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ADMINISTRACION II

Fuente: ADMINISTRACION EN LOS NUEVOS TIEMPOS Idalberto Chiavenato ADMINISTRACION James A. F. Stoner - Edward Freeman

ADMINISTRACIN DE LA EMPRESA
El ambiente de las empresas y sus caractersticas principales Las organizaciones no existen en el vaco ni estn solas o aisladas en el mundo, viven y operan en un ambiente que les sirve de nicho. En este ambiente tambin hay otras organizaciones y empresas que cooperan, compiten o se enfrentan entre s. Las organizaciones obtienen sus insumos y recursos en el ambiente, es decir, sus entradas que le proporcionan talentos, energa, materiales e informacin; en el ambiente a su vez, ponen sus productos o servicios, es decir, sus salidas. En este sentido, las organizaciones funcionan como sistemas, es decir, como conjuntos integrados de actividades que agregan valor y crean riqueza.

Concepto de Sistema: Un sistema se puede definir como un conjunto integrado de partes relacionadas de manera estrecha y dinmica, que desarrolla una actividad o funcin y est destinado a alcanzar un objetivo especfico. Todo sistema forma parte de un sistema mayor (suprasistema, que constituye su ambiente) y est complementado por sistemas menores (subsistemas). Por ejemplo: el sistema solar.

Clasificacin de los sistemas: En cuanto a su naturaleza los sistemas se clasifican en cerrados y abiertos.

Sistemas

Son sistemas cuyo intercambio con el ambiente es poco conocido y por tanto, estn programados por completo: determinada entrada corresponde a una salida nica y especfica. Sus partes constituyen piezas de un todo y se combinan de manera rgida e invariable, tienen escasa flexibilidad, son los llamados sistemas mecnicos, como las mquinas y los equipos.

cerrados:

Sistemas Abiertos: Sistema que presenta intensa

relaciones de intercambio con el ambiente a travs de mltiples entradas y salidas. Por esta razn son flexibles y probabilsticos, pues no es posible representar ni conocer todas sus entradas y salidas, se denominan sistemas orgnicos, a stos pertenecen los organismos vivos y las organizaciones, las cuales, son sistemas abiertos que transforman recursos fsicos, materiales y financieros del ambiente, en bienes y servicios que retornan a este ltimo.

Concepto de Ambiente: Es todo lo que rodea externamente la organizacin, en otros trminos, ambiente es todo aquello que est ms all de las fronteras o lmites de la organizacin. Como el ambiente es muy vasto, difuso, complejo, no es posible comprenderlo en su totalidad, en consecuencia, es preciso segmentarlo en: general (macroambiente) y especfico (microambiente).

Ambiente General: Es el medio ms amplio

que incluye la sociedad, los pases, las empresas, las comunidades, etc. funciona como un contexto amplio que afecta a todos sus componentes e integrantes de modo genrico, aunque unos puedan experimentar ms influencias y presiones que otros. As, todas las organizaciones estn sujetas a su efecto, generalizado y amplio que afecta a las decisiones administrativas.

Los componentes del ambiente general son: Condiciones econmicas: representa la parte del ambiente general que define cmo producen las personas y organizaciones de una comunidad o pas y cmo distribuyen y utilizan los diversos bienes y servicios. Algunos componentes importantes son: el estado general de la economa en trminos de inflacin, desarrollo, contraccin, producto interno bruto, empleo, desempleo y otros indicadores relacionados con los fenmenos econmicos.

Condiciones Tecnolgicas: Representa la parte del ambiente general que incluye nuevos enfoques para la produccin de bienes y servicios. Abarcan procedimientos o equipos, o estado general del desarrollo y disponibilidad de la tecnologa en el ambiente, incluido la investigacin. Condiciones Sociales: Describe las caractersticas generales de la sociedad en que la organizacin opera, algunos componentes son los valores sociales que prevalecen en cuestiones de derechos humanos, las tendencias en la educacin, las instituciones sociales y los estndares sociales de comportamiento.

