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GESTION DE
MANTENIMIENTO III
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Unidad I
Auditoria de la Gestin del
Mantenimiento
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Objetivos
Medir los resultados de la Gestin del Mantenimiento.
Comparar el estado de la organizacin del
mantenimiento.
Satisfacer la necesidad de una auditoria de la gestin de
mantenimiento apropiada formalmente estructurada para
realizarla anualmente.
Asegurar niveles altos de rentabilidad.
Crear conciencia que es posible medir resultados para
concentrar esfuerzos en los puntos dbiles.
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1.- Importancia de la Auditoria de
Gestin del Mantenimiento
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1.1.- Porqu el Mantenimiento?
Los mecanismos (procesos) deben existir dentro de la
organizacin de mantenimiento.
La primera tarea de la funcin de mantenimiento es
manejar las fallas en la organizacin.
Para mantener un alto nivel de contribuci Para mantener un alto nivel de contribuci n de n de
ganancia de la compa ganancia de la compa a, la organizaci a, la organizaci n de n de
mantenimiento debe tener un nivel alto de preparaci mantenimiento debe tener un nivel alto de preparaci n n
en las diferentes en las diferentes reas: reas:
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Los resultados de la organizacin del mantenimiento
dependen de la ejecucin apropiada del plan de
mantenimiento y el rendimiento general de la mano de
obra.
El nivel correcto de tecnologa de mantenimiento debe
mantenerse para apoyar el plan de mantenimiento.
La especializacin con respecto a los sistemas tcnicos
especficos debe mantenerse.
Un ambiente de mantenimiento apropiadamente
diseado.
Un alto nivel de desarrollo personal de mantenimiento.
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1.2.- La Necesidad del Mantenimiento
Incrementa la sofisticacin del equipo de produccin.
La necesidad de un alto retorno de inversin.
Los altos costos de mantenimiento.
La complejidad de la funcin de mantenimiento.
La funci La funci n mantenimiento es una disciplina que ha n mantenimiento es una disciplina que ha
crecido r crecido r pidamente en el mundo industrial, por las pidamente en el mundo industrial, por las
siguientes razones: siguientes razones:
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1.3.- Los Objetivos del Mantenimiento
Es la tarea de la funci Es la tarea de la funci n de mantenimiento n de mantenimiento
apoyar al proceso productivo con niveles apoyar al proceso productivo con niveles
adecuados de disponibilidad, confiabilidad y adecuados de disponibilidad, confiabilidad y
operabilidad a un costo aceptable operabilidad a un costo aceptable
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Impacto de la ganancia del mantenimiento.
O
p
e
r
a
t
i
v
i
d
a
d
Nivel de prevencin
C
o
n
f
i
a
b
i
l
i
d
a
d
Nivel de prevencin
D
i
s
p
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n
i
b
i
l
i
d
a
d
Nivel de prevencin
C
o
s
t
o
Nivel de prevencin
Beneficio Adicional
C
o
s
t
o
/
I
n
g
r
e
s
o
Ventas
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1.4.- El Ciclo de Mantenimiento
Objetivos
Resultados de
Costos
G
e
s
t
i

n
d
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l
a
E
s
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a
t
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p
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a
z
o
Resultados de
Rendimiento
Historia del
Mantenimiento
Auditoria del
Mantenimiento
Ejecucin de
Tareas
G
e
s
t
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O
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c
io
n
a
l
d
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r
t
o
p
la
z
o
Medida del
Rendimiento del
Mantenimiento
Gestin de Tareas
Gestin del Rendimiento
Gestin de la Calidad
Retroalimentacin de Tareas
Detalles de tareas
Inspeccin de Repuestos
GESTION DEL
MANTENIMIENTO
Programacin
Planificacin de Tareas
Adquisiciones
Plan de
Mantenimiento
Paradas
Servicios
Inspecciones
Planificacin de la
Gestin
Organizacin
Mano de Obra
Recursos
Financiamiento
Estrategia de
Mantenimiento
En condicin
Overhaul
Reemplazo
Diseo
R.O.O.F.
