SISTEMA DE INFORMACION Y COMUNICACION PARA EL AREA DE ESTUDIO DE POSTGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO

RESUMEN La organizacin de un sistema, entendida como instrumentos fundamentales para la existencia del hombre, permite agrupar a un conjunto de individuos, en torno a una o ms actividades con el fin de alcanzar un objetivo comn (Montilva, 1990, pg. 1 y 2); constituye el contexto de un sistema de informacin, considerando la organizacin como un sistema, coincidimos con Montilva quien afirma que un sistema de informacin "es un conjunto organizado de hombres, mquinas y procedimientos para llevar a cabo unas funciones que cumplan unos objetos deseados". Partimos de la premisa de que la Universidad de Carabobo cuenta con loa elementos bsicos que requieren los sistemas de informacin, es decir, componentes fsicos y funcionales y estructura para conformar el funcionamiento del desarrollo del sistema incluyendo el trinomio constituido por Administracin de Proyectos, el seguimiento de una metodologa y el uso de tcnicas y herramientas, con estos elementos podemos instrumentar nuestro propio sistema integrado por el Centro de Computacin del AEPUC con el apoyo del Instituto de Matemticas y Clculo Aplicado (IMYCA) y el Centro de Informacin y Documentacin (Funda-CID), cuya estructura y funcionamiento se ajusta a los objetivos del sistema que proponemos; en este sentido hemos diseado un paquete de modelos y submodelos con el siguiente contenido: Marco Referencial, Anlisis Situacional, Bases del Sistema, Polticas Generales y Evaluacin y Proposiciones. El trabajo que se presenta constituye una proposicin para instrumentar un Sistema de Informacin y Comunicacin que abarque el rea organizacional, docente y participantes en los programas del Area de Estudio de Postgrado de la Universidad de Carabobo. MARCO REFERENCIAL Partimos del diagnstico elaborado por la Comisin Tcnica del Ncleo de Vicerrectores Acadmicos (CNU 1986), informe titulado "La Investigacin Educativa, Pasado, Presente y Futuro", en el cual se analizaron 510 estudios sobre investigacin determinando que existen 17 reas problemas, entre ellas "deficiente estructura,

documentacin y dotacin bibliogrfica". Este mismo problema fue analizado en las "Jornadas de Formacin Institucional" realizadas por la Universidad de Carabobo en 1988. De acuerdo a la anterior premisa, en base a diagnsticos existentes Y nuestro dominio de los problemas bsicos que en esta materia adolecen los Institutos de Educacin Superior, utilizando el mtodo de proyecto, hemos elaborado el modelo operativo, en cuya diagramacin utilizamos los criterios de teora y anlisis de sistemas y modelos para producir el paradigma como la representacin sintetizada de la realidad, es decir, modelo como operar el sistema de informacin y comunicacin del Area de Estudios de Postgrado, U.C. El mismo tiene como fin ofrecer un sistema de informacin y documentacin a la organizacin y a tutores, tenistas y participantes en el quehacer de la investigacin en Postgrado para establecer vinculacin con otras estructuras con funciones de investigacin (IVIC, CONICIT, otros) del mbito universitario nacional, para lograr el desarrollo de la investigacin, como un proceso de actualizacin del producto cientficamente elaborado, partiendo de las necesidades prioritarias locales, regionales y nacionales, en el contexto de la estructura econmico- social del pas. ANALISIS SITUACIONAL Se persigue construir un flujo de red de informacin y comunicacin eficaz y eficiente para las actividades que requiera nuestra investigacin, para el cual incluimos con un proceso sistmico el siguiente anlisis situacional; fundamentando en una visin global de las variables de entrada, salida y solucin bajo el siguiente esquema:

donde: A = Estado Inicial (in-put) C.N. = Caja Negra (proceso) B = Estado Final (out-put) Criterios: fluidez en los servicios, relacin costo-beneficio, producto social, eficaciaeficiencia. toma de decisiones y estructuras administrativas... BASES PARA EL MODELO DE SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACION DEL A.E.P.U.C. El producto final de este proceso ser presentar un modelo sistmico, teniendo como fase una red de informacin y comunicacin a corto, mediano y largo plazo (puntos 1, 2, 3 a y b) que permita adems de un eficiente sistema de informacin corregir y mejorar los trabajos en los procesos del Area de Estudios de Postgrado intra y extrainstitucionales.

POLTICAS GENERALES Dar a conocer a los usuarios la informacin disponible y el mecanismo de acceso. Establecer un flujo continuo de informacin sobre los objetivos, resultados e innovaciones que ocurran en la institucin. Adquirir y mantener las instalaciones y equipos necesarios. Precisar cuantitativa y cualitativamente los recursos humanos con que cuenta el sistema analizando individualmente y por grupos las capacidades existentes y las potencialidades existentes de desarrollo. Ordenar la informacin de acuerdo a los mecanismos a recepcin y procesamiento, prepararla para su uso. Determinar el grado de cumplimiento de los objetivos generales y operativos del sistema. Asegurar el ajuste constante del sistema a la realidad cambiante y a las innovaciones tecnolgicas. Mantener informacin continua sobre las desviaciones de los resultados reales en relacin al presupuesto, analizarlos y comunicarlos para su ajuste correctivo. Proporcionar los servicios de adquisiciones, instalaciones de oficina, equipo y mantenimiento, y adems servicios para facilitar la operacin del sistema. PLAN DE ACTIVIDADES. GRFICA DE GANTT Basados en los criterios y restricciones del anlisis situacional y siguiendo el desarrollo de la Metodologa de Planificacin por Proyecto, elaboramos este conjunto de actividades como condiciones para lograr la ejecucin del proyecto. Cronograma de Actividades. Diagnosticar si existe o no flujo de informacin en forma continua y retroalimentada en el Area de Estudios de Postgrado de la U.C. Elaborar entrevistas a diferentes miembros de la estructura organizacional del Postgrado. Presentacin del proyecto. Diagramar la estructura de relacin entre el sistema de informacin del AEPIMYCA y Funda-CID. Revisar la estructura de funcionamiento. Adiestramiento del personal. Evaluacin del proyecto.