Condiciones Legales: Representa la parte que contiene los cdigos legales vigentes, comprende las leyes y reglamentos definidos por la sociedad, as como la forma de gobierno predominante. Condiciones Polticas: Contiene los elementos relacionados con asuntos gubernamentales, se incluyen los partidos polticos, las representaciones de la sociedad, las actitudes de los gobiernos locales, regionales y nacionales sobre industrias, grupos de inters, etc.

Condiciones Culturales: Contiene los elementos relacionados con los valores culturales que prevalecen en la sociedad. Condiciones Demogrficas: Representan los aspectos estadsticos de una poblacin, incluyen los cambios de nmero de personas y la distribucin del ingreso entre los diversos segmentos de la poblacin. Condiciones Ecolgicas: Representa el estado natural de la naturaleza y las condiciones del ambiente fsico y natural, as como la preocupacin de la sociedad por el ambiente.

Ambiente Especfico: Es el ambiente ms


cercano e inmediato a cada organizacin, en consecuencia, estas tienen un ambiente particular de trabajo que constituye el espacio donde desarrolla su actividad y donde obtiene sus insumos y coloca sus productos y servicios. Est constituido por los siguientes elementos :

Proveedores: Proporciona entradas o insumos en forma de recursos, energa, servicios e informacin a la organizacin. Ellos ofrecen recursos, como capital, materias primas, mquinas, equipos, tecnologa, conocimientos, publicidad, servicios jurdicos, contables, etc. Clientes: Elementos que compran o adquieren los productos o servicios, es decir, absorben las salidas y los resultados de la organizacin. Los clientes se pueden llamar usuarios, consumidores, contribuyentes o incluso patrocinadores. Servir a los clientes y por sobre todo, atraerlos es la ms importante tarea actual de la organizacin.

Competidores: Elementos que disputan los mismos proveedores(entradas) y los mismos clientes(salidas) de la organizacin. Los competidores desarrollan estrategias no siempre esperadas ni conocidas, para ganar espacio y dominio e intervienen en el ambiente de trabajo, generando incertidumbre en cuanto a sus decisiones y acciones. Conocer los competidores y saber tratar con ellos es tarea vital para la organizacin. Agencias reguladores: Elementos que regulan, norman, monitorean, evalan o fiscalizan las acciones de la organizacin. Son los rganos fiscalizadores del gobierno, los sindicatos, las asociaciones de usuarios, asociaciones de clase, asociaciones de proteccin al consumidor, grupos de inters y todas las entidades de tipo regulador.

Los Ambientes de las Organizaciones

ECONOMICAS
MACROAMBIENTE

SOCIALES

COMPETIDORES

PSICOLOGICAS

MICROAMBIENTE

LEGALES

PROVEED.

ORG.

CLIENTES POLITICAS

ECOLOGICAS

AGENCIAS REGULADORAS

CULTURALES

DEMOGRAFICAS

Emprendedor y Empresario: Un aspecto importante de la cultura organizacional es el espritu emprendedor, las organizaciones buscan personas capaces de conducirlas, resolver sus problemas, generar nuevas ideas y caminos, crear nuevos productos y servicios, buscar nuevos mtodos para satisfacer al cliente y, sobre todos, volverlas ms competitivas frente a los competidores. En otros trminos, las organizaciones requieren personas con espritu emprendedor, cuya principal caracterstica, es la capacidad de asumir los factores de produccin (humanos, materiales, financieros) y utilizarlos para fabricar nuevos productos o prestar servicios cada vez mejores.

Los emprendedores perciben oportunidades donde otros no las ven o no las advierten, adems, asumen la responsabilidad de los riesgos que se corren. Algunos emprendedores utilizan la informacin disponible para todos y crean algo enteramente nuevo, gracias a su intuicin. Akio Morita, presidente de Sony, el gigante japons de productos electrnicos de consumo, percibi que los productos ya existentes en la compaa podran ser adaptados para crear un nuevo producto innovador, el walkman personal, en general, un emprendedor percibe una necesidad y rene y coordina personas, materiales y capital necesarios para satisfacerla.

