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ScanPeru Srl.

MANUAL DE USUARIO
SISTEMA DE TESORERA PARA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA PBLICA DEL CUSCO
Ing. Limnes Carrasco Monzn.

2007

INTRODUCCIN
Desde hace algunos aos ha venido aumentando el nmero de usuarios que requieren de sistemas de informacin automatizados, debido a la necesidad de disponer de informacin ms oportuna y exacta para tomar decisiones, junto con la urgencia de mejorar el servicio y la atencin a los clientes y los usuarios. El manual de Tesorera, brinda al usuario las diferentes pautas para el manejo correcto de ste sistema. Todos los temas comienzan con una breve explicacin terica que luego se complementa con la aplicacin prctica del sistema, por lo que recomendamos a los usuarios utilizar el manual junto con el sistema. Las interfaces de usuario del sistema se disearon y desarrollaron de forma muy prctica y sencilla, de manera que los usuarios puedan utilizar estas interfaces sin ningn problema.

CONTENIDO
1. 2. Introduccin Control De Usuario Procesos y Mantenimientos a. Unidad Operativa b. Concepto c. Componentes d. Dependencia e. Clasificador de Gastos Pblicos f. Entidad Bancaria g. Cuentas Bancarias h. Tipo de Cambio i. Plan de Cuentas j. Personal de Tesorera k. Personal para Anticipos Procesos a. Recibo de Ingresos b. Comprobante de Pago c. Libro Auxiliar Estndar Reportes a. Resumen de Recibo de Ingresos b. Resumen Mensual c. Libro de Ingresos d. Libro Banco e. Resumen Auxiliar Estndar Administracin a. Usuarios b. Moneda c. Opciones Ayuda a. Contenido b. Acerca De

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1. Control de Usuario.- Al hacer doble clic en el icono del programa de Tesorera se abre la siguiente ventana. Ingresamos el usuario y contrasea correspondiente, posteriormente le damos clic en aceptar.

Figura 1 Una vez dentro del sistema vemos la pantalla principal que consta de un men de siete opciones las que a su vez contiene subitems; as mismo observamos que esta pantalla presenta iconos de acceso directo a los procesos ms importantes como se muestra en la figura 2

Figura 2 Para toda el Software se usara las siguientes opciones dentro de la barra de herramientas:

Nuevo.- Creacin de nuevos registros Modificar.- Modificar un registro ya creado Eliminar.-Eliminar el registro actual, esta operacin puede ser riesgosa, dependiendo con que registros se encuentra relacionado Guardar.-Guarda los cambios realizados en el registro actual. Cancelar.-Cancela la operacin que actualmente se esta realizando. Ir a.- Abre la opcin de bsqueda de un registro especfico. Primero.-Ir al primer registr. Anterior.- Ir al anterior registro. Siguiente.- Ir al siguiente registro. Ultimo.- Ir al ltimo registro. Refrescar.- Refrescar o actualizar los registros. Presentacin Preliminar.-Vista previa del registro Actual, si este tiene una versin imprimible. Cerrar.- Cerrar la ventana actual. 2. Procesos y Mantenimientos. Dentro del men Procesos existen los mantenimientos que estn relacionados con los Procesos. En el cual tenemos 11 mantenimientos que sern detallados a continuacin:

a. Unidad Operativa.- Mantenimiento de las unidades operativas que sern utilizadas para el proceso de Recibo de ingreso, se debe ingresar el cdigo de la unidad operativa, el nombre de esta unidad, el cdigo de la cuenta mayor y la sub cuenta.

b. Concepto.- Los conceptos que son registrados por unidades operativas, estos datos son necesarios para ser utilizados en el Recibo de Ingresos. Se debe ingresar el cdigo del concepto, nombre del concepto, la unidad operativa y si el cdigo del concepto va ha ser impreso en el recibo de ingresos se pone en el radio botn la opcin SI, caso contrario la opcin NO.

c. Componentes.- Mantenimiento de los componentes que sern utilizados el comprobante de pago. Se ingresa el cdigo proporcionado por la oficina de planificacin y la descripcin del componente.

