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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

CIRCULAR NICA
EJEMPLO DEL CONJUNTO DE ARCHIVOS REQUERIDOS A IPS PRIVADAS PARA UN PERIODO 41 (JUNIO) Y PARA UN PERIODO 43 (DICIEMBRE) EMPRESA FICTICIA CON NIT: 1234567899

NOTA IMPORTANTE: SI SU ENTIDAD ES DE OTRO TIPO, OBVIAMENTE EL CONJUNTO DE ARCHIVOS QUE LE APLICAN ES DIFERENTE.

EJEMPLO DEL ARCHIVO BALANCE GRAL 057

EJEMPLO DEL ARCHIVO ESTADO DE RESULTADOS 058

EJEMPLO DEL ARCHIVO CARTERA POR DEUDOR 059

EJEMPLO DEL ARCHIVO PASIVOS EXTERNOS 060

EJEMPLO DEL ARCHIVO RELACION DE SOCIOS O ACCIONISTAS 061

EJEMPLO DEL ARCHIVO INDICADORES (DE CALIDAD) 062

CIRCULAR NICA IPS privadas


CRUCES QUE VERIFICA EL SISTEMA Para las IPS, despus del proceso de Validacin se supone que los archivos han quedado sin errores de estructura o de referencia. Sin embargo, posteriormente, en el proceso de Cargue es posible que aparezcan errores nuevos. Estos errores se generan a raz de Cruces de informacin que el Sistema realiza, as: 1. Archivo 057 (Balance General) contra Archivo 059 (Cartera por Deudor): La sumatoria de las cuentas 131 y 132 del Archivo 057 debe ser igual a la sumatoria de las columnas 10 y 11 del Archivo 059. 2. Archivo 057 (Balance General) contra Archivo 060 (Pasivos externos): La sumatoria de las cuentas del pasivo del Archivo 057 debe ser igual a la sumatoria de las columnas 9 a 14 del Archivo 060. 3. Archivo 057 (Balance General) contra Archivo 058 (Estado de
resultados):

La Cuenta 36 del Archivo 057 debe ser igual a la cuenta 59 del Archivo 058. 4. Dentro del Archivo 057 (Balance General): La cuenta 19 debe ser igual a la Cuenta 38.

OBTENCIN DE UN ARCHIVO PLANO


Objetivo: dar a las IPS vigiladas, algunos elementos de apoyo para la construccin y envo de los archivos, con informacin financiera, general y de calidad, que deben reportarse a la Superintendencia, en las condiciones estipuladas en la Circular nica. En particular, va dirigido principalmente, a aquellas Entidades que por su poca capacidad administrativa y tcnica, no poseen la infraestructura necesaria para preparar los archivos, directamente de sus sistemas de informacin, como sera lo adecuado. 1. GENERALIDADES. 1.1. Qu es un archivo plano? Es un archivo tipo texto (.txt). Archivo texto es un sinnimo de archivo ASCII y es aquel en el cual los caracteres se representan por su equivalente en cdigo ASCII. Un archivo plano no contiene comandos de formateo sino que incluye solamente datos texto en formato ASCII. Par el caso de la Circular Unica, se solicita que los archivos remitidos sean de este tipo y que cada dato se separe con el carcter coma (,) con el objeto de identificar el lmite entre ellos. 1.2. Cmo construyo un archivo plano o como adquiero un programa que convierte un archivo a plano? La generacin de un archivo plano es un proceso bastante simple que no requiere especiales destrezas o herramientas sofisticadas. Inicialmente se recomienda que las entidades consulten su elaboracin con alguno de sus funcionarios del rea de sistemas o con alguien familiarizado con las bases tericas de la computacin.