El emprendedor es diferente del administrador, aqul se relaciona con la introduccin de cambios en la produccin, mientras ste se relaciona con la coordinacin de los procesos de produccin. Drucker asevera que el emprendedor est relacionado con el cambio y siempre responde a ste y lo explora como una verdadera oportunidad. Schumpeter, que populariz el trmino emprendedor, afirma que el proceso global de la economa depende de las personas que lo hacen posible: los emprendedores. Los administradores deben desarrollar su espritu emprendedor para volver competitiva su organizacin.

Existen ciertos factores psicolgicos y sociolgicos que explican el espritu emprendedor: a.- Factores Psicolgicos Alrededor de 1.980, se identificaron cinco dimensiones del espritu emprendedor: 1.- Necesidad de Autorrealizacin: Los emprendedores presenta alta necesidad de autorrealizacin que los lleva a desarrollar el mximo de su potencialidades individuales, l, nunca esta satisfecho con lo realizado, siempre quiere cada vez avanzar ms. 2.Autocontrol: Los emprendedores controlan sus propias vidas, es decir, son independientes de otras personas.

3.Tolerancia a los Riesgos: Los emprendedores toleran riesgos moderados, si les traen mayores retornos a sus esfuerzos, el valor y la decisin son sus caractersticas.
4.- Tolerancia a la Ambigedad: Muchas decisiones se deben tomar de informacin incompleta o dudosa, los emprendedores enfrentan la ambigedad con mayor facilidad, si consiguen hacer las cosas correctas la primera vez. 5.- Comportamiento del Tipo A: Se refiere al impulso personal de hacer ms en menor tiempo y, si es necesario, a pesar de las objeciones de otras personas, es decir, busca las maneras diferentes de hacer la misma cosa.

b.- Factores Sociolgicos: Las minoras sociales, raciales o religiosas muchas veces enfrentan dificultades para adaptarse a ciertas culturas diferentes, con las frustraciones consiguientes, lo cual lleva a buscar ambientes capaces de atender sus necesidades especficas, casi siempre esto conduce a que su espritu emprendedor busque situaciones que ofrezcan oportunidades para satisfacer sus necesidades.

Sin embargo, existe un aspecto importante en extremo, que se debe recordar, el emprendedor es casi siempre individual, solitario y competitivo; en la actualidad, las organizaciones privilegian mucho el espritu de equipo y la cooperacin interna, en vez del individualismo y la competicin interna. El papel del emprendedor es introducir cambio e innovacin, asumir responsabilidades y riesgos, as, en las organizaciones, este papel se debe ajustar debidamente a estas nuevas exigencias de trabajo en equipo y cooperacin. Cuando el espritu emprendedor se une al espritu de equipo e integracin, se obtiene el marco necesario para volver competitiva a las organizaciones.

Los empresarios, como la mayora de las gentes, son complejos y ninguna teora puede explicar totalmente su comportamiento, sin embargo, partiendo de los estudios de psicologa industrial, se descubri que las personas que siguen carreras de carcter empresarial (como ventas) tenan una alta necesidad de triunfo, les gusta enfrentar riesgos, pero slo los razonables y tales riesgos los estimulan a mayores esfuerzos. Otras investigaciones han estudiado las motivaciones y fines de los empresarios, los cuales incluyen: riqueza, poder, prestigio, seguridad, autoestima y servicio a la sociedad.

Es obvio que el empresario necesita confianza en s mismo, control, optimismo y coraje para iniciar y manejar un negocio, ms all de contar con la seguridad del cheque de pago fijo. Algunas veces, los empresarios deciden iniciar una nueva empresa porque no pueden ignorar sus sueos, su visin y estn deseando arriesgar la seguridad por el triunfo financiero; en otros casos, son empujados por circunstancias que rebasan su control, como un recorte en la organizacin o frustrados por las limitadas oportunidades de avanzar o la necesidad de coordinar metas personales o profesionales.

Al enfrentar estas circunstancias, muchas personas encuentran el valor y la confianza para tomar en sus manos su fortuna profesional.