d. Dependencia.- En este proceso se ingresa las dependencias de la institucin que son registradas en el comprobante de pago, se debe ingresar el cdigo, el nombre de la dependencia, a que componente pertenece, un cdigo compuesto que no puede ser duplicado, el sector, pliego, programa, sub programa, la actividad, la fuente de financiamiento y la opcin funcional. Toda esta informacin es proporcionada por la Oficina de planificacin.

e. Clasificador de Gastos Pblicos.- Mantenimiento del clasificador de los gastos pblicos, debe ingresar el cdigo y la descripcin del objeto de gastos. Esta informacin es proporcionada por la oficina de Logstica.

f. Entidad Bancaria.- Mantenimiento de las entidades bancarias en donde se deposita o se retira el dinero.

g. Cuentas Bancarias.- ingreso de las cuentas corrientes con las cuales se realiza las transacciones dentro de la institucin. Se debe ingresar el nombre del banco que se ingreso en el mantenimiento anterior, el numero de cuenta corriente, la codificacin contable que es proporcionado por el rea de finanzas, el numero de cheque que se va ha girar (si no existe cheque poner cero), el porcentaje que se impuso (si no existe porcentaje afecto se pone cero), chequear si la cuenta esta activa, si la cuenta es principal poner un check (solo puede haber una cuenta principal), el tipo de moneda y una descripcin sucinta del tipo de cuenta.

h. Tipo de Cambio.- Todos los das se debe colocar el tipo de cambio, se ingresa la fecha, el tipo de moneda extranjera, el valor de compra y el valor de venta, la moneda nacional y algunas observaciones si estas existiesen.

i. Plan de Cuentas.- Plan de cuentas otorgadas por la oficina de contabilidad o finanzas, se ingresa el cdigo del plan y la descripcin.

j. Personal de Tesorera.- Mantenimiento del personal del rea de tesorera, se ingresa los datos de todas las personas que trabajan en el rea de tesorera y se coloca a uno como predeterminado, generalmente es quien trabaja con el Comprobante de pago.

k. Personal para Anticipos.- Relacin de las personas o proveedores que reciben anticipos y estos son procesados en el comprobante de pago. Se ingresa en nombre del empleado, nro. de DNI o RUC y si este personal se encuentra en actividad.

3. Procesos Importantes a) Recibo de Ingresos.- Para acceder a esta opcin hacemos clic en el tem Procesos, sub tem Recibo de Ingresos del men principal o haciendo clic en el icono de una caja fuerte de la barra de herramientas; seguidamente se muestra la siguiente pantalla:

Se ingresa la fecha de emisin del recibo y posteriormente en la parte del detalle del recibo se selecciona la Unidad Operativa, se hace clic en el botn para buscar los conceptos propios de la unidad, se coloca el tipo de moneda y de ser necesario si la moneda es extranjera el tipo de cambio, es indispensable el ingreso del monto parcial y automticamente saldr el monto total. Es muy importante ingresar el banco y a que cuenta corriente se depositara el dinero ingresado.

i. Buscar Recibo de Ingreso.-Mediante esta opcin logramos encontrar la siguiente ventana, en donde se ingresa la fecha en la se desea encontrar el recibo de ingreso, se acepta o cancela la operacin de ser necesario.

b) Comprobante de Pago.- Para acceder a esta opcin hacemos clic en el tem Procesos, sub tem Comprobante de Pago del men principal seguidamente se muestra la siguiente pantalla: En donde se ingresa la fecha del Comprobante de Pago, El nombre a quien se gira, el documento con el cual se efectiviza, la dependencia, El documento de referencia, el concepto, el monto por el cual se gira el comprobante, la moneda y el tipo de cambio si es en moneda extranjera. La codificacin programtica es ingresada automticamente, dependiendo de la dependencia ingresada anteriormente. Se ingresa los valores para la contabilidad presupuestal, en donde debe existir un equilibrio entre el debe y el haber. Tambin es ingresada la estadstica objeto de gasto: se ingresa el cdigo de la partida, la unidad operativa que hizo el gasto, el importe parcial y total. Se ingresa la contabilidad Patrimonial en donde se ingresa la informacin en el debe y el haber. De ser una rendicin de caja chica se le hace check en el recuadro y saldr una lnea roja indicando que es un caso particular de comprobante de pago. No debe existir un desbalance entre el debe y el haber, si existe saldr la palabra error, de estar correcto se mostrara OK. Si se trata de la rendicin de un anticipo de ingresa la informacin en el cuadro de retenciones y deducciones ingresndose el tipo de documento, el numero de documento y el ao(datos muy importantes), si existen registros de ese documento en la base de datos se mostrara la descripcin e importe. Finalmente de ser necesario se ingresa el banco, la cuenta corriente y el nmero de cheque o carta. Si se desea imprimir el cheque se debe ingresar el nombre de la persona a quien se gira el cheque y de ser necesarias algunas observaciones. Si se realiza una transferencia bancaria se hace clic en el radio botn SI y se llena los datos de la entidad bancaria destino as como la cuenta corriente destino. Finalmente se procede a guardar la informacin ingresada.

