TALLER No.

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

Estos documentos deben quedar en el portafolio de evidencias:

1. Investigue sobre las tareas de mensajería externa. Pautas para

establecer rutas de reparto.
a. Tareas de mensajería externa
i. Recibir solicitud para la realización de diligencias
externas.
ii. Recolectar en las unidades de gestión, las diligencias
que se requieran hacer por fuera de la institución.
iii. Revisar recorrido para el día y priorizar la realización
de las diligencias externas y envíos de correo, según
requerimientos.
iv. Clasificar y determinar que o tipo de servicio se va
usar por: Envían por correo. O si se envían por parte
de la mensajería institucional.
v. Registrar en la planilla Control de mensajería externa,
todos los trámites y diligencias externas que va a
realizar.
vi. Realizar los trámites y diligencias según se registró
en la planilla. Control de trámites y documentos, y
registrar el nombre de responsable de la información
que se le está entregando.
vii. Entregar la correspondencia recolectada por fuera al
Auxiliar de Mensajera que cumple la función de
Coordinador de Mensajería para su clasificación, y el
formato Control de mensajería externa debidamente
diligenciado y firmado.
viii. Definir empresa de correo a utilizar Profesional
Especializada
ix. Priorizar la realización de los envíos de correo, según
requerimientos
x. Diligenciar la guía que proporcionan las empresas de
correo por cada sobre a enviar
xi. Llamar a la empresa de correo para que recoja los
sobres Recibir comprobante de entrega firmado por el
mensajero que recoge el correo.
2. Investigue en qué consiste el Consecutivo de Correspondencia.
Que usos tiene.
a. Es el procedimiento que se aplica con el propósito de
oficializar el trámite de las comunicaciones oficiales y
cumplir con los términos de vencimiento que establece la
ley. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación
consecutiva a partir de 00001, utilizando sistemas manuales,
mecánicos o automatizados, de acuerdo con la tecnología
que haya incorporado la entidad y se dejará constancia de la
fecha y hora de recibo. Este número se constituye en la
única identificación del documento.

b. Los procedimientos para la radicación de comunicaciones

oficiales velarán por la transparencia de la actuación
administrativa, razón por la cual no se podrán reservar
números de radicación, ni habrá números repetidos,
enmendados, corregidos o tachados, la numeración será
asignada en estricto orden de recepción de los documentos
y cuando el usuario o peticionario presente personalmente la
comunicación, se le entregará de inmediato su copia
debidamente radicada.

c. Cuando existan errores en la radicación y se anulen

números, se debe dejar constancia por escrito, con la
respectiva justificación y firma del funcionario a cargo de la
radicación y de su jefe inmediato.

3. Investigue sobre la legislación vigente para consulta y préstamo de

documentos.

a. Acuerdo 7 de 1994, Reglamento General de Archivo,

artículos 45, 52.
b. Constitución Colombiana de 1991
c. Ley 57 de 1985 del Congreso de la República, artículo 13.
d. Ley 594/2000: Ley General de Archivos, artículos 30, 31
4. Investigue sobre el control ejercido para el préstamo de
documentos y su recuperación. Descríbalos y estructure un
ejemplo.

a. El formulario de solicitud de préstamo de documentos

Cualquier unidad que precise, para la continuidad de su
función, disponer físicamente de los documentos o
expedientes que en su momento remitió al Archivo General,
cumplimentará un formulario de solicitud de préstamo de
documentos. Este formulario consta de los siguientes
campos. A cumplimentar por el solicitante:
i. Datos del documento:
ii. Serie/tipo documental:
Recoge la denominación normalizada de la serie o
tipo documental al que pertenece el expediente cuyo
préstamo se solicita.
iii. Código de clasificación:
Indica el código de clasificación de la serie o tipo
documental, recogido en el cuadro de clasificación de
los documentos
iv. Año:
Indica la antigüedad de la documentación dentro del
conjunto de documentos de una determinada serie o
tipo documental.
v. Número de expediente:
Consigna, en su caso, la secuencia numérica de un
expediente en concreto para un determinado año
correspondiente a una serie o tipo documental
específicos.
vi. Otros datos complementarios:
Recoge información complementaria de interés para
la identificación del documento objeto del préstamo,
cuando no se ha conseguido el grado de detalle
suficiente en su descripción a través de los campos
anteriores del formulario.

vii. Signatura:
Recoge el número secuencial de caja en la que se
conserva el expediente cuyo préstamo se requiere.
La unidad que generó esa documentación conoce
 ese dato por estar recogido en el formulario de
transferencia de documentos.
b. Datos del solicitante:
i. Unidad:
Denominación de la unidad que solicita el préstamo,
al nivel de Departamento, Centro, Instituto,
Vicerrectorado o Servicio.
ii. Sección:
Denominación específica de la unidad que ejecuta la
transferencia de documentos, al nivel de Sección o,
en su caso, Negociado u oficina.

No es necesario cumplimentar este campo si coincide

con el de Unidad.
iii. Solicitante:
Nombre y apellidos del solicitante del préstamo de
documentos.
iv. Teléfono:
Número de teléfono del solicitante del préstamo de
documentos.
v. Fecha de solicitud:
Fecha en que se solicita el préstamo de documentos
vi. Sello de la unidad y firma del solicitante:
Indica la aceptación de responsabilidad en todo
cuanto atribuye esta norma a quienes solicitan el
préstamo de los documentos, y acreditación de la
pertenencia del solicitante a la unidad responsable de
la gestión universitaria que justifica el préstamo.

El proceso de acreditación de personalidad se

amoldará en todo caso a cuanto establezca el
Reglamento para la protección de la información
personal, así como cualquier otra normativa de la
Universidad relativa a la seguridad de los datos, en
cumplimiento de la legislación en dicha materia.

c. A cumplimentar por el Archivo General:

i. Fecha de préstamo:
Recoge la fecha en que el Archivo General entrega la
documentación en préstamo a la persona solicitante.
 ii. Fecha de devolución:
Constancia de la fecha en que el solicitante devuelve
el documento prestado al Archivo General.
iii. Observaciones:
Incluye comentarios que el personal del Archivo
General considera de interés incluir respecto a
circunstancias que hayan podido tener lugar en el
plazo temporal en que ha tenido lugar el préstamo, de
forma especial aquellas que afecten directamente a
su estado de conservación o su contenido, que
puedan consignarse en una revisión somera del
contenido del expediente.
Estos comentarios no eximen de responsabilidad al
solicitante en el caso de alteración del contenido del
expediente, inclusive si la detección de esta
circunstancia tuviera lugar con posterioridad al
momento de devolución señalado en el campo
anterior.
iv. Firma del Archivo General:
La firma acredita que la documentación ha sido
reintegrada a su lugar de origen en los depósitos del
Archivo General, y da testimonio de la autenticidad de
los datos consignados en los campos
correspondientes a la información consignada por el
personal del Archivo General.