Politicas de
Mantenimiento
Diseo del Sistema
(Ciclo)
Optimizacin de la
Estrategia
RCM
Anlisis de Datos
Monitoreo
Fallas
Operacin del Mantenimiento
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1.5.- Estrategias de Mantenimiento
ESTRATEGIAS DE
MANTENIMIENTO
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
DISEO DE
MANTENIMIENTO
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO
MANTENIMIENTO
PREDICTIVO
MANTENIMIENTO
BASADO EN EL USO
Overhaul
Programado
Reemplazo
Programado
Servicio de
Rutina
Mantenimiento
Oportuno
Monitoreo de
Condicin
Inspecciones
Reemplazo de
Componentes
Reemplazo en
bloque
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2.- Los componentes del Proceso de
auditoria de la Gestin del
Mantenimiento
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Efectividad del planeamiento de mantenimiento.
Especializacin y competencia del personal.
Recursos de equipo del mantenimiento.
Procesos de gestin.
Politica de mantenimiento.
Clima y cultura de la organizacin.
Seguridad.
Sistemas.
2.1.- Categoras Principales
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2.1.1.- Efectividad del Planeamiento de
Mantenimiento
a. Entrenamiento y aptitud del personal de planeamiento
de mantenimiento
Educacin tcnica, entrenamiento en tcnicas y sistemas de
planeamiento, y caractersticas del personal de
mantenimiento
b. Organizacin de la funcin planeamiento del
mantenimiento.
Campo de control, apoyo del empleado, estructura de la
organizacin, reporte funcional, nivel de informacin del jefe
de planeamiento al jefe de mantenimiento as como el
volumen de trabajo y sus relaciones con el personal.
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c. Planeamiento del trabajo.
Definicin de la orden de trabajo.
d. Planeamiento del recurso.
Planeamiento de materiales, mano de obra, equipo de
mantenimiento, la logstica.
e. Planeamiento preventivo para evitar que ocurran
incidentes negativos.
Planeamiento de seguridad, requisitos de calidad y el
mantenimiento oportuno.
f. Atributos de la tarea planeada.
Nivel de prevencin, planeamiento de la cobertura, del plazo
de espera y de la efectividad.
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g. Programacin del trabajo.
Tcnicas de programacin, programacin del
tiempo, programacin del rendimiento.
h. Apoyo de la tarea.
Documentacin de la tarea, y retroalimentacin de
datos de trabajo.
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2.1.2.- Especializacin y Competencia del
Personal
a. Entrenamiento y desarrollo del personal.
Educacin bsica de la ingeniera, entrenamiento
aprobado de ingeniera, trayectoria de crecimiento
de la carrera, sistema de gua y adiestramiento,
educacin escolar tcnica o acadmica, experiencia.
b. Habilidades de las personas.
Entrenamiento directivo, habilidades de negociacin,
para resolver problemas y para la gestin del
tiempo, y entrenamiento de supervisin.
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c. Habilidades tcnicas.
Mantenimiento preventivo, mantenimiento centrado
en la confiabilidad, monitoreo de condicin, sistemas
del mantenimiento, control de costos, control del
mantenimiento, eliminacin de fallas, aprendizaje
aprobado, esquema de entrenamiento del auxiliar
del obrero y localizacin de fallas
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2.1.3.- Recursos de Equipo del Mantenimiento
a. Talleres.
Taller con capacidad suficiente, especializacin del taller,
rea de recepcin de trabajos, rea de despacho de trabajos,
recursos para lavar el equipo, almacenamiento de trabajos en
proceso, espacio para sub-almacenaje, almacn de
herramientas.
b. Herramientas y equipos.
Suficiencia general de herramientas y equipos, lista de
herramientas del trabajador, disponibilidad general de
herramientas y equipos, recursos para manejar materiales
(gras), recursos de mecanizado, recursos de soldadura,
recursos para el servicio de los equipos, recursos de equipos
de pruebas, bancos de trabajo, cajas de herramientas,
servicios adecuados.
