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LA CARTA Y SU REDACCIN Correspondencia: arte de conversar a distancia por medio de la escritura, aplicada al mbito de la familia o de amistades se denomina correspondencia

Privada o Particular. Correspondencia Comercial: arte de tratar, hablar con de negocios mediante la escritura. Es la intermediaria entre el cliente y proveedores. La carta ha de ser clara, pulcra, breve, concreta, metdica, correcta, corts, considerada, precisa y, sobre todo, que consiga el fin que nos proponemos. La carta est definida como una conversacin por escrito y, ante todo, hemos de saber adaptarnos a nuestro interlocutor. Por el contrario, si hacemos gala de frases cortas y claras al entendimiento; si metdicamente dividimos los asuntos que tratemos, dando prioridad a lo ms interesante para continuar con una acertada explicacin y una justificacin, en la que se excluirn cuestiones accesorias y divagaciones, seremos exactos y nuestras probabilidades de xito sern mucho mayores, mxime si a todo lo ha presidido la correccin y cortesa que, como nadie ignora, consiste en ser pulcros, no cometer faltas ortogrficas ni sintcticas y ser atentos, afables. Debemos pensar muy bien el alcance que pueda tener una frase, no prometer aquello que no se piensa cumplir; la gravedad de una palabra injuriosa... Seamos sinceros al escribir eliminando los achaques que nadie cree: "... puedes creerme que me ha sido completamente imposible escribirte. Ya sabes las muchas ocupaciones que tengo..." Normas para la redaccin de cartas 1. Citacin de la fecha del da en que escribimos. 2. Contestar citando fecha, referencias y asunto. 3. Tener presente: Si nos dirigimos en nombre de una sociedad, empresa, etc. para hablar en plural. Ejemplo: "Comunicamos a ustedes. Si comenzamos con la frmula "Seores:", el resto de la exposicin ir en plural. Ejemplo: Seores. Acusamos recibo al escrito de ustedes de fecha. Saber despertar el inters del destinatario desde un principio, sobre todo, si la comunicacin es extensa.

Los nombres y apellidos se escribirn completos y con letras maysculas, las primeras (Jos Oscar Ramos). Tambin, se escribirn con maysculas (la primera letra) los ttulos, nombres de pases, organismos, instituciones, etc. (Repblica Argentina, Diputado Nacional, Cmara de Comercio e Industria, Teatro 25 de Mayo).

LA CARTA -Partes de la carta estilo bloque

(1)

DRP 214 / 05 (6) Santiago del Estero, 18 de marzo de 2005 (2) Seor Supervisor de Seccin Personal de Santiago S.A. Lic.: Jos Rodrguez Salta 243 Presente At.: Sr. Luis Garca (4) (3)

REF.: Jornadas de Relaciones Pblicas (5)

De mi mayor consideracin: Me dirijo a usted para solicitar autorizacin, para 4 empleados del Departamento de Relaciones Pblicas de esta empresa, para asistir a las V Jornadas de Relaciones Pblicas, que se llevarn a cabo en la UNSE, los das, 3,4 y 5 de junio del corriente. Adjunto presupuesto de gastos de inscripcin y bibliografa. Remito listado de empleados designados para concurrir. (7) Lo saludo atentamente.

ADJ.: 2 (9)

(8)

Ana Mara Costas JEFA DE SECCIN DE RELACIONES PBLICAS

cc Departamento Finanzas (10)

Partes de la carta 1. Membrete 2. Lugar y fecha 3. Destinatario. a). Si es particular: Seor (Sra., Doctor, Ingeniero, etc.) 6- Cifra o Cdigo de identificacin. Debe llevar las iniciales del organismo emisor, nmero de cdigo y ao. 7. Cuerpo Es el mensaje o comunicacin que se dentro de un prrafo. Frmula inicial. Se iniciar la carta con la frmula: Me dirijo a (Ud.). Frmula de despedida. La carta se termina con un prrafo de despida o