Sin embargo, existe poca investigacin en relacin a por qu muchas personas quieren iniciar negocios, pero pocas lo hacen, a pesar de la razonablemente alta asistencia a seminarios dirigidos por instituciones del gobierno, universidades y promotores particulares. Quizs existen dos razones para esta discrepancia: a) falta de correspondencia entre el pblico asistente a un seminario e ideas positivamente realizables, y, b) muchos empresarios aspirantes carecen de lo que algunos analistas llaman competencia caracterstica. En conclusin, hay una gran diferencia entre el deseo de iniciar un negocio (an teniendo una idea factible) y el tener la capacidad de competir de manera eficiente.

Gerentes y Administradores

El trmino Gerente denomina a quien est a cargo de la direccin de alguna organizacin, institucin o empresa o parte de ella. Por ejemplo: Gerente General de la Compaa Ford o Gerente de Finanzas, Personal, etc. Su papel es utilizar tan eficientemente como sea posible los recursos a su disposicin a fin de obtener el mximo posible de beneficios de los mismos.

Comnmente, el trmino de gerente hace referencia a un ejecutivo que tenga la responsabilidad de administrar los elementos de ingresos y costos de una compaa, as como las operaciones del da a da; frecuentemente, el gerente es tambin responsable de liderar y coordinar las funciones de la planificacin estratgica. En muchos casos, el puesto de gerente de un negocio tiene otros nombres, algunos son llamados presidentes y en otros casos, director ejecutivo.

El gerente general, entre sus principales funciones, constan: 1.Designar gerenciales. todas las posiciones

2.- Realizar evaluaciones peridicas acerca del cumplimiento de las funciones de las diferentes unidades administrativas. 3.- Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobacin de los gerentes corporativos.

4.Coordinar con las unidades administrativas para asegurar que los registros y sus anlisis se estn ejecutando correctamente. 5.- Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes corporativos y proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa. 6.- Representar en aspectos legales a la empresa.

El Administrador es responsable del desempeo de una o ms personas de la organizacin y a travs de ellas, obtiene resultados, por consiguiente, planea, organiza, dirige personas, gestiona y controla recursos materiales, financieros, informticos y tecnolgicos para conseguir determinados objetivos. El administrador cumple las tareas gracias a las persona, razn por la cual ocupan una posicin primordial en los negocios de todas las organizaciones, las personas reciben el nombre de subordinados, empleados o colaboradores.

Es probable que no exista algo ms vital para la sociedad que el papel del administrador, el cual determina si una institucin social puede servir bien a la comunidad o simplemente desperdiciar talentos o recursos. El administrador imprime direccin y rumbo a su organizacin, proporciona liderazgo a las personas y decide cmo se deben disponer y utilizar los recursos para alcanzar los objetivos de la organizacin, estas actividades no ataen slo al alto ejecutivo sino tambin al supervisor de primera lnea; en otras palabras, se aplican al administrador en cualquier nivel de la organizacin.

Las Habilidades y Competencias del Administrador

Existen tres tipos de habilidades importantes para el desempeo administrativo eficiente: tcnicas, humanas y conceptuales.

Habilidades Tcnicas: Incluyen el uso de

conocimiento especializado y la facilidad de ejecucin de tcnicas relacionadas con el trabajo y los procedimientos de ejecucin. Es el caso de habilidad en contabilidad, programacin de computadoras, ingeniera, etc. Las habilidades tcnicas se relacionan con el hacer, con el trabajo, con los objetos, como procesos materiales fsicos y concretos.

Habilidades Humanas: Estn relacionadas


con las personas y se refieren a la facilidad de establecer relaciones interpersonales y grupales. Incluyen la capacidad de comunicar, motivar coordinar, liderar y resolver conflictos individuales y colectivos. El desarrollo de la cooperacin en el equipo, el estmulo de la participacin sin recelos y el involucramiento de las personas son aspectos caractersticos de las habilidades humanas; es preciso saber trabajar con las personas y a travs de las personas.

Habilidades Conceptuales: Un administrador


que posee habilidades conceptuales es apto para comprender las diversas funciones de la organizacin y complementarlas entre s, pues entiende cmo se relaciona la organizacin con su ambiente y cmo los cambios producidos en una parte de la organizacin afectan al resto de sta.

