementacin de la comunicacin antes mencionada. Qu son las bases de datos de marketing? Las bases de marketing tienen como finalidad cargar y almacenar perfiles de los clientes con datos ms subjetivos como, por ejemplo, qu le gusta hacer en su tiempo libre, qu tipo de comida consume, etc., datos que estn enfocados a poder desarrollar un perfil de cliente de modo que podamos brindarle una oferta que est realmente hecha para l. Por esto es que las estrategias de marketing directo basadas en un desarrollo CRM tienen tanto xito en todo el mundo. Cada vez ms empresas en todo el mundo hacen uso de una herramienta informtica llamada CRM (Customer Relationship Management). El motivo es que dicha herramienta le ayuda a mejorar las relaciones con sus clientes conducindole a una mayor rentabilidad comercial. La orientacin al cliente es cada vez ms importante. El objetivo es ofrecer al cliente aquello que necesita y en el momento que lo necesita. El software CRM online es, segn consultoras y especialistas, el que en un futuro cercano mejor permitir conocer al detalle, sus necesidades y anticiparse a su demanda desde el lugar en que nos encontremos, compartiendo la informacin.

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WMS (Warehouse Management Systems)

En los ltimos aos la logstica ha adquirido un papel relevante y cada vez ms atractivo para proporcionar un valor agregado al servicio al cliente ya que incorpora los componentes ms importantes: velocidad, formalidad, flexibilidad y sensibilidad de la entrega. El tiempo de entrega se ha vuelto un punto de venta crtico para las empresas. Esto ha causado que las corporaciones busquen incansablemente la manera de mejorarlo. Muchas de estas empresas se han dado cuenta que slo pueden lograrlo mediante la implantacin de prcticas logsticas, ya que les permite obtener un proceso de flujo continuo en todas sus operaciones. Esto lo logra mediante la eliminacin de pasos innecesarios e integrando sistemas de informacin. Como resultado, la calidad de comercializacin de la compaa se realza y los costos se reducen lo cual en ltima instancia maximiza la satisfaccin del cliente. El papel del WMS (sistema de administracin de almacn) es apoyar los procesos de la Logstica. Modela la solucin basada en la problemtica de la configuracin del almacn y del proceso de toma de inventarios. Su meta es encontrar la solucin ptima a esta problemtica. Las herramientas ms utilizadas son la programacin y optimizacin del inventario de entrada y de salida. A medida que la funcin de la logstica contina operando, el WMS nos permitir "visibilidad" dentro del "almacn en movimiento" debido a sus capacidades de visualizacin de informacin en tiempo real. Un WMS es mucho ms que un simple sistema de manejo de almacenes. La evolucin de los WMS es muy similar a la de otros sistemas. Inicialmente funcionaba como un sistema que controlaba el movimiento y el almacenamiento de materiales dentro de una bodega. Sin embargo, el rol del WMS se ha expandido, ya que hoy en da puede administrar desde el orden, los recursos y las ubicaciones de los materiales en un almacn hasta integrarse con un completo sistema financiero. A pesar que el WMS continua adquiriendo nuevas funcionalidades, el propsito principal de controlar los movimientos y el almacenamiento de materiales dentro de una operacin y procesar las transacciones asociadas, no ha cambiado. Un picking dirigido, una reposicin dirigida y un despacho dirigido son la clave para un WMS. La implantacin y el procesamiento de un WMS puede variar significativamente entre un software y otro, sin embargo, la lgica bsica usar una combinacin de items, ubicaciones, cantidades, unidad de medida y datos reales que determine donde almacenar, donde realizar el picking y en que secuencia se realizarn estas operaciones. Como mnimo, un WMS debe: Administrar y controlar las ubicaciones, operarios y recursos del almacn. Operar en tiempo real y controlar los inventarios. Automatizar los procesos de recepcin, almacenamiento y expedicin de mercaderas. Tener funcionalidades integrables a tecnologas RF, cdigos de barras y RFID-EPC global.

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Conclusin:
La introduccin de la tecnologa de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de informacin se conviertan en elementos de importancia en la organizacin. Es por eso que en la actualidad la empresa que no lleve un sistema, cualquiera que este sea, no se considera estar a la vanguardia.