Jos Corts (Nombre y apellido completo) transmite. Cada idea debe desarrollarse 25 de Mayo 432 (Calle y nmero) (5000) Crdoba (Cdigo postal y localidad) Pcia. de Crdoba (Provincia)

b). Si la persona desempea un cargo en saludo. una empresa o institucin: Seor Supervisor de Personal (Cargo) Santiago SA (Empresa) Las despedidas son directas, simples y sinceras: Lo saludo atentamente. Atentamente. Cordialmente. 8. Firma y aclaracin Toda carta debe firmarse de puo y letra Seores Santiago SA Salta 243 9. Adjunto. (4200) Sgo. del Estero Cuando se remiten agregados para ser Pcia. de Sgo del Estero ledos al trmino de la carta, es preciso colocar la siguiente frmula / modelo: 4. Intermediario AJD.: 1 (Un presupuesto y un listado de con la aclaracin de nombre y cargo de la persona responsable de la misiva, ya sea con sello o escritura a mquina.

Lic. Jos Rodrguez (Nombre precedido por Ttulo) c). Si el destinatario es una empresa, sin especificacin de persona:

Si la carta tiene un intermediario con el empleados).

que se habl previamente o al que se le 10. Copias. anunci su envo, debe indicarse de la siguiente manera: Atencin: Sr. Luis Garca o At.: Sr. Luis Garca 5.Referencia Se puede agregar a la eleccin, una mencin abreviada del asunto de la carta para anticipar el contenido. La referencia no es muy aconsejable en la carta, se usa ms comnmente en el memorndum. Cuando la carta debe dirigirse con copia a otros destinatarios, se elaborarn tantos originales como destinatarios haya, y se aclarar de esta forma: cc Departamento de Finanzas.

Estilo de carta: BLOQUE: fecha, asunto y firma se escriben en el margen derecho de la pgina, y los prrafos sangrados a 5 espacios. Elementos: 1-Membrete, 2-Lugar y fecha, 3-Nombre, cargo, direccin del destinatario, 4-Referencia o asunto, 5-Saludo, 6-Introduccin, 7-Texto o cuerpo de la carta, 8-Conclusin,

9-Despedida, 10-Firma, 11-Anexo, 12-Posdata 1-Membrete

2-Lugar y fecha

3-Nombre Cargo Direccin del destinatario

4-Asunto

5-Saludo 6-Introduccin 7-Texto o cuerpo de carta 8-Conclusin 9-Despedida

10-Firma

11-Anexo

12-Posdata

Carta de pedido y/o reclamo: es una comunicacin breve y se utiliza para realizar un reclamo o un pedido. No utiliza un estilo determinado. Se puede usar el estilo semibloque de la carta comercial.

1-Membrete

2-Lugar y fecha

3-Destinatario

4-Texto

5-Despedida

6-Firma

7-Referencias Finales

Certificado: pueden ser expedidos por autoridades. Partes: 1-Encabezamiento 2-Cuerpo del escrito 3-Lugar y fecha 4-Firma

5-Sello

1-Encabezamiento

2-Cuerpo del escrito

3-Lugar y fecha

4-Firma 5-Sello

Memorando: comunicacin breve, se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. Es informal, no se utiliza para sancionar. Tamao media carta. El membrete y la palabra memorando se ubican en la parte central del papel. Redaccin breve y sencilla. Es interno, las fechas pueden estar abreviadas. Pueden ser indicaciones de tareas, notas de asuntos a tratarse en reunin, anotacin de compromisos, recordatorio de actividades. Elementos: 1-Membrete 2-Palabra memorando centrada 3-A: a quien va dirigida 4-De: quien escribe 5-Ref.: asunto resumido en pocas palabras 6-Texto 7-Despedida 8-Antefirma

9-Firma

1-Membrete 2-Memorando

3-A: 4-De: 5-Ref.:

6-Texto

7-Despedida

8-Antefirma

9-Firma

Circular: se emplea para comunicar simultneamente un mismo asunto a varias o numerosas personas, a quienes interesan por igual. Transmite asuntos oficiales y/o mercantiles. Elementos: 1-Membrete 2-Palabra circular centrada en parte superior del papel. 3-Nmero o clasificacin, se anota inmediatamente despus de la palabra circular 4-Asunto