ii. Buscar Comprobante de Pago.- La bsqueda del comprobante de pago se puede realizar por la fecha del comprobante o el nmero de comprobante. Se ingresa el criterio de bsqueda y se hace clic en aceptar.

c. Libro Auxiliar Estndar.- Para acceder a esta opcin hacemos clic en el tem Proceso, sub tem Libro Auxiliar Estndar del men principal seguidamente se muestra la siguiente pantalla. Si se crea un nuevo libro auxiliar estndar se ingresa el mes y ao de la creacin, la dependencia el nombre de la persona a quien se le da el anticipo, el tipo de cuenta y la fecha de apertura. Posteriormente se ingresa la fecha en la cual se da el anticipo o se rinde el anticipo, el tipo de documento, el nmero y ao. El detalle, tipo de moneda y tipo de cambio salen automticamente, dependiendo si la documentacin se encuentra en la base de datos, si no es as se procede a ingresar manualmente.

4.

Reportes.- Tenemos los siguientes reportes:

a. Resumen de Recibo de Ingresos.- Reporte donde se muestra el resumen diario de los ingresos por unidad operativa. Se debe ingresar el rango de fechas.

b. Resumen Mensual. Cuadro resumen de los ingresos por unidades Operativas, en un lapso de fechas. Se muestra el ingreso total de las unidades tanto en moneda nacional como extranjera.

c.

Libro de Ingresos. Resumen de cada uno de los Recibos de Ingresos agrupados por fechas entre un rango inicial y final. Se muestra la fecha, el nmero de Recibo de Ingreso, la unidad operativa, moneda, tipo de cambio, importe parcial y total. Al final se muestra el total de ingresos por da.

d. Libro Banco.- Para obtener el reporte del libro banco se ingresan los parmetros. El rango de fechas, el banco y la cuenta corriente.

Una vez ingresado los parmetros se muestra el siguiente reporte:

Que es el libro banco, donde se muestran los ingresos y las salidas de dinero dentro de la entidad financiera y cuenta corriente seleccionada. e. Libro de Comprobantes de Pago.- Se reporta todos los movimientos de Comprobantes de Pago en un rango de fechas, se observa la fecha, numero de comprobante de pago, nombre, la entidad bancaria la cuenta corriente, el nmero de cheque o carta y el importe en moneda nacional o extranjera.

f. Resumen Auxiliar Estndar.- Reporte de los libros Auxiliares en un determinado rango de fechas.

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Administracin

a) Usuarios.- Mediante este modulo se puede administrar los usuarios que utilizaran el sistema, los roles y permisos de cada uno de los usuarios, se utilizan las tcnicas de arrastrar y soltar para dar permisos a los usuarios.

b) Moneda.- Atraves de este modulo se ingresan las monedas que sern utilizadas en el sistema, se ingresa la descripcin y abreviatura, as como si la moneda es la oficial o no.

c) Opciones.- Se ingresan los valores que son necesarios para el buen funcionamiento del programa (nro. de comprobante de pago, el numero de recibo de ingreso y el numero auxiliar estndar), si realiza algn cambio, se debe hacer clic en la opcin guardar, caso contrario en la opcin cancelar.

6. Ayuda A. Acerca de.- muestra los crditos de quien realizo el Sistema. Es muy til para poder regresar al men principal.