Las habilidades conceptuales estn relacionadas con el pensamiento, el raciocinio, el diagnstico de las situaciones y la formulacin de las alternativas de solucin a los problemas, lo cual le permite planear el futuro, interpretar la misin, desarrollar la visin y percibir las oportunidades donde ninguna otra persona las ve.

A medida que un administrador hace carrera y asciende en la organizacin, requiere desarrollar cada vez ms sus habilidades conceptuales para no limitarse a su empleabilidad, la cual, es la capacidad de una persona para obtener y mantener un empleo.

Sin embargo, estas tres habilidades requieren ciertas competencias personales para ser puestas en prctica con xito. Las competencias, cualidades de quien es capaz de analizar una situacin, presentar soluciones y resolver asunto o problemas, es el mayor patrimonio personal de un administrador. Para enfrentar con xito profesional todos estos desafos, el administrador requiere desarrollar tres competencias durables: el conocimiento, la perspectiva y la actitud.

Conocimiento: Es el conjunto de informacin, conceptos, ideas, experiencias y aprendizajes de la especialidad del administrador; como el conocimiento evoluciona, en funcin de las innovaciones que ocurren con intensidad cada vez mayor, el administrador se debe actualizar y renovar constantemente. Esto significa aprender a aprender, a leer, a tener contactos con otras personas y profesionales y, particularmente a reciclarse para que sus conocimientos no se tornen obsoletos. Sin embargo, las empresas estn llenas de profesionales con excelentes historiales y enorme capacidad de conocimientos, pero no son capaces de transformar su bagaje personal en contribuciones efectivas para el negocio y crear valor para la organizacin.

Perspectiva: Significa capacidad de poner en prctica el conocimiento, saber transformar teora en prctica, aplicar su saber al anlisis de situaciones, a la solucin de problemas y la conduccin del negocio. La perspectiva es la condicin personal que permite al administrador diagnosticar situaciones y proponer soluciones innovadoras y creativas, da autonoma al administrador para no preguntar al jefe qu actividades realizar ni cmo llevarlas a cabo. Actitud: Significa comportamiento personal del administrador frente a las situaciones que encuentra en su trabajo; es el estilo personal de hacer las cosas, la manera de liderar, motivar, comunicar, sacar los proyectos adelante. Implica la determinacin de innovar y la conviccin de mejorar continuamente y, especialmente la facilidad de trabajar con otras personas e influir en ellas.

Gua para el xito de un Administrador Invierta constantemente en su formacin profesional: estudie con ahnco, lea bastante, tomo cursos de perfeccionamiento, aprenda una nueva lengua (ejem. ingls), estudie informtica; no sea solo uno ms en la organizacin, en cualquier tarea que Ud. haga, no sea mediocre: sea el mejor posible. Mantngase informado: procure tener una visin global del mundo, de los negocios, de las organizaciones, de las tendencias que ocurren, ample siempre su capacidad de anlisis, est siempre actualizado. Desarrolle su espritu emprendedor: Tome el trabajo como si fuera su empresa y tenga fuerza e iniciativa para alcanzar metas y resultados. Busque nueva ideas que pueda aplicar en su trabajo o iniciar un nuevo proyecto en la empresa, inclusive desarrollar un negocio particular. No muestre el problema, indique la solucin, por tanto, sea parte de la solucin, no del problema.

Sepa trabajar en equipo: Aprenda a trabajar en conjunto con otras personas. Las buenas relaciones interpersonales son fundamentales en el trabajo de un administrador y producen motivacin, satisfaccin y ptimo ambiente de trabajo. Sea flexible: Sepa tratar con personas y situaciones de manera creativa y original, respete y analice el criterio de los dems. Desarrolle su capacidad de negociacin: Sea diplomtico y sepa interactuar con las personas resolviendo problemas e intercambiado los beneficios logrados.