5-Fecha 6-Direccin o nombre del destinatario 7-Texto 8-Despedida 9-Antefirma 10-Firma 11-Referencias finales Pueden ser externas o internas. Se agrupan en 3 apartados: 1-Comunicaciones: cambio de domicilio, traspaso de negocio, variacin de precio. 2-Publicitarias: conocimientos de productos nuevos. 3-Ventas: venta del producto. 1-Membrete 2-Circular 3-Nmero 4-Asunto 5-Fecha 6-Direccin

7-Texto

8-Despedida

9-Antefirma

10-firma 11-Referencias

Convocatoria: se da para el inicio de una reunin. Invitaciones. Elementos: 1-Lugar y fecha de la reunin 2-Hora de comienzo y finalizacin 3-Orden del da, temas a tratar 4-Objetivos 5-lo que se espera que realice cada convocado

1-Lugar y fecha

2-Hora de comienzo Hora de finalizacin

3-Orden del da, temas

4-Objetivos

5-Lo que se espera del convocado

Acta: resumen de lo sucedido y hablado en una reunin. Partes: 1-Encabezamiento: nombre de la empresa, lugar y fecha

2-Margen izquierdo: asistentes y su relacin con la empresa 3-Margen derecho: prrafo introductorio 4-Orden del da: desarrollo de los temas tratados en la misma, acuerdos, propuestas, conclusiones 5-Hora de finalizacin 6-Firmas

1-Encabezamiento Nombre de la empresa Lugar y fecha

2-Asistestentes

3-Prrafo

4-Orden del da

5-Hora de finalizacin

6-Firmas

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___________

El certificado El certificado es un documento que asegura, afirma y da por cierta alguna cosa. Se extiende en papel corriente de tamao folio o cuartilla, en sentido vertical o apaisado, a una o dos interlneas con sujecin a la extensin de su contenido.

Partes de un certificado

Encabezamiento. Se escribe en la parte superior del papel, a todo lo ancho y con letras maysculas. Consta de nombre, apellidos, cargo, razn social o empresa donde se ejerce, domicilio de sta y, si existe un primer jefe, citacin del mismo con cargo, nombre y dos apellidos. Esta citacin se efecta escribiendo a continuacin de todos los requisitos descritos para la persona que certifica la frmula "de que es jefe de personal, director, etc., Sr.. Cuerpo. Se dejarn dos o tres lneas en blanco y un margen a la izquierda aproximado de la tercera parte del papel; se empieza con la palabra CERTIFICA o CERTIFICO, con letras maysculas y seguidamente se expone el objeto que motiva el certificado, generalmente con la palabra "que". Conclusin y fecha. Con punto y aparte escribiremos lo siguiente: "Y para que conste (o en cumplimiento de), (a fin de), (a peticin del interesado), etc., y surta los efectos oportunos en (especifquese dnde), expido el presente certificado en (lugar y fecha con letras).". Redaccin del certificado Se suprimirn cuantas abreviaturas puedan ocasionar confusin. Si en la redaccin hay nmeros se cambiarn por letras. Se evitarn tachaduras y enmiendas porque con ellas el certificado carece de validez. Carecen de antefirma (cargo que ejerce el firmante) porque ya se consign en el encabezamiento. MODELO DE CERTIFICADO EL SR. JOS SALVATIERRA, DIRECTOR GERENTE DE "VEHCULOS USADOS, SA, CON DOMICILIO EN CRDOBA 123, DE SANTIAGO DEL ESTERO.