EVALUACIN Todo el sistema est diagramado para controlar, evaluar y retroalimentarse en funcin de las relaciones del proyecto con el sistema econmico, es decir, la relacin costobeneficio de la institucin. PROPOSICIONES Y CONSIDERACIONES FINALES Se propone comprobar el flujo de informacin mediante las siguientes alternativas: 1. Que exista un Departamento de Informacin responsable de la coordinacin diaria del sistema es decir, un sistema que tenga como finalidad combinar todas las disciplinas necesarias para apoyar la creacin de sistemas de informacin y aunar las habilidades requeridas para la introduccin de mtodos modernos e innovacin de tcnicas y tecnologas. 2. Que exista verdaderamente investigacin, que conlleve a la innovacin en el quehacer cientfico. Este aspecto es de suma importancia, pues en el Area de Estudios de Postgrado de la Universidad de Carabobo hay escasa investigacin, y no es precisamente porque los docentes no lo deseen, sino por la carga horaria que pesa sobre ellos en sus respectivas

Facultades; de all que se hace necesaria la presencia de personal dedicado mayor tiempo a la investigacin. 3. Diagramar la estructura de relaciones entre el AEP-UC, IMYCA y Funda CID. 4. Utilizar los modelos que propone este proyecto atendiendo la teora de enfoque sistemtico, mediante el cual se puede mejorar el flujo de informacin en funcin de la toma de decisiones a nivel organizacional en el Area de Estudios de Postgrado de la UC. BIBLIOGRAFA AGUILAR, Jos Antonio y Alberto Block. Planeacin Escolar y Formulacin de Proyectos: Lecturas y Ejercicios. Trillas, Mxico, 1981. Banco Interamericano de Desarrollo. Escuela Interamericana de Administracin Pblica. Fundacin Getulio Vargas. Proyectos de Educacin Superior, Planificacin e Implementacin. Volumen 1 y 5. Limusa, Mxico, 1981. CONTRERAS, Ascander. Taller de Anlisis Sistmico sobre la Problemtica de la Universidad de Carabobo (Utopa y Praxis). III Semnario sobre Problemtica de la Educacin Superior en Venezuela Valencia, 1984. 192 CORONA, Herbert. El Postgrado en el Anteproyecto de Ley de Educacin Superior (APUCV). III Seminario sobre Problemtica de la'Educacin Superior en Venezuela, Valencia. 1984 GOMEZ E, Carmen Elena. Descripcin y Funcionamiento de un Modelo de Pasantas para la relacin Educacin-Trabajo. II Congreso SISBER 82. Madrid, 1982. ______________, Factibilidad de Implementar un Modelo de Estudios a Distancia en el Ciclo Bsico de FACES. II Congreso Iberoamericano de Educacin Adultos y a Distancia, UNED. Madrid, 1985. __________, Aproximacin a un Modelo para las Primeras Jornadas de Evaluacin del Area de Estudios de Postgrado. Universidad de Carabobo. Congreso Internacional de Educacin a Distancia. Tucumn, Argentina, 1987. __________, Un Modelo de Funcionamiento para el Ciclo Bsico de FACES: con implicaciones didcticas. Publicaciones FACES, U.C. Valencia, 1986 (Trabajo de Ascenso a Titular). _____________, Planificacin, Formulacin, Ejecucin y Evaluacin de Proyectos. V Seminario Nacional Educacin Empresa. Funde. San Cristbal, Octubre 1989. Mimeografiado. ___________, Planificacin por Proyectos Factibles. Una Alternativa para la Problemtica de Salud. I Jornadas de Investigacin en Enfermera. Facultad de Ciencias de la Salud. Universidad de Carabobo, Valencia, Noviembre 1990. ____________, Modelo de Comunicacin e informacin en Institutos de Educacin Superior en Venezuela. (Modecoin). I Encuesta Internacional sobre Sistemas y. Medios de Comunicacin para el Desarrollo. Sociedad Espaola de Sistemas Generales. SESGE, 1989, Madrid, Espaa. Instituto Latinoamericano de Planificacin y Economa Social. Gua para la Presentacin de Proyectos. Siglo XXI. Mxico, 1980. LOZANO, JA. Estudios de Postgrado. (APUDO). III Seminario sobre Problemtica de la Educacin Superior en Venezuela. Valencia. 1981. MONTILVA, Jons. Desarrollo de Sistemas de Informacin. Aves, Mrida, 1990. HARTMAN W. y H. MATTHES. Manual de los Sistemas de Informacin. Sexta Edicin, Editorial Paraninfo. Madrid, 1984.