Unidad 11.

Grficos
Introduccin
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin. Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Crear grficos
Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos que solicita.

Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de grfico... Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin Grficos.

Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo. Si seleccionaste un rango de celdas vers tu nuevo grfico inmediatamente y lo insertar en la hoja de clculo con las caractersticas predeterminadas del grfico escogido. Si has decidido probar suerte y no tenas celdas seleccionadas, debers seguir leyendo los siguientes apartados.

Para trabajar la insercin de grficos en la hoja de clculo, vamos a trabajar con un ejercicio anterior. Abrimos el archivo que contiene unos datos de ventas trimestrales durante un periodo de 1 ao. Si no lo tienen digitan los siguientes valores:

Hay que calcular el Promedio de ventas por vendedor anualmente. Hay que sumar el total de ventas por trimestre de todos los vendedores. Hay que calcular el promedio de ventas trimestrales de todos los vendedores.

Luego elegimos men Insertar pestaa Grficos elegimos la primera opcin columna. Clic en Columna y seleccionamos el primer grafico columna en 2D. Nos inserta un cuadro en blanco. Luego nos vamos a la pestaa Datos y elegimos Seleccionar Datos. Aparece otra ventana y en la parte Rango de Datos del grafico elegimos los datos de la columna vendedor y la columna trimestre 1, damos aceptar. Luego seleccionamos el grafico, vamos al men Presentacin y en la pestaa Etiquetas elegimos Rtulos del Eje. Seleccionamos Titulo del eje horizontal primario elegimos Titulo bajo el eje y le colocamos el nombre de vendedores. Despus seleccionamos Titulo de eje vertical primario y seleccionamos Titulo girado en donde digitamos Ventas. Seleccionamos Etiquetas de datos y elegimos Extremo Externo. En el men Presentacin seleccionamos Propiedades y le colocamos un nombre al grafico de acuerdo al trimestre que corresponda. Realizar este procedimiento con cada trimestre. Por ltimo insertar un solo grfico con las ventas de los 4 trimestres. Le colocamos como titulo al grafico Ventas Anuales. Seleccionar en el men Presentacin, la pestaa Etiquetas Etiquetas de datos extremo externo con la barra de cada trimestre, el mayor valor en ventas. A cada grafico le podemos dar una presentacin diferente, para esto seleccionamos el grafico, elegimos el men Formato y en Estilo de formas elegimos el estilo que se desee.

Modificar la posicin de un grfico

Excel te permite decidir la posicin del grfico en el documento. Adems de poder establecer su tamao y moverlo por la hoja de clculo tambin podrs establecer su ubicacin.

Para ello haz clic en el botn Mover grfico que encontrars en la pestaa Diseo

. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

La primera opcin Hoja nueva te permite establecer el grfico como una hoja nueva. Tendrs la ventaja de que no molestar en la hoja de clculo, pero no podrs contrastar los datos numricos si la mantienes en una hoja a parte. Depende del formato que quieras utilizar. Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar.

Utilizando la segunda opcin, Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya existente. Si utilizas este mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en la posicin y con el tamao que t elijas.