CERTIFICA: Que EL SR. NGEL GMEZ, ha trabajado en concepto de vendedor en esta Empresa desde el da cinco de mayo de mil novecientos noventa y cinco hasta el da treinta y uno de julio de dos mil cinco, distinguindose por su excelente comportamiento y dejando constancia de gran capacidad profesional,

extraordinarias dotes de organizacin en su puesto de vendedor e indiscutible espritu de superacin. Y para que conste, a peticin del interesado en la Cmara de Industria y Comercio, expide el presente en Santiago del Estero a los cinco das de febrero de dos mil seis. -firmaSello

El Memorndum Es aquel escrito que se usa para intercambiar informacin entre diferentes departamentos de una institucin, con el propsito de dar a conocer alguna recomendacin, indicacin, instruccin, disposicin, etc. Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes: el nombre de la persona a quien va dirigido, el nombre del remitente, la fecha, el asunto, el texto y la firma del remitente. Su redaccin debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicacin no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y corts al mensaje. Hay empresas que mandan a imprimir sus formatos de memorndum de acuerdo con sus necesidades, organizado generalmente de la siguiente forma: Ejemplos de memorndum:

EDITORIAL ATLAS SA Memorndum Para: Jefe de Departamento de Ventas, Daniel Rocha De: Jefe de Departamento de Produccin, Antonio Marconi Asunto: Informe de ventas de libros infantiles Fecha: 15 de junio de 2005

Con la finalidad de planificar la edicin de libros infantiles para el prximo ao, deseara que me hiciera llegar un informe sobre el volumen de ventas de nuestras diferentes colecciones de esta lnea editorial en los ltimos meses. Antonio Marconi Actas

Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunin y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se exigen para levantar actas estn regulados por el Cdigo de Comercio y tambin por los estatutos de la empresa o asociacin. Un acta est constituida por: Encabezamiento o ttulo, y nombre de la empresa o asociacin Lugar, fecha, hora de comienzo y terminacin Lista de asistentes Resumen ordenado de los debates realizados Visto bueno y firma del presidente Firma del secretario Ejemplo: Acta de la reunin del Directorio de la Empresa CONFIN SA: Asistentes: Sra. Rosala Herrera, presidente Sr. Carlos Daz Sr. Ral Bentez Sr. Enrique Gmez Sr. Julio Fernndez Sr. Daniel Castro Sr. Ramiro Lpez, secretario Fecha: 15 de junio de 2005 Hora de Comienzo: 16 Hora de finalizacin: 17.30 Lugar: Ciudad de Santiago del Estero Desarrollo de la reunin: Se abre la sesin con el siguiente orden del da: Discusin sobre la incorporacin de un nuevo socio a la empresa. Discusin sobre campaa publicitaria. 1. Se abre la discusin sobre el primer punto: El Sr. Julio Fernndez expone sobre la necesidad de incorporar un nuevo socio, el Sr. Juan Manuel Vargas, para incrementar el capital social El Sr. Daniel castro se muestra de acuerdo con el Sr. Fernndez, al igual que el Sr. Bentez y Gmez. Sometido a votacin, se decide: Incorporar al Sr. Juan Manuel Vargas como nuevo socio. Solicitar al contador de la empresa la elaboracin del contrato 2. Se abre la discusin del segundo punto.

El Sr. Julio Fernndez, con el equipo de publicidad, expone la nueva campaa publicitaria del producto Limpiatex, se discute sobre los costos y por unanimidad se decide postergar el lanzamiento de la campaa hasta nuevo aviso. V B de la Presidente Firma del Secretario

Convocatoria La nota o carta de convocatoria o invitacin es una correspondencia de tipo social, cuya finalidad es hacerle llegar, a una persona o institucin, una celebracin u otro acontecimiento trascendental. En ella debemos demostrar en pocas palabras de lo que se va tratar en ese encuentro.