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c. Recursos de la oficina
Suficiencia general de los recursos de oficina, apoyo de
personal, recursos de registros, recursos de tipeo, recursos
de computadoras, recursos de impresin.
d. Recursos del personal
Recursos de servicios higinicos, recursos para el refrigerio
de los trabajadores, recursos de vestuarios.
e. Ambiente de trabajo
Adecuada iluminacin, adecuada calefaccin o enfriamiento,
facilidad de mantenimiento, mejora de las instalaciones,
control de almacn de herramientas, control de
subalmacenes, reas verdes.
f. Apoyo en el trabajo
Manuales de mantenimiento, manuales de partes, catlogos
de stock, planos de diseo, manuales de registros
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2.1.4.- Proceso de Gestin
a. Visin y Misin de la organizacin.
b. Visin y misin del departamento de mantenimiento.
c. Valores esenciales.
d. Planes a mediano y largo plazo.
e. Metas y objetivos para todos los niveles.
f. Presupuesto.
g. Medida del desempeo.
h. Mtodos y procedimientos.
i. Eficiencia de costos.
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j. Reconocimiento.
k. Remuneracin.
l. Entrenamiento.
m. Polticas de personal y de gestin.
n. Evaluacin del rendimiento
o. Solucin de problemas.
p. Comunicacin.
q. Seleccin.
r. Necesidades del cliente.
s. Autorizacin de la aprobacin.
t. Organigramas.
u. Proceso disciplinario.
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2.1.5.- Aplicacin de la Poltica del
Mantenimiento
a. Poltica general de mantenimiento.
b. Procedimientos del mantenimiento.
c. Aplicacin de poltica y procedimientos.
d. Aplicacin de estrategias de mantenimiento.
e. El mantenimiento centrado en la confiabilidad (RCM).
f. Anlisis de datos del mantenimiento.
g. Tcnicas de anlisis de datos de mantenimiento.
h. Modelos de optimizacin del mantenimiento.
i. Conocimiento del impacto de la ganancia.
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j. Analista de mantenimiento.
k. Actualizacin de la poltica.
l. Poltica de confiabilidad.
m. Poltica de prevencin.
n. Poltica de monitoreo de condicin.
o. Poltica de reparacin.
p. Poltica de overhaul.
q. Poltica de reemplazo.
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2.1.6.- Clima y Cultura Organizacional
a. Trabajo en equipo.
b. Actitud.
c. Productividad.
d. Creatividad.
e. Sensibilidad de cambio
f. Reconocimiento.
g. Respuesta a los
desarrollos tecnolgicos
h. Motivacin.
i. Relaciones en el
departamento.
j. Relaciones con otros
departamentos.
k. Relaciones con la
mxima autoridad de
gestin.
l. Supervisin.
m. Entrenamiento
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n. Filosofa de los errores.
o. Confianza.
p. Enfoque del cliente.
q. tica.
r. Asistencia en el trabajo
s. Falta por enfermedad.
t. Agravios.
u. Prdidas y rehacer el
trabajo.
v. Trabajo terminado.
w. Calidad.
x. Relaciones del trabajo.
y. Condiciones de trabajo.
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2.1.7.- Seguridad y Manejo del Entorno
a. Equipo de proteccin personal
b. Control de Salud e Higiene Industrial
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2.1.8.- Sistemas
a. Registro del equipo.
Adecuado sistema de registro de equipos, numeracin fsica
del equipo, clasificacin del equipo, estructura del equipo,
ubicacin del equipo, dependencias del equipo, repuestos del
equipo, uso del equipo.
b. Gestin de la orden de trabajo
Suficiencia del sistema de gestin de la orden de trabajo,
definicin de tareas y orden de trabajo, estructura de la orden
de trabajo, orden de trabajo como base para coleccin de
costos, tarjetas de tareas y trabajos, documentacin de la
tarea, retroalimentacin de los datos de trabajo.
c. Programacin
Suficiencia del sistema de programacin, tcnicas de
programacin, recursos de programacin, tiempo y asistencia.
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d. Control de existencias.
Suficiencia del sistema, emisiones y retorno de repuestos,
determinacin de los niveles de existencias, revisin anual de
existencias, supervisin de la rotacin de artculos,
frecuencias de supervisin de sin existencias.
e. Gestin de trabajo
Suficiencia del sistema, gestin de backlog, utilizacin del
personal y control de la eficiencia, control de las
modificaciones, control de la garanta, estructura de
responsabilidad de la eficiencia.
f. Control de costos
Suficiencia del sistema, sistema del presupuesto, distribucin
de costos, recursos de sistema de costos, costos de
mantenimiento bajos.