No se requiere un software especializado ni un aplicativo (programa) diseado para ese fin. No obstante stas son algunos apuntes que pueden ser tiles a personas no conocedores del tema: Si la entidad posee sus propios sistemas de informacin), a travs de un proceso desarrollado por un programador con conocimientos en el sistema y sus herramientas, se pueden generar los archivos solicitados en los formatos requeridos. Si su sistema de informacin fue desarrollado por una persona externa (natural o jurdica) y la entidad no posee los archivos fuente o la autorizacin para modificar el software, es muy probable que deba acudir a ese tercero para que desarrolle los procesos (por una sola vez) de generacin de los archivos. Si la entidad no posee sistemas automatizados de informacin, deber acudir a desarrollar su propia solucin cuya complejidad depende del inters particular o de la dimensin que quiera darle a esa solucin. 1.3. Me entregar la SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD algn software para generar los archivos que debo enviar? La Superintendencia no entrega ni entregar software alguno para la generacin de los archivos a las diferentes Prestadoras obligadas a reportar la informacin. Tampoco recomienda ni avala software alguno que ofrezcan en el mercado con ese fin. Por el contrario solicita a los vigilados denunciar a personas o empresas que utilicen el nombre de la Superintendencia para ofrecer o comercializar cualquier tipo de producto. 1.4. Cmo genero un archivo plano desde un programa contable y con unas especificaciones ya establecidas? Si la entidad posee sus propios sistemas de informacin), a travs de un proceso desarrollado por un programador con conocimientos en el mismo, se pueden generar los archivos solicitados en los formatos requeridos. Si su sistema de informacin fue desarrollado por una persona externa (natural o jurdica) y la entidad no posee los archivos fuente o la autorizacin para modificar el software, es muy probable que deba acudir a ese tercero para que desarrolle los procesos (por una sola vez) de generacin de los archivos. 2. Cmo construir, desde EXCEL, un archivo plano con extensin txt y con separador de campo coma (,) como el requerido por la SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD? Realice los siguientes pasos: a. Registre o capture los datos solicitados en un archivo EXCEL teniendo cuidado en guardar cada dato en su correspondiente columna. Podr construir pequeas soluciones en herramientas bsicas como EXCEL o NOTEPAD (Bloc de notas) y luego guardar esos archivos como tipo texto separado por comas (,). Las herramientas de productividad de oficina (como OFFICE y otras incluyendo software libre) permiten este tipo tareas. Podr construir bases de datos dirigidas exclusivamente al cargue (registro) de los datos con herramientas bsicas de fcil uso (a modo de ejemplo ACCESS y otros incluyendo software libre) Podr decidir construir sus propios sistemas de informacin, los cuales adems de permitirle cumplir con el reporte de datos a los Organismos de Vigilancia y Control, seguramente mejorarn su gestin interna. Verifique (por una sola vez) en su microcomputador que el separador de listas sea el carcter coma (,) as: (*)

INICIO PANEL DE CONTROL CONFIGURACIN REGIONAL Y DE IDIOMA PERSONALIZAR SEPARADOR DE LISTAS: FIJAR EN COMA (,). En algunas versiones se requiere cambiar el Smbolo de separador de miles a coma (,) ACEPTAR ACEPTAR (*) Este paso puede obviarse si se realiza el paso indicado en el numeral 4, NOTA IMPORTANTE. 3. Abra su archivo EXCEL y siga la secuencia: ARCHIVO GUARDAR COMO En la opcin GUARDAR COMO TIPO, escoja CSV(delimitado por comas) (*.csv) 4. Abra Explorador de Windows, ubique el archivo guardado y siga la secuencia: De clic derecho sobre el archivo Escoja CAMBIAR DE NOMBRE y a continuacin cambie csv por txt . ACEPTAR NOTA IMPORTANTE: Si el paso dos (2) no fue realizado y sus campos han sido delimitados por el carcter punto y coma (;) y no por coma (,). Para convertirlo al caracter solicitado (coma) siga estos pasos, dentro del bloc de notas: EDICION REEMPLAZAR. Buscar: Escriba el caracter ; Reemplazar por: Escriba el caracter , Escoja la opcin Reemplazar todo GUARDAR

Recomendacin Final
Para evitar inconsistencias tanto en Validacin como en Cargue, se debe tener en cuenta lo siguiente: 1 2 Que no existan lneas en blanco al final del archivo. Que no existan blancos al final de una fila.