Ejemplo de convocatoria LABORATORIOS QUIMIFORM Junta General ordinaria y extraordinaria de accionistas Segn acuerdo del Consejo de Administracin de fecha 9 de agosto de 2005 se convoca a los seores Accionistas a la Junta Ordinaria y Extraordinaria de accionistas de la sociedad que se celebrar en Santiago del Estero, en el domicilio social de la Compaa, calle San Martn, 85, el da 18 de agosto, a las 16, en primera convocatoria, y, de no reunirse el qurum suficiente, en segunda convocatoria, al da siguiente, da 19, en el mismo lugar y hora, con arreglo al siguiente. ORDEN DEL DA Informe del Presidente del Consejo de Administracin. Supresin del artculo 12 de los Estatutos Sociales. Modificacin de los artculos 7 y 9 y de la Disposicin Adicional Segunda de los Estatutos Sociales. Examen y aprobacin, si procede, de la Memoria, Balance y Cuenta de Prdidas y Ganancias del ejercicio 2004. as como de la Propuesta de aplicacin de Resultados y del Informe de Gestin. Aprobacin de la gestin social. Nombramiento de Accionistas Censores de Cuentas para el ejercicio econmico del ao 2004 Sugerencias y preguntas. Aprobacin del acta. Santiago del Estero, 9 de agosto de2005 Sr. Juan Carlos Garca Secretario del Consejo de Administracin

Modelo: CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA

Santiago del Estero, 15 de agosto de 2005. Sr. Presidente del Instituto Nacional de Accin Cooperativa y Mutual Su despacho Ref.: Convocatoria a Asamblea extraordinaria En cumplimiento de lo prescripto por el Estatuto Social en el art. 21, se convoca a Asamblea General Extraordinaria, para el da 20 de agosto, a realizarse en la sede de la cooperativa, calle Salta N129, a las 20, a fin de tratar el siguiente Orden del Da: 1) Eleccin de dos asociados para firmar el Acta de Asamblea conjuntamente con el Presidente y Secretario. 2) Consideracin de la Reforma del Estatuto Social en sus artculos 27 y 35 3) Consideracin del Reglamento de Empleados Secretario Presidente

La Circular Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de inters actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitucin, modificacin o disolucin de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificacin de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero s puede hacrselo por motivos de cortesa o deseos de iniciar alguna operacin comercial. El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente: Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa o institucin. Circular N: se coloca debajo del membrete, indica el nmero asignado administrativamente a esa circular en particular. Materia / Asunto: debajo de "Circular N", es una breve referencia sobre lo que trata la circular. Lugar, fecha de emisin.

A: Indicacin de a quien se enva. De: Indicacin de quien enva la circular Cuerpo: El contenido de la misma Frase de despedida Nombre, apellido y cargo Ejemplo: CIRCULAR N: 15 ASUNTO: Charla de Roger Salas SANTIAGO, 19 de junio de 2003 A: GERENTES DE REAS DE: GERENTE GENERAL Debido a la visita del prestigioso asesor uruguayo en nuestra empresa, deseo invitarlos a la charla que nos ofrecer en nuestro saln auditrium el da 21 de junio de 2005, sobre los siguientes tpicos: Identidad de la empresa, "Imagen empresarial", Marketing y lobby Saludo a Uds. Atentamente. Paula Gerez Gerente General Carta de pedido. Seores: Hace un par de semanas recibimos su catlogo general y nos han interesado los artculos que ustedes fabrican. Les adjuntamos nuestra nota de pedido Nro. 318 rogndoles consideren las condiciones estipuladas en la misma. Como esta es la primera operacin mercantil que realizamos con ustedes, les hacemos saber que pueden pedir informes sobre nuestra solvencia al Banco Santiago del Estero, con el que ya hemos operado varias veces. En espera del cumplimiento de nuestro pedido, los saludamos cordialmente.

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Reclamos Seores:

Con mucha preocupacin hemos comprobado que tanto la cantidad como la calidad del papel por ustedes remitido no coinciden con lo formulado en nuestro pedido Nro. 76. En lugar de mandarnos 380 cajas de papel tipo comn nos han enviado 10 cajas de menos y, en cambio, nos han remitido 15 cajas de papel membretado que no habamos pedido. Dado que la diferencia ocurrida nos ocasiona trastornos y molestias considerables, agradeceremos pongan inters en evitar anomalas similares, puesto que si se repiten nos veremos obligados a dar por terminadas nuestras apenas iniciadas relaciones mercantiles con ustedes. Veramos con mucho agrado el pronto envo de las cajas de papel que faltan, con instrucciones sobre la devolucin de las que obran en nuestro poder sin haber sido pedidas.

Con nuestros atentos saludos.

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