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g. Condicin del equipo y observacin del desempeo
Suficiencia del sistema, monitoreo de condicin e inspeccin,
monitoreo del rendimiento del equipo, resultados del
monitoreo del rendimiento del equipo, implementacin del
RCM, anlisis de datos de falla del equipo, eliminacin de la
falla.
h. Historial del equipo.
Suficiencia del sistema
i. Soporte.
Suficiencia de los reportes, seguridad del sistema, base de
implementacin del sistema, funcionamiento del sistema,
amplitud de implementacin, sistemas (drives) que soportan
la gestin del mantenimiento, entrenamiento en tecnologa del
mantenimiento.
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3.- Implementacin del Proceso de
Auditoria
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3.1.- Diseo del Proceso de Auditoria
1. Seleccin de componentes y categoras.
2. Seleccin de unidades de operacin.
3. Estndares de rendimiento.
4. Diseo de la lista de verificacin de la auditoria.
5. Combinacin de resultados
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3.1.1.- Seleccin de Componentes y Categoras
1. Trabajar crticamente segn el presente formato
componente por componente y hacer
modificaciones a los mismos segn se
requieran.
2. Categorizar los diferentes componentes bajo
ttulos que tengan sentido para el equipo de
gestin.
3. Priorizar los componentes en cada categora y
darles un factor de peso
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peso) de factor componente del (puntaje componente del ponderado puntaje =
% 100
componente por mximo Puntaje total Peso
total ponderado Puntaje
Categora la de Puntaje
|
|
.
|

\
|

=
( )
|
|
.
|

\
|
=

Pesos
peso de Factor categoria de puntaje
auditoria total Puntaje
PUNTAJE PONDERADO DEL COMPONENTE PUNTAJE PONDERADO DEL COMPONENTE
PUNTAJE DE LA CATEGORIA PUNTAJE DE LA CATEGORIA
PUNTAJE TOTAL DE LA AUDITORIA PUNTAJE TOTAL DE LA AUDITORIA
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3.1.2.- Seleccin de Unidades de Operacin
Puede realizarse para la Planta como una
unidad total.
Precede el prximo ciclo anual de diseo de gestin.
Se puede segmentar la organizacin del
mantenimiento en sus unidades lgicas y hacer
la auditoria por unidad operativa.
Precede el ciclo anual de diseo de la unidad.
Los resultados se pueden usar para identificar las
unidades de operacin con problemas.
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3.1.3.- Estndares de Rendimiento
Para cada nivel debe de definirse un estndar
que si se alcanza constituir un 100% de xito.
Puede hacerse al mismo tiempo que la
seleccin del componente.
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3.1.4.- Diseo de la Lista de Verificacin de Auditoria
Se debe de tener una lista separada por categora.
Se debe tener una lista resumen que combine los
resultados de las diferentes categoras.
Cada lista deber tener como mnimo lo siguiente:
Nmero del componente.
Nombre del componente.
Peso del componente.
Puntaje del componente.
Puntaje ponderado
Un agregado ser: un titulo, equipo que hace la
auditoria, fecha, nombre de la unidad, organizacin,
etc.
