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Repblica Bolivariana de Venezuela Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez Convenio: ASOTAN Ctedra: Tcnicas de Decisin y sus Procesos

Tema No.6: Procesos Administrativos y Planificacin

RESUMEN: PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y PLANIFICACIN

Participantes: Beatriz Lara C.I. 15.842.145 Clara Hernndez C.I. 13.711.365 Jos A. Snchez C.I. 9.926.806 Prof. Bgard Macero

Caracas, 20 de noviembre de 2007

Aportes e Interpretacin del Grupo En esta oportunidad el tema que abordaremos trata sobre los procesos administrativos, as como su formulacin, polticas, la planificacin como instrumento importante en la toma de decisiones, sus diferentes enfoques, adems trataremos el rol de la comunicacin en los procesos de formulacin, implementacin y evaluacin de polticas y planes de desarrollo. Como se observa, son temas de gran contenido, los cuales trataremos de abarcar de manera sintetizada. La teora de los procesos, formulacin, polticas y planes Segn la Teora del Proceso Administrativo, ste comprende las actividades interrelacionadas con la planificacin, organizacin, direccin y control de todas las actividades que implican las relaciones humanas y el tiempo. El proceso administrativo a su vez est conformado por el conjunto de funciones que desempea el administrador; ejemplo de ello seran: la planeacin, la organizacin, direccin y control, consideradas por separado, constituyen las funciones administrativas, cuando se toman como una totalidad para conseguir objetivos, conforman el proceso administrativo. A continuacin veamos algunas definiciones, dadas por algunos, autores, de tales funciones tan importantes en el Proceso Administrativo: Planeacin, segn A. Reyes Ponce "la planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacin de tiempos y nmeros necesarios para su realizacin Organizacin, segn Eugenio Sixto Velasco "organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarqua, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir" Direccin, segn Lerner y Baker consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperacin del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivacin y supervisin Control, segn Burt K. Scanlan el control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos Formulacin de objetivos Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico. As entonces podemos decir que los objetivos adems marcan de alguna manera la ruta para llegar a la meta que se establece o

plantea la organizacin para el logro de algn fin, en donde todos los actores deben estar involucrados, slo as se garantizar el logro de tales objetivos. Como bien sabemos, los objetivos los clasificamos para tener una concepcin ms clara de lo que se quiere; de esta manera tenemos Objetivo General y Objetivos Especficos: Objetivo General Un objetivo general es la aspiracin general deseable a emprender. Esta se expresa de forma muy general Objetivos Especficos Identifican en forma ms precisa aquello que se pretende alcanzar con la ejecucin del proyecto. Como rasgos que definen los objetivos especficos:

Restringen el significado de los objetivos generales. Slo admiten una interpretacin. Implican tomar opciones. Se formulan en funcin de manifestaciones observables y evaluables. Facilitan el estructurar mejor el proyecto social. Pueden desglosarse para su anlisis. Con objetivos bien formulados puede evaluarse mejor la coherencia de todo el proyecto.

Objetivo Administrativo Es la meta que se persigue, que prescribe un mbito definido y sugiere la direccin a los esfuerzos de planeacin de un gerente. Desde el punto de vista del gerente, esta definicin incluye dos conceptos que se detallan de la siguiente manera: Meta, es la mira que va a perseguirse y deber ser identificada en trminos claros y precisos. No se habr de confundir una meta con el rea general de actividades deseadas, el hacerlo as hace nfasis en los medios y no en la mira. En otras palabras, es la finalidad, el objetivo que persigue la organizacin. 2. mbito de la meta que se persigue est incluida en la declaracin de los lmites o restricciones que debern observarse. Es decir, es el espacio que se debe considerar para llegar a esa meta, sus limitaciones, restricciones con las cuales nos vamos a encontrar para lcanzarla.
1.

Polticas Las polticas son guas para orientar la accin; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algn problema que se repite una y otra vez dentro de una organizacin. En este sentido, las polticas son criterios generales de ejecucin que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementacin de las

estrategias. Las polticas tambin cuentan con una clasificacin, las cuales se nombran a continuacin: Estratgicas o generales: Se formulan al nivel de alta gerencia y su funcin es establecer y emitir lineamientos que guen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo: "Los empleados que laboran en la empresa tendrn la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigedad". Tcticas o departamentales: Son lineamientos especficos que se refieren a cada departamento. Ejemplo: "El departamento de produccin determinar los turnos de trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales". Operativas o especficas: Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Ejemplo: "Seccin de tornos; de ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportarla inmediatamente al supervisor en turno o en su caso, al departamento de mantenimiento". Las polticas estn constituidas por los lineamientos de la organizacin, stas deben estar interrelacionadas y contribuir para el logro de las metas propuestas por la organizacin, es por ello que deben ser claras, concisas y ajustadas a la realidad para evitar cualquier desviacin en cuanto a los intereses de la organizacin, en los cuales estn involucrados tanto el gerente como los empleados. Es por ello que la importancia de las polticas de una organizacin radican en su facilidad para delegar autoridad, motivar y estimular al personal, contribuir al logro de los objetivos de la organizacin, as como indica al personal cul debe ser su actuacin en sus funciones.