MISION, VISION y ESTRATEGIAS


Misin La definicin de la misin organizacional debe responder a tres preguntas: Quienes somos?, Qu hacemos? y Por qu hacemos lo que hacemos? En el fondo, la misin incluye los objetivos esenciales del negocio y se enfoca generalmente hacia afuera de la empresa, es decir, hacia la intencin de las demandas de la sociedad, del mercado o del cliente. Toda organizacin tiene su misin propia y especfica, debe constar de una declaracin formal y escrita, para que sirva de recordatorio peridico que indique a los empleados hacia dnde y cmo conducir los negocios.

En consecuencia, la misin debe ser objetiva, clara, posible y, sobre todo, impulsora e inspiradora y debe reflejar el consenso interno de la organizacin y sea comprendida con facilidad por las persona de afuera. Para que sea eficaz, la formulacin o declaracin de la misin debe describir con claridad y concisin: Cul es el propsito fundamental del negocio? Cules son las necesidades bsicas que el negocio debe atender y cmo atenderlas? Quin es el cliente o cuales son los sectores objetivos o el mercado que se debe atender? Cul es el papel y la contribucin de la organizacin a la sociedad? Cules son los compromisos y valores y creencias centrales que impulsan el negocio?

La misin debe traducir la filosofa de la organizacin, formulada generalmente por sus fundadores a travs de sus comportamientos y acciones, esta filosofa incluye los valores y creencias centrales, que representan los principios bsicos de la organizacin y orientan su conducta tica, su responsabilidad social y sus respuestas a las necesidades del ambiente. Los valores y creencias centrales se deben enfocar en los empleados, los clientes, los proveedores, la sociedad en general y los socios involucrados directa e indirectamente en el negocio. Las organizaciones han comprendido que su misin es servir al cliente, atender sus necesidades y aspiraciones, adems, atraerlos y sobrepasar sus expectativas; aunque relativamente fija, la misin se debe actualizar y redimensionar con el trascurrir del tiempo y los cambios en los negocios.

La definicin de la misin y valores de Ford Motor Company. Misin:

Mejorar continuamente nuestros productos y servicios, para atender las necesidades de nuestros consumidores, de modo que podamos prosperar como un negocio y proporcionar un razonable retorno a nuestros accionistas, los propietarios de nuestros negocios

Valores Los siguientes valores bsicos son fundamentales para el xito de la compaa: Personas: el personal es la fuente de nuestra fuerza. Las personas proporcionan nuestra inteligencia corporativa y determinan nuestra reputacin y vitalidad. Compromiso y trabajo en equipo son nuestros valores humanos bsicos. Productos: son el resultado final de nuestros esfuerzos y deben ser los mejores para servir a los consumidores en todo el mundo. As como ven a nuestros productos, as nos ven a nosotros. Utilidad: es la ltima medida de cmo proporcionamos con eficiencia los mejores productos a los consumidores para satisfacer sus necesidades. Las utilidades son necesarias para sobrevivir y crecer.

Principios orientadores: Los valores son respetados a travs de los siguientes principios orientadores: Calidad en primer lugar: Para obtener la satisfaccin del consumidor, la calidad de nuestros productos y servicios son prioritarios. Consumidores: Son el foco de todo lo que hacemos, para proporcionarles mejores productos y servicios que los competidores. El mejoramiento continuo es esencial para nuestro xito: Debemos buscar la excelencia en lo que hacemos: en nuestros productos, en nuestra seguridad y valor y en nuestros servicios, como tambin, en las relaciones humanas, competitividad y rentabilidad.

El

compromiso de los empleados en nuestro modo de vida: Somos un equipo,

debemos de tratar a las personas con confianza y respeto. Los

distribuidores y proveedores son nuestros socios: La compaa debe mantener


relaciones mutuamente beneficiosas con distribuidores y proveedores y otros asociados a nuestros negocios.

La integridad nunca est comprometida: La conducta de nuestra compaa mundial debe ser siempre socialmente responsable, para merecer respeto por su integridad y su contribucin positiva a la sociedad. Nuestras puertas estn abiertas a hombres y mujeres que vivan sin discriminacin y sin prejuicios tnicos o de credos personales.

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