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3.1.5.- Combinacin de Resultados
Los resultados se darn por cada categora,
teniendo en cuenta cada uno de sus
componentes los cuales tendrn pesos
diferentes en funcin a su importancia dentro
de la empresa
Se dar un resultado general de la auditoria
mostrando cada una de las categoras los
cuales tendrn pesos diferentes en funcin a su
importancia dentro de la empresa
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Ejemplo de Resultado por categora
Categora A: Efectividad del Planeamiento del Mantenimiento
N
Efectividad del Planeamiento del
Mantenimiento
Peso Puntaje Puntaje
( /10) ( /10) Ponderado
(%)
A-1
Educacin tcnica del personal de mantenimiento
10 7 70
A-2
Entrenamiento en administracin del personal de
mantenimiento
10 6 60
A-3
Sistemas de entrenamiento del personal de
mantenimiento
8 7 56
A-4
Caractersticas del planeador de mantenimiento
8 5 40
A-5
Alcances del campo de control del planeador
8 7 56
A-6
Apoyo a los empleados de mantenimiento
7 6 42
A-7
Volumen de trabajo del planeador de mantenimiento
7 6 42
A-8
Definicin de la orden de trabajo por el planeador de
mantenimiento
10 7 70
A-9
Planeamiento de materiales para mantenimiento
7 7 49
A-10
Planeamiento de logstica de materiales
7 6 42
Total 82 64,3
18:47 40
0
20
40
60
80
100
A-1
A-2
A-3
A-4
A-5
A-6
A-7
A-8
A-9
A-10
Diagrama Radial que representa los resultados de la
categora
64,3 %
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Ejemplo de resultado de la auditoria
N Categora de la Auditoria
Peso Puntaje Puntaje
( /10) ( /100) Ponderado
(%)
A
Efectividad del planeamiento del
mantenimiento
10 64,3 64,3
B
Especializacin y competencia del personal
de mantenimiento
8 51,2 41,0
C
Recursos de mantenimiento
10 56,2 56,2
D
Procesos de gestin del mantenimiento
8 45,9 36,7
E
Aplicacin de la poltica de mantenimiento
10 51,2 51,2
F
Clima y cultura organizacional del
mantenimiento
8 65,4 52,3
G
Seguridad y manejo del entorno de
mantenimiento
10 64,8 64,8
H
Sistemas de mantenimiento
8 70 56,0
Total 72 58,7
18:47 42
Diagrama Radial que representa los resultados de la
auditoria
0,0
20,0
40,0
60,0
80,0
A
B
C
D
E
F
G
H
58,7 %
18:47 43
3.2.- Organizacin del Proceso de Auditoria
1. Programando la auditoria.
2. Composicin del grupo de auditoria.
3. Realizando la auditoria.
4. Evaluando los resultados de la auditoria.
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3.2.1.- Programando la Auditoria.
La auditoria debe de programarse bien por
adelantado. Planearla por lo menos con tres
meses de adelanto.
Debe permitirse un tiempo para la misma
auditoria.
Dependiendo del tamao de la unidad a auditar y
del nmero de personas involucradas en la misma,
la auditoria puede tomar desde dos das hasta una
semana.
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3.2.2.- Composicin del Grupo de Auditoria.
Una auditoria puede realizar:
Con un grupo de la misma planta.
Un grupo combinado de la planta con gente externa a ella.
Un grupo de gente externa ajena a la planta.
En cuanto al numero y clase de personas:
Los miembros del equipo deben de ser Gerentes Senior de
Mantenimiento con un alto nivel de visin y experiencia en el
campo.
Debe consistir en mas de una persona pero menos de cuatro.
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3.2.3.- Realizando la Auditoria.
El equipo de auditoria debe preparase a s mismo.
Reunirse primero con el equipo de gestin del
mantenimiento teniendo como objetivo:
Reunirse con los gerentes mximos.
Saber hacia donde se inclina la organizacin del
mantenimiento.
Empezar a recopilar informacin con respecto a los xitos de
mantenimiento.
Luego se visita a una de la unidades de operacin
siguiendo la siguiente rutina:
Reunin con los gerentes/supervisores de mantenimiento.
Visita a las oficinas administrativas.
Visitar los talleres individuales de la unidad.
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Segunda visita a los gerentes/supervisores de la unidad de
operacin.
Despus de visitar todas las unidades, se visita al
equipo de gestin por segunda ves.
No dar ningn informe sobre el resultado de la auditoria.
Importante reunir toda la informacin relevante.
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3.2.4.- Evaluando los Resultados de la
Auditoria.
Evaluar cada una de las categoras junto con cualquier
anotacin o comentario que se pueda haber apuntado
durante el desarrollo de la auditoria.
Debe presentarse un informe final que debe de
contener por lo menos los siguiente:
Resumen ejecutivo.
Resumen global de los puntajes.
reas donde la compaa actu excepcionalmente bien.
reas donde la compaa debe de mejorar considerablemente.
Anexos con los resultados detallados de la auditoria.