Planes Los Planes, por su parte, son el resultado del proceso de planeacin y pueden definirse como diseos o esquemas detallados de lo que habr de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos. Entre los tipos de planes, se encuentra: Estratgicos,son diseados por los miembros de mayor jerarqua de la empresa y su funcin consiste en regir la obtencin, uso y disposicin de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organizacin, son a largo plazo y comprenden a toda la empresa. Tcticos o funcionales, estos determinan planes ms especficos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratgicos. Son establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en prctica los recursos de la empresa. Estos

planes por su establecimiento y ejecucin se dan a mediano plazo y abarcan un rea de actividad especfica. Operativos, se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeacin Tctica y su funcin consiste en la formulacin y asignacin de actividades ms desarrolladas que deben ejecutar los ltimos niveles jerrquicos de la empresa. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un rea de actividad.

Rol de la comunicacin en los procesos de formulacin, implementacin y evaluacin de polticas y planes de desarrollo Los procesos de evaluacin de polticas y planes de desarrollo como hemos visto, son funciones delegadas a las personas de ms alto rango en la empresa, es decir de niveles jerrquicos altos e inclusive medios, ayudados generalmente por un consultor experto; pues son ellos quienes elaboran los diagnsticos que enfatizan bsicamente, las variables socioeconmicas tradicionalmente utilizadas para definir la pobreza y el desarrollo; el ejercicio consiste entonces, en hacer una mirada de las carencias, y en consecuencia, las polticas y planes se convierten en un listado de acciones orientadas a cubrir o atacar esas carencias, tcnicamente identificadas por el consultor o experto. La planificacin como instrumento para la toma de decisiones La planificacin cumple dos propsitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propsito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una accin administrativa determinada. El propsito afirmativo de la planificacin consiste en elevar el nivel de xito organizacional. Las actividades que se promuevan deben indudablemente conducir a la organizacin al camino del xito, empleando de alguna manera los mtodos, tcnicas y herramientas que ms se adapten y que se tienen actualmente en materia administrativa. Asimismo, la finalidad de la planificacin est en coordinar los esfuerzos y los recursos con que cuenta la organizacin. La planificacin es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organizacin y busca adaptarse a ellos. Diferentes enfoques de la planificacin Es posible distinguir tres grandes enfoques en el desarrollo del proceso de planificacin en organizaciones pblicas y privadas: la planificacin administrativa, la

planificacin normativa y la planificacin estratgica. Estos distintos enfoques presentan diferencias en cuanto al contexto en el cual aquello que se quiere o requiere planificar se produce en funcin de los objetivos de cambio que se persiguen, y en cuanto a la orientacin metdica del esfuerzo planificador. Entre ellos, se encuentran: La planificacin administrativa, aqu las organizaciones funcionan impulsadas por el proceso administrativo, a travs del cual se combinan la decisin, la accin y el resultado de la administracin. La planificacin normativa, que representa una metodologa para la toma de decisiones, para escoger entre alternativas ms relevantes que aporten las mejores soluciones a la organizacin. La planificacin estratgica, es un proceso continuo y sistemtico que relaciona el futuro con las decisiones actuales en el contexto de cambios situacionales y que se expresa en la formulacin de un conjunto de planes interrelacionados. Decisiones donde lo central son las consecuencias A la hora de tomar decisiones importantes o de riesgo para la organizacin, es vital visualizar las consecuencias que traer consigo una determinada decisin, es decir, valorar las consecuencias con respecto a los objetivos que se ha planteado la organizacin de tal manera que se considere la posibilidad de que algo no previsto ocurra o bien, no ocurra; ello depender en todo caso del tipo de decisin a la que nos enfrentemos, pueden ser relevantes o no relevantes; de cualquier modo nos encontraremos con situaciones de incertidumbre, la inseguridad de no conocer los resultados que ciertas decisiones acarrearn. Mejoramiento de las decisiones dentro de una organizacin Definitivamente consideramos que el mejoramiento de las decisiones van a depender de alguna manera de la experiencia que tenga la organizacin con relacin a situaciones ya vividas; los hechos ya ocurridos dentro de la organizacin, la capacidad del decisor, su intuicin, su buen juicio, sus conocimientos sobre cules tcnicas o mtodos emplear, son factores que van a ir perfeccionado los resultados que se fije la organizacin en funcin, como ya se ha dicho, de sus metas y objetivos.

BIBLIOGRAFIA

ROBBINS, Stephen P. Administracin teora y practica. Editorial Prentice - Hall Hispanoamericana, S.A. Mxico, 1994. http://www.gestiopolis.com/dirgp/adm/teoriaadministrativa.htm http://www.uas.mx/cursoswebct/presupuestos/lec1.htm http://personales.com/venezuela/merida/gepsea/plapro.htm http://www.geocities.com/luibar.geo/Planification.html